Jaarverslag 2000 Student Union

Jaarverslag 2000 Student Union

Enschede, 14 mei 2001

Samenvatting Het jaar 2000 is een turbulent jaar geweest voor de Student Union. Na de oprichting in 1999 heeft het Unionbestuur getracht invulling aan de plannen van voorgaande besturen te geven en tevens een blik op de toekomst te werpen. De omgeving waarin de Student Union functioneert verandert voortdurend en deze stelt hoge eisen aan de prestaties van het bestuur. Het feit dat er zonder ‘downs’ geen ‘ups’ zijn hebben het bestuur en betrokkenen dan ook aan den lijve ondervonden. Met name de beginfase van het jaar 2000 werd gekenmerkt door enig onbegrip en het verklaren en toelichten van plannen en bestuursbesluiten. Gelukkig is dit gedurende het jaar omgeslagen in een positief kritische tot zelfs enthousiaste houding van personen en organisaties binnen de Student Union. Organisatie Student Union De onderbezetting van het Unionbestuur gedurende het tweede halfjaar heeft haar weerslag gehad op de werkzaamheden van het bestuur. Een teruggang van zes naar vier bestuursleden betekende dat het jaarplan 2000 aan een kritische blik onderworpen diende te worden. Het maken van heldere en af en toe harde keuzes was noodzakelijk om toch vooruitgang te kunnen blijven boeken. Dit naast het feit dat de Student Union zich in de opstartfase bevindt en er ook nog hard gewerkt diende te worden aan de feitelijke structuur van de Student Union. Om toch meer te realiseren dan het slechts draaiende houden van de organisatie, is besloten om meer personele ondersteuning aan te trekken. Parallel aan het Strategisch Plan heeft de Dienst Studentenvoorzieningen & Campus (DiSC) haar bedrijfsplan geschreven. Na diverse overleggen, afzonderlijk maar zeker ook gezamenlijk, zijn het Student Unionbestuur en DiSC erin geslaagd om afstemming te bereiken tussen beide plannen. Het afstemmen van beide plannen volgde op de ondertekening van het convenant tussen de Student Union en DiSC in januari 2000. Activismestimulering Activismestimulering staat al jaren hoog op de agenda. Het is de belangrijkste kerntaak van de Student Union. In dat kader heeft het College van Bestuur het Fonds Stimulering Activisme in beheer van het Student Unionbestuur gegeven. Een aantal concrete projecten is hieruit gefinancierd. Het afgelopen jaar is verder benut om structureel beleid te ontwikkelen op het gebied van het activisme. De input vanuit de studentenorganisaties is hierbij van groot belang geweest. Er zijn diverse activiteiten ondernomen die tot doel hebben om meer studenten te interesseren voor activiteiten naast hun studie. Zo is de Unionbonus gelanceerd en is in samenwerking met Studium Generale een reflectiecursus gehouden. Verder is een tweetal bijeenkomsten georganiseerd voor opleidingsdirecteuren over onder andere de activismeproblematiek. Ook zijn activiteiten opgestart om verenigingen en studenten concreet te ondersteunen. De gezamenlijke inkoopprojecten, het trainingenprogramma, de Unionbonus en het Unionbeurzenprogramma zijn hier goede voorbeelden van. Communicatie en informatievoorziening Communicatie en informatievoorziening zijn erop gericht uit te dragen welke activiteiten de Student Union ontplooit, wat het belang van academische vorming is en welke bijdrage de Student Union daaraan levert. Daarnaast is een goede communicatiestructuur cruciaal voor het (op soepele wijze) functioneren van de organisatie. De druk vanuit de UT-gemeenschap op dit vlak is het afgelopen jaar groot geweest. De opstartfase van de Student Union brengt bepaalde onzekerheden met zich mee en deze kunnen voor weerstand ten aanzien van nieuwe ontwikkelingen zorgen. Juist in de opstartfase is het zaak deze weerstand zo klein mogelijk te houden en hiertoe is een aantal stappen ondernomen. In 2000 heeft het bestuur daarom voor het eerst een portefeuillehouder Communicatie gehad. Deze heeft de diverse communicatie- en informatiemiddelen verder ontwikkeld en gestructureerd. Zo zijn de nieuwsbrief en nieuwsmail naar tevredenheid op regelmatige en afwisselende wijze gebruikt als informatiestukken voor met name verenigings- en koepelbesturen. Daarnaast is er een nieuwe, professionele website ontwikkeld. Deze en andere inspanningen hebben ertoe geleid dat de communicatie en informatievoorziening richting de diverse, voor de Student Union belangrijke partijen, is verbeterd. Desondanks blijft er wel een aantal zaken dat blijvende of hernieuwde aandacht vergt. Te denken valt hierbij aan de omgang met vertrouwelijke informatie en de informatievoorziening over de besluitvorming binnen het bestuur. Daarnaast is het noodzakelijk dat het bestuur alert blijft op het feit dat zij met veel en verschillende

2

doelgroepen te maken heeft. Dit heeft absoluut invloed op de invulling van de communicatie en de informatievoorziening. Accommodatie De werkzaamheden binnen de portefeuille accommodatie hebben voornamelijk in het teken gestaan van de ontwikkeling van plannen voor verbouwing van de Bastille. De ontwikkeling van deze plannen heeft veel tijd gekost. Voornaamste reden hiervoor is de wisseling in bezetting van de werkgroep, de wisseling van externe portefeuillehouders betrokken bij het Bastilleproces, de volgtijdelijkheid met betrekking tot andere UT bouwprojecten en de architectenkeuze. Voor de overige Uniongebouwen is in samenwerking met studentenorganisaties, de facilitair manager en het Facilitair Bedrijf (FB) geprobeerd om te komen tot een format om in de praktijk taken en verantwoordelijkheden toe te delen aan beheerscommissies, studenten, diensten en externe partijen. Voor het studentendeel zijn we hierin geslaagd, zowel met de beheerscommissie Pakkerij (BCP) alsmet het Centraal Beheer Euros (CBE) is een beheersovereenkomst geformuleerd. Deze kunnen tegelijkertijd met de nieuwe huur- en pachtovereenkomsten en service level agreements (SLA’s) worden bekrachtigd. Voor wat betreft het invullen van de formats is een aantal versies van een SLA besproken. Alleen voor de Unionbestuurskamers in de Vrijhof zijn we een definitieve SLA met het facilitair bedrijf overeengekomen. Voor de overige Uniongebouwen is geen overeenstemming bereikt. Onduidelijkheid over toekomstig eigenaarschap van de gebouwen, en de daaraan gekoppelde invulling van de eindverantwoordelijkheid, heeft samen met het vertrek van de facilitair manager geleid tot het niet af kunnen ronden van de besprekingen. Met de dienst Financieel Economische Zaken (FEZ) is overleg gevoerd over de huur en pachtregelingen met betrekking tot de Pakkerij en het Watersportcomplex. Belangrijk punt van overleg is de fiscale constructie van deze contracten. Geldstromen van de Universiteit Twente (UT) naar de Student Union, en andersom, zijn namelijk fiscaal belast. Na besprekingen met de belastingdienst en een extern adviesbureau zijn tussen de Student Union en de UT uitgangspunten geformuleerd voor deze contracten. Het sluiten van de contracten is mogelijk zodra de fiscale posities van alle betrokken partijen en de bijbehorende geldstromen duidelijk zijn. Voor de vormgeving van de huurcontracten dienen de verenigingen onder andere aan te geven welke ruimten BTW-belast gehuurd gaan worden. Belangenbehartiging De Student Union probeert in haar handelen het belang van de studentengemeenschap te behartigen. Soms vervult zij de belangenbehartigende rol door zich (meestal binnen de universiteit) hard te maken voor één of enkele organisatie(s) of groepering(en), tegenover andere partijen. Gezien de taakstelling die de Student Union van het College van Bestuur heeft meegekregen is er sprake van belangenbehartiging bij vrijwel alle projecten die de Union uitvoert. De Student Union is er voor studenten en zal bij haar handelen het belang van studenten altijd als uitgangspunt hanteren. Afgelopen jaar heeft dit vooral gespeeld bij de afstudeersteunsystematiek, de Union Shop en de regelingen omtrent collegezalen en zalen in de Vrijhof. Externe betrekkingen Zoals iedere organisatie beweegt de Union zich binnen een zeer dynamische omgeving. Deze omgeving kent bedreigingen, maar zeker ook een groot aantal mogelijkheden. Om deze mogelijkheden optimaal te benutten heeft het bestuur aan een aantal structurele contacten gewerkt, zoals bijvoorbeeld de samenwerking met bedrijven en instellingen in het kader van de partnerships. Het leggen van deze contacten heeft nogal wat voeten in de aarde gehad, maar het bestuur is tevreden over de wijze waarop zij hieraan invulling heeft gegeven. Deze tevredenheid wordt over het algemeen gedeeld door de deelnemers. De samenwerking met de universiteiten in het European Consortium of Innovative Universities netwerk heeft minder resultaat gehad dan gehoopt. Dit heeft voornamelijk te maken met de fysieke afstand tussen de universiteiten en de diversiteit in culturen en doelstellingen. Dankzij het feit dat de Student Union Universiteit Twente zich als kartrekker heeft opgesteld, zijn de resultaten echter wel dermate geweest, dat zij en de andere universiteiten hebben besloten de samenwerking voort te zetten en te streven naar de opzet van meer concrete projecten. Overlegstructuren De Student Union kent diverse interne en externe overlegstructuren om informatie te verspreiden en te vergaren. De Student Union is in deze overlegorganen vertegenwoordigd om haar gestelde doelen te bereiken en om andere studentenorganisaties te ondersteunen in het bereiken van hun doelen.

3

Belangrijke overlegorganen die in 2000 zijn opgestart zijn de Raad van Toezicht van University Student Enterprises (USE) en de Raad van Commissarissen van de Student Union Enterprises BV (SUE BV). USE is in 1999 opgericht en de SUE BV in 2000. In beide organen is het Student Unionbestuur formeel toezichthouder. Evenzeer belangrijk is het echter elkaar wederzijds te informeren en kennis en diensten uit te wisselen op informele basis. Uitgangspunt hierbij is zoveel mogelijk zaken bij studenten en studentenorganisaties onder te brengen. Financiën Vanaf eind 1999 is door de portefeuillehouder financiën en door medewerkers van de dienst Financieel Economische Zaken (FEZ) veel tijd gestoken in de overdracht van de boekhouding van DiSC naar FEZ. Het inrichten van de boekhouding bracht dermate veel problemen met zich mee dat pas vanaf september 2000 begonnen kon worden met het boeken in de boekhouding. De oorzaak is terug te voeren op een aantal organisatorische en financiële problemen (BTW). Dit is ook de reden dat het jaarverslag vrij lang op zich heeft moeten laten wachten. Het behaalde resultaat uit gewone bedrijfsvoering van kf.317 geeft zonder een toelichting een onjuist beeld over de Union. Doordat in het eerste half jaar zeer kritisch naar de Union werd gekeken en in het tweede half jaar met een onderbezetting is gewerkt heeft het bestuur weinig kansen gezien projecten voor studenten te realiseren. Het vinden van enthousiaste studenten voor het realiseren van projecten was vrij moeilijk. Deze redenen verklaren voor het grootste deel het behaalde resultaat van kf. 96 op de kostenplaats bestuurskosten. Het overige resultaat kan verklaard worden door de storting van de bijdrage van kf 220 door het College van Bestuur voor het Fonds Stimulering Activisme. Uitgaven uit dit fonds zullen in 2001 en eventueel volgende jaren plaatsvinden. Het Uniongebouw de Pakkerij laat een positief resultaat zien van kf 35 en het Watersportcomplex een negatief resultaat van kf 34. Voor beide gebouwen geldt dat ze voor de Student Union budget neutraal zijn. In 2001 dienen hiervoor dan ook duidelijke afspraken worden gemaakt.

4

Later is al lang begonnen.......

5

Inhoudsopgave 3.

ORGANISATIE STUDENT UNION......................................................................................................... 11 3.1 INLEIDING .............................................................................................................................................. 11 3.2 ORGANISATIESTRUCTUUR ...................................................................................................................... 11 Erkenningen................................................................................................................................................... 11 Reglementering.............................................................................................................................................. 12 Geschillenprocedure...................................................................................................................................... 12 3.3 COMMISSIES ........................................................................................................................................... 12 IK2000 ........................................................................................................................................................... 12 ICT................................................................................................................................................................. 12 STOOM.......................................................................................................................................................... 12 GIP ................................................................................................................................................................ 12 Partnershipscommissie.................................................................................................................................. 13 3.4 SAMENWERKING MET STUDENTENORGANISATIES .................................................................................. 13 Deelnemers.................................................................................................................................................... 13 Koepels .......................................................................................................................................................... 13 Taskforce Sport & Cultuur ............................................................................................................................ 13 Samenwerking internationale studentenorganisaties (PITS)......................................................................... 13 Vrijdagmiddagborrel..................................................................................................................................... 14 3.5 ADMINISTRATIE EN ARCHIEF .................................................................................................................. 14 3.6 PERSONELE ONDERSTEUNING ................................................................................................................. 14

4.

ACTIVISMESTIMULERING ................................................................................................................... 15 4.1 INLEIDING .............................................................................................................................................. 15 4.2 FONDS STIMULERING ACTIVISME ........................................................................................................... 15 Unionbonus ................................................................................................................................................... 15 Unionbeurzenprogramma.............................................................................................................................. 15 4.3 ONDERSTEUNING VAN VERENIGINGEN EN STUDENTEN ........................................................................... 16 Unionkaart, voordelen voor studenten .......................................................................................................... 16 Unionpluskaart .............................................................................................................................................. 16 Postersale ...................................................................................................................................................... 16 Gezamenlijke Inkoop Projecten..................................................................................................................... 16 Overdrachtsweekend ..................................................................................................................................... 16 Union Trainingenprogramma........................................................................................................................ 16 Unioncultuurprijs .......................................................................................................................................... 17 Unionfeesten.................................................................................................................................................. 17

5.

