Bijlage 3
Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht
Ontwerp-Programmabegroting 2015-2018
1
Inhoudsopgave Voorwoord
p. 3
1
Inleiding - Algemeen - Bezuinigingstaakstelling - Programmabegroting en Kadernota - Indeling en opzet begroting 2015 (leeswijzer)
p. 3-5 p. 3 p. 3-4 p. 5 p. 5
2
Financiële begroting - Inleiding - Begrotingskader - Resultaten
p. 6-9 p. 6 p. 6-7 p. 7-9
3
Programmaplan - Doel en taken van het RHC - Programma 1: Beheer en behoud - Programma 2: Toezicht en advisering - Programma 3: Dienstverlening en cultuureducatie
p. 10-17 p. 10 p. 10-14 p. 14-16 p. 17-18
4
Paragrafen - Inleiding - Weerstandsvermogen - Onderhoud kapitaalgoederen - Financiering en treasury - Bedrijfsvoering - Verbonden partijen - Grondbeleid
p. 19-20 p. 19 p. 19 p. 19 p. 19 p. 20 p. 20 p. 20
5
Vaststellingsbesluit
p. 21
Bijlage 1. Specificatie van de kosten
p. 22
Bijlage 2. Verdeelsleutels
p. 23-24
Bijlage 3. Overzicht reserves
p. 25
Foto voorblad: De noordwesthoek van de archiefbewaarplaats met het beeldmerk van het RHC Zuidoost Utrecht in Wijk bij Duurstede (foto W.R. Leeman, maart 2011) 2
Voorwoord Voor u ligt de ontwerp-programmabegroting 2015 van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht, zoals deze op 23 april 2014 aan het bestuur ter vaststelling is aangeboden. De uitbreiding van het samenwerkingsverband met de gemeente Vianen vanaf 1 januari 2014 heeft uiteraard ook gevolgen voor de financiën en activiteiten in 2015.
________________
Hoofdstuk 1: Inleiding - Algemeen Als speerpunten voor het begrotingsjaar 2015 kunnen worden genoemd: het verbeteren van de digitale toegankelijkheid van de archieven en collecties en het wegwerken van de achterstanden; - het uitbreiden van de informatie op de eigen website van het RHC; - de verdere planmatige verwerving van lokale kerkarchieven en de organisatie van een themabijeenkomst voor de eigenaren van particuliere archieven op het gebied van sport, cultuur, toerisme en evenementen in de regio; - het bieden van duidelijkheid aan het bestuur over het resterende restauratiebudget voor het herstel van de waterschade, gekoppeld aan een voorstel voor een schade-inventarisatie en het herstel van de andere archieven; - het verschaffen van duidelijkheid over de inrichting van een gezamenlijk edepot voor de RHC’s in de provincie, de omvang van de digitale bestanden die in het e-depot worden opgeslagen alsook de jaarlijkse aanwas en de bijdragen in de kosten van een e-depot; - het organiseren van enkele kaartententoonstellingen samen met de musea en oudheidkamers in het werkgebied, waaraan het RHC ook een financiële bijdrage levert uit de 2% winstopslagreserve. Meer over deze speerpunten en de overige activiteiten in 2015 vindt u in het programmaplan (hoofdstuk 3). -
- Bezuinigingstaakstelling Om te voldoen aan de bezuinigingstaakstelling van 5% heeft het Algemeen Bestuur op 23 juni 2011 besloten om in de jaren 2012, 2013 en 2014 de deelnemersbijdragen met 5% van de jaaromzet van 2010, zijnde € 17.000, te verlagen door daarvoor ondermeer het vrij aanwendbare deel van de algemene reserve te gebruiken. Bij de eerste begrotingswijziging 2012 is deze onttrekking uit de algemene reserve op aangeven van de provinciaal toezichthouder omgezet in een onderbouwde stelpost, om aan de wettelijke voorschriften te voldoen. Deze stelpost is voor een deel concreet ingevuld door structureel te bezuinigen op inhuur van personeel (ca € 6.000). Het restant wordt vanaf 1 april 2014 ingevuld door de personeelsformatie van 5,6 fte met 0,6 fte te verlagen tot 5 fte. De functie van studiezaalmedewerker wordt, na
3
pensionering van de huidige bekleder, van 1 fte teruggebracht naar 0, 4 fte. Daarmee wordt tevens een deel van de verhogingen voor ondermeer personeels- en huurkosten gecompenseerd. Alleen op deze wijze is het mogelijk om in de komende jaren de financiële bijdragen van de gemeenten aan het RHC niet noemenswaardig te laten stijgen èn de schade voor het RHC en zijn klanten zoveel mogelijk te beperken. Met deze maatregelen is de rek wel volledig uit de organisatie. Het bestuur van het RHC Zuidoost Utrecht heeft ervoor gekozen om de financiële ruimte die is ontstaan door de uitbreiding van het samenwerkingsverband met de gemeente Vianen vanaf 2014, niet in te zetten voor een verlaging van de bijdragen van de deelnemers, maar voor het compenseren van de doorgevoerde bezuinigingen op de toch al krappe personeelsformatie, die zo kwantitatief op sterkte kan blijven, alsmede voor het verbeteren van de kwaliteit van de kleine en dus kwetsbare organisatie. Dankzij het efficiencyvoordeel van de schaalvergroting zou het mogelijk moeten zijn om de doelen uit het Beleidsplan 2013-2018 te handhaven en binnen de Programmabegroting 2015-2018 te blijven. Voor de algemene dienstverlening van de Gemeente Wijk bij Duurstede aan het RHC is in het voorjaar van 2012 een dienstverleningsovereenkomst opgesteld, die op 7 mei 2012 door het Algemeen Bestuur van het RHC is goedgekeurd. Deze overeenkomst voorziet in een daling van de overhead- en advieskosten vanaf 2013 met circa € 11.360 van € 68.900 naar € 57.540. Wel wordt hiervan 50% (€ 5.680) jaarlijks gereserveerd voor eventuele overschrijdingen van het overeengekomen maximumgebruik van bepaalde voorzieningen, extra adviezen en dergelijke. Hiervoor is een post Onvoorziene extra overhead- en advieskosten in het leven geroepen. Deze post wordt vanaf 2016 geschrapt om de stijging in de huurkosten voor de nieuwbouw te compenseren. In 2016 is de bestemmingsreserve die zorgt voor een stabiele huurprijs namelijk leeg en stijgen de huurkosten fors (zie bijlage 1, Specificatie van de kosten, p. 22). Sinds februari 2013 heeft het RHC € 400.000 van de bestemmingsreserve voor de restauratie van de schade als gevolg van de archiefcalamiteit op een vermogensspaarrekening bij de Rabobank gezet, zodat hierover sindsdien rente wordt ontvangen. Begin 2013 werd duidelijk dat alle decentrale overheden verplicht moeten ‘schatkistbankieren’ (tegoed wordt aangehouden in de Nederlandse schatkist). Een groot deel van het geld op de spaarrekening moet daarvoor worden ingezet. Het bedrag op deze rekening zal worden verlaagd naar € 150.000. Als gevolg hiervan dalen de rente-inkomsten in vergelijking met 2013. Naar aanleiding van een concreet offerteverzoek van de gemeente Zeist, bleek in 2012 dat het verwerven van extra inkomsten door het RHC uit de verhuur aan derden van lege ruimte in de archiefbewaarplaats tot mei 2021 waarschijnlijk aan flinke beperkingen onderhevig is, teneinde de BTW- terugvordering van de bouwsom niet in gevaar te brengen. Zodra zich opnieuw een concreet geval voordoet, zal deze onderhuurkwestie verder worden uitgezocht. Tenslotte zal voor de financiering van bijzondere, incidentele projecten mogelijk een beroep kunnen worden gedaan op de Vriendenstichting van het RHC. Vanaf 2014 tot 2017 maakt de Vriendenstichting jaarlijks € 10.000 aan het RHC over voor de restauratie van de waterschade.
