Jaarverantwoording 2013
www.raphaelstichting.nl
Inhoudsopgave Samenvatting.......................................................................................................................................3 1. Uitgangspunten van de verslaggeving............................................................................................7 2. Profiel van de organisatie................................................................................................................8 2.1 Algemene identificatiegegevens ...................................................................................................8 2.2 Structuur van het concern ............................................................................................................8 2.4. Samenwerkingsrelaties ..............................................................................................................10 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap.............................................................12 3.1. Normen voor goed bestuur........................................................................................................12 3.2. Raad van Bestuur / Directie.......................................................................................................12 3.3. Toezichthouders (Raad van Toezicht) .......................................................................................13 3.4. Bedrijfsvoering............................................................................................................................17 3.5. Cliëntenraad ...............................................................................................................................19 3.6. Ondernemingsraad ....................................................................................................................20 4. Beleid, inspanningen en prestaties ..............................................................................................21 4.1. Meerjarenbeleid .........................................................................................................................21 4.2. Algemeen beleid verslagjaar.......................................................................................................22 4.3. Algemeen kwaliteitsbeleid .........................................................................................................23 4.4. Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten ................................................................24 4.4.1. Kwaliteit van zorg ....................................................................................................................24 4.4.2. Klachten (exclusief particuliere FPC’s)...................................................................................25 4.5. Kwaliteit ten aanzien van medewerkers ....................................................................................26 4.5.1. Personeelsbeleid ....................................................................................................................27 4.5.2. Kwaliteit van het werk .............................................................................................................27 4.6. Samenleving en belanghebbenden ...........................................................................................28 4.7. Financieel beleid ........................................................................................................................29 5.1. Jaarrekening................................................................................................................................33
Samenvatting
Raphaëlstichting viert haar 40 jarig bestaan In 2013 vierde de Raphaëlstichting haar 40 jarig bestaan met een groot feest voor cliënten, medewerkers en relaties in de schouwburg in Hoorn. Het werd een zeer feestelijke dag waar meer dan 1000 genodigden bij aanwezig waren om te genieten van tal van optredens en een markt waar de producten van de werkplekken te zien waren. Ter gelegenheid van het jubileum verscheen het boek: '40 Jaar Raphaëlstichting – initiatieven tot bloei brengen.'
Nieuw in 2013
Het Parsifalhuis Op Scorlewald werd op 29 juli het Parsifalhuis in gebruik genomen. In het huis wonen twaalf jongvolwassenen met een beperking in twee groepen samen. Ook is er in het nieuwe gebouw een school gevestigd waar de bewoners les krijgen in taal, rekenen, tuinbouw, metaalbewerking, maatschappijleer e.d.
Iambe Iambe opende op 27 september een bakkerswinkel annex textielwerkplaats aan de Bilderdijkstraat in Amsterdam. Door de verhuizing van de textielwerkplaats naar de nieuwe locatie kwam er meer ruimte voor de bakkerij aan de van Ostadestraat, waardoor de brood- en banketproductie kan voldoen aan de groter wordende vraag. Iambe ging ook een samenwerking aan met advocatenkantoor Houthoff Buruma voor de levering van koekjes voor al hun kantoren in Nederland.
Rozemarijn Met een groot buurtfeest opende Rozemarijn op 6 september haar nieuwe kinderdagcentrum aan de Laan van Angers in Haarlem. Het gebouw werd ontworpen door Yaike Dunselman, die al meerdere nieuwbouwprojecten van de Raphaëlstichting op zijn naam heeft staan. 3
Demeter keurmerk voor zorgtuinderij Ygdrasil Op 26 juni heeft Ygdrasil het Demeter keurmerk verkregen voor haar tuinproducten. Vijf jaar is er gewerkt om dit resultaat te behalen.
Het eerste sponsor-golftoernooi De Raphaëlstichting organiseerde met 'huisdrukker' SpringerUit de eerste editie van het sponsorgolftoernooi 'Sla een bal voor een ander'. Er werd 5000 euro bij elkaar geslagen voor een belevingstuin van het pas geopende kinderdagcentrum van Rozemarijn.
Nieuwe producten en productieprocessen Werkplaatsleiders die deelnamen aan de eerste jaargang van de opleiding Productontwikkeling sloten hun opleiding af met een presentatie van nieuwe producten en nieuwe productieprocessen die bij de vervaardiging werden ontwikkeld. De opleiding was een succes en zal worden voortgezet.
Governance De Raphaëlstichting past de principes van de Zorgbrede Governance Code (versie 2010) toe als normgevend kader voor goed bestuur en toezicht, waardoor het afleggen van openbare verantwoording over het gevoerde beleid en de activiteiten wordt geborgd. Zorg In 2013 hebben voor wat betreft zorginhoudelijke zaken de volgende punten centraal gestaan: moeilijk verstaanbaar gedrag, het terugdringen van de vrijheidsbeperkende maatregelen, de zorgplancyclus (op tijd evalueren en bijstellen van de plannen) en implementatie van het beleid ten aanzien van seksueel misbruik en huiselijk geweld. Tevens is in 2013 onderzocht hoe de commissie Goede Zorg verder vorm kan worden gegeven door middel van pilots waarbij teams werden geobserveerd. Lerende organisatie In de periode 2010 – 2012 zijn er ruim dertig leerkringen actief geweest. Een groot aantal is inmiddels afgesloten, sommige zijn nog actief. Begin 2013 is er een evaluatie geweest. Met de leerkringen heeft het begrip 'lerende organisatie' binnen de Raphaëlstichting handen en voeten gekregen.
4
Kwaliteit De RS is HKZ gecertificeerd. In 2013 is een zoektocht gestart naar het eigen maken van het kwaliteitssysteem. Het kwaliteitssysteem is erg omvangrijk en moet weer worden afgeslankt. Daarnaast is in 2013 gestart met het beter toegankelijk maken van het kwaliteitshandboek. Medewerkersbeleid Er is in 2013 een concept-notitie medewerkersbeleid opgezet waarmee in gesprek met de organisatie het medewerkersbeleid wordt geactualiseerd. Er is een tevens een concept-scholingsplan 2014 – 2016 opgesteld. Daarin wordt geanticipeerd op de transitie van de zorg (van zorgen voor naar zorgen dat) en het concept van “leren in de praktijk”. Ziekteverzuim Belangrijk speerpunt voor 2013 was wederom het ziekteverzuim. Helaas is het in 2013 niet gelukt om onder het landelijk gemiddelde van 5,51% te blijven. De Raphaëlstichting had in 2013 een ziekteverzuimpercentage van 5,87%. Financiën Het resultaat over 2013 bedraagt, na aftrek van incidentele posten, 1,6 % van de omzet. Daarmee wordt de weerstandspositie van de Raphaëlstichting verbeterd ten opzichte van eerdere jaren. Eveneens wordt ingelopen op het branchegemiddelde. Meerjarenbeleidsplan Heel 2013 is binnen de Raphaëlstichting met cliënten, medewerkers, ouders, verwanten en vrijwilligers op verschillende manieren gewerkt aan het vormgeven van een meerjarenbeleidsplan voor de komende jaren. Vanuit Bestuur en MT die al langer een proces met elkaar zijn gegaan, zijn er diverse gesprekken gevoerd binnen de organisatie, zijn er medewerkersbijeenkomsten georganiseerd en is geoefend met diverse werkvormen om tot de essentie van de agenda voor de komende jaren te komen. WMO Er is veel tijd en energie gestoken in de voorbereidingen voor de WMO. Intern is een werkgroep WMO actief. Decentraal is deelgenomen aan voorbereidende werkgroepen binnen de verschillende gemeenten. De informatie wordt centraal verzameld en gecoördineerd.
5
Jaardocument 2013 Maatschappelijk verslag
6
1. Uitgangspunten van de verslaggeving Voor u ligt het Jaardocument Maatschappelijke verantwoording Zorg 2013 van de Raphaëlstichting. Door middel van dit document leggen we graag integraal verantwoording af. De Raphaëlstichting is een dynamische organisatie met oog voor de maatschappelijke werkelijkheid. De organisatie gelooft in sterke, relatief zelfstandige, lokaal/regionaal gewortelde eenheden die vanuit een kernlocatie zorg en begeleiding bieden. De aangeboden zorg betreft zorg- en dienstverlening aan kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen met een beperking. Daarnaast bestaat er een afdeling GGZ met poliklinische, voornamelijk kortdurende, behandeling en een afdeling V&V voor mensen met niet aangeboren hersenletsel die verpleging behoeven. Tevens wordt er psychogeriatrische en somatische verpleeghuiszorg geboden. De Raphaëlstichting wil het voor cliënten en medewerkers mogelijk maken zich naar lichaam, ziel en geest te ontplooien en samen een op geestelijke idealen bouwende gemeenschap te vormen. Mensen worden aangesproken op hun sociale vermogens en gesterkt in hun gevoelens van volwaardigheid. De begeleidingsstijl is gericht op gelijkwaardigheid. Met respect voor elkaar wordt gezocht naar wegen die ontwikkeling mogelijk maken. Dit wordt bijvoorbeeld zichtbaar door het bijdragen aan de leefbaarheid van een buurt- of dorpsgemeenschap, waardoor een meerwaarde ontstaat voor zowel de cliënten als de betreffende buurt. De Raphaëlstichting is een zelfstandige zorgaanbieder, die in dit jaardocument als geheel wordt belicht. De verschillende instellingen en locaties zullen in dit jaarverslag niet afzonderlijk worden besproken.
7
2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina
Raphaëlstichting Duinweg 35 1871 AC Schoorl 072-5099000 41238268
[email protected] www.raphaelstichting.nl
2.2 Structuur van het concern De Raphaëlstichting is een stichting met een tweehoofdige Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur laat zich in haar beleid adviseren door het Managementteam, waarin alle eindverantwoordelijken van de instellingen zitting hebben. In het Managementteam worden ook de kaders afgesproken die de ruimte bepalen, waarin de instellingen zelfstandig kunnen besluiten en opereren. De Raphaëlstichting is geordend op basis van resultaat verantwoordelijke eenheden. Binnen iedere instelling is een eindverantwoordelijke benoemd en functioneert er een beleidsorgaan. De Raphaëlstichting is werkzaam in 4 zorgkantoor regio's (3 zorgkantoren) en toegelaten voor alle functies binnen de zorg voor verstandelijk gehandicapten. Ook heeft zij een toelating voor verblijf Verpleging en Verzorging en Lichamelijk Gehandicapten in de regio Zaanstreek/Waterland en voor verblijf Verpleging en Verzorging en Verstandelijk Gehandicapten in de regio Haaglanden. Verder is zij een toegelaten zorgaanbieder voor poliklinische psychiatrie. De medezeggenschap wordt uitgeoefend door de ondernemingsraden en cliëntenraden per instelling. Op stichtingsniveau bestaat een Centrale Ondernemingsraad, waarmee regelmatig overleg plaatsvindt en aan wie advies of instemming wordt gevraagd conform de WOR. Ook bestaat er een Centrale Cliëntenraad, uitsluitend voor het uitoefenen van het enquêterecht. De afzonderlijke cliëntenraden en ouderraden vormen op stichtingsniveau een platform waarbinnen stichtingszaken worden besproken. In de Eindevaluatie Jaarplan 2013 geeft het bestuur een overzicht van alle gestelde doelen en de ondernomen acties. Het jaarplan 2013 is beschikbaar en opvraagbaar bij het secretariaat van de stichting. Binnen de Raphaëlstichting werken zeven resultaatverantwoordelijke eenheden met elkaar samen waaronder vier intramurale instellingen: Scorlewald, Midgard, Breidablick en Rudolf Steiner Zorg. De overige instellingen zijn: Rozemarijn, Queeste en Iambe. Alle instellingen van de Raphaëlstichting zijn HKZ-gecertificeerd. Voor de organisatiestructuur: Zie organogram op de volgende pagina.
