Jaarstukken Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 1

Jaarstukken 2013 Jaarrekening 2013 – Historisch Centrum Overijssel

1

Inhoudsopgave 1. Jaarverslag 1.1. Programmaverantwoording 1.1.1. Programma Bedrijfsvoering 1.1.2. Programma Producten & Diensten 1.1.3. Algemene dekkingsmiddelen 1.2. Paragrafen 1.2.1. Weerstandsvermogen 1.2.2. Onderhoud kapitaalgoederen 1.2.3. Financiering 1.2.4. Bedrijfsvoering 1.2.5. Verbonden partijen 1.2.6. Rechtmatigheid

2. Jaarrekening 2.1. Balans (vóór resultaatbestemming) 2.2. Programmarekening 2.3. Toelichtingen 2.3.1. Kasstroomoverzicht 2.3.2. Grondslagen voor presentatie, waardering en resultaatbepaling 2.3.3. Toelichting op de balans 2.3.4. Toelichting op de programmarekening 2.3.5. Incidentele baten en lasten 2.4. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

3 4 5 8 27 28 28 29 29 30 32 34

35 36 38 39 39 40 42 49 54 55

Bijlagen

56

I II III IV V VI

57 59 60 61 62 63

Overzicht van aanwinsten en verliezen 2013 Overzicht van gereedgekomen archiefinventarissen en plaatsingslijsten Overzicht publicaties van medewerkers Overzicht Bestuurs- en redactielidmaatschappen Overzicht verpakte archieven Kostenverdeelstaat

Jaarrekening 2013 – Historisch Centrum Overijssel

2

1.

Jaarverslag

Hierbij bieden wij u de jaarstukken aan van het Historisch Centrum Overijssel 2013. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening over 2013. In het jaarverslag (1) is de programmaverantwoording opgenomen. Deze biedt per programma inzicht in de realisatie van de doelstellingen, de wijze waarop deze zijn behaald en de daarmee samenhangende baten en lasten. In de zogeheten paragrafen (1.2) wordt ingegaan op de verplichte onderwerpen weerstandsvermogen, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en rechtmatigheid. De jaarrekening (2) is het financiële gedeelte en bestaat uit de balans per 31 december 2013 (2.1) (vóór resultaatbestemming), de programmarekening over 2013 (2.2), evenals toelichting op beide stukken (2.3). In de programmarekening worden de gerealiseerde baten en lasten per programma gepresenteerd. Tevens vindt u het overzicht van de gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen, van het gerealiseerde resultaat vóór bestemming, de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves en het gerealiseerde resultaat ná bestemming. Tenslotte treft u de controleverklaring van de onafhankelijke accountant (2.4) en nog enkele bijlagen.


3

1.1. Programmaverantwoording Managementsamenvatting Het Historisch Centrum Overijssel heeft dit jaar veel aandacht moeten geven aan een heroriëntatie van zijn koers na stevige bezuinigingen in 2012. De medewerkers hebben een uitstekende taak verricht door naar omstandigheden optimaal te presteren. Zo is er in de techniek van het platform MijnStadMijnDorp veel verbeterd. Belangrijke nieuwe deelnemers traden toe tot het platform. Daarnaast hebben we een nieuw online magazine MijnStadMijnDorp gelanceerd. En onze corporate website is geheel vernieuwd, een belangrijke voorwaarde om de komende jaren een optimale digitale dienstverlening te kunnen leveren. Het HCO is ook begonnen aan de ontwikkeling van een gemeenschappelijk digitaal depot voor Overijssel, waardoor duurzaam beheren van overheidsinformatie mogelijk zal worden. Een hoogtepunt in het najaar was de lezing door Geert Mak in samenwerking met Waanders in de Broeren. Ook de presentatie van het ‘Zwolle Boek’, palet van een rijke geschiedenis, was een hoogtepunt. Zwolle heeft er weer een handzaam overzicht van zijn rijke geschiedenis bij. Tenslotte moet de aankoop van ons nieuwe topstuk worden genoemd, het Renteboek van het Olde Vrouwen Convent. Een topstuk omdat het veel nieuwe informatie bevat over Zwolle, met name in de 15de eeuw; de Zwolse ‘Gouden’ eeuw. Helemaal aan het einde van het jaar is ook ‘Zwolle 2013’ gereedgekomen, een persoverzicht door drie Zwolse persfotografen. Al met al een terugblik op een jaar met veel, vooral digitale, ontwikkelingen en mooie publieksresultaten! Het totale publieksbereik(tentoonstellingen, lezingen, educatie en studiezaalbezoek) laat een kleine daling zien in termen van bezoekersaantallen. Voor een deel is dit toe te schrijven aan minder openingsuren van ons bedrijf en ook een aanzienlijk minder aantal leerlingen voor onze jaarlijkse educatieve expositie doordat we helaas een forse prijs moesten vragen voor groepsbezoeken. Het bedrijfsresultaat was € 228.588 positief, hoofdzakelijk tot stand gekomen ten gevolge van incidentele baten(ca € 200.000). Hierdoor is het eigen vermogen op orde gekomen en kan een deel van het positieve resultaat in de komende jaren worden bestemd voor het primaire doel; digitale dienstverlening met informatiebeheer. Het gemeenschappelijk E-depot Overijssel wordt uit externe gelden gefinancierd. Hebben we de resultaten behaald die we wilden halen? Op financieel gebied zeker, op organisatorisch gebied hadden we gehoopt de organisatie opnieuw te hebben ingericht. Dit laatste zal in 2014 alsnog zijn beslag vinden. Wat publieksactiviteiten betreft heeft het HCO maximaal gepresteerd. Voor een uitgebreid overzicht verwijzen we ook naar ons publieksjaarverslag waarin alle hoogtepunten zijn vermeld. Een herijking van het beleidsplan tot 2016 heeft wel plaatsgevonden maar is nog niet definitief op papier gezet. Drie speerpunten zijn gedefinieerd; MijnStadMijnDorp, digitale dienstverlening en E-depot Overijssel. Om de zichtbaarheid van het HCO in Zwolle te handhaven willen we de komende jaren meer onze fotocollectie tonen aan een breed publiek. Met name op het gebied van digitale dienstverlening zijn we in 2013 nog niet in staat gebleken te realiseren wat we hadden beoogd. In 2014 moet de ‘archiefbank’ worden geïmplementeerd. Onder producten en diensten kunt u de kengetallen vinden per taak.


4

1.1.1. Programma Bedrijfsvoering Dit programma beoogt met de beschikbare bedrijfsmiddelen de realisatie van de producten en diensten mogelijk te maken.

Wat hebben we daarvoor gedaan? 1.

ARBO/BHV/Preventie

ARBO De ARBO-werkgroep is 3 keer bij elkaar geweest. De werkgroep bestaat uit 4 leden (een OR-lid, de preventiemedewerker, een medewerker facilitaire dienst en het hoofd Bedrijfsvoering). Vanuit de ARBOwerkgroep worden ARBO-gerelateerde zaken op hoofdlijnen besproken. De uitvoering ligt bij de preventiemedewerker, de facilitaire dienst of bij de afdeling bedrijfsvoering. De volgende punten zijn hierbij aan de orde geweest: • Communicatie tussen hoofd BHV en de BHV-ers is nu verbeterd door aanschaf van portofoons. • Preventiemedewerker heeft een opleiding gevolgd. • Concept jaarplan 2014 -2016(2014 Pago, 2015 RI&E en 2016 MTO) • Uitbreiding ARBO-werkgroep per 1 januari 2014 met Hoofd BHV. BHV In het najaar heeft de BHV-ploeg een ontruimingsoefening gehouden. De evaluatie door het BHV-team gaf aan dat het een goede ontruiming was. Met een 2-tal aandachtpunten, namelijk: • Onvoldoende aandacht medewerkers naar collega’s bij het ontruimen, meenemen naar buiten werd onvoldoende gedaan (BHV is een gezamenlijke verantwoording). • Het brandmeld- en ontruimingssysteem was niet overal te horen in het gebouw. Door komend jaar medewerkers in kleine groepjes te instrueren met een rondgang door het gebouw moet het bewustzijn van een gezamenlijke verantwoordelijkheid worden vergroot. Daarnaast is de Rijksgebouwendienst geïnformeerd over de niet complete werking van het brandmeld- en ontruimingssysteem. Preventie Momenteel wordt er gewerkt aan een plan van aanpak waarbij geregeld een check wordt gedaan mbt het gebruik van het gebouw en het meubilair. Ook wordt hierin meegenomen hoe we medewerkers en vrijwilligers van passief naar actief gericht krijgen. In het kader van preventie is in 2013 geregeld, dat: • Ten behoeve van 2 medewerkers zijn verbeterde stoelen aangeschaft in verband met rugklachten. • Aantal multifunctionele werkplekken (2 voor medewerkers en 2 voor bezoekers) met elektronische werkhoogte instelling.

2.

Ziekteverzuim

Percentage verzuim

Ziekteverzuim HCO 2011, 2012, 2013

14 12 10 8 6 4 2 0

Ziekteverzuim 2013 Ziekteverzuim 2012 Ziekteverzuim 2011

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11 12

Maanden


5

Het ziekteverzuimpercentage is uitgekomen op 6,99 % (2012 => 6,28%). Ten opzichte van 2012 een stijging van 0,71%. De meldingsfrequentie is gestegen van 1,21 naar 1,26. Naast het reguliere verzuim, als griepjes en dergelijke, kregen we begin 2013 te maken met 3 medewerkers die een operatie moesten ondergaan. In maart werden 2 medewerkers langdurig ziek, waarvan nu één medewerker sinds 1 december 2013 weer volledig is hersteld, bij de andere medewerker is in december een voorzichtige start gemaakt met re-integreren. De hoge meldingsfrequentie wordt voornamelijk veroorzaakt door meerdere medewerkers met een chronische aandoening die daardoor geregeld een paar dagen ziek zijn (12x).

4.

Output tijdschrijven

Op verzoek van rijk en gemeente worden met ingang van 1 januari 2013 de direct toe te rekenen kosten (personele en materiële kosten) doorbelast aan de producten en diensten. Zo worden op basis van de tijdverantwoording de directe uren ten behoeve van producten en diensten doorbelast naar de sub-programma’s, zoals Collectiebeheer, Collectiebehoud, Studiezaal enz. De indirecte uren blijven ten laste komen van Programma Bedrijfsvoering. In de financiële administratie en het tijdregistratiesysteem zijn door de wens van meer transparantie eind 2012 een aantal wijzigingen doorgevoerd voor het boekjaar 2013 waardoor het vergelijk met voorgaande jaren niet direct meer mogelijk is. Voor de begroting van uren naar categorieën is een verwachting neergezet hoeveel wij denken te besteden op basis van de toenmalige formatie en werkverdeling. Hieronder staat een grafiek met kolommen. Hier is per maand te zien aan welke categorieën uren zijn besteed. De laatste 2 kolommen geven weer de gerealiseerde uren 2013 en de begroting 2013.

Door de begroting te vergelijken met de realisatie komt het volgende beeld naar voren: • Zakelijke dienstverlening, realisatie ligt in lijn met de begroting. • Studiezaal, meer uren zijn besteed dan waren begroot. We zien een verdubbeling in aantal aangevraagde stukken. Begin 2013 gemiddeld ca 1,7 archiefstukken per bezoeker, eind 2013 gemiddeld 3,5 archiefstukken per bezoeker. • Educatie, was nul begroot. Er lag nog een aantal projectverplichtingen, die wel zijn uitgevoerd. • Dienstverlening, ca. 2500 uren minder dan begroot. 2 personen waren voor het overgrote deel van het jaar uitgeschakeld in verband met ziekte. • Collectie Vorming en Collectie Toegankelijk zijn uiteindelijk minder uren besteed dan was gedacht. Deels inzet ten behoeve van de nieuwe HCO-website en veel meer inzet in de primaire dienstverlening op en rond de studiezaal. • Collectie Beheer en Behoud ligt in lijn van de verwachting. • Bedrijfsvoering heeft ca 1700 meer uren nodig gehad dan was geschat. • De categorie algemeen kent naast opleiding, overleg ook ziekte, deze was in aantal ca 1300 uren hoger. Nu we 2013 als 1e jaar hebben neergezet als vergelijkingsjaar kunnen we nu verder gaan en sturen naar Producten en Diensten.


6

5.

Saldo baten en lasten

De realisatie 2013 op het Programma Bedrijfsvoering geeft een voordelig saldo van ca. € 954.627. HCO heeft ca. € 630.000 aan directe loonkosten kunnen doorbelasten aan projecten. Daarnaast ontving HCO van rijk en gemeente Zwolle de index 2013 ad € 27.500. Dit bedrag was in de begroting 2013 niet meegenomen. In februari 2014 werd bekend dat de bijdrage 2013 werd verhoogd met € 44.000. Hiervan is ongeveer de helft eenmalig en de andere helft structureel. De bijdrage rijk bestaat uit 2 componenten, namelijk lumpsum en deltaplangelden. Lumpsum rijk € 1.621.501 (onder programma Bedrijfsvoering) Behoudsplan € 49.000 (onder programma Producten en Diensten) Totale bijdrage rijk € 1.670.501 De afschrijvingen zitten in de lijn van de begroting. Huisvestingskosten en organisatiekosten zijn elk ca € 40.000 lager dan was begroot. Door zachte zomer en zachte winter is er minder energieverbruik, ook is de energieprijs minder sterk gestegen. Ook heeft de uitstroom van personeel en 2 medewerkers voor langere tijd afwezig door een burn-out, zijn weerslag op lagere huisvesting- en organisatiekosten. Programma Bedrijfsvoering bestaat nu grotendeels uit niet-directe loon- en materiële kosten van de Producten en Diensten van HCO. Grotendeels, omdat in de afschrijving ook nog posten zitten ten behoeve van het Programma Producten en Diensten. Door een kostenverdeelstaat is ook dit deel verdeeld over de verschillend Producten en Diensten. De kostenverdeelstaat 2013 is als bijlage toegevoegd (zie bijlage VI, pagina 62)

Wat heeft het gekost? Programma Bedrijfsvoering

Baten Lasten Resultaat vóór bestemming Toevoeging/onttrekking aan reserves Resultaat ná bestemming

Realisatie Begroting Realisatie 2013 2013 2012 -3.665.461 3.591.365 -3.571.361 2.710.834 2.438.545 3.351.980 954.627 1.152.820 -219.381 954.627 1.152.820 -219.381

Het resultaat 2013 voor het programma bedrijfsvoering is positief. Het resultaat bedraagt € 954.627. Ten opzichte van de begroting is het positieve resultaat kleiner. Twee redenen zijn de grootste veroorzakers. Er zijn minder directe uren doorbelast, namelijk ziekteverzuim en de gevolgen van een personele bezuinigingsmaatregel.

Evaluatie rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid Het bestuur komt 4 keer per jaar bijeen; begrotingen, jaarbericht, financiële voortgang, convenanten, mogelijke samenwerking, organisatie en belangrijke projecten worden besproken. In de bijeenkomsten van juni, september en december wordt het bestuur op de hoogte gebracht over de financiële stand van zaken en het te verwachten eindejaarsaldo.


7

1.1.2. Programma Producten & Diensten De doelstelling van dit programma is de uitvoering van de door de Archiefwet 1995 opgedragen taken, alsmede het realiseren van de cultuurhistorische missie van het Historisch Centrum Overijssel; ‘Wij presenteren met enthousiasme de geschiedenis van Overijssel en ondersteunen onderzoek voor jong en oud.’ In de gemeenschappelijke regeling zijn aan het Historisch Centrum Overijssel zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeente overgedragen: a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen; b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995; c. het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeente over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeente worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995; d. het verrichten van door de minister of de gemeente opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen. Het Historisch Centrum Overijssel stelt zich tevens ten doel het in de archieven ondergebrachte cultureel erfgoed op actieve wijze toegankelijk te maken en onder de aandacht te brengen van een breed publiek.

Na een presentatie van de kengetallen vindt u de inhoudelijke toelichtingen. Allereerst ten aanzien van de archiefwettelijke taak ‘het in goede, geordende en toegankelijke staat’ beheren van de collecties en het beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan klanten. Ten opzichte van 2012 zijn de kengetallen uitgebreider geworden. Door ons meer te richten op producten en diensten en directe kosten toe te rekenen krijgt een kengetal ook meer waarde. Ten opzichte van de kolom van 2012 zijn er meer subcategorieën die laten zien waarmee wij bezig zijn.


