Jaarverslag De Sleutels 2014
Datum
Jaarverslag 2014
23 juni 2015
1
Inhoudsopgave Voorwoord Jaarverslag 2014
3
1.
Resultaten
4
2.
Mensen
9
2.1
Algemeen
2.2
Beleid
10
2.3
In gesprek met onze klanten
11
2.4
Verhuren
14
2.5
Verkoop en VVE beheer
19
2.6
Keuze aan de klant
20
2.7
Overlast, onrechtmatige bewoning en klachten
21
3.
Wijken
9
23
3.1
Inleiding
23
3.2
Beleid
23
3.3
Wijkbeheer
24
3.4
Werken aan wijken
24
3.6
Samenwerkingsprojecten
26
4.
Wonen
27
4.1
Onze woningen
27
4.2
Beleid
30
4.4
Onderhoud
35
4.5
VvE-beheer
37
5.
de Sleutels
38
5.1
In gesprek met belanghouders
39
5.2
Transparantie
40
5.3
Onze organisatie
43
6.
Bestuur
49
6.1
Raad van Commissarissen
50
6.2
Directeur-bestuurder
55
7.
Financieel verslag
Jaarverslag 2014
57
2
Voorwoord Jaarverslag 2014 Intern op orde, extern zichtbaar: dat is misschien wel de beste manier om de Sleutels in 2014 te beschrijven. Medio 2013 hadden we de organisatie opnieuw ingericht. De veranderingen in de organisatie waren ieder op zichzelf niet zo heel groot, maar we hebben in 2014 gemerkt dat ze inderdaad het effect hadden dat ons voor ogen stond. Het meest zichtbaar is dat bij verhuringen: er is minder leegstand, er wordt sneller verhuurd en er worden minder kosten gemaakt. Een tweede terrein waarop we beter presteren, betreft het beheer van Verenigingen van Eigenaren. Dit VvE-beheer loopt steeds soepeler waardoor de eigenaren beter geïnformeerd en sneller geholpen worden en het tegelijkertijd goed lukt om de belangen van de Sleutels en haar huurders te behartigen. Over de gehele linie zien we dit terug in het rapportcijfer dat huurders ons geven. Dat ligt in 2014 hoger dan in 2013 het geval was. Dat is allemaal overigens geen reden om achterover te leunen. We blijven kritisch naar onze eigen organisatie kijken, proberen voortdurend te verbeteren en waar mogelijk te bezuinigen. Voor de buitenwereld zijn onze renovaties en nieuwbouw zichtbaar. Vooral de renovatie van 252 woningen in Tuinstadwijk trok veel aandacht. Behoud van het beschermde stadsgezicht was een belangrijke voorwaarde. Het eindresultaat roept vooral de reactie op dat het stadsgezicht niet alleen behouden is maar mooier is geworden. Dat vervult ons met trots en met ambities voor de toekomst. Nieuwbouwambities uit het verleden worden in deze jaren werkelijkheid. Er wordt op twee plaatsen langs de Willem de Zwijgerlaan in Leiden-Noord gebouwd. In Voorschoten is Villa Voorschot voor een bijzondere doelgroep vrijwel gereed. In de Oude Kooi en in Tuinstadwijk zitten we nog in het stadium van sloop maar wordt 2015 het jaar van de bouw. Is dat ‘terug naar de kerntaak’ zoals de landelijke politiek en de Parlementaire enquêtecommissie Woningcorporaties van ons vragen? Eerlijk gezegd is de Sleutels nooit ver weg van die kerntaak geweest en daarin zijn we niet de enige corporatie. ‘Doorgaan met de kerntaak’ is een betere typering van ons werk. Die kerntaak omschrijven wij niet louter als het beheer en bouwen van woningen. Voor ons is die kerntaak het huisvesten van mensen. Daarbij wijzen we niemand af. Ook vluchtelingen, daklozen, zedendelinquenten en psychiatrische patiënten komen in aanmerking voor een woning. We werkten in 2014 samen met de organisaties die de kennis en vaardigheden bezitten om deze huurders te begeleiden. Ook in 2015 en de jaren die voor ons liggen, zetten wij ons in voor onze huidige en voor toekomstige huurders. Daar zijn we voor en daar gaan we voor. Gerda van den Berg directeur-bestuurder Pieter Ouwehand Robert Jan Sliep Wilbert de Wilde managementteam
Jaarverslag 2014
3
1.
Resultaten
2014. Het vierde jaar van de periode 2011-2015, de duur van ons ondernemingsplan MENSEN, WONEN, WIJKEN. Onze missie luidt: “de Sleutels is er voor goede woningen in aantrekkelijke wijken voor mensen met weinig kansen op de woningmarkt.” Het ondernemingsplan 2011-2015 kent vijf strategische doelen: Tevreden klanten Voldoende woningen voor doelgroepen Een waardevolle vastgoedportefeuille Goede bouw-, woontechnische en functionele kwaliteit Duurzaam aantrekkelijke wijken In 2014 hebben we weer hard gewerkt aan de realisatie van deze doelen. Hieronder leest u welke resultaten we in 2014 hebben behaald. Tevreden klanten Doelstelling conform Te realiseren in 2014 ondernemingsplan 20112015
Stand van zaken 31 december 2014
In 2014 bij de beste 50% horen op de KWHmetingen.
Bij de beste 50% behoren (op plaats 72 of hoger staan o.b.v. jaarmeting)
Behoren tot de beste 57%, 68e van 117 corporaties. Doelstelling niet volledig gehaald.
In 2015 wordt 75% van de reparatieverzoeken digitaal ingediend.
Geen acties in 2014; in 2015 besluiten we of en zo ja, hoe we klanten digitaal hun verzoeken laten indienen.
N.v.t.
Voldoende woningen voor doelgroepen Doelstelling conform Te realiseren in 2014 ondernemingsplan 20112015 Aantal woningen 397 woningen in uitvoering of nieuwbouw conform opgeleverd. planning in ondernemingsplan 2011-2015. Aantal sociale woningen Voorschoten: minstens 387 zoals overeengekomen in woningen in sociale verhuur. Prestatieafspraken met Leiden: niet gespecificeerd; Voorschoten en Leiden. nieuwe prestatieafspraken in 2015. Huurbeleid 2014-2017; Minstens 10% goedkoop; Komt niet voor in minstens 50% betaalbaar; ondernemingsplan 201130% duur sociaal; 2015. Max 10% vrije sector. Woningen verhuren aan Maximaal 10% in de vrije middeninkomens sector. (>€ 34.000) Bijzondere doelgroepen en Woningtoewijzing conform vluchtelingen huisvesten afspraken in regionaal conform regionale convenant: 100% plaatsing
Jaarverslag 2014
Stand van zaken 31 december 2014 443 woningen in uitvoering.
Voorschoten: 460 Leiden: n.v.t.
Goedkoop: 12% Betaalbaar: 66% Sociaal duur: 16% Vrije sector: 6% 4% vrije sector
100% is geplaatst.
4
afspraken. Lage leegstand van woningen doordat minstens 55% aansluitend wordt verhuurd.
bijzondere doelgroepen + vluchtelingen. Maximaal 1,25% leegstand.
Een waardevolle vastgoedportefeuille Doelstelling conform Te realiseren in 2014 ondernemingsplan 20112015 Jaarlijks de Herzien Strategisch Voorraad complexbeheerplannen Beleid t.b.v. planning actualiseren. investeringen in de jaren 20172022.
Het saldo uit verkoop en aankoop van woningen conform planning in ondernemingsplan 20112015
Positief saldo van minstens € 2,6 mln. na aftrek van verkoopkosten.
Goede bouwtechnische en functionele kwaliteit Doelstelling conform Te realiseren in 2014 ondernemingsplan 20112015 Aantal renovatie woningen 496 woningen in uitvoering of conform planning in gereed. Ondernemingsplan 20112015. Onderhoud conform normen Conditie van alle woningen conditiemeting. bepaald en gehanteerd bij het opstellen van de onderhoudsplanning 2015. Door toename van De uitstoot CO2 is 12% minder energiezuinige woningen is dan in 2008. in 2015 de CO2 uitstoot met minstens 10% gedaald t.o.v. 2008. In 2015 is het aantal In 2014 is het aantal woningen woningen met risico op met risico op koolmonoxide koolmonoxide vergiftiging vergiftiging 23% minder dan in 50% minder dan in 2008. 2008.
Jaarverslag 2014
Leegstand 0,94%
Stand van zaken 31 december 2014 De nota Strategisch Voorraad Beleid was in 2014 in concept gereed. RvC heeft op 17 maart 2015 vooralsnog ingestemd met het Strategisch Voorraad Beleid. € 3,2 mln. positieve kasstroom.
Stand van zaken 31 december 2014 258 gereed, 82 in uitvoering. Doelstelling is niet volledig gehaald. Conditie is gemeten, wordt in 2015 verwerkt in de planning. 28,5% gedaald t.o.v. 2008. Doel is gehaald.
31,8% gedaald t.o.v. 2008. Bezig met planvoorbereiding Jan Evertsenlaan (156) en Slaaghwijk (485). Nog 1.278 "onveilige" woningen.
5
Duurzaam aantrekkelijke Doelstelling conform ondernemingsplan 20112015 De kwaliteit van de leefomgeving zoals gemeten met de Leefbaarometer, stijgt in wijken met veel bezit meer dan het gemiddelde in Leiden en Voorschoten. Actuele Wijkactieplannen
Een goede uitstraling van woningen door richtlijnen voor schotels en toezicht op het uiterlijk van tuinen.
wijken Te realiseren in 2014 Stijging hoger dan gemiddelde.
Geen meting beschikbaar in 2014, dit is een 2-jaarlijkse meting.
Minstens 80% van de acties uit <80% voor 2014; wijkbeheerplannen is gebaseerd doelstelling is niet op vragen van klanten. gehaald. Aanpassing werkwijze in 2015. In 2014 wordt het tuinenbeleid Tuinenbeleid is in 2014 en schotelbeleid geëvalueerd. geëvalueerd en schotelbeleid wordt in 2015 geëvalueerd.
Positionering als maatschappelijk ondernemer Doelstelling conform Te realiseren in 2014 ondernemingsplan 20112015 Eindoordeel Visitatie > 6,6
Stand van zaken 31 december 2014
Eindoordeel >6,6
Stand van zaken 31 december 2014 De vier scores liggen tussen 6,7 en 7,6.
Sturen op resultaat, transparantie en beheerste risico’s Doelstelling conform Stand van zaken ondernemingsplan 201131 december 2014 2015 Te realiseren in 2014 Project Risicomanagement Alle acties uitgevoerd. Voor 75% afgerond. afgerond Afwijking voornaamste <10% Opbrengsten 1% begrotingsposten t.o.v. hoger begroting minder dan 10% Beheerlasten 4% lager Bedrijfslasten 6% lager Afwijking in tijd interne <10% >10% De interne projecten minder dan 10% projecten worden nu dan ook strakker gemonitord. Jaarlijks minstens twee Risicobeheersing minstens 80% Van de uitgevoerde interne audits; op orde. interne controles risicobeheersing minstens hadden 4 geen 80% op orde. normenkader, daarom geen % te bepalen. Bedrijfslasten (incl. Max 10% meer >10% minder, € 1.267 leefbaarheid) max 10% p/vhe versus € 1.415 hoger dan het gemiddelde p/vhe van referentie (bron: CBC 2013). van de CBC benchmark. Uitslag IPD: Exploitatiekosten beter dan Beter dan 25% (IPD exploitatiekosten in 2015 60% 2013). Doelstelling beter dan 60% van de ruimschoots gehaald.
Jaarverslag 2014
6
overige deelnemers. Investeren in mensen Doelstelling conform Te realiseren in 2014 ondernemingsplan 20112015 Minimaal C-niveau (=goed) Competentiemanagement; de competentiegraad is minimaal C-niveau. Ziekteverzuim en – frequentie; Ziekteverzuim <4,0%; meldingsfrequentie <1,5 Medewerkerstevredenheid; Algemene tevredenheid >8,1
Ziekteverzuim <6,2%; meldingsfrequentie <1,9. Tevredenheid >8,1
Waarborgen continuïteit Doelstelling conform Te realiseren in 2014 ondernemingsplan 20112015 Solvabiliteit >62% op basis >62% van marktwaarde. Kasstroom; aflossingsfictie >2 >2 ICR >1,4 Voorspelbare kasstromen; afwijking op in- of uitgaande kasstromen <10% begroting. Rentelasten op leningenportefeuille<4,2% Risicobeheersing: Jaarlijks renterisico lager of gelijk aan WSW norm van 15%.
Stand van zaken 31 december 2014 74% competenties is minimaal op Cniveau. Doelstelling nog niet gehaald. Ziekteverzuim: 5% meldingsfrequentie: 1,5. Doelstelling gehaald. 8,1 (meting 2013) Doel gehaald.
Stand van zaken 31 december 2014 78,37% 3,61
>1,4
2,03
<10%
<4,2%
Operationeel +18% Investering -34% Financiering -33% Afwijkingen groter dan gestelde doel. 3,82%
≤15%
Max 12,9% (in 2017)
Maatschappelijke prestaties Huur als percentage van de maximaal redelijke huur Vrije Omschrijving Sociaal sector Totaal gemiddelde huur € 494 € 811 € 519 gemiddelde max redelijke huur € 721 € 906 € 736 procentueel 68% 89% 71%
Jaarverslag 2014
7
Nieuwe contracten verhuurd in de sociale sector aan mensen met een inkomen beneden € 34.678,Huurcontracten naar huurklassen < 34.678 > 34.678 tot € 389 7% 0% € 389 - € 597 55% 1% € 597 - € 699 35% 3% 96% 4% Nieuwe huurders verhuurd in de sociale sector die recht hebben op huurtoeslag 2014 Omschrijving Aantal recht op huurtoeslag 294 totaal nieuwe huurders 380 procentueel 77% Woningbezit 31 december 2014 naar energielabel aantal aantal Woningenbezit naar energiepre energielabel aantal % labels % labels % A 194 3% 193 3% 1 1% B 633 9% 633 9% 0 0% C 2309 32% 2307 33% 2 1% D 1976 28% 1944 28% 32 19% E 1044 15% 1015 14% 29 17% F 752 10% 693 10% 59 35% G 270 4% 226 3% 44 26% 7178 100% 7011 100% 167 100% Woningbezit per 31 december 2014 naar huurdifferentiatie
Jaarverslag 2014
8
2.
Mensen
We luisteren naar de wensen van onze huidige en toekomstige klanten, wij kennen onze klanten, zijn nieuwsgierig en bieden kansen en maatwerk.
2.1
Algemeen
Woonduur en leeftijd De gemiddelde woonduur van de huidige huurders is 14 jaar. In 2014 bedroeg de gemiddelde woonduur van de vertrokken huurders 12 jaar. Dit is een sterke stijging ten opzichte van 2013 (8,8 jaar). Huurders blijven langer in hun woning, waardoor de doorstroming stagneert. Scheefwoners (ruimtelijk en/of financieel) voelen zich onvoldoende gestimuleerd of verleid om te verhuizen naar een meer passende woning. De Sleutels heeft in de leeftijdsgroep tot circa 40 jaar minder huurders dan mag worden verwacht uit de leeftijdsopbouw gegevens van de gemeente. Het aandeel huurders in de leeftijdsgroep 50+ is daarentegen relatief hoog. Het aandeel van bewoners met een leeftijd van 75-79 jaar is licht gestegen ten opzichte van 2013. Leeftijdsopbouw huurders vergeleken met bevolking Leiden 16% 14% 12% 10% 8% 6%
sleutels
4%
Leiden
2% 0%
Bron: Cijfers gemeente leiden, CBS statistieken 2014 Cijfers de Sleutels, administratie de Sleutels 2014 Wachttijd Om voor een sociale huurwoning in aanmerking te komen is de wachttijd voor de woningzoekende in 2014 licht afgenomen. Gemiddeld is de wachttijd van een woningzoekende in Leiden 5,5 jaar. De woningzoekende tussen de 55 tot 65 jaar heeft de kortste wachttijd, gemiddeld 2,8 jaar. In deze categorie woningen is het aanbod hoog en is er voldoende keuze. De wachttijd voor grote gezinnen is het langst, gemiddeld 7,9 jaar. In Leiden is een stijgende lijn te zien in het aantal reacties naar goedkope woningen. Het aantal reacties in deze huurklasse (<€ 389) is in 2014 verder toegenomen. Er reageerden gemiddeld 130 woningzoekenden per woning in deze lage huurklasse tegen 85 reacties op de andere huurklassen. In Voorschoten ligt het aantal reacties aanzienlijk lager. In de goedkope klasse (<€ 389) reageerden gemiddeld 42 woningzoekenden per woning tegen 60 reacties in de andere huurklassen.
Jaarverslag 2014
9
Wachttijd en zoektijd naar leeftijd en huishouden Leiden en Voorschoten Huishoudensamenstelling 1 persoons
2 persoons 3 of 4 personen
5 of meer personen
Eindtotaal
Leeftijdsklasse < 23 jaar
4,4
4,8
3,7
4,2
23 - 35 jaar
6,3
4,9
5,9
7,1
6,0
35 - 45 jaar
6,4
4,8
6,9
8,7
6,6
45 - 55 jaar
7,7
3,0
2,7
7,9
5,5
55 - 65 jaar
3,1
0,1
1,5
65 plus
3,2
4,7
Eindtotaal
5,7
4,4
2,8 3,4
4,7
7,9
5,5
Holland Rijnland Per 1 april 2014 werken 19 corporaties in 14 gemeenten met een nieuw woonruimteverdeelsysteem. De 19 woningcorporaties in de Regio Holland Rijnland bezitten in de 14 gemeenten 60.000 woningen. De verdeling van de vrijgekomen woningen gebeurt via WoningNet op basis van inschrijfduur; het onderscheid in de doelgroepen starters en doorstromers is vervallen. In de regio staan 70.000 woningzoekenden ingeschreven.
2.2
Beleid
Huisvestingsbeleid De doelstellingen van het huisvestingsbeleid van de Sleutels zijn: • Er is één open regionale woningmarkt. • De dynamiek wordt bevorderd door het stelsel van woningtoewijzing. • Woningzoekenden hebben een zo groot mogelijke keuzevrijheid. • Op lokaal niveau wordt zoveel mogelijk de sociale cohesie geborgd. • De kansen voor starters, senioren en bijzondere doelgroepen worden geborgd. 1 april 2014 hebben wij aan deze doelstellingen gewerkt met WoningNet, het nieuwe regionale woonruimteverdeelsysteem van Holland Rijnland. Holland Rijnland kent één open regionale woningmarkt in de sociale huursector. Er is keuzevrijheid voor woningzoekenden op basis van een simpel, transparant en rechtvaardig woonruimteverdeelmodel. Schaarste in het aanbod van sociale huurwoningen is het uitgangspunt om te willen sturen op woonruimteverdeling. Huurbeleid De ontwikkelingen rond de financiële verplichtingen voor corporaties de komende jaren, evenals onze wens om voldoende betaalbare woningen te behouden voor de doelgroepen, waren in 2013 aanleiding voor de Sleutels om het huurbeleid opnieuw te
Jaarverslag 2014
10
beoordelen. Het kader waarbinnen we onze afwegingen maken is complex. De Raad van Commissarissen en de Huurdersbelangenvereniging de Eendracht zijn hierbij betrokken. In 2014 is het huurbeleid 2014-2017 vastgesteld. Hierin zijn de volgende doelen opgenomen: Doelen 1. Zoveel mogelijk sociale woningen; 2. Beperkt aanbod voor middeninkomens; 3. Voldoende opbrengsten voor exploitatie en investeringen. Subdoelen 1. Een goede verhouding tussen prijs en kwaliteit; 2. Een goede verhouding tussen prijs en kwaliteit spoedig realiseren; 3. Differentiatie van huren in de wijken. Uitwerking In het huurbeleid hebben we een gewenste verdeling van de woningvoorraad opgenomen. Dit is een verdeling in huurprijsklasse. In 2017 willen we 10% van onze woningvoorraad ‘goedkoop’ verhuren, 50% in de huurprijsklasse ‘betaalbaar’, 30% in de huurprijsklasse ‘duur sociaal’ en 10% in de vrije sector. Actualiseren Wonen- Zorg- en Welzijn beleid In 2013 zijn we al gestart met het actualiseren van het Wonen- Zorg- en Welzijn beleid. Het ‘Senioren Label’ is voor een aantal complexen los gelaten. In 2014 hebben we het Wonen- Zorg- en Welzijn beleid in concept rond gekregen. Het beleid is erop gebaseerd dat ‘ouderen’, zo gewenst, zo lang mogelijk in hun woning kunnen blijven wonen. Een uitzondering vormen complexen waar de kosten om de woningen toegankelijk te maken, buiten proporties raken. Aangegeven is welke kosten voor de Sleutels zijn en welke kosten ten laste van de gemeente komen. In 2015 bespreken we het concept met de gemeente en belanghebbenden.
