Waterlands AfcKìef centrum voor regionaal historisch onderzoek

11 JUL

m

Waterlands AfcKìef centrum voor regionaal historisch

onderzoek

Postbus 188 1440 A D Purmerend Wielingenstraat 75 1441 Z N Purmerend tel. 0299-411530 fax 0299-411548 directeur -archivaris: mevr. drs. F.E. Brouwer

Datum

: 10-07-2013

Kenmerk W A

:

Plaats

: Purmerend

Onderwerp

: Archiefinspectie - K P ľ s

Uw brief van Uw kenmerk

3 Bijlage(n) Behandeld door : J K

1 J U L 2Ű13 ING-i: ÎOMüftl

Geacht college, Conform artikel 12 van de Archieŕverordening (2012) heeft de directeur­archivaris van het Water­ lands A r c h i e f het toezicht op het beheer van de niet­ overgedragen archieven van de I S W ­ gem eenten. De digitalisering en de grootschalige informatiestromen leiden tot fundamentele en onomkeerbare maatschappelijke ontwikkelingen. Ook gemeenten moeten zich daarvan goed bewust zijn en er voor zorgdragen dat deze uitdagingen duurzaam tegemoet kunnen worden getreden. Op 11 juni ĵ ļ , heeft er daarom wederom een archiefinspectie plaatsgevonden waarbij de speciale aandacht uitging naar de overgang van analoge naar digitale archivering. D e aanbevelingen sluiten hopelijk aan bij de door u in gang gezette ontwikkelingen en kunnen zo in de komende tijd de nodige ondersteuning bieden bij de te zetten stappen. Met het inwerking treden van de Wet revitalisering generiek toez icht per 1 oktober 2012, is er meer nadruk komen te liggen op de interne controle bij gemeenten, die ­meer dan tevoren­ hun eigen kwaliteit moeten gaan meten. Het interbestuwiijk toe z icht (provinciaal toezicht) wordt verder op af­ stand gepositioneerd, maar blijft ­evenals het intern toezicht­ op alle aspecten van de archiefwetge­ ving van toepassing. "Nu de provinciale toezichthouder meer op afstand komt te staan, is versterking van het horizontaal toezicht binnen de gemeente noodzakelijk. De V N G heeft de belangrijkste archiefwettelijke ver­ plichtingen die hieruit voortvloeien, handzaam samengevat in tien K e y Performance Indicators ( K P ľ s ) oftewel K ritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen. Deze vormden het uit­ gangspunt bij de inspectie. Op grond van de genoemde K P ľ s wordt door de gemeentelijke archiefinspecteur, in dit geval de ar­ chiefinspecteur van het Waterlands Archief, een verslag gemaakt. Dit verslag is leidend bij de uitoefening van het interbestuurlijk toezicht en dient dan ook door u aan Gedeputeerden Staten van de provincie Noord­Holland te worden gestuurd. Ook kan het verslag gebruikt worden bij de horizontale verantwoording door het college van burgemeester en wethou­ ders aan de gemeenteraad. De uitwerking van de archief­ KP ľ s vindt u in het bijgaande rapport.

Graag verneem ik uw reactie op het rapport en de maatregelen die u van plan bent te nemen naar aanleiding van de daarin genoemde actiepunten en aanbevelingen. Ook w i l ik u vragen m i j te informeren ten aanzien van uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Mocht daartoe aanleiding zijn, dan ben ik uiteraard graag bereid het verslag nader toe te lichten.

In afwachting van uw reactie, verblijf ik, met vriendelijke groet,

mw. drs. F . E . Brouwer, directeur-archivaris Waterlands Archief

Waterlands Arc hief centrum voor regionaal historisch

onderzoek

Meting KPľs Kritische Prestatie-Indicatoren Archief en Informatiebeheer Gemeente Waterland 11-06-2013

r i

Mevr. drs. J . T . M . Kramer Archiefĩnspecteur Waterlands Arc hief juli 2013

Inhoudsopgave Inleiding

3

Visie, beleid en c ultuur

4

ĩ . Lokale regelgeving

6

2. Interne Kwaliteitszorg en toezic ht

7

3. Ordening, authenticiteit, c ontext, toegankelijkheid en duurzaamheid arc hiefbesc heiden

8

4. Digitale archiefbescheiden

11

5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden

13

6. Overbrenging van arc hiefbesc heiden naar de openbare archiefbewaarplaats

14

7. Arc hiefbewaarplaats, archiefruimten en e-depots

14

8. Ter beschikking stelling van naar een arc hiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden

15

9. Rampen, calamiteiten en veiligheid

15

10. Middelen en mensen

16

Bijlage 1: Overzic ht K P ľ s

17

2

Inleiding D c gemeente dient verantwoording af te kunnen leggen van haar handelen en ervoor te zorgen dat dit handelen, ook in de toekomst, gereconstrueerd kan worden. Daarom is het belangrijk met de neerslag van dit handelen, het archief, zorgvuldig o m te gaan. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden verstaan we alle in het kader van de taakuit­ voering van een organisatie ontvangen en opgemaakte documenten, zowel op papier als digitaal, en zowel de te bewaren als de op termijn vernietigbare bescheiden. In het kader van het toezicht op het informatiebeheer door de gemeentearchivaris j p de directeur­ archivaris van het Waterlands Archief), zoals vastgelegd in de artikelen 9 tot en met 14 van de A r ­ chiefverordening (2012), is op 11 juni j l . een inspectie uitgevoerd op basis van de K P ľ s (K ritische Prestatie­ Indicatoren gemeentelijke archiefketen). 1

De genoemde (archief­) kpi's zijn in 2011 ontwikkeld door de V N G . Doel van de kpi's is om ge­ meenten en andere lokale overheidsorganen in staat te stellen verantwoording af te leggen aan raad o f bestuur van de mate waarin hun informatiehuishouding aan wet­ en regelgeving voldoet. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezicht en dient ­op grond van de per 1 oktober 2012 inwerking getreden Wet Revitalisering Generiek Toezicht ( R G T ) ­ het verslag na vaststelling te ontvangen. De uitkomsten zoals die in dit rapport staan, geven dus weer i n welke mate de gemeente Waterland op dit moment compliant is. Voordeel van het gebruik van k p i ' s is de onderlinge vergelijkbaarheid van organisaties (ook lande­ lijk). E r kleven echter beperkingen aan: de archiefwetgeving is op sommige punten zeer detaillistisch en op andere punten juist te globaal. De uitkomsten van de archief­ k p i ' s kunnen daarom enigszins het zicht ontnemen op de grote lijnen en achterliggende factoren die maken dat een organisatie wel o f niet aan wet­ en regelgeving voldoet. D e conclusies, adviezen en aanbevelingen zijn in het rapport verwerkt. De nummering van onderwerpen i n deze rapportage komt overeen met de onderwerpen van de ar­ chief­ kpi's. Niet alle deelvragen zijn relevant voor de gemeente Waterland. In dit verslag zijn alleen de relevante archief­ k p i ' s opgenomen. De gemeente Waterland voldoet aan een aantal kritische prestatie­indicatoren voor archief en infor­ matiebeheer. In onderdeel II van dit rapport is visueel aangegeven aan welke punten wordt voldaan, niet wordt voldaan en deels wordt voldaan. Zoals in dit rapport is aangegeven dient u op een aantal punten actie te ondernemen alvorens u geheel duurzaam digitaal kunt gaan werken c.q. archiveren. Tijdens deze A r c h i e f ­ K P I inspectie is gesproken met dhr. T. van den Berg, hoofd afdeling Facilitaire Zaken en dhr. G . de Vries, medewerker D I V .

