VERGADERING VERSLAG VAN
woensdag 12 maart 2014, om 12.00 uur Commissie Middelen, Bestuurlijke Zaken en Handhaving
AGENDA NR.
AANWEZIG
AFWEZIG
L.A. van Gelder (voorzitter), A.C.M. van Eekhout (heemraad), mw. E. van der Reijden (secretaris), E.H. Doedens (HDN), Th.J. van Gameren (bedrijfsgebouwd), mw. D.A. Kickert-Schotting (PvdA), P.J.J. Kome (WHD, vanaf 13.35 uur), mw. H.K. Korteweg-de Jager Christen (CDA), A. van der Linden (SGP), L.A. Overwater (WHD), Th.A.G. Peeterman (VVD, vanaf 12.25 uur), P. Robijn (CU), mw. E.J. Slachter (WN), C.G. Trouw (agrarisch ongebouwd), vanaf 13.55 uur) Verslaglegging: mw. J. van den Hoonaard
waterschap
Hollandse Delta
Met kennisgeving J.M. Geluk (dijkgraaf) Aanwezige ambtelijke ondersteuning: A.A. van Vliet, secretaris-directeur (agendapunten 6f, 7 en 10) A. Aleman, concern controller (agendapunten 6a en 6b) mw. J. Vos, beleidsmedewerker handhaving (agendapunt 6e) mw. D. Verburg, hoofd bestuurlijke en juridische zaken (agendapunt 7) mw. M. Wiedijk, teamleider bestuurlijke en juridische zaken (agendapunt 8) dhr. De Weerd, informatiemanager concerncontrol (agendapunt 9) Aanwezig namens LNC-commissie: L. van Nieuwenhuijze, voorzitter Mw. A. van Veen, lid
B1400931
Bijlage: - Opmerking bij agendapunt 10 'Investeren in de toekomst deel I I " van dhr. P. Robijn
VERGADERVERSLAG AGENDA
VERSLAG Opening De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. Agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Gesprek met LNC De heer Van Nieuwenhuijze en mevrouw Van Veen zijn namens de LNC aanwezig. Helaas de leden mw. A. Fontein en mw. C. Westdorp niet aanwezig Dein de zijn vierkonden leden van de commissie LNC benoemd. LNC is door middel van eenzijn. motie heeraangesteld. Van Nieuwenhuijze als voorzitter toelichting op de ontslagbrief. 2008 VV In 2010 isgeeft in overleg met de een directie een werkplan vastgesteld. In LNC hanteert het standpunt dat zij ten dienste staat van WSHD. LNC staat traditioneel voor landschap, natuur en cultuurhistorie, maar gaat ook over ruimte, kwaliteit en integraal werken. De drie belangrijkste opdrachten waren: het gesprek aangaan met de organisatie (nulmeting), databestanden van LNC toegankelijker maken en het participeren in projecten. In een atlas zijn beschrijvingen van kaarten opgenomen, de rol van het landschap, de natuuraspecten en de samenhang van deze zaken. Een aantal projecten is uitgekozen om een advies voor te schrijven. Van de ambitie die in 2010 is opgesteld is de nulmeting uitgevoerd. Het beschrijven van de kaarten is ook afgerond. De andere onderdelen van het ambitieplan kon LNC niet waarmaken en dat is de belangrijkste reden voor de ontslagbrief. Een oorzaak is de reorganisatie binnen WSHD die duurde van 2009 tot 2013. Medewerkers verdwenen en LNC werd zonder goede overdracht weer aan andere medewerkers gekoppeld. Hierdoor ontstond ruis. De werkzaamheden zijn in 2011 gestart. De opzet voorde nulmeting is in het managementoverleg besproken, maar de ad interim-medewerkers wisten vaak niet van het bestaan van de commissie en dat leidde weer tot commotie.
ACTIE
2 van 13
Toen uiteindelijk in 2012 de nulmeting was uitgevoerd, is deze samen met een gespreksverzoek naar de directie gestuurd. Dat gesprek is tot op heden niet gevoerd. In het najaar heeft LNC geconcludeerd dat men onder een slecht gesternte was gestart en wanneer WSHD verder wil met LNC men beter met een schone lei kan beginnen. Mevrouw Kickert-Schottinq wist niet van het bestaan van de commissie LNC. Zelfs de benoeming in 2009 is haar ontgaan. Zij vraagt waarom de commissie niet eerder aan de bel heeft getrokken. Beantwoording De heer Van Nieuwenhuijze zegt door het college te zijn aangesteld en het college ook te zien als aanspreekpunt. Achteraf had de commissie beter eerder stappen kunnen ondernemen, maar door steeds veranderende contactpersonen heeft dit te lang geduurd. De heer Van der Linden meent dat ook gemeenten cultuurhistorische zaken in kaart moeten brengen. Hij vraagt of WSHD wel een eigen LNC nodig heeft. Wellicht kan dit in gezamenlijkheid worden uitgevoerd. Beantwoording De heer Van Nieuwenhuijze merkt op dat het waterschap een eigen verantwoordelijkheid heeft. WSHD bepaalt zelf hoe men daarmee omgaat. LNC kan voor het waterschap, eventueel in samenwerking met gemeenten, een werkwijze ontwikkelen. Mevrouw Slachter is van mening dat LNC-waarden binnen de eigen organisatie geborgd moeten zijn en dat is nu niet gelukt. Mevrouw Korteweq-de Jager vraagt hoe LNC de toekomst ziet. Beantwoording De heer Van Nieuwenhuijze heeft deze vraag bij het waterschap neergelegd. De vraag is of WSHD een LNC-commissie wil faciliteren. Een volgend LNC moet een eigen werkwijze ontwikkelen binnen de organisatie. WSHD moet daar wel voor openstaan. Heemraad Van Eekhout merkt op dat er sinds 2008 wel zaken zijn veranderd binnen de organisatie. De LNC-waarden zijn verankerd binnen de dijkverbetering en mede door verdienste van de commissie hebben de waarden in de loop van de jaren een grote bijdrage geleverd aan de bewustwording binnen de organisatie. Als voorbeeld noemt hij dat de waarden expliciet zijn genoemd in de investeringsprogramma's. Het kan nog explicieter door de LNC-aspecten ook op te nemen in elk projectvoorstel. Mevrouw Slachter vraagt wat het nut van de commissie is als de bewustwording er al is. Door gebrek aan communicatie is er toch wrijving ontstaan. Zij vraagt hoe de LNCleden de gesprekken met de organisatie hebben ervaren. Beantwoording Heemraad Van Eekhout is van mening dat de LNC-waarden in de loop der jaren een volwaardige plek binnen de organisatie hebben gekregen. De heer Van Nieuwenhuijze vindt ook dat op doelstellingsniveau zaken verankerd zijn. LNC heeft geprobeerd om zaken operationeel ook te verankeren. Tijdens de audit bleek dat op het niveau van het middenkader behoefte is aan handreikingen om het integraal denken te bevorderen. LNC voelde zich niet volledig gedekt door het ambitieniveau van de directie. Een gesprek hierover heeft echter nooit plaatsgevonden. Mevrouw Slachter vraagt naar de toekomst van LNC. Zij is van mening dat de VV hier iets van moet vinden. Zij wil dat de opmerking over het operationeel verankeren ter harte wordt genomen. Beantwoording Heemraad Van Eekhout is het eens dat de waarden geborgd moeten worden.
