Jaarverantwoording zorginstellingen 2010 Zorgfederatie Oldenzaal
Inhoudsopgave 1. 2.
Uitgangspunten van de verslaglegging ............................................................. 3 Profiel van de organisatie ................................................................................ 5 2.1. Algemene identificatiegegevens ..................................................................... 5 2.2. Structuur van het concern ........................................................................... 5 2.3. Kerngegevens .............................................................................................. 5 2.3.1. Kernactiviteiten en nadere typering ........................................................ 5 2.3.2. Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten ........ 7 2.3.3. Werkgebieden ........................................................................................ 7 2.4. Samenwerkingsrelaties ................................................................................ 8 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap ...................................13 3.1. Normen voor goed bestuur ..........................................................................13 3.2. Raad van Bestuur / Directie .......................................................................13 3.3. Toezichthouders (Raad van Toezicht) ...........................................................14 3.4. Bedrijfsvoering ...........................................................................................18 3.5. Cliëntenraad ..............................................................................................20 3.6. Ondernemingsraad .....................................................................................23 4. Beleid, inspanningen en prestaties .................................................................25 4.1. Meerjarenbeleid ..........................................................................................25 4.2. Algemeen beleid verslagjaar ........................................................................26 4.3. Algemeen kwaliteitsbeleid ...........................................................................29 4.4. Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten .....................................................33 4.4.1. Kwaliteit van zorg .................................................................................33 4.4.2. Klachten ..............................................................................................34 4.5. Kwaliteit ten aanzien van medewerkers .......................................................35 4.5.1. Personeelsbeleid ...................................................................................35 4.5.2. Kwaliteit van het werk ..........................................................................37 4.6. Samenleving ...............................................................................................39 4.7. Financieel beleid .........................................................................................40 Bijlage 1: Organogram Zorgfederatie Oldenzaal ........................................................42
2
1.
Uitgangspunten van de verslaglegging
De jaarverantwoording 2010 betreft Stichting Zorgfederatie Oldenzaal, bestaande uit twee woonzorgcentra, Mariahof en Scholtenhof, en de ThuisZorg. In dit maatschappelijke jaarverslag wordt ingegaan op de activiteiten en resultaten van het afgelopen jaar. Door deze wijze van verslaglegging informeren wij cliënten en andere belanghebbenden over onze activiteiten op het gebied van zorg- en dienstverlening. Samen met de jaarrekening en de kwantitatieve gegevens in DigiMV, draagt het bij aan de totale verantwoording over 2010. Hiermee wordt tevens tegemoet gekomen aan de eisen van externe verantwoording en transparantie. Door de invoering van de nieuwe Zorgzwaarte (ZZP)-financiering, en met name de lage tarieven voor de ZZP’s 1 tot en met 3, is 2010 financieel een moeilijk jaar geweest voor Zorgfederatie Oldenzaal. Het resultaat is break-even met een klein positief resultaat. Zorgfederatie Oldenzaal heeft, als traditioneel verzorgingshuis, nog een productmix waarbij veel cliënten in deze lage categorie geïndiceerd zijn. Dit leidde tot minder inkomsten en direct in het eerste kwartaal tot verliezen. Dit ondanks de voorbereidingen die in 2009 zijn getroffen in samenwerking met VWS. Daarnaast worden ook de tarieven voor de extramurale zorg als laag beschouwd en de beperking door de bandbreedte waarbinnen gefinancierd wordt. Voor het eerst was het voor Zorgfederatie Oldenzaal noodzakelijk om extra interne efficiëntiemaatregelen te treffen. Dit is wennen voor een organisatie die tot aan dit jaar een goede solvabiliteit heeft opgebouwd van bijna 25%. Naast de genoemde efficiëntieslag is nog een andere belangrijke maatregel genomen om de productmix gunstig te beïnvloeden, namelijk een versnelde groei naar een mix van hogere ZZP’s. Zorgkantoor Twente heeft hieraan een constructieve bijdrage geleverd. Gunstig voor de financiële situatie zijn ook de inkomsten voor WMO-huishouding geweest. Voor het eerst sinds de start in 2007 is het product kostendekkend geweest. We kijken daarom terug op een goede keuze om, via de PGB-constructie, met een eigen kostendekkend tarief te werken in plaats van mee te doen aan een aanbesteding onder onze kostprijs. Daarnaast is de extra extramurale productie van de ThuisZorg een positieve ontwikkeling in 2010 geweest. Met een toename van 112% is de groei groter geweest dan de geplande 105%. Om de continuïteit van de organisatie in te toekomst te waarborgen zal Zorgfederatie Oldenzaal verder moeten groeien en zich gaan aanpassen naar andere producten en productmix. De keuzes die hierover zijn genomen, staan vermeld in het nieuwe strategische beleidsplan. Uit de financiële verantwoording is niet af te leiden of het goed gaat met cliënten en medewerkers in de organisatie. Om de kwaliteit van zorg en de kwaliteit van de organisatie te beoordelen, zijn andere maatstaven nodig. Terugblikkend hierop kan gesteld worden dat 2010 inhoudelijk een goed jaar is geweest voor Zorgfederatie Oldenzaal. Als eerste kunnen we terugkijken op een jaar met goede kwaliteit van zorg- en dienstverlening voor onze cliënten. Dit beeld is ondersteund door de zeer goede uitslag van het CQ-cliënttevredenheidsonderzoek. Als eerste in Twente heeft Zorgfederatie Oldenzaal het PREZO kwaliteitskeurmerk behaald. De hoge scores met goud voor zowel Scholtenhof, Mariahof en ThuisZorg worden extra gewaardeerd, omdat het een nieuw systeem van resultaatmetingen (outcomes) betreft. Een mijlpaal in de geschiedenis van Zorgfederatie Oldenzaal is het binnenhalen van de erkenning voor de functie ‘behandeling’. Met deze erkenning zijn extra productieafspraken gemaakt voor 35 plaatsen ‘verblijf met behandeling’ in ZZP 4 tot en met 6. Op 30 december 2010 heeft de realisatie plaatsgevonden van deze omgezette capaciteit en wordt in Scholtenhof en Mariahof het volledige pakket verpleeghuiszorg geboden. 3
Verder zijn in 2010 de voorbereidingen gestart van een aantal nieuwe extramurale producten voor psychogeriatrische cliënten, zoals dagbesteding-PG en preventieve zorg door casemanagers in de zorgketen dementie. Daarnaast is sociale dagbesteding geïnitieerd in het centrum van Oldenzaal in samenwerking met woningbouwvereniging WBO-Wonen. Ook is een structurele samenwerking gerealiseerd tussen huisartsen en onze ThuisZorgverpleegkundigen. Dit zijn stappen op onze weg naar wijkgericht werken. Tenslotte hebben we de meeste van onze voorgenomen activiteiten en resultaten in het jaarplan 2010 kunnen realiseren. Ten aanzien van de kwaliteit van organisatie en medewerkers is het behalen van het keurmerk Investors in People (IIP) het hoogtepunt in 2010. Evenals het realiseren van het strategische opleidingsplan. Het lage ziekteverzuim van 3,66% in combinatie met de zeer goede uitkomst van het landelijke medewerkerstevredenheidsonderzoek, is een hart onder de riem voor de nieuwe weg die we zijn ingeslagen. Het afgelopen jaar heeft Zorgfederatie Oldenzaal een prestatie neergezet waar wij trots op zijn. Het laat zien waarin een kleinschalige organisatie groot kan zijn. Dit vieren we en gaan we verder uitbouwen in de toekomst. In het nieuwe strategische beleidsplan 2011-2014 zetten we voor de komende jaren verder onze koers uit. We doen dit vanuit de gedachte dat wij activiteiten zelfstandig ontwikkelen en dat we, waar dat nodig en mogelijk is, hierin samenwerken met anderen. Gemotiveerde betrokken medewerkers en vrijwilligers maken het verschil om dit alles te kunnen realiseren. Al deze ontwikkelingen hebben plaats kunnen vinden dankzij hun enthousiasme en inzet. Dank hiervoor. Drs. Angélique J.I. Lamme MHA Directeur Bestuurder Stichting Zorgfederatie Oldenzaal
4
2.
Profiel van de organisatie
Zorgfederatie Oldenzaal heeft twee woon- en zorgcentra in Oldenzaal, namelijk Mariahof en Scholtenhof. Daarnaast levert Zorgfederatie Oldenzaal thuiszorg en welzijn in Oldenzaal, Dinkelland en Losser. Zorgfederatie Oldenzaal is op 1 januari 1997 ontstaan uit een fusie tussen de verzorgingshuizen Mariahof en Scholtenhof. Zorgfederatie Oldenzaal biedt activiteiten op het gebied van verzorging, thuiszorg en aanvullende welzijnsdiensten, waarbij elke cliënt zijn eigen zorgpakket kan samenstellen naar gelang zijn vragen en behoeften. Per einde verslagjaar heeft Zorgfederatie Oldenzaal 308 medewerkers in dienst, met een totaal van 109,27 fte. Daarnaast zijn er in Mariahof 106 en in Scholtenhof 148 vrijwilligers actief. 2.1.
Algemene identificatiegegevens
Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina 2.2.
Zorgfederatie Oldenzaal Fonteinstraat 55 7573 CG Oldenzaal 0541 513433 41032283
[email protected] www.zorgfederatieoldenzaal.nl
Structuur van het concern
Zorgfederatie Oldenzaal is een stichting met één Directeur Bestuurder en een Raad van Toezicht bestaande uit zeven leden. Organogram: zie bijlage 1. Als besturingsmodel wordt binnen Zorgfederatie Oldenzaal een integraal resultaatgericht managementmodel gehanteerd. Zorgfederatie Oldenzaal beschikt over de volgende toelatingen: Persoonlijke verzorging; Verpleging; Ondersteunende begeleiding; Verblijf op grond van de AWBZ; Behandeling. Daarnaast levert Zorgfederatie Oldenzaal WMO huishoudelijke zorg (HH1 en HH2) via PGB-opdrachtgever. Wat betreft de medezeggenschapsstructuur kent Zorgfederatie Oldenzaal een Cliëntenraad conform de eisen van de Wet Medezeggenschap Cliëntenraden en voor de medewerkers een Ondernemingsraad. Beide organen zijn centraal georganiseerd. 2.3.
Kerngegevens
2.3.1. Kernactiviteiten en nadere typering Zorgfederatie Oldenzaal stelt zich ten doel om ouderen en anderen daarvoor op gelijke voet in aanmerking komend, in Oldenzaal en omgeving te voorzien van een cliëntgericht en vernieuwend aanbod van wonen, (thuis)zorg en welzijn. Binnen de grenzen van het mogelijke volgen de werkprocessen de cliënt en niet omgekeerd. De cliëntgerichtheid krijgt verder gestalte in zelfbeschikking en zelfredzaamheid van de cliënt en respect voor de cliënt. 5
De belangrijkste groepen waar zorg aan wordt geleverd zijn: Cliënten met indicatie verblijf; Cliënten met indicatie verblijf en behandeling; Cliënten met een lichte of intensievere zorgvraag vanwege lichamelijke aandoeningen; Cliënten met een meer complexe zorgvraag vanwege een combinatie van lichamelijke aandoeningen en verwardheid; Cliënten met vragen die wisselen in de tijd. Hierbij kan het gaan om vragen van tijdelijk verblijf in de woon- en zorgcentra; Cliënten met vragen die wisselen in de tijd. Hierbij kan het gaan om vragen die variëren van lichte tot complexe zorg thuis; Cliënten met indicatie dagbesteding; Cliënten met indicatie vervoer; Afhankelijk van de vraag, indicatie en het overeengekomen zorgplan kan de zorg op afgesproken tijden of op onplanbare momenten geleverd worden. Zorgfederatie Oldenzaal levert tevens verschillende diensten die niet binnen de AWBZ vallen. Enkele voorbeelden zijn: Het leveren van huishoudelijke zorg thuis (WMO HH1 En HH2); Welzijns- en ontspanningsactiviteiten; Personenalarmering; Maaltijdverzorging aan huis en in de gezamenlijkheid in de recreatiezalen; Wasverzorging; Administratieve ondersteuning; Technische Dienst voor kleine klussen; Kapper; Pedicure; Schoonheidsspecialiste; Fysiotherapie/fitness; Winkel; Internetcafé; Reisbureau. Functie Persoonlijke verzorging Verpleging Begeleiding Behandeling Verblijf op grond van de AWBZ
Ja/nee Ja Ja Ja Ja Ja
Prestatie Uitleen verpleegartikelen Prenatale zorg Advies, instructie en voorlichting Voedingsvoorlichting
Ja/nee Nee Nee Nee Nee
Doelgroep Somatische aandoening of beperking Psychogeriatrische aandoening of beperking Psychiatrische aandoening Lichamelijke handicap Verstandelijke handicap Zintuiglijke handicap of communicatieve stoornis Psychosociale problemen
Ja/nee Ja Ja Nee Nee Nee Nee Nee
6
2.3.2. Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens VVT Aantal/bedrag Cliënten Aantal Aantal cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar 121 Waarvan ZZP-cliënten met zorg en verblijf per einde verslagjaar 116 Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar 50 Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten 127 per einde verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare bedden/plaatsen met verblijfszorg per 118 einde verslagjaar Productie Aantal Aantal dagen met zorg en verblijf in verslagjaar 43.895 Waarvan ZZP-dagen met zorg en verblijf in verslagjaar 41.334 Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar 8.947 Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief 33.337 dagactiviteiten) Personeel Aantal Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 308 Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 109,27 Bedrijfsopbrengsten Bedrag in euro's Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar 7.796.124 7.057.166 Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten 738.958 Waarvan overige bedrijfsopbrengsten 2.3.3. Werkgebieden Het werkgebied van Zorgfederatie Oldenzaal valt geheel binnen de regio van Zorgkantoor Twente. Een groot deel van de cliënten van Zorgfederatie Oldenzaal komen uit Oldenzaal, maar ook in gemeenten Losser en Dinkelland is Zorgfederatie Oldenzaal actief. Nr 1
Regio Groningen
Ja/nee Nee
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Friesland Drenthe Zwolle Twente Apeldoorn, Zutphen e.o. Midden Ijssel Arnhem Nijmegen Utrecht Flevoland ’t Gooi Noord-Holland Noord Kennemerland Zaanstreek/Waterland Amsterdam
Nee Nee Nee Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee
Nr Regio 17 Amstelland en De Meerlanden 18 Zuid-Holland Noord 19 Haaglanden 20 Delft Westland Oostland 21 Midden Holland 22 Rotterdam 23 Nieuwe Waterweg Noord 24 Zuid-Hollandse eilanden 25 Waardenland 26 Zeeland 27 West-Brabant 28 Midden-Brabant 29 Noordoost Brabant 30 Zuidoost-Brabant 31 Noord- en Midden-Limburg 32 Zuid-Limburg
7
Ja/nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee
2.4.
