Jaarverslag 2002 Student Union Universiteit Twente

Kenmerk: SU 03/240

Jaarverslag 2002 Student Union Universiteit Twente

Enschede, 25 februari 2003 1

Missie en kerntaken Student Union

Student Union Missie Het bevorderen van de academische vorming en het welzijn van de studenten van de Universiteit Twente

Visie De Student Union ondersteunt de vorming van de UT-studenten door hun de mogelijkheid te bieden zichzelf te ontwikkelen en te ontplooien alsmede door een cultuur te creëren waarin zulks als vanzelfsprekend wordt gezien. De Student Union wil een bijdrage leveren aan de academische vorming van studenten door naast de vorming die het onderwijs biedt (vooral kennis), sociale (waaronder organisatorische en bestuurlijke) vaardigheden en het ondernemend vermogen van studenten te

Kerntaken Activismestimulering studenten en medewerkers op de UT bewust maken van het belang van activisme met name gericht op sociale vaardigheden, ondernemend vermogen en ontspanning studenten informeren over en het faciliteren van de mogelijkheden en de ondersteuning op het gebied van studentactivisme functioneren als centraal aanspreekpunt voor de studentenactiviteiten en het studentactivisme op de UT

Facilitering van welzijn studentenvoorzieningen in samenwerking met DiSC en het Facilitair Bedrijf primair inrichten en aan bieden, naar de vraag die bij studenten en studentenorganisaties leeft studenten zoveel mogelijk zeggenschap geven over eigen ondersteuning en instructie studenten tegen een laagdrempelige prijs gebruik laten maken van de voorzieningen 2

3

Samenvatting Het jaarverslag 2002 geeft een overzicht van de activiteiten die in 2002 door het bestuur van de Student Union én haar commissies ontplooid zijn. Hierbij gaat het om activiteiten die in de afgelopen jaren een structureel karakter hebben gekregen, maar vooral ook om nieuwe projecten die zijn opgepakt om verder invulling te geven aan de kerntaken van de Student Union: activismestimulering én het vergroten van het welzijn van studenten op de Universiteit Twente. Op het gebied van activismestimulering is er een breed scala aan activiteiten ontplooid, met twee belangrijke doelen: het nut en het plezier van activisme vergroten en bewustmaking van het belang van activisme. Op het eerste vlak is het Uniontrainingenprogramma voor studentbestuurders succesvol voortgezet en is er hard gewerkt aan het verder ontwikkelen van het Unionbeurzenprogramma en het vaardigheden- en reflectieprogramma. Aan de bewustmaking van het belang van activisme is gewerkt door activisme een aantal keer in een positief daglicht te zetten, bijvoorbeeld bij de centrale Propedeuse uitreiking. De projecten die ontplooit zijn op het raakvlak tussen activisme en onderwijs komen aan beide bovenstaande doelen tegemoet. Om te onderzoeken of een structurele koppeling mogelijk en zinnig is, is hieromtrent in 2002 een grootschalig onderzoek opgezet waar begin 2003 de resultaten bekend van zullen worden. Tevens zijn de kansen en bedreigingen van de invoering van het BaMa systeem met betrekking tot activisme in kaart gebracht, zodat verenigingen beter op deze ontwikkeling kunnen anticiperen. Hiernaast heeft het bestuur van de Student Union op het gebied van activismestimulering uitgebreid invulling gegeven aan haar overkoepelende rol: bij de herziening van de afstudeermaanden is een zeer actieve rol gespeeld om de belangen van de verenigingen zo goed mogelijk te behartigen en het Fonds Stimulering Activisme (FSA) is zo goed mogelijk gepromoot bij verenigingen, waardoor het fonds veel mooie activismeprojecten mogelijk heeft gemaakt. Tevens heeft het bestuur gewerkt aan centrale informatievoorziening over activisme en zijn verenigingen op verschillende manieren ondersteund. Om het welzijn van studenten te vergroten, is er door het bestuur van de Student Union invloed uitgeoefend op het beleid van de UT betreffende de studentenvoorzieningen (onder andere ten tijde van de reorganisatie), met name op het gebied van sport, cultuur en internationalisering. Hiernaast heeft het bestuur van de Student Union zelf een aantal concrete projecten onder handen gehad. Het belangrijkste en omvangrijkste project was wel de verbouwing van de Bastille: hét studentengebouw in wording! Met alle wensen van de gebruikers, waarvan 27 studentenorganisaties, is zo goed mogelijk rekening gehouden in het ontwerp, verhuis- en bouwproces, zodat begin 2003 het gebouw naar ieders tevredenheid kan worden opgeleverd. Voor het Watersportcomplex en de Pakkerij is zorggedragen door de beheerscommissies van de gebouwen, vanwege de verbouwing van de Bastille is hier relatief weinig aandacht van het bestuur voor geweest. Een andere commissie van de Student Union die in 2002 bijzonder veel werk heeft gezet, is de IntroductieKommissie, die in 2002 een zeer succesvolle introductie heeft neergezet. Wat betreft de Unionshop zijn er in 2002 ook de nodige ontwikkelingen geweest: de kopieerservice is uitbesteed aan Océ en de financiële administratie is teruggegaan naar de Universiteit Twente. Veel tijd is gestoken in het opzetten van een gezamenlijke boeken- en dictatenverkoop samen met de studieverenigingen; helaas is dit project in het voorjaar van 2002 geklapt. Tot slot is op ICT-gebied de realisatie van de Student Portal erg belangrijk: deze

4

veelbezochte portal, speciaal toegespitst op studenten, is een persoonlijke startpagina waarop alle relevante digitale systemen van de UT verzameld zijn en waarmee studenten makkelijk kunnen e-mailen en ftp-en. Zowel de Unionshop als de portal zijn in het november getroffen door de verwoestende brand in het TWRC gebouw, maar waren beiden naar omstandigheden snel weer operationeel. Het meest kenmerkende punt in 2002 op organisatorisch gebied is de invulling van het bestuur van de Student Union. Helaas hebben er bijna het gehele jaar maar vier personen in het bestuur gezeten waardoor iets minder projecten opgepakt zijn dan beoogd; dit blijkt ook uit het financiële verslag. Het aantal commissies is wel gegroeid: steeds meer studenten zetten zich in voor projecten van de Student Union. Ook is er in 2002 hard gewerkt aan het verder invullen en vormgeven van de administratieve en bedrijfseconomische ondersteuning. Een goede communicatie over (activiteiten van) de Student Union naar verschillende partijen naar de omgeving bleek in 2002 een belangrijk aandachtspunt: in de komende jaren mag hier nog nadrukkelijker aandacht aan besteed worden.

5

Actielijst Om snel een indruk te krijgen van de ontwikkelingen van de Student Union in 2002 is aan de hand van het samengevatte Actieplan uit het Jaarplan 2002 wederom een overzicht gemaakt met de behaalde resultaten ten opzichte van de gestelde doelen voor 2002. Hiertoe is het samengevatte actieplan 2002 met twee kolommen (de eerste twee) uitgebreid. De eerste kolom geeft aan in welk hoofdstuk/paragraaf van het jaarverslag informatie is opgenomen over betreffende onderwerp. De tweede kolom geeft aan of het betreffende doel (grotendeels) gehaald is ( ) of niet (N). Activismestimulering 3.1.1 3.1.1 3.1.1 3.1.1 3.1.2 3.1.2 3.3 3.3 3.4.4 3.4.3 3.4.3 3.4.3 3.4.5 3.4.5

Uniontrainingenprogramma Verdere uitwerking Uniontrainingenprogramma N Complete opzet trainingenprogramma begin elk collegejaar Opzetten digitale inschrijvingsmogelijkheid Organisatie doelstellingen- en reflectiesessies Unionbeurzenprogramma Evalueren viertal pilot-projecten Nadere invulling geven aan programma n.a.v. resultaten en ervaringen Aansluiting onderwijs en activisme Inventariseren mogelijkheden betere aansluiting onderwijs en activisme Bekijken welke aansluiting gemaakt kan worden m.b.t. de Bastille-verbouwing Onderzoek naar de kwaliteit en de kwantiteit van activisme binnen de UT N Instellen van een onderzoek naar de kwaliteit en kwantiteit van het studentactivisme binnen de Universiteit Twente Centrale informatievoorziening over studentenactivisme Continuering en verdere uitdieping rol SU als centrale informatieverstrekker Centralisatie informatie over diverse ondersteuningsmogelijkheden (opzet activismefolder) Verdere uitwerking interesseformulieren eerstejaarsstudenten Ondersteuning verenigingen op personeel en materieel vlak N Inventariseren behoefte van deelnemers aan ondersteuning op juridisch en financieel vlak. Bekijken van mogelijkheden voor het instellen van spreekuren N Inventariseren van behoefte en mogelijkheden voor materiele ondersteuning

Facilitering van welzijn 4.1.2 4.1.2 4.1.2 4.1.2 4.1.2 4.2.1 3.4.5 3.4.5 4.3

Bastille

Opzetten beheersstructuur Bastille Verbouwing/verhuizing/ Bastille N Opening Bastille De Pakkerij en het Watersportcomplex N Gezamenlijke vaststelling onderhoudsprogramma Bepaling dagelijks beheer door FB, de SU en de gebruikers Unionpluskaart en andere voorzieningen N Inventariseren mogelijkheden voor prijsverlaging Unionpluskaart Gezamenlijke Inkoop Projecten (GIP) en studentenkortingen N Uitbreiding GIP-commissie Opzetten nieuwe GIP-projecten Enschede Studentenstad N Periodiek overleggen met vertegenwoordigers van de gemeente Enschede

6

Organisatie & Omgeving Student Union Commissies en bedrijfsactiviteiten 4.1.3

Begeleiding IK 2002

4.1.7 5.1.4

Continuering werkzaamheden ICT-commissie als klankbordgroep N

Opzetten SU-studentenpool

Student Union Enterprises 5.4

Herzien van het huidige winkelconcept. Koepels

5.6

Intensiever betrekken bij bepalen beleid op het gebied van studentenvoorzieningen door o.a. naast het koepeloverleg, individuele werk overleggen te voeren. (Studenten-)organisaties

5.5

Maandelijks organiseren van informele bijeenkomsten met studentbesturen. Internationale studenten Organiseren van een tweetal voorlichtingsbijeenkomsten voor internationale studenten

4.1.6 4.1.6 4.1.6

Uitbreiden Engelstalige informatievoorziening N

Bestuderen mogelijke rol PITS bij koepeloverleg

Oud (alumni) bestuurders 5.1.2 5.1.5

Uitbouwen contacten met PRIUS Universiteit Twente Periodiek voeren van werkoverleg met CvB

5.1.5 5.8 5.8 5.8 5.9.1

N Bedrijven N

5.9.2

N

5.10 4.1.2

Met DiSC vormgeven van beleid op het gebied van studentenvoorzieningen Met beheerscommissie en het Facilitair Bedrijf beheer en exploitatie Uniongebouwen vormgeven Met Bureau Communicatie de informatievoorziening/voorlichting richting scholieren verder vormgeven Contact zoeken met faculteiten voor betere aansluiting onderwijs en activisme Afsluiten nieuwe partnerships Opzetten Student Union Business Club

Andere onderwijsinstellingen Onderzoeken mogelijkheid van een betere afstemming over gebruik voorzieningen en afstemming bij introductieperiode Media Opzetten PR-campagne rond de verbouwing/oplevering Bastille

Extra resultaten 3.4.1 3.3 3.4.2 3.2.1 3.4.5 3.4.3 3.4.5 4.1.1 4.1.7 4.1.6 4.1.4 4.1.7 4.4 5.1.3 5.1.5 5.9

Activismestimulering Actieve rol spelen bij herziening systeem afstudeermaanden Onderzoeken en communiceren gevolgen BAMA op activisme Beheer Fonds Stimulering Activisme Bewustmaking belang activisme: P-uitreiking, activismeprijs, Unioncultuurprijs Ondersteuning getroffen studentenorganisaties door brand in TWRC Opzet verenigingsportal ter verbetering informatievoorziening Actieve rol bij herziening Raad van Toezicht Bedrijvendagen Facilitering van welzijn Voorstel squashhallen verder uitwerken Realiseren van studentportal en opzet verenigingsportal Engelstalige folder voor internationale verenigingen over studentenleven aan UT Onderzoeken mogelijkheden integratie verkoop van dictaten en studieboeken Lichtkrant: opzetten berichtensysteem voor studenten en verenigingen door nieuw electronica. Festiviteiten: organisatie twee Unionfeesten en Dies Organisatie & Omgeving Verwerven nieuwe bedrijfseconomisch adviseur en nieuwe secretariële ondersteuning Opzetten en invullen nieuwe website Invulling geven aan huidige partnerships

7

Inhoudsopgave Voorwoord ......................................................................................................................................................................... 9 1 Inleiding ................................................................................................................................................................ 10 2 Bericht van de Raad van Toezicht......................................................................................................................... 11 2.1 Plaats en taken van de raad binnen de Union-organisatie .......................................................................... 11 2.2 Wat is er gebeurd en wat had de raad daarmee van doen? ........................................................................ 11 2.3 Werkwijze ................................................................................................................................................... 11 2.4 Concluderend ............................................................................................................................................. 12 2.5 Samenstelling van de raad ......................................................................................................................... 12 3 Activismestimulering.............................................................................................................................................. 13 3.1 Nut & plezier activisme ............................................................................................................................... 13 3.1.1 Uniontrainingenprogramma ................................................................................................................... 13 3.1.2 Unionbeurzen ........................................................................................................................................ 14 3.2 Bewustmaking belang activisme ................................................................................................................. 14 3.2.1 P-uitreiking en activismeprijs ................................................................................................................. 14 3.2.2 Unioncultuurprijs.................................................................................................................................... 14 3.3 Aansluiting Onderwijs en Activisme ............................................................................................................ 15 3.4 Centraal aanspreekpunt.............................................................................................................................. 16 3.4.1 Herziening verdeling afstudeermaanden................................................................................................ 16 3.4.2 Fonds Stimulering Activisme ................................................................................................................. 16 3.4.3 Centrale informatievoorziening over activisme....................................................................................... 17 3.4.4 Onderzoek kwaliteit & kwantiteit activisme............................................................................................. 17 3.4.5 Ondersteuning studentenorganisaties ................................................................................................... 17 4 Facilitering van welzijn .......................................................................................................................................... 20 4.1 Studentenvoorzieningen inrichten en aanbieden naar de vraag .................................................................. 20 4.1.1 Sport- en Cultuurvoorzieningen ............................................................................................................. 20 4.1.2 Uniongebouwen .................................................................................................................................... 21 4.1.3 Introductie 2002..................................................................................................................................... 26 4.1.4 Unionshop: dictatenverkoop .................................................................................................................. 26 4.1.5 Studentondernemerschap: USE ............................................................................................................ 27 4.1.6 Internationalisering ................................................................................................................................ 27 4.1.7 ICT-voorzieningen ................................................................................................................................. 28 4.2 Laagdrempelige prijs bij gebruik voorzieningen........................................................................................... 29 4.2.1 Unionpluskaart ...................................................................................................................................... 29 4.3 Enschede Studentenstad............................................................................................................................ 29 4.4 Studentenkortingen en festiviteiten ............................................................................................................. 30 5 Organisatie & omgeving ........................................................................................................................................ 31 5.1 Student Union bestuur ................................................................................................................................ 31 5.1.1 Samenstelling en bestuurswisselingen .................................................................................................. 31 5.1.2 Contact met oud (alumni) bestuurders................................................................................................... 32 5.1.3 Personele ondersteuning Student Union................................................................................................ 32 5.1.4 Student Union Commissies ................................................................................................................... 33 5.1.5 Communicatiebeleid .............................................................................................................................. 33 5.2 Raad van Toezicht Stichting Student Union ................................................................................................ 34 5.3 Raad van Advies Stichting Student Union................................................................................................... 34 5.4 Student Union Enterprises BV .................................................................................................................... 34 5.5 Deelnemers Stichting Student Union .......................................................................................................... 35 5.6 Koepels ...................................................................................................................................................... 35 5.7 Studentenorganisaties buiten Enschede ..................................................................................................... 35 5.8 Universiteit Twente ..................................................................................................................................... 35 5.9 Bedrijven .................................................................................................................................................... 36 5.9.1 Partnerships .......................................................................................................................................... 36 5.9.2 Partnershipscommissie ......................................................................................................................... 36 5.10 Andere onderwijsinstellingen ...................................................................................................................... 36 6 Financieel jaarverslag 2002................................................................................................................................... 37 6.1 Meerjarenraming ........................................................................................................................................ 37 6.2 Nieuwe administratie .................................................................................................................................. 37 6.3 Bezuinigingen UT ....................................................................................................................................... 37 6.4 Deelneming Student Union Enterprises ...................................................................................................... 37 6.5 Afrekening .................................................................................................................................................. 38 6.5.1 SU Bestuur............................................................................................................................................ 38 6.5.2 SU projecten ......................................................................................................................................... 40 6.5.3 SU Unionpluskaart, Koepels en Subsidies............................................................................................. 41 6.5.4 SU gebouwen........................................................................................................................................ 41 6.5.5 SU partners ........................................................................................................................................... 41

