Interní časopis společnosti HOPI In-house HOPI magazine HOPI magazinja Srpen August Augusztus 2012

Interní časopis společnosti HOPI | In-house HOPI magazine | HOPI magazinja | Srpen | August | Augusztus | 2012

17

20 years in motion 20 let v pohybu

Vážení spolupracovníci Dear colleagues / Tisztelt Munkatársak Ano, je tomu 20 let, co byla v září 1992 založena firma. Není to jen výročí, ale i vzpomínka na neopakovatelné období, opřené především o vůli jít za svým cílem a vizí - a se štěstím, které člověk potřebuje, a tím jsou spolupracovníci, kteří na začátku byli obrovskou oporou. Co znamená 20 let ve vývoji firmy? Z pohledu života firmy určitě už období, které nemůžeme nazvat krátkým. Byl to proces neustálého poznávání, učení se a rychlého reagování na růst firmy a změny na trhu - organizační struktura, ekonomický útvar, IT, doprava, investice, atd. Z minulosti se žít nedá, ale dá se z ní čerpat a především se o ni opírat. To znamená - být věrný své myšlence, mít důvěru sám v sebe, jít za svou vizí, přestože různí poradci říkají NE a trh nabízí jiné možnosti. Tedy vidět cíl i v dlouhodobém horizontu a nedat se svést z cesty. A protože život firmy jsou lidé a její budoucnost je víc než kdy jindy odvislá od schopnosti vést, komunikovat a vychovávat lidi pro budoucí potřebu firmy, byla založena HOPI akademie, kterou ve svém příspěvku představí její ředitel Ing. Antonín Jiroušek.

learning and rapid respond to the company’s growth and market changes – organizational structure, economic unit, IT, transport, investments, etc. We cannot live out of the past, yet we can learn from it and above all lean on it. It means to be true to one’s own ideas, trust oneself, follow one’s own vision even when various advisors tell you not to and the market offers other opportunities. It also means seeing the goal also in the long term horizon and not letting oneself be led astray. Since it is people who create the life of the company and since its future is now more than ever dependant on the ability to lead, communicate and train people for future needs of the company, HOPI Academy was founded. It will be further introduced in more detail by its director, Ing. Antonín Jiroušek.

Z pohledu budoucnosti firma pokračuje ve svém vytýčeném dlouhodobém cíli a mám radost, že mohu oznámit, že začátkem léta byla založena firma HOPI Polsko, která v říjnu zahájí svoji operativní činnost. Ale musíme zároveň žít současností a ta nás vede k ještě rychlejším reakcím na vývoj trhu tak, jak jsem se o tom již zmínil v 16. čísle našeho časopisu, tj. musíme se umět vyrovnat s druhou vlnou krize, jejíž průběh bude zřejmě delší, tzn. s ještě větší razancí přistupovat k inovaci, optimalizaci a hledání rezerv v nákladové sféře napříč firmou. Tedy, každý musí být Hopík a ne jen vezoucí se zaměstnanec.

With regard to future, the company continues in its long term set goal and I am pleased to announce that at the beginning of summer a company HOPI Poland was founded, which will commence its operation in October. However, at the same time we must live in the present that leads us to even more rapid reactions to the developments in the market as I already mentioned in the 16th issue of our magazine. To live in the present means to be able to cope with the second wave of economic crisis that will most probably last longer. We must therefore approach innovation and optimization with even more vigour and look for reserves in the domain of loading across the whole company. Hence everyone must be a “Hopík” and not just a “go with the flow” employee.

Ale toto všechno má jen tehdy účinek, pokud si uvědomíme, že naše podnikání a produkty, které neseme na trh, jsou službou, servisem - tím chci říct, že v první linii musíme vidět našeho zákazníka a umět jednat tak, aby naše práce, kterou mu poskytujeme jako službu, byla pro něj přidanou hodnotou a skutečnou konkurenční výhodou, abychom se neúčastnili pouze boje ve výběrových řízeních, kde je jediným cílem nižší cena, ale stáli si za svým produktem, který je opřený o kvalitu a spolehlivost a partnerovi dlouhodobě přináší obrovské úspory.

Nevertheless, all this is effective only when we realize that our business and the products we offer on the market are a service. What I want to say is that first and foremost we must see our customer and we must be able to negotiate in such a way that the services we offer to him as our job must offer him added value and a real competitive advantage. Let us not just take part in the battles for tenders where the only target is the lowest price, let us stand by our product which is based on quality and reliability and brings massive long term savings to the partner.

......................................................................................

..........................................................................................

Yes, it is true. It has been 20 years since our company was founded in September 1992. This is not just an anniversary but also time that brings memories of an unforgettable period sustained by a will to go after one’s goal and vision – with luck one needs, that being colleagues who at the beginning provided a tremendous support.

Igen, már 20 éve annak, hogy 1992 szeptemberében megalapítottuk a céget. Ez nem csak egy évforduló, hanem emlékezés is egy megismételhetetlen időszakra, amely mindenek előtt a saját cél és vízió eltökélt követésére támaszkodik – és szerencsére, amire az embernek szüksége van, és amit azok a munkatársak jelentenek, akik a kezdeti időszakban hatalmas támogatást nyújtottak.

What do these 20 years mean in the development of the company? From the point of view of the company’s life it surely was a period of time we cannot call short. It has been a process of a continuous observation,

Mit jelent a 20 év a cég fejlődésében? A cég életének szemszögéből nézve már egy olyan időszak, amelyet biztosan nem lehet rövidnek nevezni. Ez egy folytonos ismeretszerzési, tanulási és gyors reagálási folyamat a cég növekedésére és

a piac változására - szervezeti felépítés, gazdasági részleg, IT, szállítás, beruházások, stb. A múltból nem lehet élni, de tapasztalatokat lehet belőle meríteni és első sorban támaszkodni lehet rá. Ez azt jelenti, hogy saját gondolatunkhoz hűnek kell maradnunk, bíznunk kell saját magunkban, menni kell a víziónk után, annak ellenére, hogy a különböző tanácsadók NEM-et mondanak és a piac más lehetőségeket kínál. Tehát a célt hosszú távú horizonton látni és nem hagyni eltéríteni magunkat a hozzá vezető útról. És mivel a cég életét az emberek jelentik és jövője inkább, mint ezelőtt bármikor a z irányítási, kommunikációs képességektől függ, valamint attól, hogy képesek legyünk a cég jövőbeni szükségletei szerint nevelni az embereket, megalapítottuk a HOPI akadémiát, amelyet hozzászólásában Ing. Jiroušek Antonín, az akadémia igazgatója mutat be. A jövő szempontjából a cég folytatja útját hosszú távú céljai elérésnek érdekében és örömmel közölhetem, hogy a nyár elején megalapítottuk a lengyel leányvállalatunkat HOPI Polsko néven, amely októberben kezdi meg operatív tevékenységét. Ugyanakkor a jelenben is kell élnünk amely a piac fejlődésének még gyorsabb lereagálása felé vezet minket úgy, ahogy erről már folyóiratunk 16. számában említést tettem, vagyis, hogy meg kell tudnunk küzdeni a válság második hullámával, amely valószínűleg az elsőnél tovább fog tartani, ami azt is jelenti, hogy még átütőbb erővel kell hozzáállni az innovációhoz, optimalizáláshoz és a költségszféra tartalékainak kereséséhez is a cég teljes keresztmetszetében. Tehát mindenki szívvel lélekkel Hopík kell hogy legyen, nem csak alkalmazottnak, aki úszik az árral. Ez mind azonban csak akkor lesz hatékony, ha tudatosítjuk, hogy vállalkozásunk és a piacra helyezett termékeink szolgáltatás és szerviz - ezzel azt szeretném mondani, hogy az első vonalban az ügyfelünket kell látnunk és úgy kell tudni eljárni, hogy munkánk, amelyet szolgáltatásként nyújtunk neki, az ügyfél számára hozzáadott érték és valós versenyelőny legyen a konkurenciával szemben, hogy ne csak azokban a közbeszerzési versenyeztetésekben vegyünk részt, ahol az egyetlen cél a legalacsonyabb ár, hanem álljunk ki termékünk mellett, amely a minőségre és megbízhatóságra alapul és a partnernek pedig hosszútávon óriási megtakarításokat hoz.

S úctou Váš / Faithfully yours / Az Önök František Piškanin

HOPI 2012 Srpen | August | Augusztus

Vydavatel: HOPI s.r.o., Pražská 673, Klášterec nad Ohří, šéfredaktor: Martin Piškanin, redakční rada: Jitka Kravčišinová, Iveta Masaříková, Kateřina Fialová, redakce: Zděbradská 74, Jažlovice, 251 01 Říčany u Prahy, tel.: +420 323 614 111, e-mail: [email protected], www.hopi.cz, grafické zpracování: www.sirael.cz

2

P.S. Pro konzultaci s majitelem společnosti prosím kontaktujte jeho asistentku paní Jitku Kravčišinovou, kontakt: [email protected], Tel.: +420 323 614 346.

Strategická konference HOPI Group HOPI Group Strategic Conference

Ve dnech 19. a 20. 7. 2012 proběhla v Praze Čestlicích Strategická konference HOPI Group. Dvoudenního jednání v konferenčním centru Hotelu Aquapalace se účastnili manažeři z CZ, SK a HU. Hlavními tématy konference bylo seznámení se změnami v organizační struktuře HOPI a vzájemné předávání zkušeností manažerů z jednotlivých zemí. Hlavním hostem konference byl expert na strategické řízení a ekonom Róbert Masarovič, MSc., který program

konference významně obohatil přednáškou na téma „Logistika 21. století“. ................................................................... On 19 and 20 July 2012 the HOPI Group Strategic Conference took place in Aquapalace Hotel in Čestlice. The managers from CZ, SK and HU attended two-day conference. The main issues of the conference were to introduce the changes

in the organizational structure of HOPI and to share best practices among the managers from different countries. The main guest of the conference was an expert on strategic management and economist Robert Masarovič, MSc., which greatly enriched the program of the conference with his lecture "The Logistics of 21st Century ".

Squash Cup 2012 V sobotu 14. 4. 2012 se v Praze už popáté sešli příznivci squashe, aby se utkali v již tradičním turnaji. V tomto ročníku nejcennější kovy posbírali zástupci HOPI SK. On Saturday 14. 4. 2012 the squash fans met for the fifth time on the occasion of a traditional squash cup. This year the most precious metals were taken by the representatives of HOPI SK.

er Total ord / í d a ř OŠ o p 11. GAJD Celkové C IČ 1. 2. 3. 4. 5.

opic www.h

JURENA SRNKA JANÁČEK PIŠKANIN LEHOVEC

OV 6. DOBŠ TZER LI A G S 7. K LE JÍ 8. RA 9. TINTĚ RA 10. MATU

12. FILIPE LÁK 13. ŠMAT 14. ROHEL

up.cz

Pozvánka / Invitation

HOPI Cup 2012 Zveme Vás na jubilejní 10. ročník cyklistického závodu HOPI Cup, který se uskuteční dne 8. září 2012. Cyklistický závod je pořádán pro zaměstnance společnosti HOPI, jejich rodinné příslušníky, obchodní partnery a přátele společnosti. Připraveny budou trasy 50 a 15 km. Více na www.hopicup.cz. We herewith invite you to the 10th annual cycling race HOPI CUP that is to be held on 8th September 2012. The race is organized for HOPI employees, their families, friends and business partners. Prepared routes - 15 and 50 km. For more information go to www.hopicup.cz.

3

Slovo ředitele dopravy A word by the Transport Manager (Autor/By: Ing. Eduard Šneidar Ředitel dopravy HOPI CZ a SK / Director of transport of HOPI CZ and SK)

Skončilo první pololetí roku 2012 a opět musím konstatovat, že jsme prožili období, které bylo objemově historicky nejsilnějším prvním pololetím. Po slabších měsících lednu a únoru došlo standardně k obrovskému nárůstu hmoty v měsíci březnu, který se tímto stal nejsilnějším měsícem vůbec. Následující měsíce tento trend udržely a byly slabší jen z pohledu vlivu státních svátků či nižšího počtu výkonových dní v měsíci.

skladování a distribuci pro společnost KRAFT FOODS, kde určitou měrou přispělo k rozhodování kvalitní zvládnutí spolupráce v HOPI CZ a HOPI SK.

Z pohledu vozového parku jsme dokončili cyklus obměny vozidel – tahačů, který byl předmětem memoranda z roku 2010 ohledně obnovy 190 tahačů v rámci skupiny. Nyní nás čeká období, kdy do července 2013, mimo navýšení vozového parku, nebude Tento trend byl udržen především v dynaprobíhat další obnova tahačů. Toto období mice nárůstu hmoty v mražených procesech, bude zaměřeno na obnovu návěsové techniky dále pak v rozvoji spolupráce se stávajícími a sólo vozidel. Nicméně už v tomto období partnery, např. NESTLÉ – rozšíření distribuce opět testujeme novinky od výrobců nákladna celou Českou republiku, či KRAFT ních vozidel, například od SCANIE, která FOODS, se kterým jsme realizovali dva hisve druhé polovině roku 2012 na trh uvede toricky největší „peaky“, tedy konce prvního vozidlo s novým třináctilitrovým motorem, a druhého kvartálu. Dále objemy v CZ a SK včetně změny systému vstřikování z HPI pozitivně ovlivnil start spolupráce se společ- na PDI. Dále v průběhu měsíce srpna dojde ností Mlékárna Hlinsko, spadající do skupiny k testování vozidla s pohonem na standardAGROFERT, která více než nahradila ukonče- ní motorovou naftu v kombinaci s LPG ný projekt OKAY, který skončil v měsíci (2/3 motorové nafty, 1/3 LPG). Tato nodubnu. Pro Mlékárnu Hlinsko realizujeme vinka má za cíl celkově uspořit náklady návozy z výrobního závodu do skladů HOPI na pohonné hmoty. ve Strančicích a Prostějově, dále pak distribuce po České a Slovenské republice. Obrovským úspěchem skončila účast našich Na Slovensku jsme, ve spolupráci s BILLOU, řidičů v soutěži o mladého evropského řidiče zvládli první půlrok v distribuci kompletního kamionů (YETD), kterou pořádá společnost sortimentu z distribučního centra v Petrova- SCANIA. V regionálním kole se z více než nech u Prešova. Pozitivním signálem z HOPI 300 přihlášených řidičů naši umístili Hungária je úspěch ve výběrovém řízení pro

4

na předních místech. Pan R. Pokorný postoupil do národního kola, kde skončil na 3. místě. Odměnou mu bude zájezd na evropské finále, které se uskuteční v září ve Švédsku (více v článku A. Mostýna). Druhá polovina roku 2012 poběží v duchu zkvalitňování poskytovaných služeb vůči zákazníkům, především v oblasti informačního toku a provozní administrativy. S tím samozřejmě souvisí plnění kvality a včasnosti dodání. Hledáme a odstraňujeme rezervy v přepravách zboží pod řízenou teplotou, kde se zaměříme a zintenzivníme oblast školení zaměstnanců jak na způsob distribuce, tak na ovládání chladících agregátů. Již nyní pracujeme na přípravě ke zvládnutí následujícího období, které bude náročné především ke konci třetího kvartálu a v průběhu čtvrtého, kde standardně narostou objemy díky Vánocům a konci roku. Chtěl bych tímto poděkovat všem, kteří se podíleli na zvládnutí předchozího náročného období, a věřím, že další pololetí pojede v nastaveném trendu a ke konci roku budeme moci konstatovat, že rok 2012 byl silný a úspěšný .

