Jaarverantwoording 2011

Jaarverantwoording 2011


Maatschappelijk verslag en Jaarrekening Appelscha, mei 2012

1


Inhoudsopgave Maatschappelijk verslag 1.

Inleiding

3

2.

Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens 2.2 Structuur van de organisatie 2.3 Kerngegevens 2.4 Samenwerkingsrelaties

4 4 4 6 8

3.

Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering en medezeggenschap

10

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

10 10 10 12 16 18

4.

Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Medezeggenschap Cliënten Ondernemingsraad

Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid 4.2 Algemeen beleid verslagjaar 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van bewoners 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.6 Samenleving 4.7 Financieel beleid

20 19 24 27 28 31 35 36

Jaarrekening 5.

Jaarrekening

39

2


Inleiding Met dit jaardocument wil Woon- en werkgemeenschap OlmenEs in Appelscha alle belanghebbenden en geïnteresseerden inzicht geven in de kwaliteit van de zorg en organisatie in 2011. Evenals voorgaande jaren zijn voor de vergelijkbaarheid de richtlijnen voor verslaglegging gevolgd, zoals die zijn vastgelegd in de regeling Jaarverantwoording Zorginstellingen van het Ministerie van VWS. Het jaardocument is tot stand gekomen met medewerking van medewerkers, de Cliëntenraad, de Bewonerscliëntenraad, de Ondernemingsraad en de Raad van Toezicht. Er wordt verslag gedaan over de gang van zaken in de gehele organisatie over het volledige boekjaar en betreffende alle aspecten van de bedrijfsvoering (besturing, beleid, kwaliteit van de zorg, kwaliteit ten aanzien van medewerkers, milieu- en sociale aspecten en het financieel beleid). Het afgelopen jaar heeft vooral in het teken gestaan van de derde uitbreidingsfase van OlmenEs. In het eerste kwartaal werden twee nieuwe woonhuizen (Prunus en Fraxinus) in gebruik genomen voor in totaal 28 bewoners. In de loop van het voorjaar werd intrek genomen in de nieuwe werkgebouwen voor de buitenwerkplaatsen (Robinia) en voor enkele ambachtelijke werkplaatsen en de wasserij/linnenkamer (Ulmus) en, tot slot, kon in de zomer het laatste gebouw geopend worden; een gloednieuwe en volledig toegeruste bakkerij met zowel een brood- als banketafdeling (Amelanchier). Daarnaast werden ook nog enkele verbouwingen aan bestaande gebouwen uitgevoerd en kreeg de winkel een prachtige serre met terras. Deze Theeschenkerij blijkt een grote aanwinst voor OlmenEs. Bezoekers, ouders, verwanten, bewoners en medewerkers ontmoeten elkaar onder het genot van een kopje koffie en een stukje taart uit eigen bakkerij en doen onderwijl een boodschapje in de winkel, waarvan het assortiment ook werd uitgebreid. Het verslagjaar was met al deze ontwikkelingen in alle opzichten een vol en druk jaar. OlmenEs groeide substantieel met zo'n 25%. Hierdoor vonden in alle bewonersgroepen en medewerkersteams wisselingen plaats. Zo was 2011 letterlijk een jaar van elkaar leren kennen en een nieuwe balans vinden, zoals het jaarthema heette. Dat is in veel opzichten goed gelukt. Door de 'groeispurt' konden niet alle voorgenomen ambities worden gerealiseerd en was de inspanning die geleverd diende te worden soms groot. De kracht van OlmenEs als gemeenschap vormde echter de basis voor een evenwichtige opname van alle nieuwe bewoners en medewerkers. Uit het gehouden tevredenheidsonderzoek onder ouders/vertegenwoordigers bleek grote tevredenheid over zowel de woon- als werksituatie van hun zoon of dochter. Ook in financieel opzicht was 2011 een goed jaar met een exploitatieresultaat van € 169.000, - Dat is ruimschoots boven de begroting, waarin rekening was gehouden met extra aanloopkosten voor de uitbreiding. Tot slot markeerde de oplevering van de nieuwe gebouwen van de derde en vooralsnog laatste uitbreidingsfase van OlmenEs ook het afscheid van Grietzen Kunnen. Hij was één van de oprichters van OlmenEs en heeft als 'bouwheer' en verantwoordelijke voor alle beheerszaken gedurende lange tijd een belangrijke rol gespeeld in de ontwikkeling van OlmenEs. Met een mooi symposium over architectuur en zorg hebben we op een zonovergoten nazomerdag afscheid van hem genomen. Met dit jaarverslag en bijbehorende jaarrekening wil OlmenEs zich verantwoorden voor de aan haar toevertrouwde publieke middelen. Deze maken het mogelijk om vanuit onze idealen een belangrijke maatschappelijke taak uit te voeren. De aangekondigde bezuinigingen op de AWBZ zullen dat in de komende jaren niet gemakkelijker maken. We hopen dat dit jaardocument bijdraagt aan het besef dat deze middelen hard nodig zijn voor de zorg en ontwikkeling van kwetsbare mensen.

Merlijn Trouw, mei 2012 Directeur/bestuurder

3


2.

Profiel van de organisatie

2.1

Algemene identificatiegegevens

Naam Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Nummer Kamer van Koophandel E-mailadres Website

2.2

Stichting OlmenEs Beatrixoord 1 8426 GM Appelscha 0516-438100 41004209 [email protected] www.olmenes.nl

Structuur van de organisatie

Juridische structuur OlmenEs is een stichting die ten doel heeft het bevorderen van de ontwikkeling en de kwaliteit van leven van jongeren, volwassenen en ouderen, met een voor de stichting geschikte zorgindicatie daarbij uitgaande van de antroposofische beginselen. Daarnaast heeft OlmenEs vier gelieerde stichtingen, met eenzelfde bestuurs- en toezichtsmodel als de stichting OlmenEs. Deze stichtingen kennen geen AWBZ-financiering. Het betreft: - Stichting De Bongerd: Deze stichting voert het beheer over de medewerkerswoningen van OlmenEs. - Stichting Hestinn: Deze stichting heeft het doel om het antroposofisch zorgaanbod in de drie noordelijke provincies te bevorderen. Deze stichting is per 15 september 2011 opgeheven aangezien er geen activiteiten meer plaatsvonden in deze stichting. - Stichting Voorzieningen OlmenEs: Deze stichting heeft het doel om voorzieningen, direct of indirect, ten bate van OlmenEs te realiseren vanuit ontvangen schenkingen. - Stichting Natuur Begraafplaats OlmenEs: Deze stichting heeft ten doel het onderhouden van een natuurbegraafplaats voor het begraven van bewoners en medewerkers van de stichting OlmenEs. Besturingsmodel OlmenEs is een stichting met een Raad van Toezicht en een eenhoofdige Raad van Bestuur, die optreedt als directeur/bestuurder van de stichting. De Raad van Toezicht bestond in het verslagjaar uit zes leden. In een informatieprotocol is vastgelegd welke informatie de directeur/bestuurder aan de toezichthouders verstrekt en op welke wijze hij verantwoording aflegt over het gevoerde beleid.

4


Organogram Raad van Toezicht

CR

Directeur/bestuurder

OR

Intakecoördinator/ Beleidsmedewerker

Directiesecretaresse

Kwaliteitscoördinator

Receptioniste 2 Secretariaatmedewerker 3

Hoofd personeel en opleiding

Manager bedrijfsvoering

Medewerker personeelszaken 2 Medewerker opleidingen/ Stagecoördinator Vrijwilligerscoördinator

Senior medewerker financiën Financieel en administratief medewerker 4

Inkoper

Hoofd technische dienst

Technisch Medewerker 4

Manager zorg

Manager werken

Werkleider 20 Invalwerkleider 7

Teamleider 9

Pers. begeleider 44 Groepsleider 56 Inval groepsleider 32 Arts Therapeuten 4 Orthopedagoog 2 Verpleegkundige Doktersassistente Fysiotherapeut Logopedist

Teamleider keuken

Kok 4

Teamleider huish. dienst Zorgprocesbegeleider 2

Medewerker huish. dienst 13

Stafmedewerker Zorg

Conciërge

5


Toelatingen OlmenEs heeft een toelating voor zes AWBZ-functies te weten: langdurig verblijf, behandeling, persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding en SGLVG-verblijf. Ook bezit OlmenEs een BOPZ-erkenning (Wet Bijzondere Opnemingen Psychiatrische Ziekenhuizen). OlmenEs heeft een bovenregionale erkenning. Dit betekent dat OlmenEs bewoners vanuit andere regio’s mag opnemen. Medezeggenschapsstructuur OlmenEs heeft een Cliëntenraad, bestaande uit ouders en vertegenwoordigers, een Bewonerscliëntenraad, bestaande uit bewoners, en een Ondernemingsraad.

2.3

Kerngegevens

2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering OlmenEs is een antroposofische woon- en werkgemeenschap met als primaire doelgroep volwassenen met een verstandelijke beperking. De kernactiviteit bestaat uit het bieden van woonzorg en dagbesteding op basis van de zorgzwaartebekostiging. Hierbij richt OlmenEs zich op de ontwikkeling van haar bewoners in alle levensgebieden (wonen, werken en vrijetijdsbesteding). OlmenEs biedt intramurale zorg (verblijf) en extramurale zorg in de vorm van dagbesteding. Kenmerkend voor de dagbesteding is dat elke bewoner – ongeacht de mate van handicap - in een werkplaats werkt en hierin vakbekwaamheden ontwikkelt. OlmenEs kent de volgende werkgebieden: - Agrarische en buitenwerkplaatsen: landbouw, veeteelt, melkverwerking, groenten- en kruidentuin, bosbouw, plantsoenonderhoud. - Ambachten: pottenbakkerij, weverij, metaal- en onderhoudswerkplaats, papier- en kunstwerkplaats, houtwerkplaats, creatieve therapeutisch werkplaats. - Facilitair: winkel, bakkerij, keuken, huishoudelijke en ondersteunende diensten, wasserij, transportgroepen. Er wordt gewerkt vanuit een sociaaltherapeutische zorgvisie en zorgmethodiek. Dit houdt in dat op basis van het antroposofisch mensbeeld ondersteuning en begeleiding wordt aangeboden, waarbij bewoners zich met en aan elkaar ontwikkelen. Een multidisciplinaire en gezamenlijke aanpak waarborgt een integrale benadering van de bewoner. Zoveel mogelijk vaste begeleiding geeft structuur en veiligheid. Naast het beantwoorden van de dagelijkse zorgvraag van de bewoners, tracht OlmenEs een wezenlijke bijdrage te leveren aan dieperliggende existentiële ontwikkelingsvragen van bewoners. De begeleider is zich hierbij bewust dat ten aanzien van deze hulpvraag bewoner en medewerker als mens gelijkwaardig zijn. OlmenEs voldoet aan wettelijke en algemeen maatschappelijk aanvaarde normen en eisen (HKZ-certificering, eisen van de Inspectie voor de Gezondheidszorg, accountantsregels, etc.) en onderscheidt zich door zorg te verlenen vanuit een antroposofische zorgvisie. 2.3.2 Bewoners, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Aan het eind van dit verslagjaar waren er 128 bewoners in zorg. Er zijn vier deelnemers van buiten naar de dagbesteding van OlmenEs gekomen waarvan drie met een Persoonsgebonden budget (PGB) en één extramuraal. De doelgroep bestond in 2011 uit 124 bewoners met de grondslag VG (verstandelijk gehandicapt) en vier bewoners met de grondslag GGZ (psychiatrie).

6


Indeling leeftijdsgroep en zzp Leeftijdsgroep 18 jaar tot 25 jaar 25 jaar tot 40 jaar 40 jaar tot 55 jaar 55 jaar en ouder

Aantal 29 76 20 3

ZZPOmschrijving indicatie

Aantal cliënten in zorg op 31 december 2011 23 13 9 41

VG-1 VG-2 VG-3 VG-4 VG-5 VG-6 VG-7 VG-8 4GGZ-C 5GGZ-C

Wonen met enige begeleiding Wonen met begeleiding Wonen met begeleiding en verzorging Wonen met begeleiding en intensieve verzorging Wonen met begeleiding en intensieve verzorging Wonen met intensieve begeleiding, verzorging en gedragsregulering (Besloten) wonen met zeer intensieve begeleiding, verzorging en gedragsregulering Wonen met begeleiding en volledige verzorging en verpleging Wonen met begeleiding en verzorging (psychiatrische grondslag) Wonen met begeleiding en intensieve verzorging (psychiatrische grondslag)

35 3 2 2

Kerngegevens Cliënten per einde verslagjaar Aantal cliënten in instelling op basis van een zzp met dagbesteding (dagbesteding staat aan) Aantal cliënten in instelling op basis van een zzp zonder dagbesteding (dagbesteding staat uit)

Aantal/bedrag Aantal 128

Aantal cliënten met verblijf op basis van volledig pakket thuis (VPT) Aantal extramurale cliënten (inclusief cliënten met begeleiding of dagbesteding (op basis van de functies BGI en/of BGG) voor zover niet opgenomen in een instelling)

1

Capaciteit Aantal beschikbare bedden/plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar, inclusief vroegere gezinsvervangende tehuizen Productie gedurende het verslagjaar Aantal dagen zorg met verblijf en dagbesteding (zie toelichting) Aantal dagen zorg met verblijf zonder dagbesteding (zie toelichting) Aantal dagen zorg op basis van volledig pakket thuis (VPT) Aantal dagdelen dagbesteding (op basis van de functie Begeleiding in groepsverband (BGG) (zie toelichting) Aantal uren extramurale productie (exclusief dagbesteding op basis van de functie Begeleiding in groepsverband (BGG) en Wmo-zorg) Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Bedrijfsopbrengsten Totale bedrijfsopbrengsten (in euro's) in verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor AWBZ/Zvw-zorg, exclusief subsidies Waarvan overige bedrijfsopbrengsten 7

-

Aantal 132 Aantal 45989 105 Aantal 244 162,6 Bedrag in euro's 11.231.417 10.983.750 247.667


2.3.3 Werkgebieden Door haar ligging in Appelscha, kent OlmenEs een centrale positie in de drie noordelijke provincies. OlmenEs maakt productieafspraken met het Zorgkantoor Friesland. OlmenEs is een bovenregionale instelling. Dit maakt het mogelijk om ook bewoners op te nemen die zich van buiten de provincie Friesland aanmelden.