COMMUNICATIE EN INFORMATIEVOORZIENING....................................................................... 18 5.1 INLEIDING .............................................................................................................................................. 18 5.2 COMMUNICATIEBELEID .......................................................................................................................... 18 Communicatieplan en onderzoek................................................................................................................... 18 Communicatie- en informatiemiddelen.......................................................................................................... 18 Huisstijl ......................................................................................................................................................... 19 5.3 INTERNE COMMUNICATIE EN INFORMATIEVOORZIENING ........................................................................ 19 Studenten ....................................................................................................................................................... 19 Unionverenigingen en koepels....................................................................................................................... 19 Stichting Student Union ................................................................................................................................. 20 5.4 EXTERNE COMMUNICATIE EN INFORMATIEVOORZIENING ....................................................................... 20 College van Bestuur, diensten, faculteiten en medewerkers.......................................................................... 20 Samenwerking Communicatie en Transfer .................................................................................................... 20 Universiteitsraad, niet aangesloten studentenorganisaties ........................................................................... 20 Scholieren...................................................................................................................................................... 21 Buitenlandse studenten.................................................................................................................................. 21 Bedrijven, instellingen en de overheid, universiteiten en hogescholen ......................................................... 21

6.

ACCOMMODATIE & STUDENTENVOORZIENINGEN.................................................................... 22 6.1

INLEIDING .............................................................................................................................................. 22

6

6.2 BASTILLE ............................................................................................................................................... 22 Werkgroep ..................................................................................................................................................... 22 Adviseur Bastille............................................................................................................................................ 23 Architecten..................................................................................................................................................... 23 6.3 PAKKERIJ ............................................................................................................................................... 24 Financiën....................................................................................................................................................... 24 Beheer en onderhoud..................................................................................................................................... 24 Airco .............................................................................................................................................................. 24 Internet .......................................................................................................................................................... 24 6.4 WATERSPORTCOMPLEX .......................................................................................................................... 25 Financiën....................................................................................................................................................... 25 Beheer en onderhoud..................................................................................................................................... 25 Schoonmaakcontract ..................................................................................................................................... 25 6.5 FACILITAIR BEDRIJF................................................................................................................................ 25 6.6 FACILITERING STUDENTEN EN STUDENTENORGANISATIES ..................................................................... 25 Collegezalen en zalen Vrijhof........................................................................................................................ 25 Union Shop .................................................................................................................................................... 26 7.

BELANGENBEHARTIGING.................................................................................................................... 27 Systematiek afstudeersteun ............................................................................................................................ 27 Collegezalen en zalen Vrijhof........................................................................................................................ 27 Union Shop .................................................................................................................................................... 27

8.

EXTERNE RELATIES............................................................................................................................... 28 8.1 INLEIDING .............................................................................................................................................. 28 8.2 BEDRIJVEN EN INSTELLINGEN................................................................................................................. 28 Sponsoring studentenorganisaties................................................................................................................. 28 Partnerships .................................................................................................................................................. 28 8.3 INTERNATIONAAL................................................................................................................................... 28 European Consortium of Innovative Universities, Student Wing .................................................................. 28 Internationale week ....................................................................................................................................... 29 Uitwisseling ................................................................................................................................................... 29

9.

OVERLEGSTRUCTUREN........................................................................................................................ 30 9.1 INLEIDING .............................................................................................................................................. 30 9.2 INTERNE OVERLEGSTRUCTUREN ............................................................................................................. 30 Deelnemersraadvergaderingen ..................................................................................................................... 30 Koepeloverleggen en overleg sector overige................................................................................................. 30 Raad van toezicht .......................................................................................................................................... 30 9.3 EXTERNE OVERLEGSTRUCTUREN............................................................................................................ 31 Raad van Commissarissen (Student Union Enterprises BV) ......................................................................... 31 Raad van toezicht (USE) ............................................................................................................................... 31 Management Team-DiSC .............................................................................................................................. 31 Sectorhoofden DiSC ...................................................................................................................................... 31 Werkoverleg College van Bestuur ................................................................................................................. 31 Bata Coob...................................................................................................................................................... 32

10.

EXTRA COMPTABELE RAPPORTAGE OP DE BEGROTING 2000............................................ 33

10.1 TOELICHTING OP DE EXTRA COMPTABELE RAPPORTAGE ........................................................................ 34 Boekhouding.................................................................................................................................................. 34 Rapportage .................................................................................................................................................... 34 Realisatie ....................................................................................................................................................... 34

7

Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2000 van de Student Union Universiteit Twente. Het is geschreven ter verantwoording van de ondernomen activiteiten en besteding van de beschikbaar gestelde budgetten. Het dient tevens ter informatie voor geïnteresseerden in de Student Union. Het jaar 2000 heeft voor de Student Union in het teken gestaan van verder uitbouwen van datgene waaraan het Interim Bestuur Studentencampus en het eerste Student Unionbestuur zijn begonnen. Nadat het oprichtingsplan was goedgekeurd door verenigingen, koepels, College van Bestuur en de centrale medezeggenschap heeft in oktober 1999 het oprichtingscongres plaatsgevonden. Het leggen van de fundamenten vormde de basis om gedurende het jaar 2000 verder vooruit te kijken. Onder andere het opstellen van een Strategisch Plan voor de periode 2000-2004 was een belangrijke doelstelling en heeft veel stof tot nadenken gegeven. Een dieptepunt gedurende het afgelopen bestuursjaar zijn de personele omstandigheden waardoor diverse medewerkers en familie van medewerkers van de Dienst Studentvoorzieningen & Campus zijn getroffen. De reactie van het Unionbestuur op de langdurige afwezigheid van dienstdirecteur Frits Lagendijk gaf blijk van de waardering die we voor hem hebben. Het bestuur spreekt tevens haar waardering uit voor de wijze waarop de dienst is geleid gedurende de periode augustus-september en daarna, toen Jan Melief het roer als ad interim van Frits overnam. Het Unionbestuur wil Didy Knaken bedanken voor haar input en enthousiasme. Ondanks de moeilijke periode die ze gedurende het jaar 2000 heeft doorgemaakt, heeft ze de moeite genomen om het Unionbestuur met informatieve raad ter zijde te staan. Enschede, maart 2000 Bestuur januari 2000-september 2000 Bart Blaauwendraad Frank Engel Renate Heuseveldt Lex Hoekstra Mark de Jonge Björn Prevaas Bestuur september 2000-december 2000 Arjan van der Bijl Mark de Jonge Björn Prevaas Marlies Spelt

8

Inleiding Het jaar 2000 is een turbulent jaar geweest voor de Student Union. Na de oprichting in 1999 heeft het Unionbestuur geprobeerd om invulling aan de plannen van voorgaande besturen te geven en een blik op de toekomst te werpen. In dit jaarverslag leest u de ontwikkelingen die de Student Union het afgelopen jaar heeft doorgemaakt. De omgeving waarin de Student Union functioneert verandert voortdurend en deze stelt hoge eisen aan de prestaties van het bestuur. Het feit dat er zonder ‘downs’ geen ‘ups’ zijn heeft het bestuur en betrokkenen bij de Student Union dan ook aan den lijve ondervonden. Met name de beginfase van het jaar 2000 werd gekenmerkt door enig onbegrip en het verklaren en toelichten van plannen en bestuursbesluiten. Gelukkig is dit gedurende het jaar omgeslagen in een positief kritische, tot zelfs enthousiaste houding van personen en deelnemers binnen de organisatie. Een jaarverslag dient een afspiegeling te zijn van gebeurtenissen gedurende het jaar. Hierbij hoort dus ook aandacht voor mindere prettige periodes . Zonder twijfel is de vuurwerkramp op 13 mei 2000 daar één van. Diverse studenten, studentenorganisaties en medewerkers zijn getroffen door de gevolgen van deze ramp. In samenwerking met de universiteit heeft het Student Unionbestuur geprobeerd daar waar mogelijk een helpende hand toe te steken. De centrale aanspreekfunctie die de Student Union wenst te vervullen is hier naar beide kanten toe zeker nuttig geweest. Met name bij de informatieverstrekking en bij de aanmelding van vrijwilligers voor het benefietconcert is deze functie zeer nuttig gebleken. De onderbezetting van het Unionbestuur gedurende het tweede halfjaar heeft haar weerslag gehad op werkzaamheden van het bestuur. Een teruggang van zes naar vier bestuursleden betekende dat het jaarplan 2000 aan een kritische blik onderworpen diende te worden. Het maken van heldere en af en toe harde keuzes was noodzakelijk om toch vooruitgang te kunnen blijven boeken met de Student Union. Desalniettemin kijkt het Unionbestuur in beide bestuurssamenstellingen met goede herinneringen terug op het afgelopen jaar. Om te mogen werken aan de toekomst van studentenorganisaties en studentenvoorzieningen is niet alleen zeer leerzaam en boeiend, maar vooral ook leuk. Met name de goede persoonlijke contacten hebben geleid tot een uitstekende werksfeer. Hoofdstuk 3 van dit jaarverslag gaat in op het aandachtsgebied ‘Organisatie Student Union’. De Student Union bestaat nu twee jaar. Onderwerpen uit dit hoofdstuk zijn het geschreven Strategisch Plan 2000-2004 en de evaluatie van de reglementen en procedures. Aan de orde komt tevens hoe de afstemming en samenwerking met de diverse studentenorganisaties is ontwikkeld. Tenslotte wordt de personele ondersteuning van het Unionbestuur in dit hoofdstuk weergegeven. Het aandachtsgebied ‘Activismestimulering’ wordt besproken in hoofdstuk 4. In dit hoofdstuk wordt weergegeven op welke wijze het Unionbestuur bepaalde impulsen heeft trachten te geven aan activisme op de Universiteit Twente. Hoofdstuk 5 bevat het onderwerp ‘Communicatie en informatievoorziening’. Primair richting studenten is het belangrijk te laten weten wat de Student Union als organisatie voor hen betekent. In dit hoofdstuk wordt uiteengezet hoe de communicatie en informatievoorziening richting zowel de studenten als medewerkers is ontwikkeld. In hoofdstuk 6 wordt ingegaan op het aandachtsgebied ‘Accommodatie & Studentenvoorzieningen’. In het jaar 2000 vormde de Bastille het belangrijkste project waar het bestuur zich op heeft gericht. Ook andere projecten waar het Unionbestuur invulling aan heeft gegeven, zoals de overige Uniongebouwen en de UnionShop, zullen worden beschreven. Aan de kerntaak ‘Belangenbehartiging’ wordt aandacht besteed in hoofdstuk 7. In het jaar 2000 heeft het bestuur van de Student Union getracht de gezamenlijke en individuele belangen van de studenten en studentenorganisaties zo goed mogelijk te behartigen, onder meer door zowel binnen als buiten de universiteit van zich te laten horen.

9

Hoofdstuk 8 gaat in op het aandachtsgebied ‘Externe relaties’. Om de Student Union als organisatie te kunnen financieren zijn er, naast de bijdrage door het College van Bestuur, ook middelen nodig van externen. In 2000 is een start gemaakt met het ontwikkelen van partnerships. Het ECIU netwerk is geprobeerd verder vorm te geven. De overlegstructuren die aan de Student Union verbonden zijn of waarin de Student Union vertegenwoordigd is worden beschreven in hoofdstuk 9. Het laatste hoofdstuk van dit jaarverslag, hoofdstuk 10, gaat in op de financiën van de Student Union. De jaarrekening en een toelichting hierop beschrijven zowel de financiën van het bestuur, koepels en commissies alsook van de Uniongebouwen.

10

3. Organisatie Student Union 3.1

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt de ontwikkeling van de Student Unionorganisatie beschreven. In de eerste paragraaf zal de organisatiestructuur worden toegelicht. Het betreft hier de invulling van de bestuursfuncties, de samenstelling van de portefeuilles binnen het bestuur en de relatie met de Raad van Toezicht. In paragraaf 2 zullen de commissie die het afgelopen jaar actief zijn geweest aan bod komen en in paragraaf 3 de samenwerking met studentenorganisaties. Paragraaf 4 beschrijft de inrichting van de administratie en het beheer van het archief. De laatste paragraaf van dit hoofdstuk belicht de personele ondersteuning van het bestuur.

3.2

Organisatiestructuur

Begin 2000 tijdens de bestuurswissel in februari is het bestuur van de Student Union uitgebreid van vijf naar zes personen. De portefeuille Public Relations is opgesplitst in de aparte portefeuilles Public Relations en Communicatie. De structuur van de overige reeds bestaande portefeuilles werd gecontinueerd. De bestuurswissel in september werd gekenmerkt door een tekort aan potentiële bestuursleden. Noodgedwongen bestond het bestuur daarom vanaf september uit vier leden, wat op het eerste gezicht grote gevolgen had voor de projecten die door de Student Union volgens het Jaarplan 2000 nog gerealiseerd dienden te worden, alsmede het feit dat de Student Union zich in de opstartfase bevindt en er ook nog hard gewerkt diende te worden aan de feitelijke structuur van de Student Union. Om toch meer te realiseren dan het slechts draaiende houden van de organisatie, is besloten om meer personele ondersteuning aan te trekken. De aanvankelijke uitbreiding van het aantal bestuursleden was noodzakelijk om aan de vraag naar informatie te voldoen. Veel studenten wisten niet precies wat de taken van de Student Union waren en wat de meerwaarde van de Student Union was. Door deze bestuursuitbreiding is getracht om beter en gestructureerder met de studenten te communiceren. De portefeuillehouder communicatie heeft zich meer beziggehouden met het structureren van de communicatiemiddelen en het proberen de vraag naar en het aanbod van informatie vanuit het bestuur af te stemmen. De portefeuillehouder PR hield zich vooral bezig met het imago van de Student Union en de wijze van profileren van de Student Union richting de diverse stakeholders. De structuur ten aanzien van de Raad van Toezicht is gecontinueerd. Wel is de invulling van de overlegmomenten veranderd. De vergaderingen met het Unionbestuur hebben enerzijds een formeel karakter gekregen, waarbij onder meer documenten werden goedgekeurd, en anderzijds heeft de vergadering een meer discussierend karakter gehad. Erkenningen

Met de komst van de Union zijn de oude Campusreglementen komen te vervallen. Daarmee verviel ook de Campuserkenning voor studentenorganisaties. Met deze erkenning komen verenigingen in aanmerking voor ondersteuning voor hun activiteiten. Dit betreft bijvoorbeeld zaalgebruik in de Vrijhof en het Sportcentrum. Bij het omzetten van de oude Campusreglementen naar Unionreglementen is een aantal artikelen aangepast. Zo werden de eisen van de Unionerkenning voor verenigingen aangepast tot minimaal 20 leden en 75 % UT studenten. Deze richtlijnen hebben in 2000 tot veel commotie geleid bij verschillende studentenorganisaties en individuele studenten, onder meer door een aantal negatieve artikelen in het UT Nieuws. Zelfs binnen de Centrale Ondernemingsraad is hierover gediscussieerd, aangezien dit volgens hen zou betekenen dat de rechten van werknemers van de UT zouden worden geschaad. Dit is zeker niet de bedoeling van de nieuwe regeling. In overleg is afgesproken dat uitwerking van de regeling zou worden afgewacht, en in geval van grote problemen, te kijken naar alternatieven. De studentenorganisaties die niet konden voldoen aan de voorwaarden, kregen een tijdelijke erkenning die na een jaar wordt geëvalueerd. Vanaf juli zijn deze tijdelijke erkenningen geëvalueerd door middel van vragenlijsten over de stand van zaken bij verenigingen. Een groot aantal verenigingen bleek vooruit te zijn gegaan door een aangepast promotiebeleid te voeren en zich bewuster in te zetten voor de studenten. Nog voor de start van het nieuwe collegejaar zijn er besluiten genomen over de verschillende organisaties die 11

graag hun tijdelijke erkenning omgezet zouden zien in een permanente. Dit viel voor bijna alle verenigingen positief uit. De formele ondertekening is door drukte vooruitgeschoven en pas later afgehandeld. Ditzelfde geldt voor de afstemming van contacten met verenigingen die nog niet erkend waren. Reglementering

De reglementen zijn aan de verschillende partijen voorgelegd en goedgekeurd. Enkele studieverenigingen bleken echter nog problemen te hebben met artikel 8 lid 4 uit het erkenningsreglement verenigingen . Na een flinke discussie is beloofd dit artikel aan te passen. Door deze aanpassing zouden verenigingen en koepels meer invloed krijgen op eventuele veranderingen in de reglementen. Na uitvoerige bespreking is inmidddels een begin gemaakt met een vervangend artikel 9. Dit artikel zal nog voor de evaluatie (halverwege 2001), voltooid worden. Geschillenprocedure

In samenwerking met de koepels is hard gewerkt aan de geschillenprocedure. Er zijn vele versies gemaakt en na deskundig juridisch advies van Frank Groot is een laatste conceptversie opgesteld. De procedure is bijna voltooid en begin 2001 kan een commissie worden samengesteld. Vanaf dat moment is het mogelijk een onafhankelijke commissie te raadplegen voor advies over een geschil.