PAGINA
3 van 13
De bewustwording gebeurt niet alleen op directieniveau maar ook lager in de organisatie. De integraliteit wordt steeds beter gewaarborgd. Het wordt niet alleen genoemd bij projecten, maar ook in de uitvoering meegenomen. WSHD gaat de goede kant op, maar het kan altijd beter. De heer Robijn vindt het fijn dat de LNC-waarden steeds beter opgepakt worden. Graag hoort hij concreter hoe de organisatie hiermee omgaat. Mevrouw Slachter dankt de commissie voor het verhaal en is benieuwd naar de atlas. Daarnaast vraagt zij de heemraad om een passend afscheid te organiseren voor de aftredende leden van LNC. Beantwoording Heemraad Van Eekhout neemt de opmerkingen ter harte en bespreekt het passend afscheid in het college. 4. Vaststellen verslag van de vergadering van 15 januari 2 0 1 4 De heer Van Gameren laat weten dat hij met kennisgeving afwezig was en vervangen werd door de heer Den Otter. Hierna wordt het verslag tekstueel vastgesteld. De heer Van Gameren vraagt naar aanleiding van de tekst inzake de toekomstbestendigheid van SVHW hoe de kennis van de heer Bervoets wordt geborgd binnen de organisatie na zijn vertrek. Beantwoording De heer Van Eekhout laat weten dat al sinds 2012 door de aanstelling van een adjunctdirecteur is geanticipeerd op het kennisverlies. Tevens zijn taken en bevoegdheden ook laag binnen de organisatie weggezet. Mevrouw Kickert-Schottinq merkt naar aanleiding van pagina 5 op dat de heemraad heeft toegezegd de opzegtermijn van twee maanden inzake de BRZO in het college te bespreken. Ook zou hij de presentatie meenemen naar het college. Gevraagd wordt of dat is gebeurd en wat de uitslag is. Beantwoording Heemraad Van Eekhout heeft het meegenomen, maar kan er nog geen uitspraak over doen. 5. Ingekomen stukken en mededelingen commissie De voorzitter meldt dat de dijkgraaf namens de Unie van Waterschappen in Pakistan verblijft. Heemraad Van Eekhout laat weten dat er in de vorige vergadering uitgebreid gesproken is over een brief die naar AQUON is verstuurd. Naar aanleiding van het antwoord van Aquon zal er een notitie voor de VV worden opgesteld. Te behandelen VV voorstellen 6. Ingekomen stukken en mededelingen VV 6.a. Interne controlerapporten 2 0 1 3 l tranche Mevrouw Korteweq-de Jager leest op pagina 2 dat er subsidies zijn misgelopen omdat zaken intern niet op orde waren. Zij vraagt wanneer zaken wel op orde zijn. Mevrouw Slachter ziet in het foutenoverzicht dat de rechtmatigheids- en interne procedurefouten procentueel in het niet vallen bij de totale begroting. Het doel om in deze bestuursperiode de financiën op orde te krijgen lijkt behaald. De heer Overwater laat weten aangenaam verrast te zijn over het rapport, zeker gezien van waar men gekomen is. De heer Robijn laat weten dat zijn fractie blij is met de uitkomst. Hij complimenteert de organisatie. Op pagina 16 leest hij over contractbeheersing nieuwe stijl. Er is besloten om met systeemgerichte contractbeheersing te werken. Ook is er een aanbeveling dat de afdeling PU-leerpunten moet vastleggen. Hij is het hiermee eens, maar vraagt zich af of dit in het rapport thuishoort. s t e
PAGINA
4 van 13
Mevrouw Kickert-Schottinq vraagt hoe de afdeling Control staat tegenover deze vooruitgang. Een aantal zaken, zoals subsidie- en aanbestedingsprocessen gaan niet goed. Contractbeheersing werd vorig jaar ook genoemd. De heer Van Gameren leest dat er verbeterpunten zijn en vraagt hoe deze met de medewerkers worden gecommuniceerd en of er vooruitgang in zit. Aan het btwverwerkingsproces mankeert het een en ander. Een aantal jaren geleden waren er problemen met de naheffing en inmiddels zijn er afspraken gemaakt over horizontaal toezicht. Hij vraagt hoe het kan dat er nu nog onduidelijkheid bestaat over de btw. Ook wil hij graag weten hoe er wordt omgegaan met de gemiste subsidies en welke dat zijn. Beantwoording Heemraad Van Eekhout dankt voor de complimenten. De lijst van verbeterpunten toont een substantieel verschil met de lijst van vier jaar geleden. Sommige zaken blijken hardnekkig te zijn, zoals het btw-verwerkingsproces. Hierover zijn afspraken gemaakt met de Belastingdienst. De verbeterpunten worden met de medewerkers besproken en er wordt gecontroleerd of men zich hieraan houdt. De heer Aleman vult aan met de volgende antwoorden: De btw-afdracht gaat goed, maar met de voorbelasting gaat het minder. Hierdoor heeft het waterschap nog btw van de fiscus tegoed. Dat is terug te vinden in de Jaarrekening 2013. Er kan bij de Belastingdienst over de afgelopen driejaar worden teruggevorderd. De grote subsidies gaan prima. De kleinere volumes gaan moeizamer. Het gaat hierbij om kleinere projecten die vaak met gemeenten of de provincie worden uitgevoerd. Onduidelijk is dan wat de bijdrage van WSHD is, maar ook hier worden stappen in de goede richting gezet. Contractbeheersing hoort financieel gezien niet in een IC-plan thuis, maar de controle wordt breed ingezet en de beheersing van processen hoort daar ook bij. De belangrijkste aanbevelingen zijn in de loop der jaren opgepakt, aan de minder belangrijke aanbevelingen wordt nu ook gewerkt. Er zijn intensieve contacten met de afdelingsleiding en de borging is terug te zien in het afdelingsjaarplan. WSHD is goed bezig, zeker gezien waar men in 2009 stond. WSHD is een lerende organisatie waarover hij zeer tevreden is. Na het maken van grote verbeterslagen kan het wel zo zijn dat de kleine verbeterslagen iets meer tijd kosten. Tweede termijn De heer Robijn had een toelichting over de gang van zaken van een directielid verwacht. De heer Doedens las dat er een extern adviesbureau is ingehuurd voor het beter in control brengen van het btw-verwerkingsproces. Hij vraagt of er verbeterresultaten zijn. Beantwoording De heer Aleman laat weten dat dit bureau is ingehuurd om eens goed naar de interne processen te kijken. Dit is gebeurd op basis van no-cure-no-pay. Vastgesteld is dat de btw-processen op orde zijn, maar dat soms ook btw teruggevraagd kan worden. Het voorstel wordt ter kennisgeving aangenomen. Managementletter 2013 De heer Van Gameren leest in de follow-up van de aanbevelingen dat de frauderisicoanalyse weer wordt aangehaald. Hij informeert wat hieraan tussentijds is gedaan. Ook vraagt hij of de accountant bepaalde risicogebieden op het oog heeft. Mevrouw Kickert-Schottinq ervaart de managementletter als bijzonder positief. Zij roept op om zo door te gaan en de verbeterpunten in het oog te houden. De heer Overwater vindt het een aangenaam leesbaar stuk en heeft verder geen aanmerkingen. Mevrouw Slachter geeft een compliment en is benieuwd naar het frauderisico. Mevrouw Korteweq-de Jager geeft een compliment. Zij leest op pagina 25 over het verbod op samenvoeging van contracten. Zij vraagt in hoeverre dat op gespannen voet staat met het Europese aanbestedingsbeleid.