8

Kengetallen Collectiebeheer/behoud Aantal meters verpakken % van de tijd voldoen aan depothygiëne Aantal extern verstrekte adviezen(betalend/gratis)

2013

2012

112,5

223

99% 1/ -

99% 0/ 9

Collectievorming Aantal verworven boeken

210

Aantal verworven tijdschriften

711

Aantal verworven foto's(st)

1.541

Aantal verworven prenten (st)

500

55

Aantal verworven kaarten ( st)

5

Aantal verworven films(in items)

1.365

1.500

Aantal verworven collecties(in stuks)

15

19

Aantal verworven collecties(in meters)

35

48

Toegankelijkheid Aantal toegangen produceren Aantal meters toegankelijk maken Nieuwe data toevoegen aan BS tbv WieWasWie Aantal documenten/foto’s/etc digitaliseren

28

12

26,6

230

112.675

36.357

8.462

14.726

Dienstverlening Bezoeken lezingen, etc

799

1331

Bezoeken expositie/tentoonstelling(en)

919

2231

Aantal rondleidingen

18

Aantal bezoekers rondleidingen

240

Educatie Aantal scholen; ontvangen (extern bereikt)

763

Aantal leerlingen in provincie dmv lespakketten

4.000

Aantal leerlingen in HCO

1.192 2.141

Archiefonderzoek Bezoeken studiezaal

3.872

Aantal aangevraagde stukken

3.745

10.401

Gemiddeld aangevraagde archiefstukken per bezoeker

3

Aantal informatievragen

929

Aantal verzoeken ontheffing openbaarheid

115

Bezoeken HCO-websites HCO-website

187.172

MSMD

45.504

FaceBook

3.536

YouTube( aantal weergaven)

54.822

Flickr

20.569

Nieuwsbriefabonnees

3.476

Digitaal magazine 2nrs

3.576

Digitaal magazine bezoekers

2.340

286.634

Zakelijke dienstverlening Aantal bezoekers zalen Aantal zaalverhuren Aantal zakelijke projecten(lopende)


1.563 61 4

3

9

Wat hebben we gedaan? COLLECTIEBEHEER EN - BEHOUD De Archiefwet 1995 verplicht het HCO tot bewaring van de haar toevertrouwde archieven en collecties in materieel goede en geordende staat. De materiële verzorging dient zodanig te zijn, dat raadpleging van de informatiedragers en de daarop vastgelegde informatie nu én in de toekomst verzekerd blijft voor recht- en bewijszoekenden en historische onderzoekers. Het HCO kiest daarbij primair voor passieve conservering. Door goede bewaaromstandigheden en de juiste omgang met de stukken moet schade aan de documenten maximaal worden voorkomen. Eensdeels betekent dit opslag in depots die voldoen aan de wettelijk eisen van klimaat, beveiliging tegen brand- en diefstal, wering van uv-licht et cetera. Anderdeels wordt elk jaar een behoudsplan uitgevoerd, gericht op het schoon houden van de depots en de genormeerde verpakking en berging van archieven en collecties. In 2013 is 113 strekkende meter archief (her)verpakt en geëtiketteerd. Vanuit de lumpsum van het rijk wordt jaarlijks een deel geoormerkt voor behoud (€ 49.000). Wanneer een deel van het geoormerkte niet volledig kan worden besteed in verband met de beschikbare capaciteit, dan schuift het restant door naar het jaar daaropvolgend. De verplichting blijft bestaan. Realisatie 2013 Baten Bijdrage rijk Deltaplan Lasten Materialen Uitgaven tbv netheid depot Personeelskosten Klimaat Overige kosten

€ 49.000 € 3.770 € 4.202 € 22.221 € 731 € 322 € 31.245 € 17.755

Door opleidingen en samenwerking met Nationaal Archief met betrekking tot Europese aanbesteding van mobiele archiefstellingen schuift het restant bedrag € 17.755, geoormerkt door naar 2014. Verpakte archieven zie bijlage V.

E-depot in Overijssel In de zomer van 2013 heeft de provincie Overijssel het Historisch Centrum Overijssel (HCO) de opdracht gegeven om een gemeenschappelijke e-depotvoorziening tot stand te brengen, waarin lokale overheden straks hun duurzaam te bewaren digitale bestanden kunnen onderbrengen. Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. In het kader hiervan heeft het HCO met drie lokale overheden, de gemeenten Deventer en Dalfsen en het waterschap GrootSalland, pilots ingericht om de concrete opname van digitale bestanden in de applicatie van het Nationaal Archief te testen. Eind 2013 is de eerste pilot (Deventer) van start gegaan. Hierin gaan we de opname van de afgesloten gedigitaliseerde bouwvergunningen van de vroegere gemeente Bathmen in het e-depot tot stand brengen. Doel van het project is niet alleen om de feitelijke opname van digitale bestanden te testen maar ook om input te verzamelen voor het opstellen van kengetallen en business cases ten behoeve van potentiële deelnemers. Daarvoor is het HCO betrokken bij landelijke ontwikkelingen via de programma’s Archief2020 en Digitale Taken Rijk (DTR). Ook wordt samengewerkt met andere regionaal-historische centra, zoals op het gebied van werkprocessen en metadata. In de loop van 2014 zullen de resultaten van de pilots beschikbaar komen en kan worden gewerkt aan een verdere inrichting van de organisatie voor een gemeenschappelijk e-depot.


10

COLLECTIEVORMING Toezicht

De directeur van de Gemeenschappelijke Regeling Historische Centrum Overijssel (HCO) is op grond van artikel 32 van de Archiefwet 1995 belast met het toezicht op het beheer van de nog niet overgedragen archiefbescheiden van de gemeente Zwolle. In 2013 heeft het HCO tevens de gemeentelijke archiefinspectie in Deventer en in Kampen uitgevoerd, zoals vastgelegd in de samenwerkingsconvenanten tussen het HCO en de beide gemeenten. Op 9 juli 2013 sloten het HCO en de gemeenten Enschede-Losser een driejarig dienstverleningsovereenkomst Archiefinspectie af. Met de gemeenten Staphorst, Olst-Wijhe en Hardenberg-Ommen zijn besprekingen gevoerd over de mogelijkheid om dienstverleningsovereenkomsten Archiefinspectie aan te gaan. Deze ontwikkeling past in het streven van de Provincie Overijssel om (het toezicht op) archiefzorg en archiefbeheer bij gemeenten te versterken. Gedurende het verslag jaar zijn de navolgende activiteiten uitgevoerd: 1.

Archiefinspectie gemeente Zwolle

Bij de gemeente Zwolle heeft in 2013 geen formele archiefinspectie plaatsgevonden. Wel werden reguliere werkbezoeken gebracht. In april 2013 werd samen met de provinciaal archiefinspecteur meegewerkt aan het opstellen van een programma van eisen inzake web-archivering. De aanzet hiertoe werd gegeven door de coöperatieve vereniging Dimpact, waar veel gemeenten bij zijn aangesloten. Doelstelling is om tot een bruikbaar programma van eisen voor de archivering van gemeentelijke websites te komen, zodat de keuze voor een leverancier gemakkelijk gemaakt kan worden. Vanaf februari 2013 werd samen met verschillende medewerkers van de gemeente Zwolle gewerkt aan de vervaardiging van een Handboek Substitutie. Er waren drie werkgroepen ingesteld, die input moesten leveren voor het Handboek. Het concept-handboek kon in juli 2013 aan de gemeentelijke archiefinspecteur ter toetsing worden aangeboden. In samenspraak met de provinciale archiefinspecteur vond de formele toetsing in september 2013 plaats. Onze bevindingen werden in november 2013 aan de gemeente Zwolle meegedeeld. Aan de opstelling van een KPI-verslag over het gevoerde informatiebeheer zal in 2014 worden gewerkt. Gedurende het verslagjaar werd één verzoek tot vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden afgehandeld. In totaal werd ruim 128 m1 archief vernietigd. Er werden geen archieven aan het HCO overgedragen.

2.

Archiefinspectie gemeente Deventer

Archiefinspectie Er werd in de maanden november/december 2012 en januari 2013 een facetinspectie uitgevoerd met betrekking tot de informatiehuishouding van de zgh. Verbonden Partijen. Dit onderzoek werd door de gemeentelijk archiefinspecteur verricht in samenwerking met mw. W. Simmelink. De inspectie bestond uit literatuur- en archiefonderzoek, alsmede de bespreking van een specifieke vragenlijst met betrokken ambtenaren. De noodzaak van deze facetinspectie lag in het Reken-kamerrapport “Beter Verbinden” uit 2007. Doel van het onderzoek was te achterhalen welke verbeterslagen in het beheer van dossiers van deze Verbonden Partijen gemaakt dienen te worden. De rapportage werd in april 2013 aan de gemeentearchivaris van Deventer aangeboden. Geconcludeerd moest worden dat in het proces van analoge en digitale registratie, archivering en overdracht van dossiers van Verbonden Partijen nog onvoldoende verbeteringen zijn opgetreden, die een goede, toegankelijke en geordende staat kunnen garanderen. Controle en toezicht op de informatieplicht van Verbonden Partijen ontbreekt. Door mw. drs. F.W.J. van de Berg (HCO) werd in dezelfde periode een tweede facetinspectie verricht. Dit betrof een onderzoek naar de formele afspraken tussen het SAB en ICT-Saxion over het beheer van digitaal historisch archiefmateriaal van het SAB. Specifiek moest worden onderzocht hoe de houdbaarheid (duurzaamheid) van deze digitale bestanden voor de middellange en lange termijn kan worden geregeld. De rapportage werd in januari 2013 aan de gemeentearchivaris van Deventer aangeboden. Geconcludeerd moest worden dat de bestaande overeenkomst met ICT Saxion geen enkele waarborg biedt ten aanzien van een duurzaam beheer, behoud, opslag en beschikbaarstelling van digitale (archief) bestanden van het SAB. De samenwerking met ICT Saxion hoort te worden vastgelegd in een heldere en duidelijke dienstverleningsovereenkomst.


11

Gedurende het verslagjaar werden vier verzoeken tot vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden afgehandeld. In totaal werd ruim 134,25 m1 archief vernietigd. Er werden geen archieven aan het SAB overgedragen. Archiefbewerking Met enthousiasme werd – ook in de eerste helft van 2013 - door drie vrijwilligers gewerkt aan het nader toegankelijk maken van de archieven van de Stichting IJssellandschap en haar rechtsvoorgangers. De werkzaamheden werden uitgevoerd op de zolder van havezate de Haere in Olst. Als meewerkende voormannen zijn de heren de Beer en Seekles bij dit project betrokken. De werkzaamheden werden in juli 2013 afgesloten. Een concept-toegang met bijlagen is inmiddels vervaardigd. De verwachting is dat het project in 2014 kan worden afgerond. Bedoelde archieven en kaartbestanden zullen dan aan het SAB in beheer worden overgedragen.

3. Archiefinspectie gemeente Kampen De bestaande dienstverleningsovereenkomst Archiefinspectie met de gemeente Kampen werd per 1 maart 2013 met drie jaar verlengd. Gedurende het verslagjaar zijn een viertal vergaderingen van de Overleggroep DIV bijgewoond. Hieraan wordt deelgenomen door DIV, GAK en Concernstaf. Doel van het overleg is om werkzaamheden onderling af te stemmen. Op grond van de dienstverleningsovereenkomst Archiefinspectie werd een begin gemaakt met het uitvoeren van archiefinspecties bij vier gemeentelijke diensten op locaties in de stad, te weten het Stedelijk Museum, de Stadsgehoorzaal, de Brandweer en het team Civiele Werken. De rapportage zal in 2014 aan de gemeentearchivaris worden aangeboden. Het vervaardigen van een handboek Substitutie werd gedurende het verslagjaar voortvarend ter hand genomen. Er is een ambtelijke werkgroep gevormd, die verscheidene keren bijeen is geweest. Een eerste versie van het Handboek werd inhoudelijk besproken. Afronding en vaststelling van het Handboek staat gepland voor 2014. De inventarisatie van het archief van de NV. Ontwikkelingsmaatschappij Koekoekspolder te Kampen (19992008) is bijna afgerond. De beschrijvingen zijn inmiddels vervaardigd en er wordt gewerkt aan de historische inleiding. Gestreefd wordt naar afronding van de bewerking in 2014. In april 2013 werd overleg gevoerd met de directeur van de Oranjeschool te Zalk. De school heeft in 2012 haar 100-jarig bestaan gevierd. Afgesproken werd dat het archief nader toegankelijk gemaakt en aan het Gemeentearchief Kampen zou worden overgedragen. De werkzaamheden worden in samenwerking met de heer K-J van Gelder te Zalk verricht. De archiefstukken zijn inmiddels geselecteerd op te bewaren en te vernietigen. In 2014 zal een inventaris worden vervaardigd. Gedurende het verslagjaar werd geen verzoek tot vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden afgehandeld. Overbrenging van archieven aan het gemeentearchief heeft niet plaatsgevonden.

4. Archiefinspectie Gemeenten Enschede- Losser. Vanaf 1 augustus 2013 werden werkzaamheden verricht voor bovengenoemde gemeenten. Een inhoudelijke bijdrage werd geleverd aan de totstandkoming van de een Calamiteitenplan en een Notitie Eisen aan Overbrenging. Daarnaast was de gemeentelijk archiefinspecteur verantwoordelijk voor de samenstelling van de KPI-verslagen voor Enschede en Losser, die op basis van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht moesten worden opgesteld. Voor de uitvoering van de archiefinspectie in 2013 en 2014 werd een werkplan vervaardigd.

5. Archiefinspectie gemeenten Ommen-Hardenberg. Met deze gemeenten kon - vanwege gemeentelijke bezuinigingen – nog geen dienstverleningsovereenkomst archiefinspectie worden afgesloten. Mogelijk kan een dergelijke overeenkomst wel in 2014 worden gerealiseerd. Op projectbasis werd in de maanden juli-oktober 2013 voor elk van deze gemeenten het KPI-verslag over het gevoerde Informatiebeheer samengesteld.


12

6.

Archiefinspectie Gezondheidsregio/Veiligheidsregio IJsselland

Er hebben geen formele archiefinspecties plaatsgevonden. Wel werden reguliere werkbezoeken gebracht. De in 2010 opgestarte Gemeenschappelijke Regeling Meldkamers Oost-Nederland (MON) bleek nog niet te beschikken over geldende beheersregels. Hierover werd overleg gevoerd met de provinciale archief-inspecties in Overijssel en Gelderland. De administratieve vestigingsplaats is Zwolle. Gestreefd wordt naar vaststelling van de beheersregels in 2014. Het vervaardigen van een handboek Substitutie is in voorbereiding genomen. In 2013 zijn echter weinig vorderingen gemaakt. Gedurende het verslagjaar werd één verzoek tot vernietiging van archiefbescheiden afgehandeld. In totaal werd ruim 15 m1 archief vernietigd. Er werden geen archieven aan het HCO overgedragen.

7.

Archiefinspectie Christelijke Hogeschool Windesheim

Aan de afd. DIV van de Christelijke Hogeschool Windesheim werd in het verslagjaar geen bezoek gebracht. Verzoeken om toestemming voor vernietiging en overdracht van archieven hebben niet plaatsgevonden.

2.

Verwerving

Het verwervingsbeleid van het HCO steunt op twee pijlers. Als belangrijkste geldt de Archiefwet 1995. Deze verplicht overheidsinstellingen hun archieven in goede en geordende staat te bewaren en na 20 jaar over te dragen aan een openbare archiefbewaarplaats. Het HCO vervult deze functie voor de rijksinstellingen in Overijssel, de provincie Overijssel, de gemeenten Dalfsen, Olst-Wijhe, Zwartewaterland, Zwolle en het Waterschap Groot-Salland. Deze archief wettelijke aanwinsten omvatten 194 meter ofwel 84 % van de totale instroom. Het grootste deel daarvan kwam voor rekening van de provincie Overijssel. Daarnaast geldt het principe van ‘documenting society’. Collecties en archieven moeten ook representatief zijn voor de politieke, economische, culturele, sociale, maatschappelijke en topografische historische ontwikkeling van Zwolle en Overijssel buiten het overheidsdomein. Deze categorie aanwinsten omvatte 28 meter archivalia en alle beeldmateriaal. Foto’s en films krijgen bijzondere aandacht in de collectievorming. Beeldmateriaal omvat immers direct herkenbare en levende geschiedenis en biedt grote publieksgroepen een relatief gemakkelijke toegang tot het verleden. Een van de belangrijkste verwervingen betrof de aankoop van een topstuk, het Renteboek van het Olde Vrouwen Convent. Een topstuk omdat het veel nieuwe informatie bevat over Zwolle, met name in de vijftiende eeuw, de Zwolse ‘Gouden eeuw´. Mede als gevolg van het tekort aan depotruimte stond de instroom van nieuwe informatiebestanden op een laag pitje. In de loop van 2014 zal aan het ruimtegebrek door de komst van rollende stellingen een einde komen.

