Jaarplan 2013 Stichting Orion In een turbulente tijd als deze is de eerste neiging om over financiën te praten. Het belang van ons allemaal is echter in eerste instantie de zorg voor onze clIënten. Dit vraagt creativiteit, flexibiliteit en ondernemerschap. Wij kijken allemaal op een eigen manier naar de zorg. Omdat het jezelf aangaat, of omdat het om je kind gaat. Voor anderen is het een baan, voor weer een ander een zinvolle besteding van de vrije tijd. Behalve rekening houden met het individuele belang, moet Orion een balans vinden tussen de verschillende belangen. De bedrijfsvoering van een organisatie als Orion is een weerslag van die verschillende elkaar geheel of slechts gedeeltelijk overlappende belangen. De financiering van de zorg is al een aantal jaren aan het veranderen. De komende tijd zal deze verandering doorgaan en grote gevolgen hebben. Wij hebben al enige tijd te maken met een daling van financiële middelen. Door zorgkantoren worden standaard budgetkortingen opgelegd, die maken dat we dezelfde zorg met minder geld moeten leveren. Orion moet in 2013 ongeveer €600.000,= inleveren. Orion heeft in de voorgaande jaren een deel van de vergoeding voor huisvestingskosten ingezet voor de betaling van personeelskosten. Door het scheiden van de finaciering voor wonen en zorg (dit zal gefaseerd gebeuren) valt deze compensatie weg waardoor Orion terug zal moeten in de uitgaven voor het personeel. Dit komt bovenop het lager worden van het toegekende budget. Totaal gaat het om een bezuiniging van €1,1 miljoen, waarbij €600.000,= in 2013. De begroting voor 2013 zal in de volgende delen worden opgezet: personeel, huisvesting en materieel. Op dit moment zijn het nog communicerende vaten, maar op deze manier wordt wel inzichteliijk waar tekorten en overschotten ontstaan. Gezien het grote tekort van Orion in 2011 en de bezuinigingen in 2012 om het verder oplopen van het tekort te beperken, wordt voor 2013 in de totaalbegroting van Orion (de opstelsom van personeel, materieel en huisvesting) gestuurd op een licht overschot. Afhankelijk van de snelheid van de invoering van een totale scheiding van wonen en zorg zullen de inkomstenbegroting en de uitgavenbegroting van Orion voor de personeelskosten in evenwicht moeten zijn. Dit zal een bezuiniging van rond €500.000,= betekenen. Deze stap zal, zo mogelijk gefaseerd, in 2014 en 2015 worden gezet. In vergelijking met andere organisaties heeft Orion relatief veel cliënten met een gecompliceerde zorgvraag. De afgelopen jaren zijn hiervoor toeslagen ontvangen. De systematiek wordt per 2013 veranderd en brengt verschillende regelingen onder de nieuwe regeling Meerzorg. Voor de begroting 2013 kan dit direct consequenties hebben
als al toegekende toeslagen opnieuw worden aangevraagd en mogelijk daardoor worden gewijzigd en verlaagd. In 2013 zullen we de organisatie efficienter gaan inrichten. De deelbegrotingen per locatie zullen vanaf dat jaar gebaseerd zijn op een (kwalitatief en kwantitatief) formatieplaatsenplan. Dit plan is een blauwdruk van de woonvoorziening waarin onder andere de inkomsten en uitgaven, de doelgroep, de identiteit en het teamportret zijn opgenomen. Het voornaamste doel is het afstemmen van kwaliteit en kwantiteit op basis van inkomsten en het adequaat kunnen inspelen op interne en externe ontwikkelingen. De invulling van de ondersteunende afdelingen bedrijfsvoering en personeelszaken, en de zorgondersteunende dienst zal worden beoordeeld op doelmatigheid en efficiency. Naar aanleiding van deze analyse worden noodzakelijke aanpassingen gedaan. Door de betreffende leidinggevenden zal in het najaar 2012 een eerste aanzet worden gedaan waaruit moet worden geconcludeerd of hierbij externe ondersteuning gewenst is. De vaak gecompliceerde zorgvraag van onze cliënten vraagt om goed geschoold personeel. De vermindering van onze budgetten zal dit (hoewel mogelijk paradoxaal) nog noodzakelijker maken. In een aantal gevallen kunnen we daardoor met minder personeel toe. Daarnaast kan dit een factor zijn die van invloed is op de hoogte van het ziekteverzuim. In 2013 wordt daarom het budget voor opleiding en scholing aanzienlijk verruimd. Bij het aannemen van personeel zal veel meer dan in het verleden gekeken worden naar de competenties van sollicitanten. Er zal worden gewerkt met een helder omschreven