IPARÁGI MEGOLDÁS
Vezetôi és Gazdálkodási rendszer Önkormányzatok számára Microsoft Dynamics alapon
Microsoft Dynamics A Microsoft Dynamics NAV moduljai Pénzügy • fôkönyv • vevôk és követelések • szállítók és kötelezettségek • tárgyi eszközök • költségtervezés • készletértékelés Ügyfélkapcsolat-kezelés • értékesítés • marketing • szerviztevékenység Disztribúció • beszerzés • készletgazdálkodás • raktárkezelés Termelésirányítás • termeléstervezés • rugalmas gyártás • ellátástervezés • kapacitástervezés
2
Humánerôforrás-menedzsment, projektirányítás • projektek • erôforrások • alkalmazotti nyilvántartás
A Microsoft Dynamics a Microsoft vállalatirányítási és ügyfélkapcsolat-kezelô szoftverekkel, és a kapcsolódó megoldásokkal foglalkozó termékcsaládja. Ezek a rendszerek a kis-, közepes- és nagyméretû szervezeteket támogatják az ügyvitel automatizálásában, a nyereségesebb mûködésben és növekedésük felgyorsításában. A Microsoft Dynamics alkalmazásai átfogóan optimalizálják a vállalatok stratégiai folyamatait a pénzügy, az üzleti adatelemzés, a humánerôforrások, a projektvezetés, az ügyfélkapcsolat-kezelés, a helyszíni szervizelés, az ellátásilánc-kezelés, az e-kereskedelem és a termelésirányítás terén. Azáltal, hogy alkalmazottaik, ügyfeleik és beszállítóik korszerû megoldásokkal kommunikálhatnak és mûködhetnek együtt egymással, a vállalatok idôben reagálhatnak, megalapozott stratégiákat dolgozhatnak ki és azokat kellô gyorsasággal hajthatják végre. A Microsoft Dynamics termékcsaládot a vállalatmérettôl függô igényeknek megfelelôen tervezték, fejlesztették, hogy támogassa akár a KKV szektor,
akár a közepes és nagyvállalatok igényeit. A szoftverek zökkenômentesen együttmûködnek a Microsoft más alkalmazásaival és technológiáival (pl. Office, Windows, SQL Server, BizTalk, SharePoint). A megoldáscsomag forgalmazásáról hivatalos értékesítési partnereink hálózata gondoskodik. Partnereink az ügyfelek igényeihez szabott speciális szolgáltatásokat és támogatást biztosítanak. A Dynamics termékcsalád legújabb tagja a Microsoft Dynamics CRM olyan hatékony eszközt ad a vállalatok kezébe, amellyel integrálhatják és automatizálhatják folyamataikat az ügyfelek magasabb szintû kiszolgálása, támogatása érdekében. A technológia az ügyfelet, a vele folytatott kommunikációt és interakciót, valamint az értékesítési és vevôszolgálati folyamatok menedzselését állítja szinte az összes tranzakció középpontjába, ezáltal biztosítva az egységes és naprakész információ megosztását azon alkalmazottak között, akik erre támaszkodva a lehetô legjobb szolgáltatást nyújthatják az ügyfeleknek.
Microsoft Dynamics NAV Üzleti intelligencia • OLAP elemzések • ad-hoc riportok Elektronikus kereskedelem • portál alapú rendszerelérés • elektronikus kereskedelem • XML adatkapcsolat
A Microsoft Dynamics NAV növekvô kisés középvállalatok számára kínál átfogó megoldást a pénzügyi folyamatok, az ügyfélkezelés és az elosztási csatornák folyamatainak optimalizálására. Az egyszerûen használható és karbantartható vállalatirányítási rendszer maximalizálja a termelékenységet, és a vevôszolgálatok tökéletesítésével növeli a vevôi elégedettséget. A teljes mértékben személyre szabható Microsoft Dynamics NAV lehetôvé teszi az ügyfelek számára, hogy az igényeiknek megfelelô vállalatirányítási rendszert alakítsanak ki cégüknek. Az ebbôl eredô, megnövekedett kapacitásnak köszönhetôen könnyebb alkalmazkodni a piac változásaihoz, mégpedig anélkül, hogy ez gátolná a napi mûködést. Iparági program keretében a Microsoft Dynamics NAV partnerek számos ver-
tikális megoldást kínálnak. A vertikumok speciális igényeit lefedô megoldás ráépül a vállalatirányítási rendszer széleskörû alapfunkcióira, azokkal szorosan integrálva mûködik. Számos esetben helyi partnerek nemzetközileg elterjedt, piacvezetô megoldásokat honosítanak a magyar piaci igényekre testre szabva. A partnerek iparági ismereteinek köszönhetôen ügyfeleink saját problémáikra, üzleti folyamataikra választ adó integrált megoldást kapnak.