The first half of 2012 is behind us and I must say that yet again we have gone through a period that considering volume it was historically the strongest period. After weaker months of January and February there was an expected massive rise of volume in March which became the strongest month ever. In the following months this tendency continued and we could see weaker results only because of public holidays or in cases when there were less delivering days in a month.

they were successful in a tender for storage and distribution for the KRAFT FOODS company, whereby the decision was to a certain degree based on the good experience of cooperation with HOPI CZ and HOPI SK.

regional round with Mr R. Pokorný getting through to the national round where he finished in the third place. As a reward he will be going to the European finals which will take place in Sweden in September (see the article by A. Mostýn).

In terms of the vehicle fleet we have finished the phase of vehicle exchange – trucks, which was the subject of a 2010 memo regarding the renewal of 190 trucks within the group. Now we are at the start of a period when there will be This trend was maintained primarily in no further renewals of trucks until July growth rates in the frozen material pro2013, with the exception of increasing cesses as well as through the developthe vehicle fleet. This period will focus on ment of cooperation with current partners, the renewal of articulated parts and singe.g. NESTLÉ – expansion of distribution le vehicles. Nevertheless, during this time all over the Czech Republic, or KRAFT we are again testing new vehicles from FOODS with whom we reached two histo- truck manufacturers, for example from rically biggest „peaks“, that is the ends of SCANIA, who will bring a vehicle with the first and second quarters. Furthermore, a new 13 litre engine on the market in the volumes in CZ and SK were positively the second half of 2012. This engine will influenced by the start of cooperation include a change in the injection system with company Mlékarna Hlinsko belongfrom HPI to PDI. Furthermore, during the ing to the AGROFERT group, which has month of August a vehicle powered by more than substituted for the OKAY prostandard diesel in combination with LPG ject that finished in April. For Mlékarna (2/3 diesel, 1/3 LPG) will be tested. This Hlinsko we carry out deliveries from the innovation is aiming to reduce overall manufacturer to HOPI warehouses in fuel costs. Strančice and Prostějov and also the distribution throughout the Czech and There was tremendous success for our Slovak republics. In Slovakia we succeedrivers who participated in the young ded in the first six months of cooperation European truck driver competition with BILLA in the distribution of their (YETD). The competition is organized by complete range of goods from the distriSCANIA company and among 300 particibution centre in the eastern Slovakian pants our drivers took high places in the town of Petrovany u Prešova. A positive signal comes from HOPI Hungaria where

In the second half of 2012 we will focus on improving the quality of customer services, especially in the area of information flow and operational administration. Naturally, the management of quality and timelines of deliveries are connected with this. Regarding temperature controlled transportation we will target and put stronger focus on the area of employee training, in the method of distribution as well as on the operation of cooling units. Already we are working on the preparation to cope with the forthcoming period. It will be challenging mainly towards the end of the third quarter and during the fourth quarter when there will be a standard rise in volumes thanks to Christmas and the end of the year. I would like to take this opportunity to thank everyone who took part in the successful management of the previous challenging period. I believe that the second half of the year will carry on in the set trend and that at the end of the year we will be able to say that the year 2012 was strong and successful .

ck n Tru a e p o ur

E TD 01 2 / Y 2 u n o i i d ič k a m rop s ký ř v e ý d a l M

Drive

r

o re f or m E - 37 6 g 3 n s p ag e - You / Se e 2 0 12 - 37 6 3 ě n a s tra Víc e n

i nf o r

mat i

on

5

Novinky zo slovenskej Dopravy News from Slovakian Transport (Autor/By: Lukáš Búzek Vedúci dopravy HOPI SK / Transport manager HOPI SK)

V tomto čísle časopisu HOPÍK by som Vám rád predstavil novinky slovenskej dopravy. Či už sú to nové projekty BILLA Petrovany a Budějovický Budvar, ktoré sme na Slovensku začiatkom tohto roku odštartovali, či doplnenie flotily vozidiel pre projekt KRAFT FOODS, alebo získanie nových zvozových partnerov z východného Slovenska.

BILLA Petrovany Dňa 6. 2. 2012 sme odštartovali projekt BILLA PETROVANY. Ide o novopostavený regionálny sklad spoločnosti BILLA v Petrovanoch pri Prešove. Z tohto skladu zastrešujeme kompletnú logistiku tovaru (suchý, chladený, ovocie a zelenina) pre celkovo 34 filiálok spoločnosti na východnom Slovensku. Použitím tohto skladu sa čas zásobovania jednotlivých filiálok skráti o 7 hodín a 450 km. Za spustením tohto projektu stálo mnoho práce a úsilia. No nakoniec sme v silnej konkurencii zvíťazili a vyhrali výberové konanie. Tým sme naštartovali ďalšiu etapu spolupráce s touto spoločnosťou. Pre bezproblémový chod tohto projektu sme okrem iného museli zabezpečiť vodičov, dispečera a techniku. Po náročnom trojkolovom výberovom konaní sme prijali do zamestnania nového plánovacieho dispečera p. Petra Kosťa. Po zaškolení v Maduniciach na centrálnom plánovacom dispečingu sa úlohy plánovania 6 dní v týždni zhostil bravúrne. A dnes už plánuje dopravu s kapacitou 319 voľných paletových pozícií na 15 vozidlách vyhradených pre tento projekt. Vozidlá sú v zložení: 2 x sólo vozidlo, kapacita 20 paletových pozícií – HOPI SK 1 x sólo vozidlo, kapacita 18 paletových pozícií – HOPI SK 3 x ťahač s návesom, kapacita 33 paletových pozícií – HOPI SK

6

9 x sólo vozidlo, kapacita 18 paletových pozícií – externá doprava. Pre použité vozidlá HOPI SK sme pre stredisko v Prešove prijali 10 nových vodičov. Pre vašu lepšiu predstavu uvádzam počet paliet na tomto projekte mesačne v troch teplotných režimoch: Suché 1-25 °C Chladené 1-4 °C Ovocie a zelenina 8-10 °C Mesiac

Počet paliet DRY OZ 1739 1525 2643 1873 2206 1896 3227 2180 2999 2457

február marec apríl máj jún

FRESCH 1992 2489 2381 2676 2375

Mesiac január február marec apríl máj jún

Počet paliet 158 445 678 763 828 938

KRAFT FOODS - doplnenie flotily Pri poslednej obnove – doplnení flotily HOPI SK (január 2012) sme nové ťahače Scania G420 priradili na projekt Kraft Foods. Dnes teda tovar tohto partnera primárne rozváža 11 ťahačov Scania G420 s návesmi Schmitz (z toho 6 x double decker), kde najstaršie vozidlo je vyrobené v roku 2010.

Zvozy z východného Slovenska SPOLU 5256 7005 6483 8083 7831

V spolupráci s našim obchodným oddelením sa nám podarilo zaistiť partnerov z východného Slovenska, ktorým realizujeme zvoz alebo rozvoz tovaru a tak minimalizujeme naše prázdne prejazdy. Ide predovšetkým Týmto projektom sme dostali ďalšie možnos- o naviazanie užšej spolupráce so spoločnosťou LIDL, ktorej denne dvoma vozidlami ti vyťaženia našich vozidiel, ktoré privezú realizujeme vývoz tovaru z centrálneho sklatovar na náš Xdock v Prešove. du v Záborskom pri Prešove a pravidelne jedným vozidlom denne realizujeme prepravu medzi centrálnym skladom v Nemšovej Budějovický Budvar a seneckým Xdockom. S partnerom Sweety Štart tohto projektu z hľadiska dopravy začal Ice, prešovským výrobcom zmrzliny, sme sa 10. 1. 2012. Pre dopravu to bolo niečo nové, dohodli na realizácii zvozu tovaru do Madunepoznané (samotný rozvoz nápojov sme nikdy níc (centrálny sklad Kaufland a Tesco) a do nerobili), ale zároveň výzva. Hneď na úvod sme pobočiek spoločnosti v rámci Slovenskej a Českej republiky. Najnovším v našom si zadefinovali jasné pravidlá, ktorých sa držíportfóliu zvozových partnerov z východného me a doprava „Budvaru“ sa stala pre nás príjemným spestrením našej mrazenej a chlade- Slovenska je spoločnosť Atra Gastro. Naše nej logistiky. O úspechu svedčí aj fakt, že 1. 4. hľadanie samozrejme pokračuje... 2012 sme rozšírili rozvoz aj z Xdocku v PrešoNa záver mi dovoľte poďakovať sa celému ve. V tomto čase už pod našim logom jazdia tímu dopravy HOPI SK, teda 115 vodičom 2 externé dodávky v rovnošate „Budvar“. a 16 pracovníkom administratívy a dispečingu za doterajšiu dobre odvedenú prácu. Vývoj v rozvezených paletách: My v doprave sa riadime heslom: ,,Problémy neexistujú, sú iba výzvy.“

In this issue of Hopík I would like to introduce some new projects at Slovakian transport. There are the new projects Billa Petrovany and Budějovice Budvar which we started in Slovakia at the beginning of the year, an addition to our vehicle fleet for the KRAFT FOODS project as well as gaining new collecting partners from Eastern Slovakia.

5 x single vehicle, capacity for 18 pallet places – external transport We have employed 13 new drivers to drive the HOPI SK vehicles at the Prešov centre. To give you a rough idea, see the number of pallets in this project monthly in three temperature modes: Dry 1-25 °C Chilled 1-4 °C Fruit and vegetables 8-10 °C

KRAFT FOODS - adding to the fleet During the last reconditioning – adding to the fleet of HOPI SK (January 2012) we assigned the new trucks Scania G420 to the Kraft Foods project. Thus, today the goods of this partner are transported primarily by 11 trucks Scania 420 with Schmitz trailers (6 of these are double deckers) with the oldest vehicle being made in 2010.

BILLA Petrovany Month

On 6th February 2012 we started off a new project BILLA PETROVANY. The project is a newly built regional warehouse belonging to the BILLA company in Petrovany by Prešov. From this warehouse we manage the complete logistics of goods (dry, chilled, fruit and vegetables) for a total of 34 divisions of the company in eastern Slovakia. Using this warehouse will mean that to supply the divisions will take 7 hours less and the journey will be 450km shorter. A lot of work and effort were put in this project and in the end we won the tender despite strong competition. We have thus started another phase of cooperation with this company. To ensure a trouble free running of this project we have had to employ drivers, a dispatcher and secure the required equipment. Following a demanding three level selection procedure we have chosen to employ a new planning dispatcher, Mr Petr Kost. After the initial training in Madunice at the central planning dispatching department, he excelled at the planning six days a week. Today he plans the transport in the capacity of 307 free pallet places on 14 vehicles reserved for this project. The vehicles are: 5 x single vehicle, capacity for 20 pallet places – HOPI SK 1 x single vehicle, capacity for 18 pallet places – HOPI SK 3 x truck with a trailer, capacity for 33 pallet places – HOPI SK

Number of pallets DRY FV 1739 1525 2643 1873 2206 1896 3227 2180 2999 2457

February March April May June

chilled 1992 2489 2381 2676 2375

Month January February March April May June

Number of pallets 158 445 678 763 828 938

total 5256 7005 6483 8083 7831

Deliveries from Eastern Slovakia

In cooperation with our sales department we have managed to secure partners from Eastern Slovakia for whom we carry out collecting or delivery of goods and thus miniWith this project we gained additional mize our empty journeys. We are primarily options to load our vehicles which will bring interested in establishing closer cooperation goods to our Xdock in Prešov. with LIDL company for whom we perform daily deliveries of goods using two vehicles from the central warehouse in Záborské by Budějovice Budvar Prešov. With one vehicle we also regularly perform daily transport between the central With respect to transport, this project starwarehouse in Nemšová and Xdock in Senec. ted on the 10th January 2012. For transport With our partner Sweety Ice, an ice cream this was something new, unknown (we have manufacturer, we have agreed to collect never done distribution of beverages itself), goods to Madunice (central warehouse but at the same time it was a challenge. Kaufland and Tesco) and to divisions Right at the start we defined clear rules that of the company within Slovak and Czech we abide by and the transport of “Budvar” Republics. The newest in our portfolio of has become a pleasant variegation of our collecting partners from Eastern Slovakia chilled and frozen logistics. The success can is Atra Gastro company. Naturally, our also be illustrated by a fact that on 1st April search continues… 2012 we also expanded transport from Prešov Xdock. At present, we have two external Finally, let me say a big thank you to the vans under our logo in “Budvar” colours. whole team of HOPI SK transport, that is to the 115 drivers and 15 administrative Progress in pallets delivered: and dispatch workers for their great work so far. We, at transport, go by a saying: “There are no problems, there are only challenges.”