profiel van de nieuwe medewerker. Het profiel zal worden uitgewerkt op thema’s als rolduidelijkheid, netwerkontwikkeling en ethiek. Op basis van het eerder genoemde formatieplaatsenplan kan beter gestuurd worden op de samenstelling van het team. Voor de toekomst zullen we ons als aantrekkelijke werkgever moeten presenteren. Duidelijkheid over de antroposofische grondslag (zie verder in dit Jaarplan), secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden, on ontplooiingsmogelijkheden zijn hierin belangrijk. Financieel heeft Orion geen ruimte om zich te onderscheiden van collega’s. We zullen het in andere zaken moeten zoeken. zoals verbreding en verdieping van het eigen werk. De diversiteit van zorgvragen maakt dat mensen zich binnen de eigen organisatie breder kunnen ontwikkelen. De vorming van een Intern Expertiseteam, waarin mensen hun deskundigheid kunnen inzetten op andere plaatsen binnen Orion wordt in 2013 onderzocht en indien wenselijk en mogelijk gerealiseerd. De invulling van een aantal functies is de afgelopen periode (enigszins of ingrijpend) gewijzigd. Met een aanloop in 2012 zullen de functiebeschrijvingen in 2013 worden getoetst, zonodig worden herschreven en opnieuw worden gewogen. Het gaat dan om de functies binnen het MT, de Zorgondersteunende dienst, de werkplaatsen en de functie van Groepsleider 1. De systematiek van de jaargesprekken zal in 2013 worden aangepast (de voorbereidingen worden nu getroffen). Er wordt op dit ogenblik nog te weinig
gesproken over het actuele functioneren van de medewerker in relatie tot zijn functie, waardoor er te weinig zicht is op het al of niet naar behoren functioneren.. Beheersing van ziekteverzuim vraagt permanente aandacht en is als zodanig geen speciaal doel in 2013. Gezien het hoge ziekteverzuim van Orion in afgelopen jaren en de wens om goed werkgeverschap te realiseren, zal er ook komend jaar veel aandacht zijn voor preventie (regelmatig contact van leidinggevende met iedere medewerker), eventuele inzet van medewerkers bij ziekte, en het opvolgen van procedures. Mensen met een beperking horen erbij en verdienen hun eigen plaats in de maatschappij. Orion zal dit nadrukkelijk uitdragen. Dit past bij onze antroposofische grondslag. Onze medewerkers zullen worden geschoold in deze basishouding. Bij het aannemen van nieuw personeel is dit een aannamecriterium. Zelfbepaling binnen de mogelijkheden van mensen zal in 2013 bepalend zijn voor de dienstverlening. Wat wil een cliënt zelf? Wat kan hij zelf aangeven? Om de instroom van cliënten zeker te stellen zal nadrukkelijk naar sleutelfiguren de meerwaarde van Orion worden uitgedragen. Met name het MT en de zorgbemiddelaar spelen hierin een centrale rol. Samenwerking met andere organisaties is voor Orion belangrijk. De samenwerking met Zevenster en Zorgbreed zal verder worden uitgebouwd waardoor de kwetsbaarheid van een aantal processen verkleind wordt. Andere samenwerkingsverbanden worden onderzocht. Met IJsselmonde-Oost en Cavent wordt gekeken naar een samenwerking tussen de gedragskundigen op het thema seksualiteit. Met Lievegoed wordt de samenwerking in de begeleiding van jeugdige cliënten onderzocht. De komende maanden gaat Orion over naar een nieuw automatiseringsbedrijf. Bedrijfsprocessen moeten hierdoor soepeler verlopen. Daarnaast wordt door het aanleggen van privélijnen vanaf 2013 aan cliënten de mogelijkheid geboden om (tegen betaling) internet te gebruiken. De betaling hiervan wordt geregeld in het AWBZhandboek: Wie betaalt wat? Dit handboek zal naar verwachting (na advies van de Cliëntenraad) begin 2013 in werking treden. Orion maakt gebruik van verschillende software-pakketten die de bedrijfsvoering ondersteunen. Besloten is het gebruik van een aantal in 2013 af te bouwen, waaronder BOSOR en PLANCARE, en over te gaan op een geïntegreerd pakket waarin het Elektronisch Cliëntendossier de basis gaat vormen. Belangrijk is dat een elektronisch volgsysteem ontstaat, waarin de verschillende stappen in het zorgproces van iedere individuele cliënt kunnen worden vastgelegd en worden gevolgd. Hoewel alle keurmerken zijn behaald is Orion is de afgelopen jaren uitermate kwetsbaar gebleken in de opvolging van deze stappen. Doel is een geïntegreerd systeem medio 2013 te hebben gerealiseerd. Eerste verkennende stappen zijn inmiddels gezet.