2.4

Samenwerkingsrelaties

In deze paragraaf worden de samenwerkingspartners benoemd met wie OlmenEs een specifieke relatie is aangegaan ten behoeve van de kernactiviteiten. Medisch Tandarts De bewoners kunnen terecht bij een tandartspraktijk in Smilde. Bij extreme angst en/of gedragsproblemen en voor gecompliceerde tandheelkundige behandelingen wordt gebruik gemaakt van de Centra Bijzondere Tandheelkunde (CBT) van het UMCG (Groningen) en MCL (Leeuwarden). Daarnaast werkt OlmenEs samen met een mondhygiëniste die de preventieve handelingen uitvoert. Arbodienst OlmenEs maakt voor de Arbo- en bedrijfsgeneeskundige diensten gebruik van Maetis. Zorginstellingen Stichting Visio (voorheen De Brink) Het is bekend dat mensen met een (ernstige) verstandelijke beperking moeilijk te achterhalen klachten met hun ogen kunnen hebben. Om die vragen te onderzoeken is er een goede samenwerking met Visio (instelling voor mensen met een verstandelijke beperking én een zintuiglijke beperking) in Vries. Daarnaast kan Visio advies geven over een verlichtingsplan en/of inrichting van de woonruimte van de bewoner en een bijdrage leveren aan de deskundigheidsbevordering van de medewerkers. ZuidOostZorg De geriatrische verpleegafdeling van ZuidOostZorg (locatie Stellinghaven) is gevestigd op het terrein van OlmenEs. Er is een samenwerkingsovereenkomsten voor gedeelde artsenzorg, gebruik van elkaar ruimtes, terreinonderhoud, gedeelde inkoop van een aantal producten en de levering van onder andere energie. Stichting Ilmarinen OlmenEs heeft met Ilmarinen een overeenkomst voor gemene rekening voor de salarisadministrateur. Er zijn samenwerkingsafspraken rond de BHV (trainingen en deskundigheidsbevordering), de introductiecursus en applicatieopleiding en facilitaire dienstverlening. Om meer richting en samenhang te geven aan de samenwerking tussen beide organisaties is er een Samenwerkingsconvenant afgesloten. Naoberhoeve Al jaren zijn er goede contacten tussen OlmenEs en zorgboerderij de Naoberhoeve in Echten (Dr.) en doen wij wederzijds een beroep op elkaar daar waar nodig.

8


Gedragswetenschappen CCE In die situaties waarin het gedrag van een bewoner niet goed wordt begrepen, maakt OlmenEs gebruik van de diensten van het Centrum Consultatie en Expertise (CCE van Noord Nederland). Lokale overheden en officiële instanties Met het Zorgkantoor Friesland is geregeld contact. De bestuurder neemt deel aan het periodieke overleg tussen Zorgkantoor en de zorgaanbieders. Daarnaast participeert OlmenEs in de Zorg Realisatie Groep. Hierin zijn de grote zorgaanbieders van Friesland vertegenwoordigd. De Zorg Realisatie Groep heeft als doel samen te kijken naar de knelpunten binnen de verschillen disciplines van de gehandicaptenzorg. Ook worden met elkaar urgente plaatsingen besproken en opgelost. Overigen OlmenEs is aangesloten bij verschillende samenwerkingsverbanden en koepelorganisaties, zoals de Nederlandse Vereniging van Antroposofische Zorgaanbieders (NVAZ) en de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN).

9


3.

Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap

3.1

Normen voor goed bestuur

OlmenEs hanteert de normen voor goed bestuur en het afleggen van openbare verantwoording over haar beleid en activiteiten, conform de Zorgbrede Governance Code. De uitgangspunten voor het bestuur en toezicht volgens de Zorgbrede Governance Code zijn uitgewerkt in het Reglement voor de Raad van Bestuur en het Reglement voor de Raad van Toezicht.

3.2

Raad van Bestuur

OlmenEs heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur, in de vorm van een directeur/bestuurder. De Raad van Bestuur bestuurt de instelling en de Raad van Toezicht houdt toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de instelling. Voor de Raad van Bestuur is een reglement en een gedragscode opgesteld. Bezoldiging vindt plaats volgens de normbedragen van de Vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg (NVZD) en bevindt zich binnen de bandbreedte van de Beloningscode Bestuurders in de Zorg (BBZ). Per 1 januari 2011 is een loonindexatie 2,1 % doorgevoerd, conform de Adviesregeling Arbeidsvoorwaarden voor Raden van Bestuur van de NVZD. Samenstelling Raad van Bestuur Naam De heer drs. M. Trouw

3.3

Bestuursfunctie directeur/bestuurder

Nevenfuncties Vicevoorzitter van de Iona Stichting te Amsterdam

Raad van Toezicht

a. Taken, verantwoordelijkheden en samenstelling Raad van Toezicht De Raad van Toezicht richt zich op het belang van de stichting en alle daarbij betrokkenen, met in achtneming van de sociaaltherapeutische identiteit van de stichting. De Raad van Toezicht staat de Raad van Bestuur met raad terzijde en kan op eigen initiatief advies uitbrengen aan de Raad van Bestuur, vanuit zijn toezichthoudende en adviserende taak. Hoofdtaken van de Raad van Toezicht zijn onder meer: de Raad van Bestuur benoemen/schorsen/ontslaan, de begroting, de jaarrekening en het beleidsplan goedkeuren en de externe accountant aanstellen. Het functioneren van een lid van de Raad van Toezicht wordt gekenmerkt door integriteit en een onafhankelijke opstelling. Dit betekent dat hij in de uitoefening van de functie op geen enkele wijze een persoonlijk of zakelijk belang heeft bij de stichting. Indien er sprake is van belangenverstrengelingen bij leden van de Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur of bij de externe accountant in relatie tot de stichting OlmenEs, is de Raad van Toezicht – conform de Zorgbrede Governance Code - verantwoordelijk voor de besluitvorming over de wijze waarop dit wordt opgelost. Het vacatiegeld van de leden van de Raad van Toezicht bedraagt € 250, - per bijgewoonde vergadering of bijeenkomst. De voorzitter van de Raad van Toezicht ontvangt daarnaast € 250, - voor de voorbereiding van een vergadering en afstemming met de bestuurder. 10


De Raad van Toezicht bestaat tot december 2011 uit zes leden, waarvan één lid op voordracht van de Cliëntenraad (dhr. G. Lammers) en één lid op voordracht van de Ondernemingsraad (mw. F. Hijlkema) zijn aangesteld. De heer Lammers en de heer De Valk zijn in december 2011 afgetreden vanwege de maximale zittingstermijn. Mevr. Eerens is per 1 november 2011 op voordracht van de Cliëntenraad geïnstalleerd als nieuw lid van de Raad van Toezicht. De werving en selectie hebben op basis van een van tevoren opgesteld profiel en op basis van aanvullende competenties binnen het geheel van de Raad van Toezicht plaatsgevonden. Met het oog op het vertrek van de heer De Valk zijn het voorzitterschap en het vicevoorzitterschap per 1 juli overgegaan naar respectievelijk de heer Van der Haar en de heer Kuijf. Raad van Toezicht Naam De heer B.G. de Valk De heer J. van der Haar

Leeftijd 49

58

Taak Voorzitter Afgetreden op 15 december 2011 Vicevoorzitter

Termijn 3*

1e benoeming

Beroep

Nevenfuncties

11-1-2000

- Voorzitter van de Raad van Toezicht van Stichting Non Nobis

2

13-12-2007

Ondernemer en interimmanager Ondernemer en interimmanager

4*

22-1-1998

Gepensioneed

1

7-12-2009

Griffier

Organisatie adviseur Interimmanager

Voorzitter per 1 juli 2011

De heer drs G. Lammers

71

Mevrouw F. Hijlkema

54

Lid Afgetreden op 15 december 2011 Lid

De heer J. Buiting De heer drs B.F.M. Kuijf

42

Lid

2

1-1-2008

65

Lid

1

1-3-2010

Vicevoorzitter per 1 juli 2011

Per 1 april directeur GGD Regio Nijmegen

Mevrouw Y. 50 Lid 1 1-11-2011 Notaris Eerens * Tot 1 juli 2007 als bestuurslid voor de invoering van de Raad van Toezicht.

- Penningmeester Landelijke bestuur Groen Links. - Vicevoorzitter Raad van Toezicht Stichting Athena (primair onderwijs) - Vicevoorzitter Raad van Bestuur van de St. Grondbeheer BD Landbouw - Lid van het bestuur van de coöperatie zeekracht - Secretaris / penningmeester van de St. de Witte Ruiter Geen

- Lid commissie Openbaar Bestuur van de Ver. Van Griffiers - Raadslid in de gemeente Ooststellingwerf - Toezichthouder van Eemvallei Educatief - Lid Raad van Commissarissen St.Volkshuisvesting Arnhem tot 1 juli - Voorzitter bestuurscommissie GGD Regio Nijmegen tot 1 april - Lid bestuur St. Beheer & Adm. Cliënten IrisZorg - Lid bestuur St. Welzijn Lingewaard - Voorzitter landelijke Begeleidingscommissie Drugs Informatie Monitoring Systeem - Voorzitter RvT Stichting Vrijwillige Inzet Arnhem - Vicevoorzitter RvT St. Pleyade Arnhem. Vanaf 1 juli voorzitter Geen

b. Vergaderingen In 2011 heeft de Raad van Toezicht vijf keer overleg gevoerd met de Raad van Bestuur; vier reguliere vergaderingen en één evaluatiebijeenkomst. De vergadering in mei staat altijd in het teken van de jaarrekening. De externe accountant geeft in deze vergadering een toelichting op de jaarcijfers. Daarnaast is er in april overleg geweest met de Cliëntenraad en Ondernemingsraad. De aanleiding en doelstelling van deze bijeenkomst was een nadere kennismaking tussen de verschillende organen, afspraken over informatie uitwisseling die vastgelegd worden in een 11


‘informatieprotocol’ van de Raad van Toezicht (conform de Zorgbrede Governance Code van 2010). Ook heeft de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad de gelegenheid gekregen om de Raad van Toezicht op de hoogte te stellen over het functioneren van OlmenEs en het Bestuur daarvan. Tenslotte is er gesproken over de voortgang en uitvoering van het Strategisch Beleid 2010 – 2015. c. Thema’s en informatieverstrekking - In 2011 heeft de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur – op basis van diens informatieverstrekking - overleg gevoerd over: - Het ziekteverzuim. Het verzuim is gedurende 2011 te hoog opgelopen. Er zal in 2012 een analyse worden gemaakt van het verzuimpatroon en de oorzaken daarvan en onderzocht worden welke stappen ondernomen kunnen worden om het ziekteverzuim terug te brengen naar het branchegemiddelde (hetgeen het geval was in 2010). - Het verankeren van de identiteit en cultuur van OlmenEs. - Mogelijkheden om hulp te bieden aan collega instelling Zonnehuizen. - Samenwerking met Woongroep Zandroos met het oog op realisatie van seniorenhuisvesting op het terrein van OlmenEs, waarbij deze woongroep en OlmenEs elkaar wederzijds kunnen versterken. Woongroep Zandroos is een initiatief van 50plussers om met elkaar een duurzame, ecologisch verantwoorde en spirituele gemeenschap te vormen. De Raad van Toezicht heeft advies gegeven over: - Een nieuw op te stellen strategisch vastgoedplan, waarin de toekomstbestendigheid van de gebouwen van OlmenEs is opgenomen in zowel financiële als functionele zin. - De opzet en inhoud van de ‘managementletter’ en de samenwerking met accountantsbureau PWC. - Het bestendigen van de huidige schaalgrootte en het investeren in kwalitatief goed personeel. De Raad van Toezicht heeft goedkeuring aan de volgende bestuursbesluiten verleend: - Het jaardocument met jaarrekening over 2010 - De begroting voor 2012 De Raad van Toezicht heeft besluiten genomen over: - Aftredende en toetredende leden van de Raad van Toezicht d. Evaluatie functioneren Eenmaal per jaar wordt een vergadering van de Raad van Toezicht gehouden waarin het functioneren van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur wordt geëvalueerd. In de evaluatie wordt tevens de relatie tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur betrokken. Ter voorbereiding op de evaluatie stelt de Raad van Bestuur in afstemming met de voorzitter van de Raad van Toezicht een gespreksagenda op. In dit verslagjaar heeft de evaluatie in november plaatsgehad. Uit de evaluatie bleek over het geheel tevredenheid over het functioneren van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur. De aandachtspunten voor Raad van Bestuur zijn: - Het creëren van een grotere groep medewerkers om de bestuurder heen die vorm en inhoud kunnen geven aan de identiteit van OlmenEs. - De uitdagingen en bedreigingen vanuit de markt. De Raad van Toezicht vindt het van groot belang dat de bestuurder goed zicht houdt op de veranderingen in de wijze waarop de zorg georganiseerd en gefinancierd wordt.