PAGINA
5 van 13
Op pagina 29 staat de disclaimer van Deloitte waarin staat dat de stukken niet zonder toestemming aan derden mogen worden verstrekt. Zij vraagt hoe de borging is geregeld wanneer de stukken aan de VV worden verstrekt. Beantwoording Heemraad Van Eekhout dankt voor de complimenten. De heer Aleman antwoordt het volgende: Het frauderisico is met de accountant besproken. WSDH heeft de laatste jaren veel gedaan aan integriteit en voorlichting aan personeel. Hij denkt niet dat de accountant een bepaald risicogebied op het oog heeft, maar bij een waterschap gaat nu eenmaal veel geld om. De accountant kijkt of de interne beheersingssystemen zodanig zijn ingericht dat fraudesituaties zo veel mogelijk worden voorkomen. Het waterschap is van mening dat het systeem goed is, terwijl de accountant vindt dat er altijd meer kan. Er wordt gezocht naar een goede en werkzame balans. Ook WSHD heeft te maken met de nieuwe Europese aanbestedingswetgeving. Hoe zich dat verhoudt tot het verbod op samenvoegen van contracten wordt schriftelijk beantwoord. Het verbod op onnodig samenvoegen van opdrachten staat niet op gespannen voet met Europese wetgeving. In de huidige Nederlandse aanbestedingswetgeving is sprake van een verbod op onnodig samenvoegen van opdrachten én een gebod tot opdeling in percelen. Van zowel verbod als gebod mag overigens gemotiveerd afgeweken worden. Doel is borging toegang van het MKB tot overheidsopdrachten: de opdracht mag niet te groot en/of complex zijn. Het Europese verbod op splitsen (niet hetzelfde als opdelen in percelen) dient om te voorkomen dat opdrachten worden opgeknipt in kleinere stukken waardoor de waarde van die individuele opdrachten individueel onder de EU drempel komen en separaat op de markt worden gezet, in plaats van met een Europese procedure zoals de totale waarde voorschrijft. Werken met het perceelgebod leidt nog altijd tot een Europese procedure, maar dan met perceelindeling. Voor meer informatie zie ook de Gids proportionaliteit, pagina 16 tot en 20. Met de disclaimer dekt de accountant zich in. Het betreft hier een openbaar stuk dat op de website wordt gepubliceerd. Mevrouw Van der Reiiden merkt op dat dit onderwerp vorig jaar ook ter tafel kwam. De conclusie was toen dat WSHD het recht heeft deze stukken openbaar te maken. Het voorstel wordt ter kennisgeving aangenomen. Evaluatie communicatieactiviteiten 2013 De heer Van der Linden geeft een compliment voor de duidelijke uiteenzetting. Hij vraagt aandacht voor de dijkwachten. Zij willen meer aandacht in de media voor hun functie. Zij hopen dat meer mensen enthousiast worden om ook dijkwacht te worden. Mevrouw Kickert-Schottinq geeft een compliment voor het stuk. Terugkijkend op de start van deze bestuursperiode is zij van mening dat zaken beter lopen. Goed is dat de steden meer worden meegenomen. Alle digitale en sociale media worden steeds beter benut en het burgerpanel werkt ook goed. Zij mist echter de agrariërsbijeenkomsten in het stuk. De heer Robijn leest bij artikel 1.4 dat wanneer men geen cookies accepteert er niet gemeten kan worden. Niet alles is dan zichtbaar, maar wel dat de site bezocht is. Wanneer hijzelf een tweet verstuurt, wordt deze altijd geretweet door WSHD. Hieruit blijkt dat men ook op dat punt actief is. Hiervoor spreekt hij zijn waardering uit. De heer Peeterman merkt op dat er een paar paragraafnummers ontbreken. Beantwoording Heemraad Van Eekhout laat de paragraafnummers controleren. De agrariërsbijeenkomsten zijn er wel geweest. Hij zoekt uit waarom deze niet zijn opgenomen in de evaluatie. Binnenkort wordt weer de waterloop Aqua-Verolme voor scholieren georganiseerd waarbij zij met 6 liter water gaan lopen. Vorig jaar liepen 200 kinderen mee, terwijl er nu al 600 aanmeldingen zijn.
