Jaarstukken 2011 Versie DB 20 juni 2012

Agendapunt: 6a

Jaarstukken 2011 Versie DB 20 juni 2012

T:\SAMENWERKING\STAF\DIENST\FINANCIEN\JAARREKENING\2011\Jaarstukken 2011 Vastgesteld DB 20 juni 2012

Inhoudsopgave Jaarstukken 2011 Inleiding I

Jaarverslag 1. 2.

II

3

Programmaverantwoording Paragrafen

4 23

Jaarrekening 1. 2. 3. 4.

Bijlagen

Jaarstukken 2011

Balans en toelichting Programmarekening SISA Rechtmatigheid

33 48 50 52 56

Pagina 2 van 59 Vastgesteld: DB 20 juni 2012

Inleiding Voor u liggen de jaarstukken 2011 van de Omgevingsdienst ZHZ. Hiermee doen wij verslag over de uitvoering van de begroting 2011. Het jaarverslag is de verantwoording over de behaalde resultaten, zowel beheersmatig als financieel. Inhoudelijk wordt separaat gerapporteerd naar elk van de opdrachtgevers als verantwoording van het gegeven mandaat. In de begroting 2011 hebben wij speerpunten en prestatie indicatoren geformuleerd. In het jaarverslag sluiten wij hierop aan en gaan we in op de resultaten. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (deel I) en de jaarrekening. Het jaarverslag bevat de programmaverantwoording (wat willen we, wat hebben we daarvoor gedaan en wat heeft het gekost?)en de verplichte paragrafen. De jaarrekening (deel II) bevat de balans, programmarekening en de SISA verantwoording over de subsidiebijdragen van het Rijk en provincie.

Jaarstukken 2011


DEEL I

Jaarstukken 2011

Jaarverslag


1

Programmaverantwoording

1.1

Directieverslag

Samenvatting Het jaar 2011 is voor de omgevingsdienst vrijwel geheel volgens plan verlopen. Als gevolg van de incidenten op Moerdijk en Kijkhoek is extra focus geweest op het beheersen van de risicovolle bedrijven in onze regio. Gemeenten en provincie zijn adequaat geïnformeerd en geconcludeerd kon worden dat de gemeenten en provincie voldoende in control waren. De inhoudelijke opdrachten van de gemeenten en provincie zijn uitgevoerd en waargemaakt en tegelijkertijd is de exploitatie, vrijwel conform begroting, sluitend geweest. De medewerkers binnen de dienst raken goed op elkaar ingespeeld. De Omgevingsdienst ZHZ bereidt een nieuwe manier van uitvoering van met name toezicht en handhaving voor, risico in plaats van regelgericht. Algemeen Op 1 januari 2011 startte de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, als eerste in zijn soort in Nederland. Een nieuwe organisatie, waarin het collectief van gemeenten en de provincie de krachten bundelen voor de uitvoering van omgevingstaken. De Omgevingsdienst ZHZ verleent, voor de 20 opdrachtgevers, in mandaat omgevingsvergunningen en handhaaft deze. Daarnaast adviseert de Omgevingsdienst ZHZ gemeenten en provincie bij (duurzaam) ruimtelijk beheer en - ontwikkeling. Ruim 200 medewerkers werken daarbij samen aan een veilige, gezonde en leefbare, vitale regio Zuid-Holland Zuid. In Nederland worden voorbereidingen getroffen dat in alle (politie/veiligheids-) regio’s regionale uitvoeringsdiensten ontstaan. De Omgevingsdienst ZHZ geldt bij veel initiatieven als voorbeeld en kennisoverdracht en delen van documenten vindt ruimhartig plaats. Omgevingsbeheer in 2011 De Omgevingsdienst ZHZ werkt op basis van jaarwerkplannen per opdrachtgever en enkele programma’s in opdracht van het collectief van gemeenten en provincie. Uitvoeringskwaliteit Het kwaliteitsniveau van de uitvoering van omgevingstaken staat alom ter discussie. De lessen uit de evaluatie van grootschalige rampen zijn dat de kwaliteit van vergunningen en handhavend optreden van de overheid heel vaak te wensen overlaat. Dit speelt, zo blijkt vooral in situaties waarin de uitvoering te kleinschalig is. Noodzakelijke bezuinigingen verhogen de al aanwezige veiligheids-, gezondheids- en/of milieurisico’s verder. Dit onderkennende hebben de gemeenten opdracht gegeven om tot een herijking van de uitvoeringskwaliteit te komen. In 2011 zijn op dat terrein stappen gezet. Kern van de verandering is dat de uitvoering van regelgericht naar risicogericht wordt verlegd en dat de prioriteiten worden gelegd vanuit de handhavende overheid. In de najaarsconferentie van de portefeuillehouders zijn richtinggevende uitspraken gedaan voor het opnieuw definiëren van een minimaal regionaal kwaliteitsniveau voor de uitvoering van milieutaken. Voor de gemeenten in Zuid-Holland Zuid gaat het borgen van Veiligheid en Gezondheid als regionale kerndoelen gelden. Leefbaarheid en de overige milieudoelen kunnen lokaal geprioriteerd worden. Het toezicht op activiteiten met een relatief laag veiligheid- en gezondheidrisico gaat meer algemeen en

Jaarstukken 2011


regionaal geprogrammeerd worden gedaan en legaliseringsprocessen (verlenen van vergunningen en afdoen van meldingen) worden zover mogelijk vereenvoudigd en geconcentreerd op de kerndoelen (veiligheid en gezondheid). Deze vernieuwde uitvoering biedt de mogelijkheid om het kwaliteitsniveau opnieuw af te stemmen op de budgettaire mogelijkheden en tegelijkertijd de kwaliteit van uitvoering te verbeteren. Milieuruimte Heel vaak blijkt dat ruimtelijk beperkingen moeten worden opgelegd aan ruimtelijk economische ontwikkelingen door (Europese-) grenzen voor veiligheid, luchtkwaliteit geluid of natuurontwikkeling. Bedrijfsleven en overheid nemen deze grenzen steeds vaker en vroeger als randvoorwaarde mee bij hun planvorming. De Bestuurscommissie van de Omgevingsdienst ZHZ gaf de dienst in maart 2011 groen licht voor een meerjarig programma voor een duurzaam beheer en ontwikkeling van omgevingsruimte. Doel van dit meerjarenprogramma is dat de Omgevingsdienst ZHZ kennis/expertise opbouwt en milieudata verzamelt, beheert en ontsluit ten behoeve van ruimtelijk beheer en ontwikkeling van gemeenten en provincie in Zuid-Holland Zuid. Daarnaast specialiseert de Omgevingsdienst ZHZ zich, gelet op de specifieke kenmerken van de regio Zuid-Holland Zuid op vervoer en milieu. Het programma wordt voornamelijk gefinancierd door de provincie, al dan niet via subsidies van het Rijk. In 2011 is het programma niet alleen opgesteld en gefiatteerd, maar ook op onderdelen gerealiseerd. Externe ontwikkelingen Begin 2011 deden zich twee incidenten voor, die belangrijke impact hadden voor onze regio. De brand bij Chemiepack op Moerdijk zorgde voor depositie van verontreiniging in onder meer de regio ZuidHolland Zuid. Tijdens het incident richtte de aandacht van de regionale overheid zich op mogelijk gevaar voor gezondheid van de burgers in de regio. De wachtdienst van de Omgevingsdienst ZHZ was één van de diensten, die daarbij betrokken was. Een tweede incident betrof een brand op Kijfhoek, het goederenrangeeremplacement in de Zwijndrechtse Waard. Deze brand was zeer risicovol en volgt op een groot aantal kleinere incidenten in de afgelopen jaren. Omgevingsdienst ZHZ beschikt nu, door de bundeling van provinciale en gemeentelijke expertise, over alle kennis en ervaring rond dit emplacement, en kon niet alleen adequaat adviseren en informeren tijdens het incident, maar kan ook beter richting geven aan een betere borging van veiligheidsrisico’s. Inzet is om, samen met andere RUD’s te werken aan een betere en eenduidige benadering van alle actoren, die zich met vervoer van gevaarlijke stoffen over spoor bezighouden. Beide incidenten hebben wederom de aandacht gevestigd op het belang van een goede uitvoering van milieu en veiligheidstaken bij de grote risicovolle bedrijven. De Omgevingsdienst ZHZ heeft alle gemeenten en provincie direct geïnformeerd over de stand van zaken bij deze bedrijven in elke gemeente. In onze regio bleken deze bedrijven goed in control. Bij enkele bedrijven is extra inzet gevraagd om eventuele veiligheidsgebreken op te heffen. Nadien ontspon zich een bestuurlijke discussie rond de vraag of het veiligheidsmanagement, en vooral borging daarvan en het toezicht daarop, wel goed is in Nederland na de eerdere ervaringen van de vuurwerkramp en andere grootschalige incidenten. De rijksoverheid zette in op professionalisering van overheidstoezicht en opschaling van de uitvoering ervan. Deze taak is voor de bedrijven in Zuid-Holland Zuid een essentieel onderdeel van het takenpakket van de Omgevingsdienst ZHZ. De noodzaak van voldoende kwaliteit en vooral continuïteit is in onze regio voldoende geborgd. Sinds 2006 wordt deze taak in een samenwerkingspool uitgevoerd samen met en onder operationeel management van de DCMR/milieudienst Rijnmond. Deze oplossing geldt nu als voorbeeld voor andere delen in Nederland, waarbij verdere opschaling naar ‘risicoclusters’ het doel is

Jaarstukken 2011


en bij voorkeur in een organisatorisch verband. Voor Zuid-Holland betekent dit dat deze taken waarschijnlijk verder worden gebundeld met Zeeland. In het oog sprong verder de bedreiging aan het adres van de voormalige Milieudienst ZHZ rond de jaarwisseling eind 2010. De aanpak van illegaal kamerverhuur in Dordrecht door de gemeente, waaraan de Omgevingsdienst ZHZ meewerkt, vormde waarschijnlijk de aanleiding. De ontruiming van het pand en de publiciteit heeft een grote impact gehad op de betrokken medewerkers en organisatie als geheel. Prestaties Het totaal aan productie/prestatieafspraken is in 2011 voor 99% gehaald. Uiteraard zijn er wel verschillen per opdrachtgever. Om te voorkomen dat het beschikbaar budget van een opdrachtgever zou worden overschreden, is nauwgezet gestuurd op inzet. Aan de andere kant van het spectrum waren er enkele opdrachtgevers, waar het werkaanbod kleiner was, dan de ‘budgettaire capaciteit’. In een enkel geval hing dit samen met minder werkaanbod, samenhangend met de economische situatie, in andere gevallen tekent zich een meer structureel patroon af. Voor de provincie gold voor 2011 dat het budget gefixeerd is. realisatie jaarprogramma's 2011 Vergunning en Meldingen Toezicht en handhaving Milieu en Ruimte Totaal MIN

180% 160% 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% AL

BI

CR

DO

GF

GI

GO

HG

HI

KO

LE

LI

NL

OB

PA

SL

ST

ZD

ZW

PZH TOT

Collectieve opdracht: regionale programma’s Het doel van het meerjarenprogramma Omgevingsruimte en Databeheer is om gemeenten en provincie beter te ondersteunen bij het maken van afwegingen en keuzes in ruimtelijke planprocessen, in relatie tot milieuaspecten. De Omgevingsdienst ZHZ investeert in het verder opbouwen en doorontwikkelen en ontsluiten van milieudata en milieuexpertise. Binnen het deelprogramma Bovengrond is het basisdocument ‘gemeenteprofiel’ gereed gekomen. Binnen het deelprogramma Vervoer zijn onder meer signaleringskaarten externe veiligheid en lucht opgeleverd. Binnen het deelprogramma Ondergrond is een verkenning uitgevoerd naar gebiedsgericht grondwaterbeheer voor Dordrecht (m.n. het Zeehavengebied). Er is een belangrijke impuls gegeven aan het uniform geografisch weergeven van milieudata. De voortgang van het totale programma is vertraagd doordat specifieke deskundigheid niet tijdig beschikbaar was (waaronder verkeerskundige kennis) en de beperkingen van de ICT-infrastructuur bij het gebruik van complexe reken- en modelleringsprogramma’s. Desondanks loopt het merendeel van de projecten conform planning. Naar verwachting kunnen de deelprogramma’s binnen de gestelde programmaperiode (tot 2015) afgerond worden.

Jaarstukken 2011


In 2012 zullen relevante regionale en landelijke ontwikkelingen waaronder de heroriëntatie van het regionaal uitvoeringsniveau, de impact van de Havenvisie Rotterdam 2030 op de regio ZHZ en de nieuwe Omgevingswet worden gevolgd en zo nodig meegenomen in de aanpak. Organisatie De organisatie van de dienst heeft zich in 2011 moeten ‘zetten’. De fusie van de Milieudienst ZHZ en een deel van de provinciale organisatie betekende voor veel medewerkers een nieuwe werkomgeving, nieuwe collega’s en een nieuwe taak. De Omgevingsdienst ZHZ startte met relatief veel vacatures. De formatieomvang kon daarom van 209 teruggebracht worden naar 190 FTE. Daarmee kan een kleine flexibele schil worden opgebouwd. Een tiental sleutelfuncties zijn in de loop van 2011 ingevuld. In de loop van 2011 is ook duidelijk geworden op welke plaatsen in de organisatie verdere optimalisatie van de structuur nodig is. In 2012 zal een eerste ‘onderhoudsronde’ worden uitgevoerd. De organisatieopbouw is niet geheel in balans: de ‘senior’-functies zijn overbezet en de ‘junior’ functies zijn onderbezet. Ook is de gemiddelde leeftijd van de organisatie relatief hoog. Tezamen met de noodzaak om de flexibele capaciteitsschil groter te maken, belemmert dit doorgroei voor medewerkers. Het moment, waarop de organisatie min of meer stabiel wordt, schuift daarmee naar achteren. Het ontwikkelen van een eigen identiteit/cultuur van de Omgevingsdienst ZHZ is in gang gezet. Er zijn leidende principes ontwikkeld en deze worden nu ter hand genomen en betrokken bij de manier van werken, ontwikkelen en beheren van de dienst. De Omgevingsdienst ZHZ gaat geleidelijk invulling gaan geven aan het Nieuwe Werken. Dat heeft impact op de manier, waarop de dienst haar informatisering en ICT inricht. Ook zal de huisvesting voor de toekomst daarop worden afgestemd. De Omgevingsdienst ZHZ vindt de bestuurlijke en ambtelijke contacten met de opdrachtgevers van groot belang. Accounthouders hebben minimaal 2 maal per jaar overleg met de portefeuillehouder over het jaarprogramma. De Omgevingsdienst ZHZ is daarbij transparant over de voortgang van het werk, zodat de opdrachtgever op een goede manier en indien nodig kan bijsturen. Ontvlechting RZHZ en provincie De regio Zuid-Holland Zuid en de Omgevingsdienst ZHZ zijn begin 2011 een ontvlechtingovereenkomst aangegaan. Daarin is een ordentelijke overgang van rechten en verplichtingen van de RZHZ, waarbinnen de sector Milieudienst ressorteerde, naar de Omgevingsdienst ZHZ. In afwijking van deze overeenkomst zijn bestuurlijk aanvullende besluiten genomen, als gevolg waarvan de structurele inkomsten van de Omgevingsdienst ZHZ aanzienlijk teruggelopen zijn en aanvullende bijdragen aan de GR regio Zuid-Holland Zuid verplicht zijn geworden. De ontvlechtingsafspraken met de provincie zijn conform afspraken uitgevoerd en nagekomen. Bestuurlijk De bestuursstructuur is complex gebleken. De deelname in de Omgevingsdienst ZHZ van de Regio Zuid-Holland Zuid (namens de 19 Zuid-Holland Zuid gemeenten) maakte dat de gemeenten zich niet voldoende mede-eigenaar voelden. De bestuurders gaven aan de besluitvormingsprocessen niet transparant genoeg te vinden. Tot slot bleek er als gevolg van verkiezingen (gemeenten 2010) langdurig sprake van bestuurlijke discontinuïteit als gevolg van de getrapte deelname van de gemeenten. Begin 2011 is een eerste voorstel gedaan om de structuur om te bouwen naar een directe deelname van de gemeenten in de Omgevingsdienst ZHZ. Uiteindelijk heeft het Algemeen Bestuur in november

Jaarstukken 2011


het voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling vastgesteld; de Bestuurscommissie heeft in december geadviseerd. Het dagelijks bestuur heeft in januari 2012 het definitieve voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling in procedure gebracht bij de beide eigenaren. Eind 2012 is dit traject afgerond zodat per 1 januari 2013 de gemeenten wel en RZHZ niet meer deelneemt in de Omgevingsdienst ZHZ. Het Dagelijks Bestuur kwam in 2011 zeven keer bijeen, het Algemeen Bestuur drie keer. De Bestuurscommissie kwam zes keer bijeen en adviseerde het Dagelijks en Algemeen Bestuur een aantal malen, vooral rond de begrotingsbesluiten 2012, het Beheersplan, de ontvlechtingsafspraken met de Regio ZHZ, de ontvlechting en vormgeving van de nieuwe relatie met het SCD en de nieuwe gemeenschappelijke regeling van de Omgevingsdienst ZHZ. De Bestuurscommissie heeft telkenmale geaccentueerd dat zij als collectief van opdrachtgevers een belangrijke stem wenst te hebben in de besluitvorming binnen de Omgevingsdienst ZHZ. De adviezen van de bestuurscommissie ten aanzien van de ontvlechting vanuit de regio Zuid-Holland Zuid zijn door het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst ZHZ niet altijd opgevolgd. Het Algemeen Bestuur stelde in februari de richtlijnen voor de begroting 2012 vast. De definitieve begroting 2012 werd in juli vastgesteld. Ook in juli werd de nieuwe gedeputeerde aangewezen als voorzitter van de omgevingsdienst. In november stelde het Algemeen Bestuur onder meer de begrotingswijziging 2011, de richtlijnen voor de begroting 2013, de openingsbalans en het voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling vast. Met betrekking tot de tijdelijke opslag van de tarieven vanwege de balansbijdrage aan de Regio ZHZ en vanwege de opbouw voor een voorziening voor de verlofinbreng vanuit de Milieudienst ZHZ werd besloten advies te vragen aan de Bestuurscommissie. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van besluiten van het Algemeen Bestuur. Daarnaast heeft het Dagelijks Bestuur op basis van delegatie en mandaat eigen bevoegdheden. Vanuit beheersmatig oogpunt heeft besluitvorming plaatsgevonden over de bestuursrapportages en het beheersplan 2011 – 2015. Vanuit operationeel oogpunt heeft het Dagelijks Bestuur onder meer de dienstverleningsovereenkomst 2011 met het SCD vastgesteld. Ook werden de mantelovereenkomsten met externe dienstverleners verlengd en is, als sluitstuk van het project ‘systeemkoppelingen’, het pakket Efficy aangeschaft ten behoeve van de projectadministratie. De Bestuurscommissie stelde, als collectief opdrachtgever, het uitvoeringsplan 2011-2015, het programma Duurzaam beheer en ontwikkeling van omgevingsruimte 2011 – 2015, het programma Databeheer 2011 – 2015, het programma Uitvoering algemene wettelijke taken en het jaarprogramma 2012 Externe Veiligheid vast. Daarnaast stelde zij in september het herziene uniforme model voor het mandaatbesluit van de Omgevingsdienst vast. Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering van de Omgevingsdienst ZHZ is gebaseerd op het principe van zaakgericht werken. Dit door de rijksoverheid ontwikkelde (EGEM/NORA) werkprincipe moet borgen dat de overheid transparant werkt en informatie eenvoudig te delen is. Samen met de gemeente Dordrecht en Drechtsteden is al in 2006 daartoe de verandering ingezet. Zaakgericht werken betekent dat proces, kosten, informatie en documenten op productniveau eenduidig worden vastgelegd en gemanaged. Het betekent een investering in de opzet en implementatie van