7

HOPI Akademie 3. díl / part 3 (Autor/By: Ing. Antonín Jiroušek, CSc. Manažer HOPI Akademie / Manager of the HOPI Academy)

V posledním čísle Hopíku jsem slíbil, že se v dalším čísle budeme zabývat vztahem hodnocení, motivace a rozvoje jakožto faktorů zvyšujících výkonnost zaměstnanců. Vzhledem k tomu, že tímto tématem jsme se zabývali již v předešlých článcích, dovolte mi krátkou rekapitulaci. Zvyšování výkonnosti HOPI je náš cíl, kterého je možno dosáhnout pouze zvyšováním výkonnosti zaměstnanců společně se zvyšováním výkonnosti procesů v prostředí, kterému říkáme firemní. Výkonnost lidí ovlivňuje řada faktorů, které lze rozdělit na motivační, rozvojové a hodnotící. Firemní prostředí nám pak vytváří firemní poslání, vize a strategie, firemní kulturu a organizační strukturu. Zjednodušeně nám vize říká, čeho chceme dosáhnout a strategie nám pak říká, jak toho chceme dosáhnout. „Co a jak“ nám umožní definovat firemní procesy a z nich vyplývající organizační strukturu. Složitější je to s firemní kulturou, kterou vytváří na jedné straně majitel a vedení firmy a na straně druhé zaměstnanci nebo jejich skupiny bez přímého zásahu vedení. “Kultura je známkou vyspělosti národa; firemní kultura je známkou vyspělosti firmy.” Nyní se pokusíme podívat na vztah hodnocení, motivace a rozvoje. Hodnocení je základním článkem a obecně lze říci, že mohu zlepšovat pouze něco, co mohu změřit a proto je tak důležité lidi za provedenou práci hodnotit a to nejen za to „co“ udělali, ale i za to „jak“ to udělali.

Výsledkem uplatnění objektivního a spravedlivého hodnocení pracovníka je jak ocenění pozitivních vlastností pracovníka, tak i určení jeho slabých míst a rezerv, které by měly být cílem dalšího rozvoje. Lidé velmi silně vnímají, jak se s nimi v porovnání s jinými lidmi zachází. Spravedlnost se týká pocitů a vnímání a vždy jde o porovnání. Spravedlivé zacházení znamená, že je s člověkem zacházeno stejně jako s ostatními lidmi. Je tedy naprosto jasné, že lidé budou lépe motivováni, jestliže se s nimi bude zacházet spravedlivě, a demotivováni, jestliže se s nimi bude zacházet nespravedlivě. Samotná spravedlnost má dvě dimenze: jednak, zda jsou lidé odměňováni podle svého přínosu a v porovnání s ostatními a pak také jak pracovníci vnímají spravedlnost postupů používaných v oblasti hodnocení pracovníků, povyšování apod. Spravedlivé hodnocení je takové, které přiměřeně posoudí názor hodnoceného, je v něm potlačena osobní předpojatost, důsledně a konzistentně se uplatňují stejná kritéria, poskytuje zpětnou vazbu, týkající se důsledků rozhodnutí a přiměřeně vysvětluje učiněná rozhodnutí (výše odměny, pracovní zařazení atd.). Ze současného pohledu na hodnocení jasně vyplývá jak velký vliv má spravedlivé hodnocení na motivaci, tedy na to jak moc chci něčeho dosáhnout, něco splnit.

Snaha motivovat zaměstnance k chování, jež organizace vyžaduje, přerůstá občas v tendenci se zaměstnanci manipulovat. Jako nástroj mající ovlivnit chování zaměstV současné době lze pozorovat posun ve nanců má však manipulace zpravidla omezpůsobu hodnocení pracovníků vzhledem zenou účinnost a velmi často se obrací proti k minulosti. Cílem je především zlepšit výkon těm, kteří její metody využívají. V organizační v budoucnosti. To se nemůže dít byrokraticpraxi dochází při manipulaci se zaměstnanci kým způsobem, je třeba s lidmi mluvit zpravidla k tomu, že uspokojování skuteča motivovat je, aby oni sami byli autory návrhů ných potřeb pracovníků je nahrazováno cílů a způsobů jejich dosažení. Hodnotitel si uspokojováním potřeb zástupných (peníze, tedy nehraje na učitele, který nejlépe ví. místo odpovídajících pracovních podmínek Hodnocený se stává aktivním účastníkem anebo místo spravedlivého jednání) či půsohodnocení, nikoliv jeho pasivním příjemcem. bením na emoce. Opakem manipulace je otevřená komunikace a jasné vyjádření Současné pojetí hodnocení vychází z toho, osobních či organizačních cílů a požadavků. že kvalitní systém hodnocení je nástrojem zkvalitňování zaměstnanců, dosahování vyš- Pro vlastní motivaci je také velmi důležité šího výkonu, kvality a rozvoje schopností. samo pracovní místo a to jak je koncipována Součástí hodnocení by měly být i závěry, náplň práce. Dobře strukturované pracovní které se týkají dalšího rozvoje pracovníka místo má jasně a jednoznačně pochopitelný a jeho kariéry ve firmě. Výsledky hodnocení význam, poskytuje prostor pro samostatnost, jsou pak základem pro objektivní odměňová- umožnuje v rámci možností určitou pestrost ní i rozhodování o kariéře (např. povyšování). (i monotónní práce se dá zpestřit) a má pod-

8

mínky pro zpětnou vazbu a hodnocení. Takové pracovní místo umožňuje lidem zažít v práci smysluplnost, pocit zodpovědnosti za výstupy a v neposlední řadě znalost výsledků své práce a svých kolegů a celého týmu. To vše vede k motivaci, uspokojení, zvyšování efektivnosti a osobnímu růstu. Dalším faktorem majícím vliv na výkonnost zaměstnanců je jejich rozvoj, tedy zvyšování pracovní způsobilosti a schopnosti neboli kompetentnosti k dané činnosti. Na to, jak jsme k dané činnosti kompetentní, má vliv celá řada faktorů a to, jak je můžeme ovlivnit, je znázorněno na obr. č. 1. Z uvedených faktorů vyplývá, že některé jako je chování, vystupování, charakter si s sebou neseme a nikdo je za nás neodstraní. Zlepšit se můžeme jen my sami, pokud si to uvědomujeme a naše okolí nám v tom může hodně pomoci. Zkušenosti a praxi člověk získává postupně. Je to otázka nejen času, ale také touhy věci měnit, hledat jiná řešení, nespokojovat se se současným stavem. A pro to musí být motivace, a to nejen osobní, ale i podporovaná vedením, kolegy a pracovním prostředím. Dalším faktorem jsou dovednosti a znalosti, které člověk získává studiem, firemním vzděláváním a hlavně vlastním přičiněním. Efektivní rozvoj probíhá při práci, koučování a vzdělávání (studium, trénink atd.) při přibližném rozdělení 70%, 20% a 10%. V této souvislosti si vzpomínám na začátek 90. let, kdy jsme všichni byli postaveni před velké změny v požadavcích a nárocích na schopnosti a naší pracovní způsobilost. Jazyková vybavenost, finanční řízení, marketing a v neposlední řadě logistika byly oblasti, kde jsme potřebovali dohánět svět. V tom dohánění jsme si pomáhali jak jen to bylo možné a samozřejmě jsme se účastnili i různých školení a seminářů. Na jednom takovém školení jsem dostal malou krabičku, uvnitř bylo zrcátko, ve kterém se při pohledu na něj objevil nápis: „díváte se do tváře člověka, který zodpovídá za vaší budoucnost“. Na závěr mi dovolte krátké shrnutí. Je důležité lidi spravedlivě hodnotit a tím podporovat jejich motivaci a to nejen k práci, ale i k osobnímu rozvoji. Z mého pohledu toto nejlépe vystihuje citát Tomáše Bati: „Vše je možné, když chceš a umíš.“

working conditions or instead of a fair treatment) or by influencing emotions. The opposite of manipulation is open communication and clear definition of personal or organizational aims and requirements.

Schéma 1 / Diagram 1

In the last issue of Hopík I promised that next time we will focus on the connections between evaluation, motivation and development, which are factors that increase employees’ efficiency. Given that we dealt with this topic in previous articles, let me sum it up briefly. Our aim is to increase the efficiency of HOPI, which may be reached only by increasing the effectiveness of employees together with increasing the effectiveness of procedures in an environment that we call the corporate environment. People’s efficiency is influenced by many factors, which can be divided into motivational, developmental and evaluating. The corporate environment then creates the company mission, vision and strategies, corporate culture and organizational structure. Put simply, the vision tells us what we want to reach and the strategies tell us how to go on about it. „What and how“ enables us to define company procedures and the organizational structure that ensues from them. The corporate culture is more challenging, it is created by the owner and the governing body on the one hand and by the employees or their groups without direct intervention of the management on the other hand. “Culture is a sign of maturity of the nation; corporate culture is a sign of maturity of the company.” Now we will attempt to explore the connections between evaluation, motivation and development. Evaluation is the basic element and it generally means that one can improve only something that can be measured, therefore it is very important to evaluate people for the work they do. That is, not only for “what” they do, but also for “how” they do it. Currently, in comparison with the past, a shift in the way of workers’ evaluation may be seen. The primary aim is to improve performance in the future. This cannot be achieved by bureaucratic methods, it is necessary to talk with people and motivate them so that they themselves set the aims and the ways to achieve them. Hence, the evaluator does not put himself into a position of the only know-it-all person. The person being evaluated becomes an active participant in the evaluation, not only a passive recipient.

The current concept of evaluation stems from the fact that a quality evaluation system is a tool to improve employees’ performance, achieve better results, quality and develop skills. A part of the evaluation should cover outcomes about further development of the employee and his or her career within the company. The evaluation results are then used as a basis for objective rewarding as well as for making career decision (e.g. promotion). Evaluating workers objectively and fairly results in appreciating their positive character traits, as well as pointing out their weaknesses and reserves which should be targeted for further development. People are able to feel strongly the way how they are treated compare to other people. Justice is connected with feelings and always entails comparisons. A fair treatment means that one is being treated the same as others. Therefore, it is very clear that people will be better motivated if they are treated fairly and demotivated if treated unfairly. The actual fairness lies in two dimensions. Firstly, when people are rewarded according to their contribution and in comparison with others, and secondly how workers perceive the fairness of rewarding procedures, promoting, etc. A fair evaluation takes into account adequately the opinion of the evaluated, supresses personal bias, applies the same criteria thoroughly and consistently, provides feedback, is concerned with outcomes of decisions and adequately explains the decisions taken (the amount of reward, work position, etc.). The current view on evaluation clearly shows how important a fair evaluation is for motivation, which is how much one wants to achieve or fulfil something. Trying to motivate employees to behave as the organization requires sometimes changes into tendency to manipulate them. As a tool to influence the employees’ behaviour, manipulation usually has a limited effectiveness and often it turns against those who use it. In reality, manipulating employees generally results in a situation when real needs of workers are replaced by alternative needs (money, instead of the corresponding

For the actual motivation, the position at work itself is very important, as well as the concept of job description. A well-structured work position is clearly defined, it offers scope for individuality, allows certain variety when possible (even monotonous work can be made more interesting) and provides conditions for feedback and evaluation. Such a position in a job allows people to experience meaningful work, sense of responsibility for outcomes and also awareness of own as well as colleagues’ work results and the entire team. All this leads to motivation, satisfaction, improved efficiency and personal growth. Another factor influencing employees’ efficiency is their development, which means increasing work capacity and skills or competences in a given activity. An array of factors has an influence on how we are competent in a given job. We can improve these factors – see fig. 1 . These factors show that some of them, such as behaviour, conduct or character we bring along and nobody can remove them. Only we ourselves can improve if we are aware of them and the environment around us can help a great deal. A person gains experience and practice gradually, but it is not only a question of time. It is also a question of desire to change things, find alternative solutions and not settle with current state. Therefore, motivation must be in place, not only on personal level, but also one supported by management, colleagues and the work environment. Further factors cover skills and knowledge that one gains through studying, company training but mainly by own diligence. Effective development is in progress during working, coaching and training (studies, training, etc.) at the approximate distribution of 70%, 20% and 10%. With regard to this context, I remember the beginning of the nineties when we were all faced with major changes in the requirements and demands on our skills and working capacity. Knowledge of languages, financial management, marketing and also logistics were areas where we needed to catch up with the rest of the world. In this catching up we helped each other as much as we could and took parts in many various seminars and training courses. While I was attending one of such seminars, I was given a small box with a mirror inside. When you looked in it, you could see a sentence: “you are looking into a face of a person, who is responsible for your future”. Finally, let me sum up briefly. It is important to reward people fairly and thus maintain their motivation not only for work but also for their personal growth. In my view, Tomas Bata’s motto puts it nicely: “Everything is possible when you want to and when you are able to.”

9

Nový Intranet nástroj vnitrofiremní komunikace New Intranet - a tool for intracompany communication (Autor/By: Jiří Dobšovič Vedoucí technické podpory IT / IT support manager)

Intranet je soubor IT technologií, počítačové sítě, webových stránek a aplikací, které vlastní a provozuje organizace, v našem případě společnost HOPI. Jinak řečeno, je to vlastně takový soukromý Internet, webový portál, ke kterému mají přístup pouze zaměstnanci společnosti. První zmínky o Intranetu se objevují kolem roku 1996-1997, od té doby se velmi rozvinula technologie a způsob používání Intranetu. Se vznikem Intranetu vznikl i termín Extranet, což je vlastně Intranet, do kterého mohou přistupovat i další cizí osoby, například zákazníci, dodavatelé, apod. Důvodem implementace nového Intranetu ve společnosti HOPI je sjednocení vnitrofiremní komunikace v jednom místě a jednoduché zpřístupnění důležitých informací všem zaměstnancům firmy. Velkým přínosem Intranetu je možnost obousměrné komunikace, kdy zaměstnanci mohou z Intranetu informace nejen čerpat (např. telefonní seznamy, ISO dokumenty, školící materiály, jídelní lístek, apod.), ale také se aktivně podílet na jeho tvorbě tím, že publikují své názory a myšlenky pomocí blogů, diskuzních fór a průzkumů, kde se zaměstnanci podílí na klíčových otázkách, což může vést k novým nápadům v oblasti managementu, produktivity či v jiných firemních záležitostech.

