Integraal Meerjarenbeleidplan Sophia Stichtingen 2011 – 2014
Titel: Integraal meerjarenbeleidplan Sophia Stichtingen 2011-2014 Opdrachtgever: Bestuur Sophia Stichtingen Opsteller: J.A.M. Steijger, Manon Gommers Versie: 2.0 definitief Datum: 10-11-2010
2
INHOUDSOPGAVE 1 2 3
4
5
6 7
SOPHIA STICHTINGEN............................................................................................................... 4 MISSIE .......................................................................................................................................... 5 DOELSTELLINGEN 2011 – 2014 ................................................................................................ 6 3.1 Inleiding ................................................................................................................................. 6 3.2 Uitwerking .............................................................................................................................. 7 ONTWIKKELINGEN................................................................................................................... 10 4.1 Fondsenwerving .................................................................................................................. 10 4.2 Bestedingen ......................................................................................................................... 10 4.3 Bureau ................................................................................................................................. 11 COMMUNICATIE ....................................................................................................................... 12 5.1 Extern .................................................................................................................................. 12 5.2 Intern ................................................................................................................................... 12 FINANCIELE UITWERKING MEERJARENBELEIDPLAN 2011 - 2013 ................................... 14 WERKPLAN VRIENDEN VAN HET SOPHIA 2011 .................................................................. 15 7.1 Inleiding ............................................................................................................................... 15 7.2 Doelgroepen ........................................................................................................................ 15 7.3 Doelstellingen fondsenwerving en communicatie 2011 ...................................................... 15 7.4 Acties ................................................................................................................................... 15 7.5 Permanente middelen ......................................................................................................... 17 7.6 Inkomsten verklaard ............................................................................................................ 18
3
1
SOPHIA STICHTINGEN De Stichting Vrienden van het Sophia (de Vrienden) en het Sophia Kinderziekenhuis Fonds (Sophia Fonds) vormen samen de Sophia Stichtingen. Het bestuur van de Sophia Stichtingen wordt gevormd door zeven personen uit diverse maatschappelijke geledingen in Rotterdam en omgeving. Zij worden geadviseerd door de afdelingshoofden Kindergeneeskunde, Kinderchirurgie en Kinder- en Jeugdpsychiatrie van het Erasmus MC-Sophia. Het Sophia Fonds en de Vrienden voeren een gezamenlijk bureau. Het bureauhoofd (0,78 fte) is verantwoordelijk voor alle personele aangelegenheden van de medewerkers van het bureau, het administratieve beheer en verzorgt de boekhouding. De financieel medewerker (0,89 fte) en de administratief medewerker (0,55 fte) vallen hiërarchisch onder het bureauhoofd. De medewerker fondsenwerving (0,44 fte) valt hiërarchisch onder het hoofd fondsenwerving (1,0 fte) die ook de administratief medewerker functioneel aanstuurt.
4
2
MISSIE De Sophia Stichtingen zetten zich in om een bijdrage te leveren aan het welzijn van de patiënten van het Erasmus MC Sophia. Zij doen dit door gelden afkomstig uit het rendement op haar eigen vermogen en fondsenwerving door de Vrienden beschikbaar te stellen voor projecten op het gebied van wetenschappelijk onderzoek, patiëntenzorg en voorlichting.
