Jaarverslag 2014
Stichting Amaliazorg Postbus 220 5688 ZL Oirschot
Inhoudsopgave Voorwoord Raad van Bestuur
4
1.
Uitgangspunten van de verslaggeving
5
2. 2.1 2.2
2.4
Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern 2.2.1 Algemeen / rechtsvorm 2.2.2 Locaties / werkeenheden 2.2.3 Organogram 2.2.4 Besturingsmodel / medezeggenschap op hoofdlijnen 2.2.5 Toelatingen Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten 2.3.3 Werkgebieden Samenwerkingsrelaties
6 6 7 7 8 11 12 12 13 13 13 14 15
3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Centrale Cliëntenraad Ondernemingsraad
16 16 16 17 20 21 22
4. 4.1 4.2 4.3
Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Algemeen kwaliteitsbeleid 4.3.1 Kwaliteitsmanagementsysteem 4.3.2 Veiligheid 4.3.3 Gegevensbeveiliging Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten / cliënten 4.4.1 Kwaliteit van Zorg 4.4.1.1 Meting zorginhoudelijke indicatoren (ZI meting) 4.4.1.2 Meting CQ-index 4.4.1.3 Audit en keurmerk 4.4.1.4 Enquêteformulier bij afsluiting van de zorg door overlijden 4.4.1.5 MIC 4.4.2 Commissie zorgzaken / BOPZ 4.4.3 Klachten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.5.1 Personeelsbeleid 4.5.2 Verzuimbeleid 4.5.3 Opleidingen 4.5.4 Roosterstatuut 4.5.5 2014 cijfermatig 4.5.6 Arbo beleid 4.5.7 Vrijwilligers 4.5.8 Onderzoek naar medewerkertevredenheid
30 30 31 31 32 32 33 35 35 35 35 36 36 37 38 39 40 40 40 40 41 41 42 42 42
2.3
4.4
4.5
2
4.6 4.7
Samenleving en belanghebbenden Financieel beleid 4.7.1 Gang van zaken tijdens boekjaar 4.7.2 Toestand per balansdatum 4.7.3 Financiële positie 4.7.4 Vooruitblik 2015 en volgende jaren
43 44 44 45 46 47
5
Jaarrekening 2014
48
3
Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2014 van Stichting Amaliazorg. Met dit jaarverslag legt de Raad van Bestuur verantwoording af over de resultaten van het jaar 2014. Als lezer vindt u informatie over de kwaliteit van zorg, zowel intramuraal als extramuraal, de geregistreerde zorg (productie), de kwaliteit van arbeid, de werkgebieden van Amaliazorg, de belangrijkste samenwerkingspartners, de wijze waarop de Zorgbrede Governance Code is toegepast, de samenwerking met de medezeggenschap en de resultaten op het gebied van het meerjarenbeleid. Amaliazorg werkt en wil werken vanuit vertrouwen naar elkaar, waar leren moet en mag. Hierbij hoort vallen en opstaan. Om dat leerproces te stimuleren wordt er gewerkt op basis van wederzijdse verantwoordelijkheid, waarbij elementen zoals rolverantwoordelijkheid, feedback geven en ontvangen, het aangaan van de dialoog van essentieel belang zijn. Mijn verwachting is dat met een heldere organisatiestructuur en een cultuur die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen een substantiële bijdrage geleverd zal worden aan de uitbouw van de gehele organisatie. De prachtige locaties in combinatie met ons immaterieel erfgoed van de congregaties zijn elke dag een inspiratiebron en maken ons uniek. Deze uitstekende basis gaan we de komende jaren verder uitbouwen door te investeren in de gebouwen, de zichtbaarheid, opleidingen en kennis en kunde. Zorg is mensenwerk. Alleen door de grote inzet van medewerkers en vrijwilligers is het mogelijk om te doen wat we willen, goede zorg en een prettig verblijf organiseren voor de mensen die dat vragen en nodig hebben. Ik wil onze medewerkers en vrijwilligers hiervoor heel hartelijk danken. mr. drs. P.M.L. (Peter) Tijssen Raad van Bestuur Stichting Amaliazorg
4
1.
Uitgangspunten van de verslaggeving
Amaliazorg vindt het van groot belang zich op een open en transparante wijze te verantwoorden en op uitgebreide wijze duidelijk te maken op welke manier uitvoering wordt gegeven aan haar taken. In dit jaarverslag wordt verslag gedaan over de resultaten van het jaar 2014. In het voorliggende document is het maatschappelijk verslag en de jaarrekening van Amaliazorg opgenomen. Het derde onderdeel, DIGI MV, omvat een veelheid van vooral kwantitatieve gegevens. Deze gegevens zijn digitaal toegankelijk via de website www.jaarverslagenzorg.nl. In het maatschappelijk verslag worden de uitgangspunten van de verslaglegging en het profiel van de organisatie weergegeven. Ook wordt aangeven hoe Amaliazorg wordt bestuurd en wat beleid is, zowel het algemeen beleid, het kwaliteitsbeleid, personeelsbeleid als het financiële beleid. De indeling zoals die door het ministerie van VWS is voorgeschreven voor de jaarverantwoording zorginstellingen 2011 is als inhoudsopgave gehanteerd. Het doel van het jaardocument is meervoudig. Naast het afleggen van de maatschappelijke verantwoording wordt beoogd op een uniforme wijze transparant onze verantwoording af te leggen naar de belanghebbenden. Met het opstellen van dit document wordt voldaan aan alle wettelijke verplichtingen rondom informatieverstrekking. Het jaardocument is vastgesteld door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door de Raad van Toezicht. Het jaardocument is gepubliceerd op de website van het CIBG www.jaarverslagenzorg.nl, het ministerie van VWS en onze eigen website www.amaliazorg.nl. Hiermee is het jaardocument voor elke belangstellende toegankelijk.
5
2.
Profiel van de organisatie
2.1 Algemene identificatiegegevens
Naam rechtspersoon Bezoekadres Postadres Plaats Telefoonnummer Identificatienummer NZa Kempenhaeve Hof van Bluyssen Blijendaal
: : : : : :
Stichting Amaliazorg Koestraat 37, 5688 AG Postbus 220, 5688 ZL Oirschot 0499-365959 300-720
Identificatienummer NZa Catharinenberg Van Haarenstaete Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina
:
300-722
: : :
17200931
[email protected] www.amaliazorg.nl
Naam rechtspersoon Bezoekadres Postadres Plaats Telefoonnummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina
: : : : : : : :
Stichting Amaliawonen Koestraat 37, 5688 AG Postbus 220, 5688 ZL Oirschot 0499-365959 41090803
[email protected] www.amaliazorg.nl
6
2.2 Structuur van het concern 2.2.1 Algemeen / rechtsvorm Amaliazorg is voortgekomen uit congregaties en ontstaan uit een fusie. Ze vindt haar bestaansrecht uit een fusie tussen stichting Amalia van Solms en de stichting Franciscanessen van de Heilige Antonius van Padua in Asten en de integratie van het kloosterverzorgingshuis van zusters Ongeschoeide Karmelietessen (o.c.d.). Amaliazorg is een stichting die zich inspant het immateriële erfgoed van congregaties te laten voortbestaan in haar organisatie. De stichting heeft ten doel: Het bieden van huisvesting, verzorging, verpleging, behandeling, begeleiding en andere daaraan te relateren vormen van dienstverlening aan personen in behuizingen, door de stichting zelf of in samenwerking met andere stichtingen en/of verenigingen en instanties gesticht, geëxploiteerd en/of beheerd, een en ander zonder winstoogmerk. Het stimuleren, instellen en/of verzorgen en exploiteren van die voorzieningen, die nodig zijn voor het beleven van een met de mogelijkheden, met de identiteit, en met de leeftijd van de doelgroepen overeenstemmende zinvolle levensperiode zulks in de ruimste zin van het woord. Bij de verwezenlijking van het doel streeft de stichting na te werken vanuit een christelijke levenshouding. De stichting werkt daarbij tevens vanuit een openheid voor ieders eigen beleving en ieders eigen levensbeschouwing, ten opzichte van ieders eigen identiteit, evenals aan een sfeer waarin bestaansvragen van een ieder - cliënt en personeel – aan de orde kunnen komen. Op 29 december 1987 is de Stichting Amaliawonen (voorheen Stefanie Stichting) opgericht. De Stichting stelt zich ten doel, met behoud van eigen zelfstandigheid al dan niet in samenwerking met andere rechts- en natuurlijke personen: het verwerven, het tot stand brengen, het ter huur aanbieden, het in stand houden en het exploiteren van: − − − −
Onroerende zaken, woonvormen, voorzieningen en/of fondsen ter ondersteuning van de verzorging, de verpleging en begeleiding van zorgbehoevende. Voorzieningen en/of fondsen ter vorming, bijscholing, ondersteuning van bestuursleden en personeelsleden, werkzaam in de zorgsector. Voorzieningen en/of fondsen ter stimulering of ondersteuning van initiatieven in de culturele sfeer, ten behoeve van een zinvolle actieve tijdsbesteding. Het verrichten van handelingen die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daar toe bevorderlijk kunnen zijn.
Hoewel juridisch gescheiden zijn de banden met Stichting Amaliazorg niet volledig doorbroken. Tot en met 19 april 2012 werd het bestuur van Stichting Amaliawonen gevormd door de leden van de Raad van Toezicht van Amaliazorg terwijl de directeur/bestuurder van Stichting Amaliazorg fungeerde als vertegenwoordiger namens de Stichting Amaliawonen. Vanaf 20 april 2012 is de bestuursstructuur van Amaliawonen gewijzigd en ingericht overeenkomstig de structuur van Stichting Amaliazorg én fungeert de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht van Stichting Amaliazorg ook als Raad van Bestuur en Raad van Toezicht van de Stichting Amaliawonen. Stichting Amaliazorg blijft zorg dragen voor exploitatie van de zorg in de betrokken gebouwen.
7
2.2.2 Locaties / werkeenheden De Stichting Amaliazorg bestaat uit de volgende locaties / werkeenheden: Kempenhaeve, een woon-zorgcentrum in het dorpscentrum van Oirschot met name gericht op inwoners van Oirschot en de directe omgeving. Dit prachtige monumentale gebouw is verbouwd tot een gebouw met een capaciteit van: 41 plaatsen voor psychogeriatrische (verpleeghuis) bewoners 17 plaatsen voor verzorgingshuisbewoners of kortdurende zorg Extramurale zorg voor cliënten van Sandershof en de Oirsprong Het gebouw beschikt verder over: 6 grote appartementen 2 aanleuncomplexen, Sandershof 44 appartementen en De Oirsprong 15 appartementen. Kempenhaeve is voorzien van een winkel, restaurant, kapel, kapper en pedicure. Eveneens biedt Kempenhaeve ruimte voor ontvangst van familie, vrienden en kennissen. Ook vinden er regelmatig recreatieve en educatieve activiteiten plaats. Kempenhaeve beschikt over een mooie tuin. Tevens zijn de Raad van Bestuur en de ondersteunende diensten van Stichting Amaliazorg hier gevestigd.
Blijendaal is gelegen in het hart van Oirschot en biedt sinds 1991 verzorgingshuiszorg aan de Zuster Karmelietessen. Per juni 2012 zijn ook andere cliënten welkom, niet behorend bij het klooster. Blijendaal is kleinschalig, heeft 14 verpleeghuisplaatsen voor psychogeriatrische cliënten en cliënten met een indicatie voor somatische verpleeghuiszorg. Er wonen zusters in het klooster die mogen rekenen op zorg en begeleiding. In het klooster bevindt zich het museum waaraan een bezoek kan worden gebracht om kennis te maken met de geschiedenis van de orde. Blijendaal is voorzien van een kapel en biedt de faciliteiten van een kapper en pedicure. De locatie beschikt over een mooie tuin met praktische wandelpaden en zitplaatsen.
8
Van Haarenstaete, in Mariaheide, een verpleeghuis dat beschikt over 33 psychogeriatrische plaatsen. Van Haarenstaete in Mariaheide is sinds maart 2009 als zorgcentrum in gebruik. Het beschikt over: 33 plaatsen voor psychogeriatrische (verpleeghuis)bewoners, 3 appartementen waarin zorg geboden kan worden.
Van Haarenstaete is voorzien van een winkel, kapper/pedicure, een activiteitenruimte en een Grand Café. Eveneens biedt Van Haarenstaete ruimte voor ontvangst van familie, vrienden en kennissen en facilitaire diensten zoals een eetpunt en de mogelijkheid om de was te laten verzorgen. Ook vinden er regelmatig recreatieve en educatieve activiteiten plaats. Van Haarenstaete beschikt over een mooi ingerichte binnenplaats.
Hof van Bluyssen, dit, uit verschillende bouwstijlen bestaande, prachtige gebouw is sinds december 2008 een woonzorgcentrum in het centrum van Asten. Het beschikt over: 40 plaatsen voor psychogeriatrische (verpleeghuis) bewoners, 20 plaatsen voor verzorgingshuisbewoners & scheiden van Wonen en Zorg, voorzieningen bestemd voor dagopvang.
Het Hof van Bluyssen is voorzien van een winkel, een restaurant, een recreatiezaal, kapel, kapper en pedicure. Eveneens biedt het Hof van Bluyssen ruimte voor ontvangst van familie, vrienden en kennissen. Ook vinden er regelmatig recreatieve en educatieve activiteiten plaats. Deze prachtige locatie is gelegen aan een parkachtige omgeving waar een wandeling gemaakt kan worden en waarin men ook rustig kan genieten op verschillende zitplaatsen.
9
Catharinenberg, een woonzorgcentrum in het centrum van Oisterwijk bestaat uit: 36 plaatsen voor psychogeriatrische (verpleeghuis)bewoners, 75 aanleunwoningen in samenwerking met Woningstichting Leystromen, waar zorg wordt verleend, Dagopvang, 6 dagen per week, 9 cliënten per dag Thuiszorg middels volledig pakket thuis aan de zusters Franciscanessen.