12


De aandachtspunten voor de Raad van Toezicht zijn: - Nog actiever zelf onderwerpen op de agenda te zetten. Door zelf thema's te entameren kan de rol van kritische sparringpartner van de bestuurder versterkt worden. - Met het oog op het vertrek van ervaren toezichthouders voldoende aandacht houden voor het functioneren van de Raad in zijn geheel. Evenals vorig jaar constateren Raad van Toezicht en Raad van Bestuur dat de onderlinge verhoudingen goed zijn en dat de verschillende rollen met bijbehorende verantwoordelijkheden over en weer goed worden ingenomen.

3.4

Bedrijfsvoering

3.4.1 Planning- en control De besturing van de bedrijfsvoering vindt plaats door middel van de planning- en controlecyclus. Het geheel aan planning- en controle-instrumenten omvat het strategisch beleidsplan, het jaarplan, de kaderbrief, de begroting, de periodieke managementrapportages, de jaarrekening, de liquiditeitsbegroting, de lange termijn financieringsbehoefte en de vermogenspositie. Het P&C-instrumentarium maakt onderdeel uit van het HKZ-gecertificeerde kwaliteitsmanagementsysteem. De bedrijfsvoering bestaat hierdoor niet alleen uit de monitoring van de financiën en de zorgproductie, maar ook uit de periodieke monitoring van de zorgplansystematiek, het medewerkerswaarderingsonderzoek, het bewonerswaarderingsonderzoek en kwaliteitsregistraties als klachten en incidenten. De processturing en -beheersing vinden plaats in de diverse overlegstructuren van de Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur en het managementteam. Er worden door het jaar heen verschillende beleidsbijeenkomsten en managementreviews in het MT gehouden, met als doel het opstellen van beleidskaders voor OlmenEs en het bespreken en monitoren van de beleidscyclus. De Raad van Bestuur bespreekt de actuele financiële cijfers met de Raad van Toezicht en de externe accountant. De accountant voert de controle op de jaarrekening uit die in mei wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht keurt het bestuursbesluit met betrekking tot de jaarrekening al dan niet goed. 3.4.2 Risico’s Onderproductie Sinds de invoering van financiering op basis van gerealiseerde productie (aantal dagen zorg aan bewoners en dagbesteders), is leegstand het grootste risico in de bedrijfsvoering. Eventuele onderproductie (minder verzorgingsdagen dan contractueel vastgelegd met het Zorgkantoor) wordt niet gecompenseerd. In 2011 had OlmenEs over het algemeen voldoende potentiële belangstellenden om leegkomende plaatsen weer tijdig op te vangen. Vanwege de groepssamenstelling in een huis kon één lege plaats niet ingevuld worden. Ook kon voor één van de huizen in het dorp geen geschikte bewoner voor een lege plek gevonden worden. Vastgoed Met ingang van 2012 wordt het risico van onderproductie vergroot door de invoering van de Normatieve Huisvestingscomponent (NHC). Hierdoor wordt de vergoeding van de kapitaalslasten (rente en afschrijvingen) ook afhankelijk van het aantal bewoners. Tot 2018 geldt nog een overgangsregime waardoor de daadwerkelijke kapitaalslasten nog gedeeltelijk 13


(steeds minder) op basis van nacalculatie worden vergoed. Vanaf 2018 ligt het risico voor huisvestingslasten geheel bij de zorgaanbieder. Uit onderzoek dat Arcadis – mede tegen de achtergrond van de beleidsveranderingen van VWS – in 2011 in OlmenEs uitvoerde kwam echter als één van de belangrijkste conclusies naar voren dat de overgang van de huisvestingsvergoeding op basis van nacalculatie naar het invoeren van een Normatieve Huisvestings Component (NHC), uitgaande van de huidige vastgoedsituatie en voortzetting van de huidige exploitatie, geen bedreiging voor OlmenEs vormt. Een ander risico op het gebied van vastgoed is de aangekondigde invoering van het scheiden van wonen en zorg voor de lagere ZZP-categorieën. Dat kan consequenties hebben voor het terreinbeheer en de exploitatie van centrale voorzieningen als werkgebouwen, zaal en overige gebouwen. Deze dienen bij invoering van het scheiden van wonen en zorg mede – naast de bekostigingscomponent uit het zorggedeelte van het betreffende ZZP - gedekt te worden uit de huurinkomsten van de wooneenheden. Kabinetsbezuinigingen Ook de AWBZ-zorg zal de komende jaren een bijdrage dienen te leveren aan de miljarden bezuinigingen door de overheid. Dit kan risico’s met zich meebrengen voor de hoogte van de ZZP-tarieven. Extra personele inzet Sinds de uitbreiding met de derde fase in 2011 is de zorgzwaarte in OlmenEs toegenomen waardoor de gemiddelde personele inzet per bewoner fors is toegenomen. In een aantal groepen blijkt structureel dubbele personele bezetting nodig te zijn om een goed en veilig woon- en werkklimaat te kunnen garanderen. Met name de toename van gedragsproblematiek kan leiden tot verdere verhoging van de benodigde personele inzet. Een deel van de extra personeelsinzet kan OlmenEs dekken uit het aanvragen van Toeslagen voor Extreme Zorg. Of deze toeslagen in de komende jaren nog in dezelfde omvang verstrekt kunnen worden is de vraag. Ziekteverzuim Ziekteverzuim leidt door vervanging tot extra personele kosten. Het gestegen ziekteverzuim in 2011 dient in 2012 omgebogen te worden naar weer het gemiddelde brancheniveau dat OlmenEs in 2010 had. Overheveling AWBZ naar WMO Waarschijnlijk wordt per 1 januari 2013 de extramurale begeleiding vanuit de AWBZ overgeheveld naar de WMO die uitgevoerd wordt door de gemeenten. Hierdoor verdwijnt de wettelijke aanspraak op zorg voor de individuele cliënt en kunnen gemeenten al dan niet zorgaanbieders contracteren voor dagbesteding. Voor OlmenEs zijn de risico’s van deze stelselwijziging zeer gering. OlmenEs heeft slechts enkele dagbesteders waarvan de zorg is gecontracteerd met het Zorgkantoor. Aangezien deze dagbesteders uit dezelfde gemeente komen als waarin OlmenEs is gevestigd (gemeente Ooststellingwerf) is de verwachting dat de overheveling naar de Wmo geen problemen zal opleveren. Zorgverzekeraars Een mogelijk risico in de bedrijfsvoering is het wegvallen van de contracteerplicht van het zorgkantoor en de overgang van contractering door het zorgkantoor naar de zorgverzekeraars. Vanaf 2013 zullen zorgverzekeraars de AWBZ uitvoeren. Productieafspraken worden nog gemaakt met een representant in de regio van de zorgverzekeraars maar betalingen zullen rechtstreeks plaatsvinden van zorgverzekeraar naar zorginstelling. Na 2013 zal het representatiemodel worden afgebouwd en wordt de contracteerruimte afgeschaft. De zorgverzekeraar gaat dan afspraken maken voor de eigen verzekerden. 14


Vooralsnog ziet OlmenEs echter geen reden om aan te nemen dat deze ontwikkelingen er toe leiden dat er geen productieafspraken meer gemaakt kunnen worden of tegen veel ongunstiger voorwaarden. Wijziging bevoorschotting In 2010 is een start gemaakt met de bekostiging en declaratie op cliëntniveau wat er uiteindelijk toe moet leiden dat de geleverde zorg wordt betaald/afgerekend op basis van declaratie. In 2012 zijn hiervan al de eerste gevolgen zichtbaar doordat zorgkantoren de mogelijkheid krijgen het maandelijks vaste voorschotbedrag wat bepaald is op basis van de gemaakte productieafspraak te corrigeren aan de hand van de gerealiseerde productie. Voor 2012 worden de risico’s voor OlmenEs laag ingeschat. De cliëntenpopulatie is stabiel waardoor de werkelijke productie gering afwijkt van de productieafspraak. Ook het declaratieproces werkt naar behoren en na de invoering van de ECD-software, volgens planning in de loop van 2012, worden hierbij geen problemen verwacht. Korting Zorgkantoor Ondanks de cliëntvolgende financiering door invoering van de ZZP-financiering hebben de zorgaanbieders in Friesland voor 2012 een korting van Zorgkantoor Friesland van 5% opgelegd gekregen vanwege een ontoereikend regiobudget. Deze korting wordt deels gecompenseerd door de ophoging van de ZZP-tarieven naar aanleiding van de extra middelen die vrijgekomen zijn door het Convenant Investeringen in de Langdurige Zorg. De zorgaanbieders en het zorgkantoor in Friesland hebben het Ministerie van VWS en de Nederlandse Zorgautoriteit verzocht om met een oplossing te komen voor het tekort in het regiobudget van Zorgkantoor Friesland. Verwacht wordt dat het tekort grotendeels wordt opgelost en dat hiermee in ieder geval aan de uitgangspunten van de begroting 2012 (een korting van maximaal 2,5%) wordt voldaan. Bovenstaande risico’s gelden in het algemeen voor alle zorgaanbieders in de gehandicaptensector. OlmenEs houdt de genoemde ontwikkelingen, onder andere in het overleg tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht, nauwlettend in de gaten om tijdig te kunnen anticiperen. Met het oog op de teruglopende overheidsfinanciering is een fondsenwervingsactie in het leven geroepen die wordt uitgevoerd door de Stichting Voorzieningen. Vanuit deze stichting zullen projecten worden gefinancierd die niet kunnen worden vergoed uit de AWBZfinanciering.

15


3.5

Medezeggenschap Cliënten

Medezeggenschap Cliënten OlmenEs heeft conform de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen een Cliëntenraad waarin ouders en wettelijke vertegenwoordigers de belangen van de bewoners behartigen. Daarnaast kent OlmenEs een Bewonerscliëntenraad, die ondersteund wordt door een coach. Gezamenlijk wordt er zes keer per jaar vergaderd, waarbij de Bewonerscliëntenraad participeert in het eerste half uur van de vergadering van de Cliëntenraad met de bestuurder. Cliëntenraad De Cliëntenraad bestaat in 2011 uit zes ouders en/of wettelijk vertegenwoordigers van bewoners die in OlmenEs wonen. De Cliëntenraad wordt gefaciliteerd met een vergaderruimte, notulist, en onkosten. Het budget is € 3000, - per jaar. In 2011 is er € 2000, - overgemaakt naar de Cliëntenraad. De Cliëntenraad heeft er bewust voor gekozen om € 1000, - niet te declareren en dit ten goede te laten komen aan activiteiten voor bewoners. Samenstelling Naam Functie binnen de CR Dhr. G. Oswald Voorzitter Dhr. G. van Heijkop Secretaris Mw. G. van Zanten Penningmeester Dhr. W. Cool Lid Mw. M. Vermeulen Lid Dhr. R. Reijngoud Lid In overleg met de Cliëntenraad zijn naar aanleiding van het bewonerstevredenheidsonderzoek drie verbeterpunten afgesproken: versterking van de eigen regie van bewoners op de inrichting van hun leven, meer aandacht voor ontwikkeling en leren en uitbreiding van de vrijetijdsbesteding. Medezeggenschap en eigen regie van de bewoners heeft het hele jaar doorgeklonken. Ook is er een impulsbijeenkomst georganiseerd over dit thema. Hier waren bewoners en medewerkers voor uitgenodigd. Deze bijeenkomst is mede georganiseerd door de Bewonerscliëntenraad. Positief advies is gegeven op de volgende adviesaanvragen: - Jaardocument en Jaarrekening 2010 - Plannen van Aanpak ten behoeve van de zorginkoop 2012 van het zorgkantoor - Begroting 2012 - Opzet nieuwe werkplaats: de wasserij - In rekening brengen van administratiekosten - Procedure voor aanstelling teamleiders Daarnaast zijn de volgende onderwerpen met de bestuurder besproken: Kwaliteit van zorg - Betrekken van de ouders bij de wisselingen en keuze van persoonlijk begeleiders - Ondersteuning door woonbegeleiding op de werkplaats en ondersteuning tijdens het eten in de woonhuizen door (inval)werkleiders - Opvang en verzorging van zieke bewoners gedurende de dag - Format van de zorgplannen - De afhandeling van incidentmeldingen 16


