Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht
Ontwerp-Jaarrekening 2011
Inhoudsopgave Voorwoord
p. 3
1
Inleiding - Algemeen - Resultaat - Indeling en opzet jaarrekening 2011 (leeswijzer)
p. 4-5 p. 4 p. 4 p. 5
2
Programmaverantwoording - Doel en taken van het RHC - Programma 1: Beheer en behoud - Programma 2: Toezicht en advisering - Programma 3: Dienstverlening en cultuureducatie
p. 6-17 p. 6 p. 6-12 p. 13-14 p. 15-17
3
Paragrafen - Inleiding - Weerstandsvermogen - Financiering en treasury - Bedrijfsvoering - Onderhoud kapitaalgoederen - Verbonden partijen - Grondbeleid
p. 18-19 p. 18 p. 18 p. 18 p. 18-19 p. 19 p. 19 p. 19
4
Jaarrekening - Uitgangspunten samenstelling jaarrekening - Programmarekening - Balans per 31 december 2011 - Toelichting op de balans - Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen - Controleverklaring accountant
p. 20-30 p. 20 p. 21-23 p. 24-25 p. 25-29 p. 29 p. 30-31
5
Vaststellingsbesluit
p. 32
6
Bijlage 1: Verdeelsleutels (op basis van de begroting)
p. 33
7
Bijlage 2: Specificatie van de kosten
p. 34
Foto voorblad: De verhuizers bezig met het lossen van de verhuisauto’s met archieven uit Houten, Leersum, Odijk en Rhenen bij de nieuwe archiefbewaarplaats in Wijk bij Duurstede in juli 2011 (foto W.R. Leeman)
2
Voorwoord Voor u ligt de jaarrekening 2011 van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht. De rekening geeft een overzicht van het reilen en zeilen van dit nieuwe intergemeentelijke samenwerkingsverband op het gebied van de historische informatie. Het afgelopen jaar was het tweede jaar sinds de instelling van de gemeenschappelijke regeling tussen de vijf gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede op 1 januari 2010. Dit jaar stond vooral in het teken van de ingebruikname van de nieuwe archiefbewaarplaats, als kroon op de ontwikkeling van het (opgeheven) Streekarchivariaat Kromme-Rijngebied- Utrechtse Heuvelrug tot het RHC Zuidoost Utrecht. De belangrijkste gebeurtenissen en ontwikkelingen in 2011 betroffen: - de ingebruikname van de eigen website van het RHC met als belangrijkste onderdeel de digitale krantencollecties; - de publieksstart van de fondsenwervingscampagne door de Vriendenstichting van het RHC en de uitvoering van de eerste restauraties; - de inrichting van de nieuwe archiefbewaarplaats en de verhuizing van de archieven; - de feestelijke opening van het nieuwe archiefgebouw; - de uitvoering van de eerste nulmetingen bij de gemeenten door de archiefinspecteur; - het wegwerken van een deel van de achterstand bij de inventarisatie van verschillende particuliere archieven.
____________________
3
Hoofdstuk 1:
Inleiding
- Algemeen Deze jaarrekening is de tweede van het op 1 januari 2010 van start gegane RHC Zuidoost Utrecht. De oude gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat KrommeRijngebied - Utrechtse Heuvelrug hield op die datum feitelijk op te bestaan en is eind 2011 ook formeel door alle gemeenten ingetrokken. Het algemeen en dagelijks bestuur van het RHC Zuidoost Utrecht kwam in 2011 eenmaal in vergadering bijeen, en wel op 20 april. Voorafgaand daaraan vond ambtelijk overleg plaats. De belangrijkste onderwerpen betroffen de financiële jaarstukken, de bouw van de nieuwe archiefbewaarplaats en het inspectieplan. Op 2 juni 2010 stelde het algemeen bestuur de oorspronkelijke programmabegroting 2011-2014 vast. Een jaar later, op 20 april 2011, werd de eerste begrotingswijziging 2011 vastgesteld. Deze wijziging betrof: - het verhogen van de personeelslasten; - het verlagen van de materiële kosten en de huurkosten van de nieuwbouw; - het onttrekken van bedragen aan de bestemmingsreserves ten behoeve van het herstel van de waterschade, de verhuizing en digitalisering. Met ingang van 2011 is de nieuwe kostenverdeling, gebaseerd op inwoneraantallen en hoeveelheid archief per gemeente, volledig toegepast. Vanaf dit jaar stijgt de jaaromzet van het RHC belangrijk, als gevolg van: - de huur van de nieuwe archiefbewaarplaats; - de volledige betaling van de overheadkosten; - de volledige bezetting van de functie van archiefinspecteur/adjunctstreekarchivaris. - Resultaat De jaarrekening vertoont een positief saldo van € 31.264. Dit is met name een gevolg van het feit dat de huur van de nieuwe archiefbewaarplaats niet op 1 januari, zoals voorzien, maar pas op 17 mei 2011 is ingegaan. Omdat de huurkosten voor de nieuwe archiefbewaarplaats vanaf 2012 hoger uitvallen dan begroot, wordt voorgesteld om dit bedrag niet terug te betalen aan de gemeenten, maar te gebruiken voor het creëren van een bestemmingsreserve waaruit deze hogere huurkosten voor de komende jaren kunnen worden betaald. - Indeling en opzet jaarrekening 2011 (leeswijzer) Het verslag over het jaar 2011 is ingedeeld volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en bestaat uit de volgende onderdelen: - voorwoord; - inleiding; - programmaverantwoording 2011; - verplichte paragrafen; - jaarrekening 2011, het financieel verslag 2011 bestaand uit de programmarekening, - de balans en toelichting; - vaststellingsbesluit; - bijlagen (verdeelstaat en specificatie kosten).
4
De programmaverantwoording (hoofdstuk 2) bevat de inhoudelijke en cijfermatige verantwoording over de vastgestelde programma’s, te weten: 1. Beheer en behoud 2. Toezicht en advisering 3. Dienstverlening en cultuureducatie In de voorschriften (hoofdstuk 3) wordt een aantal paragrafen verplicht gesteld. Deze bieden een dwarsdoorsnede van de jaarrekening. De jaarrekening (hoofdstuk 4) geeft na de balans en daarbij horende toelichting een overzicht van de resultaten van de programma’s. Daarbij hoort een verschillenanalyse tussen de begroting 2011 en de werkelijke baten en lasten 2011. De jaarrekening bevat, naast de bovengenoemde elementen, ook het jaarverslag van de archiefdienst.
Het opbouwen van de archiefstellingen in het nieuwe depot in juni 2011 (foto W.R. Leeman)
5
Hoofdstuk 2:
Programmaverantwoording
- Doel en taken van het RHC Het doel van het RHC Zuidoost Utrecht wordt in artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht omschreven als: “het in het samenwerkingsgebied - uitvoering geven aan de Archiefwet 1995, - alsmede het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor een breed publiek”. Artikel 5 van de regeling omschrijft vervolgens de taken van het RHC: “- de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; - het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; - het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.” De activiteiten van het RHC die voortvloeien uit dit doel en deze taken laten zich in drie hoofdtaken of programma’s onderbrengen: 1 Beheer en behoud 2 Toezicht en advisering 3 Dienstverlening en cultuureducatie. De verdeling van de kosten over deze programma’s vindt hoofdzakelijk plaats op basis van tijdsverantwoording. Per programma worden de verschillende onderdelen inhoudelijk en financieel toegelicht.