Catharinenberg is voorzien van een winkel, een restaurant, kapel, kapper en pedicure. Er vinden er regelmatig recreatieve en educatieve activiteiten plaats. Catharinenberg beschikt over een mooie ruime tuin.
10
2.2.3. Organogram
2.2.4 Besturingsmodel / medezeggenschap op hoofdlijnen Gebaseerd op haar missie, kernwaarden, (zorg) visie en strategische ambities streeft Amaliazorg bij het besturen van de organisatie de volgende uitgangspunten na. a. Integrale verantwoordelijkheid op het 1e besturingsniveau; b. Elk besturingsniveau levert zijn eigen toegevoegde waarde aan het primaire proces; c. Taakvolwassen, effectieve uitvoerende teams voor de dienstverlening van Amaliazorg; d. Een transactionele cultuur, waarin de cliënt en de medewerker daadwerkelijk centraal staan in al hun veelzijdigheid; e. De lerende organisatie als ontwikkelingsstrategie. Hierbij hanteert Amaliazorg de vooronderstelling dat daarmee een organisatie-inrichting wordt bewerkstelligd, die managers en medewerkers faciliteert bij het realiseren van de beoogde output resultaten in de dagelijkse praktijk. De besturingsfilosofie van Amaliazorg is “Integraal Management”, als belangrijk middel voor het realiseren van gestelde doelen. Medezeggenschapsorganen binnen de stichting zijn: Een cliëntenraad per locatie en een centrale cliëntenraad; Een centrale ondernemingsraad, waarin iedere locatie vertegenwoordigd is.
2.2.5 Toelatingen Stichting Amaliazorg is in het kader van de Wet toelating zorginstellingen (WTZi), toegelaten voor de functies persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf.
12
2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering Amaliazorg houdt zich vooral bezig met verpleeghuiszorg, aangevuld verzorgingshuiszorg en met extramurale dienstverlening in allerlei vormen.
met
2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens
Aantal / bedrag 2013
Aantal / bedrag 2014
196 9 48 27 280
191 8 67 30 296
205
205
206
205
75.190
74.825
54.671 17.053 71.724
55.487 15.467 70.954
95,4
94,8
(in uren) (in uren)
3.540 8.885 4.269 896 3.563
3.295 11.688 6.380 1.002 3.365
Aantal personeelsleden in loondienst per 31-12: Aantal vrijwilligers per 31-12:
491 236
476 256
Aantal fte in loondienst per 31-12: Inclusief stagiaires Exclusief stagiaires
286,91 280,71
280,06 270,30
Aantal fte in loondienst (gemiddeld) Inclusief stagiaires Exclusief stagiaires
260,05 251,96
260,83 251,32
Bedragen in euro´s 18.101.817 15.855.035 2.246.782
18.209.641 16.049.656 2.159.985
Cliënten Intramurale cliënten per 31-12 Volledig pakket thuis cliënten per 31-12 Extramurale cliënten per 31-12 Dagopvang cliënten per 31-12 Totaal cliënten Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf per 31-12 Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf (gemiddeld) Aantal beschikbare plaatsen in dagen (gemiddeld) (A) Productie Aantal intramurale verpleegdagen Aantal intramurale verzorgingsdagen Totaal dagen (B) Bezettingsgraad intramuraal (in %, B / A) Aantal volledig pakket thuisdagen Extramuraal AWBZ (in uren) Dagopvang (in dagdelen) WMO – huishoudelijke zorg ZIN WMO - huishoudelijke PGB Personeel
Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten
13
2.3.3 Werkgebied De kernactiviteiten worden geboden in de regio’s Noordoost Brabant (Van Haarenstaete te Mariaheide) Midden-Brabant (Catharinenberg te Oisterwijk) Zuidoost-Brabant (Hof van Bluyssen te Asten, Blijendaal en Kempenhaeve Oirschot).
14
2.4 Samenwerkingsrelaties De belangrijkste geformaliseerde samenwerkingsrelaties op basis van overeenkomsten, convenanten of andere afspraken van Stichting Amaliazorg zijn: Cliëntenraad / cliënten / familie en patiënten -/consumentenorganisaties Centrale cliëntenraad stichting Amaliazorg, lokale cliëntenraden Ondernemingsraad / medewerkers Centrale ondernemingsraad stichting Amaliazorg Zorgverzekeraars Zorgkantoor Midden Brabant Zorgkantoor Noordoost Brabant Zorgkantoor Zuid Oost Brabant Congregaties: Congregatie Missiezusters te Asten Congregatie zusters Franciscanessen te Oirschot Zusters Ongeschoeide Karmelietessen (o.c.d.) te Arnhem Overig Arbo Unie, Eindhoven CIZ Huisartsen, Asten Koning Willem 1 college, Tilburg, ’s-Hertogenbosch ROC, Helmond, Veghel Summa college, Eindhoven Mediq apotheek, Veghel Novicare, Best Onis Welzijnsdiensten, Asten Stichting Amaliawonen, Oirschot Woonstichting Leystromen, Rijen Woningbedrijf Laurentius, Breda / Woningcorporatie Wooninc., Eindhoven Andere zorgaanbieders Sint Annaklooster, Eindhoven Sint Jozefoord, Nuland Vughterstede, Vught Joriszorg, Oirschot Samen in zorg, Veghel e.o. Samen voor dementie, Deurne, Asten, Someren Savant, Helmond VVT platform, Eindhoven e.o. Overheden Gemeenten Asten, Veghel, Oirschot, Oisterwijk Ministerie van VWS en de NZA
15
3.
Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap
3.1 Normen voor goed bestuur In november 1999 verscheen het rapport “ Health Care Governance” waarin het concept van corporate governance werd toegepast voor de gezondheidszorg. Het rapport gaf aanbevelingen voor goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording van zorgorganisaties. In 2004 is door een aantal samenwerkende branche organisaties gekozen voor de Zorgbrede governance. De Zorgbrede governance werd met ingang van 1 januari 2006 van kracht. Naar aanleiding van diverse maatschappelijke ontwikkelingen is in 2009 een vernieuwde zorgbrede governance code ontwikkeld. De Zorgbrede governance code 2010 is op 1 januari 2010 van kracht geworden. Met deze code zet de zorgsector een belangrijke stap in het verder professionaliseren van bestuur en toezicht in de sector. Voor alle leden van de deelnemende brancheorganisaties geldt de naleving van de code als lidmaatschapverplichting. Het bestuur van Amaliazorg wordt gevormd door een eenhoofdige Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht houdt toezicht op de Raad van Bestuur en bestaat uit 6 leden. Geen van de leden heeft op enigerlei wijze een verbinding met Amaliazorg, anders dan uit hoofde van het lidmaatschap van de Raad. 3.2 Raad van Bestuur De Raad van Bestuur bestuurt de stichting in goed overleg met de binnen de organisatie functionerende adviesorganen. De Raad van Bestuur laat zich in de uitvoering van haar bestuurstaak leiden door de in de statuten geformuleerde doelstelling van de stichting en zij houdt oog op het belang van de organisatie van de stichting in relatie tot haar maatschappelijke functie. De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor de algemene zaken, voor de beleidsvorming en beleidsuitvoering. De Raad van Bestuur bestaat statutair uit één lid. De Raad van Bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht in periodiek overleg tussen beide organen en op momenten waarop de Raad van Toezicht deze verantwoording vraagt. Sinds 8 oktober 2012 is de heer mr. drs. P.M.L. Tijssen directeur/bestuurder van Stichting Amaliazorg en Amaliawonen. Samenstelling Raad van Bestuur op 31 december 2014 Naam
Hoofdfunctie
Relevante nevenfuncties
mr. drs. P.M.L. Tijssen AC
Directeur/bestuurder Stichting Amaliazorg en Stichting Amaliawonen
- Lid Raad van Toezicht LEV groep - Lid algemeen bestuur Waterschap de Dommel
Bezoldiging De bezoldiging van de Raad van Bestuur is, conform Jaarverslaggeving WTZi, vermeld in de jaarrekening. De bestuurdersbeloning is gebaseerd op de Beloningscode bestuurders in de zorg (BBZ).
16
3.3 Raad van Toezicht Verantwoording Raad van Toezicht Het opstellen van het jaarlijkse directieverslag is een goed moment om terug te kijken op de rol die de Raad van Toezicht vanuit haar specifieke verantwoordelijkheid heeft vervuld in het afgelopen jaar. De externe omgeving van de zorg heeft de laatste jaren ingrijpende veranderingen ondergaan waardoor zorginstellingen worden geconfronteerd met een steeds wisselend perspectief. Dit vraagt van bestuurders en toezichthouders flexibiliteit, aanpassingsvermogen en veranderingsbereidheid. Het beleidsplan 2015 - 2018 “Samen vooruit”, dat met inbreng van medewerkers, vrijwilligers, bewoners en overige stakeholders tot stand is gekomen, zal in belangrijke mate bijdragen om de organisatie op de juiste koers te houden. Naast het houden van toezicht op een stabiele en maatschappelijk verantwoorde koers neemt hierdoor het belang van Raad van Toezicht als sparringpartner van de Raad van Bestuur toe. Daarbij is het de kunst om voortdurend op zoek te gaan naar het juiste evenwicht tussen een kritische houding en vertrouwen enerzijds en tussen betrokkenheid en distantie anderzijds. In het afgelopen jaar heeft dit samenspel tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht zich verder positief ontwikkeld. Dit kwam duidelijk tot uitdrukking in de evaluatie van het functioneren van zowel de Raad van Toezicht als van Raad van Bestuur. Voor een Raad van Toezicht is het weer mooi om te zien dat medewerkers en vrijwilligers van Amaliazorg zich ook in het afgelopen jaar sterk betrokken voelden bij de organisatie en zich met veel passie hebben ingezet voor de dagelijkse zorg van onze cliënten. Dat dit ook door anderen werd gezien en gewaardeerd bewijst het behalen van de triple-A status. Dit versterkt de saamhorigheid en het vertrouwen en biedt daarnaast perspectief voor de toekomst. Invulling van taken De Raad van Toezicht heeft in het afgelopen jaar integraal toezicht gehouden op het bestuur van de organisatie en de legitimiteit van het gevoerde beleid bewaakt. Uitgangspunt vormde de Zorgbrede Governance Code als belangrijk fundament voor de wijze waarop het toezicht binnen Amaliazorg werd georganiseerd. Periodiek heeft de Raad van Toezicht overleg gevoerd met de Raad van Bestuur en onderhield de gebruikelijke contacten met het managementteam, de ondernemingsraad en de centrale cliëntenraad. Bij de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht zijn de samenstelling van de Raad, het functioneren van de Raad en het functioneren van de commissies aan de orde gekomen en vastgelegd in een verslag. Op de genoemde punten gaf dit een positief beeld. Commissies Binnen de Raad van Toezicht waren drie separate commissies ingesteld: de financiële commissie, de remuneratiecommissie en de commissie kwaliteit van zorg. Deze commissies zijn op basis van de expertise van de verschillende leden samengesteld. De invoering van de Wet Normering Topinkomen (WNT) zorgde voor ingrijpende veranderingen op het gebied van de bezoldiging van zowel zorgbestuurders als hun toezichthouders. De remuneratiecommissie heeft de consequenties in beeld gebracht en in samenspraak met de externe accountant een advies opgesteld voor de klasse-indeling en de bijbehorende bezoldigingen. Dit advies is unaniem door de Raad van Toezicht overgenomen.
17
Samenstelling Raad van Toezicht op 31 december 2014 De Raad van Toezicht bestond uit zes leden. Per 1 januari 2014 zijn twee leden statutair afgetreden en tegelijkertijd zijn twee nieuwe leden benoemd. De Raad van Toezicht volgt bij de zittingsperioden de statuten en niet de Governance code. Hierdoor kunnen leden drie maal een periode van drie jaar zitting nemen in de Raad van Toezicht.
Samenstelling Raad van Toezicht op 31 december 2014 Naam
Hoofdfuncties
Dhr. drs. T.Y. Chu Voorzitter
Lid Raad van Bestuur Nieuwe Eindhovense Opvang Stichting (Neos), Eindhoven
Op voordracht van de OR
Relevante nevenfuncties
Datum aftreden 01-01-2016 herbenoem baar
Bestuursvoorzitter KISI Nederland Lid Beirat Pax Bank Aachen
01-01-2016 herbenoem baar
Dhr. P.A.M. Broeders lid
Directeur Collegium Augustinianum Gaesdonck (Goch, Duitsland)
Dhr. B.M.H. van Iersel lid
Directeur Bedrijven Rabobank De Kempen
Dhr. P.J.S. Kanters lid
Gepensioneerd
Mevrouw mr. M.A.D.E.T. Booy Liewes
Juridisch Medewerkster VGZ
01-01-2017 Herbenoem baar
De heer drs. T. Alsemgeest
Gepensioneerd arts
01-01-2017 Herbenoem baar
Lid van de Cliëntenraad van de Centrale Huisartsenposten (CHP) Eindhoven, Geldrop en Helmond Lid van het Bestuur van de Stichting Tweedelig in Asten Lid van het Bestuur van de Stichting Beheer Begraafplaatsen voor Religieuze instituten.
01-01-2015 herbenoem baar 01-01-2015 Herbenoem baar
Bezoldiging De leden van de Raad van Toezicht kregen in 2014 een bezoldiging voor hun werkzaamheden die paste binnen de richtlijnen van de Wet Normering Topinkomens (WNT).
18
Activiteiten in het verslagjaar De Raad van Toezicht is in het verslagjaar zeven keer in vergadering bijeen geweest. Onderwerpen die in 2014 in de vergadering aan de orde kwamen: Beleidsplan 2015-2018 Jaarplan 2014 Jaarrekening 2013 Exploitatiebegroting 2015 Investeringsbegroting 2015 Bezoldiging Raad van Bestuur en Raad van Toezicht (WNT) Kwaliteit van arbeid Kwaliteit van zorg Strategische oriëntatie Samenwerking/relaties congregaties De jaarrekening werd door BDO Audit & Assurance BV accountants gecontroleerd overeenkomstig de in Nederland aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controle opdrachten.