4
- Programmabegroting en Kadernota Een gemeenschappelijke regeling (GR) die onder het regime van de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) valt, dient zich, evenals de gemeenten, te houden aan het Besluit Begroting en verantwoording (BBV). In dit besluit worden eisen gesteld aan de financiële stukken en aan de bedrijfsvoering van de desbetreffende regeling. De begroting moet steeds vóór 15 juli van het jaar dat voorafgaat aan het begrotingsjaar aan de provincie als financieel toezichthouder worden toegezonden. Daaraan voorafgaand heeft het Dagelijks Bestuur (DB) van het RHC de ontwerpbegroting vastgesteld, aan de raden van de deelnemende gemeenten gestuurd, die hun zienswijze kenbaar kunnen maken, waarna het Algemeen Bestuur (AB) van het RHC vóór 1 juli het al dan niet gewijzigde ontwerp van de begroting vaststelt. Vanaf het boekjaar 2015 wordt de begroting voorafgegaan door een kadernota, die jaarlijks voor 1 maart voorafgaande aan het betreffende begrotingsjaar aan de raden van de gemeenten wordt toegestuurd, welke binnen vier weken hun zienswijze bij het dagelijks bestuur van het RHC kenbaar kunnen maken. De gemeente Bunnik heeft op 25 maart 2014 een zienswijze ingediend tegen de Kadernota 2015: de kosten mogen niet stijgen ten opzichte van de eerder vastgestelde programmabegroting 2014-2017 en in 2015 dienen aanvullende bezuinigingen te worden onderzocht. Bovendien dient de Kadernota in het vervolg explicieter de uitgangspunten voor de begroting en de financiële gevolgen van het voorgenomen beleid te beschrijven. - Indeling en opzet begroting 2015 (leeswijzer) In hoofdstuk 1 treft u de inleiding tot de begroting aan. Het tweede hoofdstuk bevat de financiële begroting met de gehanteerde uitgangspunten, resultaten en meerjarenraming. Hoofdstuk 3 beschrijft het doel en de taken van het RHC en de programma's. De activiteiten van het RHC zijn verdeeld over drie programma's, te weten: 1. beheer en behoud, 2. toezicht en advisering en 3. dienstverlening en cultuureducatie. In hoofdstuk 4 vindt u de paragrafen en in hoofdstuk 5 wordt de begroting afgesloten met het vaststellingsbesluit. Tenslotte zijn er twee bijlagen: een kostenspecificatie, waardoor de samenhang tussen de tekst en cijfers beter zichtbaar is dan voorheen het geval was, en een overzicht van de verdeelsleutels. Bovendien is een tabel toegevoegd die de verhoging en verlaging van de verschillende kosten in het kader van de bezuinigingstaakstelling inzichtelijk maakt. Het streven is om de doelen en activiteiten zo concreet mogelijk te beschrijven en de prestaties waar mogelijk meetbaar en dus controleerbaar te maken.
5
Hoofdstuk 2: Financiële begroting - Inleiding In dit hoofdstuk worden, conform het Besluit Begroting en Verantwoording, de belangrijkste financiële gegevens weergegeven en toegelicht. - Begrotingskader Financiële uitgangspunten Voor de meerjarenraming is uitgegaan van de huidige situatie met daarop de volgende aanpassingen. -
De salarislasten zijn bepaald op de per 7 maart 2014 bekende gegevens van de gemeente Houten, rekening houdend met periodieke en reguliere aanpassingen. Dit betreffen echter de kale salarislasten zonder extra personele lasten voor dienstreizen, belastbare vergoedingen, bedrijfshulpverlening, fietsplan e.d. Om deze kosten te dekken is een bedrag opgenomen ter hoogte van 3% van de personeelslasten. In 2015 is ook eenmalig rekening gehouden met een CAO-stijging van 2%.
-
Bij de meerjarenramingen is een indexering toegepast voor de huisvestingskosten (zonder de kapitaalslasten) en de overheadkosten. Deze indexeringen zijn contractueel overeengekomen. Voor 2015 en verder wordt jaarlijks rekening gehouden met een geschatte stijging van 2,5%; de afrekening vindt plaats op basis van het CPI-cijfer van augustus van het jaar ervoor.
-
In 2011 is het resultaat van de jaarrekening van € 31.264 gestort in de bestemmingsreserve huisvesting. Hiermee worden jaarlijks de hogere (indexatie) kosten voor de huur van de nieuwbouw gecompenseerd tot het oorspronkelijk begrote bedrag van € 76.018. Per 1 januari 2015 bedraagt het saldo van het bestemmingsreserve € 11.199. Voor 2015 kan het verschil tussen de (geïndexeerde) huidige kosten en de oorspronkelijke kosten volledig worden gedekt ad € 8.815. Er resteert dan nog een bedrag van € 2.384 voor 2016. Dit zal in de begroting zorgen voor een forse kostenstijging.
-
Met de toetreding van de gemeente Vianen per 1 januari 2014 zijn de kosten voor personeel, huisvesting, materiaal en digitalisering verhoogd. De uitbreiding met Vianen levert een klein voordeel op voor de andere gemeenten. Dit omdat de inkomsten hoger zijn dan de uitgaven.
-
De eerder geplande verhoging van de materiaal- en digitaliseringkosten van elk € 2.000 is niet doorgevoerd om de kosten voor de gemeenten niet meer te laten stijgen dan strikt noodzakelijk. De materiaal- en digitaliseringskosten stijgen wel door de komst van Vianen.
6
De kostenverdeling De verdeling van de kosten over de deelnemende gemeenten is vanaf 2011 volledig gebaseerd op een nieuwe kostenstructuur, die landelijk het meest wordt toegepast en ook het meest redelijk is. Daarbij zijn drie componenten te onderscheiden: - De kosten voor personeel en materiaal worden afgeleid van het aantal inwoners per gemeente; - De kosten voor de nieuwe archiefbewaarplaats worden afgeleid van de hoeveelheid openbaar archief per gemeente; - De kosten voor de overhead en overige huisvesting (kantoorruimte en studiezaal) worden gebaseerd op het aandeel van de beide eerste kostencomponenten in het totaal. De drie kostenverdeelsleutels worden eenmaal per vijf jaar aangepast aan de werkelijke situatie. Dit zal voor het eerst in 2015 gebeuren, met mogelijke financiële gevolgen voor de gemeentelijke bijdragen vanaf 2016. - Resultaten Toelichting op tabel 1 Hieronder worden in tabel 1 de totale lasten per programma en de totale baten in beeld gebracht. De overheadkosten van de gemeenten Wijk bij Duurstede en Houten zijn in deze tabel percentueel verdeeld over de programma- onderdelen. Apart vermeld is de 2% winstopslag over de jaaromzet, die wordt toegevoegd aan de algemene reserve (niet vrij aanwendbaar) en die conform de afspraken met de fiscus niet ten goede mag komen aan de programma’s en evenmin voor de bezuinigingen mag worden ingezet. De uitsplitsing van de kosten per programma is bij het desbetreffende programma opgenomen. In juni 2010 heeft het Algemeen Bestuur schriftelijk aan de deelnemende gemeenten toegezegd om serieus te pogen om, met ingang van het begrotingsjaar 2012, 5 % te bezuinigen, op basis van het budget voor 2010. Deze brief van 4 juni 2010 is ter begeleiding van de programmabegroting 2011-2014 aan de vijf gemeenteraden toegestuurd en heeft niet geleid tot het indienen van zienswijzen. Eerder is een deel van de bezuiniging reeds structureel ingevuld door het budget van de post inhuur personeel op € 0 te zetten. Vanaf 1 april 2014 is het restant van de bezuiniging ingevuld door een verlaging van de vaste personeelsomvang met 0,6 fte. Hoewel de 5% bezuiniging structureel verwerkt is in deze begroting, resulteert dit niet in een dienovereenkomstige verlaging van de bijdragen voor de gemeenten. Dit komt omdat de personele lasten zijn gestegen door o.a. CAO- verhogingen en de huur- en overheadkosten vanwege indexeringen. Met het toetreden van de gemeente Vianen tot de gemeenschappelijke regeling is het personeelsbestand uitgebreid met 0,6 fte. Daarnaast zijn de huisvestingskosten, materiaalkosten en digitaliseringkosten verhoogd. Deze kostenverhoging wordt gedekt uit de bijdrage van de gemeente Vianen en is voor de andere gemeenten kostenneutraal.