1

Voor achtergrondinformatie over de kpi's zie http://www.vng.n1/eCachc/DEF/l/09/557.html. 3

Visie, beleid en cultuur Is er een vastgestelde visie en beleid ten aanzien van de

informatievoorziening?

In het Programmaplan Waterland heeft Antwoord, het Egem-i Realisatieplan 2009-2011 en het visiedocument Van papier naar digitaal (2009) is neergelegd hoe de archieffunctie geleidelijk wordt gedigitaliseerd. Op dit moment is er geen vastgestelde visie op en uitgewerkt beleid voor de informatievoorziening binnen uw gemeente. Aanbevolen wordt een I C T - visie vast te stellen waarin de contouren worden geschetst van de toekomstige I C T , op basis van een veranderende omgeving en de wensen en eisen die voortvloeien uit maatschappelijke en technologische trends. Deze kunnen vervolgens worden vertaald naar de eisen die gesteld worden aan de informatievoorziening van de gemeente Waterland. In deze visie dient aangegeven te worden waar de organisatie naar toe w i l , welke concrete stappen de organisatie moet nemen om daar te komen en op welke termijn. Aangeraden wordt voor de komende drie tot v i j f jaar een plan van aanpak te maken, waarin vermeld wordt welke processen wanneer geheel digitaal gaan verlopen en gearchiveerd worden. Daarbij is het van belang een proces op basis van een procesbeschrijving te digitaliseren, inclusief de te archiveren documenten. Een essentiële voorwaarde voor het slagen van een digitaliseringproces is een goede samenwerking tussen D I V , de vakafdeling en I C T .

Hoe gaan directie, management, behandelend ambtenaren en DIV om met de archiefbescheiden? Thans worden de op papier ingekomen archiefstukken gescand en geregistreerd en vervolgens digitaal de organisatie ingestuurd. Ook wordt door de burger correspondentie per e-mail naar de gemeente gestuurd. M a i l s worden i n principe ook geregistreerd en aan het digitale dossiers toegevoegd. De uitgaande brieven worden door de ambtenaar geregistreerd. Digitaal vervaardigde adviezen, besluiten, rapporten e.d. worden aan het digitale dossier gehangen. Uitgaande brieven worden echter ook geprint en na voorzien te zijn van een natte handtekening, gescand en door D I V aan het digitale dossier gehangen. Hierdoor worden twee uitgaande brieven digitaal gearchiveerd, het digitaal ontstane exemplaar zonder handtekening en het gescande exemplaar met handtekening. Naast het scannen van de ingekomen en uitgaande post en het digitaal archiveren van deze stukken, worden de stukken die voor permanente bewaring i n aanmerking komen ook analoog gearchiveerd. Echter, niet alle e-mails die voor permanente bewaring in aanmerking komen, worden uitgeprint en aan het analoge dossier toegevoegd. Aangezien papier nog leidend is binnen uw organisatie, is het van essentieel belang dat de analoge dossiers die voor definitieve bewaring in aanmerking komen, compleet zijn. Verder bleek dat de voor vernietiging in aanmerking komende analoge documenten numeriek i n dozen worden opgeborgen. Hiervan is de directeur-archivaris van het Waterlands Archief niet schriftelijk in kemiis gesteld. Dit dient alsnog te gebeuren zodat hierover de nodige afspraken gemaakt kunnen worden. Tevens wordt aangeraden deze bescheiden op vemietigingsjaar te plaatsen. Thans worden betreffende stukken alleen numeriek i n dozen geplaatst en bevinden zich documenten met verschillende vernietigingstermijnen i n dezelfde archiefdoos. Nogmaals wordt de aandacht gevraagd om dossieromschrijvingen conform de v i j f beschrijvingselementen te beschrijven. De dossiers dienen vóór overdracht naar het Waterlands Archief hieraan te voldoen. Door in de dynamische fase hier aandacht aan te besteden, worden extra kosten achteraf voorkomen.

Het gevaar van hybride archivering is dat op den duur noch het digitale noch het analoge archief compleet is. Aangeraden wordt om niet jarenlang hybride te blijven archiveren maar per sectie/ afdeling o f werkproces over te gaan op volledig digitale archivering, mits er aan de eisen van de digitale beheeromgeving wordt voldaan. Het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer ( R O D I N ) , in 2010 opgesteld door de organisaties van provinciale en gemeentelijke archiefmspecteurs, biedt een handvat voor het inrichten van de digitale beheeromgeving. In het najaar van 2011 is er bij het Waterlands Archief voor de gemeenten een presentatie gehouden over R O D I N .

5

Kritische prestatie-indicatoren arch ief en informatiebeheer L Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke

1.1 + 1.2

regelingen

aan de wettelijke

eisen?

Arc h iefverordening.

De huidige Archieŕverordening van de gemeente Waterland is i n 1999 vastgesteld door de raad. In de afgelopen jaren zijn door de archiefinspecteur diverse aangepaste versies naar uw organisatie gezonden; deze werden echter niet vastgesteld. In januari 2012 is de laatste wijziging, die voldoet aan de huidige wet­ en regelgeving, naar u ge­ maild. D e verordening regelt naast de zorg van B & W voor de archiefbescheiden ook het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbe­ waarplaats. Graag ontvang ik zo spoedig mogelijk een kopie van de vastgestelde Archiefverordening 2012. 1.3 Besluit Informatiebeheer Het Besluit Informatiebeheer is eveneens in 1999 vastgesteld door B & W en beschrijft de voorwaar­ den waaraan het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documen­ taire verzamelingen alsmede het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden dienen te vol­ doen. Ook van dit besluit z i j n in de jaren 2004, 2006, 2010 en 2012 aangepaste versies naar u gezon­ den. Helaas heeft dit tot op heden niet mogen leiden tot een nieuw vastgesteld Besluit Informatiebe­ heer. Ook in dit geval ontvang ik graag zo spoedig mogelijk een kopie van het vastgestelde besluit. 1.4 Wijziging Overh eidstaken In 2003 zijn personeelsdossiers van het in dienst zijnde personeel in het openbaar onderwijs overge­ dragen aan S P O O R (Stichting Primair Openbaar Onderwijs Regio Waterland en Oostzaan). Hiervoor is een verklaring opgesteld. Verder zijn in 2006 de milieutaken uitbesteed aan de Milieudienst Waterland. Ook hiervoor is een overeenkomst opgesteld. Echter, het college van B & W blijft zorgdrager van deze overgedragen archiefbescheiden en daarmee verantwoordelijk voor de stukken tot en met de vernietiging ervan. De overgedragen dossiers kunnen alleen tijdelijk, maximaal 20 jaar, uitgeleend worden. Indien dit niet in de betreffende overeenkom­ sten is opgenomen, is het raadzaam deze alsnog aan te passen. 1.5 Gemeensch appelijke regelingen Door uw organisatie wordt een register bijgehouden van gemeenschappelijke regelingen die zijn aan­ gegaan. In het register dient per gemeenschappelijke regeling een aantal zaken te worden opgeno­ men zoals: de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst en de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen. Hieraan voldoet u. Ingevolge artikel 40 van de Archiefwet 1995 dient het college bij instelling van een gemeenschappe­ lijke regeling voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden. Gezien het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan o f taken uitbesteden, blijft artikel 40 van de Archief­ wet een belangrijk aandachtspunt. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie verantwoordelijk is voor de archivering. Z o kan de gemeente Waterland zich blijven verantwoorden voor haar handelen. 2

