STUDENT UNION UNIVERSITEIT TWENTE JAARVERSLAG 2011

STUDENT UNION UNIVERSITEIT TWENTE

JAARVERSLAG 2011

Colofon colophon Jaarverslag 2011 Student Union Oplage 400 Lay-out Anika Siepel Drukkerij Gildeprint Adres Student Union University Twente

INHOUDSOPGAVE

Bastille room 332 P.O. Box 217

Voorwoord van het bestuur

4

7500AE Enschede

Bericht van de Raad van Toezicht

5

T: +31 (0) 53-4898006 F: +31 (0) 53-4894433 E: [email protected] I: www.studentunion.utwente.nl

De Student Union 6 Sport & Cultuur 8 Academische vorming 12 Studentondernemerschap 18 Internationalisering 22 Communicatie 26 Personeel & Organisatie 30 Externe betrekkingen 34 Financiën 36 Bedrijfsmanagement 38 Accommodatie 40 ICT 44 Kick-In 46

STUDENT UNION • Jaarverslag 2011 • 2


VOORWOORD VAN HET BESTUUR

BERICHT VAN DE RAAD VAN TOEZICHT

Voor u ligt het jaarverslag 2011 van de Student Union. Dit verslag vat de activiteiten, hoogtepunten en

Geachte lezer,

resultaten van 2011 samen. 2011 is in de geschiedenis van de Student Union één van de meest bewogen jaren. Zowel op nationaal als op lokaal niveau hebben er ontwikkelingen plaatsgevonden die de studieprestatiedruk van studenten doet toenemen. Het gevaar hiervan is dat het activisme onder druk komt te staan.

Het jaar 2011 is te omschrijven als een roerig jaar voor zowel de Student Union als de Universiteit Twente. Het was het jaar van bezuinigen, van scherpe discussie en van verandering. Een aantal thema’s die in 2011 behandeld werd binnen de Raad van Toezicht waren: het tekenen van het nieuwe convenant met de Universiteit Twente, de bezuinigingstaakstelling op Sport & Cultuur, de nieuwe

Het jaar begon met de landelijke actie Kenniscrisis. Middels Kenniscrisis zette de Student Union zich in

Eenheid Campus, het plan de Bastille, de visie Activisme van de Universiteit Twente, studenteninspraak

tegen de nadelige gevolgen van de langstudeerdersboete voor de actieve studentengemeenschap. Het

in het Nieuwe Onderwijsmodel en het opzetten van een kascommissie voor de Student Union. Ondanks

hoogtepunt van Kenniscrisis van de manifestatie op het Malieveld in Den Haag. Op lokaal niveau is er

grote druk heeft Student Union zich op alle fronten een betrouwbare partij getoond die zich hard maakt

ook actie gevoerd tegen de negatieve impact van het Nieuwe Onderwijsmodel op het activisme en de

voor de studentengemeenschap, een kritisch geluid laat horen en indien nodig goede alternatieven kan

halvering van de afstudeersteun. Het hoogtepunt van deze actie waren de Klaagmuur voor het raam van

bieden op diverse plannen.

de Rector Magnificus en het interrumperen van het Decanenoverleg in Worstenpakken onder het credo ‘word geen eenheidsworst’. Op dit moment neemt de Student Union actief deel aan werkgroepen die nadenken over het effectueren van het Nieuw Onderwijsmodel en de verdeling van de afstudeermaanden.

Al met al concludeert de Raad van Toezicht dat het belang van de Student Union voor de Universiteit Twente en de studentengemeenschap in 2011 wederom bewezen is.

De Student Union is van mening dat zij op deze manier haar rol als belangenbehartiger van de actieve

Met groot genoegen complimenteert de Raad van Toezicht de Unionbestuurders van 2011 met het

student het best in kan vullen.

uitstekend uitvoeren van de hen toebedeelde taken en de fijne samenwerking met de Raad van Toezicht.

Naast deze ontwikkelingen heeft de Student Union een nieuw convenant met de Universiteit Twente

Wij kijken uit naar eenzelfde samenwerking in 2012!

afgesloten en is er een nieuw Strategisch Plan 2012-2015 opgesteld. Verder heeft de Student Union tijdens het Bestuurlijk Overleg met het College van Bestuur afgesproken dat zij begin 2012 haar plannen presenteert ten aanzien van de bezuinigingen op studentensport en de invulling van de Bastille. In dit jaarverslag kunt u lezen over de beleidsdoelen, de daaraan gekoppelde actiepunten en een toelichting per doel. Een structuur waarmee u makkelijk inzage heeft in onderwerpen en hun ontwikkelingen. Ook zijn er zaken opgepakt naast de vooraf gestelde doelen, vaak ingegeven door de actualiteit, deze worden

Enschede, april 2012 De Raad van Toezicht, Mark Holtkamp (voorzitter) Jan Melief Marc Venerius Jelle Ferweda

eveneens toegelicht. Met het aflopen van het jaar 2011 komt er ook een einde aan het Strategisch Plan

Jelle Burger

2008-2011. Dit plan zal worden geëvalueerd en het verslag zal medio 2012 worden gepresenteerd.

Gilles Meijer

Veel activiteiten waren niet mogelijk geweest zonder de waardevolle bijdrage van veel studenten in commissies, vereniging- of koepelbesturen. Ook de diensten van de Universiteit Twente hebben een

Pieter Willems Bas Haarman (oud-lid) Eva Kunst (oud-lid)

welwillende bijdrage aan de activiteiten rondom de Student Union geleverd. We willen alle betrokkenen graag via deze weg bedanken voor alle tijd en energie waarmee de activiteiten tot stand werden gebracht. Enschede, april 2012 Het bestuur van de stichting Student Union Universiteit Twente, Max Haspels

Voorzitter, Beleid & Strategie, Personeel & Organisatie, Communicatie

Bart Essink

Sport & Cultuur, Kick-In

Ruud Vroon

Financiën, Accommodatie, ICT

Douwe van Leeuwen

Academische Vorming

Leendert Starreveld

Externe Betrekkingen, Ondernemerschap, Internationalisering



01 DE STUDENT UNION PRIJZEN EN ONDERSCHEIDINGEN P-ACTIVISMEPRIJS De Student Union P-activismeprijs wordt jaarlijks uitgereikt aan een tweedejaars student die in het eerste jaar van de studie zijn of haar propedeuse heeft behaald én daarnaast actief is geweest met vele extra-curriculaire activiteiten. Winnaar 2011: Rosalie Fleuren

Winnaar 2011: Turkse Studentenvereniging TUSAT TUSAT heeft geprobeerd veel samen te organiseren met andere verenigingen. En heeft hiermee beoogd verschillende internationale verenigingen samen te brengen in diverse activiteiten. Op deze manier hebben ze niet alleen veel betekend voor hun eigen vereniging, maar ook voor de internationalisering op de Universiteit Twente. Ze hebben de taak van integratie met andere internationale verenigingen het

De studente Communicatiewetenschap (CW), Rosalie Fleuren, heeft naast het behalen van haar

meest serieus genomen.

propedeuse in 1 jaar, verschillende activiteiten naast haar studie met enthousiasme ingevuld. Bij haar studievereniging Communiqué is zij actief geweest bij de CommuniKrant. Dit is een krant die vol staat met weetjes en leuke uitjes van de studievereniging. Daarnaast heeft ze zich bezig gehouden met het jaarboek van Communiqué. Vooral is ze druk geweest met de inhoud van deze almanak. Ook aan het wekelijkse blad van Communiqué, de Impuls, heeft ze haar steentje bijgedragen. Eerst als redactielid en later heeft ze de functies secretaris en eindredactie vervuld. Naast actief te zijn geweest bij haar studievereniging, is ze ook lid bij de cabaretvereniging Contramime. Na een half jaar is zij daar het bestuur in gegaan als voorzitter. Binnen de NSK Baan Commissie Kronos, is zij ook voorzitter geweest. Ze zorgde ervoor dat de gehele organisatie in goede banen werd geleid.

UNION CULTUURPRIJS Om de sector cultuur extra in de schijnwerpers te zetten reikt de Student Union jaarlijks de Cultuurprijs uit. Een persoon of een aantal personen, (studenten-)organisatie of cultureel project welke een positieve bijdrage heeft geleverd aan het culturele klimaat op de Universiteit Twente komen in aanmerking voor deze prijs. De prijs bestaat uit een bedrag van € 350 dat de winnaar mag gebruiken om een activiteit neer te zetten ter promotie van de sector cultuur. Winnaar 2011: Valentine’s Dance Gala Het Valentine’s Dance Gala vond plaats op 13 februari 2011. Het evenement zet in op de verbroedering in de sector cultuur, aangezien het evenement voor alle studenten bedoeld is en niet voor studenten van een bepaalde cultuurvereniging. Het Valentine’s Dance Gala sprong tussen de nominaties uit door deze verbinding in combinatie met het compleet nieuwe karakter van het evenement.

HENK ZIJM INTERNATIONAL AWARD De Student Union heeft het voornemen ieder jaar de Henk Zijm International Award uit te reiken. Deze award wordt uitgereikt aan een student, medewerker, vereniging, organisatie of iemand anders van de Universiteit Twente die zich in bijzondere mate voor de internationalisering van de Universiteit Twente heeft ingezet.



02 SPORT & CULTUUR DOELEN 1.

Efficiënte organisatiestructuur voor Sport & Cultuur

aparte faciliteitenkaarten bovenop de Xtra-card gehanteerd. Voor alle faciliteitenkaarten zijn

2.

Bezuinigingen implementeren binnen de beleidskaders voor de sectoren Sport & Cultuur

prijsverhogingen doorgevoerd. Ook zijn de sport- en cultuurfaciliteiten opengesteld voor geselecteerde

3.

Belangenbehartiging vanuit de verenigingen door koepels stimuleren

externen, sportsubsidies die niet onder het IMA-reglement

4.

Het aanbod van Sport & Cultuur faciliteiten op een efficiënte manier continueren en waar mogelijk uitbreiden

gesloten en zijn sport- en cultuurcursussen en theatervoorstellingen kostendekkend gemaakt. Bij alle

5.

De bekendheid van Sport & Cultuur op de campus verbeteren

6.

Topsport op de Universiteit Twente bevorderen

vallen geschrapt, is het Power Centre

prijsverhogingen wordt een prijsdifferentiatie naar doelgroep doorgevoerd. Tot slot zijn verenigingen per collegejaar 2011-2012 belast voor het gebruik van de sport- en cultuurvoorzieningen. Met de Sportraad is onder de noemer ‘het Middenwegmodel’ overeenstemming bereikt over de wijze waarop de verenigingen

ACTIEPUNTEN

worden belast. Het Vrijhof Cultuurcentrum zal met Apollo hierover nader overleggen.

1.1

Tijdens het najaarsoverleg tussen het College van Bestuur en de Student Union begin december is

Opstellen van een meerjarenbeleidsplan waarin de bezuinigingen zijn opgenomen;

afgesproken dat er in het collegejaar 2011-2012 geen wijzigingen meer plaatsvinden. De discussie omtrent de inhuur van externe accommodatie is daarmee voorlopig gesloten. De status quo blijft gehandhaafd.

In het kader van RoUTe ’14 is door de Campusmanager een Campusvisie geschreven. De Student Union

Hiertegenover staat dat de Student Union in 2012 haar plan zal presenteren hoe zij op het gebied van

heeft hier vroegtijdig input op geleverd. Daarnaast is in het kader van de bezuinigingen op Sport &

Sport & Cultuur voor de doelgroep studenten omgaat met de bezuinigingen.

Cultuur een opdracht gegeven aan onderzoeksinstituut IGS om het sport- en cultuuraanbod te evalueren en de efficiëntie in het Sportcentrum te onderzoeken. In 2011 is een start gemaakt met het herijken van de huidige visie Sport. Deze visie tezamen met de resultaten van het onderzoek van het IGS zullen gebruikt worden om in 2012 een meerjarenbeleidplan voor Sport & Cultuur op te stellen waarin de bezuinigingstaakstelling van k€ 350 in wordt opgenomen.