7
Tabel 1 Totale lasten en baten 2013 – 2018
LASTEN 1. Beheer en behoud 2. Toezicht en advisering 3. Dienstverlening en educatie + Huisvesting TOTAAL
BATEN
Rekening 2013 492.274
Begroting Wijziging Begroting Begroting Begroting Begroting 2014 2014 2015 2016 2017 2018 525.871
523.761
434.414
382.822
91.667
93.401
92.834
94.301
95.466
104.591
92.549 115.929
109.977
109.930
112.314
114.373
683.578
648.918 731.453
729.250
726.526
641.030
592.661
86.713
Rekening 2013
471.212 523.857 85.158
Begroting Wijziging Begroting Begroting Begroting Begroting 2014 2014 2015 2016 2017 2018
Bijdragen gemeenten (incl. 2 %): Bunnik Houten Rhenen Utrechtse Heuvelrug Vianen Wijk bij Duurstede Overige baten Totaal Resultaat voor bestemming Mutaties reserves Algemene reserve BR archiefcalamiteit BR verhuizing BR digitalisering BR huisvesting Resultaat na bestemming
48.606 146.578 64.106 166.119 25.141 79.895 18.904 549.349
48.613 48.379 145.915 146.275 64.120 63.841 166.093 165.443 0 88.030 79.932 79.596 6.240 3.000 510.914 594.564
50.282 152.043 66.352 171.952 65.485 82.726 3.000 591.839
50.443 151.763 66.573 172.453 68.652 83.026 3.000 595.909
50.932 152.916 67.221 174.103 69.271 83.844 3.000 601.287
51.193 153.626 67.566 174.990 69.555 84.277 3.000 604.207
-134.229
-138.004 -136.889
-137.411
-130.616
-39.743
11.546
-9.908 137.722 0 0 6.415 0
-9.896 -11.106 140.000 140.000 0 0 0 0 7.900 7.995 0 0
-11.546 140.000 0 0 8.957 0
-11.626 140.000 0 0 2.242 0
-11.731 51.474 0 0 0 0
-11.546 0 0 0 0 0
Toelichting op tabel 2 In tabel 2 wordt een uitsplitsing van de kosten gegeven voor de onderdelen personeel, materiaal, huisvesting, overhead en algemene reserve niet vrij aanwendbaar (2% winstopslag). De uitgaven ten behoeve van de archiefcalamiteit zijn apart vermeld. Deze worden gedekt door een onttrekking aan de daarvoor gevormde bestemmingsreserve en blijven buiten de kostenverdeling.
8
Tabel 2 Kosten voor personeel, materiaal, huisvesting, digitalisering etc. 2013 – 2018 LASTEN Personeelskosten Materiaalkosten Huisvestingskosten Digitaliseringskosten Overheadkosten Accountantskosten Subtotaal Herstel waterschade Mutaties reserves: Algemene reserve (2%) BR Archiefcalamiteit BR Huisvesting TOTAAL
Rekening Begroting Wijziging Begroting Begroting Begroting Begroting 2013 2014 2014 2015 2016 2017 2018 340.194 315.972 380.255 374.790 374.790 374.790 374.790 17.725 94.750 21.482 57.540 3.000 534.691 148.887
8.000 101.392 16.000 64.554 3.000 508.918 140.000
12.000 111.360 20.000 64.713 3.125 591.453 140.000
12.000 113.251 20.000 66.084 3.125 589.250 140.000
12.000 114.802 20.000 61.809 3.125 586.526 140.000
12.000 116.391 20.000 63.249 3.125 589.556 51.474
12.000 118.021 20.000 64.725 3.125 592.661 0
9.908
9.896
11.106
11.546
11.626
11.731
11.546
693.486
658.814
742.559
740.796
738.151
652.761
604.207
Toelichting op beide tabellen -
-
-
In de kolom rekening 2013 staan de cijfers zoals die zijn opgenomen in de jaarrekening 2013 van het RHC. Voor een toelichting op deze cijfers wordt verwezen naar de “Ontwerp-Jaarrekening 2013 RHC Zuidoost Utrecht”. In de kolom Begroting 2014 staan de cijfers van de begroting 2014, zoals deze is vastgesteld in de bestuursvergadering van 27 april 2013. Vanaf 1 april 2014 is de eerder opgelegde 5% bezuiniging volledig ingevuld door de verlaging van de (oude) formatie en het schrappen van de post inhuur derden. Vanaf 2015 nemen de materiaalkosten en digitaliseringkosten ieder met € 4.000 toe door de bijdrage van Vianen. De toename van de huisvestings- en overheadkosten wordt veroorzaakt door de indexering conform de afspraken en de extra kosten voor huisvesting door de toetreding van Vianen.
9
Hoofdstuk 3: Programmaplan - Doel en taken van het RHC Het doel van het RHC Zuidoost Utrecht wordt in artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2014 als volgt omschreven: “het in het samenwerkingsgebied - uitvoering geven aan de Archiefwet 1995, - alsmede het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor een breed publiek”. Artikel 5 van de regeling omschrijft vervolgens de taken van het RHC: “- de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; - het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; - het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.” De activiteiten van het RHC die voortvloeien uit dit doel en deze taken laten zich in drie hoofdtaken of programma’s onderbrengen: 1 Beheer en behoud 2 Toezicht en advisering 3 Dienstverlening en cultuureducatie. De verdeling van de kosten over deze programma’s vindt hoofdzakelijk plaats op basis van tijdsverantwoording.
- Programma 1: Beheer en behoud De beheer- en behoudstaak heeft betrekking op de oudere (statische, historische of openbare) archieven en collecties van de aangesloten gemeenten en op die van particulieren. Hierbij vallen de volgende onderdelen te onderscheiden: - Inventarisatie en digitalisering: het toegankelijk maken en materieel verzorgen van de archieven en collecties; - Acquisitie: het verwerven van voor de historie en cultuur van de regio waardevolle archieven en collecties van particulieren; - Depotbeheer: het zorgen voor een schoon, opgeruimd, overzichtelijk ingericht en klimatologisch goed functionerende en veilige archiefbewaarplaats met voldoende ruimte voor aanwinsten en een actueel archievenoverzicht; - Conservering en restauratie: het voorkomen of stopzetten van verval of verlies, dan wel het terugbrengen in de oorspronkelijke staat van beschadigde archiefstukken.
10
Inventarisatie - Archieven Zoals in het Beleidsplan 2013-2018 is beschreven, zullen wat betreft de overheidsarchieven de aanwezige achterstanden, tekortkomingen en aanvullingen in deze periode worden weggewerkt. Voor 2015 worden in verband daarmee werkzaamheden gepland aan: - de archieven van de vijf recente rechtsvoorgangers van de huidige gemeente Utrechtse Heuvelrug uit de periode 1928-2005, waarop het RHC nog elk jaar aanvullingen ontvangt; - het archief van het Gemeentebestuur Houten, 1982-2002 (286)1, indien dit 140 m grote bestand eind 2014 volgens plan wordt overgebracht naar het RHC; - het archief van het Gemeentebestuur Vianen 1986-1995 (455), waarmee in 2014 een begin is gemaakt; - enkele nog niet toegankelijke kleine (semi-)overheidsarchieven, zoals dat van de Gezondheidscommissie te Wijk bij Duurstede, 1903-1934 (48), de Vereniging vrijwillige brandweer Houten, 1926-1956 (127), de Algemene Woningbouwvereniging ‘Driebergen-Rijsenburg’, ca 1972-1992 (302) en de Stichting Overleg gehandicaptenbeleid Bunnik, 1984-2009 (398). Ten aanzien van de particuliere archieven, waarvan de achterstanden in inventarisatie en digitalisering groter zijn, staan voor het planjaar op de nominatie om te worden bewerkt: - de recent verworven aanvullingen op een aantal kerkarchieven, waaronder dat van de Nederlands Hervormde (NH) Gemeente Amerongen vanaf 1578 (377) (zie ook hierna, onder acquisitie); - het archief van de NH Gemeente Doorn, 1674-2005, waarmee in 2014 is gestart; - het Familie-archief De Wijkerslooth de Weerdesteijn, 1421-1883 (386), waaraan vanaf het voorjaar 2014 door medewerkers en vrijwilligers wordt gewerkt. Naast deze werkzaamheden door de archiefmedewerkers, zal ook worden gezorgd voor de begeleiding van enkele vrijwilligers bij het maken van toegangen (inventarissen en plaatsingslijsten) en nadere toegangen (indexen, regesten en transcripties) op archieven en archiefbestanddelen. - Beeldmateriaal Het beschrijven van de afbeeldingen in de beeldbank wordt voortgezet, mede afhankelijk van de beschikbaarheid van vrijwilligers en de financiële mogelijkheden (zie hierna, onder digitalisering). De jaarlijkse aanwinsten zullen zoveel mogelijk worden verwerkt. Begonnen wordt met de fysieke ordening en verpakking van de Topografisch-Historische Atlas Vianen (18). De inventarisatie en digitalisering van de kaartencollectie van de heer Deys, waarmee in 2014 wordt begonnen, zal in 2015 worden voortgezet. In samenhang hiermee zullen ook de andere kaartencollecties van het RHC beter toegankelijk worden gemaakt. In 2013 is een plan gemaakt voor het beheren en beschikbaar stellen van de Topografisch-Historische Atlas (THA) Houten (353), die eind 2012 vanuit Houten 1. Tussen haken staan de archiefbeheersnummers.