8

Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2002 van de Student Union Universiteit Twente. Het jaarverslag dient als verantwoording van de ondernomen activiteiten en besteding van de beschikbaar gestelde budgetten. Het bestuur van de Student Union heeft in 2002 zowel projecten uitgevoerd die beschreven staan in het Jaarplan 2002 (voortkomend uit het Strategisch Plan) als activiteiten ontplooid die voortgekomen zijn uit actuele ontwikkelingen in de organisatie of de omgeving van de Student Union in 2002. Gezien het feit dat de Student Union bijna het gehele jaar door slechts vier bestuurders bestuurd is, zijn er minder projecten opgepakt dan gehoopt. Desalniettemin is er keihard doorgewerkt aan het verder opbouwen van de organisatie en het boeken van concrete resultaten, die in dit jaarverslag duidelijk beschreven worden. De meeste projecten zijn zonder meer geslaagd; uit enkele andere, moeizaam verlopen projecten is lering getrokken voor de toekomst. Al met al is er wederom een stap voorwaarts gemaakt: met de door én voor studenten gerealiseerde projecten is de meerwaarde van de Student Union in 2002 verder vergroot. Niet alleen voor de Student Union als organisatie, maar ook voor de bestuurders van de Student Union was 2002 een uiterst leerzaam jaar. Dankzij de vele mogelijkheden om uitdagingen aan te gaan en een prettige werksfeer betalen de vele (late) uren werk zich dankbaar terug in een enorme hoeveelheid ervaring én een mooie tijd om op terug te kijken. Veel van de activiteiten die in dit jaarverslag beschreven staan, waren niet mogelijk geweest zonder de inzet van veel studenten, studentbestuurders en medewerkers (zie bijlage 1). Het bestuur wil deze mensen bij deze heel hartelijk bedanken voor hun tijd en energie, waarmee een verdere groei van de Student Union mogelijk is gemaakt. Enschede, februari 2003 Bestuur januari 2002-februari 2002 Tijmen Augustijn Maarten Bekking Arnout Brouwers Pieter Meijers Jurgen Schutte Leonie van der Steen Bestuur februari 2002-september 2002 Tijmen Augustijn Michiel Coolen Pieter Meijers Leonie van der Steen

Bestuur september 2002-december 2002 Michiel Coolen Lieneke Hohmann Marieke van der Lans Guido van Lammeren Peter Schouten (tot 1 november 2002)

9

1 Inleiding De Student Union is een voor Nederland unieke overkoepelende organisatie van studentenorganisaties. Opgericht in 1999 is de Student Union als organisatie nog relatief jong. In 2002 is hard gewerkt aan het verder vormgeven van de organisatie en het verder concreet maken van activiteiten. Dit verslag beschrijft de ontwikkeling die de Student Union in 2002 heeft doorgemaakt. Er is verder gebouwd aan de realisatie van het herziene Strategisch Plan 20002004 en er is ingespeeld op zoveel mogelijk relevante ontwikkelingen in de omgeving van de Student Union. Het Jaarverslag 2002 is zowel voor het bestuur als voor de organisatie Student Union als geheel bedoeld: deelnemers, koepels en het bestuur tezamen, als voor de directe omgeving van de Student Union (Universiteit Twente). Door dit jaarverslag te lezen, kan verder inzicht gekregen worden in de activiteiten en mate van groei van de Student Union, zodat voor eenieder duidelijk is vanaf welke basis in 2003 verder gewerkt kan worden. De indeling van het Jaarverslag is gebaseerd op de twee kerntaken van de Student Union, activismestimulering en facilitering van welzijn. Alle activiteiten die door de Student Union in 2002 ontplooid zijn, komen terug in de hoofdstukken die hieraan gewijd zijn. Tevens wordt verder ingegaan op de organisatie van de Student Union en haar relatie met de omgeving. Tot slot wordt een financiële onderbouwing gegeven van de activiteiten die in 2002 ontplooid zijn. Hoofdstuk 2 is een bericht van de Raad van Toezicht van de Student Union. Hierin geeft de Raad van Toezicht haar visie op de ontwikkelingen binnen de Student Union. In hoofdstuk 3 staat beschreven hoe aan de kerntaak van de Student Union activismestimulering invulling wordt gegeven. In paragraaf 3.1 wordt het nut en het plezier van activisme toegelicht, alsmede op welke wijze dit onder de aandacht van studenten is gebracht. Vervolgens wordt in paragraaf 3.2 ingegaan op de manier waarop de Student Union UT-breed het belang van studentactivisme benadrukt. Paragraaf 3.3 behandelt op welke manier in 2002 een relatie tussen onderwijs en activisme is gelegd en paragraaf 3.4 beschrijft de functie van de Student Union als overkoepelend orgaan voor studenten en studentenorganisaties. Hoofdstuk 4 behandelt de diverse projecten waar de Student Union in 2002 mee bezig is geweest op faciliterend gebied. In paragraag 4.1 staat beschreven op welke studentenvoorzieningen (mede) dankzij de Student Union zo goed mogelijk vraaggericht aangeboden zijn: sport- en cultuurvoorzieningen, de drie Uniongebouwen, de introductie 2002, dictatenverkoop in de Unionshop, faciliteiten voor studentondernemerschap en voorzieningen op het gebied van internationalisering en ICT. In paragraaf 4.2 wordt de Unionpluskaart besproken. Enschede Studentenstad komt in paragraaf 4.3 aan de orde en de door de Student Union gerealiseerde studentenkortingen en festiviteiten in paragraaf 4.4. Hoofdstuk 5 beschrijft de interne organisatie van de Student Union in 2002, bestaande uit het bestuur (paragraaf 5.1), de Raad van Toezicht en de Raad van Advies (paragraaf 5.2 en 5.3). De ontwikkelingen van Student Union Enterprises B.V. staan beschreven onder paragraaf 5.4, waarna de relatie met de deelnemers van de Student Union en de koepels volgt in paragraaf 5.5 en 5.6. De contacten met de studentenorganisaties buiten Enschede staat in paragraaf 5.7. Een toelichting op de verhouding tussen de Student Union en de Universiteit Twente, alsmede de Student Union met haar partners staat in paragraaf 5.8 en 5.9. In hoofdstuk 6 staat de jaarrekening 2002 weergegeven, alsmede een toelichting hierop.

10

2 Bericht van de Raad van Toezicht 2.1 Plaats en taken van de raad binnen de Union-organisatie De raad is belast met het houden van toezicht op het bestuur en kent als belangrijkste formele taken het benoemen en ontslaan van het Unionbestuur, besluitvorming omtrent begroting, afrekening, jaarplan en jaarverslag. Voorts heeft de raad een sterk coachende rol en geeft zij advies aan het bestuur gedurende het jaar en op belangrijke keuzemomenten. De raad van toezicht is ingesteld bij de oprichting van de stichting Student Union en haar raadsleden worden door de deelnemers gekozen tijdens de deelnemersraadvergadering. De vier studentleden worden ieder door hun eigen sector voorgedragen, de drie niet-studentleden worden voorgedragen door achtereenvolgens het college van bestuur UT, het Unionbestuur en door de raad van toezicht zelf. Uit de raad zelf worden bovendien drie leden gekozen voor de Vertrouwenscommissie. De vergaderingen van de raad zijn besloten en worden gehouden zowel met als zonder het bestuur van de Student Union. De raad is in 2002 acht keer bijeen geweest.

2.2 Wat is er gebeurd en wat had de raad daarmee van doen? Het bestuur heeft het afgelopen jaar mede leiding gegeven aan de verbouwing van de Bastille en daarmee de creatie van een in potentie bruisend studentengebouw. Voorts heeft het bestuur hard gewerkt om de exploitatie van de Bastille vorm te geven. De raad is in haar toezichthoudende rol vrijwel het gehele jaar betrokken geweest bij het Bastilleproces en is erg tevreden over de inzet van het bestuur en de resultaten die zijn geboekt. Het feit dat het bestuur in de eerste helft en het laatste kwart van het jaar slechts 4 functionarissen kende is van belang voor de realisaties van afgelopen jaar. De raad betreurt echter dat het project boeken en dictaten is mislukt en daarom is op verzoek van de raad een evaluatie opgesteld die is gebruikt om inzicht te krijgen in de factoren die dergelijke belangrijke projecten doen stranden. De raad hoopt dat komend jaar meer concrete projecten worden afgerond. Deze projecten kunnen echter niet van de grond komen zonder een gezonde financiële basis. Daarom heeft de raad het jaarplan 2003 in eerste instantie afgekeurd. De raad heeft het bestuur sterk aangeraden ten aanzien van partnerships en de eigen verdiencapaciteit een actiever beleid te voeren. Tot nu toe zijn nog onvoldoende partnerships binnengehaald. Wel is eind 2002 een bedrijfseconomisch adviseur aangetrokken en de raad verwacht dat hierdoor vooruitgang wordt geboekt ten aanzien van het financiële beleid. Met behulp van het FSA is het afgelopen jaar een aantal projecten gerealiseerd. Het FSA is op dit moment leeg en de raad hoopt dat ondanks de huidige financiële situatie op de UT het CvB het FSA opnieuw zal vullen. De raad is tevreden over het onderzoek ‘Onderwijs en activisme en het academisch curriculum aan de UT’, dat met behulp van het FSA wordt gefinancierd. De raad hoopt dat de resultaten van dit onderzoek bij kunnen dragen aan een juiste inpassing van activisme en academische vorming in de nieuwe onderwijsvormen.

2.3 Werkwijze De koerswijziging met plan,resultaat&risico, die in 2001 is ingezet, is het afgelopen jaar doorgezet. Desondanks ziet de raad nog steeds dat de Unionorganisatie veel tijd kwijt is aan overleg, formuleren van beleid en evaluatie. De raad onderstreept nogmaals dat het bestuur een zelfstandiger koers vaart met betrekking tot besluitvorming, waarmee voorkomen wordt dat plannen tot in de kleinste details met iedereen worden besproken. De jaren van opstart van de Union organisatie zijn voorbij. Niet langer kan bij elke tegenslag het handje worden opgestoken worden naar het CvB waardoor zelfstandigheid, ook economisch, een sleutelwoord is. De ecomische trend helpt hierin niet mee en het zal er in de toekomst op aan komen een financiële afweging te maken bij zaken die het bestuur alsook de organisatie willen aanpakken.

11

2.4 Concluderend Met de feestelijke opening van de Bastille in mei krijgt de Unionorganisatie er een studentengebouw bij, waar men trots op kan zijn en waarmee wij ons kunnen meten met de Unions elders in de wereld. De raad hoopt van harte dat de inspanningen van afgelopen jaar ook het komende en de daaropvolgende jaren worden benut om de Bastille tot een bruisend studentengebouw te maken en het studentenactivisme nog sterker te stimuleren. Het bestuur heeft het afgelopen jaar met veel inzet en enthousiasme verschillende projecten aangepakt en heeft aangetoond dat de Unionorganisatie onlosmakelijk is verbonden met het ondernemende karakter van de Universiteit Twente.

2.5 Samenstelling van de raad De raad kende in het jaar 2002 de volgende samenstelling: Periode januari 2002 tot oktober 2002 Mark de Jonge (student, voorzitter) Dave Blank (namens SU-bestuur) Leo Goedegebuure (namens college van bestuur UT) Jeroen Teelen (extern) (vanaf maart) Wietse Balkema(student) Bart Blaauwendraad (student) Corrina Klijn (student) Periode oktober 2002 tot december 2002 Frouckje Hovenkamp (student, voorzitter) Dave Blank (namens SU-bestuur) Leo Goedegebuure (namens college van bestuur UT) Jeroen Teelen (extern) Jochem Schut (student) Wietse Balkema (student) Jiri van Straelen (student)

12

3 Activismestimulering Activismestimulering is één van de twee kerntaken van de Student Union. Onder activisme wordt het verrichten van vrijwilligerswerkzaamheden voor en door studenten verstaan. Binnen activismestimulering worden vier categorieën onderscheiden waar in 2002 invulling aan is gegeven om studenten meer en beter actief te krijgen: het stimuleren van het nut en het plezier van activisme (paragraaf 3.1), de bewustmaking van het belang van activisme (paragraaf 3.2), de koppeling tussen onderwijs en activisme (paragraaf 3.3) en het vormen van een centraal aanspreekpunt op het gebied van activisme (paragraaf 3.4).

3.1 Nut & plezier activisme Het vergroten van het nut en plezier van activisme is net als in voorafgaande jaren hoofdzakelijk vormgegeven middels het Uniontrainingenprogramma. Tevens is gewerkt aan de verdere opzet van het vaardigheden- en reflectieprogramma, een uitbreiding van het gewone trainingenprogramma. Tot slot is een start gemaakt met het Unionbeurzenprogramma middels een pilot en bijbehorende evaluatie.

3.1.1

Uniontrainingenprogramma

In 2002 is met succes verder gewerkt aan het vormgeven van het Uniontrainingenprogramma. De trainingen voor studentbestuurders worden in veel gevallen gezamenlijk met grote bedrijven georganiseerd en blijken, getuige de hoge opkomst (gemiddeld zo’n 30 studentbestuurders) en enthousiaste reacties van deze actieve studenten, een groot succes. Sinds september worden er enquêtes afgenomen na de training. De reacties waren overwegend positief, de waardering daarnaast ook. Verder zijn uit de enquêtes veelal praktische tips gekomen en een enkele keer echte kritiek. Dit wordt ook allemaal doorgestuurd naar het betreffende bedrijf waarna een gezamenlijke evaluatie kan plaatsvinden. Verder was het de bedoeling dat er vanaf 2002 aan het begin van het collegejaar het complete trainingenprogramma voor dat jaar bekend zou zijn. Dit is helaas nog niet gerealiseerd. Wel is drie maanden van te voren bekend wanneer er welke training plaatsvindt en staat informatie daarover op de Student Union website. Tot slot is er een digitaal inschrijfsysteem gemaakt, waardoor verenigingsbestuurders zich gemakkelijker in kunnen schrijven en de organisatie van de trainingen soepeler verloopt. Het inschrijfsysteem zal begin 2003 in gebruik worden genomen zodra de verenigingsportal [4.1.7] gereed is, vanwege de koppeling van de beide systemen. In 2002 zijn de volgende trainingen gerealiseerd: • 9 januari - Branding the Organization (Proctor&Gamble) • 8&9 februari - Besturen op niveau (Studium Generale) • 7 maart - Constructief Confronteren (KPN) • 3 april - Persuasive Selling (Proctor&Gamble) • 22 mei - Archiveren & Verenigings- en Stichtingsrecht (docenten/medewerkers UT) • 5 juni - Creatief Denken (COCD ) • 27 september - Effectief Communiceren (Boston Consulting Group) • 11&12 oktober - Omgaan met Kritiek (Studium Generale) • 6 november - Projectmatig werken (TwijnstraGudde) • 20 november - Strategievorming (Bain & Company) • 17 december - Facilitering van Workshops (Quintel Management Consulting) Vaardigheden en reflectiegroepenproject In 2001 is het idee ontstaan om onder het Uniontrainingenprogramma een doelstelling- en reflectiesessie te gaan geven. Twee studenten hebben het kader uitgewerkt, resulterend in een opzet voor het vaardigheden & reflectiegroepen project, zoals het vervolgens genoemd is. Door middel van dit project wordt studentbestuurders de gelegenheid geboden onder begeleiding van een docent bepaalde, vooraf gedefinieerde competenties te verbeteren. Dit

13

komt ten goede aan de vorming van de student, de betrokkenheid van de docent bij activisme en verbetert het functioneren van de student binnen zijn of haar bestuursfunctie. Op deze manier worden studenten bewust van de competenties die zij tijdens hun bestuursjaar verwerven. Eind 2002 bevindt het project zich helaas nog steeds in de opstartfase. Om het project nieuw leven in te blazen, zijn er eind 2002 nieuwe studenten gevonden die het project verder willen uitwerken en in 2003 een start zullen maken met het pilotprogramma van het project.

3.1.2

Unionbeurzen

Met het Unionbeurzenprogramma is de Student Union in staat studenten van de Universiteit Twente in het buitenland activiteiten te laten ontplooien. Het doel van dit programma is om meer te weten te komen over activisme in het buitenland, het financieel ondersteunen van studenten die naar het buitenland afreizen en het internationale studentennetwerk ook op het activismeniveau uit te breiden. Daarnaast is dit een manier om studenten die in (de beginjaren van) hun studententijd erg actief zijn geweest te belonen en de kennis die zij daarbij hebben opgedaan te benutten. In 2002 is de pilotfase van het Unionbeurzenprogramma afgerond met vijf enthousiaste ‘ proef’ studenten. Alle deelnemers hebben een verslag gemaakt dat door de jury is beoordeeld. Naar aanleiding van de resultaten, die zeer verschillend waren, is er een evaluatie gemaakt. Uit deze evaluatie bleek dat het programma op zich heel goed in elkaar stak, maar dat de eisen en opdrachten duidelijker moeten zijn voor de deelnemers om ook daadwerkelijk goede resultaten te kunnen opleveren. Deze evaluatie heeft in de zomer van 2002 geleid tot de definitieve opzet van het Unionbeurzenprogramma. Er ligt nu een duidelijk stuk, waarin iedere geïnteresseerde precies kan lezen wat de bedoeling, opzet en randvoorwaarden zijn. Tenslotte is ook de communicatie van het programma en de resultaten hiervan (o.a. middels een Unionbeurzen-website) als belangrijk aandachtspunt uit de evaluatie naar voren gekomen. Helaas is door tijdsgebrek deze website in 2002 nog niet opgezet, dit staat voor begin 2003 op het programma.

3.2 Bewustmaking belang activisme Activisme is belangrijk omdat het bijdraagt aan de academische vorming van studenten. Zowel door UT-studenten als door medewerkers op de UT wordt het belang van activisme echter nog niet volledig ingezien. In 2002 is door het Unionbestuur middels diverse activiteiten de aandacht op dit belang gevestigd.

3.2.1

P-uitreiking en activismeprijs

Om studenten en hun ouders bewust te maken van het belang van activisme, heeft de Student Union een belangrijke rol vervuld tijdens de centrale, groots opgezette P-uitreiking, die op 27 september 2002 plaatsvond. Allereerst heeft Bernd Vinke, oud-Unionbestuurder, een toespraak gehouden voor alle geslaagden. Hij is nu werkzaam bij ING en van daaruit heeft hij het belang van activisme, zowel vanuit het perspectief van het bedrijfsleven, als vanuit zijn ervaringen als studentbestuurder benadrukt. De reacties op deze toespraak waren zeer positief. Daarnaast is ook dit jaar weer van deze gelegenheid gebruik gemaakt om de Union – activismeprijs uit te reiken. Uit een viertal genomineerden is Tim Postema (zowel actief bij AEGEE-Enschede als studievereniging Stress) als winnaar naar voren gekomen. Hij heeft een oorkonde en een ballonvaart gewonnen. Tenslotte is tijdens de borrel na afloop door middel van informatiestandjes en een team van activisme-promotende koepelbestuurders ook op een persoonlijke manier getracht het activisme te promoten. Helaas was de respons van studenten en hun ouders hierop niet overweldigend. Voor de P-uitreiking in 2003 zal deze opzet aangepast moeten worden.