Wei Gemeenschappelijke Regeling art.27 In hel register warden in ieder geval vermeld: a. de deelnemers b. de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst c. de bevoegdheden die bij de regeling dan wel. met toepassing van artikel 10. tweede lid tweede volzin, krachtens dc regeling zi jn overgedragen d. het adres en de plaats van vestiging e. of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld.

6

Volgens de ontvangen informatie is de gemeente Waterland voor geen enkele gemeenschappelijke regeling aangewezen als zorgdrager o f beheerder van het archief. 1.6 Mandaatregeling Archiefzorg De gemeente heeft een mandaatregeling voor de archiefzorg waarbij namens de zorgdrager ( B & W ) besluiten genomen kunnen worden. In uw mandaatrcgeling zijn de volgende bevoegdheden met betrekking tot archiefzorg gedelegeerd aan het afdelingshoofd Facilitaire Zaken: 1. Overbrenging archief naar Waterlands Archief 2. Opmaak verklaring van vernietiging 3. Vervreemding archiefbescheiden 4. Vervanging archiefbescheiden 1.7 Uitbesteding archiefbeheerstaken Wanneer archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke o f publiekrechtelijke partij, dienen hiervan dienstverleningsovereenkomsten te worden vastgesteld waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeente ten aanzien van het archiefbeheer (permanente bewaring, overdracht, vernietiging e.d.). Te denken valt aan het hosten van de website, het inhuren van een extern bureau o f buurgemeente voor bepaalde gemeentelijke taken o f externe archiefruimte. Wanneer de gemeente Waterland de archiefbeheerstaken in handen legt van een externe partij dienen hiervoor in een overeenkomst waarborgen te worden vastgelegd. In oktober 1978 is door het bestuur van de gemeente Waterland de "Regeling Streekarchief Waterland" getekend. Hierin is vastgelegd dat het beheer van de statische (overgedragen) archieven i n een archiefbewaarplaats in de z i n der wet (Waterlands Archief) in handen is gesteld van een gekwalificeerd archivaris. Verder bleek dat de gemeentelijke website wordt gehost door W I N D . Naast persberichten, officiële bekendmakingen en documenten van raadsvergaderingen die in C O R S A worden gearchiveerd en geëxporteerd naar de website, bevat deze applicatie ook informatie die voor korte o f langere tijd bewaard dient te worden. Het archiefbeheer van uw website is aan derden (WIND) uitbesteed. Ook hiervoor dient een overeenkomst opgesteld te worden. Bovendien heeft u archiefbeheerstaken op het gebied van de W M O en bijstandsdossiers uitbesteed aan gemeente Hoorn en zal deze taak binnen niet al te lange tijd aan een andere partij worden uitbesteed. Hiervoor geldt hetzelfde als hierboven vermeld. 3

Tijdens de behandelingen van de kpi's kwamen de reeds eerder vernielde uitbestedingen van de archiefbeheerstaken aan het licht. Onderzocht moet worden o f er nog andere archiefbeheerstaken zijn uitbesteed. Indien dit het geval blijkt te zijn, zullen ook hiervoor dienstverleningsovereenkomsten vastgesteld moeten worden.

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente

structureel

aan de hvaliteit(sverbetering)

van haar

informatiehuishouding?

2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer De Archiefřegeling 2010 (artikel 16) schrijft voor dat de zorgdrager zorgt voor een kwaliteitssysteem voor archiefbescheiden. Met behulp van een kwaliteitssysteem wordt zichtbaar hoe het informatiebe­ heer is georganiseerd, waar de verantwoordelijkheden liggen en wat er nog verbetering behoeft. Hierbij staat het juiste beheer van digitale informatiebronnen centraal. In augustus 2011 heeft de ge­ meente een toelichting "Kwaliteitsplan, art. 16 van de Archiefregeling" ontvangen van het Water­ 3

W M C ^ Wet Maatschappelijke Ondersteuning

7

lands Archief. Deze dient als handreiking bij het toepassen van een kwaliteitssysteem en het opstellen van een Beheerplan Informatiehuishouding. Elke organisatie stelt kwaliteitseisen aan de archieven en aan de informatiehuishouding. Vaak zijn deze impliciet en dus niet vastgelegd. Met het vertalen van kwaliteitseisen naar toetsbare nonnen worden de kwaliteitseisen in overeenstemming gebracht met zowel de wet- en regelgeving als de taken en verantwoordelijkheden van de organisatie. Hierbij spelen de kpi's ook een belangrijke rol. Door uw archiefbeheer periodiek te controleren, weet u niet alleen o f u aan de wettelijke eisen v o l doet, maar ook o f de informatievoorziening de primaire processen van uw organisatie optimaal ondersteunt. Op grond van de controleresultaten kunt u werken aan een verbetering van de informatievoorziening. Afgesproken was dat uiterlijk in december 2012 een Beheerplan Informatiehuishouding zou zijn opgesteld, inclusief een verbetertraject. Tot op heden ontbreekt een dergelijke plan. 2.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris Het IS W bestuur heeft voor het Waterlands Archief een gekwalificeerde gemeentearchivaris (archivistiek A ) benoemd, zoals is vastgelegd in de "Regeling Streekarchief Waterland" uit 1978. 2.3 Toezicht op archiefbeheer en 2.4 Beheer overgebrachte archieven In de Archiefverordening 2012, die nog niet door u is vastgesteld, staat i n artikel 14 dat de archivaris verslag uitbrengt aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Door middel van inspectierapporten, voortgangsrapporten en KPI-verslag wordt (tweejaarlijks verslag uitgebracht van de uitoefening van dit toezicht op het beheer van de niet- overgebrachte archiefbescheiden. Daarnaast wordt in het jaarverslag van het Waterlands Archief over het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven gerapporteerd aan het I S W - bestuur.