3.3

Commissies

Het Unionbestuur, dat vanaf september uit vier bestuursleden bestond, had logischerwijs minder tijd om invulling te geven aan projecten. Het besturen van de Student Union is met dit aantal bestuursleden reeds een dagvullende taak. De volgende commissies hebben zich actief ingespannen binnen de Student Union. IK2000

De IK 2000 heeft een spetterende introductie neergezet voor alle eerstejaars UT-studenten in het jaar 2000. De commissie is gedurende het gehele jaar begeleid door de portefeuillehouder intern vanuit het Student Unionbestuur en door Marijke Goinga, als adviseur vanuit DiSC. Er is daarbij ook hard gewerkt aan het verduidelijken van de relaties tussen de IK, DiSC en het StudentUnionbestuur, om zo goed mogelijk aan alle doelstellingen te kunnen voldoen. Na de afronding van de IK2000, is de nieuwe IK2001 opgestart door een kennismakingssessie waarbij teambuilding en kennisoverdracht centraal stonden. ICT

Sinds de oprichting van de Student Union bestaat de ICT-commissie als opvolger van PICT (stichting Platform ICT). De doelstelling van deze commissie is zowel het Student Unionbestuur als de deelnemers te faciliteren op ICT gebied en daarnaast het bestuur te adviseren op ICT gebied. In het voorjaar van 2000 zijn de laatste twee van tien boekhoudpakketten Multivers for Windows van Unit 4 aan studentenorganisaties geleverd. Dit pakket maakt het voor verenigingen mogelijk om op professionele wijze hun financiële administratie te voeren. STOOM

De commissie STOOM is in de loop van 2000 opgeheven. Deze commissie bestond reeds voor de oprichting van de Student Union bij de SRD. Het doel van deze commissie was het organiseren van training voor bestuurders. Doordat het moeilijk was om commissieleden te vinden en het bestuur het organiseren van trainingen voor studentbestuurders erg belangrijk vond, wordt deze taak nu vervuld door de portefeuillehouder communicatie. GIP

Sinds de oprichting van de Student Union wordt al gesproken over schaalvoordelen: met zijn allen gezamenlijk meer kunnen bereiken dan iedereen afzonderlijk. Door met zijn allen bepaalde producten of diensten af te nemen bij dezelfde leverancier of aanbieder, kunnen zeer aantrekkelijke kortingen worden bedongen. De commissie GIP (Gezamenlijke Inkoop Projecten) richt zich vooral op kortingen voor studentenorganisaties.

12

Partnershipscommissie

In september is ook de commissie partnerships gestart. De partnershipscommissie werkt voor de Student Union aan de idee- en strategievorming met betrekking tot het aangaan van samenwerkingsverbanden met bedrijven en instellingen. Deze samenwerking wordt gezocht op gebieden die individuele studentenorganisaties niet of moeilijk kunnen aanbieden.

3.4

Samenwerking met studentenorganisaties

De structuur van de Student Union had zich in 1999 in eerste opzet gevormd. Het jaar 2000 stond in het teken van het daadwerkelijk succesvol implementeren van de structuur en het ontwikkelen van de nog benodigde reglementen en procedures. Naast het ontwikkelen van de structuur van het bestuur zelf, moest ook de structuur in relatie met de koepels en de deelnemers vormgegeven worden. Hierbij is er nadrukkelijk naar gestreefd niet alleen formeel contact te houden. Deelnemers

Naast de erkenningsgesprekken is regelmatig informeel contact geweest met deelnemers. Vooral verenigingen uit de sectoren gezelligheid en studie bespraken hun verenigings- en Unionaangelegenheden tijdens een kop koffie of tijdens één van de vele borrels. Met de culturele en sportverenigingen is minder vaak informeel contact geweest. Diverse bezoeken aan optredens en activiteiten gaven de gelegenheid om toch ook met hen informeel contact te houden. Gedurende het jaar wisselde de samenstelling van de besturen van de diverse deelnemers. Om de nieuwe bestuurders succes te wensen en de oude te bedanken, werden zoveel mogelijk constitutieborrels bezocht. Deze, bijeenkomsten vormen een goede gelegenheid tot informeel contact. De huidige structuur laat daarbij wel zien dat het contact met studentenorganisaties die niet participeren in constitutieborrels minder frequent is. Het zo belangrijke informele contact is bij deze organisaties moeilijker te verwezenlijken. Daarnaast is op diverse andere manieren gestreefd naar een goed contact met alle Uniondeelnemers. door middel van bijvoorbeeld een opendeurbeleid. Gezien de vele bezoeken van studenten en studentenorganisaties is het bestuur hier in eerste aanleg in geslaagd. Verder is de deelnemersraad een formele bijeenkomst met de deelnemers. Deze bijeenkomst is tweemaal gehouden en is in 2000 verder vormgegeven. De deelnemersraad heeft zowel een informerend als een, in mindere mate, ook discussierend karakter gekregen. Koepels

Met de koepels vond een maandelijks koepeloverleg plaats, waarbij is gekozen voor het aanstellen van een onafhankelijk voorzitter en notulist.. Deze personen moesten de garantie geven dat er geen sprake kon zijn van een bovenmatige machtspositie van het Unionbestuur. Het koepeloverleg is zo vormgegeven dat daar zowel vanuit de koepels als vanuit het Unionbestuur mededelingen gedaan werden om elkaar te informeren. Vervolgens konden onderwerpen aangedragen worden vanuit alle partijen, zoals reglementen en beleidsdocumenten waarbij input vanuit de koepels gewenst was. Taskforce Sport & Cultuur

Vlak voor het zomerreces is een aantal bijeenkomsten belegd met Apollo, de Sportraad en de hoofden van Lichamelijke Vorming en Sport(LV&S) en Vrijhof Cultuurcentrum (VC) om een werkgroep op te richten om de huidige facilitering van sport- en cultuurverenigingen te onderzoeken en eventuele knelpunten te signaleren. Dit moet uiteindelijk ook gebeuren voor de facilitering van de andere studentenorganisaties. Helaas is het bij oriënterende gesprekken gebleven, aangezien het bestuur na de zomer met onvervulde vacatures zat en deze materie dermate complex is dat het erg veel tijd zou gaan vergen. Samenwerking internationale studentenorganisaties (PITS)

De samenwerking met en tussen de internationale studentenorganisaties binnen PITS heeft op een laag pitje gestaan. Vanwege de onduidelijkheid over de gemeenschappelijk doelstellingen, is de betrokkenheid van de diverse studentenorganisaties bij het overleg vrij laag geweest. Begin 2001 zal een dag belegd worden, waarop gekeken wordt naar de wenselijkheid en mogelijkheideen nieuw,

13

gestructureerd en goed functionerend overleg te creëren met internationaal georiënteerde organisaties binnen en buiten de Union. Vrijdagmiddagborrel

Gedurende het jaar is maandelijks een vrijdagmiddagborrel georganiseerd. Alle studenten en medewerkers van de universiteit waarmee het Unionbestuur regelmatig contact mee heeft, zijn hiervoor uitgenodigd. Het doel van deze borrels is om informeel te overleggen en de week op een prettige manier af te sluiten. De opkomst op deze borrels varieerde. Het laat uitnodigen was hier vaak debet aan.

3.5

Administratie en archief

Een functionele administratie is essentieel voor elke organisatie. In 1999 is begonnen met het opzetten van een administratie voor de Student Union. In de eerste helft van 2000 is dit archief verder uitgebouwd en bijgehouden door een medewerkster van DIC. Later in het jaar is dit werk overgenomen door een student onder begeleiding van de griffier. Daarnaast zijn er veel documenten digitaal opgeslagen. Hiervoor was echter geen goede databasestructuur beschikbaar, waardoor het electronisch archief niet goed functioneerde. Het verhelpen van dit probleem werd bemoeilijkt door het ontbreken van tijd en kennis bij Unionbestuurders..

3.6

Personele ondersteuning

Gedurende de opstartfase van de Student Union breidde het takenpakket van de organisatie zich snel uit. Omdat er weinig personele ondersteuning was, kwam deze extra last voornamelijk bij de Student Unionbestuurders terecht. In eerste instantie was het moeilijk om studenten te vinden die zich voor de Student Union wilden inzetten, maar gelukkig kwamen er in de loop van 2000 steeds meer mensen die meewerkten de organisatie verder vorm te geven. Hierdoor werd het takenpakket van de Unionbestuurder aangevuld met meer aansturende taken. Door de ziekte van Didy Knaken, werd een stuk ervaring en coaching in het bestuur gemist. Voorts bleek dat door verdere uitbreiding van de organisatie en de terugloop van het aantal bestuursleden in september, één medewerker voor secretariële ondersteuning onvoldoende was. Er is dan ook getracht om extra ondersteuning in te huren. Dit bleek een lastig proces te zijn zodat ultimo 2000 nog geen extra ondersteuning aanwezig was. Naast de secretariële ondersteuning is ook gekeken, welke taken door studenten vervuld konden worden. Dit heeft geresulteerd in het aannemen van Arne-Jan van Loenen, als archivaris. Naast hem is een student (Bas) aangetrokken om de computers en het netwerk te onderhouden. Ook projecten zoals het vervaardigen van de homepage en het huisstijlboek zijn uitgevoerd door studenten(bedrijven). Uitgangspunt is geweest om zoveel mogelijk taken die het bestuur niet kon vervullen uit te besteden aan studenten of studentenorganisaties.

14

4. Activismestimulering 4.1

Inleiding

Activismestimulering staat al een tijd hoog op de agenda. Het is de belangrijkste kerntaak van de Student Union. In dat kader heeft het College van Bestuur het Fonds Stimulering Activisme in beheer van het Student Unionbestuur gegeven. In paragraaf 2 komen enige concrete projecten aan bod die hieruit zijn gefinancierd. Het afgelopen jaar is verder benut om structureel beleid te ontwikkelen op het gebied van het activisme. De input vanuit de studentenorganisaties is hierbij van groot belang geweest. Er zijn diverse activiteiten ondernomen die tot doel hebben meer studenten te interesseren voor activiteiten naast de studie. Zo is de Unionbonus gelanceerd en is in samenwerking met Studium Generale een reflectiecursus gehouden. Verder zijn twee bijeenkomsten georganiseerd voor opleidingsdirecteuren over onder andere de activismeproblematiek. Paragraaf 3 beschrijft de overige activiteiten die zijn opgestart om verenigingen en studenten concreet te ondersteunen. De gezamenlijke inkoopprojecten en het trainingenprogramma zijn hier goede voorbeelden van.

4.2

Fonds Stimulering Activisme

Sinds begin 2000 heeft de Student Union het Fonds Stimulering Activisme in beheer gekregen. Er is een begin gemaakt met het in kaart brengen van de vele activisme mogelijkheden en de knelpunten van het activismestimulering. Tijdens discussies met onder andere de SRD en CSR/Uraad zijn vele ideeën geïnventariseerd om het activisme te stimuleren. Een voorbeeld is het organiseren van trainingen om de kwaliteit van activisme te vergroten. Daarnaast is de maatregel individuele aanpassing gekomen, die het mogelijk maakt voor de actieve student het studieprogramma enigszins aan te passen, zodat aan activisme kan worden gedaan zonder dat er studieproblemen worden veroorzaakt. Er is ook gewerkt aan een evaluatieonderzoek van deze maatregel om het succes te vergroten. Omdat het Unionbestuur zelf niet voldoende tijd kon vrijmaken om een goed doordacht beleid te maken voor de besteding van het Fonds Stimulering Activisme, heeft zij een studentcoördinator aangesteld die deze taak op zich nam. Het werk van de coördinator zal in het voorjaar van 2001 zijn afgerond. Deze op te stellen richtlijnen zijn een vertaalslag van de richtlijnen die het College aan de besteding van het fonds gaf. Hieraan kunnen studenten (organisaties), met behulp van naar criteria en randvoorwaarden, toetsen of en hoe zij een voorstel kunnen indienen. De Unionbonus en het Unionbeurzenprogramma zijn twee contrete voorbeelden van projecten die uit het FSA gefinancierd kunnen worden. Unionbonus

De Unionbonus is een waardebon van FL 25,- te besteden bij de Union Shop en is in het leven geroepen op voorstel van de koepel Fact. Het idee achter deze bonus is om eerstejaars studenten aan te moedigen om in het eerste jaar lid te worden van studentenorganisaties uit ten minste drie verschillende sectoren. Dit bevordert de betrokkenheid van eerstejaars studenten bij de diverse studentenorganisaties. Van dit idee, ter bevordering van het activisme, is helaas echter te weinig gebruik gemaakt. Unionbeurzenprogramma

Het Unionbeurzenprogramma biedt studenten de mogelijkheid om een summercourse in het buitenland te volgen, of om tijdens studie- of stageopdrachten in het buitenland het activisme onder de loep te nemen, en de kennis en ervaringen die zij hebben opgedaan, in Nederland te gebruiken om de kwaliteit van het activisme te verhogen. De uitwerking van dit plan zal medio 2001 gereed zijn zodat studenten nog in 2001 gebruik kunnen makenvanUnionbeurzenprogramma.