- Programma 1 Beheer en behoud De beheers- en behoudstaak heeft betrekking op de oudere (ook wel genoemd statische, historische of openbare) archieven en collecties van de aangesloten gemeenten en op die van particuliere organisaties. Hierbij kunnen de volgende onderdelen worden onderscheiden: - Inventarisatie en digitalisering: het toegankelijk maken en verpakken van de archieven en collecties; - Acquisitie: het verwerven van voor de historie en cultuur van de regio waardevolle archieven en collecties van particulieren; - Depotbeheer: het zorgen voor een schoon, opgeruimd, overzichtelijk ingericht en klimatologisch goed functionerende en veilige archiefbewaarplaats met voldoende ruimte voor aanwinsten en een actueel archievenoverzicht; - Conservering en restauratie: het voorkomen of stopzetten van verval of verlies, dan wel het terugbrengen in de oorspronkelijke staat van beschadigde archiefstukken.
6
Inventarisatie In 2011 werd begonnen met het inhalen van de achterstand in de bewerking van de vele, vaak kleine, particuliere archieven en collecties die bij het RHC zijn ondergebracht. Deze achterstand is een gevolg van het feit dat in de afgelopen jaren prioriteit is gegeven aan de inventarisatie van de grote (jongere) gemeentelijke archieven. Geïnventariseerd werden de archieven en collecties van de volgende elf particuliere organisaties en personen: - de Doornse Centrale Antenne Stichting, 1973-2007 (329); - het Comité Herdenking 4 mei Wijk bij Duurstede, 1987-2006 (342); - de Vrijwillige Brandweer Langbroek, 1943-2010 (343); - de Kern Leersum van het Interkerkelijk Vredesberaad, 1977-1988 (346); - de Collectie genealogie familie (Van) Nijendaal, [1165-2000] (348); - de Postduivenhouders vereniging De Lekvogels te Wijk bij Duurstede, 19832007 (351); - de Rabobank Rijn en Heuvelrug en Coöperatieve Rabobank Schalkwijk en voorgangers, 1900-2004 (352); - het Instituut Coolsma te Driebergen, 1921-2003 (361); - het bedrijfsarchiefje van M. van den Brink uit Doorn, 1904-1969 (358); - de Hervormde Gemeente Schalkwijk, 1611-2004 (359); - de Sociëteit te Doorn, 1902-2011 (360). Dankzij de hulp van een vrijwilliger kon ook de Collectie Losse Aanwinsten (22), waarin uiteenlopende ‘losse’ stukken uit de regio vanaf 1378 zijn en worden ondergebracht, optimaal toegankelijk worden gemaakt voor belangstellenden.
Drie vaste zaterdagbezoekers op de studiezaal, waaronder rechts Ad van Bemmel die bezig is met het inventariseren van de Collectie Losse Aanwinsten (foto W.R. Leeman, zomer 2010)
7
Voor de gemeente Bunnik werd het project afgerond waarbij het semi-statische archief 1995-2005 werd geschoond. Voor Houten werd de al in 2006 begonnen bewerking van het bestuursarchief 19822005 (286) voortgezet. Dit project zal naar verwachting niet eind 2012 maar pas eind 2013 worden voltooid, omdat de hoeveelheid archief flink toenam, waardoor begin 2012 nog 50 strekkende meter op bewerking wachtte. Voor de gemeente Rhenen werd een begin gemaakt met de uitvoering van de bewerking van het semi-statische archief uit de jaren 1995-2006. Dit Rhenense project zal niet medio maar eind 2012 worden afgerond, omdat het RHC ook de vorming van de dossiers voor zijn rekening neemt. De oudste bestuursarchieven van de gemeente Rhenen uit de periode1337-1925 (152 en 153) konden worden aangevuld met een belangrijke serie teruggevonden militieregisters uit de jaren 18281904. Na de verhuizing van de archieven naar de nieuwe archiefbewaarplaats (zie hierna, p. 10), werden de inventarissen van de recente archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente Utrechtse Heuvelrug nagelopen op beperkingen van de openbaarheid. Bovendien werden diverse aanvullingen op de archieven van Amerongen van vóór 1811 (72) en van het gemeentebestuur Doorn uit de periode 1811-1933 (164) verwerkt en werden de betreffende inventarissen geheel nagelopen op onregelmatigheden. Enkele vrijwilligers maakten nadere toegangen op de archieven in de vorm van digitaal raadpleegbare transcripties op verschillende archiefstukken van vóór 1811 uit Darthuizen, Leersum en Wijk bij Duurstede. Wat het beeldmateriaal betreft tenslotte, werden in 2011 de afbeeldingen van Rhenen en Amerongen fysiek geordend en verpakt. Begonnen werd met de afbeeldingen van Leersum. Ook bij deze werkzaamheden speelden de vrijwilligers een belangrijke rol. Digitalisering Op 18 maart 2011 werd de eerste eigen website van het RHC feestelijk ten doop gehouden: www.rhczuidoostutrecht.nl. De site biedt ondermeer de mogelijkheid om twaalf lokale en regionale kranten uit de jaren 1870-2008 te doorzoeken. De provincie Utrecht leverde hiervoor eerder een belangrijke financiële bijdrage. In 2011 werd de website 131.266 keer bezocht. De zoekpagina telde 74.613 ’hits’ en het krantenonderdeel 9.695. Met de Stichting Lira / Pictoright werd een overeenkomst gesloten over de auteursrechten op de kranten jonger dan 70 jaar. Samen met de Vereniging Maarn Maarsbergen Natuurlijk (Cultuurhistorische Commissie) en de Oudheidkamer Houten werd de digitalisering van het beeldmateriaal, de zogenaamde beeldbank, verder voorbereid. De eerste resultaten kunnen in het voorjaar 2012 op de website aan het publiek worden getoond. De door het RHC gefaciliteerde, maar door vrijwilligers beheerde, genealogische website voor het zuidoosten van de provincie Utrecht (www.genelaogiezuidoostutrecht.org) werd voorzien van nieuwe informatie. Behalve alle overlijdensakten uit de jaren 1951-1960, zijn in 2011 van verschillende dorpen de huwelijksgegevens van vóór 1811 ingevoerd. In totaal 40.149 unieke bezoekers (waarvan 44% voor het eerst) raadpleegden in het verslagjaar 1.221.509 pagina’s op deze populaire site.
