INTERGEMEENTELIJKE OPDRACHTHOUDENDE VERENIGING VOOR HUISVUILVERWERKING MEETJESLAND IVM O.V.
Vergadering raad van bestuur van dinsdag 17 maart 2015 om 19.30 u. in de vergaderzaal van het administratief gebouw van de IVMafvalenergiecentrale, Sint-Laureinsesteenweg 29 te 9900 Eeklo
VRvB 17 maart 2015 overzichtslijst besluiten
Pagina 1
VERSLAG VERGADERING AANWEZIG: Koen Loete, voorzitter, Filip Huysman, Maarten De Smet, Steven Van de Putte, Luc Deschamps, Hendrik De Waele, Johan Francque, Patrick Hoste, Dirk Poriau, Bea Roos, Marten De Jaegher, Fons De Neve, Freddy Depuydt, Marc De Schepper, Jochen De Smet, Chris De Wispelaere, Patrick De Wulf, Jacques De Zutter, Gerda Ginneberge, Patrick Huyghe, Luc Lampaert, Sofie Landuyt, Mia Pynaert, Chris Roesbeke, Marcel Scheir, Wim Vanbiervliet, Bart Van Caenegem, Luc Van De Kerckhove, Willy Van Hove en Philippe Van Steenberghe
AANWEZIGE BESTUURDERS MET RAADGEVENDE STEM: Patrick De Greve, Marc Devlieger, Karel Hubau, Trees Van Eykeren
SECRETARIS: Jean Marie Staelens
Ook de algemeen directeur, Patrick Joos, de directeur exploitatie, Johan Haegeman, en het diensthoofd administratie en overheidsopdrachten, Annick Bobelyn, wonen de vergadering bij. Marc Van Den Bossche, juridisch adviseur Grant Thornton, en Veronique Declerck, verantwoordelijke boekhouding en financiën, wonen de vergadering bij voor de bespreking van de agendapunten 1 tot en met 9.
AGENDAPUNTEN: 1. Verslag overlegvergadering met deelnemende steden en gemeenten dd. 7 maart 2015 bespreking. 2. Prefiling ruling – stand van zaken. 3. Voorstel tot dividenduitkering onder de dubbele ontbindende voorwaarde dat de ruling negatief is en dat onmiddellijk na de beslissing tot dividenduitkering er geen volstorting van de aandelen en/of geen kapitaalverhoging plaatsvindt. Opmaak van een formeel bestuursverslag waarin het voorstel nader wordt uiteengezet en gemotiveerd. 4. Oproeping aan de deelnemers tot volledige volstorting van alle huidige aandelen, onder de opschortende voorwaarde dat effectief tot dividenduitkering wordt beslist. 5. Voorstel tot kapitaalverhoging. 6. Agenda algemene vergadering dd. 17 juni 2015 – vaststelling. 7. Agenda buitengewone algemene vergadering dd. 17 juni 2015 – vaststelling. 8. Uitkering reserves (dividenden) + kapitaalverhoging – beslissing. 9. Statutenwijziging – ontwerp. 10. Goedkeuring verslag van de vergadering van de raad van bestuur dd. 17 februari 2015. 11. Kennisgeving bestelbonnen. 12. Werking afvalenergiecentrale en groencomposteringsinstallatie – stand van zaken. 13. Optimalisatie afvalenergiecentrale – bouw loods en magazijn – proces-verbaal van vordering van de werken nr. 9 – goedkeuring. 14. Optimalisatie afvalenergiecentrale – bouw loods en magazijn: a) stand van zaken. b) vervanging voorziene sectionaalpoorten door megadoors – beslissing. c) plaatsing beschoeiingswand – beslissing. d) aanpassing rookkoepels – beslissing. e) RVS kabelladders in hal en gedeelte buiten tussen hal en magazijn – beslissing. f) Plaatsen toegangscontrole g) Opsplitsing branddetectie magazijn h) LED-verlichting loods VRvB 17 maart 2015 overzichtslijst besluiten
Pagina 2
15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.