15

4.3

Ondersteuning van verenigingen en studenten

Unionkaart, voordelen voor studenten

In begin 2000 is voor het eerst de Unionkaart uitgebracht. Deze kaart moet uitgroeien tot een kortingspas voor alle UT-studenten. Aangezien een Student Union-zegel op de collegekaart 1998/1999 onmogelijk was, heeft het bestuur zelf een kaart ontwikkeld en deze met de hulp van studentenorganisaties verstuurd naar alle studenten. Bij de Unionkaart was een folder met informatie over de Student Union en een boekje met kortingen gevoegd. Om studenten niet met een overvolle portemonnee op te zadelen, is samen met het Student Service Center van DiSC een nieuwe collegekaart ontwikkeld. Daarmee is de Unionkaart tevens collegekaart van de Universiteit Twente. Vanwege de inkrimping van het bestuur vanaf september, heeft zij geen tijd kunnen vrijmaken om een betere invulling te geven aan de voordelen op de Unionkaart. Omdat het zoeken naar een geschikte student helaas geen resultaat had, is gekozen voor het tijdelijk aanstellen van Tonnie Buitink. Deze zal vanaf het begin van 2001 werken aan het verwerven van meer (bekende) en betere voordelen en regelingen. Unionpluskaart

De prijs voor de Unionpluskaart 2000/2001 is in mei opnieuw op 75 gulden vastgesteld. Met deze kaart kunnen student lid worden van studentenorganisaties op het gebied van sport en cultuur. Via deze kaart leveren gebruikers een kleine bijdrage voor de instandhouding en ontwikkeling van de studentenvoorzieningen van de UT. Met de komst van de nieuwe collegekaart is voor het eerst zichtbaar dat studenten in het bezit zijn van een Unionpluskaart. Postersale

Aan het begin van het jaar is de organisatie van de Poster Sale op de Campus overgenomen van de studentenvakbond SRD. De SRD vond dit niet tot haar primaire taken behoren en het bestuur heeft gemeend dat zij studenten hiermee op een goede wijze kon faciliteren. De Sale is enkele malen naar tevredenheid georganiseerd. Gezamenlijke Inkoop Projecten

In samenwerking met de koepels heeft het bestuur de commissie Gezamenlijke Inkoop Projecten opgezet. De commissie ondersteunt verenigingen op gebieden, die een groot gedeelte van hen raken, om zo te trachten schaalvoordelen te verwezenlijken. Vanaf oktober is in overleg met diverse bedrijven gewerkt aan het opstellen van een megacontract voor de huur van bussen (voor excursies, e.d.). Dit project moet begin 2001 afgerond zijn. Een tweede project betreft een voorstel van studievereniging Sirius om het UT-logo op kleding van actieve leden van studentenorganisaties te drukken of borduren (vergelijk het sportkledingfonds). De dienst CenT heeft enthousiast gereageerd op dit voorstel en wilde graag geld ter beschikking stellen. Als voortvloeisel hiervan zijn de mogelijkheden om de inkoop van kleding en bijbehorende bedrukking gezamenlijk te organiseren kort bekeken. Dit proces zal in 2001 voortgezet worden. Dit geldt ook voor het voorstel om de UT-kleding aan te pakken en de Union Shop hierin een voortrekkersrol te laten vervullen. Overdrachtsweekend

Eind september zijn zowel oud- als nieuwe Union- en koepelbestuurders een weekend naar een kampeerboerderij in Buurse geweest. Het doel van dit weekend was drieledig. 1.kennisoverdracht van vertrekkende op beginnende bestuurders. 2. Het voeren vanr constructieve en inspirerende discussies over de vormgeving en het functioneren van de Student Union. 3.Wederzijdse kennismaking van de deelnemers.. De activiteiten van het weekend bestondennaast ontspannende bezigheden gerealiseerd door een rollenspel, uit presentaties en discussies. Het weekend werd door alle betrokkenen als erg nuttig en zeer geslaagd ervaren. Union Trainingenprogramma

Namens het bestuur is een enquête gehouden onder studentbestuurders naar de behoefte aan ondersteunende trainingen door een studente. De resultaten hiervan wezen uit dat deze behoefte groot is. In samenwerking met Procter&Gamble en Studium Generale zijn daarop twee succesvolle trainingen georganiseerd. 16

Met diverse partijen op de UT (studentenorganisaties, faculteiten en diensten) en met enkele bedrijven is verder overlegd over de mogelijkheid tot het organiseren van nieuwe trainingen. Op termijn zal een uitgebreid aanbod kunnen worden gegeven. Met name bedrijven zijn erg geïnteresseerd en een combinatie met een partnership ligt dan ook voor de hand. Unioncultuurprijs

Om ‘cultuur’ extra in de schijnwerkers te zetten is besloten jaarlijks de Union Cultuurprijs uit te reiken aan een persoon/personen, (studenten)organisatie of cultureel project met een bijzondere bijdrage aan de culturele activiteiten op de Universiteit Twente. Dit jaar heeft de commissie van de Pytische Spelen deze prijs tijdens de dies week van de Student Union in ontvangst genomen. Aan de winnaars is ter herinnering een kunstwerk uitgereikt. Daarnaast is een bedrag van fl 750,-- ter beschikking gesteld. Dit bedrag dient besteed te worden aan een cultureel doel dat de UTstudentengemeenschap ten goede komt. Dies 2000 In de week van 16 tot en met 19 oktober 2000 is de eerste dies natalis van de Student Union gevierd. De officiële oprichtingsdatum is 2 juli 1999, maar de viering is uitgesteld tot de week na de eerste bloktentamens van het nieuwe collegejaar. Een reden hiervoor was dat met andere grote activiteiten op de UT, zoals de introductie en de Batavierenrace, een goede afstemming moest worden gezocht. Doel van de diesviering is onder andere geweest de Student Union onder de aandacht te brengen bij studenten en medewerkers. Alsmede om hen kennis te laten maken met zowel de Student Union alsmet elkaar. De georganiseerde activiteiten hebben zowel een serieus als een ontspannend karakter gekregen. Het feit dat meerdere activiteiten in één week zijn georganiseerd is goed ontvangen en is zeker aan te bevelen voor komende jaren. Verschillende onderdelen kunnen nog beter gepromoot worden bij de beoogde doelgroepen. Met name het debat over de universiteit in 2010 op de maandag en in aansluiting daarop het eten zijn niet helemaal uit de verf gekomen. Mede omdat tegelijkertijd een afscheid van een decaan was gepland. De beoogde ‘debaters’ uit de UT-organisatie gaven de voorkeur aan het bezoeken van deze receptie. De deelnemers aan het debat waren voornamelijk direct betrokkenen uit de organisatie van de Student Union en koepelbestuurders. De training ‘Persuasive Selling’, die op dinsdag plaatsvond bij Procter & Gamble in Rotterdam, werd door de deelnemende veertig studentbestuurders enthousiast ontvangen. De training vormde de opstap naar nieuwe trainingen gedurende het jaar. Het dagdeel bij Miracle Planet en Cine Star op woensdag vormde met 400 studentbezoekers het hoogtepunt van de week. Unionfeesten

Op 5 april is het derde zeer geslaagde Unionfeest in de Pakkerij gehouden.. De inzet van de vier Pakkerij verenigingen heeft hier zeker toe bijgedragen. Het Unionfeest van 18 oktober vond plaats in de Dies week en werd voor de eerste maal gehouden in de Bastille in samenwerking met de Vestingbar. Beide feesten zijn goed bezocht.

17

5. Communicatie en informatievoorziening 5.1

Inleiding

Communicatie en informatievoorziening zijn erop gericht om, primair richting studenten, uit te dragen welke activiteiten de Student Union ontplooit, wat het belang van academische vorming is en welke bijdrage de Student Union daaraan levert. Daarnaast is een goede communicatiestructuur cruciaal voor het (op soepele wijze) functioneren van de organisatie. De druk vanuit de UT-gemeenschap op dit vlak is het afgelopen jaar groot geweest. De opstartfase van de Student Union brengt onzekerheden met zich mee, en deze kunnen voor weerstand ten aanzien van nieuwe ontwikkelingen zorgen. Juist in de opstartfase is het zaak deze weerstand zo klein mogelijk te houden en hiertoe is een aantal stappen ondernomen. In 2000 heeft het bestuur voor het eerst een portefeuillehouder communicatie gehad. Deze heeft nauw samengewerkt met de portefeuillehouder Public Relations. In paragraaf 2 zal het communicatiebeleid uiteen worden gezet en aan de orde zullen komen het communicatieplan, de communicatie- en infromatiemiddelen en de huisstijl. In paragraaf 3 zal de interne communicatie en informatievoorziening aan bod komen, waaronder de stichting Student Union, de koepels en verenigingen en de studenten vallen. In paragraaf 4 wordt de externe communicatie en informatievoorziening met onder andere Universiteitsonderdelen, bedrijven en scholieren behandeld.

5.2

Communicatiebeleid

Communicatieplan en onderzoek

In december is gestart met het schrijven van een communicatieplan. Aan de hand van dit plan wordt een structuur opgezet om de diverse geledingen van relevante informatie te voorzien. Om een deskundig en onafhankelijk plan te krijgen en om de belasting van de portefeuillehouder beperkt te houden, is het schrijven van het plan uitbesteed aan de WetenschapsWinkel. In verband met de toegenomen drukte rond de communicatie en informatievoorziening, heeft de (regelmatige) vervaardiging, verbetering en uitbreiding van communicatie- en informatiemiddelen in 2000 meer op ad hoc basis prioriteit gekregen. Deze middelen zijn bovendien onderzocht door studenten van de faculteit toegepaste communicatie wetenschappen. Resultaten wezen uit dat zij zich over het algemeen op een positieve wijze ontwikkelden.De informatievoorziening over besluitvormingstrajecten bleek echter voor verbetering vatbaar. Communicatie- en informatiemiddelen

De nieuwsbrief en nieuwsmail zijn naar tevredenheid op regelmatige (maandelijkse) en elkaar afwisselende wijze gebruikt als informatiestukken voor met name verenigings- en koepelbesturen en een gedeelte van de medewerkers. Een professionele website is ontwikkeld. De site heeft gemiddeld zo’n 200 bezoekers per dag getrokken. Vanwege de gebruiksvriendelijkheid is vanaf het einde van 2000 gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuwe, meer dynamische site. Het bestuur heeft bovendien een WAPsite laten ontwikkelen. Deze biedt korte algemene informatie, maar bovenal een activiteitenkalender. Ter promotie van de site heeft het bestuur via een prijsvraag, een vijftal skivakanties verloot. Wekelijks is gebruik gemaakt van de info-rubriek in het UT-Nieuws. Daarnaast hebben zeer regelmatig artikelen van de redactie en advertenties over de Union in de krant gestaan. In overleg met de redactie en de koepels is bovendien besloten tot de inrichting van een Unionpagina. Deze zal met ingang van januari 2001 in eerste instantie tweewekelijks verschijnen. De eerste Campus-Uniongids en Engelse versie zijn naar tevredenheid uitgebracht. Door bezuinigingen bij DiSC zal worden gekeken naar mogelijkheden om de kosten van de gidsen te verlagen of nieuwe inkomsten te verwerven. Uitgangspunt is dat beide versies gehandhaafd moeten blijven. In de eerste helft van 2000 heeft het bestuur een naslagwerk (klapper) voor verenigings- en koepelbestuurders uitgegeven met daarin diverse documenten, die essentieel zijn voor het bestaan van de Union en gebruikt kunnen worden bij de kennisoverdracht aan nieuwe besturen. De klapper kan eenvoudig uitgebreid worden met nieuwe documenten.

18

Een activiteitenkalender wordt reeds aangeboden op de website en de WAPsite. Vanaf december is bovendien gewerkt aan een begin 2001 uit te komen hardcopy folder (vergelijk de Uitklapper). Tijdens grote evenementen als de Batavierenrace en de IK is er op grote schaal PR gemaakt voor de Student Union. Tot slot heeft het bestuur, onder andere ter promotie van haar activiteiten, diverse malen gebruik gemaakt van de UT-website, de TV’s in het Theatercafé, stukken voor verenigingsbladen, de mailinglists op de Campus, een banner, posters, flyers, bierviltjes, ontbijten met de Rector, e.d. Aan de ontwikkeling van een Unionmailinglist is sinds het einde van 2000 gewerkt. Huisstijl

Met het oog op herkenbaarheid en duidelijkheid is, door een nieuw ontwikkelde huisstijl, zoveel mogelijk uniformiteit doorgevoerd in de informatievoorziening. De diverse media zijn hiertoe qua stijl aangepast. De nieuwe stijl is gemaakt door de student-ontwerper van het logo en heeft een professionele, herkenbare en luchtige uitstraling.

5.3

Interne communicatie en informatievoorziening

Studenten

De informatievoorziening richting studenten is verbeterd, met name via het UT-Nieuws en de mailinglijsten op de Campus. De mogelijkheden om studenten persoonlijk te informeren zijn echter beperkt en daarom zijn zij gestimuleerd om zelf op zoek te gaan naar informatie over de Union. Het bestuur heeft slechts één maal gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een mail naar studenten te versturen. Dit betrof een succesvolle oproep tot vrijwillige deelname in de organisatie van het Nationale Benefietconcert Enschede. De informatievoorziening via de Unionverenigingen is slechts van matig aanvullend karakter gebleken. In januari 2000 is de unionkaart aan alle studenten persoonlijk gestuurd inclusief een folder waarin kort en op luchtige wijze uiteen is gezet waar de Student Union voor staat en wat zij kan betekenen voor studenten. Het bestuur heeft met wisselend succes haar toegankelijkheid trachten te waarborgen en verbeteren door mogelijkheden te scheppen om informeel met het bestuur van gedachten te wisselen, bijvoorbeeld tijdens de vrijdagmiddagborrel en door een open-deurbeleid te voeren. Het bestuur heeft getracht op zo veel mogelijk vragen een antwoord te geven of als doorverwijsmedium opgetreden. Begin 2000 is een start gemaakt met het ontwikkelen van een Unionmagazine. Dit glossy magazine moest studenten één keer per twee maanden laten zien wat er allemaal op het gebied van studentenactivisme had plaatsgevonden. Het magazine zou ruimte moeten bieden om ook meer achtergrondinformatie te geven en het zou voorzien worden van talrijke foto’s zodat veel studenten zichzelf zouden terugzien in het magazine.Er is veel energie gestoken in het van de grond tillen van het plan maar helaas is in oktober 2000 besloten om het voorlopig in de ijskast te zetten, omdat ondanks er veel geworven is, onvoldoende redactieleden bereid waren tijd te steken in het ontwikkelen van het magazine. Dit kwam mede omdat het ontwikkelen van een magazine veel tijd vergt en het eerste nummer direct een succes moest worden. Veel studenten zagen tegen dit aspect op en waren niet bereid het risico te lopen. De basis is wel gelegd voor verdere ontwikkeling in de toekomst.