19
3.4 Bedrijfsvoering Planning & Control Met de planning- en control cyclus vertaalt Amaliazorg haar strategische doelen naar jaarplannen, inclusief bijbehorende begrotingen. Daarnaast is het beheersen van de processen, het verantwoorden hiervan én van de voortgang van jaarplannen en begroting onderdeel van de planning- en control cyclus. Marktwerking, scheiden van wonen en zorg en de veranderde wet- en regelgeving op het vlak van financiering zorgen ervoor dat beheersing van risico’s naast een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening in combinatie met een financieel gezonde bedrijfsvoering, een steeds prominentere rol gaat spelen (is gaan spelen) binnen zorginstellingen. Het anticiperen op ontwikkelingen en het inbedden van beheersmaatregelen komen terug in de besturingsfilosofie van Amaliazorg en in de planning & control cyclus. Amaliazorg omarmt ‘integraal management’. Activiteiten worden zoveel mogelijk decentraal georganiseerd waarbij de beslissingsbevoegdheid ligt op het niveau van (locatie)management. Het monitoren van activiteiten vindt plaats volgens het model van ‘resultaatgericht (be-)sturen’. Het bewaken van het totale – integrale – resultaat en het stellen van de kaders waarbinnen de activiteiten plaatsvinden, is de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur. Dit doet de Raad van Bestuur door managementcontracten met de (locatiemanagers) af te sluiten over te behalen resultaten. Bijsturing vindt plaats op basis van afwijkingen ten opzichte van vastgestelde jaarplannen oftewel volgens het principe van ‘management by exception’. In de planning & control cyclus is erin voorzien dat om de 2 maanden de locatiemanagers en managers stafdiensten aan de hand van de aan hen toegezonden managementinformatie een voortgangsrapportage opstellen en bespreken met de Raad van Bestuur in aanwezigheid van de controller. Een voortgangsrapportage omvat steeds 4 onderdelen: een terugblik (“wat is er gedurende de verslagperiode bereikt”) een vooruitblik (“waarop ligt de focus in de komende periode”) kansen en risico’s in relatie tot de gestelde doelen overige bespreekpunten, waarbij binnen de onderdelen ‘terugblik’ en ‘vooruitblik’ wordt gerapporteerd over de volgende 5 perspectieven: o financiën o kwaliteit van arbeid o kwaliteit van zorg o markt & omgeving o innovatie. De managementinformatie en voortgangsrapportages vormen gedurende het jaar belangrijke instrumenten voor het toetsen van de gestelde doelen en het opmaken van de jaarrapportages. Daarnaast vormen ze de basis voor het opstellen van het jaardocument. Administratieve organisatie en interne beheersing Evenals in voorgaande jaren heeft de externe accountant in 2014 middels een interimcontrole de administratieve organisatie (AO) en interne beheersing (IC) getoetst. De bevindingen zijn vastgelegd in een managementletter welke is besproken met de Raad van Toezicht.
20
3.5 Centrale Cliëntenraad (CCR) Wettelijk kader De Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) geeft de kaders aan waar binnen cliënten inspraak (kunnen) hebben op het beleid van een zorginstelling. In de CCR zitten afgevaardigden van de lokale cliëntenraden. Ook dit jaar kan de CCR van Stichting Amaliazorg terugkijken op een jaar, waarin in goede samenspraak met de Raad van Bestuur van Amaliazorg gesproken is over een aantal onderwerpen. Bestaansrecht van de centrale cliëntenraad Alle lokale cliëntenraden zijn aangesloten bij de CCR van Amaliazorg. Het bestaansrecht van de CCR is vastgelegd in het Convenant Centrale Cliëntenraad. Het werkgebied, de taken en bevoegdheden staan omschreven in dit convenant. De CCR heeft in het verslagjaar vijf maal overleg gehad met de Raad van Bestuur. Samenstelling CCR Zoals eerder vermeld, is de CCR samengesteld uit de voorzitters van de lokale cliëntenraden en is daarmee een afspiegeling van de vertegenwoordiging van de cliënten stichting Amaliazorg. Door leden van de CCR gemaakte onkosten worden vergoed en de raden kunnen gebruik maken van alle benodigde faciliteiten van stichting Amaliazorg. Externe contacten CCR De centrale cliëntenraad is lid van het LOC. De leden van de CCR krijgen informatie van het LOC en bespreken dit in de lokale cliëntenraad vergaderingen. Besproken punten en adviezen De CCR stemt in met het 'Beleidsplan 2015 – 2018’. Instemming externe cliëntvertrouwenspersoon Instemming aanstelling adviseur geestelijke verzorging De CCR is akkoord met de overstap naar kwaliteitssysteem Prezo. De CCR stemt in met de ‘Concept jaarrekening 2013’ De CCR stemt in met het protocol ‘Toezichtbeleid PG’ De CCR stemt in met de herbenoeming van de heer Kanters als afvaardiging van de CCR in de Raad van Toezicht. De CCR heeft ingestemd met de pilot verpleegkundig specialist en heeft een positief advies uitgebracht voor verder invoering binnen Amaliazorg. De CCR brengt positief advies uit over de begroting 2015
21
3.6 Ondernemingsraad (OR) 2014 De OR bestaat uit 9 leden, de zetels zijn verdeeld over de verschillende locaties en afdelingen. In 2014 waren er geen verkiezingen en de samenstelling van de OR was derhalve hetzelfde als in 2013. In oktober 2014 zijn de algemene verkiezingen voor januari 2015 opgestart. Binnen de OR is er sprake van een prettige open overlegsfeer met aandacht en respect voor elkaars standpunten en visie. De onderlinge taakverdeling heeft de afgelopen jaren steeds duidelijker vorm gekregen. Het Dagelijks Bestuur (DB), de voorzitter en de secretaris, handelen de meer actuele zaken in overleg af en bereiden vergaderingen voor. Steeds meer actiepunten worden opgepakt en voorbereid door een of enkele van de overige OR-leden. De OR heeft een aantal belangrijke zaken kunnen afronden in 2014. Er is in 2014 ook weer veel aandacht geweest voor de communicatie met de achterban. Samenstelling ondernemingsraad De Ondernemingsraad Stichting Amaliazorg bestond in 2014 uit de volgende collega´s: Dagelijks Bestuur (DB): voorzitter en secretaris: De heer G. Verhoeven, Voorzitter OR, Medewerker Technische Dienst, afgevaardigde locatie Kempenhaeve Mevrouw L. Liebregts, Secretaris OR, Medewerker Kwaliteit/Praktijkopleiding, afgevaardigde staf Mevrouw K. Van Osch, Vicevoorzitter, Verzorgende, afgevaardigde locatie Catharinenberg
Mevrouw C. Piena, Lid OR, Coördinator Welzijn, afgevaardigde locatie Catharinenberg Mevrouw B. Van Doorn, Lid OR, Verzorgende, afgevaardigde locatie Van Haarenstaete Mevrouw M. Van Berkel, Lid OR, Verzorgende, afgevaardigde locatie Blijendaal Mevrouw E. Saho, Lid OR, Verzorgende, afgevaardigde locatie Hof van Bluyssen Mevrouw M. Van Lierop, Lid OR, Medewerker huiskamer, afgevaardigde locatie Hof van Bluyssen Mevrouw Van Kuringen, medewerker linnendienst, locatie Kempenhaeve.
Werkwijze De samenwerking met de directeur/bestuurder is gebaseerd op ‘participerende medezeggenschap’ met 4 uitgangspunten: mee weten, mee denken, mee praten en mee beslissen (het uitbrengen van adviezen, dan wel het gemotiveerd verlenen of onthouden van instemming). Het medezeggenschapsproces is een belangrijke steunpilaar voor het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. Bij de realisatie van de doelstellingen gaat het om het juiste evenwicht tussen kwaliteit van zorg, kwaliteit van arbeid, tevredenheid van medewerkers, tevredenheid van zorgvragers en het rendement van de organisatie. Een effectief medezeggenschapsproces draagt bij aan het creëren van een zo breed mogelijk draagvlak voor het voorgenomen beleid. De OR vergadert in principe elke twee weken met alle OR-leden, waarvan zo’n acht keer per jaar, om de 5 à 6 weken, in een overlegvergadering met de directeur/bestuurder, de heer Tijssen.
22
De OR communiceert in principe met de directeur/bestuurder, deze kan zich tijdens overleg met de OR adviserend laten bijstaan door ter zake deskundige MT-leden (leden van het Managementteam). De directeur/bestuurder nodigt, indien gewenst, verantwoordelijke leden van het MT uit om deskundige toelichting te geven om de OR actueel en direct te kunnen informeren via korte lijnen. Voorafgaand aan de overlegvergaderingen OR vindt steeds een vooroverleg plaats tussen de directeur/bestuurder en het DB (voorzitter en secretaris) van de OR. Daarin worden de (mogelijke) agendapunten van de overlegvergadering besproken en de agenda wordt in overleg vastgesteld. De directeur/bestuurder en de voorzitter van de OR treden beurtelings op als voorzitter en de secretaris van de OR treedt op als secretaris van de overlegvergaderingen OR. Middels de overlegvergaderingen wordt de OR vanuit de directeur/bestuurder zo optimaal mogelijk geïnformeerd over zaken die op dat moment aan de orde zijn of op korte termijn gaan spelen. Tijdens overlegvergaderingen OR worden advies- en instemmingsaanvragen in principe toelichtend behandeld; uitgangspunt daarbij is, dat er ruimte is om van gedachten te wisselen en samen te denken over oplossingen met begrip voor elkaars zienswijze. De formele besluitvorming vindt plaats in de daarop volgende OR-vergadering. In september 2014 zijn enkele duidelijke afspraken gemaakt m.b.t. overleg van de bestuurder met de OR: DB-overleg minimaal 2 weken vóór overlegvergadering OR; Vaststelling agendapunten op basis van tijdsinschatting/haalbaarheid voorbereiding MT; Instemmings- en adviesaanvragen worden met duidelijke toelichting conform afspraken ‘overeenkomst Medezeggenschap’ tijdig aangeleverd aan OR; Roulerende voorzitter: beurtelings directeur/bestuurder en voorzitter OR; Tijdens overlegvergaderingen OR worden advies- en instemmingsaanvragen in principe toelichtend behandeld; de OR bespreekt de voorgelegde aanvragen formeel in een volgende OR-vergadering; De OR communiceert formeel met de bestuurder. MT-leden kunnen op verzoek van de bestuurder ondersteunend aanwezig zijn tijdens overleg met de OR. Structurele aanwezigheid van manager PO&O is in 2014 omgezet naar aanwezigheid t.b.v. toelichting PO&O-agendapunten. De rol van adviesondersteunende MT-leden dient als toelichter te worden uitgevoerd, waarbij voldoende ruimte dient te zijn voor dialoog; Tijdens de overlegvergaderingen OR worden voorgenomen besluiten na bespreking t.b.v. de verslaglegging samenvattend gemeld door de bestuurder; Vanuit de bestuurder wordt, in reactie op schriftelijke bevestigingen advies/ instemming van de OR, schriftelijk bevestigd of en in hoeverre een advies/instemming van de OR wordt overgenomen. Enkele externe deskundigen, zoals de bedrijfsarts en een vertegenwoordiger van een vakbond, worden door de OR eenmaal per jaar uitgenodigd om een OR-vergadering bij te wonen. In april 2014 heeft de OR gesproken met Jacob Riepe, vakbond CNV, over het belang /de noodzaak van een sociale paragraaf en/of een sociaal plan. De OR heeft tweemaal per jaar een ontmoeting met de Raad van Toezicht (RvT). Met de remuneratiecommissie van de RvT vindt overleg plaats over het functioneren van de directeur/bestuurder. De OR heeft het recht om een kandidaat voor te dragen voor een van de RvT-zetels. Sinds januari 2013 is de OR-zetel in de RvT ingevuld door dhr. drs. T.Y. Chu, voorzitter RvT.