2.3
In gesprek met onze klanten
Woonwinkel Met bijna 1400 bezoeken per maand weten onze klanten de woonwinkel goed te vinden. Meer dan 80% van de bezoekers zijn huurders en woningzoekenden, iets minder dan 20% zijn zakelijke relaties. Woningzoekenden bezoeken de woonwinkel van de Sleutels voor het digitaal reageren op het regionale woonruimteverdeelsysteem en het raadplegen van onze website. Daarnaast verkiest een deel van onze klanten het persoonlijk “even langskomen” boven een telefoongesprek of mailcontact. De laagdrempelige ontvangst spreekt hen aan. Soms vraagt de situatie erom een persoonlijk gesprek te houden in een van de spreekkamers van de woonwinkel. De overgang naar een nieuw woonruimteverdeelsysteem zorgde in de periode april t/m juli voor een aanmerkelijk hoger aantal bezoekers met een hulpvraag. Telefonie Het KlantenContactCentrum (KCC) is onze ingang voor het telefoonverkeer. Hier handelen we ongeveer 80% van de vragen van onze klanten af. Een digitale kennisbank ondersteunt onze medewerkers hierbij. De huidige telefonie-software biedt onvoldoende mogelijkheden om gesprekken goed te registreren. Vorig jaar zijn we daarom gestart met een onderzoek naar andere telefooncentrale/software. We verwachten in 2015 nieuwe software te kunnen aanschaffen. Mail Jaarlijks ontvangt het KCC ruim 4.000 e-mails. De meeste mails zijn reparatieverzoeken van huurders en vragen van woningzoekenden. De overgang naar een nieuw woonruimteverdeelsysteem leidde tot een toename van het mailverkeer.
Jaarverslag 2014
11
Klantenportaal In 2014 maakten 112 klanten een account op mijn.desleutels.nl aan. In totaal zijn er nu 1.202 accounts op het portaal actief. In 2014 hebben we de woningplattegronden overgezet naar een eigen server. Dat heeft voor de Sleutels het voordeel dat we gemakkelijk en snel aanpassingen aan plattegronden kunnen uploaden, hetgeen voorheen niet kon. En voor onze klanten dat de plattegronden van hun woning accurater zijn. Social media Ons beleid inzake de social media is in 2014 ongewijzigd gebleven: we stellen deze kanalen open zodat onze klanten met ons in contact kunnen treden, informatie opzoeken of delen. We doen echter geen zaken op de social media. We gaan in gesprek bij online conversaties, maar verwijzen daarbij naar onze website, het KCC of een ander contactpunt. We zijn aanwezig op Twitter, Linkedin en Youtube. Sinds begin 2013 laten we de aanwezigheid van de Sleutels in de social media monitoren door Clipit. De cijfers laten zien dat de hoeveelheid mensen die toegang hadden tot berichten van en over de Sleutels in 2014 verdubbeld is sinds vorig jaar. Het sentiment van de berichten is overwegend positief. 960
berichten van en over de Sleutels
500.199
mensen hadden toegang tot deze berichten
376
berichten met een positief sentiment
85
berichten met een negatief sentiment
Op complexniveau Op complexniveau zijn we in gesprek met bewonerscommissies over beheerzaken zoals onderhoud, leefbaarheid, servicekostenafrekening. Twee keer per jaar voeren we overleg met de bewonerscommissies. De visitatie van 2014 heeft aangegeven dat de samenwerking met bewonerscommissies voor verbetering vatbaar is. We hebben hier een start mee gemaakt. Vraagstukken van bewonerscommissies willen we sneller oplossen en terugkoppelen. Vindt er in een gebied herstructurering plaats dan betrekken we de bewonerscommissie actief bij het project. Ze maakt dan onderdeel uit van een klankbordgroep. In de complexen, waar zowel huurders als eigenaren wonen (de VvE’s), werken we met beide groepen samen. Als er een Algemene Ledenvergadering van een VvE plaats heeft, is de Sleutels als grooteigenaar op de vergadering aanwezig. Bewoners praten mee over onderhoud in hun complex De Sleutels vindt het belangrijk dat bewoners meedenken over de onderhoudswerkzaamheden die wij uitvoeren in de verschillende complexen. Bewoners hebben vaak hele concrete ideeën als het gaat om onderhoud. Door zoveel mogelijk onderhoudswerkzaamheden gelijktijdig uit te voeren bij een complex zorgen we ervoor dat bewoners zo kort mogelijk overlast ervaren. De Sleutels heeft in 2014 vier bewonersbijeenkomsten georganiseerd. Op deze bijeenkomsten zijn de werkzaamheden voor het planmatig onderhoud voor 2015 gepresenteerd. Aan bewoners is gevraagd of zij adviezen voor de Sleutels hebben. De adviezen van bewoners zijn meegenomen in de financiële en inhoudelijke afweging. De meeste adviezen bleken haalbaar en zijn opgenomen in de lijst van definitieve werkzaamheden. Huurdersbelangenvereniging de Eendracht (HBE) Huurdersbelangenvereniging de Eendracht, beter bekend als de HBE, is onze vaste gesprekspartner voor al het beleid dat huurders aangaat. Die gesprekken zijn niet altijd gemakkelijk. Vaak gaat het tegenwoordig om thema’s als betaalbaarheid en
Jaarverslag 2014
12
beschikbaarheid. In die discussies lopen de belangen van de huurders en die van de Sleutels niet zonder meer gelijk op. De Sleutels verhoogt huren om de verhuurdersheffing te kunnen betalen en om woningen te blijven verbeteren, met name waar het energieprestaties betreft. De HBE ziet graag dat de huur van woningen onder de aftoppingsgrens van de huurtoeslag blijft en dat huurders met een laag inkomen compensatie krijgen voor hun huurverhoging. Ondanks dat we het niet altijd eens worden, draagt de inbreng van de HBE eraan bij dat we bij de Sleutels scherp blijven en permanent op zoek zijn naar de juiste afweging tussen de hoogte van de huren en de wenselijkheid van investeringen. Tegen die achtergrond spreekt het voor zich dat het huurbeleid en de huurverhoging 2014 verschillende keren besproken zijn met de HBE, ook samen met leden van de Raad van Commissarissen. Eind 2014 is gestart met overleg over de huurverhoging 2015. Gezien de oplopende verhuurdersheffing blijft dit een beladen onderwerp. Ook onderwerpen buiten de thema’s betaalbaarheid en beschikbaarheid worden besproken met de HBE en door hen van advies voorzien. Daarbij gaat het steeds om beleidsmatige onderwerpen. Door de adviezen van de HBE worden we ons beter bewust van de ongelijkheid in positie tussen de Sleutels en huurders. Vanuit de Sleutels willen we zaken graag goed geregeld hebben, maar dat mag niet zo ver gaan dat huurders het gevoel krijgen dat ze niets bij ons in te brengen hebben. Ons beleid op het gebied van leefbaarheid is in 2014 mede vormgegeven met behulp van input van de HBE. De nadruk op schoon, heel en veilig kon op instemming rekenen. Daarnaast is overlegd over richtlijnen bij agressie tegenover medewerkers van de Sleutels, de mogelijkheid en wenselijkheid van een inboedelverzekering voor alle huurders, de plaatsing van bewoners uit bijzondere doelgroepen van maatschappelijke opvang en de regels voor het installeren van zonnepanelen. In het kader van de visitatie die in 2014 is uitgevoerd, was de HBE de voor de hand liggende gesprekspartner van de Visitatiecommissie. Samen met verschillende huurders van bewonerscommissies heeft de HBE haar mening gegeven als vertegenwoordiger van de meest direct belanghebbenden van de Sleutels. Daaruit kwam naar voren dat er in de relatie nog wel het een en ander te verbeteren valt. De HBE ontvangt van de Sleutels een jaarlijkse bijdrage om haar werkzaamheden mogelijk te maken. In 2014 bedroeg deze bijdrage €54.890 op basis van €7,10 per verhuureenheid. Met de HBE is in 2012 afgesproken dat haar risicoreserve niet hoger mag zijn dan 50% van de jaarlijkse bijdrage. Omdat deze reserve nog fors hoger was, is een bedrag van €27.037 van de bijdrage over 2014 niet uitgekeerd. Bewonerscommissies in wijken waar we veel renoveren of herstructureren, hebben soms behoefte aan aparte deskundige ondersteuning en advies. De Sleutels vergoedt de kosten van deze ondersteuning apart, dat wil zeggen los van de algemene bijdrage aan de HBE. Kwaliteitsmeting (KWH) De Sleutels is aangesloten bij het Kwaliteitscentrum Woningcorporaties Huursector (KWH). Het KWH beoordeelt onze informatievoorziening en meet onze dienstverlening door onze klanten te bevragen. Op alle onderdelen tezamen scoorden wij over 2014 gemiddeld een 7,7. We staan nu landelijk gezien op de 68e plek, van de 117 deelnemende corporaties. 67 corporaties doen het beter dan wij. Ook regionaal laten 50 corporaties de kwaliteit meten door KWH; de Sleutels bezet in deze regio de 26e positie. Afgezet tegen corporaties met vergelijkbare grootte staat de op de Sleutels 18e plek van 38 corporaties. Vergeleken met corporaties in eenzelfde stedelijk gebied is de Sleutels 17e van de 38.
Jaarverslag 2014
13
2.4
Verhuren
Verhuizingen Van de 548 verhuringen zijn er 380 binnen de sociale sector (< € 699) verhuurd en 94 in de vrije sector (> € 699). In verband met de sloop in de wijken Tuinstadwijk en de Kooi, zijn 35 woningen tijdelijk verhuurd aan een antikraak organisatie. De overige verhuringen zijn bedrijfsmatig onroerend goed en (tijdelijke) panden ten behoeve van de herstructurering projecten.
Doelgroepen In het gewijzigde woonruimteverdeelsysteem wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen starters en doorstromers. Dit jaar is 65% van de sociale huurwoningen verhuurd aan deze doelgroep (zonder label). 19% is verhuurd aan senioren en 16% is verhuurd aan bijzondere doelgroepen, statushouders uit Leiden en Voorschoten en het project Student in de wijk.
Jaarverslag 2014
14
Aantal verhuringen onder de € 34.678,95,72% van onze sociale verhuringen hebben wij verhuurd aan de doelgroep met een inkomen onder de € 34.678,- Hiermee is de norm van 90% ruimschoots gehaald. Urgentieaanvragen Huurders kunnen een urgentie aanvragen als voldoende is aangetoond dat het probleem wat zij hebben met betrekking tot hun woonruimte, alleen kan worden opgelost door een voorrangspositie voor andere zelfstandige woonruimte. Er moet sprake zijn van medische problemen, psychosociale problemen, dreigende onvrijwillige dakloosheid, onvoorziene financiële problemen of maatschappelijke omstandigheden. In 2014 heeft de Sleutels ondersteuning gegeven bij 78 urgentieaanvragen. In totaal zijn 33 aanvragen toegekend en 33 afgewezen. Er zijn nog 12 aanvragen onbeoordeeld. Van de 33 toegekende urgenties hebben 18 klanten dit jaar een woning gevonden. Twee urgentieaanvragen zijn vervallen; dertien zijn nog op zoek naar passende woonruimte. Nieuwe contracten naar huishoudgrootte
Nieuwe contracten naar leeftijd
Jaarverslag 2014
15
Nieuwe contracten naar huurprijs
Mutatiegraad (eind contract) per wijk in 2012 – 2014
Leegstand bij verhuizing Verschillende aanpassingen in de werkwijze van het verhuisproces, een actieve manier van aanbieden en strakke sturing op het proces hebben ervoor gezorgd dat de leegstandkosten sterk zijn gereduceerd. De sociale woningen hebben gemiddeld 30 dagen leeggestaan en de vrije sector woningen 52 dagen. Leegstand is hoofdzakelijk veroorzaakt door uitvoering van technische werkzaamheden bij verhuizing. Aanscherping in de wet- en regelgeving op gebied van veiligheidsmaatregelen zorgt er voor dat de onderhoudswerkzaamheden bij het opnieuw verhuren steeds meer tijd in beslag nemen. Vrije sector verhuur In 2014 zijn in totaal 94 woningen in de vrije sector verhuurd. De Sleutels brengt deze woningen naast WoningNet ook via andere, landelijke communicatiekanalen onder de aandacht van woningzoekenden. Door het optimaliseren van dit verhuurproces is in de tweede helft van 2014 de leegstand fors afgenomen. Verhuur Bedrijfsmatig Onroerend Goed In 2014 zijn er 27 bedrijfspanden, winkels, garages, bergingen e.d. verhuurd. De
Jaarverslag 2014
16
verhuurbaarheid van bergingen en garages is over het algemeen goed. In het eerste trimester was er sprake van langdurige leegstand van een aantal winkelpanden in de wijk Leiden-Noord, maar dit is inmiddels geheel opgelost. Huuropbrengst De totale huuropbrengst bedroeg dit jaar € 45.133.890,-. De huurderving wegens leegstand was € 449.903,- en wegens oninbaarheid € 34.834,-. De onderverdeling van de totale huurderving is als volgt: Derving t.g.v. leegstand in € Leegstand sociale sector woningen Leegstand vrijesector woningen Leegstand bedrijfsmatig onroerend goed Leegstand projecten/onderzoek Leegstand verkoop woningen Derving wegens oninbaarheid Totaal
2014 144.438 57.517 30.540 141.527 75.879 34.834 484.737
2013 146.155 192.969 45.925 161.384 127.286 26.547 700.266
Huurachterstand 2014 De Sleutels voert een consequent, klantgericht incassobeleid. Voordat we de vordering bij de deurwaarder in behandeling geven, proberen wij op allerlei manieren met de huurder in contact te komen (brieven, telefonisch contact, uitnodigen op kantoor en huisbezoek). Dat deze aanpak effectief is, blijkt uit het stabiele percentage achterstand (0,45% eind 2013, 0,44% eind 2014). Het aantal huurders met huurachterstand is gedaald van 309 huurders in 2013 naar 286 in 2014. Het gemiddelde bedrag van huurachterstand per huurder is gestegen van € 663,- in 2013 naar € 755,- in 2014. De huurdebiteuren gespecificeerd naar bedrag per 31 december 2014 Achterstand
Aantal huurders
1 maand 2 maanden 3 maanden Meer dan 3 maanden
161 67 37 21 286
Bedrag (afgerond) € 58.000 € 62.000 € 55.000 € 41.000 € 216.000
66% van onze huurders betaalt via een automatische incasso, 26% doet dit via een acceptgiro. 8% wordt rechtstreeks aan ons overgemaakt door instanties. Ontruimingen 2014 De Sleutels wil ontruimingen zoveel mogelijk voorkomen. Ondanks onze inspanningen hebben wij niet kunnen voorkomen dat het aantal ontruimingen over heel 2014 is gestegen van vier in 2013 naar acht in 2014. Vijf woningen, één berging en twee woningen waarbij een wietplantage is aangetroffen, zijn ontruimd. Het totaal aantal aanzeggingen over 2014 is gedaald van 81 in 2013 naar 71 in 2014.
Jaarverslag 2014
17
Aangezegde ontruimingen Betaald Regeling Uitgesteld Sleutels ingeleverd Ontruimd Totaal
2014 21 25 8 9 8 71
2013 36 21 14 6 4 81
Van de acht ontruimingen die zijn uitgesteld, zijn er vijf aangemeld bij het hulpverleningstraject van het convenant Voorkomen huisuitzetting. Jaarlijkse evaluatie schuldhulpconvenant Convenant Voorkomen huisuitzetting in Leiden Het convenant Voorkomen huisuitzetting bij huurschuld is ondertekend door de samenwerkende partijen, te weten de gemeente Leiden, de Stadsbank en het Team Stadsleven, de vier Leidse woningcorporaties Ons Doel, Portaal, DUWO en de Sleutels, de GGD en Kwadraad. De Sleutels heeft 41 huurders aangemeld via het convenant. In 2014 zijn er 27 meldingen afgerond: 13 meldingen zijn beëindigd omdat de huurder de afspraken niet nakwam, tien meldingen zijn alsnog volledig betaald en bij de overige vier meldingen is de vordering gedeeltelijk betaald tegen finale kwijting. Convenant voor Voorschoten Samen met onze partners in Voorschoten is in 2014 een start gemaakt met het opstellen van een convenant schuldhulpverlening. Het convenant is door het college van B&W van Voorschoten goedgekeurd en wordt in 2015 door partijen ondertekend. Huisvesten bijzondere doelgroepen Holland Rijnland Wonen De toewijzing van de bijzondere doelgroepen verloopt via Holland Rijnland Wonen (HRW). De instellingen met de te huisvesten doelgroepen doen jaarlijks een aanvraag voor een aantal woningen bij HRW. In totaal zijn er in 2014 127 woningen toegewezen aan 21 instellingen. HRW beoordeelt en verdeelt die woningen onder de 19 corporaties. De Sleutels heeft 20 aanvragen ontvangen. 16 van deze aanvragen zijn in 2014 gehuisvest, begin 2015 huisvesten wij de overige vier aanvragen. Toewijzing bijzondere doelgroepen Reclassering (1)
Exodus (1) St. de Binnenvest Cardea
Gemiva (2) GGZ (2) Haardstee (2)
St. de Binnenvest (5)
Cardea (3)
St. de Haardstee GGZ Rivierduinen Gemiva Reclassering NL Exodus
Lokaal Maatwerk Om specifieke lokale knelpunten op te lossen, mogen wij 25% van de vrijgekomen woningen afwijkend van de regionale regels toewijzen. De gemeente Leiden, corporaties en de huurdersorganisaties hebben een voorstel voorbereid over de invulling en de op te lossen knelpunten. De categorieën leefbaarheid, experimenten en wonen en zorg zijn de drie thema’s waarbij wij lokaal maatwerk willen toepassen. Buiten het reguliere
Jaarverslag 2014
18
woonruimteverdeelsysteem zijn er 12 woningen met lokaal maatwerk verhuurd. Acht van deze woningen zijn aangeboden via het project Student in de wijk. De overige vier woningen zijn aangeboden in de categorieën zorg en calamiteiten.
Huisvesten statushouders, taakstelling Leiden De overheid bepaalt op basis van het inwoneraantal per gemeente hoeveel personen met een vluchtelingenstatus gehuisvest moeten worden (de taakstelling). De totale taakstelling in 2014 voor de gemeente Leiden bedroeg 110 personen. De verdeling in de gemeente Leiden is per corporatie vastgesteld op basis van verhuureenheden. Onze taakstelling bedroeg 43 personen (2013: 25 personen) en deze personen zijn ook daadwerkelijk gehuisvest. De bemiddelde statushouders komen uit asielzoekerscentra (AZC) door het gehele land. De bemiddeling gaat in samenwerking met Vluchtelingenwerk. Huisvesten statushouders, taakstelling Voorschoten De taakstelling van de gemeente Voorschoten is 24 personen. Deze personen hebben wij samen met Woonzorg Nederland succesvol bemiddeld.
2.5
Verkoop en VVE beheer
Inleiding Ons verkoopbeleid voorziet er in dat we woningen onder Koopgarantvoorwaarden aanbieden. Wij geven hierbij een reductie van 25% op de taxatiewaarde, die uiteraard ook geldt bij terugkoop. De afgelopen jaren zijn niet alleen de koopprijzen gedaald, maar ook de hypotheekrente. De huren gingen daarentegen wel jaarlijks omhoog. Hierdoor is de verhouding in woonlasten voor huurders en eigenaren scheef gegroeid. Om dit te herstellen hebben wij eind 2014 besloten de reductie bij nieuwe verkopen van Koopgarantwoningen met 10% te verlagen en het reductiepercentage aan te passen van 25% naar 15%. Verkoop /terugkoop 2014 De Koopgarantwoningen bieden we in eerste instantie via WoningNet aan. Indien zich op WoningNet geen geschikte kandidaten aanbieden, brengen we de woningen onder de aandacht van een breder publiek via Funda. Nadat in het eerste trimester het beoogde verkoopresultaat was behaald, hebben wij pas op de plaats gemaakt met de verkoop. In totaal zijn er 58 woningen verkocht en 20 woningen teruggekocht. Hiervan zijn er vijf
Jaarverslag 2014
19
weer in verhuur genomen, negen woningen zijn opnieuw verkocht en zes woningen maken aan het eind van het jaar nog deel uit van de verkoopvoorraad. De verkoop van de 58 woningen hebben ruim 5 mln opgeleverd. De aankoopkosten voor de 20 woningen bedroegen ruim 2 mln. Het netto verkoopresultaat (marktwaarde minus verkoopopbrengst minus verkoopkosten) bedroeg ruim 5 ton. Verkoopkanalen 2014 Ruim 77% van de woningen is verkocht via het woonruimteverdeelsysteem Woonzicht/WoningNet. Eén niet Koopgarantwoning is via Funda aangeboden en verkocht. Voor twee woningen werd via Woonzicht/WoningNet geen koper gevonden. Deze woningen zijn daarna via Funda aangeboden, met de mogelijkheid om onder voorwaarden van Koopgarant te kopen.