8
9
2.3 Kerngegevens en nadere typering De kernactiviteiten van de Raphaëlstichting zijn het verlenen van zorg van mens tot mens: betrokken en gericht op het ontwikkelen van ieders talenten en ondersteuning biedend bij de verstandelijke beperking, lichamelijke beperking, psychiatrische en/of psychosociale problematiek, psychogeriatrische zorg en somatische verpleeghuiszorg en autisme, in de vorm van wonen, logeren, behandeling, dagbesteding en thuisondersteuning. De zorg omvat dus een groot spectrum van de VG en V&V. In de instelling Breidablick in Middenbeemster bestaan twee afdelingen die speciaal gericht zijn op mensen met NAH (niet aangeboren hersenletsel), voor wie ook LG en V&V verblijfplaatsen beschikbaar zijn. Verder heeft Queeste een afdeling GGZ met poliklinische activiteiten, die grotendeels kortdurende zorg (behandeling) aanbiedt. Het aanbod van verschillende vormen van zorg wordt in samenhang met elkaar aangeboden en vormt een adequate mix, zodat voor de veelheid aan zorgvragen steeds een passend antwoord gegeven kan worden op de vraag van de cliënt. De Raphaëlstichting ontplooit geen private activiteiten.
2.4. Samenwerkingsrelaties Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste belanghebbenden en de relatie van deze belanghebbenden tot de Raphaëlstichting. De instellingen hebben afzonderlijk eveneens relaties met verschillende belanghebbenden, waarmee apart geregelde overlegmomenten zijn ingericht. Tot de belanghebbenden behoren o.a. cliënten, hun ouders en verwanten, medewerkers, toezichthouders, zorgkantoren, gemeenten, uitvoeringsinstanties en banken. Samenwerkingspartners van de Raphaëlstichting (regionaal en bovenregionaal) Met Zorgkantoren in de verschillende regio's (VGZ, ACHMEA, CZ en AGIS) zijn contracten afgesloten en wordt regelmatig overleg gevoerd. Daarnaast is een contract gesloten met zorgverzekeraar VGZ inzake de GGZ-activiteiten van Queeste.
Woningbouwcorporaties. Met Wooncompagnie is een samenwerkingsovereenkomst inzake woonzorginitiatieven. Ook is een overeenkomst gesloten inzake het planmatig onderhoud van al het vastgoed in eigendom. Ook met corporaties als Elan Wonen en Haag Wonen worden contacten onderhouden.
Lidmaatschap van de VGN en Actiz (brancheorganisaties) en deelname aan het overleg met VGNcollega's in Noord Holland.
Stichting CCE Noord-Holland - Utrecht: deelname aan expertteam.
Overeenkomst met Gemeente Bergen inzake onderhoud Parnassiapark.
Overeenkomst met Staatsbosbeheer voor het beheer van het bosgebied in de Wieringermeer.
Overeenkomst met Stichting Veldzorg voor de onderhoudswerkzaamheden in natuurgebied Oosterdel in Broek op Langedijk.
Huurovereenkomsten met Stichting Schermer Molens en stichting 't Roode Hert voor de exploitatie van een korenmolen.
Actief binnen VGN (o.a. Voorzitterschap van de bestuurscommissie arbeidsmarkt bij het CoNo namens de VGN en deelname aan de AVA (adviescommissie voor arbeidsmarktzaken).
Antroposofische zorg (aanbieders) Nederlandse Vereniging van Antroposofische Zorgaanbieders (NVAZ). Bij de NVAZ zijn de antroposofische zorgaanbieders en therapeutica aangesloten. Er is samenwerking op het gebied van inhoudelijke ontwikkeling, (wetenschappelijk) onderzoek, voorlichting en public relations, belangenbehartiging, uitwisseling van expertise, opleiding en bij- en nascholing en vertegenwoordiging in Europees verband. Een bestuurder van de Raphaëlstichting is lid van het bestuur van de NVAZ en gedelegeerd lid van het ECCE (Europees Samenwerkingverband voor antroposofische heilpedagogie en sociaaltherapie en koepels van zorgaanbieders en landelijke ouderverenigingen). 10
Er zijn regelmatig gesprekken geweest met andere antroposofische zorginstellingen zoals OlmenEs, Lievegoed Zorggroep, De Seizoenen en Rentray/ Zonnehuizen.
Er is een overeenkomst met het Edith Maryon College in Zeist dat initiële opleidingen verzorgt en ontwikkelt waaronder de opleiding Maatschappelijke Zorg (MZ3 en MZ4) en verschillende specifieke bij- en nascholingstrajecten aanbiedt. Het bestuur van de Raphaëlstichting is vertegenwoordigd in het bestuur van het EMC. Enkele medewerkers van de Raphaëlstichting treden als docent op.
Ferm Rozemarijn en de Rudolf Steinerschool hebben de samenwerking uitgebreid: het beheer van de kantine (Green Canteen) van de school gebeurt door jongeren die op Ferm Rozemarijn werken.
Wetenschappelijk Onderzoek De Raphaëlstichting ondersteunt financieel en bestuurlijk de Bernard Lievegoed Leerstoel aan de Vrije Universiteit in Amsterdam. De leerstoel is ingericht ter bevordering van het verrichten van wetenschappelijk onderzoek en het geven van onderwijs op het gebied van de ethische aspecten van zorg- en hulpverlening vanuit de antroposofie. Bijzonder hoogleraar is professor Hans Reinders. Een bestuurder van de Raphaëlstichting is lid van het Curatorium van deze leerstoel.
Lectoraat Hogeschool Leiden beoogt met (praktijk)onderzoek, kennisuitwisseling en begeleiding van onderzoekers en studenten de wetenschappelijke basis van de kennis van de antroposofische gezondheidszorg te ontwikkelen en te vergroten. Zo namen aan de masterclass enkele medewerkers van de Raphaëlstichting deel.
Om tot een andere verantwoording van kwaliteit te komen is op initiatief van de Raphaëlstichting een project gestart onder de titel 'Beelden van Kwaliteit'. De leiding is in handen van professor Hans Reinders.
Overheden Ministerie van VWS. Er zijn contacten geweest met de directie Langdurige zorg van VWS en met de directie Maatschappelijke ondersteuning op VWS.
Diverse werkbezoeken hebben plaatsgevonden door lokale overheden (wethouders en ambtenaren) maar ook door landelijke politici (veelal woordvoerders zorg) als voorbereiding op de transitie die in 2015 in de zorg gaat plaatsvinden.
Alle gemeenten waar de instellingen hun locatie hebben (Alkmaar, Bergen, Harenkarspel, Middenbeemster, Zeevang, Hollands Kroon, Heemstede, Haarlem, Amsterdam, Texel, Den Haag).
Cliënten Er bestaan samenwerkingsovereenkomsten met de familieverenigingen, ouderraden en verwantenraden van de diverse instellingen.
Er bestaat een platform van cliëntenraden binnen de Raphaëlstichting met wie structureel wordt overlegd.
De Centrale Cliëntenraad is alleen afroepbaar in geval er gebruik wordt gemaakt van het enquêterecht.
Regionale bestuurders en zorgkantoren • Het bestuur heeft zich ingezet om het netwerk binnen Noord Holland actief te gaan bezoeken. Voor een aantal bezoeken komt een vervolg, soms met meer structureel karakter. Afgelopen jaar is contact geweest met Lijn 5 en GGZ NHN en met de bestuurder van Esdégé Reigersdaal.
Zowel met Achmea als met VGZ hebben ook gesprekken plaatsgevonden ten aanzien van de voortgang.
11
3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1. Normen voor goed bestuur De Raphaëlstichting past de principes van de Zorgbrede Governance Code (versie 2010) toe als normgevend kader voor goed bestuur en toezicht, waardoor het afleggen van openbare verantwoording over het gevoerde beleid en de activiteiten wordt geborgd. Aan de transparantie-eisen van de WTZi wordt voldaan (zie ook de statuten van de Raphaëlstichting). Zowel de Raad van Toezicht als de Raad van Bestuur werken op basis van een reglement. Er is in 2012 een klokkenluidersregeling opgesteld die in het voorjaar 2013 is vastgesteld.
3.2. Raad van Bestuur / Directie De Raad van Bestuur kent een tweehoofdig collegiaal bestuur. De portefeuilles zijn als volgt verdeeld. Pim Blomaard heeft als aandachtsgebied de portefeuilles zorg, bouw, medewerkerszaken, PR, opleiding en onderzoek. Remco Bakker heeft de portefeuille bedrijfsvoering en financiën als belangrijkste aandachtsgebied en daarmee ook de ontwikkelingen rondom de transitie Langdurige Zorg en de WMO. Daarnaast de portefeuilles kwaliteit, ICT en juridische zaken. Nevenfuncties lid Raad van Bestuur: Pim Blomaard Voorzitter bestuur stichting De Grondslag Bestuurslid Stichting Raphaëlfonds Bestuurslid Ned.Ver.Antroposofische Zorgaanbieders Bestuurslid stichting Woonruimte voor Ouderen (Novalis) Lid curatorium van de Bernard Lievegoed Leerstoel (VU) Nevenfuncties lid Raad van Bestuur: Remco Bakker Voorzitter bestuurscommissie arbeidsmarktzaken CONO Penningmeester stichting De Grondslag Lid curatorium van de Bernard Lievegoed Leerstoel (VU) Lid Raad van Toezicht samenwerkende vrije scholen van ZW-Nederland Voorzitter bestuur EMC Lid Adviescommissie Voor Arbeidsmarktzaken (AVA) bij de VGN Belangenverstrengeling wordt voorkomen doordat volgens de regels van de Good Governance Code wordt gewerkt. Bezoldiging geschiedt eveneens conform de Governance Code. Toepassing van deze regels wordt door de Raad van Toezicht getoetst. Voor de gevoerde nevenfuncties wordt geen enkele bezoldiging ontvangen. De bezoldiging van de nieuwe bestuurder valt onder de regeling BBZ (Beloningscode Bestuurders Zorg). De informatievoorziening aan de Raad van Toezicht door de Raad van Bestuur is in de vernieuwde zorgbrede Governance Code een belangrijk en centraal punt. Op basis van de Governance Code is een informatieprotocol opgesteld dat de informatievoorziening tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht regelt. Buiten het gemeenschappelijke overleg vindt er overleg plaats wanneer het gebeurtenissen betreft die van een zodanig 12
karakter zijn dat er een urgentie is om de Raad van Toezicht hiervan op de hoogte te stellen zoals bij: calamiteiten, verschijnen in de media van (instellingen van) de Raphaëlstichting of andere, dicht aan de Raphaëlstichting rakende zaken. Binnen het gemeenschappelijke overleg worden de onderstaande onderwerpen besproken:
de vastgestelde jaarcyclus, zoals begroting, jaarplan van de Raphaëlstichting vaste agendapunten in het overleg zoals financiën, nieuwe initiatieven, bouw, kwaliteit, gang van zaken Raphaëlstichting het thematisch werken in het overleg, vaak met inbreng vanuit de instellingen een jaarlijkse ontmoeting van een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht met de Centrale Ondernemingsraad verspreiding van de concept- en vastgestelde verslagen Raad van Bestuur
In een overleg met de voorzitter Raad van Toezicht is afgesproken de informatievoorziening te versterken door:
vóór iedere vergadering schriftelijke melding te doen door de Raad van Bestuur welke 5-6 punten de afgelopen of de komende tijd prominent aandacht vragen van de Raad van Bestuur. een jaarlijkse ontmoeting te hebben met een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht met het Platform Cliëntenraden. een jaarlijkse ontmoeting te hebben met een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht met de Centrale Ondernemingsraad. een jaarlijkse ontmoeting met stakeholders. elke vergadering wordt op een locatie georganiseerd waar aan de hand van een casus de locatie wordt gepresenteerd. Tevens wordt er een rondleiding gegeven.