1.2

Organisatiestructuur Sport & Cultuur en huidige verantwoordelijkheden met betrokkenen evalueren en verbeteren;

Sinds de invoering van het nieuwe convenant SU-UT heeft er in de sector Sport een verandering in organisatiestructuur en daarmee gepaarde verantwoordelijkheden plaatsgevonden. De Student Union is beleidsverantwoordelijk voor studentensport, het beheer van het Sportcentrum ligt bij de Campusmanager die ook beleidsverantwoordelijk voor medewerkers en externen is. Deze situatie vergt van de hierboven genoemde partijen een hoge mate van samenwerking, omdat zonder wederzijdse afstemming van de beleids- en bedrijfsvoering geen eenzijdige koers in het Sportcentrum en het Vrijhof Cultuurcentrum gevaren wordt.

2.1

Beleid opstellen om de bezuinigingen te implementeren waarbij de verenigingen en studenten zo goed mogelijk worden ontzien;

De inhuur van de externe accommodaties is tot 1 januari 2012 gehandhaafd in afwachting van de evaluatie van het sport- en cultuuraanbod. Met deze evaluatie werden criteria bepaald waaraan sport- en cultuuraanbod moet voldoen om recht te hebben op ondersteuning. De opdracht voor deze evaluatie ligt bij de campusmanager. Daarnaast werden per 1 september voor de zwem-, tennis- en studiofaciliteiten 1

Zoals het College van Bestuur, de Campusmanager, het Sportcentrum en Vrijhof Cultuurcentrum


2.2

Inzicht houden op en voortgang monitoren van de financiële status van de sectoren Sport & Cultuur;

De Student Union heeft slechts enkele malen inzicht gehad in de financiën van het Sportcentrum en Vrijhof Cultuurcentrum. Met het convenant SU-UT 2012 -2015 zijn afspraken gemaakt om dit inzicht te vergroten.

2.3

Verenigingen stimuleren tot het optimaliseren van hun externe inkomsten;

In samenspraak met de Sportraad zijn richtlijnen voor sponsoring binnen het Sportcentrum opgesteld en bekend gemaakt aan de sportverenigingen. Daarnaast zijn met het Vrijhof Cultuurcentrum en Apollo mogelijkheden verkend voor sponsoring binnen de Vrijhof. Hier zijn nog geen concrete acties uit voortgekomen.

3.1

Communicatie vanuit de verenigingen via koepels leiden;

De Sportraad en Apollo zijn nauw betrokken bij de implementatie van de bezuinigingen en spelen een centrale rol in het overleg met en de communicatie naar verenigingen. Ook op andere onderwerpen hebben de koepels altijd als eerste aanspreekpunt gefungeerd.

3.2

Verantwoordelijkheidsstructuur koepels, beheerseenheden en Student Union evalueren met betrokkenen en waar nodig acties ondernemen;

In gesprekken met het Sportcentrum kwam naar voren dat de rol en positie van de Sportraad in de afgelopen jaren is verslechterd. Er zijn stappen ondernomen om dit tegen te gaan. De Student Union 2 IMA staat voor instructie, materiaal en accommodatie. Het IMA-reglement bevat richtlijnen voor de basisondersteuning van sportverenigingen.


heeft met het Sportcentrum de werving van bestuurders voor de Sportraad ondersteund. Door deze

Het Sport- & Cultuuraanbod is volledig behouden tot 1 september 2011. Per september 2011 werden er

ontwikkelingen vloeien enkele verantwoordelijkheden terug richting de Sportraad en heeft de Sportraad

wijzigingen doorgevoerd die invloed hebben op de samenstelling van het Sport- & Cultuuraanbod. Zie

de belangenbehartigende rol richting de Student Union kunnen versterken. De Sportraad en Apollo zijn

hiervoor actiepunt 2.1.

dan ook nauw betrokken bij de implementatie van de bezuinigingen. Apollo wordt altijd door Vrijhof Cultuurcentrum betrokken en ondersteund. De Student Union heeft zich verder van de operationele taken teruggetrokken en zich meer met hoofd- en beleidslijnen bezig gehouden. De Student Union constateert dat de Sportraad en Apollo het moeilijk hebben met het invullen van de bestuursfuncties. Een onderdeel van dit probleem is het feit dat interne- en externe factoren de druk op het studierendement verhogen.

4.1

Inzicht houden op en voortgang monitoren van sportinvesteringen;

De sportinvesteringen zijn uit het vastgoedplan van de Universiteit Twente geschrapt. Het College van Bestuur heeft aangegeven dat dit een aanvullende bezuinigingsmaatregel is voor de sectoren Sport & Cultuur bovenop de taakstelling van k€ 800 in 2014.

4.2

Vaststellen van prestatie- en kwaliteitsindicatoren sectoren Sport & Cultuur, deze meten en op basis hiervan acties ondernemen;

Dit doel is in 2011 niet verwezenlijkt. In het jaarplan van 2012 is dit doel wederom opgenomen. In het verlengde van het opstellen van een meerjarenbeleid en het implementeren van de bezuinigingen in de sectoren sport en cultuur is het vaststellen van prestatie- en kwaliteitsindicatoren de manier voor de Student Union om de voortgang van haar beleid te monitoren.

4.3

Het Xtra-card stelsel verder ontwikkelen door verbeteringen op onder andere het gebied van registratie en administratie te inventariseren en op basis hiervan acties te ondernemen;

De wensen met betrekking tot de registratie en administratie van de Xtra-card zijn geïnventariseerd en verwerkt in een functioneel ontwerp. Enkele functionele eisen – zoals rapportage van verkoop en registratie van de geldigheidstermijn – zijn doorgevoerd. Voor verdere ontwikkeling op dit gebied

5.1

Sport & Cultuur aanbod doelgroepgericht communiceren;

De website Xtra-card.nl heeft een nieuwe lay out gekregen met portals voor de verschillende doelgroepen, waarmee per doelgroep het aanbod overzichtelijk weergegeven is.

5.2

Bredere promotie van het Sport- & Cultuuraanbod gedurende het jaar;

In 2011 zijn er evenveel promotiemomenten als in 2010 geweest. Hierbij lag de nadruk op de Kick-In en op de voorlichtingsdagen van de Universiteit Twente. Een uitbreiding van de promotiemomenten is niet noodzakelijk, het aantal gebruikers neemt jaarlijks toe .

6.1

Toewerken naar een samenwerking met verschillende regionale partijen en het NOC-NSF;

In Topsport Overijssel Regio Twente zijn alle partijen die zich bezig houden met topsport in de regio vertegenwoordigd. Het hoofd Sportcentrum neemt namens de Universiteit Twente plaats in de commissie Onderwijs van Topsport Overijssel Regio Twente.

6.2

Een actieve rol aannemen bij de evaluatie van de ROSTOP;

Er zijn evaluaties gehouden met een aantal studenttopsporters. Dit is gezamenlijk verwerkt met de aandachtspunten vanuit de organisatie rondom ROSTOP en feitelijke gegevens over verwerkt tot een evaluatierapport. Dit rapport is aangeboden aan de werkgroep afstudeerregelingen (WAR) .

Extra opgepakt •

De Universiteit Twente heeft in het kader van vernieuwde horecagelegenheden op de campus

wensen met betrekking tot het Theatercafé. De Student Union is zijdelings betrokken bij de ontwikkeling van het Theatercafé om zo de cultuurverenigingen een nadrukkelijke positie hierin te geven.

moeten wijzigingen in het stelsel van faciliteitenkaarten eerst uitkristalliseren zodat er geen onnodige

•

investeringen worden gedaan. In het kader van de bezuinigingen die in 2012 meer vorm krijgen was het

Campusmanager een opdracht gegeven aan onderzoeksinstituut IGS om het sport- en cultuuraanbod te

niet wenselijk om in 2011 het systeem grondig aan te passen zonder dat duidelijk is hoe het Xtra-card

evalueren en de efficiëntie in het Sportcentrum te onderzoeken.

In het kader van de bezuinigingen op Sport & Cultuur heeft de Student Union samen met de

systeem er in de toekomst uit komt te zien.

4.4

Huidig extern Sport- & Cultuuraanbod behouden binnen de financiële mogelijkheden en waar mogelijk uitbreiden;

3

In 2008 is opdracht gegeven tot het inventarisatie van enkele sportinvesteringen, daarvan zijn opgenomen in het Vastgoedplan ’14. Hiervan staat een nieuw te bouwen sporthal voor 2012 in de planning. STUDENT UNION • Jaarverslag 2011 • 1 0

4 5

In 2011 zijn 3591 Xtra-cards uit gegeven. Stichting Topsport Overijssel is de erkende topsportorganisatie van NOC/NSF in het Olympisch Netwerk Overijssel. Zie voor meer informatie http://www.topsportoverijsselregiotwente.nl/. 6 Regeling Ondersteuning Topsporters (ROSTOP) 7 De WAR is een adviescommissie ingesteld door het College van Bestuur en geeft het college gevraagd en ongevraagd adviezen. De WAR bereidt regelingen voor die zorgen voor (financiële) ondersteuning van studenten in specifieke omstandigheden. Alle regelingen zijn opgenomen in het studentenstatuut Universiteit Twente (http://www.Universiteit Twentewente.nl/so/ studentenbegeleiding/regelingen/studentenstatuUniversiteitTwente/) STUDENT UNION • Jaarverslag 2011 • 11

03 ACADEMISCHE VORMING DOELEN 1.

Meer onderscheid aanbrengen tussen beleid- en beheersmatig taken binnen de portefeuille

Academische vorming; 2.

Opkomen voor het belang van activisme, ook nationaal;

3.

Inzicht krijgen in het studentenactivisme aan de Universiteit Twente en waar mogelijk

verbeteringen aanbrengen; 4.

Studenten bekender maken met de (ondersteunings-) mogelijkheden van het activisme op

de Universiteit Twente, ten einde het potentieel voor studentenactivisme te maximaliseren;

5.

De realisatie van een door alle koepels gedragen afstudeermaandenmodel stimuleren;

6.

Studenten stimuleren en mogelijkheden bieden om zich persoonlijk te ontwikkelen ten einde

goed voorbereid de arbeidsmarkt op te gaan;

ACTIEPUNTEN 1.1

Het clusteren van beheersmatige taken en deze onderbrengen bij één medewerker;

Binnen de portefeuille Academische Vorming zijn er veel projecten met een uitvoerend karakter. Om voor de portefeuillehouder meer ruimte te creëren voor het oppakken van nieuwe initiatieven die aansluiten

2.2

Het onder de aandacht brengen van het belang van activisme bij de, door de Student Union meest relevant hiervoor geachte, medewerkers van de Universiteit Twente.

In het kader van de onderwijsvernieuwingen is de Student Union in gesprek met het College van Bestuur en het hoofd van de onderwijsvernieuwingsgroep, Tom Mulder, om het belang van activisme duidelijk te maken binnen het Nieuwe Onderwijsmodel. Na een aantal discussies is in het najaar besloten om een krachtig signaal af te geven middels een kleinschalige lokale Kenniscrisis. Meer hierover is te vinden onder het kopje ‘Extra opgepakt’. Tijdens de Onderwijsdag, die in het teken stond van het Nieuwe Onderwijsmodel, heeft de portefeuille houder academische vorming plaatsgenomen in het discussiepanel. Het belang van het creëren van ruimte voor activisme is hierbij onder de aandacht gebracht. Ondanks de inspanningen om het belang van activisme onder de aandacht te brengen, blijkt het lastig om concrete of gewenste resultaten te behalen, zoals het intrekken van de plannen met betrekking tot het moduleonderwijs.

bij de kernwaarden van de Student Union is er eind 2010 als pilot een medewerker Academische Vorming

3.1

aangenomen.

In februari 2011 is de vierde meting van de Activisme-monitor uitgevoerd door Newcom Research. Deze

De beheersmatige taken behorende bij de Activisme Erkenning, het Board Improvement Program en de P-activismeprijs zijn bij de medewerker Academische Vorming weggelegd.

Het uitvoeren van de vierde meting van de Activisme-monitor;

monitor bestaat uit een vragenlijst voor verenigingen en studenten. De respons is, met respectievelijk 1690 studenten en 71 verenigingen, in vergelijking met 2010 procentueel gezien gelijk gebleven.

beheersmatige taken op dit gebied op zich wilt nemen, is er behoefte aan ondersteuning van een

3.2

medewerker.

Op 10 juni zijn de belangrijkste resultaten aan de studentengemeenschap en medewerkers gepresenteerd.

2.1

De discussie ging voornamelijk over het effect van het Nieuwe Onderwijsmodel op het activisme.