3.2.2

Unioncultuurprijs

Tijdens de Open Podium voorstelling van cultuurkoepel Apollo is ook in 2002 de jaarlijks uitgereikte Unioncultuurprijs uitgereikt, waar de sector cultuur extra mee in het zonnetje gezet wordt. De prijs is gewonnen door de Clutcie, de commissie die de grote voorstelling van Romeo & Julia in samenwerking met vele verschillende cultuurverenigingen heeft opgezet. Gezien hun positieve bijdrage aan het ‘gezamenlijk’ in zeer korte tijd neerzetten van een grote activiteit en de

14

vele mensen die de voorstelling enthousiast gemaakt heeft voor cultuur op de UT. De winnaar heeft een kunstwerk en een geldbedrag gewonnen. Dit bedrag van 350 dient beteed te worden aan een cultureel doel gelieerd aan de UT/Student Union.

3.3 Aansluiting Onderwijs en Activisme Vanaf september 2001 is er een portefeuillehouder onderwijs in het Student Union bestuur aangesteld, die zich bezig houdt met activiteiten op het raakvlak tussen onderwijs en activisme. De invulling van deze portefeuille is in 2002 een belangrijk aandachtspunt geweest. De nadruk heeft hierbij gelegen op het onderzoeken van de relatie tussen onderwijs en activisme. Tevens is aandacht besteed aan de gevolgen van de invoering van de Bachelor-Master structuur voor het activisme. Onderzoek naar de koppeling tussen onderwijs en studentactivisme Het Student Unionbestuur is zich al enkele jaren bewust van de noodzaak om een koppeling tussen studentactivisme en academisch onderwijs te leggen. Deze noodzaak komt voort uit twee factoren: (1) De vrees voor afnemend activisme veroorzaakt door ontwikkelingen als de invoering van het bachelor-master (BaMa) systeem, prestatiebeurzen, toenemende internationalisering, demografische ontwikkelingen e.d. en (2) de veranderende onderwijsfilosofie die zich steeds meer richt op het ontwikkelen van relevante competenties in plaats van pure kennisverwerving. Door onderwijs en activisme op elkaar af te stemmen, kunnen zij elkaar inhoudelijk versterken. De mogelijke koppeling draagt daarom zowel bij aan het nut van activisme, als aan het duidelijk maken van het belang van activisme. Om de mogelijke relatie tussen onderwijs en activisme inzichtelijk te maken, is er in 2002 een onderzoek opgezet, getiteld ‘Studentactivisme en het academisch curriculum aan de Universiteit Twente’ . In juni is een start gemaakt met het onderzoek. Gezien het activismestimulerende karakter, wordt het gehele onderzoek gefinancierd uit het Fonds Stimulering Activisme (zie 3.4.3). Het wordt uitgevoerd door studente Hèleni Kernkamp, die het onderzoek uitvoert in het kader van haar afstuderen, in samenwerking met een aantal experts op onderwijsgebied. Het onderzoek bestaat uit een viertal fasen, waarvan in 2002 de eerste twee fases zijn afgerond. Aan de hand van een gedegen literatuuronderzoek is in de eerste fase van het onderzoek een solide conceptueel kader opgesteld. Dit kan gezien worden als een abstract kader dat weergegeven is in competenties en dient als vertrekpunt voor het empirische gedeelte, dat in de tweede fase van het onderzoek een plaats krijgt. De vier universiteiten waar empirische onderzoek wordt gedaan, zijn: The University of Pennsylvania (Philadelphia, Pennsylvania), The University of Bradford (Bradford), The University of Helsinki (Helsinki) en Alverno College (Wisconsin). In december 2002 is deze tweede fase afgerond. De resultaten zijn per universiteit verschillend, maar wel zeer interessant en bruikbaar voor het onderzoek. In 2003 zal er verder worden gewerkt aan een aantal scenario’s voor de Universiteit Twente en een afsluitend symposium, waarmee de discussie over het hoe en waarom van de koppeling tussen onderwijs en activisme UT breed opgestart kan worden. In de praktijk is de koppeling tussen onderwijs en activisme bij de Student Union zelf met name bij het bouwproces van de Bastille gelegd: door middel van een stage en diverse excursies en artikelen voor CT&M - studenten. Stuurgroep BaMa & Activisme Met name met het oog op de invoering van het bachelor-masterstelsel in september 2002 heeft het Student Union bestuur een stuurgroep in het leven geroepen die zich gebogen heeft over de volgende centrale vraag: Wat zouden de eventuele gevolgen kunnen zijn van de invoering van het bachelormasterstelsel voor het studentactivisme aan de Universiteit Twente en hoe zouden de bij de Student Union aangesloten verenigingen hierop kunnen en moeten anticiperen? In 2002 is de stuurgroep (bestaande uit studenten uit verschillende studentenorganisaties) regelmatig bij elkaar gekomen om deze vraag uit te splitsen in verschillende deelvragen (o.a. op het gebied van de komst van internationale studenten en een sabbatical year activisme).

15

Resultaten van discussies over deze deelvragen, zijn medio 2002 naar alle deelnemers gestuurd, om de interne discussie in verenigingen te vergemakkelijken. Bovendien heeft de Stuurgroep BaMa & Activisme een teletopsite tot haar beschikking gekregen waarop informatie met betrekking tot de invoering van het bachelor-masterstelsel aan de Universiteit Twente gearchiveerd is en waarop een verenigingsbrede discussie plaatsvindt over de mogelijke knelpunten die deze invoering met zich mee zou kunnen brengen.

3.4 Centraal aanspreekpunt De Student Union vormt het overkoepelende orgaan van en voor studenten en studentorganisaties van de Universiteit Twente op het gebied van studentenactiviteiten en studentactivisme. Om aan deze functie inhoud te geven én gebruik te maken van deze centrale positie, heeft het Student Union bestuur een divers aantal projecten uitgevoerd: een actieve rol bij de herziening van de verdeling afstudeermaanden, beheer van het Fonds Stimulering Activisme, de ontwikkeling van de activismestimulerende- en verenigingsportal, de activismefolder en de ondersteuning van studentenorganisaties.

3.4.1

Herziening verdeling afstudeermaanden

Ook de studentengemeenschap kon niet gespaard blijven van de bezuinigingsronde op de UT en in november kwam de werkgroep afstudeerregelingen (WAR) met een ‘overgangsregeling’ waardoor de teruggang in maanden geleidelijk ingevoerd kon worden. De Student Union en de koepels zagen echter niet het nut in van vervroegde teruggang in maanden en zijn hier -met succes- tegenin gegaan. Vanaf dat moment zijn de koepels en de Student Union door de WAR betrokken bij de vorming van nieuwe voorstellen. De herziening van de verdeling van de afstudeermaanden is een project dat erg veel tijd heeft gekost vanwege de actieve rol die de portefeuillehouder Interne Betrekkingen hierin gespeeld heeft. Ondanks enkele kritische opmerkingen op dit vlak van de Raad van Toezicht heeft het bestuur toch gekozen dit project intensief te begeleiden, om de belangen van haar verenigingen zo goed mogelijk te behartigen. Gedurende bijna tien maanden (november 2001 tot september 2002) is de portefeuillehouder Interne Betrekkingen zowel leidend geweest in de verdeling van de toegewezen maanden tussen de koepels (tussen de verenigingen is overgelaten aan de koepels) als tussen de ongekoepelde organisaties. Met de eerst genoemden zijn de landelijke regelingen verkend, is de redenatie achter de oude verdeling onderzocht en is nagedacht over het belang van afstudeermaanden. Dit heeft erg veel tijd gekost, een tijdsbesteding die volgens sommige koepels ook wel beperkt had kunnen worden, maar uiteindelijk wel tot een weloverwogen beslissing heeft geleid. Onder leiding van het bestuur van de Student Union zijn ook de ongekoepelde verenigingen aan de slag gegaan met de verdeling van hun afstudeermaanden. Besloten is dat voor deze verenigingen het bestuur van de Student Union verantwoordelijk is voor de verdeling van de afstudeermaanden. De geïnvesteerde tijd heeft geresulteerd in een verdeling tot tevredenheid van (bijna) alle honderd betrokken verenigingen en een betere relatie tussen het bestuur van de Student Union en de ongekoepelde organisaties en deze organisaties onderling.

3.4.2

Fonds Stimulering Activisme

De Student Union heeft in 2002 voor het laatste jaar het Fonds Stimulering Activisme (FSA) beheerd. De Raad van Toezicht van de Student Union kende aanvragen boven de 500 euro al dan niet toe; het bestuur van de Student Union begeleidde en selecteerde de aanvragen. Op een actieve manier is getracht om dit geld op een goede manier te besteden. Vele studenten(organisaties) zijn aangespoord om projecten te realiseren die direct van invloed zijn op het studentactivisme van de Universiteit Twente. De volgende projecten zijn in 2002 door het FSA ondersteund: • Onderzoek ‘studentenactivisme en het academisch curriculum’ [zie 3.3] • Pytische spelen 2002 • P.K.v.V. Fact voor de folder Enschede studentenstad • Student Union trainingenprogramma (Rotterdam) met een training creatief denken • De Union-activismeprijs 2002 [zie 3.2.1]

16

• De verenigingsportal [zie 3.4.3] • Activisme stimulerende portal [zie 4.1.7] Uiteindelijk is het FSA een zinvol fonds gebleken, die vele mooie projecten mogelijk heeft gemaakt. Eind 2002 was nog niet mogelijk of het FSA een vervolg krijgt, het Student Union bestuur zal zich hier in 2003 zeker voor inzetten.

3.4.3

Centrale informatievoorziening over activisme

Naast het beantwoorden van specifieke vragen over activisme, die aan het bestuur van de Student Union gesteld worden, is er middels de activismefolder en eerstejaarsinteresseformulieren een structurele invulling gegeven aan de centrale informatievoorziening. Verenigingsportal Als uitbreiding op studentenportal (zie paragraaf 4.1.7) is in 2002 begonnen met het realiseren van de verenigingsportal. Met dit systeem kunnen verenigingen de informatievoorziening naar studenten toe sterk te verbeteren: met het systeem kunnen verenigingen berichten die zij op hun eigen site zetten, eenvoudig laten verschijnen op de studentenportal van hun eigen leden. Tevens kunnen verenigingen via de verenigingsportal informatie over hun eigen vereniging in het vademecum aanpassen en kunnen zij activiteiten en vacatures respectievelijk op de activiteitenkalender en vacaturebank plaatsen. Activismefolder Er wordt vanaf oktober 2002 door een taskforce van koepelbestuurders, met hulp van Aletha Huisman (Uraad-partij Ureka), gewerkt aan de realisatie van een algemene activismefolder. In deze folder moet op een duidelijke manier alle informatie en mogelijkheden voor actieve studenten op een rijtje staan. Om kosten te besparen én om informatie goed up-to-date te houden, zal deze beknopte folder verwijzen naar een speciale webpagina op de Student Union website, waar nog uitgebreidere informatie te vinden is. In 2002 is de opzet voor de folder en de website gemaakt, in 2003 zal er verder gewerkt worden om het project te realiseren. Eerstejaarsinteresseformulieren Om aankomende eerstejaars studenten goed te informeren over de mogelijkheden die de Universiteit Twente biedt naast de studie, is in samenwerking met de koepels voor de tweede keer een interesseformulier samengesteld. Voor het begin van de introductie zijn deze formulieren naar alle aankomende eerstejaars gestuurd, waarmee zij konden aangeven in welke verenigingen ze geïnteresseerd waren en voorafgaande aan de introductieperiode, meer informatie over wilden ontvangen Ze werden bovendien geïnformeerd over enkele mogelijkheden op het gebied van studentactivisme. Aangezien de vooraanmeldersportal door BC als directe informatievoorziening voor aankomende eerstejaars werd gebruikt is, dit ook voor de Student Union de plaats geweest om een online informatie aanvraag formulier te zetten. Dit zou ook aanzienlijk schelen in de kosten van de verwerking. Helaas is de vooraanmelders portal om verschillende redenen niet tot die succes factor geworden als gedacht en daarmee viel het aantal informatieaanvragen aanzienlijk tegen. Voor komend jaar is dan ook besloten weer de investering te maken en het geheel hardcopy te laten verlopen.

3.4.4

Onderzoek kwaliteit & kwantiteit activisme

In het jaarplan 2002 is het voornemen geuit een onderzoeksmethode te gaan ontwikkelen waarmee op eenvoudige wijze periodiek de stand van zaken van het activisme in beeld gebracht zou kunnen worden. Toen in februari 2002 het bestuur van de Student Union terugliep van 6 naar 4 personen is besloten dit project niet aan te pakken. Omdat het Student Union bestuur het belang van het onderzoek nog wel onderstreept, is besloten het project door te schuiven naar 2003.

3.4.5

Ondersteuning studentenorganisaties

Het ondersteunen van studentenorganisaties kan het studentactivisme op een hoger niveau plaatsen. Het Student Union bestuur heeft op verschillende manieren getracht om als

17

overkoepelende organisatie haar deelnemers te ondersteunen. Dit is onder andere gebeurd middels gezamenlijke inkoopprojecten en hulp na de brand in het TWRC gebouw. Een gepland project betreffende personele ondersteuning is helaas niet van de grond gekomen. Tot slot is het bestuur van de Student Union betrokken bij de vorming van de Raad van Toezicht van de Bedrijvendagen.

•

Gezamenlijke inkoopprojecten voor verenigingen Nadat er in 2001 al gewerkt was aan de opzet van enkele GIP projecten zijn in 2002 daadwerkelijk enkele GIP projecten gerealiseerd. Ook in 2002 zijn tevens een aantal projecten opgezet waarvan de vruchten echter pas in 2003 geplukt kunnen worden. Door een tekort aan bestuurders is er weinig tijd geweest voor een uitbreiding van de commissie. De commissie heeft wel voortbestaan in afgeslankte vorm en heeft enkele projecten voortgezet of gerealiseerd: Boekhoudpakketten; Dit project werd in 2002 uitgevoerd door een speciaal daarvoor opgerichte commissie. Deze heeft het aanbod van de bestaande boekhoudpakketten vergroot en nieuwe voorwaarden afgesproken met zowel de bestaande als de nieuwe aanbieders. Daarna zijn er een aantal bestelrondes gehouden waar de aanvragen van verenigingen zijn gebundeld en een grotere bestelling kon worden gedaan. Het aantal verenigingen dat gebruik maakt van het aanbod is wederom gegroeid ten opzichte van vorig jaar. Naast de bestellingen heeft de commissie zich bezig gehouden met het beantwoorden van vragen over de boekhoudpakketten. Met de nieuwe contracten zullen de inhoudelijke vragen echter vaker door de aanbieders van de softwarepakketten worden afgehandeld. Ook is er gewerkt aan een betere informatievoorziening ten behoeve van het maken van de keuzes voor de verschillende boekhoudpaketten. • Sharespace; In 2002 is de externe ict-commissie aan de slag gegaan met het sharespace project en heeft dit vervolgens gerealiseerd. Een gebrek aan bekendheid van het project zorgde er echter voor dat er weinig van het project gebruik werd gemaakt. In de loop van het jaar is hier verbetering in aangebracht. Door de brand is het project verloren gegaan. Omdat bleek dat er een alternatief voor het project in ontwikkeling was bij het SNT, is na de brand besloten het project niet opnieuw op te starten. • Korting op kantoormeubilair en PC’s; Door gebruik te maken van bestaande contracten van de Universiteit Twente is het voor verenigingen mogelijk gemaakt meubilair in te kopen tegen gereduceerd tarief. Ook bij de aankoop van nieuwe PC’s krijgen verenigingen nu korting bij de CIV-shop. • Gratis ordners; tot twee maal toe konden verenigingsbestuurders via de Student Union gratis, tweedehands ordners ophalen bij het Facilitair Bedrijf. • Mobile@UT voor verenigingen; Net als vorig jaar kunnen verenigingen nu ook tegen dezelfde voorwaarden als individuele studenten gebruik maken van het Mobile@UT (de opvolger van WAP2) aanbod. • Korting op huur van busjes; In 2002 is contract voor de verhuur van busjes onder vernieuwde voorwaarden verlengd zodat het voor studenten(verenigingen) mogelijk was gebruik te maken van een speciale korting op de verhuur van busjes. Door tijdsgebrek van het bestuur is na september niet meer gewerkt aan het opzetten van gezamenlijke inkoopprojecten. Personele en materiële ondersteuning Het project personele en materiële ondersteuning van de deelnemers van de Student Union is in 2002 helaas niet van de grond komen. Het plan was om adviesuren in te kopen bij een notaris, bedrijfseconomisch adviseur en jurist. Deze ingekochte uren zouden gratis ter beschikking komen voor de deelnemers van de Student Union. Daarnaast zou het Student Union bestuur een laptop, beamer, enz inkopen om voor een minimale vergoeding te kunnen verhuren aan haar deelnemers. Helaas zijn beide projecten niet van de grond gekomen in verband met onderbezetting van het bestuur gedurende 2002 en het feit dat de interne bedrijfseconomische ondersteuning van het Unionbestuur zelf al erg moeilijk vorm te geven was (zie paragraaf 6.1).