Samenwerkingsrelaties
Zorgfederatie Oldenzaal kent meerdere samenwerkingsrelaties met belanghebbenden. Deze zijn hieronder onderverdeeld in twee categorieën, namelijk interne belanghebbenden en externe belanghebbenden. Interne belanghebbenden Cliënten De cliënten van Zorgfederatie Oldenzaal zijn de belangrijkste direct belanghebbenden. In de directe zorgverlening vindt structureel individueel overleg plaats over de zorg- en dienstverlening met de cliënt (en eventueel diens contactpersoon) en de (Eerst) Verantwoordelijk Verzorgende en waarnodig met andere disciplines. Cliënten hebben individueel inspraak op de zorg- en dienstverlening door middel van de uitvoering van de gemaakte afspraken in het zorgleefplan. Het zorgleefplan wordt minimaal twee keer in het jaar geëvalueerd en geactualiseerd in samenspraak met de cliënt en/of diens persoonlijk vertegenwoordiger in een zorgleefplanbespreking. Daarnaast zijn er meerdere collectieve formele en informele overlegmomenten: Cliëntenraad: Binnen Zorgfederatie Oldenzaal is een Cliëntenraad samengesteld conform de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. De Cliëntenraad is samengesteld uit cliënten van de woon- en zorgcentra, cliënten van zelfstandige woningen behorend bij de woon- en zorgcentra en cliënten uit de wijk die gebruik maken van de zorg- en/of dienstverlening van Zorgfederatie Oldenzaal. De Cliëntenraad vergadert elf keer per jaar waarbij ook de Directeur Bestuurder van Zorgfederatie Oldenzaal aanwezig is. De Cliëntenraad heeft advies- en/of instemmingsrecht over uiteenlopende onderwerpen. Deze onderwerpen komen in de vergaderingen aan de orde. Daarnaast is er één keer in de anderhalf jaar een gezamenlijke vergadering met de Cliëntenraad en de Raad van Toezicht. Eén van de leden van de Raad van Toezicht is vaste aanspreekpersoon van de Cliëntenraad en woont zo nu en dan een Cliëntenraadvergadering bij. De Cliëntenraad krijgt ondersteuning en heeft een eigen budget. Zij komen op voor de belangen van de cliënten van Zorgfederatie Oldenzaal. Jaarbijeenkomst voor cliënten: Deze bijeenkomst wordt jaarlijks georganiseerd door de Cliëntenraad voor alle cliënten in zowel Mariahof als Scholtenhof. In 2010 zijn voor het eerst aparte bijeenkomsten georganiseerd voor cliënten in de aanleunwoningen. In deze bijeenkomsten worden de jaarrekening, wensen en de activiteiten van het afgelopen jaar besproken. Bijeenkomsten jarige cliënten: Maandelijks vindt er zowel in Mariahof als Scholtenhof een bijeenkomst plaats voor de jarige intramurale cliënten van de desbetreffende maand. Bij deze bijeenkomst zijn ook de Directeur Bestuurder, manager Interne Zorg & Facilitair, hoofd van de desbetreffende locatie en een lid van de Cliëntenraad aanwezig. Naast het vieren van de verjaardag van de cliënt, is een subdoelstelling van deze bijeenkomst om de zorg- en dienstverlening in een breder verband te evalueren en te informeren naar wensen en klachten van cliënten over verschillende aspecten van de zorg- en dienstverlening. Bijeenkomsten ThuisZorgcliënten: In mei 2010 zijn door de ThuisZorg twee bijeenkomsten georganiseerd in de vorm van een high tea voor cliënten en bewoners van de aanleunwoningen Beatrix, Scholtendijk, Grevinkhof en Potskamp. Cliënten zijn geïnformeerd over de diensten van de ThuisZorg en tevens heeft er evaluatie plaatsgevonden. Ook zijn in 2010 bijeenkomsten geweest voor cliënten met betrekking tot huishoudelijke verzorging, waarbij Cliëntenraad en manager ThuisZorg & Welzijn aanwezig waren. Onder het genot van een kopje koffie zijn cliënten geïnformeerd over Persoonsgebonden Budget huishoudelijke hulp. Daarnaast is er door de ThuisZorg een 8
mantelzorgbijeenkomst georganiseerd met als thema ‘Helpen bij de algemene dagelijkse levensverrichtingen’. Ook in 2011 zullen bijeenkomsten plaatsvinden om cliënten te informeren over de ontwikkelingen en mogelijkheden binnen de ThuisZorg. Medewerkers Binnen Zorgfederatie Oldenzaal zijn ook medewerkers belangrijke direct belanghebbenden. Met de medewerkers wordt jaarlijks een functioneringsgesprek gehouden. Het functioneringsgesprek is een tweerichtingsgesprek waarbij zowel de leidinggevende als de medewerker in een open sfeer het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker en de samenwerking met de leidinggevende bespreken. Binnen Zorgfederatie Oldenzaal is door de korte lijnen en de kleinschaligheid ook ruimte voor informeel overleg tussen medewerker en leidinggevende. Daarnaast zijn er verschillende overleggen binnen Zorgfederatie Oldenzaal waarin de medewerkers worden vertegenwoordigd en gehoord: Ondernemingsraad: Binnen Zorgfederatie Oldenzaal is een Ondernemingsraad samengesteld. De Ondernemingsraad bestaat uit acht medewerkers en is samengesteld op basis van een kiesgroepstelsel, zodat alle afdelingen binnen de Ondernemingsraad vertegenwoordigd zijn. Eén keer in de zes weken vindt er een overlegvergadering plaats, waarbij de Directeur Bestuurder aanwezig is. Daarnaast vergadert de Ondernemingsraad maandelijks onderling. Eén van de leden van de Raad van Toezicht is vaste aanspreekpersoon van de Ondernemingsraad. De Ondernemingsraad komt, conform de WOR, op voor de belangen van de medewerkers van Zorgfederatie Oldenzaal en voor de organisatie als totaal. Informatiebijeenkomsten medewerkers: Zonodig worden er informatiebijeenkomsten voor medewerkers georganiseerd. Hierin worden belangrijke ontwikkelingen van de organisatie besproken en wordt ingegaan op thema’s die de aandacht van medewerkers hebben. In 2010 hebben enkele collectieve bijeenkomsten plaatsgevonden per dienst. Werkoverleg: Op elke afdeling wordt volgens een vaststaande structuur werkoverleg gehouden. Tijdens deze werkoverleggen wordt het beleid van de organisatie afgestemd met de uitvoering van het beleid op de desbetreffende afdelingen. Daarnaast wordt de onderlinge coördinatie van de werkzaamheden besproken. Eenmaal per jaar komt de Directeur Bestuurder in de werkoverleggen langs om gezamenlijk terug te blikken op het afgelopen jaar en voor uit te kijken aan de hand van de strategische opdrachten uit het strategisch beleidsplan. Vrijwilligers Diverse overleggen: Voor vrijwilligers worden ook diverse overleggen georganiseerd. Eén keer per jaar wordt er voor elke taakgroep een bijeenkomst gepland. Hierbij is de coördinator vrijwilligers aanwezig. Ook hier wordt het beleid van de organisatie afgestemd met de uitvoering van het beleid door vrijwilligers. De onderlinge werkzaamheden van de vrijwilligers worden gecoördineerd en er is sprake van informatie-uitwisseling. Daarnaast wordt jaarlijks op beide locaties, Mariahof en Scholtenhof, een informatiebijeenkomst georganiseerd voor alle vrijwilligers die op de desbetreffende locatie werkzaam zijn. Bij deze bijeenkomsten zijn ook de Directeur Bestuurder en de manager Interne Zorg & Facilitair aanwezig. Ook hier is het doel informatieuitwisseling tussen alle aanwezigen. Ook voor vrijwilligers geldt dat er binnen Zorgfederatie Oldenzaal ruimte is voor informeel overleg door de korte lijnen en kleinschaligheid.
9
Externe belanghebbenden NoaberZorg: Regionaal is Zorgfederatie Oldenzaal partner in NoaberZorg. Dit is een samenwerking met de Enschedese kleinschalige partners: Zorggroep Manna, Bruggerbosch en Zorgcentrum de Posten. Met NoaberZorg wordt de menselijke maat en de kleinschalige zorg vorm en inhoud gegeven met behoud van de eigen identiteit van de organisaties. Er wordt op verschillende manieren strategisch tussen de organisaties samengewerkt, waardoor van elkaars capaciteiten en deskundigheid wordt geprofiteerd. Michgoriushuis- Stichting Welzijn Ouderen en Stichting Huisvesting Ouderen: Zorgfederatie Oldenzaal werkt lokaal samen met Michgoriushuis - Stichting Welzijn Ouderen Oldenzaal (SWO) en met Stichting Huisvesting Ouderen Oldenzaal (SHO). Met SWO, een lokale en ook kleinschalige partner, wordt op bestuurlijk en op Raad van Toezichtniveau samengewerkt. De stichtingen functioneren onafhankelijk van elkaar, maar maken gebruik van elkaars deskundigheid en expertise hetgeen onder andere kostenbesparend en kwaliteitsverhogend werkt. Zorgkantoor: Met het Zorgkantoor Twente vindt er geregeld overleg plaats over de omvang en de kwaliteit van de geleverde zorg. Tevens zijn er jaarlijks overleggen in de cyclus van de formele inkoop- en productieafspraken. Het Zorgkantoor krijgt op basis van de overeenkomst informatie die nodig is om de wederzijdse rechten en plichten optimaal te kunnen invullen. CIZ: Er is met enige regelmaat contact met het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) over standaardisering van indicaties en herindicaties en overleg over bijzondere casussen. Er worden regelmatig door het CIZ georganiseerde bijscholingen en informatiebijeenkomsten bijgewoond. InterZorg Ouderen: Met andere zorgorganisaties in Twente en omgeving wordt op directieniveau vooral in InterZorg Ouderenverband informatie uitgewisseld en worden waar nodig en gewenst gezamenlijke projecten gestart om de ketenzorg rond en met cliënten te kunnen invullen. De woningbouwcorporaties WBO Wonen/Habion: WBO Wonen en Habion zijn de eigenaren van de gebouwen van respectievelijk Mariahof en Scholtenhof. Zorgfederatie Oldenzaal huurt deze gebouwen langdurig. De manager Interne Zorg & Facilitair heeft regelmatig overleg met de woningbouwcorporaties over de woon- en zorgcentra. Ook de medewerkers Technische Dienst hebben contacten met de medewerkers van Habion en WBO Wonen. Op bestuurlijk niveau is tussen de directies overleg over bestuurskwesties en over toekomstplannen. De gemeenten Oldenzaal, Dinkelland en Losser: In de gemeente Oldenzaal wordt via PGB-opdrachtgever Huishoudelijke hulp (HH1 en HH2) geleverd. Dit komt in plaats van de uitvoering in natura. Hiervoor is nauw overleg tussen de zorgmanagers en de ambtenaren. Daarnaast is er op bestuurlijk niveau overleg tussen de Directeur Bestuurder en wethouders c.q. ambtenaren over diverse onderwerpen zoals WMO, sociale dagopvang en visie op wijkgericht werken. Ouderenbonden: De COSBO (Centraal Orgaan Senioren Bonden Oldenzaal) is een koepelorganisatie van ouderenbonden in Oldenzaal. De algemene, protestantse en overige bonden vallen 10
onder deze koepel. Eén van de leden van de Raad van Toezicht heeft zitting namens de COSBO. De KBO (Katholieke Bond voor Ouderen) heeft van oudsher relaties met woon- en zorgcentrum Mariahof en de PCOB (Protestants Christelijke Ouderen Bond) heeft van oudsher relaties met woon- en zorgcentrum Scholtenhof. Bijeenkomsten en vergaderingen van de leden van de PCOB vinden plaats in Scholtenhof. Er is regelmatig overleg met voorzitter en leden. Impuls: Impuls is de Oldenzaalse organisatie voor Welzijn en Educatie. Impuls organiseert cursussen en activiteiten, biedt dienstverlening en projecten op het gebied van welzijn, educatie en creativiteit. Impuls heeft een groot assortiment aan activiteiten voor senioren. Er wordt samengewerkt met Impuls en specifiek met de ouderenadviseur. Uit deze samenwerking komen met enige regelmaat activiteiten voort voor cliënten van Zorgfederatie Oldenzaal. In 2010 is een gezamenlijk project voorbereid voor dementerende ouderen. Dit betreft dagbesteding georganiseerd door Zorgfederatie Oldenzaal op locatie Breedwijs van Impuls. Begin 2011 start de uitvoeringsfase. Op bestuurlijk niveau is tussen de directies overleg over bestuurskwesties en over toekomstplannen. NZa, IGZ en TNO Zorg en Bouw: Incidenteel is er, afhankelijk van onderwerpen, contact met de Nederlandse Zorgautoriteit, de Inspectie voor de Gezondheidszorg en TNO Zorg en Bouw in relatie tot kwaliteit van zorg, financiering, huisvesting en wet- en regelgeving. Opleidingsinstituten: Zorgfederatie Oldenzaal heeft een erkenning als leerbedrijf. Een leerbedrijf zijn betekent voor een instelling dat zij voorwaarden en begeleiding moet bieden aan studenten, zodat deze voldoende kennis en ervaring kunnen opdoen die noodzakelijk zijn voor een succesvolle afronding van de opleiding. Daarnaast betekent deze erkenning eveneens dat Zorgfederatie Oldenzaal een intern begeleidingssysteem hanteert. In 2010 hebben 18 studenten stage gelopen binnen Zorgfederatie Oldenzaal. Studenten komen van diverse scholen, zoals het Carmelcollege, Saxion, ROC en ’t Bolster. Tevens is de Directeur Bestuurder lid van de omgevingsraad van het Twents Carmelcollege. Ketenzorgpartners: De samenwerking in de ketens dementie en palliatieve zorg is met collegazorginstellingen uit de regio (zoals Medisch Spectrum Twente, ouderenzorginstellingen, thuiszorgorganisaties, vrijwilligersorganisatie e.d.). De zorgketen dementie omvat Noordoost Twente en de Palliatieve zorg heel Twente. Dit omvat vooral zorginhoudelijke afstemming en ontwikkelen van zorgproducten. In 2010 heeft de keten palliatieve zorg het operationele geplande vervolg gekregen. De doelstelling van de keten Palliatieve zorg is het verbeteren van de kwaliteit van de palliatief terminale zorg. De inhoudelijke thema’s zijn: Verbeteren informatievoorziening; Geestelijke/spirituele steun en bijstand; Communicatie en informatie; Deskundigheidsbevordering; Zorgpas Stervensfase. Ook de keten dementie in Noordoost Twente is in 2010 gerealiseerd in uitvoerende zin. Casemanagers die cliënten begeleiden zijn aangesteld. Informatiefolders zijn gemaakt en verspreid. Speerpunt binnen Zorgfederatie Oldenzaal zijn de psychogeriatrische cliënten. Dit past goed bij de primaire doelstelling van ketenzorg dementie die gaat over het realiseren van een sluitende zorgketen voor mensen met dementie en hun naasten. Een keten waarin sprake is van: 11
Vroegtijdige signalering (herkenning en erkenning) van (mogelijke) dementie; Eenduidige en integrale diagnostiek; Gerichte preventie; Adequaat casemanagement; Een sluitend aanbod van diensten, ondersteuning, zorg, behandeling en huisvesting; Optimale afstemming en samenwerking tussen alle betrokken partijen.
12
3.
Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap
3.1.
Normen voor goed bestuur
Zorgfederatie Oldenzaal werkt, zoals is vastgelegd in haar statuten, met de Zorgbrede Governance Code. De actualiseerde Governance Code heeft binnen Zorgfederatie Oldenzaal aandacht gehad. In het bestuursmodel wordt Zorgfederatie Oldenzaal bestuurd door één Directeur Bestuurder. De Directeur Bestuurder staat onder toezicht van de Raad van Toezicht welke bestaat uit zeven personen. De taken van de Raad van Toezicht en de Directeur Bestuurder zijn expliciet gescheiden en worden benoemd in de reglementen en de statuten. De leden van de Raad van Toezicht hebben een zittingsperiode van vier jaar en treden af volgens een rooster van aftreden. Elk aftredend lid is voor één periode van vier jaar herbenoembaar. Eén van de belangrijkste onderdelen van deze Code vormt de transparantie van het gevoerde beleid en de wijze waarop toezicht gehouden wordt. Toezicht houden op de realisatie van de organisatiedoelen is een tweede onderdeel van deze Governance Code. De bestuurder heeft als taak te rapporteren aan de Raad van Toezicht over zaken die van belang zijn voor het toezicht op de korte en lange termijn. Dit is gebeurd aan de hand van goedkeuringsbesluiten van de Raad van Toezicht over strategische en financiële onderwerpen. 3.2.