8
De bij de provincie Utrecht, in het kader van het Programma De Utrechtse Schatkamer, aangevraagde subsidies voor twee nieuwe digitaliseringsprojecten (voor een cultuurhistorische waardenkaart van Wijk bij Duurstede en voor het digitaliseren van de afbeeldingen uit de Oudheidkamer Doorn) werden helaas afgewezen. Acquisitie Anders dan gepland, kon in de tweede helft van 2011 nog geen acquisitieplan worden gemaakt, op basis waarvan een meer afgewogen en actieve verwerving van particuliere archieven en collecties kan plaatsvinden. Dit zal nu in 2012 gebeuren. In het verslagjaar werden in totaal acht particuliere archieven geacquireerd en zes aanvullingen op reeds aanwezige archieven en collecties ontvangen. Het meest bijzonder was wel het verloren gewaande Hervormde Kerkarchief Schalkwijk, dat na verwijdering van drie meter vernietigbare stukken uit vijf strekkende meter te bewaren documenten vanaf 1611 bleek te bestaan, waaronder een unieke manuscriptkaart van Schalkwijk uit 1650. Hoewel de materiële staat van de aan het RHC aangeboden archieven van particuliere instellingen en personen wel vaker te wensen overlaat, werd niet eerder, zoals bij het Driebergse Schoolarchief Coolsma het geval was, een zwaar beschimmeld archief in een paardentrailer afgeleverd.
Links een detail van de kaart uit 1650 in het Schalkwijkse kerkarchief en rechts twee dozen met zwaar beschimmelde archiefstukken van het Coolsma-archief (foto links: W.R. Leeman; foto rechts: H.P.J.E. Merkelbach)
Aan de archiefbibliotheek werden in 2011 door aankoop of schenking 236 boeken toegevoegd, waardoor het aantal boektitels toenam tot 1940. Hierbij was een groot aantal boeken dat geschonken werd door een oud-burgemeester van Maarn. Met behulp van een nieuwe vrijwilligster werd vanaf juli 2011 een begin gemaakt met het ordenen en schoonmaken van de omvangrijke genealogische en heraldische bibliotheek van het Koninklijk Genootschap voor Geslacht- en Wapenkunde te Den Haag, die eind 2009 in bruikleen werd verworven De collecties beeldmateriaal die het RHC beheert, konden opnieuw met enkele honderden stuks worden aangevuld. Het betrof vooral foto’s, analoog en digitaal, maar ook prentbriefkaarten, kalenders, kaarten en een enkele tekening. Door aankoop of schenking verworven werden ondermeer: een albumpje met foto’s van Wijk bij Duurstede uit 1931, 44 reproducties van afbeeldingen uit 1882-1981 van de
9
trein en brug in Rhenen, tientallen foto’s van Wijkse bestuurders, gebeurtenissen en topografie uit de periode 1966-1976 en 1993-2003 en zeven albums met foto’s van het burgemeesterschap van mevrouw A.D. de Stigter-Huising uit 1980-1995. Vanwege de samenhang met de mappen krantenknipsels zullen deze laatste fotoalbums aan de Collectie Aanwinsten (22) worden toegevoegd. Bovendien werden, grotendeels in opdracht, vele foto’s gemaakt van gebeurtenissen waarbij het RHC betrokken was in 2011, zoals de bouw, verhuizing en opening van het nieuwe archiefgebouw en de Wijkse Open Monumentendag, maar ook van de Kastelentocht Doorn, het hoge water langs de rivier begin 2011, Kasteel Broekhuizen in Leersum en de Wijkse kermis. Een substantieel deel van de materiaalkosten is elk jaar bestemd voor de aankoop van boeken en afbeeldingen. Depotbeheer Het depotbeheer stond in 2011 vooral in het teken van de bouw, inrichting en ingebruikneming van de nieuwe archiefbewaarplaats. Door problemen met de bouwkundig aannemer werd het project, dat op 2 juni 2010 was gestart, gefaseerd opgeleverd vanaf eind april tot begin september 2011. Het stroef verlopen bouwproces kon uiteindelijk kwalitatief en budgettair bevredigend worden afgerond. Daarbij speelde de goede samenwerking van de bouwmanager/directievoerder met de gemeente Wijk bij Duurstede en het RHC een niet onbelangrijke rol. De ingangsdatum van de huur werd bepaald op 17 mei, waardoor de huur over 2011 voor het RHC incidenteel lager uitvalt dan begroot (zie p. 4 en 12). Doordat de huurcomponent service- en exploitatiekosten hoger wordt dan geraamd, zal de jaarhuur vanaf 2012 echter structureel stijgen ten opzichte van de raming (zie p. 4 en 21) en de Eerste Begrotingswijziging 2012). Hierover en over de aanpassingen van de Huurovereenkomst, alsmede de goedkeuring en subsidieverlening van het bouwproject door de Provincie Utrecht, werd regelmatig overleg gevoerd met de gemeente. Nadat de, uit drie depots bestaande, archiefbewaarplaats in mei en juni met archiefstellingen en ladekasten was ingericht en goed schoongemaakt, kon in de eerste helft van juli de archiefverhuizing plaatsvinden. Daarbij werd in totaal zo’n drie strekkende kilometer aan archieven en collecties vanuit de gemeentelijke archiefdepots in Houten, Leersum, Odijk, Rhenen en Wijk bij Duurstede naar de nieuwbouw overgebracht. Dankzij de goede voorbereiding kon deze omvangrijke logistieke operatie binnen de geplande tijd en het daarvoor gereserveerde budget van €15.000,- worden uitgevoerd. Na de verhuizing besteedden de medewerkers de nodige tijd aan het controleren en zo nodig verplaatsen van bestanden, het etiketteren van de stellingen en kasten en vooral het wijzigen van het archievenoverzicht. Aan het eind van het verslagjaar kon worden geconstateerd dat de klimaatinstallatie uitstekend functioneert. Van de 5500 strekkende meter planklengte in de twee depots (zonder de Quarantaineruimte van 144 m1) was 2894 meter gevuld, een bezettingsgraad derhalve van 53%.
10
Conservering en restauratie In 2011 is begonnen met de uitvoering van de meerjarige restauratie van de 20% van de beschadigde archiefstukken die nog een tweede herstelfase moeten ondergaan na de archiefcalamiteit van oktober 2002. Door twee restauratiebedrijven is dit eerste jaar voor ruim € 78.000 gerestaureerd. Dat bedrag is onttrokken aan de bestemmingsreserve herstel waterschade. Negen archieven werden volledig hersteld en uit acht archieven werden bestanddelen gerestaureerd. Het ging hierbij om zowel particuliere- als overheidsarchieven uit Amerongen, Cothen, Driebergen, Rhenen, Rijsenburg en Wijk bij Duurstede en om de gerechtelijke en notariële archieven uit de gehele regio. De keuze voor juist deze stukken werd enerzijds bepaald door de wens van donateurs van de Vriendenstichting van het RHC om bepaalde stukken ter restauratie te adopteren en anderzijds door de eigen wens om een begin te maken met het weer raadpleegbaar maken van de vele verkleefde, ingebonden archivalia van de gemeenten uit de negentiende eeuw. Het eerste restauratiejaar is in alle opzichten goed verlopen: zowel wat betreft de kwaliteit van de restauratie en de behaalde resultaten, als wat betreft de organisatie en de kosten. De werkelijke restauratiekosten bleven ca. 10% onder de in de schade-inventarisatie begrote kosten. De gehele restauratiefase zal naar verwachting zes jaar duren en dus in de komende jaren 2012 tot en met 2016 worden voortgezet.