23
Vanaf 2013 heeft de OR ten minste eenmaal per jaar overleg met het MT; jaarlijks medio april, aansluitend aan een overlegvergadering OR. In 2014 was er een OR lid afgevaardigd vanuit de OR naar de werkgroep ´Werkkostenregeling’; inmiddels is daadwerkelijk invulling en uitwerking gegeven aan de werkkostenregeling (WKR), welke per 1-1-2015 definitief is geworden. Er is ook een OR-lid toegevoegd aan de werkgroep ´Roosteren´. Faciliteiten In overleg met de directeur/bestuurder zijn de faciliteiten, die nodig zijn om als OR verantwoord te kunnen functioneren, vastgesteld. De OR heeft een eigen begroting, waarin is vastgelegd welk budget beschikbaar is voor vergaderuren, reistijd/reiskosten, opleidingsuren / opleidingskosten en overige uitgaven. Deze begroting wordt jaarlijks in overleg met de controller/manager EAD en de directeur/bestuurder vastgesteld. Per kwartaal ontvangt de OR vanuit de controller/manager EAD een kostenoverzicht ter toetsing van de begroting OR. Scholing De OR heeft kennis en kunde nodig om ieders belangen op een verantwoorde manier te kunnen behartigen. Om als OR-lid voldoende kennis te verkrijgen en te behouden is scholing een voorwaarde. Enkele OR leden hebben in 2014 deelgenomen aan de forumdag VVT (o.a. over werkbalanstool), een cursusdag ‘communicatie met de achterban’, een workshop ‘Duurzame inzetbaarheid en een symposium ‘De veranderende rol van de OR’ (binnen de nieuwe wetgeving). De tijdens individuele cursussen opgedane kennis wordt middels verslaglegging aan de andere OR-leden overgebracht. Met betrekking tot de gezamenlijke cursusdagen werkt de OR sinds 2013, tot volle tevredenheid, samen met Stavoor. In mei 2014 was er een eendaagse gezamenlijke cursusdag met als hoofdthema ‘inzicht in de begroting en jaarrekening’. Om de taak van de OR bij financieel beleid uit te kunnen voeren is een globale kennis van begroting en jaarrekeningen nodig. Vanuit de inmiddels gevolgde cursussen is er bij het merendeel van de OR-leden sprake van een goede algemene basiskennis over de werkwijze OR en de rechten en plichten van de OR. Maar ook beschikt de OR over de nodige kennis m.b.t. diverse actuele onderwerpen. Contacten met de achterban Een goed contact met de achterban staat hoog in het vaandel bij de OR. Ook in 2014 heeft de OR ernaar gestreefd zoveel mogelijk terugkoppeling te geven naar de medewerkers. De OR vindt het heel belangrijk om alle medewerkers steeds goed te informeren over waar de OR zich mee bezig houdt. Zij wil graag bereikbaar zijn en blijven voor alle medewerkers. Sinds 2012 worden medewerkers per kwartaal geïnformeerd middels de nieuwsbrief OR. Verslagen en agenda’s worden nog wel ter informatie toegezonden aan de directeur/bestuurder, MT-leden en coördinatoren. Via de nieuwsbrief bereikt het OR-nieuws de medewerkers beter en worden zij ook op een meer aansprekende manier geïnformeerd over wat er door de OR is besproken en besloten en welke belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie de aandacht hebben van de OR. Gebleken is, dat de nieuwsbrief goed gelezen en erg gewaardeerd wordt. De leden van het Digipanel zijn in 2014 tweemaal benaderd met een vragenlijst. De eerste vragenlijst van april 2014 was gericht op de pilot Verzuimbeleid, op het MTO en op de communicatie van de OR met de achterban. De vragenlijst van november 2014 op de verkiezingen van de OR, de evaluatie van het verzuimbeleid volgens het gedragsmodel en
24
de ervaringen met het koffiemoment met de OR. Leden worden steeds geïnformeerd over de uitkomst van de reacties en aanbevelingen worden doorgespeeld naar de directeur/bestuurder. De OR heeft als vaste vergaderlocatie Kempenhaeve, maar met ingang van 2014 gaat de OR verspreid over het jaar ook eenmaal vergaderen op een van de andere vier locaties. Op die vergaderdag wordt een ‘koffiemoment met de OR’ ingepland, dit wordt tijdig gepubliceerd op de betreffende locatie. Collega’s worden uitgenodigd om onder het genot van een kopje koffie informeel in gesprek te gaan met de OR. Het is een waardevolle manier van toegankelijk overleg met de OR gebleken. Op de meeste locaties is er zeker gebruik van gemaakt en zijn er ook daadwerkelijk aandachtvragende zaken besproken met de OR. Op deze manier hoopt de OR de betrokkenheid van alle OR-leden bij alle locaties en medewerkers extra te vergroten. Besluiten instemming/ advies/initiatief Tijdens de OR-vergaderingen en de overlegvergaderingen OR zijn in 2014 de volgende belangrijke besluiten genomen: Instemming Beschikbare faciliteiten tijdens pauzes De OR heeft ingestemd met het voorstel van het MT om de verstrekkingen tijdens pauzes organisatiebreed eenduidig vast te stellen; koffie, thee, peperkoek tijdens koffiepauzes en soep tijdens de middagpauzes. Vanuit de OR is in dit kader in relatie tot gezond roosteren aandacht gevraagd voor voldoende en tijdige pauzemomenten bij medewerkers. Aanpassing Roosterstatuut De OR heeft in 2014 ingestemd met de versnelde invoering van aanpassingen om ruilen onder minder strikte voorwaarden mogelijk te laten zijn en meer ruimte te geven in het aantal roosteraanvragen.
Combinatiefunctie receptiemedewerker weekend/gastvrouw Kempenhaeve en inkrimping uren functie gastvrouw/receptiemedewerker Hof van Bluyssen De OR heeft ingestemd met de combinatiefunctie receptiemedewerker (weekend)/ gastvrouw op de locatie Kempenhaeve (functie conform andere locaties) en met inkrimping uren functie gastvrouw locatie Hof van Bluyssen (met natuurlijk verloop van personeel een noodzakelijke inkrimping van de formatie realiseren). Vrijwilligersbeleid Door twee 4e jaars studentes ‘Human Resource Management’ aan de Avans Hogeschool, is als afstudeeropdracht gewerkt aan de ontwikkeling en de uiteindelijke totstandkoming van een concept vrijwilligersbeleid voor Amaliazorg. Dit is in juli 2014 nader toegelicht aan de OR. Vervolgens is het concept na MT-aanpassingen wederom besproken met de OR. Besloten is het Vrijwilligersbeleid ook voor te leggen aan de commissie Welzijn (coördinatoren welzijn zijn direct betrokkenen bij de groep vrijwilligers). Om die reden is deze instemmingsaanvraag in maart 2015 nog in behandeling. Verzuimbeleid/verzuimregeling/contract Arbodienst De pilotperiode verzuimbeleid volgens het gedragsmodel (met tijdelijke ondersteuning vanuit de verzuimcoach) is in juni 2014 verlengd tot 31-12-2014. In november 2014 is met de OR opiniërend gesproken over de overweging om verzuim (m.u.v. de wettelijke verplichtingen) meer in eigen regie te gaan beheren/begeleiden en een overstap te maken naar een andere
25
arbodienst. De OR heeft in december 2014 ingestemd met voortzetting van het verzuimbeleid volgens het gedragsmodel en met de overstap naar een andere arbodienst. De nieuwe arbodienst, Metaplanning, werkt met Falke & Verbaan gecertificeerde artsen; deze werkwijze sluit beter aan bij het sturen op gedrag én er is sprake van gunstigere tarieven. Er is bezwaar gemaakt tegen het voorstel om over te gaan tot benoeming van een interne verzuimcoördinator. De verantwoordelijkheid van de verzuimbegeleiding ligt bij de direct leidinggevenden. T.a.v. ondersteuning door de verzuimcoach dient er geen sprake meer te zijn van een met 2014 vergelijkbare intensieve inzet. (Incidenteel kan op verzoek van leidinggevenden alsnog een beroep worden gedaan op de verzuimcoach van Metaplanning). Het verzuimbeleid wordt in 2015 tussentijds geëvalueerd met de OR om te kunnen bepalen of bijsturing gewenst/noodzakelijk is. Medewerkers zijn inmiddels vanuit PO&O geïnformeerd. Opleidingsbeleid/opleidingsplan 2014-2015 De OR heeft, onder voorwaarde van enkele aanvullingen, opleidingsbeleid en het opleidingsplan 2014/2015.
ingestemd met
het
Regeling bijzondere gebeurtenissen Er is ingestemd met een aanvullend voorstel; de regeling is tevens van toepassing voor stagiaires en vrijwilligers. Het voorstel van de OR om een attentie bij huwelijksjubilea toe te voegen is afgewezen. Achterliggende gedachte is, dat de organisatie de privéaangelegenheden (niet werkgerelateerd) zoveel mogelijk probeert te beperken in de regeling. In bijzondere gevallen blijft het, bij uitzondering, mogelijk om in overleg met de leidinggevende af te wijken van de regeling. Ziekteverzuimregels medewerkers/leidinggevenden De OR heeft ingestemd met de voorgestelde aanpassing in de documenten. Het betreft hier aanpassing van documenten aan de geldende wet- en regelgeving (art. 1.11, resp. 1.7). Werkkostenregeling De OR heeft ingestemd met de voorgestelde werkkostenregeling, waarbij de huidige (fiscaalvriendelijke) verstrekkingen en vergoedingen, zoals het fietsenplan, gehandhaafd blijven. Arbobeleid Na toevoeging van enkele eveneens relevante documenten heeft de OR ingestemd met het voorgelegde Arbobeleid. Alcohol en drugsbeleid De OR heeft instemming verleend onder voorwaarde van de aanvulling, dat het genoemde voorbeeld ‘jubilea en recepties’ breder wordt omschreven als ‘(feestelijke) activiteiten en/of bijeenkomsten die tijdens werktijd worden bezocht’. Melding Incidenten Medewerkers De vanuit de OR gemelde opmerkingen zijn verwerkt in de definitieve versie: verduidelijkt is, dat incidenten tijdens dienstreizen (in tegenstelling tot incidenten tijdens woon-/werkverkeer) wel meldingsplichtig zijn en er wordt verwezen naar het document ‘Beschadiging en vermissing van eigendommen’. Na deze aanpassing heeft de OR instemming verleend.
26
Invoering plan van aanpak RI&E De OR heeft hieraan instemming verleend. Advies Meerjarenbeleidsplan De OR is in 2014 steeds tijdens overlegvergaderingen geïnformeerd door de bestuurder m.b.t. de totstandkoming van het meerjarenbeleidsplan. Het meerjarenbeleidsplan 20152018 is in september 2014 definitief geworden. Van de in het beleidsplan genoemde speerpunten wordt in 2015 de prioriteit definitief bepaald en deze worden opgepakt vanuit de jaaractieplannen en vanuit het traject In voor Zorg. Vanuit het traject In voor Zorg wordt gedurende 1,5 jaar, tot medio juni 2016, uitvoering gegeven aan 3 hoofdthema’s: 1. Ontwikkelen nieuw levensvatbaar en duurzaam zorgconcept voor herinvulling VZ-plaatsen. 2. Een leidende coalitie; de transitie en andere zorgconcepten vragen mogelijk andere competenties van het MT. Doel is het MT te verstevigen. 3. Competente medewerkers; de transitie, andere zorgconcepten en andere doelgroepen vragen andere competenties van medewerkers.
Functiebeschrijvingen coördinatoren In het kader van de verdere uitwerking van de per juni 2013 gewijzigde organisatiestructuur zijn in 2014 de functiebeschrijvingen voor de functies coördinatoren zorg, welzijn en facilitair opgesteld. Voor de onderliggende functies worden de (verouderde) functiebeschrijvingen z.s.m. geëvalueerd, incidenteel kan dit leiden tot een herbeschrijvingsprocedure. Begroting 2015 De OR heeft positief geadviseerd t.a.v. de begroting 2015 met inachtneming van onderstaande toelichting: De RvT heeft goedkeuring verleend aan de begroting 2015. De productieafspraak zorgkantoor is gebaseerd op productie 2014; het is onvermijdelijk dat o.a. vanwege een andere ZZP-samenstelling de uiteindelijke productie in 2015 anders is. Er is sprake van verschillen in beschikbare budgetten zorgkantoren VGZ (gelijk aantal plaatsen, tarief -5%) en CZ (extramuralisering 37 VZ-plaatsen, tarief landelijke richtlijn, -3% = gunstiger t.o.v. VGZ). Er is voortdurend aandacht voor de balans tussen bezetting plaatsen en ZZP; er zijn ook 3 klikmomenten vanuit de zorgkantoren. Het mogelijke risico van niet volledige vergoeding overproductie kan in dit overgangsjaar, indien nodig, t.l.v. de reserve komen. Tot dusverre is de overproductie altijd volledig vergoed; in hoeverre dit een garantie is voor 2015 is onzeker. De functie van de ICT-medewerker wijzigt i.v.m. outsourcing ICT in 2015. In 2015 wordt uitwerking gegeven aan het traject In voor Zorg, De investeringen hiervoor zijn vooral gericht op de extramuralisering (de ombouw van de VZ-plaatsen). De organisatie is gedwongen de tijdelijke inzet fte per 1-1-2015 (gedeeltelijk) stop te zetten vanwege het vervallen van de intensiveringsmiddelen. Daarnaast is er geen ruimte voor fte-uitbreiding. Verder worden functies (inzet fte) steeds geëvalueerd bij natuurlijk verloop en/of bij afname diensten (vanuit congregaties).
Advieskosten zijn hoog i.v.m. audit keurmerk, verplichting CQ en MTO in 2015. De vergoedingen RvT zijn verhoogd in lijn met de landelijke norm. Het vrijwilligersbudget kan nog een aandachtspunt/bespreekpunt zijn bij bespreking kwartaalcijfers en bij de begroting 2016.
27
Initiatief Initiatiefvoorstel ‘duurzame inzetbaarheid Vanuit de OR is middels een initiatiefvoorstel aandacht gevraagd voor duurzame inzetbaarheid. Vanuit de organisatie is toegezegd, dit geïntegreerd in relevante voorstellen aandacht te geven; denk aan (preventief) verzuimbeleid, opleidingsbeleid en bij de personeels- en arbeidsvisie van het meerjarenbeleidsplan. Flexibele schil De OR is geïnformeerd over de (wettelijke) wijzigingen van de nulurencontracten. Betrokken medewerkers zijn hierover tijdig geïnformeerd en de omzetting van de contracten is per 3112-2014 gerealiseerd. Klachtenregeling cliënten Er is een externe onafhankelijke vertrouwenspersoon aangesteld t.b.v. de (klachtenregeling) cliënten; de heer Piet Leijten (gepensioneerd klachtenopvangfunctionaris Catharina ziekenhuis).