Jaarstukken 2011


zaakgericht werken, maar betekent winst op transparantie, proces- en informatiemanagement en exploitatiekosten. De producten/dienstencatalogus staat centraal in alle bedrijfsprocessen van de dienst. 1

De nieuwe PDC kent in totaal 193 actieve productsoorten/zaaktypen , waarvan er 165 betrekking hadden op ‘externe’ productsoorten. De komende jaren wordt toegewerkt naar het verder bundelen van zaaktypen op geleide van verdere vereenvoudiging van omgevingswetten. Naar opdrachtgevers wordt geconsolideerd gerapporteerd op ca. 20 productgroepen/hoofdtaken. De verdere implementatie van zaakgericht werken is in 2011 vertraagd. De invoering van met name het basiswerkpakket Squit XO en de koppeling aan het Drechtsteden pakket Mozaïek kreeg minder prioriteit binnen de verandercapaciteit van het SCD (service centrum Drechtsteden) dan wenselijk vanuit de belangen van Omgevingsdienst ZHZ. Dit geldt ook voor de systeemkoppelingen naar het financieel pakket en het inrichten van de projectadministratie, beide essentieel voor de succesvolle implementatie. In het latere perspectief van de beëindiging van de dienstverlening door SCD, heeft de Omgevingsdienst ZHZ zelf een, op de markt verkrijgbaar standaard pakket voor projectadministratie en – management aangeschaft. Verder is de invoering van een DMS (waarmee vergaand digitaal werken mogelijk wordt) uitgesteld tot het moment dat een nieuwe ICT dienstverlener is geselecteerd (2013). Dienstverlening door SCD Voortzetting van de dienstverlening door SCD aan, onder meer, de Omgevingsdienst ZHZ via inbesteding stuit op de aanbestedingswetgeving. Als gevolg daarvan is door een bestuurlijke coördinatiegroep een kaderafspraak gemaakt over de eventuele ontvlechting vanuit SCD, mocht aanbesteding niet leiden tot gunning aan SCD. Medio 2012 worden op dit punt finale besluiten verwacht. Financieel Oprichtingsafspraken De ‘oprichtingsafspraken’ van de Omgevingsdienst ZHZ zijn gefundeerd op de afspraak dat de budgetten van gemeenten en provincie voor drie jaar in stand zouden blijven en dat de aanloopkosten, sociaal plan kosten en opbouw van het weerstandsvermogen in drie jaar zou plaatsvinden. De Omgevingsdienst ZHZ stelde in de zomer van 2010 de begroting voor 2011 op. Die was zodanig dat de terugverdienperiode op drie jaar is gehandhaafd. Dat was voorafgaande aan de plaatsing van personeel en vorming van de organisatie. De plaatsing van medewerkers en inrichting van de organisatie week uiteindelijk fors af van de verwachtingen. Dat had effecten op de exploitatie, deels gunstig, deels ongunstig. Financiering De Omgevingsdienst ZHZ is niet vast gefinancierd. De inkomsten zijn afhankelijk van de mate waarin de afgesproken prestaties zijn behaald. Deze prestaties bestaan uit productieve uren en zijn dus direct gerelateerd aan de personele capaciteit/formatie. Het goed afstemmen van benodigde en beschikbare personele capaciteit, zowel qua omvang als kwaliteit maakt dat de Omgevingsdienst ZHZ bedrijfsmatig overeenkomst met een ingenieurs/adviesbureau en zich wezenlijk onderscheid van de karakteristiek van de overheid. Omzet Het voor de gemeentelijke taakuitvoering van de Omgevingsdienst ZHZ beschikbare budget is in 2011 ten opzichte van 2010 met 6,8 % verminderd (€ 0,7 mln.). Dit is direct of indirect ten goede gekomen 1

Het onderscheid tussen zaaktypen wordt bepaald door verschillende processen, financieringsvorm, taakveld en/of documentatievereisten. Jaarstukken 2011


aan de gemeenten door reductie van budgetten en vermeden kostenstijging. De gemeenten hebben alle ‘verbonden’ partijen een bezuinigingsopgave opgelegd van 5% in 2011 en nog eens 5% (beide ten opzichte van 2010) in 2012. Van deze doelstelling is door Omgevingsdienst ZHZ dus al voor 6,8 % gerealiseerd in 2011. Kosten De kosten van de Omgevingsdienst ZHZ bestaan voor 78% (181 fte) uit personeelskosten, waarvan de externe inhuur 8% is (flexibele schil, 28fte). Daarnaast zijn huisvesting (4%) en ondersteuning van SCD (9%) de grootste kostenposten. Het sturen op productiviteit per medewerker is de belangrijkste sleutel voor een goede exploitatie. In 2011 was de productiviteit van de dienst begroot op 67,3% en is deze uitgekomen op 65,9%. Resultaat De jaarrekening 2011 sluit met een positief saldo van € 1.149. In vergelijking met de bijgestelde begroting bij de tweede bestuursrapportage (€ 1.049) is er sprake van een voordeel van € 100. Het resultaat wordt bestemd voor het terugverdienen van de aanloopkosten, sociaal plan kosten en de opbouw van weerstandsvermogen. Vooruitzichten In 2012/2013 zullen in Nederland regionale uitvoeringsdiensten ontstaan. Als gevolg daarvan zullen bevoegdheden van provincie naar gemeenten verschuiven, budgetten verschuiven en een nieuw sterk uitvoeringsnetwerk in Nederland ontstaan. Omgevingsdienst ZHZ zal daarin actief participeren. In de Rijn-Schelde Delta zal de samenwerking en gedeeltelijke integratie sneller gaan en intensiever zijn. In 2012 zal een nieuw kwaliteitsniveau voor de wettelijke omgevingstaken worden gedefinieerd en geimplementeerd. Risico’s staan centraal en niet de wettelijke regels. Dat vraagt van besturen keuzes (welke en tot welk niveau zijn risico’s acceptabel) en het vraagt van de dienst een nieuwe manier van werken. De OZHZ maakt, als uitvloeisel van de landelijke kwaliteitscriteria, een algemene businesscase voor de uitvoering van BWT-taken. Voor 3 gemeenten zal al een specifieke businesscase worden opgesteld met de intentie om deze taken in 2013 door de Omgevingsdienst ZHZ te doen uitvoeren. 2012 zal duidelijke ontstaan over eventuele voortzetting van de dienstverlening door SCD.

Jaarstukken 2011


1.2

Het beheer van de Omgevingsdienst

Taken (wat willen we) De doelstelling van de dienst is het in opdracht van gemeenten en provincie, individueel en collectief, uitvoeren van wettelijke taken, adviestaken en programmataken op een zo efficiënt mogelijke manier op een goed kwaliteitsniveau. De dienst heeft daartoe medewerkers in eigen dienst en verwerft op contractbasis personele capaciteit en/of specifieke kwaliteit van extern personeel. De Omgevingsdienst ZHZ beschikt over informatie- en processystemen, een kwaliteitsmanagementsysteem en een piketdienst en -voorzieningen voor klachten en meldingen. Activiteiten (wat doen we ervoor) Wettelijke taken Vergunningverlening en afhandelen meldingen Vergunningaanvragen moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. Beide procedures moeten geïntegreerd worden behandeld in het kader van de WABO, waarbij aansluiting moet zijn met de gemeentelijke loketten. Speerpunt Tijdige en geïntegreerde vergunningen

Transparant proces via gemeentelijk loket.

Voldoen aan inhoudelijke kwaliteit

Pro-actief informeren van bestuurders over de voortgang van vergunningverlening Bestuurlijke sturing op strategie en afstemming op ruimtelijke mogelijkheden/ambities Uitvoeren jaarprogramma passend binnen het Meerjarenprogramma (4jaar)

Jaarstukken 2011

Prestatie indicator Tijdige verlening van (geïntegreerde) vergunningen binnen wettelijke termijn. 95% binnen termijn tenzij opdrachtgever instemt met termijnoverschrijding. Beschikkingen komen tot stand als beschreven in het kwaliteitshandboek en bijbehorende werkinstructies Geen inhoudelijke gebreken aan beschikkingen bij beroeps en bezwaarprocedures. Tijdigheid voortgangsrapportages

Frequent driehoeksoverleg bestuur/beleid/uitvoering. Producten en prestaties binnen een bandbreedte van 90-110% van het jaarprogramma.


Toezicht en handhaving De Omgevingsdienst ZHZ zet zich ervoor in om te komen tot een zodanig naleving van de wettelijke voorschriften dat leefbaarheid, veiligheid en duurzaamheid optimaal wordt bevorderd. Daartoe houdt Omgevingsdienst ZHZ geprogrammeerd toezicht en handhaaft de relevante wettelijke bepalingen. Onder handhaving wordt verstaan het verzamelen van informatie over het feit of een activiteit is toegestaan en/of wordt voldaan aan de overige eerder opgelegde regels/voorschriften al dan niet in vergunningen, meldingen en/of brieven. Bij een overtreding zal een sanctiemiddel worden toegepast. Bij toezicht wordt informatie verzameld over het feit of een activiteit voldoet aan de in de vergunning en regels gestelde eisen, waarna over de verzamelde informatie een oordeel wordt gevormd (legaliseren of handhaven). Heldere en waar mogelijk standaardprocedures in goede afstemming met handhavingspartners moeten onnodige administratieve lasten voorkomen. Om klachten vanuit de samenleving optimaal te behandelen, heeft de ODZHZ een 24-uurs wachtdienst. Speerpunt Uitvoeren jaarprogramma passend binnen het Meerjarenprogramma (4-jaar) Optimaal toezichtproces Integraal toezicht Verbeteren professionaliteit toezichthouders Effectieve wachtdienst Optimale informatieuitwisseling met handhavingspartners

Prestatie indicator Producten en prestaties binnen een bandbreedte van 90-110% van het jaarprogramma. ca. 80% van de tijd zijn toezichthouders in het veld actief. Bij 90% van de inspecties volstaat één toezichthouder. Voldoen aan maatlatten (BRZO en milieu) en kwaliteitseisen Snelle follow-up van meldingen en incidenten Beschikbaarheid van systemen en processen van informatiemanagement.

Adviestaken De Omgevingsdienst verstrekt milieuadvies op het gebied van geluid, lucht, bodem en externe veiligheid aan de regiomeenten en subregio’s en de provincie omtrent het ontwikkelen, inrichten en beheren van een duurzame leefomgeving. De dienst treedt op als adviseur (facilitator) richting de gemeenten en provincie en heeft oog voor het inbrengen van milieuaspecten op het juiste moment en in de juiste vorm in het ruimtelijk planvormingsproces. De OZHZ moet voldoen aan de volgende inhoudelijke vereisten: •

•

In staat zijn om integrale milieuadviezen te verstrekken zowel procesmatig/organisatorisch als inhoudelijk. Inhoudelijk betekent dat kennis en inzicht in de onderlinge verbanden tussen milieu en ruimtelijke ordening aanwezig moeten zijn; Kennis van ‘de milieuruimte’ van een gemeente of subregio ten aanzien van geluid, externe veiligheid, lucht en bodem en in staat zijn om de milieu-informatie te interpreteren/toe te passen in advisering;

Jaarstukken 2011


•

•

•

Kennis van milieueffecten met daaraan gekoppeld de impact op vervoerstromen over weg, water, spoor en in de ondergrond en in staat zijn om de milieu-informatie te interpreteren/toe te passen in advisering; Kennis en inzicht in de milieuruimte (incl. impact op vervoersstromen) veronderstelt dat milieudata beschikbaar, toegankelijk, reproduceerbaar, betrouwbaar en actueel is en voldoet aan de interne en externe kwaliteitseisen; Investeren in relaties met gemeenten en provincie als klant. Dat betekent onder meer dat de werkwijze (kostenraming, back/front-office etc.) en de werkzaamheden bij de gemeenten en de provincie bekend moeten zijn.

Speerpunt Adviestaken Integratie adviezen Kennisopbouw en behoud kennis van milieuruimte Beschikbaarheid milieuspecialismen. Zelf of in netwerk klanttevredenheid

Prestatie indicator Relatieve ontwikkeling in aantal integrale adviezen. Actuele gemeente- en gebiedsprofielen Behandeling van alle vraagstukken in de regio Zuid-Holland Zuid in het omgevingsdomein Regelmatig meten en verbeteren.

Programmataken De bestuurscommissie Omgevingsdienst ZHZ (Alle gemeenten in Zuid-Holland Zuid met de provincie Zuid-Holland) is opdrachtgever voor de uitvoering van de collectieve regiobrede programma’s op voorstel van de Omgevingsdienst ZHZ. namelijk: • • •

•

Programma Omgevingsruimte Bovengrond. Programma Omgevingsruimte Ondergrond. Programma Omgevingsruimte Vervoer. Samen met gemeenten of (sub-)regionale organisaties wordt gewerkt aan de regionale ambitie om in de toekomst een kennis- en expertisecentrum te hebben waarin omgevingsmanagement m.b.t. de effecten van transport en mobiliteit op de omgeving (externe veiligheid, geluid, luchtkwaliteit, straling, etc) centraal staan. Programma Databeheer. De Omgevingsdienst ZHZ zal omgevingsinformatie beheren en onderhouden en dit programmatisch verder vormgeven.

De bestuurscommissie stelt voor een periode van 4 jaar de doelstellingen voor de betreffende meerjarenprogramma’s vast, evenals het voor de uitvoering van de programma’s totaal beschikbare budget uit de inwonerbijdrage en subsidies. De directie informeert de bestuurcommissie jaarlijks over de voortgang en legt verantwoording af over bestede middelen. Voor zover voor onderdelen van de programma’s subsidies beschikbaar gesteld worden, rapporteert de directie eveneens de betreffende subsidiënt over de behaalde resultaten en de besteding van de betreffende financiële middelen.

Jaarstukken 2011


Speerpunt Programmataken Gedragen programma;’s in de regio Goede voortgang Nauwe afstemming met flankerende partijen.

Prestatie indicator Opdracht door Bestuurscommissie voortgang conform tijdpad programma Samenwerking met netwerk van partijen, bekendheid programma

Kwaliteit De kwaliteiten op het gebied van bedrijfsvoering zijn te vatten onder de begrippen ‘confectie’ en ‘maatwerk’. Confectie betekent voor de dienst dat producten op een eenduidige wijze aan alle gemeenten en de provincie – de externe klant - worden aangeboden. Confectie wordt onder meer geboden door te werken met een productencatalogus, met gestandaardiseerde producten (uniforme formats) en procesgestuurde interne zaken. Tegelijkertijd is eveneens sprake van ‘maatwerk’. Zo kunnen gemeenten en provincie kiezen welke producten zij in een bepaald jaar afnemen. Dit wordt vastgelegd in de gemeentelijke en provinciale jaarprogramma’s (relatiebeheer). De in de gemeentelijke jaarprogramma’s opgenomen ramingen voor de naar verwachting uit te voeren adviestaken zijn indicatief en vormden de basis voor de begroting van de dienst. Daadwerkelijke uitvoering door de dienst is afhankelijk van de uiteindelijke opdrachtverlening door de gemeenten en/of provincie. De OZHZ werkt met het kwaliteitssysteem volgens ISO-9001: versie 2008 waarvan de hoofdlijnen in 2010 in het kwaliteitshandboek (KHB) met procedures zijn opgenomen. Naast het kwaliteitshandboek zijn per bureau instructies opgezet die een hulpmiddel zijn bij de dagelijkse praktijk. Realisatie De doelstellingen zijn vertaald in individuele jaarprogramma’s voor de afzonderlijke gemeenten en provincie. Maandelijks worden de financiële gegevens gerapporteerd. Per kwartaal volgt een uitgebreide rapportage inzake de realisatie van de beleidsdoelen, producten en financiën. In 2012 zal een verdere verbeterslag worden gemaakt door meer kwalitatieve doelstellingen toe te voegen aan de rapportages. Accounthouders hebben minimaal 2 maal per jaar overleg met de portefeuillehouder over het jaarprogramma. De Omgevingsdienst ZHZ is daarbij transparant over de voortgang van het werk, zodat de opdrachtgever op een goede manier en indien nodig kan bijsturen. De inhoudelijke opdrachten van de gemeenten en provincie zijn uitgevoerd en waargemaakt en tegelijkertijd is de exploitatie, vrijwel conform begroting, sluitend geweest. Het totaal aan productie/prestatieafspraken voor gemeenten is in 2011 voor 99,6% gehaald. Uiteraard zijn er wel verschillen per opdrachtgever. Om te voorkomen dat het beschikbaar budget van een opdrachtgever zou worden overschreden, is nauwgezet gestuurd op inzet. Voor de provincie gold voor 2011 dat het budget gefixeerd is. Het budget is in 2011 voor 94% aangewend. Voor de realisatie op de programma’s wordt verwezen naar hoofdstuk 1.1 directieverslag en bijlage 1. Jaarstukken 2011


1.3

Wat heeft het gekost?

1.3.1

Resultaat 2011

De jaarrekening 2011 sluit met een positief saldo van € 1.149.000 In vergelijking met de bijgestelde begroting bij de tweede bestuursrapportage (€ 1.049.000) is er sprake van een voordeel van € 100.000.