Beeldmateriaal In 2013 zijn ongeveer 1.150 items aan de audiovisuele collectie toegevoegd. Naast diverse kleinere aanwinsten sprongen twee collecties er duidelijk uit. Ten eerste was daar de collectie CD’s en DVD’s van het voormalige Kunst en Cultuur Overijssel (KCO), die een mooi beeld geeft van wat er in de provincie aan (amateur-) popmuziek is gemaakt. Ten tweede is in oktober 2013 de collectie van de Deventer filmer Dolf Nijbroek overgedragen, een belangrijke collectie films die maar liefst zeven decennia Deventer geschiedenis bestrijkt, van de jaren ’30 t/m de jaren ’90 van de 20ste eeuw. In 2013 is een belangrijke samenwerking tot stand gekomen met de Zwolse lokale omroep RTV Zoo, waarbij men gebruik maakt van historisch beeldmateriaal in uitzendingen. In ruil daarvoor wordt het uitzendarchief, maar ook ruwe opnamen van belangrijke gebeurtenissen in Zwolle, aan het Historisch Centrum Overijssel overgedragen. Met TV Enschede FM is overigens een soortgelijk samenwerkingsverband ontstaan. Een mooie manier van presenteren van historisch beeldmateriaal en tegelijkertijd recent materiaal verwerven.


13

Het Historisch Centrum Overijssel fungeerde in 2013 ook als inzamelpunt voor de landelijke actie MijnBandMetOranje, waarbij tot nog toe onbekende opnamen van leden van het Koninklijk Huis zijn ingezameld. In het kader daarvan is ook interessant Overijssels materiaal binnen gekomen. In 2013 heeft het audiovisueel team van drie partijen sponsoring mogen ontvangen voor digitaliseringwerkzaamheden, van het bedrijf dat de films scant, Video Centrum Nederland in Soest, van WAVIN uit Zwolle/Hardenberg en van de familie Lamberts uit Almelo/Wierden.”


14

TOEGANKELIJKHEID 1.

Informatiebeleidsplan

Het HCO is een informatie verwerkend bedrijf. Verwerving, beheer, ontsluiting en doelgroepgerichte presentatie van historische informatie zijn kernprocessen. Deze processen voltrekken zich in toenemende mate digitaal. Transparante, efficiënte, effectieve en duurzame informatievoorziening is daarom voor het HCO een even belangrijk bedrijfsmiddel als de fysieke infrastructuur, organisatie en personele en financiële middelen. In 2010 is onder de titel Meer mogelijk maken het informatiebeleidsplan 2010-2012 vastgesteld. Dit ontwikkelplan voor historische informatiediensten doet richtinggevende uitspraken over informatiesystemen, beheer en onderhoud, ondersteuning, ict-infrastructuur en informatiemanagement. In de loop van 2012 is de eerste fase van het informatiebeleidsplan, het moderniseren van de collectiediensten, grotendeels voltooid. In 2013 is dit proces voortgezet waarbij o.a. de website is vernieuwd, waardoor de collecties beter gepresenteerd en onder het voetlicht gebracht worden. Duplicering door middel van scanning In toenemende mate zoeken historisch geïnteresseerden informatie via het internet. Dat betekent dat zij niet alleen metadata (toegangen), maar in toenemende mate ook digitale duplicaten (scans) van de oorspronkelijke documenten op het web verwachten. Het is daarom de ambitie van het HCO de meest geraadpleegde documenten digitaal te presenteren. Met als gevolg gemak voor de gebruiker en naar verwachting ook een sterke vergroting van de ‘consumptie’ van historische informatie. Het HCO digitaliseert conform de open en duurzame digitale standaarden en formaten, zoals geadviseerd door DEN (Digitaal Erfgoed Nederland). Deze organisatie beheert het normatieve register van digitale standaarden voor het erfgoed. Uitgaande van het Plan van Aanpak voor scanning van de Overijsselse Burgerlijke Stand (2010) is gesproken met Overijsselse gemeenten en de GSU (mormonen) over samenwerking bij scanning en internetpresentatie van de 2.5 miljoen akten van de Overijsselse Burgerlijke Stand. De eerste scans uit de periode 1951-1960 zijn in 2013 op internet gepubliceerd.

Archiefbank In 2012 is begonnen met de voorbereidingen voor de invoering van de archiefbank, het geheel van met elkaar samenhangende systemen op de website voor het, al dan niet tegen betaling, zoeken, aanvragen, inzien en downloaden van archiefbronnen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van functionaliteiten van het archiefbeheerssysteem MAIS-Flexis. Invoering van de volledige functionaliteit van de archiefbank is helaas gestrand op technische beperkingen van de huidige website van het HCO. Met de implementatie van een nieuwe corporate website in 2013 werden deze problemen grotendeels opgelost. Intussen is in 2012 en 2013 reeds een groot aantal scans van archiefstukken gekoppeld aan de beschrijvingen in MAIS-Flexis en online raadpleegbaar gemaakt via Archieven.nl en deels ook WieWasWie.nl.

2013

2012

Aantal toegangen

28

23

Aantal scans

166.931

159.896

Digitale duplicaten vormen een belangrijke asset voor het HCO is. Met de toenemende omvang van deze bestanden (circa 50 TB) voldoet de huidige offline opslag op uiteenlopende dragers niet meer, want kwetsbaar, niet goed toegankelijk en inefficiënt in beheer. In het informatieplan is gekozen voor duurzame opslag in open formaten en standaarden bij een externe hostingpartner. In 2011 zijn deze eisen technisch verder uitgewerkt. Na aanbesteding is inrichting van de storage gegund aan Pictura Database Publishing te Heiloo. Eind 2011 is de technische en procedurele inrichting gestart. In 2012 is uiteindelijk de storage beschikbaar gekomen in een contractvorm die het voor het HCO mogelijk maakt de kostenbeheersing in eigen hand te houden.

2.

Toegankelijkheid van de collecties

Deze activiteit heeft tot doel documenten en informatiebestanden zo veel mogelijk zonder tussenkomst van de beheerder, raadpleegbaar te laten zijn in een publieksgerichte (digitale) interface.


15

2.1.

archievenoverzicht

Het samenstellen van een online systematisch gerubriceerd digitaal overzicht van archieven en collecties is voltooid. Dit overzicht is in het voorjaar van 2012 verschenen op www.archieven.nl en www.historischcentrumoverijssel.nl en vervangt de huidige papieren overzichten van resp. RA Overijssel tot 2000, GA Zwolle (idem) en HCO, sinds 2000. Deze overzichten zullen dan ook in 2013 of 2014 van de studiezaal verdwijnen en plaatsmaken voor computers. 2.2.

Archiefinventarissen

Collectie is toegankelijk

2013

2012

2011

2010

2009

Aantal toegangen produceren

33

11

26

37

5

Aantal meters toegankelijk maken

73

33

273

453

1

In 2013 werden, buiten betaalde opdrachten in het kader van zakelijke dienstverlening, 28 toegangen geproduceerd. Het betrof met name archieven die recent zijn verworven en met behulp van vrijwilligers van de archiefvormers toegankelijk zijn gemaakt, maar ook kleine archiefjes die al enkele jaren bij het HCO aanwezig waren. Daarnaast werden vijf archieven met externe financiering geïnventariseerd. Een extern gefinancierde bewerking loopt nog. Nadat door opheffing van GenLias en overgang naar WieWasWie in 2012 tijdelijk minder data was toegevoegd, is in 2013 weer een stijging gerealiseerd. In 2013 is verder gegaan met het indexeren van de geboorteregisters ten behoeve van de website www.wiewaswie.nl. Alle gepubliceerde gegevens van de Burgerlijke Stand zijn tevens beschikbaar via het archiefzoeksysteem van het HCO.

2.3.

Indicering en catalogisering

2.3.1.

Retro-conversie naar MAIS

Als opmaat naar het terug brengen van het aantal internetapplicaties worden nadere toegangen op archieven en collecties, die voorheen nog in Excel, Access, Word en andere formaten stonden, naar MAIS geconverteerd ten behoeve van presentatie op de onderzoekspagina van de vernieuwde website. 2.3.2. Indicering Burgerlijke Stand Het HCO participeert sinds jaar en dag in het nationale project Genlias, dat in 2012 is opgevolgd door www.wiewaswie.nl. In 2013 bewerkten tientallen vrijwilligers op 7 locaties in totaal 100.000 geboorteakten. De herindicering van de 723.000 overlijdensakten uit de periode 1811-1932 is op één gemeente na voltooid. De indicering van de 1950-1960 (80.000 akten) is voor 75 % voltooid. De huwelijksakten 1811-1932 werden in 2007 en overlijdensakten 1933-1960 in 2012 voltooid. In 2012 zijn de geboorteakten gestart, waardoor Lonneker, Vriezenveen, Zwolle en Zwollerkerspel nagenoeg zijn voltooid. Die zijn of worden in 2013 en 2014 op internet geplaatst.


16

WieWasWie Akten bewerkt Records op WieWasWie toegevoegd/ vervangen Totaal aantal Overijsselse records op Genlias/ WieWasWie Aantal vrijwilligers Aantal vrijwilligersuren

120.000 112.675

100.000 36.357

120.000 65.500

137.847 146.374

117.000 115.000

106.000

1,3 miljoen (4,9 % van landelijk totaal)

Geen groei vervanging bestaande records

1.2 miljoen 8 % van landelijke totaal)

1.2 miljoen 8.8% van landelijke totaal)

1.2 miljoen 10% van landelijk totaal)

1.2 miljoen 10% van landelijk totaal)

60 19.000

60 19.000

60 19.000

60 19.000

60 19.000

60 19.000

Aantal locaties* 7 8 8 8 8 Aantal zoekvragen op ** 914.273 777.373 779.455 664.517 www.genlias.nl 9.5 % van 9.3% van 8.4% van www.wiewaswie.nl het landelijk landelijk herleidbaar naar landelijke totaal totaal Overijsselse data totaal Aantal zoekvragen op ** 27.240.714 25.617.066 21.946.480 www.genlias.nl www.wiewaswie.nl totaal Aantal correcties in het 250 150 180 105 HCO databestand n.a.v. feedback van publiek Aantal door HCO ** 317 379 235 beantwoorde inhoudelijke vragen n.a.v. data WieWasWie * Almelo, Deventer, Enschede, Hengelo (tot 2012), Kampen, Steenwijk, Vriezenveen, Zwolle. ** Geen opgave ontvangen.

8 550.508 7.6 % van landelijk totaal 16.907.139

79

188

Bij de vervanging van GenLias door de nieuwe website van wiewaswie is prioriteit gegeven aan het operationeel maken voor het digitale publiek. Ook is het beheer van het systeem overgegaan van de Stichting Archief programmatuur naar het CBG (Centraal Bureau voor Genealogie). 2.3.3.

HisGis/Het Digitale Land/Kadaster 1832

Dit project is in 2012 afgerond. Inmiddels zijn de gedigitaliseerde kaarten en informatie opgenomen in HisGis (www.hisgis.nl). Dat is een digitaal pakket voor het verwerken van ruimtelijke informatie: kaarten op het scherm met daarachter informatie over wat er op te zien is. Aan elke kaart zijn tabellen verbonden met tekst en cijfers. Omgekeerd zijn alle tabellen weer gekoppeld aan een kaart. Met HISGIS kan in het verleden worden gereisd. De fundering ervan bestaat uit het gedigitaliseerde oudste kadaster (van 1832). Daarop sluiten chronologische en thematische kaartlagen aan die op diverse manieren met elkaar te combineren zijn. HISGIS is opgezet per gewest en beslaat momenteel (november 2013) Fryslân, Groningen, Overijssel, Utrecht, gemeente Amsterdam en de gemeente Sittard-Geleen. Het wil op den duur heel Nederland omvatten. De provincies Noord Holland en Drenthe zijn momenteel in ontwikkeling.

2.3.4. Beeldmateriaal De beeldcollecties zijn te bekijken via de beeldbank van het HCO. Het invoersysteem van de beeldbank is een databaseprogramma, Atlantis geheten. HCO heeft sinds 2013 een Flickrkanaal. Dit staat nog in de kinderschoenen, maar de cijfers laten een stijgende lijn zien, te weten vanaf het begin in januari 2013 tot begin 2014 meer dan 23.000 hits.


17

Aan ontsluiting van de beeldcollecties van het HCO werken 25 vrijwilligers, voor zowel bewegend als topografisch-historisch beeld. In 2013 werd op het gebied van stilstaand beeld (fotomateriaal) het volgende toegankelijk gemaakt en ingevoerd: 1) Retroklus ongeveer 3000 foto’s (her)beschreven in Atlantis (medio 2014 toegankelijk voor het publiek) 2) Verpakken en omnummeren van ongeveer 20.000 dia’s, die klaar staan om beschreven en toegankelijk gemaakt te worden voor de beeldbank 3) 2000 affiches ingevoerd in de beeldbank en te zien voor het publiek 4) Verder beschreven: ruim 1500 prentbriefkaarten Zichtbaar gemaakt via de beeldbank: 1) Collectie Everaarts (zo’n 120 foto’s) 2) Collectie Reinders (150 foto’s) 3) Diverse prenten en tekeningen 4) Technische tekeningen uit 1900 (400 stuks)

2.3.5.

Bibliotheek

Door kritischer acquisitiebeleid en minder uitgave van boeken hebben wij in 2013, 90 boeken in bezit gekregen. We hebben dit jaar 158 tijdschriften verworven. Er zijn tijdschriften opgezegd en nieuwe tijdschriften bijgekomen. Daarnaast zijn er tijdschriften opgeheven of digitaal gegaan. De meeste jaarverslagen van organisaties die in de bibliotheek bewaard worden zijn opgenomen in de catalogus. Het ompakken van boeken en tijdschriften in de depots is gerealiseerd.


18

DIENSTVERLENING

Publieksactiviteiten

Publicatie: 800 Jaar Zwolle in één boek Uitgeverij Waanders & de Kunst heeft in samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel en Zwolse Historische Vereniging het ‘Zwolle boek’ gepubliceerd. Het boek beschrijft in 12 hoofdstukken 800 jaar Zwolse geschiedenis en schildert het palet van de rijke geschiedenis van Zwolle.

Chinezen van Zwolle Op 15 april presenteerde Historisch Centrum Overijssel het boekje “Chinezen van Zwolle”, drie generaties aan het woord. Het 1e exemplaar werd overhandigd aan wethouder van cultuur van Zwolle, drs. Nelleke Vedelaar. In “Chinezen van Zwolle” zijn uiteenlopende interviews te lezen van drie generaties Chinezen: van een kleinzoon, van een echte ‘pinda-Chinees’ tot een acupuncturist die nog maar net in Zwolle woont. Het Historisch Centrum Overijssel wil hiermee de geschiedenis en streekcultuur van Overijssel documenteren en beschikbaar stellen voor komende generaties. Dit boek over de Chinezen in Zwolle is, na de boeken over Molukkers en Turken, het derde dat voortkomt uit het meerjarenplan ‘Cultureel erfgoed andere culturen’ van het ‘Fonds voor cultuurparticipatie’. Het boekje is mogelijk gemaakt door een subsidiebedrag van de gemeente Zwolle. Lasten Projectleiding Teksten Drukkosten Fotografie & Interviews Ontwerp & communicatie Diversen

Baten 4.538 gemeente Zwolle 968 HCO 4.479 Uren HCO 1.137 8.833 255 20.209

20.000 209 pm

20.209

Lancering MijnStadMijnDorp online magazine In juni 2013 is MijnStadMijnDorp online magazine gelanceerd; een nieuwe zet in het digitale domein. Het gratis magazine vormt een aanvulling op de website MijnStadMijnDorp. Het is informatief en verhaalt over de geschiedenis en streekcultuur van Overijssel. Vooralsnog verschijnt het vier keer per jaar. Het magazine bevat verhalen, foto’s en oude filmpjes. Het aantal website-bezoeken voor het online magazine betrof 2340. Het aantal abonnees dat wordt geattendeerd op een (nieuwe) versie van het MSMD online magazine bedroeg 3624.

MSMD - www.mijnstadmijndorp.nl Vanaf december 2013 zijn representatieve statistieken beschikbaar (Google Analytics) Hieronder een overzicht van de maand december 2013 Bezoeken Unieke bezoekers Paginaweergaven Bouncepercentage Minuten per bezoek

19.618 16.746 88.629 58,18% 0:02:38

Nieuwe bezoekers (percentage)

82,15%

Pagina’s per bezoek


4,52

19

Max. unieke bezoekers per dag

835 (29 dec.)

min. unieke bezoekers per dag

gem. unieke bezoekers per dag Unieke bezoekers NL

540 14.966

Unieke bezoekers Overijssel

415 (10 dec.)

