Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV

Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV 2005 – 2008

Datum: 30-11-2004

Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV 2005 – 2008 versie: 0.4 november 2004

1

Inhoudsopgave 1.

Managementsamenvatting

3

2

Context UWV huisvestingsportefeuille

5

2.1 Toetsingskader 2.2. Inrichting van de organisatie 2.3. Wet- en regelgeving 2.4. Samenwerking met ketenpartners 3.

2.5. Organisatie in het publieke domein

6

Vestigingsplaatsen

7

3.1. Hoofdkantoor 3.2. Klanten Contact Centra 3.3. Front- en backoffice 4.

Kwaliteitseisen huisvesting

11

4.1. Doelmatigheid 4.2. Functionaliteit 4.3. Flexibiliteit

12

4.4. Soberheid

13

4.5. Klantvriendelijkheid 5.

Ontwikkeling huisvestingsbehoefte

14

5.1. Ontwikkeling in personeelssterkte 6.

5.2. Ontwikkeling van het kantoren netwerk

15

Planning

16

6.1. Meerjarenplanning vastgoed 6.2. Ontwikkeling in m2

17

6.3. Meerjarenplanning inrichtingsprojecten 7.

6.4. Ontwikkeling Bedrijfsverzamelgebouwen

19

Financiën

20

7.1. Investeren in huisvesting 7.2. Normen voor inrichtingsinvesteringen

23

7.3. Financiering

24

7.4. Financiële risico’s 8.

Huisvestingsorganisatie

26

8.1 Uitgangspunten huisvestingsorganisatie 8.2 Governance

27


2

1. Managementsamenvatting In het Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV worden de strategische aspecten beschreven van het UWV huisvestingsbeleid tot en met 2008. De tactische aspecten van huisvesting worden beschreven in het Jaarplan Huisvesting. Het Meerjarenbeleidplan volgt het toetsingskader zoals is opgesteld door het ministerie van SZW.

Doelstelling Het doel dat UWV wil bereiken met het huisvestingsbeleid is een organisatie, die bijdraagt aan de fusiedoelstelling van UWV en aan de belangen van de klanten en medewerkers van UWV. De kantoor organisatie bestaat eind 2008 uit één hoofdkantoor, 17 gecombineerde front- backoffices (FoBo), 10 zelfstandige frontoffices(Fo) en 2 klantencontactcentra, passend voor 12.000 fte. Nieuwe kantoren worden ingericht conform nieuw ontwikkelde concepten, te weten: het klantzone concept en het werkplekconcept . Uitgangspunt blijft de organisatie doelmatig en sober te huisvesten tegen een kostenniveau, dat overeenstemt met hetgeen in het publieke domein te doen gebruikelijk is. Als gevolg van de personeelskrimp zal pragmatisch met het aantal back-offices worden omgegaan. In de situaties, die daartoe nopen kan dit leiden tot een kleiner aantal back-offices. Tevens kan flexibiliteit worden gerealiseerd door thans door het land verspreide functies te concentreren op locaties waar zich leegstand voordoet.

Krimpende organisatie Het fusieproces en de additionele personele krimp met 3.000 fte vereisen een afbouw van het huidige kantooroppervlak. Op dit moment beschikt UWV over 550.000 m2 vrij verhuurbaar oppervlak(VVO). Dit aantal wordt in drie jaarlijkse stappen teruggebra cht tot 300.000 m2. Een consequentie van de krimpende organisatie zijn onvermijdelijke indelingsverliezen: gaandeweg het krimp proces zullen le ge werkplekken ontstaan, zonder dat het direct mogelijk zal zijn hele panden of afzonderlijke delen daarvan leeg te managen. Deze problematiek brengt tijdelijk extra financieringslasten met zich mee en vergt daarom een actieve aanpak door de nieuwe huisvestingorganisatie.

Planning & realisatie In de meeste situaties kunnen bestaande UWV gebouwen dienen als FoBo locatie. Daar waar bestaande UWV panden geen uitkomst bieden voor de huisvestingbehoefte zijn of worden panden aangehuurd. Inmiddels zijn in Almere, Amsterdam (het hoofdkantoor), Goes, Groningen en Zwolle panden aangehuurd. In 2005 is de aanhuur van panden voorzien ten behoeve van front- backoffices Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV 2005 – 2008 versie: 0.4 november 2004

3

in Leiden, Rotterdam en Utrecht en ten behoeve van frontoffices in Assen, Den Bosch, Doetinchem en Emmen. Zes locaties zijn bedrijfsverzamelgebouwen. Vanzelfsprekend kan de planning worden aangepast indien zich onvoorziene mogelijkheden voordoen op de locale kantorenmarkt. De inrichtingsprojecten zijn in volle gang: de laatste fase van het hoofdkantoor is begin 2005 afgerond en het klanten contact centrum te Goes is gereed. De locaties Almere, Goes (frontoffice), Groningen en Utrecht worden in 2005 ingericht, terwijl Zwolle in 2007 zal worden afgerond. Eind 2008 zullen 30 projecten zijn gerealiseerd, waarvan 18 voor bestaande panden en 12 voor nieuwe situaties.