KÖZÜGY – Közigazgatási Önkormányzati Ügyvitel
teljes körû megoldást nyújt a hazai Önkormányzatoknak a pénzügyi- és gazdálkodási feladatok informatikai eszközökkel történô gyors és hatékony elvégzésére. Rendszerünk segítségével az Önkormányzatok az uniós szabályoknak megfelelô legmodernebb technológia segítségével, gyorsan és hibamentesen tudják elvégezni pénzügyi, számviteli, jelentési, statisztikai és egyéb feladataikat. Az Önkormányzati rendszer segítségével, a megfelelô jogosultsággal rendelkezô tisztségviselôk pillanatok alatt, akár interneten keresztül is elérhetik a Hivatal és Intézményeinek pénzügyi adatait. Az adott területre specifikus kimutatások bármikor gyorsan összeállíthatóak és lefuttathatóak, így biztosítva a tisztségviselôk naprakész információval történô ellátását. Társaságunk a projektek elôkészítése során közremûködik a források megteremtésében is: Önkormányzati ügyfeleink részére pályázatfigyelési, pályázatkészítési és pályázati lebonyolítás szolgáltatást nyújtunk. A hazai informatika az elmúlt másfélkét évtized alatt berobbant a közigazgatási területre. Az informatika rendkívül gyors térhódítása eredményét, az egyes szakterületek felelôs tisztségviselôi igyekeztek a hozzájuk tartozó feladatok elvégzését minél nagyobb mértékben automatizálni, informatikai támogatottsággal ellátni. Ezeknek a folyamatoknak köszönhetôen, a hazai Önkormányzatok jelentôs többségénél számtalan, egymástól teljesen elszeparáltan mûködô informatikai rendszer segítségével dolgoznak a szakterület felelôsei. Ismert tény, hogy az ún. sziget-rendszerek sok esetben az adatok redundanciáját eredményezik, azaz egy-egy adat többször is bevitelre kerül a rendszerekbe. Szintén a sziget-rendszerek okozta hiányosság, hogy a vezetô tisztségviselôk számára elengedhetetlen, az intézmények mûködésével kapcsolatos naprakész riportok, statisztikák és kimutatások csak lassan, több rendszerbôl elôbányászva, gyakran rendszergazdai segítséget is igénybe véve kérdezhetôk le. Vállalatunk célkitûzésként jelölte ki azt a feladatot, hogy a Microsoft Dynamics NAV rendszerre építve egy olyan, egységes gazdálkodási rendszert alakítson ki speciálisan az
Önkormányzatok számára, ami nagymértékben egyszerûsíti a hivatalok informatikai struktúráját, gyors és hatékony EU konform mûködést tesz lehetôvé, határidôre pontos beszámolók készítésével támogatja az elszámolási kötelezettségek teljesítését és olyan egyszerûen kezelhetô, bárhonnan elérhetô, jól strukturált adatbázist képez, melyre nyugodtan építkezhetnek a vezetô tisztségviselôk döntéseik meghozatalában.
Iparág: Helyi önkormányzatok Microsoft megoldás: Microsoft Dynamics NAV Add-on fejlesztô cég: CityByte Zrt. Az Ön partnere: CityByte Zrt.
3
Kitekintés
Rendszerünk felülete és kezelési logikája a Microsoft technológiából adódóan a Microsoft Outlook sémájára épül. Így a leendô felhasználók gyorsan és magabiztosan sajátítják el a rendszer használatát, hiszen az általuk korábban használt Microsoft alapú szövegszerkesztés, táblázatkezelés, honlap böngészés során elsajátított programkezelést, az ARP rendszerben is rendkívül jól tudják majd hasznosítani.