Unionverenigingen en koepels

Met beiden is intensief en naar tevredenheid gebruik gemaakt van voorgenoemde communicatie- en informatiemiddelen. Met de koepels heeft tijdens het koepeloverleg nauwe afstemming plaatsgevonden over het gevoerde en te voeren beleid. De verenigingen hebben via de deelnemersraad en de koepels hun invloed laten gelden en ook op het informele vlak is er veel contact geweest. Wat af en toe als lastig is ervaren is is voornamelijk het gemengde karakter van de verenigingen en het ontbreken van een ‘echte’ koepel. Het bestuur heeft getracht om eventuele tegenstrijdige interne belangen het hoofd te bieden, de onderlinge verhoudingen tussen Unionverenigingen en koepels te verbeteren en kennisoverdracht te laten plaatsvinden. Dit heeft zij gedaan om wederzijds begrip te kweken tussen verenigings- en koepelsbestuurders.. Hierbij kan gedacht worden aan het overdrachtsweekend met koepelbesturen, Unionbestuur en Raad van Toezicht, maar ook aan de diesactiviteit bij Miracle Planet en de vrijdagmiddagborrel. Met name van de eerste twee kan gezegd worden dat ze zeer succesvol waren. Voor de vrijdagmiddagborrel zal begin 2001 naar verbeteringen worden gezocht.

19

Stichting Student Union

De communicatie en informatievoorziening binnen de stichting (waaronder ook commissie- en personeelsleden) is over het algemeen goed verlopen. Naar een optimale structuur wordt evenwel nog gezocht. De recentelijk ingerichte database kan op dit vlak enige sturing geven. Dit geldt ook voor de informatievoorziening naar andere geledingen toe.

5.4

Externe communicatie en informatievoorziening

College van Bestuur, diensten, faculteiten en medewerkers

De communicatie met College van Bestuur, faculteiten, diensten en medewerkers is verder verbeterd. Het College van Bestuur staat achter de Union en heeft over het algemeen als een prettige gesprekpartner gefungeerd. Dit geldt eveneens voor de Dienst Studentenvoorzieningen & Campus en de dienst Communicatie en Transfer. Tijdens een maandelijks communicatieoverleg tussen de diverse diensten vindt enige afstemming en informatie-uitwisseling op het gebied van communicatie en informatievoorziening plaats. Er is onder andere gebrainstormd over de digitalisering van informatiemiddelen op de universiteit. Om de opleidingsdirecteuren en decanen nader kennis te laten maken met studentenactivisme, is begin 2000 een geslaagde informatiedag in de Pakkerij georganiseerd. Een poging om meer medewerkers te bereiken, bijvoorbeeld door een presentatie te verzorgen, is wegens tijdgebrek niet ondernomen. Aangezien zij het activisme nog wel eens zien als belemmering voor het onderwijs zien en hierop veel invloed hebben, is dit echter wel een belangrijk aandachtspunt. Voor de communicatie met de diensten Facilitair Bedrijf en FEZ verwijzen we naar de hoofdstukken accommodatie en financiën. Samenwerking Communicatie en Transfer

De dienst Communicatie en Transfer (CenT) en het Unionbestuur hebben het gezamenlijk belang de scholieren voor te lichten over de activiteiten van de Union. De goede samenwerking op dit gebied is voortgezet en uitgebouwd. Een bestuurslid van de Union heeft bij de voorlichtingsdagen een praatje gehouden in het Sportcentrum en de studentenorganisaties hebben zich geprofileerd door het houden van diverse presentaties, onder meer tijdens het Enschede Studentenstad Programma. Daarnaast heeft de portefeuillehouder communicatie de contacten met onder meer de nieuwe dienstdirecteur geïntensiveerd. Naar ieders tevredenheid is bijvoorbeeld gesproken over het gebruik door de Student Union van de aanwezige kennis over communicatie en marketing binnen de dienst CENT . In 2001 zal dit onder meer leiden tot de organisatie van een aantal trainingen voor onder andere studentbestuurders. Daarnaast heeft het bestuur enkele malen nuttig gebruik gemaakt van de kennis en ervaring binnen de dienst bij de ontwikkeling van de nieuwe huisstijl van de Student Union. De gesprekken over de gezamenlijke profilering van de Student Union en de Universiteit Twente richting het bedrijfsleven verliepen aanvankelijk voorspoedig. De samenwerking bleek op een gegeven moment echter toch vrij onvruchtbaar voor de Student Union, voornamelijk vanwege het feit dat inspanningen op dit gebied met name van de kant van het Unionbestuur moesten komen. Daarom is besloten om de gesprekken over dit onderwerp op een lager pitje te zetten. Met de dienst Communicatie en Transfer (CenT) is overlegd over samenwerking en afstemming; dit als voorloper van een mogelijk te sluiten convenant. Beide partijen zullen elkaar ondersteunen bij voorlichtingsactiviteiten richting scholieren. CenT zal de Union indien mogelijk praktisch ondersteunen in de communicatie binnen de UT, haar (financiële) ruimte geven voor nieuwe initiatieven (bijvoorbeeld op gebied van profilering en marketing), en haar betrekken bij het op te zetten trainingenprogramma binnen de dienst (trainingen zullen mogelijk ook worden aangeboden aan studenten). Beide partijen zullen elkaar bovendien informeren over ontwikkelingen binnen de eigen organisatie, en specifiek op het gebied van de partnerships (zie hoofdstuk Externe relaties). Universiteitsraad, niet aangesloten studentenorganisaties

Het bestuur heeft enkele malen overleg gehad met de Universiteitsraad en de SRD over onderwerpen, die het studentactivisme aan de UT raken. Om samen meer te kunnen bereiken zou dit contact echter intensiever moeten zijn. De communicatie met de studentenorganisaties, die niet bij de Union aangesloten zijn, heeft niet altijd naar tevredenheid plaatsgevonden. Ondanks dat een deel van deze organisaties nauwelijks belang heeft bij de Union en prima in staat is om zelfstandig te kunnen functioneren, verdient dit wel de nodige aandacht.

20

Scholieren

Scholieren en hun ouders zijn tijdens de voorlichtingsdagen naar tevredenheid in aanraking gebracht met de Union. Deze voorlichting is afgestemd met CenT. Naast het gebruikelijke praatje in het Sportcentrum, is het Enschede Studentenstad Programma (ESP) in samenwerking met de koepels en Unionverenigingen voortgezet en is de vervaardiging van een informatiefolder in een afrondende fase beland. In deze informatiefolder worden de verschillende aspecten van het studentenleven uitgebreid belicht. Vanwege teruglopende deelnemersaantallen verdient het ESP echter de nodige aandacht. Buitenlandse studenten

Voor buitenlandse studenten is een beperkt Engelstalig gedeelte op de website ingericht met standaard informatie. Deze informatie zal op de nieuwe site worden uitgebreid. Daarnaast is de Campus-Unionguide, een verkorte Engelstalige versie van de Campus-Uniongids, uitgebracht. Bedrijven, instellingen en de overheid, universiteiten en hogescholen

Voornamelijk in het kader van de partnerships en de gezamenlijke inkoop projecten is een aantal keren contact geweest met bedrijven en instellingen. Over het algemeen is hun interesse in de Union vrij groot. Een informatiefolder in dit kader is in een afrondende fase. Met overheidsgelieerde instanties is nauwelijks contact geweest. Dit geldt ook voor andere universiteiten en hogescholen.

21

6. Accommodatie & Studentenvoorzieningen 6.1

Inleiding

De werkzaamheden binnen de portefeuille accommodatie hebben voornamelijk in het teken gestaan van de ontwikkeling van plannen voor verbouwing van de Bastille. De ontwikkeling van deze plannen heeft veel tijd gekost. Voornaamste reden hiervoor is de wisseling in bezetting van de werkgroep Bastille, de wisseling van externe portefeuillehouders betrokken bij het Bastilleproces, de volgtijdelijkheid met betrekking tot andere UT bouwprojecten en de architectenkeuze. Dit zal nader worden toegelicht in paragraaf 2. Voor de overige Uniongebouwen is in samenwerking met studentenorganisaties, de facilitair manager en het Facilitair Bedrijf (FB) geprobeerd te komen tot een format om in de praktijk taken en verantwoordelijkheden toe te delen aan beheerscommissies, studenten, diensten en externe partijen. Voor het studentendeel zijn we hierin geslaagd, zowel met de beheerscommissie Pakkerij (BCP) alsook met het Centraal Beheer Euros (CBE) is een beheersovereenkomst geformuleerd. Deze kunnen tegelijkertijd met de nieuwe huur- en pachtovereenkomsten en service level agreements (SLA’s) worden bekrachtigd. Met betrekking tot de Pakkerij wordt dit nader toegelicht in paragraaf 3 en voor het Watersportcomplex in paragraaf 4. oort het invullen van de formats is een aantal versies van een SLA besproken, alleen voor de Unionbestuurskamers in de Vrijhof een afspraak met FB overeengekomen. Voor de overige Uniongebouwen is geen overeenstemming bereikt. Onduidelijkheid over toekomstig eigenaarschap van de gebouwen, en de daaraan gekoppelde invulling van de eindverantwoordelijkheid, heeft samen met het vertrek van de facilitair manager geleid tot het niet af kunnen ronden van de besprekingen. De overige contacten met het Facilitair bedrijf komen in paragraaf 5 aan de orde. Met de dienst Financieel Economische Zaken (FEZ) is overleg gevoerd over de huur en pachtregelingen met betrekking tot de Pakkerij en het Watersportcomplex. Belangrijk punt van overleg is de fiscale constructie van deze contracten. Geldstromen van de Universiteit Twente (UT) naar de Student Union en andersom zijn namelijk fiscaal belast. Na besprekingen met de belastingdienst en een extern adviesbureau zijn tussen de SU en de UT uitgangspunten geformuleerd voor deze contracten. Het sluiten van de contracten kan gebeuren zodra de fiscale posities van alle betrokken partijen en de bijbehorende geldstromen duidelijk zijn. De verenigingen dienen hiertoe nog aan te geven welke ruimten BTW-belast gehuurd gaan worden. In paragraaf 6 komt facilitering van studenten- en studentenorganisaties aan de orde, met name de onderwerpen collegezalen, zalen Vrijhof en de Union Shop.

6.2

Bastille

Werkgroep

De werkgroep Bastille is op 27 april 1999 door het College van Bestuur ingesteld. Zij heeft als taak de voorbereiding en begeleiding van de renovatie en verbouwing van de Bastille. De Student Union is voorzitter van de werkgroep, die tevens bestaat uit de volgende leden: Frits Lagendijk (DiSC), Jos van der Zande (technisch projectleider FB), Rob de Koning (facilitair management FB) en een extra bestuurslid van de SU. De SU en DiSC zijn hoofdgebruikers en hebben de taak respectievelijk studentenorganisaties en diensten als gebruiker te vertegenwoordigen. Er is bewust gekozen om niet meer gebruikers in de werkgroep op te nemen, aangezien gebruikers collectief door middel van presentaties op de hoogte gehouden worden. Tevens worden na het voorlopig ontwerp, bilaterale contacten met (hoofd)gebruikers opgestart . Wat de rapportering betreft is met het College van Bestuur overeengekomen, dat per fase en minimaal eens per kwartaal, zal worden gerapporteerd. De werkzaamheden tot februari 2000 stonden in het teken van het inventariseren van de eisen en wensen van de gebruikers. Dit heeft veel tijd gekost. Het een en ander is vastgelegd in een rapportage aan het college van bestuur. De primaire activiteiten ter voorbereiding van het

22

ontwerpproces zijn in de tussenliggende asbestinventarisatie van de Bastille gemaakt.

periode

voortgezet.