18

Brand TWRC: getroffen verenigingen In november 2002 heeft er in het TWRC gebouw een verwoestende brand plaatsgevonden. Behalve vele medewerkers, zijn ook Unionvereniging Communiqué en de studentenorganisatie SNT door de brand zwaar getroffen. Direct na de brand heeft het bestuur van de Student Union aan deze verenigingen aangeboden om te helpen daar waar mogelijk. Communiqué heeft de maanden daarna dankbaar gebruik gemaakt van de projectruimtes van de Student Union voor haar symposium- en almanakcommissie en er is hulp gegeven bij het regelen van zaken zoals een nieuwe versie van een boekhoudprogramma. Later zijn ook verenigingen Sirius, Abacus en Ideefiks hun ruimtes uitgezet, aangezien het gehele gebouw wordt gerenoveerd. Zij hebben bij andere verenigingen onderdak gevonden en ook aan deze verenigingen is aangeboden dat waar mogelijk de Student Union graag haar hulp aanbiedt. Dit is echter in eerste instantie niet nodig gebleken. Raad van Toezicht Bedrijvendagen Al sinds 2000 hebben besturen van de Bedrijvendagen klachten over de niet constructieve samenstelling van hun Raad van Toezicht. In december 2001 is de Student Union via het Overleg Studieverenigingen betrokken bij discussies over een nieuwe structuur van dit orgaan. Dit heeft geresulteerd in een nieuwe Raad van Toezicht, waarin onder andere twee afgevaardigden van de Student Union zitten.

19

4 Facilitering van welzijn De Student Union bevordert het welzijn van de UT-student, zowel door invloed uit te oefenen op het gebied van de studentenvoorzieningen op de Universiteit Twente als door zelf projecten uit te voeren waar de UT student op een bepaalde manier voordeel van heeft. Uitgangspunten hierbij zijn het vraaggericht aanbieden van de voorzieningen en projecten (paragraaf 4.1) en de prijs van de voorzieningen zo laagdrempelig mogelijk te houden (paragraaf 4.2). In paragraaf 4.3 en 4.4 zal worden ingegaan op de manier waarop de Student Union meer in het algemeen zich heeft ingezet voor het studentenwelzijn: in paragraaf 4.3 komt Enschede Studentenstad aan de orde en in paragraaf 4.4 komen de gerealiseerde studentenkortingen en festiviteiten aan de orde.

4.1 Studentenvoorzieningen inrichten en aanbieden naar de vraag In 4.1.1 valt te lezen op welke manier het Student Union bestuur het beleid op het gebied van sport- en cultuurvoorzieningen (mede)bepaald heeft. In 4.1.2 staat de gang van zaken met betrekking tot de drie Uniongebouwen beschreven. De verbouwing van de Bastille neemt hier een prominente plaats in. In 4.1.3 staat beschreven op welke manier in 2002 invulling is gegeven aan de Introductie. In paragraaf 4.1.4 komt de dictatenverkoop in de Unionshop aan de orde en wordt een toelichting gegeven op het in 2002 uitgevoerde boeken- en dictatenproject. In 4.1.5 staan de ontwikkelingen m.b.t. University Student Enterprises (USE) beschreven, in paragraaf 5.1.6 staat het beleid met betrekking tot internationalisering beschreven en in paragraaf 5.1.7 wordt nader ingegaan op het ICT-beleid.

4.1.1

Sport- en Cultuurvoorzieningen

Op het gebied van cultuur- en sportvoorzieningen zijn de Student Union en de sport- en cultuurkoepel medebeleidsbepalend. Relatie tot DiSC De Dienst Studentenvoorzieningen en Campus (DiSC) is een belangrijke gesprekspartner van de Student Union. DiSC vormt voor de Student Union de belangrijkste partner bij het vormgeven van het beleid op het gebied van studentenvoorzieningen. Uitgangspunt hierbij is dat de Student Union het beleid bepaalt en DiSC voor het beheer en de uitvoering van het beleid zorgdraagt. Naast de inbreng die het Student Unionbestuur in het Management Team van DiSC heeft, voert het bovendien regelmatig werkoverleg met de dienstdirecteur. Eind 2002 heeft het Student Union bestuur het jaarplan en de begroting 2003 van DiSC ondertekend en is uitgebreid betrokken geweest in de totstandkoming hiervan. Mede naar aanleiding van deze ondertekening is eind 2002 een discussie opgestart met het bestuur en de oud-voorzitters, waarin het verder verbeteren van de relatie Student Union – DiSC centraal staat met betrekking tot de verhouding bestuur en beheer. In 2003 zal deze discussie over en met DiSC voortgezet worden, waarna eventuele conclusies in 2003 in de hernieuwde overeenkomst met de UT verwerkt zullen worden. Reorganisatie In 2002 is de reorganisatie van de Universiteit een ‘hot item’ op de campus geweest. Ook de Student Union is betrokken in het proces, met name bij de reorganisatie binnen DiSC. Via de werkoverleggen met Jan Melief (directeur DiSC), Huib de Jong (CvB) en de managementteamvergaderingen van DiSC is het bestuur van de Student Union op de hoogte gehouden van het proces. Verder is het bestuur van de Student Union eenmaal gehoord door de Commissie Herstructurering Dienstverlening en heeft daar aangegeven wat het belang is van de studentenvoorzieningen voor de UT-studenten en de gehele UT. Op dit moment deden onder andere gedachten de ronde om bijv. al deze voorzieningen af te stoten en te privatiseren, wat weinig goeds voor de kwaliteit van de voorzieningen had betekend. Over de inspraakprocedure is het Student Union bestuur tevreden, de Student Union is op een aantal cruciale momenten betrokken in het proces. Ook over het resultaat bestaat tevredenheid: al met al zijn de studentenvoorzieningen (mede dankzij de Student Union) redelijk goed door de reorganisatieronde heen gekomen, uitgangspunt van de Student Union en DiSC is ook altijd geweest dat het niveau van de studentenvoorzieningen zoveel mogelijk in stand moet worden gehouden; er is altijd een focus op efficiëntieverbetering geweest. Veel van de besparingen

20

worden gerealiseerd door een andere invulling van de personele bezetting (geleidelijke verjonging personeel) en efficiency (bijvoorbeeld betere registratie van de Unionpluskaart) die voor studenten meer service opleveren. Een enkele functie (loopbaancentrum) is opgeheven, maar dat is onderdeel van een eerdere bezuiniging. Squashhallen Naar aanleiding van het haalbaarheidsonderzoek naar de realisatie van Squashbanen bij het sportcentrum door het Student Union bestuur en de Sportraad, is begin 2002 met de projectgroep squashhallen (bestaande uit een student, vertegenwoordiger Sportraad en SU bestuur) gestart met het bespreken van het squashplan. Het plan is eind 2001, inclusief de conclusies dat de bouw en exploitatie van squashhallen op de UT een financieel haalbare en door de studenten gewenste uitbreiding van de sportvoorzieningen is, voorgelegd aan DiSC, FEZ en de Vastgoed Groep Drienerlo (VGD) voor advies. Begin 2002 heeft DiSC positief gereageerd op het plan en de gepresenteerde conclusies. Echter bij de VGD leek de prioriteit elders te liggen en FEZ heeft haar twijfels geuit over de financiële haalbaarheid. Het uiteindelijke knelpunt was het verkrijgen van het nodige investeringsbudget en daarmee het dragen van het exploitatierisico. Door de twijfels bij FEZ en de lage prioriteit bij VGD liep de projectgroep vertraging op waarmee ook de motivatie bij de projectmedewerkers daalde. Uiteindelijk is, mede door het teruggaan in het aantal bestuurders van de Student Union, besloten om tot begin 2003 geen aandacht aan het project te schenken. Ten tijde van het schrijven van dit jaarverslag is het project alweer opgepakt door het Student Union bestuur en zit er weer schot in de zaak. De VGD is namelijk bereid om de e Squashbanen mee te nemen in de 2 fase van de verbouwing van het sportcentrum indien verwachte exploitatieopbrengsten opwegen tegen investeringen.

4.1.2

Uniongebouwen

De Student Union voorziet zelf in studentenvoorzieningen in de vorm van het beheer van drie studentengebouwen: de Bastille (in wording), het Watersportcomplex en de Pakkerij. Deze Uniongebouwen moeten het voorbeeld zijn van studentenvoorzieningen die optimaal aansluiten bij de vraag van studenten. Beheerscommissies van de Uniongebouwen, bestaande uit studenten, hebben zeggenschap over het gebouw en leggen verantwoording af aan het Unionbestuur. Het Facilitair Bedrijf (FB) vervult hierbij een ondersteunende rol. Bastille “Hét Studentenbestuur van de UT realiseert in 2002 hét studentengebouw!” Proces In het najaar van 2001 is het definitieve ontwerp van de Bastille ‘nieuwe stijl’ naar tevredenheid van de toekomstige bewoners afgerond. Met het akkoord van het College van Bestuur en alle bewoners op zak is begin 2002 het definitief ontwerp uitgewerkt tot technische tekeningen en besteksdocument. Hier staat tot in detail de ingreep in de Bastille beschreven, op basis waarvan een gedetailleerde begroting opgesteld kan worden en vervolgens de aanbesteding kan plaats vinden. Naar aanleiding hiervan en het feit dat het project nog voldeed aan het taakstellende budget heeft het CvB begin maart toestemming gegeven om tot aanbesteding over te gaan. Na een aanbestedingsproces van ongeveer twee maanden is in mei voor Plegt Vos gekozen als hoofd aannemer en GTI voor de installatietechnische werken. Deze gunning werd beklonken met het tekenen van de contracten op 29 mei. Na drie jaar voorbereiden stond de Student Union eindelijk aan de vooravond van de realisatie van hét Studentengebouw! Dit werd natuurlijk groots gevierd door, onder het genot van een glas champagne, met een pneumatische hamer de eerst blokken beton te verwijderen uit de Bastille. Vervolgens werd deze heugelijke dag afgesloten met een borrel samen met de toekomstige bewoners van de Bastille. Hét studentengebouw wordt werkelijkheid! Met het tekenen van de contracten werd de Bastille formeel overgedragen aan de aannemer. De overdracht van het gebouw was strategisch gekozen zodat het Batavierenfeest als laatste activiteit in het gebouw kon plaats vinden. Na afronding van de voorbereidende werkzaamheden door de aannemer is men half juni begonnen met de sloopwerkzaamheden van de oude Bastille. Aan het eind van 2002 is ongeveer 80% van de werkzaamheden compleet. Na zeven maanden bouwen heeft het project momenteel een kleine vertraging opgelopen van ongeveer twee weken.

21

De verwachte opleverdatum staat momenteel ingepland voor week 12/13 2003, ruimschoots op tijd voor het volgende batafeest Organisatie De in 2001 aangepaste organisatiestructuur van het Bastilleproject is in 2002 voortgezet en heeft naar wens gefunctioneerd. Het project wordt geleidt door het directieteam bestaande uit de Student Union (als eindverantwoordelijke en vertegenwoordiger van gebruikers), een externe procesmanager (bewaken van planning, leiden van het project en het adviseren van het bestuur) en een projectleider van Facilitair Bedrijf (verantwoordelijk voor techniek, budget en administratie). De projectleider van Facilitair Bedrijf heeft echter in de zomer van 2002 de UT verlaten om bij een extern bouwmanagementbureau te gaan werken. De Student Union heeft ervoor gekozen om hem vanuit zijn nieuwe baan in te blijven huren in verband met zijn kennis van het project, dat tijdens de uitvoeringsfase van cruciaal belang was. Het directieteam samen met de ontwerpende partijen en adviseurs vormde in 2001 de projectgroep Bastille. Hier zijn in 2002 de twee uitvoerende partijen aan toegevoegd. Daarnaast is de werkgroep Bastille in 2002 voortgezet, zij het wel met een minder frequente vergaderstructuur. Deze werkgroep handelt vanuit het belang van de gebruikersgroep. Ten slotte heeft de Student Union eens in de zes weken gerapporteerd aan de Rector Magnificus over de voortgang van het project. Het CvB is namelijk formeel opdrachtgever van alle bouwprojecten op de UT. Voor de Bastille is deze verantwoordelijkheid gedelegeerd aan de Student Union. Bewoners Tijdens de ontwerpfase in 2001 zijn de bewoners intensief betrokken geweest bij de totstandkoming van het ontwerp. De ontwerpkeuzes zijn gemaakt, vaak in samenspraak met de bewoners. Tijdens de uitvoering wordt het ontwerp gerealiseerd en zijn mogelijkheden tot aanpassing gering. Hierdoor kreeg tijdens het eerste half jaar de communicatie richting de bewoners een sterk informerend karakter. In het voorjaar is een Bastille website opgezet waar de voortgang van het project vooral met behulp van foto’s en film gepresenteerd werd (www.studentunion.utwente.nl/bastille). Tevens zijn op een aantal momenten informerende mailings verstuurd. Deze mailings zijn na de zomervakantie vervangen door bewonersoverleggen, in de hoop dat hiermee het project weer meer ging leven onder de bewoners. In de tweede helft van het jaar zijn de bewoners intensief betrokken bij het uitwerken van het exploitatievoorstel en het opstellen van het beheer en onderhoudsplan. Gedurende 2002 zijn er nog een aantal bewoners toegevoegd, waardoor de teller nu op 30 staat. Het meest actuele overzicht met bewoners van de Bastille is te vinden op www.studentunion.utwente.nl/bastille. Naast informatie over de bewoners is op de Bastille webpagina informatie te vinden over achtergrond, proces en voortgang. Exploitatie Eind 2001 is de discussie over de financiële exploitatie van de Bastille opgestart. De Student Union hanteert hierbij een aantal uitgangspunten. Diensten, sport- en cultuurvoorzieningen worden volledig bekostigd door de UT. Voor overige studentenorganisaties geldt dat zij onmogelijk volledig in de huurlast kunnen voorzien. De Student Union streeft echter naar een reële bijdrage, waarbij de organisaties betalen naar vermogen. De Bastille is een 2 studentengebouw en de m -prijs mag het voor studentenorganisaties niet onmogelijk maken om de Bastille te betrekken. Eind 2001 zijn de financiële mogelijkheden van de betrokken organisaties geïnventariseerd. Op basis van deze verkenning heeft de Student Union een beleidsstuk geschreven waarmee met FEZ en het Beleidsbureau is onderhandeld over een exploitatievoorstel voor de Bastille. Doordat de budgetten niet toereikend waren voor de totale kosten is er een exploitatiegat ontstaan, dat verdeeld is over de Bastille en de Universiteit. Het resulterende voorstel is begin maart gepresenteerd aan het CvB als voorwaarde om het project te mogen aanbesteden. Als reactie hierop vond het CvB het voorstel voldoende om te gaan aanbesteden, echter was men niet tevreden met de extra kosten die de UT moest dragen vanwege het exploitatietekort. Na een discussie die een paar maanden heeft voortgesleept, is uiteindelijk in juni besloten dat er geen andere mogelijkheden waren en dat de UT extra geld moest bijdragen.

22

Omdat er nog een aantal onduidelijkheden in het voorstel zaten, is in juni de eerste stap gezet voor het concretiseren van het voorstel. Tevens zijn stappen gezet om de bewoners te informeren over het voorstel. Na de zomervakantie zijn alle bewoners uitgenodigd voor een gesprek om te praten over het voorstel. De reactie vanuit de bewoners was over het algemeen negatief. Veel bewoners moesten meer investeren in huisvestingskosten dan dat hun vermogen toeliet. Vooral de zeer hoge huurprijs die ver boven de marktwaarde lag, riep veel kritiek op omdat dit betekende dat bewoners meer moesten betalen en dat ze meer afhankelijk waren van subsidies van de UT. Naar aanleiding hiervan is de Student Union opnieuw in discussie gegaan met FEZ over het exploitatievoorstel. Vooral de opbouw van de huurprijs staat hierbij ter discussie. In 2002 is hierbij nog geen doorbraak gerealiseerd, maar de hoop blijft bestaan dat dit voor de oplevering gaat gebeuren. Echter op dit moment zit FEZ midden in de reorganisatie en bezuinigingen waardoor het Bastilleproject momenteel te weinig prioriteit krijgt en het project veel vertraging op loopt. Beheer en onderhoud De Student Union heeft het vraaggericht aanbieden van studentenvoorzieningen hoog in haar vaandel. In het kader hiervan wil de Student Union en haar medebewoners ook directe input hebben in het gebruik, beheer en onderhoud van de Bastille. In het najaar is het traject voor de realisatie van een beheer- en onderhoudsplan voor de Bastille ingezet. De Student Union beoogt met de Bastille het studentenbolwerk van de UT te realiseren, echter bij oplevering wordt een kaal gebouw opgeleverd dat alleen door gebruik kan uitgroeien tot het beoogde bolwerk. Om duidelijkheid te geven over de dagelijkse gang van zaken, maar ook om gebruik te sturen wordt het beheer- en onderhoudsplan opgesteld. Omdat uiteindelijk alle studenten en organisaties in het gebouw dit plan tot uitvoering moeten brengen, is het belangrijk dat zij het plan dragen en dus betrokken zijn bij de totstandkoming. De Student Union heeft in het najaar een eerste versie van het plan opgesteld. Het plan is vooral voor de studentenorganisaties gericht op zelfwerkzaamheid. Daarnaast zijn belangrijke aspecten van het plan veiligheid, openingstijden, klein dagelijks onderhoud en gebruik van gezamenlijke ruimtes zoals het atrium. Vlak voor de kerstvakantie is het plan naar alle bewoners verstuurd, met het verzoek om een afspraak te maken om het plan te bespreken. Met behulp van de input van de bewoners wordt het plan verder verfijnd. De planning is om alles rond te hebben voor oplevering. Echter zal men in het eerste half jaar van gebruik van de Bastille veel nieuwe onvoorziene zaken tegenkomen en dus zal men het beheer- en onderhoudsplan moeten zien als een dynamisch document. Cateringproject Eind 2001 heeft het Student Union bestuur geopperd om mee te kijken naar de mogelijkheden om het studentenrestaurant (voorheen mensa) in de nabijheid van de Bastille te realiseren. De Student Union is van mening dat het studentenrestaurant een waardevolle toevoeging zal zijn op het Bastille concept zijnde hét studentengebouw. Daarnaast werd de realisatie van het studentenrestaurant bij de boerderij om technische redenen bemoeilijkt, waardoor voortbestaan van het studentenrestaurant in de gewenste vorm werd bedreigd. Eind januari heeft het CvB ingestemd met een haalbaarheidsonderzoek naar de ontwikkeling van het studentenrestaurant op de noordoost hoek van de Bastille. Ten behoeve van het cateringproject, dat onder de verantwoordelijkheid van de VGD valt, heeft het Student Union bestuur een groot deel van haar ruimte bestemd voor het dagcafé afgestaan aan de VGD. Dit zal mede gebruikt worden voor de realisatie van consumptieruimte van het studentenrestaurant. Momenteel wordt het voorlopig ontwerp uitgewerkt. Tijdelijke huisvesting Een belangrijk aandachtspunt voor 2002 was het regelen van tijdelijke huisvesting voor de huidige bewoners van de Bastille. De bewoners moesten op tijd uit de Bastille zodat de verbouwing op tijd van start kon gaan. De uitvoering van het project moest namelijk precies tussen twee Batafeesten plaats vinden. Uiteindelijk is net op tijd een nieuw onderkomen voor alle bewoners gevonden. De Unionshop werd in januari al verhuisd naar TW/RC, zodat de overlast voor de dictaatverkoop beperkt zou worden. De Vestingbar is samen met G.A.T. naar de schuur verhuisd, Bellettrie naar de bibliotheek van INF, Klein Verzet naar de INF kelder en Stoottroepen naar de stad. De