Links een geheel gedesintegreerd perkamenten gerechtsregister van Tull en ’t Waal uit de 17de eeuw vóór de restauratie en rechts een medewerker van het Restauratieatelier Helmond bezig met het herstellen van een boekblok op de Open Dag van het RHC in oktober 2011 (foto’s W.R. Leeman)
In maart 2011 trad de Vriendenstichting van het RHC publicitair voor het voetlicht met een publiekscampagne voor de fondsenwerving ten behoeve van de archiefcalamiteit De verschillende activiteiten, die samen met het RHC sinds 2010 zijn ondernomen, hadden eind 2011 tot resultaat dat 28 organisaties en personen voor in totaal ruim € 43.000 aan bijdragen hadden betaald of toegezegd. Dit geld wordt beheerd door het bestuur van de Vriendenstichting en maakt dus geen deel uit van deze jaarrekening. In 2009 heeft de provincie aan het RHC een projectsubsidie van € 60.000 toegekend, uit te betalen in vier termijnen. In 2010 is de eerste termijn van € 15.000 ontvangen (zie ook jaarrekening 2010). De tweede termijn is voor begin 2012 toegezegd.
11
Hoogheemraad G. Beugelink ontvangt een herinnering aan de door de Stichtse Rijnlanden geadopteerde archiefstukken (foto W.R. Leeman, oktober 2011)
Rekening 2010
Begroting 2011
Begroting 2011 gewijz.
Rekening 2011
Verschil
92.753 39.892 8.010 15.615 12.014 28.562 22.135
112.324 70.771 8.817 18.239 13.225 32.697 90.382
117.766 75.992 9.609 19.704 114.414 42.878 86.148
110.238 81.073 9.326 19.033 117.407 37.611 47.550
7.528 -5.081 283 671 -2.993 5.268 38.599
218.981
346.455
466.511
422.238
44.273
LASTEN
1. Beheer en behoud Inventarisatie Digitalisering Acquisitie Depotbeheer Restauratie Materiaalkosten Depotopslag-/ huurkosten Subtotaal
12
- Programma 2 Toezicht en advisering Een van de wettelijke kerntaken van een archiefdienst waaraan tot 2010 niet of nauwelijks aandacht werd besteed, is de gemeentelijke archiefinspectietaak. Het betreft het toezicht op de kwaliteit van de informatiehuishouding bij de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, dus de jonge archieven die nog niet zijn overgebracht naar de archiefdienst. Versterking van deze wettelijke taak is noodzakelijk door de toenemende digitalisering van gemeentelijke werkprocessen en het effect daarvan op de informatievoorziening, alsmede door de verandering van specifiek naar generiek provinciaal archieftoezicht. Programma 2 bestaat uit de volgende onderdelen: - Integrale inspecties, facetinspecties en incidentinspecties van de niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, inclusief ‘follow-up’ en relatiebeheer; - Het verstrekken van wettelijke adviezen, beleids- en kaderstellende activiteiten, informatieverstrekking, het beoordelen van vernietigingsvoorstellen en het begeleiden van overbrengingen; - Het schrijven van een jaarverslag en geven van voorlichting. Inspecties Conform het door het bestuur in april 2011 vastgestelde Inspectieplan 2011-2015 werden in het verslagjaar zogenaamde nulmetingen gehouden bij de afdelingen Documentaire Informatievoorziening (DIV) van de gemeenten Rhenen, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug. De inspecties van de DIV-afdelingen van Bunnik en Houten zijn op verzoek van deze gemeenten doorgeschoven naar begin 2012. In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat de verbeterpunten betrekking hebben op het formaliseren van de werkzaamheden (bijvoorbeeld het opstellen van een handboek DIV), het meer grip krijgen (regie) op de hybride informatiehuishouding (bijvoorbeeld door de afdelingen actief te informeren en te begeleiden bij de afhandeling van stukken en de archivering) en het actief inspelen op de ontwikkelingen op het gebied van verantwoord digitaal werken en archiveren (bijvoorbeeld door het opstellen van een scholingsprogramma voor de DIVmedewerkers). Adviezen, beleids- en kaderstellende activiteiten etc. Aan de deelnemende gemeenten werden voorstellen gedaan om de verouderde Archiefverordeningen en Besluiten Informatiebeheer door nieuwe te vervangen. In alle gevallen gebeurde dat in de tweede helft van 2011 en januari 2012. Daarnaast werd geadviseerd over de verkorting van de bewaartermijn van cliëntendossiers sociale zaken. In het kader van de wettelijke overbrenging zijn de archieven van de voormalige gemeenten Amerongen, Doorn, Driebergen-Rijsenburg, Leersum en Maarn na de verhuizing naar Wijk bij Duurstede in de zomer van 2011 voorzien van de nodige beperkingen ten aanzien van de openbaarheid. De gemeente Houten werd geadviseerd over de aanpassingen van de archiefbewaarplaats aldaar. Daarnaast was de inspectie nauw betrokken bij de nieuwbouw van de archiefruimte en archiefopslag van de gemeente Utrechtse Heuvelrug in Doorn en de aanbesteding en gunning van de inrichting met verrijdbare stellingen.
13
Aan de gemeente Rhenen zijn adviezen uitgebracht over de tijdelijke huisvesting van circa 120 m1 archieven van de gemeente Renswoude, over de digitalisering van de bouwvergunningen en over de indeling van de personeelsdossiers. Aan de conservator van Museum Het Rondeel in Rhenen werd geadviseerd over het onderbrengen van een gedeelte van de museumcollectie in de archiefbewaarplaats van de gemeente. In 2011 zijn voorts vernietigingsvoorstellen van Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede beoordeeld. Van één gemeente werden geen vernietigingsvoorstellen ontvangen. In één geval kon in het verslagjaar geen machtiging tot vernietiging worden afgegeven omdat de voorstellen nog niet aan de wettelijke eisen voldoen. De werkgroep digitalisering, waaraan het RHC en DIV-medewerkers van alle vijf gemeenten deelnemen, vergaderde dit jaar vier keer. Speerpunten waren de digitalisering en overbrenging van de bouwvergunningen en substitutie (vervanging van analoge documenten door digitale). In 2011 werd door de gemeentelijk archiefinspecteur van het RHC drie keer regulier overleg gevoerd met de provinciale archiefinspectie. Verder werden in 2011 de volgende symposia, studiedagen en vergaderingen bijgewoond: Netwerkdag Brandweer, Voorjaarsvergadering Sectie Inspectie BRAIN, Inspecteursoverleg provincie Utrecht (tweemaal), Dag van de Inspectie, Symposium Preventie Netwerken Veiligheid, Vergadering Bouwcommissie, Symposium Dag van de Kwaliteit en een Commissievergadering van de gemeente Bunnik.
Rekening 2010
Begroting Begroting 2011 2011 gewijz.