De ervaring met het meer strategisch inrichten van de portefeuille is positief, aangezien er voor de portefeuillehouder meer tijd voor projecten is vrijgekomen. Zolang de Student Union zelf veel

Monitoren van, en wanneer het wenselijk is deelnemen aan, relevante nationale discussies op het gebied van activisme;

In november 2010 is het project Kenniscrisis opgezet in samenwerking met een spontaan ontstane groep vrijwilligers. Het initiatief had een breed draagvlak binnen de studentengemeenschap. In januari 2011

De resultaten van de Activisme-monitor aan studenten, verenigingen en relevante medewerkers presenteren en input vragen over eventuele problemen en kansen;

Verenigingen zien het Nieuwe Onderwijsmodel momenteel als het grootste gevaar voor het huidige activisme. Alle verenigingen, ook als ze niet aanwezig waren bij de presentatie, ontvingen de resultaten per post. Tevens is de Activisme-monitor online beschikbaar .

ISO en LSVB. Verenigingen zijn op de hoogte gesteld van de landelijke veranderingen met verschillende

4.1

nieuwsbrieven (Kenniscrisis update).

Er is dit jaar gekozen om niet betrokken te zijn bij Project ‘Leren Leren’. Het doel van de betrokkenheid

is, als hoogtepunt van de Kenniscrisis, deelgenomen aan de landelijke manifestatie op het Malieveld. De nationale veranderingen zijn daarna gemonitord mede door contact te houden met de landelijke partijen

College geven aan eerstejaars studenten, in het kader van Project ‘Leren Leren’, over de mogelijkheden van activisme op de Universiteit Twente;

is om eerstejaars bekend te maken met activisme. Het project is alleen voor de studies van de faculteit 8 9

Landelijk initiatief van de Student Union tegen de langstudeerdersregeling De Universiteit Twente is van plan om een nieuw onderwijsmodel in te voeren per september 2014

STUDENT UNION • Jaarverslag 2011 • 1 2

10

http://www.studentunion.Universiteit Twentewente.nl/studenten/word-actief/activismemonitor.html STUDENT UNION • Jaarverslag 2011 • 13

MB en in dit kader zijn de studieverenigingen Stress en Sirius hierbij betrokken. Zij geven de eerstejaars

alle afstudeermaanden betaald voor o.a. actieve studenten. Na protest van studentbestuurders, de

ook informatie over activisme.

Student Union en onder druk van de Universiteitsraad, is de bezuiniging uitgesteld tot september 2012.

4.2

Bekendheid rondom de regeling afstudeermaanden en de Activisme- erkenning vergroten via studieadviseurs en directe voorlichting aan (nieuwe) studenten;

De Universiteit Twente is in september 2011 begonnen met het opstellen van een visie Activisme om vanuit daar een herziening van de Regeling Afstudeersteun te maken. De Student Union neemt ook deel aan deze werkgroep om zo de belangen van de studenten te vertegenwoordigen. De visie ligt inmiddels bij de Universiteitsraad en wordt in het voorjaar van 2012 vastgesteld. In 2011 is er een overleg met

Na een gesprek met de overkoepelende studieadviseur is gebleken dat studieadviseurs goed bekend

de koepel en één met alle Uniondeelnemers geweest over de visie. In 2012 zullen er weer meerdere

zijn met bovenstaande regelingen. Er wordt gewerkt aan een gids met informatie over het actieve

inspraakmomenten zijn, maar dan specifiek over de regeling afstudeersteun.

studentenleven voor alle studieadviseurs, die in 2012 aan alle studieadviseurs zal worden gepresenteerd.

Activisme-erkenning. In het najaar zorgde dit voor een stijgende lijn in het aantal aanvragen.

5.2

Aankomende studenten hebben een brochure met informatie (zie actiepunt 4.3) over de regeling

Zie 5.1.

Alle oud-bestuurders van grote verenigingen zijn gemaild over de mogelijkheid tot het aanvragen van

afstudeermaanden ontvangen.

4.3

De deelnemers van de Kick-In en hun ouders informeren over de mogelijkheden die studentactivisme met zich meebrengt;

6.1

In samenwerking met de koepels een plan tot herziening van het afstudeermaandenmodel presenteren aan de Werkgroep Afstudeer Regelingen.

Het aanbieden van minimaal drie Skills Certificate trainingen en het vergroten van de bekendheid;

In het voorjaar van 2011 hebben er drie succesvolle Skills Certificate-weekenden plaatsgevonden.

Er is een brochure gemaakt met informatie over activisme voor aankomende studenten. Verscheidene

In februari werd een Skills weekend met het thema ‘Public Speaking’ aangeboden en in maart met

personen uit het bedrijfsleven hebben een bijdrage geleverd door kort hun visie op activisme te

de thema’s ‘Creatief Denken’ en ‘Netwerken’. De Skills Certificate commissie heeft door middel van

beschrijven. De brochure is verstuurd naar aankomende studenten en hun ouders.

verschillende promotiemiddelen, zoals flyers en zadelhoesjes, de trainingen onder de studenten meer

4.4

Uitreiken van de P-activismeprijs tijdens de centrale Propedeuse- uitreiking.

De P-activismeprijs is uitgereikt tijdens de centrale Propedeuse-uitreiking op vrijdag 7 oktober 2011 door de Rector Magnificus en de portefeuillehouder Academische Vorming. Een oud Unionbestuurder heeft een presentatie gehouden over het belang van activisme.

5.1

Structureren van en sturing geven aan de discussie omtrent het afstudeermaandenmodel;

In 2010 is de huidige verdeling van afstudeermaanden binnen het koepeloverleg in kaart gebracht. De conclusie is dat de verschillen in aard van het activisme het opzetten van rechtvaardige criteria voor een model bemoeilijken. Toen er meer inzicht in de huidige maandenverdelingen was, waren de koepels van mening dat de verdeling voorzag in een adequate ondersteuning van verenigingen. In het kader van studierendement en bezuinigingen heeft de Universiteit Twente vlak voor de zomer besloten om het budget van het profileringsfonds drastisch te verlagen. Uit het profileringsfonds worden 11

http://www.Universiteit Twentewente.nl/so/scs


bekendheid gegeven. Tevens staat er informatie op het Study & Career Support-platform over de Skills Certificate-weekenden. In september is er een nieuwe Skills Certificate commissie gestart voor het collegejaar 2011-2012. In het najaar hebben zij het Skills Certificate weekend ‘Leiderschap’ georganiseerd.

6.2

Het aanbieden van een Board Improvement Program voor bestuurders dat aansluit bij de behoeften van de Uniondeelnemers;

Het Board Improvement Program bestond in 2011 uit twee onderdelen: de teamtraining en het Competentie Ontwikkelings Project (COP). In de eerste helft van 2011 hebben 15 besturen een teamtraining gevolgd. Na een positieve evaluatie met de bestuurders en trainers, is er besloten om de teamtraining in het nieuwe collegejaar opnieuw aan te bieden. Bij de nieuwe teamtrainingen is besloten om de kosten per training te drukken, door geen gebruik te maken van de MBTI-test. De Student Union vindt het belangrijk dat verenigingsbestuurders de mogelijkheid hebben om te werken aan specifieke competenties. Het Competentie Ontwikkelings Project is daarom in september weer van 12

http://www.studentunion.Universiteit Twentewente.nl/competentiegids STUDENT UNION • Jaarverslag 2011 • 15

start gaan. Tien besturen hebben de mogelijkheid gekregen om een op maat gemaakt trainingstraject

onderwijsvernieuwingen nu eindelijk vorm heeft gekregen. In 2012 zullen de verschillende clusters van

te volgen. Binnen het COP wordt intensief gebruik gemaakt van de Competentiegids . Uit de evaluatie

start gaan met in elk cluster een student.

met de deelnemende besturen blijkt dat zij zeer tevreden zijn met de inhoud en opbouw van de training.

6.3

Door middel van het gebruik van de competentiegids en het aanbieden van Competentie Coach trainingen voor coaches van de Uniondeelnemers, actieve studenten stimuleren hun competenties te ontwikkelen;

In februari is er één CompetentieCoach training aangeboden. Vanwege de geringe opkomst bij de training en de start van het COP in september 2011 is besloten deze training niet aan te bieden in 2011.

6.4

Betrokken zijn, en verenigingen betrekken in, de Study & Career Support project groep om zo een (groter) centraal trainingenaanbod voor studenten te realiseren.

Vanaf augustus is de Student Union weer actief betrokken bij het Study & Career project. Door afwezigheid van een groot deel van de uitvoerders van de Study & Career, in de eerste helft van 2011 is de projectgroep niet actief bij elkaar gekomen. Er zijn twee studentassistenten aangenomen die de activiteiten van het Study & Career via vele wegen promoten, zo is er o.a. een maandelijkse nieuwsbrief. De Student Union heeft in samenwerking met het Study & Career project een Coach Café opgezet, waarin het thema ‘keuzes maken’ aanbod komt. Het Coach Café zal plaatsvinden in 2012.

EXTRA OPGEPAKT •

In het kader van RoUTe 14+, het strategisch plan van de Universiteit Twente, wordt er

een nieuwe weg ingeslagen met het onderwijs. Er zijn gesprekken gevoerd met het hoofd van de onderwijsvernieuwingsgroep en het College van Bestuur omtrent de rol van het activisme binnen het Nieuwe Onderwijsmodel. Het model is in de Bachelornota concreter uitgewerkt, de Student Union heeft hier een reactie op gegeven. In augustus is er een werkgroep van de Student Union van start gegaan, die nadenkt over de knelpunten en mogelijkheden voor activisme in het onderwijsmodel.

Verenigingen zijn ook meerdere malen betrokken geweest en geïnformeerd over de onderwijsvernieuwingen. In het voorjaar is er een meedenkbijeenkomst georganiseerd voor verenigingen. In deze bijeenkomst konden bestuurders meedenken en discussiëren over het Nieuwe Onderwijsmodel. Op de website van de Student Union is er een pagina gecreëerd met informatie over de onderwijsvernieuwingen. Tevens worden verenigingen op de hoogte gehouden van de nieuwste informatie door middel van regelmatige emails. Tijdens de lokale Kenniscrisis is de website kenniscrisis.nl weer geopend en voorzien van de nieuwste informatie over de veranderingen op het gebied van activisme op de Universiteit Twente. •

De wet voor langstudeerders zal gevolgen hebben voor het activisme, hetgeen een belangrijk

kenmerk is van het studentenleven aan de Universiteit Twente. In samenwerking met het College van Bestuur is er gewerkt aan de mogelijkheid om tijdelijk als studentbestuurder ingeschreven te staan, zonder dat er jaren bij de studieduur worden geteld. Aan dit project wordt in 2012 verder gewerkt in combinatie met de nieuwe regeling afstudeersteun. •

Het succes van het project Activisme-erkenning heeft geleid tot een groot aantal aanvragen.

Een professionaliseringsslag is gemaakt door het opzetten van een database. In samenwerking met een medewerker van de Onderwijskundige Dienst en leden van de Voorselectiecommissie zijn de richtlijnen geëvalueerd en (deels) herschreven, zodat het voor studenten helder is wat er van hen verwacht wordt. •

Op de Universiteit Twente is er veel discussie over de invloed van activisme op de studieresultaten

van een student. In samenwerking met UReka is er een onderzoek gedaan naar het zogenaamde ‘zwarte gat’. Een periode na een bestuursjaar, waarin de student moeite heeft de studie weer op te pakken. De resultaten zijn begin september bekend gemaakt. •

Create Tomorrow 2011 heeft plaatsgevonden op 21 april. In totaal deden er meer dan 1000

studenten mee, werden er 12 cases aangeboden en was het voor alle deelnemers een compleet verzorgde dag inclusief spectaculair eindfeest.

Nadat de adviezen van de werkgroep met de rector zijn besproken en eigenlijk alle argumenten van tafel werden geveegd, besloot de Student Union dat zij meer aandacht moest vragen voor de bezwaren. Er is gestart met een kleinschalige lokale Kenniscrisis met een aantal opvallende acties om zo aandacht te vragen van studenten, medewerkers en het CvB. Tijdens de lokale Kenniscrisis is er een klaagmuur opgezet voor de Vleugel, zodat het CvB dagelijks werd geconfronteerd met de bezwaren van de actieve studenten. Er zijn tevens twee protestacties geweest als ‘eenheidsworst’, om zo het grootste bezwaar tegen het onderwijsmodel te uiten. Deze acties hebben ertoe geleid dat de studenteninspraak in de 13

Clusters zijn werkgroepen die het onderwijsmodel verder uitwerken per groep studies.