23

tijdelijke huisvesting van catering gaf uiteindelijke de grootste problemen. Voor de mensa, de keuken en de Stek waren al snel oplossingen voorhanden. Zo is de mensa naar de WB-kantine verhuisd, de keuken buiten de campus en de Stek naar het Theatercafé. Echter voor het gastenrestaurant was geen duidelijke oplossing voorhanden. De VGD en het CvB hadden hun ogen laten vallen op de Audiozaal, een veel gebruikte oefenruimte voor vele culturele organisaties. De Student Union heeft tijdens gesprekken met de VGD benadrukt wat de gevolgen voor de organisaties waren en heeft geëist dat de VGD naar andere alternatieven bleef zoeken, en de audiozaal alleen te zien als een allerlaatste noodoptie. Bovendien is geëist dat voor gedupeerde verenigingen een vervangende oplossing gezocht zou worden. De druk vanuit de Student Union als gesprekspartner werd ondersteund door een protestactie vanuit de culturele verenigingen. Uiteindelijk is de Audiozaal onder de druk afgevallen als alternatief voor het gastenrestaurant en is Logica aangedragen als nieuwe locatie. Wederom succes voor studenten inspraak. Pakkerij & Watersportcomplex Voor zowel Pakkerij als het Watersportcomplex (WSC) was 2002 bedoeld om een meer gestructureerde samenwerking tussen Student Union, beheerscommissies en Facilitair Bedrijf (FB) tot stand te brengen. Helaas is vanwege de drukte bij de verbouwing van de Bastille hiervoor de beschikbare tijd minimaal geweest. Aan het begin van het jaar zijn wel een aantal afspraken gemaakt voor vernieuwde samenwerking, echter het in praktijk brengen van deze afspraken is moeizaam verlopen. Een belangrijke rol in het geheel is weg gelegd voor de facilitair manager van het Facilitair Bedrijf. Hij is eindverantwoordelijk voor het facilitair management, beheer en onderhoud binnen het gebouw. Tevens treedt de facilitair manager op als adviseur van de beheerscommissie en gesprekspartner voor alles wat in het gebouw plaats vindt. Deze functie werd tot oktober vervuld door Ronald Sjardijn. Ronald heeft echter in oktober de UT verlaten en is opgevolgd door Joop Siebum. In 2002 zijn de financiën voor beide gebouwen volledig binnen de boekhouding van de SU geadministreerd. Hierdoor is de financiële situatie van beide gebouwen overzichtelijker geworden en tevens zijn onnodige geldstromen geminimaliseerd. Op basis van de inzichten verworven in 2002 bestaat de mogelijkheid om in 2003 hier meer sturing aan te geven. Voor beide gebouwen is in 2002 ook aandacht besteed aan de veiligheid in de gebouwen. Voor de Pakkerij zijn vijftien nieuwe studenten opgeleid tot bedrijfshulpverlener. Daarnaast is in de Pakkerij ook veel aandacht besteed aan calamiteitenplannen, vluchtplannen en tevens specifieke veiligheidscontroles tijdens grote feesten. Voor het Watersportcomplex wordt momenteel een nieuwe bedrijfshulpverlening training ingepland en is men bezig met de realisatie van het calamiteitenplan. Tenslotte is voor de gehele UT het schoonmaakcontract opnieuw aanbesteed. Zowel de Pakkerij als het Watersportcomplex vallen onder deze regeling. Voor de Pakkerij heeft er in 2001 nog een evaluatie van het schoonmaakcontract plaatsgevonden, aanpassing bleek niet nodig te zijn. Voor het Watersportcomplex werd deze aanbesteding wel aangegrepen om haar schoonmaakwerkzaamheden te evalueren. Het resultaat van de aanbesteding is nog niet bekend, de brand in TW/RC heeft hierin voor vertraging verzorgd. Beheerscommissie Pakkerij De Beheerscommissie Pakkerij (BCP) is de commissie van de Student Union die zorg draagt voor het klein dagelijks onderhoud, veiligheid en beheer van de Pakkerij. Het gaat hierbij voornamelijk om de algemene ruimten. Verder worden er afspraken gemaakt tussen de vier sociëteiten onderling. Ondanks de goede relatie is de samenwerking niet optimaal verlopen. De portefeuillehouder Accommodatie heeft maar incidenteel vergaderingen van de BCP bijgewoond. Er bestaat namelijk nog steeds veel onduidelijkheden over de relaties en wie waarvoor verantwoordelijk is. Er is voor begin 2003 een discussiemiddag ingepland om de relaties en verantwoordelijkheden duidelijk te krijgen zodat een nieuw samenwerkingsmodel geïnstalleerd kan worden.

24

Centraal Beheer Euros Het Centraal Beheer Euros (CBE) is de commissie van de Student Union die zich bezig houdt met het beheer van het Watersportcomplex. Op financieel gebied is de goede samenwerking tussen CBE en de Student Union voortgezet. De penningmeester van het CBE voert veel financiële handelingen zelfstandig uit onder toeziend oog van de boekhouder van de Student Union en de Portefeuillehouder Financiën van het bestuur. Betreffende het gebouwbeheer is de samenwerking geïntensiveerd. De portefeuillehouder Accommodatie zit maandelijks met het CBE om tafel om voortgang en activiteiten betreffende gebouwbeheer te bespreken. Dit is zeer naar wens verlopen en zal in 2003 voorgezet worden. Over de vergoeding voor het gebruik van de Sevende Camer zijn nog steeds nieuwe afspraken gemaakt. Door de wisselende beschikbaarheid van betrokken personen en doordat er veel onduidelijkheid bestaat over de hoogte van het voorgestelde bedrag is het nog steeds niet tot een overeenkomst gekomen betreffende de pacht van de kroeg.

25

4.1.3

Introductie 2002

Zoals elk jaar bleek de introductie 2002, met dit jaar een enigszins vernieuwde opzet, een groot succes. De IntroductieKommissie (IK), een commissie van de Student Union, heeft een perfect georganiseerde introductie neergezet! Het gemis van de Bastille als accommodatie van bepaalde onderdelen vroeg om een creatieve oplossing van de IK. De IK heeft besloten het inschrijffestival een dag eerder, buiten de negen dagen van de introductie, te houden, zodat er voor de rest van het programma meer tijd was. Dit heeft gezorgd voor meer ‘uitrusttijd’ voor de eerstejaars en minder vermoeienissen en uitval aan het einde van de introductie. Er is ook gekozen de ladiesintro te verkorten van een dag naar een ochtend. Desondanks werd dit onderdeel door de dames zeer goed beoordeeld. Tenslotte heeft bij wijze van experiment ook een internationale doegroep deelgenomen aan bepaalde onderdelen van de introductie. Ze waren echter erg geïsoleerd van de rest van de doegroepen, aangezien ze slechts aan een zeer beperkt aantal onderdelen meegedaan hebben, de integratie met andere doegroepen was dus minimaal. Het Student Union bestuur heeft zich op de achtergrond met enkele zaken met betrekking tot de introductie beziggehouden; met name in het op één lijn krijgen van alle koepels en verenigingen betreffende één gezamenlijke introductie is veel energie gestoken. Tevens heeft het Student Union bestuur zich met succes ingezet om sponsoring voor de IK te regelen. Verder heeft de structuur van de begeleiding van de IntroductieKommissie dit jaar veel aandacht gevraagd van het bestuur van de Student Union. Naast een begeleidend bestuurslid van de Student Union is er ook altijd een medewerker van DiSC betrokken bij de beleiding van de IK. Na twee jaar namens DiSC als begeleider van de IK te hebben opgetreden, kwam, door de reorganisatie binnen DiSC, de rol van Marijke Goinga ter discussie. Met name het verlies van haar ervaring werd als groot nadeel gezien. Na een lange periode van zoeken is besloten Annette Hulsbeek als begeleidster van de IK2003 namens DiSC aan te stellen.

4.1.4

Unionshop: dictatenverkoop

In 2002 is door het bestuur van de Student Union zowel tijd en energie gestoken in de dictatenverkoop in de Unionshop, als in het boeken- en dictatenproject dat samen met de studieverenigingen tot uitvoer is getracht te brengen. Functioneren Unionshop Begin 2002 zijn de verschillende producten en diensten van de Unionshop gesplitst en uit de Bastille verhuisd. De dictaatverkoop is verhuisd naar het TWRC-gebouw, naast de CIV-shop. De kopieservice is iets later uit de Bastille vertrokken en valt nu onder het zogenaamd “Quick Service Punt Unionshop”, dat valt onder de verantwoordelijkheid van OCE. Het Quick Service Punt Unionshop is speciaal gericht op studenten en studentorganisaties. De kortingen die voorheen aan Unionerkende verenigingen werden gegeven, worden ook in het Quick Service Punt aangeboden. De verkoop van representatieartikelen is in elk geval tot de opening van de Unionshop in de Bastille ondergebracht bij Bureau Communicatie die eerder al verantwoordelijk was voor de samenstelling van het aangeboden assortiment. Omdat inkomsten uit verkopen in het TWRC-gebouw alleen nog bestonden uit de dictaatverkoop, was het niet langer mogelijk de Unionshop gedurende alle werkdagen te open te houden. In plaats daarvan is ervoor gekozen om in elk geval dagelijks gedurende een aantal uren open te zijn en tijdens de trimesterverkoop hele dagen. Begin 2002 is uitgezocht wat de meest gunstige openingstijden waren om alle klanten en vragen af te handelen. Voor de zomer is een bedrijfsleider gezocht die in elk geval tot de verhuizing naar de Bastille verantwoordelijk is voor de dictaatverkoop. Tevens heeft een Belgische stagiaire een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van de Unionshop in de Bastille. Door de brand in het TWRC-gebouw is de gehele inventaris van de Unionshop verloren gegaan, belangrijke documenten echter niet. Vanwege het feit dat de brand plaatsvond vlak voor de trimesterverkoop, is besloten deze een week te verzetten. Twee weken na de brand was de Unionshop weer operationeel en een week daarna waren alle benodigde dictaten voor de trimesterverkoop weer aanwezig. Uiteraard heeft het opzetten van het bedrijfsconcept in de

26

Bastille ook wat vertraging opgeleverd door de brand. Men heeft echter getracht dit proces zo snel mogelijk weer voort te zetten. Boeken en Dictatenproject Begin 2002 was het bestuur van de Student Union van plan de verkoop van dictaten te stroomlijnen teneinde de service te verhogen en kosten te besparen. Dit plan heeft begin 2002 geresulteerd in het voornemen van de gezamenlijke studieverenigingen en de Student Union om de boekverkoop en dictaatverkoop samen te voegen om zo van beide producten de service te verhogen. Om het project ten uitvoer te brengen is een werkgroep opgericht, bestaande uit voornamelijk bestuursleden van de studieverenigingen en de Student Union. Eind april heeft een aantal studieverenigingen om verschillende redenen haar vertrouwen in het project opgezegd, waarmee het project tot een voortijdig einde gekomen is. Gezien de beoogde voordelen die met dit plan gerealiseerd konden worden en de tijd en inspanningen die in het project waren gestoken, betreurt het bestuur van de Student Union het dat het project stukgelopen is. Op verzoek van de Raad van Toezicht van de Student Union heeft het bestuur van de Student Union een commissie samengesteld om het project te evalueren en aanbevelingen te doen. In de zomer heeft deze commissie een evaluatie uitgevoerd, waarbij alle betrokken partijen om input is gevraagd. Op basis hiervan heeft ze haar conclusies en aanbevelingen in september aan de Raad van Toezicht en het bestuur van de Student Union aangeboden. De voornaamste conclusies zijn het ontbreken van de noodzakelijke open houding en vertrouwen tussen de verschillende partijen, waardoor probleempunten te laat naar voren kwamen. Daarbij ontbrak het de projectgroep op een aantal punten aan de noodzakelijke ervaring en structuur. De belangrijkste aanbevelingen hebben betrekking op de projectstructuur en aanpak van toekomstige projecten en op de verder te ondernemen stappen ten aanzien van de verkoop van dictaten. Het bestuur van de Student Union heeft de conclusies van de evaluatie overgenomen. Dit heeft ertoe geleid dat met betrekking tot de verkoop van dictaten alle aandacht is verschoven naar de verkoop van dictaten vanuit de Bastille.

4.1.5

Studentondernemerschap: USE

Het bestuur van de Student Union vormt de Raad van Toezicht van University Student Enterprises, de Stichting die studentondernemerschap op de UT stimuleert. In 2002 stonden twee zaken centraal: de financiering van USE en de bestuurlijke en organisatorische situatie bij USE. In eerste instantie heeft het bestuur van de Student Union geholpen bij het verkrijgen van de nodige garanties bij de UT die nodig zijn voor een externe financiering. Tegelijkertijd is gestart met het veranderen van de samenstelling van de Raad van Toezicht om ook vanuit de kant van de UT en ondernemers meer input te krijgen teneinde USE beter te kunnen begeleiden. Na een evaluatie bleek namelijk dat, hoewel veel achterstallig werk inmiddels door het USE-bestuur was verholpen, de organisatie er nog zwakjes bijstond, wat de continuïteit in gevaar bracht. Om het tij te keren heeft de Raad van Toezicht het bestuur van USE begeleidt bij het opstellen van het conceptjaarplan van 2003. Er zullen een aantal ingrijpende veranderingen plaatsvinden om de toekomst van USE zeker te stellen. Ook bleek uit de evaluatie dat de huidige samenstelling van de Raad van Toezicht niet optimaal was en daarom is besloten de samenstelling van de Raad van Toezicht te wijzigen in een andere samenstelling (twee afgevaardigden van de Student Union, twee afgevaardigden van het College van Bestuur en een afgevaardigde van de studentondernemers). Nadat geschikte personen zijn gevonden voor deze nieuwe samenstelling zal in 2003 gewerkt gaan worden met deze nieuwe samenstelling.

4.1.6

Internationalisering

Door de participatie in PITS (Platform Internationalisering Twentse Studentenorganisaties) werkt het bestuur van de Student Union mee aan het beleid op het gebied van internationalisering van de UT. Zij heeft in 2002 de maandelijkse vergaderingen van de initiatiefgroep bijgewoond. Met PITS is er onder andere meegewerkt aan de introductie voor internationale studenten, waar zij ook een presentatie heeft gegeven over de Student Union en het gehele actieve leven van Enschede voor de nieuwe internationale studenten. Bovendien is er in oktober wederom een internationale week georganiseerd.

27

Voor de introductie is er door het bestuur van de Student Union eenmalig een Engelstalige folder gemaakt. Via deze folder was er ook voor de internationale studenten informatie beschikbaar over het studentenleven en een aantal verenigingen van de Student Union. Tevens is in het najaar de Engelstalige studentenportal gerealiseerd, welke internationale studenten toegang biedt tot relevante digitale systemen. De Student Union heeft zich (uiteraard) niet beziggehouden met direct studiegerelateerde activiteiten als stages, masters of uitwisselingsprogramma’s. Wel heeft de Student Union geparticipeerd in het European Consortium of Innovative Universities (ECIU) waar de Universiteit Twente deel van uitmaakt. De universiteiten binnen dit consortium zijn qua organisatie en studies vergelijkbaar met de Universiteit Twente. Dit maakt het mogelijk voor de studentenorganisaties binnen de Student Union om contacten te leggen en activiteiten te ontplooien met studentenorganisaties binnen deze universiteiten. In oktober zijn zowel de portefeuillehouder internationalisering als de ECIU-coördinator in Glasgow bij een meeting van de Student Wing van de ECIU geweest. In de Student Wing komen verschillende Student Union bestuurders van de ECIU-universiteiten bijeen. Dit was met name van belang voor het bestuur van de Student Union, om nogmaals te kijken wat we van de Student Wing kunnen verwachten.