Rekening 2011
Verschil
LASTEN 2. Toezicht en advisering
17.983
53.906
47.764
54.974
-7.210
17.983
53.906
47.764
54.974
-7.210
14
- Programma 3 Dienstverlening en cultuureducatie De transformatie van de archiefdienst tot een historisch informatiecentrum voor de regio komt met name tot uiting in de grotere aandacht voor publieke dienstverlening en voor culturele en educatieve activiteiten. Dit programma is als volgt onder te verdelen: - Het bieden van (fysieke) toegang tot de archieven en collecties, het geven van informatie en advies en het mogelijk maken van raadpleging op de studiezaal van het RHC; - Dienstverlening op afstand (via internet, e-mail en telefoon); - Cultuureducatie: het deelnemen aan cultuurhistorische activiteiten, bij voorkeur samen met musea, historische verenigingen, bibliotheken en dergelijke. Dienstverlening In 2011 brachten externe klanten 1076 keer een bezoek aan de studiezaal van het RHC in Wijk bij Duurstede. Dit betekende een daling met 7% in vergelijking met 2010 (1160 bezoeken). De zaterdagopenstelling trok, zoals steeds, de meeste belangstellenden (26%). De maandag was opnieuw het minst populair (8%). De bezoeken over de andere vier weekdagen waren redelijk gelijkmatig verdeeld. Dat de verhuizing van de archieven uit Bunnik, Leersum en Rhenen en de vele publiciteit over het RHC in 2011 niet tot een stijging van het aantal belangstellenden op de studiezaal heeft geleid, is vermoedelijk te verklaren door de verschuiving van de fysieke dienstverlening via de studiezaal naar de dienstverlening op afstand, met name digitaal via de eigen website en e-mail. Deze verschuiving is al enkele jaren aan de gang. De verschillende digitaliseringsprojecten van het RHC kwamen hiervoor al ter sprake (p. 8-9). Hoewel de nodige overlast van de nieuwbouw en verhuizing werd ondervonden, kon de studiezaal het geheel jaar gewoon open blijven voor bezoekers. Een belangrijke verbetering was de aanschaf van nieuw studiezaalmeubilair. Dit werd deels bekostigd uit de bestemmingsreserve herstel waterschade. Wat wel steeg, was het aantal dossieruitleningen aan de deelnemende gemeenten uit hun overgebrachte recente archieven. In verband hiermee is een procedure opgesteld waarin het beschikbaar stellen van informatie en de uitlening van archiefbescheiden op adequate wijze is geregeld. Het grootst was het aantal uitgeleende archiefstukken aan de gemeente Utrechtse Heuvelrug: 104 dossiers, waarvan 16 vóór de verhuizing en 88 daarna.
Overzicht aantal bezoeken en bezoekers studiezaal 1997-2011 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Aantal 641 1005 1262 1409 1315 1128 0 882 1117 1231 1221 1008 1014 1160 1076 Bezoeken Aantal 269 319 384 364 377 332 0 265 329 279 267 260 246 241 249 bezoekers NB Vanaf 18 oktober 2002 tot januari 2004 was de studiezaal gesloten vanwege de archiefcalamiteit.
15
Links de informatiestand van de historische vereniging Rhenen in de hal van het Wijkse gemeentehuis en rechts een rondleiding in de nieuwe archiefbewaarplaats tijdens de open dag (foto’s W.R. Leeman)
Cultuureducatie Het RHC zocht in 2011 verschillende keren de publiciteit, teneinde de bekendheid van het publiek met zijn activiteiten te vergroten. Hoogtepunt daarbij was de feestelijke opening van het nieuwe archiefgebouw op 13 oktober met 140 genodigden en de open dag op 15 oktober met 100 bezoekers. Ook werden voor twee serviceclubs, gemeenteambtenaren en een groep middelbare scholieren lezingen gehouden en rondleidingen gegeven. Voor de gemeente Wijk bij Duurstede werd meegewerkt aan twee erfgoedprojecten, een afscheidssymposium voor de beleidsmedewerker monumentenzorg en archeologie, de totstandkoming van nieuwe straatnamen en aan de jaarlijkse Open Monumentendag. Als adviseur van de Doornse historische vereniging Thorheim werd de eigendomsoverdracht van de collecties van de Oudheidkamer Doorn van de gemeente Utrechtse Heuvelrug naar de vereniging begeleid. In mei 2011 nam het RHC deel aan de informatiemarkt op de landelijke genealogische dag in Utrecht. Ook werden bijeenkomsten bijgewoond over virtuele collecties, erfgoedcanons en buitenplaatsen. Namens de Vereniging Oud-Utrecht werd deel uitgemaakt van de Jury van de Oud-Utrechtprijs en het bestuur en curatorium van de Leerstoel Oud-Utrecht. Als redactielid van het provinciale Jaarboek Oud-Utrecht en het regionale tijdschrift Het Kromme-Rijngebied werd door de archivaris het nodige werk verricht. Daarbij behoorde ook de begeleiding van de auteur bij de totstandkoming van een boek over Tull en ’t Waal in de 17de en 18de eeuw, dat in 2012 moet verschijnen.
16
Rekening 2010
Begroting Begroting 2011 2011 gewijz.
Rekening 2011
Verschil
LASTEN 3. Dienstverlening en educatie Dienstverlening Cultuureducatie Huurkosten kantoor en studiezaal
37.198 36.801 7.049
43.829 41.808 18.973
44.451 43.670 19.214
43.915 42.594 18.584
536 1.076 630
Subtotaal
81.048
104.611
107.335
105.093
2.242
17
Hoofdstuk 3:
Paragrafen
- Inleiding Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze rekening opgenomen. Een aantal paragrafen is niet relevant voor het RHC en ontbreekt daarom. Dit betreft de onderdelen: Onderhoud kapitaalgoederen, Verbonden partijen en Grondbeleid. - Weerstandsvermogen Deze paragraaf beschrijft de middelen en mogelijkheden waarover het RHC beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. Het RHC heeft op de balans geen eigendommen, zodat in dat opzicht geen risico aanwezig is. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform de artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite zijn daarmee alle risico's afgedekt. - Financiering en treasury In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RHC kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage. Het bleek nog niet mogelijk om in 2011 aan het Algemeen Bestuur van het RHC een treasurystatuut en de verplichte financiële verordeningen (conform de Gemeentewet, artikel 212, 213 en 213a, voor zover van toepassing) ter vaststelling aan te bieden. Dit zal nu gebeuren in mei 2012. - Bedrijfsvoering Deze paragraaf geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor wat betreft de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en huisvesting. Gezien de geringe omvang van de organisatie wordt voor de bedrijfsvoering overwegend gebruik gemaakt van de faciliteiten van de gemeente Wijk bij Duurstede, waar het RHC in het gemeentehuis is gehuisvest. Omdat het personeel in dienst is getreden van de gemeente Houten, verleent deze gemeente de bijbehorende personeelsfaciliteiten. Voor deze overheaddienstverlening worden door Wijk bij Duurstede en Houten vanaf 2011 jaarlijks € 68.900 aan kosten doorberekend aan het RHC, als onderdeel van de nieuwe kostenstructuur. In de tweede helft van het verslagjaar werd met de gemeente Wijk bij Duurstede bestuurlijk en ambtelijk overlegd over de noodzaak van een duidelijke dienstverleningsovereenkomst, op basis van de in september 2009 gemaakte afspraken. Deze dienstverleningovereenkomst zal in mei 2012 ter besluitvorming aan het bestuur van het RHC worden voorgelegd. Het personeel en de bezoekers maken gebruik van de bestaande kantoor- en studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. In juni 2010 is begonnen met de bouw van een nieuwe archiefbewaarplaats, die op 17 mei 2011 in gebruik is genomen en bereikbaar is via de huidige huisvesting. Deze archiefbewaarplaats is eigendom van de gemeente Wijk en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RHC. De definitieve huurovereenkomst en de jaarlijkse huursom voor de nieuwbouw, inclusief de service- en exploitatiekosten, zullen begin 2012 bekend zijn.