6.603

NB. In het voorgaande jaar 2012 is abusievelijk alleen de homepagina van MSMD gemeten. Afgelopen jaar heeft het HCO stevig ingezet op doorontwikkeling en op relatiebeheer van MijnStadMijnDorp (MSMD). Het HCO bezocht historische verenigingen en erfgoedinstellingen. Doelstelling was nader kennis te maken met deelnemers aan MijnStadMijnDorp. Daarnaast was een doel om verenigingen die (nog) niet deelnamen, te enthousiasmeren om deelnemer te worden. HCO bezocht historische verenigingen in Borne, Steenwijkerland, Avereest, Weerselo, Wijhe/Olst, Dalfsen, Hardenberg, Haarle, Raalte en het Stadsarchief en Athenaeumbibiliotheek te Deventer. Dit resulteerde in een toename van verenigingen die verhalen, nieuws en collecties toevoegen op MSMD. Eind 2013 traden twee nieuwe deelnemers toe, te weten: Heemkunde vereniging Borne en De Hofmarken.

Nieuwe website HCO In december is de corporate website www.historischcentrumoverijssel.nl in een nieuw jasje gestoken. Door de duidelijke indeling en snelle navigatie is informatie eenvoudig beschikbaar. Ook worden de collecties beter in beeld gebracht zoals een aantal topstukken. De onderzoeker kan thematisch te werk gaan of globaal door collecties zoeken. Aanmelden voor activiteiten kan online, bijvoorbeeld voor lezingen en rondleidingen. De site is toegankelijk op smartphone en tablet. Het aantal website-bezoeken voor www.historischcentumoverijssel.nl bedroeg 187.172

HCO Nieuwsbrief Het aantal nieuwsbrief abonnees nam toe; van 3.463 in 2012 naar 3.500 in 2013. Social Media: Facebook, Twitter, LinkedIn en YouTube De Facebook-teller (‘likes’) kwam in 2013 uit op 415 (in 2012 waren dat er 177). Het HCOverijssel Twitter account en Educatie Twitter account werden geïntegreerd in @HCOverijssel; we mochten ruim 400 volgers verwelkomen. Volgers lazen ruim 1000 Tweets vanuit het HCO. Daarnaast telde het directie Twitteraccount (@directeurHCO) 2071 Tweets en 842 Volgers. MijnStadMijnDorp (@MStadMDorp) kreeg op Twitter 222 volgers en is in 2013 weinig actief benut voor berichten. Op LinkedIn heeft het HCO een Bedrijfs (Company) pagina met 156 volgers. Dit sociale media kanaal is in 2013 voor het eerst ingezet; er worden berichten op geplaatst over activiteiten bij het HCO. HCO YouTube kanaal

Aantal weergaven 2013: 54.471

Weergaven top 5: Nederland België Duitsland Verenigde Staten Frankrijk

: 47.182 : 2.058 : 1.259 : 533 : 302

Aantal abonnees: 61 Abonnees top 5: Nederland Verenigde Staten Thailand Duitsland Verenigd Koninkrijk

: 31 (41 aangemeld, 10 afgemeld) : 6 (8 aangemeld, 2 afgemeld) : 4 (geen afmeldingen) : 3 (geen afmeldingen) : 3 (geen afmeldingen)


20

Tentoonstellingen

Het Wilde Oog: ‘Wie niet weg is wordt gezien’ In het najaar was een compacte tentoonstelling te bekijken van Het Wilde Oog. Deze tentoonstelling was onderdeel van een multimediaal project (taal, foto en film), waar in het HCO het onderdeel met vrouwen uit Staphorst in klederdracht en vaders en zonen van de Vrije School uit Deventer te zien was.

Expositie ‘Sippora & Joseph’ In 2013 vond er bij het HCO een educatieve tentoonstelling plaats: ‘Sippora & Joseph’. Groep 8 van de Geert Groteschool (Zwolle) en van De Groenling uit IJsselmuiden bestudeerden de levens van twee Overijsselse kinderen. Onder leiding van medewerkers van het HCO en het Gemeentearchief Kampen deden de kinderen archiefonderzoek, bezochten plekken in Zwolle en Kampen waar de oorlog nog zichtbaar is en spraken ze met een van de nog in leven zijnde hoofdpersonen uit de tentoonstelling. Hun selectie archiefstukken, foto’s en teksten vormden de tentoonstelling ‘Sippora en Joseph. Kind in de oorlog’. Zo’n 600 leerlingen kwamen de tentoonstelling bekijken.

Zwolle in Beeld Bij de start van het jaar was de fototentoonstelling ‘Zwolle in Beeld’ te bekijken; een tentoonstelling waar de hoogtepunten en dieptepunten van het jaar 2012 in Zwolle werden getoond met foto’s van de Zwolse persfotografen Harry ten Klooster, Frans Paalman en Pedro Sluiter.

Lezingen Waanders-lezingen De serie Waanderslezingen is de afgelopen jaar besloten met een lezing van Geert Mak. Op 15 november sloot hij de serie af voor een enthousiast publiek in een uitverkochte Broerenkerk. Eerder in het jaar kwam een scala aan sprekers voorbij. De eerste lezing in 2013 was van Hans den Hartog Jager. Hij sprak over de opkomst en ondergang van de schoonheid in hedendaagse kunst. Gevolgd door Hans Goedkoop in maart, die vertelde over zijn opa die officier was in het koloniale leger in Indië. Gevolgd door Gerard Aalders; hij gaf in april een betoog over het Lockheed schandaal, corruptie en Prins Bernhard. Marja Vuijsje, sloot het programma in het HCO af. Zij stond stil bij de geschiedenis van de 4-mei herdenkingen. Historische Avonden: Van Millenniumdoelen tot Zwolse wandelsportgeschiedenis De serie Historische Avonden bevatte de gratis lezingen gericht op lokaal en regionaal historisch geïnteresseerden; van de restauratie van het Karel de Vijfde huis tot wandelsport en van stadsarcheologie tot Zwolle in de Tweede Wereldoorlog. De historische avonden werden georganiseerd door het HCO in samenwerking met de Gemeente Zwolle, het Stedelijk Museum Zwolle en de Zwolse Historische Verenging.

Aanwinst: Rentenboek van het Olde Beghijnenhuis te Zwolle Het HCO heeft eind 2013 een nieuw topstuk in de collectie opgenomen: het Rentenboek van het Olde Beghijnenhuis te Zwolle. Het betreft een middeleeuws boekje, bemachtigd bij een veilinghuis in Haarlem. Hildo van Engen (Streekarchief Langstraat Heusden Altena) gaf in december een lezing over de aanwinst. Met renten werden in de middeleeuwen schenkingen bedoeld. Het Olde Convent was de eerste religieuze vrouwengemeenschap in Zwolle. Het ontstond in de tweede helft van de veertiende eeuw. Een detail is dat het boekje een gedetailleerde beschrijving van de Beeldenstorm bevat. Project: MijnBuurtMijnVerhaal Het HCO heeft een digitaal fotoalbum beschikbaar gesteld van de Binnengasthuisstraat. De gerevitaliseerde woningen aan de Binnengasthuisstraat in Zwolle staan centraal. Burgemeester Meijer opende in 2013 de eerste


21

opgeknapte vooroorlogse huurwoningen aan de Binnengasthuisstraat. Wegens de bijzondere historie publiceerde het HCO een digitaal fotoalbum waarin de verhalen van de bewoners in beeld en tekst zijn vastgelegd. De verhalen, in combinatie met de foto’s, leverden een historisch monument en document op voor Zwolle. http://binnengasthuisstraat.mijnbuurtmijnverhaal.nl/.

Digitalisering (Bedrijfs)films Voorgaande jaren is een groot deel van de filmcollectie van het HCO met behulp van een provinciale subsidie gedigitaliseerd. In 2013 lag de focus op het presenteren van films via de beeldbank. Een aanwinst is de collectie van de Deventer filmer Dolf Nijbroek. Deze collectie bevat materiaal uit de jaren ‘30 tot ’90. Twee partijen sponsorden het HCO dit jaar voor filmdigitalisering. Een privé sponsoring; waarbij een deel van de filmcollectie al was gedigitaliseerd. Vervolgens besloot de familie een financiële bijdrage te leveren voor het restant van de collectie. Ook vond de formele overdracht plaats van de collectie films van WAVIN uit Hardenberg. Hiervan moet nog een deel worden gedigitaliseerd. Bij de overdracht overhandigde de delegatie van WAVIN een cheque aan het HCO. De Wavin films evenals de film van de formele overdracht zijn te bekijken via YouTube: http://www.youtube.com/user/HCOverijssel.

Educatie De educatieve projecten zijn als onderdeel van publieksactiviteiten geminderd ten opzichte van de voorgaande jaren. Het HCO heeft educatie als beleidsaandachtspunt moeten laten vallen, in verband met bezuinigingen in 2012. Daarnaast is de educatieve medewerker van het HCO langdurig uitgevallen in 2013. Met inhuur van derden en inzet collega’s zijn de volgende activiteiten alsnog uitgevoerd. Afgerond werden 9-tal lokale uitwerkingen van ‘De Streek Centraal’. In 2013 ontwikkelden we varianten in Oldenzaal en Kampen (finale presentatie op locatie vindt plaats eerste kwartaal 2014). De voorgaande 7 projecten De Streek Centraal zijn opgeleverd in 2011 en 2012. In 2013 werd eindevaluatie verstuurd aan de Provincie Overijssel.

De Canon van Overijssel Achter de schermen werd er jaren aan gewerkt: de Canon van Overijssel. In dorpen en steden in de provincie waren vrijwilligers doende om de lokale geschiedenis te vatten in canonvensters. Dit leidde tot diverse lokale canons en een overkoepelende Canon van Overijssel. Projectleider IJsselacademie schakelde het HCO in voor de educatieve bewerking. Posters, filmpjes en opdrachten leiden leerlingen in tien thema’s door de Overijsselse geschiedenis. In het voorjaar van 2013 presenteerden we het resultaat: een website met informatie voor historisch geïnteresseerden, leerkrachten en leerlingen. Zie www.canonvanoverijssel.nl.

Rondleidingen Het scala aan rondleidingen dat door het HCO wordt aangeboden, verheugd zich op onverminderde interesse. In 2013 waren er 300 deelnemers aan de rondleidingen. Speciaal getrainde rondleiders vertellen wat het HCO allemaal te bieden heeft. Zij leiden bezoekers rond door ons gebouw en brengen een bezoek aan één van de depots, waarin verschillende topstukken bekeken kunnen worden. Ook is de belangstelling voor deelname aan de wandeling door de Diezerstraat, waaraan historische panden gelegen zijn groot, als ook de rondleiding ‘In het voetspoor van de Moderne Devotie’.

Wedstrijden In 2013 was het HCO medeorganisator voor ‘het Overijssels Boek van het jaar 2012’ (samen met de Rijnbrinkgroep en met de Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek Deventer) en organisator voor het ‘Groot Zwols Dictee 2013’.


22

Gebruik zalen Het Historisch Centrum Overijssel beschikt over verschillende zalen die, naast het eigen gebruik, ook beschikbaar zijn voor verhuur (voor activiteiten die een verband hebben met de geschiedenis van Overijssel). Het Historisch Centrum Overijssel ontvangt groepen tussen 10 en 120 personen. In 2013 zijn de zalen aan verschillende externe aanvragers verhuurd.

Studiezaal Er waren al signalen van medewerkers dat het drukker wordt op de studiezaal. Met name bij archiefonderzoek en het opvragen van archiefstukken. De dalende lijn mbt genealogisch onderzoek is gestopt. Hier is een stabiel beeld te zien. Gemiddeld 3 bezoekers per dag met soms wat pieken naar 8 bezoekers. In de grafiek hieronder wordt het verloop van de afgelopen 3 jaar weergegeven per maand. De paarse lijn geeft 2013 weer, deze lijn geeft een lichte stijging weer t.o.v. voorgaande jaren vanaf mei/juni. 1200 1000 800 2011 600

2012 2013

400 200 0 jan febr mrt apr mei juni juli aug sept okt nov dec

De volgende grafiek geeft weer per jaar de aantallen bezoekers en de aantallen opgevraagde archiefstukken. Hier is te zien dan bezoekers aantal stabiel blijft net even onder de 4000 bezoekers, maar dat het aantal archiefstukken de lijn van de 10.000 voorbij gaat. 12000 10000 8000 aantal stukken

6000

Aantal bezoekers 4000 2000 0 2011

2012

2013


23

Uit gesprekken met medewerkers en bezoekers blijkt dat de stijging van aangevraagde archiefstukken ook komt doordat men thuis eerst vooronderzoek kan doen via www.archieven.nl. Met andere woorden men komt goed voorbereid bij HCO en weet welke archiefstukken wil raadplegen. Daarnaast zijn er bezoekers die zelf met behulp van een digitale camera foto’s nemen van de archiefstukken en vervolgens thuis het onderzoek doen. Top 10 van aangevraagde stukken periode januari tot en met december 2013 0145 0700 0635 0025 0122 0003.1 0638 0005A 0702.1 1447.1

Kadaster Stadsarchief Zwolle tot 1813 Zwolle, bouwvergunningen 1951-1979 Provincaal Bestuur Notarissen Staten van Overijssel tot 1811 Zwolle, bouwvergunningen 1901-1950 Bibliotheek Zwolle, bouwvergunningen (B-serie) Familie Van Dedem

787 738 552 425 413 308 307 283 178 165 Totaal 4.156

Bouwvergunningen van de gemeente Zwolle komen in 3 toegangen voor. Totaal zijn door inwoners van Zwolle, aannemers en makelaars in totaal 1.037 bouwdossiers bekeken. Ca. 10 % van het totaal aantal aangevraagde archiefstukken.

Hieronder een dalende grafiek mbt aantal opdrachten per maand via internet vanaf april 2002. De piek in de jaren 2003 tot ca 2005 kwam grotendeels door de hoeveelheid bestellingen van een kopie van een BS-akte. De verwachting is dat dit aantal verder zal afnemen. Dit beeld is ook weer terug te zien in een dalende omzet van kopieen. Deze omzet is wel een optelling van kopiebestellingen via internet en levering via de studiezaal. De dip tussen 2005 en 2007 was de periode van de verbouwing van HCO.

aantal bestellingen 140 120 100 80 60

aantal bestellingen

40 20

apr-13

mei-12

jun-11

jul-10

aug-09

sep-08

okt-07

nov-06

dec-05

jan-05

feb-04

mrt-03

apr-02

0


24

Omzet in kopieën 30000 25000 20000 15000 Omzet in kopieën 10000 5000 0

In het najaar heeft BRAIN (Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland) de kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven 2013 laten uitvoeren. Dit keer werden bezoekers verzocht om via internet de enquete in te vullen. Bij reacties van bezoekers kreeg men wel een gevoel dat internet wat verder bij de bezoeker weg staat dan het invullen met een pen van de enquête. Begin 2014 worden de resultaten verwacht.

Inlichtingenverzoeken. Reeds in 2012 is een aanzet gegeven tot stroomlijning van de distributie en afhandeling van binnengekomen inlichtingenverzoeken en bestellingen van kopieën en scans, zowel via de mail en website als brieven. Behalve de wijze van registratie van de binnengekomen inlichtingen-verzoeken is ook de maandelijkse kengetallenrapportage in het verslagjaar ingevoerd. De oorspronkelijke wijze van registratie is per 1 oktober van het verslagjaar aangepast en verbeterd. De distributie en afhandeling van de inlichtingenverzoeken en bestellingen als ook de vernieuwde wijze van registratie wordt in januari 2014 geëvalueerd. Voor de bouwvergunningen geldt dat deze veelal door de receptionisten telefonisch en via de mail afgehandeld worden, welke echter niet doorgegeven zijn aan de procesbegeleider “Inlichtingen-verzoeken”. Deze kengetallenregistratie van 2013 is dan ook een nulmeting. Hieronder een overzicht van de kengetallen op basis van de oorspronkelijke wijze van registratie. Rubriek Wiewaswie.nl Kamer van Koophandel Bevolkingsregister Kadaster Niet Openbaar Bouwvergunningen Anders Totaal

2013 201 87 43 22 32 23 509 917

Wat heeft het gekost?


25

Baten Lasten Resultaat vóór bestemming Toevoeging/onttrekking aan reserves Resultaat ná bestemming

Realisatie Begroting Realisatie 2013 2013 2012 403.398 85.500 699.835 1.108.730 1.188.805 849.637 -705.332 -1.103.305 -149.802 -705.332 -1.103.305

-149.802

De lasten bij het programma Producten en Diensten zijn € 705.332 hoger dan de baten. De totale baten (externe gelden) eindigt op € 403.3978. De totale lasten kwamen uit op € 1.078.000. De verdeling over loonkosten en materiele kosten is ca 58% en 42 %. Het totale programma producten en diensten levert dus een negatief resultaat van € 705.332. In het financiële gedeelte van het verslag worden de cijfers nader toegelicht.