Normering Het huisvestingsbeleid is gebaseerd op normen die aansluiten op wat binnen het publieke domein gebruikelijk is: •

De kantooroppervlakte per medewerker is genormeerd (22 m2 per fte)

•

Huurprijzen moeten voldoen aan de eis van marktconformiteit

•

Inrichtingselementen worden via mantelovereenkomsten Euro pees aanbesteed

•

Er is een maximum bedrag voor inrichtingskosten, dat lager ligt dan de externe benchmark.

Financië n De totale investering ten behoeve van het (her)inrichten van de panden, op basis van een normbedrag per m2, bedraagt € 225 miljoen in de periode van 2004 tot 2011. Het (her)inrichten van de m2 en het terugbrengen van het aantal m2 resulteren per saldo in een verlaging van exploitatielasten van de huidige € 121 miljoen naar € 90 miljoen per jaar in 2010. De gemiddelde kosten per m2 laten echter een stijging zien. Dit wordt veroorzaakt door stijgende afschrijvingslasten en huurprijzen. Voorts betaalt UWV bij nieuwe panden BTW -compensatie. Ook het reduceren van het aantal m2 per fte heeft een stuwende werking op de gemiddelde kosten per m2. De kosten per fte stijgen minder als gevolg van efficiënter gebruik van m2. De (on)mogelijkheden op de vastgoedmarkt om (afzonderlijke delen van) panden af te stoten en het feitelijke verloop van fte ’n kunnen invloed hebben op de omvang van de verlaging van de exploitatielasten.


4

2. Context UWV huisvestingsportefeuille

2.1. Toetsingskader Met de zogeheten meibrief 2004 heeft de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) de zelfstandige bestuursorganen in de SUWI-keten geïnformeerd over het toetsingkader voor de huisvestingsportefeuille. Op basis van dit toetsingskader heeft UWV dit concept meerjarenbeleidplan huisvesting opgesteld.

2.2. Inrichting van de organisatie In de uitvoering in de regio worden frontoffice en backoffice activiteiten onderscheiden. Frontoffice activiteiten zijn die activiteiten, waarbij sprake is van persoonlijke contacten met klanten: -

De sociaal-medische functies worden in frontoffices georganiseerd.

-

Reïntegratie coaching wordt ondergebracht bij CWI’s en/of in bedrijfsverzamelgebouwen.

Daarnaast heeft UWV Klanten Contact Centra (call centra ) waar de klanten van UWV telefonisch worden geholpen met hun vragen. Alle overige activiteiten, zoals de activiteiten van AG en WW, worden in backoffices ondergebracht. Bij de keuze voor spreiding van de activiteiten in het land heeft het belang van de medewerkers een voorname rol gespeeld. Tevens speelt de Ondernemingsraad een rol in de besluitvorming rondom huisvesting.

2.3. Wet- en regelgeving Ontwikkelingen op het gebied van weten regelgeving en relevant regeringsbeleid zijn van invloed op de taken van UWV. Belangrijke ontwikkelingen zijn Walvis/SUB, wijzigingen in de WAO, WW en Wet Verbetering Poortwachter, de voorgenomen invoering van de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) en de samenwerking met CWI en gemeenten. Door deze wijzigingen vermindert het werk bij UWV en dit zal zich vertalen in een personele krimp. Het huisvestingsbeleid wordt zo opgesteld, dat het flexibel kan reageren op deze en toekomstige wijzigingen in weten regelgeving en fluctuaties in de personeelsomvang.

2.4. Samenwerking met ketenpartners CWI en gemeenten zijn voor UWV belangrijke samenwerkingspartners. Voor het bereiken van de gezamenlijk publieke doelstelling is het gewenst om voor bepaalde onderdelen van de taakuitvoering tot een gezamenlijke huisvesting te komen. Het huisvestingsbeleid is erop gericht dat persoonlijke klantcontacten in het kader van de WW worden ondergebracht op locaties van CWI. UWV participeert in de vorming van bedrijfsverzamelgebouwen. Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV 2005 – 2008 versie: 0.4 november 2004

5

2.5. Organisatie in het publieke domein UWV is zich bewust van zijn positie in het publieke domein en dat het handelen van UWV vanuit de vastgoedmarkt, de publieke opinie en de politiek kritisch zal worden gevolgd. Daarom zijn transparantie van besluitvorming en handelen voor UWV van groot belang. UWV zoekt zoveel mogelijk aansluiting bij het huisvestingsbeleid, dat door overige rijksoverheden wordt gehanteerd.