Organisatie - Nachtzorg/domotica - Voortgang Strategisch Beleidsplan - Voordracht lid voor de Raad van Toezicht - Externe audit Kwaliteitsmanagementsysteem - Beleidsregels over de afwezigheid van bewoners. - Herzien van calamiteitenprotocol - Sollicitatieprocedure voor persoonlijk begeleider - Mogelijke samenwerking met seniorenwoongroep Zandroos - Verbouwingswerkzaamheden in OlmenEs (de melkverwerking en het theehuis) Regie bewoners en Samenwerking met ouders - Samenwerking in de driehoek - Verbeteren van de communicatie van persoonlijk begeleiders naar de ouders (vertrek en komst medewerkers, ziekte e.d.). - Evaluatie herindeling van de bewoners in de derde fase Medisch - Medicatiebeleid - Procedure rond doorverwijzing naar een pedicure - Opstellen van het reanimatiebeleid - Het aanschaffen van ‘duofietsen’ in plaats van fitnessapparaten - De samenwerking tussen de artsen Vrijetijdsbesteding / Cultuur / Festiviteiten - Aanstellen van een bewegingsleider en een vrijetijdscoördinator in 2012 - Internet voor bewoners - Interne viering van de afronding van de derde fase op Michaëlsdag op 29 september - Het symposium op 30 september: ‘De werking van gebouwen op het welzijn van de mensen’ - Opvoering en tijden van het Kerstspel - Invulling van de vrijetijdsbesteding Bovenstaande onderwerpen hebben veelal geleid tot ontwikkeling van nieuw dan wel aanscherping van bestaand beleid. Dit geldt voor het reanimatiebeleid, de sollicitatieprocedure rondom persoonlijk begeleiders, medicatiebeleid en de zorgplannen. Bewonerscliëntenraad Samenstelling Naam Dhr. H. Goedhart Mw. C. Kok Mw. H. Stulp Mw. H. Hegeman Mw. J. de Jong Dhr. E. Herder Dhr. D. Figaroa

Functie binnen de BCR Voorzitter Vicevoorzitter Lid Lid Lid Lid Lid

De Bewonerscliëntenraad vergadert één keer per twee weken waarvan één keer per maand een uur samen met de bestuurder en zes keer per jaar een half uur samen met de bestuurder en de Cliëntenraad, bestaande uit ouders/vertegenwoordigers. De bewonerscliëntenraad wordt begeleid door een vaste coach. 17


Onderwerpen die dit jaar aan de orde zijn geweest: - Incidentmeldingen en de afwikkeling hiervan - Twee leden van de bewonerscliëntenraad namen deel aan de cursus: ‘Die ken ik’, van de LFB (Landelijke Federatie Belangenbehartiging) en ontvingen een diploma. - Na ontevredenheid over de weeksluiting wordt er tot een nieuwe vorm besloten die in januari 2012 van start zal gaan. - Snipperdagen komen regelmatig ter sprake. Bewoners van de cliëntenraad vinden dat ze te weinig snipperdagen hebben. Ook geven ze aan dat ze vrij moeten kunnen nemen na extra gewerkte uren (kerstmarkt, zomermarkt). In 2012 zal daar een definitief voorstel voor gedaan worden. - Contact met de achterban. Vergaderingen met bewoners vinden niet in elk huis plaats omdat sommige bewoners de onderwerpen vaak niet begrijpen. Ze hebben daar ondersteuning bij nodig van hun persoonlijk begeleider bij. - Organiseren van de Impulsbijeenkomst met als thema: ‘Durf jezelf te zijn’ (eigen regie en medezeggenschap). - Aanstellen van een ‘sooscommissie’. Met de verbouwing van het theehuis zal dit de ‘huiskamer’ worden voor een ontmoetingsplek voor bewoners In 2011 zijn de onderwerpen ‘zeggenschap en medezeggenschap’ regelmatig besproken en deze krijgen steeds meer vorm en inhoud.

3.6

Ondernemingsraad

De medewerkers kiezen uit hun midden een afvaardiging die de Ondernemingsraad vormen. In het najaar van 2010 hebben de leden van de Ondernemingsraad kenbaar gemaakt voltallig te willen aftreden. Er zijn verkiezingen uitgeroepen waaruit vijf nieuwe leden zijn voortgekomen. De installatie van de nieuwe Ondernemingsraad heeft in januari 2011 plaatsgevonden. Er zijn geen verkiezingen geweest aangezien er minder kandidaten zich aangemeld hadden dan nodig waren. Alle leden zijn met 30 handtekening binnengekomen. In november zijn nog twee kandidaten geïnstalleerd om tot een voltallige Ondernemingsraad te komen. Halverwege het jaar is de voorzitter langdurig ziek geworden en is deze taak overgenomen. De Ondernemingsraad vergadert net als vorig jaar één keer per week. De achterban wordt op de hoogte gehouden door elke twee maanden een nieuwsbrief uit te geven. Eén keer per maand vindt er een overleg plaats met de directeur/bestuurder. Samenstelling Naam Mw. N. Bosma Dhr. J.W. Feenstra Mw. L. Haaksma Mw. H. Stobbe Mw. R. de Vidal Dhr. J. Westerveen Mw. J van Straalen

Functie binnen de OR Voorzitter tot november Voorzitter vanaf november Secretaris tot november Secretaris vanaf november Lid Lid Lid vanaf november

Functie binnen OlmenEs Teamleider Werkleider Persoonlijk begeleider Persoonlijk begeleider Werkleider Medewerker technische dienst Secretariaatsmedewerker

In december heeft de OR twee dagen een cursus gevolgd, gericht op nieuwe ondernemingsraden. Naast algemene informatie zijn ook zaken als onderhandelen, communicatie met de achterban en taakverdeling binnen de OR aan bod geweest. 18


In 2011 heeft de Ondernemingsraad positief geadviseerd / instemming verleend ten aanzien van: - Scholingsplan 2012 - Arbo Jaarplan en Arbo Jaarverslag 2011 - Begroting en Jaarplan 2012 - Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden: Reiskosten (woon/werkverkeer) - Onderstructuur binnen Werken Gespreksonderwerpen zijn geweest: - Smoelenboek voor medewerkers en bewoners op intranet - Medewerkertevredenheidsonderzoek - Vergoeding voor slaapdiensten - De bereikbaarheidsdienst - Het ziekteverzuim - Aanpassing van het reglement van de Ondernemingsraad in verband met de uitbreiding naar zeven personen. - Het aanstellen van een interne bezwarencommissie betreffende de functiewaardering.

19


4.

Beleid, inspanningen en prestaties

4.1

Meerjarenbeleid

Vorig verslagjaar is het Strategisch beleidsplan 2010 – 2015 vastgesteld. Het plan is tot stand gekomen in overleg met medewerkers uit verschillende geledingen, de Cliëntenraad, de Ondernemingsraad en de Raad van Toezicht. De titel van het plan luidt: ‘Zichtbaar anders’. Voor deze titel is om de volgende redenen gekozen. Ten eerste staat OlmenEs bekend als een authentieke organisatie die op eigen wijze bijzondere zorg biedt. Dat willen wij ook blijven doen. De opgave is om de eigen kwaliteiten de komende jaren verder te ontwikkelen en vooral veel zichtbaarder naar buiten te maken. In een situatie van gereguleerde marktwerking is dat ook nodig. Ten tweede maakt de titel duidelijk dat er ook zaken zichtbaar anders moeten. Vanuit een pioniersgeest is OlmenEs in relatief korte tijd hard gegroeid. In een aantal opzichten is de organisatie daar niet in meegegroeid. Om continuïteit te waarborgen zal OlmenEs de komende jaren professioneler dienen te worden op een aantal aspecten van de zorgverlening en de bedrijfsvoering. Missie Missie: menswaardige en ontwikkelingsgerichte zorg OlmenEs is een woon- en werkgemeenschap voor volwassenen met primair een verstandelijke beperking. Wij bieden onze bewoners lichamelijke verzorging, begeleiding in het dagelijkse (samen) leven en ondersteuning bij het ontwikkelen van hun eigen talenten en persoonlijkheid. Visie Leidende gezichtspunten zorg OlmenEs verleent zorg op basis van een antroposofische zorgvisie en –methodiek. Centrale gezichtspunten hierin zijn: - Het werken vanuit een (geestelijk) ontwikkelingsperspectief; het gezichtspunt dat bewoners niet alleen vragen om lichamelijke verzorging en psychische begeleiding, maar ook om ondersteuning bij de ontwikkeling van hun individualiteit (de unieke eigen wezenskern). - Menselijke ontwikkeling vindt in eerste instantie plaats in de ontmoeting met de ander. De kwaliteit van de zorg is in grote mate afhankelijk van de kwaliteit van de menselijke verbinding en persoonlijke ontmoeting. - De belangrijke betekenis van werk en het eigen maken van (vooral ambachtelijke) beroepsvaardigheden voor volwassenen met een verstandelijke beperking. - De principiële gelijkwaardigheid tussen begeleider en bewoner in het mens-zijn. - De kwaliteit van de omgeving, cultuur, gezamenlijke vieringen, een ritmisch dagprogramma en gezonde voeding als basisvoorwaarden voor ontwikkeling. Kernmotieven en waarden OlmenEs kiest er expliciet voor om vanuit de kernmotieven ontwikkeling en verbinding te werken. Dit geldt voor alle aspecten van de organisatie: de zorgvisie en –methodiek, het medewerkersbeleid, de managementstijl, de besturingsfilosofie en de positionering van OlmenEs in de maatschappelijke omgeving. Kenmerkende waarden van onze grondhouding zijn: - Aandacht en interesse voor de eigenheid van de ander. - Bereidheid tot zelfreflectie en ontwikkeling. - Persoonlijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid. 20


Toekomstverwachtingen, kansen en bedreigingen Terugdringen aanspraken op de AWBZ Dagbesteding, begeleiding en jeugdzorg worden overgeheveld naar de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo). Het invoeren van ‘scheiden van wonen en zorg’. Dat kan consequenties hebben voor het terreinbeheer en de exploitatie van centrale voorzieningen in OlmenEs zoals de werkgebouwen, zaal en overige gebouwen. Beperking van de toegang tot de AWBZ voor mensen met een IQ tussen de 70 en 85. Dit kan leiden tot minder aanmeldingen binnen de intramurale zorg. OlmenEs verwacht weinig hinder te ondervinden van de inperking van de mogelijkheden om een persoonsgebonden budget aan te vragen. Het betreft slechts enkele dagbesteders die hun PGB waarschijnlijk niet zullen verliezen. Bovendien kan de inperking van PGB ook het gevolg hebben dat de vraag naar Verblijf en Dagbesteding in de vorm van Zorg In Natura toe zal nemen. Grotere financiële risico’s Met de invoering van een bekostigingsstelsel van integrale tarieven gebaseerd op daadwerkelijk geleverde prestaties (ZZP-financiering) worden de risico's voor zorginstellingen steeds groter. Het geld volgt de cliënt. Hierdoor heeft onderbezetting direct gevolgen voor de exploitatie. Vanaf 2012 wordt de Normatieve Huisvestingscomponent (NHC) gedeeltelijk ingevoerd en toegevoegd aan de integrale ZZP-tarieven, waardoor ook de dekking van de kapitaallasten gekoppeld wordt aan de geleverde productie. Aangezien maximale bezetting door mutaties niet mogelijk zal zijn, dient in het begrotingsbeleid rekening gehouden te worden met een marge voor onderproductie. Dit is ook nodig aangezien de tarieven steeds meer afhankelijk gemaakt worden van het voldoen aan kwaliteitscriteria die door een instelling niet of niet geheel voor 100% behaald kunnen worden. De financiering op basis van integrale tarieven brengt ook de noodzaak met zich mee om een ‘bufferwachtlijst’ aan te houden, zodat open plaatsen weer snel kunnen worden ingevuld. Meer zeggenschap en kritischer houding bewoner/vertegenwoordiger Mede door de invoering van de indicering en financiering op basis van zorgzwaartepakketten neemt de mondigheid van bewoners en vooral hun vertegenwoordigers toe. Ouders en verwanten wensen als gesprekspartner en 'klant' serieuzer genomen te worden. Personeelstekorten De verwachting is dat er in de zorg in de komende jaren personeelstekorten zullen ontstaan. Tot op heden is het OlmenEs – ook met de uitbreiding van de derde fase – steeds gelukt om voldoende gekwalificeerd personeel te vinden. Toenemende zorgzwaarte vraagt om differentiatie De zogenaamde zorgzwaarte van de bewoners van OlmenEs is door de jaren heen toegenomen. De toegenomen zorgzwaarte vraagt om meer differentiatie binnen de woongroepen, meer gespecialiseerde medewerkers en meer gedragskundige expertise. Nieuwe kansen voor samenwerking OlmenEs heeft in het verleden samenwerking gezocht met diverse collega-instellingen. Tot duurzame samenwerkingsverbanden heeft dit niet geleid. Mede door een nieuwe constellatie van bestuurders, liggen er goede kansen voor structurele samenwerking.