PAGINA
6 van 13
De technische opmerkingen worden als verbeterpunten meegenomen. De oproep voor meer dijkwachten komt in elk bestuurlijk overleg met gemeenten aan de orde, want aanvulling is nog steeds nodig. Hij dankt voor de complimenten, maar merkt op dat het altijd beter kan. Als voorbeeld noemt hij de aanmeldingen voor de digitale nieuwsbrieven. Het burgerpanel groeit. Indirect groeit de communicatie ook. Zo is er een klantcontactcentrum bij SVHW. Daar zitten vier mensen die veel vragen direct opvangen en dat zorgt weer voor een toenemende tevredenheid bij de gemeenschappelijke regeling. Rekenkamercommissie Jaarverslag 2013 en Jaarplan 2014 De heer Overwater kon in het Jaarplan 2013 niet zien of het mogelijk was om nog een onderzoek in te stellen zonder dat het budget werd overschreden. Hij roept dan ook op om daarin matig te zijn. De heer Doedens leest dat er bij de financiële aspecten een budget staat vermeld van C 51.2512. Hij vermoedt dat het hier om een schrijffout gaat. Mevrouw Kickert-Schottinq dankt voor het jaarverslag. De Rekenkamercommissie heeft het niet gemakkelijk gehad, maar zich er toch doorheen geslagen. Het is keurig dat ondanks het beperkte budget er twee onderzoeken zijn gedaan en er ook nog geld over was. De heer Van Gameren leest in hoofdstuk 4 dat er een keuze is gemaakt om de afvalwaterketen te onderzoeken. Het vooronderzoek wordt voorgelegd aan de fractievoorzitters. Hij vraagt of dit ook ter kennisname naar de commissie MBH komt. Beantwoording Heemraad Van Eekhout geeft de complimenten door. De schrijffout wordt gecorrigeerd. Over het goedkeuren van onderzoeksvoorstellen zijn afspraken gemaakt. De onderzoeksopzet en de rapportage worden ter kennisgeving aan de VV voorgelegd. D&H maakt een besluitvormende oplegnotitie die ook naar de commissie MBH en de VV gaat. Per interruptie: Mevrouw Kickert-Schottinq merkt op dat de afspraak was dat het aanspreekpunt voor de Rekenkamercommissie de fractievoorzitters zijn. Heemraad Van Eekhout antwoordt dat er ook is afgesproken dat het ter kennisname aan de commissie en de VV wordt voorgelegd. Evaluatie van de integratie van de afdeling Handhaving De heer Van der Linden vindt samenwerken een goede zaak, maar hij pleit om de gebiedskennis niet uit het oog te verliezen. Mevrouw Kickert-Schottinq leest dat ook de medewerkers zelf zijn betrokken bij de evaluatie. Dat is een goede zaak. In de slotalinea staat dat het stuk wordt besproken met de medewerkers en de ondernemingsraad. Zij vraagt of dit is gebeurd en wat men ervan vond. De heer Robijn leest dat het niet is gelukt om de klanttevredenheid te meten. Dat lijkt hem een interessant onderwerp. Een minpunt is de complexere beleid- en besluitvorming. Hierop krijgt hij graag een reactie. Bij hoofdstuk 4 staat dat er geen risico's zijn. Hier had hij op zijn minst wat opmerkingen verwacht. De heer Peeterman leest op de laatste pagina onder de tabel iets over SharePoint. In de vorige VV is 1 miljoen euro goedgekeurd voor het vergroten van het rekencentrum. Wellicht dat men naar de ervaring van Handhaving kan kijken inzake het werken met SharePoint. De heer Van Gameren vraagt wie het document heeft opgesteld. In hoofdstuk 2 staat bij punt d. dat de positie van de waterschappen als zelfstandige organisaties niet meetbaar is, maar wel dat deze is versterkt. Hij vraagt hoe dit is vastgesteld. Bij punt i. staat dat het bestuur tevreden is over de ontwikkelingen. Hij is benieuwd hoe de directie en de ondernemingsraad hierover denken. In hoofdstuk 5 wordt de conclusie getrokken dat de integratie succesvol is verlopen en afgerond. Bij de opmerkingen in het medewerkerstevredenheidsonderzoek leest hij dat er nog wel wat werk ligt. Hij vraagt waarop de conclusie is gebaseerd.
7 van 13
Beantwoording Heemraad Van Eekhout stelt de auteur van het rapport voor die naast hem plaats neemt, mevrouw Vos. Het punt over de gebiedskennis wordt meegenomen. De conclusie is dat WSHD tevreden is over wat bereikt is. De doelstelling is gehaald. Tegelijkertijd wordt geconstateerd dat er in de 'zachte kant' van de samenwerking meer moet worden geïnvesteerd. Dit was geen hoofddoelstelling, maar vraagt wel aandacht. Over het feit dat er geen risico is, laat hij weten dat de samenwerking inmiddels goed werkt, waardoor er geen risico meer bestaat. Mevrouw Vos laat weten dat alle medewerkers zijn meegenomen in het onderzoek en dat de evaluatie hen ook is aangeboden. De ondernemingsraad heeft haar akkoord gegeven over de inhoud. Het klanttevredenheidsonderzoek loopt door, maar er komen weinig reacties. Samen met de automatiseringsafdeling wordt gekeken of een digitale enquête kan worden opgesteld. De samenwerking is lastig meetbaar, maar in het land merkt men dat Handhaving als een belangrijke partij wordt aangemerkt, mede door het bundelen van de kennis. Ook worden er een aantal sleutelposities ingenomen bij de BRZO en zit men om tafel met OM en Justitie. De evaluatie wordt ter kennisgeving aangenomen. Rapportage "lopende investeringen ten behoeve van het bestuur" Mevrouw Kickert-Schottinq merkt op dat sommige smileys niet overeenkomen met de teksten. Zij vraagt om dit beter op elkaar af te stemmen. Door alleen naar de smileys te kijken kan de stand van zaken niet goed worden beoordeeld. De heer Van der Linden vindt het een goed en compact overzicht. Bij de smileys staan de indicatoren Planning en Opdrachtgever. Hij vraagt naar een toelichting hierop. Beantwoording Heemraad Van Eekhout meldt dat de methodiek zo is afgesproken in de VV. De smileys zijn indicatoren op hoofdlijnen. Hij stelt voor om voortaan de legenda toe te voegen zodat de betekenis helder wordt. De heer Van Vliet laat weten dat de rapportage is bedoeld als overzicht om inzicht te geven over de lopende investeringen. Het overzicht bevat harde gegevens. De kolom Planning staat voor de afgesproken planning zoals die in de begroting is opgenomen. Een rode smiley betekent dat deze planning niet wordt gehaald. Wanneer hierachter een groene smiley staat betekent het dat de uitvoering wel goed op de rails staat. In de toelichting staat dan waarom een smiley toch in rood staat. Wanneer alle indicatoren groen zijn, kunnen er toch wat opmerkingen bij staan. In dat geval zijn deze van minder belang voorde afspraken zoals die in de begroting zijn opgenomen. De verbeterpunten worden zeker meegenomen. Tweede termijn De heer Peeterman vindt dat de kolom Opdrachtgever vragen oproept. Wellicht dat de titels Product en Budget meer duidelijkheid geven. Drie kolommen zou nog beter zijn, te weten: Geld, Tijd en Product. Mevrouw Kickert-Schottinq begrijpt de reactie niet. Een overzicht in een oogopslag moet ook ineens duidelijk zijn. Zij pleit voor versimpeling. De heer Van Gameren realiseert zich dat er afspraken zijn gemaakt over het regelmatig inzien van dit soort overzichten. Wanneer er na het overzicht ook nog 14 pagina's met details per project zitten, vraagt hij zich af wat het te maken heeft met bestuurskracht. Mevrouw Slachter vindt dat het stuk niet bijdraagt aan bestuurskracht, maar dat het wel interessant is en inzicht geeft in de lopende projecten. Zij is blij met het overzicht en staat achter de suggestie van de heer Peeterman om de kolommen aan te passen. Beantwoording De heer Van Vliet geeft de volgende antwoorden: Deze lijst wordt intern ook gebruikt. Het is efficiënt om dezelfde lijst, met een paar kleine aanpassingen, ook voor het bestuur te gebruiken. De kolom Opdrachtgever wordt gebruikt om intern duidelijkheid te hebben wie de eigenaar is van het betreffende project. Intern staan er ook namen bij zodat deze persoon ook verantwoordelijk gehouden kan worden voor de voortgang.