Programmarekening 2011 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

Begroting 2011 Primair

Begroting 2011 Realisatie Verschil Bijgesteld

Baten Inwonerbijdrage Wettelijke taken Adviezen en projecten Subsidies programmabijdrage Provincie ZH Provinciale bijdrage incidentele kosten Materieel budget Provincie ZH Inhuur indirect Provincie ZH Overige baten

2.447 15.804 2.741 838 0 0 492 0 0

2.500 14.213 2.962 730 460 596 663 60 416

2.500 14.421 2.870 702 460 596 663 60 523

0 208 -92 -28 0 0 0 0 107

Totaal baten*

22.322

22.599

22.795

196

Lasten Personeelskosten Overige personeelskosten Inhuur Kapitaallasten Interne kantoorkosten Ondersteuning SCD Huisvesting Overige bedrijfskosten Additionele productiekosten Onvoorzien Afboeking aanloopkosten**

14.529 913 260 765 171 1.573 598 863 1.146 271

12.122 615 2.392 362 178 1.717 839 765 1.351 229

12.112 668 2.723 331 121 1.728 876 925 1.018 165 2.438

-10 53 331 -31 -57 11 37 160 -333 -64 2.438

Totaal lasten

21.089

20.572

23.105

2.533

1.233

2.027

-310

-2.337

0 0

0 978

2.438 979

2.438 1

1.233

1.049

1.149

100

2.447

2.500

2.500

0

Saldo baten en lasten voor reservering Onttrekkingen aan reserves** Toevoegingen aan reserves Saldo baten en lasten na reservering * waarvan algemeen dekkingsmiddel ** technische bijstelling verwerking aanloopkosten Bedragen x € 1.000

Jaarstukken 2011


1.3.2

Baten

De totale baten komen € 196.000 hoger uit dan begroot. Inwonerbijdrage (nihil) De inwonerbijdrage is een lump sum budget en kan worden beschouwd als een algemeen dekkingsmiddel Vanuit de inwonerbijdrage worden kosten gedekt die samenhangen met het bestuur van de Omgevingsdienst en activiteiten van inspecteurs, vergunningverleners en adviseurs (IVA’s), die indirect ten goede komen aan alle opdrachtgevers en producten, zoals relatiebeheer, kwaliteitszorg, innovatie, databeheer en informatievoorziening. Ook inhoudelijke (meerjarige) programma’s kunnen worden gedekt uit de inwonerbijdrage. Het gaat om de programma’s “Duurzame ontwikkeling en beheer van omgevingsruimte” en “Databeheer”. De inwonerbijdrage wordt dan als cofinanciering aangewend. Een aantal gemeenten heeft aan de Omgevingsdienst gevraagd op welke wijze de dienst in de toekomst de brede uitvoering van omgevingstaken op zich kan nemen. Het gaat daarbij voornamelijk om de taken op het gebied van bouwen woningtoezicht. In dat kader zijn in 2011 substantiële voorbereidingskosten gemaakt (circa € 25.000). Deze zijn in 2011 geboekt als improductief en leiden derhalve tot een productiviteitsverlies. Wettelijke taken milieu/bouw/gebruik (€ 208.000 voordelig) Het budget voor wettelijke taken bestaat uit een provinciaal deel en een gemeentelijk deel. De Omgevingsdienst maakt in de individuele jaarprogramma’s per opdrachtgever afspraken over de uit te voeren activiteiten en budgetten. Verantwoording vindt plaats door middel van cijfermatige maandrapportages en meer uitgebreide driemaandelijkse rapportages. Het budget voor de gemeentelijke taken op het gebied van milieu en bouwen woningtoezicht, omvatten producten en prestaties die per kwartaal op voorschotbasis bij de opdrachtgevers (gemeenten en provincie) in rekening worden gebracht en jaarlijks achteraf worden nagecalculeerd, aan de hand van de geleverde prestatie/producten. De hogere baten betreffen de uitvoering van wettelijke taken voor gemeenten. In het laatste kwartaal heeft intensivering plaatsgevonden bij de uitvoering van de gemeentelijke jaarprogramma’s, exclusief Dordrecht. De bij tweede bestuursrapportage geraamde omzetderving is daardoor achterwege gebleven. De realisatie is bij vrijwel alle gemeenten binnen de bandbreedte van de uitvoeringsovereenkomsten 2 gebleven . Uitzondering zijn de gemeente Hardinxveld-Giessendam (87%) en Graafstroom (112%). De realisatie van de voorschottaken van de gemeente Dordrecht is op het niveau van het jaarprogramma uitgekomen (100%). In de begroting 2011 was uitgegaan van een productieverlies van € 221.000 op het gemeentelijk budget vanwege het verlofstuwmeer dat de Omgevingsdienst heeft overgenomen van de voormalige Milieudienst. In dat kader is in 2011 een reserve verlofstuwmeer gevormd, zoals vastgesteld bij de tweede Bestuursrapportage 2011.

2

Een realisatie tussen de 90% en 110% wordt aan het einde van het jaar afgerekend voor het afgesproken bedrag in het werkprogramma (100%). Het restant wordt in volgende jaren ingelopen. Voor Dordrecht geldt de afwijkende afspraak dat extra reguliere omzet in 2011 ten opzichte van het werkprogramma, niet in rekening wordt gebracht. Jaarstukken 2011


De provincie verstrekt tot 2014 een lump sum-budget voor de wettelijke milieutaken. Het totale budget is in 2011 nader bepaald, afgeleid van de overgebrachte personeelskosten en vacatureruimte. Naast de uitvoering van de wettelijke zaken zijn vanuit het provinciale budget reserveringen gedaan voor het verlofstuwmeer van oud-medewerkers van de Provincie (€ 264.000) en doorlopende programma activiteiten in 2012 (€ 48.000). Het Algemeen Bestuur heeft hiermee ingestemd bij de eerste begrotingswijziging 2011. Daarnaast is binnen het budget wettelijke taken een productieverlies opgevangen van € 226.000 vanwege een relatief hoog ziekteverzuim bij oud medewerkers van de provincie. Bij tweede bestuursrapportage was nog uitgegaan van een productieverlies van € 221.000 Per saldo is er sprake van een onderuitputting van € 69.000 op het budget wettelijke taken van de provincie. Daarvan was € 48.000 reeds gereserveerd bij de tweede bestuursrapportage. De Omgevingsdienst stelt voor om het restant (€ 21.000) te reserveren voor programmataken in 2012 (zie 4.2.3 resultaatbestemming). Adviezen, projecten, programma’s en subsidies (€ 120.000 nadelig) Deze budgetten hebben een incidenteel karakter. De gemeenten/provincie geven op basis van een offerte of programma een opdracht voor een bepaald advies of onderzoek. Afrekening vindt plaats op basis van gerealiseerde uren. Het gaat onder meer om de programma’s Bovengrond, Ondergrond, Databeheer, Vervoer en externe Veiligheid. Voor deze programma’s vindt cofinanciering plaats vanuit de inwonerbijdrage. De lagere omzet betreft voornamelijk minder uitgevoerde regionale adviestaken, dan de raming van de begroting (€ 98.000). Daarnaast zijn er lagere subsidieontvangsten (€ 21.000), met name door het programma externe veiligheid en het project kwaliteitsimpuls (€ 20.000). Voor de verantwoording over de genoemde programma’s wordt verwezen naar bijlage 1. Provinciale bijdrage incidentele kosten (nihil) De provincie betaalt tot en met 2013 een vaste bijdrage voor het aandeel in het terugverdienen van de aanloopkosten en de opbouw van het weerstandsvermogen. Het terugverdienen van de aanloopkosten en de opbouw van het weerstandsvermogen krijgt gestalte bij de resultaatbestemming (zie 4.2.3.) Materieel budget provincie en inhuur direct (nihil) Het materieel budget van de provincie heeft een lump sum karakter en is ter beschikking gesteld voor de exploitatiekosten van de kapitaalgoederen die door de Omgevingsdienst zijn overgenomen en additionele directe productiekosten. Naast bovengenoemde kosten is vanuit het provinciale materiële budget een reservering gedaan voor doorlopende programma activiteiten in 2012 (€ 299.000). Het Algemeen Bestuur heeft hiermee ingestemd bij de eerste begrotingswijziging 2011. Per saldo is er sprake van een onderuitputting van € 94.000 op het materiële budget van de provincie. De Omgevingsdienst stelt voor om het overschot te reserveren voor programmataken in 2012 (zie 1.4.3 resultaatbestemming). Overige baten (€ 108.000 voordelig) Tegenover de hogere “overige baten” staan hogere lasten. Voor de vorming van de Omgevingsdienst is door het Rijk een aanvullend budget van € 140.000 ter beschikking gesteld. Hieruit zijn aanloopkosten gedekt. Daar staat tegenover dat de geraamde extra omzet voor het uitvoeren van aanpassingen in Squit XO is achtergebleven (-/- € 36.000).

Jaarstukken 2011


De initiële startbijdragen van de eigenaren aan de Omgevingsdienst (€ 220.000) wordt, conform de afspraken bij de oprichting van de Omgevingsdienst, toegevoegd aan het weerstandsvermogen. Het Algemeen Bestuur heeft hiermee ingestemd bij de eerste begrotingswijziging 2011.

1.3.3

Lasten

De totale lasten komen € 97.000 hoger uit dan begroot. Per saldo is er sprake van een marginale afwijking (0,8%) Personeelskosten (€ 10.000 lagere lasten) De personeelskosten zijn nagenoeg conform de raming bij tweede bestuursrapportage (€ 12,1 mln). per saldo is sprake van een onderschrijding van € 10.000 (0,1%). Overige personeelskosten (€ 53.000 hogere lasten) De realisatie van € 668.000 is € 53.000 nadeliger dan begroot (-/- 8%). De overschrijding heeft vooral betrekking op vergoedingen voor woon en werkverkeer (€ 22.000), leaseauto’s (€ 24.000), voornamelijk door de btw verrekening die niet was geraamd en reis en verblijfskosten (€ 12.000). Daar staat een onderbesteding tegenover op het opleidingsbudget van € 7.000. Het restant (€ 10.000 voordelig) is een saldo van diverse relatief kleine verschillen. Inhuurkosten (€ 331.000 hogere lasten) Bij tweede bestuursrapportage was nog sprake van een forse achterstand in de uitvoering van de gemeentelijke jaarprogramma’s, exclusief de gemeente Dordrecht en het programma Externe Veiligheid Deze achterstand is ingelopen door € 363.000 extra in te huren (“flexcapaciteit”). Dit heeft geleid tot een hogere omzet op de gemeentelijke wettelijke taken (€ 208.000) en een hogere urenomzet op met name het programma externe veiligheid (€ 160.000). De overige inhuur (vervanging) houdt voornamelijk verband met vacatures in de ondersteunende sfeer en is € 33.000 lager dan geraamd bij eerste bestuursrapportage (4%). Tot slot worden de personeel lasten van de DIV medewerkers van het SCD (€ 240.000) verantwoord onder de inhuurkosten. De realisatie was conform de begroting. Kapitaallasten (€ 31.000 lagere lasten). De gerealiseerde kapitaallasten bedragen € 331.000 en blijven € 31.000 achter bij de begroting (9,4%). Dit houdt verband met lagere afschrijvingslasten Interne kantoorkosten (€ 57.000 lagere lasten). De interne kantoorkosten (€ 121.000) vallen € 57.000 lager uit dan begroot (32%). Dit houdt verband met lagere telefoonkosten (€ 27.000). Daarnaast worden de kosten voor de milieutelefoon (€ 38.000) gedekt uit het huisvestingsbudget. Het restant (€ 8.000 nadelig) is een saldo van diverse over- en onderschrijdingen Ondersteuning SCD (€ 10.000 hogere lasten) De kosten van de standaard dienstverlening SCD (€ 1,7 mln.) zijn iets hoger dan begroot (0,6%).

Jaarstukken 2011


Het betreft een grotere incidentele adviesvraag op personeelsgebied en de financiële administratie (btw). Huisvesting (€ 37.000 hogere lasten) De totale huisvestingslasten komen uit op € 876.000. De hogere lasten betreffen de milieutelefoon. Deze kosten waren geraamd bij de interne kantoorkosten. Overige bedrijfskosten (€ 160.000 hogere lasten) De overige bedrijfskosten (€ 925.000) overschrijden de begroting met € 160.000 (21%). De overschrijding heeft met name betrekking op het onderhoud van software (€ 92.000), in het bijzonder het meerwerk voor Squit XO. Daarnaast is sprake van hogere lasten voor externe advieskosten (€ 75.000). Deze hebben betrekking op de oprichting van de Omgevingsdienst en worden gedekt uit extra middelen die door het rijk ter beschikking zijn gesteld (PUMA gelden). Het restant (€ 7.000 voordelig) is een saldo van diverse mee- en tegenvallers. Additionele productiekosten (€ 333.000 lagere lasten). De lagere additionele productiekosten staan in direct verband met lagere inkomsten. Het verschil betreft een onderbesteding op het provinciale budget (€ 93.000) en lagere lasten voor het programma externe veiligheid (€ 174.000). Onvoorzien (€ 64.000 lagere lasten) De post onvoorzien is aangewend voor het afboeken van oninbare posten (€ 42.000), het afboeken van privaatrechtelijke vorderingen (€ 26.000) en het afboeken van onderhanden werk (voornamelijk adviestaken) van voorgaande jaren (€ 98.000). Afboeken aanloopkosten (€ 2.438.000 hogere lasten) Op 5 maart 2010 is de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid opgericht. Deze Gemeenschappelijk Regeling is per 1 januari 2011 van start gegaan. Het jaar 2010 is vooral benut om de nieuwe Omgevingsdienst in te richten en vorm te geven. Om de werkzaamheden in het kader van de voorbereiding in beeld te brengen en een raming te kunnen maken van deze kosten is een projectbegroting opgesteld. Deze begroting is op 1 juli 2010 door het Algemeen Bestuur vastgesteld . Het betreft een begroting voor de te maken kosten over de jaren 2009, 2010 en 2011. De begroting voorzag in uitgaven tot € 2.530.000,. De gerealiseerde projectkosten tot en met 2010 (€ 1.830.000) zijn op 6 juli 2011 door het AB goedgekeurd. De projectkosten zijn op de balans van de regio Zuid-Holland Zuid per 31/12/2010 verwerkt als 3 vooruitbetaalde bedragen, met daarbij een summiere toelichting. De post is via de openingsbalans overgeheveld naar de Omgevingsdienst. In het bedrijfsplan is opgenomen dat de vooruitbetaalde kosten in drie jaar terugverdiend moeten worden binnen de exploitatie van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. In de begroting 2011 en 2012 van de Omgevingsdienst is dit als volgt verwerkt en vastgesteld door het bestuur: De Omgevingsdienst genereert een positief resultaat doordat: • De provincie in de periode 2011-2013 een gegarandeerde lump sum bijdrage levert van in totaal € 1.265.000 om de projectkosten terug te verdienen (en een additionele bijdrage om het weerstandsvermogen op te bouwen).

3

Openingsbalans Omgevingsdienst ZHZ 2011, vastgesteld door het AB op 25 november 2011

Jaarstukken 2011


•

In de tarieven voldoende ruimte is opgenomen om, gegeven de gemeentelijke omzetprognose, het gemeentelijk aandeel in de projectkosten (€ 1.265.000) terug te verdienen in de periode 20112013 en het opbouwen van het vereiste niveau van weerstandsvermogen, te bereiken in 2014.

Het resultaat wordt vervolgens bestemd in een reserve om de aanloopkosten terug te verdienen. De post vooruitbetaalde kosten wordt afgeboekt op het moment dat de reserve van voldoende omvang is om de aanloopkosten terug te verdienen (prognose 31/12/2013). De accountant is in de managementletter 2011 tot een voortschrijdend inzicht gekomen. “ Kosten – voor zover deze niet kunnen worden geactiveerd omdat het geen investeringen zijn – die betrekking hebben op de oprichting zullen naar alle waarschijnlijkheid in het resultaat van het boekjaar 2011 verwerkt moeten worden” In lijn met dit uitgangspunt zijn de gerealiseerde projectuitgaven als een last verwerkt in de jaarrekening. Hier staat een onttrekking aan de algemene reserve (aanloopkosten) tegenover. De algemene reserve (aanloopkosten) komt daarmee uit op -/- € 2.418.000. Via de bestemming van de rekeningresultaten 2011, 2012 en 2013 wordt de reserve, conform de door het AB vastgestelde Begroting 2011 en 2012, aangevuld tot nihil in een periode van 3 jaar.

1.3.4

Reserveringen

De reserves zijn gevormd conform het besluit van het Algemeen Bestuur bij de eerste begrotingswijziging 2011 en de begrotingen 2011 en 2012. Onderstaand volgt een overzicht van de geraamde en werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves in het verslagjaar. Reserves

Begroting 2011

Begroting 2011

Primair

Bijgesteld

Realisatie

Verschil

Besluit

Toevoegingen: Rente sanering verkeerslawaai

0

0

1

1

Oud verlof PZH gedekt

0

264

264

0 eerste begr. wijziging 2011

Oud verlof MZHZ gedekt

0

143

143


Dotatie weerstandsreserve PZH

0

77

79


Dotatie weerstandsreserve RZHZ

0

148

146

-2 eerste begr. wijziging 2011

Bestemming provincie bijdrage Mat.budget

0

299

299


Bestemming provincie bijdrage WT

0

48

48


Totaal toevoegingen

0

978

979

Algemene reserve (projectkosten)

0

0

2.438

2.438 begroting 2011 en 2012

Totaal onttrekkingen

0

0

2.438

2.438

Saldo toevoegingen/onttrekkingen

0

978

-1.459

-2.437

1

Onttrekkingen:

Bedragen x € 1.000

Jaarstukken 2011


1.3.5

Bestemming van het resultaat

De directie stelt voor om het resultaat grotendeels (€ 1.034.000) te bestemmen voor het terugverdienen van de aanloopkosten, sociaal plan kosten en de opbouw van weerstandsvermogen, conform de bestuurlijke afspraken bij de oprichting van de Omgevingsdienst. Daarnaast wordt voorgesteld om de onderuitputting op het provinciale budget wettelijke taken (€ 21.000) en het materiële budget voor de provincie (€ 94.000) te bestemmen in een reserve “nog uit te voeren provinciale taken”. Bestemming rekeningresultaat 2011

Resultaatbestemming Aanloopkosten Provincie ZH Aanloopkosten regio ZHZ Sociaal plankosten Provincie ZH Weerstandsvermogen Provincie ZH Reserve taken provincie Totaal resultaatbestemming

Begroting Jaarrekening Verschil 2011 2011

422 502 32 93 0

422 487 32 93 115

0 -15 0 0 94

1.049

1.149

100

Bedragen * € 1.000

Jaarstukken 2011


2.

Paragrafen

In het Besluit Begroting en Verantwoording staat aangegeven dat in de Programmabegroting ten minste de navolgende paragrafen opgenomen moeten zijn: 1. Lokale heffingen 2. Weerstandsvermogen 3. Onderhoud kapitaalgoederen 4. Financiering 5. Bedrijfsvoering 6. Verbonden partijen en 7. Grond beleid. De paragrafen “lokale heffingen”, “verbonden partijen” en “grondbeleid” zijn niet op OZHZ van toepassing. De overige paragrafen zijn hieronder toegelicht.

2.1

Weerstandsvermogen

De paragraaf weerstandvermogen bevat een aanduiding van het risicoprofiel, de risico's en het gewenste weerstandsvermogen. Vervolgens wordt ingegaan op de termijn die naar verwachting nodig is om het weerstandsvermogen op niveau te brengen. Hiermee wordt een indicatie gegeven hoe robuust de begroting is. Risicoprofiel Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de risico’s, waar geen specifieke maatregelen voor zijn getroffen enerzijds, en de capaciteit van middelen en mogelijkheden die de organisatie heeft om niet begrote kosten op te vangen anderzijds (BBV art. 11). De Gemeenschappelijke Regeling OZHZ loopt risico’s. Een deel van deze risico’s wordt afgedekt door het treffen van maatregelen. Voorbeelden van zulke maatregelen zijn het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Om te voorkomen dat OZHZ bij het voordoen van een niet afgedekt risico ingrijpende wijzigingen moet doorvoeren, dient OZHZ weerstandscapaciteit te bezitten om tegenvallers te kunnen opvangen. De weerstandscapaciteit bestaat uit reserves, het budget onvoorzien en de (structureel) aanwezige begrotingsruimte. Voorzieningen behoren niet tot de weerstandscapaciteit. De omvang van het weerstandsvermogen bepaalt in hoeverre OZHZ in staat is om niet afgedekte risico’s te kunnen opvangen. Uit een risicoanalyse is naar voren gekomen dat de toenmalige Milieudienst Zuid-Holland Zuid een “laag gemiddeld” risicoprofiel had. Dit profiel is door de accountant van de Regio Zuid-Holland Zuid bevestigd. Het profiel is o.a. “laag gemiddeld” omdat de toenmalige Milieudienst voor het grootste gedeelte wettelijke taken uitvoerde op grond van vastgestelde budgetten. Dit profiel is ook van toepassing verklaard op OZHZ, omdat de Provincie de eerste drie jaar een vast budget aan OZHZ zal verstrekken voor de uit te voeren taken. Daarnaast is het risico bij het uitvoeren van de offerte taken niet zo groot omdat er, naast een minimum capaciteit voor het uitvoeren van deze taken, rekening is gehouden met een flexibele schil voor inhuur. Tevens voorziet de uitvoeringsovereenkomst in een beperking van teruggang van de budgetten wettelijke taken. Het risicoprofiel is gerelateerd aan de omzet van OZHZ. Dit betekent dat voor het bepalen van het weerstandsvermogen uitgegaan is van 5 % van de structurele omzet.