3.3. Raad van Toezicht Samenstelling van de Raad van Toezicht (RvT): De Raad van Toezicht van de Raphaëlstichting bestond per 31 december 2013 uit de volgende leden: Wouter van Ewijk, voorzitter Hans Nijnens, vice-voorzitter Henny te Beest, lid en voorzitter auditcommissie Marten de Bruine, lid en lid auditcommissie Josephine de Zwaan, lid Mascha ten Bruggencate, lid Rooster van aan- en aftreden De zittingsperiode bedraagt 3 jaar. Deze periode kan maximaal 2 keer worden verlengd. Vanzelfsprekend is herbenoeming pas aan de orde na een positieve evaluatie van het functioneren van de betreffende toezichthouder. Functies en nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht in 2013: Wouter van Ewijk Functies : Bestuurder van de Forensische Zorgspecialisten Nevenfuncties : Voorzitter Pest en Dolhuys, museum voor de psychiatrie Lid Raad van Toezicht GGZ Oostbrabant Hans Nijnens Functies : Nevenfunctie :
Algemeen directeur Weleda Benelux SE Coördinator Internationale Pharmastrategie voor Weleda AG (vanaf 01-04-2013) N.v.t. 13
Henny te Beest Functies : Nevenfuncties : Marten de Bruine Functies : Nevenfuncties :
Josephine de Zwaan Functies : Nevenfuncties:
Chief Financial Officer / Lid Raad van Bestuur Amsterdam Trade Bank NV Bestuur Stichting Eigen Woning Castricum Voorzitter Raad van Bestuur Koninklijke Visio Arbiter bij het Scheidsgerecht Gezondheidszorg Lid Bestuur SKZ (Stichting Kantoorgebouwen Zorgsector) Lid Bestuur Stichting Fonds Harte wensen Lid Bestuur Jan Verschoor Zelfstandig (juridisch) adviseur Lid Raad van Toezicht Stichting Vilans Voorzitter Bestuur Stichting Administratiekantoor Aandelen Triodos Bank Arbiter Stichting Scheidsgerecht Gezondheidszorg Arbiter Commissie Governance Stichting Scheidsgerecht Gezondheidszorg Lid Raad van Toezicht Hogeschool Leiden Lid Raad van Toezicht Stichting Cito Lid Bestuur Promotie Podiumkunsten Lid Bestuur Stichting Zorgethiek Lid Algemeen Bestuur Iona Stichting
Mascha ten Bruggencate Functie: Nevenfuncties: Raadslid stadsdeel Amsterdam Centrum Penningmeester Stichting KNARS Vergaderingen De Raad van Toezicht heeft in 2013 vijf maal een reguliere vergadering gehouden. – 31 januari op de locatie Midgard te Tuitjenhorn (alle leden RvT aanwezig) – 20 maart op de locatie Breidablick te Middenbeemster (1 lid afwezig) – 16 mei op de locatie Centraal Bureau te Schoorl (2 leden afwezig) – 19 september op de locatie Rudolf Steiner Zorg te Den Haag (1 lid afwezig) – 19 december op de locatie Rozemarijn te Haarlem (alle leden RvT aanwezig) Twee weken voorafgaand aan de vergaderingen hebben de voorzitter van de RvT en het bestuur een vooroverleg over de agenda en de te behandelen onderwerpen tijdens de vergadering. De leden van de RvT krijgen op de locaties waar zij nog niet zijn geweest een rondleiding om een goed beeld te krijgen van de betreffende locatie. Daarna geven medewerkers van de locatie een inhoudelijke presentatie over een complete casus, die de kwaliteitsdiscussie verdiept. De leden van de RvT hebben voorafgaand aan de vergadering een half uur vooroverleg (zonder de aanwezigheid van het bestuur). Functioneren Raad van Bestuur De RvT heeft functioneringsgesprekken gevoerd met de leden van de Raad van Bestuur, zowel met de individuele leden afzonderlijk, als met het volledige bestuur. De RvT is tevreden over het functioneren van het bestuur, zowel als team als over het afzonderlijk functioneren van de leden. De samenwerking tussen de RvT en RvB wordt door beide partijen als positief ervaren, de informatie over en weer is goed en transparant evenals de onderlinge verhoudingen. Bestuur licht (voorzitter) RvT in over zaken en waar nodig wordt de voltallige RvT bijeen geroepen (dit laatste is in 2013 niet voorgekomen). Functioneren Raad van Toezicht 14
De RvT heeft ook het eigen functioneren geëvalueerd. Zowel wat betreft de individuele leden als wat betreft het team is geconstateerd dat er voldoende kennis en betrokkenheid aanwezig is. Door het aftreden van Hans Nijnens aan het eind van dit jaar is ook de wens uitgesproken weer iemand terug te vinden met een grote affiniteit met de antroposofie (zie aantrekken nieuw lid RvT). De RvT is van mening dat er een goede balans is tussen afstand en betrokkenheid, dat er voldoende verbinding is met de identiteit van de instellingen en dat ieder lid zich voldoende inzet voor het geheel. Verder wil de RvT blijven vergaderen op locatie en bij iedere vergadering met de directeur van de betreffende instelling een actuele casus bespreken om zo nog beter te kunnen doorgronden wat er bij cliënten, verwanten, medewerkers en bestuur speelt. De RvT is lid van de NVTZ en volgt op deze wijze de ontwikkelingen rondom het toezichthouderschap. Daarnaast zorgt elk lid dat hij/zij breed geïnformeerd is over de ontwikkelingen die spelen zowel op maatschappelijk gebied, als in het werkgebied van de instelling. Vanwege de brede vertegenwoordiging ontstaat hierdoor ook een genuanceerde blik binnen de RvT. De RvT heeft binnen de Raphaëlstichting de ervaring dat drie keer drie jaar als termijnhantering voor haar toezichtleden een goede mogelijkheid biedt voor de betrokkenheid in/bij het maatschappelijk veld. De mate van betrokkenheid van de toezichthouders kan naar oordeel van de RvT eerder om verversing van de leden vragen. Zij ziet hierin een bevestiging van het door haar gehanteerde rooster van aftreden. Auditcommissie De auditcommissie is in 2013 vijf keer bij elkaar geweest en heeft daarnaast een aantal keren telefonisch overleg gehad met de RvB en de concerncontroller. Hierbij is uitvoerig gesproken over de maatschappelijke ontwikkelingen rondom de transitie in de zorg, de onzekerheden en de beleidsontwikkelingen die daarmee samengaan vanuit de overheid. Er is gesproken over de plannen van aanpak die op basis van voorsorteren door het bestuur gemaakt zijn met de diverse locaties en die na de zomer een vertaling hebben gekregen in de begroting. Daarmee samenhangend zijn de risico's besproken, de financiele weerbaarheid, vastgoedportefeuille en de balanspositie. Voorts is gesproken over de kwartaalrapportages en de jaarstukken. Vastgoed is een terugkerend onderwerp tegen de achtergrond van de landelijke ontwikkelingen en onzekerheden en wordt beoordeelt op flexibiliteit maar ook in termen van risicoinschatting en scenario's. Er is tweemaal overleg geweest met de externe accountant; ter bespreking van jaarrekening en accountantsverslag en ter bespreking van de ML naar aanleiding van de interimcontrole De ontwikkelingen binnen de vastgoedportefeuille waren regelmatig aan de orde en staan prominent op de agenda van de auditcommissie. Tevens zal in 2014 uitgebreider aandacht worden besteed aan het nieuw te ontwikkelen vastgoedbeleid. De auditcommissie heeft in de voltallige RvT verslag gedaan van haar overleg en de RvT geadviseerd over de onderhavige stukken. Er is aandacht geweest voor treasury, actualisering van het treasurybeleid en het treasuryjaarplan. De financiele structuur in bijzonder de leningportefeuille. Aantrekken nieuw lid Raad van Toezicht In 2013 is Mascha ten Bruggencate benoemd als lid van de Raad van Toezicht. Zij is benoemd op voordracht van de CCR die nauw bij de werving betrokken is door de RvT. Samen met de CCR is een profiel opgesteld waarna middels een vacature in kranten en digitale media de werving heeft plaats gevonden. Na haar benoeming heeft zij ter introductie gesprekken gevoerd met alle afzonderlijke leden van zowel de Raad van Bestuur als de RvT. Ook heeft zij een uitgebreide kennismakingsronde gedaan langs alle locaties van de Raphaëlstichting. Eind 2013 is afscheid genomen van de vice-voorzitter Hans Nijnens. Hij is in het buitenland gaan werken en dat viel niet meer te combineren met zijn lidmaatschap van de RvT. Er zijn gesprekken geweest over het nieuw aan te trekken lid voor de RvT. De werving voor deze vacature zal begin 2014 plaats vinden. Middels een profiel zal via krant en digitale media de werving vorm krijgen. Daarbij wordt gezocht naar een specifieke invulling van het profiel dat openvalt, waarbij ondermeer cultuur en identiteit alsmede kwaliteit belangrijke uitgangspunten in het profiel zullen vormen. Bestuurlijke zaken In 2013 is veel aandacht besteed aan de mogelijke ontwikkelingen, de taakstellingen vanuit de overheid en de 15
op handen zijnde transitie van de langdurige zorg waarbij onderdelen uit de AWBZ overgeheveld zullen gaan worden uit de AWBZ naar de WMO, Jeugdwet en de participatiewet. Daarnaast vindt er een omvorming plaats van de langdurige zorg (AWBZ) naar een meer bestendige Wet Langdurige Zorg (WLZ). Deze transities vragen niet alleen inhoudelijke aandacht maar gaan ook gepaard met forse financiële taakstellingen waarop de RS zich heeft voorbereid. Daarnaast was er aandacht voor ondermeer problemen bij één van de instellingen. Deze problemen betroffen naast het financiële functioneren van de instelling ook het kwalitatief en inhoudelijk functioneren van de instelling. Dankzij alle inspanningen is IGZ positief. Ook de materiële controle, gehouden door het zorgkantoor, is positief uitgepakt. Ondanks alle verbeteringen die zichtbaar zijn en gevoeld worden is de instelling toch achtergebleven in de exploitatie. Na verschillende gesprekken met de directie, heeft dit geleid tot het terugtreden van de directeur van de betreffende instelling. Er is een directeur van een andere instelling tijdelijk benoemd tot interimdirecteur. Hiervoor is zorgvuldige communicatie geweest tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. Ontmoeting met de Centrale Ondernemingsraad van de Raphaëlstichting Jaarlijks neemt de voorzitter van de RvT deel aan de vergadering tussen de Raad van Bestuur en de COR , zo ook in 2013. Er is gesproken over de weerbaarheid van de RS tegen alle maatschappelijke ontwikkelingen, veranderingen en financiële taakstellingen. De COR had daarbij ondermeer de vraag of een sociaal plan al aan de orde is. Ook is gesproken over de organisatie en met de voorzitter gekeken wat dit vraagt aan efficiëntie. Daarnaast is gesproken over de ontwikkelingen binnen een van de instellingen waar zorgen waren en is in zijn algemeenheid de communicatie tussen instellingsdirecteur en ondernemingsraad onderwerp van gesprek geweest. Meerjarenbeleidsplan Tijdens de vergaderingen van de RvT is ook ruim tijd genomen om zowel de aanloop, het proces van de totstandkoming als de inhoud (het thema) van het nieuw te ontwikkelen meerjarenbeleidsplan 2013-2015 van de Raphaëlstichting te bespreken. De RvT is meegenomen in een proces dat van onderaf met de organisatie is opgebouwd en doorlopen. Dit is gebeurd via een presentatie, oefeningen en door een bezoek van de extern begeleider die het gehele proces van de totstandkoming van het Meerjarenbeleidsplan begeleidt. Beleidscyclus In mei zijn de jaarrekening 2012 en het jaardocument 2012 van de Raphaëlstichting en de jaarrekening 2012 van Stichting De Grondslag goedgekeurd in aanwezigheid van de accountant. Het jaarplan 2014 en de begroting 2014 zijn in december 2013 goedgekeurd. De overeenkomst met KPMG voor het controleren van de jaarrekening 2013 is gecontinueerd tegen een lager tarief. De RvT is tevreden met het behaalde resultaat. Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) Eind 2012 is er binnen de Raphaëlstichting een Medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden. De uitkomsten en verbeterpunten van het MTO zijn begin 2013 uitvoerig met de RvT besproken. Kwaliteit en veiligheid Kwaliteit en Veiligheid zijn onderwerpen die bij elke vergadering met de voltallige RvT terugkomen. In 2013 is de nieuwe manier van rapporteren (via kwartaalrapportages) doorgevoerd, waardoor er een breder beeld is ontstaan van de bedrijfsmatige kant van de Raphaëlstichting. Deze opzet kent een balanced score-card achtige opzet en 6 prestatievelden waarlangs de bedrijfsvoering, de kwaliteit en de veiligheid gestructureerd gerapporteerd, gevolgd en besproken worden. Om de kwaliteit goed te kunnen monitoren heeft de RvT, net als in 2012, gesproken met een grote groep vertegenwoordigers van de instellingen en heeft opgemerkt dat de samenwerking tussen de instellingen binnen de stichting meer in balans is. Raphaëlfeest Dit jaar heeft de Raphaëlstichting haar 40-jarig bestaan gevierd. Dit is gebeurd op 25 mei in de schouwburg van Hoorn. Het was een mooi feest waarbij alle instellingen zich presenteerden. Ouders, cliënten, medewerkers en externen zijn uitgenodigd om dit feest bij te wonen. Ook de leden van de RvT zijn voor dit 16
feest uitgenodigd. Iedere instelling heeft aan dit feest een mooie bijdrage geleverd. Er is een publicatie verschenen. De gang van zaken bij de instellingen Bij elke vergadering wordt via de kwartaalrapportage verslag gedaan van de gang van zaken bij de instellingen. Jaarprogramma 2014 Op de agenda staan in 2014 onder andere: Beleidscyclus Kwaliteit en veiligheid Overleg met de COR en het cliëntenplatform Strategische en maatschappelijke ontwikkelingen (Impact analyse, Vastgoed) Meerjarenbeleidsplan 2013-2015 Voortgang dossier Midgard.
