Informatie Subsidiefondsen Student Union Universiteit Twente Kenmerk: volgt De subsidiefondsen van de Student Union zijn in drie categorieën ingedeeld, volgens onderstaand figuur.
5
Per categorie staat de doelstelling omschreven en de voorwaarden per subsidiefonds.
Na de uitleg over de fondsen volgt het reglement (pagina 4).
Een verzoek tot financiële ondersteuning kan uitsluitend via de wizard op de Student Union website worden gedaan.
More Than a Degree
Grolsch
Subsidie Fonds Algemeen
Studenteninitiatief
Studenteninitiatief
Overige Subsidies
Faciliterende Fondsen
BHV
Personele Ondersteuning
Statutenwijziging
Vertalingen
Garantiestellingen Pepsi
Leningingen Student Union
Overige Subsidies
10 1. More Than a Degree Vorm: subsidie, maximale bijdrage: 400 euro per activiteit
15
20
De Student Union en sponsoren hebben met deze subsidiefondsen als doelstelling: het leveren van een bijdrage aan de persoonlijke ontwikkeling van de student en het functioneren van uniondeelnemers, alsmede aan het vormen van een positief beeld van de sponsor, de Universiteit Twente in het algemeen en van de Student Union in het bijzonder. De Student Union en sponsoren beogen de genoemde doelstelling te realiseren door: a) de organisatie van activiteiten voor en door studenten te stimuleren; b) de deelname aan activiteiten door studenten te stimuleren. De onderstaande criteria gelden specifiek voor de subsidiefondsen More Than a Degree: -
25
De maximale bijdrage uit het subsidiefonds bedraagt €400,-. Het bestuur kan hierover, in overleg met de sponsor, echter anders besluiten, indien de aanvraag een bijzondere uitstraling voor de Universiteit Twente of de sponsor in het algemeen of voor de Student Union in het bijzonder heeft.
1
-
De organisatie van een activiteit dient duidelijk te maken dat het evenement door de Student Union gesteund wordt. Genoemde organisatie doet een voorstel tot minimaal twee promotionele uitingen welke worden meegenomen in de afweging tot subsidiering. Er kan puur en alleen sprake zijn van sponsoring van de activiteit. Nadrukkelijk zijn de More than a degree subsidiefondsen niet bestemd voor garantiestellingen en/of leningen.
30
1.1. Grolsch & Pepsi
35
De Student Union werkt samen met de sponsoren Grolsch en Vrumona (Pepsi) voor het beheren van de sponsorbudgetten. De doelstelling van het More Than a Degree subsidiefonds wordt bereikt door sponsorbudgetten van de sponsoren onder beheer van de Student Union te plaatsen om hiermee in eerste instantie activiteiten te steunen die in het verleden direct door sponsoren gesteund werden. Bij de beoordeling zijn onder andere aantal deelnemers, toeschouwers, algemene uitstraling en promotiemogelijkheden van belang. De volgende criteria met betrekking tot subsidieaanvragen zijn afgesproken met de sponsors:
40
45
-
Er is sprake van sponsoring. Dit betekent dat het voor sponsoren aantrekkelijk moet zijn om de activiteit financieel te ondersteunen
-
Tijdens de activiteit worden geen producten/diensten verstrekt van concurrenten van de sponsor noch wordt promotie gemaakt voor concurrenten.
-
De organisatie van een activiteit dient duidelijk te maken dat het evenement door de sponsor gesteund wordt. Genoemde organisatie volgt hiervoor het gesteld op de wizard en de aanwijzingen van het bestuur en de sponsor.
1.2. Student Union
50
De Student Union heeft een subsidiefonds met als doel activiteiten uit te dragen volgens het More Than a Degree kader. Dit fonds ondersteunt activiteiten die mogelijk niet aantrekkelijk zijn om te worden ondersteund door sponsors. Daarnaast ondersteunt het fonds specifiek activiteiten die vallen in het kader van internationalisering.