4.1.7

ICT-voorzieningen

De ontwikkelingen op het gebied van ICT voorzieningen hebben voor de Student Union in 2002 een grote vlucht genomen. Met name de ontwikkeling van de studentenportal heeft de informatievoorziening voor studenten verbeterd. Tevens is er ook gewerkt aan de inspraak van studenten op het gebied van informatievoorziening naar studenten toe. Het Student Union bestuur is op ICT-gebied ondersteund door haar interne ICT commissie, onder andere op het gebied van de website en de genoemde inspraak voor studenten. Naast een interne commissie heeft een ‘ externe’ ICT commissie (overleg tussen verschillende ICT-gerelateerde studentenorganisaties) zich bezig gehouden met onder ander het Sharespace project (zie 3.4.5). Verder is eind 2002 een commissie van de Student Union zich gaan bezig houden met de lichtkrant op de campus. Portal Voortbouwend op een vooraanmeldersportal, is in 2002 het plan ontstaan om voor alle studenten een persoonlijke startpagina te realiseren waarop alle relevante digitale systemen van de UT verzameld zou zijn (centralisering informatie) en waarmee studenten makkelijk zouden kunnen emailen en ftp-en. Op deze manier is de informatievoorziening naar studenten aanzienlijk verbeterd. De voorheen verspreide informatiebronnen werden gebundeld en door middel van single-sign-on is alles direct en overzichtelijk toegankelijk. Na het succes van eerste versie van de portal is er een tweede beter versie ontwikkeld, genaamd de activismestimulerende portal. Deze zou worden ingebed in de nieuwe structuur van de website van de Universiteit Twente en de website van de Student Union. Ook kon direct de kamersite worden aangesproken en door personalisatie de pagin aangepast worden aan de wensen van de individuele student. Informatie is directer en beter toegankelijk voor studenten. Onderdeel van de activismestimulerende portal is de verenigingsportal, welke in begin 2003 gereed zal zijn. Met de verenigingsportal kunnen verenigingen beheer voeren over hun eigen gegevens die op de studentportal gepubliceerd worden. Zo kan de informatievoorziening naar e studenten toe sterk te verbeteren. De 2 versie van de studentportal bleek nog beter aan te sluiten bij de informatievoorzieningswensen van de student en werd zodoende een groot succes. Bezoekersaantallen reiken tot meer dan 2000 studenten per dag. De capaciteit van de ICTvoorzieningen waren zelf niet berekend op de belasting. In een oplossing was voorzien tot de brand in het TWRC-gebouw roet in het eten gooide. Na de brand is geprobeerd de portal weer zo snel mogelijk in de lucht te krijgen. De SNT bleek inmiddels bereid de hosting over te nemen, zij beschikten inmiddels over voldoende capaciteit. De portal zou zodoende hier blijven draaien totdat een beter alternatief zal worden gevonden. Inspraak studenten In 2002 zijn er enkele projecten opgezet om de betrokkenheid van studenten op het gebied van ICT te vergroten. Logisch aanspreekpunt hiervan was het CIV. Zodoende zijn er gesprekken opgezet bij het CIV om de inspraak van studenten op ICT-voorzieningen te verbeteren. Dit heeft

28

geresulteerd in het oprichten van een aantal projecten: de klankbordgroep ICT, het opzetten van een klooi/test-server en het maken van een bouwverordening. Via de klankbordgroep ICT kunnen studenten aangegeven welke functies zijn nuttig achten voor nieuwe studentenportal ontwikkeld door ITBE (de nieuwe dienst ICT). De test-/klooiserver is een project wat studenten moet faciliteren in het (door)ontwikkelen van software. Door een testomgeving neer te zetten kunnen studenten gemakkelijk aan bestaande programmateur aanpassingen kunnen maken en nieuwe software kunnen ontwikkelen. Lichtkrant Nadat het UT-nieuws niet meer voldoende budget vrij kon maken om de lichtkrant tegenover de Vrijhof te onderhouden, ontstond het idee om het contentbeheer hiervan bij de Student Union over te laten nemen. Om voor de student relevante informatie op de lichtkrant te laten zetten was de ontwikkeling van een nieuw systeem nodig. Deze zal er voor zorgen dat van verschillende websites informatie wordt gehaald en bijvoorbeeld nieuwsberichten van website’s van verenigingen aankondigt kunnen worden op de lichtkrant. Er is een commissie opgericht welke voldoende mankracht leverde om het project te voltooien. Overleg met verschillende partijen op de Universiteit bleek noodzakelijk om een gedegen structurele oplossing voor de lichtkrant op te zetten. De verouderde elektronica in de lichtkrant zal worden vervangen en tevens moest een nieuw systeem worden ontwikkeld om de tekst van de lichtkrant stabiel en autonoom te laten verschijnen. In 2002 is gewerkt aan de opzet van dit project zodat in 2003 begonnen kan worden met de feitelijke uitvoer.

4.2 Laagdrempelige prijs bij gebruik voorzieningen 4.2.1

Unionpluskaart

Zoals voorgenomen in 2002 is de prijs van de Unionpluskaart voor collegejaar 2002-2003 ongewijzigd vastgesteld. Hiermee is ondanks de minder gunstige financiële situatie op de UT toch voldaan aan de wens de prijs niet te verhogen. In samenwerking met DiSC is het mogelijk gemaakt met speciale scanners Unionpluskaarthouders én faciliteitenkaarthouders (zwempas, tennispas, fitness/krachtpas, popstudiopas) aan hun collegekaart te herkennen, wat bijdraagt aan een betere controleerbaarheid en administratiegemak van de kaarten: het administratieproces wordt hierdoor efficiënter en minder kostbaar. Bij de start van het collegejaar waren helaas nog te weinig scanners aanwezig. Ook bleken veel studenten het vervelend te vinden dat het logo van de Unionpluskaart niet expliciet op de collegekaart stond; hiernaar zal in 2003 opnieuw gekeken moeten worden. Voor de Sector Sport zijn de prijzen van de faciliteitenkaarten door het Sportcentrum, in overleg met de Sportraad, wel gewijzigd omdat de oude prijzen van de kaarten na berekening bij lange na niet kostendekkend bleken te zijn. Het idee achter deze faciliteitenkaarten is dat individuele sportbeoefening meer kostendekkend dient te zijn dan verenigingssporten vanwege ' campusgedachte' , waarbij studenten vooral gestimuleerd worden binnen verenigingsverband deel te nemen aan onder andere sport- en cultuuractiviteiten. Deze prijsstijging bleek bij veel studenten slecht te vallen, onder andere middels een reactie in het UT Nieuws werd deze onvrede geuit. Het Student Union bestuur heeft samen met de Sportraad en Apollo middels een ingezonden brief de prijsstijging verklaard. Achteraf kan geconcludeerd worden dat de informatievoorziening over (de prijs van) de Unionpluskaart voorafgaand aan een wijzing beter en op tijd (proactief) vormgegeven dient te worden!

4.3 Enschede Studentenstad Begin 2002 is, mede op verzoek van Fact, de Stichting Enschede Studentstad (Stess) nog eenmaal goed onder de loep genomen. Deze Stichting had tot doel het bevorderen van de ‘studentenstad’ Enschede, door het financieel steunen van goedgekeurde initiatieven. De stichting werd gevormd door afgevaardigden van de gemeente Enschede, de SAXION hogeschool en de Universiteit Twente. De Student Union werd betrokken toen bleek dat enkele verenigingen een aanvraag gedaan hadden, maar de samenwerking met Stess niet voorspoedig

29

bleek te verlopen. Bij een debat met gemeenteraadskandidaten zijn enkele beloften gedaan om de stichting nieuw leven in te blazen. In de maanden daarna heeft de Student Union op verschillende manieren en via verschillende kanalen geprobeerd deze belofte waargemaakt te krijgen. Dit is echter niet gelukt. In juli 2002 is in een werkoverleg met het College van Bestuur het Unionbestuur uiteindelijk duidelijk gemaakt dat zowel Saxion Hogeschool Enschede als de UT niet langer de continuering van de Stess voor ogen hadden.

4.4 Studentenkortingen en festiviteiten Voor studenten zijn in 2003 de volgende aanbiedingen gerealiseerd of voortgezet: korting op busjes en gratis producten via de Unionshop (ON-agenda’s, SI-gidsen). Verder is er in 2002 een goede basis gelegd om op te kunnen voorborduren in het volgende jaar zo is er veel voorbereidend werk gedaan voor de volgende gezamenlijke inkoop projecten: ontwikkelen van foto’s, kleding, telefoon accessoires en dagbladen. Tevens is er twee keer een postersale door de Student Union georganiseerd en bleef het voor studenten mogelijk om mee te doen aan de Cinestar-prijsvraag, waarmee gratis bioscoopkaarten gewonnen kunnen worden. In 2002 is er tweemaal succesvol een Unionfeest in de Pakkerij georganiseerd; in april en in oktober, bij beide feesten was het pand goed gevuld met studenten. De organisatie lag in handen van de Beheerscommissie Pakkerij (BCP), de promotie werd verzorgd door het bestuur van de Student Union. Het tweede Unionfeest in oktober was de afsluiting van de derde Diesviering van de Student Union. Naast het Unionfeest zijn er in de drie daagse dies-week diverse andere activiteiten georganiseerd voor studenten en studentenorganisaties: van een gratis maaltijd voor studenten in Condor City (GoPlanet) tot gratis karten voor verenigingsbestuurders. De activiteiten waren zeer uiteenlopend, sommige activiteiten werden beter bezocht dan andere activiteiten. Bij de evaluatie is naar voren gekomen dat een betere promotie noodzakelijk is en dat de activiteiten beter kunnen worden geconcentreerd op één feestdag.

30

5 Organisatie & omgeving De Student Union is een jonge, zich ontwikkelende organisatie in een dynamische omgeving, waarin studenten en studentenorganisaties de belangrijkste rol spelen. In paragraaf 5.1 wordt nader ingegaan op het functioneren van het bestuur van de Student Union en haar commissies en ondersteuning, in paragraaf 5.2 en paragraaf 5.3 komen respectievelijk de Raad van Toezicht en de Raad van Advies aan bod. In paragraaf 5.4 wordt de BV van de Student Union besproken (Student Union Enterprises B.V.). In paragraaf 5.5 en 5.6 wordt de relatie met respectievelijk de deelnemers van de Student Union en de koepels besproken. In paragraaf 5.7 staat beschreven welke contacten de Student Union onderhoudt met studentenorganisaties buiten Enschede. Tot slot wordt in paragraaf 5.8 en paragraaf 5.9 een toelichting gegeven op respectievelijk de verhouding van de Student Union met de Universiteit Twente en haar partners.

5.1 Student Union bestuur In deze paragraaf komen de samenstelling van het bestuur en de bestuurswisselingen aan bod, wordt toegelicht op welke wijze de huidige Unionbestuurders contacten met oudUnionbestuurders onderhouden en wordt de personele ondersteuning van het Student Union bestuur in kaart gebracht. Tot slot wordt beschreven hoe het communicatiebeleid van de Student Union in 2002 tot uitvoer werd gebracht.

5.1.1

Samenstelling en bestuurswisselingen

Idealiter bestaat het bestuur van de Student Union uit zes personen. Het bestuur wisselt halfjaarlijks om de kenniscontinuïteit zo goed mogelijk te waarborgen. Tot februari 2002 bestond het bestuur uit de volgende personen: • • • • • •

Jurgen Schutte Arnout Brouwers Maarten Bekking Pieter Meijers Leonie van der Steen Tijmen Augustijn

(Voorzitter, P&O en Internationalisering) (Accommodatie en Financiën) (Externe Betrekkingen) (Commercie) (Interne Betrekkingen) (PR & Communicatie en Onderwijs)

Bij de bestuurswissel in februari 2002, verliep de werving van nieuwe bestuurders zeer moeizaam: de wervingscampagne en sollicitatieprocedure resulteerden uiteindelijk in slechts één geschikte nieuwe bestuurder: Michiel Coolen. Door het vertrek van Jurgen Schutte, Arnout Brouwers en Maarten Bekking telde het bestuur daarom vanaf 1 februari nog slechts vier bestuurders en zag de verdeling er als volgt uit: • • • •

Pieter Meijers Leonie van der Steen Tijmen Augustijn Michiel Coolen

(Voorzitter, P&O, Commercie) (Interne Betrekkingen en Internationalisering) (PR & Communicatie, Onderwijs en Externe Betrekkingen) (Accommodatie en Financiën)

De teruggang van zes naar vier bestuurders had het onvermijdelijke gevolg dat er projecten moesten worden afgestoten; tevens werden er minder nieuwe projecten opgepakt. Het afstoten van projecten bleek echter een moeizaam proces: diverse partijen moesten teleurgesteld worden en een veel projecten konden vanwege hun aard en voorgeschiedenis niet afgestoten worden. Vanaf het moment dat alle activiteiten en projecten herzien werden, is het bestuur tevens gaan werken met een heldere prioritering van projecten; om in haar werken zoveel mogelijk duidelijkheid en structuur aan te brengen. In oktober is veel aandacht uitgegaan naar een nieuwe aanpak en filosofie van de wervingsperiode en dit resulteerde in 4 nieuwe bestuurders voor de wissel van februari.

31

Dit had tot gevolg dat in september 2002 slechts één bestuurder overbleef om de kenniscontinuïteit te waarborgen. Een dergelijke wissel is verre van ideaal te noemen. De samenstelling van het bestuur vanaf 1 september was als volgt: • • • • •

Marieke van der Lans Michiel Coolen Lieneke Hohmann Guido van Lammeren Peter Schouten

(Voorzitter, Beleid & Strategie, P&O) (Accommodatie, Financiën) (Interne Betrekkingen, Internationalisering) (Externe Betrekkingen, Commercie) (PR & Communicatie, Onderwijs)

Wegens persoonlijke omstandigheden heeft Peter Schouten helaas zijn functie na twee maanden neergelegd. Omdat op dat moment de werving voor de wissel in februari 2003 al opgestart was, is besloten om de vrijgekomen functie in deze wervingscampagne mee te nemen. Beide bestuurswisselingen in 2002 zijn gepaard gegaan met een goed bezochte constitutieborrel!

5.1.2

Contact met oud (alumni) bestuurders

Veel kennis en expertise over de Student Union is aanwezig bij het toenemende aantal oudUnionbestuurders, verenigd in PRIUS, waar de zittende bestuurders vanaf 2002 ook aspirant-lid van zijn, om de kennisuitwisseling tijdens informele bijeenkomsten te bevorderen. Op portefeuillespecifiek gebied is regelmatig de hulp ingeroepen van deze oud-bestuurders. In 2002 is tevens een nieuw inwerkprogramma opgezet voor nieuwe bestuurders, waarin de oudbestuurders intensiever zullen worden betrokken, onder andere als persoonlijke coach. Eind 2002 zijn alle oud-voorzitters bijeengeroepen voor een overleg betreffende de toekomst van de Student Union; dit overleg bleek zeer zinnig om de huidige ontwikkelingen in het juiste perspectief te plaatsen. Dergelijke bijeenkomsten zullen daarom in 2003 voortgezet worden.

5.1.3

Personele ondersteuning Student Union

Secretariële ondersteuning Na een evaluatie en een tijdelijke oplossing is er vanaf het voorjaar 2002 gewerkt met een nieuwe structuur van de secretariële ondersteuning: in plaats van twee, qua functie, gelijkwaardige secretaresses, is er gekozen voor een onderverdeling in de functies van Office Manager en administratief medewerker (met een eenvoudiger takenpakket ter ondersteuning van de Office Manager). Om deze verdeling vorm te geven is begin 2002 de detachering van Patricia Kuiper niet langer voortgezet, voor de functie van administratief medewerker is in het voorjaar extern (via een uitzendbureau) geworven, omdat aan een interne werving geen respons werd gegeven. In september heeft de administratief medewerkster (Christina Cengiz) een tijdelijke aanstelling bij de Universiteit Twente gekregen; een kostenbesparing, personeel op uitzendbasis is immers een grote kostenpost. Omdat de zittende Office Manager (Marieke Spruit) per 1 januari 2003 zou vertrekken, is er eind 2002 bijzonder veel moeite gestoken in het vinden van een nieuwe Office Manager: mede gezien de reorganisatie op de UT, waardoor een interne werving verplicht was, leverde dit de nodige problemen op. Op de valreep is de functie, naar alle tevredenheid, alsnog ingevuld door Sandra Nienhuis (afkomstig van het BCvB). Al met al is er veel tijd gestoken in het op peil krijgen en houden van de secretariële ondersteuning: tijd die ten koste is gegaan van het uitvoeren van projecten voor studenten(organisaties). Net als in de voorgaande jaren is een student-assistent ingeschakeld als archivaris; de netwerkvoorzieningen werden verzorgd door enkele studenten op oproepbasis. Om deze actieve personen binnen de interne ICT-commissie volledig in te kunnen zetten voor het realiseren van projecten op ICT-gebied en een goede ondersteuning van de ICT-faciliteiten te garanderen is er eind 2002 voor gekozen om de ICT ondersteuning zoveel mogelijk uit te besteden aan een professionele studentenonderneming. Bedrijfseconomische ondersteuning De financiële ondersteuning van het bestuur bestaat uit twee vormen: boekhoudkundige ondersteuning en bedrijfseconomisch advies (gezien de complexe financiële vraagstukken binnen de Student Union én als bijdrage aan de financiële continuïteit. De boekhoudkundige ondersteuning werd in 2002 weer ingevuld door Jan Schurink (werkzaam bij de dienst Financiële 32

en Economische Zaken van de UT). De functie van bedrijfseconomisch adviseur is begin 2002 ingevuld door Marco Borggreve, die helaas in februari de UT en hiermee ook de Student Union verliet. Interne werving leverde geen nieuwe adviseur op en omdat een externe werving niet was toegestaan, nam Fons Schoonheijt (FEZ) de functie gedeeltelijk op zich. Wegens de drukte en functie van Fons Schoonheijt bleek dit een verre van ideale situatie, het bestuur van de Student Union kon te weinig beroep doen op het broodnodige financiële advies. In het najaar van 2002 is door het College van Bestuur de financieel manager van TSM voorgedragen (John Olde Olthof). Na een proefperiode in eind 2002- begin 2003 moet duidelijk worden of hij de functie van bedrijfseconomisch adviseur definitief op zich zal nemen.