11
naar Wijk bij Duurstede is verhuisd. Gedurende één dag per week is de heer O.J. Wttewaall hiermee belast, voor rekening van de gemeente Houten. Vanaf april 2014 wordt hij daarbij geholpen door vrijwilligers van het RHC. - Bibliotheek en documentatie Omdat in 2013 en 2014 voorrang is en wordt gegeven aan de sanering, ordening en catalogisering van de collecties boeken en documentatie die vanuit de gemeenten Houten en Vianen naar het RHC zijn en worden overgebracht, is de voltooiing van de in 2012 gestarte ordening en catalogisering van de genealogische en heraldische bibliotheek van het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Geslacht- en Wapenkunde (KNGGW) tot 2015-2016 uitgesteld. Op dit moment is nog geen zicht op de hoeveelheid tijd die gemoeid is met het catalogiseren van de circa 85 m 1 monografieën. Bovendien wordt in 2014 nog een behoorlijke aanvulling op deze bibliotheek verwacht. Ook de in 2013 in langdurige bruikleen van de Vriendenstichting ontvangen boeken uit de collectie Deys zullen in 2015 en 2016 worden geordend en beschreven. Daarnaast worden alle nieuw verworven titels van publicaties verwerkt. Bij deze werkzaamheden aan bibliotheek en documentatie worden zoveel mogelijk vrijwilligers en eventuele stagiairs ingezet. Programma 1 Beheer en behoud Rekening 2013
Begroting 2014
Wijziging 2014
Begroting Begroting Begroting Begroting 2015 2016 2017 2018
LASTEN 1. Beheer en behoud Inventarisatie 112.884 Digitalisering 70.466 Acquisitie 8.883 Depotbeheer 18.664 Restauratie 176.678 Materiaalkosten 19.447 Depotopslag-/ 85.252 huurkosten
110.189 61.518 8.833 18.556 169.517 8.930 93.669
118.221 98.297 8.826 18.664 167.627 13.233 98.989
117.514 98.738 9.002 19.037 168.183 13.258 100.138
116.801 98.138 8.948 18.922 167.162 13.178 100.613
118.646 99.689 9.089 19.221 71.053 13.386 103.329
120.112 100.921 9.201 19.458 13.802 13.551 105.775
Subtotaal
471.212
523.857
525.871
523.761
434.414
382.822
492.274
Digitalisering Het archievenoverzicht en de sinds 2013-2014 op de eigen website van het RHC www.rhczuidoostutrecht.nl geplaatste digitaal beschikbare toegangen en nadere toegangen worden onderhouden en uitgebreid. De beeldbank zal in 2015 verder worden gevuld met reeds gescande maar nog te beschrijven afbeeldingen van in elk geval Houten en Wijk bij Duurstede. Van welke andere plaatsen ook afbeeldingen in de beeldbank worden geplaatst, zal in de tweede helft van 2014 worden bezien. Dit hangt mede af van de beschikbaarheid van geschikte vrijwilligers en de financiële mogelijkheden. In elk geval zullen de geïnventariseerde kaarten (zie hiervoor) op de site worden geplaatst. Zoals in het Beleidsplan 2013-2018 is aangekondigd, zal in 2014 een apart digitaliseringsplan worden geschreven waarin het beleid voor alle taakonderdelen 12
van het RHC waarbij het speerpunt digitalisering2 een rol speelt, in kaart wordt gebracht, inclusief de financiële consequenties vanaf 2016. De gemeenten dienen er rekening mee te houden dat zeker een onderdeel als het edepot extra kosten met zich mee zal brengen. Naar verwachting zal in het beleidsplan digitalisering worden voorgesteld om ons de komende jaren zoveel mogelijk te richten op het onderhouden en uitbreiden van de eigen website van het RHC. Daarbij behoren ook enkele nieuwe onderdelen, zoals de index en ‘images’ van de Doop-, Trouw- en Begraafboeken. Acquisitie In december 2013 is het Plan voor de acquisitie van particuliere archieven 20142018 vastgesteld. Als onderdeel van dit nieuwe beleid wordt de eerste jaren de aandacht vooral gericht op de lokale kerkarchieven. Dat zal ook in 2015 nog het geval zijn. Wel zal in de loop van dat jaar een tweede themabijeenkomst worden georganiseerd voor een specifieke groep eigenaren van niet-overheidsarchieven. Gedacht wordt aan organisaties en personen die actief zijn op het gebied van sport, cultuur, toerisme en evenementen in de regio. Ook voor 2015 gepland staat het - in het acquisitieplan aanbevolen - opstellen van enkele praktische richtlijnen voor het aanleveren en selecteren van analoge en digitale archieven van verenigingen, bedrijven, kerken, scholen, families, personen en dergelijke. Bij het actief of passief verwerven van interessante archieven en collecties door het RHC zal nagegaan worden of in sommige gevallen een financiële bijdrage kan worden geleverd door de eigenaren of bruikleengevers in de (eenmalige) kosten voor inventarisatie en materiële verzorging. Tot dusver is dat niet mogelijk gebleken. Wel kan het door acquisitie opgebouwde relatienetwerk waarschijnlijk op verschillende manieren worden ingezet ten behoeve van de Vriendenstichting van het RHC. De archiefbibliotheek en de collecties beeldmateriaal zullen ook in 2015 worden aangevuld door aankopen en schenkingen. Depotbeheer Het archieven- en depotoverzicht wordt, via de website, regelmatig bijgewerkt. Aan het eind van het planjaar worden de hoeveelheden archief per gemeente en de bezettingsgraad van het depot gemeten, zodat dit in de jaarrekening over 2015 kan worden vermeld. In het beleidsplan is opgenomen, dat er naar wordt gestreefd om in de periode 20132018 jaarlijks 133 m1 archief van etiketten te voorzien. Door ziekte van de betreffende medewerkster bleek dit in 2013 en 2014 niet haalbaar. Of dit in 2015 wel lukt, is thans nog onduidelijk. Alleen indien zich een concreet geval voordoet, zal worden onderzocht of verhuur van leegstaande depotruimte in de nieuwe archiefbewaarplaats mogelijk is, teneinde extra inkomsten te genereren (zie hiervoor, p. 4).
2
Onder digitalisering wordt verstaan: het digitaal ontsluiten en beschikbaar stellen van informatie, alsmede het toepassen van Informatie- en Communicatietechnologie (ICT). Ook het zogenaamde e-depot (= het geheel aan apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee een archiefdienst in staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen) valt hieronder. Zie daarvoor ook onder Toezicht en advisering.