2.6
Keuze aan de klant
Nieuwe huurders Nieuwe huurders hebben bij technische verhuiswerkzaamheden van de woning keuzemogelijkheden, zoals kleurkeuze in keukens en tegelwerk. Aanpassingen bij het verhuren van bedrijfsonroerendgoed gaan uiteraard ook in nauw overleg met de nieuwe huurders en zijn op maat. De reacties van onze klanten hierop zijn positief. Daarnaast hebben huurders een keuze in woningaanbod in verschillende huurklasses. Huurders met een inkomen boven € 34.678,- die niet in aanmerking komen voor een sociale huurwoning, hebben een keuze in ons aanbod van vrije sector huur. De huurprijzen variëren van net boven de aftoppingshuur van € 699,- tot markthuren van ca. € 975,-. Nieuwe kopers Onze kopers kopen onder de Koopgarantvoorwaarden (kopen met korting onder voorwaarden). Op deze manier stellen we ook huishoudens met een laag middeninkomen in staat met een beperkt risico een eigen woning te kopen. Bij meerdere geïnteresseerden vindt de gunning plaats op basis van inkomen. De huishoudens met de laagste inkomens hebben voorrang. Zelf Aangebrachte Voorzieningen Huurders kunnen ervoor kiezen om in de woning zelf veranderingen aan te brengen. Deze zelf aangebrachte voorzieningen (ZAV) zijn opgedeeld in drie soorten: tijdelijke, blijvende of bijzondere. De blijvende en bijzondere klussen vergroten de verhuurbaarheid van de woning en mogen bij verhuizing blijven zitten. In 2014 is het aantal ZAV-aanvragen gelijk aan 2013 (70). Op onze website kunnen belangstellenden zien wat de mogelijkheden en voorwaarden zijn. Er is niet langer voor alle voorzieningen een aanvraag nodig. De meest voorkomende aanvragen betreffen: het plaatsen van kattenluikjes, keuken-inbouwapparatuur, het aanleggen van (vaat-) wasmachineaansluitingen en het plaatsen of verwijderen van wanden. Van de 70 aanvragen zijn er 64 aanvragen toegewezen. Voorzieningen Op Verzoek Bewoners hebben ook de keuze om bepaalde verbeteringen of voorzieningen door ons uit te laten voeren tegen betaling van een maandelijkse huurverhoging of betaling ineens. In totaal zijn er 188 aanvragen (2013: 160) ontvangen. De aanvragen komen hoofdzakelijk uit Leiden-Zuid, hier hebben veel complexmatige aanbiedingen plaatsgevonden voor dubbel glas. Het merendeel van de overige aanvragen waren voor het aanleggen van centrale verwarming (32) en Politiekeurmerk Veilig Woningen (11). In totaal zijn 125 aanvragen gehonoreerd.
Jaarverslag 2014
20
2.7
Overlast, onrechtmatige bewoning en klachten
Overlast Het behandelen van overlast is maatwerk. De Sleutels werkt met een helder stappenplan. In totaal zijn er 1015 overlastmeldingen ontvangen. Dit zijn 34 meldingen meer dan vorig jaar. Vooral het aantal meldingen voor tuinoverlast is gestegen. Het aantal meldingen voor burenruzies, overlast van huisdieren en ongedierte is gedaald. Door de veranderingen in de zorg neemt de overlast toe. Deze overlast is soms lastig op te lossen. Waar in het verleden het accent lag bij het oplossen van de overlast, gaan wij nu op zoek naar balans tussen aandacht voor de klager en de veroorzaker. Buurtbemiddeling Bij overlastzaken werken we al enkele jaren samen met buurtbemiddeling van Libertas Leiden. Buurtbemiddeling helpt bewoners bij overlast om onderling in gesprek te gaan en afspraken te maken. In 2014 hebben we in totaal vijf overlastzaken doorverwezen naar buurtbemiddeling: - één keer is de situatie verbeterd; - één keer wilde een huurder niet meewerken, omdat zij binnenkort ging verhuizen; - drie keer is bemiddeling geslaagd. Hennepplantages Er zijn in 2014 zes hennepplantages en één wietdrogerij opgerold. Het betrof vier sociale woningen, één vrije sector woning en twee bergingen. - vier huurders hebben direct de huur opgezegd - één huurder is na de juridische procedure ontruimd - twee juridische procedures lopen nog Daarnaast zijn er twee adressen waar kleinschalige wietkweek is aangetroffen. Met deze huurders hebben wij een tweede kansovereenkomst afgesloten. Woonfraude Wij vinden het belangrijk onze woningen rechtvaardig te verdelen en dat er geen onrechtmatig gebruik van wordt gemaakt. Met de bestrijding van woonfraude werken wij samen met de gemeente Leiden en Voorschoten. Maandelijks vindt er een overleg plaats met gemeente en sociale dienst. In totaal zijn er 48 nieuwe onderhuurmeldingen gedaan. Dit zijn 14 meldingen minder dan in 2013. Bij slechts drie adressen konden wij aantonen dat er sprake was van onderhuur. De huurovereenkomsten van deze woningen zijn opgezegd. Klachten In 2014 registreerden wij 93 klachten over de dienstverlening van de Sleutels. Dit is aanzienlijk lager dan vorig jaar. De klachtenafhandeling houdt onze aandacht en we streven ernaar om klachten op een klantgedreven wijze te behandelen. Zowel de praktische werkafspraken, als de inhoud van de afhandeling worden gemonitord en bijgestuurd. Klachten 2014 Klachten Onderhoud/herstel Uitvoering werkzaamheden Bezwaar betalingen Bejegening Beleid Anders Totaal aantal klachten
2014 50 13 2 23 3 2 93
2013 80 13 6 17 3 4 123
Geschillencommissie
Jaarverslag 2014
21
De vier Leidse corporaties en hun huurdersbelangenorganisaties werken samen in de Geschillencommissie Woningcorporaties Leiden en volgen dezelfde klachtenprocedure. De Geschillencommissie is onpartijdig en bestaat uit een voorzitter en twee leden en plaatsvervangers voor de leden. Eén lid wordt voorgedragen door de huurdersbelangenorganisaties en één lid door de woningcorporaties. Gezamenlijk kiezen ze voor een onafhankelijke voorzitter. De leden mogen niet werkzaam zijn bij één van de deelnemende corporaties. De commissie wordt bijgestaan door een secretaris. Doel van de commissie is huurders in de gelegenheid stellen om geschillen voor te leggen, nadat overleg met de verhuurder hierover niet tot een oplossing heeft geleid. De Geschillencommissie behandelde in 2014 twee geschillen met de Sleutels. Het eerste geschil betrof overlast die een huurster ondervond van haar buurvrouw. Ook was sprake van overlast van ongedierte waartegen naar de mening van huurster onvoldoende werd opgetreden. De Geschillencommissie vond de klacht van huurster gegrond. Zij adviseerde - begeleiding en ondersteuning van klaagster over de aangelegenheid betreffende haar buurvrouw om te komen tot structurele afspraken; - na te gaan hoe de behandeling van klachten en vragen van klaagster kan worden verbeterd en aangepast; - na te gaan of er redenen zijn de technische aanpak van de overlast van ongedierte opnieuw en uitgebreider uit te voeren en daarover schriftelijk te rapporteren. De Sleutels heeft de adviezen overgenomen en gaat na hoe haar werkwijze te verbeteren. Een extern bedrijf heeft opdracht gekregen voor de aanpak van de overlast van ongedierte. Het tweede geschil betrof de afhandeling van de schade van een inbraakpoging. De Sleutels had, na melding van schade aan de deur door een vriendin van huurder bij afwezigheid van de huurder, besloten tot het dichtspijkeren van de woning. Deze situatie heeft 24 dagen geduurd. De schade bestond uit het gedurende deze tijd geen gebruik kunnen maken van de woning en uit noodzakelijke inspanning door huurder om het geschil op te lossen. De Geschillencommissie vond de klacht van huurder gegrond. De Sleutels had de schade aan de deur direct moeten verhelpen en niet moeten wachten op de beschikbaarheid van een proces-verbaal. Discussies hadden op een later moment moeten worden gevoerd. Het advies om betrokkene een hogere financiële compensatie toe te kennen dan de Sleutels voornemens was te doen, is overgenomen. Drie klachten zijn door de Geschillencommissie niet in behandeling genomen. Bij twee klachten heeft de commissie zich onbevoegd verklaard. Een derde klacht moest conform het reglement eerst aan het management van de Sleutels worden voorgelegd. Jaarlijks ontvangt de Sleutels het jaarverslag van de Geschillencommissie Woningcorporaties waarin de commissie verantwoording aflegt over de door haar behandelde zaken. Dit jaarverslag wordt doorgestuurd aan de Raad van Commissarissen. Huurcommissie De Huurcommissie is een onafhankelijke organisatie die zich bezighoudt met de geschillen tussen huurder en verhuurder over onderhoud, huurprijs en servicekosten van huurwoningen. In onderstaande tabel staan alle huurcommissiezaken van 2014. In 2014 heeft de Sleutels voor de eerste maal een inkomensafhankelijke huurverhoging uitgevoerd. Dit heeft geresulteerd in vier bezwaren die doorgestuurd zijn naar de huurcommissie. Hiervan heeft de huurcommissie er nog twee in behandeling. De huurcommissie heeft in twee geschillen uitspraak gedaan over onderhoudsgebreken. Deze uitspraken hebben geresulteerd in een verzoek aan de kantonrechter om hier een uitspraak uit te doen. In één zaak heeft de kantonrechter de huurder in het gelijk gesteld. De andere zaak is onderling geschikt.
Jaarverslag 2014
22
2014 Redelijk Ingetrokken Leges niet betaald Huurverlaging Nog in behandeling Totaal
3.
Toetsing aanvangshuur prijs 1 0 0 0 0 1
Onderhoud
Servicekosten
Huurverhoging 1 juli 2014
0 2 1 1 0 4
1 0 0 0 0 1
3 0 0 0 2 (1 na verzet) 4
Wijken
We maken wijken duurzaam en leefbaar: aantrekkelijk en met een gedifferentieerde woningvoorraad naar type, woninggrootte en huurniveau.
3.1
Inleiding
De Sleutels streeft er naar dat bewoners prettig wonen in aantrekkelijke wijken. Ons uitgangspunt is dat zij er prettig wonen in een schone en veilige leefomgeving en gebruik kunnen maken van maatschappelijke voorzieningen. We bieden kansen om te verhuizen binnen de wijk naar een woning die beter past bij de levensfase.
3.2
Beleid
Leefbaarheid In 2014 heeft de Sleutels haar visie op leefbaarheid vastgesteld. Leefbaarheid is voor de Sleutels meer dan alleen schoon, heel en veilig. Werken aan leefbare wijken heeft meer effect als bewoners ook zelf betrokken zijn en hun verantwoordelijkheid nemen voor een leefbare en veilige buurt. Een buurt leefbaar houden doen we met ons allen: bewoners, gemeente, zorg- en welzijnspartijen, wijkondernemers en ook de Sleutels. Ieder vanuit haar eigen taak en verantwoordelijkheid en gezamenlijk verantwoordelijk voor het geheel. Alle buurten en wijken hebben eigen karakteristieken en vragen een andere inzet. Voor elke wijk willen we dat de leefbaarheid (schoon, heel, veilig en uitstraling) op orde is. Om dat te bereiken vragen sommige complexen/buurten/wijken meer aandacht dan andere. Op grond van wijkvisies, complexbeheerplannen en in overleg met bewoners en samenwerkingspartners bepalen we jaarlijks wat beter moet in een wijk. Dit maken we concreet door in wijkbeheerplannen te beschrijven welke acties worden genomen op het gebied van leefbaarheid. Bij elk wijkbeheerplan focussen we ons jaarlijks op één buurt en stellen hiervoor een buurtbeheerplan op. Aan het eind van elk jaar evalueren we of de buurt voldoende op orde is, of verlenging nodig is of dat er focus op een andere buurt in die wijk nodig is. Om de inzet in beheer te bepalen hebben we een methodiek ontwikkeld die de elementen van leefbaarheid (schoon, heel, veilig, uitstraling) meetbaarder maakt en verbindt met de beheerniveaus (intensief, regulier, basis). Met deze methodiek kunnen we onderbouwen wanneer we in een wijk overgaan tot intensief beheer met een wijkbeheerplan. Een ander speerpunt van de visie leefbaarheid is samenwerking met partners en bewoners. Wij kunnen niet in ons eentje zorgen voor schone, hele en veilige buurten. We
Jaarverslag 2014
23
hebben daar partners zoals gemeente, zorg- en welzijn- en allerlei maatschappelijke instellingen voor nodig. Samen bereiken we meer. Onze rol is aanvullend op partijen die eerst verantwoordelijk zijn voor bijvoorbeeld de openbare ruimte, het groen of samenlevingsaspecten. Student in de wijk De Sleutels werkt samen met DUWO en Libertas Leiden aan het project Student in de Wijk. Met het project Student in de Wijk proberen we Leiden-Noord leefbaarder te maken. De student krijgt een zelfstandige woning aangeboden met een gereduceerde huurprijs met als tegenprestatie dat hij gedurende zijn studie vrijwillig wijkgerichte activiteiten ontplooit. Deze activiteiten hebben tot doel de wijk en haar bewoners sterker maken. We werken samen met DUWO die de studenten selecteert en Libertas Leiden die de wijkwerkzaamheden coördineert. 48 Woningen aan de Willem de Zwijgerlaan zijn aangewezen om, wanneer de betreffende woning leegkomt, aan studenten te verhuren voor een gereduceerde prijs. Tussen september 2013 en oktober 2014 hebben acht studenten via het project Student in de wijk een woning gekregen en zijn zij met vrijwilligerswerk begonnen. De studierichtingen van de studenten zijn: pedagogiek, criminologie, rechten, pabo, geneeskunde, psychologie, pedagogische wetenschappen en bestuurskunde. Zij doen vrijwilligerswerk bij: Zakgeldbureau, voetbalclub Roodenburg, Stichting Radius (taalontmoeting), de Onderwijswinkel, Sleuteldrop, en websitebeheer van de speeltuin. Eind 2014/begin 2015 heeft een evaluatie plaats gehad van de eerste resultaten van dit project. De betrokken partijen (DUWO, Libertas en de Sleutels) zijn van mening dat dit project voldoende heeft opgeleverd om door te gaan. Wel is meer sturing nodig op het realiseren van de doelstellingen. Tot nu toe was het vrijwilligerswerk van de studenten erg geconcentreerd op het jeugdwerk.
3.3
Wijkbeheer
Werken aan de kwaliteit van wijken behoort tot de taken van de wijkbeheerders. Ze zijn de ogen en oren van onze organisatie in de wijk. Ze zijn vaak het eerste aanspreekpunt voor bewoners. Ze zijn verantwoordelijk voor het toezicht op het schoon, heel en veilig houden van de woningen en de woonomgeving in de wijken. Ze helpen mee om het aanzicht van de gebouwen te verbeteren (de verwijdering van graffiti, controle van de schoonmaak en het vervangen van kapotte lampen in algemene ruimten) en het aanzicht van de openbare ruimte op het gewenste peil te houden (zwerfvuil, het openbaar groen). De wijkbeheerders doen dit in nauw overleg met de gemeenten, politie, collegacorporaties en andere organisaties in Leiden en Voorschoten. Ze spreken bewoners aan op hun eigen verantwoordelijkheid en werken zoveel mogelijk samen met hen.
3.4
Werken aan wijken
Het sociaal beheer van het bezit van de Sleutels is verdeeld over de wijken Merenwijk, Noorderkwartier, De Kooi, De Mors, Stevenshof, Zuidwest, Binnenstad, Roodenburg en Voorschoten. De wijkbeheerplannen vormen het kader voor de uit te voeren projecten op het gebied van schoon, heel, veilig en uitstraling. In 2014 zijn we gestart met drie wijkbeheerplannen: Prinsessenbuurt, Haagwegkwartier en Jan Evertsenlaan. Snelle acties maken eerste resultaten zichtbaar zoals de groenaanpak in de Albert Verweijstraat en Prinsessenbuurt. De wijkbeheerplannen evalueren we eind 2015. In totaal hebben we aan activiteiten van de wijkbeheerplannen in 2014 € 556.790,- uitgegeven.
Jaarverslag 2014
24
3.5
Samenwerkingspartners
Op wijk- en buurtniveau werken we nauw samen met onze lokale partners. Een overzicht van onze partners vindt u verderop. De Sleutels neemt in Leiden deel aan het Platform Leefbaarheid (Uitvoerend en Management). In Voorschoten zijn er een aantal thematische overleggen met de gemeente. In 2014 hebben we samen met Ons Doel en Portaal de structurele samenwerking op het gebied van Wijkbeheer verder vorm gegeven. Münchhausen Een bijzonder project waarin de Sleutels samen met partners optrekt is Von Münchhausen: deelnemers uit de disciplines wonen, werken, leren en zorg werken samen om complexe hulpvragen van individuen op te lossen. Door de korte lijnen tussen de organisaties lukt het sneller om deze problemen op te lossen. In 2014 zijn we vijf keer bijeen gekomen en zijn cases met wisselend succes afgerond. Platform Leefbaarheid op management en uitvoerend niveau Het Platform Leefbaarheid Management (PLM) en Uitvoerend (PLU) werken wijkgericht. Het PLM zorgt voor sturing en beleidsvorming. PLU zorgt voor de uitvoering. Deelnemers naast de Sleutels zijn organisaties als de gemeente, politie, Ons Doel, Portaal, Stichting Jeugd en Jongerenwerk Midden-Holland, Libertas. In 2014 hebben de overlegorganen op een zeer laag pitje gestaan. Over de toekomstige rol van de overlegorganen en over de rol van de gemeente bestaat onduidelijkheid. Structurele samenwerking met Ons Doel en Portaal Ook samenwerking in het wijkbeheer met de andere corporaties levert veel op. Wij geloven erin dat als we de handen ineen slaan wij efficiënter kunnen werken en dus meer bereiken met hetzelfde aantal mensen. In 2014 heeft de samenwerking geresulteerd in twee pilot wijken: Slaaghwijk en Haagwegkwartier. Resultaten zijn: afstemmen van beheerdoelstellingen in de wijk, samen optrekken richting gemeente op o.a. gebied van handhaving, toewerken naar gezamenlijke normen voor schoon, heel, veilig en in de openbare ruimte. De wijkbeheerders ervaren meer energie en daadkracht in hun werk in de wijk. We streven ernaar om in 2015 in alle wijken een gezamenlijke norm te hanteren voor schoon/heel/veilig. Verder willen we de inzet van opdrachtnemers (schoonmaakbedrijven, groen, gemeente) en partners (Zakgeldjongeren, Visie-R) vereenvoudigen en in minimaal twee wijken gezamenlijke beheerplannen uitvoeren. Partners In 2014 hebben we onze samenwerking met sociale partners geëvalueerd zoals het Zakgeldbureau en Stichting Present. We hebben de overeenkomst met Thuis op Straat (TOS) beëindigd en de overeenkomst met Buurtbemiddeling herzien. Ook zijn we gestart met het voorbereiden van een samenwerking met Stichting Visie-R als sociale aanvullende leefbaarheidsdienst. In 2014 hebben we een start gemaakt met het onderzoeken van nieuwe manieren om wijkgerichte bewonersinitiatieven een boost te geven. Partners ActiVite Binnenvest Buurtbemiddeling Cardea FHLO Gemeente Leiden Gemeente Voorschoten
Jaarverslag 2014
25
WMO (Leiden en Voorschoten) Gemiva GGZ GGD Huurders Belangenvereniging de Eendracht (HBE) Libertas Leiden Ons Doel Politie Hollands Midden Portaal Rosa Manus DUWO Stichting Jeugd en Jongerenwerk Midden-Holland, afdeling Leiden Stichting Present Stichting Radius Stichting Voorschot Voor elkaar Voorschoten Topaz Woonzorg Nederland Visie-R Ymere Zakgeldbureau
3.6
Samenwerkingsprojecten
In het kader van wijkgericht ondernemen zijn er ook dit jaar weer flink wat projecten en activiteiten uitgevoerd. In samenwerking met bewoners, collega-corporaties, gemeenten Leiden en Voorschoten, politie, brandweer, Stichting Jeugd en Jongerenwerk en Libertas Leiden zijn onder meer de volgende projecten tot stand gebracht: Zakgeldjongeren De Sleutels en het Zakgeldbureau 2work4 werken al jaren samen. 2work4 bereidt jongeren van 13 t/m 17 jaar voor op de arbeidsmarkt. Daarnaast betrekt ze jongeren meer bij hun woonomgeving. Dit doet het bureau door met partners uit de wijk jongeren tegen een kleine vergoeding (zakgeld) allerlei klusjes te laten opknappen. De Sleutels zet zich als corporatie in om de woonomgeving van haar klanten te verbeteren. Op dit punt hebben wij elkaar gevonden. Zakgeldjongeren doen in hun vrije tijd regelmatig allerlei klusjes voor de Sleutels zoals de wijk schoonhouden, post verpakken en bezorgen en catering bij wijkactiviteiten. Aan de werkzaamheden van het Zakgeldbureau ligt een vastgestelde prestatie-overeenkomst ten grondslag. Stichting Present De Sleutels werkt sinds 2011 samen met Stichting Present Leiden. De doelstelling van Stichting Present is om individuen of een groep bewoners te helpen met zaken die zij zelf niet voor elkaar krijgen door bijvoorbeeld gebrek aan geld, gezondheid en een netwerk. Ontmoeting staat hierbij centraal. In 2014 heeft de Stichting bij 58 adressen van de Sleutels activiteiten uitgevoerd.