04 STUDENTONDERNEMERSCHAP DOELEN 1.

Het stimuleren van het opstarten van nieuwe studentondernemingen

2.

Voorzieningen aan laten sluiten op de behoefte van de ondernemende student en studentondernemer

3.

Informatie vergaren over het aantal en type studentondernemers om hier op in te spelen.

2.3. De behoeften van de studentondernemers in kaart brengen op het gebied van verbeteringen in huidige faciliteiten; Dit actiepunt is een gevolg van actiepunt 2.1. Kantoorplekken kunnen worden gerealiseerd in de Gallery of in de Bastille. Eventueel is er de mogelijkheid dat er bovenop het huidige aanbod extra kantoorruimte

ACTIEPUNTEN 1.1. Promotieplan uitvoeren, evalueren en indien nodig aanpassen; Het promotieplan is op hoofdlijnen uitgevoerd. Hiervoor zijn twee werkstudenten aangesteld bij het Kennispark. Een belangrijke beslissing naar aanleiding van het plan is de keuze om de website www. studentondernemer.nl te vernieuwen. Door vertraging bij de uitvoerder van het project zal de nieuwe website pas in 2012 online zijn.

1.2. Het organiseren van tenminste één activiteit om de ondernemende student te stimuleren een eigen onderneming op te zetten; Gedurende het jaar zijn er vijf workshops Ondernemerschap aan studenten aangeboden. Deze workshops vinden plaats bij verenigingen en worden gegeven door de Kamer van Koophandel en Kennispark. Daarnaast is er ook dit jaar een cyclus van RoUTeSuc6 doorlopen. Deze bijeenkomsten krijgen echter een steeds breder karakter, naast studentondernemers zijn alle ondernemers uit de regio welkom.

2.1. De voorzieningen voor de ondernemende student en studentondernemers rondom de Universiteit Twente inventariseren; Er is geen specifieke inventarisatie onder studentondernemers gedaan. Er zijn wel verschillende verzoeken van startende studentondernemers binnengekomen of er nog kantoorruimte beschikbaar is. Er heeft zich één nieuwe studentondernemer, Scratch IS, gevestigd in de Bastille, maar het aantal beschikbare kantoorruimtes is gelijk gebleven.

2.2. Nieuwe samenwerking aangaan met een partij die meerwaarde biedt aan de ondernemende student; Er zijn gesprekken gevoerd met Venturelab Twente om bij te dragen aan de Skills Certificate Commissie. Tevens is er door de werkstudenten onderzocht of de Summerschool van Venture Lab aantrekkelijk is voor studenten. Uit beide contacten is geen samenwerking voortgekomen.

14

RoUTeSuc6 is een informatieve bijeenkomstreeks met praktijkvoorbeelden over ondernemen.


aangeboden kan worden in de tweede helft van 2012.

2.4. Meer flexibiliteit binnen regelingen/ondersteuning stimuleren om de faciliteiten en voorzieningen voor student ondernemers klaar te maken voor de toekomst; FAME is intern geëvalueerd en geïntegreerd in de vernieuwde TOP regeling. De ruimte die een student geboden wordt is hierdoor breder toegankelijk. De unieke mogelijkheden voor studenten blijven behouden.

2.5. Organiseren dat een starterregeling wordt opgesteld en de Fame regeling wordt geoptimaliseerd; Vanwege de prioriteiten van de portefeuillehouder die in de tweede helft van het jaar 2011 bij de portefeuille Academische Vorming hebben gelegen is dit actiepunt niet uitgevoerd.

3.1. Applicatie in Studielink doorvoeren; De Universiteit Twente heeft niet de mogelijkheden om het format en de functionaliteit van Studielink te veranderen. Alleen de mogelijkheid tot kleine aanpassingen is mogelijk in het pakket dat door alle universiteiten en hogescholen in Nederland wordt gebruikt. Binnen de Universiteit wordt gewerkt om door middel van deze kleine aanpassingen de gewenste informatievraag in de applicatie te verwerken.

3.2. Informatie vanuit Studielink verwerken; In 2011 is de applicatieaanpassing in Studielink nog niet gerealiseerd. Zodoende zijn er ook geen gegevens om te verwerken.

EXTRA OPGEPAKT •

Er is gesproken met verschillende partijen om studentondernemerschap op de politieke agenda

te zetten en om de Student Union hiermee te profileren. Partijen waarmee gesproken is, zijn een afvaardiging van het CDA, Universiteit Twente, de Amerikaanse ambassadeur en een delegatie van de Russische ITMO Universiteit.

15

Ondersteuningsregeling voor studentondernemers

16

Ondersteuningsregeling voor startende ondernemers STUDENT UNION • Jaarverslag 2011 • 19

•

De portefeuillehouder is naar Gent geweest om daar te benchmarken en de gekozen strategie

om studentondernemerschap in Twente te stimuleren te presenteren. •

In 2010 is het idee gevat om twee werkstudenten te installeren bij Kennispark om

mankracht te realiseren voor het organiseren van evenementen ten behoeve van de promotie van studentondernemerschap. Bij de sollicitatieprocedure is samengewerkt met Powered by Twente, en er zijn afspraken gemaakt over de invulling van de taken.



05 INTERNATIONALISERING DOELEN 1.

Inzicht verkrijgen in de verschillende subgroepen internationale studenten op de Universiteit

veranderd en is er gekozen voor een onafhankelijke voorzitter. De voorzitter en secretaris hebben samen

Twente om gericht te kunnen faciliteren

met de Student Union en International Office een jaarplan opgesteld en zullen deze tot september 2012

2.

Participatie en resultaten vanuit UniTe verhogen

uitvoeren. Voor volgende jaren zal steeds opnieuw een jaarplan opgesteld worden per collegejaar.

3.

De integratie tussen de internationale en Nederlandse studenten bevorderen

4.

Internationale studenten betrekken bij het activisme

ACTIEPUNTEN 1.1

Een onderzoek opzetten en uitvoeren naar de verschillende subgroepen internationale studenten en hun behoeftes/wensen met betrekking tot extra-curriculaire zaken;

Elk jaar verzamelt de Student Union via de Activisme-monitor informatie over extra-curriculaire activiteiten. In dit onderzoek worden ook internationale studenten ondervraagd. Een apart onderzoek uitvoeren naar de verschillende subgroepen was om deze reden ook niet noodzakelijk en de resultaten zijn apart opgevraagd voor internationale studenten. Daarnaast heeft het OSIC ook een enquête gehouden en

2.2

Bekendheid van UniTe binnen verenigingen en organisaties op de Universiteit Twente vergroten;

Voor UniTe is een website ontworpen en gelanceerd. Op deze website staat informatie over UniTe, alle evenementen van de verenigingen binnen UniTe en verenigingen kunnen informatie over andere verenigingen vinden. In mei is de Social Meeting georganiseerd voor de bestuurders van de internationale verenigingen binnen UniTe. Hierover was iedereen erg enthousiast. Hierna is ook de eerste UniTe-activiteit georganiseerd voor alle bestuurders van verenigingen die actief zijn binnen UniTe. Hierdoor wordt UniTe bekender binnen de besturen, waarna UniTe ook bekender kan worden onder de studenten. Naast deze activiteit is ook UT-Blend, het International Food Festival en het internationale feest door International Office in samenwerking met UniTe georganiseerd.

houdt International Office elk half jaar de ISB. Uit al deze onderzoeken kwam veel informatie, die

Bekendheid onder medewerkers van de universiteit is gerealiseerd door meermaals in het UT-nieuws

geclusterd is. Om de aanvullende informatie ook te verkrijgen zijn er drie losse vragen per e-mail naar

Magazine te verschijnen.

internationale studenten gegaan. Uit dit onderzoek is gebleken dat het voor internationale studenten lastig is om in contact te komen met verenigingen door de taal en de multiculturele mindset die soms mist onder de Nederlandse studenten. Daarnaast zijn internationale studenten voordat ze hier komen studeren niet op de hoogte van het Nederlandse studentenleven en weten ze niet wat er gebeurt binnen verenigingen.

1.2

2.3

Minimaal drie concrete acties ten behoeve van internationalisering en integratie op de Universiteit Twente uit de vergaderingen laten voortkomen;

Allereerst is aan het begin van 2011 binnen UniTe de visie Internationalisering van de Universiteit Twente besproken. Dit werd door de verschillende verenigingen als erg nuttig ervaren. Naar aanleiding van deze

Actieplan opzetten op basis van de naar voren gekomen punten uit het onderzoek;

bespreking zijn er werkgroepen bestaande uit studenten opgesteld voor een groot aantal onderdelen van

Naar aanleiding van de uitkomsten van dit onderzoek is er een plan geschreven. Om dit plan op te

Daarnaast is er voor de visie huisvesting van de Universiteit Twente input gevraagd aan de verschillende

stellen is een werkgroep opgezet met hierin internationale studenten, Nederlandse studenten en

verenigingen van UniTe. Deze input is meegenomen en zo is de visie meer toegepast op studenten.

verenigingsbestuurders. In dit actieplan zijn de problemen uitgewerkt en meetbare doelstellingen voor de komende twee jaar opgesteld. Ook staan er mogelijke oplossingen uitgewerkt. Dit plan is op aanvraag beschikbaar bij de portefeuillehouder Internationalisering.

2.1

Veranderingen aan structuur UniTe doorvoeren en continueren;

De afgelopen jaren was de portefeuillehouder Internationalisering van de Student Union de voorzitter van

de visie, zoals acculturatie en integratie. Deze werkgroepen zorgen voor de uitwerkingen van de plannen.

Ook de financiering van taalcursussen is besproken en hier is een advies op gegeven vanuit UniTe. Dit advies is meegenomen in de besprekingen over de kosten van taalcursussen en hierna zijn de kosten voor internationale studenten gelijk getrokken ten opzichte van die voor Nederlandse studenten.

3.1

Belang van en mogelijkheden tot integratie aankaarten bij verenigingen door middel van een training of informatiemateriaal;

UniTe. De portefeuillehouder Externe Betrekkingen van ESN was secretaris. Sinds dit jaar is de structuur 17

Voorbeelden van subgroepen binnen de internationale studenten zijn bijvoorbeeld internationale bachelors, internationale masters, internationaal Duitssprekend ten opzichte van internationaal niet-Duitssprekend en de nieuwe studenten vanuit het ITC; 18 Overleg Studieverenigingen Internationaliserings Coördinatoren 19 International Student Barometer STUDENT UNION • Jaarverslag 2011 • 2 2

20

De Social Meeting was een vergadering over ‘best practices’ van de verschillende verenigingen binnen UniTe, met aansluitend een diner en borrel. STUDENT UNION • Jaarverslag 2011 • 23

Uit de onderzoeken genoemd bij 1.1 kwam naar voren dat veel internationale studenten een barrière ervaren om bij een vereniging te gaan. Eén van de oorzaken is dat veel informatie alleen in het Nederlands beschikbaar is. Om dit tijdens de Kick-In te verbeteren is er een brief gestuurd naar alle verenigingen met het verzoek om informatie tweetalig te verschaffen en om aan te geven dat voor vertaling ook subsidie beschikbaar is. In het concept van de spelregels van 2012 staat daarnaast dat verenigingen programmaonderdelen tijdens de Kick-In tweetalig aan moeten bieden als hier geen tweetalig programmaonderdeel naast gegeven wordt.

4.2

Gerichte promotie om (klein) activisme bij internationale studenten onder de aandacht te brengen;

Op dit moment is het van groot belang om eerst de integratie tussen Nederlandse en internationale studenten te verbeteren. Aangezien integratie het begin is voor het participeren in klein activisme, is dit punt niet opgepakt.