21


Inbedding derde fase Door realisatie van de derde nieuwbouwfase is OlmenEs in 2011 met ongeveer 25% gegroeid. Met de uitbreiding zijn bewoners opgenomen die meer zorg vragen dan was voorzien. Dit betekent dat er meer personele inzet nodig is geweest en er extra aanvragen bij het CCE worden gedaan voor consultatie en aanvullende toeslagen. Beleidsuitgangspunten 2010 - 2015 Ambitie OlmenEs is zichtbaar in de samenleving en staat bij cliënten en maatschappelijk belanghebbenden bekend als een organisatie voor menswaardige en ontwikkelingsgerichte zorg. Binnen de antroposofische gezondheidszorg wordt OlmenEs gezien als een professionele en eigentijdse organisatie waar de antroposofie als levende inspiratiebron wordt verzorgd en verder ontwikkeld. OlmenEs staat bekend als een instelling waarin veel kwaliteit is op het gebied van kunst en cultuur en het werken een prominente rol inneemt in het leven van de bewoners. 1. Verstevigen van de basis OlmenEs kiest de komende jaren voor het vasthouden en uitbreiden van haar kerncompetentie: dat is zorg op sociaaltherapeutische basis bieden aan volwassenen met een verstandelijke beperking. Gezien de (toekomstige) zorgvraag van haar bewoners zal OlmenEs haar kennis van de ouder wordende bewoner en bewoners met psychiatrische/gedragsproblemen dienen uit te breiden; deels door eigen deskundigheid te verbreden en deels door gebruik te maken van expertisecentra (CCE) en samenwerkingsverbanden met de ouderenzorg en psychiatrie aan te gaan. Een andere prioriteit voor de komende jaren is het goed inbedden in de organisatie van de derde uitbreidingsfase. Dit houdt onder andere in dat er voldoende tijd en aandacht wordt besteed aan scholing en opleiding van nieuwe medewerkers in het werken vanuit de antroposofische menskunde. Met de voltooiing van de derde fase in 2011 zijn er momenteel geen plannen om op het huidige terrein voor dezelfde doelgroep verder uit te breiden. Een belangrijk fundament van OlmenEs is het met elkaar vormen van een gemeenschap. Zeker gezien de groei met de derde fase is het van belang om ook de komende jaren veel aandacht te blijven besteden aan het opbouwen en onderhouden van onderlinge verbindingen tussen bewoners, medewerkers, vrijwilligers, ouders en verwanten. 2. Verbreden van het zorgaanbod Verbreding van het zorgaanbod is van belang om aantrekkelijk te blijven voor een heterogene groep van bewoners en daarmee de kwaliteit van de gemeenschapscultuur en de werkplaatsen te kunnen voortzetten. Dit houdt vooral het bieden van meer variatie in type woonhuizen en woongroepen in. Maar ook het ontwikkelen van dagbestedingsactiviteiten voor jongvolwassenen en de ouder wordende bewoner en het verbreden van het aanbod aan vrijetijdsactiviteiten. 3. Versterking van eigen regie bewoners en betrokkenheid ouders/verwanten Als antroposofische organisatie werkt OlmenEs vanuit een geïnspireerd ideaal. Dat geeft kracht en richting en is hiermee herkenbaar en onderscheidend voor bewoners en medewerkers. De schaduwzijde hiervan is dat de ontvankelijkheid voor andere opvattingen soms beperkt is. Van belang is dat OlmenEs de komende jaren nog sterker leert om het 22


instituutsparadigma (‘zo doen wij het hier en dat is goed voor u’) los te laten en in een open dialoog met alle ‘stakeholders’ te treden. De opgave voor OlmenEs in de komende jaren is beter tegemoet te komen aan individuele wensen en tegelijkertijd de kracht van de gemeenschappelijke cultuur in stand te houden. Medewerkers – vooral persoonlijk begeleiders - zullen geschoold worden in het meer afstemmen van de wijze waarop zorg verleend op de wensen en behoeften van bewoners en hun vertegenwoordigers, zonder bepalende uitgangspunten van de identiteit van OlmenEs los te laten. In de beleidsontwikkeling en -uitvoering worden ouders en verwanten en waar mogelijk bewoners betrokken in diverse werkgroepen en commissies. Dit geldt op het gebied van: verbetering van de nachtzorg, intimiteit, seksualiteit en relaties, vrijheidsbeperking, voeding, bewonersvakantie, culturele feesten en vrijetijdsactiviteiten. Nieuw beleid wordt voorgelegd aan zowel de Bewonerscliëntenraad als de Cliëntenraad bestaande uit ouders/verwanten. 4. Professionalisering van de organisatie OlmenEs is in korte tijd relatief hard gegroeid. De professionaliteit van de organisatie is hierbij op onderdelen achtergebleven. In de komende jaren zal geïnvesteerd worden in: - het verbetering van de bedrijfsvoering van de zorg - adequate managementinformatie en zorgregistratie - competentieversterking managementfuncties - competentieversterking direct leidinggevenden In een organisatie als OlmenEs staat of valt de kwaliteit van de zorg met de kwaliteit van de medewerkers. Daarom zal er de komende jaren veel aandacht blijven voor het opleiden en scholen van medewerkers. De antroposofische zorgvisie wordt hierbij als een integraal onderdeel van de eigen vakmatige professionaliteit beschouwd. Een belangrijke graadmeter voor de professionaliteit en vitaliteit van de organisatie is het ziekteverzuimcijfer. In de zorg is een tendens om kwaliteit steeds meer afhankelijk te maken van procedures en protocollen en deze meetbaar te maken op basis van zogenaamd objectieve indicatoren en cijfers. OlmenEs zal zich niet buiten deze werkelijkheid plaatsen. Maar voor ons blijft de houding en persoonlijke verbinding waarmee medewerkers in hun werk staan essentieel voor de kwaliteit van de zorg. 5. Zichtbaarder worden in de samenleving OlmenEs wil zich de komende jaren zichtbaarder opstellen in de samenleving door een dubbele beweging te maken. Wij willen de ‘samenleving’ meer het terrein ophalen en als organisatie zichtbaarder zijn in de samenleving buiten het eigen terrein.

23


4.2

Algemeen beleid verslagjaar

Het jaarthema van dit verslagjaar was ‘nieuwe balans vinden’. Met de uitbreiding van de derde nieuwbouwfase is OlmenEs naar 129 bewoners gegroeid en ruim 240 medewerkers. Dit vraagt om een zorgvuldige inbedding en met elkaar een nieuwe balans vinden. De doelen en speerpunten van 2011 waren gericht op het creëren van deze stevige inbedding en er voor te zorgen dat wij als organisatie goed in balans blijven. Hieronder volgt een beschrijving van de belangrijkste speerpunten uit het jaarplan 2011 en de realisatie daarvan. Deze beschrijvingen komen overeen met de beleidsuitgangspunten van het meerjarenbeleid. 1. Verstevigen van de basis Kwaliteit van de zorg - Ouders/vertegenwoordigers waarderen de kwaliteit van de zorg in OlmenEs, zowel wat betreft de woonzorg als het werken, goed. Het uitgevoerde tevredenheidsonderzoek leverde op beide aspecten een 8,0 op (zie verder paragraaf 4.4). - De opname van de nieuwe bewoners in 2011 heeft veel aandacht gevraagd. Veel tijd is besteed aan het leren kennen van elkaar en op elkaar ingespeeld raken. Mede hierdoor is de invoering van een nieuw zorgplan met meer antroposofische inhoud slechts ten dele tot stand gekomen. Hetzelfde geldt voor het procesmatig goed volgen van de zorgplancyclus voor alle bewoners. Vanaf het najaar is een Plan van Aanpak in uitvoering dat tot doel heeft om alle zorgplannen in het eerste kwartaal van 2012 op orde te hebben. - De uitbreiding van de formatie van de artsenzorg en gedragskundige expertise is gerealiseerd, er is een diëtiste aangesteld voor enkele uren per maand en een bewegingsleider zal in 2012 aangesteld worden. - Het ‘verbeterplan medicatie’ is volgens plan uitgevoerd en geëvalueerd. Mede door de komst van een nieuwe arts zijn er aanvullende verbeterpunten voor 2012 benoemd. - Er is een procedure ontwikkeld voor de aanvragen voor Bijzondere Zorgplannen (BZP) en Toeslagen Extreme Zorgzwaarte (TEZ), waardoor er extra medewerkers ingezet kunnen worden om passende zorg te kunnen blijven bieden. In totaal zijn er vier BZP aangevraagd en gestart, één consultatietraject en vier TEZ, waarvan twee toegewezen. - Er is een werkgroep (waarin ook ouders participeren) gestart die zich buigt over de organisatie van de nachtzorg. De wakende wacht is in twee woonhuizen georganiseerd en heeft continuïteit gekregen. Ontwikkeling eigentijdse identiteit In een aantal ‘impulsbijeenkomsten’ en thema-avonden is aandacht besteed aan de identiteit van OlmenEs als woon- en werkgemeenschap op antroposofische grondslag. Vooral aan gemeenschapsvorming als een kernelement van OlmenEs is op verschillende wijze gewerkt. Dit thema zal elk jaar op de agenda blijven staan. Met de instroom van de nieuwe medewerkers en bewoners is er extra aandacht nodig om de identiteit en eigenheid in te bedden. Verzorgd terrein en gebouwen - Alle nieuwe gebouwen, inclusief de bakkerij, zijn op tijd en kwalitatief goed opgeleverd. Een bijzondere prestatie is dat de nieuwbouw van de derde fase van bijna € 5,5 miljoen binnen budget is gerealiseerd. - Ook de afronding van de verbouwingen van bestaande werkplaatsen, de bouw van de serre en het terras aan de winkel, is goed verlopen. De verbouwing van de melkverwerking werd uitgesteld tot 2012. 24

Jaarverantwoording 2011 -

-

-

De twee huizen in het dorp, aan de Boslaan, zijn verbouwd van twee groepswoningen voor vier personen, naar twee woningen voor drie bewoners. Hierdoor hebben de bewoners meer leefruimte gekregen. In 2011 is er door Arcadis onderzoek uitgevoerd naar de marktwaarde en functionaliteit van de gebouwen van OlmenEs. Dit leidt in 2012 tot het opstellen van een Strategisch Vastgoedplan voor de komende periode. In 2011 is een nieuwe terreincommissie samengesteld die werkt aan een nieuw inrichtings- en beheerplan.

Fondswerving In 2010 is het Vriendenfonds van de Stichting Voorzieningen opgericht. Onder andere de prachtige film die gemaakt is over het leven van bewoners heeft er toe geleid dat binnen korte tijd enkele tientallen vrienden periodieke kleinere donaties overmaken. Daarnaast heeft OlmenEs in 2011 ook enkele grotere schenkingen ontvangen, die onder andere zijn besteed aan de nieuwe Theeschenkerij. 2. Verbreden van het zorgaanbod Ontwikkeling werkplaatsen - In 2011 zijn de drie nieuwe werkgebouwen in gebruik genomen; een gebouw voor de buitenwerkplaatsen, een gebouw voor ambachtelijke werkplaatsen en een professionele wasserij en een volledig uitgeruste bakkerij voor zowel brood als banket. - Met het in gebruik nemen van de nieuwe werkplaatsen is er ook een therapeutische werkplaats gestart. Deze werkplaats is niet ingericht voor productie, maar heeft een verzorgende/therapeutisch karakter. - De opening van de Theeschenkerij aan de winkel heeft gezorgd voor nieuwe uitdagende ontwikkelmogelijkheden en uitbreiding van de werkactiviteiten van bewoners. Uitbreiding vrijetijdsactiviteiten bewoners - Er zijn in 2011 meer vrijwilligers ingezet in de woonhuizen gedurende de avonden en weekenden, zodat bewoners meer en beter begeleid konden worden bij zelfstandige activiteiten (zoals wandelen, fietsen en creatieve bezigheden). - Er heeft in het voorjaar van dit verslagjaar een zeer succesvolle sportdag plaatsgevonden die georganiseerd werd door studenten van de ALO. - Verder is er besloten om het leegstaande ‘theehuis’ te verbouwen tot een soosruimte voor bewoners. 3. Versterking van eigen regie bewoners en betrokkenheid ouders/verwanten - Het vergroten van zeggenschap van bewoners op het instellingsbeleid en de inrichting van het groepsleven wordt steeds vanzelfsprekender. Er is door de nieuwe Bewonerscliëntenraad een bijeenkomst voor bewoners en medewerkers georganiseerd over zeggenschap en medezeggenschap. - Een tiental bewoners heeft via de ‘Landelijke Federatie van Belangenverenigingen Onderling Sterk’, de LFB, een cursus gevolgd en een diploma gekregen op het gebied van het opbouwen en onderhouden van een sociaal netwerk en het vergroten van de eigen regie op het leven. - De Werkgroep 'Samenwerking in de driehoek', waar vier ouders aan deelnemen, heeft een opleidingstraject geïnitieerd ter versterking van de samenwerking tussen begeleiders en ouders. Deze training heeft in 2011 plaatsgevonden en zal zijn vervolg krijgen in 2012. Alle teams zijn twee dagdelen getraind en alle werkleiders zijn één dagdeel getraind. In 2012 zal er een trainingsbijeenkomst voor ouders zijn, waarin de communicatie binnen de driehoek (bewoner/ouder/begeleider) centraal staat en maken 25