5
3
DOELSTELLINGEN 2011 – 2014
3.1
Inleiding De hoofddoelstelling van de Sophia Stichtingen is steun aan wetenschappelijk onderzoek in het Sophia Kinderziekenhuis en het zieke kind in het algemeen en aan het Sophia Kinderziekenhuis (Sophia) in het bijzonder. Zij trachten dit doel te bereiken door het voeren van het beheer over het vermogen en door het uitkeren van de opbrengst van haar vermogen en de opbrengst uit fondsenwervingsactiviteiten aan genoemde activiteiten. Voorts worden door het Sophia Fonds Endowed Chairs van derden beheerd voor fellowprojecten in het Sophia Kinderziekenhuis. Daarnaast wordt door de Vrienden actief fondsen geworven voor het Sophia Kinderziekenhuis bij zowel particulieren, bedrijfsleven, stichtingen als andere fondsen. De Vrienden werven specifiek (geoormerkt) en niet specifiek (ongeoormerkt) aan de hand van een jaarlijkse projectenlijst. Verkregen gelden uit fondsenwerving door de Vrienden komen direct ten goede aan projecten in het Erasmus MC-Sophia. De kosten van fondsenwerving komen ten laste van het Sophia Fonds. Van oudsher is de financiële steun aan wetenschappelijk onderzoek in het Sophia Kinderziekenhuis het speerpunt van de activiteiten van het Sophia Fonds. Projecten waarbij jonge onderzoekers een belangrijke uitvoerende rol krijgen, de zogenaamde aio-projecten, hebben, bij voldoen aan de vereiste kwaliteit, de voorkeur. Medewerkers van medische afdelingen in het Sophia kunnen wetenschappelijke projecten indienen bij het Sophia Fonds. Een internationale Wetenschappelijke Adviesraad (WAR) beoordeelt deze projecten eenmaal per jaar op hun wetenschappelijke waarde. Het bestuur kent vervolgens jaarlijks gelden toe aan de projecten met de beste beoordeling. Voor bedrijven, fondsen en andere geïnteresseerden bestaat eveneens de mogelijkheid een symbolische stoel (zogenoemde Endowed Chair door derden) in het leven te roepen, waarop jonge artsen als fellow mogen plaats nemen om onderzoek te doen. De bedoeling is dat een Endowed Chair zoveel gelden heeft, dat uit de opbrengsten elke keer een nieuwe fellow kan starten. Het Sophia Fonds beheert de toevertrouwde middelen. Inmiddels zijn 4 stoelen (Chairs), ingesteld door derden, operationeel, te weten de Chair Roparun, de Chair voor Chronisch Zieke Kinderen, de Chair Kinder- en Jeugdpsychiatrie met speciale aandacht voor autisme en aanverwante ontwikkelingsstoornissen en de Chair ‘New Horizon’. Met de gelden uit deze laatste Chair zal van tijd tot tijd een bekend emeritus hoogleraar uit binnen- of buitenland worden uitgenodigd om enige tijd in het Sophia Kinderziekenhuis te komen werken. Ook aandacht en zorg voor de omgeving waarin de kinderen en hun ouders verblijven tijdens een ziekenhuisopname of polikliniekbezoek, de patiëntenzorg, is erg belangrijk. Op het gebied van patiëntenzorg geven de Vrienden met name steun aan projecten binnen het Sophia en het Sophia Fonds aan projecten buiten het Sophia (voor zover deze binnen de doelstellingen van de Stichting vallen). Vanuit het Sophia kunnen projecten op het gebied van patiëntenzorg worden ingediend bij het Sophia Fonds. Alle aanvragen moeten, alvorens te worden ingediend, te worden goedgekeurd 1 door het hoofd van het cluster, waarna het Dagelijks Bestuur van de Sophia Stichtingen de definitieve goedkeuring verleent. De Vrienden trachten voor de goedgekeurde projecten fondsen te werven. Incidenteel draagt het Sophia Fonds zelf bij aan projecten waar moeilijk fondsen voor beschikbaar komen en die van wezenlijk belang worden geacht. Van oudsher draagt het Sophia Fonds bij aan projecten buiten het Sophia, gericht op de ondersteuning van de zorg voor en de behartiging van de belangen van het zieke kind. De Vrienden werven aanvullende gelden, met name bestemd voor minder draagkrachtige ouders/verzorgers om hun zieke kind in het Sophia zo goed mogelijk te begeleiden. Deze aanvragen lopen via het medisch maatschappelijk werk in het Sophia. De projecten buiten het Sophia worden beoordeeld door de bestuurscommissie van de Sophia Stichtingen. De toewijzing van deze projecten wordt altijd in de bestuursvergadering bekrachtigd.
1
Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de penningmeester en secretaris van de Sophia Stichtingen.