Raad van Bestuur / Directie
Samenstelling Raad van Bestuur Zorgfederatie Oldenzaal per 31 december 2010 Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties Mevr. drs. A.J.I. Lamme MHA
Directeur Bestuurder
Directeur Bestuurder Woon- en Zorgfederatie Oldenzaal Lid Vereniging NoaberZorg Promovendus Universiteit van Tilburg Gastdocent diverse universiteiten Lid bestuur Stichting Mariakapel ‘Geurmei’ Bestuurslid Stichting Keuken de Boeskool
De Directeur Bestuurder handelt volgens een door de Raad van Toezicht vastgesteld reglement Raad van Bestuur. Dit reglement dient in de context van en in aanvulling op de statuten van Zorgfederatie Oldenzaal gelezen te worden. 1. Taken en werkwijze De Directeur Bestuurder is eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen van Zorgfederatie Oldenzaal. Dit houdt onder meer in dat de Directeur Bestuurder verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van Zorgfederatie Oldenzaal, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling. De Directeur Bestuurder is verder verantwoordelijk voor de risicobeheersing en financiering van de zorgorganisatie. De Directeur Bestuurder legt hierover verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Jaarlijks vindt een functioneringsgesprek plaats met de voorzitter van de Raad van Toezicht en het lid Raad van Toezicht met aandachtsgebied OR en P&O. 2. Bezoldiging en openbaarmaking Ten aanzien van de bezoldiging van de Directeur Bestuurder conformeert Zorgfederatie Oldenzaal zich aan de ‘Beloningscode bestuurders in de Zorg’ van de Nederlandse Vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg (NVZD) en de Nederlandse 13
Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ). Voor de indeling van de salarishoogte van de Directeur Bestuurder heeft in 2010 de toetsing aan de code plaatsgevonden. Conform de toetsing heeft salarisindeling plaatsgevonden en is de resultaatgratificatie afgeschaft. Ook zijn de marktconforme toeslagen getoetst, met als resultaat dat een markttoeslag gerechtvaardigd is. Deze is echter niet geactiveerd, met andere woorden het salaris is er niet mee opgehoogd. Het salaris van de Directeur Bestuurder valt onder de WOPT-grens. De secundaire arbeidsvoorwaarden zijn ongewijzigd en sober gebleven. De toetsing is vastgelegd in een verantwoordingsdocument. 3. Belangenverstrengeling De Raad van Toezicht is van mening dat er geen sprake is van belangenverstrengeling van de bestuurder en de organisatie. 4. Informatieverstrekking Tijdens de tweemaandelijkse vergaderingen wordt door de Directeur Bestuurder aan de Raad van Toezicht structureel informatie verstrekt over de organisatie en daaraan gerelateerde zaken. Tijdens de vergadering wordt in het eerste uur uitgebreid over een strategisch inhoudelijk onderwerp gesproken en gediscussieerd, waarbij een gast (meestal een medewerker van Zorgfederatie Oldenzaal) wordt uitgenodigd. Vervolgens start de reguliere vergadering tussen de bestuurder en de Raad van Toezicht, waarbij de volgende agendapunten structureel worden besproken: managementinformatie (financiën, productie, e.d.), strategie en beleid, toezicht en medezeggenschap, personeelsbeleid, in- en externe ontwikkelingen, samenwerking met andere partijen, actuele belangrijke dossiers en samenvattingen managementteamnotulen. Ook rapporteert de Directeur Bestuurder over de AO/IC-rapportage van de IC-functionaris. Bij bijzonderheden wordt de voorzitter van de Raad van Toezicht, of diens waarnemer, zo snel mogelijk mondeling geïnformeerd. Dit heeft in 2010 met enige regelmaat plaatsgevonden. 3.3.
Toezichthouders (Raad van Toezicht)
1. Taken en werkwijze De Raad van Toezicht werkt volgens het reglement Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht is in 2010 zeven keer bij elkaar geweest voor een reguliere vergadering met de Directeur Bestuurder. Tweemaandelijks is er een vergadering waarin de Directeur Bestuurder de leden van de Raad van Toezicht informeert en de leden aan de bestuurder vragen stellen. Hierbij wordt ook gediscussieerd over strategische en inhoudelijke onderwerpen. Tijdens deze vergaderingen wordt onderscheid gemaakt tussen een inhoudelijk deel en de reguliere Raad van Toezicht vergadering met vaste agendapunten (zie ook paragraaf 3.2). In 2010 is gestart met een werkgroepenstructuur waarbij een aantal leden van de Raad een bepaald onderwerp bespreken en de voltallige Raad daarover adviseren. Voorbeelden zijn de werkgroep financiën, de werkgroep strategische visievorming en de werkgroep voor de werving en selectie van leden. In enkele gevallen kreeg een werkgroep mandaat van de Raad van Toezicht voor besluitvorming, bijvoorbeeld voor de jaarrekening van de Boeskool. De managementinformatie, welke de Raad van Toezicht tweemaandelijks ontvangt, gaat over de ontwikkelingen binnen de organisatie. De onderwerpen die hierin vermeld staan zijn stand van zaken financieel, stand van zaken productie, stand van zaken personeel en stand van zaken cliënt. Daarnaast wordt informatie verstrekt over de stand van zaken met betrekking tot het kwaliteitssysteem en de uitslagen van Verantwoorde Zorg (zorginhoudelijke en cliëntgebonden indicatoren). De Raad van Toezicht heeft ook dit jaar continue relevante informatie ontvangen van de Directeur Bestuurder, zodat de Raad haar toezichthoudende functie goed kon uitvoeren.
14
De strategie wordt bewaakt aan de hand van het strategisch beleidsplan 2008 –2011 en de vertaling daarvan in het integrale jaarplan 2010. In maart 2010 is een bedrijfsbezoek geweest van de Raad van Toezicht aan het ROC (Regionaal Opleidings Centrum) te Hengelo. Hier is een rondleiding gegeven door de directeur MBO College voor Zorg en Welzijn. Daarnaast is er een bedrijfsbezoek geweest aan Zorgfederatie Oldenzaal zelf, locatie Mariahof. Dit was op 15 december 2010 en is gecombineerd met de kerstborrel. De afspraak is dat de Raad van Toezicht zichzelf jaarlijks evalueert. De geplande evaluatie van de Raad van Toezicht in november is door (juridische) omstandigheden verplaatst en heeft op 8 januari 2011 plaatsgevonden. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht reguliere contacten en overleggen met de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad. Ook in 2010 hebben deze contacten en overleggen plaatsgevonden, dit wordt onderhouden door de aangewezen contactpersoon vanuit de Raad van Toezicht. 2. Samenstelling, benoeming, aftreden, deskundigheidsbevordering en onafhankelijkheid Samenstelling Raad van Toezicht Zorgfederatie Oldenzaal per 31 december 2010 Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties Dhr. A. Pluimers
Voorzitter
Mevr. T. Poutsma
Vice-voorzitter
Dhr. M.M. Keuper
Zetel op voordracht van de Ondernemingsraad
Dhr. G.J.M. Oude Zetel op voordracht Maatman van de adviesraad Michgoriushuis (SWO)
Dhr. Th. A.
Zetel op voordracht
Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Woon- en Zorgfederatie Oldenzaal; Voorzitter Raad van Toezicht Michgoriushuis- Stichting Welzijn Ouderen Oldenzaal; Penningmeester Stichting Ondersteuningsfonds Stichting Zorgfederatie Oldenzaal. Vice-voorzitter Raad van Toezicht Stichting Woon- en Zorgfederatie Oldenzaal; Vice-voorzitter Raad van Toezicht Michgoriushuis- Stichting Welzijn Ouderen Oldenzaal; Voorzitter de Zonnebloem Regio Hengelo. Lid Raad van Toezicht Stichting Woonen Zorgfederatie Oldenzaal; Lid Raad van Toezicht MichgoriushuisStichting Welzijn Ouderen Oldenzaal; Beroep: Manager bij het bestuursbureau van Stichting Carmelcollege te Hengelo. Lid Raad van Toezicht Stichting Woonen Zorgfederatie Oldenzaal; Lid Raad van Toezicht MichgoriushuisStichting Welzijn Ouderen Oldenzaal; Lid Raad van Toezicht Stichting Activa; Bestuurslid Stichting Ondersteuningsfonds Stichting Zorgfederatie Oldenzaal. Lid Raad van Toezicht Stichting Woon15
Lansink
van de COSBO (ouderenbond) Oldenzaal Identiteitsbewaarder namens de RoomsKatholieke kerk
Dhr. H.L. Wiecherink
Identiteitsbewaarder namens de Protestantse Kerk Nederland
Mevr. I. Nusmeier -Takman
Zetel op voordracht van de Cliëntenraad
en Zorgfederatie Oldenzaal; Lid Raad van Toezicht MichgoriushuisStichting Welzijn Ouderen Oldenzaal; Voorzitter regionaal Unicef Comité Zuid en Noordoost Twente; Voorzitter plaatselijk Unicef Comité Oldenzaal; Lid gemengde Probus clus Oldenzaal; Voorzitter bestuur Zonnebloem regio Noordoost Twente. Lid Raad van Toezicht Stichting Woonen Zorgfederatie Oldenzaal; Lid Raad van Toezicht MichgoriushuisStichting Welzijn Ouderen Oldenzaal; Voorzitter Gemeentelijke Bezwaarschriftencommissie Sociale Zekerheid; Voorzitter Stichting Ondersteuningsfonds Stichting Zorgfederatie Oldenzaal; Secretaris Vereniging Huiseigenaren Bungalowpark de Schans te Oostmahorn. Lid Raad van Toezicht Stichting Woonen Zorgfederatie Oldenzaal; Lid Raad van Toezicht MichgoriushuisStichting Welzijn Ouderen Oldenzaal; Beroep: Directeur MBO College voor Zorg & Welzijn ROC van Twente.
In het jaar 2010 heeft deskundigheidsbevordering plaatsgevonden van verdieping in onderwerpen. Afzonderlijke leden zijn naar informatiebijeenkomsten van NVTZ geweest, onder andere over de onderwerpen rol van de toezichthouder in het algemeen en de zorg in het bijzonder. De leden hebben zich individueel verdiept in het basispakket die vereniging NVTZ heeft uitgegeven, waaronder de toolkit ‘Toezicht Zorginstellingen’. 3. Bezoldiging De functie lid Raad van Toezicht is vrijwilligerswerk en daarmee onbezoldigd. Met de Raad van Toezicht is een vergoeding op basis van een vrijwilligersregeling overeengekomen van € 1.500 euro per jaar. Doch hebben alle leden ten bate van de organisatie afgezien van deze vergoeding. 4. Belangenverstrengelingen Naar aanleiding van de zelfevaluatie is de Raad van Toezicht van mening dat er geen sprake is van belangenverstrengeling bij de leden en de organisatie. 5. Genomen besluiten en activiteiten Raad van Toezicht 2010 De Raad van Toezicht heeft zich in 2010 beziggehouden met de volgende besluiten: Het aangepaste integrale jaarplan 2010 is vastgesteld, deze is gebaseerd op het focusdocument van januari 2010 waarin de strategische opdrachten van beleidsplan 2008-2011 verder zijn aangescherpt; De Jaarverantwoording Zorgfederatie Oldenzaal 2009 inclusief de jaarrekening is goedgekeurd, daarbij is aan de bestuurder decharge verleend; De jaarrekening 2009 voor Stichting Keuken de Boeskool is goedgekeurd; De jaarrekening 2009 voor Stichting Woon- en Zorgfederatie is goedgekeurd; Het overzicht commissies Raad van Toezicht is vastgesteld; 16
De Raad van Toezicht is akkoord met de functie behandeling als nieuw product voor Zorgfederatie Oldenzaal en de capaciteitsverandering. Deze betreft de omzetting van 35 plaatsen lichte zorg (voorheen verzorgingshuisplaatsen) naar zware zorg met behandeling in hoge ZZP’s voor 2010 en nogmaals 15 plaatsen voor 2011; De Raad van Toezicht is akkoord met het samenvoegen van de rekenstaten van Mariahof en Scholtenhof (inclusief ThuisZorg) tot 1 rekenstaat voor Zorgfederatie Oldenzaal in totaal; De begroting 2011 is goedgekeurd. De Raad van Toezicht heeft een negatieve begroting voor 2011 goedgekeurd, waarbij de overschrijding is geoormerkt om het nieuwe product behandeling te realiseren; De Raad van Toezicht heeft de klokkenluidersregeling vastgesteld, deze is gebaseerd op de modelregeling van ActiZ; De jaarrapportage AO/IC is besproken en goed bevonden; Naar aanleiding van de wijziging in de statuten van 31 december 2009 zijn het reglement Raad van Bestuur en het reglement Raad van Toezicht aangepast met dezelfde tekst. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht zich in 2010 actief beziggehouden met meerdere ontwikkelingen en gebeurtenissen, zoals: De ontwikkeling van het strategisch beleidsplan 2011-2014. De Raad van Toezicht heeft de werkgroep strategische visievorming opgesteld. Deze werkgroep heeft zich in 2010 samen met de Directeur Bestuurder bezig gehouden met de voorbereiding van het plan. In twee bijeenkomsten is gebrainstormd over de input, de landelijke ontwikkelingen en het toetsingskader; 2010 heeft in het teken gestaan van de voorbereiding van het strategisch huisvestingsplan. Diverse keren is gesproken over de mogelijke status en bestemming van gebouwen. Ook is de Raad van Toezicht betrokken bij de oriëntatie op een derde locatie. Na selectie is gekozen voor ABC Bouwmanagement als ondersteuning voor het strategisch huisvestingsplan; De keuze voor het nieuwe kwaliteitssysteem PREZO is besproken. Dit is een wijziging in het beleid, omdat het een resultaatgerichte toetsing is waarbij naar de outcomes gekeken wordt. Het lid mevrouw Poutsma is aanwezig geweest in een bijeenkomst met de beleidsontwikkelgroep waarin de resultaten van de proefaudit zijn besproken. De Directeur Bestuurder heeft de Raad van Toezicht geïnformeerd over het PREZO-systeem, de medewerkersbijeenkomsten, het kwaliteitslogo en de goede uitslag van de audit waarbij het maximale resultaat van drie keer goud voor Mariahof, Scholtenhof en ThuisZorg is behaald; De uitslag van het cliënttevredenheidsonderzoek (CQ) is gemeld en de positieve uitslag is besproken; De formele uitkomst van de audit voor Investors in People (IIP) is meegedeeld. IIP is met glans gehaald en Zorgfederatie Oldenzaal is hiermee de tweede organisatie in Twente; De uitslag van het medewerkerstevredenheidsonderzoek als onderdeel van de benchmark van ActiZ is besproken. Uit de landelijke benchmark blijkt een hoge score; Er is gemeld dat we ook meedoen aan het onderdeel bedrijfsvoering van de benchmark van ActiZ. In de totale benchmark van de drie onderdelen behoort Zorgfederatie Oldenzaal tot een van de betere van Nederland met een positie direct achter de kopgroep voorin het peloton; De Directeur Bestuurder heeft gemeld dat binnen Mariahof een verbeterplan is opgesteld waarbij verbetering en realisatie van de uitvoering van de toenemende complexiteit van zorg het doel is; De Raad van Toezicht is geïnformeerd over samenwerking met derden. Een intentieverklaring voor stagebeleid en kortingsbeleid is samen met de Noabers ondertekend met als doel gezamenlijke stages en opleidingen voor medewerkers te organiseren. Tevens is een samenwerkingsovereenkomst tussen Stichting Welzijn Ouderen-Michgoriushuis, Stichting Huisvesting Ouderen en Zorgfederatie Oldenzaal 17
ondertekend. In samenwerking met Impuls wordt de dagbesteding opgezet in Berghuizen; De Directeur Bestuurder heeft in de vergadering van mei een officiële melding gedaan, nadat de voorzitter reeds eerder is geïnformeerd. Het betreft de melding dat in het eerste kwartaal tekorten zijn opgetreden op de exploitatie naar aanleiding van de nieuwe ZZP-financieringssystematiek. Direct zijn efficiëntiemaatregelen gepresenteerd en besproken met als streven om per 1 juli het tekort op te heffen. De tekorten waren per 1 juni opgeheven en verdere bezuinigingsmaatregelen zijn niet nodig geweest; Een kennismaking heeft plaatsgevonden met de AO/IC-functionaris; De Raad van Toezicht is geïnformeerd over de nieuwe producten ten aanzien van dagbesteding, te weten dagbesteding voor psychogeriatrische cliënten en sociale dagbesteding in Oldenzaal samen met gemeente en woningbouwvereniging WBOWonen; In 2010 heeft een juridische dialoog plaatsgevonden tussen Raad van Toezicht en Directeur Bestuurder enerzijds en de voormalig directeur anderzijds over het onderwerp aansturing van de organisatie en het afstand nemen daarvan. Hierbij is door de voormalig directeur een kort geding aangespannen tegen Zorgfederatie Oldenzaal. Hierover heeft in 2010 regelmatig overleg plaatsgevonden tussen Directeur Bestuurder en Raad van Toezicht. De uitslag van het kort geding in november 2010 heeft de kwestie doen oplossen; De voorzitter en een lid blijven langer aan dan het rooster van aftreden aangeeft in verband met het afronden van een juridische kwestie met voormalig directeur. In 2011 zullen beiden aftreden; De Directeur Bestuurder heeft gemeld dat woningbouwvereniging Habion achterstallige huur claimt van jaren terug (2007), dit betrof een aanzienlijk bedrag van ongeveer € 85.000. De claim is naar tevredenheid van alle partijen afgehandeld; De voorzitter van de Raad van Toezicht is aanwezig geweest bij de algemene beleidsdag. Hier is samen met directie, management, Ondernemingsraad en Cliëntenraad teruggekeken op de realisatie van de jaarplannen en vooruit gekeken aan de hand van de acht strategische opdrachten naar het nieuwe jaar.
3.4.