Jaarverslag 2014
26
Prinsessenbuurt, Albert Verweijstraat en Jan Evertsenlaan In de Prinsessenbuurt, Albert Verweijstraat, Jan Evertsenlaan hebben we een buurtbeheerplan opgesteld en is de uitvoering in 2014 gestart. Bewoners en partners zijn geïnterviewd en gezamenlijk zijn er speerpunten vastgesteld. Afspraken over groenonderhoud, schoonhouden van een gebied zijn gemaakt en uitgevoerd. Gedurende twee jaar zetten wij ons intensief in op het gebied van beheer. Dit levert goede contacten met bewoners op, wijkbeheerders zijn zichtbaar en partners weten waar we mee bezig zijn. Overige wijken In de overige wijken is de leefbaarheid over het algemeen voldoende of goed. Daar waar het niveau onvoldoende is, starten we een wijkbeheerplan in 2015. Dit geldt voor Slaaghwijk, de Hoven en Tuinstadwijk. Contacten met bewoners en partners onderhouden we. Voorbeelden van werkzaamheden zijn dat we op verzoek van bewoners extra brandpoortverlichting hebben aangebracht en brandpoorten afsluitbaar hebben gemaakt. Bewonersgroepen hebben wij gefaciliteerd bij hun groenonderhoud. Meldingen en signalen over bijvoorbeeld openbare ruimte hebben wij doorgeven aan partners en met bewoners zijn we in gesprek gegaan over hun tuin of andere onderwerpen. Scootmobielruimtes Vanwege de huidige regelgeving is het niet meer toegestaan om scootmobielen te stallen in gangen en op galerijen. Dit heeft te maken met de veiligheid. In 2014 heeft de Sleutels daarom scootmobielruimtes gerealiseerd in de complexen Noorderlicht, Zijloeverpad en Apollostaete. We signaleren dat er steeds meer bewoners hulpbehoevend worden en meer voorzieningen nodig zijn zoals voor een scootmobiel. In 2015 krijgt dit thema dan ook onze verdere aandacht. We maken afspraken met de WMO om ze meer en beter in contact te brengen met onze bewoners.
4.
Wonen
Eén van onze doelstellingen is een waardevolle vastgoedportefeuille. Dit realiseren wij onder andere door onderhoud, renovatie en (vervangende) nieuwbouw. Bij elke onderhoudsingreep kiezen we bewust voor kwaliteit en duurzaamheid.
4.1
Onze woningen
Eind 2014 omvat het bezit van de Sleutels in Leiden en Voorschoten 7.178 woningen en 446 andere objecten (bedrijfspanden, garages en dergelijke). Evenals voorgaande jaren bestaat het grootste gedeelte van ons bezit uit woningen met een huur tussen € 389,- en € 596,-.
Jaarverslag 2014
27
Woningbezit naar huurdifferentiatie
Jaarverslag 2014
28
Ons bezit per wijk
Woningtypes 2014
Bezit naar bouwjaar in jaren 2014
Jaarverslag 2014
29
4.2
Beleid
Energiebeleid Met het energiebeleid realiseert de Sleutels verschillende maatschappelijke doelen. Twee van deze doelen zijn: het beperken van de CO2-uitstoot en bewoners in staat stellen hun energielasten te beperken. In 2014 heeft de Sleutels wederom een stap gezet met het energiezuinig maken van haar woningen. In de Tuinstadwijk zijn de werkzaamheden voor de verbetering van 247 woningen afgerond. Deze woningen zijn verbeterd van labels F en G naar labels C en D. Daarnaast zijn 119 woningen met label F en G gesloopt. Hier komen 84 energiezuinige woningen voor terug. De beperking van de CO2-uitstoot in 2014 bedroeg 11,8%. Naast de ingrepen in de voorraad wordt dit hoge percentage ook beïnvloed door een administratieve correctie. De energielabels zijn in 2014 definitief gemaakt (afgemeld). Bij het definitief maken bleken een aantal labels gunstiger dan eerder aangenomen. Ten opzichte van de startmeting in 2008 bedraagt de reductie 28,5%. Naast energie richt de Sleutels zich op de veiligheid van haar woningen. Open verbrandingstoestellen zoals geisers en moederhaarden worden vervangen door veilige toestellen. In 2008 heeft de Sleutels zich voorgenomen 1900 toestellen te gaan vervangen. In 2014 heeft de Sleutels circa 155 open verbrandingstoestellen vervangen door veilige toestellen, met name HR-combi ketels. Hiermee is het aantal CO-onveilige woningen met 8% gereduceerd. Onze energie inspanningen zijn niet onopgemerkt gebleven. 20 november 2014 ontving de Sleutels de ‘Stook je Rijk’ trofee. We zijn trots op deze prijs, omdat we de afgelopen jaren hard gewerkt hebben aan energiebesparing in onze woningen. Bij alle onderhoud, renovatie- en nieuwbouwprojecten staat energiebesparing hoog op de agenda. De extra investering die nodig is voor een labelstap wegen we altijd af tegen de wens om zo veel mogelijk woningen te verbeteren. Liever 1000 woningen met 3 stappen dan 500 woningen met 5 stappen. We betrekken bewoners intensief bij de energiebesparende maatregelen. Want met alleen het aanbrengen van bijvoorbeeld dubbele beglazing ben je er nog niet. Om hier optimaal van te profiteren moet je goed ventileren, en de temperatuur constant houden. Dit soort tips, en het monitoren van energiegebruik na het uitvoeren van energiebesparende maatregelen helpen om daadwerkelijk resultaat te boeken. Strategisch voorraadbeleid en Complexbeheerplannen In 2014 hebben we een nieuw strategisch voorraadbeleid opgesteld. De ‘marktscan’ die in 2013 is opgesteld vormt hier een stevige basis voor. We hebben portefeuilledoelstellingen geformuleerd en deze vertaald naar complexplannen. Hieruit is een prioriteitenlijst naar voren gekomen: waar zien we de grootste uitdagingen voor de Sleutels als het gaat om de vastgoedvoorraad? De complexplannen zijn daarmee geactualiseerd t.b.v. het meerjarenbeeld. De basis is een label per complex zoals “verkoop onder voorwaarden” en “doorexploiteren”. De keuze in die labels is nodig om een goed meerjarenbeeld te geven van de financiële gevolgen van de ingrepen in de vastgoedvoorraad. Naast het standaard meerjarenbeeld is ook het nieuwe strategisch voorraadbeleid doorgerekend. In de komende jaren behoeft het strategisch voorraadbeleid diverse verbeterslagen. De basis staat. Waarde van de voorraad In 2012 is besloten de marktwaarde in verhuurde staat als waarderingsgrondslag voor het vastgoed te hanteren. Deze waarderingsgrondslag werd voorheen al gebruikt in het kader van waardesturing en ontwikkeling van projecten. Waardering van het vastgoed
Jaarverslag 2014
30
wordt jaarlijks gevalideerd door de IPD. Ook andere financiële resultaten, als de rendementen worden door de IPD Bench bepaald. Sinds 2012 onderscheiden we twee categorieën in ons vastgoed: het sociaal vastgoed en het commercieel vastgoed. De marktwaarde van het sociaal vastgoed bedroeg in 2014 € 706 mln. De waarde van ons commercieel vastgoed bedroeg € 81 mln. Zonnepanelen In 2014 is de ZAV regeling (Zelf Aangebrachte Voorzieningen) het plaatsen van zonnepanelen uitgebreid om het aantrekkelijker te maken voor huurders om zelf zonnepanelen aan te brengen. Belangrijkste aanpassing is dat er voor de huurders, onder voorwaarden, bij verhuizing een vergoedingsregeling is vastgesteld. Verder worden er bij de bouw van verschillende nieuwbouw projecten zonnepanelen op daken geplaatst ten behoeve van de algemene voorzieningen (hoogbouw). Ook op nieuwe eengezinswoningen komen zonnepanelen, mede in het kader van duurzaam bouwen.
4.3 Vastgoedprojecten De Sleutels verbetert haar bezit vanuit een integrale visie met als doel kwalitatief beter bezit (renovatie en nieuwbouw) en duurzaamheid. Dit laatste realiseren wij door pakketten voor energiebesparende maatregelen op een woonlastenneutrale manier aan onze huurders aan te bieden. Het beleid is erop gericht om bij ingrepen in het bezit minimaal twee labelstappen te realiseren. In de praktijk blijkt dat het resultaat vaak nog gunstiger is. Dit alles is gericht op de beperking van de uitstoot van CO2. We kiezen voor materialen die zo min mogelijk milieubelastend zijn. Zo zijn wij bezig met het vervangen van de portiekverlichting naar LED-lampen, deze zijn energiezuiniger en gaan veel langer mee. We vervangen ook de kozijnen voor een kunststof uitvoering. Hiermee voorkomen wij milieubelastende schilder-werkzaamheden in de toekomst. Mooi Noord Om de ontwikkelingen en communicatie rond alle lopende projecten in Leiden-Noord beter op elkaar af te stemmen, is in 2011 een gezamenlijke gebiedscommunicatie met de naam MooiNoord gestart. Dit is een gezamenlijk initiatief van alle ontwikkelaars, corporaties en de gemeente Leiden die werkzaam zijn in dit gebied. De samenwerking duurt t/m 2015 (zie meer informatie www.mooinoord.nl). Voor de Sleutels gaat dit om de ontwikkelingen in de Oude Kooi, rondom het Kooiplein en De Prinsenhoek op de Van Voorthuijsenlocatie. De Oude Kooi Wijkaanpak De wijkaanpak in de Oude Kooi bestaat uit meerdere projecten waarvan de eerste zijn uitgevoerd. In 2014 is gewerkt aan het project noordelijke blokken (vervangende nieuwbouw) en centrale blokken (renovatie). In overleg met de gemeente is een beeldkwaliteitsplan voor de aanpak van de gehele wijk gemaakt. Dit plan is zowel door de Sleutels als de gemeente vastgesteld en geldt als toetsingskader bij elke bouwvergunningsaanvraag. Aanpak noordelijke blokken In 2013 is definitief het besluit genomen om de 91 woningen van de noordelijke blokken te vervangen door nieuwbouw. Er worden in totaal 73 woningen teruggebouwd. Door de gemeente is op 18 juni 2013 een kennisnemingsbesluit genomen, de zogenaamde peildatum voor het sociaal statuut. Alle bewoners zijn tegen september 2014 verhuisd. De woningen zijn eind december gesloopt. In nauwe samenwerking met de bewonerscommissie en de gemeente is het ontwerp aangepast op het beeldkwaliteitsplan. Een supervisieteam toetst het ontwerp op het beeldkwaliteitsplan. Eind 2014 was het definitief ontwerp klaar en is de bouwaanvraag ingediend. Naar verwachting start de bouw na de zomer van 2015 en wordt de nieuwbouw begin 2017 opgeleverd. Van de oorspronkelijke bewoners keren er 25 terug naar de nieuwbouw. De
Jaarverslag 2014
31
overgebleven woningen worden eerst aan de bewoners van de rest van de Oude Kooi aangeboden, te beginnen met de bewoners van de centrale blokken. Daarna worden de woningen verhuurd via WoningNet. Aanpak centrale blokken De aanpak van de centrale blokken betreft 127 woningen aan het Kooipark. In de wijkaanpak is de voorkeur uitgesproken voor een grootschalige renovatie van deze woningen. In 2014 is in overleg met de bewonerscommissie gestart met de voorbereiding van dit project. Onder andere door het uitvoeren van een woonwensenonderzoek, technisch onderzoek en het opzetten van een sociaal plan. De financiële en technische haalbaarheid van de renovatie spelen hierbij een belangrijke rol. Ook voor dit project is het vastgestelde beeldkwaliteitsplan het toetsingskader. Kooiplein Het Kooiplein is een grotere gebiedsontwikkeling waarin de Sleutels met Heijmans samenwerkt. In 2013 zijn de eerste fysieke werkzaamheden aan het Kooiplein van start gegaan. De woningen aan de Bernhardstraat zijn gesloopt, evenals de woningen van Ons Doel, het buurtcentrum Het Spoortje en het Marecollege. In het eerste kwartaal van 2014 zijn de eerste bouwwerkzaamheden aan de deelgebieden 3A en 3B gestart (zie voor meer informatie www.hetpleinvanleiden.nl). Deelgebied 3A In de eerste fase van de uitvoering is de aannemer voor de Sleutels ten noorden van de Waaijer gestart met de bouw van 35 sociale huurappartementen (inclusief parkeerplaats) aan de Paleizenbaan. De oplevering van deze woningen is gepland rond zomer 2015. Deelgebied 5A In de tweede fase bouwt de aannemer voor de Sleutels (op oude locatie Marecollege) 51 sociale huurappartementen en vier vrije sector woningen (inclusief parkeerplaats). De oplevering van deze woningen is gepland eind 2016 begin 2017. De Prinsenhoek/Van Voorthuijsenlocatie Leiden-Noord ondergaat een grote herontwikkeling, waarvan de Van Voorthuijsenlocatie een onderdeel is. In 2008 zijn hier 73 woningen van de Sleutels gesloopt om ruimte te creëren voor deze locatie. Het gehele ontwikkelrecht van de locatie is van de Sleutels. De ontwikkeling van een deel van deze locatie nemen we zelf ter hand. In de zomer van 2014 is de aannemer in onze opdracht gestart met het realiseren van 178 gestapelde woningen, inclusief garage. Deze woningen realiseren wij hoofdzakelijk binnen de sociale sector. Eind 2015 starten we met de werving van de nieuwe bewoners. In 2016 worden de woningen opgeleverd. Daarnaast is de Sleutels nog bezig om voor de resterende 51 woningen (vrije sector/koop) een risicodragende bouwer te vinden, waardoor de gehele locatie kan worden afgebouwd. De Van Voorthuijsenlocatie wordt een aantrekkelijke woon-/werkomgeving dat aansluit op de Tuin van Noord, het groene hart van de wijk. Tuinstadwijk Wijkaanpak De Tuinstadwijk is gebouwd in de jaren '20 en '30 van de vorige eeuw. De Sleutels had hier voor de start van de wijkaanpak ca. 430 woningen die toe waren aan verbetering. De Tuinstadwijk is gelegen in de zuidelijk schil en is een beschermd stadsgezicht. Om de architectonische kwaliteit van de wijk te versterken is een beeldkwaliteitsplan opgesteld. De plannen zijn binnen dit kader uitgewerkt. De wijkaanpak van de Tuinstadwijk bestaat uit drie fases. De eerste, een kleinschalige verbetering van de beneden-/ bovenwoningen aan de Seringenstraat, is in 2012 afgerond. De tweede fase betreft de grootschalige verbetering van 252 voornamelijk eengezinswoningen. Deze fase is in mei 2014 afgerond. De derde en laatste fase betreft de sloop van 119 woningen. Hiervoor in de
Jaarverslag 2014
32
plaats worden 84 woningen terug gebouwd, waarvan 40 appartementen en 44 eengezinswoningen. Fase 2 groot onderhoud In de tweede fase hebben we in totaal 258 woningen flink aangepakt. De aanpak bestond uit noodzakelijk onderhoud en energetische verbetering. Daarbij hebben we gezorgd dat de maatregelen passen binnen het beschermde stadsgezicht en dat het bestaande beeld wordt versterkt. Daar waar nodig kregen bewoners een nieuwe badkamer, keuken en/of toilet. Samen met de klankbordgroep van bewoners, twee aannemers, architect en diverse adviseurs en co-makers is het werk in ketensamenwerking voorbereid. In maart 2013 hebben de bewoners tijdens de draagvlakmeting in grote meerderheid ingestemd met de plannen. De start van de uitvoering van de onderhoudsaanpak was in juni 2013. Er is, om snelheid te maken, gewerkt in twee bouwstromen. In mei 2014 zijn de werkzaamheden afgerond, waar op feestelijk wijze bij stil is gestaan. De Sleutels kreeg veel complimenten over het resultaat. Fase 3 nieuwbouw Rond de speeltuin stonden 125 woningen. Deze woningen worden vervangen door nieuwbouw. Alle 125 huishoudens hebben al in 2013 nieuwe woonruimte gevonden. De bewoners zijn hierbij, indien gewenst, intensief begeleid. In 2014 zijn de sloopwerkzaamheden afgerond. Er komen 40 appartementen en 44 eengezinswoningen, deels sociaal en deels in de vrije sector. Van de 84 woningen zijn er in totaal 46 toegewezen aan huishoudens die volgens het Sociaal Plan recht hebben op terugkeer of om door te schuiven. De overgebleven nieuwbouwwoningen bieden wij in een later stadium aan via het reguliere woonruimte- verdeelsysteem, WoningNet. De bouwvergunning is inmiddels verleend. In februari 2015 start de aannemer in onze opdracht met de bouwwerkzaamheden. De bedoeling is dat nog vóór de kerst van 2015 de woningen worden opgeleverd. Villa Voorschot Op initiatief van een groep ouders zijn de gemeente Voorschoten, zorgverlener ASVZ en de Sleutels met hen bezig een duurzaam woon- en werkhuis te ontwikkelen voor jongvolwassenen met autisme al dan in combinatie met een andere handicap. ASVZ zorgt voor 24-uur begeleiding. In opdracht van de Sleutels is in het eerste kwartaal 2014 door de aannemer gestart met de uitvoering. De oplevering van dit gebouw is gepland in het eerste kwartaal van 2015. Oppenheimstraat Het project Oppenheimstraat bestaat uit een woongebouw (appartementen), een gymzaal en een peuterspeelzaal. De Sleutels is met Gemiva-SVG als afnemer van de woningen en de gemeente Leiden overeengekomen het gebouw van het project te realiseren en in de toekomst te beheren. Het project kon worden gerealiseerd binnen het bestaande bestemmingsplan. De buurt heeft bezwaren geuit tegen deze ontwikkeling. Nu blijkt dat het bestemmingsplan moet worden aangepast met alle termijnen van inspraak die erbij horen. Hierdoor is het project stil komen te liggen. De voorbereidingskosten bedroegen € 150.000,-. Druiven- en Kersenstraat We hebben begin 2014 een haalbaarheidsonderzoek afgerond waarbij we naar meerdere onderhouds- en verbetermogelijkheden hebben gekeken. Op basis van een aantal scenario’s is gekozen om de warmte-isolatie van de woningen te verbeteren. Daar waar nodig wordt de badkamer, keuken en/of toilet vervangen of verbeterd. Het casco van de woningen wordt hersteld en we pakken de schimmelvorming in badkamer en slaapkamers aan. De eerste helft van 2014 zijn de plannen nader uitgewerkt en in het najaar van 2014 zijn we gestart met de uitvoering. Volgens planning is het project in mei 2015 gereed.