Evaluatie rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid HCO richt zich op het met enthousiasme presenteren van de geschiedenis van Overijssel en Zwolle. Vooraf worden er een aantal richtingen bepaalt. Naderhand, meestal na de vaststelling van de begroting, komt er zicht op hoe een en ander gerealiseerd kan en gaat worden. Soms dient zich tussendoor iets aan, terwijl een ander project vertraging oploopt. Soms kunnen we een medewerker op een betalende klus zetten. In deze wereld waarin HCO als cultureel ondernemer aan de slag moet gaan, betekent dat HCO kansen moet grijpen, maar ook moet opzoeken. Met als gevolg dat het verloop van projecten zeer wisselend kan zijn.


26

1.1.3. Algemene dekkingsmiddelen Saldo van de financieringsfunctie (rentebaten – rentelasten): Financieringsfunctie Ten gevolge van de geldlening bij de BNG met een looptijd van 15 jaar is de te betalen rente per jaar een niet te beïnvloeden component. Anders is het met de rente op het saldo van de Rekening Courant krediet bij de SNS-bank en de daaraan gekoppelde spaarrekening. Voorgaande jaren had HCO door vele vooruitbetalingen van allerlei projectbijdragen geen gebruik hoeven maken van de kredietfaciliteit van HCO, jaarlijks ontving HCO rente. Voor 2013 ontving HCO meer rente, nl € 12.800 (2012 € 6.200 ; 2011 € 14.000). Deze stijging werd veroorzaakt door het weer in gebruik kunnen nemen van de spaarrekening bij de SNS-bank(na de nationalisatie door de overheid van de SNSbank). Voor 2014 en verder verdwijnt dit rentevoordeel ten gevolge van schatkistbankieren. Bij schatkistbankieren roomt de staat elke dag ons banksaldo af. Mogelijke rentepercentages zijn een fractie van een SNS-spaarrekening (0,1 %). Het saldo van de Rekening Courant krediet is in 2013 niet negatief geweest. Tegen over de te betalen rente ten behoeve van de BNG-lening (€ 39.200) staat een post van te ontvangen rente ad € 12.800. Netto betekent dit een last van € 27.000 (2012: € 37.700 2011 : € 34.900).

Overige algemene dekkingsmiddelen (incidentele, niet aan de programma’s toegerekende bijdragen): In de jaarrekening 2013 waren nog na ijlende posten opgenomen met betrekking tot Bijzondere Baten & Lasten. De incidentele baten en lasten die betrekking hebben op voorgaande boekjaren en waarin de begroting niet voorzag, werden hier verantwoord. Voor 2013 waren er meer baten dan lasten, veroorzakers waren nagekomen creditnota’s, waar de boeking pas gemaakt kon worden na de vaststelling van de jaarrekening 2012. Ook was er een correctieboeking van € 5.000. Overige algemene dekkingsmiddelen Realisatie Begroting Realisatie 2013 2013 2012 Baten 16.246 10.507 Lasten 10.391 4.632 Saldo 5.855 5.875


27

1.2. Paragrafen Artikel 26 BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als die in de begroting opgenomen zijn. In dit hoofdstuk geven wij het kader aan waaraan de paragrafen minimaal dienen te voldoen. De (minimaal) verplichte paragrafen zijn: • weerstandsvermogen; • onderhoud kapitaalgoederen; • financiering; • bedrijfsvoering; • verbonden partijen; • rechtmatigheid.

1.2.1. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen van een organisatie wordt bepaald door de beschikbare weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s die de organisatie loopt. De weerstandcapaciteit bestaat uit de vrij beschikbare reserves. De Algemene Reserve bedraagt ultimo 2013 € 31.900 positief. Na een 6 tal jaren met een negatief eigen vermogen gewerkt te hebben, heeft het eind resultaat van 2012 ons tot een positief Eigen Vermogen gebracht. In december 2013 heeft het Algemeen Bestuur de notitie Weerstandvermogen vastgesteld. Hier is op basis van risicobedragen en kansen een weerstandvermogen vastgesteld van € 100.000. Hierbij is de opmerking gemaakt voor de thans te lopen risico’s. Elk jaar dient er een korte analyse plaats te vinden mbt mogelijke risico’s. Notitie weerstandsvermogen december 2013 Een algemene norm voor het weerstandsvermogen is in de regelgeving BBV niet opgenomen. Wel zijn er hulpmiddelen om tot vaststelling van een weerstandsvermogen te komen. Van belang hierbij zijn 2 elementen namelijk, het risico wat een organisatie loopt en de beschikbare reserve. Een inventarisatie mbt de risico’s, de bedragen, de kans en de benodigde weerstandscapaciteit geeft het volgende weer:

Weerstandvermogen Vervanging ivm ziekte mbt specifieke functies Calamiteit mbt depot Gebruikerszaken gebouw Tegenvallers in projecten Stijging P-lasten meer dan 0,5% Onvoorzien

Kosten kans € 100.100 € 75.000 40% € 30.000 € 250.000 5% € 12.500 € 50.000 40% € 20.000 € 50.000 40% € 20.000 € 14.000 40% € 5.600 € 20.000 60% € 12.000

Hierbij wordt de kans in percentage als volgt vastgesteld: Doet zich meer malen per jaar voor Doet zich 1 maal per jaar voor Doet zich 1 maal per 2 jaar voor Doet zich 1 maal per 5 jaar voor Doet zich minder dan 1 maal per 5 jaar Doet zich 1 maal per 20 jaar voor

score 100% 80% 60% 40% 20% 5%

Het weerstandsvermogen is vastgelegd in de Algemene reserve. Saldo per 1 januari 2013 € 31.942. Bestuur heeft tijdens de bestuursvergadering(december 2013) de notitie weerstandvermogen (groot € 100.000) vastgesteld met de restrictie het weerstandsvermogen elk jaar te beoordelen op zijn actualiteit.


28

HCO realiseert vanaf 2013 jaarlijks minimaal €10.000 positief resultaat. Het meerdere wordt jaarlijks evenredig verdeeld tussen de Algemene Reserve en “vrij geld” ten behoeve van de exploitatie. Hierdoor kunnen subsidies worden aangevraagd die moeten worden “gematcht” met eigen geld. In de jaren eind 2016 tot 2018 komen afschrijvingen vrij te vallen ter waarde van ca. € 130.000. In 2017 bereikt de eerste medewerker met een regeling haar pensioengerechtigde leeftijd. Gefaseerd verlaten er tot 2021 nog 5 medewerkers HCO wegens pensioen. In 2021 eindigt de lening (€ 1.500.000 looptijd 15 jaar) bij de BNG.

1.2.2. Onderhoud kapitaalgoederen Het gebouw waarin het HCO is gehuisvest is niet in eigendom. Het HCO heeft een huurovereenkomst met de Rijksgebouwendienst van het Ministerie van VROM. Voor haar automatiseringsapparatuur en de gebruikte softwarepakketten heeft het HCO onderhouden servicecontracten afgesloten met de leveranciers. Onze collectie is een cultuurcollectie en is dus niet financieel verantwoord. Toch zijn de uitgaven fors om ze voor ons nageslacht te bewaren. Denk aan de luchtvochtigheid, temperatuur, luchtzuivering en het verpakken in zuurvrij papier en dozen. Al deze kosten staan in de jaarlijkse begroting van het Programma Producten en Diensten bij subcategorie Collectie Beheer en Behoud. Het ministerie OCW kent het HCO jaarlijks een geoormerkt bedrag toe (in 2013 € 49.000,-) dat besteed dient te worden aan Collectie Beheer en Behoud onderdeel van het Programma Producten en Diensten.

1.2.3. Financiering Historisch Centrum Overijssel ontvangt van het Rijk per kwartaal een bijdrage. De gemeente Zwolle maakt maandelijks haar bijdrage over. Met ingang van 1 januari 2012 is het rijk terug getreden als het gaat om het beheer van de provinciale archieven. De provincie Overijssel heeft door middel van een factuur haar bijdrage 2013 overgemaakt. Voor de volgende cultuurperiode worden afspraken gemaakt voor een definitieve regeling met betrekking tot de provinciale archieven, mogelijkheden zijn onder meer deelnemer in de regeling of een dienstverleningsovereenkomst. Daarnaast heeft het HCO in 2006 een 15 jarige geldlening à € 1.700.000,- afgesloten bij de BNG en een Rekening-courant krediet à € 750.000,- bij de SNS. Met de SNS is in 2012 in onderling overleg het maximale krediet kosteloos verlaagd naar € 500.000 (ten gevolge van de ‘Basel-akkoorden’). De meerjaren-liquiditeitsbegroting heeft in 2006 aangegeven dat de jaren daarna het negatieve saldo op de Rekening-courant krediet langzaam weer naar het positieve oploopt. Daarnaast ontvangt HCO geregeld subsidies ten behoeve van allerlei projecten. Door de subsidies, waarbij de gelden vooruit zijn ontvangen kon het HCO volstaan om een enkele keer gebruik te maken van het rekening-courant krediet. Dit betekende geen rentekosten maar renteopbrengsten (2013 € 12.800, 2012 € 6200 en 2011 € 14.000). Ten opzichte van de rente die het HCO moet betalen in verband met de geldlening bij de BNG en het de rekening-courant krediet is het saldo van de financieringsfunctie minder negatief dan was begroot. In 2013 heeft HCO geen gebruikt gemaakt van de rekening courant krediet.


29

1.2.4. Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie in haar activiteiten die het bestuur vraagt. Zo effectief en efficiënt mogelijk in de uitvoering ervan en ten dienststellen aan het publiek. Investeringsbeleid In 2006 heeft het HCO ten behoeve van de opening van de nieuwe publieksvleugel flinke investeringen gedaan. Ook de investeringen ten behoeve van ICT en Audiovisueel waren fors. Bij aanvang van de meerjarenbegroting was jaarlijks € 400.000 begroot aan afschrijvingen. De afgelopen jaren is de begroting naar beneden aangepast naar € 300.000, waarbij investeringen zijn ingeruild voor exploitatielasten (computer servers incl. beheer, externe storage). Voor 2013 en verder is het budget aan afschrijvingen verlaagd met € 25.000 naar € 275.000. Organisatiestructuur De organisatiestructuur heeft een kleine wijziging ondergaan, namelijk de Stafafdeling Marketing & Relatiebeheer is toegevoegd. Dit onderdeel is expliciet toegevoegd om het ontwikkelen van producten en diensten in samenhang met relaties, met name het bedrijfsleven vorm te gaan geven.

Administratieve organisatie Naast de BBV- richtlijnen zijn er aanvullende kaders tbv de organisatie, nl : • Financiële verordening art 212 Gemeentewet( art 18 GR HCO). •

Controle verordening art 213 Gemeentewet( art 18 GR HCO)

•

Verordening periodiek onderzoek, doelmatigheid en doeltreffendheid art 213a Gemeentewet.

•

Vierjarig beleidsplan, activiteitenplan en meerjarenbegroting(art. 19 GR HCO)

•

Directiestatuut HCO(art 30 GR HCO)

•

Beleidskadernota investeringen en afschrijvingen

•

Beleidskadernota reserves en voorzieningen/weerstandsvermogen

•

Treasurystatuut

•

Weerstandsvermogen


30

Informatisering en automatisering Binnen het HCO zijn we in 2012 begonnen om een onderscheid te maken in systemen ten aanzien van de bedrijfsvoering en ten behoeve van onze producten en diensten. De reden hiervoor was en nog steeds is dat de HCO organisatie te klein is om een ICT-afdeling te hebben, waar expertise op een breed front 5 dagen per week, ca. 10 uur per dag aanwezig moet zijn. Daarnaast zou een uitbreiding van de computerruimte met alle bijkomende investeringen en bemensing een te zware financiële last zijn. Met de RGD zijn wij in overleg om gebouw gebonden computersystemen (klimaat, beveiliging en toegang) over te brengen naar hun verantwoordelijkheid. In 2013 is hiervoor door de RGD een onderzoek gestart, waarbij wij rekenen dat in 2014 de stap gezet kan worden. Nadat wij in 2012 onze servers hadden uitbesteed, is in het najaar met een ICT-leverancier afgesproken dat zij het beheer voor hun rekening nemen van alle standaard ICT-werkplekken. Op termijn is het de bedoeling dat wij in de toekomst gaan werken naar een standaard ICT-werkplek voor een vast bedrag per maand voor de hardware, software, beheer en onderhoud. In 2013 is de nieuwe HCO-website opgeleverd. Deze zal worden geïntegreerd in de nieuwe MSMD website(planning oplevering najaar 2014). Personeel Gemiddeld aantal fte’s is, sinds de piek in 2006, dalende. Hoewel de grafiek een lichte stijging laat zien in 2010, is de dalende trend zet door. Er waren per 31 december 2013 absoluut 24,65 fte in vaste dienst bij het HCO (gemiddeld 24,95 fte).

31,00 30,00 29,00 28,00 27,00 26,00 25,00 24,00 23,00 22,00

2013

2012

2011

2010

2009

2008

2007

2006

2005

2004

2003

gemidd. fte

2002

fte

gemidd. fte

Jaren

Verhouding mannen/vrouwen Sinds 2005 is het aantal mannen dalende en per 2006 het aantal vrouwen stijgende. Ook voor 2013 zijn er meer vrouwen dan mannen. Dit beeld zal naar verwachting komende jaren stand houden. Na 2016 begint een periode van ca. 4 jaar waar een aantal medewerkers met pensioen zullen gaan, waarvan ca. 75 % man.

25 20 15 10 5 0

aantal mannen

2013

2012

2011

2010

2009

2008

2007

2006

2005

2004

2003

aantal vrouwen

2002

Aantal personen

Aantal vrouwen en mannen

Jaren


31

Onderstaande grafiek geeft weer een dalende lijn van fulltime mannen. En een kleine stijging van het aantal fulltime vrouwen. aantallen mannen vs vrouwen ft/pt 50 45

aantal m edewerkers

40 35 vrouwen parttime

30

mannen parttime

25 vrouwen fulltime

20

mannen fulltime

15 10 5 0 2002

2003 2004

2005

2006

2007

2008 2009

2010

2011

2012

2013

jaar(per 31 december)

Hierbij het overzicht mbt salariëring van de medewerkers per van de salarisschaal welke gekoppeld is aan een functieschaal. HCO hanteert de salaristabel gemeenteambtenaren per 1 april 2012, nieuwe structuur(CAO Nederlandse gemeenten)

aantal medewerkers per salarisschaal 9 8 7 6 5

vrouw

4

man

3 2 1 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Kansen en bedreigingen Kansen: • Na besluitvorming van rijk, provincie en gemeente met betrekking tot de Gemeenschappelijke Regeling kan de provincie kiezen voor een grotere rol in de cultuurhistorie van Overijssel. Samenwerken met andere instellingen biedt voor de partijen voordelen, maar ook voor het publiek. Dit betekent dat er op een aantal bedrijfsvoering zaken schaalvoordelen gewonnen kunnen worden. Daarnaast is door de omvang van de organisatie op een breed front expertise aanwezig, waar meerdere partijen gebruik van zouden kunnen maken. • Het introduceren van een gemeenschappelijke E-depotvoorziening ten behoeve van de Overijsselse gemeenten kan een grotere rol wegleggen voor HCO.


32

• Het ontsluiten en toegankelijk maken van databases en het hieraan koppelen van ander soortige informatie. • Door bezuinigingen ontstaan er nieuwe wegen tot samenwerken. • Door het verhuren van kantoorruimte aan de Stichting IJsselacademie ontstaan er mogelijkheden tot verdere intensievere samenwerking. Bedreigingen: • Het inverdienvermogen dat het HCO probeert te realiseren is laag en zal de komende jaren op een laag niveau blijven staan. • De werkgeverslasten zijn de afgelopen jaren sterk gestegen. • Door druk op het bedrijfsleven zullen er grotere inspanningen verricht moeten worden om een nieuwe externe geldstromen aan te boren. Dit zal betekenen eerst flink investeren in relaties voordat dit kan leiden tot een substantiële geldstroom. • De bezuinigingen die nu in Nederland gaande zijn, bedreigen ook het HCO. • Ten gevolge van de maatschappelijk ontwikkelingen dat bezoekers meer digitaal materiaal willen raadplegen via internet en veel eenmalige subsidies om materialen te digitaliseren stijgen de ICT kosten explosief. De verhouding is ongeveer 5 : 1, met andere woorden materiaal voor € 100.000 laten digitaliseren, doen de exploitatiekosten toenemen met ca. € 20.000. • Door het vertrek van 6 medewerkers eind 2012, begin 2013 komen we nu krap te zitten mbt bemensing op de wettelijk taken.