Další způsob využití Intranetu v HOPI jsou tzv. webové aplikace, kdy se Intranet stává aktivní součástí firemních procesů a podporou logistických či obchodních činností, např. reporting, zřízení nového uživatele v síti, zadávání požadavků zaměstnanců (jak v oblasti IT, tak i v ostatních oblastech, např. požadavky na opravy, atd.), evidence provozních incidentů, a jiné. Tyto webové aplikace umožňují zrychlení, zpřesnění a někdy i automatizaci firemních procesů. Zlepšit produktivitu pracovních sil jednotlivých týmů a oddělení lze tzv. týmovým webem, neboli webem oddělení, kde na jednom místě mají týmy k dispozici veškeré potřebné informace a dokumenty pro své právě probíhající aktivity. Po ukončení probíhajícího projektu je možné již nepotřebná data přesunout mimo Intranet, třeba na stávající file systém a na svém týmovém webu vytvořit pracovní prostor pro nový projekt. Po stránce technologické je Intranet HOPI postaven na technologii Microsoft Sharepoint 2010 a SQL server 2008 R2. Základní administraci a nastavení uživatelských oprávnění provádí technická podpora IT, správu jednotlivých seznamů, knihoven dokumentů a týmových webů bude provádět odpovědná osoba z jednotlivých týmů nebo

oddělení samostatně. Aktuálně běží Intranet v HOPI v pilotním provozu, kdy testujeme jednotlivé funkcionality webového portálu a vytváříme nové webové aplikace. Zároveň postupně uvádíme do provozu jednotlivé týmové weby, nyní je k dispozici web „HOPI Akademie“ a „odd. IT“. Přístup k firemnímu Intranetu HOPI je možný odkudkoliv z počítačové sítě firmy pomocí Internet Exploreru, který je součástí všech pracovních stanic ve společnosti. Toto je hlavní výhoda firemního Intranetu, protože není nutné z pohledu IT instalovat žádný další SW na stanice uživatelů a i přes to je možné plnohodnotně využívat veškeré zmiňované funkce. Tato výhoda je i na straně uživatelů, jelikož není nutné se učit ovládat další program, ale se základní znalostí práce na Internetu je uživatel schopen využívat veškeré funkcionality firemního portálu. Sharepoint umožňuje různé jazykové mutace webového portálu, tedy není problém distribuovat firemní Intranet na naše zahraniční pobočky na Slovensku a v Maďarsku. Intranet slouží jako účinný nástroj pro komunikaci uvnitř firmy, umožňuje rychlé šíření informací pro zaměstnance, sdílení informací a spolupráci týmů a oddělení. Firemní Intranet je živý organismus, který se neustále vyvíjí, aktualizuje, jeho různé části nově vznikají, jiné zase zanikají podle aktuálních potřeb organizace. ......................................................................... The Intranet is a set of IT technologies, a computer network, web pages and applications that are operated and owned by an organization, in our case by the HOPI company. In other words, it is sort of a private Internet, a web portal, to which only the employees have access. First mention about the Intranet can be traced to 1996-1997, since then the technology and Intranet have developed a great deal. Intranet is closely connected with Extranet, which is Intranet to which other external people have access, for example customers, suppliers etc. The reason for implementing new Intranet in HOPI company is to merge the intracompany communication into one place and simplify the access to important information for all company employees. Intranet’s big advantage is the possibility of two-way communication.

10

The employees can find not only information on the Intranet (e.g. phone numbers, ISO documents, training materials, the menu, etc.) but they can also take active part in creating it by using blogs and discussion forums to express their opinions and thoughts. Also by taking part in surveys where the employees can participate in key issues that may lead to new ideas for the management, productivity or other company matters. Another use of Intranet within HOPI can be seen in the so called web applications when the Intranet becomes an active part of company processes and a support for logistic or trade activities, such as reporting, creating a new web user, placing employee’s requirements (in IT sphere as well as other areas, like repair requirements, etc.) evidence of operational incidents, and others. These web applications make the company processes faster, more accurate and sometimes automated. Productivity of individual teams and departments can be improved by a so called team web, which is a department web where the teams can find all required information and documents for their activities that are in progress in one place. After an activity has finished, the data that are not needed any more may be removed from the Intranet, for example onto an existing file system and thus make room for a new project on the team web. Regarding technology, the HOPI Intranet is based on Microsoft Sharepoint 2010 technology and SQL 2008 R2 server. IT support team provides the basic administration and setting of user authorization. A responsible person from each team or individual department will provide the administration of individual lists, document libraries and team webs. The Intranet is currently running on trial, we are testing individual functions of the web portal and creating new web applications. At the same time we are putting into operation individual team webs, for now there is “HOPI Academy” web and “IT department”. HOPI Intranet may be accessed anywhere from the company network by Internet Explorer, which is a part of all workstations in the company. This is the main advantage of company Intranet, because it isn’t necessary to install any other SW into the user stations and yet it is still possible to fully use all functions mentioned. The users are also at an advantage as it is not necessary to learn another programme. The user is able to utilize all functions of the company portal with just a basic knowledge of Internet use. Sharepoint allows various language versions of the web portal, therefore it isn’t a problem to distribute company Intranet to our divisions abroad in Slovakia and Hungary.

Projekt OKO

(Autor/By: Tereza Kurillová personální oddělení / personnel department)

nástroj vnitrofiremní komunikace The Eye - a tool for intercompany communication Komunikace je hybnou silou celé společnosti. Je základem motivace a cestou k tomu, aby všichni věděli, co mají dělat a proč, i cestou ke společnému sdílení vizí, cílů a hodnot. Dobrá komunikace v zaměstnání je klíčem k úspěchu společnosti a spokojenosti zaměstnanců. Projekt OKO, TV prezentace promítané na obrazovkách na jednotlivých provozech HOPI, vznikl s cílem zkvalitnit komunikaci se zaměstnanci, sjednotit design a obsah promítaných prezentací v rámci celé HOPI Group. Další a velmi důležitý cíl je prezentovat našim zaměstnancům jak výkonové tak kvalitativní (kvalita zákaznického servisu) ukazatele (KPI). Prezentovat výkony a motivaci za jednotlivce a zároveň i za tým pracovníků na směně, oddělení či celém provozu. Výsledky hodnocení jsou pak základem pro vhodné odměňování, podtržení pozitivních vlastností a určení slabých míst, které je nezbytné rozvíjet. Prezentace se skládá ze 4 kapitol: 1. „Obecné informace o HOPI“, 2. Provozní a organizační informace, 3. Ad - hoc školicí a rozvojové materiály, 4. KPIs (týmové, individuální). V prvních třech kapitolách naleznou zaměstnanci důležité informace o dění v HOPI, na jejich provoze a informace, které se týkají přímo každého z nich. V rámci čtvrté kapitoly jsou promítány standardizované grafy s KPI ukazateli, které budou následně propojeny s novým motivačním systémem.

Communication is the driving force within the whole society. It is the basis of motivation and means to enable everyone to know what to do and why, as a way to share common visions, goals and values. Good communication at work is the key to success and satisfaction of employees. The EYE, TV presentations projected on TV screens at HOPI operations, was designed to improve communication with employees, to unify the design and content of presentations projected throughout the HOPI Group. Another and very important objective is to present to our employees current performance indicators as well as quality indicators (quality of customer service). To show production rate and motivation of an individual and at the same time production rate and motivation of the whole team, be it on shift, in department or the whole operation. The results of the evaluation are used as basis for appropriate remuneration. They underline the positive features and determine the weak points that should be developed. The presentation consists of 4 chapters: 1. „General information about HOPI“, 2. Operational and organizational information, 3. Ad – hoc training and development materials, 4. KPI (team, individual). In the first three chapters employees will find important information about events in HOPI and their departments. They will find there information relating directly to each of them. The fourth chapter shows standardized KPI charts with indicators that will be linked with a new motivation system.

The Intranet serves as an effective tool for internal communication within the company, it allows a fast spreading and sharing information for employees and promotes cooperation of teams and departments. Company Intranet is constantly evolving, updating, new parts are created or cease to exist according to current needs of the organization.

11

Představení nové koncepce

Zákaznického servisu Introducing a new concept of Customer services (Autor/By: Josef Pešek KAM Manager)

Vážení kolegové, nacházíme se přibližně v polovině roku 2012, který lze již dnes bez nadsázky označit za jeden z nejtvrdších v novodobé historii. Tržní prostředí, ve kterém se pohybujeme, je dynamické, plné změn, zrodů a nových příležitostí s důrazem na nákladovost a poskytovaný servis. Podobně jako po celou dobu HOPI existence reagujeme na tyto výzvy flexibilním přístupem a způsobem naší práce. Potřeby našich zákazníků z pohledu fungování fyzické logistiky znázorňuje schéma 1. Naplnění potřeb zákazníků je jedním ze základních strategických cílů HOPI a tomu je přizpůsobena odpovídající a zákaznicky orientovaná struktura společnosti HOPI. Dovolte mi nyní představit vám její části - Customer management a Customer service. Customer management, tedy řízení vztahu a spolupráce s našimi zákazníky, si klade za

cíl budovat a posilovat vztahy s našimi zákazníky, podporuje je při plnění jejich vlastních strategických a dílčích cílů. Podporuje nové příležitosti v oblastech rozvoje spolupráce, optimalizace procesů, zjednodušení, vylepšení, hledá nová řešení apod. Customer Service (CS - Zákaznický servis) a Customer Care Teams (CCT - Zákaznické týmy) jsou v nejbližším kontaktu s našimi zákazníky. Jsou zaměřeny na řešení denní provozní operativy, aktivně komunikují se zákazníky o stavu zpracování a distribuci objednávek, vyhodnocují KPI´s atd., a jsou tudíž přirozeně tvořeny členy provozu, dopravy a podpůrnými funkcemi jako jsou např. Finance a SAP podpora. Připravujeme informační modul, kdy informace o procesu zpracování objednávek spolu vzájemně sdílí přes HOPI informační portál, jehož prostřednictvím získají vždy přesnou, včasnou a úplnou informaci, s níž dále pracují.

Jednotliví pracovníci CCT’s budou funkčně spadat do jejich základních týmů, např. transportní plánovač sedí v oddělení dopravy, SAP podpora v administrativě skladu, apod. CCT’s proto nazýváme “virtuální zákaznické týmy”. V jednotlivých zemích bude struktura CCT odpovídat potřebám zákazníků a komplexitě poskytovaných služeb. Uspořádání a strukturu obchodního a provozních týmů zobrazuje schéma 2. Je dobré si uvědomit, že naši zákazníci čelí novým, ještě náročnějším výzvám než kdykoli v minulosti. Správně nastavenou organizační strukturou, naším přispěním a zejména kvalitně odvedenou prací při plnění každodenních úkolů, profesionálním, proaktivním a zákaznicky orientovaným přístupem nás všech, pomůžeme tyto výzvy zdolat. Budeme pak přednostní volbou pro naše partnery. Společně s rozvojem našich zákazníků se nám-HOPI, podaří naplnit naši vizi - být největší středoevropskou logistickou skupinou.

Schéma 1 / Diagram 1

Rychle -

-

Včas, On-time Rychle dostupné Včasné informace / s předstihem ...

Kompletně, CCF Nepoškozeně Správně Přesné a úplné informace ...

Fast

-

On-time Readily accessible Timely information in advance ...

-

Monitoring nákladů Zjednodušení a synergie Úspory Informace na jednom místě ...

Kvalitně Levně

With quality -

Completely, CCF Without damage Correctly Precise and full information ...

Fair priced -

Cost monitoring Simplification and synergy Savings Information in one place ...

Schéma 2 / Diagram 2

Dear colleagues, at the moment we are halfway through the year 2012, which may be without exaggeration described as one of the toughest years in recent history. We are part of a market environment that is dynamic, full of changes, discoveries and new opportunities with emphasis on expensiveness and services provided. Since the beginnings of HOPI we have always responded to these challenges by our work style and our flexibility. The diagram 1 shows the needs of our customers from the view of the physical logistics. Meeting the needs of our customers is one of the basic strategic aims of HOPI and the customer-oriented structure of HOPI conforms to this concept. Let me introduce its parts – Customer management and Customer service. Customer management, that is the management of our customer relationship and cooperation, aims to build and strengthen the relations with

our customers. It assists them in carrying out their own strategic and individual aims and supports new opportunities in areas of cooperation development, process optimization, simplification, improvement, looks for new solutions and other. Customer Service (CS) and Customer Care Teams (CCT) are in the closest contact with our customers. They focus on solving daily operational issues, active communication with customers about the state and distribution of orders, KPI’s evaluation, etc. Therefore they naturally include members of operations, transport, and supporting functions such as finances and SAP support. We are preparing an information module, in which the information about orders processing is shared through HOPI information portal. Through this portal the information will always be accurate, timely and complete.

department, SAP support worker in store administration, etc. Therefore we call the CCT’s “virtual customer teams”. In each country the CCT structure will match the needs of the customer and the complexity of services provided. The diagram 2 shows the organization and structure of sales and operational teams. We need to be aware that our customers are faced with new more demanding challenges than ever before. A properly set up organizational structure will help them to conquer these challenges, with contribution and mainly by good work of us all when fulfilling everyday tasks as well as by professional, proactive approach oriented towards the customer. Then we will be the preferred choice for our partners. Together with the development of our customers, we will fulfil our vision - to be the largest central European logistics group.