Jaarverslag 2014
33
Jan Evertsenlaan Dit project (Jan Evertsenlaan, Schramlaan, Meppellaan, Van Kinsbergenlaan) is opgeknipt in twee fasen: onderhoud en verbeteringen. Het onderhoudsproject bestond uit het repareren van de betonnen galerijen en balkons. Daarbij zijn ook alle hekwerken van balkons en galerijen vervangen. Dit is in 2012 opgeleverd. In nauwe samenwerking met de gemeente Voorschoten, de bewonerscommissie en de klankbordgroep zijn wij bezig met de voorbereiding van fase 2. Fase 2 heeft tot doel het verbeteren van de sociale veiligheid en toegankelijkheid en bestaat uit het aanbrengen van liften, het afsluiten van de entree en beperkte energetische maatregelen. Hierbij wordt ook de openbare ruimte in het gebied rond de flats aangepakt. In 2014 is gewerkt aan de uitwerking van het schetsontwerp voor zowel de aanpassingen aan de flats als de openbare ruimte. Dit plan is voorgelegd aan de bewoners. In de Jan Evertsenlaan en de Schramlaan ging ruim 70% (70% is wettelijk minimum) van de bewoners akkoord met de voorgestelde aanpak. In elk geval worden deze twee flats aangepakt. Ons doel is om de werkzaamheden aan alle vier de flats uit te voeren. De belangrijkste reden om tegen de plannen te stemmen was voor veel bewoners de consequenties van het verwijderen van hun eigen geiser naar een collectief warmwatersysteem. Hierdoor zijn de plannen enigszins aangepast en is de huurverhoging bijgesteld. Begin 2015 hebben we uiteindelijk ook de benodigde draagvlak (minimaal 70%) bij de twee overige flats behaald. Hoeken, Oorden, Plaatsen, Zijden (HOPZ) De woningen in dit project zijn toe aan een onderhoudsaanpak. Wat dit project complex maakt, is dat er een mengeling is van huur- en koopwoningen. Van de 181 woningen zijn 76 huurwoningen van de Sleutels. Sommige onderdelen van het onderhoud kunnen alleen worden uitgevoerd als ook de kopers medewerking verlenen. Daarom zijn we in overleg met zowel de bewoners (in een klankbordgroep) als met de EHBZ (Eigenaren en Huurders belangenvereniging Zijlwijk) als vertegenwoordiger van de kopers om de plannen vorm te geven. De huurders bieden we ook, tegen huurverhoging, energiebesparende maatregelen aan. Het is de bedoeling dat de kopers hierop mee kunnen liften. Hoe we dat vorm geven is onderwerp van overleg. We willen met de uitvoering van de werkzaamheden nog in 2015 starten. Sibeliusstraat De Sleutels heeft besloten een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren naar onderhoud en verbetering van de 56 eengezinswoningen in dit complex. In 2014 hebben we samen met bewoners de plannen uitgewerkt en hebben we een plan gemaakt dat door bewoners wordt gedragen en aansluit op de wensen die er leven. Daartoe hebben we een klankbordgroep van bewoners opgericht. Het is de bedoeling om nog in 2015 te starten met de uitvoering van de werkzaamheden. Albert Verweijstraat Net als bij de Sibeliusstraat heeft de Sleutels besloten een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren naar onderhoud en verbetering van de 164 woningen in dit complex. Dit complex bestaat uit beneden-/ bovenwoningen en eengezinswoningen. Een belangrijk aandachtspunt in dit project is de kwetsbaarheid van een deel van de bewoners. Individuele begeleiding wordt in dit project daarom erg belangrijk. Door samen met bewoners de plannen uit te werken willen we een plan maken dat door bewoners gedragen wordt en aansluit op de wensen die er leven. Daartoe hebben we een klankbordgroep van bewoners opgericht. Het is de bedoeling om nog in 2015 te starten met de uitvoering van de werkzaamheden. Pand Boot Pand boot is een monumentaal pand dat groot onderhoud behoeft. Herstel vergt dus bijzondere aandacht. Inmiddels is het plan van aanpak voor de buitenschil gereed en besproken met de specialisten van de gemeente Leiden. Onderzoek in het gemeentearchief heeft een aantal originele bouwtekeningen en het originele bestek opgeleverd. Het plan omvat de aanpak van de buitenschil van het pand, kozijnen,
Jaarverslag 2014
34
metselwerk, goten, dak en dakconstructie. In onze opdracht start Meerbouw in het eerste kwartaal van 2015 met de uitvoering.
4.4
Onderhoud
Onderhoud In het gehele bezit heeft de Sleutels voor ongeveer € 16,4 miljoen aan onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd in het kader van planmatig en dagelijks onderhoud. Daarnaast hebben we circa € 0,7 miljoen geïnvesteerd in het verbeteren van onafhankelijke woningen. Het gaat daarbij om het aanbrengen van cv-installaties, het moderniseren van badkamers etc. Planmatig onderhoud In 2014 heeft de Sleutels ruim € 12,3 miljoen uitgegeven aan planmatig en projectmatig onderhoud. Alle werkzaamheden uit de begroting zijn opgedragen en uitgevoerd. De financiële afronding heeft in 2014 plaats gehad. Tijdens het uitvoeren van het planmatig onderhoud wordt er zowel gestuurd op het beheersen van de onderhoudsuitgaven als dat de voorgenomen noodzakelijke werkzaamheden ook werkelijk worden uitgevoerd. Onderstaande grafieken geven aan in welke mate bij de verschillende bouwonderdelen de begrote onderhoudsuitgaven kloppen met de werkelijke uitgegeven bedragen. Hieruit constateren we dat er een grote samenhang is tussen de begrote en werkelijk uitgegeven bedragen.
Jaarverslag 2014
35
Reparatieverzoeken In 2014 zijn 6.630 reparatieverzoeken afgewikkeld met een totale uitgave van € 1,7 miljoen. Gemiddeld werd € 257,- per reparatie uitgegeven. Onderhoud bij verhuizingen In 2014 hebben wij in 474 (380 sociale en 94 vrije sector) woningen technische verhuiswerkzaamheden uitgevoerd. Planmatig onderhoud aan het interieur stellen wij zoveel mogelijk uit tot aan de verhuizing. Hierdoor komen de kosten voor het aanbrengen van centrale verwarming en vervangen van keukens, tegelwerk en sanitair ten laste van het budget bij verhuizingen. Een ander belangrijk kostenaspect is de uitbreiding van de wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid. Standaard voeren wij asbestinspecties uit bij mutatie en laten dit verwijderen door gecertificeerde be drijven. Gemiddeld waren de uitgaven per sociale woning € 4.437,- en per vrije sector woning € 5.139,-. De totale onderhoudskosten bij nieuwe verhuringen bedroegen € 2,4 mln. Realisatie Energielabels Het energielabel voor woningen geeft aan hoe energiezuinig een huis is in vergelijking met soortgelijke huizen. In onderstaand overzicht is aangegeven hoeveel woningen een definitief label hebben. Een definitief label betekent dat de woningen zijn afgemeld bij de overheid en waarvan een energielabel is afgegeven. Het energielabel is per 1 januari 2014 een onderdeel geworden van het woningwaarderingsstelsel en heeft dus invloed op de hoogte van de maximale huur. De Sleutels heeft in 2014 besloten om alle woningen af te melden. Per 31 december 2014 is 99% van de woningen van de Sleutels afgemeld en hebben een officieel energielabel. De resterende 1% van de woningen met een ‘pre-label’ worden in 2015 afgemeld, omdat deze woningen (Druiven- en Kersenstraat) in 2015 energetisch worden verbeterd.
Jaarverslag 2014
36
Woningenbezit naar energielabel A B C D E F G
aantal
% 194 633 2309 1976 1044 752 270 7178
3% 9% 32% 28% 15% 10% 4% 100%
aantal aantal energie pre labels % labels % 193 3% 1 1% 633 9% 0 0% 2307 33% 2 1% 1944 28% 32 19% 1015 14% 29 17% 693 10% 59 35% 226 3% 44 26% 7011 100% 167 100%
Controle brandoverslag In 2014 is door de Sleutels onderzoek gedaan in risicovolle panden naar de branddoorslag en overslag. Op basis van de geconstateerde risico’s is een prioriteitenlijst samengesteld van de onderzochte complexen. Ook is een raming gemaakt van de kosten voor elk complex op basis van kerngetallen. In de portieken van diverse complexen zijn inmiddels brandvertragende entreedeuren geplaatst.
4.5
VvE-beheer
Gedurende 2014 hebben we onverminderd gewerkt aan de dienstverlening voor de bewoners in de 37 VVE complexen. Gedurende 2014 zijn er geen VvE’s bijgekomen of vertrokken. De jaarrekeningen en meerjarenbegrotingen zijn vastgesteld in de VvE vergaderingen, daarbij is voor alle VvE’s decharge aan het bestuur verleend. Voor VvE’s zonder kascommissie zijn accountantsverklaringen ontvangen. Het noodzakelijk en voor 2014 begrote onderhoud is ook grotendeels uitgevoerd in 2014. De voorbereiding voor de meerjarenbegroting voorjaar 2015 is tijdig afgerond. Bij het opstellen van de meerjarenbegroting is in samenwerking met TNO een nader onderzoek gestart naar de technische staat van de houten kozijnen in de VvE complexen. Het onderzoek krijgt een vervolg in 2015. De nieuwe Warmtewet heeft ook voor de VvE’s impact. De technische en administratieve werkzaamheden als gevolg van de wetgeving zijn grotendeels in 2014 uitgevoerd. De laatste werkzaamheden hebben in 2015 plaats. Om de dienstverlening van VvE beheer nog transparanter te maken is per VvE de beheerovereenkomst herschreven. De beheerovereenkomsten zijn intern voorbereid om in het voorjaar van 2015 met de VvE’s af te stemmen. In de dienstverlening zijn ook verdere stappen gezet om de klant optimaal te bedienen. Hierbij maakt team VvE beheer maximaal gebruik van de ICT mogelijkheden. Een voorbeeld: de facturen en jaarstukken zijn met ingang van 2014 digitaal beschikbaar voor de kascommissies.
Jaarverslag 2014
37
5.
de Sleutels
Klantgedreven en maatschappijgedreven: dat wil de Sleutels zijn. Dat begint bij luisteren en vragen. En andersom: vertellen over onze mogelijkheden, inspireren en een interessante en betrouwbare partner zijn. We vertalen maatschappelijke huisvestingvraagstukken naar concrete doelstellingen. En we haken aan waar nodig. Maatschappelijke prestaties Huur als percentage van de maximaal redelijke huur Omschrijving Sociaal Vrije Totaal sector gemiddelde huur € 494 € 811 € 519 gemiddelde maximaal redelijke huur € 721 € 906 € 736 procentueel 68% 89% 71% Nieuwe contracten verhuurd in de sociale sector aan mensen met een inkomen beneden € 34.678,Huurcontracten naar huurklassen < 34.678 > 34.678 tot € 389 7% 0% € 389 - € 597 55% 1% € 597 - € 699 35% 3% 96% 4% Nieuwe huurders verhuurd in de sociale sector die recht hebben op huurtoeslag 2014 Omschrijving Aantal recht op huurtoeslag 294 totaal nieuwe huurders 380 procentueel 77% Woningbezit 31 december 2014 naar energielabel aantal aantal Woningenbezit naar energie pre energielabel aantal % labels % labels % A 194 3% 193 3% 1 1% B 633 9% 633 9% 0 0% C 2309 32% 2307 33% 2 1% D 1976 28% 1944 28% 32 19% E 1044 15% 1015 14% 29 17% F 752 10% 693 10% 59 35% G 270 4% 226 3% 44 26% 7178 100% 7011 100% 167 100%
Jaarverslag 2014
38
Woningbezit per 31 december 2014 naar huurdifferentiatie
5.1
In gesprek met belanghouders
De Sleutels hecht veel waarde aan de verwachtingen en voorkeuren van haar belanghouders. We gaan daarom graag in gesprek met hen. Op stedelijk niveau Op stedelijk niveau zijn onze gesprekspartners de gemeente Leiden en de gemeente Voorschoten, collega-corporaties, andere instellingen op het gebied van Wonen, Zorg, Welzijn, Veiligheid, Onderwijs, (buurt)economie en Huurdersbelangenvereniging de Eendracht. Leiden In Leiden vinden de gesprekken plaats op bestuurlijk niveau in het bestuurlijk Leids Platform Wonen (LPW) en het ambtelijk LPW. Deelnemers zijn bestuurders en managers van gemeente en corporaties en bewonersorganisaties. Daarnaast is er een Leids Directeurenoverleg (LDO, directeuren van corporaties). Ook krijgen bijzondere onderwerpen als de monitoring prestatieafspraken en (regionale) woonvisie al dan niet in werkgroepen gezamenlijke aandacht. De samenwerking beoordelen wij als uiterst plezierig en constructief. Partijen weten elkaar buiten het overleg goed te vinden, zoeken de overeenkomsten in plaats van de verschillen, spreken elkaar aan en zijn gezamenlijk creatief in het vinden van mogelijkheden. Veel van de overleggen in 2014 stonden in het teken van de nieuwe prestatieafspraken tussen de gemeente Leiden en de corporaties. Het Woondebat, een inspirerende avond Het woondebat, dat periodiek door de Leidse corporaties of gemeente Leiden wordt georganiseerd, werd op 26 november gehouden. Het debat stond dit jaar in het teken van de prestatieafspraken. Corporaties, gemeente en bewonersvertegenwoordigers kwamen bij elkaar om te praten over het onderwerp, waar ook de samenwerking tussen gemeente, corporaties en beleggers een plaats kreeg. Aan de hand van stellingen konden deelnemers binnen een Lagerhuis opstelling een kant kiezen, om vervolgens deel te nemen aan de discussie. Deze opzet zorgde voor een grote betrokkenheid van alle aanwezigen.
Jaarverslag 2014
39
Voorschoten In 2014 heeft de gemeente Voorschoten zich gebogen over het wenselijke toekomstbeeld. In het kader van de Toekomstvisie 2025 zijn verschillende bijeenkomsten georganiseerd. Vanuit de Sleutels is deelgenomen aan sessies over strategie en over wonen. Samen met Woonzorg Nederland beheren we de sociale huurwoningen in Voorschoten. Met de gemeente hebben we bestuurlijk en ambtelijk overleg. Onderwerpen in 2014 waren de prestatieafspraken, het verkrijgen van achtervang. De samenwerking op het gebied van projecten betrof het realiseren van Villa Voorschot en de voorbereidingen voor het opknappen van de woonomgeving van de Jan Evertsenlaan e.o. Afstemming gebieds- en projectontwikkeling Bij alle projecten die wij voornemens zijn aan te pakken, brengen we in kaart wie de belanghebbenden zijn. In een communicatie- en participatieplan (al dan niet geïntegreerd in de gebiedsanalyse of startnotitie) beschrijven we welke doelgroepen we onderscheiden, welke rol we ze geven en hoe we ze informeren. Denk daarbij aan bijvoorbeeld: overlegstructuur met bestaande bewonerscommissie; oprichten klankbordgroep, en welke rol deze krijgt (adviseren, informeren, raadplegen); informeren HBE; informeren van de bewoners (nieuwsbrieven, bijeenkomsten, draagvlakmeting); informeren van omwonenden en belanghebbenden. Op regionaal niveau Alle corporaties die in het werkgebied van Holland-Rijnland actief zijn, werken al vele jaren samen op verschillende volkshuisvestelijke terreinen. De activiteiten kunnen globaal in twee groepen worden verdeeld. Enerzijds het beheer van een systeem om vrijkomende woningen in de regio toe te wijzen aan nieuwe huurders en anderzijds de collegiale kennisuitwisseling en de gezamenlijke behartiging van belangen op regionaal niveau. Beide groepen activiteiten vonden tot voor kort plaats binnen de Vereniging Woningcorporaties Holland Rijnland (VWHR). Vertegenwoordigers van huurders en woningzoekenden hebben hiertegen in het verleden bezwaar gemaakt. Voor hen was niet duidelijk of de inschrijfgelden die woningzoekenden betaalden voor het systeem van woonruimteverdeling, uitsluitend bestemd waren voor dat systeem of ook gebruikt werden voor de andere taken van de VWHR. Om daarover geen onduidelijkheid te laten bestaan, heeft de VWHR besloten zichzelf op te heffen bij de invoering van WoningNet als het nieuwe systeem voor woonruimteverdeling in de regio Holland Rijnland. In plaats daarvan is een nieuwe vereniging van woningcorporaties in Holland Rijnland opgericht die zich uitsluitend bezig houdt met de verdeling van woonruimte. De kosten van deze vereniging en van het systeem WoningNet worden betaald uit de inschrijfbijdragen van woningzoekenden. De woningcorporaties blijven elkaar ook ontmoeten voor kennisuitwisseling en belangenbehartiging. Hiervoor is een lichtere organisatiestructuur afgesproken in de vorm van een platform met een bestuur van drie corporaties uit de regio. In de loop van 2015 wordt bezien of deze werkwijze bevalt.
5.2
Transparantie
De Sleutels onderschrijft de Governance Code en de Aedescode. Onderdeel daarvan is dat we duidelijk maken wat we doen en verantwoording afleggen. Dit jaarverslag is onderdeel van dat laatste. Om de voortgang van ons werk te bewaken maken we gebruik van kengetallen en van een doelstellingenoverzicht. Elke vier maanden rapporteren we hierover aan de Raad van Commissarissen.
Jaarverslag 2014
40
In 2014 heeft de Sleutels zich laten visiteren. Ook dat maakt deel uit van onze verantwoording en van de transparantie die we nastreven. Hoewel een parlementaire enquête niet echt een verantwoordingsinstrument is, heeft de parlementaire enquête naar de volkshuisvesting in Nederland wel gewerkt als een instrument voor transparantie. Het rapport van de enquête heeft duidelijk gemaakt wat er in de sector moet verbeteren. Verantwoording afleggen en verantwoordelijkheid dragen zijn daarbij belangrijke thema’s. Benchmarks In 2014 heeft de Sleutels deelgenomen aan meerdere benchmarks (vergelijkend onderzoek): KWH, ICT Benchmark Woningcorporaties, CBC (Corporatie Benchmark Centrum) en de IPD. De achtergrond voor deelname aan benchmarks is onze focus op verbeteren. We hebben onder andere ons kostenniveau vergeleken met dat van onze branchegenoten. De KWH-benchmark beoordeelt onze informatievoorziening en meet onze dienstverlening door onze klanten te bevragen. De ICT-benchmark geeft inzicht in onze ICT-kosten en kostenontwikkeling. CBC (het Corporatie in Perspectief (CIP) maakt hiervan onderdeel uit) is een bedrijfsvergelijking voor Volkshuisvesting. De IPD-vastgoedindex brengt onze prestaties als investeerder en beheerder in vastgoed in kaart. Uit de benchmarks blijkt dat de Sleutels in de middenmoot valt, zowel voor de efficiency van processen als de hoogte van onze kosten. De uitkomsten van de benchmarks analyseren we, waarbij we ons eigen presteren in een meerjarenperspectief plaatsen en onze eigen prestaties aan de benchmarkpartners toetsen. Op basis van de uitkomsten zoeken we scherp naar verbeteringen die we direct kunnen doorvoeren. De uitkomsten van de benchmarks gebruiken we ook als input voor normering binnen onze (meerjaren)begroting. Wij stellen ons ten doel in 2015 onze uitgaven en klantgerichtheid zo te beheersen dat we minimaal tot de beste 50% van onze mede-benchcollega’s behoren. Onze omgeving (economische situatie, regelgeving, landelijk, regionaal of plaatselijk beleid, et cetera) verandert continu. Dat betekent dat de Sleutels zich flexibel opstelt en haar beleid en processen aanpast als dat wenselijk of noodzakelijk is. Dat laten we zien en daar overleggen we over. Aedes Benchmark In 2014 heeft Aedes, de branchevereniging van woningcorporaties, voor het eerst een vergelijking gemaakt tussen corporaties op twee wezenlijke onderdelen, namelijk de tevredenheid van huurders en de kosten van bedrijfsvoering. Ruim 144.000 huurders hebben zich uitgesproken in hun oordeel over de dienstverlening van woningcorporaties. Zij waarderen de dienstverlening van woningcorporaties gemiddeld met een 7,3. De beïnvloedbare en vergelijkbaar gemaakte bedrijfslasten van woningcorporaties bedragen gemiddeld € 1.035,- per woning. Alle deelnemende corporaties zijn vervolgens per onderdeel verdeeld in drie even grote groepen: corporaties die beter dan het gemiddelde scoren, corporaties die rond het gemiddelde scoren en corporaties die lager dan het gemiddelde scoren. De Sleutels viel op het onderdeel huurderstevredenheid in de groep rond het gemiddelde. Wat betreft de bedrijfslasten behoorden we met € 875,- per woning tot de groep corporaties die beter dan het gemiddelde scoorden. De Sleutels is blij met deze scores. Maar vooral ook met de benchmark zelf, want deze stimuleert ons om nog beter onze best te doen om efficiënt en tegelijkertijd klantgericht te werken. Visitatie Eens in de vier jaar wordt een corporatie gevisiteerd. Dan worden de maatschappelijke prestaties onder de loep genomen. In 2014 is de Sleutels gevisiteerd. Daarbij is gekeken
Jaarverslag 2014
41
naar het presteren in de periode 2010-2013. Gemiddeld heeft de Sleutels daarbij een rapportcijfer 7,2 gekregen. De belanghebbenden gaven aan tevreden te zijn over hun relatie met de Sleutels en beschrijven de Sleutels als open en transparant: ‘Een no-nonsense corporatie die zegt wat zij doet en doet wat zij zegt’. De relatie met de huurdersbelangenvereniging is afgelopen jaren verbeterd, maar verdient nog extra aandacht. Ons streven is om de komende jaren nader tot elkaar te komen om te zorgen voor een constructieve samenwerking met een gemeenschappelijk doel: tevreden huurders. Parlementaire enquête De Sleutels heeft in 2013 meegewerkt aan het introductieprogramma voor de parlementaire enquête. Eind oktober 2014 verscheen het rapport van de parlementaire enquête naar woningcorporaties. Zoals te verwachten viel was de commissie zeer kritisch over het functioneren van de corporaties die ze hadden onderzocht. Deze corporaties waren immers geselecteerd, omdat al bekend was dat daar ernstige fouten waren gemaakt. De aanbevelingen van de commissie waren dan ook niet mis en kenden als gemeenschappelijke noemer meer controle, beter toezicht en uitgebreide verantwoording. Gelukkig had de commissie ook lof voor de sector. Buiten kijf stond volgens de commissie dat corporaties wezenlijk bijdragen aan de sociale volkshuisvesting in Nederland. Zij hebben er mede voor gezorgd dat in Nederland geen sprake is van gettovorming of verpauperde woonwijken. Corporaties voeren in veel gevallen met grote inzet en bevlogenheid hun maatschappelijke opgaven uit. Dat is een beeld dat we zeker bij de Sleutels herkennen. Doelstellingenkaart Bij het opstellen van het nieuwe ondernemingsplan heeft de organisatie in 2010 een doelstellingenkaart ingericht. De kracht van de doelstellingenkaart is dat het de organisatie ‘dwingt’ om de strategie duidelijk te formuleren, deze centraal te stellen en om te zetten in actie met strategiekaarten en prestatie-indicatoren. De systematiek kent naast de doelstellingenkaart een rapportagemodel. De kaart is gelijktijdig ontwikkeld met het ondernemingsplan 2011-2015. Het is een hulpmiddel waarmee we in onderlinge samenhang onze plannen in kaart brengen voor de komende jaren. Met het inrichten van de doelstellingenkaart zorgen we dat ons ondernemingsplan voldoende SMART is. Jaarlijks herijken en analyseren we de kaart aan de hand van interne en externe ontwikkelingen, indien gewenst stellen we onze strategie bij en leggen deze vast. Met het rapportagemodel brengen we jaarlijks in kaart of we op koers zijn bij het realiseren van het ondernemingsplan. Dit geeft een helder beeld over waar we op koers zijn en waar we moeten bijsturen. De doelstellingenkaart wordt gebruikt voor borging van onze strategie op de lange termijn. Voor de korte termijn worden de doelstellingen vastgelegd in de afdelingsjaarplannen. Met de lange termijn focus in de doelstellingenkaart en de korte termijn focus in de jaarplannen borgen we de realisatie van ons ondernemingsplan. Integriteit Integriteit is belangrijk voor iedere organisatie. De Sleutels houdt zich bezig met maatschappelijk kapitaal. Daarom staat integriteit bij ons hoog op de agenda. De integriteitscode dient als handleiding voor met name onze zakelijke beslissingen en activiteiten. Onderdeel van de integriteitscode is onze gedragscode. De gedragscode beschrijft algemene, organisatie brede richtlijnen voor gedrag. Daarnaast is er een klokkenluidersregeling vastgesteld. Deze regelt de wijze waarop medewerkers een vermoeden van een misstand kunnen melden. Zowel de integriteitscode als de gedragscode worden regelmatig onder de aandacht van de medewerkers gebracht. Op verschillende plekken in het kantoor is een samenvatting opgehangen van deze code waarin de spelregels van de Sleutels zijn opgenomen. Integriteit is een vast onderdeel in de plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprekken. De Sleutels beschikt over een integriteitscoördinator. De integriteitscoördinator en vertrouwenspersoon bezochten
Jaarverslag 2014
42
teamoverleggen waarin zij hun rollen (en met name ook de verschillen daarin) toelichtten. Daarnaast worden nieuwe medewerkers uitgenodigd voor deze toelichting. In 2014 waren er geen signalen van mogelijke incidenten waarbij onze integriteits- en/of gedragscode niet of niet geheel in acht is genomen.