6
3.2
Uitwerking
3.2.1 Fondsenwerving In de periode 2011-2014 zal de focus liggen op het uitbouwen van geoormerkte en ongeoormerkte gelden ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek. De geoormerkte fondsenwerving voor patiëntenzorgprojecten wordt gehandhaafd op het niveau 2009-2010, vanwege het geconstateerde behoefteniveau van het Sophia Kinderziekenhuis. Er blijft ruimte voor patiëntenzorgprojecten die het afdelingsniveau overstijgen en waarvoor bijvoorbeeld de jaarlijkse Kerstactie een bijdrage kan leveren. De Vrienden hebben te maken met een aantal belangrijke omgevingsfactoren. Bedreigingen zijn: • verdichting van de markt, ‘vissen in dezelfde vijver’; • economische factoren/economische crisis; • vermoeidheid t.o.v. doel; • abstractieniveau wetenschappelijk onderzoek; • wegvallen vaste financiering Rotterdams fonds. Kansen zijn: • regionaal doel; • het Sophia Kinderziekenhuis heeft een goede naam; • aansprekend doel kinderen & ziek zijn; • diversiteit aan projecten wetenschappelijk onderzoek & patiëntenzorg; • projecten in diverse prijsklassen; • resultaten direct zichtbaar; • dicht bij huis; • persoonlijke relatie: iedereen kent wel iemand die in het Sophia heeft gelegen. De sterke en zwakke punten daarbij zijn: Zwak: • abstractieniveau wetenschappelijk onderzoek (niet aaibaar); • ad hoc beleid ziekenhuis op patiëntenzorgprojecten. Sterk: • diversiteit aan projecten wetenschappelijk onderzoek & patiëntenzorg; • projecten in diverse prijsklassen; • (resultaten) projecten direct zichtbaar; • dicht bij huis; • persoonlijke verbondenheid met Sophia: iedereen kent wel iemand die in het Sophia heeft gelegen; • persoonlijk aanpak bureau.
3.2.2 Bestedingen De prioriteitsstelling voor aanwending van verkregen ongeoormerkte, vrij beschikbare inkomsten (zijnde rendement en ongeoormerkte bedragen van de Vrienden) blijft voor de periode 2011-2014 gehandhaafd zoals geformuleerd voor de periode 2006 – 2009, te weten: 2 1. kosten apparaat ; a. kosten van de Vrienden; b. kosten Wetenschappelijke Advies Raad; c. kosten Sophia Fonds; d. kosten beheer effecten; 2. financiering van wetenschappelijk onderzoek in het Sophia Kinderziekenhuis WAR-projecten: in principe totaal jaarlijks een aantal nieuwe 2- en/of 4-jarige (aio) projecten en de verplichtingen voor de lopende projecten; 3. financiering van patiëntenzorgprojecten buiten het Erasmus MC-Sophia 2
De kosten apparaat worden in principe betaald uit het rendement op het vermogen. De overige bestedingen worden gefinancierd uit het restant van het rendement en ongeoormerkte inkomsten van de Vrienden.
7
4. 5.
vergoeding jaarlijks fictief rentebedrag t.b.v. Endowed Chairs derden over een daartoe afgescheiden vermogen; steun aan overige/bijzondere projecten.
3.2.3 Financieel beleid Het financieel beleid blijft gericht op het in staat stellen van het Sophia Fonds haar kerndoelstelling uit te voeren op langere termijn. Daartoe streeft het Sophia Fonds naar: • structureel sluitende begrotingen, door alle uitgaven en vormen van steun te financieren uit gerealiseerde inkomsten met inachtneming van de prioriteitstelling (zie boven); • instandhouding van haar vermogen op langere termijn ter waarborging als bron voor rendement benodigd voor financiering van de activiteiten van het Sophia Kinderziekenhuis.
3.2.4 Vermogen De Stichting Vrienden van het Sophia bouwt geen vermogen op: alle verkregen gelden van gevers worden in principe jaarlijks toegekend aan goedgekeurde projecten. Het vrij beschikbare vermogen van het Sophia Fonds wordt beschouwd als reserve en is bedoeld als bron van inkomsten en bestaat uit in het verleden verkregen gelden (niet uit fondsenwerving). Daarmee is ook zorggedragen voor continuïteit. Het beleggingsbeleid voor het vrij beschikbaar vermogen is primair gericht op beleggingen voor de langere termijn (langer dan 30 jaar). Het beleggingsdoel is behoud van vermogen, met inbegrip van inflatie, waarbij jaarlijks wordt gestreefd naar een direct beleggingsresultaat (rente, couponinkomsten, dividend) van circa € 750.000. Uit de opbrengsten van het vermogen wordt jaarlijks met name wetenschappelijk onderzoek in het Erasmus MC-Sophia gesteund waarvoor geen gelden beschikbaar zijn vanuit het reguliere budget. Om de continuïteit van deze donaties te kunnen handhaven op het door het bestuur vastgestelde niveau, is spreiding van dit vrij beschikbaar vermogen in beleggingsfondsen in aandelen en vastrentende waarden noodzakelijk. In 