2. Studenteninitiatief
55
Vorm: subsidie, maximale bijdrage: 8.000 euro per initiatief Dit fonds biedt de mogelijkheid om unieke/innovatieve activiteiten te organiseren voor en door studenten.
3. Subsidiefonds Algemeen Vorm: subsidie, garantiestellingen of leningen.
60
Het subsidiefonds algemeen biedt de mogelijkheid tot het verstrekken van leningen, garantiestellingen of subsidies aan uniondeelnemers. Daarnaast biedt dit fonds diverse faciliterende services. Deze services dragen bij aan de professionalisering, veiligheid en of andere doelstellingen van de Student Union voor de Uniondeelnemers. Deze vormen van financiële ondersteuning en de bijbehorende criteria worden hieronder beschreven
65
2
3.1. Leningen Vorm: lening, maximale bijdrage: geen. De Student Union kan een lening verstrekken aan een Uniondeelnemer indien deze voldoet aan de relevante voorwaarden die zijn beschreven in het ”Reglement Subsidiefondsen”.
70
3.2. Subsidies Vorm: subsidie, maximale bijdrage: geen. De Student Union kan een subsidie verstrekken aan een Uniondeelnemer indien deze voldoet aan de relevante voorwaarden die zijn beschreven in het ”Reglement Subsidiefondsen”. 3.3. Garantiestellingen
75
Vorm: garantiestelling, maximale bijdrage: geen. De Student Union kan een garantiestelling verstrekken aan een Uniondeelnemer indien deze voldoet aan de relevante voorwaarden die zijn beschreven in het ”Reglement Subsidiefondsen”. 3.4. BHV Vorm: subsidie, maximale bijdrage: 2 BHV-cursussen per jaar per Uniondeelnemer.
80
Het subsidiefonds BHV wordt ingezet om leden van uniondeelnemers een BHV-opleiding (initiële opleiding of herhaling) te laten volgen voor zover de betreffende uniondeelnemer aantoonbaar niet in staat is om middels de via regulier beschikbare opleidingsmogelijkheden van het Facilitair Bedrijf aan de vraag naar BHV’ers te voldoen. Criteria bij financiële ondersteuning subsidiefonds BHV:
85
-
Bij de aanvraag dient een document te worden ingediend waaruit het volgende blijkt: o
Waarom de reguliere opleidingscapaciteit niet toereikend is;
o
Wie gaat worden opgeleid en voor welke activiteiten hij/zij zal worden ingezet;
-
In het geval dat een aanvraag wordt gedaan voor een nieuwe cursus: waarom er geen mensen beschikbaar zijn voor een goedkopere herhalingscursus en of de nieuw opgeleide persoon over een jaar beschikbaar zal zijn voor herhaling. Zo nee: waarom niet?
-
Per Uniondeelnemer per jaar wordt maximaal twee aanvragen uit het BHV-subsidiefonds gehonoreerd.
90
3.5. Personele Ondersteuning Vorm: subsidie, maximale bijdrage: 500 euro per drie jaar per Uniondeelnemer
95
Het subsidiefonds Personele Ondersteuning is opgezet om een bijdrage te leveren aan de kosten welke Uniondeelnemers maken bij het inzetten van: -
Financiële diensten, zoals een financieel adviseur
-
Juridische diensten, zoals deurwaarder/incassobureau of advocaat.
3.6. Statutenwijziging
100
Vorm: subsidie, maximale bijdrage: 500 euro per drie jaar per Uniondeelnemer Het subsidiefonds statutenwijziging is opgezet om een bijdrage te leveren aan de kosten welke uniondeelnemers maken bij het inzetten van een notaris bij statutenwijzigingen. 3.7. Vertalingen Vorm: subsidie, maximale bijdrage 350 euro per jaar per Uniondeelnemer
105
Het subsidiefonds Vertalingen is opgezet om een bijdrage te leveren aan de kosten welke verenigingen maken bij het vertalen van informatie binnen hun vereniging.
3
Reglement Subsidiefondsen Student Union Universiteit Twente Artikel 1.