Individual CCT workers will be a part of their base teams, e.g. transport planner based in transport

Poděkování / Acknowledgments: V období září 2009 až srpen 2011 společnost HOPI CZ čerpala prostředky z fondů ESF, a to v rámci Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Projekt byl zaměřen na profesní vzdělávání zaměstnanců spol. HOPI na všech úrovních. Za uvedené období se podařilo zorganizovat školení a kurzy za více než 2,37mil. Kč, proškoleno bylo přes 1000 zaměstnanců. ESF se tak významným způsobem podílely na inovaci systému vzdělávání ve společnosti HOPI. In the period from September 2009 to August 2011 HOPI CZ drew resources from the ESF, in the Operational Programme Human Resources and Employment. The project focused on vocational training of HOPI employees at all levels. Over that period we managed to organize training courses for more than 2.37 million CZK, and over 1000 employees were trained. ESF therefore with a great deal participated in the innovation of education system in HOPI.

13

Představení manažera Introducing the manager

la Jan Chme

Pr oj ek tový

m an až er

M an ag er | Pr oj ec t

: Věk | Age Star sign: Znamení |

Jaké byly Vaše začátky ve společnosti HOPI s.r.o.? Do firmy HOPI jsem, již skoro před 7 lety, nastupoval plný očekávání, a to mimo jiné proto, že výraznou součástí mého studia na VŠE byla oblast logistiky. V HOPI se mi tak naskytla nebývalá možnost konfrontace teorie a praxe tohoto oboru. Nevyhnul jsem se však, jak to tak bývá, ani krátkému období určité deziluze, která pramenila především z disharmonie mezi teorií, v níž je logistika jednoznačně definovaná jako přesně vymezený systém, a praxí, v níž je někdy funkčnost systému závislá na rozhodnutí několika osob a kde jednotlivec může k celkovému chodu přispět nebo také způsobit totální kolaps. Do HOPI jsem nastoupil na pozici „obchodní manažer spedice“, jehož úkolem bylo získání nových a péče o stávající dopravní partnery – o „spedici“. Pozice takto vymezená v sobě skrývala celou řadu aktivit, od akvizice nových partnerů přes přípravy nabídek až po řešení operativních úkolů spojených s problémy při jednotlivých přepravách, ať už na straně HOPI, či na straně partnera. Mohu tedy říci, že jsem stran HOPI dostal jedinečnou příležitost seznámit se s velmi širokým spektrem činností. Co obnáší Vaše pracovní pozice? V současné době pracuji na pozici projektový manažer - doprava ČR & SK, která zahrnuje zejména vyhledávání nových partnerů, kompletní kalkulaci a přípravu dopravních částí nabídek pro nové projekty, zapojení nově získaných partnerů do systému HOPI, průběžné vyhodnocování efektivity stávajících projektů, iniciaci případných korekčních opatření a dále také hledání nových služeb a možností, které by společnost HOPI mohla svým partnerům v oblasti dopravy nabídnout. Vzhledem k veliké šíři zákaznického portfolia HOPI a rozličnosti řešených úkolů je náplň mé práce velice pestrá a pro mě motivující. Dopravu jako takovou je třeba vždy chápat jako dynamický organismus, který sice vykazuje určité spektrum pravidelně se opakujících rysů, ale v němž vždy bude přítomen značný podíl pro-měnné. Tato proměnlivá složka v systému dopravy tak vyžaduje i jistou dávku anticipace, ale také rychlou reakci v případě odchylek. Dynamika a proměnlivost dopravy vnáší do mé práce určité napětí, ale zároveň uspokojení při řešení nelehkých úkolů. Kvalitní výsledky přitom vždy vyžadují kooperaci s ostatními zaměstnanci HOPI, a vědomí silné členské základny mi dává pocit jistoty a aktivní síly.

32 Býk | Bull

Jak vypadá Váš běžný pracovní den? Můj běžný pracovní den sestává částečně z určitého spektra pravidelně se opakujících činností, jako je vyřizování běžné denní korespondence, vyhledávání nových příležitostí na trhu, přípravou nabídek apod. Do jisté míry je ale každý den něčím specifický a výrazně ovlivněný charakterem právě řešených úkolů. Značnou část své pracovní doby také trávím v diskuzi s našimi stávajícími či potenciálními partnery o možnostech a rozvoji naší vzájemné spolupráce. Co považujete za svůj největší profesní úspěch? Jak už jsem zmínil, stěžejní složku mé pracovní náplně představují finanční kalkulace pro oblast dopravy. Hovořil jsem zde o dynamice dopravy, která prostřednictvím velkého množství proměnných velice znesnadňuje stanovení jednoduchého mechanismu při propočtu ceny za zvolené služby. Cenové nabídky, které mi jdou z rukou, přitom musí být vždy konkurenceschopné, cenově zajímavé pro zákazníka, ale zároveň finančně přijatelné pro naši společnost. Nalézt klíč pro vyhotovení takovéto finanční kalkulace stojí mnoho úsilí. Za svůj největší profesní úspěch proto považuji orientaci v této problematice, ačkoliv jsem si vědom neustálého vývoje trhu, nutnosti jeho reflexe, vlastního sebevzdělávání a rozvoje. Jak si představujete svůj ideálně strávený pracovní den? Pokud se budu držet v realitě, mimo iluzivní bezproblémový svět, je pro mě ideální každý den strávený v přátelském a kooperativním kolektivu, kdy se nám společnou prací daří úspěšně a k plné spokojenosti řešit všechny požadavky a přání našich zákazníků a kdy po skončení dne mohu mít dobrý pocit z výborně odvedené práce. Jaké jsou Vaše záliby, jak trávíte volný čas? V posledním roce se mé záliby výrazně změnily. Narodil se nám syn Jakub, a tak jsem dočasně vyměnil kolo za dětskou krosničku a ve volných chvílích vyrážíme na výlety do přírody. Po večerech si rád přečtu zajímavou knihu. Spoustu času také věnuji úpravám zahrady. Tato fyzická práce s lopatou v ruce je pro mě po čase stráveném u počítače duševní očistou a vzpruhou pro další pracovní dny.

Děkujeme za rozhovor.

What were your beginnings in HOPI s.r.o. like? When I joined the HOPI Company nearly seven years ago, I was full of expectations. Apart from other things, it was because the area of logistics formed a significant part of my studies at the University of Economics. In HOPI I therefore had a chance to confront both the theory and practice of this area. However, as it is often the case, I could not avoid a short period of disillusion that stemmed primarily from the disharmony between the theory, which defines logistics as an exact system, and practice, when the functionality of the system depends on the decision of several people. A single person can than contribute to the overall operation or cause a total collapse. I joined HOPI in the position of a „transport sales manager“, whose task was to gain new partners and look after current transport partners. Such a position was hiding an array of activities, from the acquisition of new partners and preparation of offers to solving operational tasks connected with problems in individual transports, on HOPI side or on the partner’s side. I can therefore say that through HOPI I got a unique opportunity to become familiar with a wide range of activities. What does your job entail? Currently, I am employed as a project manager - CZ & SK transport. This position entails mainly searching for new partners, complete calculation and preparation of transport parts of offers for new projects, involvement of new partners into the HOPI system, ongoing evaluation of the effectiveness of existing projects, initiation of potential corrective measures, and also search for new services and options that HOPI could offer to new partners in the transport section. Due to the large HOPI customer portfolio and diversity of tasks my job is varied and motivating. We need to understand transport as such as a dynamic organism that shows a certain range of regularity but in which there will always be a significant part of a variable. This variable component in the transport system requires a certain amount of anticipation as well as a rapid response when there are of deviations. The dynamics and variability of transport bring certain tension into my work, but also satisfaction in solving difficult tasks. Good results always require cooperation with other employees of HOPI and the sense of belonging to a strong team gives me a feeling of reassurance and active strength. Can you describe your ordinary working day? My typical working day covers partly a range of regular activities such as handling usual daily correspondence, identifying new market opportunities, preparing offers, etc. But each day is to some extent specific and strongly influenced by the nature of the tasks being solved. I also spend a considerable part of my working time in discussion with our existing or potential partners about options and development of our mutual cooperation. What do you consider your biggest professional success? As I have already mentioned, the core component of my job are the financial calculations for transport. I have spoken here about the dynamics of transport, which makes it difficult to determine a simple mechanism for calculating prices for selected services means, due to a very large number of variables. The price offers that I create must always be competitive, cost-attractive to the customer, but also financially acceptable for our company. Finding the key for the preparation of such financial calculations takes a lot of effort. I therefore consider it my greatest professional success to have good knowledge about such issues, although I am aware of the continuous development in market trends, the necessity for reflection and for personal development. What is your idea of an ideal working day? If I stay in reality, away from the illusionary trouble-free world, every day spent in a friendly and cooperative team is ideal for me, when we work together successfully and manage to solve all the requirements and wishes of our customers and when each day is finished, I am able to feel satisfaction with a job well-done. What are your hobbies, how do you spend your free time? My hobbies changed significantly last year. Our son Jakub was born, so for some time I have exchanged a bicycle for a baby back carrier. In our free time we set off for trips in the countryside. In the evenings I like to enjoy a good book and I spend a lot of time working in the garden. Such manual work with a spade in the hand is a great relaxation for me after a day spent sitting behind the computer and it gives me energy for the upcoming days.

Thank you for the interview

15

HOPI audity v 1. kvartálu roku 2012 HOPI and audits in the 1st quarter of 2012 (Autor/By: Ing. Ľubomíra Bieliková, Manažerka IMS / IMS Manager)

První kvartál roku 2012 byl charakteristický vysokým počtem auditů třetí stranou, a to jak certifikačních, tak i zákaznických. Hned začátek roku se nesl v duchu příprav na certifikační audit systému managementu kvality, environmentu, bezpečnosti práce a ochrany zdraví podle norem ISO 9001, ISO 14001 a OHSAS 18001, který pravidelně jednou ročně provádí akreditovaná společnost ČLPR. Dozorový audit proběhl ve dnech 13. - 15. 2. 2012, přičemž auditoři navštívili provozovny Jažlovice, Klášterec nad Ohří, Strančice a Madunice. Všechny kontrolované projekty a provozovny prokázaly vysokou úroveň funkčnosti nastavených procesů. Zjištěné výtky se týkaly třídění odpadů (Autor/By:Klášterec Mgr. Alexandr v provozovně nad OhříMostýn) a nastavení odpovědnosti a pravomoci zaměstnanců úseku Dopravy nesprávně popsaných v kartách pracovních pozic v porovnání se skutečně vykonávanými činnostmi. V daném období byly provedeny zákaznické audity tří významných partnerů – Nutricie, Burger King a P&G. Všichni partneři jsou velice nároční na plnění jimi nastavených požadavků, které jsou mnohdy přísnější, nežli požadavky ISO norem nebo legislativy. Ostrému auditu Nutricie, který se uskutečnil koncem května, předcházely 3 přípravné předaudity ze strany zákazníka, a to ve dnech 6. 2. 2012, 16. 3. 2012 a 24. 4. 2012. Předaudity byly zaměřeny na prokázání shody se systémem HACCP – kritické kontrolní body, čistota a úklid, DDD, trasovatelnost zboží, havarijní připravenost společnosti, ochranu majetku, skladové procesy atd. Všem třem předcházela ještě příprava provozu s interními auditory. Další kontrolou ze strany zákazníka byl předaudit (27. 3. 2012) a následně i hlavní audit Burger King (10. 4. 2012). Protože se

16

jedná o potravinářského partnera, měly požadavky podobný charakter jako u partnera Nutricia. Ruský auditor byl velice spokojen a udělil nám hodnocení 98%. Zjištěné odchylky se týkaly především DDD činností (dezinsekce, dezinfekce, deratizace). Rozdílný přístup obou společností je ke sledování teplot při přepravě zboží, kdy partner má zaveden systém sledování teplot při přepravě s využitím GPS datových přenosů. Posledním auditem ze strany zákazníka byla kontrola P&G dne 22. 3. 2012, zaměřená na systém řízení kvality klíčových elementů provozu. Anglický auditor konstatoval dlouhodobé zlepšování a nezjistil žádnou neshodu proti požadavkům zákazníka. Zjištění z těchto auditů nám pomohou zlepšit nastavené systémy ve společnosti a nasměrují nás k trvalému uspokojování požadavků našich zákazníků. Tyto audity nás upozornily na slabá místa, na která se musíme více zaměřit. Jedná se především o práci a komunikaci se zaměstnanci, o jednoznačné stanovení odpovědností a pravomocí, které odpovídají reálným skutečnostem a požadavkům. Dále nás vedou k udržení a zlepšení úrovně zavedených systémů nejen všemi zaměstnanci HOPI, ale i smluvními partnery pod důslednějším dozorem všech odborně zdatných vedoucích zaměstnanců HOPI. ........................................................................... In the first quarter of 2012, a high number of third party audits took place, both certification and customer ones. The beginning of the year saw the preparations for the certification audits of quality management system, environment, safety at work and health safety, according to ISO 9001, ISO 14001 and OHSAS 18001 standards. It is carried out annually by the accredited company CLPR. The supervisory audit took place between 13. - 15. 2. 2012, during which time the auditors visited premises in Jažlovice, Klášterec nad Ohří, Strančice and Madunice. All projects and operations that were checked showed a high level of functionality of the set procedures. The recorded complaints were concerned with the waste recycling in Klášterec nad Ohří and with regulations regarding the responsibilities and competences of the Transport section employees, whose data were incorrectly recorded in the files of work placement in comparison with actual activities that were carried out.

In the given period, customer audits of three important partners were carried out – Nutricia, Burger King and P&G. All partners are very strict about demanding the fulfilment of their requirements. Often these requirements are stricter than those set by ISO standards or the legislature. Before the actual audit of Nutricia, which took place at the end of May, three preaudits by the customer took place on 6. 2. 2012, 16. 3. 2012 and 24. 4. 2012. The pre-audits focused on demonstrating compliance with HACCP system – crucial checking points, cleanliness, DDD, traceability of goods, emergency preparedness of the company, asset protection, store procedures, etc. All three audits were preceded by the operations being prepared by internal auditors. Another customer inspection was a preaudit (27. 3. 2012) followed by the actual audit of Burger King (10. 4. 2012). Because it is a food product partner, the requirements were similar to Nutricia. The Russian auditor was highly satisfied and awarded 98%. The differences found were mainly concerned with DDD (disinsection, disinfection, disinfestation). Both companies have different approach to monitoring temperatures during transportation of goods, when the partner has a system in place for monitoring temperatures during transport using GPS data transmissions. The last customer audit was an inspection of P&G on 22. 3. 2012, which focused on quality management system of the key elements of operations. The English auditor found long term improvement and didn’t find any discrepancies regarding customer’s requirements. The outcomes of these audits will help us improve the systems set in the company and direct us towards continuing satisfactory fulfilment of our customers' requirements. These audits have brought to our attention some weak spots which we must further focus on. This primarily concerns work and communication with employees, clear establishing of responsibilities and competences that comply with reality and requirements. Furthermore, they lead us to maintain and improve the quality of set systems, not only by all HOPI employees but also by contracting partners under more consistent management of all professional senior HOPI employees.