Dienstkleding (zomeruniform) Vragen vanuit medewerkers zijn door de OR voorgelegd en naar aanleiding hiervan is door het MT een standpunt ingenomen t.a.v. dienstkleding op zomerse dagen. In principe blijft het huidige beleid dienstkleding van toepassing; tijdens extreem warme dagen wordt het dragen van een eigen t-shirt/polo (in plaats van het uniformjasje) met enige soepelheid gedoogd. E-learning: Bij de behandeling van het opleidingsplan 2014-2015 is al gesproken over het invoeren van e-learning in 2015, in eerste instantie voor de BIG-scholing. Een werkgroep onderzoekt momenteel onder welke voorwaarden scholing via e-learning z.s.m. kan worden gerealiseerd. De OR heeft gewezen op het belang van de benodigde ICT-vaardigheid bij medewerkers. Vooruitblik In 2015 zijn er een aantal belangrijke onderwerpen welke onze aandacht gaan vragen: Traject In voor Zorg: Het plan van aanpak is door de coach, Arjan Rosens, nader toegelicht aan de OR, de opstart is in 2015. De voortgang is een vast agendapunt tijdens overlegvergaderingen OR. Meerjarenbeleidsplan Dit is een vast agendapunt tijdens overlegvergaderingen OR, waarbij de directeur/bestuurder de OR informeert over de voortgang. Toekomstvisie facilitaire afdelingen De OR is in 2014 geïnformeerd over het verder uitwerking geven aan de visie op de facilitaire afdelingen. Ingezet wordt op behoud van de facilitaire diensten; in principe kunnen de facilitaire diensten, zoals een eigen schoonmaakdienst, keuken en wasserij gezien worden als ‘unique selling points’ waardoor Amaliazorg zich kan onderscheiden t.o.v. collega-zorginstellingen. Flexibilisering in de formatie en uitbreiding van de afzetmarkt zijn daarin stimulerende voorwaarden. Voorstellen worden na uitwerking in 2015 voorgelegd aan de OR.
28
Verzuimbeleid/nieuwe arbodienst/duurzame inzetbaarheid Het verzuimbeleid en het contract met de nieuwe arbodienst worden tussentijds geëvalueerd met de OR om te kunnen bepalen of bijsturing gewenst/noodzakelijk is. In dit kader heeft de OR aandacht voor duurzame inzetbaarheid. Opleidingsbeleid/opleidingsplan Amaliazorg start in 2015 met e-learning: vanuit de werkgroep wordt in het voorjaar 2015 een voorstel voorgelegd. De OR heeft daarbij aandacht voor de benodigde ICT-vaardigheid bij medewerkers. Bij de bespreking heeft de OR aandacht voor de veranderende zorgvraag, welke noodzaakt tot andere competenties en vaardigheden van medewerkers. Ook in het kader van het traject In voor Zorg is er aandacht voor een goed scholingsbeleid om te kunnen anticiperen op de veranderingen in de zorg. Roosterstatuut Vanuit de evaluatie van de werkgroep Roosteren volgen voorstellen tot aanpassingen Roosterstatuut. Dit voorstel wordt in het voorjaar 2015 besproken met de OR. Vrijwilligersbeleid Na bespreking in de commissie welzijn wordt een (herzien) voorstel in het voorjaar 2015 voorgelegd aan de OR. Verplichtingen t.a.v. pauzes (eigen tijd/tijd werkgever) Door het MT wordt bezien wat de voor- en nadelen zijn van pauzes in de tijd van de werkgever. Het biedt mogelijkheden om belevingsgericht te pauzeren samen met bewoners maar heeft (financiële) consequenties i.v.m. de verkorte diensttijden. In 2015 wordt een voorstel besproken met de OR. Ergocoaches Het eerder voorgelegde beleid ergocoaches is in 2014 door de OR beoordeeld als te sterk gericht op ergocoaches zorg. Een herziene instemmingsaanvraag wordt begin 2015 behandeld.
PREZO-audit De bestuurder heeft de OR geïnformeerd over het belang van de scores kwaliteitsmetingen; deze spelen een belangrijke rol bij het zorginkoopproces. De kwaliteit van zorginstellingen is meetbaar/zichtbaar vanuit meerdere aspecten; zoals bijv. benchmarkscore en keurmerk. In de eerste week van juni 2015 vindt de audit plaats op basis van het PREZOkwaliteitssysteem. De
Overeenkomst Medezeggenschap overeenkomst medezeggenschap wordt
uiterlijk
in
mei
2015
geëvalueerd.
29
4.
Beleid, inspanningen en prestaties
4.1 Meerjarenbeleid De missie van Amaliazorg is in het nieuwe beleidsplan als volgt verwoord: Missie: Amaliazorg biedt diensten op het gebied van zorg, welzijn en wonen met als doel de levenskwaliteit en het welbevinden van cliënten te optimaliseren. Amaliazorg werkt met bezieling, gastvrijheid en authenticiteit. Daarbij zijn professionaliteit en de hoogst mogelijke kwaliteit in de kleinschalige en belevingsgerichte zorg essentieel. Respect voor de eigenheid van cliënten is het uitgangspunt van de dagelijkse dienstverlening. Hierbij staat samenwerken aan een thuisgevoel in een unieke, comfortabele en beschutte woonomgeving centraal. Visie: Binnen Amaliazorg staat het menselijk geluk voorop. Onze bejegening kenmerkt zich door warmte, bezieling en gastvrijheid. Onze dienstverlening is afgestemd op de eigenheid van de cliënt. We verdiepen ons in hun persoonlijke levensgeschiedenis, gewoontes en behoeften. We werken samen, nemen rust en tijd voor mensen waardoor cliënten zich geborgen, welkom en thuis voelen. Amaliazorg is lokaal de meest gewilde aanbieder op het gebied van zorg, welzijn en wonen en voor medewerkers een gewaardeerd werkgever. Kernwaarden: Betrokken Wij hebben oog voor andere mensen. Wij richten ons erop dat mensen zich geborgen, welkom en thuis voelen. In de omgang met mensen werken wij vanuit ons hart met warmte, bezieling, plezier en een glimlach. Samenwerkingsgericht Ik werk samen met én voor mensen door een goede bejegening en aandacht voor elkaars mogelijkheden. Want, voor ons staan respect voor de ander en het motto “samenwerken aan menselijk geluk” centraal. Samen betekent dat wij verwachtingen uitspreken, duidelijk zijn en afspraken maken. Professioneel en authentiek Voor mij staat het geluk van de cliënt altijd centraal, ongeacht welke functie ik heb. Wij gaan zelfbewust en integer om met cliënten, de lokale woonomgeving en diversiteit van mensen. Ik ben me bewust van mijn eigen handelen in de omgang met cliënten. Deskundigheid en afstemming maken hier deel van uit. Ik heb vertrouwen in mijn collega’s en mijn opdrachtgevers. Wij durven lef te tonen. Dit betekent dat wij eerlijk en open zijn, naar anderen luisteren en van anderen willen leren. Innovatief Ik blijf me ontwikkelen om de beste ondersteuning te bieden. Daarbij maken wij gebruik van de kennis en kwaliteiten van anderen. Ik inspireer, motiveer en steun anderen en werk met bevlogenheid samen om mijn eigen kwaliteiten en die van anderen te ontwikkelen. Dit doen wij op een respectvolle manier in een omgeving waarin iedereen zich veilig en gekend voelt.
30
Mensgericht De dienstverlening draait voor mij om het welzijn en de eigenheid van mensen. Onze cliënten komen op de eerste plaats. Ik werk belevingsgericht, neem rust en tijd voor mensen, verdiep mij in hun persoonlijke levensgeschiedenis, levensbeschouwing, gewoontes en behoeften en streef ernaar mensen zoveel mogelijk zich thuis te laten voelen. Dit doen wij op een persoonlijke, deskundige en professionele manier. Wij laten mensen in hun waarde, en zijn ons bewust van de kwetsbaarheid van mensen en van ons eigen handelen in de omgang met mensen. Wij bieden cliënten comfort, veiligheid en geborgenheid in een unieke, comfortabele en beschutte woonomgeving.
4.2. Algemeen beleid verslagjaar De volgende punten zijn – op hoofdlijnen - gerealiseerd. 1. Strategisch kader is benoemd; 2. In 2014 zijn bijna alle locaties in evenwicht gekomen qua inkomsten en uitgaven; 3. De relaties met de zorgkantoren zijn uitgebouwd en verstevigd; 4. De P&C cyclus is verder ontwikkeld; 5. De regionale samenwerking is versterkt en er is gewerkt aan een gezamenlijke oplossingen; 6. Het besturingssysteem integraal management is uitgewerkt en de organisatorische implementaties hiervan zijn uitgeschreven in een organogram; 7. Audit Perspekt: het gouden keurmerk is behouden; 8. Samenwerking met Novicare is verdiept en verstevigd. Jaarplan 2014 Het jaarplan 2014 is afgestemd met de jaarplannen van de locaties en de stafdiensten. De locaties en stafdiensten worden beschouwd als resultaat verantwoordelijke eenheden. Strategie Het meerjarenbeleid 2015 – 2018 is in september 2014 afgerond. Hiermee heeft er een hernieuwde strategische oriëntatie plaatsgevonden. Amaliazorg vermoedt dat zij in combinatie van oud naar nieuw en haar unieke identiteit haar kernwaarden kan vinden. Juist in de combinatie van het religieus historisch erfgoed en waarde maar ook zeker in de gebouwen en de moderne resultaatgerichte en innovatieve zorgverlening kunnen Unique Selling Points liggen.
4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid Als het gaat om kwaliteit streeft Amaliazorg naar een zo hoog mogelijke kwaliteit en veilige verantwoorde zorg en dienstverlening die een bijdrage levert aan de kwaliteit van het bestaan, tevreden cliënten en vertegenwoordigers, tevreden medewerkers, vrijwilligers en mantelzorgers, een financieel gezonde organisatie.
31
4.3.1 Kwaliteitsmanagementsysteem In het kwaliteitsbeleid is vastgesteld dat de afspraken binnen de organisatie in KRS worden ondergebracht. Het kwaliteitssysteem (Mik-V) is in 2013 beoordeeld met het Gouden Keurmerk. Diverse vaste momenten van overleg bieden structuur aan de evaluatie van afspraken zoals de twee maandrapportage. De commissie Zorgzaken, facilitaire zaken en welzijn hebben een beleidsvoorbereidende rol. Documenten worden in die commissies geëvalueerd en bijgesteld. Amaliazorg is in 2014 overgestapt naar het PREZO systeem op basis van het normenkader VVT 2014. In 2015 vindt de externe audit door Stichting Perspekt plaats. Ook zal er in 2015 opnieuw een CQ en MTO meting plaatsvinden. 4.3.2 Veiligheid Het veiligheidsbeleid binnen Amaliazorg heeft als doelstelling om tot één integraal veiligheidsconcept te komen dat voorziet in een geborgde veiligheid van: 1. veiligheid aangaande cliënten en medewerkers 2. veiligheid aangaande ICT 3. veiligheid van gebouwen en installaties. In 2009 zijn alle locaties onderhavig geweest aan nieuwbouw en/of renovatie, waarbij ook de elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties met bijbehorende infrastructuur volledig werden vernieuwd. Hierdoor zijn alle locaties uitgerust met bouwkundige- en technische voorzieningen die aan gestelde voorschriften voldoen om de verblijfsveiligheid van cliënten en medewerkers te waarborgen. Op alle locaties zijn in 2013 de elektrotechnische installaties nogmaals aangepast voor wat betreft het aanbrengen van Over Spannings Beveiligingen (OSB Grof–, Midden- en Fijn beveiliging) als preventie ingeval van (inductie)schade als gevolg van weersinvloeden (bliksem). De beveiligingen zijn aangebracht op alle hoofd en onderverdeelkasten, op alle in- en uitgaande elektra- en data bekabeling (telefonie en ICT), op Cai bekabeling, op verpleegoproepsystemen en op de brandmeldinstallaties. De beveiligingen zijn aangebracht conform de NEN 1010 en NEN-ENIEC 62305, alsook conform Norm NPR 8110 Risicoklasse indeling OSB klasse 2 of 3. Veiligheid aangaande cliënten en medewerkers In het kader van veiligheid aangaande zorghulpmiddelen is een veiligheidsprotocol aanwezig. Dit protocol voorziet middels inspectie- en onderhoudscontracten in de borging van veiligheid rondom alle beweegbare zorghulpmiddelen als o.a. til-hulpmiddelen, hoog/laag bedden, beweegbare douchestoelen e.d. In het kader van veiligheid aangaande voedingsmiddelen is in zowel de centrale keukens alsook op de woongroepen psychogeriatrie een HACCP protocol aanwezig. Een jaarlijkse externe audit door de GGD Brabant Zuidoost maakt hiervan onderdeel uit. In het kader van veiligheid aangaande “ARBO – elektrische apparaten”, moet de NEN 3140 (onderdeel handzame elektrische apparatuur) toegepast worden. Deze regel voorziet in jaarlijkse inspectie, meting en registratie van alle beweegbare / handzame elektrische apparatuur. De uitvoering van dit onderdeel van de NEN normering heeft Amaliazorg in eigen beheer, echter is in 2014 niet op alle locaties uitgevoerd. De NEN 3140 (onderdeel E-installaties) wordt toegepast op de volledige elektrotechnische installaties van de gebouwen van Amaliazorg. De toepassing van dit onderdeel van deze norm vindt jaarlijks plaats door een hiertoe gecertificeerde Installateur en vindt plaats binnen een cyclus van vijf jaren. Revisietekeningen worden jaarlijks bijgewerkt.