110
Het “Basisreglement Student Union” is op dit reglement van toepassing.
1.1 1.2
115
Algemene bepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder: a. Subsidiefonds: een van de subsidiefondsen welke de Student Union faciliteert. b. Wizard: een onderdeel van de website van de Student Union waarmee aanvragen voor subsidie kunnen worden ingediend. c. Sponsor: een rechtspersoon die een of meer subsidiefondsen ondersteunt en de uitvoering van dit fonds aan de Student Union heeft gedelegeerd. d. Bestuur: het bestuur van de stichting Student Union Universiteit Twente e. Aanvrager: een rechtspersoon die een aanvraag doet uit een subsidiefonds.
120 Doelstelling, uitgangspunten, vormen van ondersteuning en criteria Artikel 2. 2.1
125
130
Ieder subsidiefonds kent één of meerdere doelstellingen welke zijn geformuleerd in het hoofdstuk “Informatie Subsidiefondsen”. Artikel 3.
Het bestuur ondersteunt middels verschillende subsidiefondsen activiteiten, die bevorderlijk zijn voor de doelstellingen van de Student Union. De missie van de Student Union verwoordt deze doelstellingen: "Het bevorderen van de academische vorming en het welzijn van de studenten aan de Universiteit Twente.”
3.2
De ondersteuning heeft een aanvullend karakter: dit houdt in dat financiële steun wordt verleend, als is aangetoond dat andere middelen redelijkerwijs niet toereikend zijn voor het organiseren van de activiteit.
3.3
Het bestuur kan besluiten tot afwijking van de vorm en maximale bijdrage vanuit een fonds.
145
Vormen van financiële ondersteuning
De volgende vormen van financiële ondersteuning worden aangeboden: 4.1
Het verlenen van subsidies;
4.2
Het leveren van garantiestellingen;
4.3
Het verstrekken van leningen. Artikel 5.
140
Uitgangspunten bij subsidiering
3.1
Artikel 4.
135
Doelstellingen
Criteria bij financiële ondersteuning
5.1
Alleen Uniondeelnemers kunnen een aanvraag doen uit het subsidiefonds.
5.2 a) b)
De Student Union artikel 5.1 buiten beschouwing laten wanneer: de aanvraag een belangrijk onderdeel vormt van het proces tot erkenning als uniondeelnemer. Het een vernieuwende of eenmalige initiatief betreft.
5.3 a)
Subsidiabele activiteiten dienen: toegankelijk te zijn voor de gehele universiteitsgemeenschap.
4
b)
150
155
aansluiting te vinden bij en geadverteerd te worden onder zowel de Nederlandse als internationale universiteitsgemeenschap.
5.4
De Student Union subsidieert alleen activiteiten waarvan de deelnemers minimaal uit 75% studenten en/of PhD-studenten (AIO’s / promovendi) bestaan.
5.5
Activiteiten mogen in beginsel geen commerciële nevendoeleinden hebben.
5.6
Activiteiten die verband houden met de Kick-In van studenten op de UT zijn uitgesloten van subsidie.
5.7
De maximale bijdrage uit een subsidiefonds staat vermeld in het hoofdstuk “Informatie Subsidiefondsen”.
5.8
Activiteiten zoals het volgen van cursussen kunnen gesubsidieerd worden, mits deze het functioneren van Uniondeelnemers bevorderen.
5.9
De Student Union verstrekt uitsluitend leningen aan Uniondeelnemers als deze (i) of een grote investering moeten doen, die in meerdere jaren wordt afgeschreven, (ii) of een evenement organiseren, door de noodzakelijke investering in liquiditeitsproblemen komen, indien zij geen lening krijgt.
160
Een voorwaarde voor het verstrekken van een lening is dat de voorwaarden voor het terugbetalen van de lening per verstrekking worden vastgelegd in een overeenkomst.
Wijze van aanvragen en behandeling
165
Artikel 6.