PROFESSIONAL & FULL - SERVICE LOGISTICS H O P I s . r. o . Rodinná firma, založená v roce 1992. Přirozeným růstem a tvorbou vlastního know-how se společnost HOPI stala jednou z nejvýznamnějších logistických firem ve středoevropském regionu. Aktivní logistikou reaguje na požadavky trhu se silným důrazem na environmentálně orientovaný přístup.

A family owned company established in 1992. By growing organically and developing its own know-how, HOPI has become one of the most important logistics companies in the Central European region. The company responds to market demands with active logistics, with a strong emphasis on an environmentally-focused approach.

20th

anniversary

2006 Vstup do areálu Stranèice The entrance to Stranèice site

2000 Expanze SK Vybudování centra Madunice Zalo
ení dceøiné spol. HOPI SK

Expansion to Slovakia Construction of Madunice centre The subsidiary company HOPI SK establishe

10let 10 years

2002

1998 Budování centra v Ja
lovicích − hala H1 Building of Ja
lovice centre − premises H1

2002 Hala H2 − Ja
lovice Premises H2 − Ja
lovice

1998

IS

1992 Zalo
ení spoleènosti HOPI Karlovy Vary

1999

HOPI company established in Karlovy Vary

Expanze na Moravu Areál Prostìjov

1996

Expansion to Moravia Prostìjov site

Poèátek pùsobení v regionu Prahy Start of operations ¨ in the Prague region

1992 1994 1993 Vznik centrály spoleènosti v Klášterci nad Ohøí − první logistický sklad The company Headquarters established in Klášterec nad Ohøí − First logistics site

Vstup firmy Houdek GmbH do spoleènosti HOPI Houdek GmbH joins HOPI company

2003 Hala H3 − Ja
lovice Premises H3 − Ja
lovice

2007

2011

Otevøení chladírny/mrazírny Gyál

DC Prešov

Gyál chilled/frozen warehouse opened

DC Prešov

2009 Rekonstrukce Klášterec Redevelopment in Klášterec

HOPI SK 10 let

2009

10 years of HOPI SK

HOPI Akademie

HOPI HU − Nagybani Piac

2008

HOPI Academy

HOPI HU − Nagybani Piac

2012

2006 Mrazírna Prostìjov Prostìjov frozen warehouse

2008 Areál Senec Senec site

20let HOPI 20 years of HOPI

Mrazírna Madunice Madunice frozen warehouse

3000 zamìstnancù

2005

2012 Divisions in Brno and Ostrava

2008

2012 2012

Výstavba haly H4 − Ja
lovice

První èíslo èasopisu Hopík

Construction of H4 premises − Ja
lovice

Holding Piškanin Piškanin Holding

The first issue of Hopík magazine

2008 Maïarsko areál Érd A site in Érd, Hungary

2010 Propojení mrazíren H3 a H4

certifikace

SO certification

Expansion to Poland

Poboèky Brno a Ostrava

New logistics site HOPI HU − Gyál

ISO

Expanze do Polska 6/2012

3000 employees

Nový logistický areál HOPI HU − Gyál

ed

2012

IT

2004 Expanze Maïarsko Zalo
ení dceøiné spoleènosti HOPI HU

H3 and H4 frozen warehouses interconnected

modernizace IT modernization

Expansion to Hungary. The subsidiary company HOPI HU established

2010 Expanze skladu Prostìjov Expansion of Prostìjov warehouse

2010 Environmentální strategie Eco−friendly Eco−friendly environmental strategy

2004 Výstavba nového vlastního areálu v Prostìjovì The building of new site in Prostìjov

Start projektu SharePoint SharePoint project starts

w w w. h o p i . c z

Naše poslání Poskytovat našim zákazníkům takovou službu, aby byli hrdi na to, že jejich partnerem je firma HOPI. Dosáhnout toho můžeme jedině přispěním a snahou nás všech.

Vize Vybudovat největší středoevropskou logistickou skupinu, která díky své orientaci na zákaznický servis, flexibilitě a schopnosti poskytovat komplexní servis bude přednostní volbou a nositelem konkurenční výhody.

Our Mission Provide our customers with such a service so they are proud that they are partners with HOPI. We can only achieve that if everyone makes a concerted effort.

Vision To build the largest central European logistics group that will be the preferred choice and have a competitive edge due to its customer service orientation, flexibility and ability to provide complex services.

HOPI SK Zákaznický servis / obchodní oddělení Customer service / sales department (Autor/By: Marek Fořt Manažer ZS / obchodní oddělení HOPI SK / Manager CS / sales department HOPI SK)

Vznik a postupný vývoj jednotky zákaznického servisu / obchodního oddělení v HOPI SK, tak jak je znám v dnešní podobě, datujeme na počátek roku 2010. Historicky je oddělení zákaznického servisu vnímáno jako oddělení nákupu a prodeje zboží pro vybrané retailové partnery. Zároveň zajišťuje objednávání zboží, řídí zásoby, dohlíží na disciplínu objednávání prodejen, platební morálku partnerů a podobně. V novém pojetí zákaznického servisu / obchodního oddělení je naším cílem maximálně oddělit pravidelně se opakující činnosti a činnosti s úzkou vazbou na sklad od těch, které mají přímou vazbu na komunikaci s partnerem. Nově jde tedy o posílení těchto činností: • Denní operativní reporting servisních ukazatelů k partnerovi • Denní analýza chyb v provozu, evidence příčin a sledování trendu servisních ukazatelů • Průběžný sběr informací od partnerů o plánovaných projektech a operativních změnách ovlivňujících provoz • Zpětná vazba do provozu o plánovaných změnách, analýza schopnosti provozu reagovat na potřeby partnera S ohledem na charakter poskytované služby zůstávají zachovány činnosti spojené s nákupem a prodejem zboží, obchodní komunikace s dodavateli, řízení zásob, správa kmenových dat, cenotvorba a sledování platební morálky partnerů s vazbou na splatnost faktur. Zároveň se zákaznický servis stal nedílnou součástí obchodu a posílil svou roli komunikačního partnera směrem k obchodním partnerům a zajistil dostatečný kvalitní informační servis, který nám umožňuje s partnery diskutovat vždy věcně a s plným vědomím toho, že víme, co děláme. Celkový obraz o HOPI si náš partner dělá na základě zkušeností v každodenním kontaktu s námi, a proto je mimořádně důležité tuto komunikaci nepodcenit.

26

Dnes je každodenní součástí pracovní náplně zákaznického servisu a obchodního oddělení také vyhledávání nových partnerů – akvizice, definice nových příležitostí na trhu, kalkulace cen a příprava nabídek, projektový management, příprava konceptu, definice procesu a koordinace náběhu nových projektů. Výsledky naší práce vypovídají o tom, že jsou pracovníci zákaznického oddělení a obchodního útvaru HOPI SK profesionálové na svém místě. Mezi největší úspěchy v minulém roce patří jednoznačně začátek spolupráce se společností Tesco Stores SR a.s. v segmentu Frozen. Tato spolupráce je hodnocena ze strany partnera jako vysoce nadstandartní a dnes i díky této spolupráci patří projekt TESCO na Slovensku mezi ty nejdůležitější. Dne 23. 4. 2012 proběhlo v rámci výročí vzájemné roční spolupráce příjemné setkání se zástupci TESCO Stores a.s., na kterém byl společnosti HOPI SK, jako poděkování za příkladně odvedenou práci, předán certifikát výročí spolupráce a spokojenosti se službami naší společnosti. Tímto bych zároveň rád i touto formou poděkoval nejen svému týmu, ale hlavně provozu HOPI SK Madunice a dopravě HOPI SK za příkladnou spolupráci a celkový přínos nejen v rámci tohoto projektu. HOPI SK je v expanzi, přicházejí nové projekty. Mezi ty nejdůležitější patří začátek strategické spolupráce se společností Retail Value Stores, Carrefour Slovensko, a to v oblasti logistiky ovoce a zeleniny.

TOPVAR a.s., spol. Bongrain (Liptovská mlékárna, Milex) a ostatní. Se společností Tesco Stores SR a.s. jednáme o rozšíření spolupráce i v dalších segmentech FMCG. Dalším důležitým projektem, na který se obchodní úsek v tomto roce zaměří, je investiční projekt „Expanze Madunice 2012“. V rámci plánované výstavby a rozšíření skladových kapacit v segmentu Frozen na Slovensku bude naším cílem oslovit a získat nové partnery pro vzájemnou spolupráci či případné rozšíření již stávajících aktivit. V neposlední řadě se útvar zákaznického servisu / obchodního oddělení aktivně podílí na optimalizacích procesů u současných partnerů, které jsou obzvláště v dnešní době pro zachování profitability společnosti tolik potřebné. Rok 2012 bude pro HOPI SK výzvou. Výzvou v podobě naplnění stanovených cílů, zlepšení efektivity práce a hlavně zaměření na zákazníka jako takového. Zákaznický servis / obchodní oddělení HOPI SK bude i nadále naplňovat poslání a vize firmy HOPI: Naše poslání Poskytovat našim zákazníkům takovou službu, aby byli hrdi na to, že jejich partnerem je firma HOPI. Dosáhnout toho můžeme jedině přispěním a snahou nás všech. Vize

Dalšími jsou: Budweiser Budvar SK s.r.o. (rozšíření skladu do HOPI SK Prešov), Kofola – cross-dockingové operace v HOPI SK Senec a HOPI SK Prešov a v neposlední řadě start projektu ŠPAK Sušice. Současně probíhají intenzivní jednání s dalšími zákazníky o možnostech spolupráce s HOPI SK. Mezi ty významné patří pivovary

Vybudovat největší středoevropskou logistickou skupinu, která díky své orientaci na zákaznický servis, flexibilitě a schopnosti poskytovat komplexní servis bude přednostní volbou a nositelem konkurenční výhody. Věřím, že společnými silami tyto náročné úkoly v průběhu tohoto roku zvládneme.

The establishment and gradual development of the customer service / sales department in HOPI SK as we know it now started at the beginning of 2010. Historically, this department is perceived as a department for purchases and sales for selected retail partners. At the same time it provides booking of goods, manages the stores, supervises the ordering system of shops, payment record of partners and other activities. Our aim in the new concept of customer service / sales department is to separate the regular activities and those connected with stores as much as possible from activities that are directly linked with partner communication. The new changes therefore improve the following activitites: • Daily operative reporting of service indicators to the partner • Daily analysis of operation errors, evidence of causes and monitoring the trends of service indicators • Continuous collection of information from our partners about planned projects and operative changes influencing operations • Feedback to operations about planned changes , analysis of operational readiness to react to partner’s needs With regard to the nature of supplied services, activities connected with purchase and sales of goods, business communication with suppliers, store management, data management, price calculations and monitoring of the partners’ payment record connected with invoicing stay unchanged. At the same time, the customer service department has become an integral part of the business, has strengthened its role of a communication partner towards the business partners and has secured the the provision of competent high quality information service.

It enables us to lead discussions with partners always to the point and with full awareness of the fact that we know what we are doing. Our partner will see the overall picture of HOPI on the basis of everyday contact with us, and therefore it is of utmost importance not to underestimate this communication. Today, the search for new partners is a part of the customer service and sales department’s everyday job duties – acquisitions, defining new opportunities on the market, price calculations and offer preparations, project management, concept preparations, process definition and coordination of new project launches. The results of our work show that the employees of customer service and sales department of HOPI SK are highly professional. One of our biggest successes of last year is undoubtedly the beginning of a partnership with the company Tesco Stores SR a.s., in the frozen goods section. The partner evaluates this partnership as above standard and today, thanks to this parthnership, the TESCO project in Slovakia belongs among the most important. On 23. 4. 2012 a meeting took place on the first anniversary of our cooperation with TESCO Stores a.s. representatives where the HOPI SK company received a certificate of the occasion as a thank you for a well conducted job to show satisfaction with our services.

potential cooperation with HOPI SK. Among the important there are TOPVAR a.s. breweries, Bongrain co. (Liptov dairy woks, Milex) and others. We are in negotiation with TESCO Stores SR a.s. about the extension of cooperation into other sections of FMCG. Another important project the sales department will focus on this year is the investment project “Madunice expansion 2012”. Within the scope of planned construction and expansion of the store capacity in the Frozen section in Slovakia, our aim will be to approach and enlist new partners for mutual cooperation or possible extension of current activities. Last but not least, the customer service / sales department is activelly involved in optimisation of processes for current partners, which is especially nowadays very important to sustain the company profitability. 2012 will be a challenging year for HOPI SK. The challenge is on to fulfill the set targets, to improve the effectivity of work and mainly to focus on the customer. Customer service / sales department of HOPI SK will continue to fulfill the mission and vision of HOPI company: Our mission

I would like to take this opportunity to thank not only my team, but mainly the HOPI SK Madunice operation and HOPI SK transport for exemplary cooperation and overall contribution not only to this project. HOPI SK is expanding, new projects are appearing. The start of strategic cooperation, in the area of fruit and vegetable logistics, with Retail Value Stores and Carreffour Slovakia are among the most important. Others are: Budweiser Budvar SK s.r.o. (store expansion into HOPI SK Prešov) Kofola – cross-docking operations in HOPI SK Senec and HOPI SK Prešov