i) Fotobeveiliging poort 11 m j) Kabel voor camera in loods k) Motorsirene in loods Project optimalisatie afvalenergiecentrale – bestekfase – aangepaste nota opgemaakt door Antea Belgium nv – goedkeuring. Aanstellen studiebureau voor renovatiewerken bunker en omgeving (bestek nr. 2015/10) – wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden. Aankoop infoborden voor ophaalwagens – wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden. Leveren van ascontainers (bestek nr. 2015/02) – gunning. Leveren actieve kool (bestek nr. 2015/04) – gunning. Inzamelen van holglas in het werkingsgebied van de IVM (bestek nr. 2012/11) – stand van zaken. Varia. - Bezoek OVAM
VRvB 17 maart 2015 overzichtslijst besluiten
Pagina 3
1. Verslag overlegvergadering met deelnemende steden en gemeenten dd. 7 maart 2015 bespreking. Kennis wordt genomen van het verslag van de overlegvergadering met de deelnemende steden en gemeenten dd. 7 maart 2015. 2. Prefiling ruling – stand van zaken. Verslag wordt uitgebracht over het gesprek dat op 11 maart jl. met de rulingcommissie plaatsvond. Indien vandaag door de raad van bestuur een beslissing wordt genomen, zal de volledige informatie zo spoedig mogelijk, na samenspraak met Grant Thornton, aan de rulingcommissie worden overgemaakt, zodat ook de definitieve aanvraag kan worden ingediend en mogelijks een beslissing van de rulingcommissie kan worden genomen vóór de algemene vergadering van 17 juni ek.
3. Voorstel tot dividenduitkering onder de dubbele ontbindende voorwaarde dat de ruling negatief is en dat onmiddellijk na de beslissing tot dividenduitkering er geen volstorting van de aandelen en/of geen kapitaalverhoging plaatsvindt. Opmaak van een formeel bestuursverslag waarin het voorstel nader wordt uiteengezet en gemotiveerd. Een voorstel van dividenduitkering wordt toegelicht. In samenspraak met Grant Thornton zal een formeel bestuursverslag worden opgemaakt waarin het voorstel nader wordt uiteengezet en gemotiveerd.
4. Oproeping aan de deelnemers tot volledige volstorting van alle huidige aandelen, onder de opschortende voorwaarde dat effectief tot dividenduitkering wordt beslist. 5. Voorstel tot kapitaalverhoging. 8. Uitkering reserves (dividenden) + kapitaalverhoging – beslissing. Beslist wordt de deelnemende steden/gemeenten op te roepen tot volledige volstorting van alle huidige aandelen, onder de opschortende voorwaarde dat effectief tot dividenduitkering wordt beslist. Beslist wordt over te gaan tot kapitaalverhoging en tot uitkering van dividenden onder de (dubbele) ontbindende voorwaarde dat de beslissing van de Rulingcommissie negatief is of dat onmiddellijk na de beslissing tot dividenduitkering er geen volstorting van de aandelen en/of kapitaalverhoging plaatsvindt. 6. Agenda algemene vergadering dd. 17 juni 2015 – vaststelling. De agenda voor de jaarlijkse algemene vergadering dd. 17 juni 2015 wordt vastgesteld. 7. Agenda buitengewone algemene vergadering dd. 17 juni 2015 – vaststelling. De agenda voor de buitengewone algemene vergadering dd. 17 juni 2015 wordt vastgesteld. 9. Statutenwijziging – ontwerp. Het ontwerp van statutenwijziging wordt goedgekeurd.
10. Goedkeuring verslag van de vergadering van de raad van bestuur dd. 17 februari 2015. Het verslag van de vergadering van de raad van bestuur dd. 17 februari 2015 wordt goedgekeurd.