Er

is

onder

andere

een

Gedurende het jaar is de samenstelling van de werkgroep regelmatig gewijzigd. Dit kwam door bestuurswisselingen bij de SU (Marlies Spelt voor Bart Blaauwendraad) door ziekte (Dick Schlüter en Jan Melief voor Frits Lagendijk) en door verandering van dienstbetrekking (Ronald Sjardijn voor Rob de Koning). Ook in de directe omgeving van de werkgroep zijn een aantal belangrijke wijzigingen geweest. Aangezien het ontwerpproces van de Bastille lange tijd was gekoppeld aan de herhuisvesting van UT-Catering, was het vertrek van het hoofd van UT- Catering niet bevorderlijk voor het proces. Niet in de laatste plaats heeft de wisseling van samenstelling van het College van Bestuur het ontwerpproces op meerdere punten geen extra vaart gegeven. Acties ondernomen door centrale afdelingen van de UT hebben, voor zowel interne als externe partijen, niet positief bijgedragen aan de transparantie van het proces enebben geen positieve invloed gehad op de beschikbaarheid van middelen. Adviseur Bastille

Alvorens de rapportage van de werkgroep Bastille is vastgesteld heeft de Raad van Toezicht van de Student Union geadviseerd hierovereen ‘second opinion’ te laten uitvoeren door externe partijen. Dit is gebeurd in een bijeenkomst met een projectontwikkelaar, een makelaar en een horeca-ondernemer. Het in de rapportage genoemde programma van eisen vond men een goede afspiegeling van de uitgangspunten. De vraag of het aantal gewenste vierkante meters in het gebouw zou kunnen, kon niet nauwkeurig ingeschat worden vanwege de complexe structuur van het gebouw. Het inschakelen van een architect is hiervoor noodzakelijk. Gezien de complexiteit van het proces en de hiervoor benodigde specifieke kennis heeft het Student Unionbestuur besloten om een extern adviseur voor het Bastille-proces aan te trekken. Jaap Nieuwenhuijse van Nieuwenhuijse bouwmanagement is na een verkennend gesprek en een offerte aangetrokken om het bestuur te adviseren en hij doet dienst als klankbord voor het algemene deel van het bouwproces. Tevens wordt het programma van eisen in onderling overleg getoetst aan de uitgangspunten gedurende de ontwerpfase. Na afloop van de eerste contractperiode is het contract verlengd. Architecten

Uit de bespreking van de rapportage van de werkgroep Bastille, periode september 1999 tot januari 2000, door het bestuur van de SU met de portefeuillehouder vastgoed binnen het College van Bestuur, de heer. Schutte. kwamen de volgende punten naar voren: • Er is nog geen duidelijkheid over de interim-situatie van UT-Catering. • Het voorstel voor een multifunctionele zaal dient beter te worden onderbouwd, gezien de reeds aanwezige accommodatie in de Vrijhof. • Het voorstel geeft geen indicatie over de investeringen die met de verbouwing gemoeid zijn. Met de werkgroep is geconcludeerd dat we voor de uitwerking van deze punten de expertise van een architect nodig hebben. Zonder deze expertise blijft het voor de werkgroep gissen naar antwoorden. Het definitief aantrekken van een architect is na meerdere gesprekken met vastgoedverantwoordelijken van het College van Bestuur en het Facilitair Bedrijf in een impasse geraakt. De UT-partijen slaagden er niet in, binnen de in de bouwprocesplanning daarvoor gestelde termijn, definitief een architect aan te trekken. Het SU-bestuur heeft daarom besloten om rechtstreeks contact op te nemen met de supervisor- en Masterplanarchitect van de Campus, dhr. Hoogstad. Er is bij hem op aangedrongen dat het zeer belangrijk was om het ontwerpproces voor de zomer op te starten. Op uitdrukkelijk verzoek van de portefeuillehouder binnen het College van Bestuur is dhr. Hoogstad op zoek gegaan naar een tweede architect naast de architect die op ad-hoc basis reeds geruime tijd bezig was met de Bastille. Voor het zomerreces heeft er uiteindelijk een bijeenkomt plaatsgevonden waarbij een nieuwe architect is voorgesteld. Daar is tevens besproken dat de architecten in de toekomst in een vereniging onder firma (vof) aan het ontwerp zullen werken.

23

6.3

Pakkerij

Financiën

Afgelopen jaar zijn in maart gesprekken gestart over de vaststelling van de huurprijzen na augustus 2001. Dan loopt het vijfjarig huurcontract af met de UT en is er voor de SU de mogelijkheid om, gelijktijdig met het beheer, ook de huurcontracten van de UT over te nemen. In samenwerking met de facilitair manager van de Pakkerij is de samenstelling van de uitgaven voor beheer en onderhoud van de Pakkerij achterhaald. Diverse documenten uit het financieel archief waren hiervoor noodzakelijk. In overleg met de beheerscommissie Pakkerij (BCP) en de facilitair manager is een begroting opgesteld voor posten waar de BCP zorg voor zal dragen (voornamelijk dagelijks onderhoud en bureaukosten). De BCP zal per kalenderjaar een beleidsplan met begroting inleveren en minimaal eens per kwartaal zal er overleg zijn tussen de BCP/facilitair manager en de verantwoordelijk portefeuillehouder van de SU. Tezamen met de begroting is een actieplan gemaakt voor 2001 waarin de formele positie en de (werk)relaties van de BCP ten opzichte van de SU, de facilitair manager en FEZ staan beschreven. Met betrekking tot financiën is overeengekomen dat de BCP jaarlijks een beleidsplan met begroting inlevert, de definitieve hoogte van het budget wordt door de SU vastgesteld. Uitbreiding van het budget gedurende het jaar kan alleen door het SU-bestuur bij bestuursbesluit worden gedaan. Beheer en onderhoud

Kort samengevat is de BCP een commissie van de SU die zorg draagt voor het dagelijks onderhoud in de Pakkerij. Zij beschikt hiertoe over een limitatief budget waarover zij verantwoording is verschuldigd aan het Student Unionbestuur. De lopende servicecontracten en het groot onderhoud zullen worden beheerd door de facilitair manager. De BCP zal over alle zaken aangaande de Pakkerij ten alle tijden worden geïnformeerd en gehoord. Door de BCP is een document opgesteld (beheer in de Pakkerij) waarbij door de SU een overeenkomst is gemaakt. Deze moet nog formeel worden bekrachtigd, maar is reeds per 1 januari 2001 ingegaan. Airco

Reeds enige tijd is bekend dat bij zeer grote evenementen gedurende met name de zomerperiode de capaciteit van het luchtverversingssysteem in de Pakkerij niet toereikend is. Een simpel rekensommetje leert dat de jaarlijkse huur van losstaande apparatuur even duur uit zou vallen als een permanente installatie. Daarom is besloten een vaste installatie aan te schaffen en te plaatsen. Na overleg met FB is geconcludeerd dat de gebruikers in principe zelf deze installatie dienden te financieren. FB heeft echter toegezegd in ieder geval de helft voor zijn rekening te nemen. Het resterende bedrag wordt volgens de vaststaande huurverdeelsleutel doorberekend aan de huurders (de Beiaard en de verenigingen). Met de verenigingen zijn overeenkomsten getekend om de afwikkeling van de financiën te regelen. Internet

De verenigingen hebben de behoeften en mogelijkheden van het aanleggen van kabel in de Pakkerij t.b.v. modemgebruik in het jaar 2000 opnieuw geïnventariseerd. In 1998 is door DiSC reeds een subsidie toegekend om de internetvoorzieningen in de Pakkerij te verbeteren. Dit budget om de aanschaf- en aanlegkosten te dekken is echter niet toereikend. De verenigingen dragen afzonderlijk een kwart bij aan de meerkosten zodat het systeem in 2000 in gebruik kon worden genomen. Over het algemeen kan worden geconcludeerd dat met de sector gezelligheid op het gebied van accommodatie constructief is samengewerkt. Het gezamenlijk nastreven van doelen en het leveren van input om deze doelen te bereiken, hebben tot ieders tevredenheid geleid.

24

6.4

Watersportcomplex

Financiën

Reeds in 1999 is na lang onderhandelen de hoogte van de vergoeding voor gebruik van de Sevende Caemer door de zeil-, kano- en roeiverenigingen Euros vastgesteld. In 2000 is hierover verder gesproken aangezien er geen duidelijkheid bestond over de jaarlijkse indexering. Er is overeengekomen dat de Euros-verenigingen de eerste 5 jaren een geïndexeerd bedrag betalen dat gemiddeld over 5 jaren overeenkomt met het in 1999 afgesproken bedrag. Er wordt in overleg met FEZ en een jurist nader bekeken of er een pacht- of een huurcontract zal worden opgesteld. Dit hangt onder andere af van de verplichtingen die de beide contractvormen stellen aan de huurder en de verhuurder. Dit ook in relatie met de fiscale posities van de partijen en de geldstromen. Met betrekking tot de financiën is overeengekomen dat het CBE jaarlijks een beleidsplan met begroting inlevert, de definitieve hoogte van het budget wordt na onderling overleg door het SUbestuur vastgesteld. De facturenstroom loopt via de SU, het CBE accordeert de facturen en deelt ze toe aan kostenplaatsen. FEZ handelt de boekingen af en past budgetbewaking toe doordat bij overschrijding van de deelbudgetten facturen niet meer worden betaald. Uitbreiding van het budget kan alleen door het SU-bestuur bij bestuursbesluit worden gedaan. Beheer en onderhoud

De Euros-verenigingen hebben een voorstel ingediend voor beheer van het Watersportcomplex. Alle eenheden waren ondergebracht in één overeenkomst. Overeengekomen is nu dat de overeenkomsten opgedeeld worden in de delen pacht/huur Sevende Caemer (af te sluiten met de stichting Sevende Caemer), beheer en onderhoud Watersportcomplex (met de beheerseenheid CBE) en verzekering, beheer en onderhoud van de vloot (overeen te komen met de Euros-verenigingen). Het onderhoud van de vloot gebeurt door de bootsman en is een aangelegenheid die onder andere in samenwerking met DiSC kortgesloten dient te worden. Het gaat hier onder andere om budget voor het aanschaffen van materialen en gereedschappen voor de bootsman en het betalen van de verzekeringspremies. Schoonmaakcontract

Met betrekking tot het schoonmaakcontract zijn nieuwe afspraken gemaakt aangezien het lopende UT-contract (waarin het Watersportcomplex is opgenomen) verlengd zou kunnen worden of opnieuw Europees aanbesteed zou kunnen worden. De wijzigingen vanuit het CBE zijn hierin meegenomen. In de loop van 2000 is een nieuw contract gesloten. (moet dit erbij? Ik lees hierboven dat het contract verlengd zou kunnen worden. Is het dan inmiddels verlengd met hetzelfde bedrijf? Beetje onduidelijk)

6.5

Facilitair bedrijf

Contacten met het FB zijn voornamelijk onderhouden via de medewerkers van FB in de werkgroep Bastille en de dienstdirecteur. Er zijn meerder afspraken geweest ter voorbereiding van de overname van de Utake, het te sluiten convenant met FB en natuurlijk de verbouwing van de Bastille. Na medio 2000 zijn deze onderwerpen besproken in het opgestarte driewekelijks werkoverleg met de dienstdirecteur. Dit was tot tevredenheid van beide gesprekpartners. Met de facilitair manager van de Uniongebouwen is wekelijks overleg gevoerd over de stand van zaken omtrent beheer en onderhoud en de invulling van de service level agreements. Deze overeenkomst geeft de diensten- en het serviceniveau weer die de Student Union betrekt van FB. Het beschrijft tevens het niveau en de frequentie van de diensten.

6.6

Facilitering studenten en studentenorganisaties

Collegezalen en zalen Vrijhof

In het voorjaar van 2000 zijn met het Bureau Evenementen Beheer van het Facilitair Bedrijf afspraken gemaakt over het gebruik van collegezalen door organisaties binnen de Student Union. Het gebruik van een collegezaal kost in principe niets. Indien apparatuur of aangepaste openingstijden gewenst nodig zijn dan kunnen deze kosten in rekening worden gebracht.

25

Voor de Vrijhof heeft het cultuurcentrum in samenwerking met Apollo en het Unionbestuur een nieuw zalenreglement ontwikkeld, om duidelijkheid te creëren in het zaalverhuur van de Vrijhof. In dit document worden de deelnemers van de Student Union per sector genoemd met de prijzen en kortingen die voor hen van toepassing zijn. Hierdoor is de facilitering van de diverse cultuurverenigingen beter gewaarborgd.. Union Shop

Reeds vanaf het najaar van 1999 is er met zowel het Facilitair Bedrijf als met het College van Bestuur gesproken over overname van de Utake door de Student Union. Het bestuur heeft zich samen met de Raad van Toezicht in het voorjaar meerder malen gebogen over het idee en de mogelijkheden. Samen met de manager van de Utake is een bezoek gebracht aan een studentenorganisatie in Rotterdam die geheel zelfstandig daar de dictaten en syllabi aan de studenten verkoopt. Het was onduidelijk wat er op termijn met de Utake zou gaan gebeuren. De exploitatie was verliesgevend en om de kosten te drukken moesten openingstijden flink worden beperkt. Anderzijds bestond de mogelijkheid dat het Grafisch Centrum Twente de Utake zouden overnemen. Gezien de mogelijkheden die met een eigen dienstverlenende winkel zouden kunnen ontstaan en de ervaringen bij andere Student Unions in Europa is er een ondernemingsplan opgesteld. Op basis hiervan is onderhandeld met het College van Bestuur over de overname en is een concept overeenkomst gemaakt. Met deze overeenkomst kon de Raad van Toezicht instemmen. Het bestuur kreeg daarmee de mogelijkheid om de overname gestalte te geven. Allereerst is daarop een tweetal studenten bereid gevonden om een leidinggevende positie op zich te nemen. Verder is er een aparte rechtsvorm opgericht, Student Union Enterprises BV, om deze en mogelijk nieuwe commerciële activiteiten in onder te kunnen brengen. Vanaf november is de Union Shop volledig zelfstandig. De komende jaren zal er hard gewerkt gaan worden om het winkelconcept te doen slagen. Gezien het enthousiasme van alle medewerkers moet dat zeker gaan lukken, al is het geen makkelijke klus.

26

7. Belangenbehartiging De Student Union probeert in haar handelen het belang van de studentengemeenschap te behartigen. Soms vervult zij de belangenbehartigende rol door zich (meestal binnen de universiteit) hard te maken voor een of enkele organisaties of groeperingen, tegenover andere partijen. Soms komt zij ook expliciet op voor de studentengemeenschap als geheel. Een voorbeeld hiervan was de roep om meer duidelijkheid van het CvB met betrekking tot het activiteitenverbod ten tijde van nasleep van de vuurwerkramp. Gezien de taakstelling die de SU van het CvB heeft meegekregen is er sprake van belangenbehartiging bij vrijwel alle projecten die de SU uitvoert. De SU is er voor studenten en zal bij haar handelen het belang van studenten altijd als uitgangspunt hanteren. Het is daarom ook lastig om specifieke projecten aan te geven die in 2000 gerealiseerd zijn en die puur uit het oogpunt van belangenbehartiging als kerntaak van de SU zijn uitgevoerd. Enkele projecten waarbij belangenbehartiging in elk geval een grote rol speelde zijn de onderstaande projecten. Systematiek afstudeersteun

De problematiek rondom de afstudeersteun loopt reeds enige jaren. Vooral de onduidelijkheid rondom de hoeveelheid maanden en het tijdschrijven was groot. Dit is uitermate vervelend voor alle studentbestuurders. Zij wisten niet op hoeveel maanden men aanspraak kon maken. In het afgelopen jaar is door het Student Unionbestuur meerder malen bij de Werkgroep Afstudeer Regelingen, de Commissie Verlening Afstudeersteun en andere betrokken partijen aangegeven dat deze onduidelijkheid zeer ongewenst is. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een nieuwe regeling afstudeersteun die door de Universiteitsraad is goedgekeurd. Collegezalen en zalen Vrijhof

Bij studentenorganisaties was het altijd onduidelijk of zij gebruik konden maken van de collegezalen en welke voorwaarden hiervoor van toepassing waren. De SU heeft samen met het FB bekeken wat de mogelijkheden waren om studentenorganisaties gebruik te kunnen laten maken van de collegezalen. Dit heeft geresulteerd in afspraken die gecommuniceerd zijn naar alle studentenorganisaties. Het gebruik van de zalen in de Vrijhof was voor niet- culturele verenigingen niet duidelijk. Samen met DiSC is gekeken hoe en tegen welke voorwaarden gebruik gemaakt kan worden van de (vergader) zalen van de Vrijhof. In het vorige hoofdstuk is uitgebreider weergegeven hoe de afspraken tot stand zijn gekomen. Union Shop

In het voorgaande hoofdstuk zijn een aantal redenen aangegeven waarom de U-take door de SU is overgenomen. Een belangrijke reden was om studenten de mogelijkheid te bieden om laagdrempelig producten aan te bieden die zij nodig hebben voor hun studie. De SU wilde voorkomen dat de student op beperkte tijden zijn dictaten kon kopen en dat de faciliteiten op het gebied van copy services in combinatie met diverse manieren van inbinden zou verdwijnen. De SU heeft zo getracht de belangen van de student te behartigen. Er is vanaf de overname hard gewerkt om te bekijken hoe de belangen van de student nog beter behartigd kunnen worden door na te gaan wat de student interessante producten vindt die in de Union Shop verkocht kunnen worden.