3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden ?

de authenticiteit,

context

3.1 Geordend Overzicht van te bewaren archiefbescheiden De gemeente Waterland beschikt over een geautomatiseerde dossierinventaris in Corsa van de analoge archiefbescheiden waarbij de ordeningsstructuur conform de B A C (Basis Archiefcode) is. Dit bestand betreft alle archiefbescheiden van 1990 tot heden van zowel permanent te bewaren als vernietigbare archiefbescheiden. In het bestand kan op alle vastgelegde metadata o f een combinatie daarvan gezocht worden. Het is nog niet mogelijk om voor alle digitaal gearchiveerde/gedigitaliseerde archiefbescheiden een geordend overzicht te genereren aangezien niet alle processen digitaal in Corsa worden gearchiveerd. Z o worden bijvoorbeeld de W M O en bijstandsdossiers alleen analoog gearchiveerd. N a afliandeling van de zaak vindt door D I V controle plaats op de volledigheid van de stukken die bij de zaak horen. De volledigheid van de zaken/processen is tevens afhankelijk van de toezending van de stukken door de ambtenaren aan D I V o f het archiveren in Corsa. Z o was niet altijd na te gaan wat medewerkers op hun netwerkschijven hadden staan en niet door D I V lieten archiveren. Daarom is er in mei ff, een besluit vastgesteld waarbij D I V toegang heeft tot de afdelingsschijven/persoonlijke schijven van de medewerkers. Nadat deze zijn opgeschoond, mogen geen nieuwe archiefstukken op deze netwerkschijven worden opgeslagen, maar mag alleen i n het D M S (Corsa) worden gearchiveerd.

8

A l in eerdere inspectierapporten is de nadruk gelegd op goede dossieromschrijvingėn. Deze horen te bestaan uit de v i j f archivistische bcschrijvingselementen. Een correcte omschrijving dient uit een goed lopende Nederlandse z i n te beslaan en niet uit een hoofdomschrijving en subbeschrijving o f uit een rubrieksnaam. De gebruikte dossieromschrijvingen worden onder andere door de ambtenaar zelf gemaakt waardoor veel omschrijvingen niet overeenkomen met de inhoud. Z i j beschrijven vaak al­ leen het eerste document en niet het eindresultaat van een proces bijvoorbeeld: "Aanvraag van ţ verzoek om ' en niet de gehele zaak zoals: Verlening van, A f w i j z i n g van o f Intrekking Ook worden door de ambtenaren zelfbedachte afkortingen gebruikt. Aangezien de archiefstukken ook door derden begrepen moeten kunnen worden, wordt nadrukkelijk afgeraden om afkortingen te gebruiken. Door in de dynamische fase hier aandacht aan te besteden worden extra kosten achteraf voorkomen. D I V zal na voltooiing van de zaak/het proces de dossieromschrijving moeten aanpassen en eventueel gebruikte afkortingen te wijzigen. r

Verder wordt aanbevolen het zaakgerichte werken uniform voor de gehele organisatie in te richten en zo min mogelijk uitzonderingen te maken. Aangezien papier nog leidend is binnen uw organisatie dient het permanent te bewaren, analoge archief compleet te zijn. Dit betekent dat digitaal binnenge­ komen bescheiden (zoals e­mails) uitgeprint moeten worden en aan het dossier worden toegevoegd. U w organisatie heeft besloten de analoge stukken die voor vernietiging in aanmerking komen, nume­ riek op te bergen en daarvan geen dossiers meer te vormen. Deze wijziging in de ordening had schrif­ telijk meegedeeld moeten worden aan de directeur­archivaris van het Waterlands Archief, die het toezicht heeft op het beheer van de niet overgedragen archieven (art. 13 ArchieŕVerordening 2012). B i j deze het verzoek dit alsnog te doen en aan te geven o f alle vernietigbare processen numeriek worden opgeborgen o f dat dit alleen geldt voor zaken die een korte (1­3 jaar), middellange (5­7 jaar) o f lange (10­20 jaar) vernietigingstermijn hebben. Hierover dienen nadere afspraken gemaakt te wor­ den. 3.2 Auth enticiteit, context en toegankelijkh eid en 3.3 Systeem voor toegankelijkheid Hoewel papier nog leidend is binnen uw organisatie, vindt al heel veel digitaal plaats. Z o worden i n ­ komende, analoge archiefstukken gescand en digitaal gearchiveerd, evenals ­na afloop van het werk­ proces­ in principe de uitgaande brief. Daarnaast worden digitaal vervaardigde adviezen, rapporten, voorstellen e.d. digitaal aan het dossier gehangen. Bovendien worden de e­mails digitaal gekoppeld aan een (zaak) registratie. Het huidige documentmanagement systeem ( D M S ) biedt mogelijkheden om de metagegevens te re­ gistreren die zowel in de papieren als in de digitale omgeving vastgelegd moeten worden. T e denken valt aan: dossierbesclirijving (inhoud), ordeningskenmerk (structuur), documentsoort (verschijnings­ vorm), wanneer, door w i e en uit hoofde van welke taak o f werkproces ontvangen/opgemaakt, be­ heeractiviteiten (vernietiging, overdracht e.d.), dossiervorming (samenhang met andere archiefbe­ scheiden). Deze laatste functionaliteit, het aan een digitaal dossier/zaak hangen van archiefbeschei­ den, is zowel beschikbaar voor D í V ­ m e d e w e r k e r s als voor de behandelende ambtenaren. Op dit moment moeten nog veel gegevens handmatig worden ingevoerd zoals bijvoorbeeld de vernie­ tigingstemlijn. Geconstateerd is dat niet de werkelijke vernietigingstermijn conform de selectielijst wordt ingevoerd maar dat een langere bewaartermijn wordt ingevuld. Dit heeft consequenties voor de toegankelijkheid, privacy van de burgers (Wbp ) en kosten. 4

Thans wordt er alleen gearchiveerd in het D M S (Corsa). Echter wanneer in de toekomst processen ook in afdelingsapplicaties gearchiveerd gaan worden, dient D I V betrokken te worden bij het toegan­ kelijk maken (metadata toevoegen) van deze processen. Vanwege de uniformiteit, uitwisselbaarheid van gegevens, de wettelijk verplichte metadata en de toekomstige overdracht aan het Waterlands A r ­ chief, is het noodzakelijk D I V hierbij te betrekken.