Jaarstukken 2011


Risicoprofiel Laag – gemiddeld profiel

Benodigde omvang weerstandsvermogen 5,0 % van de structurele omzet

Het weerstandsvermogen wordt gevormd door de post “onvoorziene uitgaven” en de 1% bijdrage in het eigen vermogen vanuit de Provincie en de Regio Zuid-Holland Zuid. Deze is gestort in de exploitatiereserve van OZHZ. Uitgangspunt is dat de structurele begroting van OZHZ sluitend is. Echter, als OZHZ geconfronteerd wordt met incidentele uitgaven die leiden tot een nadelig exploitatieresultaat, dan wordt dit additioneel nadelige resultaat ten laste gebracht van de deelnemers aan de GR OZHZ. De exacte wijze waarop dit gebeurt is vastgelegd in de bijdrageverordening. In de onderstaande tabel wordt aangegeven wat het gewenste weerstandsvermogen is en het aanwezige weerstandsvermogen in 2011: Risicoprofiel

Omzet 20114

Laag- gemiddeld profiel

Norm Omvang Verschil Weerstandsvermogen Weerstandsvermogen 22.200 1.110 454 -656


De GR Zuid-Holland Zuid en de Provincie hebben verder afgesproken dat OZHZ tenminste drie jaar de gelegenheid heeft om de aanloop- en projectkosten terug te verdienen. Mocht dit om verklaarbare en acceptabele redenen niet voldoende blijken, zal deze terugverdientijd verlengd kunnen worden. Deze afspraak verlaagt het risicoprofiel van OZHZ tijdelijk. Ook is afgesproken dat eventuele positieve exploitatieresultaten ingezet worden om versneld de incidentele (aanloop) kosten te dekken. Het weerstandsvermogen wordt gevoed uit de positieve exploitatieresultaten, nadat de projectkosten zijn terugverdiend, tot maximaal 5 % van de omzet. Op grond van de ontwerpbegroting 2013 is de prognose dat het weerstandsvermogen in 2014 op het vereiste niveau is. Ontwikkeling weerstandsvermogen

2011

2012

2013

2014

Algemene reserves Onvoorzien Totaal weerstandsvermogen Norm

225 229 454 1.110

233 253 486 1.124

795 249 1.044 1.105

827 238 1.065 1.051

-656

-638

-60

14

Verschil Bedragen * € 1.000

4

Exclusief de bijdrage van de provincie in de aanloopkosten en de opbouw van het weerstandsvermogen

Jaarstukken 2011


Risico’s Het risicoprofiel van de dienst is divers. Buiten de min of meer reguliere risico’s van een ambtelijke organisatie zijn specifiek van belang: • • •

•

•

2.2

De mate waarin fluctuaties in omzet opgevangen kunnen worden door variabilisering van de kosten ( inhuur van personele capaciteit). De aansprakelijkheid voor adviezen en bijdragen aan complexe ruimtelijk economische ontwikkelingen en de aansprakelijkheid voor in mandaat genomen besluiten. Voortzetting van de dienstverlening door SCD aan, onder meer, de Omgevingsdienst ZHZ via inbesteding stuit op de aanbestedingswetgeving. Als gevolg daarvan is door een bestuurlijke coördinatiegroep een kaderafspraak gemaakt over de eventuele ontvlechting vanuit SCD, mocht aanbesteding niet leiden tot gunning aan SCD. Medio 2012 worden op dit punt finale besluiten verwacht. Met het op termijn wegvallen van de VVGB bevoegdheid zal dit deel van het provinciale budget naar verwachting ook wegvallen. Onzeker is of het via de gemeentelijke budgetten geheel terugkomt. Het risico betreft de periode 2014/2015. Per 1 april 2015 loopt het huurcontract af aan de Noordendijk. Het Dagelijks Bestuur van OZHZ heeft een voorkeurslocatie (Oranjepark) vastgesteld. Uitgangspunt is daarbij een marktconforme huur en geen kostenverhoging. OZHZ zal in 2012 besluiten over de huisvesting na 2014.

Onderhoud kapitaalgoederen

De onderhoudskosten van de activa van de voormalige Milieudienst zijn overgenomen in de exploitatiebegroting van OZHZ. De staat van kapitaaluitgaven van de voormalige Milieudienst wordt voornamelijk gedomineerd door investeringen in de ICT sfeer. Op de onderhavige lijst staan ondermeer de digitalisering van de archieven, de implementatie van SquitXO en de systeemverbindingen met de systemen van het SCD/de gemeenten. De lasten van deze investeringen zijn meerjarig meegenomen in de begroting van OZHZ. De provincie Zuid-Holland heeft eveneens kapitaalgoederen in de omgevingdienst ingebracht, zoals vaartuigen, voertuigen, camera’s en apparatuur. De onderhouden gebruikskosten en kapitaallasten van deze activa worden gedekt uit de bijdrage van de Provincie, die is opgenomen in de begroting van OZHZ. Binnen de materiële budgetten die vanuit de Provincie zijn opgenomen bij OZHZ zijn middelen vrijgemaakt om te zijner tijd de kapitaallasten te kunnen opvangen van de noodzakelijke vervangingen van de kapitaalgoederen. De vervanging van de activa zal geschieden aan de hand van een meerjarig investeringsplan. Dit plan wordt in de eerste helft van 2012 opgesteld.

2.3

Financiering

De financieringsparagraaf in de begroting is, in samenhang met de financiële verordening die in artikel 212 van de Gemeentewet is voorgeschreven, een belangrijk instrument voor het transparant maken en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. In het treasurystatuut zijn het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. Tot slot zijn in het statuut de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te houden.

Jaarstukken 2011


Algemene ontwikkelingen De treasuryfunctie is gebaseerd op de Wet Fido. Een belangrijk element daarbij is het meer zicht krijgen op de ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op de korte als lange termijn. Dit betreft dan met name het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen. Risicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het risicobeheer zijn: leningen en garanties uit hoofde van de "publieke taak" worden uitsluitend verstrekt aan door het algemeen bestuur goedgekeurde derde partijen; Gezien de financiële situatie van de GR OD ZHZ worden in de opstartfase van ongeveer 3 jaar geen leningen en garanties verstrekt aan derde partijen. Uit hoofde van de treasuryfunctie kunnen middelen worden uitgezet indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan. Renterisicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn: • geen overschrijding van de renterisico norm conform de Wet Fido; • nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning; • de rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie; • streven naar spreiding in de rentetypische looptijden en uitzettingen. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2 % van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Voor 2011 bedraagt deze limiet 8,2 % van € 20,6 miljoen (omvang begroting) = € 1,68 miljoen. De liquide middelen betreffen rekening-courant tegoeden, deposito’s komen voort uit de financiering van het lopende bedrijf en de bestemmingsreserves. De huidige financiële positie geeft geen aanleiding om op de korte termijn maatregelen voor te stellen.

Jaarstukken 2011


Kasgeldlimiet Omvang begroting

1/1 2011 5

31/12 2011

20.572

20.667

0 1.687

0 1.695

2 Vlottende schuld opgenomen gelden < 1 jaar schuld in rekening courant door derden gestorte gelden 1 < jaar overige schulden Totaal

166 166

1.602 1.602

3 Vlottende middelen contante gelden in kas tegoeden in rekening courant overige uitstaande gelden < 1 jaar Totaal

0 0 526 526

0 3.488 1.162 4.651

-360 1.687

-3.050 1.695

2.047

4.744

1 Toegestane kasgeldlimiet Percentage Bedrag

4 Toets kasgeldlimiet Totaal netto vlottende schuld (2 -/- 3) Toegestane kasgeldlimiet Ruimte/overschrijding (-) Bedragen * € 1.000

Renterisico norm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisico norm. Als lange financiering wordt volgens de wet FIDO aangemerkt: alle financieringsvormen met een rentetypische looptijd groter dan 1 jaar. Het renterisico wordt gedefinieerd als het minimum van de netto nieuw aangetrokken schuld en de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen en uitgezette geldleningen. Het renterisico op de lange termijn wordt beperkt tot de in de wet genoemde 20 % van de restant hoofdsom van de rentetypische langlopende leningen. Achterliggende reden voor het gebruik van de renterisico norm is de spreiding van het renterisico over de jaren. Renterisiconorm Berekening renterisico 1 Renteherzieningen 2 Aflossingen 3 Renterisico Berekening rente risiconorm 4 Begrotingstotaal 5 Percentage conform regeling 6 Renterisiconorm 5

begroting

werkelijk

0 0 0

0 0 0

20.572 20% 4.114

20.667 20% 4.133

Lasten voor reservering, exclusief afboeking projectkosten

Jaarstukken 2011


Toetsing renterisico aan norm 3 Renterisico 6 Renterisiconorm

0 4.114

0 4.134

7 Ruimte

4.114

4.134


Relatiebeheer Het betalingsverkeer is in hoofdzaak geconcentreerd bij de NV Bank voor Nederlandse Gemeenten. Leningenportefeuille In onderstaand schema worden de mutaties van de leningenportefeuille voor het begrotingsjaar weergegeven en toegelicht. Mutaties in leningenportefeuille

Bedrag x € 1.000

Gemiddelde Rente

Stand per 1 januari 2011 Nieuwe leningen Reguliere aflossingen Vervroegde aflossingen Rente aanpassing (oud percentage) Rente aanpassing (nieuw percentage)

0 2.500 0 0 0 0

4,0%

Stand per 31 december 2011

2.500

4,0%


Om de initiële kosten van OZHZ te kunnen financieren is een tweetal leningen aangetrokken. Een lening ad € 1.250.000 van de Gemeenschappelijke regeling Zuid-Holland Zuid en een overeenkomstige lening van de Provincie Zuid-Holland. Deze leningen zijn rentedragend (4%) en worden zo snel mogelijk doch uiterlijk 31 december 2013 afgelost. Ingeval OZHZ een frictievergoeding moet betalen voor de ontvlechting van het SCD zal een additionele lening worden aangetrokken.

2.4

Bedrijfsvoering

De kaders voor de bedrijfsvoering zijn weergegeven in het beheersplan 2011-2015. De Financiële verordening (artikel 18) schrijft voor dat het Dagelijks Bestuur tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vaststelt. Met het beheersplan heeft het Dagelijks Bestuur invulling gegeven aan dit artikel. Organisatievorming De Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid is gestart in januari 2011. De vier afdelingen en staf werden gevormd uit de beide moederorganisaties. Nieuwe collega’s, leidinggevenden, werkwijze en omgeving moesten zich ‘zetten’. De Omgevingsdienst ZHZ kende veel vacatures. Ten opzichte van het O&F plan (209 fte) was er voor bijna 30 fte aan vacatureruimte, veroorzaakt door plaatsing van minder medewerkers vanuit de provincie. Voor bepaalde taken is geen of nauwelijks, of in een incidenteel geval zelfs teveel, personele capaciteit overgekomen. Boven de geplaatste 180 fte zijn er 9 fte aan sleutelfuncties benoemd, die vrijgegeven zijn voor werving. Hieronder waren twee bureauhoofden, de controller en twee financiële medewerkers. Jaarstukken 2011


De managementfuncties zijn in de loop van het eerste haljaar vervuld, evenals die van de controller. De formele formatie is verlaagd van 209 naar 190 fte. Daarmee is een aanzet gegeven aan het opbouwen van de noodzakelijke flexibele capaciteitsschil. Het invullen van de daardoor ontstane formatieve ruimte door inhuur van capaciteit kon in april met zekerheid starten, omdat het provinciaal budget toen zeker werd. Hoewel tot op bepaalde hoogte was te verwachten, ontbreekt het de dienst op een aantal terreinen aan voldoende capaciteit en kwaliteit. Dit speelt op een aantal inhoudelijke disciplines en financieel/administratief vlak. De capaciteit is, waar mogelijk, tijdelijk ingevuld met (duurdere) inhuur. Personeel- en organisatiebeleid Het verschil tussen de formatie en de gemiddelde bezetting wordt veroorzaakt door de vacatures Geraamd ziekteverzuim

Geraamd ziekteverzuim

Realisatie 2011

Begroting 2011

Tweede bestuursrapportage 2011 5%

5,9%

6,4%

Het percentage gerealiseerde productiviteit wordt sterk ingekleurd door een relatief hoog langdurig verzuim bij enkele productieve medewerkers. Dit concentreert zich tot één eenheid binnen de dienst. Dit heeft de speciale aandacht van het management en de ArboUnie. Declarabiliteit De Omgevingsdienst wordt voor 85% gefinancierd op basis van geleverde producten. Met de gemeenten zijn prestatieafspraken gemaakt. De Omgevingsdienst moet deze afspraken binnen een bandbreedte van 90% - 110% realiseren. Omzet buiten deze bandbreedte wordt in principe niet afgerekend en moet dus worden beschouwd als een verlies, tenzij daarover specifieke afspraken worden gemaakt met de opdrachtgever. De provincie verstrekt tot 2014 een lumpsum budget. Verder is het aandeel van de provincie in de aanloopkosten en opbouw van het weerstandsvermogen voor drie jaar gedefinieerd en gefixeerd. Het totale budget is in 2011 nader bepaald, afgeleid van de overgebrachte personeelskosten en vacatureruimte. Essentieel voor het behalen van de omzetdoelstelling is de productiviteit en declarabiliteit van de medewerkers. Voor een sluitende exploitatie van de Omgevingsdienst is het noodzakelijk dat de medewerkers voor 62,5% declarabel zijn. Kritische succesfactor

Prestatie indicator

prestaties

% van budget mandaattaken gemeenten

productiviteit

Verhouding uren productief/totaal

declarabel

Verhouding uren declarabel/totaal

ziekteverzuim

Jaarstukken 2011

%

Normering

Burap 2

Realisatie 2011

100%

96,6%

100%

67,3%

64,0%

65,9%

62,5%

58,7%

62,5%

5%

5,9%

6,4%


Het gerealiseerde budget op de mandaattaken is conform de normering (100% van het jaarprogramma). De productiviteit blijft in beperkte mate achter bij de normering. Dat komt vooral door het hogere ziekteverzuim. Doordat het provinciale budget grotendeels een lumpsum karakter heeft, blijft de omzet, ondanks de achterblijvende productiviteit, grotendeels op peil. Kwaliteitsbeleid De kwaliteit van de dienstverlening en bedrijfsprocessen van OZHZ wordt geborgd in het kwaliteitsmanagementsysteem: zeg wat je doet, doe wat je zegt, laat zien wat je hebt gedaan en breng daar steeds verbetering in. Kwaliteitszorg van OZHZ is ondergebracht in het kwaliteitssysteem dat is gecer6 tificeerd volgens ISO-9001 versie 2008 . Het kwaliteitshandboek van OZHZ beschrijft het systeem, de organisatie, de bedrijfsactiviteiten met de hoofdprocessen en de daarop uit te voeren kwaliteitscontrole en evaluatie. Het systeem wordt actueel gehouden door de kwaliteitsmanager, ondersteund door het kwaliteitsteam. De kwaliteitsmanager draagt ook zorg voor de interne kwaliteitscontrole (actualisatie en auditing). De directie en het managementteam worden periodiek geïnformeerd en betrokken bij het systeem. Halfjaarlijks voert een externe partij een kwaliteitscontrole uit op processen en/of het systeem. In het (gemeentelijke of provinciaal) jaarprogramma komt de specifieke focus op het werk per opdrachtgever tot uitdrukking. De jaarprogramma’s worden geëvalueerd vanuit het perspectief van de opdrachtgever (klanttevredenheid, omzet en wensen, dienstverlening, aanpassen producten, klachten). Maandelijks wordt aan de gemeente de financiële uitputting gerapporteerd. Per drie maanden wordt er een kwantitatieve (financiën in relatie tot de aantallen producten) rapportage uitgebracht. Elk halfjaar wordt een rapportage uitgebracht waarin tevens wordt ingezoomd op de inhoudelijke aspecten. Binnen de dienst worden kritische prestatie-indicatoren (KPI-waarden) gehanteerd om kwaliteitsaspecten te monitoren. Jaarlijks wordt de functionaliteit van de KPI’s geactualiseerd. Kwaliteitszorgelementen als projectevaluaties, verbeteractielijst, leveranciersbeoordelingen, klachtbehandeling en risicoanalyses worden conform de jaarkaarten kwaliteit ten uitvoer gebracht. Op elk organisatieniveau kunnen verbetervoorstellen worden ingebracht. Kennisuitwisseling wordt doelgericht op bureauniveau of afdelingsniveau geagendeerd. Dienstverlening SCD Voortzetting van de dienstverlening door SCD aan, onder meer, de Omgevingsdienst ZHZ via inbesteding stuit op de aanbestedingswetgeving. Als gevolg daarvan is door een bestuurlijke coördinatiegroep een kaderafspraak gemaakt over de eventuele ontvlechting vanuit SCD, mocht aanbesteding niet leiden tot gunning aan SCD. Medio 2012 worden op dit punt finale besluiten verwacht. Huisvesting Al enkele jaren voldoet het gebouw niet aan de Arbo-nomen. Sinds begin 2010 is via de regio ZuidHolland Zuid aangedrongen op maatregelen door de eigenaar. In juni 2011 is er resultaat geboekt, in die zin dat aanpassingen in het gebouw zijn toegezegd. Toegezegd is dat deze per 1 augustus 2011 zijn uitgevoerd.