8 van 13
Door het gesprek aan te gaan over de indicator, de tekst en de harde gegevens biedt het de mogelijkheid om goed in control te blijven. Naar zijn mening corresponderen de teksten wel, maar er kan nog eens kritisch naar worden gekeken. Over bestuurskracht laat hij zich niet uit. Dat is aan de VV. Wel merkt hij op dat de rapportage voortkomt uit recent gemaakte afspraken. De bedoeling van de rapportage is inderdaad het inzichtelijk maken van de voortgang van de projecten. Derde termijn De heer Peeterman vindt het een prima zaak dat een interne rapportage wordt gebruikt. Dat is efficiënt en doelmatig. Het opdrachtgeverschap goed vastleggen is positief. Verder heeft hij aangegeven dat het splitsen van de kolom Opdrachtgever meer duidelijkheid kan bieden en is hij het met mevrouw Kickert-Schottinq eens dat de indicatoren soms niet overeenkomen met de tekst. De heer Kome vindt het soms moeilijk verteerbaar dat wanneer sommige VV-leden aangeven dat iets niet belangrijk is, zij dan uitstralen dat de gehele VV hier zo over denkt. Het stuk geeft belangrijke informatie en doordat het een intern stuk is, wordt hier efficiënt mee omgegaan. Hij geeft de suggestie mee dat wanneer een project is vertraagd, dat daar dan in het kort de reden van wordt opgenomen. Beantwoording De heer Van Vliet geeft aan dat er 81 projecten op de lijst staan. Het doel is om meer inzicht te geven over wat er achter de schermen gebeurt om de doelen te realiseren. De reden van de vertraging opnemen lijkt hem zinvol. Hij verwacht echter niet dat dit in een paar woorden kan. Heel veel projecten worden uitgevoerd in samenhang met andere partijen. Ook belooft hij scherp te kijken of de smileys overeenkomen met de teksten en te kijken naar de tekst van de kolom Opdrachtgever. Waterschapsverkiezingen 2015 Heemraad Van Eekhout doet vooraf een mededeling. Het gehele projectplan was gebaseerd op het oorspronkelijke plan van de Unie van Waterschappen en is volgens de toen fungerende wetgeving opgesteld. Intussen is er een notitie van wijziging gekomen. Dit levert een aantal essentiële verschillen op met de huidige tekst. Zo is de tekst dat er een aanwijsbaar belang moet zijn komen te vervallen. Ook is het nu wel mogelijk om met een blanco lijst deel te nemen aan de verkiezingen. De ondersteuningsverklaringen was altijd een drietrap en die is komen te vervallen. Voor iedereen geldt nu dat er 30 verklaringen nodig zijn. Mevrouw Kickert-Schottinq informeert of een dergelijke notitie vaker wordt opgesteld. Zij vraagt zich af of men zich nu niet op de paden van de partijen begeeft. Er worden zelfs suggesties gedaan over onderwerpen voor het verkiezingsprogramma. Ook volgt er nog een notitie hoe de heemraden moeten worden gekozen. Zij vindt het wat vergaand, maar is blij dat het leeft en dat er geld voor is uitgetrokken. De heer Peeterman informeert wat de kosten voor de vorige verkiezingen waren. De heer Kome weet van de vorige verkiezingen dat een lijst maximaal 20 kandidaten mocht bevatten. Hij vraagt of dit nog zo is. In het protocol stond vorige keer dat er minimaal één geborgde moest zitten in D&.H. In de stukken wordt hierover niets gezegd. Tevens wil hij weten wie het protocol vaststelt en of alle waterschappen zich hieraan houden. Beantwoording Heemraad Van Eekhout beschouwt het protocol als een hulpmiddel met tips voor de partijen. De kosten van de vorige verkiezingen waren 1,4 miljoen euro. Dat is een vergelijkbaar bedrag met de komende verkiezingen. De vragen van de heer Kome worden uitgezocht. Beantwoording » Conform artikel H6 lid 2 van de Kieswet mogen ten hoogste vijftig kandidaten op een lijst geplaatst worden. » De wijziging van de Kieswet en Waterschapswet heeft geen betrekking op benoeming van het college van Dijkgraaf en Heemraden. » Conform artikel 40 lid 1 van de Waterschapswet moet tenminste één lid uit de geborgde zetels gekozen worden in het college van D&H.
9 van 13
Mevrouw Verburq laat weten dat er over het reglement nog met de provincie ambtelijk wordt overlegd. Zodra er meer helderheid is wordt dit bekendgemaakt. Tweede termijn Mevrouw Korteweq-de Jager leest op pagina 3 dat het systeem van de gemeentelijke basisadministratie wordt gewijzigd. Men verwacht niet dat het tijdig gereed is op het moment dat het waterschap het nodig heeft. Zij vraagt naar de stand van zaken. De heer Van der Linden laat weten bezig te zijn met de kandidatenlijst. Hij vraagt of het vergadermoment binnen het waterschap nog wordt gewijzigd. Het aantal en de kwaliteit van de kandidaten neemt aanzienlijk toe, wanneer de vergaderingen in de avond worden gehouden. Voor vergaderingen overdag moet altijd verlof worden opgenomen. Hij vraagt of dat in door de zittende VV kan worden gewijzigd. Mevrouw Slachter vindt het jammer dat het vergadertijdstip wordt gekoppeld aan de kwaliteit van de bestuurders. De heer Peeterman vindt dit een interessante suggestie. Over de kosten van de verkiezingen merkt hij op dat in de aanloop van de verkiezingsdiscussie er een landelijk onderzoek is gedaan naar de kosten van de verschillende verkiezingssystemen. De voorgestelde wijze van stemmen zou duurder uitkomen dan de vorige verkiezingen. De heer Kome is van mening dat de oude VV niet de vergadermomenten van de nieuwe VV moet vaststellen. De heer Robijn heeft inmiddels opgezocht dat het aantal kandidaten op de lijst maximaal 50 mag zijn. Beantwoording Heemraad Van Eekhout laat weten dat deze VV het huidige vergaderschema heeft bedacht. De volgende VV kan dat ook zelf bepalen. De heer Van Vliet meldt het volgende: Hij is voorzitter van de werkgroep Middelen bij de Unie van Waterschappen. Over de kosten lopen nog onderhandelingen met Binnenlandse Zaken en de VNG. Het gaat dan met name over de extra kosten die gemeenten moeten maken om de waterschapsverkiezingen uit te voeren. Er is een rapport opgesteld, maar niemand is het eens met de uitkomst. Afgesproken is dat de Algemene Rekenkamer nog een validatie uitvoert op het rapport. Het kan betekenen dat er nog extra kosten bij de waterschappen worden doorbelast vanuit de individuele gemeenten. De aanpassing van het GBA levert een probleem op. Hiervoor heeft de landelijke werkgroep Middelen al herhaaldelijk aandacht gevraagd. Er moet een aparte module worden gebouwd om de waterschapsverkiezingen te kunnen uitvoeren. De voortgang hiervan baart grote zorgen. Op 13 februari 2014 is hierover een brandbrief gestuurd naar het ministerie van Binnenlandse Zaken. De commissie adviseert positief. Vaststellen Reglement van orde voor de commissies 2013 De heer Kome is het niet eens met het voorstel en brengt geen positief advies uit. Hij is van mening dat steunfracties alleen kunnen optreden in commissieverband. Enige tijd geleden heeft het CDA een initiatiefvoorstel ingediend voor de Rekenkamercommissie. Zij moesten afstemmen met de fractievoorzitters. Aan het eerste overleg met de Rekenkamercommissie namen een aantal bestuurders deel die geen fractievoorzitter waren. Dit is niet conform het Reglement van Orde. Er is daar zeker geen ruimte voor een steunfractielid. De heer Van Gameren merkt op dat artikel 12, lid 1 strijdig is met artikel 4, lid 6. Beantwoording Heemraad Van Eekhout laat de kwestie zoals door de heer Kome wordt geschetst nader onderzoeken. Hierop volgt een schriftelijke reactie. Beantwoording In artikel 8 van de Verordening van de Rekenkamercommissie is bepaald dat vanuit het overleg van de gezamenlijke fractievoorzitters met de Rekenkamercommissie kunnen onderwerpen worden aangedragen voor de onderzoekagenda van de Rekenkamercommissie.