4

Wbp m Wet Bescherming Persoonsgegevens 9

Het nauwkeurig en consequent invullen van metagegevens blijft mensenwerk; de kwaliteit van de toegang op het archief wordt dan ook bepaald door dc kwaliteit van de ingevulde metagegevens (zoals correcte dossieromschrijvingen en juiste vernietigingstermijnen). In dit kpi-verslag zijn alleen de metagegevens beoordeeld die in het D M S worden geregistreerd en niet die, welke ook nog in afdelingsapplicaties worden vastgelegd. Met behulp van een audittrail van het D M S kan elke stap en elke handeling die door een medewerker wordt uitgevoerd, worden nagegaan. N a afloop van een werkproces kan dan door analyse worden aangetoond dat de gevolgde route van begin tot eind op correcte wijze is uitgevoerd. Z o kan de rechtmatigheid van dc gevolgde procedure worden aangetoond. U w organisatie werkt niet met een audittrail, maar denkt dit in de nabije toekomst wel te gaan doen. Verslagen van de raad en raadscommissies De besluitenlijsten van de raad worden - conform het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad - in papieren vorm opgemaakt en ondertekend. Daarnaast worden de raadsvergaderingen i n W A V E ( W A V ) vastgelegd en op een externe harde schijf bewaard. W A V E - bestanden zijn medium-, platform- en bestandssysteemonafhankelijk. Daardoor is W A V E uitwisselbaar. B i j W A V E kan echter gebruik gemaakt worden van compressie, hetgeen informatieverlies tot gevolg heeft en daarom sterk wordt afgeraden. Hoewel papier leidend is binnen uw organisatie, is het tevens van belang ook de op audio vastgelegde raadsvergaderingen duurzaam te archiveren. Het geeft de burger de mogelijkheid om nu en in de toekomst precies te horen wat tijdens de vergadering is besproken. Dit bevordert de transparantie van het democratische besluitvormingsproces. 3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers B i j de aanschaf en aanbesteding van papier ( N E N 2728) wordt rekening gehouden met de eisen voor permanente bewaring (zie: http://www.lopai.nl/pdf/lopai-PAPIER-2010-l .doe). De door uw organisatie gebruikte printers van S H A R P M X - 7 0 0 1 N staan niet op de lijst van goedgekeurde printers. V a n de S H A R P en H P toners is het niet duidelijk o f deze voldoen aan de Archiefregeling (zie www.cot-nl.com/nl/laboratorium/printerkeuringen/ printerlijst.html). B i j cot-nl kunt u informatie inwinnen over de door u gebruikte printers en toners. B i j vervanging van de apparatuur en toners dient u rekening te houden met de in de archiefregeling gestelde eisen. 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Met de hieronder vermelde, door u gebruikte materialen blijkt u voor een deel te voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling. V o o r de gebruikte tabstroken, tekeningenzakken en etiketten is dit niet duidelijk. Duurzame verpakkingsmaterialen Dossieromslagen Zipples Tabstroken Tekeningenzakken Etiketten Archiefdozen

Merk

Eis Archiefregeling

V E H A S N F 260 Jalema C I B / V N G welknr? V E H A welk nr? V E H A welk nr? V E H A / A m s t e r d a m s e doos

I C N kwaliteitseis 2 en 12 Weekmakervrij 1CN-1 ICN-1 I C N - kwaliteitseis nr. 15. l C N - 4 o f 13

Voldoet Ja/nee Ja Ja 9 9 9

Ja

Aangeraden wordt te controleren o f de gebruikte materialen voldoen aan de Archiefregeling. Indien dit niet het geval mocht zijn, wordt geadviseerd daar i n het vervolg bij de inkoop rekening mee te houden.

10

3.6 Systeem voor duurzaamheid O m de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden te garanderen, zijn specifieke maatregelen nodig. V o o r het leesbaar en toegankelijk houden van digitale archiefbescheiden is daarom een bewaarstrategie nodig, waarin beschreven staat hoe te handelen indien een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat o f drager) wijzigt. Volgens de Nederlandse wet- en regelgeving moeten in digitale vorm opgemaakte én gebruikte documenten ook in digitale vorm worden bewaard. Op dit moment wordt een deel van de documenten gemaakt met de intentie deze op papier af te drukken, aangezien papier nog leidend is binnen uw organisatie. B i j de creatie wordt nog onvoldoende rekening gehouden met de digitale levensduur van het document. Te denken valt aan: tekstdocumenten, mailberichten, kaarten, tekeningen, foto's, spreadsheets, audio- en videobestanden, films, websites en databases. De beste bewaarmethode verschilt per digitaal informatieobject: een website moet anders worden bewaard dan een database o f een tekstdocument. De bewaarmethode hangt ook af van de lengte van de periode waarover de informatieobjecten bewaard moeten blijven. Een informatieobject dat voor permanente bewaring in aanmerking komt, dient anders te worden behandeld dan een object dat slechts v i j f j a a r bewaard hoeft te blijven. De gemeente Waterland heeft nog geen bewaarstrategie ontwikkeld; voor digitale bescheiden is dit absoluut noodzakelijk. Het is niet nodig om zelf het wiel uit te vinden, leen "best practices" bij andere overheidsorganisaties die al langer digitaal werken en ervaring hebben met het bewaren en beheren van informatieobjecten. V o o r de duurzame bewaring van analoge bescheiden worden, naast het gebruik van zuur- en weekmakervrije artikelen, ook nietjes en plastic uit de stukken verwijderd.

4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften?

aan digitaal

informatiebeheer

en

4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer De gemeente Waterland werkt nog niet met R O D I N (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer). Dit is een checklist die de organisatie kan gebruiken bij het inrichten van een digitale beheeromgeving. De digitale beheeromgeving is een systeem in organisatiekundige zin. Het omvat naast aanbevelingen voor databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software voor het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden, een vastgestelde visie en beleid ten aanzien van de informatievoorziening, vastgelegde processen en procedures, financiële soliditeit en goed opgeleid en voldoende personeel. A a n de hand van een externe audit op grond van R O D I N kan gecontroleerd worden o f de digitale beheeromgeving van uw organisatie op orde is en wordt inzicht gegeven in hoeverre de gemeente W a terland "in control" is. 4.2 Functionele eisen U w organisatie maakt gebruik van sjablonen voor digitale archiefbescheiden maar de bedoeling is om in de nabije toekomst met smart documents te gaan werken Naast inhoud, structuur en verschijningsvorm dient ook het "gedrag' van bepaalde documenttypen te worden vastgelegd. Het betreft hier informatieobjecten met functionaliteiten die niet vanzelf bewaard blijven, zoals 3D-bestanden, rekenformules, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites. De organisatie dient zich af te vragen welke incourante informatieobjecten er gebruikt worden, welke functionaliteiten er voor permanente bewaring i n aanmerking komen en hoe dit bewerkstelligd kan worden. De gemeente Waterland moet zich hierover nog beraden.