18
In het personeelsbestand van het RHC kwam in 2011 geen verandering. Het aantal medewerkers bedraagt zes en de formatieomvang 5,6 fte. Van de medewerkers is er één gewaardeerd in salarisschaal 4, één in schaal 5, twee in schaal 9, één in schaal 10 (met een persoonlijke toelage tot het maximum van schaal 11) en één in schaal 11. De leeftijd van de personeelsleden varieert tussen de 53 en 64 jaar. Voor de studiezaalmedewerker werd formeel geregeld dat hij na zijn pensionering eind april 2012 nog twee jaar blijft werken, tot aan zijn 67ste verjaardag in 2014. Sinds 1 januari 2011 zijn alle personeelsleden in vaste dienst van de gemeente Houten en worden zij langdurig gedetacheerd bij het RHC. De salariskosten worden volledig door het RHC betaald, behalve voor één medewerkster, waarvan de gemeente Bunnik de helft voor haar rekening neemt. In het verslagjaar waren achttien vrijwilligers voor het RHC werkzaam, thuis of op de studiezaal. Na het overlijden van twee vrijwilligers in de zomer, konden twee nieuwe worden aangetrokken. De meeste vrijwilligers komen uit Wijk bij Duurstede en Driebergen-Rijsenburg. Zij ontvangen een reiskostenvergoeding en kerstpakket. - Onderhoud kapitaalgoederen Deze paragraaf is niet van toepassing. - Verbonden partijen Deze paragraaf is niet van toepassing. - Grondbeleid Deze paragraaf is niet van toepassing.
De feestelijke opening van het nieuwe archiefgebouw in oktober 2011 (foto W.R. Leeman)
19
Hoofdstuk 4:
Jaarrekening
- Uitgangspunten samenstellen jaarrekening Hierna komen de uitgangspunten aan de orde die zijn gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening. Toepassing Besluit Begroting en Verantwoording Op 1 januari 2004 is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van kracht geworden. Met ingang van 2008 zijn de bepalingen in het BBV ten aanzien van voorzieningen gewijzigd. Het BBV schrijft nu voor dat de meeste onder artikel 44, 2e lid bedoelde voorzieningen als “overlopende passiva” moeten worden beschouwd. Vorderingen De vorderingen zijn opgenomen tegen de nominale waarde. Dubieuze vorderingen worden vermeld in de toelichting bij de betreffende post. Voor oninbare vorderingen wordt een voorziening gevormd. Overlopende activa Onder de overlopende activa worden de vooruitbetaalde bedragen, de nog van Nederlandse en Europese overheidslichamen te ontvangen voorschotbedragen en overige nog te ontvangen bedragen opgenomen. Reserves Reserves worden gevormd conform de door het algemeen bestuur van het RHC genomen besluiten. Dit geldt eveneens voor de onttrekkingen. Belangrijke afwijkingen zijn vermeld in de toelichting op de balans. Bestemmingsreserves zijn de voor een specifiek doel afgezonderde bestanddelen van het eigen vermogen. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd met een bepaald doel. Er is een min of meer (on)zekere verplichting die te zijner tijd een schuld kan worden. Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Onder de netto vlottende schulden worden afzonderlijk opgenomen de bank- en girosaldi, de kasgeldleningen, crediteuren en overige schulden. Overlopende passiva Onder de overlopende passiva worden de te betalen kosten en vooruitontvangen bedragen opgenomen. Onder deze vooruitontvangen bedragen worden ook de ontvangen voorschotten van Nederlandse en Europese overheidslichamen voor een specifiek bestedingsdoel opgenomen. Overige activa en passiva De waardering van de overige activa en passiva geschiedt in het algemeen op nominale waarden. Wanneer hiervan wordt afgeweken is dit in de toelichting bij de desbetreffende post vermeld. Grondslagen resultaatbepaling De lasten en baten worden zoveel mogelijk toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben.
20
- Programmarekening In tabel 1 (zie de bladzijde hierna: p. 22) staan de totale lasten en baten per programma en de mutaties in de reserves. In tabel 2 (zie p. 23) worden de lasten gespecificeerd. De belangrijkste verschillen tussen de begroting en rekening betreffen: - De onderschrijding van € 11.590 op de materiaalkosten en de overschrijding van de digitaliseringskosten met € 8.949. In feite gaat het hier om communicerende vaten. Tot dusver werden de materiële uitgaven voor digitalisering grotendeels verantwoord onder de post materiaalkosten. Omdat digitalisering een steeds belangrijkere rol gaat spelen en de structurele en incidentele kosten in verband daarmee toenemen, worden de materiaalkosten en digitaliseringskosten vanaf 2012 beter onderscheiden en apart begroot; - De overschrijding van de accountantskosten met € 5.750. De kosten van de controle van de eerste jaarrekening over 2010 van het RHC in de zomer van 2011 waren niet begroot. In overleg met de accountant is daarom een klein deel van die totale kosten van € 4.250 in de rekening 2010 opgenomen (namelijk € 1.500) en het restant (€ 2.750) in 2011. De accountantscontrole van de huidige jaarrekening 2011 kost € 3.000, waardoor de totale overschrijding op deze post € 5.750 bedraagt; - De huisvestingskosten, die ruim € 32.000 lager uitvallen omdat het nieuwe archiefgebouw pas op 17 mei 2011 in gebruik is genomen, in plaats van in januari van dat jaar; - De kosten voor het herstel van de waterschade, welke bijna € 9.000 lager zijn uitgevallen dan voor dit eerste jaar was begroot. Daarnaast is een deel van de toegezegde subsidie van de provincie als baat (zie overige baten in tabel 1) op het project verantwoord omdat ruim 11% van het project uitgevoerd is. Het saldo (kosten) wordt gedekt uit de betreffende bestemmingsreserve; dit heeft geen invloed op het resultaat. Er is namelijk ook minder onttrokken aan de bestemmingsreserve. Het jaarrekeningresultaat 2011 bedraagt € 31.264. Dit resultaat wordt met name veroorzaakt door de lagere huisvestingslasten in 2011, als gevolg van de latere ingangsdatum van de huur van het nieuwe archiefdepot. De komende jaren zullen de huurkosten voor de nieuwbouw hoger uitvallen dan begroot vanwege de hogere exploitatie- en servicekosten. Om deze extra kosten op te kunnen vangen, stellen wij u in het besluit op pagina 32 voor om dit resultaat over 2011 toe te voegen aan een nieuw in te stellen bestemmingsreserve huisvesting. Deze reserve wordt daarmee bestemd om de hogere huurkosten voor de nieuwbouw in de komen jaren te kunnen dekken.