10 van 13
In de Verordening wordt niet gesproken over steunfractieleden, hieruit volgt dan ook dat er geen ruimte is voor steunfractieleden waar het gaat om het aandragen van onderwerpen voor de onderzoeksagenda van de Rekenkamercommissie.
Artikel 12, lid 1 is de algemene regel en die gaat uit van de leden. Artikel 4 betreft de uitzondering. Mevrouw Wiedijk licht toe dat het gehele reglement uitgaat van het begrip 'leden' en niet van 'fractie'. Fractie wordt in artikel 1 gedefinieerd als het lid of de leden van de VV die op dezelfde kandidatenlijst zijn verkozen (etc). Het zijn de leden die zijn verkozen en niet de fracties. Het uitgangspunt is dat van elke fractie één lid deelneemt aan de commissie. Later is daar een afwijking op geformuleerd (art 4 lid 6) namelijk dat een fractie met meer leden dan commissies, de overige leden over de commissies mag verdelen. In aanvulling op die afwijking is bepaald dat dit geen invloed heeft op het quorum. De algemene bepaling over het quorum is te vinden in artikel 12, dit sluit aan (zie Toelichting RvO) bij het algemene uitgangspunt dat er zoveel leden als fracties zijn. De nieuwe bepaling, die opgenomen is in artikel 4 lid 6 is daarmee niet strijdig met artikel 12. Het is eerder een verbijzondering of afwijking van de algemene regel voor de bepaling van het quorum. Hooguit is de plaats van het artikel niet handig omdat je nu zowel artikel 4 als 12 in samenhang moet lezen voor een juist toepassing. De commissie, met uitzondering van WHD, adviseert positief. Zienswijze begrotingswijziging 1 - 2014 GR Het Waterschapshuis De heer Van Gameren is van mening dat het hier geen zienswijze betreft, maar meer een aantal constateringen. Het zegt niets over wat het college van de begrotingswijziging vindt. Hij verwacht hierover een aanvullend stuk. Mevrouw Slachter leest dat de consequenties marginaal zijn. Zij heeft een vraag over de sanering van IRIS in combinatie met de capaciteitsraming. Een deel van de begrotingswijziging wordt veroorzaakt doordat er een aantal vacatures zijn geschrapt. Zij vraagt of WSHD met minder personeel kan na de sanering van IRIS. De heer Van der Linden heeft vragen over het uittreden van Hunze en Aa's. Zij zijn een eenmalige uittredingsvergoeding verschuldigd waarvan de hoogte op dit moment wordt bepaald. Verder staat dat de voorgestelde begrotingswijziging hierop anticipeert terwijl de hoogte van de vergoeding nog niet bekend is. Graag hoort hij of de uittredingsvergoeding bevredigend is voor de achterblijvers. Beantwoording Heemraad Van Eekhout vindt de term 'zienswijze' niet geheel juist. Er had beter kunnen staan 'bekrachtiging van de instemming'. De eerste vermindering is ontstaan door de reductie van het aantal fte's. De reductie is minder groot dan oorspronkelijk in het model bij een aantal waterschappen stond. Gezamenlijk vond men dat het Waterschapshuis een duidelijke functie had en dat de oorspronkelijke onttakeling het einde van het Waterschapshuis zou betekenen. Dat vond men geen goede zaak. Het is nog niet bekend wat een verdere afslanking nog oplevert. Hiervoor wordt een businessplan uitgewerkt. Voor uittreding zijn regels opgesteld. Deze vergoeding is berekend en men wacht de reactie van Hunze en Aa's af. Dit bedrag is al wel vast in de begroting opgenomen. De heer De Weerd licht toe dat dit de eerste begrotingswijziging is. Voorheen kon D&H dan een zienswijze indienen die nog langs de VV moest. Sinds 1 maart 2014 schrijven de nieuwe maatregelen voor dat de zienswijze van D&H bekrachtigd moet worden. De vergadermomenten van het Waterschapshuis vallen ongelukkig voor de besluitvorming en dat betekent dat D&H de zienswijze al heeft ingediend. De zienswijze houdt instemming in, dus eigenlijk is er gewoon sprake van instemming. Deze instemming moet nog bekrachtigd worden door de VV. De commissie adviseert positief.