Verenigingen hebben ook informatie gekregen over de mogelijkheden van integratie in de verenigingen-

4.3

infomap. Begin januari wordt er een training gegeven over inter-cultural communication aan

Vanaf september 2011 werden de trainingen van het Competentie Ontwikkelings Project voor bestuurders

verenigingsbestuurders, waarbij de verschillen in communicatie tussen verschillende culturen wordt

ook in het Engels aangeboden. In maart 2012 zal de eerste training voor internationale studenten

uitgelegd en hoe je hier gebruik van kunt maken. Goede communicatie is van groot belang voor integratie.

plaatsvinden. Deze training zal gaan over je loopbaan carrière, aangezien dit per cultuur verschilt in

3.2

aanpak en uit veel onderzoeken kwam naar voren dat hier weinig informatie over is binnen de Universiteit

Stimuleren van de samenwerking van internationale verenigingen onderling en de samenwerking van internationale verenigingen met andere verenigingen binnen de Universiteit Twente;

Het opzetten en aanbieden van twee workshops ten behoeve van de extra-curriculaire ontwikkeling van de internationale student;

Twente.

Extra opgepakt:

Doordat er meer betrokkenheid is binnen UniTe, komen internationale verenigingen ook meer in aanraking

•

met elkaar. Afgelopen half jaar zijn er verschillende activiteiten binnen UniTe bedacht en door meerdere

waarin staat hoe internationale studenten beter kunnen integreren tijdens de Kick-In. Er zullen interactieve

verenigingen samen georganiseerd, zoals paintball en een tripje naar Amsterdam. Ook tijdens de Social

presentaties worden gehouden bij de Engelstalige bachelors en de bachelors met veel internationale

meeting spraken internationale verenigingen veel met elkaar en gaven ze elkaar tips.

studenten. Voor de Master zal ditzelfde opgepakt worden door de begeleiders tijdens de Master Kick-In.

Daarnaast zijn verschillende koepels bij UniTe langsgeweest om te kijken hoe de samenwerking tussen

•

Internationale en niet-Internationale verenigingen verbeterd kan worden.

onder de verenigingen. Dit is het Handbook for International Student Associations. Hierin staat uitgelegd

4.1

hoe je een vereniging opricht en wat de mogelijkheden zijn als je eenmaal een vereniging bent.

Het organiseren van activiteiten voor de (hoofdzakelijk Duitse) deelnemers aan de Nederlandse Taalcursus om activisme bij deze groep meer onder de aandacht te brengen;

Tijdens de Nederlandse taalcursus is de Denktank georganiseerd, waarbij de nieuwe studenten kennis

•

In samenwerking met de Kick-In en International Office is een acculturatieplan geschreven,

In maart is het handboek voor nieuwe internationale verenigingen uitgekomen en verspreid

Om een betere kwaliteit en snelheid van vertalingen te hebben is de Student Union in zee

gegaan met een nieuw vertaalbureau. Vertaalbureau Perfect is de nieuwe partner van de Student Union per juni 2011. Na een jaar zal de samenwerking geëvalueerd worden.

maakten met de studieverenigingen. Nieuw dit jaar was de borrel in de Pakkerij georganiseerd door de studentenverenigingen waar een hoge opkomst was. Ook was er een sportactiviteit waar acht sportverenigingen aan deelnamen. Om ervoor te zorgen dat studenten in hun verdere studententijd ook participeren in het studentenleven heeft naast de portefeuillehouder Internationalisering van de Student Union ook de Kick-In Commissie een presentatie gegeven om studenten te motiveren om naar de Kick-In te komen.

21

Denktank waarbij oplossingen moeste gezocht worden voor vraagstukken als ‘Bedenk een activiteit om de integratie tussen Nederlandse en Internationale studenten te verbeteren’. 22 Kennis maken en eventueel eigen maken van een vreemde cultuur. STUDENT UNION • Jaarverslag 2011 • 2 4


06 COMMUNICATIE DOELEN 1.

Vergroten van de bekendheid van de Student Union binnen de Universiteit Twente

2.

Verbeteren samenwerking met diverse communicatiepartijen binnen de Universiteit Twente e

3.

Realiseren van een eenduidige Student Union huisstijl

4.

De website van de Student Union verder op de doelgroepen afstemmen

5.

De invulling van de portefeuille Communicatie aanpassen aan de veranderde omstandigheden

2.1

Inventariseren op welke vlakken samengewerkt kan worden;

Elke zes weken heeft de portefeuillehouder Communicatie een gesprek met het hoofd Corporate Communicatie van de Universiteit Twente voor de wederzijdse informatie-uitwisseling. Daarnaast wordt er eens in de maand gesproken over de algemene communicatie van de Universiteit Twente naar studenten. Hierbij geeft de portefeuillehouder Communicatie input vanuit de studentengemeenschap.

ACTIEPUNTEN

Ook is er met de Universiteit Twente overlegd over de huisstijl en hoe de Student Union huisstijl

1.1

Voor de presentatie van RoUTe’14+ aan studenten heeft de Student Union de promotie gedaan in overleg

Actieve promotie van onze projecten, evenementen en andere zaken die vanuit de Student Union gerealiseerd worden;

Om de zichtbaarheid van de Student Union te verbeteren is er allereerst gekeken naar wat er op kleine

gelijkenissen kan vertonen met die van de Universiteit Twente. Zie ook 3.1.

met de Universiteit Twente, om de communicatie richting studenten vanuit de Universiteit Twente zo goed mogelijk te laten verlopen.

schaal mogelijk was. Er wordt sinds dit jaar goed gebruik gemaakt van de Twitter en Facebook van de

Op dit moment krijgen studenten veel verschillende e-mails van de Universiteit Twente en om een betere

Student Union. Daarnaast is er actief aan de slag gegaan met het maken van nieuwsberichten en het

leesbaarheid van deze e-mails te krijgen moeten ze ingekort worden, in de Universiteit Twente -huisstijl

schrijven van Unionblogs. Op het moment van schrijven heeft de Student Union 202 likes op Facebook en

gezet worden en belangrijk genoeg geacht worden. Samen met de communicatieadviseur van S&O is er

626 volgers op Twitter. Op de Unionblog wordt er zo’n 280 keer per maand gekeken en alle nieuwsitems

een concept gemaakt voor een nieuwsbrief voor studenten van de Universiteit Twente om deze aspecten

bij elkaar wordt zo’n 2000 keer per maand bekeken.

mee te nemen. In maart 2012 zal de eerste nieuwsmail voor studenten uitkomen.

Voor studenten is het soms nog onduidelijk wat de Student Union voor hen kan betekenen, daarom is

2.2

er een Student Union film gemaakt. De film laat zien wat de Student Union voor de student tijdens zijn studentenleven doet.

1.2

Vergroten van het contact met en de bekendheid bij studenten;

Het is van belang om de juiste boodschap naar de goede doelgroep te sturen. Hiervoor is een communicatieplan opgesteld, waarin uitgewerkt staat wat de boodschap is per stakeholder. Een van de eerste contactmomenten met nieuwe studenten is tijdens de Kick-In. Het Student Union promotie materiaal voor de Kick-In is vernieuwd en bestaat uit een collegeblok waarin informatie staat over het studentenleven en een fietsbel met de slogan ‘Blend in!’.

1.3

Bekendheid van de Student Union bij medewerkers vergroten door verbeterde informatievoorziening vanuit de medewerkersportal op de Student Union website;

De medewerkersportal is vernieuwd door de structuur van de website te verbeteren en door nieuwe informatie over de Student Union en het Enschedese studentenleven op de website te zetten. Begin 2012 zal dit worden vermeld in de nieuwsmail naar medewerkers.


Opstellen afsprakendocument ten behoeve van communicatie naar studenten;

Uit de maandelijkse bespreking over de algemene communicatie van de Universiteit Twente is een afsprakendocument gekomen. Deze is goedgekeurd door het College van Bestuur en wordt op dit moment geïmplementeerd door de Universiteit Twente. In dit document staat beschreven wat de doelen, doelgroepen, communicatiestrategie, middelen en de boodschap zijn van de communicatie van de Universiteit Twente. Hieraan zijn acties en deadlines gekoppeld die ook doorlopen tot in 2012.

3.1

Onderzoeken mogelijkheden en wenselijkheid aanpassing Student Union huisstijl op nieuwe Universiteit Twente huisstijl;

Aangezien de oude huisstijl verouderd was en inconsistent toe werd gepast, is er besloten om de huisstijl op een aantal punten te veranderen.

3.2

Ontwerpen van nieuwe Student Union huisstijlelementen;

Deze huisstijlelementen zijn ontworpen. De kleur blauw is behouden. Hier is oranje en geel aan toegevoegd. De elementen zijn ruimte-elementen en zijn verbonden met een lijn. Het huisstijlboek geeft een compleet beeld van de gehele huisstijl.


3.3

Doorvoeren nieuwe huisstijlelementen in alle onderdelen van de Student Union;

Extra opgepakt: •

Om meer zichtbaarheid onder de medewerkers te krijgen schrijft de Student Union een stukje

De nieuwe huisstijlelementen zijn reeds geïmplementeerd binnen alle communicatie-uitingen van

voor de maandelijkse nieuwsmailing van S&O. Zo weten medewerkers bij S&O ook wat er onder de

de Student Union. Hieronder vallen onder andere de algemene folder, activisme folder, powerpoint,

studenten gebeurt.

jaarverslag, jaarplan, posters, flyers en het strategisch plan. De Student Union heeft gekozen voor behoud van het logo vanwege de herkenning.

4.1

Het Engelstalige deel van de Student Union website geheel invullen en meenemen in de normale updatecyclus;

Vanaf mei 2011 is de updatecyclus van de website weer op gang gebracht. De communicatiemedewerker houdt het algemene deel van de website bij. De bestuurders houden de portefeuillegerichte informatie bij. Binnen deze updatecyclus zijn alle Engelstalige pagina’s ook nagekeken en worden meegenomen in de cyclus.

4.2

•

De verenigingsportal is aangepast en geüpdatet. Er is een nieuw systeem gekomen voor het

invoeren van evenementen en alle tekst is vernieuwd. •

De kamersite is in de nieuwe SU huisstijl gezet en voorzien van nieuwe teksten, gericht op de

doelgroep. Nu zijn alle websites van de Student Union in dezelfde huisstijl. •

In november 2011 is er gewisseld van websitebeheerder, omdat de vorige websitebeheerder

minder wilde werken op het gebied van onderhoud van websites. Vanaf 1 januari 2012 gaat de Student Union verder met Wame.

Tweemaal de website analyseren met behulp van de enquêtegroep en statistieken van de website en aan de hand van deze resultaten de website bijwerken;

In april 2011 is voor het eerst met behulp van de enquêtegroep de website geanalyseerd. Hierbij hebben elf studenten met verschillende de website beoordeeld aan de hand van zoekopdrachten. Hieruit kwam erg veel feedback en deze is verwerkt. Daarnaast is met behulp van Google Analytics bekeken welke delen van de website het meest bekeken worden en welke dus de ingang zijn naar de website. In februari 2012 zal de tweede enquêtegroep de website beoordelen. Na deze tweede beoordeling zal deze methode geëvalueerd worden en wordt er besloten om hier mee door te gaan of niet.

5.1

Evalueren Visie Communicatie en waar nodig aanpassen;

De visie Communicatie is geëvalueerd en de conclusie was dat deze niet meer voldeed aan de verwachtingen van een visie. Het starten van het schrijven van de nieuwe visie is gestart en zal in 2012 afgerond worden.

5.2

Herzien verdeling en inrichting communicatietaken binnen de Student Union;

Het takenpakket van communicatie binnen de Student Union is in februari 2011 uitgewerkt. Hierin staat beschreven welke taken de portefeuillehouder Communicatie, de Office Manager, de communicatiemedewerker en het gehele bestuur hebben.



07 PERSONEEL & ORGANISATIE DOELEN 1.

De organisatie van de Student Union overzichtelijker en efficiënter inrichten

onder andere speeddating tussen de verschillende Uniondeelnemers om met elkaar kennis te maken. De

2.

Betrokkenheid van studenten en Uniondeelnemers met de Student Union vergroten

dag is gecombineerd met de presentatie van de activisme-monitor, hierop wordt dieper ingegaan in het

3.

Continuïteit binnen de organisatie van de Student Union verbeteren

jaarverslag academische vorming. De dag was een groot succes met aanwezigheid van 217 bestuurders en de aanwezigheid van de rector magnificus en een bijdrage van de Universiteit Twente in de vorm van

ACTIEPUNTEN 1.1

Continueren inzet communicatiemedewerker: succesvolle pilot 2010 omzetten in permanente invulling positie;

toegangskaarten voor de aansluitende UT lustrumactiviteit campuspop.