5.1.4

Student Union Commissies

Het bestuur van de Student Union is in 2002 ondersteund door de volgende commissies: Commissie Beheerscommissie Pakkerij (BCP) Centraal beheer Euros (CBE) PR & Communicatie Commissie (PRCC) ICT commissies (ICT): intern en extern Lichtkrantcommissie Student Union Partnershipscommissie (SUPS) Boekhoudpakketcommissie Gezamenlijke inkoopprojecten (GIP) Trainingencommissie Introductie Kommissie (IK) Stuurgroep BaMa en Activisme Vaardigheden en Reflectie commissie

Activiteiten in paragraaf… 4.1.2 4.1.2 5.1.5 4.1.7 4.1.7 5.9.2

Verantwoordelijk bestuurder Accommodatie Accommodatie PR & Communicatie PR & Communicatie PR & Communicatie Externe Betrekkingen

3.4.5 3.4.5 3.1.1 4.1.3 3.3 3.1.2

Externe Betrekkingen Externe Betrekkingen Interne Betrekkingen Interne Betrekkingen Onderwijs Onderwijs

De opzet was om in 2002 naast de bestaande commissies ook een zogenaamde studentenpool vorm te geven, waarin studenten konden worden opgenomen die over een grote expertise op diverse gebieden beschikken. Deze studenten kunnen zowel voor projecten van de Student Union zelf als voor diverse andere projecten binnen de UT worden ingezet. De opzet van deze pool bleek echter moeilijker dan verwacht vanwege de beschikbaarheid van dergelijke studenten. Halverwege 2002 is de keuze gemaakt om de aandacht te verleggen van de studentenpool naar het vormgeven van de commissiestructuur van de Student Union, zodat studenten die bij de Student Union actief willen worden, in een betere structuur binnen de Union opgevangen kunnen worden en door kunnen groeien. Voor verdere groei van de Student Union is het immers noodzakelijk dat de bestuurders volop ondersteund worden door actieve studenten, zodat zoveel mogelijk projecten waargemaakt kunnen worden. In 2002 is er een nieuwe verdeling gemaakt van de afstudeermaanden voor commissies van de Union: per commissie is vastgesteld of en hoeveel maanden er in principe worden toegekend.

5.1.5

Communicatiebeleid

Communicatie bleek ook in 2002 weer een belangrijk aandachtspunt te zijn. Het Student Union bestuur heeft informatiemiddelen als de vernieuwde website, nieuwsbrieven, nieuwsmails en het UT-Nieuws veelvuldig ingezet om de activiteiten van de Student Union te communiceren. In 2002 is de PR & Communicatie Commissie in het leven geroepen, die het bestuur ondersteund heeft bij het opzetten van bepaalde PR uitingen (drukwerk, eerstejaarsinteresseformulieren, representatiemateriaal, posters en folders). Door deze commissie is ook de Student Union informatiemap in 2002 geüpdatet. Nieuwsbrief en nieuwsmail De nieuwsbrief is in 2002 6 maal verschenen en verzonden naar de deelnemers van de Student Union, bepaalde UT-medewerkers en externe contacten. In de nieuwsbrief stonden alle relevante

33

activiteiten van het Student Union bestuur kort beschreven. In 2002 is er ook veelvuldig gebruik gemaakt van een nieuwsmail; soms met specifieke berichten voor studenten (dictatenverkoop) of verenigingen, soms met boodschappen voor een breder publiek (bijvoorbeeld de digitale kerstkaart). Website In 2002 heeft de website van de Student Union grote veranderingen ondergaan door het integreren van de site met de activismestimulerende portal.Tevens heeft de site een andere grafische vormgeving gekregen, de website is aangepast aan de nieuwe huisstijl van de Universiteit. Door het in gebruik nemen van een content management systeem kon de informatievoorziening beter worden bijgehouden. Helaas is het bestuur van de Student Union er pas eind 2002 toe gekomen de website grondig ‘op te schonen’. In een nieuwe structuur is de relevante informatie nu per doelgroep geordend. UT-Nieuws Wekelijks is er gebruik gemaakt van de info-rubriek in het UT-Nieuws. Daarnaast hebben er veel artikelen over de Student Union in het UT-nieuws gestaan. De Student Union heeft bovendien enkele advertenties in het UT-nieuws geplaatst voor het werven van nieuwe bestuurders. Tevens zijn er enkele malen ingezonden brieven van het Student Union bestuur in het UT- Nieuws gepubliceerd.

5.2 Raad van Toezicht Stichting Student Union De samenstelling van de Raad van Toezicht heeft er tot de deelnemersraad van oktober 2002 als volgt uitgezien: Mark de Jonge (voorzitter, afgevaardigd vanuit de sector Gezelligheid), Corrina Klijn (afgevaardigd vanuit de sector Studie), Bart Blaauwendraad (afgevaardigd vanuit de sector Sport), Wietse Balkema (afgevaardigd vanuit de sector Cultuur), Leo Goedegebuure (afgevaardigd vanuit het College van Bestuur), Dave Blank (afgevaardigde vanuit bestuur Student Union) en Jeroen Teelen (extern lid). In oktober maakten drie van de studentleden plaats voor nieuwe afgevaardigden: Jochem Schut (afgevaardigd vanuit de sector gezelligheid), Frouckje Hovenkamp (afgevaardigde vanuit de sector Studie) en Jiri van Straelen (afgevaardigd vanuit de sector Sport). Een bericht van de Raad van Toezicht is te lezen in hoofdstuk 2.

5.3 Raad van Advies Stichting Student Union Het bestuur van de Student Union heeft in 2002 twee keer vergaderd met haar Raad van Advies (RvA). De leden van dit orgaan (externen met veel bestuurservaring op de campus of in het bedrijfsleven) geven het bestuur gevraagd én ongevraagd advies over beleidszaken op hoofdlijnen. In 2002 is de nadruk tijdens de vergaderingen verschoven van ‘rapporteren’ tot het discussiëren over een bepaald onderwerp, naar tevredenheid van de leden van de Raad van Advies. De Raad van Advies bestond in 2002 uit de volgende personen: de heer dr. C.J.M. Eijkel (directeur MESA+), prof.dr. J.Schuijer (oud- campusdecaan) en de heer mr. J.T.P.M. Troch (voorzitter Raad van Bestuur Koninklijke Grolsch N.V.), Prof.dr. J. Kessels (Part-time Hoogleraar HRD-bedrijfsopleidingen aan de UT en mede-oprichter en adviseur van het bureau Kessels & Smit, The Learning Company), de heer R. Bleker (wethouder Gemeente Enschede) en de heer ir. N. Janssen (OC&C Strategy Consultants). De heer Eijkel heeft eind 2002 zijn functie helaas neergelegd.

5.4 Student Union Enterprises BV Ter voorbereiding op de verhuizing van de Unionshop naar de Bastille is nagedacht over de structuur waarin studentendiensten aangeboden dienen te worden. Dit heeft ertoe geleid dat in 2002 de kopieservice onder verantwoordelijkheid van OCE is verdergegaan. Omdat binnen de Unionshop alleen nog de verkoop van dictaten overbleef en de daaraan gerelateerde geldstromen voornamelijk binnen de UT plaatsvinden én omdat de adminstratie van geldstromen zeer slecht was opgezet wat ten koste ging van de bedrijfsvoering, is besloten de administratie geheel bij FEZ onder te brengen. Omdat er daarmee geen activiteiten meer plaatsvinden binnen

34

Student Union Enterprises BV is in de eerste helft van 2002 de administratie van de BV afgesloten. De BV is blijven bestaan voor later gebruik.

5.5 Deelnemers Stichting Student Union De deelnemers van de Stichting Student Union zijn in 2002 tweemaal bijeengeroepen in een deelnemersraad: in juni en in oktober. In deze deelnemersraden zijn respectievelijk het jaarverslag 2001 en het jaarplan 2003 gepresenteerd. Beide deelnemersraden werden afgesloten met een interactieve sessie, waarbij in discussiegroepen werd gediscussieerd over verschillende onderwerpen aangaande de Student Union, de resultaten van deze discussies werden plenair teruggekoppeld. Het aantal deelnemers is in 2002 weer uitgebreid. In 2002 zijn de volgende deelnemers (voorlopig) erkend: Studenten Krachtsport Vereniging Hercules, Stichting Cosmicus Twente en Studievereniging Daedalus. Tenslotte heeft het bestuur van de Student Union ook op minder formele wijze getracht op te vangen wat er speelt onder de verenigingen: middels koffiebezoeken en lunchafspraken en door aanwezig te zijn op constitutieborrels van verenigingen en de AV’s van de verschillende koepels.

5.6 Koepels In 2002 heeft allereerst iedere maand een koepeloverleg plaatsgevonden. Dit overleg is over het algemeen informerend geweest, maar er waren ook geregeld discussies. Zo is onder andere voor het jaarplan 2003 van de Student Union gediscussieerd over de mogelijke invulling. Op deze manier is getracht op een zo goed mogelijke manier invulling te geven aan een beleid dat goed inspeelt op de vraag uit de verschillende sectoren. Verder is er maandelijks met iedere koepel afzonderlijk overlegd. Op deze manier blijft het Student Union bestuur goed op de hoogte van problemen en wensen van de verschillende koepelbesturen en blijven die ook goed betrokken bij de Student Union. Tijdens deze individuele overleggen bleek het ook beter mogelijk echt inhoudelijk over zaken te praten en dus zijn ook voor het maken van het jaarplan 2003 extra overleggen geweest met alle koepels. Tenslotte is tijdens het koepel overdrachtsweekend een goede stap gezet in verbeteren van het begrip van elkaars standpunten door elkaar een betere inleving van de problemen te geven. Concrete punten die hieruit voortvloeiden zijn een nieuwe serie koepellunches en een informele koepelmiddag, waarin de koepels zich beter in elkaar kunnen verdiepen, van elkaar kunnen leren en op relevante gebieden samenwerkingen realiseren. Deze middag zal begin 2003 plaatsvinden.

5.7 Studentenorganisaties buiten Enschede In 2002 is er contact geweest met de landelijke studentenorganisatie LSVb. Een afvaardiging van de LSVb is bij het Student Union bestuur op bezoek geweest om te bekijken waar er raakvlakken bestaan. Zeker gezien het wegvallen van de Studenten Raad Drienerlo (SRD) is dit belangrijker geworden. Vooralsnog is afgesproken elkaar wederzijds te informeren, en indien gewenst elkaars media te gebruiken. Dit is onder andere gebeurd bij de onderwijsstaking van 11 november 2002 (mede georganiseerd door de LSVb), waarover de Student Union nieuwsberichten op haar website heeft geplaatst.

5.8 Universiteit Twente Structureel overleg over studentenactiviteiten en studentenvoorzieningen is gevoerd met het de Dienst Studentenvoorzieningen en Campus (DiSC) [4.1.1] en het College van Bestuur. Op het gebied van de Uniongebouwen is er periodiek contact geweest het Facilitair Bedrijf (FB), met Bureau Communicatie (BC) is overleg gevoerd over de voorlichtingsactiviteiten en met het Centrum voor Informatie Voorziening (CIV) is eind 2002 voor het eerst contact geweest over afstemming van ICT activiteiten. In het najaar van 2002 is met beide studentenfracties van de Universiteitsraad (Coalitie KPSCabaal-UTemp) en UReka) overleg gevoerd over de reorganisatie en beleid betreffende activismestimulering. Met UReka wordt onder andere samengewerkt bij de opzet van de activismefolder, die in 2003 moet verschijnen. Met de faculteiten en opleidingen is slechts weining incidenteel contact geweest op het gebied van het onderzoek Studentactivisme en het Academisch Curriculum.

35

5.9 Bedrijven Het Student Union bestuur is met name op zoek naar langdurige (financiële) relaties met bedrijven: partnerships. De portefeuillehouder Externe Betrekkingen wordt bij het aantrekken en onderhouden van partnerships ondersteund door de partnershipscommissie. Naast de contacten voor het aangaan van partnerships heeft de Student Union een aantal andere contacten onderhouden. Samenwerkingen met bedrijven leverde het succesvolle trainingenprogramma en diverse gezamenlijk inkoopprojecten op.

5.9.1

Partnerships

Voortbordurend op het partnershipsbeleid heeft in 2002 het invulling geven aan de bestaande partnerships de hoogste prioriteit gekregen. Met de verschillende partners heeft dit geleid tot de realisatie van een aantal projecten. Kort worden per partner de relevante resultaten gegeven. In het kader van het partnerschip met de Grolsch is dit jaar het Grolsch-fonds in gebruik genomen. Verschillende verenigingen hebben hier hun voordeel mee gedaan en het fonds gebruikt voor het bekostigingen van diverse activiteiten. Ook is het mogelijk gemaakt voor Union verenigingen die geen onderdeel zijn van het raamcontract om van dezelfde korting gebruik te maken. In samenwerking met de tweede partner, zorgverzekeraar Amicon, is dit jaar het Student Union Amicon verzekeringspakket ontwikkeld, deze ziektekostenverzekering is voor UT-studenten extra aantrekkelijk gemaakt. Verder kan in 2003 het Amiconfonds en de Amiconbeurs in gebruik worden genomen. Het Amiconfonds is ingebed in het bestaande sportfonds, diverse verenigingen kunnen hier geld uit putten ten behoeve van sportactiviteiten. Studenten die naar het buitenland afreizen kunnen hun voordeel doen met de Amiconbeurs, in ruil voor onderzoek voor Amicon ontvangen zij een beurs om hun internationale stage te bekostigen. Verder zijn vergaande besprekingen gevoerd met de Rabobank. Deze zullen naar alle waarschijnlijkheid leiden tot de e plaatsing van een geldautomaat in de nieuwe Bastille en daarmee het tekenen van het 3 partnership in begin 2003.

5.9.2

Partnershipscommissie

In 2002 is de commissie zich duidelijker gaan richten op de ondersteuning van de portefeuillehouder externe betrekkingen. Dit hield ook in dat de commissie zich meer bezig is gaan houden met het invulling geven aan de twee bestaande partnerships. Maar ook bij het aanschrijven van nieuwe bedrijven is de manier van werken veranderd. Er zal sectorgericht gezocht worden naar nieuwe partners. Een verdere verzelfstandiging van de commissie bleek noodzakelijk door het geringe aantal bestuurders. Zo kon zonder de portefeuillehouder externe betrekkingen verder te belasten toch gewerkt worden aan het verwerven van nieuwe partners. e Een 3 partner is bijna gerealiseerd en er is een duidelijkere invulling gegeven aan de twee huidige partnerships. Het opstarten van de businessclub zal gebeuren indien er drie partners zijn verworden en is zodoende in 2002 niet gerealiseerd.

5.10 Andere onderwijsinstellingen Er is door het Student Union bestuur in 2002 slechts in geringe mate aandacht besteed aan het contact met andere onderwijsinstellingen. Met de Saxion Hogeschool Enschede is alleen contact geweest op het gebied van de algemene introductie. Wegens de verschillende perioden waarin de introductie van de UT en de Hogeschool plaatsvinden, was verregaande samenwerking niet mogelijk. Op landelijk gebied is de Student Union eenmaal in contact gekomen met andere onderwijsinstellingen: in april 2002 hebben twee bestuurders van de Student Union een presentatie gegeven over het bestaan en functioneren van de Student Union voor de vereniging voor bestuurders en managers in het hoger onderwijs (VUBM, een onderdeel van de VSNU (Vereniging van Universiteiten).

36

6 Financieel jaarverslag 2002 6.1 Meerjarenraming In 2001 is samen met het College van Bestuur een nieuwe meerjarenraming vastgesteld voor de Student Union. Naar aanleiding hiervan is de toewijzing van de Student Union voor 2002 en daarna aangepast. Gezien de gespannen financiële situatie waarin de UT verkeerd is echter niet de volledige claim van de Student Union gehonoreerd en heeft de Student Union dus bij het vaststellen van de meerjarenraming al een voorschot genomen op de nu lopende bezuinigingen. Als gevolg hiervan heeft de Student Union als taakstelling meegekregen om naast de baten van het College van Bestuur ook andere inkomsten te genereren om haar exploitatie toch sluitend te krijgen. Tijdens het afgelopen jaar heeft het Student Union bestuur zich ingezet om haar exploitatie sluitend te krijgen door te focussen op twee activiteiten. Het werven van externe middelen doormiddel van partnerships en het verlagen van de kosten door te bezuinigen op de uitgaven. Boekjaar 2002 heeft dus voornamelijk in het teken gestaan van het toetsen van de opgave die gemaakt is voor de meerjarenraming en in hoeverre de kosten ook werkelijk naar verwachting ontwikkeld zijn. Waarbij tevens getoetst moest worden of de toewijzing van de UT, de externe middelen en de lastenverlaging voldoende waren om de exploitatie van de Student Union sluitend te krijgen. In de afrekening 2002 kan het Student Union bestuur presenteren dat het exploitatietekort volledig is weg gewerkt.

6.2 Nieuwe administratie Een tweede gevolg van de meerjarenraming is de wijziging in de structuur van de financiën van de Student Union. De Student Union is een op zich staande stichting, wat de bestuurlijke onafhankelijkheid van de Student Union waarborgt. Een gevolg van de juridische en administratieve scheiding van de UT is dat er onnodig veel geldstromen plaats vinden tussen stichting en UT. Als gevolg is besloten om een deel van de administratie in een eigen eenheid binnen de UT-administratie te gaan administreren. De overige activiteiten blijven binnen de stichting administratie vallen. De financiële administratie van de Student Union wordt dus opgeknipt in twee delen. In 2002 is deze structuur wijziging doorgevoerd en is volgens de nieuwe administratiestructuur geadministreerd. Gedurende het jaar zijn een aantal van de kinderziektes verholpen, waardoor er ook meer duidelijkheid bestaat over het gebruik van de nieuwe administratiestructuur. In de afrekening wordt een geconsolideerde afrekening gepresenteerd waardoor de scheiding puur achter de schermen plaats vindt.