13
Conservering en restauratie In 2015 zullen voor het vijfde en voorlaatste jaar delen uit de archieven en collecties, die door de archiefcalamiteit eind 2002 ernstig zijn beschadigd, extern worden gerestaureerd. Eind 2016 zou de tweede herstelfase of restauratie moeten zijn voltooid. Daarnaast zal een aantal stukken mogelijk worden gedigitaliseerd, al dan niet in combinatie met een eenvoudige restauratie. Hiervoor is in het planjaar weer een bedrag beschikbaar van € 140.000 uit de bestemmingsreserve. Met het oog op de door de provincie Utrecht eind 2009 toegekende projectsubsidie voor de restauratie van de waterschade van in totaal € 60.000, wordt jaarlijks in een rapport verantwoording afgelegd. Eind 2013 - begin 2014 is het vierde voorschot ad € 9.000 betaald. Na de inhoudelijke en financiële eindverantwoording zal het restant ad € 6.000 volgen. Bij brief van 12 februari 2013 heeft de provincie laten weten dat de projectperiode is verlengd tot 31 december 2016 en dat het verzoek tot vaststelling van de subsidie uiterlijk 30 juni 2017 moet zijn ingediend. Vanaf 2014 tot en met 2017 maakt de Vriendenstichting van het RHC jaarlijks een bedrag van € 10.000 over aan het RHC voor de bestemmingsreserve archiefcalamiteit. Eind 2015 zal aan het bestuur naar verwachting duidelijkheid kunnen worden verschaft over het resterende restauratiebudget voor de waterschade. Daaraan wordt een voorstel gekoppeld over een schade-inventarisatie voor de andere archieven en het zo mogelijk laten herstellen van de geconstateerde gebreken uit het overgebleven geld. Voor de Viaanse archieven wordt zo’n schade-inventarisatie al in 2014 uitgevoerd.
- Programma 2: Toezicht en advisering Een van de wettelijke kerntaken van een archiefdienst is de gemeentelijke archiefinspectietaak. Het betreft het toezicht op de kwaliteit van de informatiehuishouding bij de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, dus de jonge archieven die nog niet zijn overgebracht aan de archiefdienst. Versterking van deze wettelijke taak is noodzakelijk door de toenemende digitalisering van gemeentelijke werkprocessen en het effect daarvan op de informatievoorziening, alsmede door de verandering van specifiek naar generiek provinciaal archieftoezicht. Als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht heeft de gemeentelijke archiefinspectie met ingang van 2013 een grotere rol in de interne, horizontale controle- en verantwoordingscyclus van de gemeenten gekregen, met name wat betreft het informatiebeheer. De door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) voorgeschreven invulling van deze rol heeft consequenties voor de opzet en inrichting van de inspectierapporten, die voortaan mede als basis zullen dienen voor de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Programma 2 bestaat uit de volgende onderdelen: - Integrale inspecties, aspectinspecties, vervolginspecties, monitorinspecties en incidentinspecties van de niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, inclusief het adviseren over verbeterplannen en relatiebeheer;
14
-
Het samen met de gemeenten invullen van de KPI’s waarmee het college verantwoording aflegt over het gevoerde informatiebeheer aan de raad; Het opstellen van wettelijke adviezen in de vorm van kaderstellende en beleidsmatige initiatieven; Afhandelen van meldingen ex artikel 20 respectievelijk 13 van de gemeentelijke archiefverordeningen; Het begeleiden van de wettelijke overbrenging van overheidsarchieven; Het beoordelen van de (jaarlijkse) vernietigingsvoorstellen; Het begeleiden van archiefbewerkingen door de eigen organisatie of externe bureaus; Het schrijven van een jaarverslag en geven van informatie en voorlichting.
Programma 2 Toezicht en advisering Rekening 2013 LASTEN 2. Toezicht en advisering Subtotaal
Begroting 2014
Wijziging Begroting Begroting Begroting Begroting 2014 2015 2016 2017 2018
86.713
85.158
91.667
93.401
92.834
94.301
95.466
86.713
85.158
91.667
93.401
92.834
94.301
95.466
Op basis van het, op 4 december 2013 bestuurlijk vastgestelde, Inspectieplan 20142018 is in 2014 gestart met aspectinspecties bij de gemeenten. Om het inspectieprogramma beter te laten aansluiten op de actualiteit en effectiever en efficiënter te laten verlopen, wordt met ingang van 2014 meer de nadruk gelegd op thematische (aspect)inspecties, zoals de archivering van de Waboomgevingsvergunningen, ICT, de gezamenlijke uitvoering van gemeentelijke taken en de uitbesteding van publieke taken aan externe partijen. Met deze aanpassing in de werkwijze kan, ook voor wat betreft de kaderstelling en advisering, beter worden ingespeeld op de ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer. Het inspectieplan 2014-2018 is hierop ingericht en aangepast. In 2014 wordt bij de gemeente Vianen als nieuwe deelnemer een nulmeting uitgevoerd. Nieuw schema inspecties 2014-2018 Gemeente/GR Bunnik Houten Rhenen Utrechtse Heuvelrug Vianen Wijk bij Duurstede
2014 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 0-meting
GR RID
2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 0-meting
GR WMMN Totaal aantal uren
Begeleiden 488 uur
GR RHC ZOU
2015 2x monitor 1x aspect 2x monitor 1x aspect 2x monitor 1x aspect 2x monitor 1x aspect 1x monitor 1x aspect 2x monitor 1x aspect 0-meting 1x monitor 1x aspect Fusietraject 446 uur
2016 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x Monitor 2x aspect 1x monitor tot 1-1-2017 524 uur
2017 2x monitor 1x aspect 2x monitor 1x aspect 2x monitor 1x aspect 2x monitor 1x aspect 2x monitor 1x aspect 2x monitor 1x aspect 2x monitor 1x aspect 2x monitor 1x aspect 0 448 uur
2018 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 2x aspect 1x monitor 0 528 uur
15
Schema uitgerekend in uren Gemeente/GR 2014 Bunnik 64 uur Houten 64 uur Rhenen 64 uur Utrechtse Heuvelrug 64 uur Vianen 42 uur Wijk bij Duurstede 64 uur GR RHC ZOU 64 uur GR RID 42 uur GR WMMN 20 uur Totaal aantal uren 488 uur
2015 56 uur 56 uur 56 uur 56 uur 64 uur 56 uur 42 uur 40 uur 20 uur 446 uur
2016 64 uur 64 uur 64 uur 64 uur 56 uur 64 uur 64 uur 64 uur 20 uur 524 uur
2017 56 uur 56 uur 56 uur 56 uur 56 uur 56 uur 56 uur 56 uur 0 uur 448 uur
2018 64 uur 64 uur 64 uur 64 uur 80 uur 64 uur 64 uur 64 uur 0 uur 528 uur
Naast deze eigenlijke inspecties, zullen in 2015 voor de deelnemende gemeenten ook andere werkzaamheden die vallen onder het programma toezicht en advisering worden uitgevoerd:
-
- In 2014 zal een projectgroep de vraag beantwoorden hoe er strategisch kan worden samengewerkt op de schaal van kleine en middelgrote archiefdiensten om archieven van vijf tot twintig jaar digitaal duurzaam te beheren in een edepotvoorziening. Dit project is een zogenaamd “archief2020 initiatief”, dat geïnitieerd is en gesubsidieerd wordt door het Nationaal Archief. Aan de projectgroep neemt een aantal RHC’s in de provincie deel, waaronder het RHC Zuidoost Utrecht. Daarnaast zal de uitwerking van het digitaliseringsplan van het RHC in 2015 concrete informatie bieden over de omvang van de digitale bestanden die door de zes gemeenten in de e-depotvoorziening moeten worden opgeslagen, de jaarlijkse aanwas en de kosten die hiermee gemoeid zijn. Als de omvang en de kosten in beeld gebracht zijn, kunnen de gemeenten de financiële middelen opnemen in hun begroting vanaf 2016; Kaderstellingen, bijvoorbeeld voor wat betreft het (vervangen) van analoge archiefbescheiden door digitale; Begeleiden en beoordelen van digitaliseringsprojecten, bijvoorbeeld de series bouwvergunningen; Begeleiden van archiefbewerkingsprojecten; Beoordelen van meldingen ex artikel 20 of de Archiefverordening (ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van informatiesystemen); Beoordelen van de jaarlijkse vernietigingsvoorstellen; Begeleiden van de wettelijke overbrenging van overheidsarchieven.