Bedrijfsvoering
Strategie en beleid Het strategische meerjarenbeleidsplan 2008-2011 is uitgangspunt voor strategie en beleid. De strategie- en beleidsplanvorming, de jaarplannen, het ontwerp van de begroting en projectplannen vinden plaats in de maandelijkse bijeenkomsten met het managementteam, genaamd het strategie-MT. Daarnaast worden er twee beleidsmiddagen in het jaar gehouden waarbij alle leidinggevenden en beleidsmedewerkers aanwezig zijn. Tevens is een afgevaardigde van de Raad van Toezicht, Cliëntenraad en Ondernemingsraad aanwezig. Tijdens deze beleidsmiddagen wordt gekeken naar de stand van zaken met betrekking tot de jaarplannen en strategische toekomstplannen. Naar aanleiding van deze bijeenkomsten en het diagnoserapport IIP is bij de acht strategische opdrachten in het meerjarenbeleidsplan een focus aangebracht. Dit heeft geresulteerd in een focusdocument in januari 2010. Hierin zijn concrete resultaten per opdracht afgesproken met als doel het beleidsplan 2008-2011 meer te concretiseren. Verder is er jaarlijks een financiële beleidsmiddag waar de begroting van het afgelopen jaar wordt geëvalueerd en de nieuwe begroting wordt geaccordeerd. Bij deze beleidsdag zijn de managementteamleden en de beleidsmedewerker aanwezig. De besluitvorming en voortgangsbewaking vindt plaats in het reguliere managementteamoverleg, deze is twee keer in de maand. Leidend hiervoor zijn de vaste agendapunten op het gebied van stand van zaken en voortgang in de diensten, financiën en productie, personele zaken, ziekteverzuim, organisatieontwikkelingen en kwaliteitszorg. 18
Het plan om in 2011 een nieuw strategisch beleidsplan gereed te hebben voor de periode 2011-2014 heeft in 2010 tot voorbereidingsactiviteiten geleid. In bijeenkomsten met de beleidsontwikkelgroep is gebrainstormd over de vernieuwde visie, het motto en de kernwaarden. Ook is met de werkgroep strategische visievorming van de Raad van Toezicht gekeken naar landelijke en lokale ontwikkelingen. Tevens zijn met de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad inputbijeenkomsten geweest. Daarnaast is de routeplanning vastgesteld om te komen tot een nieuw strategisch beleidsplan 2011-2014. Daarbij worden medewerkers, cliënten en vrijwilligers betrokken. Tenslotte zijn er voorbereidingen getroffen voor een strategisch huisvestingsplan, welke in 2011 gepland is. Efficiencymaatregelen 2010 Uit de maandelijkse bewaking van de exploitatie en de jaarplannen is in maart 2010 gebleken dat bijsturing van bedrijfsvoering nodig is. In januari is de nieuwe ZZP financiering gestart en de inkomsten volgen niet de aannames die Zorgfederatie Oldenzaal in de begroting 2010 heeft gekozen. De inkomsten voor de ZZP-mix waarbij ZZP 1 t/m 3 overheersen, maken dat de inkomsten minder zijn dan de inkomsten in 2009. Het tekort in de eerste twee maanden was cumulatief ongeveer € 75.000. Naar aanleiding hiervan zijn er diverse efficiencymaatregelen genomen met als doel om per 1 juli 2010 break-even uit te komen. De volgende efficiencymaatregelen zijn genomen: Er heeft een herindicering van intramurale cliënten plaatsgevonden. Dit heeft geleid tot 15 hogere ZZP’s met hogere inkomsten. Gestart is met een systeem waarbij de ingezette zorguren ten opzichte van de geïndiceerde ZZP structureel bewaakt wordt, zodat tijdig een herindicatie kan worden aangevraagd dan wel minder zorguren kunnen worden ingezet; De leegstand in Mariahof en Scholtenhof is versneld opgeheven. Deze bewust gekozen leegstand is ontstaan door de interne verhuizing van PG-cliënten. De opheffing had het resultaat dat er vanaf 1 mei weer volledige bezetting in de locaties was; Een erkenning is aangevraagd voor zes plaatsen kortdurend verblijf, waardoor kapitaalslasten met terugwerkende kracht tot 1 januari zijn vergoed. Dit is gerealiseerd; De productiviteit bij de ThuisZorg is doorgelicht. Naar aanleiding hiervan zijn acties ondernomen waardoor de productiviteit bij enkele verpleegkundigen structureel is verhoogd. Ook verschilt de individuele productiviteit van verzorgenden per persoon in dezelfde routes. De hoofden ThuisZorg zijn gesprekken aangegaan met verzorgenden met een lagere productiviteit om deze te verhogen. Dit heeft tot verbetering geleidt; De ThuisZorg en de Interne Zorg zijn gestart met functiedifferentiatie. De ThuisZorg heeft meer helpenden ingezet in plaats van verzorgenden. De Interne Zorg heeft meer helpenden ingezet op de PG-afdeling in Scholtenhof; Minder personeelsinzet: - Bij medewerkers van ondersteunende diensten is een stop op overuren ingevoerd; - Een aantal nieuwe functies zijn niet volledig ingevuld; - Bij een aantal min-max contracten zijn de minimale uren als inzet gehanteerd; - De Interne Zorg heeft structureel 1 FTE minder ingezet dan begroot; - De Technische Dienst is 4 uur minder per week ingezet; Er is een stop ingelast voor de opname van cliënten met ZZP 1 intramuraal en een ontmoedigingsbeleid voor cliënten met ZZP 2 welke alleen opgenomen worden als er leegstand is of potentie voor een hogere ZZP. Medewerkers zijn geïnformeerd over de maatregelen via het personeelsblad en mondeling door hun leidinggevende in de werkoverleggen. Indien het streven van 1 juli niet zou worden gehaald, zouden zwaardere bezuinigingsmaatregelen getroffen worden. Dit was echter niet nodig, omdat de 19
efficiencymaatregelen hebben geresulteerd in een break-even resultaat in de exploitatie van juni. Dit is tot en met december vastgehouden. Per kwartaal is de AO/IC-rapportage besproken met het managementteam en de Raad van Toezicht. Voor een toelichting zie paragraaf 4.3. 3.5.
Cliëntenraad
Binnen Zorgfederatie Oldenzaal is een Cliëntenraad samengesteld conform de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. In de documenten Besluit tot instelling van een Cliëntenraad, Reglement Cliëntenraad en Overeenkomst Cliëntenraad – Zorgaanbieder staat beschreven hoe Zorgfederatie Oldenzaal hier invulling aan geeft. De Cliëntenraad is samengesteld uit cliënten van de woon- en zorgcentra, cliënten van zelfstandige woningen behorend bij de woon- en zorgcentra en cliënten uit de wijk die gebruik maken van de zorg- en/of dienstverlening van Zorgfederatie Oldenzaal. Conform de wet stelt Zorgfederatie Oldenzaal de noodzakelijke middelen beschikbaar voor het goed functioneren van de Cliëntenraad. De Cliëntenraad heeft hiervoor een eigen begroting. De Cliëntenraad is lid van LOC en lid van de Woonbond. Samenstelling Cliëntenraad Zorgfederatie Oldenzaal per 31 december 2010 Naam Functie Vertegenwoordiging van: Dhr. G.S.H. Voorzitter / Werkgroep / Onafhankelijk Meijerink Jarige cliënten Scholtenhof en Mariahof / Commissie inhuizing Mevr. A. Olde Secretaris / Penningmeester / SWO tafeltje dekje en Damink – Werkgroep ThuisZorg/omwonenden Groener Dhr. J.J. van Lid / Werkgroep / Jarige Scholtenhof verzorging Eerden cliënten Scholtenhof intramuraal Dhr. G. Ophuis Lid / Werkgroep / Commissie Grevinkhof vrijesector + inhuizing aanleunwoningen extramuraal Vacature Lid Scholtendijk bungalows extramuraal Mevr. A. Caron – Lid Scholtenhof verzorging Velema intramuraal Mevr. Reinders Lid / Voedingspanel Potskamp aanleunwoningen extramuraal Mevr. B.J. Roelofs Lid Beatrix aanleunwoningen extramuraal Mevr. J.A.M. Lid / Jarige cliënten Mariahof Mariahof verzorging Roord – / Voedingspanel intramuraal Brummelhuis In 2010 is afscheid genomen van drie leden. De heer Meenhuis is overleden en volgens het rooster van aftreden is eind 2010 afscheid genomen van mevrouw Caron en de heer Van Eerden. Twee nieuwe leden zijn per januari 2011 benoemd, dit zijn mevrouw Van de Meché en de heer Leus. Daarnaast is er nog één vacature. Dit heeft mede te maken met een evaluatie eind 2010 van het aantal leden en de verdeling van de vertegenwoordiging van de geledingen. Naar aanleiding van het besluit wordt in 2011 het reglement aangepast op de vertegenwoordiging. Mevrouw Nusmeier-Takman is namens de Raad van Toezicht contactpersoon voor de Cliëntenraad. Dit krijgt vorm door het met enige regelmaat bijwonen van een vergadering van de Cliëntenraad samen met de Directeur Bestuurder. Daarnaast is zij eerste aanspreekpersoon en informeert zij, indien nodig, de Cliëntenraad namens de Raad van Toezicht bij bijzonderheden. 20
De Cliëntenraad heeft in 2010 elf keer vergaderd. Voorafgaande aan de vergadering is er een maandelijks agendaoverleg tussen de voorzitter van de Cliëntenraad en de Directeur Bestuurder. Tijdens de vergadering is de Directeur Bestuurder, of diens waarnemer, aanwezig. Zij wordt hierin vergezeld door de manager Interne Zorg & Facilitair als vaste gast. Indien wenselijk komen leidinggevenden of medewerkers mee om een onderwerp toe te lichten. Zo zijn in 2010 manager ThuisZorg & Welzijn, manager Financiën, Informatie, Personeel, beleidsmedewerker en hoofd ThuisZorg aanwezig geweest. Vier leden van de Cliëntenraad vormen samen de ‘werkgroep’. De werkgroep heeft als taak om ingekomen stukken en besluitvorming voor te bereiden. De feitelijke besluitvorming vindt plaats in de Cliëntenraadsvergadering. De notulen van de vergaderingen worden voor cliënten ter inzage gelegd. Verder komt er maandelijks een samenvatting in het huisblad voor cliënten, genaamd het Driespan. In 2010 zijn de spreekuren voorafgaande aan de Cliëntenraadsvergadering in zowel Mariahof als Scholtenhof komen te vervallen, vanwege te weinig belangstelling hiervoor. De Cliëntenraad heeft in 2010 de opzet van de jaarvergadering gewijzigd in overleg met de Directeur Bestuurder. In plaats van twee zijn er in 2010 4 jaarvergaderingen belegd: Voor cliënten van het woon- en zorgcentrum Mariahof intramuraal; Voor cliënten van het woon- en zorgcentrum Scholtenhof intramuraal; Voor cliënten van aanleuncomplex de Beatrix extramuraal; Voor cliënten van de aanleuncomplexen Grevinkhof, Potskamp en Scholtendijk extramuraal. Andere vergaderingen/bijeenkomsten waar de Cliëntenraad bij betrokken is geweest in 2010, zijn: Bijeenkomst jarige cliënten, maandelijks vindt er zowel in Mariahof als Scholtenhof een bijeenkomst plaats voor de jarige intramurale cliënten van de desbetreffende maand, waar ook een lid van de Cliëntenraad aanwezig is. In deze maandelijkse bijeenkomsten wordt de zorg- en dienstverlening geëvalueerd; Kennismakingsbijeenkomsten voor nieuwe cliënten, tweemaal in het jaar worden deze bijeenkomsten gehouden voor nieuwe cliënten van de woon- en zorgcentra en de aanleunwoningen. Deze bijeenkomsten hebben tot doel de nieuwe cliënten te informeren over de werkwijze van de Cliëntenraad. De Cliëntenraad organiseert tweemaal per jaar, in het voorjaar en in het najaar, bijeenkomsten voor nieuwe cliënten, zowel intra- als extramuraal; Er is een bijeenkomst geweest in aanwezigheid van de Raad van Toezicht en de Directeur Bestuurder om de Cliëntenraad te informeren over een bijzondere kwestie betreffende kort geding; De voorzitter van de Cliëntenraad is aanwezig geweest bij de algemene beleidsdag. Hier is samen met directie, management, Ondernemingsraad en Raad van Toezicht teruggekeken op de realisatie van de jaarplannen en vooruit gekeken aan de hand van de acht strategische opdrachten naar het nieuwe jaar; De leden van de werkgroep hebben een startbijeenkomst bijgewoond en een auditgesprek gevoerd met de auditoren van Perspekt tijdens de PREZO-audit; De leden van de werkgroep hebben een startbijeenkomst bijgewoond van Facit voor de uitvoering van de CQ-meting; De werkgroep heeft diverse keren individueel overleg gevoerd met leden van het managementteam met als doel meer informatie over specifieke onderwerpen te verkrijgen. Onderwerpen die besproken zijn, zijn onder andere jaarrekening, begroting, prijslijst, extra diensten en plusdiensten, zorgleveringsovereenkomsten, inhuizingsprocedure en diverse protocollen; Met de Directeur Bestuurder heeft de werkgroep gesproken over het strategisch beleidsplan 2011-2014; 21
Een afvaardiging van de Cliëntenraad is uitgenodigd voor een informatief gesprek over het strategisch huisvestingsplan; Een afvaardiging van de Cliëntenraad heeft een viertal vergaderingen bezocht van het LOC/Regionaal overleg Cliëntenraden en twee vergaderingen van het LOC/ROC met Zorgkantoor. De Cliëntenraad is in 2010 diverse keren om instemming of advies gevraagd. In alle gevallen is de Cliëntenraad vooraf in een vroeg stadium over het desbetreffende onderwerp geïnformeerd en heeft de Cliëntenraad adviezen meegegeven die meegenomen konden worden in de formele instemming of adviesaanvraag. In alle gevallen waarbij tijdens de bespreking van de advies- of instemmingsaanvraag opmerkingen zijn gemaakt, zijn deze meegenomen in de definitieve versie. De Directeur Bestuurder heeft de Cliëntenraad in 2010 over diverse onderwerpen advies of instemming gevraagd. Onder de hieronder weergegeven onderwerpen is in 2010 een positief advies of instemming afgegeven: Begroting 2010; Prijslijst 2010; Instandhouding en handhaving van extra diensten en plusdiensten; Projectplan ‘Implementatie en certificering van PREZO binnen Zorgfederatie Oldenzaal’; Protocol sneeuw- en gladheidsbestrijding (conform ingebrachte verbeterpunten door Cliëntenraad); De Cliëntenraad heeft ingestemd met het uitvoeren van het cliënttevredenheidsonderzoek door Facit; Projectplan realisatie kleinschalige meerzorgafdelingen voor psychogeriatrie in Mariahof en Scholtenhof; Wijziging communicatiestructuur warme maaltijden van centrale keuken de Boeskool en advisering over vraagstelling enquête; Inhoud en implementatie zorgleefplan voor cliënten Interne Zorg, ThuisZorg en Welzijn; Jaarrekening 2009 Zorgfederatie Oldenzaal en Woon- en Zorgfederatie Oldenzaal Overeenkomst zorg zonder verblijf behorend bij de algemene voorwaarden en instemming met een latere wijziging; Zorgleveringsovereenkomst PGB-opdrachtgever; Instemming met het verzoek tot uitstel invoering zorgleveringsovereenkomst zorg met verblijf en zonder verblijf voor ThuisZorg clienten; Projectplan behandelfunctie Mariahof en Scholtenhof; Klachtenreglement voor cliënten; Procedure toeleiding en toewijzing appartement in woon- en zorgcentrum Mariahof en Scholtenhof. Daarnaast heeft de Cliëntenraad zich in 2010 actief beziggehouden met een aantal ontwikkelingen en gebeurtenissen, zoals: De manager ThuisZorg & Welzijn heeft samen met de voorzitter van de Cliëntenraad sollicitatiegesprekken gevoerd met kandidaten voor de functie van geestelijk verzorger; Er is een voorstel in behandeling over wijziging ‘Besluit tot instelling van de Cliëntenraad’ in overleg met de Directeur Bestuurder. De verwachting is dit in 2011 af te ronden. Cliëntvertrouwenspersonen voor cliënten Binnen Zorgfederatie Oldenzaal zijn twee cliëntvertrouwenspersonen aangesteld voor de behandeling van individuele klachten over de gedragingen van de zorgaanbieder of voor haar werkzame personen jegens een cliënt. Voor de cliënten van Mariahof is de cliëntvertrouwenspersoon de heer H. Smidt en voor de cliënten van Scholtenhof en de ThuisZorg is dit de heer H. Kerkhof. In 2010 is voor hen een profiel opgesteld waarin 22
hun kernactiviteiten staan beschreven. Zij kunnen cliënten met klachten bijstaan en hebben de taken van een klachtenfunctionaris. De reden voor Zorgfederatie Oldenzaal om cliëntvertrouwenspersonen aan te stellen is tweeledig. Enerzijds is er voor zorggebruikers vaak een hoge drempel om een klacht neer te leggen bij de klachtencommissie. De cliënt is afhankelijk van de zorg die hij nodig heeft, men vindt de procedure ingewikkeld en heeft soms ondersteuning nodig bij het naar voren brengen van problemen. Anderzijds heeft Zorgfederatie Oldenzaal belang bij een snelle afhandeling van klachten, bij behoud van een goede zorgrelatie en bij het verbeteren van de kwaliteit van zorg. In 2010 is er geen gebruik gemaakt van de cliëntvertrouwenspersonen. 3.6.