Provide our customers with such a service so they are proud that they are partners with HOPI. We can only achieve that if everyone makes a concerted effort. Vision To build the largest central European logistics group that will be the preferred choice and have a competitive edge due to its customer service orientation, flexibility and ability to provide complex services. I believe that together we will be able to fulfill these challenging tasks throughout this year. Thank you

At the same time, there are intensive ongoing negotiations with other customers about

Zleva / From the left: P. Krejčí, L. Búzek, Garry Scott (Tesco CE Distribution), Tým zákaznického - obchodního oddělení / The team of customer - sales department: R. Príhoda, J. Pešek, J. Jánošík, Andrea Allárová (Tesco SCH), Marek Fořt Zleva / From the left: I. Račanský, Z. Bartovičová, M. Fořt, V. Ivanovičová, R. Pištejová, M. Koštrna

27 13

(Autor/By: Rákos Klára)

Řízení jakosti - následující kroky procesu Z hlediska řízení jakosti bylo jedním z důležitých úkolů roku 2011 vypracování a prověření popisu procesů a pracovních pokynů na provozovnách v Gyálu a Nagybani. Tento úkol je důležitým základním kamenem pro získání osvědčení podle ISO 9001:2008 na provozovnách v Gyálu a Nagybani, což máme v plánu v prvním čtvrtletí roku 2013. Osvědčení systému řízení jakosti podle ISO 9001:2008 se na logistickém trhu považuje za základní požadavek. Osvědčení systému řízení jakosti podle ISO 9001:2008 jsme pro provozovnu v Harbor Parku získali v červnu roku 2010. Od získání osvědčení byl již uskutečněn jeden další audit a i letos jsme velice pyšní na to, že při žádném z auditů nebyl auditorskou organizací ani v jednom případě zjištěn nevyhovující stav. V pozadí této skutečnosti se skrývá těžká práce, které se zúčastnili všichni členové projektu. Dostalo se nám velké podpory ze strany řízení jakosti společnosti Unilever. Pracovní pokyny a postupy upravující logistické procesy jsme vytvořili společně s přihlédnutím k zákaznickým požadavkům a se zapojením vedoucích pracovníků a také pracovníků účastnících se daného projektu. K tomu, aby se systém řízení jakosti postupně rozvíjel, jsme v průběhu

28

roku uskutečnili pro pracovníky četná školení. Úspěšnost těchto školení jsme po jejich ukončení otestovali písemnými testy. Prvořadým cílem kontroly je, aby se jednoznačně projevily ty nedostatky, na jejichž odstranění budeme muset v budoucnu klást větší důraz. V rámci externího tréninku se školení interních auditorů zúčastnili čtyři spolupracovníci z provozovny Harbor Park. S jejich pomocí se každý rok uskutečňuje interní audit všech procesů provozovny. V průběhu těchto auditů se snažíme posvítit si na všechny menší či větší nedostatky a předložit návrhy na zlepšení a vývoj. Interní auditoři vychází z oblastí skladů a administrativy proto, aby kontrolu ostatních oblastí prováděli objektivně, nezávisle na vlastních oblastech činností. Cílem bylo také to, aby mohli auditoři z provozovny Harbor Park později sami provádět interní audit také na provozovnách v Gyálu a Nagybani. Tyto vnitřní kontroly byly zahájeny v listopadu roku 2011 a s cílem dodržet veškeré termíny vykonal celý tým skvělou práci. Pomocí jejich zkušeností jsme byli schopni se zaměřit na již známé problematické body a převzít postupy osvědčené v provozu Harbor Park. Věříme, že společná práce týmů v Gyálu a Nagybani, s využitím zkušeností interních auditorů, zajistí při certifikačních auditech oběma provozům úspěch.

Noví klienti Procter & Gamble - tuzemský cross-docking V srpnu roku 2011 jsme obdrželi výzvu k účasti ve výběrovém řízení od polské centrály Procter & Gamble. Předmětem byl rozvoz zboží vypravovaného z centrálního skladu ve Strančicích, provozovaného HOPI Česká republika, k zákazníkům na území Maďarska. Po několika kolech a několika jednáních jsme koncem září obdrželi pro nás pozitivní rozhodnutí. Počínaje tímto okamžikem jsme měli na přípravu k dispozici jeden měsíc, první rozvoz k zákazníkovi v měsíci listopadu již totiž musel realizovat nový poskytovatel. Výzva se skrývá v detailech, v termínech plnění a v rozložení objemů objednávek: je charakteristické rozvážené množství několik palet, které se musí doručit adresátovi při zohlednění mnoha zákaznických požadavků (dojezd na stanovený čas - časové okno, speciální nástavby, např.: sklápěcí hydraulické čelo - plošina, případně skládání řidičem, omezení vjezdu, atd.) a ekonomických aspektů bezezbytku. V systému se nachází více než padesát adresátů v Budapešti a na venkově, z nichž si kterýkoli může službu objednat v kterýkoli den týdne, bez omezení množství. Z hlediska skladových operací úkol ztěžuje to, že v zájmu co nejoptimálnějšího využití kamionů, jezdících mezi Strančicemi a Gyálem, dávají v některých případech plánovači jízd P&G pokyn českému skladu HOPI i k naložení objednávek zboží na několik termínů (datumů). Z tohoto důvodu je velice důležité předání informací kolegům, kteří provádějí nakládku a přejímku zboží, s potřebnou podrobností, která dodávka, která paleta, kdy a do jakého rozvozu se má dostat. Nezřídka se stává, že

jedna komisiovaná paleta stráví ve skladu i dva-tři dny plánovaným způsobem, tedy ne v důsledku chyby. Zákazník se samozřejmě nemůže vzdát průběžného, přesného a podle možností okamžitého přísunu úplných informací. Podporuje proto operaci, kde je již od jejího zahájení vyznačena jedna kontaktní osoba. Na pravidelných poradách jednáme o problémech, které jsou odhalené v průběhu každodenního fungování, o opatřeních a změnách v procesu.

KRAFT FOODS - práce s marketingovými materiály V lednu 2012 jsme od KRAFT FOODS v Maďarsku dostali příležitost, abychom vypracovali návrh řešení a předložili nabídku na uložení jejich doplňkových materiálů marketingového charakteru a dodání těchto materiálů jejím oblastním zástupcům. Po dvou měsících a několika jednáních se dostavil výsledek: zakázku získala společnost HOPI Hungária Logisztikai Kft. díky předložené nabídce a návrhu řešení, které je pružné, bere v úvahu nároky zákazníka a přece je kontrolované a od předchozích řešení se výrazně liší v náhledu, úhlu pohledu. V porovnání s naší dosavadní činností je tento projekt výrazně odlišný: podle původního zadání se má v centrálním skladu zpracovat zásoba o objemu 4 - 600 palet, což zahrnuje 150 - 250 prvků zboží, mezi nimi položky velkých i malých rozměrů, jako letáky, cenové štítky, objednávkové bloky, respektive zboží obrovských rozměrů, které nelze zpracovat na paletách, jako stojany, displaye nebo exempláře známé fialové krávy ve skutečné velikosti. A tak vedle centrálního skladu bylo potřebné provozovat více regionálních skladů na venkově,

kdy mohou oblastní zástupci přebírat jim určené zboží, ale je také možnost skladovat určitý objem zásob. Samozřejmě je očekávána přesná, aktuální evidence pohybu zboží mezi centrálním skladem a sklady na venkově, respektive oblastními zástupci, poskytování informací zadavateli, a to vše co nejúspornějším a nejefektivnějším způsobem. Po vyjasnění rámce spolupráce a po odsouhlasení smíšeného řešení navrženého společností HOPI mohly být přestěhovány zásoby jak centrálních, tak regionálních dep na nové místo, přijato zboží, které bylo v mezidobí naváženo, a co víc, mohla být také uskutečněna první vlna rozvozů. Na základě dosavadních zkušeností můžeme hrdě říct, že máme za sebou další úspěšné spuštění projektu – nyní musíme „pouze“ poskytovat průběžně služby na vysoké úrovni…

................................................

Quality assurance - next steps of the process From the aspect of quality assurance probably the most important task of 2011 was the preparation and revision of the process descriptions at HOPI HU’s Gyál and Nagybani Piac warehouses. This is an important milestone of the project aiming the qualification of these operations according to the ISO 9001:2008 standard – the certification audit is planned for q2 2012. As most of you knows, this qualification is more or less a basic requirement of our customers in the segment we are active: logistics, value added services and transportation.

The certification process of the Harbor Park operation (also to the standards of ISO 9001:2008) arrived to its purpose in June 2010, when there no any non-conformities were registered during the certification audit. Furthermore we are quite proud for the fact that also the first review audit’s result was the same. The background of this success is the long-lasting hard work of all colleagues in that operation, and we also received significant support from the quality assurance team of the client on that site – Unilever. All the workflow and process descriptions were prepared in line with the expectations of our clients, to this procedure the whole site had been involved – floorstaff, administrative workers, shift leaders took part of it besides the site management. In order to maintain the continuous development of the quality assurance system our workers receives several trainings and educative discussions are held, after these we control the success ration of each course by written examination. The most important aim of this is to find out such deficiencies, which a.) results non-conformity in the process and b.) we should put more emphasized during the future trainings. Four colleague at the Harbor Park operation received training at an external company to gain internal auditor qualification. The annual internal audit of all processes on the site is performed with their support; during these revisions we try to highlight minor or major mistakes, and try to find possible development points in each process element.

29

The members of the internal audit team had been selected from the warehouse operation and the administration as well, in order to perform the revision of each area independent from their own experiences. Further aim of the selection was to develop such team which will be able to do the internal audit tasks with the planned launch of quality system to Gyál and Nagybani warehouses. These audits were started in November 2011, in order to keep the deadlines – the team performed an excellent job. Using their experiences we’d been able to focus on already realized problematic points, and to take over the best practices from Harbor Park operation. We believe that the exhausting work of Gyál and Nagybani teams together with the experiences of the internal audit workers will bring success during the certification audit on both locations.

New clients Procter & Gamble domestic cross-docking In August 2011 we received a request for quotation from the polish central purchasing of Procter & Gamble, the task was to deliver goods from the Czech central P&G warehouse in Strancice to all clients in Hungary. After more rounds, several negotiations at the end of September we received the information about the positive decision: from this we had one month to be prepared, as the first customer deliveries in November was already designated to the new logistics services provider. The challenge was hidden in the details: strict deadlines and a significant dispersion of the drop sizes: the typical delivery quantity is a few pallets, which we should deliver according to the complex customer expectations (delivery time or window, special superstructure of the truck as lifting tail,

expected loading by the driver, drive-in restrictions etc.), but of course by the most cost-effective way. There are more than fifty countryside and Budapest delivery addresses in the system, any of them is able to order to any workday, without quantity limitation. The difficulty for the warehouse operation is the fact, that for the sake of optimal capacity utilization on the way from Strancice to Gyál, P&G route planners order to load to one truck more customer’s stock, even for more delivery dates. For this reason it’s extremely important to give enough detailed information to the colleagues in the warehouse, to separate well the pallets, deliveries according to the outbound plan – it is not an exception that one picked pallet should rest in the warehouse for 2-3 days (on a planned manner, not as a result of mistake). Of course the client has no willing to disregard the continuous, accurate and possibly immediate information about the daily status; to fulfill this expectation we have a dedicated contact for P&G, from the start of the operation. We hold regular discussions with the client about the issues arise during the daily operation, the actions to them, also about the possible changes in the process flow.

After clearing up the boundaries of the cooperation and clarifying our mixed proposal (depots and direct “courier” deliveries) we could start to transfer stocks of central operation and regional depots, moreover the first wave of sales representative deliveries was also managed. According to the present experiences we proud to say that we are again after a successful startup project – now we “only” should take care to maintain the continuously high quality service…

.......................................................................

KRAFT FOODS - marketing materials In January 2012 we received from the Hungarian affiliate of KRAFT FOODS the possibility to prepare a workaround proposal and price offer for the storage of marketing material, and for the distribution of this to their sales representatives. After two months and several discussions we had the result: HOPI Hungary won the project, thanks to the flexible offer and workaround, which took into account the highest customer expectations, but was controlled and had a new approach to the process. This project is quite different from our past ones: we has to store 4-600 pallets in the

30

central warehouse, which consists 150 – 250 articles, from small, big quantity materials as labels, leaflets, price indicators and customer blocks to oversized material (or which are not able to handled on pallets) like shelfstands, displays, or the life-size dummies of the well-known lilac cows. Besides to the central operation, several countryside depots were requested, where the sales representatives could pick up their deliveries, furthermore which depots are able to held a certain stock. Naturally we should again provide the client with proper stock reports in the central operation and the depots, also we should trace, track and report each movement between the warehouses, to and from the sales representatives – and perform all this on the most costeffective way.