4
A Microsoft Dynamics termékek világszerte ismertek, több mint 50 országban közel 50000 felhasználó használja. Az Európai Unióban számos Önkormányzat döntött a Microsoft technológiára épülô gazdálkodási rendszer mellett, hiszen olyan jól ismert, megbízható technológiára építhetik létfontosságú elszámolásaikat és számvitelüket, melynek támogatottsága hosszú évekre garantált. Kelet-Európai specialitásként szembetûnô jelenség az ún. egyedifejlesztések jelenléte az egyes Hivatalokban, illetve Önkormányzati intézményekben. Ezek elterjedési oka elsôsorban a kedvezô ár, mely mögött gyakran ott van az elôzôleg fel nem mért jelentôs mértékû mûködési költség. Nem szabad azonban megfeledkeznünk egy rendszer üzemeltetési fázisában jelentkezô feladatainkról sem. Ilyen feladatok lehetnek például az egyes jogszabály módosításoknak vagy a hivatali változásoknak megfelelô rendszer átparaméterezések. Sajnos sok esetben a jelenleg mûködô ódivatú sziget-rendszer megoldások sok Uniós folyamatot /követelményt nem, vagy csak korlátozottan támogatnak. Rendszerfunkciók • Vezetôi Információs Rendszer • Költségvetés tervezés, Elôirányzat kezelés • Kötelezettségvállalás • Központi Jelentéskészítés • Szerzôdés nyilvántartás • Készlet- és Eszközgazdálkodás • Tárgyi-eszköz gazdálkodás • Humánerôforrás gazdálkodás • Pénzügy • Számvitel Alkalmazott technológia A CityByte Zrt. Microsoft Dynamics NAV integrált alkalmazásra épülô Önkormányzati gazdálkodási rendszere a Microsoft SQL adatbázis szervert használja. A Microsoft technológia alkalmazásával rendszerünk bevezetése, testre szabása, valamint jövôbeni
üzemeltetése leegyszerûsödik, és ezzel együtt gyorsabbá is válik. Korszerû technológia segítségével, az Önkormányzatok a gazdálkodási rendszer használatával mindig naprakész információkkal tudnak dolgozni. Kimutatásaikban a legfrissebb adatokat tudják megjeleníteni. A lekérdezési lehetôségeket kihasználva az Önkormányzatok vezetôit, képviselôit nem érhetik meglepetések az egyes periódusok végén, hiszen az általuk összeállított riportstruktúrák bármikor és bárhonnan, akár Interneten keresztül is lekérdezhetôk. Az elkészített riportok, kimutatások
tovább szerkeszthetôk táblázatkezelôvel, szövegszerkesztôvel. A rendszer lehetôséget biztosít a rendszerbôl kinyert adatok, kimutatások azonnali, onine publikálására például a hivatal honlapján, vagy az ügyfélportálon. A központi adatbázis által az adatokat csak egy helyen kell rögzíteni. Ezáltal az ó-divatú, több, egymástól függetlenül mûködô sziget-rendszert alkalmazó hivatalok mûködéséhez képest egy EU konform, gyors és hatékony mûködést tudunk garantálni ügyfeleinknek. Rendszerünk felülete és kezelési logikája a Microsoft technológiából adódóan a Microsoft Outlook sémájára épül. Így a leendô felhasználók gyorsan és magabiztosan sajátítják el a rendszer használatát, hiszen az általuk korábban használt Microsoft alapú szövegszerkesztés, táblázatkezelés, honlap böngészés során elsajátított programkezelést, az ARP rendszerben is rendkívül jól tudják majd hasznosítani.