2.3

Minimaal vijf inspraakmomenten voor Uniondeelnemers organiseren. Hieronder vallen onder andere de deelnemersraadvergaderingen en de inspraakbijeenkomsten op het jaarplan;

In november 2010 heeft er een personele wisseling plaatsgevonden. De ervaring met de pilot zijn toen

In januari en juni hebben deelnemersraadvergaderingen plaatsgevonden om het jaarplan 2011

gebruikt om de nieuwe communicatiemedewerker in te werken. De communicatiemedewerker draagt

respectievelijk jaarverslag 2010 te presenteren. Er heeft een inspraakmoment plaatsgevonden in het kader

zorg voor de continue taken in de communicatie.

van RoUTe `14+ en de onderwijsvernieuwingen, deze wordt besproken in het jaarverslag academische

1.2

Nieuwe pilot: medewerker Academische Vorming;

vorming. Bij de totstandkoming van het strategisch plan 2012-2015 is er een inspraakmoment geweest voor koepels in mei en een bijeenkomst toegankelijk voor alle Uniondeelnemers in augustus en september.

De medewerker academische vorming is in december 2010 aangenomen en begin 2011 ingewerkt.

In het najaar van 2011 is ook een inspraakmoment geweest voor verenigingen op het Jaarplan 2012.

De medewerker AV heeft als taak de portefeuillehouder academische vorming te ondersteunen door

3.1

continue taken over te nemen. Voorbeelden hiervan zijn het organiseren van trainingen. Bij het opstarten

Opstellen toekomstvisie Personeel & Organisatie;

van nieuwe projecten rondom de bestuurswisseling in maart zijn een aantal projecten bij de nieuwe

Dit actiepunt is nog niet opgepakt. Het opstellen hiervan past in het kader van het nieuwe strategisch

medewerker neergelegd. Een evaluatie van de pilot heeft plaatsgevonden in augustus en er is besloten

plan. De wijzigingen die in de periode 2012-2015 worden aangebracht op het gebied van personeel &

de functie te continueren.

organisatie volgen uit de nieuwe koers van de Student Union. Met het afronden van het Strategisch

1.3

Kantoorruimten Student Union evalueren en waar nodig verbeteringen aanbrengen ten behoeve van een verbeterd werkklimaat;

De kantoorruimten van de Student Union voorzien in de behoefte en het werkklimaat is naar wens. Hierom zijn er geen verbeteringen aangebracht.

2.1

Tenminste één vernieuwend evenement organiseren toegankelijk voor alle studenten;

Plan laat in 2011 is er geen start gemaakt met het opstellen van de visie Personeel & Organisatie. Er is besloten deze visie in 2012 op te stellen.

3.2

Ontwikkelen jaarcirkels per portefeuille om beter in te spelen op gezamelijke piekmomenten;

Er is geïnventariseerd per portefeuille welke taken welke hoeveelheid tijd kosten. Wat opvalt is dat er geen moment in het jaar is dat er een significante piekbelasting ligt op het totale bestuur. De piekbelasting wordt voornamelijk veroorzaakt door niet jaarlijkse projecten, denk hierbij aan bijvoorbeeld de actie

Vanwege tijdsgebrek is het niet gelukt een vernieuwend evenement toegankelijk voor alle studenten te

Kenniscrisis.

organiseren.

3.3

2.2

Tenminste één vernieuwend evenement organiseren voor alle besturen van Uniondeelnemers;

In juni 2011 heeft de Besturenbedankdag plaatsgevonden, waarop studentbestuurders werden bedankt

Verbetering in de continuïteit van commissies faciliteren door het opstellen van jaarcirkels voor commissiebegeleiding;

Dit actiepunt is niet opgepakt vanwege gebrek aan tijd en daaropvolgend de lage prioriteit die aan dit punt is gegeven.

voor hun inzet in collegejaar 2010/2011. Activiteiten tijdens de dag hadden een focus op “samen”, met



EXTRA OPGEPAKT •

Er is een traject doorlopen om het dienstverband met één van de officemedewerkers te

verlengen. Dit heeft in tijden van reorganisatie meerdere maanden in beslag genomen. Destijds was er een vacaturestop op de Universiteit van kracht waardoor de Student Union genoodzaakt was om eerst intern te werven voordat er een tijdelijk contract verlengd mocht worden. Er waren binnen de universiteit geen geschikte vervangers beschikbaar, wat de Student Union in de positie bracht om de zittende medewerker contractverlenging aan te bieden. •

Er zijn vernieuwingen doorgevoerd in het wervings- en selectieproces voor het bestuur, met de

toevoeging van een assessment door een onafhankelijke psycholoog tussen de 1e en 2e sollicitatieronde. In afweging tussen de kosten en baten van dit assessment is besloten dit niet door te zetten in toekomstige sollicitatieperiodes.



08 EXTERNE BETREKKINGEN DOELEN 1.

Inhoudelijke en/of financiële meerwaarde creëren voor studenten, Uniondeelnemers en

Twee concrete voorbeelden zijn de borrel met de gemeente in maart en deelname van de Gemeente aan

de Student Union door middel van samenwerkingsverbanden en/of overeenkomsten

Create Tomorrow 2011. Daarnaast wordt begin januari 2012 het nieuwe convenant tussen de Student

met bedrijven of instellingen

Union en de gemeente met de looptijd van drie jaar getekend.

ACTIEPUNTEN 1.1. Het realiseren van minimaal één nieuw partnership naast de huidige partnerships. Met twee partijen zijn gesprekken gevoerd om tot een partnership te komen. Deze zijn niet gerealiseerd door de keus van de partijen voor een andere doelgroep.

EXTRA OPGEPAKT •

De studieplekken van Wallstreet zijn gerealiseerd en worden veel gebruikt. De Student Union is

verantwoordelijk voor de personele bezetting van Wallstreet. •

Samen met de portefeuillehouders Externe Betrekkingen van de studieverenigingen is een nieuw

contract opgesteld en getekend. Deze gaat inhoudelijk over omgangsnormen voor de te benaderen bedrijven door de Student Union.

1.2. Eindevaluatie en gesprekken starten om zodoende aflopende contracten in 2011 eventueel te verlengen van de huidige partnerships; In maart en begin april zijn er gesprekken gevoerd met Grolsch en de Rabobank, omdat de contracten tussen hen en de Student Union aflopen. De Rabobank heeft te kennen gegeven haar sponsorfocus te verleggen. De samenwerking loopt eind 2011 af. Voor het afsluiten van een bancair contract met een andere partij is te weinig tijd geweest in de tweede helft van het jaar, aangezien het Student Union bestuur verder ging met één bestuurder minder. Met Grolsch is er een nieuw contract gesloten dat in februari 2012 ondertekend zal worden.

1.3. Samenwerking- en sponsormogelijkheden overzichtelijker maken en uitbreiden; De Sportraad en Apollo hebben ruimte gekregen op de Xtra-card website om ruimte aan te bieden voor sponsoring ten behoeve van de koepels. Voor de gesprekken met potentiële partners zijn nieuwe presentaties gemaakt om de mogelijkheden voor een samenwerking met de Student Union beter weer te geven.

1.4. Onderhouden en benUniversiteit Twenteten van de huidige partnerships; Met Vrumona zijn tussentijdse evaluatiegesprekken gevoerd. Beide partijen zijn tevreden over de samenwerking. Dit heeft wederom geresulteerd in een toename van het Pepsi-sponsorfonds. Begin 2011 is de afzetafhandeling van Vrumona en Grolsch doorgerekend en beschikbaar gesteld aan de verenigingen. De samenwerking met de Gemeente Enschede verloopt voor beide partijen zoals gewenst. Enschede als studentenstad krijgt meer vorm en de samenwerking tussen studenten en de Gemeente neemt toe.



09 FINANCIËN DOELEN 1.

Vergroten van het inzicht van de financiële gegevens voor de beleidsonderdelen van de

De vernieuwde budgetrapportage sluit beter aan bij de opzet van de begroting en de jaarrekening. Op

Student Union

deze manier kunnen, bij het opstellen van bijvoorbeeld de begroting 2012, direct de meeste recente

2.

Verbetering van de sturing- en controlemogelijkheden op financieel gebied voor de gehele

financiële cijfers gebruikt worden. Tevens zal het opstellen van de begroting en jaarrekening gemakkelijker

Student Union

zijn.

3.

Toezien op de implementatie van de bezuinigingstaakstelling binnen de

beleidsverantwoordelijkheden van de Student Union

2.2

Het verbeteren van de financiële controle binnen de Student Union;

Door middel van de vernieuwde budgetrapportage is controle op individuele boekingen door bestuurders

ACTIEPUNTEN 1.1

Inzicht verkrijgen en creëren in inkomsten en uitgaven die binnen de beleidsverantwoordelijkheden van de Student Union vallen, zodat deze kunnen worden vergeleken en veranderingen in kaart kunnen worden gebracht;

Het blijft een moeizaam proces om inzicht te krijgen in de financiën die niet direct via de eenheid Student Union lopen, maar waar de Student Union wel deels verantwoordelijkheid voor draagt. Dit betreft inzicht in de exploitatie van de Uniongebouwen, dat via het Facilitair Bedrijf loopt en inzicht in de exploitatie van het onderdeel studentenvoorzieningen (Sport & Cultuur), dat via het sport- en cultuurcentrum loopt. Begin 2011 is er een financieel overzicht ontvangen van de exploitatie van de Uniongebouwen over 2010. Ook zijn er gegevens over de exploitatie van de Bastille over 2011 ontvangen. Tevens is er, in samenwerking met de Sportraad in verband met de bezuinigingen op studentensport, een start gemaakt

gemakkelijker uit te voeren. Daarnaast is begin 2011 het reglement kascommissie door de Raad van Toezicht vastgesteld. Helaas is de kascommissie door gebrek aan aanmeldingen nog niet gestart. Hierdoor is het ook niet mogelijk geweest om vast te leggen welke vorm en verantwoordelijkheden de kascommissie precies zal krijgen.

2.3

Het evalueren en waar mogelijk verbeteren van de procesuitvoering van subsidie- en sponsorreglementen van de Student Union;

Begin 2011 is het proces van de subsidie en sponsoring bekeken. De procedures, die in 2010 zijn opgesteld, zijn niet veranderd. De procesuitvoering is strakker opgepakt en deels uitgewerkt door het creëren van betere overzichten. Daarnaast is de informatie over de subsidie- en sponsofondsen voor Uniondeelnemers op de website verbeterd.

3.1

Sturing en controle intensiveren op de financiën in relatie tot de bezuinigingen;

met het verwerken van beschikbare financiële informatie met als doel een inzichtelijke kostprijsberekening

De sturing en controle binnen de eenheid Student Union is geïntensiveerd door de vernieuwde

voor studentensport.

budgetrapportages.

1.2

De portefeuillehouder Sport & Cultuur is betrokken bij de bezuinigingen op Sport & Cultuur, op deze

Verbeteren en optimaliseren van de financiële stromingen, zodat het meer inzicht geeft en sneller verloopt;

Door middel van de vernieuwde budgetrapportage kunnen individuele boekingen gemakkelijker gecontroleerd worden. Er wordt gekeken of de boeking klopt en of de boeking op de juiste plek staat. Dit zorgt ervoor dat boekingen direct op de juiste plek geboekt worden. Zo wordt er een snellere afhandeling gerealiseerd en wordt het inzicht in de maandelijkse rapportages vergroot.

2.1

Optimaliseren van financiële processen (zoals facturering, jaarrekening en begroting opstellen, afhandeling subsidies);


manier behoudt de Student Union sturing en controle op dit beleidsgebied.

3.2 In kaart brengen van sturingsmogelijkheden op de uitgaven van de Uniongebouwen; Het inzicht krijgen in de financiën van de Uniongebouwen verloopt nog moeizaam. Het Facilitair Bedrijf blijkt niet in altijd in staat om alle kosten aan een specifiek gebouw te koppelen. Met het FB wordt getracht nieuwe afspraken overeen te komen. Hierbij komt ook de financiële rapportage aan bod.


10 BEDRIJFSMANAGEMENT DOELEN 1.

Visie bedrijfsmanagement opstellen

2.

Een efficiënte en transparante bedrijfsvoering van de verschillende bedrijfsonderdelen Atrium

en UnionShop

3.

Vraaggericht

4.