21
Tabel 1. Totale lasten en baten 2011 Rekening 2010
Begroting 2011
Begroting 2011, na wijziging
Rekening 2011
Verschil
218.981
346.455
466.511
422.238
44.273
17.983
53.906
47.764
54.974
-7.210
81.048
104.611
107.335
105.093
2.242
318.012
504.972
621.610
582.305
39.305
Rekening 2010
Begroting 2011
Begroting 2011, na wijziging
Rekening 2011
Verschil
34.853 46.006 31.377 168.662
49.634 148.791 65.467 169.563
49.356 148.423 65.097 168.647
49.356 148.423 65.097 168.647
0 0 0 0
59.444
81.617
81.143
81143
0
LASTEN 1. Beheer en behoud 2. Toezicht en advisering 3. Dienstverlening en educatie + Huisvesting TOTAAL
Baten Bijdragen gemeenten (incl. 2 %): Bunnik Houten Rhenen Utrechtse Heuvelrug Wijk bij Duurstede Overige baten TOTAAL Resultaat voor bestemming
3.849
6.840
344.191
515.072
512.666
519.506
0
26.179
10.099
-108.944
-62.799
-46.145
-26.179
-10.099
-10.052
-9.274
-778
100.000
84.341
15.659
15.000
15.000
0
3.996
3.996
0
0
31.264
-31.264
Mutaties reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve archiefcalamiteit Bestemmingsreserve verhuizing Bestemmingsreserve digitalisering Resultaat na bestemming
0
0
22
Tabel 2. Kosten voor personeel, materiaal, huisvesting, digitalisering etc. 2011 LASTEN
Rekening 2010
Begroting Begroting 2011, 2011 na wijziging
Rekening 2011
Verschil
Personeelskosten Materiaalkosten Huisvestingskosten Digitaliseringskosten Overheadkosten Accountantskosten Herstel waterschade
234.568 39.445 27.687 0 14.812 1.500
313.401 28.236 94.435 0 68.900 0 0
319.165 39.000 90.549 3.996 68.900 0 100.000
317.811 27.410 58.308 12.945 68.900 5.750 91.181
1.355 11.590 32.240 -8.949 0 -5.750 8.819
Subtotaal
318.012
504.972
621.610
582.305
39.305
6.330
10.099
10.052
9.274
324.342
515.072
631.662
591.579
Mutaties reserves: Algemene reserve (2%) Archiefcalamiteit Verhuizing Digitalisering TOTAAL
39.305
23
Balans per 31 december 2011 (Bedragen x € 1.000)
ACTIVA
Ultimo 2011
Ultimo 2010
Vaste activa Immateriële vaste activa
0
0
Materiële vaste activa
0
0
Financiële vaste activa
0
0
Totaal vaste activa
0
0
Voorraden
0
0
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen
7 7
309 309
1.213 0 1.213
873 0 873
0
0
1.220
1.182
1.220
1.182
Vlottende activa
Liquide middelen - Kassaldi - Bank- en girosaldi Overlopende activa - Terug te vorderen BTW
Totaal vlottende activa
Totaal-generaal
24
(Bedragen x € 1.000)
PASSIVA
Ultimo 2011
Ultimo 2010
Vaste passiva Eigen vermogen - Algemene reserve vrij aanwendbaar
803 58
866 26
- Algemene reserve weerstandsvermogen verplicht - Bestemmingsreserves - Resultaat na bestemming 2011
0 714 31
813 26
Voorzieningen
0
0
Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer
0
0
803
866
343 0 0 156 187
272 0 0 180 91
Overlopende passiva - Nog af te dragen belastingen - Vooruitontvangen bedragen
74 66 8
45 30 15
Totaal vlottende passiva
417
316
1.220
1.182
Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar - Bank- en girosaldi - Kasgeldleningen - Crediteuren - Overige schulden
Totaal-generaal
-Toelichting op de balans Activa Op de activazijde van de balans staan de zaken die het RHC in eigendom heeft en een bepaalde waarde vertegenwoordigen. De onderverdeling van de activazijde is als volgt: Vaste activa (niet van toepassing bij het RHC) Vlottende activa, uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar zoals vorderingen op openbare lichamen en overige vorderingen.
25
Vlottende activa
Vorderingen
2011 Overige vorderingen Debiteuren Belasting debiteuren Overige vorderingen
2010 -
Overige uitzettingen Termijndeposito's Vorderingen op openbare lichamen
Totaal
-
-
7.103 7.103
308.754 308.754
7.103
308.754
De vorderingen op openbare lichamen betreffen de vorderingen op de deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling. Daar 2010 het eerste jaar van de nieuwe organisatie was en de financiële administratie geheel opnieuw ingericht moest worden, zijn in dat jaar de facturen voor de gemeentelijke voorschotbijdragen pas eind november 2010 verstuurd. Hierdoor was er aan het einde van het jaar nog een saldo van ruim € 300.000 op de post vorderingen op openbare lichamen. De facturen voor de gemeentelijke bijdragen zijn in 2011 iets eerder verstuurd waardoor deze ook nog in 2011 betaald zijn. Er zijn eind 2011 nog facturen verstuurd over de te veel betaalde bedragen over 2010. Dit is gepresenteerd onder kortlopende schulden (nog te betalen). Begin 2012 hebben de daadwerkelijke terugbetalingen aan de gemeenten plaatsgevonden.