33

1.2.5. Verbonden partijen HCO kent geen verbonden partijen op peildatum 31 december 2013.

1.2.6. Rechtmatigheid Binnen het HCO is de Gemeenschappelijke Regeling het uitgangspunt. Het bestuur heeft een directiestatuut opgesteld waarin de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directeur zijn vastgelegd. Daarnaast is er met het bestuur een rapportage model afgesproken waardoor het bestuur volgens regelmaat op de hoogte gesteld wordt van de financiële voortgang in het boekjaar in samenhang met de kengetallen. Hierbij wordt een toelichting gegeven op het verschil tussen de eindejaarsverwachting en de begroting. Het HCO werkt met toegekende budgetten, met daarbij een fiattering structuur waarbij de ontvanger controleert of het geleverde ook is geleverd conform de gestelde eisen. De manager accordeert voor de betaalbaarstelling. Elke bankbetaling moet door minimaal 2 leidinggevenden worden geaccordeerd.


34

2. Jaarrekening Hierna wordt via de balans met toelichting en de programmarekening met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2013 gerealiseerde beleid.


35

2.1. Balans (vóór resultaatbestemming) ACTIVA

(bedragen x € 1)

Ultimo 2013

Ultimo 2012

Vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut - Overige investeringen met economisch nut Financiële vaste activa - Bijdragen aan activa in eigendom van derden - Gebruiksvergoeding gebouw Totaal vaste activa

1.037.140

855.541 855.541

1.037.140 223.175

299.691 299.691

223.175 1.078.716

1.336.831

Vlottende activa Kortlopende vorderingen - Vorderingen op openbare lichamen - Overige vorderingen Liquide middelen - Kassaldi - Bank- en girosaldi Overlopende activa - Van overheden c.a. nog te ontvangen specifieke uitkeringen - Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen Totaal vlottende activa Totaal generaal


91.315 90.755 560

759.505 749.201 10.304

714.621 598 714.023

5.860 1.023 4.837

239.779 239.779

229.578 229.578

1.045.715 2.124.431

994.943 2.331.774

36

PASSIVA

(bedragen x € 1)

Ultimo 2013

Ultimo 2012

Vaste passiva Eigen vermogen - Algemene reserve Saldo lopend boekjaar - Bestemmingsreserves: - Reserve éénmalige rijksbijdrage 2009 t/m2012 + Overige bestemmingsreserves Nog te bestemmen resultaat Langlopende schulden - Onderhandse leningen van: - binnenlandse banken en overige financiële instellingen Totaal vaste passiva Vlottende passiva Kortlopende schulden - Kasgeldleningen - Bank- en girosaldi - Overige schulden Overlopende passiva - Nog te betalen bedragen - Van overheden c.a. ontvangen nog te besteden specifieke - Overige vooruitontvangen bedragen Totaal vlottende passiva Totaal generaal


344.910

116.323

31.942 -

-66.481

84.380

142.892

228.588

39.912 906.667

906.667

1.020.000 1.020.000

1.251.577

1.136.323

304.849

419.678 419.678

304.849 568.005 150.130 130.658 287.217

775.773 281.780 196.779 297.214

872.854 2.124.431

1.195.451 2.331.774

37

2.2. Programmarekening (bedragen x € 1.000) Omschrijving programma Bedrijfsvoering Producten & Diensten Subtotaal programma’s Alg. dekkingsmiddelen: Eénmalige rijksbijdrage Overige algemene dekkingsmiddelen Financieringsfunctie: Liquide middelen en kredietinstellingen Leningen u/g Subtotaal alg dekkingsmiddelen Resultaat vóór bestemming Toevoeging/onttrekking aan reserves: - Bedrijfsvoering - Producten & Diensten Subtotaal mutaties reserves Resultaat ná bestemming

Begroting Realisatie Realisatie 2013 2013 2012 Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo 3.591 2.439 1.153 3.665 2.711 954 3.571 3.352 219 86 1.189 1.103 403 1.109 -705 700 850 -150 3.677 3.627 50 4.068 3.820 249 4.271 4.202 70 -

-

-

16

10

6

11

5

6

-

40 40 3.667

40 40 10

13 0 29 4.097

39 0 49 3.869

-26 0 -20 229

6 17 4.288

44

-38 -32 38

-

-

10

-

-

-

2 2 4.290

3.677

3.677

3.667


4.097

3.869

229

49 4.250

4.250

2 2 40

38

2.3. Toelichtingen 2.3.1. Kasstroomoverzicht 2013

(Volgens de indirecte methode)

2012

Saldo liquide middelen / bankier primo boekjaar Saldo liquide middelen / bankier ultimo boekjaar Mutatie liquide middelen

5.860 714.621

326.786 5.860

Resultaat (ná bestemming) Afschrijvingen vaste activa Afname kortlopende vorderingen Toename overlopende activa Toename schulden aan kredietinstellingen Afname overige kortlopende schulden Afname overlopende passiva Kasstroomuit bedrijfsoperaties

228.588 273.139 668.189 -10.204

39.912 299.943 -755.927 18.251

-114.828 -207.768

20.393 190.610

708.761

-320.926

-186.818

837.116

Ontvangst wegens buitengewone bate (onvoorzien) Betaald wegens buitengewone last (onvoorzien) Kasstroomuit operationele activiteiten Investeringen in immateriële vaste activa Desinvesteringen immateriële vaste activa Investeringen in materiële vaste activa Desinvesteringen materiële vaste activa Investeringen in overige financiële vaste activa Desinvesteringen overige financiële vaste activa Kasstroomuit investeringsactiviteiten Mutatie rekening-courantschuld kredietinstellingen Ontvangsten uit langlopende schulden Aflossingen van langlopende schulden Mutaties voorzieningen Mutaties (kapitaal)reserves Kasstroomuit financieringsactiviteiten

-

-15.022 -

-18.539

-18.539

-15.022 -

-

-113.333

-113.333 -2.236

-

Netto kasstroom


-113.333

-115.569

708.761

-320.926

39

2.3.2. Grondslagen voor presentatie, waardering en resultaatbepaling Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume worden geen voorzieningen getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dan zal wel een verplichting worden opgenomen. Balans Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Overige investeringen met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijging- of vervaardigingprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden vanaf het moment van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde. Investeringen kleiner dan € 500, - komen direct ten laste van het exploitatieresultaat. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In 2013 heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken. Het HCO hanteert een lineaire afschrijving. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Bedrijfsgebouwen(nieuwbouw) 40 jaar Bedrijfsgebouwen(aankoop, renovatie ed) 25 jaar Depotmeubilair 20 jaar Gebouw gebonden technische installaties 15 jaar Inrichting gebouw, verbouw(aanpassingen), ed 10 jaar Veiligheidsvoorzieningen, telefooninstallatie, ed 4 – 8 jaar Automatiseringsapparatuur ed 2 - 5 jaar Overig nader te bepalen Bij overig is de situatie/doel meer bepalend voor het afschrijvingstermijn. Is meer gekoppeld aan de gebruiksduur en/of aanschaf in het kader van een project . De doorberekende investeringen nieuwbouw betreffen het aandeel van het HCO in de kosten nieuwbouw ten behoeve van de gebruikerszaken. Deze post is op te splitsen in 2 grote delen namelijk gebruikerszaken met een afschrijvingstermijn van 10 jaar en gebouw gebonden technische installaties waarbij een afschrijvingstermijn wordt gehanteerd van 15 jaar. Financiële vaste activa Bijdragen aan activa van derden worden geactiveerd als ze individueel een bedrag van € 1.000 te boven gaan. Dergelijke geactiveerde bijdragen zijn gewaardeerd tegen het bedrag van de verstrekte bijdragen, verminderd met


40

afschrijvingen. De verleende bijdragen worden afgeschreven in de periode waarin het betrokken actief van de derde op basis van de door het HCO gestelde voorwaarden moet bijdragen aan de publieke taak. Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen en overlopende posten Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Vaste schulden Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rente-typische looptijd van één jaar of langer. Het kortlopende deel van de aflossingsverplichtingen wordt onder de vlottende passiva gepresenteerd. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Borg- en Garantstellingen Voor zover leningen door het HCO gewaarborgd zijn, is buiten telling het totaalbedrag van de geborgde schuldrestanten per einde boekjaar opgenomen. In de toelichting op de balans is nadere informatie opgenomen.


41

2.3.3. Toelichting op de balans (bedragen x € 1) ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa (overige investeringen) met een economisch nut bestaan uit de volgende onderdelen: Boekwaarde Boekwaarde per 31-12-2013 per 31-12-2012 Bedrijfsgebouwen 436.291 523.917 - nieuwbouw 436.291 523.917 Overige materiële vaste activa 419.249 513.224 - automatisering 41.754 80.868 - inrichting en inventaris 377.495 432.356 Totaal 855.541 1.037.141

Het onderstaand overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met economisch nut weer: Boekwaarde Investeringen Desinvesteringen Afschrijving Afschrijvingen Boekwaarde 31-12-2012 desinvestering 31-12-2013 Bedrijfsgebouwen - nieuwbouw Overige materiële vaste activa: - automatisering - inrichting en inventaris Totaal

523.917 80.868

1.827

432.356

1.910 11.285

-

1.037.141

15.022

-

-

89.453

436.291

41.024 66.145

41.754

196.622

377.495 855.541

De kredieten voor investeringen worden beschikbaar gesteld via de in programma Bedrijfsvoering opgenomen afschrijvingskosten. De beschikbare budgetruimte voor 2013 tbv de afschrijvingen was begroot op € 275.000. Investeringen 2013 Kantoormeubilair Depotinrichting Gebouwen/installaties Studiezaal Totaal

in € 's 6.564 3.017 3.737 1.704 15.022

Investeringen zijn er op beperkte schaal geweest. Ten behoeve van het depot zijn een aantal depotkarren aangeschaft om te zorgen dat onderhanden archieven gemakkelijker ’s nachts op te bergen zijn in depot. Bureau’s en stoelen zijn vervangen in het kader van ARBO. Ook is een draadloze microfoon vervangen ivm een overlap met de 4G mobiele netwerk. Over 2013 was geen sprake van bijdragen van derden, direct gerelateerd aan de investering.

Cumulatieve aanschafwaarden Cumulatieve afschrijvingen Totaal

Boekwaarde Boekwaarde per 31-12-2013 per 31-12-2012 2.576.151 2.561.129 1.720.610 1.523.989 855.541 1.037.140

De materiële vaste activa is geheel uit eigen middelen verkregen. Er is geen vaste activa verkregen uit sponsoring en bijdragen ‘om niet’.


42

Financiële vaste activa Het verloop van de financiële vaste activa gedurende het jaar 2013 wordt in onderstaand overzicht weergegeven: Boekwaarde Afschrijvingen/ 31-12-2012 Investeringen Desinvesteringen aflossingen Bijdragen aan activa in eigendom van derden Totaal

299.692 299.692

0 0

0 0

76.517 76.517

Boekwaarde Afwaarderingen 31-12-2013 0 0

223.175 223.175

Het financieel vast actief betreft een in 2006 betaalde afkoopsom aan de Rijksgebouwendienst, ter vermindering van de toekomstige huurverplichtingen voor de komende 10 jaren voor het pand aan de Eikenstraat in Zwolle, startend in 2007 en eindigend in 2016. De financiële vaste activa is geheel uit eigen middelen verkregen. Er is geen vaste activa verkregen uit sponsoring en bijdragen ‘om niet’.

VLOTTENDE ACTIVA Kortlopende vorderingen De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden:

Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Totaal

Boekwaarde Balanswaarde Balanswaarde 31-12-2013 31-12-2013 31-12-2012 90.755 46.049 749.201 560 560 10.304 91.315 46.608 759.505

Per ultimo februari 2014 staat nog een bedrag van € 159 open aan nog te ontvangen bedragen. De daling ten opzichte van 2012 is ontstaan omdat op 31 december 2012 nog een zevental facturen werden verstuurd naar provincie Overijssel en een aantal Overijsselse gemeenten.

Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten:

Kassaldi Banksaldi Girosaldi Gelden onderweg Totaal

Boekwaarde per 31-12-2013 598 714.020 0 3 714.621

Boekwaarde per 31-12-2012 1.023 4.861 0 -24 5.860

Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:

Vooruitbetaalde bedragen Nog te ontvangen bedragen Totaal

Boekwaarde per 31-12-2013 109.350

Boekwaarde per 31-12-2012 93.350

130.429 239.779

136.228 229.578


43

De nog te ontvangen bedragen betreffen de volgende componenten:

Te ontvangen inzake zakelijke dienstverlening Te ontvangen bijdragen diverse projecten Project Genlias Vooruitbetaalde kosten Rekening-courant St. Kadastrale Atlas Voorschot reiskosten Te ontvangen WIA Overige te ontvangen bedragen Totaal

Boekwaarde per 31-12-2013 2.500 12.021 96.364 -44 6.220 13.368 130.429

Boekwaarde per 31-12-2012 11.337 85.418 801 -624 39.296 136.228

PASSIVA Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:

Algemene reserve Bestemmingsreserves: - Reserve extra rijksbijdrage 2009 t/m2012 - Overige bestemmingsreserves Nog te bestemmen resultaat Totaal

Stand Stand per 31-12-2013 per 31-12-2012 31.942 -66.481 84.380 228.588 344.910

88.424 54.468 39.912 116.323

HCO heeft vanaf 2006 tot 31 december 2012 een negatief eigen vermogen gehad. Door extra geld van rijk(eenmalig), gemeente(structurele verhoging lumpsum) en bewust sturen op een balans tussen bezuinigen, voldoende publieksactiviteiten, efficiënter werken is het negatief eigen vermogen geleidelijk omgebogen naar een ca. € 32.000 aan Algemene Reserve. De volgende stap is het weerstandvermogen op te bouwen zoals die nu in de notitie Weerstandvermogen in december 2103 is vastgesteld. Met hierbij de opmerking dat elk jaar gekeken moet worden naar nieuwe ontstane risico’s, waardoor het weerstandsvermogen aangepast zou moeten worden.

Het verloop in 2013 wordt in onderstaand overzicht per reserve weergegeven:

Algemene reserve (A) Reserve éénmalige rijksbijdrage 2009 t/m 2012 (B) Overige bestemmingsreserves (C): - programmagelden -opleiding -groot onderhoud - collectieve aankoop -materiële zorg Nog te bestemmen resultaat (D) Totaal

Stand Bestemming resultaat Toevoeging Onttrekking Stand 31-12-2012 vorig boekjaar 31-12-2013 10.000 31.943 -66.481 88.424 -88.424

88.424

-

29.912 2.173 12.763 15.000 24.532 39.912

-39.912

228.588

116.323

0

317.012


-

-88.424

29.912 2.173 12.763 15.000 24.532 228.588 344.910

44

A) Algemene reserve: Het saldo op de algemene reserve geeft per 31 december 2013 een positief resultaat aan ten bedrage van € 32.000. Het positieve resultaat op de jaarrekening 2013 en het voorstel om deel( € 68.000)van het resultaat 2013 te bestemmen om de algemene reserve aan te vullen tot het beoogde weerstandsvermogen(peildatum najaar 2013) betekent dat HCO in 2014 haar doel heeft gerealiseerd in plaats van 2016. Het restant( € 183.880 minus € 68.000=€ 115.800) nog te bestemmen positief resultaat 2013 moet nog worden toegekend conform de voorgestelde besluiten. Voorstel: Toevoegen aan Algemene reserve € 68.000. Restant( € 115.880) wordt gelijk verdeeld over 2014, 2015 en 2016 om een informatiespecialist aan te kunnen trekken. Het voorstel dient te worden geaccordeerd tijdens de bestuursvergadering. B) Reserve eenmalige rijksbijdrage : Deze eenmalige rijksbijdrage en het resultaat van 2012 is verrekend in boekjaar 2013(conform bestuursbesluit). Hierdoor staat er nu een positief bedrag op de Algemene reserve.