6

ISO-9001 neemt het op consistente wijze leveren van producten en de klant tevredenheid als uitgangspunt. ISO9001 versie 2008 richt zich, naast het documenteren van de hoofdprocedures, in hoge mate op de werking en beheersing van het kwaliteitssysteem en het continue verbeteren. Als hulpmiddel is de Deming-circle (Plan, Do, Check, Act) duidelijk in de norm aanwezig. Jaarstukken 2011


Een ander vraagstuk is de druk op het vrij en onbelemmerd parkeren. Ofschoon in 2004 is overeengekomen dat bij het kantoorgebouw vrij geparkeerd kan worden door medewerkers, is dit door maatregelen rond het gebouw nu niet meer aan de orde. De voorgestelde concessies van de gemeente zijn evenmin op dit moment doorgevoerd. De directie verwacht dat het parkeren een structurele zorg blijft, hetgeen vooral een probleem is voor de medewerkers die de auto nodig hebben voor bezoeken aan bedrijven en gemeenten/provincie. Mede vanwege de huisvestingsproblematiek heeft het Algemeen Bestuur vorig jaar besloten dat in principe eind 2014, na afloop van het huurcontract, het huidige pand zal worden verlaten. Eind 2011 neemt zij een definitief besluit over de huisvesting na 2014. De directie zet erop in om eerder een kwalitatief passende huisvesting te realiseren, mits dit financieel haalbaar is. Een programma van eisen wordt thans opgesteld. Hierin wordt tevens het ‘nieuwe werken’ betrokken. ICT In het eerste halfjaar is het basissysteem van de Omgevingsdienst ZHZ, Squit-XO, in gebruik genomen. De uitrol is vertraagd, maar goed verlopen. Het gebruik van Squit-XO voor de medewerkers is moeizaam gebleken. Er zitten onvolkomenheden in, waarbij de indruk is dat de oorzaak gelegen is in een combinatie van de software, onbekendheid van het gebruik en de kwaliteit van het netwerk. De problemen worden inmiddels in kaart gebracht, op basis waarvan effectieve maatregelen kunnen worden genomen. De Omgevingsdienst ZHZ werkt op de technische infrastructuur (GRID) van de Drechtsteden (SCD). De extra werkplekken, noodzakelijk door uitbreiding van de formatie zijn in april 2011 gerealiseerd. Dankzij de provincie, konden de ex-provincie medewerkers blijven werken op het provinciale systeem. Het GRID is op zichzelf redelijk stabiel, maar de beheers/beveiligingskaders van het systeem zijn in onvoldoende mate toegesneden op gebruikers als de Omgevingsdienst ZHZ. Dit geldt met name voor de ‘zware’ rekenprogramma’s rond de modellering van geluid en luchtkwaliteit. Ook is werken in een GIS omgeving niet meer mogelijk. Onder de noemer systeemkoppelingen valt het inrichten van een tijdschrijfsysteem en projectadministratie en deze te koppelen aan het financiële systeem (Key to Financien (K2F) inclusief de projectenadministratie) en de basissystemen van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. Het bleek aanvankelijk niet mogelijk om deze koppelingen te (laten) realiseren tegen de (extern getoetste) kostenraming die Omgevingsdienst ZHZ beschikbaar had. In maart heeft het Dagelijks Bestuur besloten zich node neer te leggen bij de aanbieding van het SCD, daarmee een investeringsoverschrijding accepterend. In mei is duidelijk geworden dat met de gekozen technische oplossing het niet mogelijk bleek om de tijdschrijfmodule van K2F op een doelmatige manier binnen het budget in te richten voor de Omgevingsdienst ZHZ. Het DB heeft daarop besloten tot de implementatie van een nieuw bedrijfsvoeringsysteem (Efficy). Het gaat daarbij om modules voor tijdschrijven en de projectadministratie, inclusief koppelingen met de huidige financiële administratie, en een helpdeskfunctie. De desbetreffende opdrachtverstrekking is geaccordeerd door het DB. De kosten van de opdracht (€ 160.000,-) kunnen worden gedekt uit de middelen die het Dagelijks Bestuur in februari ter beschikking heeft gesteld (€ 450.000).

Jaarstukken 2011


II

Jaarrekening 2011

De jaarrekening bestaat uit de balans en resultatenrekening en met toelichting. Via de balans en de programmarekening wordt financiële verantwoording afgelegd over het in 2011 gevoerde beleid. In het SISA-overzicht is de besteding van specifieke uitkeringen weergegeven ter verantwoording aan het Rijk.

Jaarstukken 2011


2.

Balans met toelichting

ACTIVA

31/12/2011

01/01/2011

VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen Kosten onderzoek en ontwikkeling

0 0 0

Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut gronden uitgegeven in erfpacht overige investeringen met een economisch nut Investeringen met maatschappelijk nut grond-, weg- en waterbouwkundige werken overige investeringen met een maatschappelijk nut

0 0 0

740.963

509.942

0 740.963

0 509.942

0 0

0 0

Financiële vaste activa Kapitaalverstrekkingen aan: Deelnemingen Gemeenschappelijke regelingen Overige verbonden partijen

0 0 0

0 0 0

Leningen aan: Woningbouwcorporaties Deelnemingen Overige verbonden partijen

0 0 0

0 0 0

Overige langlopende leningen

1.187

0

Overige uitzettingen met een rentetypische looptijd ≥ 1 jaar

0

0

Bijdragen aan activa in eigendom van derden

0

0

1.187

0

742.150

TOTAAL VASTE ACTIVA

509.942

VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Onderhanden werk:

-259.510

217.560

-259.510

217.560

Gereed product en handelsgoederen

0

0

Vooruitbetalingen

0

0

Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Verstrekte kasgeldleningen Rekening-courant verhoudingen met niet-financiële instellingen Overige vorderingen Overige uitzettingen Liquide middelen Kas Bank & Giro Overlopende activa

1.190.265

526.313

1.185.934 0

526.313 0

0 4.331 0

0 0 0 3.488.647

165 3.488.482

0 0 0

849.883

2.247.197

TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA

5.269.285

2.991.070

TOTAAL ACTIVA

6.011.435

3.501.012

Jaarstukken 2011


PASSIVA

31/12/2011

01/01/2011

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Reserves: Algemene reserve Bestemmingsreserves voor opvangen ongewenste schommelingen in tarieven t.l.v. derden Overige bestemmingsreserves Rekeningresultaat boekjaar voor bestemming Voorzieningen Voorziening latente verplichtingen Nog te besteden doeluitkeringen Vaste schulden met een rentetypische looptijd ≥ 1 jaar Obligatieleningen Onderhandse leningen van: Binnenlandse pensioenfondsen en verzekeringsinstellingen Binnenlandse banken en overige financiële instellingen Binnenlandse bedrijven Overige binnenlandse sectoren Buitenlandse instellingen

-294.566

15.605

-2.212.741

0

0 769.205

0 15.606

1.148.970

-1 19.917

19.917 0

19.917 19.917 0

2.500.000

0

0

0

0

0

0 0 2.500.000 0

0 0 0 0

Door derden belegde gelden

0

0

Waarborgsommen Overige vaste schulden

0 0

0 0

TOTAAL VASTE PASSIVA

2.225.351

35.522

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 jaar Te betalen aan openbare lichamen Bank- en girosaldi Overige schulden

1.629.347 27.769 0 1.601.578

165.905 0 0 165.905

Overlopende passiva

2.156.737

3.299.585

TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA

3.786.084

3.465.490

TOTAAL PASSIVA

6.011.435

3.501.012

Jaarstukken 2011


1.1

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

Algemeen De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) daarvoor aan provincies en gemeenten geeft en de Financiële Verordening 7 Omgevingsdienst . De waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten. Tenzij anders is vermeld worden de activa gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De baten en lasten zijn toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. De stand per 31/12 2010 is gebaseerd op de ontvlechtingsbalans tussen de regio Zuid-Holland Zuid en de voormalige Milieudienst. De ontvlechtingsbalans is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 25 november 2011. Activa Vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de van derden ontvangen investeringsbijdragen en afschrijvingen. De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van het product of dienst en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegekend. Afschrijving vindt lineair plaats op basis van de geschatte economische levensduur. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn bepaald op basis van artikel 10, lid 6 van de Financiële verordening en bedragen: • • • • • •

20 jaar voor motorvaartuigen 15 jaar voor technische installaties in bedrijfsgebouwen; 10 jaar voor kantoorinstallaties en kantoormeubilair; 5 jaar voor informatieregister en digitaal archief; 5 jaar voor transportmiddelen en aanhangwagens 3 jaar voor automatiserings- en onderzoeksapparatuur.

De Omgevingsdienst beschikt niet over gronden en terreinen. In overeenstemming met artikel 10 van de Financiële verordening worden activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 niet geactiveerd.

7

Financiële verordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, vastgesteld door het AB van 2 september 2010 (provincieblad 124, 11 november 2010). Jaarstukken 2011


Voorraden De als “onderhanden werken” opgenomen producten zijn gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs, dan wel de lagere marktwaarde. De vervaardigingsprijs omvat de kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend (zoals het aantal bestede uren tegen integrale kostprijs). Uitzettingen korter dan één jaar De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte kansen op inning. Overlopende activa en liquide middelen De overlopende activa en de liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Passiva Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Eigen vermogen Het totaal eigen vermogen is gelijk aan het eigen vermogen van voorgaand jaar, vermeerderd of verminderd met het resultaat voor bestemming. Voor zover het Algemeen Bestuur gedurende het jaar besluiten over bestemmingsreserves heeft genomen, zijn de effecten van deze besluiten in de stand van de reserves per jaareinde verwerkt. Uit het resultaat voor bestemming en de effecten van de besluiten van het algemeen bestuur volgt een resultaat na bestemming. Dit wordt als een separate post van het eigen vermogen gepresenteerd. De reserves van het eigen vermogen worden onderscheiden in een algemene reserve en overige bestemmingsreserves. De bestemmingsreserves zijn door het Algemeen Bestuur ingesteld voor specifieke doeleinden, zoals de financiering van activa, verwachte bijdrage in projecten of relevante risico’s. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen en verliezen die niet exact bekend zijn, maar redelijkerwijs geschat kunnen worden en worden gevormd voor risico’s die hierop van toepassing zijn. Daarnaast kunnen voorzieningen worden gevormd ter egalisatie van lasten. Vaste schulden De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer. De vaste schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde, verminderd met de gedane aflossingen. Vlottende passiva De posten opgenomen onder de vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Borg- en garantstellingen Voor zover de Omgevingsdienst borgen garantiestellingen is aangegaan, worden deze buiten de telling van de balans opgenomen. In de toelichting op de balans is dan nadere informatie opgenomen.

Jaarstukken 2011


Grondslagen voor de resultaatbepaling Baten en lasten De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden verwerkt indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn. Personeelslasten Personeelslasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Een uitzondering vormen overlopende posten uit hoofde van jaarlijkse arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Deze worden toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. Voorbeelden zijn vakantiegelden en verlofdagen.

1.2

Toelichting op de balans per 31 december 2011

ACTIVA 1.

Vaste activa

1.1 Immateriële vaste activa De Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid bezit geen immateriële vaste activa. 1.2.1

Materiële vaste activa met economisch nut.

De materiële vaste activa betreffen activa met een economisch nut. Paragraaf 5.3 ‘Onderhoud kapitaalgoederen’ beschrijft de beleidsuitgangspunten en de systematiek van het onderhoud van deze kapitaalgoederen. De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen:

Materiële vaste activa met economisch nut a. b. c. d. e. f. g. h.

31/12/2011

01/01/2011

erfpachtgronden gronden en terreinen (algemene dienst) woonruimten bedrijfsgebouwen grond-, weg- en waterbouwkundige werken vervoermiddelen machines, apparaten en installaties overige materiële vaste activa

0 0 0 49.166 0 0 297.815 393.983

0 0 0 0 0 0 267.194 242.749

totaal

740.963

509.942

Jaarstukken 2011


Het verloop is als volgt: Verloop materiële vaste activa

Waarde investering des-

bijdrage Waarde derden ultimo investering schrijvingen 2011

1/1/2011 a. b. c. d.

Erfpachtgronden Gronden en terreinen Woonruimten Bedrijfsgebouwen Grond-, weg- en waterbouwe. kundige werken f. Vervoermiddelen Machines, apparaten en ing. stallaties h. Overige materiële vaste activa totaal

af-

0 0 0 0

0 0 0 73.750

0 0 0 0

0 0 0 24.584

0 0

0 0

0 0

0 0

267.194 242.749

164.427 223.529

0 0

133.806 72.295

509.942

461.706

0

230.685

0 0 0 0 0 0

0 0 0 49.166 0 0

0

297.815 0 393.983 0 0 740.963

De bijdragen van derden hebben betrekking op de bijdragen die direct gerelateerd zijn aan de investering. De investeringen zijn gepleegd op basis van bestuurlijke goedkeuring. De investeringen zijn hieronder weergegeven.

Omschrijving

Beschikbaar Uitgaven krediet in 2011 2011

Onder/overschrijding

Aanpassingen gebouw Kantoormeubilair Archiefmeubilair en stellingen Implementatie Squit XO-Fase 2 Systeemkoppelingen

73.750 195.129 28.400 64.962 450.000

73.750 195.129 28.400 64.962 99.465

0 0 0 0 350.535

totaal

812.241

461.706

350.535

Handhaven/ afsluiten Afsluiten Afsluiten Afsluiten Afsluiten Handhaven

De investeringen mbt aanpassing gebouw, kantoormeubilair, archiefmeubilair en Squit XO zijn in 2010 8 gepleegd in het kader van de vorming van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid . De investeringsuitgaven van de projectverantwoording zijn bij het opstellen van het jaarverslag geactiveerd. Onder de noemer systeemkoppelingen valt het inrichten van een tijdschrijfsysteem en projectadministratie en deze te koppelen aan het financiële systeem (Key to Financien (K2F) inclusief de projectenadministratie) en de basissystemen van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. Het Dagelijks bestuur 9 heeft in februari 2011 een bedrag vrijgemaakt van € 450.000 .

8

Financiële verantwoording vorming OZHZ 2010, vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 6 juli 2011.

9

Eerste begrotingswijzing 2011, vastgesteld door AB op 25 november 2011 .

Jaarstukken 2011

9


Over te brengen krediet

350.535 350.535

1.3

Financiële vaste activa

1.3 Financiële vaste activa

Kapitaalverstrekkingen aan: ● Deelnemingen ● Gemeenschappelijke regelingen ● Overige verbonden partijen Langlopende leningen aan: ● Deelnemingen ● Woningbouwcorporaties ● Overige verbonden partijen Overige langlopende leningen Idem, met looptijd van 1 jaar of langer Bijdragen aan activa in eigendom van derden totaal

Boekwaarde Investeringen Aflossingen/ Boekwaarde 01/01/2011 afschrijvingen 31/12/2011

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 1.187 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 1.187 0 0

0

1.187

0

1.187

De financiële vaste activa betreft een langlopende lening in verband met het fietsplan. 2. Vlottende activa 2.1

Voorraden

De in de balans opgenomen voorraden zijn uitgesplitst naar de volgende categorieën: Voorraden

31/12/2011

01/01/2011

Onderhanden werk Gereed product en handelsgoederen

259.510-

217.560

Totaal voorraden

259.510-

217.560

Het onderhanden werk betreft projecten/opdrachten ten behoeve van gemeenten op het gebied van milieu onderzoek. De voorraad bestaat uit nog te factureren uitgevoerde werkzaamheden tegenover ontvangen bijdragen waarvoor nog activiteiten moeten worden verricht.

Jaarstukken 2011


2.2

Uitzettingen korter dan één jaar

De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder specificeren wij als volgt: Uitzettingen rentetypische looptijd <1 jaar Saldo 31-12-2011 a. Vorderingen op openbare lichamen b. Verstrekte kasgeldleningen c. Rekening-courantverhoudingen niet-financiele instellingen d. Overige vorderingen e. Overige uitzettingen Totaal

Voorziening Gecorrigeerd Gecorrigeerd oninbaarheid 31-12-2011 01-01-2011

1.185.934 0

0 0

1.185.934 0

526.313 0

0 37.120 0

0 32.789 0

0 4.331 0

0 0 0

1.223.054

32.789

1.190.265

526.313

De vordering op openbare lichamen betreft voornamelijk de voorschotfacturen aan gemeenten en provincie inzake uitvoering van de wettelijke taken en programma’s en de inwonerbijdrage. Daarnaast is sprake van een vordering op de regio ZHZ inzake de startbijdrage aan het weerstandsvermogen van 10 de Omgevingsdienst . Voor verwachte oninbaarheid hebben wij een voorziening ad € 33.000 in mindering gebracht op basis van geschatte inningskansen. 2.3

Liquide middelen

Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: Liquide middelen Kas Bank & Giro Kruisposten Totaal

31/12/2011

01/01/2011

165 3.488.982 -500 3.488.647

0 0 0 0

Het banksaldo wordt voornamelijk verklaard door de ontvangen voorschot- en subsidiebedragen en het nog openstaande crediteurensaldo. In de Financieringsparagraaf (Deel I, hoofdstuk 2, paragraaf 4) worden de beleidsuitgangspunten ten aanzien van het treasurybeleid weergegeven.

10

Ontvlechting Milieudienst uit Regio ZHZ, vastgesteld door het Algemeen bestuur op 25 februari 2011

Jaarstukken 2011


2.4

Overlopende activa

Overlopende activa zijn als volgt onderverdeeld: Overlopende activa Nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen Overige overlopende activa Totaal

31/12/2011

01/01/2011

849.883

207.691 2.039.506

849.883

2.247.197

De nog te ontvangen bedragen bestaan voornamelijk uit vorderingen op overheidslichamen die nog niet zijn gefactureerd. De vooruitbetaalde bedragen betreffen de kosten die zijn gemaakt voor de vorming van de omgevingsdienst. Bij de vorming van de Omgevingsdienst is een projectbudget van € 2.500.000 vastgesteld door het Algemeen bestuur voor de periode 2010-2011. (Besluit Algemeen bestuur op 1 juni 2010). Voor de financiering is een tweetal leningen verstrekt door de regio Zuid-Holland Zuid (€ 1.250.000) en de provincie Zuid-Holland (€ 1.250.000). De verantwoording over het projectbudget wordt jaarlijks separaat voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. Aflossing van de leningen van de provincie en regio vindt uiterlijk ultimo 2013 plaats. De gerealiseerde projectkosten tot en met 2010 zijn op 6 april 2011 door het AB goedgekeurd. De projectkosten zijn op de balans van de regio Zuid-Holland Zuid per 31/12/2010 verwerkt onder de “overlopende activa” (vooruitbetaalde bedragen”), met daarbij een summiere toelichting. De post is via de 11 openingsbalans overgeheveld naar de Omgevingsdienst. In het bedrijfsplan is opgenomen dat de vooruitbetaalde kosten in drie jaar terugverdiend moeten worden binnen de exploitatie van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. In de begroting 2011 en 2012 van de Omgevingsdienst is dit als volgt verwerkt en vastgesteld door het bestuur: De Omgevingsdienst genereert een positief resultaat doordat: •

•

De provincie in de periode 2011-2013 een gegarandeerde lump sum bijdrage levert van in totaal € 1.265.000 om de projectkosten terug te verdienen (en een additionele bijdrage om het weerstandsvermogen op te bouwen). In de tarieven voldoende ruimte is opgenomen om, gegeven de gemeentelijke omzetprognose, het gemeentelijk aandeel in de projectkosten (€ 1.265.000) terug te verdienen in de periode 20112013 (en het opbouwen van het vereiste niveau van weerstandsvermogen, te bereiken in 2014).