3.4. Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering De audit van KPMG laat verbeterpunten zien ondermeer in de optimalisatie van de automatiseringsslag die gemaakt wordt. Er zijn geen urgente verbeterpunten. Belangrijk aandachtspunt is het grote effect van de bezuinigingen in de (G)GZ-sector. Hiervoor zijn reeds bezuinigingen ingezet. Risicobeheersing en controlesystemen De volledige rapportage van de maand is binnen drie weken beschikbaar zodat afwijkingen tijdig gesignaleerd worden. De interne controle heeft in 2013 conform jaarplanning een aantal onderwerpen opgepakt. Inzake administratie en interne controle wordt aan de wettelijke eisen voldaan. Wijzigingen in de bedrijfsvoering Iambe Op 11 juni 2013 werden de eerste klanten ontvangen op een nieuwe locatie van Iambe. Naast vestigingen in de Pijp aan de van Ostadestraat en het van der Helstplein, is er nu in Oud West een winkel (bakkerswinkel) bijgekomen. Achter in de winkel is de textielwerkplaats die voorheen aan de van Ostadestraat gevestigd was. Rozemarijn Op 18 maart 2013 kwamen de kinderen van Rozemarijn voor het eerst aan in het nieuwe kinderdagcentrum aan de Laan van Angers in Haarlem. Het gebouw, dat daarvoor als kerk en later als uitvaartcentrum had dienst gedaan, is volledig opnieuw ontworpen. Op de vier hoeken van het gebouw zijn de groepen gevestigd. Verder: brede gesluierde gangen, grote sanitaire ruimtes en op bijna alle punten zichtlijnen naar buiten door grote glasramen die van de vloer tot aan het plafond reiken. Parsifalhuis Zo'n vijf jaar geleden stelde een groep ouders van kinderen-van-het-eerste-uur van de Appelboom een vraag aan Scorlewald om een woonvoorziening voor hun kinderen te realiseren in Bergen of Schoorl. Een voorbereidingsgroep ging aan de slag. Het was nog de tijd van de hoge huizenprijzen. Vandaar dat men na een periode zoeken uitkwam op nieuwbouw op het terrein van Scorlewald zélf. Op de plek van het woonhuis Karminaal (dat niet meer aan de normering voldeed en gesloopt werd) startte vorig jaar de bouw van het Parsifalhuis. Op zondag 29 juli 2013 namen de eerste zeven bewoners hun intrek. De overige vijf zouden spoedig volgen.
17
Demeterkeurmerk Zorgtuinderij Ygdrasil heeft in juni 2013 het Demeter keurmerk verkregen voor haar tuinbouwproducten. Vijf jaar is er gewerkt om dit resultaat te behalen. Zichtbaarheid in 2013. In dit jaar werden de eerste stappen gezet op het gebied van social media. Veel locaties werden actief op Facebook en sommige op Twitter. Ook de Raphaëlstichting kreeg een Facebookpagina en een Twitteraccount. Er werd in dit jaar tevens een aantal filmpjes gemaakt voor op de websites. Tevens is de biografie van de Raphaëlstichting verschenen in verband met het 40-jarig bestaan. In 2013 is ook het eerste sponsor-golftoernooi georganiseerd samen met huisdrukkerij SpringerUit. Jubilea Raphaëlstichting bestaat 40 jaar. In 2013 heeft de Raphaëlstichting haar 40 jarig bestaan gevierd met een groot feest in de stadsschouwburg van Hoorn voor cliënten, medewerkers, ouders/verwanten, vrijwilligers en relaties. Tijdens het feest werd een jubileumboek gepresenteerd waar de geschiedenis van de stichting in woord en beeld staat weergegeven. Dit boek is in grote oplage verspreid, ook aan relaties zoals zorgkantoren, gemeenten en leveranciers. In groten getale waren ze uit heel Noord-Holland en een deel van Zuid-Holland gekomen: ruim 1000 bewoners, verwanten en medewerkers die in de schouwburg in Hoorn het veertigjarig bestaan van de Raphaëlstichting kwamen vieren. Op zaterdag 25 mei werd gebruik gemaakt van de gehele locatie, met twee zalen plus de grote foyer. Binnen in de ene zaal waren veel kraampjes en stands met allerlei producten. In de grote schouwburgzaal voerden de instellingen een voorstelling op. Een gedeelte uit ‘Het sprookje van de groene slang en de schone lelie’ van Goethe bijvoorbeeld, dat door bewoners en medewerkers van Midgard werd opgevoerd. Maar ook de modeshow aan de hand van ‘Het sprookje van de kleding’ door Breidablick mocht er zijn; een helemaal zelf verzorgde productie, ontsproten aan de eigen fantasie. De derde grote en de eigenlijke pionierinstelling van de Raphaëlstichting, Scorlewald, wist indruk te maken met een eigen euritmieopvoering. Overige Vraaggestuurde en gastvrije zorg In 2012 is Rudolf Steiner Zorg (hierna te noemen RSZ) met behulp van een subsidie van het ESF (Europees Sociaal Fonds) het project Sociale innovatie gestart. Eind 2012 zijn de uitkomsten van de interviews en de visie op respectievelijk persoonlijk leiderschap, vraaggestuurde en gastvrije zorg, werken vanuit antroposofische inspiratie en een voorstel voor een Plan van Aanpak gepresenteerd aan alle medewerkers. Hier is in 2013 aan gewerkt. Er heeft een training gastvrije zorg plaatsgevonden vanuit de hotelschool. De medewerkers die deze gevolgd hebben zijn nu de ambassadeurs van het thema gastvrijheid in het Rudolf Steiner Verpleeghuis. Vraaggestuurde zorg is volledig geïmplementeerd in de dagelijkse zorg. Er is scholing geweest over het thema vraagsturing versus risico's. De antroposofische adviesgroep heeft de spreuken van de ochtendopeningen besproken en bijgesteld. De jaarfeesten hebben een inhoudelijke verdieping gekregen. Ook is er een themaochtend georganiseerd voor de bewoners en hun familie over antroposofie. De opkomst en het enthousiasme waren groot. Opleiding 'Productontwikkeling werkplaatsen' Op 28 mei vond op Midgard een feestelijke afsluiting plaats van de opleiding 'Productontwikkeling werkplaatsen' met de presentatie van de nieuw ontwikkelde producten en de vernieuwende productieprocessen door de dertien deelnemers. De opleiding is voortgekomen uit de Weimarleerkring. Opzet was om de creativiteit van werkplaatsleiders aan te wakkeren door te werken met verschillende materialen. Creativiteit die gebruikt kan worden om vernieuwingen in het werkproces te ontwikkelen zodat bewoners/deelnemers volop kunnen participeren, én voor het creëren van nieuwe producten. Inspiratie voor de opleiding vormde de Bauhausopleiding in Weimar in de jaren 20 van de vorige eeuw. Leerlingen aan die opleiding maakten zich eerst vertrouwd met verschillende materialen om te onderzoeken welke het beste bij hen paste om vervolgens een product te gaan ontwikkelen. Omdat het toen (ook) crisistijd was stond slim gebruik van (bij voorkeur) bestaande materialen voorop. Voorbeelden van producten die zijn ontwikkeld zijn, een koperen kandelaar, een I-pad hoes, BD-lasagne etc. 18
Jongeren conferentie antroposofische zorg Tijdens de mooie voorjaarsdagen van 1 en 2 mei vond er op Breidablick een conferentie plaats voor medewerkers van de Raphaëlstichting onder de 35 jaar. Deze leeftijdsgrens lokte vanzelfsprekend veel gesprek uit, maar de reden van deze grens lag in het medewerkerstevredenheidsonderzoek van enkele jaren geleden, waaruit was gebleken dat jonge mensen moeite hebben om zich te verbinden met de visie en/of achtergronden van de stichting. Anders gezegd: ze hadden problemen met de antroposofie, zoals die hen voorgeschoteld werd. Dat roept in eerste instantie twee vragen op. Ten eerste: de antroposofie wil een moderne geesteswetenschap zijn die zich baseert op de noden en behoeften van moderne mensen. Wordt deze geesteswetenschap dan wel gepresenteerd als zodanig of worden jonge mensen geconfronteerd met een systeem van dogma's en zo-is-het-nu-eenmaal? De tweede vraag is vervolgens: zijn mensen van deze tijd nog wel in staat om geesteswetenschap op te nemen of zich er mee te verbinden? Zijn we zo afgedwaald van onze bronnen dat we niet meer in staat zijn ze te herkennen; kan de mens zichzelf verliezen? Beelden van Kwaliteit Zorginstellingen en hun professionals willen graag werken aan het ontwikkelen van kwaliteit, maar alleen als ze zien dat de zorgverlening daadwerkelijk beter wordt en cliënten er baat bij hebben. Ze willen zeker verantwoording van kwaliteit afleggen aan cliënten, zorgverzekeraars en overheid. Daarbij verwachten zij dat de in te zetten instrumenten effectief bijdragen aan het interne doel van kwaliteitsverbetering. Rozemarijn heeft daarom in 2013 verder gewerkt met de Beelden van Kwaliteit samen met professor Hans Reinders en gaat hiermee ook in 2014 verder.