32
In het kader van veiligheid aangaande Legionella Preventie wordt op alle locaties de “Beheersmaatregel Legionella Beheer” toegepast en uitgevoerd. Twee keer per jaar worden op de locaties het vereiste aantal watermonsters genomen en getest op overschrijding / op besmetting. Dit gebeurt door een erkend bedrijf welke ook jaarlijks de TD-ers op de locaties adviseren / begeleiden in de toepassing van de uitvoering van het Legionella Beheer protocol. In het protocol Huishoudelijke Schoonmaak zijn ook procedures en instructies opgenomen welke voor deze dienst van toepassing zijn. Steekproefsgewijs vindt er vanuit de handhavende instantie inspectie plaats op handhaving van voorschiften aan tapwater installaties en op uitvoering van beheer op deze installaties. Elke locatie is voorzien van een “Omgevingsvergunning”, waarvan de “Gebruiksvergunning” onderdeel uit maakt. Alle locaties voldoen aan de laatste brandveiligheidseisen en worden hierop jaarlijks getoetst door de handhavende instantie van de betreffende gemeentes. Als onderdeel van de Gebruiksvergunning en ARBO regelgeving, is op elke locatie een Bedrijfs Hulp Verlening (BHV) organisatie aanwezig. De Coördinatoren facilitair zijn verantwoordelijk voor de BHV organisatie op de locaties. Per locatie wordt onder leiding van genoemde functionaris tenminste vier BHV oefeningen per jaar georganiseerd. Jaarlijks vinden er BHV cursussen plaats voor nieuwe medewerkers en vinden er herhalingscursussen plaats voor opgeleide BHV-ers. Indien nodig worden er jaarlijks medewerkers opgeleid tot “Opgeleid Persoon” of “Beheerder Brandmeldinstallatie (BMI)”. In 2014 is i.s.m. de veiligheidsregio Brabant Zuidoost een algemeen Zorgcontinuïteit- en evacuatieplan opgesteld. De implementatie ervan wordt in 2015 op alle locaties gerealiseerd. 4.3.3 Gegevensbeveiliging Veiligheid aangaande ICT (cliënt)gegevensbeveiliging. Amaliazorg heeft een centraal netwerk in eigen beheer. Hierop zijn alle systemen van de locaties aangesloten. Systeembeheer en de back-up van data vinden centraal plaats. De opslag en de back-up van de databases zijn fysiek van elkaar gescheiden. Toegang tot de data is op meerdere manieren beperkt o.a. door wachtwoorden, fysieke restricties en externe toegangsmiddelen. Toegang tot persoonsdata wordt gemonitord door de EAD als applicatie verantwoordelijke. Toegang tot de algemene en zakelijke ICT data wordt gemonitord door ICT beheer waarbij de voorgeschreven protocollen uit het kwaliteitssysteem centraal staan. Amaliazorg legt digitale (cliënten)gegevens vast door middel van Back-ups. Hierbij worden dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse Back-ups gemaakt. Back-up discs worden in een beveiligde omgeving bewaard. In de dagelijkse omgang met cliëntgegevens op de wooneenheden van de locaties blijft in het kader van verplicht beveiligde persoonsgegevens sprake van een spanningsveld aangaande beveiligingsvoorschriften. Amaliazorg hanteert geen ECD, maar hanteert de bestaande (handmatig te bewerken) zorgdossiers. Vanuit het oogpunt van een vlot lopende zorgverlening is het noodzakelijk dat medische gegevens goed / direct beschikbaar zijn. Aan de andere kant moet worden voorkomen dat onbevoegden toegang hebben tot cliënt- en medische informatie. Aan het bovenstaande wordt binnen Amaliazorg deels voldaan, echter aan alle verplichtingen als voor dit onderdeel gesteld in de NEN 7510 wordt (nog) niet volledig voldaan.
33
In 2014 is onderzoek gedaan m.b.t. alle voor- en nadelen van het in- of extern hosten van IT systemen, applicaties, data en back-up data voor de jaren 2014 en volgende. In 2014 is besloten om de IT systemen, de applicaties en alle data bij een extern IT bedrijf onder te brengen. De eerstelijns klachten en het werkplekbeheer blijven intern beheerd worden. Met het externe beheer van applicaties, actieve data en back-up data, voldoet Amaliazorg voor dit onderdeel volledig aan de NEN 7510 normering.
34
4.4 Kwaliteit ten aanzien van cliënten 4.4.1. Kwaliteit van Zorg Als zorgaanbieder is Amaliazorg verplicht verantwoorde zorg te leveren. Dit is zorg van goed niveau, die in ieder geval doeltreffend, tijdig en veilig wordt verleend en die afgestemd is op de reële behoefte van de cliënt. Dit vereist onder andere een systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van zorg. De zorgstandaarden zijn per zorgsector uitgewerkt in een Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg: Het zorgplan wordt besproken met de cliënt Medezeggenschap is geregeld Klachtenregeling is beschikbaar Jaarlijks voor 1 juni stelt de zorgaanbieder een verslag op over het kwaliteitsbeleid van het afgelopen jaar Cliënten moeten erop kunnen vertrouwen dat de zorg veilig is. Ook de zorgverlener moet kunnen rekenen op een veilige werkomgeving. In 2014 heeft Stichting Amaliazorg deelgenomen aan de PWC benchmark in de Zorg. Stichting Amaliazorg heeft de triple A status ontvangen. 4.4.1.1 Meting zorginhoudelijke indicatoren (ZI meting) Deze meting richt zich op zorginhoudelijke aspecten van de cliëntenzorg en wordt jaarlijks uitgevoerd. In 2014 heeft deze meting niet plaatsgevonden. Wijzigingen in het landelijke beleid liggen hieraan te grondslag. De ontwikkelingen worden nauwgezet gevolgd. 4.4.1.2 Meting CQ-index Om de ervaring van cliënten in kaart te brengen wordt eenmaal per 2 jaar de CQ-index gemeten. De meting was in het najaar 2013 op de volgende locaties: Hof van Bluyssen (pg en somatiek) Kempenhaeve (pg en somatiek) Catharinenberg (pg en extramuraal) Van Haarenstaete (pg) De verbeterpunten uit de meting van 2013 worden opgenomen in het jaarplan en verbeterplan van elke locatie. De resultaten van de meting zijn op www.kiesbeter.nl terug te vinden. Rapporten dateren van december 2013. Hieronder volgt een korte weergave van de resultaten per locatie. Hof van Bluyssen Somatiek: Psychogeriatrie:
8,6 voor het verzorgingshuis 8,4 voor het verpleeghuis
Kempenhaeve Somatiek: Psychogeriatrie: Zorg thuis:
8,6 voor het verzorgingshuis 8,7 voor het verpleeghuis 8,5
Catharinenberg Psychogeriatrie: Zorg thuis:
8,5 voor het verpleeghuis 8,6
35
Van Haarenstaete Psychogeriatrie:
8,8 voor het verpleeghuis
Blijendaal Omdat het aantal cliënten te klein is om de resultaten van een officieel onderzoek te publiceren wordt de cliënttevredenheid daar in 2014 gemeten op een alternatieve wijze. 4.4.1.3 Audit en keurmerk Aan Amaliazorg is in 2011 het Perspekt Gouden Keurmerk toegekend. In 2012 is dit keurmerk, na een 1e tussentijdse audit, gecontinueerd en ook in 2013 na de 2e tussentijdse audit heeft Amaliazorg het Gouden Keurmerk behouden. De 1e tussentijdse audit richtte zich met name op het onderdeel cliëntperspectief. Om het gouden keurmerk te behouden moet minimaal 80% van het cluster cliëntperspectief positief worden beoordeeld. Amaliazorg scoorde 100% positief! In 2014 is Stichting Amaliazorg overgegaan naar het PREZO keurmerk. De externe audit door Perspekt zal in juni 2015 plaatsvinden. 4.4.1.4 Enquêteformulier bij afsluiting van de zorg door overlijden Naast de verplicht gestelde metingen voor de sector VVT houdt Amaliazorg zelf ook nog een meting. Als een cliënt in het zorgcentrum is overleden, wordt aan de nabestaanden gevraagd een enquêteformulier in te vullen over de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening en dit formulier mee te brengen tijdens een afrondend gesprek, dat de eerstverantwoordelijk verzorgende (EVV) houdt met de vertegenwoordiger/nabestaanden. Een van de vragen in het enquêteformulier betreft een rapportcijfer dat gegeven kan worden over de totale zorg en dienstverlening (1= zeer slecht, 10=uitmuntend) Hieronder worden de gegevens over 2014 per locatie weergegeven. Catharinenberg: 13 ingevulde enquêteformulieren met een gemiddeld cijfer van 8,4 Hof van Bluyssen: 16 ingevulde enquêteformulieren met een gemiddeld cijfer van 8,8 (laagste cijfer was een 7, hoogste cijfer een 10+++). Blijendaal: In 2014 zijn 3 cliënten overleden waarvan geen enquête formulier is terugontvangen. Families/verwanten hebben in een persoonlijk gesprek met EVV en locatiemanager aangegeven zeer tevreden te zijn, zonder daarvoor en rapportcijfer te noemen. Van Haarenstaete: 4 ingevulde enquête formulieren met een gemiddeld cijfer van 9,3 (laagste cijfer was een 8, hoogte cijfer was een 10). Twee families hebben aangegeven geen behoefte te hebben aan een eindgesprek, zij waren echter wel tevreden. Kempenhaeve: 10 ingevulde enquêteformulieren met een gemiddeld cijfer van 8, (laagste cijfer was een 5, hoogste cijfer een 9+).
36
4.4.1.5 MIC (melding incidenten cliënten) Het melden van incidenten waarbij een cliënt of medewerker betrokken is, is zeer belangrijk. Door deze incidenten te analyseren en hiervan te leren kunnen soortgelijke incidenten in de toekomst voorkomen worden. De Amaliazorg locaties maken ieder kwartaal een eigen MICkwartaalverslag welke in de commissie zorgzaken wordt besproken. Dit jaarverslag is gebaseerd op de kwartaalverslagen van alle locaties. Samenvatting organisatie rondom incident meldingen Iedere medewerker dient een incident waarvan hij/zij getuige is, de gevolgen aantreft of waarover hij/zij wordt ingelicht door cliënt, familie of bezoek, te melden via het registratieformulier incidenten. Dit formulier wordt vervolgens opgenomen in het incidentenregistratiesysteem van Actiz. Dit geldt ook voor gevaarlijke situaties. Bij ernstige calamiteiten maakt de locatiemanager binnen 24 uur melding bij de Inspectie Gezondheidszorg, zo nodig in overleg met de medewerker kwaliteit en directie. De meldingsplicht valincidenten bij de Inspectie is in het najaar van 2013 gewijzigd. Op basis van de MIC-meldingen wordt door de locatiemanager bepaald of n.a.v. een melding direct maatregelen getroffen dienen te worden. De terugkoppeling naar de team overleggen vindt plaats nav de kwartaalbesprekingen. De MIC-commissie komt eenmaal per kwartaal (of eerder als incidenten daartoe aanleiding geven) bij elkaar op locatie. Deze commissie inventariseert en analyseert de incidenten en gevaarlijke situaties en formuleert adviezen om incidenten te beperken of te voorkomen. In de commissie zorgzaken worden viermaal per jaar de kwartaalverslagen besproken en van advies voorzien. De kwartaalverslagen worden besproken in het managementteam en de lokale cliëntenraden. Meldingen aan de inspectie Er zijn in 2014 geen meldingen valincidenten gedaan bij de inspectie voor de Gezondheidszorg. Ingekomen meldingen Bij een aantal cliënten is het valrisico uitvoerig besproken in het multidisciplinair overleg (MDO), zijn alle mogelijke maatregelen genomen en wordt het overige risico geaccepteerd. Voor deze cliënten wordt bij een valincident wel een registratieformulier incidenten ingevuld en wordt dit formulier conform de normale procedure afgewerkt. Het formulier wordt niet meegenomen in de cijfermatige verwerking.
37
4.4.2 Commissie zorgzaken / BOPZ Jaarverslag BOPZ Amaliazorg 2014 Algemeen: Amaliazorg is in 2009 gestart met het leveren van zorg aan cliënten met een psychogeriatrische indicatie voor verpleeghuiszorg. Dit wordt gerealiseerd op de kleinschalige woongroepen voor dementerenden. Om deze zorg te kunnen bieden is voor vier locaties een BOPZ-aanmerking aangevraagd en verkregen. Voor de vijfde locatie, Blijendaal in Oirschot, is een BOPZ-aanmerking aangevraagd en in oktober 2012 ook verkregen. Het BOPZ beleid en de bijbehorende protocollen zijn conform afspraak geëvalueerd in de commissie zorgzaken en waar nodig bijgesteld om op de juiste manier zorg te kunnen blijven leveren. Middelen en maatregelen: In de commissie zorgzaken wordt drie maandelijks het overzicht van de gebruikte vrijheidsbeperkende maatregelen geëvalueerd. Hiertoe wordt geregistreerd welke middelen en maatregelen gedurende 1 week worden toegepast. Dit overzicht wordt besproken en geanalyseerd en er worden afspraken gemaakt over te nemen acties in het algemeen en per locatie. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de middelen en maatregelen in engere zin en de inzet van interventies op verzoek van of ter ondersteuning van de cliënt. Hiervoor is door Novicare een protocol ontwikkeld dat in het medisch dossier Datacare is geïmplementeerd. In 2014 wisselde het totaal aantal geregistreerde middelen en maatregelen in engere zin voor geheel Amaliazorg tussen 75 en 82. Dit is een lichte afname ten opzichte van 2013. Het percentage sensoren op het totaal aantal middelen en maatregelen is ongeveer 30%. Het percentage bedhekken op het totaal aantal middelen en maatregelen bedraagt ongeveer 25%. Deze beide interventies vormen samen dus ruim de helft van het aantal geregistreerde interventies. Het gebruik van psychofarmaca bij onrust komt nog steeds voor maar is wel afgenomen t.o.v. 2013. Er waren 7 tot 11 cliënten met psychofarmacagebruik met als hoofddoel het bestrijden van onrust en overlast voor anderen. Andere maatregelen die incidenteel voorkomen zijn: verpleegdeken, veiligheidsgordel in de rolstoel en een werkblad op de rolstoel. Als de verschillende locaties worden vergeleken is er geen duidelijke trend waarneembaar. Dan eens zijn de aantallen op de ene locatie hoger, dan op een andere. Dit wordt vermoedelijk vooral bepaald door wisselingen in de cliëntenpopulatie. Eind 2014 waren er twee lopende dwangbehandelingen. In beide gevallen betreft het gecamoufleerd toedienen van medicatie. Scholing: Om op een zorgvuldige en preventieve manier te blijven omgaan met het toepassen van middelen en maatregelen onder de BOPZ is het van belang dat verzorgenden hierin regelmatig geschoold worden. Op Van Haarenstaete werd een scholing georganiseerd en op Hof van Bluyssen is een klinische les voor medewerkers huiskamer. Hierin werd ook aandacht besteed aan preventie van vrijheidsbeperking en het gebruik van de alternatievenbundel van Vilans.