Ondernemingsraad
Zorgfederatie Oldenzaal heeft een Ondernemingsraad, deze is samengesteld volgens het kiesgroepenstelsel. Alle afdelingen zijn hierin vertegenwoordigd. De Ondernemingsraad bestaat uit acht personen komende uit deze groepen. Samenstelling Ondernemingsraad Zorgfederatie Oldenzaal per 31 december 2010 Naam Functie Vertegenwoordiging van: Therodia Render Voorzitter ThuisZorg Ans van Langen Vice-voorzitter Interne Zorg Marjolein Steunenberg Secretaris Welzijn Rianne Elzink Lid Interne Zorg Scholtenhof Bernadette Voorhuis Lid Interne Zorg Mariahof Yvonne Hermsen Lid ThuisZorg Hermine Oonk Lid ThuisZorg Alie Timmerhuis Lid Ondersteunende diensten Conform de wet stelt Zorgfederatie Oldenzaal de noodzakelijke middelen beschikbaar voor het functioneren van de Ondernemingsraad. De Ondernemingsraad stelt hiervoor een eigen begroting op. De overlegstructuur van de Ondernemingsraad is als volgt: Eén keer in de zes weken is er een overlegvergadering tussen de Ondernemingsraad en de Directeur Bestuurder, de Directeur Bestuurder laat zich hierbij vergezellen door de personeelsadviseur. De overlegvergadering wordt genotuleerd door de directiesecretaresse; Eén keer in de zes weken, twee weken voorafgaande aan de Overlegvergadering, is er agendaoverleg voor de overlegvergadering tussen Directeur Bestuurder en voorzitter en secretaris van de Ondernemingsraad; Eén keer per maand vergadert de Ondernemingsraad onderling met alle leden. Deze vergadering wordt genotuleerd door de secretaris van de Ondernemingsraad; Twee keer in de maand wordt er een vergadering belegd door het dagelijks Bestuur van de Ondernemingsraad, bestaande uit voorzitter en secretaris; De manager Financiën, Informatie en Personeel is in 2010 twee keer uitgenodigd om een toelichting te geven op de begroting en op de jaarcijfers; Twee keer per jaar is de vertegenwoordiger van de medewerkers bij de Raad van Toezicht, de heer Keuper, in een Ondernemingsraadvergadering aanwezig geweest. Daarnaast is de Ondernemingsraad in 2010 door de voorzitter van de Raad van Toezicht en de Directeur Bestuurder geïnformeerd over een bijzondere kwestie betreffende kort geding. De Directeur Bestuurder heeft de Ondernemingsraad in 2010 over diverse onderwerpen instemming of advies gevraagd. Indien de adviezen of instemming vanuit de Ondernemingsraad aanvulling behoefde, is dit in alle gevallen geschiedt. Onder de hieronder weergegeven onderwerpen is in 2010 een positief advies of instemming afgegeven: 23
Projectplan PREZO; Projectplan Realisatie Meerzorgafdelingen PG Mariahof en Scholtenhof; Gratificatieregeling Zorgfederatie Oldenzaal; Jaarrekening 2009 Zorgfederatie Oldenzaal; Projectplan behandelfunctie in Scholtenhof en Mariahof; Klachtenreglement, klachtenformulier en folder klachten; Project Functiehuis Zorgfederatie Oldenzaal; Begroting 2011.
Daarnaast heeft de Ondernemingsraad zich in 2010 actief beziggehouden met een aantal ontwikkelingen en gebeurtenissen, zoals: Het uitbreiden van de Ondernemingsraad van 7 naar 8 zetels; De voorbereiding van de verkiezingen van nieuwe leden voor de Ondernemingsraad op maandag 12 april 2010. Marjolein Lage Venterink en Bertha Frowijn hebben voor de verkiezingen aangegeven zich niet meer kandidaat te stellen. Van beide leden is in de Overlegvergadering van 20 mei 2010 afscheid genomen. In deze Overlegvergadering zijn tevens door de Directeur Bestuurder de nieuwe OR-leden geïnstalleerd: Therodia Render (ThuisZorg), Hermine Oonk (ThuisZorg) en Bernadette Voorhuis (Interne Zorg Mariahof); In de Ondernemingsraadsvergadering van 1 juli 2010 heeft Alie Timmerhuis aangegeven haar taak als voorzitter van de Ondernemingsraad neer te willen leggen. Therodia Render wordt met algehele stemmen gekozen tot de nieuwe voorzitter van de Ondernemingsraad. Alie Timmerhuis blijft deel uitmaken van de Ondernemingsraad als Algemeen lid; De Ondernemingsraad is in 2010 twee keer op cursus geweest. In september twee dagen en in november anderhalve dag, waarvan een dagdeel samen met de Directeur Bestuurder; Twee afgevaardigden van de Ondernemingsraad hebben ook in 2010 samen met afgevaardigden van de Ondernemingsraden van de Noabers overleg gehad over de onderdelen van het decentrale deel van de CAO om afspraken op maat te maken op het gebied van arbeidsvoorwaarden en andere regelingen. Hierbij worden de mogelijkheden die binnen NoaberZorg bestaan benut. In 2010 zijn twee intentieverklaringen getekend; Een lid van de Ondernemingsraad is aanwezig geweest bij de algemene beleidsdag. Hier is samen met directie, management, Raad van Toezicht en Cliëntenraad teruggekeken op de realisatie van de jaarplannen en vooruit gekeken aan de hand van de acht strategische opdrachten naar het nieuwe jaar. Vertrouwenspersonen voor medewerkers Ook voor medewerkers zijn binnen Zorgfederatie Oldenzaal twee vertrouwenspersonen aangesteld. In 2010 zijn dit Anne Overbeek als externe vertrouwenspersoon en Ellen Sonder als interne vertrouwenspersoon. In 2010 is hier geen gebruik van gemaakt.
24
4.
Beleid, inspanningen en prestaties
4.1.
Meerjarenbeleid
De missie anno 2010 van Zorgfederatie Oldenzaal is als volgt: Zorgfederatie Oldenzaal stelt zich ten doel om ouderen en anderen daarvoor op gelijke voet in aanmerking komend, in Oldenzaal en omgeving te voorzien van een cliëntgericht en kwalitatief goed aanbod van wonen, (thuis)zorg en welzijn. De organisatie heeft een christelijke levensbeschouwing, met zowel een katholieke als protestantse identiteit. De belangrijkste speerpunten van de visie zijn: De zorg- en dienstverlening is cliëntgericht; Zelfredzaamheid en noaberschap zijn twee speerpunten van Zorgfederatie Oldenzaal; Het zelfbeschikkingsrecht van de cliënt staat centraal; De basishouding is respectvol en oprecht betrokken; Bij Zorgfederatie Oldenzaal is de zorg- en dienstverlening cliëntgericht en faciliteert de cliënt in zijn/haar welbevinden. In 2010 zijn binnen Zorgfederatie Oldenzaal de slogan en de kernwaarden geëvalueerd vooruitlopend op het nieuwe strategisch beleidsplan 2011-2014. Doordat de concurrentie in de zorg toeneemt, wordt het steeds belangrijker om te laten zien waarin je je als zorginstelling onderscheidt van andere zorgaanbieders die in hetzelfde gebied werken. De punten waarop Zorgfederatie Oldenzaal zich wil onderscheiden zijn samengevat in zes zogenaamde ‘kernwaarden’, die samen aangeven waar Zorgfederatie Oldenzaal naar streeft. Deze kernwaarden kunnen worden samengevat in Warme PINCK en dit staat voor: Warm, hartelijk, huiselijk en respectvol; Professioneel; Innovatief; Noabers; Cliëntgericht; Kleinschalig. De missie, visie en waarden worden gedragen door het motto van Zorgfederatie Oldenzaal: Goede zorg die vertrouwd voelt. Binnen Zorgfederatie Oldenzaal wordt in 2010 gewerkt met het strategisch beleidsplan 2008-2011. In dit plan staat het meerjarenbeleid van Zorgfederatie Oldenzaal beschreven tot en met 2011. In het strategisch beleidsplan wordt ingegaan op de toekomstverwachtingen voor de organisatie. Deze worden vertaald in strategische opdrachten waar de organisatie de aankomende jaren aan gaat werken. De acht strategische opdrachten zijn: Herdefiniëren doelgroepen en aanpassen productaanbod; Creëren onderscheidend imago; Doorontwikkelen cliëntgericht werken; Zoeken bestemming gebouwen; Optimaliseren bedrijfsmatige processen; Bevorderen aantrekkelijk werkgeverschap; Borgen en doorontwikkelen kwaliteit; Stroomlijnen organisatieontwikkeling en communicatie. 25
In december 2009 is de start gemaakt met een verdere aanscherping van het strategische beleidsplan door middel van het omzetten van de strategische opdrachten, met hun focus, naar concrete resultaatafspraken voor de komende drie jaren. Dit heeft geresulteerd in een focusdocument in januari 2010. Dit focusdocument is leidraad voor het jaarplan 2010. Wat betreft de strategische opdrachten zijn voor alle opdrachten stappen gezet. De kernwoorden voor de activiteiten in de komende jaren zijn positioneren (extern) en professionaliseren (intern). Met dit ‘onderscheid en kwaliteit’ verwacht Zorgfederatie Oldenzaal een toekomstbestendige koers in te zetten die kan rekenen op waardering van cliënten, mantelzorgers, medewerkers, vrijwilligers en andere betrokken partijen en daardoor de continuïteit van de organisatie waarborgt. De huidige dynamiek, zowel in de omgeving als binnen de organisatie van Zorgfederatie Oldenzaal, vraagt om een nieuw punt aan de horizon, dat op hoofdlijnen leidend is voor de strategische koers in de komende jaren. De genoemde dynamiek krijgt bijvoorbeeld gestalte in de veranderingen in de externe omgeving waar overheid wet- en regelgeving continue verandert en waarbij andere zorgaanbieders naast collega’s ook concurrenten zijn. Ook de inspraak van cliënten maakt dat er meerdere vragen komen op het gebied van wonen, zorg en dienstverlening. Dit biedt ruimte voor zorgaanbieders om zich op nieuwe producten te richten. Tegelijkertijd geeft het zorginkopers, zoals zorgkantoor en gemeenten, de mogelijkheid om zorgaanbieders onderling te vergelijken. Concurrentie vraagt om een duidelijk profiel en aantoonbare kwaliteit. Concurrentie vraagt ook om een scherpe prijs die tegelijkertijd voldoende marge biedt om de continuïteit van de organisatie te waarborgen. Naast de grote institutionele zorginkopers worden ook de individuele cliënten bewuster. Dit vereist in deze tijd meer aandacht voor de specifieke wensen van de individuele cliënt. Cliëntgericht werken zal in de toekomst steeds meer nodig zijn. De gebruikers van het aanbod van wonen, welzijn en zorg gaan steeds meer ‘shoppen’ en zoeken een aanbod dat bij hen past. In de toekomst wil Zorgfederatie Oldenzaal dit vorm geven door het aanbieden van zorg-, woon- en dienstarrangementen waaruit de cliënt zijn eigen keuze kan maken. De keuzes in het strategisch beleidsplan vragen in verband met de veranderde externe omgeving voortdurend te anticiperen. Aanpassingen op dit plan als gevolg van nieuwe inzichten zijn mogelijk, dit gebeurt aan de hand van het kiezen van jaarlijkse speerpunten die vervolgens worden verwerkt in de jaarplannen. Dit geschiedt jaarlijks tijdens de beleidsdagen en is een structureel onderdeel van de beleidscyclus van Zorgfederatie Oldenzaal. In 2010 is een start gemaakt met de voorbereiding voor het nieuwe strategisch beleidsplan 2011-2014. Hiervoor zijn diverse stakeholders geraadpleegd. Met de Raad van Toezicht, Cliëntenraad, Ondernemingsraad en beleidsontwikkelgroep (leidinggevenden en beleidsmedewerkers) zijn afzonderlijk gesprekken gevoerd over belangrijke uitgangspunten in het nieuwe strategisch beleidsplan. Daarnaast heeft de Directeur Bestuurder gesproken met externe stakeholders, zoals gemeente Oldenzaal en samenwerkingspartners Noabers, SWO, Impuls, WBO-Wonen en Habion. De informatie uit deze gesprekken zal zijn neerslag krijgen in het strategisch beleidsplan 2011-2014. Dit zal in 2011 worden geschreven en vervolgens breed worden gecommuniceerd. 4.2.