2006 is vastgesteld dat de hoogte van het vrij beschikbare vermogen zou moeten liggen tussen 25 en 35 miljoen euro om aan het vastgestelde beleid te kunnen voldoen. Dit beleid blijft gehandhaafd. Liquiditeit Voor de periode 2011 – 2014 wordt vastgehouden aan het liquide houden op renterekeningen van een klein deel van het vermogen van het Sophia Fonds, bestaande uit bestemmingsreserves verkregen uit fondsenwerving (met aanvullingen vanuit het Sophia Fonds). Het betreft hier gelden van Endowed Chairs door derden. De jaarlijkse rente hierover wordt toegevoegd aan dit vastgelegde vermogen. Beleggingsbeleid Het beleggingsbeleid blijft erop gericht duurzame inkomsten te verwerven. Belegd wordt in obligaties en aandelen. De obligaties worden met name aangehouden voor rente-inkomsten en derhalve bijna altijd tot uitlotingsmoment aangehouden. Voor beleggingen in beleggingsfondsen geldt een doelstelling gericht op rendement. Koersresultaten worden in principe niet eerder dan na daadwerkelijke realisatie aan de doelstelling ter beschikking gesteld. De beleggingsfondsen worden gewaardeerd tegen de beurskoers ultimo boekjaar; obligaties worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Het strategisch beleggingsbeleid wordt voor de lange termijn vastgesteld. Een van de belangrijkste aspecten is de vaststelling van de strategische beleggingsmix, dat wil zeggen de verdeling van het te beleggen vermogen over obligaties, aandelen en liquide middelen. In de "Strategische Mix" (ook wel "Asset Allocatie genoemd) zijn de gewichten van de verschillende beleggingscategorieën in de portefeuille bij normale verwachtingen ten aanzien van risico en rendement vastgelegd. Tevens vormen de bandbreedtes rond deze strategische beleggingsmix een onderdeel van het beleggingsbeleid. Deze zijn bepalend voor de bewegingsvrijheid van de penningmeester.
Zakelijke waarden (aandelen + onroerend goed) Vastrentende waarden (obligaties + liquiditeiten)
Minimum 20% 60%
Maximum 40% 80%
8
Deze afspraak impliceert dat, bij gunstige verwachtingen over de rendementen van zakelijke waarden, tot maximaal 40% van de portefeuille in aandelen & onroerend goed mag worden belegd. Indien deze verwachtingen minder gunstig zijn, zal de allocatie naar deze assetcategorieën verlaagd kunnen worden, tot een minimum van 20%. Hetzelfde geldt ten aanzien van de obligaties + liquiditeiten (dat wil zeggen tussen 60% en 80% van de portefeuille zal hierin zijn belegd). Bij het doen van beleggingen wordt rekening gehouden met de regels van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Aan de bank waar de beleggingen worden geadministreerd is opdracht gegeven er zorg voor te dragen dat geen beleggingen plaatsvinden in wapen- en tabaksindustrie en in bedrijven die gebruik maken van kinderarbeid.
9
4
ONTWIKKELINGEN
4.1
Fondsenwerving In de periode 2011-2014 bouwen wij verder aan een brede basis voor de fondsenwerving, waarbij de focus gericht blijft op de werving van zoveel mogelijk algemene gelden. Er is onderzoek gedaan naar het ‘plafond’ qua mogelijkheden voor de inkomsten van de Vrienden. Dit onderzoek heeft uitgewezen dat een eventuele substantiële vergroting van de opbrengsten van de Vrienden ook belangrijke uitbreiding van het bureau tot gevolg zou hebben. In 2002 is echter de keuze gemaakt om de bestaande formatie bij de Vrienden van het Sophia niet uit te breiden. Een lijn die ook in de komende periode zal worden voortgezet. De kracht van het bureau is de persoonlijke benadering. De nadruk van de fondsenwerving zal liggen op het werven van gelden via (mailing)acties. Hierbij wordt gestreefd naar twee à drie vaste acties per jaar, om ‘overkill’ te voorkomen. Naast de twee bestaande acties (Kerstactie/Sophietjes verjaardag) wordt sinds 2008 een zgn. bedrijvenlunch georganiseerd voor de ‘Bedrijfsvrienden’. Naast het werven van eenmalige giften zal de focus ook liggen op het uitbouwen van bestaande relaties en het werven van vaste donateurs. In 2013 bestaat het Sophia Kinderziekenhuis 150 jaar. In het kader van dit jubileum zullen extra fondsenwervingsacties worden ontwikkeld. Mede door het in 2008 wegvallen van de jaarlijkse gift van een Rotterdams fonds is het belangrijk de ongeoormerkte opbrengsten uit fondsenwerving een sterke impuls te geven. In dat kader zijn belangrijk aandachtspunten voor de komende jaren het verder ontwikkelen van activiteiten op het gebied van: • estate planning; • nalatenschappen; • lijfrente; • fondsen.