27

8. Externe relaties 8.1

Inleiding

Zoals iedere organisatie beweegt de Union zich binnen een zeer dynamische omgeving. Deze omgeving kent bedreigingen, maar zeker ook een groot aantal mogelijkheden. Om deze mogelijkheden optimaal te benutten heeft het bestuur aan een aantal structurele contacten gewerkt. In paragraaf 2 komen de contacten met bedrijven en instellingen aan bod, hoofdonderwerpen zijn sponsoring studentenorganisaties en partnerships. Activiteiten, met name met betrekking tot de ECIU Student Wing, de uitwisseling en de internationale week, komen in par. 3 aan de orde.

8.2

Bedrijven en instellingen

Om de Union als organisatie te kunnen financieren en om nieuwe projecten op te kunnen zetten, zijn er naast de bijdrage door het College van Bestuur ook middelen nodig van extern. Het afgelopen jaar is dan ook gewerkt aan het opzetten van partnerships met een aantal grote landelijke bedrijven en instellingen om in de toekomst de Union te ondersteunen met zowel producten, diensten als financiële middelen. Sponsoring studentenorganisaties

Over het aangaan van partnerships is in het recente verleden het nodige te doen geweest binnen de studentenorganisaties. Het bestuur heeft dan ook de nodige aandacht besteed aan mogelijke interne tegenstrijdige belangen op dit gebied. Via een brief heeft het bestuur de studentenorganisaties om informatie verzocht t.a.v. de eigen sponsoring. Achtergrondinformatie is hiertoe verspreid en de mogelijkheid is geboden om met aanvullende ideeën te komen. Namens het bestuur en de Raad van Toezicht heeft een vertrouwenscommissie de gegevens verzameld en geïnventariseerd. Een klein aantal verenigingen heeft het bestuur om een nadere toelichting gevraagd. In individuele gesprekken is de meerwaarde van de partnerships voor de Union voldoende toegelicht. Partnerships

Ter ondersteuning van het bestuur heeft de nieuw opgerichte partnershipscommissie sinds oktober gewerkt aan idee- en strategievorming m.b.t. het aangaan van partnerships. Zij heeft dit gedaan op basis van de gegevens van de vertrouwenscommissie. Het doel om omstreeks februari 2001 een drietal partnerships gerealiseerd te hebben is in verband met de grote omvang van de partnerships echter niet gehaald. Wel zijn de nodige contacten gelegd en met een aantal bedrijven is gebrainstormd over samenwerkingsmogelijkheden. Hieronder vallen Grolsch, AMEV en Procter&Gamble. Ten aanzien van Grolsch heeft sinds het einde van het jaar samenwerking plaatsgevonden met de dienst CenT. Deze samenwerking zal mogelijk worden doorgetrokken naar een klein aantal andere grote bedrijven. Over het algemeen is de interesse van het bedrijfsleven in de Union vrij groot, maar de activiteiten binnen de Union dienen wel verdere, concrete vorm krijgen.

8.3

Internationaal

Voornamelijk vanwege de inkrimping van het bestuur vanaf september hebben de activiteiten op internationaal gebied een lagere prioriteit gekregen. Namens het bestuur heeft Bastiaan van Gils (student) de taken waargenomen. European Consortium of Innovative Universities, Student Wing

Voor de Student Wing binnen het European Consortium of Innovative Universities (ECIU) netwerk heeft Bastiaan als kartrekker gefungeerd. Voorname doelen van het ECIU netwerk zijn het scheppen van mogelijkheden tot uitwisseling van informatie tussen enkele Innovatieve Europese universiteiten en het opzetten van activiteiten, die bijdragen aan de samenwerking tussen de diverse universiteiten. De Student Wing behartigt de belangen van de studenten(organisaties) daarbinnen. In 2000 hebben twee meetings plaatsgevonden met de Student Wing, in Aalborg en Aveiro. In Aveiro is besloten om niet als onafhankelijke studentenorganisatie verder te gaan, maar als onderdeel van de ECIU-organisatie. Ook is tijdens deze meeting besloten om twee studenten in de Executive Board van de ECIU op te nemen. De Board bestaat uit de rectoren van de diverse universiteiten en Bastiaan 28

heeft als student zitting hierin genomen. Hij heeft in december één meeting bijgewoond. Om de Student Wing meer gezicht te geven, is in Aveiro bovendien besloten tot het opzetten van een website. Bastiaan heeft hiertoe een eerste opzet gemaakt. Ondanks het enthousiasme bij de diverse studentenorganisaties binnen de Student Wing zijn er weinig vorderingen geboekt. Allen hebben het erg druk en geven voorrang aan interne projecten in plaats van internationale projecten. Bovendien vormt de communicatie een grote bottle-neck. De bijdrage van de meeste studentenorganisaties (behalve die van Aalborg, Compiègne en Enschede) is dan ook beperkt geweest. Voor de activiteiten in ECIU (Student Wing) verband heeft het bestuur een subsidie aangevraagd bij het College van Bestuur en deze aanvraag is geheel gehonoreerd. Het geld is bestemd voor een zevental meetings met de Executive Board en met de Student Wing, voor het realiseren van een studiereis voor studentbestuurders en medewerkers uit betrokken diensten naar een ECIU universiteit en voor het opzetten en onderhouden van de website. Internationale week

De organisatie van een internationale week met de internationale (studenten)organisaties binnen de universiteit is helaas niet van de grond gekomen, vanwege het gebrek aan inzet door capabele studenten. De Union heeft daarom het initiatief overgenomen en gepland om deze week voor de zomer van 2001 te organiseren. In dit kader heeft het bestuur een aanbieding gekregen van de Nederlandse regering om ministers en staatsecretarissen gastcolleges te laten geven over de gevolgen van de uitbreiding van de Europese Unie. Vanaf november is met diverse organisaties verder gebrainstormd over ideeën en mogelijkheden. Uitwisseling

De geplande uitwisseling (studiereis) met studentbestuurders en medewerkers uit betrokken diensten naar een ECIU universiteit heeft nog niet plaatsgevonden. Oorzaak hiervan is het korte tijdsbestek, waarin een en ander gepland was, en de onmogelijkheid van de universiteiten van Compiègne, Warwick en Strathclyde om ons in de geplande periode te ontvangen. De uitwisseling zal derhalve pas in 2001 plaatsvinden.

29

9. Overlegstructuren 9.1

Inleiding

De Student Union kent diverse interne, zie paragraaf 2, en externe overlegstructuren, zie paragraaf 3, om informatie te verspreiden en te vergaren. De Student Union is in deze overlegorganen vertegenwoordigd om haar gestelde doelen te bereiken en om andere studentenorganisaties te ondersteunen in het bereiken van hun doelen.

9.2

Interne overlegstructuren

Deelnemersraadvergaderingen

In 2001 heeft tweemaal een deelnemersraadvergadering plaatsgevonden. Een belangrijk onderdeel van deze vergaderingen vormde een door het Student Unionbestuur verzorgde presentatie, waarbij de ontwikkelingen van het voorgaande halfjaar en de beleidsvoornemens voor de komende periode werden besproken. Tijdens deze presentaties werd teruggekoppeld naar het Strategisch Plan. Daarnaast was er ruimte voor vragen van de deelnemers aan zowel de Raad van Toezicht van de Student Union als het Student Unionbestuur. De opzet van de vergadering werd door de deelnemers over het algemeen als positief ervaren, al verdient het naar hun idee wel aanbeveling iets te doen aan de totnogtoe beperkte mogelijkheden tot discussie. Koepeloverleggen en overleg sector overige

Om het contact met de koepels te bevorderen is het koepeloverleg ingesteld. Dit maandelijkse overleg tussen koepels en Student Unionbestuur, is uitgegroeid tot een zowel informerende als discussiërende bijeenkomst, waarbij punten kunnen worden aangedragen door alle partijen. Het geheel wordt geleid door een onafhankelijke voorzitter in de persoon van Peter Timmerman en een onafhankelijke notulist in de persoon van Edwin Berends. Deze overleggen hebben de banden tussen koepels onderling en tussen koepels en Student Union bestuur sterk verbeterd. Naast de formele bijeenkomsten wordt ook iedere vrijdag samen geluncht en worden er ‘koepeldates’ georganiseerd. De sector Overige is flink gegroeid. Na twee bijenkomsten bleek er toch te weinig gemeen om met de hele sector bij elkaar te blijven komen. Besloten is de verschillende studentenorganisaties in kleinere subgroepjes bij elkaar te brengen ter interactie en slechts voor specifieke onderwerpen, zoals de introductie, iedereen bij elkaar te roepen. Met de niet erkende verenigingen is voor zover mogelijk afstemming gezocht. Dit is echter nog niet geoptimaliseerd. Raad van toezicht

In 2000 is de Raad van Toezicht zeven keer bijeengekomen. Enkele vergaderingen waren er op gericht informeel over onderwerpen te discussieren en enkele met een besluitvormende status.End 2000 is men weer overgegaan naar de oude structuur waarbij alle vergaderingen een besluitvormende status hebben. De belangrijkste onderwerpen die in 2000 op de vergaderingen aan bod kwamen zijn: Strategisch Plan 200-2004, beleidsplannen, Bastille, Union Shop, reglementen, organisatiestructuur en het Fonds Stimulering Activisme. Naast de toezichthoudende functie heeft de raad zich vaak ook een adviserende rol aangemeten. In oktober is de Raad van Toezicht van samenstelling veranderd. Alle student-leden (4) hebben hun plaats afgestaan aan een opvolger. De samenwerking met beide raadssamenstellingen is positief geweest.. Raad van advies

De Raad van Advies is in het jaar 2000 in het voorjaar en najaar bijeengekomen. De raad is bij de oprichting van de Student Union in het leven geroepen om het bestuur op het gebied van strategiebepaling van advies te voorzien. De punten die in deze bijeenkomsten de revue passeren waren de Bastille, profilering van de Student Union, Union Shop en relatie tussen activisme en onderwijs. Ook met de Raad van Advies heeft het bestuur een goede en constructieve relatie gehad.

30

9.3

Externe overlegstructuren

Raad van Commissarissen (Student Union Enterprises BV)

De Raad van Commissarissen van de Student Union Enterprises BV wordt gevormd door het Student Unionbestuur. Zij heeft als taak om toezicht te houden op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Het bestuur van de vennootschap werd gevormd door de directie van de Union Shop. De Raad is vanaf 26 oktober 2000 drie keer bijeen gekomen. Belangrijke gespreksonderwerpen van de vergaderingen zijn de omzetting van de Utake naar de Union Shop, personeelsbeleid, relatie tussen de commissarissen en de directie, financiën, administratieve organisatie en marketing geweest. De periode kenmerkte zich door pionieren, onzekerheid en personele spanningen. Tijdens de laatste vergadering in het jaar 2000 is besloten om twee directieassistenten aan te nemen om op projectbasis taken te vervullen op met name het financiele vlak. Raad van toezicht (USE)

De stichting University Student Enterprises (USE) is in 1999 opgericht om studenten te ondersteunen in het opzetten en voeren van bedrijven. Binnen de rechtspersoon neemt het Student Union bestuur de plaats in als Raad van Toezicht. Als Raad van Toezicht heeft het Student Union bestuur voor het jaar 2000 besloten het bestuur van USE zoveel mogelijk vrijheid van besturen te geven, zolang er aan het gestelde in de statuten voldaan werd. Op deze manier werd het USE bestuur in staat gesteld om een flexibel beleid te voeren en snel beslissingen te nemen, wat door de dynamische omgeving waarin USE functioneert noodzakelijk was. De Raad van Toezicht heeft in februari 2000 formeel vergaderd met het bestuur van USE. Na september toen de Raad van Toezicht is gewisseld, is op informele wijze verder overleg gevoerd. Wel heeft de Raad van Toezicht eind 2000 gemeend toch formeler op te moeten treden, omdat het aanleveren van stukken conform afspraken niet of te laat plaatsvond. Eind 2000 is gekeken hoe in 2001 hieraan beter invulling gegeven kan worden. . Management Team-DiSC

Tijdens de MT-DiSC vergaderingen, die maandelijks plaatsvonden, was er structureel een Unionbestuurslid aanwezig. Deze vergaderingen waren voornamelijk nuttig vanwege de wederzijdse informatie-uitwisseling. Bij het opstellen van zowel het bedrijfsplan van DiSC, het Strategisch Plan van de Student Union als het convenant SU-DiSC is er tussen het MT-DiSC en het Student Unionbestuur intensief contact geweest. De onderlinge verhoudingen hebben zich gedurende het jaar positief ontwikkeld. Er is een start gemaakt om ook daadwerkelijk invulling te geven aan de formulering ‘natuurlijke partners’ zoals die wordt gebruikt in de wederzijdse plannen. Met name het contact met de directeur DiSC was prettig. Er was een tweewekelijks (informeel) werkoverleg tussen de voorzitter SU en de directeur DiSC. Dit heeft er voor een groot deel aan bijgedragen dat DiSC en de SU steeds meer van elkaars kennis en diensten gebruik gaan maken. Sectorhoofden DiSC

De relatie tussen het Student Unionbestuur en de verschillende sectorhoofden van DiSC is het afgelopen jaar zeer verschillend geweest. Zo hecht het hoofd van Vrijhof Cultuurcentrum (VC) grote waarde aan het maandelijks sectoroverleg Cultuur. Hieraan nemen Apollo, VC-leden en het Student Unionbestuur deel. Dit heeft geleid tot een heldere informatiestroom wat erg prettig werkte. Het hoofd van Lichamelijke Vorming & Sport geeft er de voorkeur aan om overleg te plegen in het geval van knelpunten. Met het hoofd van Lichamelijke Vorming & Sport (DiSC) is enige malen overlegd over het creëren van meer ruimte voor fitness in het sportcentrum door het verplaatsen de biljard/snooker verenigingen, de Stoottroepen. In samenwerking met de Sportraad en het Unionbestuur is gezocht naar geschikte accommodatie. Werkoverleg College van Bestuur

Structureel contact met het College van Bestuur was er via het tweemaandelijkse werkoverleg met de Rector Magnificus. Op dit overleg werd er van gedachten gewisseld met de Rector over de belangrijkste ontwikkelingen binnen de Student Union en de Universiteit (voor zover relevant voor de Student Union). Dit overleg werd als prettig en nuttig ervaren. Gedurende het jaar zijn er diverse incidentele en informele contacten geweest met collegeleden, met name met betrekking tot de Bastille. In mei heeft het College van Bestuur met het Strategisch Plan ingestemd.