Het resultaat wordt vervolgens bestemd in een reserve om de aanloopkosten terug te verdienen. De post vooruitbetaalde kosten wordt afgeboekt op het moment dat de reserve van voldoende omvang is om de aanloopkosten terug te verdienen (prognose 31/12/2013). De accountant is in de managementletter 2011 tot een voortschrijdend inzicht gekomen. “ Kosten – voor zover deze niet kunnen worden geactiveerd omdat het geen investeringen zijn – die betrekking hebben op de oprichting zullen naar alle waarschijnlijkheid in het resultaat van het boekjaar 2011 verwerkt moeten worden”

11

Openingsbalans Omgevingsdienst ZHZ 2011, vastgesteld door het AB op 25 november 2011

Jaarstukken 2011


In lijn met dit uitgangspunt zijn de gerealiseerde projectuitgaven als een last verwerkt in de jaarrekening. De balanspost vooruitbetaalde bedragen is afgeboekt. Hier staat een onttrekking aan de algemene reserve (aanloopkosten) tegenover. De algemene reserve (aanloopkosten) komt daarmee uit op -/- € 2.418.000. Via de bestemming van de rekeningresultaten 2011, 2012 en 2013 wordt de reserve, conform de door het AB vastgestelde Begroting 2011 en 2012, aangevuld tot nihil in een periode van 3 jaar.

PASSIVA 1. Vaste financieringsmiddelen 1.1

Eigen vermogen

Het eigen vermogen bestaat uit de Algemene reserve, de bestemmingsreserves en het saldo van de rekening. Een specificatie van alle reserves is opgenomen in bijlage 3. Conform artikel 54, lid 2 van het BBV is per reserve het verloop gedurende het boekjaar weergegeven. Er is geen sprake van specifieke bestemmingsreserves die zijn gevormd voor de afschrijving op activa. Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Nog te bestemmen resultaat jaarrekening Totaal

31/12/2011 -/-

-/-

01/01/2011

2.212.741 769.205 1.148.970 294.566

15.606 15.606

In het onderstaand overzicht is het verloop van de reserves in 2011 weergegeven. Omschrijving

01/01/2011 Toevoeging Onttrekking

Algemene reserve – projectkosten Algemene reserve - Weerstandsreserve RZHZ Algemene reserve - Weerstandsreserve PZH Reserve sanering verkeerslawaai Bestemmingsreserve - Programmabijdrage PZH Bestemmingsreserve - Materieel budget PZH Bestemmingsreserve - Oud verlof PZH Bestemmingsreserve - Oud verlof RZHZ

0 0 0 15.606 0 0 0 0

0 146.140 79.160 624 47.691 298.784 264.000 142.500

2.438.041 0 0 0 0 0 0 0

Totaal

15.606

978.899

2.438.041

31-12-2011 -/-

2.438.041 146.140 79.160 16.230 47.691 298.784 264.000 142.500 -1.443.536

Algemene reserve Algemene reserve projectkosten Voor de toelichting wordt verwezen naar paragraaf 2.4. van de balans (overlopende activa). Algemene reserve weerstandsvermogen De algemene reserve is onderdeel van het weerstandsvermogen. Voor de beleidsuitgangspunten, omvang, en samenstelling van het weerstandsvermogen en de bijbehorende risico’s wordt verwezen naar de paragraaf weerstandsvermogen (Deel I, paragraaf 2.1). Jaarstukken 2011


Conform de ontvlechtingsafspraken tussen Omgevingsdienst, regio Zuid Holland Zuid en de Provin12 cie , hebben de regio en provincie een initiële bijdrage gestort in het weerstandsvermogen van de Omgevingsdienst van 1% van het respectievelijke aandeel in de begroting van de Omgevingsdienst. Reserve sanering Verkeerslawaai De bestemmingsreserve is overgenomen van de voormalige Milieudienst (regio). De reserve zal in 2012 naar verwachting worden uitgeput. Programmabijdrage Provincie Zuid-Holland 13 Conform het besluit van het Algemeen bestuur is vanuit het bij tweede bestuursrapportage geprognosticeerde resultaat een reservering gemaakt voor toekomstige programma uitgaven van de provincie. De afloop van de reserves is gepland op 31 december 2012. Materieel budget Provincie Zuid-Holland Uit dit budget worden de directe productiekosten van het provinciaal werkprogramma gedekt. Conform het besluit van het Algemeen bestuur (voetnoot 9) is vanuit het bij tweede bestuursrapportage geprognosticeerde resultaat een reservering gemaakt voor toekomstige materiële uitgaven van de provincie. De afloop van de reserves is gepland op 31 december 2013. Oud verlof Een niet uit de balans blijkende verplichting op de openingsbalans is het verlofstuwmeer dat is meegekomen vanuit de Milieudienst en provincie. Het stuwmeer leidt in de toekomst tot een omzetderving, een hogere inhuur of afkoop. Het provinciale deel (€ 264.000) wordt gedekt door de bij jaarrekening gevormde reserve, ten laste van het provinciale budget 2011, zoals besloten door het Algemeen Bestuur (voetnoot 9). In de omzetraming op de wettelijke taken van de gemeenten is een marge opgenomen van 1,3% (€ 142.500) ter dekking van het verlofstuwmeer. Dit bedrag is gereserveerd in de jaarrekening, conform het besluit van het Algemeen Bestuur (voetnoot 9). Het volledige verlofstuwmeer is hiermee nog niet afgedekt (zie de niet uit de balans blijkende verplichtingen). Het overige gemeentelijke deel wordt gedekt door het gemeentelijk deel van het resultaat in de periode 2012-2013 hiervoor te bestemmen. De afloop van de reserves is gepland op 31 december 2012. Het Dagelijks Bestuur heeft 16 september jl. ingestemd een aanpak om het verlofstuwmeer voor 1 januari 2013 terug te dringen. 1.2

Voorzieningen

Voorzieningen zijn gevormd voor op balansdatum bestaande risico’s voor verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten. Voorzieningen zijn onderdeel van het vreemd vermogen en niet vrij aanwendbaar door het bestuur. In onderstaand overzicht is het verloop van de voorzieningen weergegeven.

12 13

Bestuursnotities ontvlechting regio en provincie, vastgesteld door Algemeen Bestuur, d.d. 25 februari Eerste begrotingswijziging 2011 en tweede bestuursrapportage 2011, AB, 25 november 2011

Jaarstukken 2011


Verloop

Saldo

Voorziening spaarcontracten Totaal

Toevoeging Vrijval

Aanwending

Saldo

19.917

0

0

0

19.917

19.917

0

0

0

19.917

Voorziening spaarcontracten De voorziening is overgenomen van de voormalige Milieudienst (regio) en heeft betrekking op gespaarde uren in het verleden. Dit leidt tot een omzetderving. 1.3

Langlopende schulden

De onderverdeling van de in de balans opgenomen langlopende schulden is als volgt: Vaste schulden met een rentetypische looptijd ≥ 1 jaar

ultimo 2011

Obligatieleningen Onderhandse leningen: binnenlandse pensioenfondsen en verzekeringsinstellingen binnenlandse banken en overige financiële instellingen binnenlandse bedrijven overige binnenlandse sectoren buitenlandse instellingen, fondsen, banken, bedrijven en overige sectoren Totaal onderhandse leningen Door derden belegden gelden Waarborgsommen Overige vaste schulden Totaal

ultimo 2010 0

0

0 0 0 2.500.000 0 0 2.500.000 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

2.500.000

0

In onderstaand overzicht wordt het verloop weergegeven van de vaste schulden over het jaar 2011. Verloop vaste schulden

saldo vermeer1-1-2011 deringen

aflossingen saldo 31-12-2011

Onderhandse leningen

0

2.500.000

0

2.500.000

Totaal

0

2.500.000

0

2.500.000 14

Om de initiële kosten van OZHZ te kunnen financieren is een tweetal leningen aangetrokken . Een lening ad € 1.250.000 van de Gemeenschappelijke regeling Zuid-Holland Zuid en een overeenkomstige lening van de Provincie Zuid-Holland. Deze leningen zijn rentedragend (4%) en worden zo snel mogelijk doch uiterlijk 31 december 2013 afgelost. In de Financieringsparagraaf (Deel I, hoofdstuk 2, paragraaf 4) worden de beleidsuitgangspunten ten aanzien van het treasurybeleid weergegeven. 14

Bestuursnotities ontvlechting regio en provincie, vastgesteld door Algemeen Bestuur, d.d. 25 februari

Jaarstukken 2011


2.

Vlottende passiva

Onder de vlottende passiva zijn opgenomen: Vlottende passiva

31/12/2011

1/1/2011

Te betalen aan openbare lichamen Kortlopende schulden (met een looptijd korter dan één jaar) Overlopende passiva

1.629.347 2.156.737

165.905 3.299.585

Totaal

3.786.084

3.465.490

2.1 Kortlopende schulden De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd: Kortlopende schulden

31/12/2011

1/1/2011

Kasgeldleningen Bank- en girosaldi Te betalen aan openbare lichamen Overige schulden

27.769 1.601.578

165.905

Totaal

1.629.347

165.905

De overige schulden bestaan met name uit de crediteuren. Afwikkeling van de openstaande schulden vindt plaats in het eerste kwartaal van 2012. 2.2

Overlopende passiva

De specificatie van de post Overlopende passiva is als volgt: Overlopende passiva

31/12/2011

31/12/2010

Nog te betalen bedragen Vooruitontvangen bedragen Nog te besteden subsidies

1.292.520 211.074 653.143

0 2.708.135 591.450

Totaal

2.156.737

3.299.585

De vooruitontvangen bedragen betreffen de periodieke voorschotten van de opdrachtgevers. De nog te besteden subsidie heeft voornamelijk betrekking op het Nationaal Samenwerkingsprogramma Luchtkwaliteit. Voor de verantwoording wordt verwezen naar hoofdstuk 6.3; Single Audit, Single Administration (SISA). Het verloop is als volgt:

Nog te besteden subsidies

Jaarstukken 2011

01/01/2011

Toevoeging

Besteding

31/12/2011

591.450

61.693

0

653.143


1.3 Niet uit de balans blijkende financiële verplichtingen De niet uit balans blijkende verplichtingen kunnen betrekking hebben op langlopende overeenkomsten waaruit één of meerdere verplichtingen voortvloeien. Hiertoe worden ook de verplichtingen gerekend die slechts voor één jaar of korter zijn aangegaan en verplichtingen die in de loop van het jaar zijn ontstaan en per ultimo van dat betreffende jaar nog voortduren. Het gaat daarbij om de volgende verplichtingen: Huurverplichtingen Eind 2011 is het onderhuurcontract tussen Omgevingsdienst en de regio Zuid-Holland Zuid Noordengetekend. De jaarlijkse huurlast bedraagt € 734.000 (prijspeil 2012). Dit bedrag servicekosten, receptie en bijkomende facilitaire kosten. Daarnaast is de Omgevingsdienst tot en met 2014 jaarlijks een bedrag van € 72.000 verschuldigd voor de afkoop van de voormalige huisvesting van de regio ZHZ aan de Weizigtweg. Financiële dekking vindt plaats uit de reguliere begroting. Ontvlechting SCD Voortzetting van de dienstverlening door SCD aan, onder meer, de Omgevingsdienst ZHZ via inbesteding stuit op de aanbestedingswetgeving. Als gevolg daarvan is door een bestuurlijke coördinatiegroep een kaderafspraak gemaakt over de eventuele ontvlechting vanuit SCD, mocht aanbesteding niet leiden tot gunning aan SCD. Medio 2012 worden op dit punt finale besluiten verwacht. Inkoop en afname verplichting SCD Met het SCD is overeenstemming bereikt over het dienstenpakket in 2012. De opdrachtsom bedraagt € 1,786 mln. De dienstverlening heeft betrekking op afname van ICT (€ 985.000), facilitair (€ 437.000), personeel en organisatie (€ 256.000), Financiën (€ 85.000) en inkoop en verzekering (€ 23.000). Door een beperking van het aantal werkplekken tot de norm verwacht de Omgevingsdienst vanaf 2013 een structurele kostenbesparing van circa € 50.000 per jaar. Vanwege de overgang van de DIV medewerkers naar de Omgevingsdienst ontvangt het SCD eenmalig een afkoopsom van € 60.000 ter dekking van de overhead van het SCD. Het dienstverleningspakket 2012 is onderdeel van de bestuurlijke stukken omtrent de ontvlechting van het SCD die momenteel ter besluitvorming zijn voorgelegd. Financiële dekking vindt plaats uit de reguliere begroting. Leaseverplichtingen De leaseverplichtingen voor auto’s betreffen een bedrag van circa € 200.000 per jaar. Financiële dekking vindt plaats uit de reguliere begroting. Met betrekking tot het leasen van auto’s geldt een afbouwbeleid. Gebruiksrecht en onderhoud programmatuur De voormalige Milieudienst heeft een overeenkomst gesloten inzake het gebruiksrecht en onderhoud van het systeem Squit XO als basisprocessen systeem voor het verlenen van vergunningen en het verlenen van diensten op het gebied van milieu. Het contract betreft een jaarbedrag van € 104.000. Mantelcontracten De Omgevingsdienst heeft diverse mantelcontracten afgesloten voor de zogenaamde flexibele schil (zie hoofdstuk 5.4.; paragraaf bedrijfsvoering). De mantelcontracten bevatten geen gekwantificeerde

Jaarstukken 2011


afnameverplichting. De flexibele schil wordt ingehuurd, op het moment dat extra capaciteit nodig is. Financiële dekking plaats uit de omzet die wordt gegenereerd van de opdrachtgevers. Personele verplichtingen Op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) mogen geen voorzieningen worden gevormd noch anderszins verplichtingen worden opgenomen voor jaarlijks terugkerende arbeidsgerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Ten aanzien van vakantiegelden en verlofdagen van personeel zijn de feitelijke jaarlasten in de jaarrekening opgenomen. De op de balansdatum opgebouwde vakantiegeldrechten en de nog openstaande verlofdagen zijn niet als verplichting in de balans opgenomen. De uitbetaling van het opgebouwde vakantiegeld vindt plaats in de maand mei van het volgend jaar en drukt als zodanig geheel op dat jaar. Financiële dekking plaats uit de omzet die wordt gegenereerd van de opdrachtgevers. Het verlofstuwmeer van medewerkers van de voormalige Milieudienst is nog niet volledig gedekt door de desbetreffende bestemmingsreserve (zie de toelichting van de bestemmingsreserve verlof op de balans). Het ongedekte deel (€ 224.500) wordt vrijgemaakt door een deel van het resultaat in de periode 2012-2013 hiervoor te bestemmen. Deze lijn zal aan het bestuur worden voorgelegd in de Begroting 2013.

Jaarstukken 2011


2

Programmarekening 2011

De programmarekening 2011 sluit met een positief saldo van € 1,149 mln.. In vergelijking met de bijgestelde begroting bij de tweede bestuursrapportage (€ 1,049 mln.) is er sprake van een voordeel van € 100.000. Het cijfermatige beeld is hieronder weergegeven. Voor de toelichting wordt verwezen naar deel I; Jaarverslag, hoofdstuk 2; Programmaverantwoording, paragraaf 2.3: “Wat heeft het gekost?” Wat heeft het gekost? Programmarekening 2011 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

Begroting 2011 Primair

Begroting 2011 Realisatie Verschil Bijgesteld

Baten Inwonerbijdrage Wettelijke taken Adviezen en projecten Subsidies programmabijdrage Provincie ZH Provinciale bijdrage incidentele kosten Materieel budget Provincie ZH Inhuur indirect Provincie ZH Overige baten

2.447 15.804 2.741 838 0 0 492 0 0

2.500 14.213 2.962 730 460 596 663 60 416

2.500 14.421 2.870 702 460 596 663 60 523

0 208 -92 -28 0 0 0 0 107

Totaal baten*

22.322

22.599

22.795

196

Lasten Personeelskosten Overige personeelskosten Inhuur Kapitaallasten Interne kantoorkosten Ondersteuning SCD Huisvesting Overige bedrijfskosten Additionele productiekosten Onvoorzien Afboeking aanloopkosten**

14.529 913 260 765 171 1.573 598 863 1.146 271

12.122 615 2.392 362 178 1.717 839 765 1.351 229

12.112 668 2.723 331 121 1.728 876 925 1.018 165 2.438

-10 53 331 -31 -57 11 37 160 -333 -64 2.438

Totaal lasten

21.089

20.572

23.105

2.533

1.233

2.027

-310

-2.337

0 0

0 978

2.438 979

2.438 1

1.233

1.049

1.149

100

2.447

2.500

2.500

0

Saldo baten en lasten voor reservering Onttrekkingen aan reserves** Toevoegingen aan reserves Saldo baten en lasten na reservering * waarvan algemeen dekkingsmiddel ** technische bijstelling verwerking aanloopkosten

Jaarstukken 2011


Mutaties reserves Reserves

Begroting 2011

Begroting 2011

Primair

Bijgesteld

Realisatie

Verschil

Besluit

Toevoegingen: Rente sanering verkeerslawaai

0

0

1

1

Oud verlof PZH gedekt

0

264

264


Oud verlof MZHZ gedekt

0

143

143


Dotatie weerstandsreserve PZH

0

77

79


Dotatie weerstandsreserve RZHZ

0

148

146

-2 eerste begr. wijziging 2011

Bestemming provincie bijdrage Mat.budget

0

299

299


Bestemming provincie bijdrage WT

0

48

48


Totaal toevoegingen

0

978

979

Algemene reserve (projectkosten)

0

0

2.438

2.438 begroting 2011 en 2012

Totaal onttrekkingen

0

0

2.438

2.438

Saldo toevoegingen/onttrekkingen

0

978

-1.459

-2.437

1

Onttrekkingen:


Incidentele baten en lasten De baten en lasten zijn afhankelijk van de vraag en hebben doorgaans een structureel karakter, al kan de omvang variëren. Incidentele baten in 2011 zijn: • Een incidentele ruimte van 1,23% in de tarieven ter dekking van het verlofstuwmeer van medewerkers van de voormalige Milieudienst (€ 143.000). • Een bijdrage van de Provincie ter dekking van de aanloopkosten Omgevingsdienst (€ 596.000). • Een incidentele ruimte in de tarieven ter dekking van het gemeentelijk deel van de aanloopkosten Omgevingsdienst (€ 487.000) • Een incidentele bijdrage van de provincie voor de vorming van RUD’s (€ 140.000). Hiervoor zijn overeenkomstige lasten gerealiseerd. Incidentele dekkingsmiddelen De inwonerbijdrage (€ 2.500.000) is een lump sum budget en kan worden beschouwd als een algemeen dekkingsmiddel. Onvoorzien De post onvoorzien (€ 165.000) is aangewend voor het afboeken van oninbare posten (€ 42.000), het afboeken van privaatrechtelijke vorderingen (€ 26.000) en het afboeken van onderhanden werk (voornamelijk adviestaken) van voorgaande jaren (€ 98.000).

Jaarstukken 2011


3

Single Audit Single Administration (SISA)

De Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid is verplicht in haar jaarrekening op een voorgeschreven wijze verantwoording af te leggen over een aantal specifieke rijksregelingen. De doelstelling van Single information Single audit (SiSa) is de verantwoordings- en controlelasten voor mede-overheden te verminderen. De SiSa-verantwoordingssystematiek sluit namelijk aan bij het reguliere jaarrekeningproces van de mede-overheden. Daarmee behoren afzonderlijke verantwoordingen per specifieke uitkeringen en de controle van de accountant daarop tot het verleden. Voor de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid vallen het Programma Externe Veiligheid en het Nationaal Samenwerkingsprogramma Luchtkwaliteit onder de verantwoordingsplicht.