4.2
Bestedingen
4.2.1 Kosten apparaat Het bestuur houdt vast aan de begrote formatie van medewerkers. De uitgaven met betrekking tot projectkosten fondsenwerving en algemene kosten zullen op hetzelfde niveau gehandhaafd worden.
4.2.2 Financiering wetenschappelijk onderzoek De overheid treedt steeds meer terug en dat heeft ook zijn invloed op de financiering van opleiding en onderzoek in academische ziekenhuizen. Onderzoek is dan ook steeds meer afhankelijk van de bijdragen van zowel bedrijfsleven als particulieren. Jaarlijks worden een groot aantal wetenschappelijk onderzoeksprojecten ingediend waarvoor financiële ondersteuning door het Sophia Fonds wordt gevraagd. De door een onafhankelijk internationale Wetenschappelijke Advies Raad goedgekeurde projecten komen hiervoor uiteindelijk in aanmerking. De continuïteit van de steun aan het wetenschappelijk onderzoek in het Sophia Kinderziekenhuis zal de eerstkomende jaren vanwege de omvang van de inkomsten uit rendement op het vermogen en ongeoormerkte inkomsten van de Vrienden naar verwachting op hetzelfde niveau kunnen worden voortgezet. Zoals reeds eerder gesteld is het voor de toekomst wel belangrijk extra aandacht te blijven geven aan het verwerven van ongeoormerkte opbrengsten in de fondsenwerving. De ambitie van de Vrienden is de opbrengsten in de komende jaren te verhogen. Vanaf 2009 is het moeilijker geworden om, zonder in te teren op het vrije vermogen, te voldoen aan de belangrijkste doelstelling - de ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek met name door jonge onderzoekers. Dit is niet alleen veroorzaakt door het verwachte
10
wegvallen van een belangrijke fondsenverstrekker, maar ook door de economische crisis. Het is echter voor 2009 en 2010 gelukt om het aantal gefinancierde wetenschappelijk onderzoeksprojecten op het niveau van de voorgaande jaren te handhaven. Voor de komende jaren is dit eveneens het streven.
4.2.3 Financiering patiëntenzorgprojecten Voor de financiering van patiëntenzorgprojecten in het Sophia Kinderziekenhuis is geen vast subsidiebedrag beschikbaar. De gelden worden door de Vrienden geworven. De geoormerkte inkomsten worden geheel ter beschikking gesteld aan de goedgekeurde projecten. De begrote opbrengsten voor patiëntenzorgprojecten in het Sophia zullen in de periode 2011-2014 op hetzelfde niveau gehandhaafd blijven. Het is gebleken dat dit bedrag voldoende is om aan de vraag te kunnen voldoen.
4.2.4 Financiering van patiëntenzorgprojecten buiten het Sophia De vastgestelde subsidie voor financiële ondersteuning van ouders van patiëntjes die vanwege de langdurige opname van hun kind in ernstige financiële moeilijkheden komen is in de afgelopen jaren voldoende gebleken. Via het maatschappelijk werk wordt jaarlijks diverse malen een beroep gedaan op deze subsidie. De subsidie blijft voor de periode 2011-2014 op hetzelfde niveau gehandhaafd. Ook het jaarlijkse vastgestelde dotatiebedrag voor patiëntenprojecten in de regio zal in de periode 2011-2014 gehandhaafd blijven. Het is gebleken dat dit bedrag voldoende is om aan de vraag te kunnen voldoen.
4.2.5 Endowed Chairs Voor bedrijven, fondsen en andere geïnteresseerden werd tot nu toe de mogelijkheid geboden een symbolische stoel (zogenoemde Endowed Chair door derden) in het leven te roepen, 3 waarop jonge artsen drie jaar als fellow konden plaats nemen om onderzoek te doen. De bedoeling was dat een Endowed Chair (EC) zoveel gelden had, dat uit de renteopbrengsten elke drie jaar een nieuwe fellow kon starten. Jaarlijks wordt een fictief rentebedrag vergoed ten behoeve van de EC’s. Enige tijd geleden is er voor gekozen niet meer specifiek te werven voor Endowed Chairs, waardoor het jaarlijkse rentebedrag niet toeneemt. Drie van de vier bestaande Endowed Chairs worden inmiddels afgebouwd, één Chair blijft vooralsnog in zijn huidige vorm bestaan.