de werkleiders de training af. Aan alle werkgroepen die in OlmenEs actief zijn, nemen ouders en/of bewoners deel. 4.Professionalisering van de organisatie Organisatieontwikkeling - In 2010 is een onderzoek uitgevoerd naar de teamleiderstructuur in de woonhuizen. Dit heeft geleid tot de keuze om vanaf 1 januari 2011 met 9 in plaats van 14 teamleiders te gaan werken die grotendeels zijn vrijgesteld voor hun leidinggevende taken. Hiermee is beoogd dat er meer aandacht is voor de ontwikkeling van medewerkers en een betere sturing op een goede uitvoering van het zorgproces voor de bewoners. - De groei van het aantal werkplaatsen en werkleiders heeft er toe geleid dat er in 2011 onder externe begeleiding onderzoek is gedaan naar een geschikte ‘onderstructuur’. Dit heeft geleid tot een verdeling naar drie clusters / werkgebieden en de ontwikkeling van de functie van coördinerend werkleider per werkgebied (Terra, Ambachten, Facilitair) om meer samenhang tussen de verschillende werkplaatsen in een werkgebied te realiseren. De coördinerend werkleiders zijn deels vrijgesteld voor hun coördinerende taken zoals roosteren en het zicht houden op het opstellen en uitvoeren van productie- en zorgplannen. In het najaar zijn de drie coördinerend werkleiders benoemd die deze functie vanaf 1 januari 2012 invullen. Ontwikkeling en toerusting medewerkers - Alle teams en werkleiders hebben scholing gehad met betrekking tot het thema ouderbetrokkenheid / samenwerking in de driehoek. - Het interne opleidings- en ontwikkeltraject om zorgmedewerkers beter toe te rusten in het werken vanuit de antroposofische zorgvisie is goed van de grond gekomen. - Leidinggevenden op zowel management- als afdelingsniveau hebben een ontwikkeltraject gevolgd om te werken aan zowel persoonlijke als organisatieontwikkeling. - De introductiecursus voor nieuwe medewerkers is gestart. Professionalisering bedrijfsvoeringsprocessen - Werkprocessen binnen de verschillende diensten zijn herijkt en verbeterd. - Er is gekozen voor een HRM module binnen het huidige Salarissysteem en in 2012 zal de implementatie plaatsvinden van een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Dit biedt inzicht in het primaire proces en alle zorggerelateerde processen: van zorgvraag tot aan registratie, facturatie en verantwoording. Daarnaast genereert het ECD managementinformatie waarmee het primaire proces wordt gestuurd en bewaakt. 5. Zichtbaar in de samenleving - In de afgelopen jaren heeft OlmenEs de website vernieuwd, een PR-film gemaakt en een aantrekkelijk nieuwsbulletin opgezet. - In 2011 is de Theeschenkerij met serre en terras aan de winkel geopend, wat leidt tot extra bezoekers. - Met Woongroep Zandroos wordt onderzocht of er huisvesting voor deze seniorenwoongroep op het terrein van OlmenEs kan worden gerealiseerd. - Met de Stichting Heemhuys onderzoekt OlmenEs de mogelijkheden voor het vestigen van kinderopvang op het terrein. - Ter afsluiting van de laatste bouwfase is er in september een succesvol symposium georganiseerd met als thema: ‘De werking van gebouwen op het welzijn van de mens’. Een centraal element in onze antroposofische zorgvisie is de ontwikkeling van bewoner en medewerker. Hierbij is, naast de kwaliteit van de relatie tussen begeleider en bewoner, ook de kwaliteit van de fysieke omgeving belangrijk. Dat is terug te zien 26


-

4.3

in de vormgeving van de gebouwen en in de inrichting en het onderhoud van ons terrein. Naast ouders, verwanten en bewoners is het symposium druk bezocht geweest door collega-instellingen en andere belangstellenden. In het najaar is er een start gemaakt met de voorbereiding van de ‘nationale bewonersconferentie’. Deze conferentie is opgezet door bewoners, voor bewoners van sociaaltherapeutische instellingen uit Nederland en België. Tijdens deze week wordt een muziek/theaterproductie opgevoerd door ongeveer 75 bewoners en medewerkers van OlmenEs, ondersteund door familie, stagiaires en vrijwilligers.

Algemeen kwaliteitsbeleid

OlmenEs stelt zich ten doel een gemeenschap te vormen waarin wonen, leren en zinvol werken de grondslag vormen. OlmenEs is als instelling voor sociaaltherapie bedoeld voor mensen met een verstandelijke beperking. Er worden voornamelijk mensen uit de drie noordelijke provincies opgenomen, maar soms ook van buiten de regio. De werkgemeenschap wordt vormgegeven vanuit het antroposofisch mensen wereldbeeld. Centraal daarin staat de gedachte dat bewoners en medewerkers gezamenlijk een ontwikkelingsweg kunnen gaan. Vanuit deze optiek wordt aandacht besteed aan het toetsen en verbeteren van de door ons geleverde kwaliteit, het verhogen van de efficiency, verlagen van het ziekteverzuim, realiseren van een optimale bezetting en het blijvend voldoen aan weten regelgeving. Als randvoorwaarde hierbij geldt, dat er een gemeenschappelijk kwaliteitsbewustzijn onder alle medewerkers en vrijwilligers bestaat. De Directeur/bestuurder heeft zich tot taak gesteld er op toe te zien dat het geformuleerde kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen bekend zijn bij de medewerkers, voor zover deze werkzaamheden verrichten die onderdeel zijn van het kwaliteitsmanagementsysteem. De kwaliteitscoördinator maakt het systeem passend voor de organisatie en zorgt ervoor dat het de actuele situatie weergeeft. Het beleid van het managementteam is gericht op het verbeteren van de functionaliteit van het kwaliteitsmanagementsysteem. Daartoe worden jaarlijks meetbare doelstellingen geformuleerd met bijbehorende plannen. In 2011 is er drie keer een “vinger aan de pols” bijeenkomst geweest als onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem. De input van deze bijeenkomst dient als sturingsmateriaal voor het managementteam om terug te komen op afspraken en doelstellingen wanneer dat nodig blijkt, om deze eventueel bij te stellen en vervolgens terug te komen op de bijstelling om te zien of deze het juiste effect heeft gehad. In 2011 zijn er naar aanleiding van de bevindingen bij de externe audit verschillende verbeterprocessen in gang gezet. De sturing op de zorgmethodiek en vooral het jaarlijks aanpassen van de zorgplannen is sterk verbeterd. Het monitoren en sturen op het voeren van functioneringsgesprekken is door P&O uitgewerkt. Ook het signaleren van trends aan de hand van gegevens die bij P&O aanwezig zijn worden meer methodisch uitgewerkt. Wegens problemen in de uitvoering van interne audits is de procedure voor het houden van de interne audits herzien. Er is in 2011 een auditronde volgens de nieuwe procedure gehouden. De ervaring was positief. De routing en de verificatie vinden sneller dan voorheen plaats. De vernieuwde procedure wordt in 2012 voortgezet. 27


4.4

Kwaliteitsbeleid ten aanzien van bewoners

Om inzicht te verkrijgen in de tevredenheid van de bewoners, meet OlmenEs jaarlijks de waardering van de bewoners over de volgende thema’s: - Vrijetijdsbesteding in OlmenEs - Het contact met de persoonlijk begeleider - Het werken op de werkplaats, de groep en de werkleider - De medisch-therapeutische dienst - De algemene dienstverlening door de keuken, de technische dienst en de administratie - Informatieverstrekking door en communicatie met OlmenEs Opvallend was de hoge waardering voor de directe zorg van persoonlijk begeleiders en werkplaatsbegeleiders. Als verbeterpunt kwam naar voren dat er behoefte is aan een beter aanbod van vrijetijdsbesteding. Dit punt is eind 2011 opgepakt en speerpunt voor 2012. Een knelpunt was de communicatie over medische aangelegenheden. Uit nader onderzoek bleek dat het een breder probleem van communicatie betreft. Naar aanleiding hiervan is de procedure op een aantal punten aangepast en een aantal maatregelen genomen. Onder de ouders van de bewoners van OlmenEs is in mei en juni 2011 een bewonerservaringsonderzoek gehouden. Dit onderzoek is uitgevoerd door een onafhankelijk onderzoeksbureau, ARGO Rijksuniversiteit Groningen BV. OlmenEs als instelling kreeg als waardering een 8,0. Uit het onderzoek kwamen drie verbeterpunten naar voren: eigen regie van de bewoner, aandacht voor ontwikkelen leermogelijkheden en de invulling van activiteiten in de vrije tijd. Deze verbeterpunten worden, in afstemming met de Cliëntenraad, in 2012 opgepakt. In de zorg aan de bewoner is meer aandacht gegeven aan de risico’s die de bewoners lopen, zowel op individueel niveau als op instellingsniveau. In de zorgplannen is in 2011 ingevoerd dat de risico’s en de daaraan gekoppelde maatregelen staan omschreven. Op het gebied van verbeterplannen op medisch gebied zijn stappen gezet door de vormgeving van een werkgroep medicatie die zich onder meer bezighoudt met de procedures voor het geven van medicijnen aan bewoners en communicatie op het gebied van medische zorg en behandeling. Deze werkgroep werkt nauw samen met de Incidentencommissie, waar het gaat om medicijnincidenten. 4.4.1 Kwaliteit van zorg Naar aanleiding van de uitkomsten van pijler 1 (kwaliteitsgegevens op organisatieniveau) van het Kwaliteitskader worden op de volgende punten verbeteracties uitgevoerd: - OlmenEs beschikt over een klachtenregeling voor bewoners, maar informatie over deze regeling zal nog op een begrijpelijke wijze aan de bewoners worden aangeboden. - Sinds november 2011 beschikt OlmenEs over een vertrouwenspersoon voor bewoners. De bevindingen van de vertrouwenspersoon zullen vanaf 2012 worden meegenomen bij het evalueren en aanpassen van het beleid. - In OlmenEs is er vanaf begin 2012 een verbeteractie gestart om de actualisering van de zorgplannen na de jaarlijkse evaluatie te versnellen. Voor alle bewoners vindt jaarlijks een evaluatie plaats, maar het aanpassen van het zorgplan loopt vaak grote vertraging op. Het streven is om eind 2012 voor 95% van de bewoners een actueel en ondertekend zorgplan te hebben. Een risico-inventarisatie en een daaraan gekoppelde beschrijving van maatregelen maakt vanaf eind 2011 deel uit van het zorgplan. - In 2011 werd als knelpunt vastgesteld dat de communicatie over medicatiewijziging tussen arts, persoonlijk begeleider en ouders niet altijd goed verloopt. De richtlijnen 28


over deze communicatie zijn aangepast en worden in de eerste helft van 2012 geïmplementeerd. De uitkomsten van pijler 2A (kwaliteitsgegevens op cliëntniveau) van het Kwaliteitkader hebben aanleiding gegeven om het proces rond de jaarlijkse aanpassingen van het zorgplan te stroomlijnen (zie ook pijler 1). Medicijnincidenten krijgen veel aandacht binnen de incidentencommissie en in de werkgroep medicatie. De incidenten worden geanalyseerd en verbeteracties worden in samenwerking met de teams van de woonhuizen in gang gezet. Waar nodig zal in 2012 de procedure worden aangepast. 4.4.2 Vrijheidsbeperking en incidentmeldingen De Commissie Vrijheidsbeperking is in 2011 zeswekelijks bij elkaar gekomen. De belangrijkste taak van de commissie is het vanuit de wetten BOPZ en WGBO bewaken en monitoren en eventueel bijstellen van de processen rondom vrijheidsbeperkingen. In de vergaderingen worden recente cases besproken. Vast agendapunt is een actueel overzicht van meldingen aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg (M&M Nood en Dwang.) Het overzicht wordt met de agenda meegestuurd, zo ook de casus ter voorbereiding. De commissie heeft een brede samenstelling, zodat alle geledingen binnen OlmenEs vertegenwoordigd zijn. De samenstelling van de commissie is in de loop van 2011 op een aantal punten gewijzigd. De arts die vanuit een collega-instelling bij OlmenEs was gedetacheerd en aan de commissie deelnam, heeft afscheid genomen. De instellingsarts van OlmenEs heeft deze functie tijdelijk waargenomen. In juli 2011 is er vanuit een andere collega-instelling een arts in OlmenEs gedetacheerd die deel uitmaakt van de commissie. De twee teamleiders die zitting hebben in de commissie zijn gedurende het jaar gewijzigd, evenals de orthopedagoog. - Het Jaarverslag 2010 is geschreven en op intranet geplaatst. - Incidenten met vrijheidsbeperkingen worden gemeld aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Het bleek echter dat OlmenEs meer vervolgmeldingen verricht dan de Inspectie nodig acht. Eind 2011 heeft de arts een gesprek gehad met de Inspecteur. Op basis daarvan zullen de interne richtlijnen ten aanzien van meldingen in 2012 worden aangepast. Een externe trainer traint medewerkers in de zorg op het gebied van agressiehantering. Deze trainer heeft op zijn beurt een medewerker opgeleid om medewerkers te instrueren (‘train de trainer’). In 2011 is er een commissie fysieke en mentale weerbaarheid ingesteld, die zich onder andere buigt over wenselijke aanpassingen aan trainingen, voorlichting aan teams en nazorg aan medewerkers die een ernstig incident hebben meegemaakt. De Incidentencommissie heeft zich als doel gesteld dat medewerkers op een laagdrempelige manier zo veel mogelijk incidenten kunnen melden en dat de afwikkeling van die incidenten zo SMART mogelijk verloopt. Daartoe is een digitaal systeem voor het melden van incidenten ingericht en is er een uitgebreide voorlichting geweest onder de medewerkers. Het voortdurend onder de aandacht brengen van de meldingsplicht heeft duidelijk geresulteerd in meer meldingen. In 2011 zijn er 761 incidenten gemeld. In 2010 waren dat er 492. De toename aan meldingen hangt samen met de uitbreiding van OlmenEs van 109 naar 129 bewoners. Een groot aantal van de nieuwe bewoners heeft ernstige gedragsproblematiek, wat resulteerde in een forse toename van agressie-incidenten. 546 incidenten hadden betrekking op agressie van bewoners, 98 incidenten hadden betrekking op medicatie, 79 incidenten hadden te maken met bewoners met onrustig gedrag of weglopen, 38 incidenten betroffen ongevallen en onveilige situaties. Bijna alle ongevallen zijn gerelateerd aan het gedrag van bewoners. 29