PAGINA
11 van
13
10. Investeren in de toekomst deel I I De heer Robijn ondersteunt de ontwikkelrichtingen en geeft de organisatie een compliment voor het eigen maken van de ontwikkelingen. Hij geeft echter nog niet zijn steun aan het voorstel. Het lijkt alsof men onder de vlag van vernieuwing inhuur binnenhaalt om de realisatiegraad te halen. De ontwikkelingsrichting IPM lijkt een logische keuze. Hetzelfde soort werk in eenzelfde groep, maar feitelijk wordt dan teruggegaan naar de afdelingenstructuur. Hij voorziet hier een onwenselijke situatie. Naast IPM kan men voor sommige projecten ook gewoon volgens de RAW-systematiek blijven doorwerken. Vanuit zijn ervaring stelt hij voor om IPM al in een vroeg stadium los te laten op de voorbereidingen, c.q. de initiatie van projecten. Projecten lopen dan beter dan voorgesteld. Het voorstel over de ontwikkelrichting, contractvorming en marktbenadering doet hem deugd. De implementatie van de ontwikkelingen combineert beide ontwikkelrichtingen, maar hij voorziet een andere ontwikkelsnelheid dan de organisatie. Hij stelt voor te starten met de implementatie van de IPM-rollen, daarbij lettend op het feit dat IPM een procesactiviteit is en niet fysiek afhankelijk is van afdelingen en clusters. Het beeld nu is dat het kunstje teveel door één afdeling wordt opgepakt en daar leren andere afdelingen niet van. Start met het implementeren van de nieuwe werkwijze door contractvorming en marktbenadering en houdt dat op koers en snelheid, maar koppel dit niet aan de IPM-systematiek. Wees realistisch en probeer niet alle veranderingen in twee of drie jaar door te voeren. Mevrouw Slachter denkt dat het goed is om te investeren in bedrijfsvoering. Zij is voorstander van een projectorganisatie omdat het waterschap voornamelijk projecten uitvoert. Het is goed om alle aspecten van projecten mee te nemen. In de bijeenkomst ondervond zij veel enthousiasme en deskundigheid van de medewerkers. Zij is voorstander om zo veel mogelijk te investeren in vast personeel en de inhuur zo veel mogelijk te minimaliseren. De heer Peeterman vindt het verhaal lang van stof. Hij leest over kpi's, maar dan slechts voor één afdeling. Volgens hem is dat niet voldoende. Er wordt getracht een inhaalslag te maken op de realisatiegraad. Het gaat grotendeels om eenmalig geld dat men niet voor structurele kosten wil inzetten. Onduidelijk is waar de 12 fte tijdelijk personeel vandaan komt. Liever leest hij hoeveel uur er per project nodig is, want voor men het door heeft valt dit tijdelijk personeel onder de vaste formatie. De heer Van der Linden leest in het voorstel dat er 3,2 miljoen euro nodig is voor de afdeling PU. In de sessie van vorige week bleek dat alleen de afdeling PU laten veranderen en de rest van de afdelingen ongemoeid laten niet mogelijk is. Ook de andere afdelingen zijn cruciaal voor het welslagen van de verandering. Hij vraagt of de investering van 3,2 miljoen euro voor het totaal is, of komen er voor de andere afdelingen ook kosten bij. Mevrouw Kickert-Schottinq vond de presentatie positief. Het werken met mensen brengt risico's met zich mee. Sommige mensen willen wel, maar kunnen niet of andersom. Mensen die het wel kunnen en ook willen, kunnen opgeleid worden, maar een uitdaging is om de mensen mee te krijgen die wel kunnen maar niet meer willen. Er wordt gekozen om in de mensen te investeren en om een aantal externen binnen te halen voor een langere periode. Wanneer deze inhuur weer vertrekt is het de vraag of de kennis niet verloren gaat. Vast personeel in dienst is goedkoper dan inhuur. Zij maakt zich ook zorgen dat er maar één afdeling wordt opgepakt en roept op om iedereen mee te nemen. Haar fractie wil nog eens goed nadenken over het voorstel. Beantwoording Heemraad Van Eekhout reageert. V i j f j a a r geleden is ingestoken op het financieel gezond maken van de organisatie. Dat is gelukt want WSHD zit in de top 5 van waterschappen wat betreft financieel in control zijn. Organisatorisch is het nodige gebeurd om operationeel gezond te worden. Het is nu de tijd om te gaan investeren in mensen en in de kwaliteit die nodig is voor de toekomst. Er zit een tweeslag in dit verhaal. WSHD wil graag vast personeel binnenhalen, maar de wereld om ons heen verandert. Steeds meer bedrijven proberen het procesmanagement op orde te krijgen. Hiervoor is gespecialiseerd personeel nodig, maar gelijktijdig wil het waterschap dat de bestaande kennis wordt overgebracht. Daarvoor is de inhuur bestemd. Gelijktijdig is de inhuur bestemd om gewenste productie te leveren op basis van doelrealisatie. Daarvoor zijn ook mensen nodig. Het waterschap wil veel, maar heeft er zowel kwalitatief als kwantitatief niet altijd het personeel voor.
12 van 13
Aan beide zaken moet worden gewerkt. Naast financieel gezond moet het waterschap ook zorgen dat het organisatorisch gezond is om de doelstelling te halen. Twee jaar is een korte termijn om dat te realiseren, maar de markt vraagt om deze druk. Het is goed om te horen dat men bij de bijeenkomst heeft gemerkt dat de medewerkers er enthousiast over zijn. Het gaat om een portefeuille van 100 miljoen euro en het is van belang dat dit op de meest moderne wijze wordt aangepakt terwijl de winkel gewoon doordraait. De heer Van Vliet voegt het volgende toe. Er is intern een stevige discussie gevoerd over hoe het bedrijf naar de 2 1 eeuw kan worden gebracht door middel van projectmanagement. Hier moeten nog forse stappen worden gezet. WSHD wil dat op een duurzame manier doen door te investeren in het personeel. Gelijktijdig komt het probleem van willen en kunnen naar boven. Als men niet kan, dan moet het maximale uit de kast worden gehaald om het personeel daarbij te helpen. Wanneer niet met ingehuurd personeel wordt gewerkt, dan betekent dat dat het college naar de VV komt met het voorstel om het vaste personeel uit te breiden. Daar is niet voor gekozen. Twee jaar is ambitieus om deze omslag te bereiken, maar de marktbenadering is een ander spel. Wanneer de organisatie dat niet kan, dan moeten er mensen van buiten worden gehaald om dat te leren. Geprobeerd wordt om het mes aan twee kanten te laten snijden. Het gaat om een forse investering voor twee jaar, waarvan een deel al in de lopende begroting is opgenomen, te weten 1,2 miljoen euro. Ongeveer 2 miljoen euro is er extra nodig. Gezien de omvang van de operatie is het echter een bescheiden bedrag. Via de burap's, maar indien gewenst vaker, wordt de VV op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen en wordt verantwoording afgelegd over de opbrengst. Het is ook een spannende operatie en dat was wellicht voelbaar op de bijeenkomst met het personeel. Het betreft inderdaad een combinatie van inhuur die nodig is om in het werk aan de slag te gaan en gelijktijdig het eigen personeel mee te nemen in de nieuwe manier van werken. Er wordt niet opnieuw het wiel uitgevonden. Rijkswaterstaat werkt op deze manier en via de goede contacten wordt gebruikgemaakt van hun ervaring. De verbinding met andere afdelingen is er nadrukkelijk, maar als het gaat om professioneel projectmanagement dan zit dat geconcentreerd in deze afdeling. Het brengt voor de andere afdelingen wel een verantwoordelijkheid met zich mee om mee te bewegen. Het is niet de verwachting dat er nog een miljoenenvoorstel komt om andere afdelingen aan te passen. Die afdelingen moeten vanzelf meebewegen. Het klopt dat de mensen op de bijeenkomst enthousiast waren. Zij waren hierop geselecteerd zodat de VV een doorkijk kreeg op het type medewerker dat gezocht wordt en op wat losgemaakt moet worden bij de andere 57 mensen die op de afdeling werken. Ook in hen zit veel potentieel en ervaring. Voor sommige projecten of onderdelen is een RAW-bestek een uitstekende oplossing Deze kan gewoon gekoppeld worden aan het IPM-model. Ook is inmiddels ontdekt dat het IPM-model zo vroeg mogelijk in een project moet worden toegepast. Het gaat inderdaad om inhuur van personeel, maar het is een combinatie van productie maken en bijleren aan anderen. Bij het hoogwaterbeschermingsprogramma lopen momenteel 50 tot 60 mensen binnen rond. Een groot deel daarvan is inhuur. Samen met de programmamanager en de directeur is WSHD al heel gericht bezig om de mensen niet alleen te gebruiken voor het doen van een kunstje, maar er wordt van hen verlangd dat zij hun kennis en vaardigheden overbrengen op het eigen personeel. Het inhuren van personeel lijkt duurder, maar in de praktijk gezien is dat over een langere periode niet zo. s t e
Tweede termijn De heer Peeterman wil graag een reactie op zijn vraag over kpi's. Verder vraagt hij zich af hoe de bedragen verdeeld zijn.