Het gebruik en de uitstraling van bedrijfsonderdelen verhogen

producten

en

diensten

3.1

aanbieden

tegen

studentvriendelijke

tarieven

Inventariseren aan welke producten de student behoefte heeft

Het productaanbod met universiteitskleding en kantoorbenodigdheden is vergelijkbaar met andere Universiteitswinkels in binnen- en buitenland. Door middel van een vraagformulier op de balie van de Unionshop heeft de student de ruimte om haar specifieke behoefte te uiten.

4.1

Promotie van de UnionShop en het Atrium

ACTIEPUNTEN

Door het verkopen van kaartjes voor Campuspop is een breder publiek naar de Unionshop getrokken.

1.1

geprobeerd om door middel van acties meer mensen naar de Unionshop te krijgen. Zo is er gekozen om

Strategie ontwikkelen;

Er is geen nieuwe visie opgesteld op het gebied van bedrijfsmanagement, omdat de portefeuille bedrijfsmanagement niet de eerste prioriteit heeft gehad. In de eerste helft van het jaar is ervoor gekozen om de inkoop van producten minimaal te houden en het assortiment niet uit te breiden. De beschikbare middelen en uren worden ingezet om te focussen op de realisatie van een zo goed mogelijk financieel overzicht van de Unionshop en het Atrium. In de tweede helft van het jaar is bekeken of er

Het Atrium is het afgelopen jaar gemiddeld 14 keer per maand gebruikt voor evenementen. Ook is er tijdens de dictaatverkoop kortingsbonnen uit te delen voor kleding.

4.2

De fysieke inrichting van de UnionShop en het Atrium verbeteren

Door het integreren van de portefeuille Bedrijfsmanagement in de portefeuille Financiën is dit punt niet opgepakt dit jaar. De focus heeft bij andere punten gelegen.

mogelijkheden zijn om meer producten in de shop te verkopen zonder grote investeringen te doen.

Extra opgepakt:

1.2

•

Bedrijfsplan opstellen;

Dit punt is evenals het ontwikkelen van een strategie dit jaar niet opgepakt.

2.1

Het realiseren van periodieke rapportages

Iedere maand wordt een overzicht beschikbaar gesteld door FEZ met daarop de inkoop en verkoop informatie. Daarnaast worden elk kwartaal voorraadtellingen gehouden en gerapporteerd. Deze

De commerciële activiteiten van de Student Union waren voorheen ondergebracht in de Student

Union Enterprises B.V. later bleek echter dat de noodzaak hiervoor gering was in verband met de tegenvallende resultaten van deze onderdelen. Om deze redenen is er in 2010 besloten alle activiteiten over te dragen aan de Stichting. Dit jaar is er een start gemaakt met het eindigen van de BV, door de lening van de Stichting aan de BV terug te vorderen. Tevens zijn alle bezittingen van de BV overgenomen door de Stichting.

informatievoorziening is ten opzichte van 2010 verbeterd.

2.2

Assortiment en inkoopbeleid afstemmen op deze rapportages

Dit actiepunt is uitgevoerd en heeft gerealiseerd in een afname van inkoop door de aanwezige voorraad van de Unionshop beter te benutten. Het assortiment is in 2011 hetzelfde gebleven. Door het vertrek van Boekhandel Broekhuis is er een kans om het assortiment in 2012 uit te breiden.

2.3

Transparantie ontwikkelen in de cijfers

De marges en de verkoopcijfers per product worden bijgehouden. Hierdoor is up–to-date inzicht ontstaan en kan de koppeling van de afrekeningen per maand naar de balans beter gemaakt worden.



11 ACCOMMODATIE DOELEN 1.

Versterking van de rol als belangenbehartiger van Uniondeelnemers op het gebied van

Alle kantoorlocaties in de Bastille zijn op dit moment bezet. Wel zijn er dit jaar extra ruimtes leeg komen

accommodatie

te staan, zoals de ruimte van de boekhandel en de Stek. De ruimte van de Stek is op dit moment te

2.

Het waarborgen en waar mogelijk verbeteren van de continuïteit van de Uniongebouwen

reserveren bij het reserveringsbureau.

3.

Het Woon- & Leefgebied verbeteren en verder onder de aandacht brengen

Midden 2012 zullen er diverse ruimten vrij komen door het verhuizen van de studentenbegeleiding van de Bastille naar de Vrijhof. In december is de Student Union gestart met het maken van plannen om de

ACTIEPUNTEN 1.1 Het waarborgen en uitvoeren van de visie accommodatie die in 2010 is opgesteld; Begin juli 2011 is een nieuwe visie accommodatie vastgesteld door de Student Union. De visie accommodatie die in 2010 was opgesteld, was geschreven op hoog detailniveau met concrete actiepunten. De nieuwe visie accommodatie is globaler opgesteld en ondersteunt het convenant SU-UT 2012-2015 en het Strategisch Plan 2012-2015. Verder hebben er geen grote wijzigingen plaatsgevonden op het gevoerde beleid van de Student Union op accommodatie. Wel is er voor gekozen om per Uniongebouw een aparte visie op te stellen. Dit geeft concrete richting aan het te voeren beleid per Uniongebouw.

1.2

Het implementeren van verbeterpunten en het aanpakken van actie- en knelpunten met betrekking tot de samenwerking met het Facilitair Bedrijf;

Het afgelopen jaar is er nauw samengewerkt met het Facilitair Bedrijf, zowel met de facilitair teamleiders als met de accountmanager van het Facilitair Bedrijf. In mei is er vanuit de Student Union een bijeenkomst georganiseerd met het bestuur van de Student Union, de beheerscommissies (BCP en CBE) en het Facilitair Bedrijf, met het doel om informatie uit te wisselen over het Facilitair Bedrijf en het beheer van de gebouwen. Op deze manier zijn actie- en knelpunten geïdentificeerd en opgepakt. Daarnaast zijn er ideeën ontstaan om een betere scheiding te maken tussen beheer en beleid. Waarbij er vanaf 2012 meer uitvoerende taken bij het Facilitair Bedrijf komen te liggen. Een pilot is gestart om het huurcontract van de Vestingbar onder te brengen bij het Facilitair Bedrijf en de huursubsidie-overeenkomst onder te brengen bij de Student Union. Ook zullen de nieuwe huurcontracten van studentondernemers vanaf 1 december 2011 bij het Facilitair Bedrijf ondergebracht worden. In 2012 zal er bekeken worden of dit verder toegepast gaat worden op alle Uniongebouwen.

2.1

De Bastille verlevendigen door middel van het (her)indelen van ruimtes en in te spelen op de behoeften van de student;


vrijkomende ruimten in te vullen.

2.2

Erop toezien dat het plan voor cateringvoorziening in de Bastille naar behoefte van de student wordt uitgevoerd;

In augustus en september is er tijdelijk een Grand Café geopend in de voormalige Unionbar en de oude Mensa, mede in het kader van het lustrum. Dit project was niet succesvol genoeg om er een vervolg aan te geven. Tevens heeft het Facilitair bedrijf met Sodexo besloten om de focus te leggen op cateringvoorzieningen in het Theatercafe in de Vrijhof. Er wordt onderzocht in hoeverre er behoefte is aan en mogelijkheden zijn voor externe horeca partijen in de Bastille.

2.3

Het sturen, evalueren en verbeteren van de beheersconstructie in de Pakkerij;

De beheersconstructie van de Pakkerij is al jaren een discussie tussen de Universiteit Twente, Student Union en de Pakkerijverenigingen. Tezamen met de Universiteit Twente is het idee ontstaan om een beheerstichting op te zetten, die de operationele beheerstaken op zich neemt. De organisatie van de beheerstichting zou dan vooral in handen komen van de Pakkerijverenigingen. De Pakkerijverenigingen en het Facilitair Bedrijf hebben op het laatste moment een negatief advies gegeven over de voorgestelde beheersconstructie. Een aantal zaken is namelijk wettelijk gezien niet over te zetten en de Pakkerijverenigingen vonden het risico te hoog. Inmiddels is de relatie tussen de verenigingen en het Facilitair Bedrijf verbeterd door de interne dienst van het ITC voor de Pakkerij in te zetten. Aankomend jaar zal er gekeken worden of de verantwoordelijkheden van en de mogelijkheden voor de Pakkerijverenigingen duidelijker op papier kunnen komen.

2.4

Het realiseren van nieuwe huurovereenkomsten in de Pakkerij met de Pakkerijverenigingen en de Universiteit Twente;

De huidige huurovereenkomsten zijn per oktober 2011 stilzwijgend verlengd voor nog één jaar. Zeer waarschijnlijk zal er in 2012 een nieuw contract worden gerealiseerd met de verenigingen, waarin duidelijker staat welke rechten en plichten de huurders precies hebben. Dit is gekoppeld aan de inventarisatie van verantwoordelijkheden.


2.4

Het in kaart brengen van de behoeften aan investeringen in de Uniongebouwen;

Het Facilitair Bedrijf is bezig met het opstellen en verbeteren van haar meerjarenonderhoudsplanningen (MJOP’s). Als deze zijn afgerond zullen deze MJOP’s worden gedeeld met de Student Union. Daarnaast heeft de Student Union budget beschikbaar gesteld voor extra onderhoud en reparaties. Voor de Bastille zal dit gebruikt worden voor de verbouwingen en verhuizingen in 2012. In september is de brandmeldinstallatie in de Bastille vernieuwd. Voor de Pakkerij en het Water Sport Complex zijn nog geen investeringsbehoeften geïnventariseerd. Wel is de apparatuur in de werkplaats van het WaterSportComplex gekeurd.

3.1

Verbeterpunten rondom het Woon- & Leefgebied in kaart brengen;

De Student Union heeft ideeën bedacht om het O&O-gebied van de Campus beter te verbinden aan het W&L-gebied, met in het bijzonder de huidige Boulevard. Het doortrekken van de Boulevard naar het O&Oplein heeft dan ook de voorkeur. Ook het achterstallige onderhoud tussen de Bastille, het Sportcentrum, de Sintelbaan en het Vrijhof dient uitgevoerd te worden, zodat er een open en aantrekkelijk gebied ontstaat aan de Boulevard. Tijdens het opstellen van de campusvisie door de Universiteit Twente is de verbinding tussen het W&Lgebied en het O&O-gebied diverse keren aangekaart. Dit onderwerp heeft mede hierdoor aandacht gekregen in de conceptversie van de campusvisie.

3.3

Actie ondernemen naar aanleiding van de verbeterpunten voor het Woon- & Leefgebied;

De Student Union heeft een onderzoek laten uitvoeren naar de verbinding tussen het O&O-gebied en het W&L-gebied. Dit rapport, met onder andere een visualisatie, is aangeboden en besproken met diverse betrokkenen.

Extra Opgepakt •

In de Bastille is een nieuwe service gerealiseerd. Vanaf juni is het mogelijk om voor vijf euro

pasfoto’s te laten maken. Het (pas)foto-apparaat betreft een pilot van één jaar. •

In verband met een huurverhoging in de Bastille en een extra factuur voor een tweetal ruimtes

was de het reguliere budget voor huisvesting niet voldoende. Om deze reden heeft de Student Union van het CvB een extra budget gekregen om de huisvestingslasten in de Bastille te bekostigen.



12 ICT DOELEN 1.

Op beleidsniveau nauw betrokken zijn bij instellingsbrede ICT-projecten die studenten aangaan

informatiemanagement zijn goed. De achtergrond van de verschillende studentleden zorgt voor

2.

Continuïteit

Union

een natuurlijke scheiding in rollen binnen het overleg. Voorbeelden hiervan zijn aandacht voor

3.

Voor de Student Union interne Informatie- en Communicatietechnologie beter laten aansluiten

onderwijsapplicaties vanuit het Overleg Studieverenigingen, aandacht voor infrastructuur vanuit SNT en

bij de behoeften van zowel organisatie als individu

pakkerijverenigingen.

waarborgen

op

het

gebied

van

ICT-beleid

vanuit

de

Student

ACTIEPUNTEN 1.1

Banden aanhalen met studentorganisaties die input kunnen leveren op het gebied van ICT;

3.1

Werkplekken en ondersteunende systemen evalueren en verbeteren ten behoeve van een verbeterd werkklimaat;

Er zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd binnen de eigen organisatie. Daarnaast is er contractvernieuwing geweest met onze ondersteuningspartner op ICT-gebied, waardoor de financiéle stromen gemoeid met technische ondersteuning van de koepels Sport & Cultuur transparanter verlopen.