De archiefinspecteur neemt voorts deel aan regionale en landelijke bijeenkomsten op inspectiegebied, zoals het inspecteursoverleg Utrecht/Flevoland en de vergaderingen van de sectie Inspectie van de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN), en is lid van de landelijke Commissie Bouwzaken Archiefbewaarplaatsen en Archiefruimten. Hij is tevens voorzitter van de Werkgroep digitalisering, die zich ondermeer bezighoudt met substitutie (de vervanging van analoge door digitale documenten). Deze werkgroep is samengesteld uit een aantal medewerkers Documentaire Informatievoorziening (DIV) van de zes deelnemende gemeenten.
16
- Programma 3 Dienstverlening en cultuureducatie De transformatie zoals die momenteel plaatsvindt van een traditionele archiefdienst naar een modern historisch informatiecentrum voor de regio komt met name tot uiting in de grotere aandacht voor (digitale) publieke dienstverlening en voor culturele en educatieve activiteiten. Dit programma is als volgt onder te verdelen: - Het bieden van (fysieke) toegang tot de archieven en collecties, het geven van informatie en advies en het mogelijk maken van raadpleging op de studiezaal van het RHC; - Dienstverlening op afstand (via internet, e-mail en telefoon); - Cultuureducatie: het deelnemen aan cultuurhistorische activiteiten, bij voorkeur samen met musea, historische verenigingen, bibliotheken en dergelijke. Dienstverlening Welke gevolgen de beperking van de openstelling van de studiezaal vanaf april 2014 voor de fysieke en virtuele dienstverlening en het aantal bezoekers aan de studiezaal en de websites heeft, moet nog blijken. Al sinds 2013 is het beleid gericht op een verschuiving van de publieke dienstverlening van fysiek naar digitaal door met name het verbeteren en uitbreiden van de producten op de eigen website van het RHC. Ook in 2015 zal vooral worden geïnvesteerd in de verdere digitale dienstverlening. Welke concrete stappen daartoe in 2015 worden gezet, zal te vinden zijn in het Digitaliseringsplan dat eind 2014 aan het bestuur wordt aangeboden (zie ook hiervoor p. 12-13 onder digitalisering). Deze verschuiving van analoog naar digitaal komt financieel tot uiting in het vanaf 2012 afsplitsen van een aparte post Digitaliseringskosten van de verzamelpost Materiaalkosten. Het gaat hierbij alleen om de materiële en externe kosten en niet om de interne kosten voor de inzet van het eigen personeel ten behoeve van digitalisering. Vanaf 2014 zijn de posten materiaalkosten en digitaliseringkosten beide verhoogd met een bedrag van € 4.000. De eerder geplande en goedgekeurde verhoging van deze posten met € 2.000 is in het huidige economische klimaat niet haalbaar en vervalt. Gekozen is voor een behoudende begroting. Naar verwachting zal uit het Digitaliseringsplan blijken dat een jaarlijks budget voor digitalisering van € 20.000 ontoereikend is om alle ambities in dit opzicht waar te kunnen maken. Het aantal dossieruitleningen aan de deelnemende gemeenten, met name aan de gemeente Utrechtse Heuvelrug, wordt voor 2015 op in totaal 700 geschat. Dit aantal bleef de afgelopen twee jaar stabiel, maar zal waarschijnlijk vanaf het planjaar stijgen door de overbrenging eind 2014 van het recente archief van het gemeentebestuur Houten uit de jaren 1982-2002, inclusief het archiefbestand van het Globaal Bestemmingsplan Houten. Cultuureducatie Het RHC zal ook in 2015 haar steentje bijdragen om de lokale en regionale cultuurhistorie in brede zin op een aantrekkelijke, laagdrempelige manier te presenteren aan het publiek. Een jaarlijks terugkerende, grote activiteit als de Open
17
Monumentendag is daarvoor bij uitstek geschikt. Tot dusver heeft het RHC vooral voor Wijk bij Duurstede aan de activiteiten op Open Monumentendag meegewerkt. Een andere mogelijkheid is een gezamenlijk uit te voeren project met de musea en oudheidkamers in de zes gemeenten. Hiervoor zal in 2015 een financiële bijdrage ter grootte van een nog nader te bepalen bedrag uit de 2% winstopslag worden verleend, zoals voor het eerst in 2012 aan de plaatselijke Comités Open Monumentendag is verstrekt. Eind 2014 wordt aan het bestuur een concreet voorstel over een reeks tentoonstellingen in de regio over historische kaarten gedaan, na overleg met de betrokken erfgoedpartners. Omdat het plannetje om eind 2014 een tentoonstelling in Rhenen in te richten rond een gedeelte van de (rivier)kaarten uit de collectie Deys, om verschillende redenen geen doorgang kan vinden, wordt dit naar 2015 verschoven en gecombineerd met het plan voor een aantal kaartententoonstellingen in alle zes gemeenten. Museum ’t Rondeel en het Stedelijk Museum Vianen hebben hun medewerking reeds toegezegd. Naar verwachting zal het in 2014 gestarte overleg over het beheer van de museale collecties van de gemeente Vianen tussen de gemeente, de Stichting Stedelijk Museum Vianen en het RHC in 2015 worden voortgezet, mede afhankelijk van de voortgang die in 2014 wordt geboekt. Voor zover mogelijk zal bij het taakonderdeel cultuureducatie worden samengewerkt met de historische verenigingen, oudheidkamers en musea, bibliotheken en andere erfgoedinstellingen in de regio. Op initiatieven en verzoeken tot samenwerking vanuit deze organisaties zal door het RHC zoveel mogelijk worden ingegaan. Waarschijnlijk zullen zich ook in 2015 nog andere dan de genoemde erfgoedprojecten aandienen, evenals lezingen en rondleidingen waarbij de inbreng van het RHC wordt gevraagd. Voorts zal meegewerkt worden aan periodieke en eenmalige historische publicaties. Bovendien zal, bij voldoende belangstelling, opnieuw een cursus paleografie worden georganiseerd. Voor de Vriendenstichting van het RHC worden ook in 2015, in overleg met het bestuur, een of meer activiteiten ontplooid. Programma 3 Dienstverlening en educatie Rekening 2013 LASTEN 3. Dienstverlening en educatie Dienstverlening 42.348 Cultuureducatie 43.539 Huurkosten kantoor 18.704 en studiezaal Subtotaal
104.591
Begroting Wijziging Begroting Begroting Begroting Begroting 2014 2014 2015 2016 2017 2018
30.684 42.360 19.505
31.414 60.503 24.011
25.111 59.878 24.988
24.959 59.515 25.457
25.353 60.455 26.506
25.667 61.202 27.504
92.549
115.929
109.977
109.930
112.314
114.373
18
Hoofdstuk 4: Paragrafen Inleiding Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze begroting opgenomen. Een aantal paragrafen is niet relevant voor het RHC. Weerstandsvermogen Deze paragraaf bevat de middelen en mogelijkheden waarover het RHC beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. Het RHC heeft op de balans alleen financiële activa. Ten aanzien van materiële eigendommen is in dat opzicht geen risico aanwezig. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform de artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite zijn daarmee alle risico's afgedekt. De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt, gezien de beperkte risico’s en de hoge verzekeringskosten. Zodra de stukken de archiefbewaarplaats verlaten, wordt een transportverzekering afgesloten. Eind 2013 heeft het bestuur besloten om geen reconstructieverzekering af te sluiten. Onderhoud kapitaalgoederen In deze paragraaf dienen het beleidskader en de daaruit voortvloeiende financiële consequenties voor de begroting te worden opgenomen van beheerde kapitaalgoederen. Het RHC heeft geen van de in de BBV genoemde kapitaalgoederen in eigendom; het gebouw wordt gehuurd van de gemeente Wijk bij Duurstede, die daarmee tevens verantwoordelijk is voor het onderhoud. Financiering en treasury In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RHC kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage. Het RHC heeft sinds september 2010 een contract met de Bank Nederlandse Gemeenten en een eigen bankrekening. Op grond van dit contract ontvangt het RHC echter nauwelijks rente over het positieve rekeningsaldo. Begin 2013 is daarom een vermogensspaarrekening geopend bij de Rabobank met een variabel rentetarief van circa 2,2%. Op deze rekening is € 400.000 van de bestemmingsreserve gestort. Als gevolg van het schatkistbankieren zal dit bedrag echter worden verlaagd naar € 150.000. Hierdoor zullen de rente-inkomsten dalen ten opzichte van 2013. Begin 2012 is het Treasurystatuut opgesteld dat op 7 mei 2012 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld. Hierin is opgenomen dat voor het aangaan van een overeenkomst met een financiële instelling zowel de instelling als het land waar deze gevestigd is de kredietwaardigheidsstatus AA of hoger moet bezitten. Een financiële beheersverordening ex artikel 212 en 213 van de Gemeentewet kon volgens de provinciaal toezichthouder achterwege blijven. In de nieuwe GR Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2014 is in artikel 22 opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blijft en een financiële beheersverordening onnodig wordt geacht.