Minőségbiztosítás - a folyamat következő lépései Minőségbiztosítási szempontból a 2011-es év egyik fontos feladata a Gyáli, Nagybani telephelyek folyamatleírásainak, munkautasításainak az elkészítése és felülvizsgálata volt. Ez a feladat fontos alapkő a 2012 első negyedévére tervezett ISO 9001:2008 szerinti tanúsítás megszerzéséhez a Gyáli és a Nagybani telephelyen. Az ISO 9001:2008 szerinti minőségirányítási rendszertanúsítás a logisztikai piacon mára már alapkövetelménynek számít. A Harbor Parki telephely ISO 9001:2008 szerinti tanúsítását 2010 júniusában

szereztük meg. Azóta már volt egy felülvizsgálati audit is az idén és nagyon büszkék vagyunk arra, hogy egyik auditon sem került egyetlen „nem megfelelőség” sem megállapítására a tanúsító szervezet által. Ennek hátterében kemény munka áll, amelyben az operáció összes tagja részt vett és az Unilever minőségbiztosításától is sok támogatást kaptunk. A logisztikai folyamatokat szabályozó munkautasításokat, eljárásokat a vevői követelményeket figyelembe véve közösen alakítottuk ki, bevonva a vezetőket és az adott folyamatban részt vevő dolgozókat is. Ahhoz, hogy a minőségügyi rendszer folyamatosan fejlődjön számos oktatást tartunk az év folyamán a dolgozóknak, az okatásokat követően pedig írásbeli számonkéréssel ellenőrizük az oktatás eredményességét. A számonkérés elsődleges célja az, hogy egyértelműen kiderüljenek azok a hiányosságok, amelyek oktatására nagyobb hangsúlyt kell fordítanunk a jövőben. Négy Harbor Parki munkatársunk vett részt külsős tréning keretei között belső auditor képzésben, az ő segítségükkel történik minden évben a telephely összes folyamatának a belső auditja. Ezek során igyekszünk az összes kisebb-nagyobb hibára rávilágítani, fejlesztési javaslatokat tenni. A belső auditorok a raktári és az adminisztrátori területről kerültek ki azért, hogy más területek ellenőrzését objektíven, a saját területüktől függetlenül tudják végezni. Szintén cél volt az is, hogy a későbbiekben a Harbor Parki auditorok a Gyáli és a Nagybani telephelyek belső auditját is elvégezzék. Ezek a belső ellenőrzések 2011. novemberében kezdődtek és várhatóan 2012. januárjában fejeződnek be. Az ő munkájuk segítségével lehetőség nyílik az esetleges hibák feltárásán kívül azokra a Harbor Parki telephelyen már bevállt jó gyakorlati példák átvételére, amelyek a másik két telephelyen is hasznosak lehetnek és 2012-ben újabb sikeres ISO 9001:2008 tanúsítást eredményeznek a másik két telephelyen is.

Új ügyfelek Procter & Gamble - belföldi cross-docking

KRAFT FOODS - marketinganyagok kezelése

2011 év augusztusában érkezett tenderkiírás a Procter & Gamble lengyelországi központjából, a feladat a HOPI által üzemeltetett csehországi, Strancice-i központi raktárból feladott áruk Magyarországon található vevőkhöz való kiszállítása. Több forduló, több egyeztetés után, szeptember végén kaptuk meg a pozitív döntésről szóló hírt; innentől számítva egy hónapunk volt a felkészülésre, az első vevői kiszállításokat ugyanis november hónapban már az új szolgáltatónak kellett teljesítenie.

2012 januárjában kaptuk meg a KRAFT FOODS magyarországi vállalatától a lehetőséget, hogy megoldási javaslatot dolgozzunk ki, és ajánlatot tegyünk a marketing-jellegű kiegészítő anyagaik tárolására, és területi képviselőikhez való eljuttatására. Két hónap és több egyeztetés után megszületett az eredmény: a HOPI Hungária Logisztikai Kft. nyerte el a megbízást, köszönhetően a rugalmas, a vevői igényeket messzemenően figyelembevevő, mégis kontrollált, és az korábbi folyamattól jelentősen eltérő szemléletű ajánlatnak és megoldási javaslatnak.

A kihívás a részletekben rejlik, a teljesítési határidőkben, és a rendelési méretek szórásában: jellemzően pár raklap a szállítási mennyiség, amit a sokrétű vevői igények (időpontraidőablakban való megérkezés, speciális felépítmény, pl. emelőhátfal, esetleges gépjárművezető általi rakodás, behajtási korlátozás stb.) maradéktalan teljesítésével, de természetesen a gazdaságossági szempontok figyelembevételével kell a címzettekhez eljuttatni. A rendszerben ötvennél több vidéki és budapesti címzett található, közülük bármelyik rendelhet a hét bármelyik napján, mennyiségi korlátozás nélkül. A raktári operáció szempontjából a feladatot nehezíti, hogy a Strancice – Gyál viszonylatban közlekedő kamionok legoptimálisabb kihasználtsága érdekében a P&G járattervezői több vevő, esetenként több kiszállítási dátumra vonatkozó rendelésének felrakodására is utasítja a HOPI cseh raktárát, így fontos a megfelelő részletezettségű információ eljuttatása a lerakodást, áruátvételt végző kollégák felé, hogy mely szállítmány, raklap, mikor, milyen kiszállításba kerüljön – nem ritka, hogy kéthárom napot is eltölt a raktárban (tervezett módon, tehát nem hiba okán) egy-egy komissiózott raklap. Természetesen az ügyfél nem tud eltekinteni a folyamatos, pontos, mindenre kiterjedő, és lehetőség szerint azonnali információáramlásról – ezért az operációt, már az indulásától kezdve kijelölt kapcsolattartó támogatja. A napi működés során feltárt problémákról, intézkedésekről, folyamatbéli változtatásokról rendszeres megbeszéléseken egyeztetünk.

Eddigi tevékenységünkhöz képest jelentősen eltérő ez a projekt: az eredeti kiírás szerint 4-600 raklapnyi készlet kezelendő a központi raktárban, amely 150 – 250 cikkelemet tartalmaz, köztük kisméretű, nagy mennyiségű tételek, mint szórólapok, árjelzők, megrendelőtömbök, illetve raklapon nem kezelhető, vagy túlméretes cikkek, mint állványok, display-k, illetve az ismert lila tehén életnagyságú példányai. A központi raktár mellett igény volt több vidéki, régiós raktár üzemeltetésére, ahol a területi képviselők a nekik címzett tételeket átvehetik, de bizonyos mértékű készlet tárolható is. Természetesen elvárás volt a központi és a vidéki raktárak, illetve a területi képviselők közötti árumozgások pontos, naprakész nyilvántartása, információ szolgáltatása a megbízó felé, mindez a lehető leg-költséghatékonyabb módon. Az együttműködés kereteinek tisztázása, a HOPI által javasolt vegyes megoldás egyeztetése után megtörténhetett mind a központi raktárak, mind a vidéki depók készleteinek új helyre költöztetése, az időközben beérkező áruk fogadása, sőt, a képviselői kiszállítások első hulláma is. Az eddigi tapasztalatok alapján büszkén mondhatjuk el, hogy egy újabb sikeres projektindulás van mögöttünk – már „csak” a folyamatosan magas minőségű szolgáltatást kell tartanunk…

31

Mladý evropský řidič kamionu 2012 YETD 2012 - Young European Truck Driver (Autor/By: Alexandr Mostýn Vedoucí personálního dispečinku dopravy / Head of personnel transport planning department of dispatch)

Od roku 2003 pořádá společnost Scania po celém světě soutěže, které se zaměřují na oblast bezpečnosti silničního provozu, omezení dopadu nežádoucích zplodin na životní prostředí a ekonomiku provozu. Největší vliv na tyto aspekty má řidič nákladního vozu. Do soutěže Scania YETD se v České republice přihlásili také profesionální řidiči společnosti HOPI s.r.o., čtyři z nich se kvalifikovali mezi 50 nejlepších soutěžících a postoupili do regionálního kola, které proběhlo v sobotu 19. května 2012 v Modleticích. Z pětadvaceti soutěžících prvního regionálního kola se řidiči HOPI s.r.o. umístili na 2., 6., 7. a 21. místě. Výsledek svědčí o tom, že školení řidičů je přínosem a že se naši řidiči dokáží zařadit mezi nejlepší řidiče kamionů. Dne 16. 6. 2012 následovalo celostátní kolo, do něhož se nominoval pan Rudolf Pokorný. Základní soutěž se skládá z teoretického testu, odhadu vzdálenosti, kontroly celé soupravy před jízdou a jízdy zručnosti. Vítěz celé soutěže Young European Truck Driver 2012 obdrží nový vůz Scania řady R v hodnotě přibližně 100 000 Euro.

Navíc jako bonus dostane zdarma jednoroční pojištění Scania. Samotná účast v soutěži poskytuje řidičům nejen nezapomenutelnou zkušenost, ale i neocenitelnou příležitost zlepšit si jízdní dovednosti, zvýšit povědomí o bezpečnosti na silnicích a energetické účinnosti. Je to také velká šance setkat se a hovořit s kolegy a stát se součástí celosvětové komunity řidičů nákladních vozidel. ......................................................................... Since 2003 the Scania company has been organizing contests focused on road safety, the reduction of fuel emission impact on the environment and the driving economy all over the world. A truck driver has the biggest influence on these aspects. Professional drivers from HOPI s.r.o. also took part in the Scania YETD competition in Czech Republic, four of them got among the best 50 drivers and took part in the regional round on Saturday, May 19 2012 in Modletice.

Our drivers gained the 2nd, 6th, 7th, and 21st places out of twenty five competitors in the first regional round. The results show that the driver training is beneficial and that our drivers are able to place themselves among the best truck drivers. On 16. 6. 2012 the national round followed, in which Mr Rudolf Pokorný took part. The basic contest covers a theoretical test, estimation of distance, check of the whole truck before driving and skilful driving. The overall winner of the Young European Truck Driver 2012 competition will receive a new Scania R-series vehicle worth around 100,000 Euro. As a bonus, he will receive one year Scania insurance for free. The actual participation in the competition gives drivers not only an unforgettable experience, but also an invaluable opportunity to improve their driving skills, increase their awareness of road safety and of energy efficiency. It's also a great chance to meet and talk with colleagues and become a part of a global community of truck drivers.

onec zářil n k a n . o . r . s ompetitio PI c O H e č i h d t i ř f e ž o ě t ou als V národním finále s e in the fin n o h s . o . r . s I OP A driver from H

Rudolf Pokorný - 3. místo / third place

Zleva / Fro m th e left : J. Fr auen terka , L. R oll, R . Pok orný, J. Mú dry

ro ps ký Ml adý ev

ř i d ič k

2012 D T E Y 20 1 2 / am i onu

- Y

V národním finále velmi náročné soutěže Young European Truck Driver /YETD 2012/ konaném dne 16. 6. 2012 v Plzni zaznamenal nakonec velký úspěch řidič HOPI s.r.o. pan Rudolf Pokorný. V silné a naprosto vyrovnané konkurenci deseti nejlepších řidičů z celé ČR se dokázal prosadit právě tento pracovník.

Panu Pokornému patří velká gratulace a přejeme mu mnoho dalších kilometrů bez nehod.

Finále bylo rozděleno do dvou částí. Dopolední část finále zahrnovala ekonomickou jízdu, jízdu zručnosti a kontrolu vozidla před jízdou. Zde se náš zástupce umístil na průběžném čtvrtém místě a prvních pět účastníků postoupilo do dalšího kola. V odpolední části nazvané superfinále se jela náročná jízda zručnosti, kde se nakonec pan Rudolf Pokorný umístil na skvělém třetím místě a získal pohár s možností učasti na evropském finále ve Švédsku.

.........................................................................

Úspěch v této soutěži je vyznamenáním i celé dopravy HOPI s.r.o., kde je práce s řidiči na velmi vysoké úrovni a může se pochlubit opravdu kvalitním kádrem řidičů.

In the end, the national finals of the very challenging contest Young European Truck Driver /YETD 2012/, that was held in Plzen on 16. 6. 2012, meant a big success for Mr Rudolf Pokorný, a driver of HOPI s.r.o. In a strong and equal competition which only ten best drivers from the whole of Czech Republic reached, our worker managed to achieve great success.

E u ro p g n u o

ean

Dri ve Truc k

r

The finals were divided into two parts. During the morning there was the economical drive, a skill test and vehicle check before driving. Our representative gained a fourth place here and the first five participants went through to the next round. In the afternoon, in the superfinals, there was a challenging skill drive where Mr Rudolf Pokorný gained an excellent third place and received a trophy with the chance to participate in the European finals in Sweden. Big congratulations to Mr Pokorný and we wish him many more kilometres without accidents. The success in this competition means also a great honour for the whole HOPI s.r.o. transport, where work with drivers is on a very high level and we can be proud of our team of excellent drivers.

37

Přísloví / Proverbs: Síla vytrvalosti. „Odvaha neznamená necítit strach, ale jednat navzdory strachu.“ „Odvaha je umění povstat a promluvit, ale také usednout a naslouchat.“ „Odvážnými jsme tehdy, když se staneme rovnocenným partnerem problému, který leží před námi.“

Život není výjimečným stavem. Zbavme se závislosti na naléhavosti. „Vědět, čemu dáváte přednost, místo abyste pokorně přikyvovali tomu, do čeho Vás druzí tlačí, znamená udržovat svou duši naživu.“

R. L. Stevenson

„Co je člověku platné dobýt celý svět, když jeho vlastní život leží v troskách.“

Sv. Marek

„Pravé štěstí stojí málo. Pokud je nákladné, není toho správného druhu.“

Chateaubriand

Hledejte vyváženost! – je to cesta, která změní Váš vnitřní svět. „Úspěch je jen tehdy skutečným úspěchem, zahrnuje-li všechny oblasti života.“

Stephen R. Covey

„Abyste uskutečnili svůj sen, potřebujete věnovat pozornost všem složkám života.“

Pat Mesiti

„Jeden člověk nemůže činit po právu v jedné oblasti života, zatímco v jiné se dopouští křivd. Život je nedělitelný celek.“

Gándí

The strength of perseverance. “Courage doesn’t mean to be fearless but to stand up to fear.” “Courage means there is an art to stand up and speak up but also to sit down and listen.” “We become brave when we become equal partners with the problem lying ahead of us.”

Life is not a state of emergency. Let us banish the dependence on urgency. “To know what you prefer instead of humbly saying Amen to what the world tells you ought to prefer is to have kept your soul alive.” “For what shall it profit a man, if he shall gain the whole world, and lose his own soul?” “True happiness costs little. If it is expensive, it is not the proper kind.”

R. L. Stevenson Sv. Marek Chateaubriand

Search for balance! - It's a journey that will change your inner world. "Success is only a real success if it entails all aspects of life." “To achieve your dream you need to pay attention to all aspects of life.”

Stephen R. Covey Pat Mesiti

“One man cannot do right in one department of life whilst he is occupied in doing wrong in any other department. Life is one indivisible whole.” Gandhi

www.hopi.cz • www.hopilogistics.com • www.hopilogistics.eu • www.dontworrybehopi.eu 38

Pohled našich zákazníků Our customers´view

20th June

Establishing a subsidiary company

HOPI PL

ProLogis Park Sochaczew