Er is goed contact met afvaardigingen vanuit verschillende studentenorganisaties binnen het ICT-

De backupvoorzieningen zijn verder geprofessionaliseerd, door een backup op een andere locatie.

studentenoverleg. Zowel de studievereniging voor technische informatica Inter-Actief als de koepel overleg

Daarnaast is er een algemene verbeterslag gemaakt door upgrades van verschillende systemen.

studievereniging zijn vertegenwoordigd. Er is een deelname vanuit ICT-belangenbehartiger Studenten Net Twente en (studenten-)universiteitsraadfractie UReka. Vanuit andere koepels is de interesse minder, dit valt goed te verklaren vanuit hun geringere overlap met ICT en daaruit ontstane verschillende focus.

1.2

Het ICT-studentenoverleg evalueren, verbeteren en beter positioneren om invulling te geven aan de medebeslissende invloed die de Student Union heeft ten aanzien van ICT-dienstverlening voor studenten;

Er heeft nog geen formele evaluatie van het ICT-studentenoverleg plaatsgevonden. De algemene indruk van inzittenden en genodigden is positief besproken punten worden meegenomen in beleidsvorming, mede ook door de open houding vanuit universitair informatiemanagement.

2.1

Tot stand brengen ICT-studentenvisie in overleg met studentorganisaties die inpUniversiteit Twente kunnen leveren op het gebied van ICT;

3.2

Evaluatie van e-mailvoorzieningen Student Union en verbeterpunten mogelijk organisatiebreed doorvoeren;

De gewenste koppelingen met het kalender- en beschikbaarheidssysteem van de universiteit zijn bij externe systemen afwezig. Na inventarisatie van intern gebruik is geconcludeerd dat de ondersteuning geleverd door de dienst ICTS voldoet aan de wensen en eisen. Geconstateerde verbeterpunten op het gebied van het aanmaken van accounts zijn in overleg met ICTS opgepakt.

EXTRA OPGEPAKT •

Technische ondersteuning bij de totstandkoming van een functioneel ontwerp voor de herziening

van het Xtra-Cardsysteem. •

Interne inventarisatie met programma van eisen voor intern CRM-systeem. Hieruit volgde de

aanschaf van een standaardsysteem.

Er is een start gemaakt met het opstellen van een ICT-visie door de leden van het ICT-studentenoverleg.

•

Een faciliterende rol in het overgangstraject van de glasvezelverbinding naar de Pakkerij. Na

Zowel de studentdeelnemers als het universitair informatiemanagement hebben aangegeven veel waarde

het besluit van de Universiteit Twente om deze te discontinueren is er in overleg gekomen tot een

aan de visie te hechten. Als de visie in 2012 is afgerond, zal het worden besproken met stakeholders

overbruggingsperiode van enkele maanden.

buiten het ICT-studentenoverleg. Hierna zal het advies aan het CvB worden aangedragen.

2.2

Rolverdeling overeenkomen met studentorganisaties die input kunnen leveren op het gebied van ICT en eenduidig naar buiten treden;

Er zijn oriënterende gesprekken geweest over uniformering van de input van studenten op het gebied van ICT met S&O binnen het ICT-studentenoverleg. Verhoudingen ten opzichte van universitair



13 KICK-IN DOELEN 1.

Het in het algemeen continueren en verbeteren van de Kick-In in huidige vorm;

2.

Het realiseren van een zo hoog mogelijke deelname aan de Kick-In;

3.

Het maximaliseren van het rendement van de Kick-In.

1.3

Het evalueren van de ondersteuning van de KIC en het nemen van acties voor 2011 naar aanleiding van de evaluatie;

In 2010 heeft de Kick-In commissie, vanwege onderbezetting, ondersteuning gekregen door middel van het inhuren van twee UT-flex’ers. Uit de evaluatie bleek dat dit goed is bevallen, aangezien zo tijdrovende

ACTIEPUNTEN

operationele taken door de UT-flex’ers zijn opgepakt opdat de Kick-In commissie zich op hoofdlijnen kon

1.1

Aangezien de Kick-In Comissie 2011 uit zes studenten bestaat en daarmee volledig bezet is, is ervoor

Het implementeren van adviezen naar aanleiding van de evaluatie van de KIC10;

In 2010 is het idee ontstaan om studenten die in het 2e semester instromen te introduceren in de sport- en cultuurfaciliteiten. Zo heeft er in februari 2011 een ‘introduction tour sports & cultures’ plaatsgevonden. Alle sport- en cultuurverenigingen zijn uitgenodigd om hun vereniging in de spotlights

bewegen.

gekozen om de commissie niet nogmaals te ondersteunen met medewerkers.

1.4

Het in kaart brengen en verbeteren van de continuïteit van specialistische commissies, zoals de iDB ;

te zetten. Tegelijkertijd vond er een rondleiding plaats in het Sportcentrum en het Vrijhof Cultuurcentrum.

Voor de iDB-commissie zijn nieuwe leden geworven die naar verwachting meerdere jaren beschikbaar

Met name de internationale studenten hebben hieraan deelgenomen.

zijn. De continuïteit van de iDB-commissie is hierdoor gewaarborgd. Daarnaast is de werving van

Daarnaast is uit de evaluatie van de Kick-In 2010 en de adviesgroep Kick-In het idee ontstaan om diepte-interviews af te nemen bij studenten die niet hebben deelgenomen aan de Kick-In. Op deze manier ontstaat er meer diepgang in de gedachtegangen en motieven van eerstejaarsstudenten. De Kick-In commissie is direct na de Kick-In zeer druk en niet in staat om dit onderzoek op te zetten. Om deze reden is geprobeerd hier invulling aan te geven middels een bacheloropdracht bij de studie Communicatiewetenschap. Helaas heeft dit niets opgeleverd. De Kick-In 2011 is om deze redenen ook niet middels diepte-interviews geëvalueerd. Volgend jaar zal gekeken moeten worden hoe de Kick-In het best kan worden geëvalueerd.

1.2

Het in een vroeg stadium wederzijds adviseren en vastleggen van samenwerkingsafspraken met de HOI en Saxion Hogescholen op basis van ervaringen van voorgaande jaren;

De start van het collegejaar 2011-2012 van Saxion en de Universiteit Twente is niet aan elkaar gelijk.

superactivisten voor specialistische commissies, zoals de techniek en de infobalie, in een vroeg stadium opgestart en is het gelukt deze commissies te vullen.

1.5

De Kick-In toegankelijker maken voor internationale studenten door meer gebruik te maken en bewust te worden van Engelstalige communicatie;

Diverse communicatiemiddelen worden tweetalig of alleen in het Engels beschikbaar gesteld. Zo worden informatieberichten zoals flyers en emails ook in het Engels verstuurd en zijn diverse social mediaberichten ook in het Engels.

2.1

Een zo hoog mogelijk deelnemerspercentage van bachelor- en masterstudenten aan de Kick-In;

De deelnemerspercentages zijn beschikbaar na de Kick-In. Onderstaand een overzicht van 2010 en 2011:

Saxion start een week eerder met het collegejaar. Dit betekent dat de HOI en de Kick-In niet meer

In 2010

Doelstelling

Realisatie

gelijk lopen zoals voorgaande jaren het geval was. De afspraak is om samen te werken daar waar

- Bachelor

80%

71%

het meerwaarde heeft voor beide partijen en/of deelnemers. Door de verschuiving van de start van

- Master 45% 60%

-

de collegejaren is er alleen op de eerste en de tweede dag (openingfestival en teambuildingdag) samenwerking mogelijk, zodoende is er alleen samengewerkt bij het concert op de Oude Markt dat op

In 2011

Doelstelling

Realisatie

donderdag 25 augustus 2011 plaatsvond.

- Bachelor

80%

74%

-

- Master 70% 40%



Het deelnamepercentage van de Bachelor Kick-In is in 2011 licht gestegen. Het deelnamepercentage

belangen zijn meegenomen bij het opstellen van het programma. Zodoende is er een gebalanceerd en

van de Master Kick-In is echter drastisch gedaald. De redenen waarom het deelnamepercentage bij

aantrekkelijk Kick-In-programma opgesteld.

(pre-)master en exchange studenten tegenvalt kan liggen aan de communicatie die niet efficiënt is. Zo ondervindt de Kick-In commissie al jaren problemen met het verkrijgen van de emailadressen van deze groep studenten. Naar verwachting is dit probleem voor de start van de Kick-In 2012 verholpen.

3.3

Het aanbieden van een zo consistent mogelijk programma zonder interfererende activiteiten;

Naast dit probleem blijkt dat een aantal (pre)masterstudenten niet deelneemt aan de Kick-In, omdat

Gezien het belang van de studentenverenigingen voor een feest in de stad aan het eind van de Kick-In,

ze geen interesse hebben in het opbouwen van een studentenleven in Enschede, hun reis nog niet

is ervoor gekozen om de Hengelo-avond plaats te laten vinden op de zaterdag in plaats van de laatste

helemaal geregeld hadden, part-time de (pre-)master volgen of al verschillende introductieperiodes

woensdag. De Pakkerijverenigingen sluiten na het eten op de zaterdag haar deuren, zodat iedereen mee

hebben meegemaakt in andere studentensteden. Uit de evaluatie is niet de exact te achterhalen wat de

gaat naar de activiteiten in Hengelo.

reden is dat het verschil in opkomstpercentage ten opzichte van de Kick-In 2010 zo drastisch verschilt.

2.3

Het maximaliseren van het aantal deelnemers bij de Kick-In-activiteiten;

Het aantal deelnemers dat aan de activiteiten meedoet groeit gestaag. Tijdens de Kick-In 2011 bezochten gemiddeld 150 deelnemers een activiteit. Precieze data hierover ontbreekt, hier zal komende Kick-In aandacht aan moeten worden besteed.

2.4

Mogelijkheden bekijken om te voorzien in introductie-activiteiten voor ITC-studenten;

Uit de evaluatie van de Kick-In 2010 blijkt dat introductie-activiteiten voor ITC-studenten niet kunnen plaatsvinden tijdens de Kick-In aangezien de jaarcycli van het ITC asynchroon loopt ten opzichte van de

Daarnaast is er sterk opgetreden tegen interfererende activiteiten waar Uniondeelnemers direct concurreren met het Kick-In programma. Hiermee tracht de Student Union een gelijk speelveld te houden voor haar Uniondeelnemers.

3.4

Bevordering van de integratie tussen verschillende groepen studenten tijdens de Kick-In, zoals Nederlandse en internationale studenten middels tenminste één concreet hierop gerichte activiteit;

Op de laatste woensdag heeft er een internationale activiteit plaatsgevonden. Studenten maken kennis met verschillende culturen uit verschillende landen. Hierbij waren zowel bachelor- als masterstudenten aanwezig. De internationale verenigingen zijn hier erg enthousiast over.

rest van de Universiteit Twente. Net als vorig jaar zullen de nieuwe ITC-studenten eind september een bezoek brengen aan de Campus.

3.1 In kaart brengen van verbeteringen van het doegroepensysteem en het uitvoeren van vervolgstappen; Er is gekeken naar verbeteringen van het doegroepensysteem. Doordat het systeem technisch sterk in elkaar zit en zo optimaal fungeert zijn verbeteringen op technisch gebied nauwelijks mogelijk. De Kick-In Commissie heeft in een vroeg stadium koepels en Uniondeelnemers betrokken om het doegroepensysteem zo goed mogelijk in te stellen.

3.2

Het aanbieden van inspraakmomenten voor Uniondeelnemers op het Kick-In-programma. Zowel voorafgaand aan als tijdens de evaluatie van de Kick-In;

De Kick-In Commissie heeft met de koepels en Uniondeelnemers evaluatiegesprekken gevoerd en inspraakmomenten georganiseerd ten behoeve van het programma en het doegroepensysteem. Diverse



STUDENT UNION UNIVERSITEIT TWENTE BASTILLE, KAMER 332 POSTBUS 217 7500 AE ENSCHEDE T: + 31 (0) 53-4898006 F: + 31 (0) 53-4894433 E: [email protected] I: WWW.STUDENTUNION.UTWENTE.NL

STUDENT UNION UNIVERSITEIT TWENTE JAARVERSLAG 2011

Recommend Documents