3.5. Cliëntenraad Organisatie cliëntenraden De medezeggenschap van cliënten en/of vertegenwoordigers wordt per instelling geregeld via de cliëntenraden. Regelmatig vinden vergaderingen plaats met de betreffende directies. Vanuit de diverse cliëntenraden van de instellingen is er een Centrale Cliëntenraad samengesteld. De Raad van Bestuur hecht er waarde aan om twee maal per jaar te overleggen met het Cliënten Platform. Daarnaast kan de Centrale Cliëntenraad het recht op enquête uitoefenen. De Centrale Cliëntenraad heeft hiervan geen gebruik gemaakt in 2013. Daarnaast is er een overkoepelend cliëntenplatform dat wordt vertegenwoordigd door afgevaardigden vanuit de diverse cliëntenraden van de instellingen en die halfjaarlijks vergadert samen met de voorzitter Raad van Bestuur. Ondersteuning Naar behoefte kan elke cliëntenraad scholing en ondersteuning krijgen. Cliëntenraden worden ondersteund door medewerkers vanuit de instellingen of het centraal bureau of externen teneinde hun bijeenkomsten te organiseren, notuleren en te communiceren naar directie en bestuur. Jaarverslag 2013: Platform Cliëntenraden Platform Cliëntenraden heeft in 2013 twee maal vergaderd met het bestuur bij Iambe en bij Rozemarijn, met gelegenheid tot een rondleiding om kennis te kunnen maken met de diverse locaties van de instellingen. In de eerste vergadering van 17 april is het Meerjarenbeleidsplan 2014-2016 besproken. Tevens is er kennis gemaakt met het nieuwe lid van de Raad van Toezicht Mascha ten Bruggencate. Zij is lid van de Raad van Toezicht op voordracht van de cliëntenraden. Daarnaast zijn de resultaten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek besproken. Overige punten: Consequenties nieuw regeringsbeleid (bezuinigingen, WMO, afnemende AWBZ) Stand van zaken op de instellingen. 19
De uitvoering van het cliëntentevredenheidsonderzoek is besproken in de vergadering van 20 november. Er zijn interviews gehouden en vragenlijsten ingevuld. Waar mogelijk is dit met en door cliënten zelf gebeurd, waar het niet mogelijk was is het door verwanten/ ouders gedaan. Tevens is de directiewisseling op Midgard besproken en de rol van de cliëntenraad van Midgard hierbij. Hoofdpunt tijdens deze vergadering was het Meerjarenbeleidsplan 2014-2016 en hoe de cliëntenraden kunnen worden betrokken bij het nadenken over de toekomst en hoe de medezeggenschap goed vorm kan worden gegeven. Afgesproken is dat er in de eerste helft van 2014 een middag wordt georganiseerd voor alle cliëntenraden en verwantschapsraden en directies om het gesprek uit te diepen over de toekomst van de medezeggenschap. Daarnaast zijn de consequenties van het regeringsbeleid besproken, de opvolging van de voorzitter van het cliëntenplatform en de centrale cliëntenraad en de stand van zaken op de instellingen. De Centrale Cliëntenraad heeft in 2013 niet in actie hoeven komen.
3.6. Ondernemingsraad Medezeggenschap Bij de locaties fungeren ondernemingsraden, welke vertegenwoordigd zijn in de Centrale Ondernemingsraad. In een aantal bijeenkomsten waarvan vijf maal met de bestuurder, heeft de Centrale Ondernemingsraad zich met uiteenlopende zaken bezig gehouden. Onderwerpen waren onder meer: begroting en kwartaalrapportages, transitie in de zorg, meerjarenbeleidsplan en vormgeving medezeggenschap.
20
4. Beleid, inspanningen en prestaties
4.1. Meerjarenbeleid De Raphaëlstichting gaat in haar beleid uit van de kaders die de AWBZ (Care) aanreikt en baseert zich daarbij op het bieden van een ontwikkelingsperspectief aan cliënten en medewerkers om een zo optimaal mogelijke kwaliteit van zorgverlening en - begeleiding te realiseren. Zij doet dit vanuit een antroposofische zorgvisie in een zich herhalend proces van evaluatie en bijsturing, waarmee voortdurend ingespeeld wordt op de vragen die op de stichting afkomen. Vraagsturing betekent binnen de Raphaëlstichting het gezamenlijk op zoek gaan naar de ontwikkelingsvraag en het levensperspectief van de cliënt: in dialoog. Actuele wensen en keuzen van de cliënt worden in gezamenlijkheid geduid in het licht van zijn/haar biografie en levensfase, waarbij de cliënt zelf zoveel mogelijk kan sturen in zijn/haar eigen leven. Missie De Raphaëlstichting biedt zorg en begeleiding aan kinderen, jeugdigen, volwassenen en ouderen met een beperking op lichamelijk of psychisch gebied. Zij wil het voor cliënten en medewerkers mogelijk maken zich naar lichaam, ziel en geest te ontplooien, al naargelang de leeftijdsfase. Zij tracht de individuele ontwikkeling te versterken vanuit een sociale samenhang, die bouwt op het streven naar zingeving. Hierbij hoort een breed gedragen cultuur om cliënten en medewerkers het vertrouwen en de ruimte te geven om zich te ontplooien en om initiatieven te nemen. Visie Iedere zorgvisie is gebaseerd op een mensvisie. Hoe je het menselijk leven beoordeelt, bepaalt wat je in de zorgverlening belangrijk vindt. De Raphaëlstichting baseert haar zorgvisie op de antroposofische mensvisie. Volgens deze mensvisie maakt ieder mens deel uit van drie werelden: de fysieke wereld die zintuiglijk waarneembaar is, de innerlijke wereld die innerlijk ervaarbaar is, en de geestelijke wereld die zich zowel in de zichtbare als in de innerlijke wereld uitdrukt en er samenhang aan geeft. De op aarde levende mens is met deze drie werelden verbonden en bestaat uit lichaam, ziel en geest. De mens leeft als individualiteit op aarde. Hij wil ervaringen opdoen, zijn eigen talenten ontplooien en nieuwe vaardigheden leren. Ieder mens is een uniek wezen met een gezonde individuele kern. Ook zijn ontwikkelingsstoornis, hoe ernstig die ook is, doet daar niets aan af. Kinderen (in de heilpedagogie), jongeren en volwassenen (in de sociaaltherapie) en ouderen (in het verpleeghuis) worden aangesproken op hun sociale vermogens en gesterkt in hun gevoelens van eigenwaarde en volwaardigheid. Meerjarenbeleid Heel 2013 is binnen de Raphaëlstichting met cliënten, medewerkers, ouders, verwanten en vrijwilligers op verschillende manier gewerkt aan het vormgeven van een meerjarenplan voor de komende jaren. Vanuit Bestuur en MT die al langer een proces met elkaar zijn gegaan zijn er diverse gesprekken gevoerd binnen de organisatie, zijn er medewerkersbijeenkomsten georganiseerd en is geoefend met diverse werkvormen om tot de essentie van de agenda voor de komende jaren te komen. In het Meerjarenbeleidsplan staan de woorden wekken, onderzoeken, ondernemen en ondervinden centraal. Het Meerjarenbeleidsplan beschrijft de inzet voor de komende drie jaren. De inzet is gericht op het versterken van de sociale vaardigheden. Daarmee wordt de praktijk van de zorg vooropgesteld. Het gaat om goede zorg die rust op menselijke relaties en een dialoog over de betekenis in het leven. Ook de organisatie zal de komende jaren veranderen om te kunnen inspelen op kansen en bedreigingen. Daarmee verliezen we de gewone bedrijfsvoering niet uit het oog. Deze dient zich te voegen naar de wijzigende omstandigheden. De uitdaging is om binnen een flexibele en eenvoudig ingerichte organisatie de sociale vaardigheden te laten opbloeien.
21
4.2. Algemeen beleid verslagjaar Organisatie De ordening van de bedrijfsvoering en de bijbehorende inrichting van de organisatie Doel was in 2013 de implementatie van een herziene ordening van verantwoordelijkheden (inclusief herziening van het Huishoudelijk Reglement) en van de bijbehorende organisatorische inrichting. De focus ligt hierbij meer op de bedrijfsprocessen. Deze implementatie beoogt een heldere scheiding tussen uniformering van bedrijfsprocessen met standaardisering van professionaliteit enerzijds (gebondenheid) en de locale diversificatie met locale verankering en kwaliteitsontwikkeling anderzijds (zelfstandigheid). De implementatie structuur en aansturing is ingezet in 2013. Exploitatie De bezuinigingen en de wijzigingen in het stelsel zorgvuldig begeleiden De turbulentie rondom tariefsverlaging en aanbodverschuiving vraagt een tijdige en zorgvuldige aanpak. De transitie naar de WMO en de extramuralisering van de lage ZZP's leiden tot velerlei verschuivingen in financieringsvormen, contractvormen, woonvormen en registraties. Hiervoor is in 2013 een actieplan uitgewerkt. Al in 2012 is gestart met het opstellen van flexibiliseringsplannen met de instellingen. Per kwartaal zijn de plannen geëvalueerd in het licht van de exploitatie en de maatschappelijke ontwikkelingen. De plannen zijn na de zomer van 2013 naadloos over gegaan in de begroting van 2014. Belangrijke aandachtspunten zijn: • communicatie • met elkaar in gesprek over de impact van de veranderingen • identiteit van de instelling beter voor het voetlicht brengen naar externe partijen. Ecologie/ inbedding Op verschillende momenten is aandacht geweest voor de ecologie, de interne organisatie en de samenhang. Gestreefd wordt om volgend op het (nieuwe) meerjarenbeleidsplan en de maatschappelijke ontwikkeling de interne organisatie te laten volgen. Wel heeft er een verkenning plaatsgevonden naar centrale en decentrale diensten en is een aantal vraagstukken meer centraal ter hand genomen. WMO Er is een werkgroep WMO actief. De WMO is in een stroomversnelling gekomen door het kabinet Rutte 2 en het lenteakkoord. De werkgroep WMO heeft een regie-functie. Decentraal is deelgenomen aan voorbereidende werkgroepen binnen de verschillende gemeenten. De informatie wordt centraal verzameld en gecoördineerd. Echte voorbereiding op de lokale inkoop zal pas in 2014 plaats gaan vinden. Hoewel decentraal is voor het volgen van al deze ontwikkelingen centraal een beleidsmedewerker actief in het samenbrengen van informatie (landelijk en lokaal) en het monitoren van de stadia van de verschillende trajecten die de afzonderlijke gemeenten doorlopen Scheiden van wonen en zorg Scheiden van wonen en zorg is opgenomen in het vastgoedbeleid. Dit vraagt samenwerking bijvoorbeeld binnen de (arbeidsmatige) dagbesteding. Cultuur Bewust omgaan met afspreken, aanspreken en enthousiasmeren De cultuur van de Raphaëlstichting wordt gekenmerkt door een grote vrijheidsdrang en autonomiebesef (zowel per cluster als per locatie). Dit is een positieve kracht en ook een maatschappelijke trend die gekoesterd wordt en tegelijk in evenwicht hoort te zijn met het volgen van uniforme procedures en het nakomen van afspraken. Het gaat om het leren omgaan met gebondenheid (zo doen wij het) en eigen initiatiefkracht en vrijheid (zelfstandigheid). Waar uniformiteit geldt worden afspraken nagekomen; waar diversiteit geldt wordt interesse gewekt en dialoog gezocht.