11

4.3 Aanvullende metagegevens Onder 'aanvullende* metagegevens verstaat de archiefwelgeving technische metadata die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven. Te denken valt aan compressiegegevens, encryptie, gegevens omtrent digitale handtekening, etc. De gemeente Waterland heeft nog geen afweging gemaakt over welke aanvullende technische metagegevens nodig zijn. 4.4 Opslagformaten Binnen de organisatie worden de ingekomen documenten gescand en in P D F / A - l b opgeslagen. A l l e uitgaande documenten worden, indien nodig, van een 'natte* handtekening voorzien en vervolgens gescand en ook in P D F / A - l b opgeslagen. De digitaal ontstane documenten worden eveneens i n P D F / A - l b opgeslagen. Echter, P D F / A wordt onderverdeeld in P D F / A - l a en l b . P D F - A (Portable Document Format A r c h i vable) is een speciale variant van het gewone PDF-formaat, dal specifiek ontwikkeld is voor archivering. P D F - A / l a waarborgt zowel de inhoud als de visuele verschijningsvorm en houdt de structuur van een document over een lange periode in stand, onafhankelijk van systemen o f software. Daarom wordt aangeraden om de digitaal ontstane documenten in P D F / A - 1 a op te slaan. Daarentegen kunnen documenten die analoog zijn binnengekomen en gescand worden beter i n P D F A / l b worden opgeslagen. Deze laatste beperkt zich tot correcte visuele weergave van het document door de tijd heen. Tijdens de inspectie bleek dat uw organisatie naast P D F / A - l b ook gebruik maakt van T I F F en J P E G (voor foto's). Daarnaast worden Excelbestanden in X M L , Powerpoint in P P T en e-mailberichten in H T M opgeslagen. Het is belangrijk is om archiefdocumenten in openstandaarden op te slaan. Open standaarden zorgen ervoor dat overheidsorganisaties makkelijk digitale informatie kunnen uitwisselen. Zowel onderling als met burgers en bedrijven. De overheid is ook minder afhankelijk van specifieke softwareleveranciers wanneer ze open standaarden gebruikt. 4.5 Voorzieningen voor compressie en encryptie U w gemeente maakt gebruik van compressie. Z o wordt er gebruik gemaakt van het bestandsformaat J P E G , dat op zichzelf al een compressie is, waardoor deze niet nog eens gecomprimeerd kan worden. B i j het opslaan in J P E G treedt er informatieverlies op met name bij grafieken, lijnen o f letters en i n mindere mate bij foto's. Verder worden bestemmingsplannen in een ZIP-bestand opgeslagen. Afgeraden wordt om digitale documenten gecomprimeerd te archiveren omdat: - de compressie een extra reconstructieschakel is die botst met het principe om afhankelijkheden zoveel mogelijk te vermijden; - gecomprimeerde digitale documenten zijn kwetsbaarder dan niet- gecomprimeerde documenten. Een fout in een gecomprimeerd bestand leidt sneller tot onherstelbaar verlies; - het verwerken van gecomprimeerde bitstreams (ononderbroken stroom van bits) is complexer. Het is niet duidelijk o f er gebruik gemaakt wordt van encryptie. Dit wordt meegenomen in het project informatiehuishouding dat gezamenlijk met de gemeente Landsmeer zal worden uitgevoerd. De organisatie heeft nog niet nagedacht over eventuele gevolgen van encryptie o f compressie voor de toegankelijkheid van archiefbescheiden en eventueel verlies van informatie.

12

4.6 Converteren en migreren Alhoewel papier nog leidend is, wordt er momenteel binnen uw organisatie zowel digitaal als analoog gearchiveerd. B i j conversie/migratie van digitale gegevens werd tot op heden geen verklaring opgesteld. B i j een volgende conversie/migratie van gegevens van applicaties waarin gearchiveerd wordt (dus niet alleen het D M S ) . dient er een conversie- o f migratieprocedure te worden vastgesteld. Ook dient hiervan een verklaring te worden opgesteld. Deze verklaring moet een specificatie bevatten waarin de volgende gegevens zijn opgenomen: welke digitale archiefbestanden er geconverteerd/gemigreerd zijn, op welke wijze, met welk resultaat er is getoetst en o f hierbij aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Er dient ook getoetst te worden op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.

5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van archiefbescheiden voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

niet meer van belang

is

5.1 Archiefselectielijst en stukkenlijst De vernietigbare archiefbescheiden worden door de gemeente Waterland geselecteerd op basis van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen (2006, 2012). 5.2 Vernietiging en verklaringen Elk jaar worden de vernietigingslij sten ter goedkeuring naar de archiefinspecteur van het Waterlands Archief gezonden die een machtiging tot vernietiging afgeeft. In de vemietigingslijst dienen -naast de dossieromschrijving, de looptijd, classificatiecode, vernietigingstennijn- een opmerkingsveld (t.b.v. de archiefinspectie) en de vernietigingsgrondslag uit de selectielijst vermeld te worden, zodat altijd nagegaan kan worden op grond van welke categorie er is vernietigd. Dit laatste wordt nog altijd niet toegevoegd. Deze omissie dient zo spoedig mogelijk hersteld te worden. V a n de te vernietigen bescheiden wordt een verklaring opgemaakt met een specificatie van de te vernietigen stukken. Deze wordt ondertekend door het afdelingshoofd Facilitaire Zaken, die hiertoe gemandateerd is. In de verklaring wordt opgenomen op grond van welke selectielijst er is vernietigd en wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden. Naast het vernietigingen van de fysieke stukken dienen ook de betreffende digitale dossiers te worden vernietigd. 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen Tot op heden worden papieren bescheiden niet vervangen door digitale reproducties. De gemeente Waterland werkt hybride, men werkt digitaal maar archiveert de permanent te bewaren bescheiden nog op papier. V a n steeds meer documenten ontstaat het origineel digitaal (bijvoorbeeld e-mail, i n terne adviezen, rapporten, uitgaande brieven e.d.) en om een papieren archief compleet te maken, moeten dus afdrukken van digitale documenten worden gemaakt. Dit is feitelijk een omgekeerde vervanging. Het is efficiënter om zo snel mogelijk toe te werken naar een volledig digitaal archief. Hiervoor is wel een goede, digitale beheeromgeving noodzakelijk. 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen D e gemeente Waterland heeft geen archiefbescheiden vervreemd o f vervreemd archief ontvangen i n de afgelopen jaren.

13

6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren brengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk?

archiefbescheiden

na 20 jaar

over-

1

6.1 en 6.2 Overbrenging archiefbescheiden na 20 jaar 4 verklaring van overbrenging De archiefblokken van de voorgangers van de gemeente Waterland zijn overgebracht naar het Waterlands Archief. De verklaringen van overbrenging zijn respectievelijk ondertekend door het afdelingshoofd Facilitaire Zaken, de loco-secretaris en de gemeentesecretaris. V a n de laatste twee is het niet duidelijk o f de bevoegdheid gemandateerd was. De gemeente Waterland maakt gebruik van 1 O-jaren blokken. De overbrenging van een archief dient na 20 jaar te geschieden waarbij het oudste stuk niet ouder mag zijn dan 30 jaar. Het geïnventariseerde archiefblok 1991-1999 dient uiterlijk i n 2021 te zijn overgedragen. 6.3 Niet overbrenging vanwege bedrijfsvoering Wanneer een over te dragen archief nog nodig is voor de eigen bedrijfsvoering kan een machtiging tot opschorting van de overbrenging te worden aangevraagd bij Gedeputeerde Staten. Tot op heden was dit niet nodig.

7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke 7.1-7.2

en digitale bewaaromstandigheden

op orde?

Archiefbewaarplaats

Door de bij het I S W (Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Waterland) aangesloten gemeenten (Beemster, Edam-Volendam, Landsmeer, Purmerend, Waterland, Wormerland en Zeevang) is het Waterlands Archief aangewezen als archiefbewaarplaats die voldoet aan de bouwkundige eisen zoals gesteld in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Op 26 maart 2012 heeft de adjunct- provinciaal inspecteur, drs. C E . Schabbing, de archiefdepots van het Waterlands Archief geïnspecteerd. Het inspectierapport (03-07-2012) is naar het ISW-bestuur gezonden. Bouwkundig gezien voldoet de archiefbewaarplaats en wordt deze goed beheerd. Enkele aanpassingen zijn nodig, onder meer door de nieuwe regelgeving. Het ISW bestuur heeft toegezegd, deze aanpassingen te zullen doorvoeren. 7.3 Archiefruimten De gemeente Waterland beschikt over een eigen archiefruimte i n het gemeentehuis waar de semistatische en vernietigbare archiefbescheiden van 1991 tot heden worden bewaard. In 2008 is deze ruimte i n principe bouwkundig goed bevonden en is hiervoor een verklaring van geen bezwaar afgegeven. Hoewel de ruimte bouwkundig aan de wettelijke eisen voldoet, zijn de afgelopen jaren i n de inspectierapporten beheersmaatregelen aanbevolen zoals het monitoren van temperatuur en de luchtvochtigheid. Schommelingen in temperatuur en luchtvochtigheid leveren gunstige omstandigheden op voor ongedierte en schimmel, maar zijn schadelijk voor de archieven. Daarnaast bevonden zich krimpscheuren in de wanden. Volgens de verkregen informatie vinden er geen grote schommelingen i n temperatuur meer plaats en zouden de krimpscheuren zijn gedicht. Verzocht wordt per kwartaal de meetgegevens van de datalogger naar de archiefinspecteur van het Waterlands Archief te mailen.