Jaarstukken 2011


Ontvanger

Juridische grondslag

Nummer E9

Specifieke uitkering

Departement I&M

Programma Externe Veiligheid (EV)

Besteding 2011

Subsidieregeling programmafinanciering Externe Veiligheid (EV)beleid voor andere overheden 2006-2010

I N D I C A T O R E N Eindverantwoording ja/nee Uitgaven van vóór 2010, waarvan besteding in 2011 plaatsvindt Zie Nota batenlastenstelsel Aard controle n.v.t.

Aard controle R

Ja Besteding 2011 tlv bijdragen door derden = contractpartners (niet rijk, provincie of gemeente)

€0 Besteding 2011 uit rentebaten gemeente op door provincie verstrekte bijdrage NSL

Aard controle R Provincies I&M

E11B

€ 602.307 Nationaal Besteding 2011 tlv eigen Samenwerkingsprogramm middelen a Luchtkwaliteit (NSL)

Teruggestort/verrekend in 2011 in verband met niet uitgevoerde maatregelen

Eindverantwoording ja/nee Uitgaven van vóór 2010, waarvan besteding in 2011 plaatsvindt Zie Nota batenlastenstelsel

Provinciale beschikking en/of verordening Aard controle R Aard controle R

Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (Wgr) (SiSa tussen medeoverheden)

Aard controle R

Aard controle n.v.t.

Aard controle R

Aard controle R

€0 Hieronder per regel één beschikkingsnummer en in de kolommen ernaast de verantwoordingsinformatie

€0 Besteding 2011 t.l.v. provincie

Nee

€0 €0 Eindverantwoording ja/nee

€0

Aard controle n.v.t. Aard controle n.v.t. Aard controle R 1 2 3 I&M

E27B

Brede doeluitkering verkeer en vervoer Provinciale beschikking en/of verordening

LMV/2006269545 LMV 2007066448 FEZ2009008771 Hieronder per regel één beschikkingsnummer en in de kolommen ernaast de verantwoordingsinformatie

€0 €0 €0 Besteding 2011 ten laste van provinciale middelen

Nee Nee Nee Overige bestedingen 2011 Toelichting afwijking

Eindverantwoording Ja/Nee

Zie Nota batenlastenstelsel

Aard controle n.v.t. Gemeenten (SiSa tussen medeoverheden)

Aard controle R Aard controle R 1 nvt

Uitgaven van vóór 2010, waarvan besteding in 2011 plaatsvindt

€0

Aard controle R Aard controle n.v.t.

€0

Aard controle n.v.t. Nee


€0

4

Rechtmatigheid

4.1

Kaders

Jaarlijks wordt door het Dagelijks Bestuur op grond van artikel 6, vijfde lid, van de Financiële Verordening een intern controleplan vastgesteld. Het Dagelijks Bestuur is verplicht (cf. art. 216 en 217 van de Provinciewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Deze toetsing vindt plaats aan de hand van een intern controleplan. In navolging van de Financiële verordening heeft het dagelijks bestuur 9 februari 2011 het controleplan 2011 vastgesteld. Dit interne controleplan heeft als doel om onvolkomenheden in de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. Tevens biedt interne controle de kans op het treffen van preventieve maatregelen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. De informatie uit interne controles plus de inbedding van interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren. Belangrijkste thema’s van het controleplan zijn: inkoop en aanbesteding, salarissen, debiteuren, crediteuren, treasury, het onderhanden werk, de kleine kas en projecten en programma’s. Daarnaast heeft het Dagelijks Bestuur op 11 november 2011 het Controleprotocol 2011 vastgesteld. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuringen rapportagetoleranties voor de controle van de jaarrekening. Zowel het controleprotocol als het controleplan vormen de basis voor de uitgevoerde interne controle.

4.2

Beheersmaatregelen rechtmatigheid

Belangrijkste thema’s van het controleplan zijn: inkoop en aanbesteding, salarissen, debiteuren, crediteuren, treasury, het onderhanden werk, de kleine kas en projecten en programma’s. De uitvoering van het interne controleplan heeft vertraging opgelopen. Het beeld op hoofdlijn is als volgt: Inkoop en aanbesteding Het aangaan van verplichtingen gebeurt na voorafgaande toestemming van de controller. De aanvraag wordt beoordeeld op financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en beschikbaarheid van financiën. De toestemming wordt vastgelegd op het verplichtingenformulier. Vanuit deze voorafgaande toets zijn geen verplichtingen geconstateerd met een onrechtmatig karakter. In het eerste kwartaal van 2012 heeft, in navolging van het advies van de accountant, een uitgebreide verbijzonderde interne controle plaatsgevonden van de inkopen 2011. Hierbij is gestart met de beschrijving van de administratieve organisatie. Vervolgens is de financiële rechtmatigheid van een 15-tal posten beoordeeld. Van de totale ca € 7 miljoen inkoopwaarde is in totaal € 2,5 miljoen (35%) gecontroleerd. De inkopen zijn onder meer getoetst op naleving van de Europese regelgeving, de inkoopprocedure van de Omgevingsdienst en de mandaatregeling. Bij deze beoordeling zijn geen financiële onrechtmatigheden geconstateerd.


Salarissen, debiteuren, crediteuren Het SCD heeft een assurance-rapport verstrekt van de externe accountant. Het rapport bevat het oordeel inzake de beheershandelingen van de procedures omtrent debiteuren, crediteuren, tussenrekeningen (btw/bcf en salarissen) en personele lasten. Conclusie van de accountant is dat de administratieve organisatie en het daarin opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen inzake de beheershandelingen in het kader van de procedures omtrent debiteuren, crediteuren, tussenrekeningen (btw/bcf en salarissen) en personele lasten uitgevoerd door het SCD ten behoeve van de Omgevingsdienst gedurende het boekjaar 2011 in alle van materieel belang zijnde opzichten adequaat waren opgezet en hebben gewerkt. Treasury Uit de financieringsparagraaf (hoofdstuk 5.3 van de jaarrekening) blijkt dat de Omgevingsdienst ruimschoots voldoet aan de wettelijke normen inzake de kasgeldlimiet en de rente risiconorm. In 2011 hebben geen mutaties plaatsgevonden in de leningenportefeuille. Om deze redenen zijn in 2011 geen verdere interne controlewerkzaamheden plaatsgevonden op de uitvoering van de treasuryfunctie. Onderhanden werk Bij het opstellen van het jaarverslag heeft een integrale doorlichting plaatsgevonden van het onderhanden werk. De accountant doet in de interim rapportage de aanbeveling om het onderhanden werk met een grote frequentie door te lichten en op te nemen in de integrale financiële prognose. De Omgevingsdienst zal hier vervolg aan geven in 2012. Kleine kas In 2011 is de procedure rondom de kleine kas aangescherpt. Maandelijks vindt er een kastelling plaats. Een kascontrole van het SCD bracht geen kasverschil aan het licht. Het SCD plaatste wel een kanttekening bij het verstrekken van cadeaubonnen bij afscheid, jubilea of andere personele aangelegenheden vanuit de kleine kas. In overleg met het SCD zal de procedure worden aangescherpt. Projecten en programma’s Verantwoording ten laste van projecten en programma’s wordt door de beleidsverantwoordelijke getoetst aan het programmaplan, subsidieverordening, etc. Op dit onderdeel heeft geen verbijzonderde controle plaatsgevonden in 2011.

4.3

interim controle accountant15

De managementletter 2011 bevat de belangrijkste opmerkingen en adviezen van de accountant naar aanleiding van de tussentijdse controle 2011. De accountant constateert dat in het huidige boekjaar enkele belangrijke stappen zijn gezet om de beheersing van de organisatie en met name de projectadministratie te verbeteren. Zij constateert dat de dienst zich realiseert dat er nog een stevige en belangrijke opgave om het financieel beheer verder te verbeteren, waarbij de ontvlechting van SCD compliceert.

15

Dagelijks Bestuur, 7 maart 2012

Jaarstukken 2011


De door de accountant aangegeven punten maken onderdeel uit van het door het Dagelijks Bestuur 16 vastgestelde Beheersplan . Het gaat daarbij onder meer om: 1) 2) 3) 4) 5)

De inrichting van de projectadministratie en de aansluiting tussen projectadministratie en financieel systeem. Het verder structureren van de interne controle in de processen en het opzetten van de verbijzonderde interne controle. De ontvlechting van het SCD en de ICT aanbesteding. De finale afwikkeling van de financiële ontvlechting met de regio ZHZ. Periodieke analyse van het onderhanden werk, ter versterken van de kwaliteit van de financiële prognoses.

De verbeteropgave krijgt gestalte in 2012. het Dagelijks Bestuur heeft 11 november 2011 het interne controleplan 2012 vastgesteld. Dit plan wordt momenteel verder operationeel gemaakt in een intern controleprogramma. Het controleprogramma bevat een nadere uitwerking van het controleplan in toetsingskaders, procesbeschrijvingen,checklists en controleprotocollen. Eind mei hebben interne controles (zichtbaar) plaatsgevonden op alle processen die in het interne controleplan zijn aangegeven.

4.4

Rechtmatigheid

Begrotingsrechtmatigheid 17 Het controleprotocol Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2011 geeft het afwegingskader voor het algemeen bestuur met betrekking tot de begrotingsrechtmatigheid. Exploitatie De hogere lasten (€ 97.000) door voornamelijk een hogere inhuur en hogere lasten voor externe expertise staan in directe relatie tot de hogere baten (€ 207.000) vanwege de uitvoering van de wettelijke taken en een rijksbijdrage voor de RUD-vorming (PUMA). Derhalve is in 2011 geen sprake geweest van een begrotingsonrechtmatigheid. Voor nadere informatie wordt verwezen naar deel I (jaarverslag), hoofdstuk 4 (programmarekening). Reserves De toevoegingen aan de reserves zijn conform de eerste Begrotingswijziging 2011, met uitzondering van een niet substantiële toevoeging aan de reserve sanering verkeerslawaai (€ 0,6). Voor nadere informatie wordt verwezen naar deel I (jaarverslag), hoofdstuk 4 (programmarekening). Derhalve is in 2011 geen sprake geweest van een begrotingsonrechtmatigheid. Investeringsuitgaven De investeringsuitgaven in 2011 (€ 461.000) zijn bestuurlijk goedgekeurd bij de eerste begrotingswijzi18 19 ging 2011 en de Financiële verantwoording vorming OZHZ 2010 . Voor nadere informatie wordt verwezen naar deel II (jaarrekening), hoofdstuk 2.2 (toelichting op de balans; materiële vaste activa).

16 17 18 19

Dagelijks Bestuur 12 januari 2012 Algemeen Bestuur, 25 november 2011 Algemeen bestuur, 25 november 2012 Algemeen Bestuur, 6 juli 2011.

Jaarstukken 2011


Bijlagen

Jaarstukken 2011


Bijlage 1

Verantwoording programma’s

Omschrijving

Begroting 2011

Programma Omgevingsruimte Bovengrond Programma Omgevingsruimte Ondergrond Programma Omgevingsruimte Vervoer Programma Databeheer Programma Externe Veiligheid

344.726 171.270 154.8201) 629.264 614.958 Totaal

1)

1.915.038

Realisatie 2011

327.785 105.960 115.398 513.394 602.307

89% 62% 75% 82% 98%

1.644.843 86%

In de begroting 2011 voor het deelprogramma Omgevingsruimte Vervoer is in totaal €131.00 geraamd voor 'offertes'.

Van dit bedrag is €110.500 rechtsreeks door provincie (90.000) en DCMR (20.500) betaald aan het bureau dat de werkzaamheden heeft uitgevoerd. De werkzaamheden zijn uitgevoerd conform planning, maar deze bijdragen zijn niet in onze financiële administratie opgenomen. Voor een correcte weergave van de realisatie t.o.v. het geraam de bedrag, is de begroting 2011 voor dit deelprogramma verlaagd met €110.500.

Omgevingsruimte en Databeheer Het doel van het meerjarenprogramma Omgevingsruimte en Databeheer is om gemeenten en provincie beter te ondersteunen bij het maken van afwegingen en keuzes in ruimtelijke planprocessen, in relatie tot milieuaspecten. De Omgevingsdienst ZHZ investeert in het verder opbouwen en doorontwikkelen en ontsluiten van milieudata en milieuexpertise. Binnen het deelprogramma Bovengrond is het basisdocument ‘gemeenteprofiel’ gereed gekomen. Binnen het deelprogramma Vervoer zijn onder meer signaleringskaarten externe veiligheid en lucht opgeleverd. Binnen het deelprogramma Ondergrond is een verkenning uitgevoerd naar gebiedsgericht grondwaterbeheer voor Dordrecht (m.n. het Zeehavengebied). Er is een belangrijke impuls gegeven aan het uniform geografisch weergeven van milieudata. De voortgang van het totale programma is vertraagd doordat specifieke deskundigheid niet tijdig beschikbaar was (waaronder verkeerskundige kennis) en door beperkingen van de ICT-infrastructuur. Door deze vertraging zijn de bestedingen achtergebleven op de oorspronkelijke raming. Naar verwachting kunnen de deelprogramma’s wel binnen de gestelde programmaperiode (tot en met 2015) afgerond worden. In 2012 zullen relevante regionale en landelijke ontwikkelingen waaronder de heroriëntatie van het regionaal uitvoeringsniveau, de impact van de Havenvisie Rotterdam 2030 op de regio ZHZ en de nieuwe Omgevingswet worden gevolgd en zo nodig meegenomen in de aanpak. Programma Externe Veiligheid – Jaarprogramma 2011 Elk jaar stelt de Bestuurscommissie een Jaarprogramma Externe Veiligheid vast, welke wordt gesubsidieerd door het Rijk. Uitvoering geschiedt samen met de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid. In 2011 zijn onder andere werkzaamheden uitgevoerd met betrekking tot databeheer van het Register risicosituatie gevaarlijke stoffen (RRGS) en het uitvoeren van landelijke kwaliteitsslagen van het RRGS. Verder is geadviseerd over externe veiligheid in het kader van ruimtelijke plannen. Ook is onder meer onderzocht wat mogelijke effecten zijn van nieuwe (wets)ontwikkelingen ten aanzien van buisleidingen. Waar gewenst, zijn gemeenten ondersteund. Daarnaast is een basis format voor een gemeentelijke beleidsvisie Externe Veiligheid opgesteld. Het subsidieoverschot (ca. €12.000) wordt terugbetaald aan de provincie Zuid-Holland.

Jaarstukken 2011


Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de jaarrekening 2011 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2011 en de programmarekening over 2011 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag,beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting, en met de relevante weten regelgeving waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekeninggeen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingenin de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggevingen de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Deze financiële rechtmatigheidscriteria zijn vastgesteld met het normen- en toetsingskader door het algemeen bestuur op 11 november 2011.

Jaarstukken 2011


De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten en toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2, lid 7 BADO is deze goedkeuringstolerantie door hetalgemeen bestuur bij besluit van 11 november 2011vastgesteld. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwingvoor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening vande gemeenschappelijke regeling OmgevingsdienstZuidHolland Zuideen getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2011 als van de activa en passiva per 31 december 2011 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2011 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante weten regelgeving waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213, lid 3 onder d Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.

Rotterdam, 12juni2012 Deloitte Accountants B.V.

W. Kalkman RA

Jaarstukken 2011


Vaststellingsbesluit

Dagelijks Bestuur

Als ontwerpjaarrekening vastgesteld en aangeboden aan het algemeen bestuur op ……..

Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid de secretaris,

de voorzitter,

Algemeen Bestuur De jaarrekening 2011, waarin begrepen het voorstel tot resultaatbestemming en de overbrenging van restantkredieten naar de begroting 2012, vastgesteld door het algemeen bestuur van Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid in de openbare vergadering van 5 juli 2012.

de secretaris,

Jaarstukken 2011

de voorzitter,


Deloitte.

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid Postbus 550 3300 AN DORDRECHT

Datum

Behandeld door

Otis kenmerk

19 juni 2012

W. KalkmanRA

120991/ta15501

Onderwerp

Uw kenmerk

Controleverkiaring jaarrekening 2011 Geacht bestuur, Hierbij doen wij u onze controleverkiaring d.d. 19 juni 2012 bij de jaarrekening 2011 van uw gemeenschappelijke regeling toekomen. Wij hebben één exemplaar van de controleverkiaring voorzien van een originele handtekening. Dit exemplaar is ten behoeve van uw eigen archief. Het andere exemplaar van de controleverkiaring is voorzien van de naam van onze accountantspraktijk en de naam van de accountant, echter zonder persoonlijke handtekening. Wij verzoeken u bij openbaarmaking van de controleverkiaring gebruik te maken van het exemplaar van de controleverkiaring dat niet is voorzien van een persoonlijke handtekening. Dit conform het advies van de beroepsorganisatie NBA ter vermijding van fraude met handtekeningen van accountants. Wij bevestigen u ermee akkoord te gaan dat de bijgevoegde controleverkiaring zonder persoonlijke handtekening wordt opgenomen in de jaarstukken. Deze jaarstukken dienen te worden uitgebracht overeenkomstig het aan ons voorgelegde definitieve concept (c.q. de laatste drukproef rekening houdend met de aangegeven wijzigingen), waarvan een gewaarmerkt exemplaar is bijgevoegd. Overigens wijzen wij u erop dat in de situatie dat de jaarrekening door het algemeen bestuur niet ongewijzigd wordt vastgesteld onze bovengenoemde toestemming vervalt. Indien u deze jaarstukken en de verkiaring opneemt op internet, dient u te waarborgen dat de jaarstukken goed zijn afgescheiden van andere informatie op de internetsite. Afscheiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de jaarstukken in niet-bewerkbare vorm als een afzonderlijk bestand op te nemen of door een waarschuwing op te nemen indien de lezer de jaarstukken verlaat (“u verlaat de beveiligde, door de accountant gecontroleerde jaarrekening”).

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants By, is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

Deloitte. 2 l9juni 2012 12099 1/ta1550 1

Overigens wijzen wij erop dat, indien tot de vergadering van het algemeen bestuur omstandigheden blijken die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, een dergelijke aanpassing nog voor de vergadering van het algemeen bestuur moet worden gemaakt. Uiteraard vervalt in die situatie onze bovengenoemde toestemming. Tot het geven van nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Over onze overige bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening brengen wij separaat versiag uit.

U

Hoogachtend, Deloitte

RA

Bijiagen:

Eén getekende controleverkiaring van de onathankelijke accountant. Eén was getekend controleverkiaring van de onafhankelijke accountant.

D e I o i tte.

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Controleverkiaring van de onafhankelijke accountant Aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid Verkiaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de jaarrekening 2011 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid Holland Zuid gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2011 en de programmarekening over 2011 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondsiagen voor financiële versiaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het dagelks bestuur Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, aismede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting, en met de relevante weten regelgeving waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevoig van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Op ate opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.


Deloitte. 2 l9juni 2012 120991/taJ55Ol

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn affiankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevoig van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, aismede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondsiagen voor financiële versiaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling gemaakte schattingen, aismede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Deze financiële rechtmatigheidscriteria zijn vastgesteld met het normen- en toetsingskader door het algemeen bestuur op 25 november 2011. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten en toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2, lid 7 BADO is deze goedkeuringstolerantie door het algemeen bestuur bij besluit van 25 november 2011 vastgesteld. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2011 als van de activa en passiva per 31 december 2011 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze j aarrekening verantwoorde baten en lasten aismede de balansmutaties over 2011 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante weten regelgeving waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling.