Overzicht incidentmeldingen 2010 / 2011 800 600 400 200 0

agressie m edicijn begel.vr. ongevall

totaal

2010

355

71

46

20

492

2011

546

98

79

38

761

Van de 546 agressie-incidenten kwamen er 398 uit de woonhuizen. In totaal kwamen er 112 agressiemeldingen uit de werkplaatsen. Vanuit andere locaties kwamen 36 agressiemeldingen. Incidenten waarbij sprake was van vrijheidsbeperking hebben 40 keer geleid tot een melding aan de Inspectie. Een analyse van incidenten op het gebied van medicatie maakt duidelijk dat drie hoofdoorzaken een rol spelen bij het maken van fouten: het niet volgen van de voorgeschreven procedure, onachtzaamheid van de betrokken medewerker en misverstand door een hectische situatie op het moment van uitgifte. In 2011 is in samenwerking met de nieuwe opgerichte werkgroep medicatie gekeken welke maatregelen er dienen te worden genomen bij medicijnfouten. Medewerkers die betrokken waren bij een medicijnfout hebben extra scholing van de verpleegkundige ontvangen, waarna de medewerkers een reflectieverslag hebben geschreven. Ook is in een team waar regelmatig fouten werden gemaakt de procedure besproken en zijn er concrete afspraken gemaakt over de uitvoering van de procedure in dat woonhuis. Op het gebied van Arbo werden verbetermaatregelen naar aanleiding van incidenten concreter dan voorheen uitgewerkt, met oog voor preventie. Een voorbeeld hiervan is de invoering van een protocol voor de bestrijding van winterse gladheid. 4.4.3 Klachten OlmenEs kent een klachtenreglement voor bewoners en een klachtenreglement voor medewerkers. Er is een interne klachtencommissie voor bewoners en ouders/vertegenwoordigers. Daarnaast kunnen ouders/vertegenwoordigers ook rechtstreeks een klacht melden bij de externe vertrouwenspersoon van OlmenEs of zich richten tot de Provinciale Klachtencommissie. In dit verslagjaar zijn in overleg met de ouders twee klachten afgehandeld. Ook is er een klachtencommissie voor medewerkers met een onafhankelijke externe voorzitter. Deze wordt door de directeur/bestuurder en de OR gekozen. De overige leden van de commissie zijn medewerkers van OlmenEs om de inhoudelijke toetsing van de klacht met kennis van zaken te kunnen verrichten. Eén lid (en diens plaatsvervanger) wordt door de directeur/bestuurder gekozen. De Ondernemingsraad kiest de beide andere leden (en hun plaatsvervangers). Over het verslagjaar 2011 zijn geen klachten ingediend.

30


4.5

Kwaliteit ten aanzien van medewerkers

4.5.1 Personeelsbeleid Het personeelsbeleid richt zich op kwaliteit en heeft verschillende instrumenten die toegepast worden om dit te waarborgen. Zo is er altijd een arbeidsvoorwaardengesprek, introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers en een exitgesprek bij vertrek. In het kwaliteitshandboek zijn richtlijnen en voorwaarden beschreven om de leidinggevenden duidelijkheid te geven over hun rol in de begeleiding en sturing van de medewerkers. Medewerkers Dit verslagjaar heeft in het teken gestaan van de uitbreiding naar een totaal van ruim 240 medewerkers. Hierdoor ontstaan er meer mutaties en is er behoefte om in-, door- en uitstroomcijfers inzichtelijk te maken. Ook in het kader van het analyseren en beheersen van het ziekteverzuim is het van belang om personeelsgegevens goed op orde te hebben. In 2011 is er daarom een plan van aanpak en een plan van uitvoer opgesteld om in 2012 een HRM module te kunnen implementeren. Bij indiensttreding als groepsleider en/of persoonlijk begeleider is het opgeleid zijn of worden als therapeutisch begeleider (Maatschappelijke Zorg, voorheen SPW, op niveau 3 en 4 met de applicatie antroposofie) een eis. Deze opleiding wordt in zijn geheel vergoed door OlmenEs. Naast deze vakgerichte functie-eisen is affiniteit hebben met de antroposofie één van de criteria, omdat deze mede de identiteit vormt van OlmenEs. De rechten (en plichten) van de medewerkers zijn vastgelegd in de CAO voor de gehandicaptenzorg en de arbeidsovereenkomst. Daarnaast is er de informatiegids voor nieuwe medewerkers. Hierin staan algemene en praktische zaken en afspraken die gelden binnen OlmenEs. Deze gids wordt jaarlijks geactualiseerd. Van elke medewerker wordt een dossier aangelegd waarin zijn/haar gegevens worden bewaard, onder andere NAW-gegevens, Verklaring Omtrent het Gedrag, diploma’s, eventuele BIG-registratie en de verslaglegging van de functioneringsgesprekken. Personeelszaken heeft onderzoek gedaan naar de inhoud van een levensfasegericht personeelsbeleid in relatie tot de visie van OlmenEs. De eerste stappen zijn hierin beschreven. De volgende stap is om door middel van inzicht in kengetallen een helder beeld te krijgen van de levensfase samenstelling binnen OlmenEs, geordend naar verschillende onderdelen (denk aan per woonhuis, per functie, per leeftijdscategorie e.d.). Dergelijk onderzoek vergt tijd en de juiste instrumentaria. Doel is om dit in 2012 verder op te pakken, in combinatie met een nieuw HRM-systeem. Overzicht personele cijfers, vacatures en ziekteverzuim In onderstaand overzicht is te zien wat de beweging in 2011 ten opzichte van 2010 is geweest, met betrekking tot personele aangelegenheden.

31


Overzicht 2011 Verloop personeel

Aantal personeelsleden 2010 2011 31 82 10 31

Instroom personeel in loondienst Uitstroom personeel in loondienst

Aantal FTE 2010 20,7 7,5

2011 30,07 13,6

Percentage 2010 2011 5,55 % 7,69 %

Ziekteverzuim excl. Zwangerschapsverlof ● Verzuim totaal personeel in loondienst Vacatures

Totaal

Moeilijk vervulbaar

Totaal personeel Personeel met cliëntgebonden functies

2011 8 7

2010 4 4

2011 6 5

Personele cijfers In 2010 waren er 187 medewerkers in dienst die samen 131,3 fte (excl. stagiaires) vormden. Einde van dit verslagjaar zijn er 244 medewerkers in loondienst die samen 162,6 fte (excl. stagiaiers) vormen. Functies en vacatures In veel opzichten was 2011 een bijzonder jaar. Met de afronding van de derde fase is de laatste bouwfase van OlmenEs gerealiseerd. Daarmee kwam ook een eind aan de werkzaamheden van een van onze medewerkers van het eerste uur en mede initiatiefnemer Grietzen Kunnen. Zijn functie als Manager Projecten kwam hiermee te vervallen. Er is een interim-periode geweest binnen de afdeling ‘werken’ omdat Manager Werken langdurig ziek is uitgevallen. Eind 2011 is de werving voor een nieuwe manager gestart. Gedurende de interim-periode heeft de Manager Bedrijfsvoering leiding gegeven aan de huishoudelijke dienst, keuken en de conciërge. Eind 2011 waren er twee vacatures voor teamleider niet ingevuld. Ook de vacatures voor woonbegeleiders, waar bewoners met een intensieve zorgvraag wonen, bleken moeilijk in te vullen. Ziekteverzuim In 2010 lag het ziekteverzuim onder het branchegemiddelde. Helaas is het ziekteverzuim in 2011 fors toegenomen tot gemiddeld 7,69 %, wat vooral veroorzaakt wordt door het hoge ziekteverzuim in de woonhuizen. Naar aanleiding van de cijfers in 2011 zal OlmenEs in 2012 onderzoek doen naar de oorzaken van het gestegen ziekteverzuim. Waar zijn we gezond en wat zijn belemmerende factoren die kunnen leiden tot ziekteverzuim? We hopen op basis hiervan de werkbelasting en werkomstandigheden te kunnen verbeteren. Een beleidswijziging, na instemming van de Ondernemingsraad, is dat er in 2012 gewerkt zal worden met het PVO-model (Persoonlijk Verzuim Overleg) dat ondersteund wordt door een Adviseur Arbeid en Gezondheid van de arbodienst. Deze gaat samen met de leidinggevende en de medewerker in gesprek over de redenen van het verzuim. Eén van de uitgangspunten is dat met elkaar gekeken wordt naar wat de medewerker nog wel kan, zodat gehele of langdurige uitval kan worden voorkomen. Er is besloten om te wisselen van bedrijfsarts. De 32


bedrijfsarts blijft conform de Wet Poortwachter ingezet worden voor de probleemanalyse bij risico op langdurig verzuim. Tot slot wordt ook een werkgroep ingesteld, met daarin in ieder geval vertegenwoordiging van de Ondernemingsraad, die onderzoek doet naar wat wij kunnen leren van collegaorganisaties die het verzuimpercentage succesvol en duurzaam naar beneden hebben gebracht. Stagebeleid Het contact met ROC Friese Poort is geïntensiveerd en de meeste stagiaires in OlmenEs komen daar vandaan. Er is overleg geweest met Calibris (kenniscentrum voor leren in de praktijk in zorg, welzijn en sport). In 2012 zal de stagecoördinator door Calibris getraind worden om werkbegeleiding en trainingen intern te kunnen verzorgen. Vanaf september is er één keer per maand een bijeenkomst voor stagiaires georganiseerd, waarin informatie wordt gegeven over de antroposofische zorg en de sociaaltherapie en waar ruimte is voor gesprek. In 2011 zijn er in totaal 17 stagiaires in OlmenEs geweest. Scholing en vorming Op basis van het algemeen beleid en de uitkomsten van de functioneringsgesprekken, inventariseert de afdeling Personeelszaken bij de leidinggevenden jaarlijks de scholingsvragen in de geledingen. Vervolgens wordt in samenhang met de begroting een scholingsplan voor het volgende jaar opgesteld. In dit scholingsplan wordt rekening gehouden met het beleid op organisatieniveau en de individuele behoeften van medewerkers. Op die manier worden belangen van het individu en de organisatie zo goed mogelijk geïntegreerd. Het beleid rondom scholing is voor alle medewerkers toegankelijk en terug te vinden in het kwaliteitshandboek. In de afgelopen twee jaren is er veel extra aandacht geweest voor de verplichte scholingen en trainingen, voornamelijk voor medewerkers in het wonen en werken. Verder hebben de zorgprocesbegeleiders een aanzet gemaakt voor het scholen van persoonlijk begeleiders in het werken met de zorgmethodiek. Het blijkt dat het nodig is om dit gestructureerd aan te bieden en te herhalen wil dit uiteindelijk goed verankeren. Hiertoe heeft Personeelszaken een registratiesysteem ontwikkeld waarin van alle medewerkers bijgehouden wordt welke scholing gevolgd is en wanneer deze herhaald moet worden. Vrijwilligers Door verandering in het takenpakket van de vrijwilligerscoördinator ontstond er een vacature die per 1 september is ingevuld voor één dag per week. Naast de medewerkers in loondienst zijn er vrijwilligers uit de regio die op allerlei gebieden binnen OlmenEs hun diensten aanbieden. Er zijn vrijwilligers voor de begeleiding in het ‘dorpscafé’, vrijwilligers die meegaan met sportactiviteiten (zwemmen, paardrijden) en vrijwilligers die op de werkplaatsen voor extra ondersteuning zorgen. Tevens zijn er vrijwilligers die op individuele basis activiteiten met bewoners ondernemen. De persoonlijk begeleider speelt dan een belangrijke rol bij de begeleiding van de vrijwilliger. In 2011 zijn er 19 nieuwe vrijwilligers aangesteld, waarmee het totaal aantal vrijwilligers aan het eind van het jaar 56 bedraagt. Er zijn vier thematische bijeenkomsten voor de vrijwilligers georganiseerd, gericht op informatieverstrekking over de doelgroep, activiteiten waar vrijwilligers ingezet kunnen worden en de op handen zijnde theaterproductie. Met het nabijgelegen verpleeghuis Stellinghaven, onderdeel van ZuidOostZorg, is een samenwerking ontstaan op het gebied van vrijwilligers; waar mogelijk vinden er uitwisselingen plaats en zijn er gezamenlijke momenten voor ontmoeting en scholing.