C) Overige bestemmingsreserves: De overige bestemmingsreserves zijn gevormd middels resultaatbestemming in de afgelopen jaren of door reeds gereserveerde bedragen uit de Algemene Reserve voor specifieke doeleinden te oormerken. - Reserve opleiding: Vooralsnog blijft deze post bestaan, totdat er een verzoek komt van de directeur van HCO om deze gelden te besteden. - Reserve materiële zorg: Ook hier geldt dat deze post blijft bestaan, totdat er een verzoek komt van de directeur van HCO om deze gelden te besteden. - Reserve Groot onderhoud: Deze reserve is tbv het onderhouden van de houten vloer/trap in de geschiedenishal. - Reserve Collectie aankopen: Met enige regelmaat (om de 2-3 jaar) wordt er op de markt een uniek stuk aangeboden met betrekking tot Zwolle en/of Overijssel. Met deze reserve heeft HCO al een deel of geheel de financiering van het unieke stuk gereed. - Reserve Programmagelden: In veel subsidievoorwaarden is opgenomen dat de indiener zelf ook matchingsgelden meeneemt in het project. Vanuit deze reserve heeft HCO de mogelijkheid om bij subsidieaanvragen eigen geld mee te brengen. D) Nog te bestemmen resultaat: Het voorstel ligt ter goedkeuring voor aan het Algemeen Bestuur. Na de besluiten en vaststelling van de jaarrekening worden de voorgestelde bestemmingen en vereffenen door boekingen uitgevoerd. Het totale eigen vermogen bedroeg per 31 december 2013 € 300.202. Het akkoord van het bestemmingsvoorstel door het Algemeen bestuur heeft invloed op het saldo van de Algemene Reserve( € 31.943), het nieuwe saldo komt uit op € 100.000.

Langlopende schulden De onderverdeling van de in de balans opgenomen langlopende schulden is als volgt: Tabel langlopende schulden

De onderverdeling van de in de balans opgenomen langlopende schulden is als volgt:

Onderhandse leningen - binnenlandse banken en overige financiële instellingen Totaal

Boekwaarde per 31-12-2013

Boekwaarde per 31-12-2012

906.667 906.667

1.020.000 1.020.000


45

In onderstaand overzicht wordt het verloop weergegeven van de vaste schulden over het jaar 2013:

Onderhandse leningen Totaal

Saldo 31-12-2012 1.020.001

Vermeerderingen Aflossingen

Saldo 31-12-2013 113.333 906.668

0

1.020.001

0

113.333

906.668

Ingaande 10 april 2006 is een vaste geldlening bij de Bank Nederlandse Gemeenten afgesloten met een looptijd van 15 jaar tegen een vaste rente van 4,17% per jaar. De totale rentelast voor het jaar 2013 met betrekking tot de vaste schulden bedraagt € 39.186. De jaarlijkse aflossingsverplichting is gesteld op € 113.333. De met deze lening samenhangende aflossingen renteverplichtingen zijn als volgt weer te geven:

Aflossingsverplichtingen BNG

tot en met 2014 tot en met 2019 tot en met 2021 339.999 793.335 1.133.334

Renteverplichtingen BNG

165.742

266.699

274.005

VLOTTENDE PASSIVA Kortlopende schulden De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt gespecificeerd worden:

Bank- en girosaldi (A) Overige schulden (B) Totaal

Boekwaarde per 31-12-2013 304.849 304.849

Boekwaarde per 31-12-2012 419.678 419.678

A) Bank- en girosaldi: In 2007 is een krediet in rekening-courant met de SNS Bank N.V. afgesloten, met een limiet van € 750.000. Hiervoor zijn geen zekerheden gesteld. In 2012 is deze naar beneden bijgesteld naar een limiet van € 500.000.

Overlopende passiva De specificatie van de post overlopende passiva is als volgt:

Nog te betalen bedragen Van overheden c.a. ontvangen nog te besteden specifieke uitkeringen Vooruitontvangen bedragen Totaal

Boekwaarde per 31-12-2013 150.130

Boekwaarde per 31-12-2012 281.780

130.658 287.217 568.005

196.779 297.214 775.773


46

De nog te betalen bedragen betreffen de volgende componenten:

Loonheffing Pensioen en VUT Omzetbelasting Subtotaal belastingen en premies soc. verzekeringen Huisvestingskosten kruisposten gas Personeelskosten Organisatiekosten Accountantskosten Netto lonen Kosten winkel Kosten diverse projecten Rente en kosten bankrekeningen Rente lening o/g tot einde boekjaar Diversen Totaal

Boekwaarde Boekwaarde per 31-12-2013 per 31-12-2012 73.541 81.599 15.539 130.696 89.080 212.295 6.190 13.841 6.148 6.380 692 1.233 120 18.735 12.100 1.241 77 5.592 6 26.780 30.128 1.272 150.130 281.780

Het verloop van de van overheden c.a. ontvangen nog te besteden specifieke uitkeringen is als volgt:

Saldo Vermeer- VerminSaldo 1-1-2013 deringen deringen 31-12-2013 Digi Wijhenaar(b) Deskundigheidsbevordering(207) Razzia in Staphorst(326) De streek centraal (330 ) Kamer van koophandel Oost Ned (415 ) Dekanaat twente (426) Versterking regionale functie HCO(1552) Prov Ov - E-depot DeltaPlan Totaal

1500 50.691 1.011 5.095 13.222 9.683 115.577 0 196.779

0 0 0 18.928 0 0 0 5.095 0 13.222 0 9.683 0 103.260 100.000 33.686 17.755 0 117.755 183.874

1500 31.764 1.011 0 0 0 12.315 66.314 17.755 130.658

De vooruit ontvangen bedragen betreffen de volgende componenten:

Vooruitontvangen Rijksgebouwendienst Overige vooruitontvangen bedragen Totaal

Boekwaarde per 31-12-2013 265.000 22.217 287.217


Boekwaarde per 31-12-2012 265.000 32.214 297.214

47

Niet uit de balans blijkende verplichtingen: Waarborgen en garanties Het HCO heeft geen waarborgen en garanties verstrekt.

Langlopende financiële verplichtingen Het HCO is voor een aantal toekomstige jaren gebonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste van deze verplichtingen: a. Huurovereenkomsten met Rijksgebouwendienst met betrekking tot het bedrijfsspecifieke gebouw aan de Eikenstraat 20 te Zwolle; b. Operationeel leasecontract: Ten behoeve van het printen en scannen heeft HCO met RICOH najaar 2013 een contract afgesloten voor 5 jaar. c. Overeenkomst tbv externe digitale opslag : Tbv het vele digitale materiaal is een, zogenaamde “green storage”, opslag overeenkomst afgesloten met Pictura voor een periode van 5 jaar. d) Operationele leasecontract; T.b.v het uitbesteden van het netwerkbeheer op een externe locatie (Compello) is in het najaar 2012 een 3 jarig contract afgesloten met Dell.( Hierdoor kunnen we gebruik blijven maken van surfdiensten, software licentie via de rijksoverheid). e) Operationeel leasecontract met AVAS ism De Lage landen tbv digitaliseringsapparatuur voor de bezoekers van de studiezaal( 5 jaar).


48

2.3.4. Toelichting op de programmarekening Belangrijke verschillen tussen de realisatie en de begroting na wijziging moeten systematisch worden toegelicht voor ieder afzonderlijk onderdeel van de programmarekening. Programma 1: Bedrijfsvoering Hier wordt per programma de financiële uiteenzetting weergegeven analoog aan het overzicht van baten en lasten, zoals dat is opgenomen in de financiële begroting van het desbetreffende jaar.

Baten Lasten Resultaat vóór bestemming Toevoeging/onttrekking aan reserves

Realisatie 2013 3.665.461 2.710.834 954.627 -

Begroting 2013 3.591.365 2.438.545 1.152.820 -

Realisatie 2012 3.571.361 3.351.980 -219.381 -

954.627

1.152.820

-219.381

Resultaat ná bestemming

De belangrijkste verschillen tussen de realisatie en de begroting na wijziging zijn: Realisatie 2013

Begroting 2013

Realisatie 2012

Verschil

- lumpsum Rijk - lumpsum Gemeente

1.621.501 1.469.103

1.560.365 1.458.000

1.576.794 1.443.856

61.136 11.103

- lumpsum Provincie - Dienstverl ovk Totaal baten Lasten:

550.711 24.146 3.665.461

551.000 22.000 3.591.365

550.711

1.115.206

758.545

1.724.912

-289 2.146 74.096 356.661

273.139 1.121.575 200.914 2.710.834 954.627

275.000 1.165.000 240.000 2.438.545 1.152.820

299.943 1.155.697 171.428 3.351.980 219.381

-1.861 -43.425 -39.086 272.289 -198.193

Bedrijfsvoering Baten:

Personeelskosten Afschrijvingskosten Huisvestingskosten Organisatiekosten Buitengewone lasten Totaal lasten Resultaat vóór bestemming

3.571.361

De grootste verschillen werden veroorzaakt door: Baten De lumpsum van rijk en gemeente wordt altijd aan de voorzichtige kant begroot, omdat pas in de loop van het boekjaar de index pas bekend wordt gemaakt. Personeelskosten Minder productieve zijn gemaakt ten gevolge van de regeling die is getroffen met 4 medewerkers en het hoge ziekteverzuimpercentage. Globaal betekent dit dat ca 4 fte geen directe uren hebben gemaakt en dus niet doorbelast konden worden. Hoewel de brutosalarissen van de medewerkers in 2013 niet zijn gestegen, zijn wel de werkgeverslasten over de brutosalarissen sterk toegenomen. Daarnaast was er 1 medewerker die voor een groot bedrag zijn levensloopregeling heeft laten uitbetalen.


49

Afschrijvingskosten De afschrijvingen zitten in de lijn van de begroting

Huisvestingskosten De realisatie ligt ca. € 43.000 onder de begroting. Door lagere energiekosten en geen kleine verhoging huur in 2013 valt het positief uit. Organisatiekosten De realisatie 2013 valt lager uit dan was begroot. De grootste veroorzaker was dat het beoogde uitbesteden van het beheer van de ICT- werkplekken pas in het najaar ingang is gezet. Begin december heeft dit geleid tot het tekenen van het contract. Voor 2013 betekent dit eenmalig lagere kosten dan was begroot.


50

Programma 2: Producten & Diensten Hier wordt per programma de financiële uiteenzetting weergegeven analoog aan het overzicht van baten en lasten, zoals dat is opgenomen in de financiële begroting van het desbetreffende jaar.

Baten Lasten Resultaat vóór bestemming Toevoeging/onttrekking aan reserves

Realisatie 2013 -403.398 1.108.730 705.332 -

Begroting 2013 -85.500 1.188.805 1.103.305 -

Realisatie 2012 -699.835 849.637 149.802 -

705.332

1.103.305

149.802

Resultaat ná bestemming

De belangrijkste verschillen tussen de realisatie en de begroting na wijziging zijn:

Producten & Diensten

Baten: Programmagelden Collectiebehoud en beheer Collectievorming Collectie is toegankelijk Presentaties Studiezaal Educatie Zakelijke dienstverlening Overige projecten Opbrengsten dienstverlen. e.d. Totaal baten Lasten: Collectiebehoud en beheer Collectievorming Collectie is toegankelijk Presentaties Educatie Studiezaal Digitale Studiezaal Zakelijke dienstverlening Onvoorzien Kosten dienstverlening Totaal lasten Resultaat vóór bestemming

Realisatie 2013

67.486 1.762 20.121 108.763 32.209 44.355 115.223 13.478 403.398 141.779 83.290 185.799 325.873 45.118 166.816 99.816 56.273 3.966 1.108.730 -705.332

Begroting Realisatie 2013 2012

49.000 9.000 27.500 85.500 195.449 106.003 322.785 284.019 169.019 85.250 26.280 1.188.805 -1.103.305

90.153 101.603 342.417 79.111 53.929 32.622

699.835 51.340 28.128 158.873 496.836 86.677

22.326

5.457 849.637 -149.802

Verschil

18.486 1.762 20.121 99.763 32.209 44.355 87.723 13.478 317.898 -53.670 -22.713 -136.986 41.854 45.118 -2.203 14.566 29.993 3.966 -80.075 397.973

De grootste verschillen werden veroorzaakt door: Algemeen De baten zijn in 2013 flink gestegen ten opzichte van de begroting. De te ontvangen subsidies en zakelijke dienstverlening waren hoger begroot dan is gerealiseerd. De lasten waren ca. € 80.00 hoger dan was begroot. HCO was in staat om personeelslasten door te belasten op directe projecten, welke dan gefinancierd werden door derden.


51

Programmagelden en Collectiebehoud en beheer Deltaplangelden is een geoormerkt bedrag. Deltaplangelden worden dan ook expliciet gebruikt voor Collectiebehoud. Het deel wat niet is besteed gaat geoormerkt mee naar 2014. Door het project E-depot werden loonkosten doorberekend aan de lastenzijde. Vanuit de projectgelden werd het bedrag gecompenseerd aan de batenkant. Collectievorming Bij collectievorming zijn de gelden besteed aan het update houden van de bibliotheek, tijdschriften en contributies en aan Audiovisueel. Uiteindelijk zijn er veel minder directe uren doorbelast dan was begroot. Collectie is toegankelijk Een groot deel van onze ICT systemen om archieven en collectie toegankelijk te maken worden hier geboekt en gefinancierd. Ook hier was de ingeschatte hoeveelheid directe uren hoger dan er is gerealiseerd. Omgerekend in euro’s ongeveer € 160.000. Ook was er een extern gefinancierd project, dat door een ingehuurde kracht is uitgevoerd. De lasten waren nagenoeg gelijk aan de baten (kleine winst). Presentaties De groep presentaties bestaat uit een scala van vele publieksactiviteiten, lezingen, tentoonstellingen, van andersoortige publieksprojecten tot rondleidingen. Financieringen zijn divers, een aantal worden gefinancierd uit de eigen exploitatie, anderen met één of meerdere bijdragen van bedrijven en/of instellingen. Afgelopen jaar werden meerdere publieksonderdelen gefinancierd door de subsidie ten behoeve van het versterken van de regionale functie van HCO in de provincie Overijssel. Een belangrijk project was de nieuwe website van Historisch Centrum Overijssel. Educatie Is nagenoeg neutraal voor de jaarrekening. In 2012 was al besloten dat Educatie geen speerpunt zo zijn. Met nagekomen gelden vanuit een project met de IJsselacademie en het doorbelasten van de directe loonkosten waren de lasten € 45.000 en de baten € 44.000. Het project Streek Centraal is in 2013 afgesloten. Zakelijke dienstverlening Zakelijke dienstverlening heeft een positief resultaat gehaald van ca € 59.000 (resultaat begroot op € 1.000). Deze positieve resultaten waren ten gevolge van het afsluiten van langlopende projecten (3-5 jaar). Afgelopen jaren werd al geregeld aangegeven dat deze inkomstenpost sterk aan het teruglopen was. Op dit moment lopen er een paar dienstverleningsovereenkomsten mbt het uitvoeren van een aantal archief-wettelijke taken voor een aantal Overijsselse gemeenten.

Algemene dekkingsmiddelen Overige algemene dekkingsmiddelen De overige algemene dekkingsmiddelen kunnen als volgt worden gepresenteerd: Overige algemene dekkingsmiddelen Baten Lasten Saldo

Realisatie 2013 16.246 10.391 5.855

Begroting 2013 -

Realisatie 2012 10.507 4.632 5.875

Onder de algemene dekkingsmiddelen zijn de incidentele lasten en baten over voorgaande jaren verantwoord. De belangrijkste baten waren nagekomen creditnota’s betrekking hebbende op het boekjaar 2012. Ook waren er ene paar inkomsten hier verantwoord. Deze zijn later overgeboekt naar de projecten. Saldo financieringsfunctie

Baten Lasten Saldo

Realisatie 2013 12.777 39.192 -26.415

Begroting 2013 50.000 -50.000


Realisatie 2012 6.258 44.043 -37.785

52

De over 2013 verschuldigde rente op leningen en kredietfaciliteiten bedraagt € 39.192. De van de financiële instelling ontvangen rentevergoedingen op creditsaldi bedraagt € 12.777. Deze rentevergoeding verdwijnt in verband met het schatkistbankieren.

Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid Begroting Realisatie BegrotingsWaarvan 2013 2013 afwijking onrechtmatig Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Omschrijving programma Bedrijfsvoering 3.591 2.439 1.153 3.665 2.711 954 74 272 -198 00 00 00 Prod. & Diensten 86 1.189 -1.103 403 1.109 705 318 -80 398 00 00 00 Subtotaal programma’s 3.677 3.627 50 4.068 3.820 249 392 192 200 00 00 00 Algemene dek kingsmiddelen: 40 Saldo financieringsfunctie 40 13 39 -26 13 -1 14 00 00 00 6 Overige algemene dekkingsmiddelen 16 10 6 16 10 00 00 00 Subtotaal alg. dekkingsmiddelen 40 29 50 -20 29 10 19 00 00 00 10 Resultaat vóór bestemming 3.677 3.667 10 4.097 3.869 229 421 202 219 00 00 00 Toevoeg./onttrek-king aan reserves: Bedrijfsvoering 10 10 -10 - -10 00 00 00 Prod. & Diensten 00 00 00 Subtotaal reservemutaties -10 - -10 00 00 00 Resultaat ná bestemming 3.667 3.667 0 4.097 3.869 229 431 202 229 00 00 00

Analyse begrotingsafwijkingen Op grond van artikel 189, lid 3 Gemeentewet kunnen – behoudens de uitzonderingen ex artikel 208 en 209 Gemeentewet – slechts lasten en daarmee overeenstemmende balansmutaties worden genomen tot de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht. Lastenoverschrijdingen zijn onrechtmatig, maar behoeven veelal niet door de accountant in de oordeelsvorming te worden meegenomen. Hiervoor is ook reeds per programma en voor de algemene dekkingsmiddelen ingegaan op de verschillen tussen de realisatie en de begrotingscijfers voor en na wijziging. Bij dit totaaloverzicht wordt aanvullend nog de volgende toelichting gegeven: Programma bedrijfsvoering De begroting 2012 laat een begrotingsafwijking zien van ca. € 243.000 zien. In de realisatie is dit een positief resultaat geworden (€ 910.000). Miv 1 januari 2013 worden de directe loonkosten van medewerkers doorbelast naar de op producten en diensten. Door relatief hoog ziekteverzuim en een regeling met een aantal medewerkers hebben er toe geleid dat er minder loonkosten werden doorbelast naar producten en diensten. Programma Producten en diensten De begroting laat een tekort zien van ca. € 398.000, terwijl er een tekort van ca. € 705.000 wordt gerealiseerd. Een verschil van ca. € 307.000. De grootste veroorzaker is wel het minder doorbelasten van loonkosten aan het programma Producten & Diensten. Daarnaast zijn er een aantal projecten gedaan met extern gefinancierd geld(grotendeels uit Subsidie versterking Regionale functie van HCO). Sowieso zorgt altijd een mix van factoren voor het resultaat. De looptijd van projecten is divers (maanden, tot jaren) en ook de inkomsten en kosten (soms eerst kosten en later inkomsten of een variant). Daarnaast moeten kosten worden opgenomen in het jaar waarop ze betrekking hebben. Opbrengsten of delen hiervan kunnen worden geboekt, mits een toezegging is van een bijdrage. Verder hebben wij bij een aantal projecten de loonkosten kunnen doorbelasten. Een aantal projecten zijn positief afgesloten.


53

Analyse begrotingsrechtmatigheid Het HCO stelt drie keer per jaar een aangepaste begroting (eindejaarsverwachting) op. Deze wordt besproken in het bestuur. Bestuur accordeert de eindejaarsverwachting (eventueel met een aanvullende notitie). Daarnaast stelt HCO zich op als cultureel ondernemer, dit betekent dat toch ondernemersrisico wordt genomen, zij het beperkt. Kansen opzoeken, maar ook creëren is een onderdeel van dit ondernemen. Informatie Wet Openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens Bij het Historisch Centrum Overijssel heeft geen overschrijding van het maximum salaris in het kader van de Wet Openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens plaatsgevonden. In de hoofdstuk 1.2.4 Bedrijfsvoering is de verdeling opgenomen mbt aantallen medewerkers per salarisschaal(CAO Nederlandse gemeenten).

2.3.5. Incidentele baten en lasten In de jaarrekening zijn de volgende incidentele baten en lasten verantwoord. (N=nadelig, V=voordelig):

Overige algemene dekkingsmiddelen - Afrekeningen voorgaande jaren:

Programma Bedrijfsvoering: - Extra afschrijving

baten lasten

2013

2012

2011

16.245 V 10.390 N 5.855 V

10.507 V 4.632 N 5.875 V

22.000 V 22.000 V

-

8.365 N

Totaal


2.490

V

22.000 V

54

2.4. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213, lid 3 onder d van de Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Zwolle, Xxxxxxxxl 2014


55

BIJLAGEN


56

Bijlage 1 Overzicht van aanwinsten en verliezen 2012 1.

Archieven

1.1.

Overheidsarchieven

Van de Provincie Overijssel: Archieven van het provinciaal bestuur van Overijssel, (1967) 1987-1998 (2008), Archief van de Commissaris van de Koningin in Overijssel, (1985) 1994 – 2007 (2009), Archief van het provinciaal bestuur van Overijssel, (1980) 1998-2007 (2009), Inventaris van het archief van de Provinciale Overijsselse Stichting voor de Bosbrandbestrijding, 1951-2007, Archief van het Provinciaal Commando Bescherming Bevolking Overijssel, (1952) 1964-1986, Archief van de Culturele Raad in Overijssel, 1960-1983, totaal 194 m. Totaal aangenomen overheid: 194 m

1.2.

Particuliere archieven

Van de Stichting RK Onderwijs te Heino:. Archief van de Stichting RK Onderwijs en rechtsvoorganger te Heino (1906) 1963 – 2005, 4 m. Van het bestuur van de Vereniging voor Plaatselijk Belang Heino: Archief van de Vereniging voor Plaatselijk Belang Heino, 2000-20111, 0,25 m. Van de Protestantse Kerk in Dalfsen: Archief van de Gereformeerde Kerk te Dalfsen, 1947-2004, 4 m. Van de classis Enschede van de Protestantse Kerk in Nederland: Archief van de Ring van Predikanten van de Nederlands Hervormde Kerk te Enschedem, 1869-2004, 0,25 m. Van het bestuur van de sportvereniging ‘Turnlust’ te Westenholte, Archief van de gymnastiekvereniging ‘Turnlust’ te Westenholte, 1959-1987, 0,25 m. Van het aannemingsbedrijf J.P.A. Nelissen te Zwolle Archief van het aannemingsbedrijf J.P.A. Nelissen te Zwolle, 1949-2000, 1m. Van het Streekarchivariaat Liemers en Doesburg): Stukken uit het archief van de Nederlands Hervormde Gemeente te Holten, 1933-1942, 0,12 m. Van de F. van Heekstichting te Enschede: Archief van de Spinnerij Oosterveld te Enschede, (1884) 1911-1964, 2,12 m. Van mw. D. Torn te Hardenberg, Archief van de Stuurgroep Halmschera, 1995-2012, 0,5 m. Van het bestuur van de Christelijke Scoutinggroep Indaba te Zwolle: Archief van de Christelijke Scoutingvereniging Indaba, 1959-2011, 3,75 m. Van mw. A. Leenarts: Fotoalbum van de familie Gillet, 19e eeuw, 0,12 m. Van mw. H. Brugman te Zwolle: Archief van de fa. Brugman, Hoeden- en pettenwinkel te Zwolle, 0,12 m. Van de Raad van bestuur van Isala-klinieken: Archief van de Woningstichting Volkswelzijn te Zwolle, 1929-1953, 0,12 m. Van de Raad van bestuur van Isala-klinieken:


57

Archief van de Katholieke Volkspartij (KVP), afdeling Zwolle, 1948-1951, 0,12 m. Van Stork Pensioenfonds te Amersfoort, Archieven van Stork Pensioenfonds en voorlopers (VMF), 1881-2012, 8,5 m. Van dhr. J.F.M. van Sonsbeeck te Einhoven: Archief van de familie Van Sonsbeeck, 1894-1946, 0,5 m. Van dhr. B. Gerbers te Zwolle: Archief van de Overijsselse Kanalisatie Maatschappij en Rijkswaterstaat, directie Overijssel, 1809-1914, 0,25 m. Van de curator van de Stichting Kunst en Cultuur Overijssel (in faillissement), Archief van de Stichting Kunst en Cultuur Overijssel, 1961-2012, 12,5 m.

Totaal aangenomen particulier: 28 m. Verliezen: Aan het gemeentearchief te Hardenberg: Archief van het Erve Waterink te Bergentheim, 1699-1962, 0,5 m. Archief van de Nederlands-Hervormde gemeente te Heemse, 1623-1973, 5 m. Gemeente Ommen, Burgerlijke stand en bevolkingsregisters, 1811-1957, 14 m. Aan het gemeentearchief Steenwijkerland Archief van de Nederlands-Hervormde gemeente Steenwijkerwold, 1761-1973, 1,5 m. Totaal verliezen:21 m.


58

Bijlage II Overzicht van gereed gekomen archiefinventarissen en plaatsingslijsten:

J.H. Wigger (e.a.), Supplement-inventaris van de archieven van de Marken in Overijssel, 1,37 m. Inventaris van de archivalia van het Kapittel en Klooster Windesheim, 1400-1557, ? m.

J.J. Seekles (e.a.), Plaatsingslijst van een aanvulling op het archief van de Hervormde gemeente Dalfsen, 1680-1932, 0,37 m. Plaatsingslijst van het archief van de Raadscommissie van Bijstand in het beheer van de Gemeentelijke Geneeskundige Dienst (GGD), 1951-1962, 0,12 m. Plaatsingslijst van het archief van de Gemeentelijke Geneeskundige Dienst (GGD) Zwolle, (1929)1953-1971, 0,12 m. Plaatsingslijst van het archief van de Stichting Kerstherberg Zwolle, 1953-1959, 0,12 m. Plaatsingslijst van de Biologische Tuiniersvereniging Zwolle, 1979-1986, 0,12 m. Plaatsingslijst van het archief van de Overijsselse Vereniging van Kleine Kernen, 1984-2004, 2,25 m. Inventaris van de archieven van de Gereformeerde Kerk te Dalfsen, 1945-2003 (2008), 4 m. Inventaris van het archief van de Stichting Equivalent-Experts in Emancipatie te Almelo, 1986-2006, 1,75 m. Inventaris van het archief van de Stichting Steunpunt Minderheden Overijssel te Almelo, 1995-2007, 4,5 m. Inventaris van het archief van de Stichting Variya te Almelo, 2007-2010, 2 m. Inventaris van het archief van de Ondernemingsraad van de Stichting Variya en rechtsvoorganger te Almelo, 2006-2010, 0,37 m. Plaatsingslijst van het archief van de Vereniging Plaatselijk Belang te Heino, 2001-2011, 0,25 m. Plaatsingslijst van het archief van gymnastiekvereniging 'Turnlust' te Westenholte (Zwolle), 1959-1987, 0,25 m. Plaatsingslijst van de Nederlands Hervormde gemeente te Holten, 1933-1942, 0,12 m. Plaatsingslijst van het archieg van Woningstichting 'Volkswelzijn' te Zwolle, 1929-1952, 0,12 m.

E.W. Boog Plaatsingslijst van het archief van de Zwolsche Mixed Hockey Club (ZMHC) te Zwolle, 1951- 2003, 1,6 m. Plaatsingslijst van het archief van de Vereniging voor Vrijzinnig Hervormden (VVH), later Vrijzinnige Geloofsgemeenschap Noord-Oost-Overijssel te Ommen, 1949-2007, 0,37 m. Plaatsingslijst van het archief van de Maatschappij tot Nut van ’t Algemeen, departement Ommen, (1822) 1946-2012, 0,37 m. Inventaris van het archief van de Stichting Partnerschap Zwolle-Lünen, 1959-2009, 0,5 m.

Totaal bewerkt en voor publiek ontsloten: 33 m.


59

Bijlage III Publicaties V.C. Sleebe: ‘Tussen regeringsmacht en dorpscultuur: de adel in de negentiende en twintigste eeuw’, in: Coen O.A. Schimmelpenninck van der Oije e.a. (red.), Adel en ridderschap in Gelderland. Tien eeuwen geschiedenis (Arnhem/Zwolle 2013), 271-298. (met Yme Kuiper), ‘Naar nieuwe wegen voor elite- en adelsonderzoek’, in: Virtus. Jaarboek voor adelsgeschiedenis 19 (2012) 147-159.


60

Bijlage IV Bestuurs- en redactielidmaatschappen F. van den Berg Secretaris van de Uutgeverieje ’n Boaken, uitgeverij voor boeken over de geschiedenis en streektaal van HellendoornNijverdal en omgeving R. de Jong Secretaris van het Nationaal Overleg Regionale Audiovisuele Archieven (NORAA) J. Seekles (vanaf 1 april) Lid van de Werkgroep Straatnaamgeving van de gemeente Zwolle V. Sleebe Secretaris van het bestuur van de Vereeniging tot beoefening van Overijsselsch Regt en Geschiedenis (VORG) Redactielid van de Textielhistorische Bijdragen (THB) Redactielid van Virtus, Jaarboek voor Adelsgeschiedenis E. Smit Secretaris van het bestuur van de Vereniging de Topografisch-Historische Atlas (VTHA) B. de Vries Voorzitter kwaliteitsraad Twentse Taalbank Lid van de PBO van RTV Zwolle Lid van de Commissie Straatnaamgeving van de gemeente Zwolle Lid van de Raad van Toezicht van het Cultuur Historisch Centrum Vollenhove J. Wigger Penningmeester van het bestuur van de Stichting Werkgroep Adelsgeschiedenis


61

Bijlage V Verpakte Archieven 2013

Aantal meter

Firma H. Tulp Drukkerij en papierwarenfabriek Zwolle Hanzedagen (programma`s/festiviteiten) Koninklijke Nederlandse Zout Industrie H. de Vroome SDAP/PVDA Steenwijk Stichting Schnitgerprijs Zwolle ) Diverse Jaarverslagen van Zorg instanties e.d. Zwolle H.A. te Riet h. Baron Hellendoorn H.E. ten Cate N.V. Java Textiel Maatschappij Tegal (Nederlands-Indië) Neutrale Zang en Operette Vereniging “Rondom de Hoeksteen” info-blad vd Prot. Gem. De Hoeksteen te Zwolle Spinnerij Nederland Stork Zwolse Zangraad Kadaster Overijssel Nederlands Hervormde Gemeente Dalfsen Nederlands Gereformeerde Kerk Dalfsen Gemeente Archief Zwolle Spinnerij Oosterveld R.O.V.A Zwolle van Voorst tot Voorst R.J. Schimmelpenninck PvdA Genemuiden en Hasselt Natuurmuseum (NAMEZ) NS-lijnwerkplaats Zwolle IJssel centrale Zwolle Probus Club I Zwolle Gemeente Zwolle van Hövell tot Westerflier Burgerlijke Stand Bevolkingsregister Zwolle Burgerlijke Stand Bevolkingsregister Zwollerkerspel Nederlands Hervormde Gemeente Wesepe Gemeente Wijhe Mannenkoor Directie HCO Meyerink St. Equivalent Almelo Vrouwenconvent Zwolle

0,24 0,24 0,12 0,30 0,24 0,10 1,50 0,20 1,00 0,12 0,46 0,10 0,10 0,12 0,10 55,50 6,00 6,00 2,00 2,50 1,50 2,00 6,00 0,48 0,48 2,12 1,75 0,36 4,00 0,24 1,00 0,48 3,00 8,00 0,24 2,12 1,00 1,74 0,30


62

Bijlage VI Kostenverdeelstaat Baten

Lasten Directe

Kostenverdeelstaat

Indirecte

Lumpsum baten Directe baten Materiele kosten Lonen

P-kosten Afschrijvingskosten Huisvesting organisatiekosten Totaal

kostenverdeling in %

Collectiebehoud en beheer

848.023

67.486

92.304

49.474

100.388

43.793

579.579

18.086

883.624

Collectievorming

273.642

1.762

25.430

57.861

117.406

26.507

36.773

21.152

285.130

23,1% 7,5%


632.207

20.121

50.219

135.580

275.106

62.112

86.168

49.563

658.748

17,2%

Presentaties

757.447

108.764

210.362

115.513

234.388

52.919

133.836

42.227

789.246

20,7%

Studiezaal

857.568

7.026

5.411

161.405

327.508

73.943

266.300

59.003

893.570

23,4%

Digitale studiezaal Educatie Zakelijke diensten

96.558 104.666 95.351

25.184 44.355 128.555

99.588 26.789 49.026

228 18.330 11.213

463 37.194 22.752

104 8.397 5.137

145 11.650 7.126

83 6.701 4.099

100.611 109.060 99.354

2,6% 2,9% 2,6%

3.665.461

403.253

559.129

549.604 1.115.205

272.913

1.121.577

200.914 3.819.342

100,0%

Totaal lasten

Totale baten

Totale lasten Saldo

Collectiebehoud en beheer

915.509

883.624

Collectievorming

275.404

285.130

31.885 -9.726


652.328

658.748

-6.420

Presentaties

866.211

789.246

76.965

Studiezaal

864.594

893.570

-28.976

Digitale studiezaal

121.742

100.611

21.130

Educatie

149.021

109.060

39.961

Zakelijke diensten

223.906

99.354

124.552

4.068.714

3.819.342

249.372

Totaal Financieringsfunctie

26.414

Saldo bijzondere baten/lasten Resultaat


-5.855 228.813

63

Jaarstukken Jaarrekening 2013 Historisch Centrum Overijssel 1

Recommend Documents