5.3
Onze organisatie
Onze ambities zijn groot. De sleutel tot succes hiervoor ligt bij ons personeel. Wij onderschrijven de HRM visie en kernideeën van het INK managementmodel waarmee wij optimale inzet creëren door organisatie- en medewerkersbehoeften met elkaar in balans te brengen. Zodoende integreren wij het personeelsbeleid in onze organisatiestrategie. Inleiding Het ondernemingsplan beschrijft onze ambitie voor de periode 2011–2015. Hierin speelt het personeel een hoofdrol; immers gemotiveerde en bevlogen medewerkers zijn in staat om tot maximale prestaties te komen. In de kadernotitie personeelsbeleid hebben we vastgelegd wat nodig is om te excelleren. Wij hebben veel aandacht besteed aan het op onderdelen verder ontwikkelen en implementeren van het personeelsbeleid om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich optimaal inzetten als bron voor succes. Het INK helpt ons met de Plan-Do-Check-Act cyclus sturing te geven aan de veranderprocessen en met de Inspireren-Mobiliseren-Waarderen-Reflecteren cirkel juist de mensgerichte aspecten te borgen. In 2014 legden we net als in 2013 de focus op interne samenwerking. HRM-gesprekscyclus Jaarlijks voeren wij plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprekken met onze medewerkers. De jaarlijkse evaluatie heeft geleid tot enkele aanpassingen in de systematiek. De geconstateerde verbeteringen werden in 2014 in overleg met de OR doorgevoerd. Competentiemanagement Het ingezette competentiemanagement blijft een speerpunt van ons personeelsbeleid. In het ondernemingsplan zijn drie bedrijfsbrede competenties benoemd:
Samenwerken Resultaatverantwoordelijkheid Klantgedrevenheid
Net als in de voorgaande jaren lag de focus in 2014 op samenwerken. Loopbaanbeleid De Sleutels haalt het beste uit de organisatie (=medewerkers) naar boven. Medewerkers worden niet alleen in staat gesteld om door opleidingen in hun eigen functie te groeien, het gaat verder. Via de CAO is bepaald dat alle medewerkers beschikken over een persoonlijk loopbaanbudget. Dit budget kan besteed worden aan cursussen en opleidingen die niet zijn gerelateerd aan de huidige functie. Het loopbaanbeleid binnen de Sleutels heeft als doel om door opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden medewerkers zowel intern als extern breder inzetbaar te maken. Medewerkersonderzoek De Sleutels vindt het belangrijk dat iedereen met plezier en gemotiveerd naar zijn of haar werk gaat. Dit betekent dat we continu letten op een goede sfeer binnen onze organisatie, goede arbeidsomstandigheden, goede onderlinge communicatie, samenwerking en ontwikkelingsmogelijkheden.
Jaarverslag 2014
43
Om te weten wat er leeft en hoe we de tevredenheid kunnen verhogen voeren wij één keer in de twee jaar een medewerkersonderzoek (MO) uit. Met dit instrument kijken we of we op de juiste weg zitten met de doorgevoerde verbeteringen en of wellicht nieuwe punten onze aandacht nodig hebben. Het onderzoek maakt duidelijk waar de goede punten en waar de mogelijke knelpunten zitten. Eind 2013 heeft wederom een MO plaatsgehad. Het onderzoek was in een iets andere vorm gegoten. Hierdoor worden bij de uitslagen al gelijk enkele verbeterrichtingen zichtbaar. De uitslagen zijn in januari 2014 bekend gemaakt. In algemene zin is er op alle onderdelen een stijgende lijn te zien in de uitkomsten ten opzichte van de vorige meting. De algehele tevredenheid is gestegen van een 7,7 naar een 8,1. Toch blijven er ook aandachtspunten. Het meest genoemde verbeterpunt blijft de interne samenwerking. Dit blijft nog steeds organisatie breed een punt dat verbetering behoeft. In 2014 volgde een vervolgtraject waarin leidinggevenden en medewerkers hun trots- en verbeterpunten verder uitwerkten en een actieplan opstelden. Arbobeleid Gezonde en tevreden medewerkers leveren betere prestaties. De Sleutels heeft een kadernota arbobeleid. De wetgeving betreffende ARBO is bepalend voor deze kadernota. De Sleutels vindt het arbobeleid een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. De Sleutels investeert daarom ook in preventieve maatregelen. Evaluatie Arbodienst Wij evalueerden de dienstverlening van de Arbodienst. Naar aanleiding hiervan maakten we, mede in het licht van het hoge verzuimpercentage, een aantal aanvullende afspraken over de ondersteuning en samenwerking met de Arbodienst en wederzijdse verwachtingen. Arbeidsinspectie Zowel in 2013 als in 2014 voerde de Inspectie SZW een inspectiebezoek bij ons uit waarbij zij zich richtte op de naleving van de bepalingen rondom agressie en geweld. De Inspectie sprak verschillende medewerkers met klantcontact alsook een afvaardiging van de OR en P&O. Daarnaast keek zij ook naar de relevante arbobeleidsdocumenten. Na de inspecties ontvingen we een brief van de Inspectie SZW waarin aangegeven is dat bij ons geen overtredingen zijn geconstateerd. Het bestaande agressie/veiligheidsprotocol is door de werkgroep onder de loep genomen en heeft een aantal verbeterpunten voorgesteld. De OR en het MT hebben hiermee ingestemd. Verzuimbeleid In het ondernemingsplan stelden wij het streefcijfer van 4% vast. De gezondheid en inzetbaarheid van de medewerkers is ook de pijler van het verzuimbeleid. In 2013 bedroeg het verzuimpercentage 6,2%. In 2014 is het verzuim met 1,2% afgenomen, namelijk naar 5%. Het toch nog te hoge verzuimcijfer is te verklaren door het hoge aantal langdurig arbeidsongeschikten. In 2013 was het langdurig verzuim 3,8% en in 2014 bedroeg dit 2,7%. Het betreffen zowel fysieke als psychische klachten en deze zijn niet aanwijsbaar arbeid gerelateerd. Het kort verzuim en middellang verzuim zijn ten opzichte van vorig jaar iets gewijzigd. Het korte verzuim bedroeg in 2013 1,7% en het middellange verzuim 0,6%. Dit was in 2014 respectievelijk 1,1% en 1,3%. We zijn 2014 geëindigd met een meldingsfrequentie van 1,5 (dat is precies de gestelde norm).
Jaarverslag 2014
44
Asbestbeleid De Sleutels is gestart met het opstellen van het asbestbeleid in samenwerking met een extern adviesbureau. Een interne werkgroep heeft input geleverd waar het gaat om asbest in relatie tot medewerkers van de Sleutels. In 2014 informeerden wij medewerkers hoe te handelen wanneer er mogelijk asbest in een woning aanwezig is. Afspraak Vestia Als onderdeel van de aankoop van een complex van Vestia zijn we overeengekomen dat Vestia door de Sleutels op de hoogte wordt gesteld van alle interne vacatures. Deze afspraak blijft bestaan totdat we een medewerker van Vestia voor minstens een halve fte in dienst hebben genomen. Deze afspraak is in 2012 tot stand gekomen. In 2014 zijn alle vacatures naar Vestia gestuurd. Via deze route hebben wij in 2014 een tijdelijke parttime kracht weten aan te trekken voor ondersteuning op facilitaire zaken. Nieuwe medewerkers Nieuwe medewerkers krijgen bij de Sleutels een inwerkprogramma ondersteund door externe trainingen op gebied van volkshuisvesting, klantgericht corresponderen en vakspecifieke trainingen, zoals agressie- en asbestherkenningstrainingen. Onderdeel van het inwerkprogramma is ook een kennismakingsgesprek met de integriteitscoördinator en de vertrouwenspersoon. Toekomstige beroepsbevolking Ook in haar rol van werkgever draagt de Sleutels het maatschappelijk ondernemen uit. Zo is de Sleutels Erkend Leerbedrijf conform de Wet Educatie en Beroepsonderwijs. Het inzetten van stagiairs is voor zowel de stagiairs als voor de Sleutels van belang. De stagiair zet theoretische kennis om in praktische ervaring. Op deze wijze houden wij elkaar op de hoogte van onder meer recente wetenschappelijke, juridische en arbeidsmarktgerichte kennis. Het aanbieden van stages is ook een wervingsinstrument. Stagiairs kunnen immers door de Sleutels worden benaderd voor een dienstverband. In 2014 ontvingen wij 87 stage verzoeken. In 2014 heeft de Sleutels zes stagiairs gehad. Twee van de stagiairs waren afstudeerders. Vijf van de stagiairs startten in 2013. De stageperiodes liepen door in 2014. Werving en selectie In 2014 hadden wij vijf vacatures, waarvan wij er één intern invulden. Er zijn vier nieuwe medewerkers in dienst getreden. Vier medewerkers verlieten de organisatie. 5.3.1 Verbeteren van de organisatie INK Het INK helpt ons met de Plan-Do-Check-Act cyclus sturing te geven aan de veranderprocessen en met de Inspireren-Mobiliseren-Waarderen-Reflecteren cirkel juist de mensgerichte aspecten te borgen. In 2014 legden we net als voorgaande jaren de focus op interne samenwerking. Inkoopbeleid Er vond onderzoek plaats naar de afspraken rondom het inkopen van goederen en diensten. De bevindingen worden gebruikt bij de vorming van het inkoopbeleid dat in 2015 zijn beslag krijgt. ICT-strategie en beleidsplan In 2014 is ICT Strategie en Beleidsplan vastgesteld. Hiermee is tevens de projectenkalender voor de komende vier jaren bepaald en daarmee is het startsein gegeven voor diverse gerelateerde projecten. Een aantal projecten start in 2015. Deze projecten zijn in het jaarplan voor 2015 opgenomen.
Jaarverslag 2014
45
Digitaliseren/DIV Beleid Onderdeel van de documentenhuishouding is het digitale archief. In het kader van ‘huis op orde’ is ervoor gekozen om organisatie breed vanuit een centrale schijf te gaan werken. 90% Van alle data is in 2014 overgezet naar deze centrale schijf. In 2014 is er voor het verwerken van de verhuur- en deurwaardersdossiers extra ondersteuning ingehuurd. Het effect van deze ondersteuning is inmiddels duidelijk zichtbaar: er is een flinke efficiencyslag gemaakt. De achterstanden zijn weggewerkt en alle dossiers zijn digitaal beschikbaar. Dit zorgt ervoor dat o.a. de makelaars minder tijd kwijt zijn met zoeken in papieren dossiers omdat zij deze nu digitaal kunnen raadplegen. ICT Benchmark In 2014 namen we voor de tweede keer deel aan de ICT-Benchmark voor woningcorporaties. Door deel te nemen aan de benchmark zijn wij onderdeel van een platform dat gericht is op kosten/batenmanagement van ICT en krijgen wij inzicht in onze ICT-kosten en kostenontwikkeling. De uitkomsten van deze Benchmark gebruikten wij als input voor onze ICT-strategie. Wij constateren aan de hand van de uitkomsten dat de ICT-kosten binnen de Sleutels rond het gemiddelde liggen. Nieuw onderhoudspakket, inclusief conditiemeting Gedurende 2014 is het programma Vastware geïnstalleerd, ingericht en is het woningbestand ingevoerd. Het invoeren van de conditiemeting heeft in 2015 plaats. Alle contracten, cv-ketels (op VHE-niveau) en wet- en regelgeving (zoals legionellapreventie en liften) zijn opgevoerd, evenals de onderhoudsgegevens per complex. In 2014 zijn 142 van de 276 technische complexen gereed. Risicomanagement Het risicomanagementbeleid is in 2014 gebruikt als leidraad voor beslissingen. Het uitgangspunt van het beleid is dat we risico beperkend zijn en dat we onze risico’s periodiek vastleggen en zichtbaar beheersen. In het risicomanagementbeleid maken we onderscheid tussen strategisch, tactisch en operationeel risicomanagement. Per niveau hebben we uitgewerkt hoe we de risico’s zichtbaar beheersen en actief sturen. In de interne rapportages beschrijven we de beheersing van risico's en de beheersmaatregelen. Risicoanalyses zijn een vast onderdeel van de procesbeschrijvingen en interne besluitvormingsdocumenten. De risicobeheersing is zichtbaar geïntegreerd in de lopende projecten en de jaarlijkse planningscyclus. Het meerjarenbeeld is ook in 2014 getoetst op basis van scenario’s. Voor de verdere uitwerking van onze vastgoedportefeuillerisico’s hebben we een investeringsstatuut opgesteld. De rendementen en risico’s en risicobereidheid per type investering stellen we hiermee vooraf vast. In 2014 is de interne beheersing en risicobeheersing beoordeeld door middel van interne controles. Een interne risicoanalyse uit 2013 vormt de basis voor de interne controles in 2014. Aan de hand van het interne controle plan zijn de audits uitgevoerd met een focus op verbeteren en beheersen. Verbeteringen naar aanleiding van interne controles zijn gedurende het jaar geïmplementeerd. Digitaliseren verhuisproces Verbeteren verhuisproces/mobiele opname Om het verhuisproces verder te optimaliseren voor de interne organisatie en de huurder, zijn wij gestart met het geheel digitaliseren van het verhuisproces. Het Woning Opname Systeem (WOS) ondersteunt het proces van de opname bij de vertrekkende bewoner tot aan de verhuring aan de nieuwe huurder. Het gedigitaliseerde proces levert duidelijkheid,
Jaarverslag 2014
46
snelheid en besparing van dossierafhandeling op. De huurder wordt op een eenduidige, duidelijke digitale manier geïnformeerd en ontvangt direct de ondertekende documenten en foto opnames per mail. De voorbereidingen waren eind 2014 nagenoeg afgerond. Begin 2015 zijn we “live” gegaan.
5.3.2 Organogram
Totaal waren er op 31 december 2014 98 medewerkers in dienst, waarvan 45 mannen en 53 vrouwen, die 87,76 fte vertegenwoordigen. De gemiddelde leeftijd bedraagt 45 jaar.
Jaarverslag 2014
47
Verloop
Stand per In dienst Uit dienst Stand per
Aantal FTE medewerkers 31 december 2013 98 88,7 4 4 31 december 2014 98 87,76
Vastgestelde Formatie FTE 87,7
87,65
Mobiliteit De Sleutels streeft een mobiliteitspercentage van 8% na. In 2014 is een mobiliteitspercentage 4% gerealiseerd. Ons mobiliteitscijfer is gebaseerd op het gemiddeld wenselijk verloop binnen de sector. Mobiliteit kent zowel voordelige als nadelige gevolgen. In het kader van stabiliteit en een gezonde bedrijfsvoering is een mobiliteitspercentage van maximaal 8% tot 10% wenselijk. Een hoger mobiliteitspercentage heeft negatieve invloed op de continuïteit van de bedrijfsvoering door tijdsinvestering bij het inwerken van nieuwe medewerkers en het verlies van kennis van vertrekkende medewerkers. Wij streven naar een evenwichtig percentage van 8% zodat zowel de continuïteit is gewaarborgd en vernieuwing plaats heeft in het personeelsbestand. 5.3.3 OR Verslag van de ondernemingsraad 2014 In 2014 is de OR tien keer intern bijeen gekomen om zaken te bespreken. In 2014 heeft acht keer een officiële overlegvergadering met de directeur-bestuurder, het hoofd Interne Zaken en de personeelsadviseur plaats gehad. Daarnaast heeft de OR eenmaal met de RvC van gedachten gewisseld. De OR heeft over de volgende onderwerpen zijn advies / instemming / mening gegeven: • Bezuinigingsvoorstellen personeelskosten, secundaire arbeidsvoorwaarden / bedrijfsgebonden regelingen In 2014 heeft de OR met het personeel en de directeur bestuurder gesproken over voorstellen om te bezuinigen op de bedrijfskosten en meer in het bijzonder op de secundaire arbeidsvoorwaarden. Daar waar mogelijk en zinvol heeft de OR ingestemd met overmatige emolumenten, zoals verstrekking van frisdrank. • Vergoeding werkkleding In 2014 heeft de OR ingestemd met het in lijn met de cao brengen van de verstrekking van werkkleding aan de vaklieden en wijkbeheerders. • Eindejaarsbonus 2014 In 2014 is, mede op voorstel van de OR, afgesproken dat de clean desk als prestatie voor het 1% deel van de eindejaarsbonus zou worden ingezet. Dankzij de inzet van alle medewerkers is deze prestatie gehaald. • Asbestprotocol De OR nam ook in 2014 deel aan de projectgroep die het asbestprotocol actualiseert. Deze actualisatie heeft inmiddels plaats gehad. Het asbestprotocol is opgenomen in het Arbobeleid. De trainingen voor medewerkers die in asbest besmette situaties terecht kunnen komen, zijn begin 2014 gehouden.
Jaarverslag 2014
48
• Beoordelingssystematiek. De beoordelingssystematiek is geëvalueerd. Het principe van de smartu's is als bijzonder complex ervaren en wordt gezien als veroorzaker van veel ongelijkheid. Op voorstel van de directeur-bestuurder zijn de smartu’s uit het beoordelingssysteem geschrapt. Een ruime meerderheid van het personeel heeft hiermee ingestemd. • Actieplannen n.a.v. medewerkersonderzoek 2013 Als vervolg op het medewerkersonderzoek in 2013 hebben alle teams actieplannen opgezet om de knelpunten die in het medewerkersonderzoek naar voren kwamen op te lossen. • Herinrichting team Wijkbeheer Met de OR is een kleine aanpassing in de inrichting van het team Wijkbeheer besproken. De OR heeft hierover positief geadviseerd. • Onderzoek aanpassing intake reparatieverzoeken De OR heeft de verbetering van de intake van reparatieverzoeken besproken. Met ingang van 1 januari 2015 is de intake van reparatieverzoeken weer geheel bij het KlantenContactCentrum ondergebracht.
Samenstelling OR per 31 december 2014
Naam Karin Jansen Giovanni Margaroli Ilona van Rhijn Lea Fasseur Aad van Westbroek
6.