38
4.4.3 Klachten Amaliazorg hanteert een klachtenregeling voor cliënten die voldoet aan de eisen van de Wet klachtenrecht Cliënten Zorgsector en aan de eisen die de wet BOPZ stelt. Daartoe is Amaliazorg aangesloten bij een Regionale Klachtencommissie, waarbij ook de Stichting Vughterstede, Woonzorgcentrum de Annenborch, Jozefoord en Joriszorg zijn aangesloten. De klachtencommissie is door de zorgaanbieders ingesteld en bestaat uit 5 leden. De commissie is, overeenkomstig artikel 23 van bovengenoemde reglementering, gedurende het jaar 2014 drie maal bijeen geweest. Met de klachtenregeling, die in september 2012 is geëvalueerd en aangescherpt, beoogt Amaliazorg dat aan de klachten op een zorgvuldige wijze aandacht besteed wordt met het doel zo mogelijk het wegnemen van de oorzaak van de klacht en het voorkomen van (soortgelijke) klachten in de toekomst. De klachtenregeling is opgenomen in de algemene zorg- en dienstverleningsvoorwaarden. Alle nieuwe cliënten ontvangen tevens een folder omtrent de klachten procedure. De cliënt of vertegenwoordiger kan bij de afwikkeling van de klacht voor advisering, ondersteuning en/of bemiddeling een beroep doen op de vertrouwenspersoon binnen Amaliazorg. Meer informatie hierover is te vinden in het klachtenreglement. De commissie heeft andermaal met tevredenheid geconstateerd dat het onder vaak moeilijke omstandigheden werken aan de beoogde zorgkwaliteit, het in acht nemen van de persoonskenmerken van de individuele bewoners, in de locaties van de aangesloten zorginstellingen, ondanks de blijvende zorgzwaarte op de werkvloer, de afname van financiële- en andere middelen mede in aanmerking genomen, hoge prioriteit blijft hebben. De respectvolle bejegening van bewoners, de werksfeer, communicatie met de familie van de verzorgden, en zorgontwikkelingen staan vragenderwijs steeds op de agenda van het jaarlijks overleg tussen de zorgaanbieders en de commissie.
39
4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers algemeen Voor 2014-2015 is een opleidingsplan vastgesteld met aandacht voor de transitie in de zorg. Door de bij de transitie behorende veranderende (zorg)vragen, wordt de zorg de komende jaren complexer, klantgerichter en meer vraag gestuurd. Dit vraagt van onze medewerkers andere competenties/specifieke vaardigheden. Vanwege deze veranderingen is scholing van de zittende medewerkers noodzakelijk. Scholing zal op korte- en middellange termijn dan ook met name gericht zijn op het aanvullen van tekorten in kennis en vaardigheden en het onderhouden hiervan. De speerpunten voor de komende jaren zijn gebaseerd op de visie, missie en kernwaarden vanuit het beleidsplan. Belevingsgerichte zorg, samenwerking en communicatie vormen hierbij de basis. Om een hoger kwaliteitsniveau te realiseren, zijn we in 2014 gestart met trainingen en scholingen binnen alle geledingen van de organisatie (conform beleidsplan). Competenties, vaardigheden en kennis worden door middel van scholing naar een hoger plan getild, waardoor er een kwaliteitsslag gemaakt kan worden. 4.5.1 Personeelsbeleid In 2014 zijn diverse (beleids)regelingen en procedures op het gebied van PO&O geëvalueerd. Daarbij is steeds gekeken naar de actualiteit van de regeling, de noodzaak de regeling in de organisatie te hebben en deze vervolgens aan te passen naar de huidige weten regelgeving en wensen van Amaliazorg. De basis voor de te evalueren regelingen vormt het kwaliteitssysteem, dat voorziet in periodieke evaluaties. 4.5.2 Verzuimbeleid Eind 2013 is een nieuw verzuimbeleid, gebaseerd op het gedragsmodel ontwikkeld en als pilot ingevoerd. In deze nieuwe aanpak zijn leidinggevenden in 2014 getraind en gecoacht. Het terugdringen van het verzuimpercentage met het doel van 5% voor 2014 is niet gehaald. Het verzuimpercentage voor 2014 is 6% en is t.o.v. 2013 (5.85%) licht gestegen, maar wel lager dan 2012 (6.45%). In het begin van 2014 is er geleidelijk meer ‘verborgen verzuim’ aan de oppervlakte gekomen waardoor het percentage in Q1 2014 toegenomen is. Echter is na mei 2014 het ziekteverzuim percentage onder de 6% gebleven en heeft de daling verder ingezet. Het toepassen van het gedragsmodel heeft tijd nodig gehad, maar het heeft effect gekregen. De verzuimfrequentie is sterk gedaald. Ook het kortdurend en middellang verzuim is gedaald. Het verzuimpercentage blijft met name hoog door de langdurige zieken. Het verzuimbeleid gebaseerd op de gedragsvisie is met ingang van 1 januari 2015 definitief van kracht geworden. Tevens is er per 1 januari 2015 een contract met een nieuwe arbodienst (MetaPlanning) afgesloten. 4.5.3 Opleidingen In 2014 hebben de volgende opleidingen/scholingen/trainingen plaatsgevonden of zijn opgestart: - Het opleidingsplan voorziet structureel in het actueel houden van de bevoegdheden en bekwaamheden binnen de wet BIG. Alle verzorgenden niveau 3 en verpleegkundigen worden 2-jaarlijks BIG geschoold; in 2014, het tussenjaar, werden alleen nieuwe medewerkers (45) geschoold en was er sprake van bijscholing naar behoefte. - 17 medewerkers niveau helpende 2+ hebben de jaarlijkse medicatiescholing bijgewoond. - 7 medewerkers zijn gestart met de opleiding ‘ondersteuning bij verpleegtechnische handelingen’ bij het Summa college.
40
- Er is 1 BBL’ er verpleegkundige en 1 BBL’ er verzorgende gestart in 2014. Voor 3 BBL’ers verzorgende IG liep de eerdere gestarte opleiding door in 2014. - Wederom zijn er op verschillende niveaus weer diverse BOL-stagiaires opgeleid. - Intern vond scholing m.b.t. MDO-zorgleefplan plaats voor EVV van alle locaties. - Gestart werd met een branche-erkende opleiding EVV (8 medewerkers) welke doorloopt tot juni 2015. - De branche-erkende opleiding GVP (gespecialiseerd verzorgende psychogeriatrie) is door 12 medewerkers afgerond. - In 2014 is aan facilitaire medewerkers, huiskamermedewerkers en vrijwilligers van alle locaties een scholing belevingsgerichte zorg aangeboden. Op deze manier wordt het beleid op alle levels geïmplementeerd. Aan de scholing belevingsgerichte zorg werd deelgenomen door 48 medewerkers en 30 vrijwilligers. Aan de scholing belevingsgerichte zorg in combinatie met feedbacktraining werd deelgenomen door 72 medewerkers. - Jaarlijks vinden er intervisiebijeenkomsten plaats voor de CGO-geschoolde (Competentie Gericht Opleiden) werkbegeleiders. In 2014 waren er 2 terugkom middagen voor 33 werkbegeleiders en vond een interne scholing plaats voor nieuwe 7 werkbegeleiders. - Voor alle ergocoaches zorg was er een cursus vanuit Zwaartepunt. - Jaarlijks vindt per locatie BOPZ-scholing plaats: klinische lessen vanuit Novicare. - Er vonden 16 BHV scholingen plaats. - Jaarlijks vinden er HACCP-scholingen plaats vanuit coördinatoren facilitair. 4.5.4 Roosterstatuut Met ingang van 1 januari 2014 is het nieuwe ontwikkelde roosterstatuut toegepast. De belangrijkste doelstellingen hierin zijn: - Continuïteit in de dienstverlening aan de cliënten en optimale afstemming zorgvraag; - Evenwichtige verdeling van de werklast over medewerkers en een goede balans tussen werken en rusten; - Doelmatig werken binnen organisatorische en financiële kaders. En dit alles binnen de kaders van wet- en regelgeving. Alle roosteraars zijn bijgeschoold in de ins- en outs van gezond roosteren en de beperkingen van de arbeidstijdenwet en het arbeidstijdenbesluit. Eind 2014 heeft een evaluatie van het roosterstatuut plaatsgevonden. De werkgroep Roosteren zal begin 2015 de evaluatiepunten meenemen en in overleg met de OR tot een definitief roosterstatuut komen. 4.5.5 2014 Cijfermatig Hieronder staat een aantal kerngegevens benoemd ten aanzien van medewerkers binnen Amaliazorg. In- en uitstroom van personeel over 2014: Aantal medewerkers* Instroom 87 Vrijwilligers: 64 Uitstroom 128 Vrijwilligers: 47 * exclusief stagiaires en vakantiewerkers
FTE* 21,29 30,43
41
Vacatures: Peildatum 31-12-14
Totaal personeel 477* Personeel met 321 cliëntgebonden functies Vrijwilligers 256 * inclusief stagiaires en vakantiewerkers
Totaal aantal vacatures per 31-12-2014
Aantal moeilijk vervulbare vacatures per 31-12-2014
1
0
4.5.6 Arbobeleid In 2014 is het Arbobeleid opnieuw beschreven waarin alle aspecten m.b.t. Arbo zijn meegenomen. Bestaande en nieuwe gerelateerde arbo-documenten zijn via verwijzingen samengebundeld in één arbobeleid. In het nieuwe arbobeleid zijn verwijzingen naar KRS gemaakt. Het op de juiste manier beschrijven en uitvoeren van het arbobeleid leidt tot verbetering van goede arbeidsomstandigheden. Amaliazorg werkt met arbo-commissies die verbonden zijn aan de verschillende locaties. Deze zijn in 2014 een twee maal bij elkaar gekomen en hebben concreet gewerkt aan de actieplannen die volgen uit de verschillende RIE’s (risico inventarisatie evaluatie). De acties van 2014 zijn uitgevoerd en eventuele nieuwe risico’s zijn in kaart gebracht en opgenomen in de actieplannen voor 2015. 4.5.7 Vrijwilligers Onze vrijwilligers bieden een onmisbare bijdrage aan de warme zorg die Amaliazorg biedt aan haar cliënten. Door het inzetten van creatieve wervingsmethoden en het uitbreiden van welzijnsactiviteiten is het aantal vrijwilligers dat zich in wil zetten voor de cliënten van Amaliazorg dit jaar met 8% gestegen. Het bestaande vrijwilligersbeleid is in 2014 meer passend gemaakt welke in 2015 ingevoerd gaat worden. Begin 2014 heeft er een uitgebreid onderzoek plaatsgevonden naar de wensen van betrokken partijen en de mogelijkheden van de organisatie. Er is organisatorisch meer duidelijkheid gekomen voor vrijwilligers en beroepskrachten. Aansturing en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en rechten en plichten zijn helder gemaakt. 4.5.8 Onderzoek naar medewerkertevredenheid Amaliazorg hecht erg aan de mening van haar medewerkers. In 2013 heeft een medewerkerstevredenheidonderzoek plaatsgevonden waar Amaliazorg een score van 7,6 op werkbeleving heeft gescoord; een bovengemiddeld in de branche. Op basis van de rapportage hebben locatiemanagers samen met de medewerkers verbeterpunten en prioriteiten in kaart gebracht, waaruit per locatie verbeterplannen zijn opgesteld en zijn nagestreefd. Halverwege 2015 vindt er een nieuw medewerkerstevredenheidsonderzoek plaats.