4.2.6 Steun aan overige/bijzondere projecten. Ook in de periode 2011-2014 zal het bestuur open blijven staan voor extra projecten die vallen binnen de doelstelling van de Stichting.
4.2.7 Financieel beleid Het beleid ten aanzien van het vermogen (liquiditeit- en beleggingsbeleid) wordt in de periode 2011-2014 gehandhaafd.
4.3
Bureau In de afgelopen komende periode is veel aandacht besteed aan de efficiencyverbetering van de administratieve procedures van het bureau door middel van de ver(der)gaande automatisering c.q. digitalisering van het archief en inkomende stukken en is een beveiligde website ten behoeve van de Wetenschappelijke Advies Raad gerealiseerd. In de komende periode zal de toegankelijkheid van gegevens en de reductie van het aantal administratieve handelingen verder worden geoptimaliseerd.
3
Jonge afgestudeerde artsen die zich specialiseren in een bepaald aandachtsgebied voor onderzoek in het Sophia Kinderziekenhuis. Zij starten en begeleiden wetenschappelijke onderzoeksprojecten, geven onderwijs en richten zich op de zorg voor patiëntjes.
11
5
COMMUNICATIE
5.1
Extern Om geld bijeen te brengen voor het Sophia Kinderziekenhuis, kloppen de Vrienden aan bij zowel particulieren, bedrijfsleven, stichtingen als fondsen. Hiervoor worden originele acties/activiteiten en bijzondere mailings bedacht. De Vrienden sturen mailings aan specifieke doelgroepen en vragen aandacht voor het Sophia Kinderziekenhuis via lokale radio- en televisiestations, door ‘free publicity’ in kranten en media, via het ‘Vriendennieuws’ en de eigen website www.vriendensophia.nl. Mailings In principe verzorgen de Vrienden 2 à 3 mailings per jaar voor het werven van extra gelden voor wetenschappelijk onderzoek en patiëntenzorg in het Sophia Kinderziekenhuis. In deze mailings wordt duidelijk het doel vermeld. Zij vallen onder de verantwoordelijkheid van het hoofd fondsenwerving. Vriendennieuws Tweemaal per jaar (in juni en december) ontvangen de Vrienden het ‘Vriendennieuws’, een nieuwsbrief waarin aandacht wordt besteed aan acties, evenementen, (gerealiseerde) projecten, wensen, etc. De oplage van het ‘Vriendennieuws’ is circa 3.000 stuks. Website De website ‘www.vriendensophia.nl’ is sinds 2001 operationeel en in 2010 volledig vernieuwd. Op de website staat allerlei informatie betreffende de Vrienden: de historie, wat en wie de Vrienden zijn, acties, projecten, nieuws, etc. Sinds 2007 is aan de website het ‘Extranet’ toegevoegd ten behoeve van de leden van de Wetenschappelijke Adviesraad. De website wordt bijna dagelijks geüpdatet, zodat de informatie altijd actueel is. In het ‘Vriendennieuws’, bij acties en in foldermateriaal wordt verwezen naar de website. Jaarverslag Eénmaal per jaar, omstreeks juni, verschijnt het jaarverslag van de Sophia Stichtingen. Dit jaarverslag is de verkorte versie van het uitgebreide jaarverslag en is bestemd voor grote gevers, bedrijfsvrienden en afdelingen in het Sophia. Op verzoek wordt het uitgebreide jaarverslag verstrekt.
5.2
Intern Bestuursvergadering Het bestuur van de Sophia Stichtingen vergadert 5 keer per jaar, waaronder de Wetenschappelijke Adviesraadvergadering waarbij een bestuurslid van het Sophia Fonds als voorzitter optreedt. De drie afdelingshoofden van het Erasmus MC Sophia, te weten kindergeneeskunde, kinderchirurgie en kinder- en jeugdpsychiatrie treden op verzoek van het bestuur als adviseur op. Zij wonen in principe de bestuursvergaderingen bij. Van elke bestuursvergadering worden notulen gemaakt en in de volgende bestuursvergadering ter goedkeuring aan de vergadering voorgelegd. Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur van de Sophia Stichtingen, bestaande uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester, voert in principe 4x per jaar werkoverleg met het bureauhoofd en hoofd fondsenwerving. Notulen van dit werkoverleg met vermelding van gemaakte afspraken worden als agendapunt in de eerstkomende bestuursvergadering aan het bestuur ter goedkeuring voorgelegd. Het DB is bevoegd tot het nemen van besluiten ter afhandeling van lopende zaken en kan de aanvragen voor patiëntenzorgprojecten goedkeuren.