14

7.4 E-depot In liet secretarissenoverlcg van het JSW is op 21 september 201 1 besloten tot het instellen van een i n tergemeentelijke projectgroep die het gemeentelijk archiefbeheer in de regio gereed moet maken voor aansluiting op een gezamenlijk (landelijk, provinciaal o f regionaal) e-depot. De secretarissen functioneren hierbij als stuurgroep. De projectgroep bestaat uit beleidsambtenaren van de gemeenten en de directeur-archivaris (coördinatie) van het Waterlands Archief. De projectgroep zal de randvoorwaarden en stappen in kaart gaan brengen welke nodig z i j n om tot een gezamenlijk E-depot te komen en aan te sluiten bij de door de archiefsector te ontwikkelen gemeenschappelijke voorzieningen en services. Begin november 2011 gaf ook het ISW-bestuur zijn fiat aan dit project. Eind november 2011 vond in het Waterlands Archief bij wijze van kick-off een goed bezochte bijeenkomst plaats over duurzaam digitaal informatiebeheer. Thans is er voldoende bestuurlijk en ambtelijk draagvlak gecreëerd om te werken aan de voorbereiding voor een gezamenlijk e-depot in de regio Waterland. In 2012 en 2013 zijn er diverse bijeenkomsten van de projectgroep geweest, waarin o.m. werd gewerkt aan een door gemeenten en archiefdienst te gebruiken metadata-schema voor digitale archivering.

8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente 8.2 - 8.3

in de praktijk

aan de openbaarheideisen

van de

Archiefwet?

Beperking openbaarheid na 20 en 75 jaar

N a de formele overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie i n principe openbaar. De Archiefwet formuleert in artikel 15 enkele uitzonderingen op deze openbaarheid. De gemeente Waterland heeft hiervan geen gebruik gemaakt. Het college van B & W van de gemeente Waterland heeft als zorgdrager voor de archieven nog geen rekening gehouden met artikel 15a. van de Archiefwet, die de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie zodanig inperkt dat de bedrijfsgegevens niet openbaar zijn maar de milieueffecten w e l . Dit is met name relevant bij een W O B - verzoek (Wet Openbaarheid van Bestuur).

9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente omstandigheden ?

plannen

voor het behoud

van de (te bewaren)

archiefbescheiden

bij

bijzondere

9.1 Onderdeel Gemeentelijke Rampenplan en 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Voor de regio is een risicoprofiel vastgelegd. Het regionaal risicoprofiel is uitgewerkt in een regionaal crisisplan. Helaas heeft uw organisatie geen geactualiseerde versie van het Calamiteitenplan archiefcollecties 2007-2011 vastgesteld. De verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden in geval van calamiteit is thans de gymzaal van de Marijkehal. Verder is de gemeente niet aangesloten bij Documentenwacht. Wanneer u bij Documentenwacht bent aangesloten, kunt u in geval van een calamiteit hierop een beroep doen. Documentenwacht richt zich op het redden van o.a. archieven en het beperken van schade na bijvoorbeeld brand en wateroverlast.

15

10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke laken voor de archiefz org en hel ar­ chiefbeheer, hoeveel middelen en mensen z ij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsni­ veau? Helaas konden alleen organisatie­breed getallen en bedragen worden verstrekt, zodat niet duidelijk is welke bedragen specifiek aan archiefzorg en archiefbeheer worden besteed. Het is dus enigszins ingewikkeld om alle kosten helemaal i n beeld te krijgen. Naast D I V zijn er ook I C T e r s betrokken bij het beheer van de digitale archieven. Het verdient aanbeveling al deze kosten zo transparant mogelijk te maken. 10.1 Middelen ­ loonkosten D I V personeel : ­ loonkosten applicatiebeheer : ­ inhuur extern (DIV) personeel : ­ opleidingskosten D I V : ­ materialen voor papieren archief (zipples, c a . : omslagen, tabstroken, etiketten, dozen etc.) ­ externe bewerking archieven : ­ inventarisatiewerkzaamheden ì ­ vernietiging : ­ bouw/inrichting en onderhoud archiefruimte (ook digitaal) : ­ huur archiefruimte o f opslag : ­ externe digitalisering archieven : ­ scanners ! ­ software D M S I R M A (Corsa) } : software D S P | ­ software waarin naast het D M S wordt gearchiveerd : ­ kosten uitbesteding archiefbeheerstaken : ­ aansluiting archiefdienst (archiefbewaarplaats) : ­ aansluiting documenten wacht : ­ website archiveren :

ļ 6 i 6 6 6 6 6 6 6 6 I 6

6 6 6 ê 6

10.2 Mensen, kwantitatief ten beh oeve van beh eer De werkzaamheden van D I V bestaan uit post openen, scannen, postregistratie, controle en aanpassing van registratiegegevens, archieŕwerkzaamheden (zowel analoge als digitale dossiervorming, materi­ ele verzorging, rappelleren, opstellen vernietigingslij sten, afvoeren dossiers naar semi­statisch ar­ chief, informatie verschaffen). Het vaste DIV­team bestaat uit 3,59 fte waarvan 2 fte beschikbaar is voor zowel analoge als digitale archieŕwerkzaamheden. Wat de analoge dossiervorming betreft: alleen van de permanent te bewaren, analoge archiefbescheiden worden dossiers gevormd; de overige archiefstukken worden numeriek weggezet. Daarnaast wordt er 1,59 fte beschikbaar gesteld voor applicatiebeheer, advisering i n ­ richting D M S , voorlichting gebruik D M S . Vanwege de hybride werkzaamheden die voortkomen uit de digitale naast de analoge dossiervor­ ming, is de bezetting krap te noemen. Tevens heeft D I V ook de taak toebedeeld gekregen om de af­ delings­7persoonlijke schijven van de ambtenaren op te schonen.

16

De gemeente Waterland beschikt over 106,04 fte archief producerende ambtenaren. In het algemeen leert de ervaring dat in de overgangstijd van papier naar digitaal tijdelijk meer formatie voor archivering noodzakelijk is. Op den duur is waarschijnlijk minder, maar hoger opgeleid personeel nodig. Er is budget beschikbaar voor bij- en nascholing. 10.3 Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer De DIV-ers zijn voldoende opgeleid voor de analoge archiefwerkzaamheden. Door de digitalisering zullen de medewerkers van D I V echter een totaal andere rol krijgen; van uitvoerend naar regisserend en ondersteunend, van achteraan naar vooraan in het proces. Hiervoor zijn, naast kennis van het digitaal archiveren zelf, competenties nodig als denken in werkprocessen, proactief communiceren en zaakgericht werken.