VRvB 17 maart 2015 overzichtslijst besluiten
Pagina 4
11. Kennisgeving bestelbonnen. Kennis wordt genomen van de geplaatste bestelbonnen. 12. Werking afvalenergiecentrale en groencomposteringsinstallatie – stand van zaken. Toelichting wordt verstrekt bij de werking van de installatie gedurende de maand februari 2015. 13. Optimalisatie afvalenergiecentrale – bouw loods en magazijn – proces-verbaal van vordering van de werken nr. 9 – goedkeuring. Het proces-verbaal van vordering van de werken nr. 9 opgemaakt door het studiebureau Antea Belgium nv m.b.t. de bouw van een loods en magazijn n.a.v. de door Stadsbader nv ingediende vorderingsstaat, wordt goedgekeurd. 14. Optimalisatie afvalenergiecentrale – bouw loods en magazijn: a) stand van zaken. Een stand van zaken van de bouw van de loods en het magazijn wordt gegeven. b) vervanging voorziene sectionaalpoorten door megadoors – beslissing. Beslist wordt de in het lastenboek voorziene sectionaalpoorten van de in opbouw zijnde loods te wijzigen door megadoors volgens de door Stadsbader nv opgegeven verrekeningsvoorstellen die door Antea Belgium nv werden gevalideerd. c) plaatsing beschoeiingswand – beslissing. Beslist wordt de beschoeiingswand door Stadsbader nv te laten plaatsen volgens het door Stadsbader nv ingediende verrekeningsvoorstel. d) aanpassing rookkoepels – beslissing. Beslist wordt de door de firma Meire (onderaannemer van Stadsbader), voorgestelde variante op het lastenboek (met goedkeuring van de brandweer) m.b.t. de aanpassing van de rookkoepels, goed te keuren, volgens het door Stadsbader nv ingediende verrekeningsvoorstel. e) RVS kabelladders in hal en gedeelte buiten tussen hal en magazijn – beslissing. De raad van bestuur beslist extra RVS-kabelladders in de loods en een gedeelte buiten tussen de loods en het magazijn te plaatsen volgens het door Stadsbader nv ingediende verrekeningsvoorstel. f)
Plaatsen toegangscontrole
De raad van bestuur beslist de plaatsing en aansluiting van de toegangscontrole goed te keuren volgens het door Stadsbader nv ingediende verrekeningsvoorstel. g) Opsplitsing branddetectie magazijn Beslist wordt de branddetectie in het magazijn op te splitsen per verdieping en het verrekeningsvoorstel hiervoor van Stadsbader nv ontvangen, goed te keuren. h) LED verlichting in loods Beslist wordt de loods te voorzien van LED verlichting en het verrekeningsvoorstel hiervoor van Stadsbader nv ontvangen, goed te keuren. VRvB 17 maart 2015 overzichtslijst besluiten
Pagina 5
i)
Fotobeveiliging poorten loods
Beslist wordt de poorten van de loods te beveiligen tegen aanrijden en hiervoor 2 fotocellen te plaatsen volgens het door Stadsbader nv opgegeven verrekeningsvoorstel. j)
Kabel voor camera in loods
Beslist wordt kabels voor de aansluiting van een camera in de loods te voorzien en het verrekeningsvoorstel hiervoor van Stadsbader ontvangen, goed te keuren. k) Motorsirene in loods Beslist wordt een extra lus in de loods te voorzien om de sirene aan te sturen en het verrekeningsvoorstel hiervoor van Stadsbader ontvangen, goed te keuren 15. Project optimalisatie afvalenergiecentrale – bestekfase – aangepaste nota opgemaakt door Antea Belgium nv – goedkeuring. De bespreking van dit agendapunt wordt verdaagd naar een volgende vergadering omdat aan de raadsman advies werd gevraagd en dit advies nog in de nota moet worden verwerkt. 16. Aanstellen studiebureau voor renovatiewerken bunker en omgeving (bestek nr. 2015/10) – wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden. Beslist wordt bij wijze van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking prijs te vragen voor het aanstellen van een studiebureau voor de renovatiewerken van de bunker en omgeving. 17. Aankoop infoborden voor ophaalwagens – wijze van gunnen + vaststelling van de voorwaarden. Bij wijze van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking zal prijs gevraagd worden voor de levering van 40 informatieborden om op de ophaalwagens te bevestigen. 18. Leveren van ascontainers (bestek nr. 2015/02) – gunning. Het leveren van 4 ascontainers wordt gegund aan Valvan Containers & Milieutechniek nv (Menen). 19. Leveren actieve kool (bestek nr. 2015/04) – gunning. Het leveren van actieve kool (in bulk) wordt gegund aan Chemviron Carbon (Feluy). 20. Inzamelen van holglas in het werkingsgebied van de IVM (bestek nr. 2012/11) – stand van zaken. Een stand van zaken m.b.t. de inzameling van holglas in het werkingsgebied van de IVM wordt gegeven.
VRvB 17 maart 2015 overzichtslijst besluiten
Pagina 6
21. Varia. - Bezoek OVAM Kennis wordt gegeven van het bezoek dat morgen door OVAM aan IVM wordt gebracht in het kader van de ingediende milieuvergunningsaanvraag voor de optimalisatie van de afvalenergiecentrale.
Jean Marie Staelens Secretaris
VRvB 17 maart 2015 overzichtslijst besluiten
Koen Loete Voorzitter
Pagina 7