Modulok és funkcionalitások
Rendszerstruktúra
Az Önkormányzati gazdálkodási rendszer fôbb moduljai és azok kiemelt funkciói (a teljesség igénye nélkül) Kötelezettség vállalás – Kötelezettségként minden megtörtént vagy várható gazdasági esemény nyilvántartása – a lekérdezések mindig a valóságnak megfelelô, naprakész állapotot mutatják – Kötelezettségvállalás nyilvántartása fôkönyvi szám, dimenziók és kötelezettségvállaló szerint is (analitikus és összegzô listák) – Kötelezettségvállalás ellenôrzése a megrendelés jóváhagyásánál vagy a számlaigazolásnál is – 75-ös beszámoló elkészítése Költségvetés tervezés – Költségvetés tervezés dimenziónként, elôirányzat módosítások rögzítése Számvitel – Törzsadatok karbantartása (számlatükör, szakfeladatok, egységkódok, naplók, könyvelési mátrixok) – Automatikus vagy kézi könyvelés – Funkcionális tételek, állományi átvezetések, zárás, tárgyi eszköz feladások automatikus könyvelése – Tévesen könyvelt tételek stornírozása
– Költségfelosztás intézményenként és idôszakonként – Lekérdezések intézményként, dimenziónként, idôszakonként, ügyfelenként, tételenként – Beszámolók elôállítása – Kész beszámolók átemelése a K11 programba – Webes alkalmazások (adatszolgáltatás, korszerû, gyors, megbízható kapcsolat az intézményekkel) – TÁKISZ által küldött bérlemez beolvasása, automatikus könyvelése – Tetszôleges számú könyvelési idôszak (nincs havi, negyedéves zárás) – Fôkönyvi kivonat, fôkönyvi karton, napló, pénzforgalmi jelentés Szerzôdés nyilvántartás – Kiadási és bevételi szerzôdések, határozatok, megrendelôk nyilvántartása, csoportosítása, gyors visszakereshetôsége – Kiadási és bevételi egyszeri vagy idôszakonkénti elôírások generálása – Elôírásokról történô csoportos számla- és csekknyomtatás – Kiadások és bevételek alakulásának figyelemmel követése, az éppen aktuális szerzôdésegyenlegek lekérdezése
5
Modulok és funkcionalitások
– Fizetési felszólítók, egyenlegközlô levelek nyomtatása – Webes alkalmazások (információszolgáltatás a lakosság, vállalkozások felé)
– –
6
Pénzügy – Bejövô számlák rögzítése (fedezetellenôrzés, számlaigazolás) – Számlázás, kimenô számlák nyomtatása – Vevôi és szállítói számlák nyilvántartása, csoportosíthatósága, gyors visszakereshetôsége – Automatikus stornó-számla generálás, nyomtatás – Lekérdezések (számlaösszesítô, folyószámla egyeztetô) – Fizetési felszólító, egyenlegközlô levelek nyomtatása – Késedelmi-kamat számítás – ÁFA tételek gyûjtése, pénzforgalmi vagy teljesítés szemléletû ÁFA kimutatások lekérdezése – Több bankszámla egyenlegének vezetése tetszôleges pénznemben – A rendszerben lévô rögzített számlák kiválasztása kiegyenlítésre – Elektronikus banki terminál – PEK lemezek beolvasása – Bankzárás (egyenleg ellenôrzés) – Lekérdezések – Gazdasági események fôkönyvi feladása – Több pénztár egyenlegének vezetése tetszôleges pénznemben – A rendszerben lévô rögzített számlák kiválasztása kiegyenlítésre – Pénztár kiadási és bevételi bizonylatok nyomtatása – Sztornó pénztárbizonylat generálása, nyomtatása – Pontos, naprakész analitikus nyilvántartások készítése – Napi vagy dekádonkénti pénztárzárás: címletjegyzék, pénztár-jelentés nyomtatása – Lekérdezések – Gazdasági események fôkönyvi feladása Tárgyi-eszköz gazdálkodás – Az önkormányzat teljes eszközkészletének nyilvántartása (immateriális javak, tárgyi eszközök, kisértékû tárgyi
– – –
eszközök, befektetett pénzügyi eszközök, befejezetlen beruházások) Az eszközök mozgásának rögzítése, követése Értékcsökkenés számítás tetszôleges idôpontra, leltári számra Leltározás támogatása, leltárak kiértékelése Automatikus feladások a fôkönyvi könyvelésbe Lekérdezések
Humánerôforrás gazdálkodás – dolgozók adatainak, képzettségének, képességének strukturált nyilvántartása – jelenlét és hiányzás-kezelés a hiányzási tendenciák és okok elemzése – HR statisztikák Készletgazdálkodás – Minimális készletszint mellett tervezhetôi és ütemezhetô értékesítési, beszerzési tranzakciók. – Különbözô árcsoportok kialakítása, amelyekhez egyedi kedvezmények is köthetôk. – Különbözô pénznemek használata – Készletmozgások követése – FIFO, LIFO logika szerint készlet számítás. Vezetôi- és Képviselôi Információs Rendszer – A rendszer biztosítja az önkormányzati vezetôk, képviselôk számára nélkülözhetetlen, aggregált adatokból készített kimutatásokat, lekérdezéseket (cash-flow, likviditási tervek, kötelezettségvállalás alakulása, kintlévôségek, felhasználói aktivitás, stb.) – A Microsoft SQL adatbázis kezelô motor biztosítja az adatok, jelentések gyors elérését – A rendszer képes a tervezési feladatok ellátásra, a terv-tény eltérések folyamatos figyelemmel követésére
