Bijlage 2
Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht
Eerste Begrotingswijziging 2014
Toelichting Deze eerste begrotingswijziging 2014 betreft de verantwoording van: 1. de extra personele lasten; 2. de structurele en incidentele extra inkomsten en uitgaven als gevolg van de toetreding per 1 januari 2014 van de gemeente Vianen tot de Gemeenschappelijke Regeling (GR) RHC Zuidoost Utrecht; 3. de lagere overige baten; 4. de bijdrage van de Vriendenstichting.
1. De extra personele lasten: In februari en maart 2014 is een nieuwe berekening gemaakt van de personeelslasten van het RHC door de gemeente Houten. Dit naar aanleiding van de jaarrekening 2013. Hieruit bleek dat in de begroting 2014 van enkele verkeerde uitgangspunten is uitgegaan. Daarnaast werden niet vooraf bekende personele kosten, zoals dienstreizen, belastbare vergoedingen, bedrijfshulpverlening, fietsplan e.d., niet begroot. Om dit te corrigeren, wordt vanaf deze wijziging een opslag van 3% op de personeelskosten begroot. Dit om te voorkomen dat achteraf steeds door de gemeenten moet worden bijbetaald.
2. De structurele en incidentele extra inkomsten en uitgaven als gevolg van de toetreding per 1 januari 2014 van de gemeente Vianen tot de Gemeenschappelijke Regeling (GR) RHC Zuidoost Utrecht: Door de toetreding van de gemeente Vianen tot de GR zijn er extra inkomsten en uitgaven. De uitbreiding resulteert in een kleine lastenverlaging voor de andere gemeenten. Dit ondanks de korting van € 3.000 voor Vianen op de bijdrage in de eerste twee jaar. De structurele extra gelden worden besteed aan: personeel, kantoorruimte met bijbehorende faciliteiten, materiaal en digitalisering. In 2014 betaalt Vianen, naast de structurele jaarlijkse bijdrage, ook een tweede en laatste incidentele bijdrage van € 25.141. Om de gevolgen van de hogere personeelslasten voor de deelnemers in 2014 te beperken, wordt voorgesteld om van deze € 25.141 alleen € 6.000 aan opleidingskosten voor drie personeelsleden te besteden en de overige € 19.141 te gebruiken om de gemeentelijke bijdragen in 2014 niet te hoeven verhogen, maar in de meeste gevallen zelfs iets te verlagen.
3. De lagere overige baten: Door het verplichte schatkistbankieren dalen de geraamde rente-inkomsten met € 3.000.
4. De bijdrage van de Vriendenstichting: De Vriendenstichting van het RHC zal in de jaren 2014-2017 jaarlijks € 10.000 betalen aan het RHC. Deze inkomsten zijn bedoeld voor het herstel van de waterschade. Deze kosten en inkomsten zijn voor de gemeenten budgettair neutraal.
Foto voorblad: enkele archiefstukken uit het Familiearchief Van Hamel uit Vianen, 1710-1996 (440)
(W.R. Leeman) RHCZOU – Eerste begrotingswijziging 2014
2
De begrotingswijziging heeft niet of nauwelijks gevolgen voor de gemeentelijke bijdragen over 2014. Omdat echter met een aantal posten is geschoven, is de goedkeuring van het bestuur nodig. Er kan worden volstaan met vaststelling door het Algemeen Bestuur (AB) en toezending binnen twee weken daarna aan Gedeputeerde Staten (GS) Op de bestuursvergadering van 23 april 2014 zal aan het AB worden voorgesteld om deze eerste begrotingswijziging 2014 vast te stellen. Daarna wordt het stuk ter kennisneming aan GS gestuurd.
Wijk bij Duurstede, 10 april 2014
_____________________________
Vaststellingsbesluit
Het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht, in vergadering bijeen op 3 april 2014, besluit vast te stellen:
de eerste wijziging van de begroting 2014.
Aldus vastgesteld op 23 april 2014,
De voorzitter,
G.F. Naafs
De secretaris,
M.A. van der Eerden-Vonk
_____________________________
RHCZOU – Eerste begrotingswijziging 2014
3
Oorspronkelijke en gewijzigde begroting 2014 RHC Zuidoost Utrecht Tabel 1. Totale lasten en baten 2013 – 2014
LASTEN 1. Beheer en behoud
Rekening 2013
Begroting 2014 Wijziging 2014
492.274
471.212
523.857
86.713
85.158
91.667
3. Dienstverlening en educatie + Huisvesting
104.591
92.549
115.929
TOTAAL
683.578
648.918
731.453
2. Toezicht en advisering
BATEN
Rekening 2013
Begroting 2014 Wijziging 2014
Bijdragen gemeenten (incl. 2 %): Bunnik Houten Rhenen Utrechtse Heuvelrug Vianen Wijk bij Duurstede Overige baten Totaal Resultaat voor bestemming
Mutaties reserves Algemene reserve BR archiefcalamiteit BR verhuizing BR digitalisering BR huisvesting Resultaat na bestemming
RHCZOU – Eerste begrotingswijziging 2014
48.606 146.578 64.106 166.119 25.141 79.895 18.904 549.349
48.613 145.915 64.120 166.093 0 79.932 6.240 510.914
48.379 146.275 63.841 165.443 88.030 79.596 3.000 594.564
-134.229
-138.004
-136.889
-9.908 137.722 0 0 6.415 0