12
4
Task Force Het bestuur werkt met een Task Force ter ondersteuning van de fondsenwerving van de Vrienden. Binnen de Task Force vindt onderlinge afstemming plaats inzake de fondsenwervingsactiviteiten voor het Sophia Kinderziekenhuis.
4
In de Task Force, hebben zitting de voorzitter en de secretaris van het bestuur, de drie afdelingshoofden van het Sophia en het hoofd fondsenwerving. De Task Force vergadert in principe tweemaal per jaar aan de hand van een agenda.
13
6
FINANCIELE UITWERKING MEERJARENBELEIDPLAN 2011 - 2013 Hieronder volgt de financiële vertaling gebaseerd op eerder genoemde uitgangspunten.
BATEN UIT EIGEN FONDSENWERVING
2011
2012
2013
Mailingacties
500.000
500.000
500.000
Contributies, donaties, giften en schenkingen
900.000
950.000
975.000
Nalatenschappen
100.000
100.000
125.000
Subtotaal
1.500.000 1.550.000 1.600.000
Baten uit acties van derden Resultaat beleggingen Resultaat verkopen SOM DER BATEN
5.000
5.000
5.000
1.000.000 1.000.000 1.000.000 5.000
5.000
5.000
2.510.000 2.560.000 2.610.000
BESTEED AAN DOELSTELLINGEN Wetenschappelijk onderzoek Patiëntenzorg Voorlichting en bewustwording Uitvoeringskosten Subtotaal
1.869.612 1.789.881 1.846.700 335.500
335.500
335.500
53.069
54.130
55.213
133.879
136.557
139.288
2.461.560 2.464.068 2.481.701
WERVING BATEN Kosten beheer vermogen
27.600
28.000
28.000
250.949
255.968
261.087
BEHEER EN ADMINISTRATIE Uitvoeringskosten eigen fondsenwerving SOM DER LASTEN
RESULTAAT (zie toelichting)
2.740.109 2.748.036 2.770.788
-160.609
-40.036
-2.288
Uitvoeringskosten in % uit eigen fondsenwerving
16,7%
16,5%
16,3%
% besteed aan doelstellingen
159%
149%
149%
Toelichting:
In verband met de onzekerheid wat betreft het resultaat beleggingen is er voor gekozen het resultaat te laten staan. In het volgende jaar zou een eventueel ontstaan overschot kunnen worden aangewend voor de financiering van een extra project/extra projecten.
14
7
WERKPLAN VRIENDEN VAN HET SOPHIA 2011
7.1
Inleiding Het ‘Werkplan Vrienden van het Sophia 2011’ is bedoeld om gestructureerd, effectief en creatief fondsen te werven voor het Erasmus MC-Sophia (Sophia). Hierbij wordt gebruik gemaakt van permanente middelen en acties. Om voor de toekomst een goede basis te blijven behouden voor met name de ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek is in 2009 een begin gemaakt met het benaderen van fondsen. De eerste voorzichtige successen op deze weg zijn geboekt.
7.2
Doelgroepen Voor het werven van fondsen voor het Sophia Kinderziekenhuis zijn verschillende doelgroepen te onderscheiden in het verzorgingsgebied van het Erasmus MC-Sophia Kinderziekenhuis (Rotterdam, een groot deel van Zuid-Holland, Zeeland en Noord-Brabant). Extern • Bedrijven • Particulieren • Fondsen • Instellingen/Stichtingen/Verenigingen • Regionale/lokale pers Intern • Patiënten Sophia • Medewerkers Sophia
7.3
Doelstellingen fondsenwerving en communicatie 2011 Fondsenwervingsdoelstellingen • Het behouden van bestaande donateurs • Investeren in (nieuwe) bedrijfsrelaties • Kiezen voor aansprekende doelprojecten op het gebied van patiëntenzorg • Meedoen aan de landelijke campagne ‘Nalaten’ • Het werven van Vrienden en giften bij het bedrijfsleven en particulieren Financiële doelstelling De financiële doelstelling voor 2011 is € 1.510.000. Communicatie doelstelling • Meer bekendheid geven aan de Vrienden en het Sophia, primair in het verzorgingsgebied van het ziekenhuis. • Het Sophia Kinderziekenhuis op de kaart zetten als autoriteit op het gebied van kind en gezondheid.