Miért a KÖZÜGY – (Közigazgatási Önkormányzati Ügyvitel) – Önkormányzati gazdálkodási rendszer
Microsoft technológiára épülô, korszerû adatstruktúrájú, a legrészletesebb riportok iránti igényeket is gyorsan és pontosan kielégítô, az Uniós normáknak is maximálisan megfelelô, egységes gazdálkodási rendszert ajánlunk ügyfeleinknek. A mûködtetés során megszûnnek az egyes pénzügyi és számviteli elszigetelt sziget-rendszerek, így gyorsabbá és hatékonyabbá válik az egyes szakterületek munkája. A beszámolói kötelezettségek határidôre és pontosan teljesíthetôk. Rendszerünk naprakész adatai által a hivatalok és az intézmények vezetô tisztségviselôit nem érhetik meglepetések a számokkal kapcsolatosan, hiszen területüknek megfelelô, egyedileg tervezett kimutatásokat bármikor megnézhetik, segítséget kapva így egy adott kérdés gyorsabb és pontosabb megítéléséhez. A rendszerbôl kinyert kimutatások, statisztikák az általánosan használt táblázatkezelôkkel és szövegszerkesztôkkel tovább szerkeszthetôek, vagy akár online módon publikálhatóak egy internetes honlapon friss adatokat szolgáltatva a Hivatal honlapjának látogatói részére. Rendszerünk által a döntés elôkészítôi és a döntéshozatali feladatok hatékonyabbá válnak. A CityByte Zrt. Önkormányzati
gazdálkodási rendszerének felhasználói felülete rendkívül felhasználó barát. A már megszokott Microsoft felületen mûködô gazdálkodási rendszer használata minden új felhasználó által gyorsabban elsajátítható, mint egy esetlegesen teljesen új, a felhasználóknak idegen felületû rendszeré. A modern technológiának köszönhetôen, a lehetô legtöbb, az önkormányzatok mûködése szempontjából, fontos rendszer integrálható és illeszthetô. Így például kifejezetten illeszthetôk az egyes ügyiratkezelôi, dokumentumkezelô, iktató, és egyéb szakma specifikus rendszerek (hulladékgazdálkodás, stb.). Technológiánkból fakadó további elôny, hogy igény szerint úgynevezett portál megoldások is ráépíthetôk a rendszerre, így az e-ügyintézés fejlô-
désével megnyithatók a hivatalok ügyfélkapui és a Hivatal valóban Uniós színvonalú szolgáltatásokkal elégítheti ki ügyfelei igényeit. Cégünk segít ügyfeleinknek a szükséges források megteremtésében. Ennek megfelelôen pályázatfigyelési, pályázatkészítôi és lebonyolítói feladatokat is ellátunk. Önkormányzati ügyfeleinknek tehát minden segítséget és információt megadunk, hogy hozzásegítsük ôket egy valóban modern, minden igényt kielégítô önkormányzati gazdálkodás megvalósításához.
A modern technológiának köszönhetôen, a lehetô legtöbb, az önkormányzatok mûködése szempontjából, fontos rendszer integrálható és illeszthetô. Így például kifejezetten illeszthetôk az egyes ügyiratkezelôi, dokumentumkezelô, iktató, és egyéb szakma specifikus rendszerek (hulladékgazdálkodás, stb.).
7
CityByte Zrt. 1122 Budapest Maros utca 12. Tel.: +36 1 478 0910 www.citybyte.hu
[email protected]
© 2005 Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. A Microsoft, a Microsoft Dynamics, a Microsoft Dynamics NAV, a Microsoft Corporation védjegye vagy bejegyzett védjegye az Egyesült Államokban, illetve más országokban. Ezen dokumentumban megnevezett minden más cégnév és terméknév, a mindenkori jogosult védjegye lehet. Az ezen dokumentumban fellelhetô információk a Microsoft Dynamics NAV-on alapulnak és szükség esetén minden elôzetes bejelentés nélkül módosíthatóak. A mindenkori jogosult elôzetes írásbeli beleegyezése nélkül, ezen dokumentációkat sem részben, sem egészben nem szabad semmilyen formában és semmiféle eszközzel másolni vagy átadni. A kiadvány szerkesztôje semmiféle felelôsséget nem vállal ezen dokumentumban lévô hibákért és mulasztásokért. Minden egyéb, nem részletezett jog fenntartva.