Afdeling Bedrijf en Beleid Vastgoed Bedrijf en beleid Wonen Wonen
OR functie Voorzitter Secretaris Lid Vice voorzitter Lid
Bestuur
De directeur-bestuurder, de Raad van Commissarissen en de Algemene Ledenvergadering zijn verantwoordelijk voor het bestuur en het toezicht op de Sleutels. De bestuurder bestuurt, de Raad controleert en de leden roepen ter verantwoording. Governancecode De Sleutels onderschrijft de beginselen die vastgelegd zijn in de Aedescode en de Governancecode Woningcorporaties. De Sleutels heeft de principes en uitwerkingen zoals opgenomen in de Governancecode Woningcorporaties in 2014 opgevolgd. De algemene ledenvergaderingen maken deel uit van de contacten met en verantwoording aan belanghouders. De Sleutels overlegt frequent op alle niveaus met huurdersorganisaties, gemeenten en maatschappelijke instellingen. In 2014 waren er wederom woondebatten, die dit jaar vaak in het teken stonden van de voorbereiding van de prestatieafspraken. Voorts waren er bijeenkomsten in het kader van decentralisaties en bijeenkomsten over strategische thema’s. De deelname van de directeur-bestuurder en de managers aan stedelijke debatten is te beschouwen als een vorm van contact met belanghouders. In de woondebatten die in
Jaarverslag 2014
49
Leiden en Voorschoten worden georganiseerd zijn betrokkenen uitdrukkelijk en zichtbaar vanuit de Sleutels aanwezig en bereid uitleg van ons handelen te geven. Algemene Ledenvergadering Het aantal leden van de Sleutels per einde 2014 bedroeg 328. In 2014 is de algemene ledenvergadering tweemaal bijeen geweest, op 11 juni en op 12 november. In juni is gestart met een nieuwe opzet van de vergadering: na de opening van de vergadering is er gelegenheid om bewonerszaken te bespreken. De reden voor aanpassing van de opzet is dat op grond van eerdere ALV’s blijkt dat leden soms behoefte hebben om individuele zaken naar voren te brengen die de door hen gehuurde woning betreffen. De nieuwe werkwijze brengt een betere scheiding met “echte” verenigingszaken met zich mee. Vast agendapunt in juni betrof de vaststelling van het jaarverslag en de jaarrekening 2013. Daarbij werd een “verslag over 2013” gepresenteerd met een doorkijk naar 2014. Voorts lag er een voorstel tot aanpassing van de statuten aan de nieuwe Woningwet. Met een kleine aanpassing werden de concept-statuten goedgekeurd. Helaas is het concept (nog) niet in behandeling genomen door het Ministerie, in afwachting van de definitieve vaststelling van de herziene Woningwet door de Tweede én Eerste Kamer. In de najaarsvergadering werden zoals gebruikelijk de plannen voor de toekomst gepresenteerd. Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen (RvC) bestond in 2014 uit vijf personen. De RvC heeft tot taak toezicht te houden op het bestuur en op de algemene gang van zaken bij de Sleutels en de met haar verbonden ondernemingen en staat tevens het bestuur met raad ter zijde. In het verslag van de RvC in dit jaarverslag zijn de taak en werkwijze van de RvC nader beschreven, evenals de wijze waarop de raad hieraan in 2014 invulling heeft gegeven. Het bestuur De vereniging wordt bestuurd door een directie, die bestaat uit één of meer personen; deze is geen lid van de vereniging (art. 9 lid 2 statuten van de Sleutels). De vereniging wordt vertegenwoordigd door de directie (art. 13 lid 1 statuten). Een aantal besluiten van de bestuurder zijn op grond van art. 15 lid 1 van de statuten onderworpen aan goedkeuring van de Raad van Commissarissen. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directie zijn verder uitgewerkt in een directiereglement.
6.1
Raad van Commissarissen
De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Commissarissen zijn omschreven in artikel 21 lid 1 van de statuten. Ze zijn verder uitgewerkt in het reglement voor de Raad van Commissarissen d.d. juni 2010, dat op de website is geplaatst. Samenstelling Raad van Commissarissen Per 1 januari 2014 traden Ton Lindhout en Wiegert van der Meij aan als commissaris bij de Sleutels.
Jaarverslag 2014
50
Gedurende het verslagjaar bestond de Raad uit de volgende leden: Naam, geslacht, geboortedatum: Robert Hein Broekhuijsen, man, voorzitter (7 augustus 1958) Op voordracht van de huurdersbelangenvereniging per 1 januari 2013 Ageeth Ouwehand, vrouw, vice-voorzitter (31 maart 1963) Op voordracht van de OR per 1 januari 2013
Geurt van Randeraat, man (7 februari 1974) Op voordracht van de Raad per 1 november 2011
Ton Lindhout, man (16 maart 1952) Op voordracht van de huurdersbelangenvereniging per 1 januari 2014 Wiegert van der Meij, man (27 januari 1969) Op voordracht van de Raad per 1 januari 2014
Functies en relevante nevenfuncties: Partner Ivy Advocaten Lid van het Hof van Discipline van de Orde van Advocaten Lid Raad van deskundigen Transparency International Nederland Lid curatorium opleiding post doctorale opleiding Forensisch Financieel Deskundige Erasmus universiteit Lid Raad van Bestuur Argos Zorggroep Voorzitter bestuur VPTZ Nederland Forumlid Centrum voor Ethiek en Gezondheid Plaatsvervangend lid Adviescommissie Rechtspositionele bezwaren Leids Universitair Medisch Centrum Extern lid Klachtencommissie Leids Universitair Medisch Centrum Bestuurslid Stichting Atletiek Vereniging Rijnsoever te Katwijk Zelfstandig ondernemer Directeur opleiding Master City Developer Directeur/eigenaar van SITE Urban Development Mede-eigenaar Zorgboerderij Hoogkamer te Koudekerk Gastdocent gebiedsontwikkeling TU Delft Redactieraad gebiedsontwikkelingen.nu Lid bestuur Stichting Forum voor stedelijke ontwikkeling Strategisch adviseur Wonen en Programma's bij de gemeente Utrecht
Register-accountant Interim CFO
De Raad heeft een drietal subcommissies ingesteld ter ondersteuning van het toezicht:
een Auditcommissie: bestaande uit Ageeth Ouwehand en Wiegert van der Meij; een Commissie Projectontwikkeling: bestaande uit Geurt van Randeraat en Ton Lindhout en een Remuneratiecommissie: bestaande uit Ageeth Ouwehand en Robert Hein Broekhuijsen.
De taak van deze zogeheten subcommissies is voorbereiding van de besluitvorming van de Raad. De commissies voorzien de Raad van advies. De commissies werken volgens een vastgestelde werkwijze. De Raad ontvangt van elk van de commissie een verslag van de beraadslagingen en bevindingen. Rooster van aftreden 30 oktober 2015 31 december 2016
Jaarverslag 2014
Geurt van Randeraat Ageeth Ouwehand
51
31 december 2016 31 december 2017 31 december 2017
Robert Hein Broekhuijsen Ton Lindhout Wiegert van der Meij
Op dit moment bevinden alle leden zich in hun eerste termijn. Profiel Raad van Commissarissen Voor het profiel van de Raad van Commissarissen verwijzen wij naar de website. Het profiel is niet ingrijpend gewijzigd gedurende dit verslagjaar. We denken een evenwichtig samengestelde Raad te hebben bereikt door een goede mix van kennis, kwaliteiten en eigenschappen. Aan de ene kant is er sprake van relatief veel bestuurlijke ervaring, anderzijds van volkshuisvestingsdeskundigheid, bedrijfseconomische deskundigheid, projectdeskundigheid en juridische deskundigheid. Integriteit Bij de vervulling van de vacatures wordt uitdrukkelijk gelet op mogelijke belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling. Noch uit externe contacten noch uit interne contacten is ons gebleken van enige belangenverstrengeling of schending van de integriteitcode zoals door ons als leidraad wordt gehanteerd. De criteria van de statuten en van de Governancecode Woningcorporaties zijn richtinggevend. De onafhankelijkheid van ieder van de leden is niet in het geding en er spelen geen tegenstrijdige belangen. Werkzaamheden a. Algemeen organisatorisch De Raad kwam viermaal bijeen voor reguliere vergaderingen. Daarnaast waren er gedurende het verslagjaar nog drie extra vergaderingen. Deze hadden specifiek betrekking op: o het huurbeleid 2014-2017 en de huurverhoging 2014; o het concept-visitatierapport en o betaalbaarheid en huurbeleid / huurverhoging 2015 en het investeringsstatuut 2015. Tot slot waren er nog een tweetal beleidsochtenden. De belangrijkste thema’s tijdens deze ochtenden waren “Ketensamenwerking in vastgoed” en “Toezicht vanuit de essentie van de corporatie” (dialoog commissaris en risico). Voorafgaand aan elke reguliere vergadering had de voorzitter van de Raad een voorbespreking over de agenda met de directeur-bestuurder. Ook bespraken de voorzitter en de directeur-bestuurder op dat moment de tussentijdse ontwikkelingen. De voorzitter en de vice-voorzitter hadden jaargesprekken met een vertegenwoordiging van de Ondernemingsraad en met de leden van het managementteam. De voorzitter had samen met één van de andere leden van de Raad een jaargesprek met vertegenwoordigers van huurderbelangenvereniging De Eendracht (HBE). De landelijke en lokaalpolitieke ontwikkelingen werden gevolgd en leidden regelmatig tot overleg met de directeur-bestuurder. Berichten over de corporatie in de regionale media werden door de directeur-bestuurder tijdig gemeld aan de Raad en leidden zo nodig tot onderlinge afstemming en actie. Leden van de Raad participeerden bij bijeenkomsten van het Leidse woondebat. Zoals gebruikelijk waren er twee algemene ledenvergaderingen; deze werden voorgezeten door de voorzitter van de Raad. De leden van de Raad zijn allen lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). Eén lid van de Raad volgde een tweedaagse introductiecursus voor nieuwe commissarissen, alsmede een masterclass “Nieuw overheidsbeleid en strategische keuzes van de corporatie”. Eén lid van de Raad heeft de training “Basiskennis voor toezicht op financiën” gevolgd.
Jaarverslag 2014
52
b. Financieel De Auditcommissie kwam in het verslagjaar zes maal bijeen ter bespreking van de financieel-technische zaken, waaronder de financiële jaarstukken, treasury, liquiditeitsprognoses, fiscaliteiten, risicomanagement, interne controle en de controle werkzaamheden van de accountant. De commissie heeft zich intensief bezig gehouden het werven en selecteren van een nieuwe accountant. De financiële jaarstukken 2013 werden door de Raad in aanwezigheid van de accountant besproken. Deze betroffen het jaarverslag, de jaarrekening, incl. het accountantsverslag en de controleverklaring van de accountant. Voorts werden, na voorbespreking/voorbereiding door de Auditcommissie, in de Raad besproken: de jaarrekening 2013 van SPO B.V., de RvC-rapportages, de update van het meerjarenbeeld 2014-2023, de begroting 2015, incl. het meerjarenbeeld 20152024, de interim-controle / managementletter 2014, het investeringsstatuut, de benoeming van de geselecteerde accountant. Tijdens één van de reguliere vergaderingen is ten behoeve van de Raad specifiek aandacht geschonken aan een algemene uitleg over financiële kengetallen. c. Projecten De Commissie Projectontwikkeling is vier maal bijeen geweest. De belangrijkste onderwerpen betroffen de projectenportefeuille: de stand van zaken van de lopende projecten (Van Voorthuijsen, Jan Evertsenlaan en de noordelijke blokken van de Oude Kooi), planning & control van projecten in zijn algemeenheid en het jaarplan 2015 van de afdeling Vastgoed/projecten 2015. Specifiek thema was de “Evaluatie woonlastenregeling”. De volgende projecten werden in de Raad besproken en goedgekeurd: projectnotitie aanpak Jan Evertsenlaan fase 2; projectnotitie nieuwbouw noordelijke blokken de Oude Kooi; vervolgstappen Jan Evertsenlaan fase 2. De Commissie Projectontwikkeling heeft de Raad van advies gediend ten aanzien van deze projecten. Naast de directeur-bestuurder werd de Raad daarbij over deze onderwerpen ook geïnformeerd door leden van het managementteam. Ter informatie ontving de Raad de navolgende stukken: evaluatienotitie Castellumweg (renovatie 60 app.), wijzigingen projectnotitie nieuwbouw Tuinstadwijk (fase 3), evaluatienotitie Tuinstadwijk fase 2 groot onderhoud, plan van aanpak gebiedsvisie Prinsessenbuurt en de Hoven, startnotitie Albert Verweijstraat. Remuneratierapport Voor de bezoldiging van de directeur-bestuurder en van de leden van de Raad gelden: de in 2013 in werking getreden “Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector” (WNT) en de “Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting 2014” (Regeling 2014). Deze regeling geeft aanvullende normen op de WNT, specifiek voor de corporatiesector. De WNT is van toepassing op de publieke sector en het deel van de semipublieke sector dat (relatief) dicht bij de publieke sector staat. Het houdt in dat geen bezoldigingen mogen worden afgesproken die boven het in deze wet vastgelegde maximum uitgaan. Voorts bepaalt de WNT dat de bezoldiging van leden, respectievelijk voorzitters van een RvC per kalenderjaar niet meer mag bedragen dan 5 respectievelijk 7,5% van het voor de bestuurder van de betreffende instelling geldende bezoldigingsmaximum. Tot slot kent de WNT een overgangsrecht voor bezoldigingsafspraken die het wettelijk bezoldigingsmaximum van de WNT te boven gaan. Dit recht houdt concreet in dat vóór 1 januari 2014 overeengekomen bezoldigingsafspraken gedurende een termijn van vier jaar worden gerespecteerd en vervolgens in een periode van drie jaar volgens het in de WNT voorgeschreven ritme worden teruggebracht naar het wettelijk
Jaarverslag 2014
53
bezoldigingsmaximum. Bij nieuwe benoemingen dan wel herbenoemingen gaat de WNT direct gelden. Bezoldiging RvC de Sleutels 2014: De vergoedingen voor de leden van de Raad bedroegen in 2014 € 11.585 voor de voorzitter en € 8.275 voor de afzonderlijke leden (alle bedragen zijn exclusief BTW). Deze bedragen zijn vastgesteld in 2012 en liggen boven de maximale bezoldiging op grond van de specifiek voor de corporatiesector geldende Regeling 2014. Op grond van de Regeling 2014 bedraagt de maximale vergoeding voor een bestuurder € 148.800 en dit betekent een maximale vergoeding voor de voorzitter van de RvC van 7,5% van € 148.800 = € 11.160 en voor de leden 5% van € 148.800 = € 7.440. De Raad heeft op voorstel van de Remuneratiecommissie besloten gebruik te maken van de wettelijke overgangsregeling. De huidige jaarlijkse vergoedingen blijven gehandhaafd tot het einde van de overgangsregeling, i.c. einde 2017. Tussentijds worden geen indexeringen toegepast. Bij de eerste herbenoeming in 2015 gaat voor het betreffende RvC-lid de WNT / Regeling gelden en wordt de vergoeding aangepast aan het wettelijk maximum. De totale kosten van de vijf leden van de Raad in 2014 bedragen € 67.179 (2013: € 90.545, zes leden). De in de totale kosten opgenomen vergoeding voor de vijf leden van de Raad van Commissarissen gezamenlijk bedraagt € 44.685 (2013: € 52.660 excl. btw, zes leden). Bezoldiging directeur-bestuurder 2014: De RvC stelt het salaris en de overige arbeidsvoorwaarden van de directeur-bestuurder vast. Ieder jaar voert de Remuneratiecommissie een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek met de directeur-bestuurder. Als beloningsbeleid is op 10 juni 2014 op voorstel van de Remuneratiecommissie vastgesteld dat: het salaris van de directeur-bestuurder wordt geïndexeerd conform de cao-stijging; per 1 januari 2014 een periodieke verhoging van 3% wordt toegekend, om reden dat het salaris sinds de indiensttreding in 2011 niet periodiek verhoogd is en vanwege de goede prestaties van de directeur-bestuurder sinds haar indiensttreding. Zelfevaluatie Zelfevaluatie was onderdeel van de beleidsochtend in september. In eigen kring is toen gesproken over de rol en taken van de Raad. In november heeft een zelfevaluatie plaatsgevonden onder leiding van Maarten den Ottolander van “Partner in Toezicht”: “board evaluatie en strategie”. Het doel van de evaluatie was op de eerste plaats een betere teamvorming in de Raad (taakverdeling, rolopvatting). Daarnaast is gesproken over het beeld van de organisatie en de rolverdeling tussen de Raad en de directeur-bestuurder. Strategische thema’s betroffen: de taakopvatting met betrekking tot de maatschappelijke rol van de Sleutels; het spanningsveld tussen de betaalbaarheid van woningen, vooral op de kortere termijn, en de instandhouding van woningen op de langere termijn, resulterend in investeringen (inzet van maatschappelijk vermogen). De toekomst In de stad staan op diverse plaatsen grote borden die aangeven dat de Sleutels nieuwe woningen bouwt. Denk bijvoorbeeld aan de locatie Prinsenhoek waar 178 appartementen worden gebouwd. Ook op diverse andere locaties wordt er druk gebouwd of gerenoveerd. Er worden al weer voorbereidingen getroffen voor nieuwe projecten. Hoewel grote investeringen worden gedaan, is de Sleutels gelukkig solide genoeg om ook in de toekomst in staat te zijn de noodzakelijke renovatie te laten plaats hebben. En er moet nog veel gebeuren. Grote investeringen blijven noodzakelijk om onze woningen de tand des tijds te laten doorstaan. Het is de uitdaging om daarbij de huren zo sociaal mogelijk te houden en toch voldoende te kunnen investeren om ook in de toekomst
Jaarverslag 2014
54
goede woningen te kunnen bieden aan onze verschillende doelgroepen. Aan gezinnen, alleenstaanden, aan ouderen, jongeren etc. Veel dank zijn wij verschuldigd aan de belangenvereniging HBE en de bewonerscommissies die actief betrokken zijn bij de soms ingewikkelde afwegingen die de Sleutels moet maken. Ook zijn wij dank verschuldigd aan de medewerkers van de Sleutels die ook dit jaar weer veel mogelijk hebben gemaakt. Verklaring Raad van Commissarissen Op 9 juni 2015 hebben de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder dit jaarverslag en de bijbehorende jaarstukken over 2014 besproken. Tevens heeft de Raad met instemming kennis genomen van de over de jaarrekening en het jaarverslag uitgebrachte verklaring BDO. Zoals in het verslag naar voren komt, zijn de middelen van woningbouwvereniging de Sleutels uitsluitend besteed aan het belang van de volkshuisvesting. Activiteiten hebben slechts plaatsgevonden ten behoeve van de volkshuisvesting en de leefbaarheid in woningen, woongebouwen en woonwijken, een en ander conform de statuten van de vereniging. De woongelegenheden liggen binnen het statutaire werkgebied. Met betrekking tot beleggen en verbintenissen zijn geen risicovolle posities ingenomen. Uit externe en interne contacten is gebleken dat integriteitregels, zoals vastgelegd in statuten en integriteitbeleid, niet zijn geschonden. De Raad heeft voor ieder individueel lid vastgesteld dat de onafhankelijkheid niet in het geding is en dat er geen tegenstrijdige belangen spelen. Robert Hein Broekhuijsen Voorzitter
6.2
Directeur-bestuurder
Sinds 1 maart 2011 is Gerda van den Berg directeur-bestuurder van de Sleutels. Taak en Werkwijze De directeur-bestuurder is belast met het besturen van de Sleutels. Dit houdt onder meer in dat zij verantwoordelijk is voor: • • • • • •
de realisatie van de doelstellingen de strategie de financiering het beleid de resultatenontwikkeling het beleid ten aanzien van deelnemingen van de corporatie.
De directeur-bestuurder legt hierover verantwoording af aan de Raad van Commissarissen (RvC). De directeur-bestuurder richt zich bij de vervulling van haar taak naar het belang van de woningcorporatie in het licht van haar volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de woningcorporatie betrokkenen af. De directeur-bestuurder verschaft de RvC tijdig de informatie die nodig is voor de uitoefening van de taak van de RvC. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving en voor het beheersen van de risico’s verbonden aan de activiteiten van de woningcorporatie. De directeur-bestuurder rapporteert hierover en bespreekt de interne risicobeheersings- en controlesystemen met de door de RvC ingestelde Auditcommissie, alvorens ze voor te leggen aan de RvC.