Wijze van aanvragen van financiële ondersteuning
6.1
Aanvragen kunnen uitsluitend worden ingediend middels de wizard op de website van de Student Union.
6.2
Met beantwoording van de vragen in de wizard verstrekt aanvrager alle relevante informatie nodig om een goed beeld van de activiteit of benodigde financiële steun. Via de wizard kunnen aanvullende documenten worden aangeleverd welke relevant zijn voor de besluitvorming.
6.3
Een aanvraag moet ingediend worden minimaal een maand vóór de start van de promotie van de betreffende activiteit.
170
Artikel 7
Wijze van behandeling
7.1
Het bestuur van de Student Union beoordeelt de aanvragen tijdens een bestuursvergadering binnen één maand volgend op de inzendtermijn. De Student Union kan meer informatie opvragen bij de aanvrager.
7.2
Het bestuur deelt de voorwaardelijke toekenning of afwijzing van een aanvraag digitaal, uiterlijk binnen een week, mede.
7.3
He bestuur van de Student Union beslist over subsidietoekenningen.
175
180
Artikel 8 8.1
Verstrekking en verantwoording
Binnen drie maanden na voltooiing van het gesubsidieerde evenement dient de organisatie de volgende bewijsstukken aan te leveren: a. een financieel verslag, met daarin een duidelijke kosten- en batenoverzicht met toelichting welke redelijkerwijs van de organisatie verwacht kan worden.
185
b. een verslag van de communicatie-uitingen ter promotie van de Student Union en/of de sponsor(s).
5
8.2
De organisatie is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren, dan wel vragen van uitstel van aanleveren van deze informatie bij de Student Union.
8.3
Wanneer binnen drie maanden geen informatie over de activiteit is aangeleverd of digitaal contact over uitstel van de aanlevering van bewijsstukken is geweest, besluit het bestuur over de afhandeling van de aanvraag en stelt aanvrager digitaal van dit besluit op de hoogte.
8.3
Het bestuur neemt binnen twee weken na indiening van het financieel verslag een besluit over het definitief toe te kennen bedrag. Een subsidie wordt slechts definitief toegekend voor zover werkelijk een subsidiabel tekort optreedt.
8.4
Een garantiestelling wordt toegekend voor de van te voren vastgestelde posten op de begroting en wordt enkel uitgekeerd wanneer die posten worden overschreden.
8.5
Indien een aanvrager in liquiditeitsproblemen komt, kan een renteloze lening ter overbrugging worden verstrekt. Het bestuur neemt hierover een besluit en stelt aanvrager digitaal van dit besluit op de hoogte.
190
195
200 Verplichtingen, verantwoording en controle Artikel 9
Verplichtingen organisatie van een evenement
9.1
De organisatie van een activiteit dient duidelijk te maken dat het evenement door de Student Union gesteund wordt. De aanvrager doet een voorstel tot minimaal twee promotionele uitingen. In het besluit van het bestuur is opgenomen welke uitingen van aanvrager bij het evenement worden verwacht.
9.2
Eventuele door de Student Union met sponsors aangegane contracten, waarvan de gelden geheel of gedeeltelijk bestemd zijn voor een subsidiefonds kunnen extra verplichtingen met zich mee brengen voor een aanvrager. Te denken valt dan aan verplichtingen conform het gestelde in het vorige lid.
205
210
Artikel 10
Controle en sancties
10.1
De aanvrager moet op verzoek van het bestuur stukken uit de boekhouding kunnen overleggen die betaling of afrekening kunnen verantwoorden.
10.2
Bij geconstateerde onregelmatigheden kan het bestuur besluiten de voorlopig toegekende subsidie niet toe te kennen en aanvrager uit te sluiten van het aanvragen van subsidies voor een nader te bepalen tijd.
215
Slotbepalingen Artikel 11
220
Citeertitel
11.1 Dit reglement kan aangehaald worden als “Reglement Subsidiefondsen Student Union Universiteit Twente”. 11.2
Dit reglement is herzien en vastgesteld op 1 januari 2015.
6