Algemeen beleid verslagjaar
Het jaarplan 2010, gebaseerd op het strategisch beleidsplan 2008 – 2011 en het focusdocument, is richtlijn geweest voor de activiteiten die uitgevoerd zijn in 2010. Naast het integrale jaarplan voor Zorgfederatie Oldenzaal is tevens gewerkt met deeljaarplannen voor de diensten en afdelingen Interne Zorg & Facilitair, ThuisZorg & Welzijn en het Servicebureau. De verantwoording hieronder richt zich op Zorgfederatie Oldenzaal als totaal. 26
Hieronder staat per strategische opdracht uit het beleidsplan een opsomming van de activiteiten en resultaten in 2010. 1. Herdefiniëren doelgroepen en aanpassen productaanbod Afdelingen meerzorg voor cliënten psychogeriatrie in Mariahof en Scholtenhof zijn gerealiseerd en cliënten zijn verhuisd; De functie 'behandeling' is erkend en gerealiseerd met 35 plaatsen verblijf met behandeling op 30 december 2010. Voor de realisatie van de medische en paramedische onderdelen zijn contracten afgesloten met Zorggroep Sint Maarten; Als aanloop naar het strategisch beleidsplan zijn doelgroepen en capaciteit voor de toekomst bepaald. Van de 118 capaciteitsplaatsen is het streven naar een verdeling van 2/3 pg en 1/3 somatiek. Indien mogelijk een groei na 2015 met 50 capaciteitsplaatsen; Binnen de zorgketen dementie is gestart met de uitvoering van het projectplan. De aangestelde casemanagers zijn begonnen met hun begeleidings- en preventieve maatregelen. Zorgfederatie Oldenzaal heeft een eigen casemanager; Voor de nieuwe doelgroep cliënten met psychogeriatrie is een dagbesteding voorbereid in een wijk in Oldenzaal, de realisatie vindt begin 2011 plaats. Het betreft een nieuw concept welzijnsarrangement in samenwerking met Impuls op de locatie 'Breedwijs' in de wijk Zuid-Berghuizen in de brede school; Een nieuw product is voorbereid, namelijk de sociale dagbesteding ‘de Ontmoeting’ in samenwerking met woningbouwvereniging WBO-Wonen in het centrum van Oldenzaal. De doelgroep zijn cliënten die geen AWBZ-indicatie krijgen, maar toch behoefte hebben aan een structurele vorm van dagbesteding. Dit is in maart 2011 van start gegaan; Groei van extramurale productie ThuisZorg is gerealiseerd met 112% ten opzichte van 2009. Dit is hoger dan de geplande 105%. Wat niet gerealiseerd is: De voorgenomen groei dagbesteding voor somatische ouderen naar 105% is niet gerealiseerd door gewijzigd beleid, waarbij accent op uitbreiding van dagbesteding psychogeriatrie is komen te liggen; De zelfstandige ontwikkelingen van extramurale plusdiensten zijn niet gerealiseerd door enerzijds interne prioritering en anderzijds door de keuze om deel te nemen aan de visie-ontwikkeling van de gemeente Oldenzaal samen met andere zorg- en dienstverleners. De activiteit is meegenomen in het jaarplan 2011; De voorgenomen dagbesteding voor psychiatrische thuiswonende ouderen is niet gerealiseerd, omdat hier geen productieafspraken met het Zorgkantoor over gemaakt konden worden. 2. Creëren onderscheidend imago Ten aanzien van Public Relations zijn een aantal keuzes gemaakt: - De dienstauto's voor de ThuisZorg zijn aangepast aan de nieuwe huisstijl; - Zorgfederatie Oldenzaal heeft meegelopen in de carnavalsoptocht; - Een gehandicaptenbus is aangeschaft en deels gefinancierd door sponsorgelden; - Het huisblad 'Vierspan' voor cliënten en belangstellenden is exclusief het huisblad geworden van Zorgfederatie Oldenzaal en heet nu 'Driespan'. Driespan staat voor de organisatieonderdelen Mariahof, Scholtenhof en ThuisZorg; Bij de ThuisZorg is structureel overleg tussen huisarts en verpleegkundige, dit is vastgelegd in contracten. 3. Doorontwikkelen cliëntgericht werken De 24-uurs bereikbaarheid van verpleegkundigen is gerealiseerd, zowel bij de Interne Zorg als de ThuisZorg. Voor de verpleegkundige bereikbaarheid buiten kantoortijden is een samenwerkingsovereenkomst aangegaan met Zorggroep Sint Maarten; 27
De klachtendocumenten zijn geactualiseerd, zie voor een nadere beschrijving paragraaf 4.4.2; De welzijnsactiviteiten, en daarmee ook de afdeling Welzijn, zijn aan verandering onderhevig. Dit volgt uit de veranderde behoeften van de nieuwe cliëntdoelgroepen psychogeriatrie en hogere zorgzwaarte somatiek. Naast groepsactiviteiten wordt ook het individuele welzijn via het zorgleefplan geïnitieerd. Daarbij zijn de contacten met de familie ook geïntensiveerd. De veranderingen hebben tot gevolg gehad dat een aantal medewerkers van de afdeling Welzijn op de meerzorgafdeling onder de dienst Interne Zorg zijn gaan werken; Een niet geplande activiteit is de invoering van het individuele geïntegreerde zorgleefplan voor iedere cliënt. Dit vervangt het oude zorgdossier. Met iedere cliënt wordt individuele zorgleefafspraken gemaakt aan de hand van de vier domeinen (lichamelijk welbevinden, mentaal welbevinden, participatie en woon- en leefomstandigheden). Eind 2010 had iedere cliënt een nieuw zorgleefplan; Bij de ThuisZorg heeft het werken in kleine clusters in de wijk verder gestalte gekregen. Wijkverpleegkundigen sturen zorginhoudelijk de clusters aan. 4. Zoeken bestemming gebouwen In 2010 is een start gemaakt met de voorbereiding van het strategisch huisvestingsplan voor 2012 en verder. Hiervoor zijn diverse stakeholders geraadpleegd. Met de Raad van Toezicht, Cliëntenraad, Ondernemingsraad en leidinggevenden zijn afzonderlijk gesprekken gevoerd over uitgangspunten in de huisvesting. Daarnaast heeft de Directeur Bestuurder, vergezeld door MT-leden, gesprekken gevoerd met externe stakeholders, zoals gemeente Oldenzaal, WBO Wonen en Habion over mogelijkheden van nieuwbouw, renovatie en een derde locatie. De informatie voortkomend uit deze gesprekken zal zijn neerslag krijgen in het strategisch huisvestingsplan, welke 2011 wordt geschreven; Bureau ABC-bouwmanagement is na selectie gekozen voor de ondersteuning van het vastgoedtraject; De manager Financiën Informatie Personeel heeft ter voorbereiding op het vastgoedproject de opleiding Vastgoeddeskundige in de Zorg gevolgd. Wat niet gerealiseerd is: De einddatum van het meerjarenonderhoudsplan is verlengd van 2010 naar eind 2011. Reden hiervoor is dat het nieuwe onderhoudsplan gebaseerd kan worden op de keuzes uit het strategisch huisvestingsplan. 5. Optimaliseren bedrijfsmatige processen Efficiencymaatregelen zijn uitgevoerd, zie voor een nadere beschrijving paragraaf 3.4. Deze maatregelen hebben als gevolg gehad dat de exploitatie groter dan nul is; Het concept van de geactualiseerde Planning en Controlcyclus is gereed en onderdelen, zoals de kaderbrief, zijn ingevoerd. Het principe van kwartaalrapportages is voorbereid. In 2011 wordt de cyclus verder geactualiseerd; In 2010 heeft het Management Developmenttraject een vervolg gehad. Hierin hebben de managers in het individuele werkoverleg en de functioneringsgesprekken gesproken over de ontwikkeldoelstellingen. Daarnaast heeft de jaarlijkse cursusdag plaatsgevonden met directie, leidinggevenden en beleidsmedewerkers. In 2011 wordt het traject vervolgd door een cursus timemanagement voor hoofden en beleidsmedewerkers en met het bespreken van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan de hand van gekozen onderwerpen; Wat betreft de invoering van de ZZP-systematiek zijn stappen gezet in de kostprijscalculatie en de zorgarrangementen (beschikbare zorguren in relatie tot de ZZP-mix); Er is deelgenomen aan de benchmark van ActiZ op alle drie onderdelen (bedrijfsvoering, medewerkers- en cliënttevredenheid);
28
Ten aanzien van processen met betrekking tot BHV en brandpreventie (inclusief TOOM-meldingen) zijn stappen gezet in de zin van het actualiseren van protocollen en bijscholing; Het aantal contante geldhandelingen is teruggedrongen door een geautomatiseerde incassering bij cliënten. Dit heeft geleid tot minder debiteurenbeheer; In het project in- en uithuizingsproces in de aanleunwoningen is het inhuizingsproces verbeterd door middel van het maken van de procedure toeleiding en toewijzing appartementen. In 2011 heeft het project een vervolg met accent op informatiemateriaal en de uithuizingsprocedure. Wat niet gerealiseerd is: Vereenvoudiging van managementinformatie op afdelingsniveau met behulp van een dashboard. In verband met interne prioriteitsstelling, het afbreken van een stageopdracht en de aanschaf van software (Zorgmonitor) is dit onderdeel verhuisd naar 2011; Project ‘Roosteren en personeelsbezetting’ is niet conform plan uitgevoerd. Dit in verband met interne prioritering en de verdeling van projectonderdelen naar andere nieuwe projecten. Wel zijn nieuwe werkafspraken gemaakt voor de korte termijn en een aantal uitgangspunten vastgesteld; Project nachtzorg fase 2 is gestopt, omdat uit evaluatie van fase 1 bleek dat de huidige werkwijze voldoet en een vervolg niet meer nodig is. 6. Bevorderen aantrekkelijk werkgeverschap Zie voor activiteiten die in 2010 zijn uitgevoerd met betrekking tot aantrekkelijke werkgeverschap paragraaf 4.5; Het eerste contract voor een medewerker met de leeftijd boven de 65 jaar is gemaakt en ondertekend; De functioneringsgesprekken voor medewerkers huishoudelijke hulp van de WMO zijn vervangen door een groepsevaluatie met de naam ' het jaargesprek' . Dit om deze medewerkers meer te motiveren. Indien nodig worden individuele functioneringsgesprekken gehouden. 7. Borgen en doorontwikkelen kwaliteit Voor de activiteiten die in 2010 zijn uitgevoerd met betrekking tot borgen en doorontwikkelen kwaliteit, zie paragraaf 4.3. 8. Stroomlijnen organisatieontwikkeling en communicatie In 2010 zijn een aantal inhoudelijke visies ontwikkeld. Onder andere op de onderwerpen zorg en welzijn, leiderschap en kwaliteit. Deze visies worden geïntegreerd in het nieuwe strategisch beleidsplan 2011-2014; De voorbereiding voor het nieuwe strategisch beleidsplan heeft plaatsgevonden, zie hiervoor paragraaf 4.1; Het concept communicatieplan is geschreven en in 2011 krijgt het de definitieve status; In de diensten Interne Zorg en ThuisZorg zijn de overlegvormen geëvalueerd, waarna onder andere de structuur van de werkoverleggen zijn aangepast; Het organogram is aangepast; Het project ' folders, brochures en overig informatiemateriaal' is gestart. 4.3.
Algemeen kwaliteitsbeleid
Zorgfederatie Oldenzaal heeft een lange traditie waarin zij structureel een aantoonbaar aandacht heeft voor kwaliteit. Het kwaliteitskader van Zorgfederatie Oldenzaal bestaat uit drie kwaliteitssystemen, te weten: Kwaliteitssysteem cliënten; Kwaliteitssysteem medewerkers; Kwaliteitssysteem bedrijfsvoering. 29
Met deze kwaliteitssystemen is Zorgfederatie Oldenzaal in staat goede kwaliteitszorg te bewaken en te leveren. Een goed functionerend kwaliteitssysteem wordt gekenmerkt door het doorlopen van de kwaliteitskringloop, het cyclische proces van de kwaliteitscriteria vaststellen ofwel normeren, de kwaliteit van de verleende zorg meten en toetsen aan de criteria en deze vervolgens waar nodig verbeteren. Op deze wijze kunnen beleid en werkwijze bijgestuurd worden op basis van resultaten. Continue kwaliteitsbewaking en verbetering krijgen gestalte door degenen die daadwerkelijk zorg verlenen. Het kwaliteitsbeleid, systemen en instrumenten moeten hen hierbij ondersteunen. Hieronder staat het kwaliteitskader van Zorgfederatie Oldenzaal schematisch weergegeven. Kwaliteitskader Zorgfederatie Oldenzaal
Kwaliteitssysteem Bedrijfsvoering
Kwaliteitssysteem Cliënten
Kwaliteitssysteem Medewerkers
(regisseur beleidsmedewerker)
(regisseur personeelsadviseur)
(regisseur manager Financiën Informatie Personeel)
* Prestatiemodel Zorg (PREZO) * Benchmark ActiZ
* Investeren in mensen (IiP) * Benchmark ActiZ * PREZO
* Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) * Benchmark ActiZ * PREZO
Kwaliteitssysteem cliënten Binnen Zorgfederatie Oldenzaal is begin 2010 het besluit genomen een sprong in kwaliteitszorg te maken. De grootste sprong is de overgang van proces naar resultaatgericht toetsen (outcomes meten) bij cliënten. Reden voor de resultaattoetsing is dat kwaliteitszorg bij cliënten een hoge belangstelling geniet en daarmee een hoge prioritering. Om deze reden is gekozen om over te stappen naar PREZO (PREstaties in de ZOrg) als kwaliteitssysteem. PREZO voldoet hiermee aan de binnen Zorgfederatie Oldenzaal gehanteerde uitgangspunten en kwaliteitsdoelen. Binnen Zorgfederatie Oldenzaal worden voor kwaliteit de volgende uitgangspunten gehanteerd: Kwaliteit gaat over de ervaring en beleving van cliënten; Kwaliteit is het meten van de echte zorgresultaten (prestaties) bij cliënten; Kwaliteit is zorg leveren volgens het landelijk kwaliteitskader Verantwoorde Zorg; Kwaliteit is het continue verbeteren van kwaliteit in zorg- en dienstverlening door een nieuw toetsing- en verbetermethodiek PREZO. De kwaliteitsdoelen hierbij zijn: De zorg kwalitatief verantwoord uitvoeren in samenspraak met de cliënt aan de hand van de vier domeinen in het zorgleefplan; Het streven naar een glimlach op het gezicht van de cliënt. 30
In 2010 is binnen Zorgfederatie Oldenzaal een eerste grote stap gezet met de implementatie van PREZO. Begin 2010 is een nulmeting gehouden om te kijken waar de organisatie staat. Dat de sprong van proces- naar resultaatgericht toetsen een grote is, is gebleken uit de proefaudit. Hier zijn een aantal verbeterpunten uitgekomen, waaronder het oude zorgdossier omdat de vier domeinen te weinig aanwezig zijn. In het voorjaar van 2010 zijn PREZO-bijeenkomsten voor alle medewerkers georganiseerd om hen kennis te laten maken met PREZO. Hier zijn de verbeterpunten uit de nulmeting benoemd. Ook is in het voorjaar het zorgdossier geëvalueerd en omgezet in het zorgleefplan. Dit zorgleefplan is voor alle cliënten, dus zowel voor cliënten Interne Zorg, ThuisZorg als cliënten van de Dagbesteding. In 2010 is voor alle cliënten het zorgdossier omgezet in het zorgleefplan. Hiermee zijn de voorgenomen verbeteringen gerealiseerd. Praktisch wordt binnen Zorgfederatie Oldenzaal de volgende invulling gegeven aan het werken met PREZO: Jaarlijks worden de zorginhoudelijke indicatoren gemeten en tweejaarlijks de cliëntgebonden indicatoren in het kader van Verantwoorde Zorg; Er is een overzichtstabel gemaakt waarin per prestatie de analyse wordt weergegeven, de verbetering en/of borging en de instrumenten die worden gebruikt om de prestatie te realiseren. Jaarlijks wordt de overzichtstabel geëvalueerd; Verbeterplannen worden gemaakt volgens het zelfevaluatieformulier en plan van aanpak PREZO. Bij grote verbeteringen wordt een projectplan geschreven; De PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) wordt gehanteerd, hierbij worden de uitkomsten als basis genomen. Er is dus sprake van een CAPD-cyclus; Naast de metingen Verantwoorde Zorg vinden diverse andere metingen plaats binnen Zorgfederatie Oldenzaal, namelijk de klachten, de val- en medicijnincidenten en de arbeidsincidenten. Daarnaast worden er maandelijks bijeenkomsten jarige cliënten georganiseerd waarin de verzorging, huishouding, maaltijden en activiteiten met cliënten worden geëvalueerd. De metingen worden maandelijks of per kwartaal in het MT besproken. Het is de bedoeling dat de diverse metingen worden opgenomen in de nog op te stellen managementrapportage kwaliteit. Eind 2010 heeft Zorgfederatie Oldenzaal de audit PREZO binnen haar organisatie laten uitvoeren door Stichting Perspekt. Het resultaat was de hoogst haalbare. Dat betekent dat voor alle drie de organisatorische eenheden (Scholtenhof, Mariahof en ThuisZorg) het PREZO Gouden Keurmerk is behaald als eerste in Twente! Kwaliteitssysteem medewerkers Voor het kwaliteitssysteem medewerkers wordt Investors in People (IIP) als kwaliteitssysteem gebruikt. In 2010 heeft Zorgfederatie Oldenzaal het IIP-certificaat behaald. In paragraaf 4.5 wordt nader ingegaan op IIP als instrument, maar ook als middel om op systematische en cyclische wijze invulling te geven aan kwalitatief goed personeelsbeleid. In 2011 zal binnen Zorgfederatie Oldenzaal IIP als kwaliteitssysteem worden geëvalueerd. Daarbij wordt bekeken of PREZO en IIP met elkaar kunnen worden geïntegreerd gezien de overeenkomst tussen beide systemen. Kwaliteitssysteem bedrijfsvoering Voor het kwaliteitssysteem bedrijfsvoering worden de AO/IC-controles als leidraad genomen. De interne controles bestaan uit reguliere periodieke interne controles en controle van deelwaarnemingen. Een keer per kwartaal rapporteert de IC-functionaris de bevindingen mondeling en schriftelijk aan de Directeur Bestuurder. Onderdelen van deze rapportages zijn: 1. Stand van zaken met betrekking tot uitgevoerde controles en het controleproces; 2. De resultaten van de controles; 31
3. Conclusies en aanbevelingen. Halverwege het jaar vindt door de externe accountant een interim-controle plaats. Aan het einde van het jaar wordt er een eindverslag opgesteld en volgt de eindcontrole door de externe accountant. De accountantscontrole leidde in 2010 niet tot op- of aanmerkingen van de accountant. De tussentijdse toetsing en interim-controle hebben een positief beeld laten zien. De Directeur Bestuurder informeert het managementteam en de Raad van Toezicht over bijzonderheden aangaande de interne controle. De IC-functionaris bespreekt tevens per kwartaal de bevindingen en aanbevelingen van een dienst met de desbetreffende managers en hoofden. De structurele aanbevelingen worden besproken in het managementteam en systematisch opgepakt. Om de bedrijfsvoering te ondersteunen heeft Zorgfederatie Oldenzaal in 2010 deelgenomen aan de benchmark van ActiZ. Hierbij zijn ook de onderdelen medewerkers en cliënten landelijk vergeleken. De totaalscore van de benchmark laat goede scores zien. Zorgfederatie Oldenzaal staat voorin het peloton, net achter de koplopers. Sterke punten zijn bijvoorbeeld ervaren bejegening, ervaren beschikbaarheid personeel, visie en ambitie, cultuur, ziekteverzuim en de intramurale bezettingsgraad. Naast positieve bevestiging heeft de deelname aan de benchmark tevens een aantal nieuwe inzichten en verbeterpunten opgeleverd, namelijk ervaren informatieverstrekking en telefonische bereikbaarheid psychogeriatrie, overhead in percentage van de bedrijfslasten, hoge cliëntkosten intramuraal. In 2010 en 2011 worden deze onderwerpen geanalyseerd en waar nodig via verbeterplannen opgepakt. Kwaliteit en veiligheid van informatie, registratie en documenten Cliënten- en medewerkersgegevens worden zowel elektronisch als in dossiers geregistreerd en bewaard. Het beheer en autorisatie van de elektronische toegang vindt plaats door een autorisatiesysteem waarbij beperkte toegang is. Personeelsdossiers worden bewaard in afgesloten kasten onder beheer van de afdeling P&O. De beperkte toegang hiertoe wordt geregistreerd. Cliëntendossiers worden bewaard in een gesloten archief met beperkte toegang. Gegevens over de bedrijfsvoering zoals notulen van directie, managementteam, Raad van Toezicht, Ondernemingsraad en Cliëntenraad worden centraal gearchiveerd. Inzage en bewaartermijn is conform de wet- en regelgeving en is weergegeven in het reglement ‘Wet bescherming persoonsgegevens’. Documenten van Zorgfederatie Oldenzaal worden bewaakt en beheerd middels het KwaliteitRegistratieSysteem (KRS). In 2010 is dit systeem en inhoud volledig geactualiseerd. Eén keer in de twee maanden wordt door de beleidsmedewerker een overzicht gemaakt met documenten welke geëvalueerd dienen te worden. Ook wordt tweemaandelijks een overzicht gemaakt met de nieuwe en gewijzigde documenten in KRS en verzonden naar alle leidinggevenden. Nieuwe of gewijzigde documenten welke belangrijk voor een bepaalde afdeling zijn, kunnen zodoende in het desbetreffende werkoverleg besproken of gemeld worden. Op elke werkplek waar een computer staat kan in KRS worden gekeken. Voor medewerkers die niet graag met een computer werken, worden in verkorte versie papieren handboeken bijgehouden. Kwaliteit van de gebouwen Een groot deel van het bestaande vastgoed is toe aan renovatie gezien de leeftijd van de gebouwen. De kwaliteit voor de huidige doelgroep heeft tot nu toe voldaan, maar de eisen voor de zeer nabije toekomst veranderen. Met name voor de nieuwe doelgroepen verblijf met behandeling voor zowel psychogeriatrische cliënten als somatische cliënten zijn andere eisen aan de orde. Ook nemen de wensen van de cliënten toe ten aanzien van huisvesting en klimaatbeheersing. In 2011 zal een nieuw strategisch huisvestingsplan en meerjarenonderhoudsplan gestalte krijgen. Hierin zullen de veranderde eisen en wensen evenals de keuzes in het strategisch beleidsplan 20112014 worden meegenomen. 32
Veiligheid Veiligheid is in 2010 getoetst door het kwaliteitssysteem PREZO. Het systeem beschrijft en toetst namelijk ook voorwaarden waaraan de organisatie moet voldoen. In deze voorwaarden worden prestaties beschreven met betrekking tot huisvesting, milieu en preventiebeleid op het gebied van veiligheid. Aan deze voorwaarden is voldaan. Ten aanzien van brandveiligheid en algemene veiligheid zijn in 2010 door brandweer en politie preventieve voorlichtingsbijeenkomsten gehouden voor cliënten. Na een brandmelding wordt de melding geëvalueerd en besproken. Tevens wordt maandelijks een test uitgevoerd door de technische dienst, waarbij de uitvoering van de test geëvalueerd wordt met betrokken medewerkers. De BHV-scholing vindt volgens afgesproken BHV-structuur plaats, waarbinnen aandacht wordt besteed aan handelingen bij brand en calamiteiten. Daarnaast zijn binnen Zorgfederatie Oldenzaal een aantal protocollen geldig betreffende brandinstructie, inbraak en calamiteiten voor medewerkers, vrijwilligers en cliënten. 4.4.
Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten
4.4.1. Kwaliteit van zorg Door het kwaliteitskader Verantwoorde Zorg vindt het cliënttevredenheidsonderzoek (CQ-index) minimaal één keer per twee jaar plaats. In 2010 heeft Facit het cliënttevredenheidsonderzoek onder cliënten verricht. Voor het eerst zijn ook de ervaringen gemeten van cliënten die het product ‘Hulp bij het Huishouden’ van Zorgfederatie Oldenzaal ontvangen. Het resultaat was zeer positief voor Zorgfederatie Oldenzaal. Cliënten van zowel Scholtenhof als Mariahof geven de organisatie een 8,3. Cliënten van de ThuisZorg geven de organisatie een 8,8 en cliënten die hulp bij het huishouden ontvangen geven de organisatie zelfs een 8,9. De resultaten uitgedrukt in sterren staan in DigiMV weergegeven. Er wordt minimaal drie sterren gescoord, wat in eerste instantie geen reden geeft om verbeterplannen op te zetten. De CQ voor vertegenwoordigers van PG-cliënten is niet gemeten, omdat de aantallen per locatie te gering zijn. Terugkijkend is de meting in 2008 om deze reden niet betrouwbaar geweest. Indien de aantallen toenemen of de systematiek verandert, wordt deze doelgroep weer meegenomen in de CQ-metingen. Evaluatie van zorg vindt op een andere wijze plaats, zoals familieavonden. In 2010 zijn ook de zorginhoudelijke indicatoren voor Verantwoorde Zorg gemeten. Deze meting heeft plaatsgevonden in de maand oktober. Tijdens deze periode zijn de zorginhoudelijke indicatoren op cliëntniveau gemeten door middel van het invullen van een vragenlijst per cliënt. Daarnaast is een vragenlijst ingevuld op organisatieniveau. De gegevens van deze metingen zijn in december naar de landelijke database van Verantwoorde Zorg gestuurd. De resultaten van deze meting heeft Zorgfederatie Oldenzaal in april 2011 terugontvangen in percentages. Omdat de resultaten in een andere vorm zijn weergegeven, zijn deze niet goed te vergelijken met de resultaten van 2009. Een eerste analyse geeft een zeer goede indruk, omdat op twee items na alles boven het landelijke gemiddelde scoort. Dit is een verbetering ten opzichte van 2009, omdat toen meerdere onderwerpen 1 of 2 sterren scoorden. Naar aanleiding hiervan zijn in 2010 verbeterplannen opgesteld conform de PREZO-methodiek. De verbeterplannen lijken resultaat te hebben gehad, omdat bij de desbetreffende onderwerpen nu wel boven het landelijke gemiddelde is gescoord. Uitzondering is incontinentie in Mariahof. Dit onderwerp zal in 2011 nader worden geanalyseerd ten bate van het verbeterplan, samen met het nieuwe onderwerp risico op ondervoeding. Bij de analyse wordt de systematische vertekening van de resultaten door de kleinschaligheid van Mariahof meegenomen.
33
Naast het externe cliëntenonderzoek wordt ook intern de cliënttevredenheid geëvalueerd. Structureel wordt gevraagd hoe cliënten de zorg- en dienstverlening binnen Zorgfederatie Oldenzaal ervaren. Dit gebeurt tijdens de maandelijkse bijeenkomsten jarige cliënten. Naast het vieren van de verjaardag van de cliënt, is een subdoelstelling van deze bijeenkomst om in een breder verband te informeren naar wensen en klachten van cliënten over verschillende aspecten van de zorg- en dienstverlening. Verbeterpunten die tijdens deze bijeenkomsten gehoord worden, worden meegenomen naar de desbetreffende afdeling. Met de Cliëntenraad is afgesproken dat naar aanleiding van de resultaten uit de diverse metingen in samenspraak met de Cliëntenraad in 2011 een vernieuwd verbeterplan wordt opgesteld, waarbij het accent komt te liggen op de zorginhoudelijke indicatoren. Ook de interne metingen worden hierin meegenomen. 4.4.2. Klachten Met betrekking tot klachten is het motto van Zorgfederatie Oldenzaal ‘Uw klacht is ons beste advies!’ Met dit motto wil Zorgfederatie Oldenzaal uitdrukken, dat klachten van cliënten en medewerkers worden gezien als een aanwijzing om het beleid van de organisatie te verbeteren. Om het motto kracht bij te zetten wordt op klantvriendelijke wijze omgegaan met klachten van cliënten en medewerkers. Een open houding en een laagdrempelige klachtenbehandelingprocedure moeten hieraan bijdragen. Binnengekomen klachten worden op een klachtenformulier vermeld. Deze klachtenformulieren worden maandelijks in het managementteamoverleg besproken en afgetekend. Op de jaarlijkse beleidsdag wordt een overzicht gegeven van alle in dat jaar ingediende klachten. Het is voor de organisatie van belang dat alle klachten via een klachtenformulier worden gemeld. Dit geeft een signaal af, zodat verbetering kan worden ingezet. Bij signalering van veel voorkomende of ernstige klachten kan het beleid van de Zorgfederatie Oldenzaal worden aangepast. In 2010 zijn de binnengekomen klachten naar wens afgehandeld. De klachten hebben tot maatregelen op afdelingsniveau geleid, niet tot aanpassing van beleid. Maandelijks worden er bijeenkomsten jarige cliënten georganiseerd waar de zorg- en dienstverlening wordt geëvalueerd. Cliënten kunnen hier ook eventuele klachten melden, hier wordt dan actie op ondernomen. Daarnaast liggen er bij de receptie kaartjes waar de cliënten, naast suggesties, ook klachten op kunnen schrijven. Deze klachten volgen dezelfde route als de klachtenformulieren. Nieuwe cliënten krijgen in hun informatiepakket een folder klachten, zodat ze weten waar ze met klachten heen kunnen, en een folder bejegening, waarin de gedragscode binnen Zorgfederatie Oldenzaal beschreven staat. In 2010 is het klachtenreglement van Zorgfederatie Oldenzaal geactualiseerd en vastgesteld. Het geactualiseerde klachtenreglement is afgeleid van het model klachtenregeling van ActiZ en LOC. Binnen Zorgfederatie Oldenzaal is breed gecommuniceerd dat het klachtenreglement is geactualiseerd. Er is een mededeling geschreven in het huisblad het Driespan, het reglement is geplaatst op de website van de organisatie en de folder klachten is aangepast. Zorgfederatie Oldenzaal heeft een klachtencommissie, deze bestaat per 31 december 2010 uit: Mevrouw A. Ehrhardt, voorzitter; De heer F. Wolters, secretaris; De heer J. Louwerse, lid. De klachtencommissie is een onpartijdige commissie. Zij staat niet in de hiërarchische lijn van de organisatie. De commissie is een adviescommissie van Zorgfederatie 34
Oldenzaal. De oordelen van de klachtencommissie zijn niet bindend; zij hebben het karakter van een zwaarwegend advies. De klachtencommissie heeft de volgende taken: De behandeling van klachten van cliënten en medewerkers; Het gevraagd of ongevraagd uitbrengen van advies aan de zorgaanbieders; Het op grond van klachten signaleren van structurele tekortkomingen in de zorg- en dienstverlening en/of de organisatie van de zorg- en dienstverlening; Het uitbrengen van geanonimiseerde periodieke rapportages aan de directie van de betrokken zorgaanbieder. In 2010 zijn geen klachten binnengekomen bij de klachtencommissie. Naast de klachtencommissie heeft Zorgfederatie Oldenzaal ook cliëntvertrouwenspersonen aangesteld. In 2010 is voor hen een profiel opgesteld waarin hun kernactiviteiten staan beschreven. Zij kunnen cliënten met klachten bijstaan en hebben de taken van een klachtenfunctionaris. De taken van de cliëntvertrouwenspersonen staan beschreven in paragraaf 3.5. 4.5.
Kwaliteit ten aanzien van medewerkers
4.5.1. Personeelsbeleid Zorgfederatie Oldenzaal is een organisatie waarin mensen zich thuis voelen. Medewerkers, vrijwilligers en cliënten ervaren de organisatie als kleinschalig, hartelijk, maar ook als professioneel. Zorgfederatie Oldenzaal is een organisatie waar de mens telt ongeacht de functie. De medewerker telt als mens, dit wordt concreet gemaakt door te werken aan de strategische opdracht aantrekkelijk werkgeverschap. Aantrekkelijk werkgeverschap in de praktijk van het personeelsbeleid van Zorgfederatie Oldenzaal houdt in dat er binnen de organisatie aandacht is voor de veiligheid, gezondheid en welzijn van medewerkers. In dat kader is ingezet op het besteden van aandacht aan de balans tussen werk en privé. Verder wordt toegewerkt naar integraal gezondheidsmanagement door aandacht te hebben voor Arbo, Verzuim en Re-integratie (AVR) beleid. Daarnaast wordt gewerkt aan het mogelijk maken van meer doorgroeimogelijkheden. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met onze NoaberZorgpartners Manna, De Posten en Bruggerbosch. Ook is in 2010 accent gelegd op de verdere verdeling van taken en bevoegdheden met daaraan gekoppeld de vaardigheden, ‘competenties’, die medewerkers en leidinggevenden nodig hebben om meer cliënt,- en resultaatgericht te werken. Opleiden en ontwikkelen zijn daarvoor de instrumenten. Om die reden is gekozen om activiteiten op het gebied van het personeelsbeleid in te vullen langs de richtlijnen van de methodiek van Investors in People. In 1. 2. 3. 4. 5. 6.
het jaarplan 2010 zijn de volgende activiteiten gekozen met betrekking tot P&O: Medewerkers meer doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden bieden; NoaberZorg breed pakket MKSA voor het decentrale deel van de CAO VVT; Aanscherpen interne stage- en opleidingsstructuur; Ziekteverzuim onder de 4,5 % en kortdurend verzuim onder de 1% ; Investeren in mensen (IIP); Aanscherpen van Arbo, Verzuim en Re-integratie (AVR) – beleid (focus op preventie); 7. Medewerkerstevredenheidsonderzoek (onderdeel Benchmark ActiZ). In deze en de volgende paragraaf wordt van de bovenstaande activiteiten verslag gedaan. Dat betekent dat in deze paragraaf de eerste vier activiteiten zijn uitgewerkt en dat in paragraaf 4.5.2. kwaliteit van werk de laatste drie activiteiten zijn beschreven. In paragraaf 4.5.1. worden tevens kengetallen gegeven.