Orion heeft een grondslag die haar duidelijk onderscheidt van andere organisaties in de omgeving. Deze grondslag is al jaren onderwerp van gesprek en zelfonderzoek. Orion zal zich hierin blijven onderscheiden, waarbij zij bereikbaar blijft voor een breed publiek. Vanuit ontmoeting en verbinding zal Orion op basis van de grondslag verdere invulling geven aan het pedagogisch beleid. Dit zal in 2013 worden beschreven. Orion is opgericht op grond van de Camphillgedachte. Het beeld hiervan is diffuus en voor buitenstaanders moeilijk te pakken. Eén van de kernen, het scheppen van een leefgemeenschap, zullen wij in de nabije omgeving gaan uitdragen. Dit zal er in ieder geval toe moeten leiden dat buurtbewoners meer betrokken zijn bij de cliënten van Orion en omgekeerd. Activiteiten zijn: het betrekken van buurtbewoners bij activiteiten van Orion (markt, Cultureel Centrum, vervoer) en het aanbieden van diensten aan buurtbewoners (onderhoud van tuinen, verkooppunten van producten van Orion in de buurt). Vanuit het MT zal hierin de regie worden genomen. In 2008 is een Lange Termijn Huisvestingsplan opgesteld. Met de inzichten van nu wordt daar in belangrijke mate van afgeweken. Wel wordt gehandeld vanuit de noodzaak dat een aantal panden (in de nabije toekomst) niet zal voorzien in de woonwens van cliënten. Daarnaast dwingt de veranderende financiering om de huisvesting efficienter te organiseren. In 2013 zal de voorbereiding worden gestart van de herontwikkeling van de woningen aan de Wollefoppenweg. Daarbij zal een keuze worden gemaakt tussen aanpassing van de bestaande bouw of nieuwbouw. De aanpassing zal in ieder geval in de jaren na 2013 leiden tot een groei van het aantal cliënten aan de Wollefoppenweg. Aangezien het aantal cliënten van Orion niet kan groeien zal dit gevolgen hebben voor andere locaties van Orion. Dit betekent dat andere locaties worden afgestoten. Beoordelingscriteria: het wel/niet rendabel zijn, staat van onderhoud, woonwensen van cliënten en economische restwaarde. Inmiddels zijn contacten gelegd met mogelijke partners die de bouw (mede) kunnen realiseren. Speerpunt zal het vinden van investeerders zijn. Om een goede invulling te geven aan de verbouw- en nieuwbouwplannen zal in de eerste helft van 2013 een onderzoek worden gedaan onder cliënten en verwanten naar de woonwensen. In vergelijking met andere organisaties maakt Orion voor het informeren van cliënten, verwanten, medewerkers en derden nog weinig gebruik van middelen als de website en andere social media. Wij achten het noodzakelijk om het gebruik hiervan te vergroten. Steeds meer informatie verloopt via digitale weg. De mogelijkheden worden in 2013 onderzocht. Voorbeelden zijn: een digitale versie van het Sterrennieuws (het eerste nummer van 2013 zal als proef ook digitaal verschijnen) of een twitteraccount voor personeelszaken.
Er zijn veel grote en kleine zaken die vooraf noodzakelijk of wenselijk lijken. Hier sturen wij op, maar met de nodige flexibiliteit om te kunnen blijven inspelen op alle verrassingen die op ons pad kunnen komen. Drunen, 31 oktober 2012 Wietse de Lege (namens het MT van Orion)