26
Liquide middelen
2011
2010
Kas Banken Termijndeposito's
1.213.209 -
Totaal
1.213.209
873.267 873.267
De toename van de liquide middelen ten opzichte van 2010 is met name te verklaren doordat de bijdragen van de gemeenten over 2010 begin 2011 ontvangen zijn en de bijdragen over 2011 ook daadwerkelijk in 2011 zijn binnengekomen. Passiva Aan de passivazijde van de balans wordt de wijze waarop de eigendommen (activazijde) zijn gefinancierd, weergegeven. Hierin wordt de volgende onderverdeling gemaakt: Vaste passiva, het eigen vermogen (reserves), voorzieningen en vaste schulden (van één jaar of langer). Vlottende passiva, de vlottende schulden die over het algemeen naar verwachting binnen een jaar worden voldaan, waaronder debetsaldi van bankrekeningen en kasgeldleningen. Onder de vlottende passiva vallen tevens de overlopende passiva, waaronder crediteuren, vooruit ontvangen bedragen en de nog te betalen bedragen over het boekjaar 2011. Vaste passiva
Reserves Algemene Bestemmings reserve reserves vrij aanwendbaar
Saldo 31-12-2010 Mutaties na balansdatum Saldo 1-1-2011
26.227 22.330 48.557
Vermeerderingen Verminderingen
9.274
Saldo 31-12-2011
57.832
813.402 3.849 817.251
103.337 713.914
Totaal
839.629 26.179 865.808
9.274 103.337 771.746
27
Eigen vermogen Hieronder vallen de algemene reserves en bestemmingsreserves. Deze middelen zijn gevormd door het toevoegen van het rekeningresultaat, toevoegen van de 2% winstopslag en overige toevoegingen ten laste van de exploitatie. De bestemmingsreserves betreffen: Bestemmingsreserve herstel waterschade Bestemmingsreserve verhuiskosten Bestemmingsreserve digitalisering De bestemmingsreserve herstel waterschade is bestemd voor de restauratie van de bij de archiefcalamiteit in 2002 beschadigde stukken. De bestemmingsreserve verhuiskosten is bestemd voor de verhuizing van de archieven naar het nieuwe archiefgebouw, welke verhuizing in juli 2011 heeft plaatsgevonden. De bestemmingsreserve digitalisering is bestemd voor het digitaliseren van een deel van het beeldmateriaal in 2011. In onderstaande tabel worden de mutaties per reserve weergegeven:
Reserves OMSCHRIJVING Algemene reserve vrij aanwendbaar Totaal algemene reserve
Bestemmingsreserves Herstel waterschade Verhuiskosten Digitalisering Totaal bestemmingsreserves
SALDO TOEVOE- ONTTREK- SALDO 01-01-2011 GING KING 31-12-2011 48.557 48.557
9.274 9.274
0
57.831 57.831
SALDO TOEVOE- ONTTREK- SALDO 01-01-2011 GING KING 31-12-2011 798.255 84.341 713.914 15.000 15.000 0 3.996 3.996 0 817.251 0 103.337 713.914
Algemene reserve De toevoeging aan de algemene reserve vrij aanwendbaar betreft de 2% winstopslag over 2011. Bestemmingsreserve herstel waterschade De onttrekking aan deze bestemmingsreserve betreft de dekking van de gemaakte kosten in 2011. Twee restauratiebedrijven hebben in 2011 negen archieven volledig hersteld en uit acht archieven werden bestanddelen gerestaureerd. Bestemmingreserve verhuiskosten In 2011 heeft de verhuizing naar het nieuwe archiefdepot plaatsgevonden. Hiervoor was deze reserve bestemd. De verhuiskosten zijn binnen het budget gebleven en na de onttrekking staat deze reserve op € 0. De reserve wordt hiermede opgeheven.
28
Bestemmingsreserve digitalisering Van het resultaat over 2009 is € 3.996 toegevoegd aan deze reserve en in 2011 onttrokken ten behoeve van de digitalisering van beeldmateriaal. De reserve staat hiermee op € 0.
Kortlopende schulden
2011
2010
Banken Kasgeldleningen Crediteuren Overige schulden
0 0 156.052 187.266
180.408 91.232
Totaal
343.317
271.640
De overige schulden betreffen de nog te betalen personeelslasten over de tweede helft van het jaar, de kosten van de accountantscontrole en de terugbetaling aan de deelnemende gemeenten (zie ook vorderingen). De posten zijn in 2012 gefactureerd, maar hebben betrekking op 2011.
Overlopende passiva
2011 Overlopende passiva Nog af te dragen belastingen Vooruitontvangen bedragen Totaal
65.825 8.160 73.985
2010 29.572 15.000 44.572
In 2010 is van de Provincie een bedrag van € 15.000 ontvangen ten behoeve van het herstel van de waterschade. Dit is een meerjarig project en een meerjarige subsidie. Ruim 11% van het project is uitgevoerd in 2011 en derhalve hebben we ook een baat genomen. Het resterende bedrag wordt conform het BBV als overlopend passief verantwoord.
- Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen Met de gemeente Wijk bij Duurstede wordt een huurovereenkomst voor het nieuwe archief aangegaan voor 40 jaar. Deze huurovereenkomst wordt in 2012 ondertekend. Het personeel is in dienst bij de Gemeente Houten en wordt vanuit deze gemeente gedetacheerd bij het RHC. Deze raamoverkomst is voor onbepaalde tijd aangegaan.
29
30
31
Hoofdstuk 5:
Vaststellingsbesluit
In aanmerking nemende dat: -
aan de betreffende bepalingen uit de gemeenschappelijke regeling is voldaan,
-
van het rekeningresultaat een bedrag van € 31.264, zijnde het totale rekeningresultaat wordt toegevoegd aan een nieuw in te stellen bestemmingsreserve huisvesting ter dekking van de hogere huurkosten voor de nieuwbouw in de komende jaren,
-
de deelnemende gemeenten hebben ingestemd met de jaarrekening 2011,
-
dat deze jaarrekening de instemming van het Algemeen Bestuur heeft gekregen.
Heeft het Algemeen Bestuur besloten: de jaarrekening 2011 vast te stellen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 20 juni 2012.
De voorzitter,
G.F. Naafs
De secretaris,
M.A. van der Eerden-Vonk
32
6
Bijlage 1: Verdeelsleutels (op basis van de begroting)
Overeengekomen verdeelsleutels 2009 Kostenverdeelsleutels in % A. Personeel en materiaal B. Huur nieuwbouw C. Overheadkosten en oudbouw
2011 343.168 74.164 85.285
Bunnik 9,39 10,70 9,65
Houten 30,62 21,30 28,89
in % Rhenen 12,37 14,20 12,71
Utrechtse H. 32,27 35,80 32,89
Wijk bij D. 15,35 18,00 15,86
2011
in € Bunnik Houten Rhenen Utrechtse H. Wijk bij D. 32.223,48 105.078,04 42.449,88 110.740,31 52.676,29 A. B. 7.935,55 15.796,93 10.531,29 26.550,71 13.349,52 C. 8.230,00 24.638,84 10.839,72 28.050,24 13.526,20 Totaal 48.389,03 145.513,81 63.820,89 165.341,26 79.552,01 2% 967,78 2.910,28 1.276,42 3.306,83 1.591,04 subtotaal 49.356,81 148.423,09 65.097,31 168.647,09 81.143,05 btw 19% 9.377,79 28.200,39 12.368,49 32.042,95 15.417,18 tot. Lst 58.734,60 176.623,47 77.465,80 200.690,03 96.560,23
33
7
Bijlage 2: Specificatie van de kosten
Primitieve Gewijzigde begroting 2011 begroting 2011 Personele lasten streekarchivaris archiefmedewerker adjunct/inspecteur archiefmedewerker studiezaalmedewerker medewerker atlas en bibliotheek Totaal salariskosten
Naam R. v.d. Eerden D. Ruiter vacature E. Hinders H. Meijer L. Verheij
fte 1,00 0,83 1,00 1,00 1,00 0,83
Rekening 2011
76.138 52.239 65.461 56.898 40.334 14.850 305.920
81.435 51.877 70.996 56.273 39.966 16.698 317.665
82.228 52.053 69.621 56.658 41.110 16.140 317.811
Inhuur tijdelijk personeel
5.982
-
-
Dienstreizen
1.500
1.500
-
16.385
16.385
16.385
Huurkosten nieuwbouw
78.050
74.164
41.923
Overhead en advieskosten
68.900
68.900
68.900
Materiaalkosten Verhuiskosten Digitaliseringskosten
28.236
24.000 15.000 3.996
18.700 14.460 12.945
Restauratiekosten
100.000
91.181
Totaal kosten
621.610
582.305
Algemene reserve (2% winstopslag)
10.052
9.274
Totaal kosten (incl. 2% winstopslag)
631.662
591.579
Huurkosten bestaande ruimtes
139
-
34