6

3. Vestigingsplaatsen Uitgangspunten met betrekking tot de gebouw - en locatiekeuze zijn de functionaliteit en de flexibiliteit. De functionaliteit komt tot uitdrukking in een tweetal concepten, het werkplekconcept en het klantzoneconcept. De flexibiliteit richt zich met name op de mogelijkheden, die een pand biedt qua indeelbaarheid met het oog op eventuele toekomstige onderhuur. Daarnaast is flexibiliteit nodig om per locatie een ideale huurperiode te bereiken, waarmee adequaat op de te verwachten fte ontwikkeling kan worden ingespeeld. Bij het vaststellen van de vestigingsplaatsen van de UWV kantoren heeft UWV een aantal criteria opgesteld waaraan een bepaalde locatie moet voldoen. Op basis van de gestelde criteria heeft UWV de volgende keuzes gemaakt:

3.1. Hoofdkantoor Een onderzoek- en adviesbureau heeft in opdracht van UWV onderzoek verricht naar geschikte locaties voor het hoofdkantoor. UWV heeft op basis van de uitkomsten van dit onderzoek het hoofdkantoor in Amsterdam gevestigd.

3.2. Klanten contact centra Een klanten contact centrum is in beginsel niet gebonden aan een bepaalde regio. Besloten is om de centra in Assen en Goes te vestigen.

3.3. Front- en backoffice De keuze voor de locatie van front- en backoffice wordt, mede gelet op de functionaliteit en de flexibiliteit, in belangrijke mate bepaald door een vijftal criteria: 1. de reisafstand voor de klanten is zoveel mogelijk binnen één uur; 2. reistijd voor de medewerkers is zoveel mogelijk binnen één uur, zodat grote verhuisbewegingen voor het personeel worden vermeden; 3. er wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de ketenpartners; 4. de werkomvang is verdeeld in effectieve en efficiënte werkeenheden; 5. de attractiviteit van de lokale arbeidsmarkt is van belang voor het kunnen verkrijgen en behouden van gekwalificeerd personeel en voor het bieden van kansen in de carrière van huidige medewerkers.


7

Deze criteria hebben geleid tot de keuze voor de volgende vestigingsplaatsen (zie ook de landkaarten):

De locaties en de regio -indeling van backoffices en frontoffices UWV lopen parallel met de CWI regio indeling, zodat de mogelijkheden voor het ontwikkelen van bedrijfsverzamelgebouwen (BVG) optimaal kunnen worden benut. Hier behoren de plaatjes met de bestaande panden en een plaatje met de toekomstige panden, zie hiervoor de hardcopy.!

4. Kwaliteitseisen huisvesting Met betrekking tot de huisvesting hanteert UWV de volgende kwaliteitseisen: 1. Doelmatigheid 2. Functionaliteit 3. Flexibiliteit Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV 2005 – 2008 versie: 0.4 november 2004

8

4. Soberheid 5. Klantvriendelijkheid

4.1. Doelmatigheid De huisvesting wordt aangepast aan de nieuwe geconcentreerde organisatievorm. De panden worden geselecteerd op passendheid qua omvang, indeling, uitrustingsniveau en kosteneffectiviteit. De huisvesting moet geschikt zijn om de bewegingen van UWV zo goed mogelijk op te vangen.

4.2. Functionaliteit UWV kent binnen haar organisatie een viertal functionaliteiten: 1. Frontoffice / Backoffice Gekozen is voor een concept, dat is toegesneden op de UWV-organisatie, met e en ruime mate van flexibiliteit. Het kantoorklimaat geeft een afspiegeling van een zakelijke werkomgeving. Voor de klanten van UWV zijn de panden goed bereikbaar is per auto, fiets of openbaar vervoer. Dit is alleen te realiseren in panden op een A-locatie. Bijkomend voordeel van A-locaties is een grote flexibiliteit indien tot voortijdige co ntractopzegging of onderverhuur moet worden overgegaan. –

Type gebouw: kantoorgebouw, bij voorkeur op een A-locatie

–

Indeling: De ontvangst van de klant in de klantzone (afgescheiden van de werkzone) op de begane grond met mogelijke uitbreiding naar de eerste verdieping. De backoffice op de verdiepingen boven de frontoffice.

2. Klantzone De klantzone is altijd onderdeel van de frontoffice. Hier worden de klanten in een centraal gebied in het gebouw ontvangen in een speciaal daartoe ingerichte ruimte, afgescheiden van de werkzone. De klantzone moet voor de klanten goed bereikbaar en toegankelijk zijn. –

Type gebouw: kantoorgebouw , bij voorkeur op een A-locatie, doch in geval van BVG-vorming situationeel te bepalen.