22
Deze tweeheid van grotere verzelfstandiging (individualisering) en grotere verantwoordelijkheid (bewustzijn voor grotere gehelen) is een algemeen maatschappelijk gegeven. Het is een uitdaging voor de Raphaëlstichting om op alle niveau's en in allerlei situaties een eigen bijdrage te leveren aan het creatief leren omgaan met deze dualiteit. Leerkringen Begin 2013 heeft een eindevaluatie plaatsgevonden van de leerkringen. Bij alle instellingen is het werken met de leerkringen positief ervaren. Ook cliënten zijn betrokken geweest of hebben zelf een leerkring gevormd. Ook de Theorie U als methode om processen zichtbaar te maken, heeft veel opgeleverd. Met de leerkringen heeft het begrip 'lerende organisatie' binnen de Raphaëlstichting handen en voeten gekregen. Het werken met vertraging in de zin van een leerkring of anderszins wordt nog steeds ingezet en krijgt door het nieuwe Meerjarenbeleidsplan ook weer een impuls vanuit het onderzoeken en het ondervinden. Vitaliteit Versterking van de levenskracht van mens en organisatie Aan de vitaliteit is enerzijds gewerkt middels het Meerjarenbeleidsplan waarbij wordt aangesloten op persoonlijk leiderschap. Er zijn bijeenkomsten georganiseerd rondom het meerjarenbeleidsplan over persoonlijk leiderschap in bredere zin. Dit vertaalt zich ook in een medewerker ontwikkeltraject waarmee een start is gemaakt. Anderzijds is aandacht besteed aan de werkdruk en de ervaren tijdsdruk. Hiervoor is op 10 oktober een themamiddag rondom tijdsbeleving voor medewerkers georganiseerd. De themamiddag heeft plaatsgevonden en is goed ontvangen. Tijdsdruk kan verminderen door kwalitatieve vertraging.
4.3. Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) De Raphaëlstichting is gecertificeerd voor HKZ sinds februari 2008. In 2010 zijn we gehercertificeerd. In 2011 is Rudolf Steiner Zorg erbij gekomen. Eind 2013 zijn we wederom gehercertificeerd. Vanuit de periodieke audits van DNV blijkt dat we steeds beter alles voor het kwaliteitsmanagementsysteem geborgd hebben. Maar dat we het kwaliteitsmanagementsysteem nog onvoldoende voor ons laten werken. We zien zelf ook vanuit de interne audits dat instellingen steeds meer gewend raken aan de HKZ-eisen. Op elke instelling is een kwaliteitsmedewerker werkzaam. Coördinatie en afstemming vindt plaats in het tweemaandelijks overleg van de kwaliteitsmedewerkers. Zij leggen verantwoording af aan de bestuurswerkgroep kwaliteit die vier keer per jaar bij elkaar komt. Daarnaast vindt er jaarlijks een systeembeoordeling plaats van elke instelling met de Raad van Bestuur en de directie van de betreffende instelling. De nieuwe directiebeoordeling laat een sterke realisatie zien; meer uniformering van het KMS; KMS wordt uitgevoerd en is geborgd. Doelen op gebied van kwaliteit waren: 1. Optimalisatie/ eigen maken van het kwaliteitsmanagementsysteem: zorgen dat het beter past bij de eigen instelling 2. Verbeteren van de interne audits 3. Deskundigheid kwaliteitsmedewerkers 4. Communicatie 5. Kwaliteit uit externe kwaliteitskringen 6. Voldoen aan de externe kwaliteitseisen 23
Resultaten: Ad 1. Optimalisatie/ eigen maken van het kwaliteitsmanagementsysteem: zorgen dat het beter past bij de eigen instelling. -In 2013 heeft een onderzoek plaatsgevonden onder leidinggevenden naar wat zij als kwaliteit van zorg ervaren. Verassend was dat zij daarbij zaken noemden als handboeken of interne audits maar het niet direct aan het kwaliteitssysteem koppelen. -De voortgang in het eigen maken van het KMS verloopt traag. Het is wel gedaan voor de systeembeoordeling. Dit is positief ontvangen. Aan het verder eigen maken zal in 2014 verder aandacht worden besteed. -Ook is in 2013 begonnen met het opzetten van een nieuw handboeksysteem dat zowel voor gebruikers als beheerders eenvoudiger werkt. Begin 2014 zal worden overgestapt op het nieuwe systeem. Ad 2. Verbeteren van de interne audits - De auditoren zijn in 2013 getraind door een extern bureau in het voorbereiden van de audits en het maken van de verslagen. In 2013 zijn ook nieuwe auditoren opgeleid waardoor het team weer helemaal compleet is. -Er zijn twee audit rondes geweest in het voorjaar en in het najaar. Er heeft geen uitwisseling plaats gevonden met RSZ. Ad 3. Deskundigheid kwaliteitsmedewerkers Tijdens de tweemaandelijkse overleggen vindt uitwisseling plaats. Omdat de kwaliteitsmedewerkers allemaal een deeltijdfunctie hebben is er een brede inbreng en uitwisseling van deskundigheid op allerlei gebieden. Het jaarplan kwaliteit 2014 is gezamenlijk opgesteld. Ad 4.Communicatie Communicatie is een aandachtspunt. Het voorstel is dat de MT-leden de communicatie verzorgen. Ad 5. Kwaliteit uit externe kwaliteitskringen Wanneer medewerkers deelnemen aan een externe kwaliteitskring wordt dit in het overleg terug gerapporteerd. Ad 6. Voldoen aan de externe kwaliteitseisen -In 2013 heeft een onderzoek van “Beelden van kwaliteit” op Rozemarijn en Rudolf Steiner Zorg plaatsgevonden. De Raphaëlstichting ziet dit onderzoek als een manier om meer recht te doen aan het werken aan goede kwaliteit. De resultaten waren bemoedigend wat betreft de methodiek. -De externe audit heeft eind 2013 plaatsgevonden en de Raphaëlstichting is gehercertificeerd. Er waren een aantal verbeterpunten waarvoor een plan van aanpak is geschreven. Januari 2014 ging DNV akkoord met het plan van aanpak. -Er heeft een cliëntentevredenheidsonderzoek plaatsgevonden najaar 2013. Hierover wordt elders in dit jaardocument bericht. -Ook zijn de lijsten van het kwaliteitskader voor VWS ingevuld. De resultaten voor zowel pijler 1 als pijler 2 waren zeer goed vergeleken met de landelijke benchmark. De commissie Goede Zorg De commissie goede zorg is gestart in 2012. De commissie Goede zorg is een nieuw idee en moet nog vorm krijgen. Het doel is om via observatie en cultuur observaties elkaar wakker te houden. Er ontstaan soms situaties in een team die door gewenning zijn ontstaan maar die niet wenselijk zijn. Bijvoorbeeld een bewoner die niet gezien wordt. In 2013 hebben 2 pilots plaats gevonden. Er wordt nu gewerkt om de methodiek te verbeteren
24
4.4. Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten 4.4.1. Kwaliteit van zorg Cliëntentevredenheidsonderzoek Najaar 2013 heeft het cliënttevredenheidsonderzoek plaatsgevonden bij de Raphaëlstichting. Het onderzoek betrof alle soorten zorg te weten: wonen, werken (dagbesteding), kinderdagcentra (KDC), ambulant, en logeren. De onderzoeken zijn uitgevoerd door een onafhankelijk onderzoeksbureau Ipso Facto. GGZ Queeste is door een ander bureau (Triqs) onderzocht. De resultaten stemmen tot tevredenheid. De resultaten zijn voor alle zorgsoorten beter dan in 2011. Alleen voor werken zijn de resultaten iets lager dan in 2011. 2. De resultaten voor 2013 zijn tevens vergelijkbaar of beter dan de resultaten van andere zorgaanbieders in Nederland. Een belangrijk verbeterpunten is de onbekendheid met het zorgplan bij cliënten. Daarnaast wordt in overleg met de lokale cliëntenraden op de instellingen eigen verbetertrajecten aangepakt. Op Breidablick bekijkt men hoe de onrustige sfeer op de groep kan worden verbeterd. Op Breidablick en Rozemarijn gaat men onderzoeken hoe de zeggenschap van de cliënt kan worden vergroot. Op Midgard wordt de bekendheid van de vertrouwenspersoon en de relatie met klachten aangepakt. Moeilijk verstaanbaar gedrag De beleidsnotitie inzake moeilijk verstaanbaar gedrag is nog niet gereed en is vertraagd. De beleidsnotitie is 20 februari 2014 besproken in de stuurgroep en werkgroep (die zijn samengevoegd) en op 10 april gepresenteerd. Extramuralisering De visie op vermaatschappelijking is gereed en wordt getoetst door een ronde langs de instellingen. De Werkgroep maatschappelijke verankering gaat alle instellingen langs met de visie. Hierbij is toetsing deel van de actie, ook wordt met betrekking tot de WMO gekeken welke acties gaande zijn. De werkgroep maatschappelijke verankering heeft alle instellingen bezocht. Daarna zal er nog een afronding komen. -WMO: Er is een regiegroep NHN en is er een pilot in NHN met andere instellingen. In alle regio's voeren wij overleg met gemeentes en wethouders. Er is een tweede pilot in de regio Kop van Noord-Holland. Vanuit de regiegroep wordt aan allerlei acties deelgenomen. Er zijn, op ons initiatief, twee rondetafelbijeenkomsten georganiseerd, waarbij gemeenten maar ook andere partijen aanwezig zijn geweest. De toekomst van de WMO is nog ongewis. - Iambe (in het kader van de sociale firma's), Fermento met Odin Estafette, Lievegoed en BD Totaal bewegen zich meer naar commerciële activiteiten. - Er is nog geen coördinator aangesteld, omdat de uitvoering een jaar uitgesteld is.