35
Ad. 1. Medewerkers meer doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden bieden Project Functiehuis In 2010 is onderzoek verricht naar de status van het functiehuis. Door de inventarisatie werd inzichtelijk dat actualisatie nodig is. In de loop van de tijd was het functiehuis ‘vervuild’. Uit de inventarisatie kwamen de volgende verbeterpunten: - teveel diverse functies die niet voldoende van elkaar de onderscheiden zijn; - het ontbreken van een borgingsprocedure voor nieuwe functies; - het op verschillende wijze hanteren van FWG-indelingen; - het niet overal aanwezig zijn van een taakfunctiebeschrijving. Besloten is tot opschoning en vereenvoudiging van het functiehuis, hiervoor is een projectplan gemaakt waarin de volgende resultaten zijn afgesproken: de aanlevering van een geactualiseerd functieboek met daarin alle functienamen, functiebeschrijvingen en een borgingsprocedure die er voor moet zorgen dat het functiehuis goed onderhouden blijft. Verder zal gewerkt worden aan uniformering van de functienamen in documenten en het personeelsinformatiesysteem. Eind 2010 is een start gemaakt met de verbeteringen, welke in 2011 worden afgerond. In 2010 zijn diverse functiebeschrijvingen herzien dan wel ontwikkeld en conform de procedure in de CAO VVT gewogen en ingedeeld. Project Werving & Selectie In 2010 is gestart met het herontwerp van de werving en selectie procedure in de organisatie. De bestaande procedure is tegen het licht gehouden en besproken met de leidinggevenden. Ook het aansluitende proces van het in dienst komen van medewerkers en de daarbij behorende werkzaamheden zijn besproken. Een korte oriëntatie heeft plaatsgevonden op gebruik van social media op het gebied van werving en selectie. Dit krijgt zijn vervolg in 2011/2012. Ad 2. NoaberZorg breed pakket MKSA voor het decentrale deel van de CAO VVT Project NoaberZorg ten bate van decentrale deel CAO NoaberZorg is de naam waaronder Zorgfederatie Oldenzaal met drie kleinschalige partners samenwerkt. Een van de manieren waarmee dat wordt gedaan is het project NoaberZorg ten bate van het decentrale deel CAO. Met dit project wordt geprobeerd onderscheidende afspraken te maken op het terrein van stages, opleidingen en arbeidsvoorwaarden. Er zijn in 2010 twee intentieverklaringen ten bate van de secundaire arbeidsvoorwaarden getekend in NoaberZorgverband door bestuurders en Ondernemingsraden. Een eerste is een Noaberbreed stagebeleid en de tweede is een Noaberbreed kortingsbeleid voor medewerkers en vrijwilligers. Hiermee wordt invulling gegeven aan het decentrale deel van de CAO. Ad. 3 Aanscherpen interne stage- en opleidingsstructuur 2010 heeft in het teken gestaan van het aanscherpen van de interne opleidingsstructuur als opmaat naar de samenwerking met de Noaberpartners. Hiervoor zijn werkoverleggen voor werkbegeleiders geïmplementeerd, waarin werkbegeleiders van elkaar kunnen leren. De werkbegeleiders zijn in 2010 getraind door de opleidingcoördinator, deze training zal jaarlijks worden herhaald. In 2010 is een profiel gemaakt voor de opleidingscoördinator. Een en ander heeft een profiel opgeleverd voor de werving en selectie van een opleidingscoördinator. Achterin 2010 is een start gemaakt met de werving en selectieprocedure. In 2010 is het strategisch opleidingsjaarplan conform planning uitgevoerd. In 2010 heeft een oriëntatie plaatsgevonden naar de mogelijkheden die de WvA en andere subsidiemogelijkheden bieden. Ad. 4 Ziekteverzuim onder de 4,5 % en kortdurend verzuim onder de 1% Het verzuimcijfer van de organisatie is in vergelijking met de rest van de branche al jaren structureel laag, maar wel stijgend. In 2010 is het verzuimcijfer op 3,66 % 36
uitgekomen en het kortdurend verzuim op 0,52%. Een prestatie die van VERNET landelijke positieve aandacht opleverde, omdat Zorgfederatie Oldenzaal in de branche VVT op de vierde plaats is geëindigd. Een opmerkelijk resultaat omdat de gemiddelde leeftijd van de medewerkers boven het landelijk gemiddelde is. Tabel kengetallen Verloop personeel Instroom personeel in loondienst (totaal) in verslagjaar Uitstroom personeel in loondienst (totaal) in verslagjaar
Aantal personeelsleden 136
Aantal fte 16,89
77
5,50
Ziekteverzuim exclusief zwangerschap (volgens definitie Vernet) Verzuim totaal personeel in loondienst Vacatures
Totaal personeel Personeel met patiënt/cliëntgebonden functies
Totaal aantal vacatures per einde verslagjaar van het verslagjaar 15 13
Percentage 3,66%
Aantal moeilijk vervulbare vacatures per einde verslagjaar van het verslagjaar 5 5
4.5.2. Kwaliteit van het werk In 2010 zijn in het kader van kwaliteit van werk de volgende activiteiten ondernomen. Ad 5. Investeren in mensen (IIP) In februari 2010 is de audit geweest van Investors in People (IIP). De verbeteractiviteiten uit 2009 na de proefaudit hebben het gewenste resultaat opgeleverd, waardoor Zorgfederatie Oldenzaal het certificaat Investors in People heeft ontvangen. Het behalen van het keurmerk is een goede basis voor het vervolg van de methodiek waarvan verbeteracties en heraudit een onderdeel zijn. De PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) is de basis voor het verbeteren. De aanbevelingen voor verbeteringen zijn besproken met de leidinggevenden en de beleidsmedewerkers. De aanbevelingen uit het auditrapport zijn ter hand genomen en zullen bij de re-audit (eind 2011) getoetst worden. Ad. 6. Aanscherpen van Arbo, Verzuim en Re-integratie (AVR) – beleid (focus op preventie) Arbobeleid ontwikkelen In 2010 is het bestaande ARBO beleid herzien. Als uitgangspunt is gekozen dat ARBO van alle medewerkers is en dat iedereen een actieve bijdrage levert op het gebied van veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu. Een managementteam lid is als verantwoordelijke voor het beleid aangewezen en deze heeft samen met de Preventiemedewerker een ARBO beleidsplan ontwikkeld. Dit plan is goedgekeurd door de Ondernemingsraad. In het beleidsplan is aandacht voor de rol van de arbocommissie. In 2011 zal er regulier vergaderd worden en wordt ieder lid in de gelegenheid gesteld om met een specifiek arbo-onderwerp aan de slag te gaan. De arbocommissie heeft een adviserende en signalerende rol en is ondersteunend in de uitvoering van arbomaatregelen. Voorbereiden RI&E In de voorbereiding op de RI&E zijn nieuwe ontwikkelingen, zoals de meerzorgafdelingen, meegenomen. De voorbereiding is inmiddels afgerond en de RI&E vindt plaats in 2011. 37
Onderzoek en inrichten nieuwe structuur Sociaal Medisch Overleg (SMO) In 2010 is een van de instrumenten die wordt ingezet bij het voorkomen en aanpakken van verzuim geëvalueerd. Het Sociaal Medisch Overleg is onderzocht op zijn functie, vorm en inhoud. In nauwe samenwerking met de deelnemers is er in de vorm van een reglement een kader voor het instrument ontwikkeld, waarna het in de praktijk is uitgeprobeerd en geëvalueerd. Het resultaat is een reglement, met een daarin beschreven hoe op nog professionelere wijze gewerkt kan worden aan de beïnvloeding van het verzuim. Er is ook meer ruimte gekomen voor uitwisseling en leren door de invoering van de incidentmethode, een manier waarmee complex verzuim geanalyseerd kan worden. Training leidinggevenden met betrekking tot langdurig verzuim Vrijwel elke leidinggevende heeft in toenemende mate te maken met complex en langdurig verzuim van medewerkers. Hierom heeft de afdeling P&O in 2010 leidinggevenden in de vorm van een training on the job ondersteund bij voorkomend langdurig of complex verzuim. De verwachting is namelijk dat complex en langdurig verzuim zal toenemen. Met de cursus zijn leidinggevenden beter uitgerust om de verzuimbegeleiding op een goede manier vorm te geven. In 2011 zal er een vervolgtraining plaatsvinden, met het accent op scholing in de verzuimapplicatie en de Wet verbetering Poortwachter. Oriëntatie op werkwijze arbodienst Zorgfederatie Oldenzaal heeft gekozen voor de maatwerkregeling en voert het AVR beleid dan ook zoveel mogelijk in eigen beheer en verantwoordelijkheid uit. Dit vraagt om een andere dan traditionele arbodienstverlener, een partij die de visie op verzuim en arbeidsongeschiktheid en de aanpak en het voorkomen ervan omarmd. In de voorbereiding op de oriëntatie naar deze partij is in 2010 gewerkt aan selectiecriteria voor een definitieve keuze. Als proef is gebruik gemaakt van de diensten van een potentiële partij om ervaringen op te doen met de nieuwe werkwijze. In 2011 is een definitieve keuze gemaakt. Optimalisatie Verzuimsignaal met als doel meer gebruik Een ander instrument dat in 2010 de nodige aandacht heeft gekregen was de verzuimapplicatie Verzuimsignaal. Medio 2010 is de applicatie ingericht en leidinggevenden gebruiken na cursus deze registratiesoftware om hun bevindingen in te voeren en het proces te bewaken. Ad. 7. Medewerkerstevredenheidsonderzoek (onderdeel Benchmark ActiZ) In 2010 heeft Zorgfederatie Oldenzaal meegedaan aan de benchmark van ActiZ met betrekking tot het onderdeel medewerkerstevredenheidsonderzoek en heeft hiervoor de hoogst haalbare score behaald (A-score). Het totaaloordeel vanuit de benchmark luidde dan ook: ‘Uw organisatie heeft een stabiele basis in het hier en nu en voor de toekomst. Houd deze vast’. Op vrijwel elk onderwerp in het medewerkerstevredenheidsonderzoek wordt hoger gescoord dan het landelijk gemiddelde. De tevredenheid is onderzocht op organisatieniveau en op afdelingsniveau. Als sterke punten worden ervaren: de cultuur van de organisatie, het feit dat medewerkers de visie en ambitie van de organisatie kennen en uitdragen en het lage verzuim.
38
Hieronder de samenvatting van de uitslag op organisatieniveau: Onderwerp Cultuur Zelfstandigheid Ervaren leiderschap Ervaren leiderschap top Gedragen visie & ambitie Communicatie (alg.) Communicatie over veranderingen Sfeer en plezier Inhoud van het werk Ontwikkeling & loopbaan Aanvaardbare werkdruk Motivatie Veerkracht Cliëntgerichtheid Interactie met cliënten Zorg voor cliënten Klimaat voor verbeteren Ervaren noodzaak Ondernemerschap Borgen veranderingen Voldoende veerkracht
4.6.
Zorgfederatie Landelijke Oldenzaal referentiegroep 8,3 6,9 7,3 6,8 7,2 6,8 8,1 7,4 7,9 6,9 7,0 7,2 7,7 8,6 8,7 7,3 7,3 7,7 8,0 8,8 9,2 8,3 7,2 6,0 6,8 6,6 8,0
7,9 8,0 6,4 7,4 7,5 7,5 6,4 -
Samenleving
Zorgfederatie Oldenzaal heeft als maatschappelijke organisatie een relevante rol in de regio Twente als onderdeel van het netwerk van zorginstellingen van InterZorg Ouderen en specifiek als Noaberpartner van de drie Noaberinstellingen in Enschede. Zorgfederatie Oldenzaal heeft als maatschappelijke organisatie een belangrijke rol in Oldenzaal en tevens in de gemeenten Dinkelland en Losser. Ook heeft Zorgfederatie Oldenzaal in de directe omgeving van de woon- en zorgcentra een buurtfunctie. Cliënten uit de buurt komen eten in de recreatiezaal van Mariahof en Scholtenhof en buurtbewoners kunnen deelnemen aan sommige activiteiten. Daarnaast wordt dagbesteding geboden. Zorgfederatie Oldenzaal stelt ook ruimte beschikbaar voor bijeenkomsten van de ouderenbond PCOB, de Zonnebloem en het Leerhuis van de Hofkerk. De gestructureerde samenwerking met Stichting Welzijn Ouderen Oldenzaal en Stichting Huisvesting Ouderen Oldenzaal geeft in de samenleving van Oldenzaal een duidelijk afgewogen aanbod van zorg- en dienstverlening voor ouderen in Oldenzaal. Ten aanzien van het Carmelcollege aan de Potskampstraat bieden wij stageplaatsen in samenwerking met de afdeling zorg. Daarnaast komen studenten van Saxion, ROC en ’t Bolster om binnen Zorgfederatie Oldenzaal stage te lopen. In 2010 heeft Zorgfederatie Oldenzaal 18 stagiaires gehad. Daarnaast hebben in 2010 18 leerlingen een maatschappelijke stage gehad binnen Zorgfederatie Oldenzaal. Verder heeft Zorgfederatie Oldenzaal een goed doel dat zij ondersteunt. Het goede doel wordt door een medewerker of vrijwilliger aangereikt, die zelf een actieve rol heeft voor het goede doel. In 2010 is dit de opzet en ontwikkeling van een school in Gambia, aangereikt en ondersteund door een receptioniste. 39
4.7.
Financieel beleid
Het positieve resultaat van 2010 bedraagt € 32.362 (2009 € 80.130). Het resultaat van de interne zorgproducten bedraagt € 256.691 (voor 2009 € 348.807). Het resultaat van de extramurale zorgproducten bedraagt -/- € 224.328 (tegenover -/- € 269.470 in 2009). Ten opzichte van de opbrengsten is er een resultaatpercentage van 0,4%. Mede door de stijgende productie in de extramurale zorg zijn de personeelskosten gestegen naar € 5.312.612 (2009 € 5.196.291). Het negatieve resultaat van de extramurale zorg is voor het grootste deel te wijten aan de doorbelasting van de overhead en indirecte kosten. In 2011 zal een analyse van de doorbelastingssystematiek plaats gaan vinden. De in 2008 reeds aangeschafte integrale software is in 2009 en 2010 gefaseerd geïnstalleerd. In 2010 zijn hiervan de vruchten geplukt, omdat de managementinformatie sneller en actueler beschikbaar is geweest, waardoor leidinggevenden sneller kunnen bijsturen. Verfijning van het systeem zal in 2011 plaatsvinden door het inrichten van een Zorgmonitor ten behoeve van de managementinformatie op dienst- en afdelingsniveau. Het positieve resultaat van 2010 wordt op de navolgende wijze bestemd: Aan de egalisatiereserve duurzaam verblijf en verzorging Scholtenhof is € 60.055 toegevoegd,waardoor de stand per 31-12-2010 € 1.401.387 bedraagt. Aan de egalisatiereserve duurzaam verblijf en verzorging Mariahof is € 72.567 toegevoegd, waardoor de stand per 31-12-2010 € 493.815 bedraagt. Aan de egalisatiereserve ThuisZorg/Welzijn is -/- € 224.328 toegevoegd, waardoor de stand per 31-12-2010 -/- € 460.048 bedraagt. Bestemmingsreserves: Aan de egalisatiereserve afschrijving inventaris Mariahof is € 52.559 toegevoegd, waardoor de stand per 31-12-2010 € 210.003 bedraagt. Aan de egalisatiereserve afschrijving inventaris Scholtenhof is € 71.509 toegevoegd, waardoor de stand per 31-12-2010 € 283.263 bedraagt. Het eigen vermogen van Zorgfederatie Oldenzaal bedraagt 28,4% van het wettelijk budget. Het eigen vermogen en de jaarcijfers illustreren dat een kleinschalige zelfstandige zorgorganisatie een eigen kracht heeft. Resultaatratio Resultaatratio totaal Resultaat boekjaar Totale opbrengsten boekjaar
Vorig jaar 1,03% 80.130 7.756.521
Verslagjaar 0,42% 32.362 7.796.124
Liquiditeit Liquiditeit – Quick ratio Liquiditeit – Current ratio Vlottende activa (inclusief voorraden) Vlottende activa (exclusief voorraden) Totaal kortlopende schulden
Vorig jaar 157,00% 158,54% 1.940.330 1.921.504 1.223.898
Verslagjaar 164,62% 166,35% 1.849.867 1.830.718 1.112.056
Solvabiliteit Solvabiliteit (totaal eigen vermogen / balanstotaal) Totaal eigen vermogen Balanstotaal Solvabiliteit (eigen vermogen / totaal opbrengsten) Totaal eigen vermogen
Vorig jaar 54,91 % 1.933.388 3.520.952 24,93 % 1.933.388
Verslagjaar 57.52 % 1.965.750 3.417.222 25,21 % 1.965.750
40
Verwachting 2011 en verder Vanuit toekomstvisie, maar ook vanuit de ZZP-financiering en de landelijk waargenomen afbouw van de lage ZZP's (1 tot en met 3), past Zorgfederatie Oldenzaal de strategische keuzes aan voor de periode 2011-2014. Een groot deel van de capaciteit van Zorgfederatie Oldenzaal bestaat in 2010 nog uit lichte zorg (ZZP 1 t/m 3). Het lage tarief voor deze categorie dekt de woonlasten en de overige kosten niet voldoende. Het is de visie en strategische keuze van Zorgfederatie Oldenzaal om in de komende jaren als kleinschalige organisatie zelfstandig te blijven voortbestaan. Naast de toekomstvisie op zorg, wonen, welzijn en dienstverlening is het omzetten van de capaciteit lichte zorg (ZZP 1 t/m 3) naar verblijf met behandeling (ZZP 4 t/m 8) een speerpunt. In december 2010 is de eerste omzetting gerealiseerd van 35 capaciteitsplaatsen licht naar zwaar met behandeling. Voor 2011 ligt een aanvraag bij het Zorgkantoor voor het realiseren van 15 plaatsen verblijf met behandeling voor cliënten psychogeriatrie en om de extramurale ThuisZorg productie met 10-25% te laten groeien. In 2012 en verder is het plan om alle 118 capaciteitsplaatsen om te zetten naar plaatsen verblijf met behandeling en een gestage groei in de ThuisZorg met 10% per jaar.
41
Bijlage 1: Organogram Zorgfederatie Oldenzaal
42