17

Overzicht K P P s

Bijlage 1 De volgende symbolen zijn gebruikt om visueel aan te geven in hoeverre de gemeente Waterland aan een kpi voldoet: Voldoet

©

Voldoet deels Voldoet niet niet van toepassing

-

Lokale regelingen LI + 1.2 1.3

Er is geen geactualiseerde vastgestelde verordening archiefzorg en toezicht archiefbeheer, die is meegedeeld aan G S Er is geen geactualiseerd vastgesteld besluit informatiebeheer

ld

Er heeft wijziging van overheidstaken plaats gevonden. Zowel met S P O O R als de M i l i e u dienst is verklaring opgemaakt. Wellicht dient deze aangepast te worden (zie punt 1.4 van het rapport) Het college heeft als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling o f ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen getroffen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden. De zorgdrager houdt een register van de gemeenschappelijke regelingen bij maar dient een aantal gegevens toe te voegen. Het college heeft n mandaatregeling Archiefzorg vastgesteld waarbij enkele bevoegdheden aan het afdelingshoofd Facilitaire Zaken is gemandateerd Vanwege de uitbesteding van archiefbeheer(staken) aan W I N D (hosten website) en de gemeente H o o m (sociale dienst) dienen dienstverleningsovereenkomsten te worden opgesteld.

1.5

1.6 1.7

2.

4

Interne Kwaliteitszorg en toezicht

2.1

De organisatie heeft geen kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd.

2.2 2.3

De gemeente heeft i n I S W verband een gekwalificeerd archivaris benoemd De directeur-archivaris geeft regelmatig inspectieverslagen uit i n het kader van het toezicht op het beheer van de niet- overgebrachte archieven De directeur-archivaris geeft regelmatig verslagen uit over het beheer van de overgebrachte archieven

2.4

3. 3.1

3.2 3.3

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden D e gemeente beschikt niet over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle digitale/gedigitaliseerde archiefbescheiden. De gemeente beschikt wel over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle analoge archiefbescheiden Het college kan van digitale archiefbescheiden die in het D M S en afdelingsapplicaties zijn opgenomen nog onvoldoende de authenticiteit en context waarborgen. Het analoge archiveringssysteem en het D M S waarborgt de toegankelijkheid zodanig dat archiefbescheiden binnen redelijk termijn gevonden worden en leesbaar/waarneembaar zijn. De gemeente gebruikt geen audittrail waardoor de rechtmatigheid van het gevolgde proces niet kan worden aangetoond.

1

3.4

De organisatie gebruikt voor een deel duurzame fysieke materialen en gegevensdragers.

3.5

De organisatie gebruikt voor het merendeel duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag.

3.6

Het archiveringssysteem waarborgt de duurzaamheid voldoende voor analoge bescheiden

4.

Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden

4.1

De gemeente werkt niet op basis van R O D IN-checklist

4.2

Er wordt gebruik gemaakt van sjablonen

4.3

Het 'gedrag' van bepaalde documenttypen dient te worden vastgelegd. Nagegaan dient te worden van welke informatieobjecten dit dient te gebeuren. De digitale bescheiden worden niet verrijkt met aanvullende technische metagegevens

m m m

Archiefbescheiden worden opgeslagen i n P D F / A - l b . V o o r digitaal geboren documenten wordt P D F A - 1 a aanbevolen Er wordt gebruik gemaakt van compressie maar er is niet nagedacht over de eventuele gevolgen van compressie (en encryptie) voor de toegankelijkheid van archiefbescheiden. Er zijn nog geen bestanden geconverteerd/gemigreerd

z

Het archiveringssysteem waarborgt de duurzaamheid onvoldoende voor digitale bescheiden

4.4 4.5 4.6

5.

Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden

5.1

De archieívormer gebruikt de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden.

5.2

5.3

Het college maakt een verklaring van vernietiging op van vernietigbare archiefbescheiden waarbij de verklaring wordt ondertekend door het hoofd Facilitaire Zaken die hiertoe is gemandateerd is E r vindt geen vervanging van archiefbescheiden plaats

5.4

Er heeft geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden

6.

Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats

6.1

De archiefblokken van de voormalige gemeenten die thans tot de gemeente Waterland behoren zijn tot 1990 geïnventariseerd en staan bij het W A Er z i j n verklaringen van overbrenging opgemaakt die resp. zijn ondertekend door het sectorhoofd Bedrijfsondersteuning die hiertoe gemandateerd is en door de loco-secretaris, gemeentesecretaris. V a n deze laatste twee is niet duidelijk o f zij hier voor gemandateerd waren Er heeft geen uitstel van overbrenging plaatsgevonden vanwege de bedrijfsvoering

6.2

6.3

19

•' \

-

7. 7.1

7.2 7.3

Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De gemeente heeft in IS W-verband een archieforganisatie (Waterlands Archief) aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats Het college gebruikt de archiefbewaarplaats t.b.v. te bewaren overgebrachte archiefbescheiden De gemeente beschikt over een archiefruimte die bouwkundig is goedgekeurd door G S . Deze archiefruimte wordt gebruikt voor op termijn over te brengen archiefbescheiden

7.4

8. 8.2

8.3

9. 9.1 9.2

-

Er is een intergemeentelijke projectgroep ingesteld ter voorbereiding van het E-depot

Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte Archiefbescheiden Er zijn geen beperkingen aan de openbaarheid gesteld van archiefbescheiden die naar het Waterlands Archief zijn overgebracht Er wordt geen rekening gehouden met de beperking van de openbaarheid van milieuinformatie dat met name relevant is bij een W O B verzoek (Wet Openbaarheid van Bestuur) Er zijn geen beperkingen op de openbaarheid gesteld van 75 jaar o f langer

Rampen, calamiteiten en veiligheid V o o r de regio is een risicoprofiel, beleids- en crisisplan m.b.t. tot de verplaatsing o f veiligstelling van objecten met cultuurhistorische waarde De gemeente heeft geen geactualiseerd calamiteitenplan vastgesteld D e gemeente heeft een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden

10.

Middelen en mensen

10.1

Welk bedrag wordt door de gemeente ter beschikking gesteld voor de dynamische en semi-statische archiefwerkzaamheden? Is er voldoende fte om de werkzaamheden te verrichten? Z i j n er achterstanden in wettelijk verplichte werkzaamheden? Z i j n er aanmerkingen gemaakt vanuit externe toezichthouders Is het opleidingsniveau voldoende voor de analoge werkzaamheden? Is er bijscholing nodig voor DIV-ers i.v.m. digitale werkzaamheden? Kunnen de wettelijk verplichte werkzaamheden op grond van opleiding worden uitgevoerd? Z i j n er aanmerkingen vanuit externe toezichthouders?

10.2

10.3

20

6? Nee Nee Ja Ja Ja Ja Ja

1