31

Bata Coob

Voor de organisatie van het Batavierenfeest is in 2000 een coöperatie opgericht om dit grootste studentenfeest van Nederland nog beter te kunnen organiseren. In deze coöperatie hebben alle betrokken partijen (Batavierenracecommissie, Sportraad, Union, UT-Catering en Vestingbar) zitting zodat nog beter dan voorheen onderling afspraken kunnen worden gemaakt. De Union levert een afgevaardigde voor het bestuur. Door de komst van deze coöperatie zijn de lijnen tussen de diverse partijen korter geworden en ligt het risico van het feest niet alleen bij Tonnie Buitink en de Batavierenracecommissie.

32

10. Extra comptabele rapportage op de begroting 2000 Extra comptabele rapportage op begroting 2000 van de Student Union

(kf) (kf) begroting realisatie

Lasten Bestuur Dotatie koepels en vacatiegelden Subsidies Afdracht aan DiSC Subtotaal SU Algemeen

402 68 130 290 890

329 63 126 290 808

Bastille Pakkerij Watersportcomplex Subtotaal Uniongebouwen

0 386 143 529

0 322 188 510

1419

1318

Totaal lasten

435 120 45 290 890

435 120 58 292 905

Toewijzing UT Bastille Verhuur Bastille Toewijzing UT Watersportcomplex Toewijzing UT Pakkerij Bijdrage ver. Pakkerij Subtotaal Uniongebouwen

0 0 143 175 211 529

0 0 154 150 208 512

1419

1417

0

98.6

Resultaat

(kf) begroting

(kf) realisatie

135 60 195

180.7

Uitbesteed werk Advieskosten Totaal doorberekende pers. Kosten

20 10 30

13.3 9.5 22.8

Totale huisvestingslasten

20

16

Totale kosten apparatuur

20

10.9

Reis- en verblijfskosten Advertenties Overige PR kosten Representatie Kosten Diesviering Totale verkoopkosten

8 3 20 30 5 66

2.4 8.3 11 25 3.8 50.5

Telefoon Porti/Drukwerk Kosten communicatie

3 13 16

4.6 8 12.6

3 4 7

3.5 4 7.5

Bestuur en vergaderkosten Overige algemene kosten

12 12

8.6 8.6

ICT Internationalisering Nieuwe initiatieven Subtotaal SU projecten

10 6 10 26

0 0 0 18.4

Onvoorzien

10

1.3

402

329.3

21 7 4 3 33 68

21 7 2.3 3 30 63.3

40 32 57 1 130

35.6 31.9 57 1.3 125.8

Bestuur

Baten Toewijzing UT voor SU-Algemeen Toewijzing UT Unionkaart (éénmalig) Partnerships / Sponsoring/Overig Omzet Unionpluskaart Subtotaal SU Algemeen

Totaal baten

Extra comptable rapportage op de begroting 2000 van de Student Union betreffende bestuur, koepels en subsidies

Bestuursvergoeding Personele ondersteuning Totale personeelslasten SU

Kantoorbenodigdheden Kopieerkosten Administratiekosten

Totaal bestuurslasten Dotatie koepels en vacatiegelden Sportraad Apollo Fact OS Vacatiegelden Totaal koepels en verenigingen Subsidies SFA SFC SFS Unionprijs Totaal subsidies

33

10.1 Toelichting op de extra comptabele rapportage Het jaar 2000 is ook op financieel gebied een turbulent jaar geweest voor de SU. De financiële administratie van de SU is vanuit DiSC overgebracht naar Financieel Economische Zaken (FEZ) en er is een compleet nieuwe boekhouding ingericht. De fase waarin de SU zich bevond heeft er tevens toe geleid dat er een aanzienlijk resultaat is behaald. De voorgaande hoofdstukken geven uitgebreid weer waarom dit resultaat tot stand is gekomen. In dit hoofdstuk wordt bondig weergegeven wat de financiële uitwerkingen zijn geweest van het gevoerde beleid. Boekhouding

Zoals vermeld is de boekhouding overgegaan van DiSC naar FEZ. Dit is gedaan omdat de bedrijfsactiviteiten van de SU maar ook de structuur zodanige verschillen vertoonden met de boekhouding van DiSC dat het niet mogelijk bleek dezelfde opzet te blijven hanteren. De BV van de SU (BTW verplichting ect.), de financiële consequenties van de stichtingsvorm, maar ook voor het inzichtelijk maken van de cijfers voor de deelnemers hebben het Unionbestuur doen besluiten de boekhouding onder te brengen bij FEZ. Vanaf eind 1999 is door de portefeuillehouder financiën en door medewerkers van FEZ veel tijd gestoken in de overdracht van de boekhouding en het opnieuw inrichten ervan. Het inrichten van de boekhouding bracht dermate veel problemen met zich mee dat pas vanaf september 2000 begonnen kon worden met het boeken in de boekhouding. De oorzaak is terug te voeren op een aantal organisatorische problemen en problemen die te maken hadden met eventuele BTW afdrachten. Rapportage

In dit jaarverslag wordt een extra comptabele rapportage op de begroting 2000 gegeven. Dit houdt in dat is getracht om de cijfers zo te presenteren dat een vergelijk gemaakt kan worden met de cijfers die bij de begroting 2000 zijn gebruikt. Door de nieuwe inrichting van de boekhouding kunnen de realisaties niet zodanig uitgeprint worden dat ze aansluiten op de wijze waarop het raamwerk van de begroting 2000 is gepresenteerd. In de nieuwe boekhouding wordt gewerkt met kostenplaatsen en deels andere kostenrekeningen. De jaarcijfers die door de Raad van Toezicht worden goedgekeurd zijn dan ook de balans, resultatenrekening plus toelichting zoals die in het jaarverslag worden gepresenteerd. Realisatie

Het behaalde resultaat uit gewone bedrijfsvoering van bijna kf.100 geeft zonder een toelichting een verkeerd beeld over de SU. Doordat in het eerste half jaar zeer kritisch naar de Union werd gekeken en in het tweede half jaar met een onderbezetting is gewerkt heeft het bestuur weinig kansen gezien projecten voor studenten te realiseren. Het vinden van enthousiaste studenten voor het realiseren van projecten was moeilijk. Het feit dat door het pionierskarakter van de projecten ervaren studenten nodig waren en het feit dat studenten geen directe binding hebben met de SU maakten het lastig om met studenten in contact te komen. Hierbij speelt ook mee dat studenten die geschikt zijn liever een baantje hebben waar ze cash geld mee verdienen. Het ontwikkelen van erkenningen voor studentenorganisaties, het schrijven van het Strategisch Plan, het vormgeven van de Union Shop, het ontwikkelen van het communicatiebeleid, het opstarten van samenwerkingsverbanden met bedrijven en het opzetten van de financiële administratie vergden dermate veel tijd van de Unionbestuurders zelf dat er weinig tijd overbleef om nieuwe initiatieven te ontplooien. Zoals uit de rapportage blijkt verzoorzaken deze redenen een aanzienlijk deel van het resultaat. De behaalde resultaten van de diverse kosten zullen de input moeten vormen voor een evaluatie met het College van Bestuur dat zal moeten leiden tot een opnieuw vastgestelde structurele toewijzing vanuit de UT. Uitgangspunt zal moeten zijn dat alle kosten inzichtelijk gemaakt moeten worden. Dit biedt voor de SU vervolgens de mogelijkheid om de UT aan te tonen dat deze investering meer dan evenredig waard is en dat de SU een strategische en essentiële partner is in de realisering van de doelen die de UT zich zelf heeft gesteld. De lasten van de extra comptabele rapportage op de begroting 2000 laten zien dat de gerealiseerde lasten lager zijn uitgevallen dan de begrote lasten. De bestuurslasten laten zien dat, doordat er vanaf september met vier bestuurleden is gewerkt, de personeelslasten lager zijn uitgevallen. Tevens was het vinden van enthousiaste studenten voor het realiseren van projecten erg lastig, deze beide oorzaken hebben er onder andere voor gezorgd dat er ruim binnen de begroting is gebleven bij de post uitbesteed werk. De huisvestingslasten zijn lager uitgevallen omdat er wel gezocht is naar extra ruimte voor huisvesting van commissies, maar deze helaas niet beschikbaar was. De kosten voor

34

apparatuur betreffen de afschrijvingen voor computerapparatuur, de lasten voor de totale apparatuur zijn lager uitgevallen omdat er nog een afschrijvingsmethodiek ontwikkeld moet worden voor het meubilair en de SU geen tijd heeft gezien afspraken te maken voor het onderhoud van haar ICT voorzieningen de kosten die hiermee gepaard gaan zullen vanaf 2001 ten laste van deze post vallen. De realisatie van de totale verkoopkosten laat zien dat de op de post reis- en verblijfskosten ruim binnen het begrote budget is gebleven. Wegens het tekort aan bestuursleden en de daardoor toegenomen werkdruk heeft het SU bestuur doen besluiten een werkbezoek aan het buitenland te annuleren. De overige PR kosten zijn ruim binnen de begroting gebleven, mede omdat er voor gekozen is om middels advertenties de SU meer onder de aandacht van studenten en medewerkers te brengen. De representatie kosten zijn in het jaar 2000 binnen budget gebleven omdat het SU bestuur nog geen kans heeft gezien representatie artikelen te ontwerpen. De kosten van de communicatie, de administratiekosten en de overige algemene kosten laten zien dat deze kosten in het algemeen binnen budget zijn gebleven doordat er minder studenten voor de SU werkzaam zijn geweest dan verwacht bij het opstellen van de begroting en tengevolge daarvan ook de kosten voor de facilitering binnen budget zijn gebleven. Er is geen invulling kunnen geven aan de post voor het realiseren van ICT projecten, internationalisering en nieuwe initiatieven, dit wegens een gebrek aan voldoende enthousiaste studenten. Wel is een aparte Unionkaart uitgegeven aan alle UT studenten. Tenslotte is er slechts een aantal onvoorziene kosten gerealiseerd, dit zijn kosten die gemaakt zijn door de Raad van Toezicht van de SU en een aantal kosten ten behoeve van de voorlichting aan middelbare scholieren. De dotatie en vacatiegelden aan de koepels zijn conform de begroting. Het verschil kan verklaard worden doordat ook de koepels onvoldoende bestuursleden konden aantrekken en daarom niet alle vacatiegelden zijn uitgekeerd. De uitgaven aan subsidies laten zien dat vrijwel het gehele bedrag dat beschikbaar was voor subsidies aan studenten en studentenorganisaties is uitgekeerd. Een toelichting op de uitgaven door het SFC is bij de koepel van cultuur op te vragen en de uitgaven door het SFS zijn bij de koepel van sport op te vragen. De uitgaven van het Subsidie Fonds Algemeen zijn niet geheel gerealiseerd omdat niet alle toegewezen subsidies zijn geëffectueerd. De afdracht aan DiSC betreft een met DiSC afgesproken bedrag van de kaartverkoop van de Unionpluskaart wat jaarlijks moet worden afgedragen aan de universiteit voor het gebruik van de sport en cultuur voorzieningen door studenten. Er zijn in 2000 nog geen exploitatie lasten gerealiseerd voor de Bastille. De lasten van de Pakkerij zijn lager onderhoudswerkzaamheden noodzakelijk waren.

uitgevallen

omdat

er

vrijwel

geen

grote

De lasten van het Watersportcomplex zijn hoger uitgevallen omdat de huurlasten die aan het Facilitair Bedrijf betaald moesten worden aanzienlijk hoger uitvielen. Opgemerkt dient te worden dat voor zowel de Pakkerij als het Watersportcomplex met de UT is afgesproken dat deze budgetneutraal zijn voor de SU. In het jaar 2000 is dan ook een start gemaakt om te bepalen wat de toewijzing vanuit de UT voor de komende jaren zal moeten zijn. De baten van de toewijzing voor SU-Algemeen en de Unionkaart zijn conform de begroting. De inkomsten van de partnerships, sponsoring en overig zijn hoger uitgevallen doordat er een bijdrage vanuit het universiteitsfonds is ontvangen en eenmalige toewijzing vanuit de Centrale Stimulering van de UT ten behoeve van een project voor internationalisering en ECIU. De kosten van dit project zullen ten laste komen van het jaar 2001 omdat het project nog niet is gerealiseerd. De inkomsten van de sponsorcontracten die zijn overgenomen van de voormalige dienst DiSC ten tijde van de oprichting van de SU door een BTW meevaller positief uitgevallen. De inkomsten van de Unionpluskaart zijn iets hoger dan begroot. Conform de verwachting van de prijsverlaging tot 75 gulden van de kaart in 1999 is de kaartverkoop onder UT studenten gestegen. Dat de kaartverkoop met 400 stuks is gestegen voor UT studenten is echter boven verwachting. Aan de andere kant moet helaas geconstateerd worden dat de kaartverkoop voor HBO en AKI studenten met 50% is gedaald. Dit is voor een deel te wijten aan een hiaat in de huidige constructie van

35

inschrijving. De inkomsten van het Watersportcomplex zijn hoger dan begroot omdat er een verrekening van oude crediteuren met het Centraal Beheer Euros heeft plaatsgevonden. De inkomsten van de Pakkerij zijn conform de afspraken met de Universiteit. Dat houdt in dat er jaarlijks een Niet Normatieve Toewijzing van kf.150 beschikbaar is plus een dekking voor de overige kosten die gemaakt worden. Aangezien de lasten binnen de begroting zijn gebleven heeft er bovenop de toewijzing geen extra dekking plaatsgevonden. De bijdrage van de verenigingen betreffen de huurinkomsten en energiebijdragen van de vier studentenorganisaties en de Beiaard die in de Pakkerij gehuisvest zijn.

36