6.3 Bezuinigingen UT Na het voorschot op de UT bezuinigingen in de meerjarenraming heeft de Student Union te maken gehad met een tweede bezuiniging op haar toewijzing van de UT. Aan het begin van 2002 heeft de UT op alle toewijzigingen aan diensten 5% gekort. Voor deze bezuinigingsronde werd de toewijzing aan de Student Union onder de diensten gevoegd, waardoor ook de toewijzing voor de Student Union gekort werd. Het gevolg is dat op budgetten en toewijzingen, die nog maar een half jaar van te voren waren vast gelegd, al voordat deze ten uitvoer zijn gebracht alweer gekort is. Deze korting van 5% is echter voor boekjaar 2003 alweer terug gedraaid omdat de toewijzing te jong is om daar op te kunnen bezuinigen.

6.4 Deelneming Student Union Enterprises De Student Union heeft een 100% deelneming in Student Union Enterprises B.V., waaronder voorheen de Unionshop viel. De Unionshop heeft de laatste jaren grote verliezen gedraaid die in boekjaar 2002 gedragen worden. Als gevolg heeft de Student Union haar deelneming in de B.V. bijna de helft in waarde moeten afboeken. De Unionshop is het afgelopen jaar gesaneerd en de administratie is in haar geheel overgedragen aan FEZ. Voor nader toelichting zie ook hoofdstukken 4.1.4 en 5.4 van het jaarverslag.

37

6.5 Afrekening Onderstaand wordt de afrekening over 2002 gepresenteerd. In het jaarverslag is geen balans opgenomen. Deze is wel samen met de afrekening en de toelichting op de afrekening, ter goedkeuring aan de RvT voorgelegd. Het onderstaande overzicht is exclusief de kosten gemaakt voor Fonds Stimulering Activisme en inclusief kosten die boekhoudtechnisch niet in 2002 staan maar wel in 2002 verantwoord worden. In de eindafrekening kan een positief eind resultaat gepresenteerd worden mede door een aantal incidentele meevallers. De afrekening zal in de volgende paragrafen nader toegelicht worden.

Omschrijving

SU Bestuur

SU Projecten

Union +kaart

Pakkerij

Koepels

WSC

Subsidies Begr.

Toewijzing UT

216,400

Algemene opbrengsten

Real.

Begr.

Real.

Begr.

203,000 3,689

Begr.

216,400

206,689

Personeelsgebonden kosten

0

Real.

Begr.

7,700

7,700

207,300

210,696

6,664

0

954

186,000

204,250

0

Huuropbrengsten

Totaal Baten

SU IK

Totaal

Bastille

Real.

3,176

Omzet Unionpluskaart

Partners

3,176

193,700

218,614

96,200

91,751

303,500

303,400

Real.

Begr.

Real.

7,300 55,000

55,000

7,300

57,300

Begr.

Real.

438,700

428,696

55,000

71,783

186,000

204,250

96,200

91,751

57,300

7,300

7,300

775,900

796,480

140,800

115,779

0

0

7,700

7,588

0

5,755

0

0

7,300

5,769

155,800

134,891

Huisvestingslasten

7,700

17,654

0

0

0

0

303,500

270,738

0

0

0

0

311,200

288,392

Apparatuur

6,800

6,574

4,500

0

0

0

0

55

0

0

0

0

11,300

6,629

Materieelgebonden kosten

4,000

8,520

0

1,319

0

0

0

4,001

0

0

0

0

4,000

13,841

55,500

48,567

7,200

8,703

206,500

216,325

0

22,851

19,800

17,518

0

0

289,000

313,965

3,100

29,230

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

3,100

29,230

217,900

226,326

11,700

10,023

214,200

223,913

17518

7,300

5769

774,400

786,948

-1,500

-19,636

-11,700

-6,846

-20,500

-5,299

39,782

0

1,531

1,500

9,532

Overige lasten Bijzondere lasten

Totaal Lasten

Resultaat

6.5.1

303,500 303,400

0

19,800

0

35,200

SU Bestuur

Baten: In het kader van de bezuinigingen zijn alle diensten inclusief de Student Union 5% gekort op hun toewijzingen van de UT. Voor de Student Union betekende dit een verlaging van 13.400,-. Daarnaast heeft het bestuur in het kader van het trainingenprogramma inkomsten gegenereerd. Dit zijn vergoedingen voor kosten die de Student Union maakt voor trainingen.

38

Omschrijving

SU Bestuur Begroting

toewijzing overige opbrengsten

Realisatie

216,400

203,000

0

3,689

216,400

206,689

61,300

48,789

buitengewone baten

Totaal Baten

Bestuursvergoeding ambts toel. uitzendkr en declaranten

0

21,107

Studentmedewerkers

0

3,325.85

79,500

42,556.72

140,800

115,779

doorberekende salarissen

Totaal personeelsgebonden kosten

huur zalen doorb. huisv. lasten huur

Totaal huisvestingslasten

afschrijvingskosten apparatuur/inventaris

0

2,524

7,700

15,131

7,700

17,654

0

4,606

6,800

437

huur apparatuur/inventaris

0

0

onderhoud en reparatie

0

1,531

6,800

6,574

aanschaf app./invent. t.l.v. exploitatie

Totaal apparatuur

materialen administratieve hulpmiddelen

Totaal materieel gebonden kosten

0

248

4,000

8,273

4,000

8,520

facilitaire dienstverlening

4,500

1,637

ICT-dienstverlening

3,000

5,745

reis-, verblijf- en congreskosten

4,000

3,568

12,000

2,722

subsidies en lidmaatschappen

0

0

advieskosten

0

0

32,000

34,745

0

151

55,500

48,568

uitbesteed werk (extern UT)

bestuurskosten lasten m.b.t. interne dienstverlening

Totaal overige kosten

rentekosten

0

0

3,100

29,230

Totaal bijzondere lasten

3,100

29,230

Totaal Baten

216,400

206,689

Totaal Lasten

217,900

226,326

Resultaat

-1,500.00

-19,636.49

bijzondere lasten

Personeelsgebonden kosten: Er is minder bestuursvergoeding uitbetaald dan begroot omdat bijna een heel jaar met maar vier bestuurders is gewerkt. Omdat de administratief medewerker in eerste instantie vanuit een uitzendbureau werd ingehuurd zijn de kosten voor uitzendkrachten erg hoog (zie ook hoofdstuk 5.1.3 van het jaarverslag). De begrootte kosten voor studentmedewerkers zat in de begroting opgenomen onder de post ‘uitbesteedwerk.’ Doorberekende salarissen is minder dan begroot omdat de administratief medewerker in eerste instantie via het uitzendbureau werd betaald en het bestuur heeft drie kwart van het jaar geen bedrijfseconomisch adviseur gehad. Huisvestingslasten: Huurzalen zijn kosten gemaakt voor zaalhuur voor de deelnemersraadvergadering in CC. De huisvestingslasten zijn verdubbeld door uitbreiding van het aantal kamers in de Vrijhof. Er zijn twee kamers voor projectondersteuning bij gekomen. Apparatuur: Deze is volgens begroting verlopen, in de afrekening is de post verder uitgesplitst. Materiaal gebonden kosten: Deze zijn verdubbeld omdat de kopieer- en drukkosten, die in de begroting onder facilitaire dienstverlening begroot waren, hier ook zijn opgenomen. Overige kosten: Facilitaire dienstverlening betreft alleen nog maar postverwerking. Vanwege plaatsing van extra telefoons (o.a. voor nieuwe projectkamers) en nieuwe PCNS abonnementen bij CiV is de post ICTdienstverlening overschreden. Reis en verblijfkosten hebben zich volgens begroting ontwikkeld. Uitbesteed werk is achter gebleven op begroting mede doordat studentenpersoneel ingehuurd door de Student Union zelf, onder personeelskosten zijn geboekt. Bestuurskosten worden hieronder apart nader toegelicht. Bijzondere lasten: Op deze post is de afboeking op Student Union Enterprises B.V. opgenomen. Bestuurskosten: Er waren nog voldoende Student Union folders voorhanden waardoor er minder bijgedrukt zijn. Ondanks de aanwezigheid van een PR commissie zijn er minder PR uitgaven gedaan

39

dan begroot. Nieuwe wisselcadeau’s zijn aangeschaft voor bestuurswissels en alle ‘representatiecadeau’s’ zijn ook onder cadeau’s geboekt waardoor deze post is overschreden. De post overig is een verzamelbak geworden van moeilijk te plaatsen kosten, vergelijkbaar met een post onvoorzien. Hierin zitten kosten voor salarisadministratie en afboekingen van SU Bestuur debiteuren opgenomen, waardoor de post ver Specificatie Bestuurskosten boven begroting is uitgekomen. Ondanks de Begroting Realisatie lagere kosten is de Diës wederom groots gevierd, een deel van de kosten zitten - Advertentiekosten 2,500 2,859 verscholen in de andere posten zoals promotie - Brochures en folders 1,500 971 en drukwerk. De kosten voor trainingen en het - Website koepeloverdrachtsweekend zijn in het kader van inzichtelijkheid in de afrekening uitgesplitst. - PR-acties 6,500 3,409 - Bestuurswisseling

5,000

5,921

- Eerste lustrum

4,500

4,500

- Cadeau' s etc.

1,000

2,112

- Kleding

1,500

1,555

- Overige

1,500

5,404

- Diesviering

2,500

1,214

- Vergaderkosten

5,500

4,132

-Catering kosten training

-

1,645

-KOW

-

1,022

32,000

34,745

Totaal bestuurskosten

6.5.2

SU projecten

In deze kostenplaats worden de projecten van de Student Union geboekt. De kostenplaats SU bestuur is een weergave van de organisatiekosten van de Student Union terwijl de kostenplaats SU projecten een weergave is van project gerelateerde kosten. Gerealiseerde projecten: - Internationale folder 1319 - Vooraanmeldersportal 405 - Student Portal 3640 - Internationale Portal 1339 - Portal onderhoud 332 Bureau Communicatie en Dinkel hebben een bijdrage geleverd in de ontwikkeling van de portal.

40

6.5.3

SU Unionpluskaart, Koepels en Subsidies U+kaart, koepels Specificatie

Subsidies Begroting

Realisatie

-

4,842

131,600

131,600

-

3,601

- Dotatie Sportraad

9,500

9,529

- Dotatie Apollo

3,200

3,313

- Dotatie Fact

1,800

1,588

- Dotatie OS

1,400

-

- SFSport

25,900

25,900

- SFCultuur

14,500

14,476

- SFAlgemeen

18,100

19,241

-

1,894

Overige lasten Uitbesteed werk (WAP uitgifte koepels) Subsidies en lidmaatschappen - Unionpluskaart - Basis afdracht DiSC - Kosten uitgifte - Dotatiegeld koepels

- Subsidies

- SFGrolsch - Unionprijs Totaal bestuurskosten

500

340

206,500

216,325

Baten: De toewijzing UT is een vergoeding voor de vacatiegelden van de koepelbestuurders. Algemene inkomsten zijn voor het uitdelen van de Wap2 abbonnementen. Het uitdelen is verzorgd in samenwerking met apollo en sportraad en de financiële afhandeling is via de Student Union verlopen. De omzet van de Unionpluskaart is hoger dan begroot. Het wegvallen van de eenmalige subsidie van het CvB op de kaart, heeft een minder negatief resultaat op de verkoopcijfers dan verwacht. Uitbesteed werk: De vergoeding richting de koepels voor het uitdelen van de wap abbonnementen.

Unionpluskaart: Dit is de vaste afdracht van de Student Union aan DiSC voor het bekostigen van de sport en cultuur faciliteiten. Dotatiegeld en vacatiegelden koepels: Dotatiegelden en vacatiegelden zijn volgens begroting verlopen. Met OS is afgesproken dat de dotatie in de toekomst ten goede komt aan de werkruimte in de Bastille. Subsidies: Deze worden bekostigd vanuit de inkomsten van de Unionpluskaart. Subsidiefonds cultuur en Subsidiefonds sport zijn in 2002 wederom in zijn geheel door respectievelijk Apollo en Sportraad uitgekeerd. Subsidiefonds Algemeen kent dit jaar een overschreiding. Deze wordt veroorzaakt door de Bata die aanspraak heeft moeten maken op een garantiesubsidie die niet in de begroting was opgenomen. Daarnaast is in 2002 het Subsidiefonds Grolsch toegevoegd aan de lijst. Doordat deze nog redelijk onbekend is bij de deelnemers, is niet het volledig beschikbare bedrag uitgekeerd. Ten slotte is de Unionprijs uitgekeerd aan de organisatie van het Nestival. Het bedrag is besteed aan de actie omtrent de Audiozaal.

6.5.4

SU gebouwen

De financiering van de Uniongebouwen vindt voor de Student Union budgetneutraal plaats. Dit houdt in dat de toewijzing van de UT net zo groot zal zijn als de gemaakte kosten. De kosten hebben zich volledig volgens begroting ontwikkeld. Op dit moment zijn er drie Uniongebouwen: Pakkerij, Watersportcomplex en de Bastille. De Bastille is in 2002 nog niet in gebruik genomen waardoor hiervoor geen kosten zijn gemaakt. De verdeling van de kosten over de andere twee gebouwen ziet er als volgt uit. Pakkerij 175.289 WSC 128.111

6.5.5

SU partners

Om de exploitatie sluitend te krijgen, maar ook om haar onafhankelijke positie ten opzichte van de UT te versterken, werft de Student Union externe financiering. Aan het einde van boekjaar 2002 heeft de Student Union twee partnerships en één sponsorcontract. Grolsch en Amicon zijn beide partners van de Student Union en Akzo Nobel is een sponsor van het subsidie fonds algemeen. De derde partner, de Rabobank is op komst voor 2003, zij heeft dit jaar al wel de IK gesponsord via de Student Union.

41

Bijlage 1 Onderstaande studenten hebben het bestuur van de Student Union ondersteund bij de uitvoering van projecten. Het bestuur wil hen allen heel hartelijk bedanken voor hun inzet! Archivaris Arnejan van Loenen.

(Lars Rengersen, Bas Jansen en Marco van Hout).

Beheerscommissie Pakkerij Hylke Wispels, Hylke Joustra, Jos Hoekstra, Dirk Peeters, Maarten Eeke van der Veen, Gijs Naarding, Sander Brouwer, Matthijs Dee.

Ondersteuning Bastille Ruud de Hart, Gerard Huis in 't Veld.

Boekhoudcommissie Leonard Raymakers, Jasper Klewert Maarten Donders, Melle Jorritsma Michiel van Uden, Margriet Rouhof Centraal Beheer Euros Mark Hallmann, Peter Kindt, Rik Cellarius, Jelmer Altena, Arjan van Hoorn Gezamenlijk Inkoop Project Martin Eggink, Pieter Thomasson ICT Commissie (Intern) Han Horlings, Janatharan Sundaram, Bert Stevens, Bas Nedermeijer. ICT Commissie (Extern) Kommer Braber , Arno Hartholt, Mark Huijgen, Maarten Bekking, Tijmen Augustijn, Bas van Sisseren, Sjoerd van Groningen, Remco van de Meend Han Horlings, Janatharan Sundaram, Bert Stevens IntroductieKommissie 2002 Christine Kik, Menno Gierman, Michel Boedeltje, Maarten van Schagen, Manon Beetstra, Joost Veenstra. Lichtkrant Janatharan Sundaram, Martijn Wagterveld, Tristian Cranendonk, Reinier Spruijt, Johan Engelen Netwerkbeheer Bas Nedermeijer, Frank van den Hurk.

Ondersteuning Onderwijs & Activisme Pieterjan van Wijngaarden, Steven Teuns en Hèleni Kernkamp. Partnerships Commissie Mark Smith, Maarten Bekking, Paul Groen, Menno Kunst, Ewout Gerristma, Arno Koppens PR & Communicatie Commissie Ilse van den Berg, Sanne Betten, Johanna Bruggeman, Lutske de Haas, Ingrid Schwayer. Stuurgroep BaMa Armin Holkers Pieterjan van Wijngaarden Jip de Lange Wolter Pieters Rob van Loon Edwin Berends Willem Glasbergen Aletha Huisman Squashhallen Han Horlings, Nienke Mulder. Trainingencommissie Björn Prevaas, Inge Stegeman, Armin Holkers Unionshop - bedrijfsleiding Thalita van Heyst, Hanane Ghalloudi. Vaardigheden en reflectiegroepen Steven Teuns, Lieke Hoomans

Websitebeheer Dorien Wesseling, Han Horlings, Ingrid Swayer, Janarthanan Sundaram, Monito

42

Bijlage 2 Lijst van afkortingen AV’s BaMa BC BCP CBE CIV CvB DiSC ECIU FB FEZ FSA GIP ICT IK LSVb MESA+ PITS PRIUS RvT SNT SRD STESS SU TWRC USE UT VGD WAR WSC

Algemene Vergaderingen Bachelor Master Bureau Communicatie Beheers Commissie Pakkerij Centraal Beheer Euros Centrum voor Informatie Voorziening College van Bestuur Dienst Studentenvoorzieningen en Campus European Consorium of Innovative Universities Facilitair Bedrijf Financieel Economische Zaken Fonds Stimulering Activisme Gezamenlijk Inkoop Project Informatie, Communicatie en Technologie Introductiecommissie Landelijke Studenten Vakbond Materials, technologies and systems for the information society Platform Internationalisering Twentse Studentenorganisaties Vereniging oud-leden Student Union Raad van Toezicht Studenten Netwerk Twente Studenten Raad Drienerlo Stichting Enschede Studentenstad Student Union Gebouw voor Toegepaste Wiskunde en Rekenkundig Centrum University Student Enterprises Universiteit Twente Vastgoedgroep Drienerlo Werkgroep Afstudeer Regelingen Watersportcomplex

2