PAGINA
13 van 13
Ook is hij benieuwd naar de personele aspecten over hoe het functiehuis organisatiebreed in het derde kwartaal van 2014 tot besluitvorming komt. Het lijkt alleen over de afdeling PU te gaan. Incidentele middelen moeten niet voor structurele lasten worden gebruikt. Blijft het hierbij of komt er volgend jaar weer een voorstel? Antwoord De heer Van Vliet merkt op dat de kpi's ook gelden voor de toeleverende afdelingen en de afdelingen waarmee wordt samengewerkt. De wens voor een functiehuis loopt al langer. Er zijn ongeveer 550 medewerkers (520 fte) en we kennen nu 250 verschillende functieprofielen. Stapsgewijs wordt het aantal functies teruggebracht naar hooguit 50 functies. Het voordeel is dat medewerkers zich ook breder kunnen ontwikkelen. Deze beweging moet samenvallen met de beweging die nu in de afdeling PU plaatsvindt. Het klopt dat het gaat om incidentele middelen en de verwachting is dat de 2 miljoen euro extra voldoende is. Het voorstel wordt teruggenomen naar de fracties. Overige punten Rondvraag De heer Overwater werkt nu met een iPad en vraagt hoe lang hij ook nog de vergaderstukken in papiervorm krijgt. Hij geeft aan hier geen behoefte meer aan te hebben. Heemraad Van Eekhout meent dat is afgesproken dat zodra men digitaal werkt alleen de omvangrijke rapporten en vertrouwelijke stukken nog op papier worden aangeleverd. Deze afspraak wordt nagegaan. Wie geen papieren vergaderstukken wenst te ontvangen kan dat zelf aangeven. Beantwoording Dit is conform de gemaakte afspraakDe heer Kome geeft een compliment voor de maaltijd die na de informele bijeenkomst werd geserveerd door de eigen catering. Heemraad Van Eekhout dankt hem hiervoor en zorgt dat de complimenten worden doorgegeven. De heer Van der Linden dankt voor het vervroegen van de vergadering ten behoeve van de biddag voor gewas en arbeid. Sluiting De voorzitter dankt een ieder voor zijn inbreng en sluit de vergadering om 15.10 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van de commissie MBH d.d. 7 mei 2014. De voorzitter,
De secretaris,
ir. L.A. van Gelder
ir. E. van der Reijden
Opmerking bij voorstel Investeren in de Toekomst, cie MBH 12 maart 2014 Voorzitter, Een interessant voorstel voor wat betreft het inslaan van de voorgenomen weg: het professionaliseren van de organisatie door Integraal Project Management toe te passen en het doorgroeien met contractvormen en marktbenadering. Beide ontwikkelrichtingen ondersteun ik van harte, die ondersteuning krijgt u vanuit jarenlange ervaring met beide richtingen. Allereerst de complimenten voor de organisatie die naar mijn idee deze ontwikkeling zich aan het eigen maken is. Maar laat ik met de deur in huis vallen, ik ben nog niet zover dit voorstel te steunen zoals het nu voorligt. Dat vraagt om uitleg en die krijgt u ook. Ik zal daarin proberen de hoofdlijnen vast te houden. Het voorstel komt zo binnen dat bij mij het gevoel wordt opgeroepen: onder de vlag van vernieuwing halen we inhuur binnen om de realisatiegraad van projecten te halen. Dat noem ik slim winkelen. Ik verneem straks graag zie uw reactie op dit gevoelen. Ontwikkelrichting IPM. Het indelen in clusters lijkt een logische keus. Een zelfde soort werk in één groep. Maar feitelijk ga je dan min of meer terug naar de afdelingstructuur. In essentie staat IPM los van een dergelijke cluster- of afdelingstructuur en kan een project bemenst worden vanuit de gehele organisatie. Ik voorzie hier een onwenselijke concentratie, zie ook de opmerking over omgevingsmanagement en contractmanagement even verderop in het voorstel. Dat projectmanagement ook een vak is en je daarom projectmanagers in een afdeling bij elkaar zet is wel een must. Vanuit mijn ervaring zou ik u willen voorstellen IPM al in een vroeg stadium los te laten op de voorbereiding c a . de initiatie van een project. Anders zie je al snel dat "het project" het "anders/beter" gaat doen dan eerst was voorgesteld. Ontwikkelrichting contractvormen en marktbenadering. Uw voorstel over die richting doet me deugd. Ik heb al meerdere keren geroepen: nog steeds RAW? Deze contractvorm uit de tijd van rond 1980 kan overigens nog steeds voor bepaalde werkzaamheden prima voldoen. Mijn opmerkingen waren vooral bedoeld om nieuwere contractvormen inclusief de daarbij behorende marktbenadering te introduceren. Implementatie beide ontwikkelingen. Het voorstel dat er nu ligt combineert beide ontwikkelrichtingen. Hier zie ik een andere ontwikkelsnelheid dan de organisatie nu voorstaat. De ontwikkelsnelheid die mij voorstaat is de volgende: Start met implementeren van de IPM rollen; let daarbij op dat IPM een procesactiviteit is en niet of minder fysiek afhankelijk is van afdelingen of clusters, integendeel. Als voorbeeld: een afdeling of cluster Contractmanagement in de organisatie ondergebracht kan zichzelf professionaliseren op dat vakgebied en dat inbrengen in het projectteam dat volgens de IPM systematiek is ingericht. Het beeld is nu dat het kunstje teveel door één afdeling wordt opgepakt. En daar leert de rest van de organisatie dan weer niet van. Start of vervolg met implementeren van de nieuwe werkwijze voor contractvormen en marktbenadering. Houd dat op koers en op snelheid, maar koppel dat niet aan de IPM systematiek. Als voorbeeld: een IPM team kan nog gerust een RAW bestek beheersen. Jaag jezelf niet over de kop. Het lijkt alsof nu in 2 of 3 jaar we zowel IPM doen, nieuwe contractvormen hebben en we bij zijn met de uitvoering van projecten c.q. een hoge realisatiegraad halen. Een prachtig beeld, maar wees realistisch.
Dat je inhuurt voor coaching en begeleiding lijkt me prima. Maar probeer ook, zoals dat nu als gaat, mensen van andere overheden als RWS en ingenieursbureaus binnen te halen. Dan houdt je kennis beter vast en wordt het je "eigen ding". Als je extra menskracht nodig hebt om een hogere realisatiegraad te halen benoem dat dan en verstop dat niet, ik heb dat gevoel al genoemd, in een organisatieverandering. Vooralsnog stem ik daarom niet in met de financiering zoals nu voorgesteld.