19
Bedrijfsvoering Deze paragraaf geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens wat betreft de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en huisvesting. Gezien de geringe omvang van de organisatie wordt voor de bedrijfsvoering overwegend gebruik gemaakt van de faciliteiten van de gemeente Wijk bij Duurstede. Dit betreft niet alleen huisvesting, maar ook dienstverlening op het gebied van informatisering, automatisering, facilitaire zaken en financieel beheer. Het personeel en de bezoekers van het RHC maken gebruik van de bestaande kantoor- en studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. Aansluitend daaraan is in 2010-2011 een nieuwe archiefbewaarplaats voor het RHC gebouwd, die in mei 2011 in gebruik is genomen. De archiefbewaarplaats is eigendom van de gemeente Wijk en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend vanaf 17 mei 2011 verhuurd aan het RHC. Vanaf februari 2014 wordt extra kantoorruimte gehuurd. Dit was nodig en mogelijk door de uitbreiding van de personeelsformatie met twee deeltijdmedewerkers als gevolg van de aansluiting van Vianen. Het personeel is in dienst van de gemeente Houten en langdurig gedetacheerd bij het RHC. Houten verleent daarom ook de bijbehorende overhead- en adviesfaciliteiten op het gebied van personeel en organisatie. De personeelsomvang van het RHC bedraagt vanaf april 2014 nog altijd 5,6 fte, maar dan verdeeld over acht in plaats van zes medewerkers. De streekarchivaris, archiefinspecteur en een van de twee archiefmedewerkers hebben een volledige aanstelling, de tweede archiefmedewerker en de medewerkster atlas en bibliotheek hebben een aanstelling voor 0,8 fte, de nieuwe medewerkster studiezaal en de nieuwe projectleider digitalisering en cultuurhistorie werken beiden 0,4 fte en de nieuwe projectleider archieven tenslotte heeft een aanstelling voor 0,2 fte. Voor één medewerkster betaalt de gemeente Bunnik sinds 2011 de helft van de loonsom. In de loop van 2015 zal het jongste personeelslid 45 worden en het oudste 60. Door het vertrek in 2014 van de studiezaalmedewerker op 67-jarige leeftijd en het in dienst treden van drie nieuwe medewerkers van 43, 52 en 55 jaar oud, is de gemiddelde leeftijd van het personeel behoorlijk gedaald. Voor de genoemde dienstverlening worden door Wijk bij Duurstede en Houten kosten doorberekend aan het RHC. In het voorjaar van 2012 is door de directeur bedrijfsvoering van de Gemeente Wijk bij Duurstede en de directeur van het RHC in goed overleg een dienstverleningsovereenkomst opgesteld, op basis van de ‘Notitie over de bijdrage van het RHC aan de kosten voor overhead en huur etc. van september 2009. Deze nieuwe dienstverleningsovereenkomst is op 7 mei 2012 door het Algemeen Bestuur van het RHC goedgekeurd. Als gevolg van de toetreding van de gemeente Vianen wordt vanaf 2014 extra kantoorruimte gehuurd en worden extra kosten gemaakt voor het ICT-onderdeel van de dienstverlening. Verbonden partijen Deze paragraaf is niet van toepassing op het RHC. Grondbeleid Deze paragraaf is niet van toepassing op het RHC.
20
Hoofdstuk 5: Vaststellingsbesluit In aanmerking nemende dat: - aan de betreffende bepalingen uit de gemeenschappelijke regeling is voldaan, - de deelnemende gemeenten hebben ingestemd met de (meerjaren)begroting 2015-2018, - dat deze begroting de instemming van het Algemeen Bestuur heeft gekregen;
heeft het Algemeen Bestuur besloten: de meerjarenbegroting 2015-2018 vast te stellen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 27 juni 2014. De voorzitter,
G.F. Naafs
De secretaris,
M.A. van der Eerden-Vonk
21
Bijlage1. Specificatie van de kosten Personele lasten streekarchivaris 1,00 archiefmedewerker 0,83 adjunct/inspecteur 1,00 archiefmedewerker 1,00 studiezaalmedewerker 1,00 projectleider archieven 0,20 studiezaalmedewerker 0,40 projectleider digitalisering en cultuurhistorie 0,40 medewerker atlas en bibliotheek 0,83 Totaal loonkosten Opleiding Overige salariskosten Stelpost 5% bezuiniging Totaal personeelslasten
Huurkosten bestaande ruimtes Kantoorvertrek Kantoorvertrek Studiezaal Verkeersruimte Kantoorvertrek - Vergaderruimte Huurkosten bestaande ruimtes Huurkosten nieuwbouw kapitaallasten exploitatiekosten servicekosten servicekosten Vianen Huurkosten nieuwbouw Overhead- en advieskosten Gemeente Houten Gemeente Wijk bij Duurstede Onvoorziene extra overhead/advieskosten Totaal overhead- en advieskosten
RekeningBegroting Wijziging Begroting Begroting Begroting Begroting 2013 2014 2014 2015 2016 2017 2018
80.959 79.133 79.882 81.480 81.480 81.480 81.480 53.948 53.466 54.220 55.304 55.304 55.304 55.304 81.368 77.521 79.583 81.175 81.175 81.175 81.175 62.911 60.558 63.255 64.520 64.520 64.520 64.520 39.929 26.703 11.188 0 0 0 0 1.961 0 14.000 14.132 14.132 14.132 14.132 0 0 15.377 20.497 20.497 20.497 20.497 0 0 28.372 28.939 28.939 28.939 28.939 17.218 17.268 17.477 17.827 17.827 17.827 17.827 338.294 314.649 363.354 363.874 363.874 363.874 363.874 1.900 0 6.000 0 0 0 0 0 1.500 10.901 10.916 10.916 10.916 10.916 -177 0 0 0 0 0 340.194 315.972 380.255 374.790 374.790 374.790 374.790
m2 44 22 64 9 36 175
5.396 2.698 7.849 1.104 17.048
5.531 2.766 8.046 1.131
5.548 2.774 8.069 1.135 4.161 17.474 21.687
5.687 2.843 8.271 1.163 4.652 22.616
5.829 2.914 8.477 1.192 4.768 23.182
5.975 2.987 8.689 1.222 4.888 23.761
6.124 3.062 8.907 1.253 5.010 24.355
51.218 12.343 14.141
51.218 51.218 51.218 51.218 51.218 51.218 12.652 12.689 13.006 13.331 13.665 14.006 20.048 20.106 20.609 21.124 21.652 22.194 5.660 5.802 5.947 6.095 6.248 77.702 83.918 89.673 90.635 91.620 92.630 93.666 94.750 101.392 113.251 114.802 116.391 118.021 4.200 53.340 57.540
4.200 4.200 54.674 54.833 5.680 5.680 64.554 64.713
4.200 56.204 5.680 66.084