33


4.5.2 Kwaliteit van het werk In 2010 heeft een extern bureau het Medewerker Tevredenheid Onderzoek (MTO) voor ons uitgevoerd. Het algemene beoordelingscijfer bedroeg een 7.4 tegen een branchegemiddelde van 7.1 De respons was 59,8 %. De sterke punten die uit het onderzoek naar voren kwamen zijn de grote betrokkenheid en motivatie van medewerkers, de inspirerende sociaaltherapeutische identiteit en mensvisie, de uitdagende werkomgeving en de tevredenheid over OlmenEs als overzichtelijke werkgemeenschap. De verbeterpunten hadden betrekking op de interne communicatie, informatie en besluitvorming, de zichtbaarheid van het managementteam en meer duidelijkheid ten aanzien van verantwoordelijkheden en rollen binnen de organisatie. Voorts is er vastgesteld dat er meer behoefte is aan intern onderzoek naar consequenties van organisatie- en beleidswijzigingen. Onderstaande resultaten zijn geboekt naar aanleiding van verbeterpunten uit het onderzoek: - Rolonduidelijkheid tussen teamleiders en zorgprocesbegeleiders is goeddeels opgeheven. De verantwoording ligt bij de teamleiders en de zorgprocesbegeleiders scholen en coachen de medewerkers in de zorg. - Er is een verbeterslag gemaakt in het SDB-systeem (salarisverwerking, roosteren, urensystematiek). - Er is door alle leidinggevenden een scholingstraject gevolgd gericht op onder andere persoonlijk leiderschap. - Het managementteam is zichtbaarder in de organisatie geworden door onder andere de deelname aan teamvergaderingen, gezamenlijke bijeenkomsten en het houden van spreekuren. In 2012 wordt hetzelfde medewerkersonderzoek weer uitgevoerd om de voortgang te meten en de medewerkerstevredenheid verder te kunnen verbeteren. 4.5.3 Veiligheid en naleving Arbo-wet Ongevalmeldingen In 2011 zijn 38 ongevallen en onveilige situaties via de incidentenregistratie gemeld. Alle meldingen zijn besproken in de incidentencommissie. Waar nodig is actie ondernomen. In totaal zijn er 7 ARBO en veiligheid gerelateerde meldingen behandeld. Voedselvoorziening Er is in 2011 controle geweest van de Voedsel en Warenwet Autoriteit (VWA). Er is vastgesteld dat de keuken aan alle eisen voldoet. De hygiëne in de woonhuizen is verbeterd ten opzichte van een aantal jaar geleden en is voldoende. De VWA stelt echter dat de hygiëne in de woonhuizen een belangrijk aandachtspunt blijft (denk aan de houdbaarheid van producten in de koelkasten en de temperatuurbewaking van de koelkasten). De VWA vond de omstandigheden in de melkverwerking niet hygiënisch. Vanwege de aangekondigde verbouwing hoefde de melkverwerking niet gesloten te worden. Legionellabestijding Het hele Legionellaproces wordt nauwlettend middels een beheersplan in de gaten gehouden door de medewerkers van de technische dienst. Er zijn in 2011 geen Legionella problemen geweest; de Ecoflo heeft de problematiek onder controle. De smaak van het water is nog niet optimaal. Verder onderzoek naar mogelijkheden om de smaak van het water te verbeteren wordt uitgevoerd in 2012. Bedrijfsnoodplan Het bedrijfsnoodplan is eind 2011 bijgewerkt en aangepast.

34


BHV Het afgelopen jaar zijn bijna alle BHV-medewerkers naar de herhalingscursus geweest. Met de BHV-ers zijn tijdens de herhalingstrainingen brandoefeningen gehouden. Deze oefeningen zijn naar tevredenheid verlopen. In verband met de grote groei van het aantal medewerkers is er een achterstand ontstaan in het geven van ontruimingstrainingen. Door personeelszaken is voor alle woonhuizen ontruimingstrainingen ingepland zodat de achterstand eind 2012 zal zijn ingelopen. Met ingang van 2012 zullen de ontruimingsoefeningen standaard jaarlijks voor alle woonhuizen worden ingepland. Arbo- accorderingsgesprekken De Arbo-accorderingsgesprekken met de lijnmanagers zijn ook in 2011 elke drie maanden gehouden. De accorderingsgesprekken zorgen voor een bewustzijnsverbetering op het gebied van veiligheid en een betere communicatie op Arbo-gebied. RI&E OlmenEs moet voor alle gebouwen een nieuwe RI&E uitvoeren. Gezien de grote hoeveelheid gebouwen is besloten om de RI&E in 2012, na de derde fase en de geplande verbouwingen van bestaande gebouwen, uit te voeren. NEN richtlijnen en CE De keuringen van apparatuur met betrekking tot de NEN richtlijnen en de CE markeringen (richtlijn arbeidsmiddelen), zijn alle conform planning uitgevoerd en geregistreerd. Blusmiddelen en verbanddozen De blusmiddelen en de verbanddozen zijn in 2011 allemaal extern gecontroleerd en weer voorzien van een nieuwe keuringssticker welke een jaar geldig is. Opleidingen Vanwege de grote toestroom van nieuwe medewerkers is er in 2011 veel tijd besteed aan het geven van de wettelijk verplichte ARBO introductie bijeenkomsten. Deze bijeenkomsten zijn allemaal gepland door de afdeling Personeelszaken.

4.6 Samenleving Maatschappelijk ondernemen Vanuit het oogpunt van duurzaamheid en maatschappelijke verantwoording kiest OlmenEs zoveel mogelijk voor biologisch-dynamische voeding en voor duurzame en milieuvriendelijke materialen. Ook is er zeer veel aandacht voor de aankleding en het onderhoud van het terrein en de gebouwen. OlmenEs produceert zoveel mogelijk voeding zelf. Groente, vlees, brood, melk en kaas komen voor het grootste gedeelte uit eigen tuin en van de boerderij. Al het gekapte hout afkomstig van het terrein, wordt hergebruikt binnen en buiten de gebouwen. Er wordt groene stroom opgewekt en vervolgens weer voor eigen gebruik aangewend. Voor de producten die in de werkplaatsen worden vervaardigd, zijn natuurlijke materialen gebruikt. OlmenEs maakt gebruik van de lokale voorzieningen zoals zwembaden, gymzalen, etc. Anderzijds wordt getracht zo laagdrempelig mogelijk te zijn. Bij veel van de activiteiten en voorstellingen in OlmenEs worden de deuren opengezet voor belangstellenden vanuit de omgeving en verder weg. Twee keer per jaar is er een markt waar alle gemaakte producten gekocht kunnen worden. Tien procent van de opbrengst gaat naar een goed doel. 35


4.7 Financieel beleid Het financieel beleid bestaat uit de cyclus van de begroting, de periodieke managementrapportage en de jaarrekening. Financieel resultaat 2011 De Raad van Toezicht heeft de door de bestuurder vastgestelde begroting 2011 met een resultaat van € -24.000 goedgekeurd. Het jaar 2011 is afgesloten met een positief resultaat van € 169.000 (A), het resultaat is daarmee veel beter dan verwacht. De personeelskosten zijn na ingebruikname van de gebouwen van de derde fase aanzienlijk gestegen. Het gemiddeld aantal personeelsleden op basis van fulltime eenheden (incl. stagiaires) is gestegen van 137 Fte in 2010 naar 181 Fte in 2011. De stijging van de personeelskosten is sterker dan vooraf begroot (begroot 2011 € 7.538.000, werkelijk 2011 € 8.172.000). De stijging van de personeelskosten wordt door een aantal factoren verklaard: - Het saldo nog op te nemen verlof- en PBL dagen is in 2011 verder opgelopen. Er is in 2011 een bedrag van € 117.000 aan de reservering verlof- PBL dagen toegevoegd. Er is nu in totaal voor een bedrag van € 242.000 gereserveerd. - Het ziekteverzuim is in 2011 fors gestegen. Het gemiddelde ziekteverzuim over 2011 bedraagt 7,69% tegen een branchegemiddelde van 5,65%. - De inzet van medewerkers is in met name het wonen, groter geweest dan verwacht. Reden hiervoor is het feit dat de nieuw ingestroomde bewoners gemiddeld een hogere zorgvraag hebben waardoor op meerdere plaatsen in de organisatie een dubbele groepsbezetting nodig bleek. In de personeelskosten van 2011 is verder een bedrag van € 168.000 (B) aan incidentele kosten voor interim- en afvloeiingskosten opgenomen. In 2011 is de functie van Manager Werken voor een deel van het jaar op interim-basis vervuld. Verder heeft een tweetal medewerkers de organisatie met een vaststellingovereenkomst verlaten, waaronder de Manager Projecten. In het resultaat van 2011 zijn een tweetal eenmalige baten, samen € 266.000 (C), verwerkt in het resultaat: - Begin 2012 heeft de Belastingdienst positief beschikt over een aanvraag voor teruggave van € 75.00 aan teveelbetaalde energiebelasting over de jaren 2005 t/m 2011. - Er is een bedrag van € 191.000 aan nog te verrekenen tarieven over 2006 vrijgevallen. Het genormaliseerde resultaat over 2011 is de resultante van het jaarresultaat (A) alsmede de incidentele kosten (B) en de eenmalige baten (C). Het genormaliseerde resultaat bedraagt derhalve € 71.000. De verkochte producten van de werkplaatsen hebben een bedrag van € 25.697,53 opgebracht. Dit is € 7.275,62 meer dan het vorige verslagjaar. In de nieuwe Theeschenkerij is er vanaf de opening in de zomer een omzet van € 5.851,50 geboekt. Met ingang van 2011 is het mogelijk om de indexering op het ZZP-tarief die jaarlijks door de NZa wordt vastgesteld, te verwerken in het resultaat. OlmenEs heeft ervoor gekozen om van deze mogelijkheid geen gebruik te maken. 36


Begroting 2012 Conform de Kaderbrief 2012 zal de focus liggen op een goede inbedding van de groei die OlmenEs heeft doorgemaakt na afronding van de derde bouwfase en op het verankeren van de eigen identiteit. Dit houdt onder andere in dat: - Het aantal personele wisselingen teruggedrongen dient te worden en het ziekteverzuim aantoonbaar en structureel omlaag gebracht dient te worden. - Scholing en werken vanuit de sociaaltherapeutische zorgmethodiek prioriteit krijgen. - De eigen regie van bewoners versterkt moet worden en OlmenEs meer mogelijkheden voor bewoners schept op het gebied van vrijetijdsbesteding en persoonlijke ontwikkeling. Het begrote exploitatieresultaat uit gewone bedrijfsuitoefening bedraagt € 262.000. Tijdens het begrotingsproces werd duidelijk dat Zorgkantoor Friesland wegens een tekort op het regiobudget de zorgaanbieders een korting zou opleggen van 5 % van het toegekende budget. De verwachting is echter dat het zorgkantoor de korting deels of geheel terug zal draaien omdat er op landelijk niveau overschotten zijn in andere regio’s. Vooralsnog is in de begroting rekening gehouden met een korting van 2,5 % van het toegekende budget (€ 252.000). Na verrekening van deze korting sluit de door de Raad van Toezicht vastgestelde begroting met een positief saldo van € 9.800. In de begroting zijn de ‘Convenantgelden Investering Langdurige Zorg 2011-2015’ verwerkt. In het vereiste plan van aanpak is beschreven dat OlmenEs de extra middelen gaat inzetten voor uitbreiding van de formatie in de woonhuizen en werkplaatsen zodat bewoners nog meer en beter begeleid kunnen worden in hun ontwikkeling. Daarnaast worden de middelen ingezet voor het creëren van meer mogelijkheden voor vrije tijdsbesteding en het vergroten van de eigen regie en zeggenschap van bewoners alsmede voor de investering in medewerkers door middel van opleiding en scholing. Meerjarenbeleid Doelstelling is om de komende jaren de financiële basis van OlmenEs te versterken door te groeien naar een exploitatieoverschot van 2,5 % per jaar. Deze doelstelling is van belang om het eigen vermogen verder te versterken, tegenvallers op te kunnen vangen en investeringsruimte te creëren voor zorginnovatie en renovatie van vastgoed. Ter financiering van de bouw van de eerste, tweede en derde fase zijn in het verleden hypothecaire leningen afgesloten bij de Rabobank ‘De Stellingwerven’. Eind 2011 liep de rentevaste periode van de hypothecaire lening van de eerste bouwfase af. Onderzoek wees uit dat het voor OlmenEs gunstiger was om een gecombineerde hypothecaire lening voor de eerste en tweede fase af te sluiten, rekening houdend met een vergoeding van een boeterente, dan alleen het afsluiten van een nieuw rentecontract voor de eerste fase. Er is daarom een nieuwe langlopende lening ad € 8.910.000 afgesloten bij de Rabobank Utrecht onder borging van het WfZ. De looptijd is 24 jaar met een jaarlijkse aflossing van € 371.250 en een jaarlijkse rentebetaling tegen een rentepercentage van 3,81 %. De normrente van de NZa op datum van afsluiten van de lening bedraagt 4,86 %.

37


Ontwikkeling 2011 ten opzichte van 2010 Resultaatratio (nettoresultaat gedeeld door de totale opbrengsten van de betreffende activiteiten) Resultaatratio: AWBZ-gefinancierde resultaten Resultaat boekjaar Totale opbrengsten boekjaar Resultaatratio: niet-AWBZ-gefinancierde resultaten Resultaat boekjaar Totale opbrengsten boekjaar

2,29% 198.690 8.676.094 119,93% 198.690 165.667

Liquiditeit Quick ratio Current ratio Vlottende activa (inclusief liquide middelen) Vlottende activa (exclusief liquide middelen) Totaal kortlopende schulden

1,80 0,12 3.238.397 220.504 1.799.672

2010

2010

Solvabiliteit Solvabiliteit (totaal eigen vermogen / balanstotaal) Totaal eigen vermogen Balanstotaal Vermogensratio (eigen vermogen / totaal opbrengsten) Totaal eigen vermogen Totaal opbrengsten

38

2010

15,33% 2.658.742 17.346.287 30,07% 2.658.742 8.841.761

2011

1,54% 168.851 10.983.750 68,18% 168.851 247.667 2011

0,97 0,19 2.461.000 483.313 2.539.298 2011

15,73% 2.827.820 17.975.022 25,18% 2.827.820 11.231.417

Jaarverantwoording 2011

Recommend Documents