Deloitte. 3 l9juni 2012 12099 11ta15501 Verkiaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213, lid 3 onder d Gemeentewet vermelden wij dat hetjaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaarj$-met de jaarrekening. Rotterdam, 19 juni 20 Deloitte

w

RA

Deloitte.

Deloitte Accountants BV. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.cfeloitte.nl

Controleverkiaring van de onafhankelijke accountant Aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

Verkiaring betreffende de jaarrekening Wij hebben dejaarrekening 2011 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid Holland Zuid gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2011 en de programmarekening over 2011 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondsiagen voor financiële versiaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, aismede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de j aarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting, en met de relevante weten regelgeving waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de j aarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevoig van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november2010’ gedeponeerd bij de Kamervan Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of D&oitteToucheTohmatsu Limited

Deloitte. 2 l9juni 2012 12099 lIta/550 1 Een controle omvat het uitvoeren van werkzaantheden ter verkrijging van controle—informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn athankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’ s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevoig van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de j aarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, aismede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële versiaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de j aarrekening. Deze financiële rechtmatigheidscriteria zijn vastgesteld met het normen- en toetsingskader door het algemeen bestuur op 25 november 2011. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten en toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2, lid 7 BADO is deze goedkeuringstolerantie door het algemeen bestuur bij besluit van 25 november 2011 vastgesteld. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende dejaarrekening Naar ons oordeel geeft de j aarrekening van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2011 als van de activa en passiva per 31 december 2011 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten aismede de balansmutaties over 2011 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante weten regelgeving waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling.

Deloitte. 3 l9juni 2012 120991/taJ55Ol

Verkiaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213, lid 3 onder d Gemeentewet vermelden wij dat hetjaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de j aarrekening. Rotterdam, 19 juni 2012 Deloitte Accountants B.V. was getekend: W. Kalkman RA

D e I o i tte.

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2011 19 juni 2012

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants By, is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.


Deloitte.

Deoitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Tel: 088 288 2888 Fax:088 288 9830 wwwdeloitte.n I

Aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid Postbus 550 3300 AN DORDRECHT

Datum

Behandeld door

Ons kenmerk

l9juni 2012

drs. F.P. Smilde

120992/ta/5501

Onderwerp

Uw kenmerk

Accountantsverslag van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid voor het boekjaar eindigend op 31 december 2011 Geachte heer, mevrouw, Hierbij ontvangt u het accountantsverslag over het boekjaar 2011. Dit versiag geeft onze belang rijkste bevindingen weer. Wij hebben dejaarrekening 2011 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid Holland Zuid (ZHZ), opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur, gecontroleerd. Bij dezejaarrekening hebben wij op 19 juni 2012 een goedkeurende controleverkiaring verstrekt. Hetjaar 2011 is voor uw gemeenschappelijke regeling het eerste jaar geweest en daarmee een belangrijkjaar. Het opstellen van eenjaarrekening was ook eerste keer. In het opstelproces zijn enkele belangrijke aanpassingen in dejaarrekening doorgevoerd in goede afstemming met ons. Het uiteindelijke product voldoet aan daaraan te stellen eisen. In dit accountantsverslag treft u onze controlebevindingen aan. Hoogachtend,

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in bet handelsregiuter van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of Deloitte ToucheTohmatsu Limited

Deloitte. 3 l9juni 2012 120992

Inhoud 1

Inleiding 1.1 1.2

2

3

Uw 2.1 2.2 2.3

De opdracht die u ons hebt verstrekt Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd

vermogen en resultaat Algemeen Resultaat 2011 Weerstandsvermogen en risicomanagement

Controlebevindingen jaarrekening 2011 3.1 3.2 3.3 3.4

Goedkeurende controleverkiaring Onderhanden werk Reserves Single information Single audit (Sisa) 3.4.1 Procedure SiSa 3.4.2 Fouten en onzekerheden SiSa

4 4 5

5 5 6 7

7 7 7 8 8 8 8

4

Risicoanalyse en interne controle

9

5

Frauderisico

9

Bijiage 1: Actualiteiten

11


1 1.1

Inleiding De opdracht die u ons hebt verstrekt

Binnen het kader van de meerj arige overeenkomst tussen uw gemeenschappelijke regeling en Deloitte Accountants B.V. voor het controleren van uwjaarrekening worden elk jaar de onderlinge afspraken bevestigd door middel van een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging van 31 augustus 2011 heeft u ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de j aarrekening 2011 van uw Omgevingsdienst.

Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’s waar u als gemeenschappelijke regeling mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw gemeenschappelijke regeling (bestuur en management) en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving en branche tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor verdere controlewerkzaamheden zal dienen. Het gaat hierbij om de externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie heeft de focus gelegen op de risico’ s in de voor de jaarrekening relevante processen. De uitkomsten van deze processen dienen te resulteren in verantwoorde transacties in de j aarrekening. Onze risicoanalyse en daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zeif, maar ook op het systeem van inteme beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat betrouwbare informatie wordt opgeleverd, zowel tussentijds als bij de jaarverantwoording. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel reeds in de tweede heift van het boekjaar plaats, door middel van een interim-controle. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de proces- en programmarisico’ s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van uw interne beheersing. De managementletter is op 17 februari 2012 aan uw directeur aangeboden. Bij dejaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, hierna: BBV), of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en/of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.


De formele producten van de uitgevoerde j aarrekeningcontrole zijn de controleverkiaring bij de jaarrekening en dit accountantsverslag. Wij zijn op 21 maart 2012 gestart met de controle van uw jaarrekening 2011. Bij aanvang van de j aarrekeningcontrole was een conceptj aarrekening beschilcbaar, echter hierop zijn nog enkele noodzakelijke aanpassingen verricht teneinde de jaarrekening in te richten volgens de eisen van de geldende verslaggevingsregels. De jaarrekening is in onderlinge afstemming aangepast en waarna een nieuwe aanlevering van de jaarstukken heeft plaatsgevonden. De verdere onderbouwing van de posten en samenwerking met uw medewerkers bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden hebben wij als positief ervaren. De belangrijkste bevindingen vanuit onze controle en de daaraan gekoppelde adviezen hebben wij in dit versiag opgenomen. Wij vragen de komende periode uw aandacht voor het opvolgen van de adviezen in dit versiag en in de managementletter opgenomen die naar onze mening direct bijdragen aan een verbetering van de versiaglegging, het inzicht in de financiële positie dan wel de verbetering van de interne beheersing van uw organisatie. —

1.2

-

Onze onathankelijkheid is gewaarborgd

De voorschriften in het kader van onathankelijkheid zijn binnen de beroepsorganisatie van registeraccountants (de NBA) opgenomen in de “Nadere Voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant” (hiema: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Op basis van onze toetsing aan het ‘normenkader’ en waar nodig aanvullend getroffen maatregelen concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij uw gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid in 2011 voldoende is gewaarborgd.

2 2.1

Uw vermogen en resultaat Algemeen

In het BBV, de verslaggevingsregels van gemeenten, die ook voor uw gemeenschappelijke regeling van toepassing zijn, is voorgeschreven dat een onderscheid wordt gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programmarekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. In uw j aarrekening 2011 hebben zich dergelijke directe vermogensmutaties niet voorgedaan.


2.2

Resultaat 2011

In de jaarrekening 2010 van de regio Zuid-Holland Zuid is een overlopende post opgenomen voor de vooruitbetaalde kosten met betrekking tot het oprichten van de nieuwe gemeenschappelijke regeling. Deze post is gevormd door uitgaven in 2010, die bestemd zijn het oprichten van de nieuwe dienst, niet in het resultaat te nemen van datjaar maar door te schuiven naar 2011. Dit omdat de kosten zijn veroorzaakt door het oprichten van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid in 2011. De geldende verslaggevingsregels staan het niet toe om deze kosten te activeren en over meerdere jaren af te schrijven. De kosten moeten in het jaar van de oprichting worden genomen. Hierdoor is de overlopende activa post met de toegekende aanloopkosten van € 2,4 miljoen afgeboekt ten laste van het resultaat in 2011. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het resultaat vóór bestemming bedraagt € 310.000 nadelig. Per saldo is op basis van besluitvorming tussentijds € 1.459.000 aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijke nog te bestemmen jaarresultaat 2011 € 1.149.000 voordelig bedraagt. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld als onderdeel van het eigen vermogen in de balans. Het eigen vermogen van uw gemeenschappelijke regeling ultimo 2011 bedraagt € 294.000 negatief. In het hierna volgende overzicht hebben wij de mutaties in de reserves schematisch weergegeven (x € 1.000): Oiitwikkeling Eigcii

Vermogen

(* € 1.000)

2011

Stand van de reserves per 1 januari 2011

Resultaat vóór bestemming Tussentijdse resultaatbestemming tij dens boekj aar Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening

Stand per 31 december 2011

€ 16

-I- € 310 +

€ 1.459 € 1.149

-I- € 294

Deloitte. 7 19 juni 2012 120992

2.3

Weerstandsvermogen en risicomanagement

In de paragraaf risico’ s en weerstandsvermogen in de programmaverantwoording is een nadere uiteenzetting gegeven welk weerstandsvermogen uw gemeenschappelijke regeling dient te hebben om alle geInventariseerde en gekwantificeerde risico’ s te dekken. Uit de analyse in de paragraaf weerstandsvermogen in uw jaarstukken blijkt dat voor de aankomende drie jaar feitelijk sprake is van een ‘onderdekking’ (weerstandscapaciteit -I- risico’ s). Dit ‘tekort’ aan weerstandsvermogen dient de aankomende drie jaar ingelopen te worden vanuit de positieve resultaten die door uw gemeenschappelijke regeling zijn geprognosticeerd. De genoemde risico’ s in de paragraaf weerstandsvermogen kunnen het behalen van de geprognosticeerde resultaten negatief beInvloeden. In de paragraaf is niet opgenomen welke maatregelen getroffen zijn om de geconstateerde risico’ s af te dekken. Wij adviseren u de weerstandscapaciteit van uw gemeenschappelijke regeling nauwlettend te blijven monitoren. Tevens geven wij u in overweging om de paragraaf verder uit te breiden met maatregelen om de risico’s in de toekomst af te dekken.

3 3.1

Controlebevindingen jaarrekening 2011 Goedkeurende controleverkiaring

Bij de jaarrekening 2011 van uw gemeenschappelijke regeling hebben wij op 19 juni 2012 een goedkeurende controleverkiaring verstrekt. In dit hoofdstuk informeren wij u over de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde j aarrekeningcontrole 2011.

3.2

Onderhanden werk

Door het ontbreken van een koppeling tussen de projectadministratie (Efficy) en de financiële administratie (K2F) hebben wij, evenals in voorgaande jaren bij de Milieudienst Zuid-Holland Zuid noodzakelijke aanvullende werkzaamheden verricht. De koppeling tussen de twee administraties is een belangrijke schakel in het beoordelen van de onderhanden werkposities. Hiermee worden de saldi van de in het verleden gemaakte kosten en gerealiseerde opbrengsten gewaarborgd. Daarnaast wordt zekerheid verschaft dat de kosten en opbrengsten in de projectadministratie één op één zijn doorvertaald in de financiële administratie en daarmee in de jaarrekening. Met onze aanvullende werkzaamheden is de juistheid en volledigheid van de kosten en opbrengsten die zijn opgenomen in de projectadministratie vastgesteld. —

Wij hebben vastgesteld dat intern een beoordeling van alle onderhanden werkposities door de projectleiders is gemaakt. Hierbij is bevestigd dat de verwachte opbrengsten waar reeds kosten voor zijn gemaakt daadwerkelijk kunnen worden gerealiseerd.


Wij hebben verder vastgesteld dat de deelnemende gemeente hun onderhanden werkpositie 2011 hebben geaccordeerd met het ondertekenen van de saldobevestigingen. Hiermee wordt door de deelnemende gemeenten de over- of onderrealisatie op hun jaarprogramma en het eventuele saldo aan aanvullende offertetaken bevestigd. Voor 2012 is het realiseren van een koppeling tussen de projectadministratie en de financiële administratie een noodzakelijk aandachtspunt. Daarnaast moet het periodiek beoordelen van de onder handen werkposities en het doorvertalen van de financiële consequenties daarvan verder worden verankerd in de planning&control cyclus. Wij adviseren u de voortgang op beide onderwerpen te monitoren.

3.3

Reserves

Ret eigen vermogen van uw gemeenschappelijke regeling is ultimo 2011 negatief geworden. De algemene reserves is op één onderdeel negatief gepresenteerd. Door goedkeuring van het algemeen bestuur wordt het saldo van de aanloopkosten, die in 2011 als eenmalige last verwerkt zijn, in de jaarrekening 2011 onttrokken aan de algemene reserve. Het negatieve saldo in de algemene reserve wat hierdoor ontstaat, wordt volgens de interne prognose in driejaar tijd terugverdiend, deels door toekenningen van de provincie Zuid-Holland in de bijdrage in de aanloopkosten. Deze bijdragen worden als een lumpsumbedrag in de jaarlijkse bijdrage over 2011, 2012 en 2013 verkregen door uw gemeenschappelijke regeling. De afspraken over de tarieven tussen de Regio Zuid-Holland Zuid en de 19 gemeenten moet zorgen voor het terugverdienen van het ‘resterende’ tekort in de algemene reserve. Hiermee is een sluitend terugverdienmodel beschikbaar wat het hebben van een negatieve algemene reserve toestaat volgens de geldende verslaggevingsregels.

3.4

Single information Single audit (Sisa)

3.4.1 Procedure SiSa De SiSa procedure voor uw gemeenschappelijke regeling voor aanlevering van bestanden aan het CBS is nagenoeg identiek aan voorgaandjaar. Uw gemeenschappelijke regeling moet in een vast, voorgeschreven stramien een zevental documenten aan het CBS te leveren.

3.4.2 Fouten en onzekerheden SiSa Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2011 vallen onder SiSa. Wij geven dit weer in de onderstaande tabel. Deze tabel moet ook worden opgenomen als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wij hebben de controle op deze regelingen uitgevoerd op basis van de door u opgemaakte SiSa-bijiage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2011. Per regeling wordt aangegeven of, en zo j a welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd:

Deloitte. 9 i9juni 2012 120992

Tabel van bevindirn voor de Ow Specificke uitkciing Eli B E27 B

sdienst Zuid-Holland Zuid Iciut of onzekcrlieid

NationaalSamenwerkings programma Luchtkwaliteit (NSL) Brede doeluitkering verkeer en vervoer Totaal

4

Financiele ornvang in

loelichting

en ro’s

Iout/onzekerlieicl

€0

€0

Nvt

€0

€0

Nvt

€0

€0

Nvt

Risicoanalyse en interne controle

Over 2011 hebben wij geconstateerd dat de (verbijzonderde) interne controle op rechtmatigheid op orde is. De interne controles bestaan momenteel uit een vast aantal waarnemingen volgens het controleplan. Aandachtsgebieden binnen uw organisatie, waar de meeste risico’s zijn geIdentificeerd, krijgen hierdoor niet per definitie de meeste aandacht bij in de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle. Hierbij kan gedacht worden aan het naleven van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en naleven van arbeid technische voorwaarden en het beoordelen van de onderhanden werkpositie. De koppeling tussen risicomanagement en interne controle zorgt niet alleen voor het vaststellen in hoeverre een risico toereikend is afgedekt. Interne controle kan zich hierdoor vooral op de onderwerpen die er op dat moment toe doen richten en krijgen meer het karakter van een operational audit. Wij adviseren u te beoordelen in hoeverre de koppeling tussen risicomanagement en (verbijzonderde) interne controle te realiseren is en athankelijk van de uitkomst invoering te monitoren. —

—

5

Frauderisico

Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevoig van fraude in de j aarrekening. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een ins chatting moeten maken van de frauderisico’ s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van inteme beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen, en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwij zing voor fraude, dan zal de accountant dit moeten communiceren met, athankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het dagelijks bestuur en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en warmeer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, het algemeen bestuur.


Urn invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met het management van uw gemeenschappelijke regeling, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevoig van fraude in de j aarstukken, en op preventieve maatregelen daarbij. Van het dagelijks bestuur hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het “omzeilen” van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen, controles van schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Geen aanwijzingen dat er sprake is geweest van materiële fraude Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de j aarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van dejaarrekening 2011 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Hoogachtend, Deloitte

Kalkman RA

Deloitte. 11 l9juni2Ol2 120992

Bijiage 1: Actualiteiten Wetsvoorstel Normerizig hezoldiging topfunctionarissen publieke en sernipuhileke sector

(VNT) Op 6 december 2011 heeft de Tweede Kamer ingestemd met het wetsvoorstel Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Het voorstel zal, nadat het is aangenomen de Wopt met ingang van I januari 2013 vervangen. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semi-publieke sector, zoals flu de Wopt, maar stelt ook maxima aan de hoogte van die inkomens en tevens aan de ontslagvergoedingen. Lokaal bestuur valt onder het eerste regime. In het eerste regime mag de bezoldiging van bestuurders en hoogste leidinggevenden niet uitstijgen boven een beloningsmaximum, gebaseerd op 130 procent van het brutosalaris van een minister. In de oorspronkelijke tekst van het wetsvoorstel staan de volgende bedragen genoemd die jaarlijks bij ministeriële regeling aangepast zullen worden, te weten een bedrag van € 187.340, vermeerderd met componenten voor onkostenvergoeding en het werkgeversdeel van het pensioen. Voor deze componenten wordt in het wetsontwerp uitgegaan van respectievelijk € 7.559 (onkostenvergoeding minister-president) en € 28.767 (ABP-pensioenpremie bij € 187.340). Opgeteld bedraagt dit € 223.666 (niveau 2010). De ontslagvergoeding wordt overeenkomstig het regeerakkoord, gemaximeerd op € 75.000. De genoemde maxima van de norm gelden ook als de functie van bestuurder en/of hoogste Ieidinggevende wordt vervuld door een functionaris die geen arbeidsovereenkomst heeft (bijvoorbeeld interim), mits dit in een periode van achttien maanden voor meer dan twaalf maanden het geval is. Bij overschrijding van de norm (beloning enlof ontslagvergoeding) zal het bedrag dat boven de norm is uitgekeerd als een onverschuldigde betaling worden gezien. Dit betekent dat dit bedrag teruggevorderd kan gaan worden van de betreffende functionaris. Dit dient als een vordering in de jaarrekening opgenomen te worden verantwoord. Volgens de WNT zal in de jaarrekening de beloning van (ex)topfunctionarissen moeten worden verantwoord. Indien sprake is van een betaling boven de norm zal dit moeten worden toegelicht. De verplichting tot openbaarmaking geldt ook voor de beloning van andere werknemers voor zover deze uitstijgt boven het beloningsmaximum. Voorts wordt de melding bij BZK gehandhaafd Nieuwe EU drempeihedragen vcrhoogd De nieuwe drempelwaarden voor Europees aanbesteden voor de periode van I januari 2012 tot en met 31 december 2013 zijn bekendgemaakt. De drempelbedragen worden om de 2 jaar aangepast. Voor de komende periode is sprake van een verhoging van het drempelbedrag. Voor decentrale overheden geldt met ingang van 1 januari voor opdrachten voor werken een drempel van € 5.000000 en voor opdrachten voor diensten en leveringen € 200.000.

Jaarstukken 2011 Versie DB 20 juni 2012

Recommend Documents