4.4.2. Klachten (exclusief particuliere FPC’s) Verslag klachtencommissie cliënten 2013 Klachtenregeling Binnen de Raphaëlstichting is een klachtenregeling voor cliënten. Daarnaast is er een route voor officiële klachten en niet-officiële klachten. De officiële klachten worden ingediend bij een onafhankelijke klachtencommissie. De niet-officiële klachten worden direct binnen de instelling opgepakt door de betreffende leidinggevende. Daarnaast is er de mogelijkheid 25
voor cliënten om contact te zoeken met de vertrouwenspersoon voor een luisterend oor en/of advies. Informatie over de klachtenprocedure en de vertrouwenspersonen wordt op verschillende manieren onder de aandacht gebracht, bijvoorbeeld via nieuwsbrieven, door bij groepen langs te gaan of door een folder. Ook staat de informatie op de website van de Raphaëlstichting. Samenstelling klachtencommissie De klachtencommissie bestaat uit: Jan Blokland, senior-rechter in de rechtbank Alkmaar. Onafhankelijk voorzitter en jurist. Anne Wit-Zuidema, psycholoog. Voorgedragen namens de cliëntenraden. Rika van den Berg, orthopedagoge/GZ-psycholoog voor het Maartenhuis. Lid voor zover de klacht niet het Maartenhuis betreft. (vervanging Petra Brasz, maar in 2013 niet voorgekomen). Werkwijze Een klacht wordt schriftelijk aan de commissie voorgelegd. Aan de behandeling van de klacht wordt door alle drie de leden van de klachtencommissie deelgenomen. Beide partijen (klager en de instelling) worden gehoord. Klachten Cliënten Raphaëlstichting In 2013 zijn er vier klachten ingediend, waarvan er één voortijdig is ingetrokken en een door de betrokken instelling (Breidablick) zelf is afgehandeld. Twee klachten heeft de klachtencommissie behandeld, daarvoor is de commissie ook bijeen geweest en heeft zij zittingen (mondelinge behandeling) gehouden. Een klacht betrof een klacht tegen Midgard over het ontbreken van structuur en regels, over communicatieproblemen tussen de ouders van de client en de instelling en over onvoldoende begeleiding. De instelling herkende het probleem en heeft na de zitting afspraken gemaakt om tot verbetering te komen. De klachtencommissie heeft de klacht een tijdje gemonitord en vervolgens aan de klagers gevraagd of zij nog zij interventie van de klachtencommissie wensten. Na een rappel hebben ze daarop niet gereageerd. De klachtencommissie heeft toen aan betrokkenen bericht dat zij het dossier als gesloten beschouwt. De andere klacht die de klachtencommissie heeft behandeld, betrof een klacht gericht tegen Midgard. De klacht zag op het treffen van maatregelen tegen de wens van de ouders, de communicatie en het leefklimaat in de groep van de client (de samenstelling van de groep gelet op de zorgzwaarte is niet afgestemd op de personele inzet). Tijdens de mondelinge behandeling heeft de interim directeur van Midgard de problemen erkend. Ter zitting is een stappenplan (verbeterproces) opgesteld dat Midgard zal uitvoeren en de klachtencommissie zal monitoren. De termijn van monitoring loopt nog door tot halverwege 2014 Vertrouwenspersonen Binnen de Raphaëlstichting zijn er per instelling vertrouwenspersonen voor cliënten aangesteld. Jaarlijks brengen zij verslag uit aan de leden Klachtencommissie Cliënten. Informatie over de klachtenprocedure en de vertrouwenspersonen staat op de diverse websites. Vanaf 2010 komen de vertrouwenspersonen regelmatig bij elkaar om ervaringen uit te wisselen. In 2013 zijn de vertrouwenspersonen twee maal bij elkaar geweest. Bij de vertrouwenspersoon cliënten hebben 11 gesprekken plaatsgevonden. Onderwerpen die daarbij ter sprake kwamen waren: situatie werkplek cliënt, situatie woonplek cliënt, communicatie en bejegening. De vertrouwenspersonen proberen samen met de klager tot een oplossing te komen.
26
4.5. Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.5.1. Personeelsbeleid Personeelsbeleid algemeen Aan het medewerkersbeleid bij de Raphaëlstichting wordt voor een deel centraal vorm en inhoud gegeven en voor een deel decentraal binnen de locaties zelf. Bij de locaties wordt gewerkt op basis van ontwikkelingsgericht medewerkersbeleid. Ontwikkelingsgericht medewerkersbeleid Centraal in het ontwikkelingsgerichte medewerkersbeleid van de instellingen staan de medewerkersgesprekken die uiteraard ook in dit verslagjaar zijn gevoerd. In essentie gaan deze gesprekken over de vraag hoe de ontwikkeling van de organisatie en van de medewerker vruchtbaar aan elkaar kunnen zijn. Daartoe worden in de medewerkersgesprekken o.a. de effecten van de gevolgde opleidingen aan de orde gesteld. Er is een concept-notitie medewerkersbeleid opgezet waarmee in gesprek met de organisatie het medewerkersbeleid wordt geactualiseerd. Enerzijds wordt aangesloten bij het concept-meerjarenbeleidsplan van de stichting, waarin medewerkers gevraagd wordt zich te richten op de komende stelselwijzigingen in de zorg en de veranderingen die daarvoor nodig zijn. Tegelijkertijd wordt aansluiting gezocht bij de eigen motivatie van medewerkers: wat zijn belangrijke bronnen voor medewerkers, hoe kun je hiermee in verbinding blijven en hoe kun je dit inzetten voor toekomstige prestaties? Scholing en opleiding Er is een concept-scholingsplan 2014 – 2016 opgesteld. Daarin wordt geanticipeerd op de transitie van de zorg (van zorgen voor naar zorgen dat) en het concept van “leren in de praktijk”. Onderzoek en kennis Vanaf 2013 wordt intern maandelijks een digitale nieuwsbrief uitgebracht, waarin melding wordt gemaakt van relevante ontwikkelingen, publicaties en congressen op het gebied van kennis en onderzoek in de zorg, zowel binnen als buiten de stichting. Daarnaast is het “Kennisweb” ontwikkeld, een interne kenniswebsite waarop zorginhoudelijke informatie te vinden is. Het kennisweb staat vanaf oktober op het intranet. Gezondheid en verzuim, arbeidsomstandigheden: duurzame inzet medewerkers Het ziekteverzuim lag iets onder de zes procent (5,87%). Helaas is het in 2013 niet gelukt om onder het landelijk gemiddelde van 5,51% te blijven. Leidinggevenden zullen aanvullend worden getraind en in 2014 zal de bestaande ondersteuning worden geëvalueerd. De meeste instellingen hebben hun arbeidstijdenbeleid geactualiseerd.
4.5.2. Kwaliteit van het werk Medewerkerstevredenheid De Raphaëlstichting heeft in 2012 een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De resultaten waren over het algemeen vergelijkbaar of beter dan de benchmark. De tevredenheid was een 7,6 (benchmark 7,2). Op elke instelling is een eigen werkgroep aan het werk gegaan met de resultaten en zijn er verbeterplannen opgesteld in overleg met de OR en CR van de eigen instelling. De verbeterplannen zullen in 2013 worden uitgevoerd. Aandachtspunt vanuit het medewerkerstevredenheidsonderzoek is de sociale veiligheid van medewerkers. Hier is in 2013 op de verschillende instellingen aan gewerkt. Werkdruk en agressie Eind 2012 werd de Raphaëlstichting bezocht door de inspectie SZW. Daar kwam een aantal knelpunten uit op het gebied van werkdruk en agressie. 27
Dat heeft in 2013 geleid tot een verdiepend onderzoek voor werkdruk op de huizen en werkplaatsen. Uit het onderzoek is een plan van aanpak voort gekomen. Deze verbeteringspunten zijn opgepakt en doorgevoerd. De instellingen hebben een arbeidstijdenbeleid gemaakt waarin alle afspraken over o.a. de roosterplanning vermeld staan en er vinden maandelijks controles plaats om te kijken of de arbeidstijden wet niet wordt overtreden. Brandveiligheid Het brandveiligheidsbeleid is ingevoerd en wordt nageleefd. Verslag klachtencommissie medewerkers 2013 Klachtenregeling Binnen de Raphaëlstichting is een klachtenregeling voor medewerkers. Er is een route voor officiële klachten en niet-officiële klachten. De officiële klachten worden ingediend bij een onafhankelijke klachtencommissie. De niet-officiële klachten worden direct binnen de instelling opgepakt door de betreffende leidinggevende. Daarnaast is er de mogelijkheid voor medewerkers om contact te zoeken met de vertrouwenspersoon voor een luisterend oor en/of advies. Informatie over de klachtenprocedure en de vertrouwenspersonen wordt op verschillende manieren onder de aandacht gebracht, bijvoorbeeld via nieuwsbrieven, door bij groepen langs te gaan of door een folder. Ook staat de informatie op de websites. Samenstelling klachtencommissie De klachtencommissie bestaat uit: * Mw. C. Kuipéri-Botter, voorzitter Advocaat * Dhr. F. Duijvestijn Lid Centrale Ondernemingsraad en medewerker Midgard * Vacature. In 2013 is Ingrid van Laar ingevallen. Werkwijze Een klacht wordt schriftelijk aan de commissie voorgelegd. Aan de behandeling van de klacht wordt door alle drie de leden van de klachtencommissie deelgenomen. Beide partijen worden gehoord. Klachten medewerkers Raphaëlstichting In 2013 is er een klacht door een medewerker ingediend bij de officiële klachtencommissie. Naast de officiële klachten die via de klachtencommissie kunnen worden ingediend, zijn er ook niet-officiële klachten die bij de vertrouwenspersonen medewerkers terecht komen. Vertrouwenspersonen Binnen de Raphaëlstichting zijn er per instelling vertrouwenspersonen voor medewerkers aangesteld. Jaarlijks brengen zij verslag uit aan de leden Klachtencommissie medewerkers en aan het bestuur. Informatie over de klachtenprocedure en de vertrouwenspersonen staat op de diverse websites. Vanaf 2010 komen de vertrouwenspersonen regelmatig bij elkaar om ervaringen uit te wisselen. In 2013 zijn de vertrouwenspersonen twee maal bij elkaar geweest. Bij de vertrouwenspersoon medewerkers zijn 23 gesprekken geweest. Onderwerpen die ter sprake kwamen waren: overbelasting/werkdruk, conflicten in de werksituatie, rooster, functioneren/ samenwerken collega's, functioneren leidinggevende, ethische kwestie, communicatie, gedwongen beëindiging contract en ziekteverzuim. De vertrouwenspersonen proberen samen met de klager tot een oplossing te komen.
28
4.6. Samenleving en belanghebbenden In de samenleving De Raphaëlstichting streeft ernaar, dat de zorg wordt aangeboden, daar waar de vraag het grootst is en waar initiatiefnemers zich hebben gemeld om te komen tot het opstarten van een voorziening. Dat kan inhouden dat de zorg niet alleen voor cliënten maar, als uitvloeisel daarvan, ook voor de betreffende wijk of buurt tot een meerwaarde kan leiden. Dit komt onder andere tot uiting in het gebruik maken van monumenten met cultuurhistorische waarde om werkgelegenheid (dagbesteding) te creëren voor cliënten (zoals Korenmolen de Otter in Oterleek), waardoor een dorpsgemeenschap tevens een winkel rijker wordt en de leefbaarheid vergroot wordt. Ook het werk bieden aan cliënten van Fermento, een winkel/bakkerij, annex lunchroom in het centrum van Alkmaar, maakt dat integratie heel gewoon wordt. In buurtschap Ferm Rozemarijn in Haarlem wonen medewerkers, jongeren met een pychosociale hulpvraag, kinderen met een meervoudige beperking en mensen 'van buiten' samen. De nieuwe winkel (Rozemarijn Santé) die daar vlakbij ligt, richt zich op het multiculturele karakter van de buurt. De inpandige bakkerij die in open verbinding met de winkel staat bevordert uitwisseling tussen buurtbewoners en de jongeren die er werken. Verder wordt regelmatig door bedrijven en niet zorg-gerelateerde instellingen gebruik gemaakt van de gastvrijheid van de voorzieningen om in het kader van personeelsdagen, veelal in samenwerking met de cliënten, werkzaamheden te verrichten op de terreinen van de instellingen. Hierdoor ontstaat een plezierige wederzijdse band en wordt integratie bevorderd.