7.4
Acties Op de activiteitenkalender van het Sophia Kinderziekenhuis worden voor 2011 de volgende activiteiten voorgesteld. Sophietjes verjaardag (voorjaarsactie juni)
15
We vieren in 2011 Sophietjes verjaardag met taart en een kinderfeestje voor de kinderen in het Sophia. Voorafgaand aan deze dag worden bedrijven en particulieren op de hoogte gebracht van haar verjaardag en haar verlanglijstje! We vragen geld voor een aansprekend project en afgerond patiëntenzorgproject. Daarnaast worden personeel en patiënten op een directe en positieve manier betrokken bij de Stichting Vrienden. • •
•
• •
Verlanglijstje Sophietje De opbrengsten van Sophietjes verjaardag Doelgroep Particulieren 30+ (bestaande gevers) & prospects Bedrijven (bestaande gevers) & prospects Patiënten Medewerkers Sophia Middelen Mailing naar bedrijfsvrienden en particulieren vrienden Stoppers naar Uitpagina’s / Libelle / locale omroepen Persberichten Begrote kosten € 12.500 Begrote inkomsten € 95.000
Kerstactie Lichtjes voor Sophia
(najaarsactie november/november)
e
De kerstactie Lichtjes voor Sophia wordt in 2011 voor de 9 keer gevierd. Een uitgewerkt plan volgt in het voorjaar. •
• • •
Middelen Promo's op radio Tramreclame Stoppers Mailings Persberichten Website Doelgroep Particulieren 25-40 jaar / jonge gezinnen 50-plussers Begrote kosten € 45.000 Begrote inkomsten € 350.000
bestaande gevers & prospects bestaande gevers & prospects
Nalatenschappen In 2011 willen we de stijgende lijn die zich in 2008 heeft ingezet proberen vast te houden. Gekozen is om deel te nemen aan de landelijke campagne ‘Nalaten’. • • • •
Doelgroep 50-plussers Notarissen Middelen Campagne ‘Nalaten’ Mailing in de vorm van een brief met folder voor de cliënten Begrote kosten € 3.000 Begrote inkomsten € 100.000
16
Sophiadag bij Feyenoord (april/mei) De laatste thuiswedstrijd van Feyenoord staat in het teken van het Sophia. Dit is ook een fondsenwervingsmoment. Voor de wedstrijd wordt door een groot aantal vrijwilligers gecollecteerd. • •
Begrote kosten € 1.500 Begrote inkomsten € 12.000
Bedrijfsvriendenmailing (najaar) Middels een mailing wordt een geselecteerde groep bedrijven gevraagd of ze bedrijfsvriend van het Sophia wil worden voor € 750 per jaar voor een minimale periode van 3 jaar. • •
7.5
Begrote kosten € 3.000 Begrote inkomsten € 40.000
Permanente middelen De bestaande permanente middelen worden gecontinueerd: Ambassadeurs De Sophia ambassadeurs zullen ingezet worden bij fondsenwervende activiteiten. Vriendennieuws In 2010 is de lay-out van de nieuwsbrief volledig vernieuwd. De nieuwsbrief wordt gecontinueerd om bestaande Vrienden te houden en potentiële Vrienden te werven. Het Vriendennieuws komt tweemaal per jaar uit in het voorjaar en in het najaar. Website Ook de website is in 2010 volledig vernieuwd. De website wordt vrijwel dagelijks geactualiseerd en vormt een wezenlijk onderdeel van de diverse acties. Fikkerts Jaarboek/Notaris agenda Het jaarboek is een naslagwerk voor (kandidaat-) notarissen en hun medewerkers. Bovendien wordt het gebruikt door bedrijven en instellingen die veel te maken hebben met het notariaat zoals: banken, financiële instellingen, accountancy en de advocatuur. Ten behoeve van organisaties op het gebied van de fondsenwerving wordt een register van Verenigingen en Stichtingen opgenomen.
17
7.6
Inkomsten verklaard Onderstaand overzicht geeft aan via welke acties de inkomsten gegenereerd worden.
Begrote inkomsten 2011 Nalatenschappen Mailings/donateurs Bedrijfsvrienden Sophiadag Feyenoord Kerstactie Verjaardag overig
100.000,00
40.000,00 12.000,00 350.000,00 95.000,00 3.000,00 500.000,00
Donaties giften
900.000,00
Verkopen
5.000,00
Acties door derden
5.000,00
Totaal
1.510.000,00
18