4.200 57.609
4.200 59.049
4.200 60.525
61.809
63.249
64.725
Kosten accountant Materiaalkosten Digitaliseringskosten Herstel waterschade Totaal kosten
3.000 3.000 3.125 3.125 3.125 3.125 3.125 17.725 8.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 21.482 16.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 148.887 140.000 140.000 140.000 140.000 51.474 0 683.578 648.918 731.453 729.250 726.526 641.030 592.661
Algemene reserve (2% winstopslag)
9.908 9.896 11.106 11.546 11.626 11.731 11.546 693.486 658.814 742.559 740.796 738.151 652.761 604.207
Totale kosten incl. winstopslag
22
Bijlage 2. Verdeelsleutels 2015
Overeengekomen verdeelsleutels Kostenverdeelsleutels in % A. Personeel en materiaal B. Huur nieuwbouw C. Overheadkosten en oudbouw
Bunnik 406.790 8,30% 81.678 9,45% 91.825 8,49%
Totaal kosten voor bijdrage
580.293
Houten 27,06% 18,82% 25,70%
in % Rhenen Utrechtse H. 10,94% 28,52% 12,58% 31,69% 11,21% 29,05%
Vianen Wijk bij D. 11,61% 13,57% 11,45% 16,00% 11,58% 13,97%
in € Bunnik Houten Rhenen Utrechtse H. Vianen Wijk bij D. A. 33.774,41 110.090,17 44.483,77 116.021,66 47.212,63 55.207,35 B. 7.722,31 15.374,94 10.275,17 25.885,83 9.354,54 13.065,22 C. 7.799,28 23.596,41 10.291,75 26.672,43 10.634,02 12.831,09 korting -3.000,00 A+B+C 49.296,00 149.061,53 65.050,68 168.579,91 64.201,19 81.103,66 2% 985,92 2.981,23 1.301,01 3.371,60 1.284,02 1.622,07 subtotaal 50.281,92 152.042,76 66.351,70 171.951,51 65.485,21 82.725,73 btw 21% 9.553,57 28.888,12 12.606,82 32.670,79 12.442,19 15.717,89 tot. Lst 59.835,49 180.930,88 78.958,52 204.622,29 77.927,40 98.443,62 2015
2016
Overeengekomen verdeelsleutels Kostenverdeelsleutels in % A. Personeel en materiaal B. Huur nieuwbouw C. Overheadkosten en oudbouw
Bunnik Houten Rhenen 406.790 8,30% 27,06% 10,94% 89.378 9,45% 18,82% 12,58% 85.115 8,49% 25,70% 11,21%
Totaal kosten voor bijdrage
581.284
in % Utrechtse H. 28,52% 31,69% 29,05%
Vianen Wijk bij D. 11,61% 13,57% 11,45% 16,00% 11,58% 13,97%
in € Bunnik Houten Rhenen Utrechtse H. Vianen Wijk bij D. A. 33.774,41 110.090,17 44.483,77 116.021,66 47.212,63 55.207,35 B. 8.450,33 16.824,42 11.243,86 28.326,22 10.236,44 14.296,95 C. 7.229,40 21.872,26 9.539,74 24.723,52 9.857,01 11.893,55 A+B+C 49.454,14 148.786,85 65.267,38 169.071,39 67.306,08 81.397,84 2% 989,08 2.975,74 1.305,35 3.381,43 1.346,12 1.627,96 subtotaal 50.443,23 151.762,59 66.572,72 172.452,82 68.652,20 83.025,80 btw 21% 9.584,21 28.834,89 12.648,82 32.766,04 13.043,92 15.774,90 tot. Lst 60.027,44 180.597,48 79.221,54 205.218,85 81.696,12 98.800,70 2016
23
Overeengekomen verdeelsleutels Kostenverdeelsleutels in % A. Personeel en materiaal B. Huur nieuwbouw C. Overheadkosten en oudbouw Totaal kosten voor bijdrage
2017
in % Bunnik Houten Rhenen Utrechtse H. 406.790 8,30% 27,06% 10,94% 28,52% 92.630 9,45% 18,82% 12,58% 31,69% 87.135 8,49% 25,70% 11,21% 29,05% 586.556
Vianen Wijk bij D. 11,61% 13,57% 11,45% 16,00% 11,58% 13,97%
in € Bunnik Houten Rhenen Utrechtse H. Vianen Wijk bij D. A. 33.774,41 110.090,17 44.483,77 116.021,66 47.212,63 55.207,35 B. 8.757,80 17.436,58 11.652,97 29.356,88 10.608,89 14.817,14 C. 7.400,95 22.391,28 9.766,12 25.310,20 10.090,91 12.175,78 A+B+C 49.933,16 149.918,03 65.902,86 170.688,73 67.912,44 82.200,27 2% 998,66 2.998,36 1.318,06 3.413,77 1.358,25 1.644,01 subtotaal 50.931,83 152.916,40 67.220,92 174.102,51 69.270,69 83.844,28 btw 21% 9.677,05 29.054,12 12.771,97 33.079,48 13.161,43 15.930,41 tot. Lst 60.608,87 181.970,51 79.992,89 207.181,98 82.432,12 99.774,69 2017
2018
Overeengekomen verdeelsleutels Kostenverdeelsleutels in % A. Personeel en materiaal B. Huur nieuwbouw C. Overheadkosten en oudbouw
Bunnik Houten Rhenen 406.790 8,30% 27,06% 10,94% 93.666 9,45% 18,82% 12,58% 89.205 8,49% 25,70% 11,21%
Totaal kosten voor bijdrage
589.661
in % Utrechtse H. 28,52% 31,69% 29,05%
Vianen Wijk bij D. 11,61% 13,57% 11,45% 16,00% 11,58% 13,97%
in € Bunnik Houten Rhenen Utrechtse H. Vianen Wijk bij D. A. 33.774,41 110.090,17 44.483,77 116.021,66 47.212,63 55.207,35 B. 8.855,69 17.631,47 11.783,21 29.684,99 10.727,47 14.982,75 C. 7.576,79 22.923,28 9.998,15 25.911,54 10.330,66 12.465,06 A+B+C 50.206,89 150.644,92 66.265,14 171.618,19 68.270,76 82.655,16 2% 1.004,14 3.012,90 1.325,30 3.432,36 1.365,42 1.653,10 subtotaal 51.211,03 153.657,81 67.590,44 175.050,56 69.636,18 84.308,27 btw 21% 9.730,09 29.194,98 12.842,18 33.259,61 13.230,87 16.018,57 tot. Lst 60.941,12 182.852,80 80.432,63 208.310,16 82.867,05 100.326,84 2018
24
Bijlage 3.
Overzicht reserves
Reserves SALDO OMSCHRIJVING
TOEVOE- ONTTREK-
01-01-2015
GING
KING
SALDO
SALDO
31-12-2015
01-01-2016
TOEVOE- ONTTREKGING
SALDO
KING
31-12-2016
Algemene reserve vrij aanwendbaar
78.874
11.546
0
90.420
90.420
11.626
0
102.046
Totaal algemene reserve
78.874
11.546
0
90.420
90.420
11.626
0
102.046
Bestemmingsreserves
SALDO
TOEVOE- ONTTREK-
01-01-2015 Herstel waterschade Huisvesting Totaal bestemmingsreserves
GING
KING
SALDO
SALDO
31-12-2015
01-01-2016
TOEVOE- ONTTREKGING
SALDO
KING
31-12-2016
331.474
0
140.000
191.474
191.474
0
140.000
11.199
0
8.957
2.242
2.242
0
2.242
51.474 0
342.673
0
148.957
193.716
193.716
0
142.242
51.474
Reserves SALDO OMSCHRIJVING
TOEVOE- ONTTREK-
01-01-2017
GING
KING
SALDO
SALDO
31-12-2017
01-01-2018
TOEVOE- ONTTREKGING
SALDO
KING
31-12-2018
Algemene reserve vrij aanwendbaar
102.046
11.731
0
113.777
113.777
11.546
0
125.323
Totaal algemene reserve
102.046
11.731
0
113.777
113.777
11.546
0
125.323
Bestemmingsreserves
SALDO
TOEVOE- ONTTREK-
01-01-2017 Herstel waterschade Huisvesting Totaal bestemmingsreserves
GING
KING
SALDO
SALDO
31-12-2017
01-01-2018
TOEVOE- ONTTREKGING
SALDO
KING
31-12-2018
51.474
0
51.474
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
51.474
0
51.474
0
0
0
0
0
25