4.7. Financieel beleid Het financieel beleid is gericht op stabilisatie en weerbaarheid van de exploitatie tegen een achtergrond van maatschappelijke ontwikkelingen (eigen regie en participatie) en veranderende regelgeving bij de overheid (overheveling begeleiding naar WMO, beperking toegang AWBZ en bezuinigingen) waarbij sprake is van een toenemend en mogelijk stapelend aantal risico's. Doelstelling was minimaal 2 % rendement te realiseren uit de (positieve) exploitatie. Het resultaat wordt toegevoegd aan de reserve teneinde het weerstandsvermogen verder te verstevigen. Resultaat Het resultaat over 2013 bedraagt na aftrek van incidentele posten 1,7 % van de omzet. Daarmee wordt de weerstandspositie van de Raphaëlstichting verbeterd ten opzichte van eerdere jaren. Eveneens wordt ingelopen op het branchegemiddelde. Bovendien versterkt het onze positie om waar nodig (langlopende) verplichtingen te kunnen aangaan. Evenals 2012 wordt een deel van het resultaat over 2013 gebruikt om versneld af te schrijven op een aantal locaties. Dit betreffen activiteiten die op basis van de verwachtingen veel last zullen gaan hebben van de overgang naar de WMO. Het beleid is in de loop van het vorig jaar aangescherpt en wordt ondersteund door risicomanagement, bewaking van de liquiditeit, treasury, interne controle en samenhangend versterking van de controlling en rapportage. Risicomanagement Risicomanagement is actueel en wordt per kwartaal geactualiseerd en gerapporteerd. De investeringen evenals de projectenportefeuille zijn in 2012 opnieuw beoordeeld en geprioriteerd tegen de achtergrond van de toenemende risico's als gevolg van maatschappelijke ontwikkelingen en veranderende regelgeving. Dit beleid is gecontinueerd in 2013 en leidt tot een terughoudende inzet op investeringen in nieuwe projecten. Met name de inzet op scheiden van wonen en zorg waarbij uitbreiding in intramurale capaciteit gemaximeerd is en dus niet meer gehonoreerd wordt, heeft in 2012 de heroriëntatie bepaald. Dat heeft geleid tot vertraging van projecten en in een enkele situatie het stopzetten van een voorgenomen project. Voorts is in beeld gebracht wat de gevolgen van een zich wijzigend overheidsbeleid zouden betekenen voor de stichting. 29
Daarnaast zijn de risico's becijferd en zijn er verschillende scenario's opgesteld in geval het voorgenomen regeerakkoord zich vertaalt in beleid. Met verschillende uitwerkingen (en dus consequenties) wordt gerekend, terwijl feitelijk anticiperen lastig is in het huidige politieke klimaat. Grootste uitdaging daarin is de financierbaarheid en flexibiliteit van het vastgoed dat in eigendom is. Met elke locatie is op exploitatieniveau gekeken naar weerbaarheid en flexibiliteit van de exploitaties van de eenheden en zijn plannen van aanpak opgesteld. Deze plannen zijn na het Lenteakkoord steeds geactualiseerd en hebben een verbinding gekregen met de begroting 2014. In de begroting van 2014 is een taakstelling gerealiseerd met een (gemiddelde) bezuiniging van 4 %. Daarin is vastgehouden aan een stichtingsbreed rendement van 2%. Nieuw beleid van het Wfz maakt ook dat elke volgende lening ongeborgd gefinancierd dient te gaan worden vanwege een maximum aan geborgde leningen dat gesteld wordt. De financieringsstructuur wordt nog nader onderzocht waarbij gestreefd wordt om ook hier én weerbaar te zijn én flexibeler te worden. Liquiditeitsplanning De bewaking van de liquiditeit is dagelijks en wordt per maand gerapporteerd. In 2012 is er nieuw beleid opgesteld als gevolg waarvan investeringen en onderhavige projecten opnieuw geprioriteerd zijn. Rode draad in het nieuwe beleid is grote investeringen extern te financieren, de kredtietfaciliteit uitsluitend aan te spreken om fluctuaties op te vangen en het rendement van de instelling is sinds 2012 vergroot naar ten minste 2%. Treasury Het treasurybeleid is geactualiseerd en wordt periodiek besproken met de toezichthouders. De interne controle wordt per kwartaal uitgevoerd op ondermeer de productieregistratie en de zorgdossiers. Aan de hand van een AO/IC (jaar-) plan wordt de controle uitgevoerd. Tevens wordt bij de opstelling van het jaarplan gekeken naar de eisen die ondermeer (de verschillende) zorgkantoren en overheid stellen aan onze administratie. Bijzondere aandacht is er door het jaar heen geweest voor Careview in aansluiting op de AZR en de elektronische declaratie AW319 en het meer en meer gebruiksvriendelijk maken van de zorgdossiers; met name de nieuwe updates en bijbehorende releases heeft veel van de organisatie gevraagd. Het berichtenverkeer met de zorgkantoren middels AZR is tijdig en correct ondanks de complexiteit en aansluitbaarheid van AZR met de gevraagde releases. Controlling Controlling is het afgelopen jaar met 0,9 medewerker uitgebreid vanwege toenemende eisen en regelgeving en daarmee samenhangend het toenemend aantal risico's. Dat maakt dat intern sterk behoefte is ontstaan aan de functie van business-controlling ter ondersteuning aan het management van de verschillende locaties. Met de uitbreiding is een aanzet van de functie gegeven die in de loop van 2013 binnen de afdeling controlling verder vorm heeft gekregen. De maandrapportage is verbeterd. Per kwartaal wordt een rapportage gegeven op 6 prestatievelden – kwaliteit van zorg – cliënt- en leverancierswaardering – medewerkersontwikkeling en waardering – eigen identiteit – bedrijfsvoering en financiële continuïteit – ketenpartners Dit vormt een (integraal) geheel met de vereenvoudigde maar verscherpt inzichtelijke maandcijfers. Financiële positie In 2013 is het (genormaliseerde) resultaat 1,5 mln ten opzichte van 1,2 mln begroot. Als gevolg van het positieve resultaat neemt het weerstandsvermogen verder toe naar een percentage van 16,9% (als % van de omzet) (18,1% als % van het balanstotaal) Tegenvallers waren het deels niet toekennen van gerealiseerde overproductie (452K). Daarnaast is op basis van verschillende scenario-analyses waarin onder meer rekening gehouden is met te verwachten overheveling 30
begeleiding naar de WMO en scheiden wonen-zorg extra afschrijvingen toegepast op een aantal objecten (708K). De liquiditeitspositie is als gevolg van een herziening van investeringen en prioritering van projecten sterk verbeterd, evenals het een jaar verder opschuiven van het wegvallen van de bevoorschotting, wat verder verstevigd wordt door het goede resultaat. De Liquiditeitsplanning en prognose richt zich over het boekjaar heen en beslaat een perspectief van ten minste twee jaar. Resultaten Het financieel beleid wordt op stichtingsniveau gevoerd en verslagen. Per locatie is geen afwijkend beleid. Het resultaat wijkt nauwelijks af van het begrote resultaat. Het genormaliseerde resultaat kent meevallers, tegenvallers en versnelde afschrijvingen. Ook afgelopen jaar zien we twee bewegingen binnen de organisatie. De begrootte taakstelling van ruim 4% wordt stichtingsbreed gehaald en tegelijkertijd zien we de omzet licht groeien als gevolg van overproductie. Een deel van deze groei betreft de nieuw gestarte voorziening op Scorlewald (Parsifal) waar een uitbreiding plaatsvindt met 14 plekken. Daarnaast zien we dat het merendeel van de locaties overproductie maakt. Hoewel het merendeel vergoed wordt is opvallend dat een deel ook niet vergoed wordt als gevolg van ontoereikende middelen uit de AWBZ. Midgard en Rudolf Steiner Zorg blijven in hun resultaten achter op begroting. Midgard kent een grote achterstand als gevolg van te laat inzetten van voorgenomen maatregelen. Dat heeft geleid tot een extra inzet rond de zomer die zich einde jaar ging vertalen in een lichte inloop. Rudolf Steiner Zorg heeft last van (structurele) onderproductie in 2013 als gevolg van een overcapaciteit in de regio Den Haag. Er is een plan van aanpak dat zich enerzijds richtte op het verder krimpen en flexibiliseren van de exploitatie en anderzijds op het vergroten van de zichtbaarheid in de toeleiding van cliënten. Dat heeft gemaakt dat zij uiteindelijk een nihil resultaat heeft kunnen neerzetten. Het besluit voor Eigen Risico Dragerschap is per 2013 een feit. Sturing Er wordt met regelmaat (ten minste per kwartaal) binnen het MT extra aandacht besteed aan financiële managementsessies. Centraal staan de maatschappelijke ontwikkelingen en de veranderende regelgeving vanuit de overheid. Daarnaast worden de gebruikelijke gesprekken over de maandcijfers gevoerd, vinden per half jaar gesprekken plaats over de voortgang van de plannen van aanpak in het kader van weerbaarheid en flexibiliteit. Er is veel aandacht geweest voor de zorginkoop in onderlinge afstemming met de locaties, de kaderbrief en de begroting. 2014 Vooruitlopend op 2014 waarin we wederom met een gemiddelde taakstelling van ruim 4% te maken gaan krijgen is al voor de zomer ingezet op plannen van aanpak die zich na de zomer hebben geconcretiseerd in de begroting voor 2014. Inzet is de flexibiliteit en weerbaarheid van de organisatie. Er zijn stichtingsbreed afspraken gemaakt om te sturen op vaste en flexibele formatie. Uitgangspunt daarbij was zoveel als mogelijk het primaire proces te ontzien en daarmee de vaste contracten te ontzien. Het terugbrengen van de flexibele schil van 25% naar 10% zal daarin de taakstelling kunnen opvangen. Dat vraagt ook slimmer organiseren van de overhead, die in lijn met de taakstelling slimmer en efficiënter zal moeten maar ook zal krimpen met 3-10% het komende jaar. Informatie over de financiële instrumenten Er is een belangrijke stap gezet in de automatisering van een aantal processen. In 2013 is het digitale declareren van gewerkte uren afgerond en is er digitaal inzicht in niet alleen gewerkte uren maar ook verlof en anderszins. Daarnaast is het digitaal verwerken van inkoopfacturen voorbereid en met ingang van 1 januari 2013 geïmplementeerd. Voor het verwerken en verfijnen van de risico-analyse op het vastgoed in combinatie met een meerjarenbegrotingsmodel is een nieuw pakket aangeschaft. Voor een toelichting op het gebruik financiële instrumenten, risicobeheer en afdekkingsbeleid en de met het houden van financiële instrumenten samenhangende prijs-, krediet-, liquiditeits- en kasstroomrisico’s wordt 31
verwezen naar de toelichting op de jaarrekening. De Grondslag De steunstichting De Grondslag is in het kader van good governance ondergebracht in de structuur van bestuur en toezichthouders. Vanwege de steunactiviteiten is dit gerealiseerd middels een personele unie. De jaarrekening van De Grondslag wordt ook in 2013 apart verslagen en voorzien van een beoordelingsverklaring door de accountant. Gebeurtenissen na de balansdatum Er hebben zich geen belangrijke gebeurtenissen na balansdatum voorgedaan met een effect op de cijfers per 31 december 2013.
32
5.1 JAARREKENING
2013 Raphaëlstichting
33