-9.896 140.000 0 0 7.900 0
-11.106 140.000 0 0 7.995 0
4
Tabel 2. Kosten voor personeel, materiaal, huisvesting, digitalisering etc. 2013 – 2014 LASTEN
Rekening 2013
Begroting 2014
Wijziging 2014
Personeelskosten
340.194
315.972
380.255
Materiaalkosten Huisvestingskosten Digitaliseringskosten Overheadkosten Accountantskosten Subtotaal Herstel waterschade
17.725 94.750 21.482 57.540 3.000 534.691 148.887
8.000 101.392 16.000 64.554 3.000 508.918 140.000
12.000 111.360 20.000 64.713 3.125 591.453 140.000
9.908
9.896
11.106
693.486
658.814
742.559
Mutaties reserves: Algemene reserve (2%) BR Archiefcalamiteit BR Huisvesting TOTAAL
RHCZOU – Eerste begrotingswijziging 2014
5
In onderstaande tabellen wordt deze begrotingswijziging per programma financieel weergegeven. Tenslotte wordt er een specificatie van de kosten (bijlage 1) en van de inkomsten (bijlage 2) gegeven. Programma 1 Beheer en behoud Rekening 2013 LASTEN 1. Beheer en behoud Inventarisatie Digitalisering Acquisitie Depotbeheer Restauratie Materiaalkosten Depotopslag-/ huurkosten Subtotaal
Begroting 2014
Wijziging 2014
112.884 70.466 8.883 18.664 176.678 19.447 85.252
110.189 61.518 8.833 18.556 169.517 8.930 93.669
118.221 98.297 8.826 18.664 167.627 13.233 98.989
492.274
471.212
523.857
Programma 2 Toezicht en advisering Rekening 2013 LASTEN 2. Toezicht en advisering Subtotaal
Begroting 2014
Wijziging 2014
86.713
85.158
91.667
86.713
85.158
91.667
Programma 3 Dienstverlening en educatie Rekening 2013
Begroting 2014
LASTEN 3. Dienstverlening en educatie Dienstverlening 42.348 Cultuureducatie 43.539 Huurkosten kantoor 18.704 en studiezaal Subtotaal
104.591
RHCZOU – Eerste begrotingswijziging 2014
Wijziging 2014
30.684 42.360 19.505
31.414 60.503 24.011
92.549
115.929
6
Bijlage 1
Specificatie kosten Personele lasten Streekarchivaris Archiefmedewerker Adjunct/inspecteur Archiefmedewerker Studiezaalmedewerker Projectleider archieven Studiezaalmedewerker Projectleider digitalisering en cultuurhistorie Medewerker atlas en bibliotheek Totaal loonkosten Opleiding Overige salariskosten Stelpost 5% bezuiniging Totaal personeelslasten
Rekening 2013
340.194
79.882 54.220 79.583 63.255 11.188 14.000 15.377 28.372 17.477 363.354 6.000 10.901 0 380.255
5.396 2.698 7.849 1.104
5.531 2.766 8.046 1.131
17.048
17.474
5.548 2.774 8.069 1.135 4.161 21.687
51.218 12.343 14.141
51.218 12.652 20.048
77.702 94.750
83.918 101.392
4.200 53.340 57.540
4.200 54.674 5.680 64.554
4.200 54.833 5.680 64.713
Kosten accountant Materiaalkosten Digitaliseringskosten Herstel waterschade Totaal kosten
3.000 17.725 21.482 148.887 683.578
3.000 8.000 16.000 140.000 648.918
3.125 12.000 20.000 140.000 731.453
Algemene reserve (2% winstopslag) Totale kosten incl. winstopslag
9.908 693.486
9.896 658.814
11.106 742.559
Huurkosten nieuwbouw Kapitaallasten Exploitatiekosten Servicekosten Extra servicekosten Huurkosten nieuwbouw Overhead- en advieskosten Gemeente Houten Gemeente Wijk bij Duurstede Onvoorziene extra overhead/advieskosten Totaal overhead- en advieskosten
RHCZOU – Eerste begrotingswijziging 2014
80.959 53.948 81.368 62.911 39.929 1.961 0 0 17.218 338.294 1.900 0
Wijziging 2014
79.133 53.466 77.521 60.558 26.703 0 0 0 17.268 314.649 0 1.500 -177 315.972
Huurkosten bestaande ruimtes Kantoorvertrek Kantoorvertrek Studiezaal Verkeersruimte Extra kantoorvertrek - vergaderruimte Huurkosten bestaande ruimtes
1,00 0,83 1,00 1,00 1,00 0,20 0,40 0,40 0,83
Begroting 2014
m2 44 22 64 9 36 175
51.218 12.689 20.106 5.660 89.673
7
Bijlage 2
Specificatie inkomsten Bijdrage gemeentes Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vianen Gemeente Vianen Gemeente Vianen Gemeente Wijk bij Duurstede Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vianen Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal bijdrage gemeentes
Rekening 2013
Begroting 2014
Wijziging 2014
47.653 143.704 62.849 162.862
47.660 143.054 62.863 162.837
47.430 143.407 62.589 162.199 64.656 -3.000 25.141 78.035
25.141 78.328
78.365
953 2.874 1.257 3.257
953 2.861 1.257 3.257
1.567 530.444
1.567 504.674
949 2.868 1.252 3.244 1.233 1.561 591.564
6.240
3.000
6.240
3.000
Overige inkomsten Overlopend passivum waterschade Rente Materiaal Totaal overige inkomsten
11.165 6.741 999 18.904
Mutaties reserves Onttrekking algemene reserve Bestemmingsreserve waterschade Bestemmingsreserve huisvesting Totaal mutaties reserves
137.722 6.415 144.137
140.000 7.900 147.900
140.000 7.995 147.995
Totaal inkomsten
693.486
658.814
742.559
0
0
0
Saldo inkomsten - uitgaven
RHCZOU – Eerste begrotingswijziging 2014
8