42
4.6 Samenleving en belanghebbenden Samenleving en belanghebbenden. Op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen is bewust beleid ontwikkeld. Amaliazorg wil een goed resultaat bereiken, niet alleen in economisch, maar ook bijvoorbeeld in sociaal opzicht, waarbij actief rekening wordt gehouden met alle belanghebbenden. Amaliazorg hecht er waarde aan om midden in de samenleving te staan. Dit krijgt onder meer gestalte middels betrokkenheid bij diverse activiteiten in het werkgebied van Amaliazorg, variërend van het mede organiseren van bijvoorbeeld voorlichtingsbijeenkomsten aan belanghebbenden over zorg, deelname aan de landelijke ‘Open Dag van de zorg’, kerstmarkten op onze locaties, actieve ondersteuning bij het vorm geven van een Alzheimercafé. Ook was er aandacht voor het uitbreiden van dagverzorging in Oisterwijk en het bieden van zorg en welzijn aan de bewoners van de 75 appartementen gelegen naast Catharinenberg. Deelname aan activiteiten in de omgeving Amaliazorg heeft zich in haar beleid ten doel gesteld de organisatie in toenemende mate op de kaart te zetten en dit te doen door middel van betrokkenheid in die gemeenten waar we als organisatie opereren. Het doel is hierbij te laten zien wat we doen en de samenleving binnen te halen in onze locaties en laten kennismaken met onze diensten en producten. Een aantal activiteiten zijn: ontwikkeling van activiteitenaanbod in samenwerking met Welzijnsorganisaties; ontwikkeling uitbreiding eetpunten; overleg met gemeenten over beleid in de kleine kernen (Ommel, Heusden); betrekken bewoners uit de directe omgeving van de locatie; deelnemer aan voorbereiding Gezondheidsbeleid en Woonzorgbeleid; deelname aan ketenoverleg PG; deelnemer aan 1e lijns overleg; presentaties over zorg en welzijn aan deelnemers Alzheimer – café. Duidelijke voorlichting en communicatie Onze cliënten hebben recht op goede informatie. Dit betekent dat we ze tijdig, eenduidig en duidelijk informeren over zaken die voor hen van belang zijn. Ten behoeve hiervan maakt Amaliazorg gebruik van cliënten informatiemappen en aanvullend diverse folders en brochures en de website van Amaliazorg www.amaliazorg.nl
43
4.7 Financieel beleid Het financieel beleid van Amaliazorg en Amaliawonen is er op gericht om jaarlijks een positief exploitatieresultaat te realiseren met als doel om bestaande reserveposities te continueren en daar waar nodig te verstevigen, en ter bekostiging van initiatieven in het kader van innovatie & ontwikkeling. Hiertoe stelt zowel Amaliazorg als Amaliawonen jaarlijks een begroting op, worden diverse prestatie-indicatoren periodiek gemonitord en via (maandelijkse) managementinformatie-overzichten beschikbaar gesteld aan Raad van Bestuur, Raad van Toezicht, het Managementteam en wordt na afloop van het jaar de jaarrekening opgesteld. 4.7.1. Gang van zaken tijdens het boekjaar Begroting Het boekjaar 2014 sluit met een geconsolideerd positief resultaat van € 385.158 en is hiermee € 248.169 hoger dan begroot. Het beoogde resultaat zoals geprognosticeerd in de geconsolideerde begroting 2014 bedroeg € 136.989 positief. Dit betere dan begrote resultaat kan als volgt worden verklaard: Een hoger wettelijk budget aanvaardbare kosten van € 928.000 in verband met zowel hogere intramurale als extramurale zorgproductie maar ook door het niet inrekenen in de begroting van de extra middelen uit het convenant investeringen langdurige zorg 2012 – 2014 voor het jaar 2014 (€ 525.000). Meer dan begrote niet-gebudgetteerde zorgprestaties waaronder de middelen WMOhuishoudelijke hulp (+/+ € 69.000) alsook meer overige subsidies waaronder loonkostensubsidies en subsidie stage-fonds (+/+ € 55.000). Hiertegenover staat dat de overige bedrijfsopbrengsten waaronder de vergoedingen vanuit de verbonden religieuze instituten, iets lager zijn uitgevallen dan begroot (-/- € 34.000). In totaliteit overschrijden de gerealiseerde opbrengsten, de begrote opbrengsten met € 1.018.000. Hogere personeelskosten (+/+ € 1.181.000) door de extra formatie vanuit het convenant investeringen langdurige zorg (gemiddeld 11,45 fte wat neerkomt op € 553.000 aan loon- en opleidingskosten), extra formatie-inzet (10,73 fte) binnen de overige diensten (+/+ € 336.000), extra inzet personeel niet in loondienst (+/+ € 146.000) en overige personeelskosten (+/+ € 146.000) voor onder meer inzet van een verzuimcoach en ontslagvergoedingen. Lagere afschrijvingskosten (-/- € 72.000) met name doordat niet alle begrote investeringen zijn uitgevoerd. Lagere overige bedrijfskosten (-/- € 318.000) met name als gevolg van minder voeding- en hotelmatige kosten, algemene kosten en energiekosten. In totaliteit overschrijdt de gerealiseerde som der bedrijfslasten, de begrote bedrijfslasten met € 792.000. Het resultaat uit de gewone bedrijfsuitoefening is hierdoor € 226.000 gunstiger dan het begrote resultaat. Naast het voordeel op het resultaat uit de gewone bedrijfsuitoefening is er ook nog sprake van een voordeel op het resultaat op de financiële baten en lasten. In de begroting is een netto-rentelast (= rentelasten min rentebaten) opgenomen van € 336.000, in werkelijkheid bedraagt de netto-rentelast € 314.000; een voordeel van € 22.000. Per saldo is het geconsolideerde resultaat 2014 hierdoor € 248.000 hoger dan begroot.
44
Vorig boekjaar Zoals hiervoor reeds vermeld, sluit het boekjaar 2014 met een positief resultaat van € 385.158; in vergelijking met 2013 (€ 334.950) is het resultaat met € 50.208 toegenomen. Deze toename kan als volgt worden verklaard: Het wettelijk budget aanvaardbare kosten is toegenomen met € 195.000, met name door een stijging van de intramurale zorgproductie, door hogere tarieven en een hogere productierealisatie extramurale zorg. Tegenover de toename van het wettelijk budget staan lagere overige opbrengsten (-/- € 83.000). De terugname ziet met name toe op de terugloop van het aantal gebruikers c.q. cliënten die gebruik maken van de dienstverlening (o.a. wasserij, huishoudelijke dienst, maaltijden, etc.). De afname van het aantal afnemers is mede gelegen in de terugloop van het aantal leden van de verbonden religieuze instituten; Hogere personeelskosten van € 561.000 (+5%) bij een gelijkblijvend aantal fte als gevolg van een loonsverhoging (€ 110.000), een stijging van sociale premies (€ 129.000), extra inzet personeel niet in loondienst (€ 110.000) en overige personeelskosten (€ 212.000) voor onder meer inzet van een verzuimcoach en ontslagvergoedingen. Lagere afschrijvingskosten van € 250.000 doordat voorgaand jaar aanvullende afschrijvingen over materiële vaste activa (met name inventaris), waarvan de economische levensduur eerder is bereikt, hebben plaatsgevonden. Lagere overige bedrijfskosten van € 236.000 als gevolg van een afname van de energiekosten (-/- € 98.000) en lagere algemene kosten ingevolge het feit dat in 2013 een verplichting voor het ombouwen/de transitie van verzorgingshuiskamers naar verpleeghuisplaatsen is verantwoord van € 110.000. Door het positieve resultaat 2014 is het eigen vermogen in vergelijking met 2013 gestegen. Hierdoor stijgt de solvabiliteit (eigen vermogen als percentage van het totale vermogen) van 26,8% naar 29,3%. Het weerstandsvermogen (eigen vermogen als percentage van de totale opbrengsten) neemt toe van 26,4% naar 28,4%. 4.7.2. Toestand per balansdatum Het balanstotaal is in vergelijking met 2013 met € 171.000 afgenomen. De vaste activa zijn afgenomen met € 692.000 (verschil tussen investeringen en afschrijvingen). De vlottende activa zijn toegenomen met € 521.000. Tegenover de afname van de vordering op debiteuren (-/- € 14.000) en overige vorderingen (-/- € 63.000) staat een toename van de post vooruitbetaalde bedragen (+/+ € 50.000). De vordering uit hoofde van bekostiging (financieringstekort) is afgenomen met € 225.000. De liquide middelen zijn gestegen met € 773.000. Het eigen vermogen is toegenomen van € 4.778.400 per ultimo 2013 naar € 5.163.600 per ultimo 2014. De langlopende schulden zijn afgenomen in overeenstemming met de aflossingen (-/- € 474.000). Ook het saldo van de voorzieningen is afgenomen (-/- € 68.000) ondanks de opname van een voorziening voor arbeidsongeschiktheid. De afname is een gevolg van de (extra) uitgaven in het kader van groot onderhoud. De kortlopende schulden zijn beperkt afgenomen (-/- € 10.000). De mutatie hierin wordt met name beïnvloed door de verbetering van de liquide middelen (€ 85.000) en de toename van de crediteuren. Het hogere crediteurensaldo ultimo boekjaar 2014 in vergelijking met boekjaar 2013 is voornamelijk het gevolg van het betalingsmoment.
45
Door deze mutaties is de liquiditeitspositie verbeterd. Zowel de current-ratio (kortlopende vorderingen inclusief vordering uit hoofde van het financieringstekort en inclusief liquide middelen versus kortlopende schulden) als de quick-ratio kortlopende vorderingen gecorrigeerd voor voorraden versus kortlopende schulden) zijn gestegen van 2,04 naar 2,24. Het werkkapitaal – berekend als het saldo van de vlottende activa minus de vlottende passiva – is positief. 4.7.3. Financiële positie Zoals reeds eerder aangegeven is de solvabiliteit gestegen van 26,8% naar 29,3%. Ook het weerstandsvermogen is gestegen van 26,4% naar 28,4%. De verhouding tussen het exploitatieresultaat en het totaal van de opbrengsten (= resultaatratio) bedroeg in 2013 + 1,9%; in 2014 is dit + 2,1%. Het totale eigen vermogen is in 2014 gestegen met € 385.158 zijnde het resultaat over 2014 waarbij door de Raad van Bestuur de volgende resultaatverdeling is vastgesteld, welke door de Raad van Toezicht is goedgekeurd: aan de bestemmingsreserve instandhoudingsinvesteringen is € 157.017 toegevoegd, aan de bestemmingsreserve eigen risico ziekteverzuim € 81.700, aan de reserve WMO € 287, aan de algemene reserves Amaliawonen € 123.979 en aan de Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK) € 22.175. Door dit alles is het saldo RAK gestegen van € 2.523.849 (ultimo 2013) naar € 2.546.024 (ultimo 2014). Resultaatratio: Exploitatieresultaat / totaal opbrengsten Resultaat
Verslagjaar
Liquiditeit
Verslagjaar
+/+ 2,1%
Vorig jaar +/+ 1,9% Vorig jaar
Current ratio: verhouding vlottende activa (incl. voorraden, 2,24 incl. liquide middelen) / kortlopende schulden
2,04
Quick ratio: verhouding vlottende activa (excl. voorraden, 2,24 incl. liquide middelen) / kortlopende schulden
2,04
Verhouding vlottende activa (excl. liquide middelen) / 0,20 kortlopende schulden
0,29
Solvabiliteit (exclusief egalisatiereserves en voorzieningen) Eigen vermogen / Balanstotaal
Verslagjaar
Vorig jaar
29,3%
26,9%
Eigen vermogen / Totaal opbrengsten
28,4%
26,4%
Solvabiliteit (inclusief egalisatiereserves en voorzieningen) Eigen vermogen / Balanstotaal
Verslagjaar
Vorig jaar
31,6%
29,5%
Eigen vermogen / Totaal opbrengsten
30,6%
29,0%
46
4.7.4. Vooruitblik 2015 en volgende jaren Voor 2015 is ten behoeve van Amaliazorg en Amaliawonen een begroting opgesteld met een geconsolideerd overschot van € 300.000. Voor dit - in tegenstelling tot het gerealiseerde geconsolideerde resultaat 2014 ad. € 385.158 - lagere, begrote resultaat zijn een aantal oorzaken aan te wijzen: 1) Daling van het budget (Wlz, ZvW en WMO) met € 338.000 als gevolg van een lagere intramurale productie in verband met scheiden van wonen en zorg en lagere tarieven; 2) Nagenoeg gelijkblijvende overige opbrengsten in de verwachting dat de afname van de diensten door verbonden religieuze instituten gecompenseerd zal worden door extra opbrengsten uit scheiden wonen en zorg en overige particuliere dienstverlening; 3) Afname van de personeelskosten met € 647.000 door een lagere formatie personeel in loondienst (enerzijds in verband met lagere intramurale productie en anderzijds in verband met het aflopen ultimo 2014 van het project “Intensiveringsmiddelen”), minder inzet personeel niet in loondienst en minder overige personeelskosten; 4) Hogere afschrijvingskosten (+/+ € 46.000) vanwege voorgenomen investeringen; 5) Toename van de overige bedrijfskosten inclusief rente (+/+ € 314.000) voornamelijk als gevolg van outsourcing ICT. Hoewel in 2015 een geconsolideerd rendement van +1,7% van de totale opbrengsten is begroot (realisatie 2014: +2,1%), is waakzaamheid met betrekking tot de exploitatie geboden. Dit geldt zowel voor de kosten maar zeker voor de opbrengsten. Cruciaal hierbij zal zijn of de geleverde zorg volledig zal worden vergoed, of de vrijkomende verzorgingshuisplaatsen onmiddellijk extramuraal zullen kunnen worden herbezet en welke alternatieven er voorhanden zijn om de afnemende vraag naar diensten door de verbonden religieuze instituten te compenseren. Sinds 2009 is sprake van een transitiefase voor de bekostiging van de materiële vaste activa die tot op heden in aanmerking komen voor integrale nacalculatie. Het WTZi-bouwregime is afgeschaft en het systeem van integrale nacalculatie van kapitaallasten zal per 1-1-2018 definitief worden beëindigd. Het huidige, in beginsel risicoloze bekostigingssysteem zal worden vervangen door een systeem van prestatiebekostiging. Kapitaallasten zullen moeten worden gedekt via een component in de integrale tarieven (de normatieve huisvestingscomponent). Afhankelijk van het zorgaanbod, de bezettingsgraad en de geleverde productie kunnen de inkomsten sterk fluctueren. Hierdoor ontstaan risico’s voor het vastgoed, zoals exploitatierisico’s (leegstand, onderbezetting), boekwaarderisico’s (marktontwikkeling) en het risico van afwaardering bij exploitatieverliezen (impairment). Amaliazorg en Amaliawonen hebben in de afgelopen jaren diverse malen bedrijfswaardeberekeningen op kapitaallastenniveau opgesteld. Ook in 2014 zijn deze berekeningen uitgevoerd waarbij nog meer dan voorheen de extramuralisering van de zorg in de berekeningen tot uitdrukking is gebracht. Op basis van de uitkomsten van de berekeningen, blijkt er geen sprake te zijn van een negatieve bedrijfswaarde op locatieniveau en heeft geen duurzame waardevermindering van de vaste activa plaatsgevonden. De veranderingen in de zorg waar de afgelopen jaren door velen veelvuldig en bij herhaling over is gesproken, krijgen steeds meer vorm en inhoud. De Wet langdurige zorg (Wlz) is per 1 januari 2015 in werking getreden. De consequenties hiervan zijn groot, niet alleen voor de zorgaanbieders maar zeker en vooral ook voor degene die zorg nodig hebben. De eerste maanden van 2015 laten zien dat nog niet alles vlekkeloos verloopt en dat nog veel werk verzet moet worden om alles in de juiste en in goede banen te laten verlopen. Laten we hopen dat bij de verantwoording over 2015 hierin andermaal belangrijke stappen voorwaarts zijn gezet.
47