Jaarverslag 2014
55
Tegenstrijdige belangen Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de Sleutels en de directeurbestuurder wordt vermeden. De statuten en de Governancecode Woningcorporaties bevatten een uitwerking van dit belangrijke uitgangspunt. In 2014 is geen sprake geweest van tegenstrijdige belangen met betrekking tot de directeur-bestuurder zoals bedoeld in principe II.3 van de Governancecode. Bestuursbesluiten De belangrijkste bestuursbesluiten 2014 waren: • Het vaststellen van beleidsstukken, waaronder: huurbeleid 2014-2017/ huurverhoging 2014, ketensamenwerking (evaluatie en vervolg), invoering schoonmaakprogramma’s, BOG-beleid, visie leefbaarheid, aanpassing ZAVbeleid/zonnepanelen, strategisch voorraadbeleid, WZW - wonen voor ouderen 2014. • Het vaststellen van de Kadernota 2015. • Het vaststellen van (financiële) stukken waaronder begrotingen, de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening), de meerjarenbegroting 2014-2023 (update/herijking), het afwegingskader investeringen, het kader planmatig onderhoud 2015, procuratie-afspraken, de afdelings-jaarplannen en het sociaal jaarverslag 2013; het meerjarenbeeld 2015-2024. • Het vaststellen van projectstukken, waaronder de projectnotitie Jan Evertsenlaan fase 2, projectnotitie Noordelijke Blokken/de Oude Kooi, evaluatienotitie Tuinstadwijk fase 2 groot onderhoud, startnotities Albert Verweijstraat en Sibeliusstraat. • Het vaststellen van diverse interne (personele) stukken, zoals (aanpassingen van) functiebeschrijvingen, het protocol calamiteiten en incidenten, ICT-strategie en beleidsplan 2014-2018, diverse procesbeschrijvingen. Beleidsdoelstellingen, doelstellingen, strategie en randvoorwaarden De directeur-bestuurder heeft met instemming en goedkeuring van de Raad van Commissarissen haar doelstellingen, strategie en randvoorwaarden geformuleerd in een ondernemingsplan 2011-2015. Met dit ondernemingsplan als basis legt de directeurbestuurder jaarlijks de beleidsvoornemens en jaarbegrotingen voor aan de Raad en rapporteert periodiek over de voortgang hiervan. Horizontale dialoog In het directie-reglement staat beschreven dat de directie zich bij de vervulling van haar taak richt naar het belang van de vereniging in het licht van haar volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling. De directie weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van de bij de vereniging betrokkenen af. Als bij de vereniging betrokkenen kunnen onder meer worden beschouwd bewoners, gemeenten, maatschappelijke organisaties op het terrein van zorg, welzijn en veiligheid en collega-corporaties. Verklaring van de directeur-bestuurder De directeur-bestuurder verklaart dat alle in de jaarrekening 2014 van de woningbouwvereniging de Sleutels verantwoorde uitgaven zijn gedaan in het belang van de volkshuisvesting, dat de integriteitregels zoals vastgelegd in ons integriteitsbeleid niet zijn geschonden, dat haar eigen onafhankelijkheid niet in het geding is en dat geen tegenstrijdige belangen spelen. Bovendien verklaart de directeur-bestuurder dat zij kennis heeft genomen van de bevindingen van de accountant ten aanzien van de jaarrekening 2014 en het jaarverslag 2014 (het volkshuisvestingsverslag) van woningbouwvereniging de Sleutels. Op basis hiervan stelt zij deze stukken vast.
Jaarverslag 2014
56
Ik dank alle medewerkers van de Sleutels voor hun inzet en betrokkenheid in het afgelopen jaar. Samen zorgen wij voor goed wonen voor onze klanten. Gerda van den Berg directeur-bestuurder Remuneratie In dienst per: 1 maart 2011 Salaris van 01-01-2014 tot en met 31-12-2014: € 117.300,- (2013: € 114.100,-) Pensioenvoorziening: € 22.100,- (2013: € 21.400,-) Op 1 januari 2013 is de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) in werking getreden. De Minister heeft voor de corporatiesector aanvullende normen op deze wet vastgesteld: “De Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting”. De Minister heeft eind november 2013 de Regeling 2014 opgesteld. Op grond van deze Regeling geldt voor de directeur-bestuurder een maximale bezoldiging van € 148.800,(beloning, pensioen, onkosten). Nevenfuncties • Lid van de Raad van Toezicht van de Stichting Bureaus Jeugdzorg Haaglanden & Zuid Holland (€ 5.813,-) • Lid van de Raad van Toezicht van BplusC Leiden, bibliotheek plus cultuureducatie (vrijwilligersvergoeding) • Lid bestuur Praktijkschool Waterland te Leiden (onbezoldigd)
7.
Financieel verslag
Algemeen In dit jaarverslag is een balans en winst- en verliesrekening opgenomen, die voldoet aan de richtlijnen van de Raad van de Jaarverslaglegging. Hieronder geven wij een toelichting op hoofdlijnen van de financiële positie en de behaalde resultaten in 2014. Een uitgebreide toelichting op de bezittingen en schulden en de behaalde resultaten is opgenomen in de jaarrekening 2014. Deze is beschikbaar op onze website. Financiële positie De financiële positie is fors verbeterd. Vanwege een aantal grote - incidentele - baten in de jaarrekening zoals het voor het eerst waarderen van een latente belastingvordering, een toename van de marktwaarde en lagere dan eerder geprognosticeerde onrendabele toppen van het vastgoed in ontwikkeling, is een resultaat behaald van € 86,3 miljoen positief in 2014, tegen € 12,8 miljoen negatief in 2013. Als echter de ongerealiseerde waardeveranderingen en de belastinglatentie buiten beschouwing worden gelaten, bedraagt het rendement 3,4% op het eigen vermogen, wat goed te noemen is. Als puur de exploitatie van het vastgoed wordt beschouwd, geschoond van ontwikkelingen en verkopen, dan bedraagt het rendement op het eigen vermogen 2,1%. Wij willen onze volkshuisvestelijke taken ook in de toekomst goed blijven uitvoeren. Onze positieve resultaten worden voor een groot deel ingezet om “onrendabele toppen” van toekomstige investeringen te dekken. Voor een (financieel) gezonde bedrijfsvoering achten wij een procentuele groei van het eigen vermogen nodig, dat, gerekend over meerdere jaren, minimaal gelijk is aan de inflatie.
Jaarverslag 2014
57
Het positieve resultaat laat zich als volgt specificeren: Saldo bedrijfsopbrengsten en bedrijfslasten Saldo waardeveranderingen en rente Latente belastingvordering Positief jaarresultaat
: : : :
€ € € €
25,6 23,4 37,3 86,3
milj. milj milj. milj.
Het eigen vermogen is met dit resultaat toegenomen. Het saldo bedrijfsopbrengsten en bedrijfslasten (€ 25,6 miljoen) wordt in sterke mate positief bepaald door het vrijvallen van voorzieningen onrendabele toppen voor projecten (€ 13,7 miljoen). Effecten voorgenomen regeringsbeleid De Sleutels wordt in haar bedrijfsvoering geconfronteerd met diverse (voorgenomen) regeringsmaatregelen voor de gereguleerde huursector. Deze maatregelen betreffen onder meer de Wet verhuurderheffing en een door het CFV opgelegde heffing voor saneringssteun (bij elkaar ca. € 5,4 miljoen in 2014, deze loopt de komende jaren nog verder op) en een verruiming van de mogelijkheden voor de jaarlijkse huurverhoging. De Sleutels heeft de laatste jaren door een kostenbewuste houding al bespaard op de bedrijfskosten. Verkopen van woningen zijn de afgelopen jaren voorspoedig gegaan en de Sleutels heeft nooit leningen afgesloten met derivaatconstructies. Ingrepen in de bedrijfsvoering dan wel het staken of uitstellen van investeringen is daarom niet nodig gebleken. Om te blijven voldoen aan kengetallen zoals die door externe partijen gehanteerd worden en relevant zijn voor het behouden van toegang tot de kapitaalmarkt, blijft het nodig kritisch te zijn en waar mogelijk te besparen op de bedrijfskosten, de kosten voor (projectmatig) onderhoud en nieuwbouw. Hoewel er op de investeringsbegroting niet direct hoeft te worden bezuinigd, wordt er in de toekomst nog kritischer gekeken naar de passendheid van grote investeringen. De Sleutels heeft in haar projecties rekening gehouden met een huurstijging boven inflatie van 1,5% voor 2015. De Sleutels kan in financieel opzicht de gevolgen van de genoemde heffingen opvangen en verwacht blijvend te kunnen voldoen aan de (WSW en CFV) kengetallen voor solvabiliteit, ICR, loan to value, DSCR en dekkingsgraad. Hiermee verwachten wij toegang te blijven houden tot de kapitaalmarkt. Waardering van bezit en het eigen vermogen op basis van marktwaarde De Sleutels waardeert al met ingang van verslagjaar 2012 het bezit op basis van marktwaarde. In de jaarrekening is een toelichting op de daarbij geldende waarderingsgrondslagen opgenomen. De keuze voor de waardering op marktwaarde is destijds genomen omdat we hiermee een reële waarde presenteren waarmee wij inzichtelijk maken hoe het financiële en maatschappelijk rendement zich verhoudt tot andere corporaties en commerciële vastgoedbedrijven. Naast de waardering op marktwaarde laten we ook zien wat de waarde van de toekomstige kasstromen naar de normen van WSW/ CFV is, de zogenaamde bedrijfswaarde. Waar de marktwaarde aangeeft wat bij benadering de beleggingsopbrengst van het bezit is, geeft de bedrijfswaarde bij benadering aan wat het resultaat is van de toekomstige opbrengsten en kosten bij het blijvend (sociaal) verhuren van het bezit, zonder rekening te houden met een eindwaarde van de opstallen. De waarde van het bezit op marktwaarde (exclusief waardering verkochte Koopgarant woningen en onderhanden werk) is met € 27 miljoen toegenomen tot € 787 miljoen (bedrijfswaarde € 295 miljoen). Het eigen vermogen bedraagt op basis van marktwaardewaardering € 697 miljoen, hetgeen een hoge solvabiliteit oplevert. Het eigen vermogen op basis van bedrijfswaarde is aanzienlijk lager. Vanwege onze doelstellingen kunnen wij een groot deel van het eigen vermogen gebaseerd op marktwaarde niet aanwenden (beklemd). Voor borging van onze financieringen houden het CFV en het WSW ook normen aan die voor een groot deel zijn gebaseerd op de bedrijfswaarde van het vastgoed.
Jaarverslag 2014
58
De jaarresultaten Vanuit financieel oogpunt heeft de Sleutels ten opzichte van vorig jaar een beter resultaat bereikt. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door een positieve herziening van de onrendabele toppen ten gevolge van (geplande) investeringen, meer huuropbrengsten en lagere lasten projectmatig onderhoud. Daar tegenover stonden hogere lasten voor de verhuurdersheffing. De beoordelingscriteria van het WSW / CFV Voor borging van de leningen kijkt het WSW naar vijf financiële criteria en beoordeelt het WSW de Sleutels op basis van een business-risk model. Die laatste beoordeling heeft eens per drie jaar plaats (voor de Sleutels 2015 of 2016). De vijf financiële criteria betreffen: de Solvabiliteit (op basis van bedrijfswaarde): norm is > 20% de Loan (totaal geborgde leningen) to Value (bedrijfswaarde): norm is < 75% de DSCR (hoe vaak kunnen we rente en theoretische aflossing betalen): norm is >1 de ICR (hoe vaak kunnen we de rente betalen): norm is >1,4 de dekkingsgraad: het percentage geborgde leningen ten opzichte van de WOZ Waarde: norm is < 50% De waarden voor de Sleutels voor 2014 staan vermeld bij de kengetallen, financiële continuïteit. De Sleutels voldoet ruimschoots aan de criteria. In de komende jaren zijn met name de DSCR en de loan to value de meest kritische parameters. De resultaten van de kasstromen De liquiditeitspositie is dit verslagjaar met € 5,4 miljoen toegenomen. De kasstromen tijdens dit verslagjaar zien er op hoofdonderdelen als volgt uit: Uit operationele activiteiten Investeringsactiviteiten en verkopen Uit financieringsactiviteiten Totaal toename liquide middelen
+ + +
€ 5,2 mln. € 22,9 mln. € 23,1 mln. € 5,4 mln.
De liquide middelen bedragen aan het eind van het verslagjaar € 6,6 miljoen. De leningportefeuille De totale leningportefeuille bedroeg per balansdatum 31 december 2014 € 143,7 miljoen (ultimo 2013: € 120,7 miljoen). Alle leningen zijn geborgd door het WSW, dan wel in het verleden via de gemeenten Leiden en Voorschoten aangetrokken. De uitstaande renterisico’s vallen binnen de voorschriften van het WSW. De gemiddelde rente op de leningen bedroeg 3,82% (2013: 4,12%). De gemiddelde looptijd bedraagt 12,4 jaar (2013: 9,3 jaar). Door (vervroegde) aflossingen, en nieuwe financieringen (inclusief opname roll-over lening, € 36 miljoen) is het vreemd vermogen met € 25,4 miljoen toegenomen. Aan transacties in het vreemde vermogen ligt het treasury statuut ten grondslag. Mede op aandringen van het WSW hebben de nieuw aan te trekken en aangetrokken leningen een lange looptijd. Investeringen a. Projectontwikkeling en projectmatig onderhoud Dit jaar is voor € 26,3 miljoen geïnvesteerd in projectontwikkeling (“in exploitatie” en ontwikkeling) (2013: € 12,4 miljoen). b. Maatschappelijke investeringen In 2013 hebben we voor € 25,4 miljoen aan onrendabele investeringen voorzien. In 2014 bedraagt deze voorziening nog € 2,2 miljoen. Waardering vastgoed in ontwikkeling eind 2014 bedroeg € 14,6 miljoen. Totaal onrendabel eind 2014 bedraagt daarmee € 16,8
Jaarverslag 2014
59
miljoen (eind 2013: € 32,6 miljoen). De onrendabele investeringen zijn uitsluitend aangewend aan de volkshuisvesting. Beleggingen We onderschrijven de gedachte dat de sector zelf initiatieven moet blijven ontplooien om middelen op elkaar af te stemmen. In dit verband participeren wij in het Wooninvesteringsfonds met een rentedragende obligatie van € 500.000. In onze vorige jaarrekening hebben wij reeds aangegeven € 250.000 af te schrijven op de obligatie en de ontwikkelingen bij het WIF te blijven volgen. Inmiddels is duidelijk dat er geen nieuwe financiers zijn te vinden voor herfinanciering van de WIF portefeuille. Het vastgoed gaat daarom (hoogstwaarschijnlijk) in de verkoop. Wij zijn van mening dat het uiterst onzeker is of er na verkoop van de woningen nog geld overblijft voor de certificaathouders. De financiële prognoses op basis van toekomstscenario’s rechtvaardigen een afwaardering van de obligatie met 100%. Verbindingen en nevenstructuren Voor de beheersing van risico’s bij de herstructurering voor het Kooiplein heeft de Sleutels een BV opgericht, SPO BV, op 7 april 2010. De activiteiten van SPO BV bestaan uit: het kopen, verkopen, ontwikkelen, bouwen en doen bouwen, beheren en in het algemeen exploiteren van onroerende zaken en andere vermogensbestanddelen. Op 21 juni 2010 hebben de Sleutels en Proper Stok de samenwerkingsovereenkomst Kooiplein Leiden getekend. Als uitvloeisel hiervan is SPO BV op 11 november 2010 een Commanditaire Vennootschap (Kooiplein CV) aangegaan met Proper Stok Groep BV (beherend vennoot) en Probest II BV (een 100% dochter van Proper Stok Groep BV). SPO BV zal slechts optreden als commanditair vennoot en heeft € 1 (= 1%) kapitaal ingebracht. Het totale kapitaal van Kooiplein CV bedraagt € 100. (=100%). De beherend vennoot en/of commandiet Proper Stok dragen integraal zorg voor de financiering van Kooiplein CV, hetzij via een kapitaalstorting, hetzij via een externe financiering. SPO BV staat niet garant voor enig intern of extern aangetrokken kapitaal en kan nooit verplicht worden tot een andere of grotere inbreng dan de ingebrachte € 1. Ook de eventuele financiering van een negatieve cashflow komt voor rekening van de beherend vennoot en/of commandiet Proper Stok (Heijmans). SPO BV is in 2014 geen verplichtingen aangegaan, de kosten bleven in het jaar van oprichting beperkt en zijn lager dan € 5.000. Fiscaliteiten In ons Tax Control Framework is de fiscale beheersing zichtbaar gemaakt. Fiscaal beleid en fiscale strategie zijn uitgewerkt en geïmplementeerd. In 2014 hebben we onverminderd onze interne beheersing op orde gehouden met ons Tax Control Framework. Vennootschapsbelasting Ook in 2014 waren er ontwikkelingen op het gebied van Vennootschapsbelasting. De ontwikkelingen hadden onder meer betrekking op de ANBI status en de waardering voor sloop-nieuwbouw van vastgoed. We hebben de ontwikkelingen op de voet gevolgd en waar nodig onze extern fiscaal adviseurs geconsulteerd. We hebben overleg gehad met de belastinginspecteur waarbij de recente ontwikkelingen binnen de Sleutels en de relevante wet- en regelgeving onderwerp van gesprek waren. De fiscale waarderingsgrondslag voor waardering van ons vastgoed had een prominente plek bij de besprekingen. Met de inspecteur zijn nadere afspraken gemaakt over de fiscale waardering van het vastgoed, dit is met name relevant in verband correcte
Jaarverslag 2014
60
verwerking van dalende WOZ waarde over afgelopen jaren. De aangifte van 2011 is inmiddels afgewikkeld, de formele afwikkeling van de aangifte 2012 loopt nog. De aangifte VPB 2013 is nog niet ingediend. WOZ en waterschapsbelasting In 2014 bedroegen de gemeentelijke belastingen, inclusief de waterschapsbelasting van het Hoogheemraadschap, € 2.135.000 (2013: € 2.156.000). De lokale heffingen voor eigenaren in Leiden behoren tot de hoogste van Nederland. De hoogte van de lokale belasting drukt dan ook ten opzichte van branchegenoten in andere steden zwaar op het exploitatieresultaat. Kostenbeheersing en resultaatverbetering Door deelname aan verschillende benchmarks zijn wij in staat ons te vergelijken met de prestaties van branchegenoten. Doel hiervan is onze resultaten te verbeteren. Voor wat betreft de kostenbeheersing hebben we hier vorderingen gemaakt. De netto bedrijfskosten per verhuureenheid (exclusief verzekeringen en lokale belastingen) zijn ten opzichte van vorig jaar echter iets toegenomen van € 950 naar € 962 per verhuureenheid. Voornaamste oorzaak hiervan is dat er 209 verhuureenheden zijn gesloopt. De bedrijfskosten liggen volgens de rapportage van het Centraal Fonds onder het landelijke gemiddelde, ook zonder correctie wegens onze hogere lokale belastingen. De Sleutels gebruikt naast een Balanced-Score-Cardmodel ook het INK-model als sturingsinstrument. Deze instrumenten zet de Sleutels in om de in het ondernemingsplan genoemde succes en prestatie-indicatoren te koppelen aan SMART benoemde resultaten. Door middel van een tijdregistratie-systeem vindt specifieke kostentoerekening plaats van de personele inzet aan projecten en activiteiten. Buitenlandse activiteiten Samen met de andere Leidse corporaties staan wij garant voor de jaarlijkse rente en aflossing voor een lening van maximaal € 637.063. De afgegeven garantie betreft de jaarlijkse rente en aflossing tot een bedrag van maximaal € 10.000 per jaar gedurende 20 jaar (2011 – 2031). De lening dient ter financiering van de bouw van huizen in Nicaragua. Met deze garantstelling blijven we ruim binnen de door de minister toegestane marge van 0,3 promille per jaar van ons balanstotaal. Doorkijk: Meerjarenprognose 2015-2024 en nieuwe Woningwet In 2014 is de eerste fase van het strategisch voorraadbeleid afgerond. Op basis van dit beleid is een schatting gemaakt voor de investeringen na 2015. Deze prognose is doorgerekend voor de meest kritische (WSW / CFV) parameters als de solvabiliteit (eigen vermogen als percentage balanstotaal op basis bedrijfswaarde), de DSCR (aantal keer dat de rente en theoretische aflossing, gecorrigeerd op basis van WSW uitgangspunten kan worden voldaan) en de Loan to Value (verhouding geborgde leningen ten opzichte van de bedrijfswaarde). In de onderstaande grafieken is het verloop van deze parameters weergegeven, ervan uitgaande dat het strategisch voorraadbeleid (SVB) conform beleid wordt uitgevoerd. Geconcludeerd kan worden dat, bij het hanteren van de huidige uitgangspunten ten aanzien van huurbeleid en Rijksbeleid, de financiële continuïteit van de Sleutels niet in gevaar komt. Een opmerking is echter op zijn plaats. Op dit moment is nog niet bekend wat precies de gevolgen zijn van de herziening van de Woningwet (passend toewijzen, overcompensatie, DAEB NIET-DAEB, bevriezen huurgrenzen, enz.). In de loop van 2015 wordt hierover meer duidelijk (AMVB) en maken we diverse analyses om de grenzen van wat mogelijk is te verkennen. De voorgenomen investeringen worden dan ook bezien in het licht van de nieuwe mogelijkheden.
Jaarverslag 2014
61
Jaarverslag 2014
62