–

Indeling: Klantzone op de begane grond met mogelijke uitbreiding naar de eerste ve rdieping, afgescheiden van de kantoorruimten.

De frontoffice kan onderdeel van een bedrijfsverzamelgebouw zijn.

3. Klanten contact centra De klanten contact centra functioneren zoals de gebruikelijke landelijke call centra. –

Type gebouw: kantoorgebouw (niet op A-locatie)

–

Indeling: het klanten contact centrum heeft een compact en flexibel indeelbaar vloeroppervlak.


9

4. Hoofdkantoor In het hoofdkantoor zijn alle diensten ondergebracht die het primaire proces centraal en de Raad van Bestuur ondersteunen. Het kantoor is goed bereikbaar voor het personeel en bezoekers . –

Type gebouw: kantoorgebouw op een A-locatie

–

Indeling: kantoortuin

Uitgangspunten met betrekking tot functionaliteit zijn geformuleerd in het werkplek concept en het klantzone concept. Deze concepten staan borg voor een functionele indeling van de panden met een optimale benutting van het beschikbare vloeroppervlak. De inrichting is flexibel om mee te kunnen bewegen met de gevolgen van veranderende weten regelgeving voor het werkaanbod van UWV en de omvang van de organisatie. Daarnaast is ook de flexibiliteit ten aanzien van het soort pand en de duur van de huurp eriode van belang.

4.3. Flexibiliteit Flexibiliteit ten aanzien van het pand Voor de vorming van front- en backoffices zijn er vier soorten huurpanden mogelijk. In volgorde van wenselijkheid: 1.

Hergebruik van bestaande UWV-panden;

2.

Hergebruik bestaande panden van derden;

3.

Nieuwe panden.

Incidenteel kan er aanleiding zijn om van deze prioritering af te wijken. In alle gevallen vormt een bedrijfseconomische analyse de basis voor de panden locatiekeuze. Omdat o p voorhand niet te zeggen is welk alternatief lagere kosten oplevert kan op voorhand geen principiële keuze worden gemaakt. Voor het merendeel van de front- en backoffices is het hergebruik van bestaande UWVpanden de goedkoopste adequate optie, omdat UWV meerdere grote panden heeft met langlopende huurovereenkomsten, d.w.z. beperking van huurafkoop en lagere investeringen. Voor zelfstandige frontoffices en bedrijfsverzamelgebouwen (BVG) zijn niet alle bestaande p anden geschikt en kan een andere optie een adequate oplossing zijn. Een ander aspect is de BTW -schade. Het huren van nieuwbouw (jonger dan tien jaar) veroorzaakt BTW -schade. Per locatie wordt ook hier bekeken welk gebouw per saldo de meest gunstige financiële consequenties heeft. Flexibiliteit ten aanzien van de huurperiode Voor het bepalen van de ideale huurperiode voor huurovereenkomsten is een afweging gemaakt tussen flexibiliteit en kosten. Als gevolg van deze afweging kiest UWV als uitgangspunt voor een huurperiode van tien jaar. De financiële aspecten hebben de overhand gehad bij deze afweging.


10

Bij tienjarige huurovereenkomsten kunnen in beginsel lagere huursommen, langere huurvrije perioden, hogere bijdragen in de inrichtingskosten en minder terugbouwverplichtingen worden gerealiseerd dan bij huurovereenkomsten met een kortere looptijd. De flexibiliteit wordt bereikt door het afstemmen van de huurovereenkomsten op de personele omvang van de organisatie ultimo 2008. Met verhuurders worden afspraken gemaakt over de mogelijkheden van eventuele onderhuur, afkoop etc. ingeval de lokale huisvestingbehoefte wijzigt. Zo kan UWV flexibel inspele n op conjunctuurveranderingen, wijzigingen in weten regelgeving en ervoor zorgen, dat ook de krimp van de organisatie opgevangen kan worden in de gekozen oplossingen. In die gevallen, waarin een hoge(re) mate van flexibiliteit is vereist en deze flexibiliteit niet bereikt kan worden door het tussentijds afstoten van (delen van) het te huren pand, zal UWV voor een huurovereenkomst van vijf jaar of korter kiezen. Dit kan als nadeel hebben dat de financiële (huur)voorwaarden minder gunstig zijn dan bij tienjarige huurovereenkomsten.

4.4. Soberheid Hieronder verstaat UWV: een ingetogen inrichting met duurzame materialen tegen zo laag mogelijke kosten. Trefwoorden bij de inrichtingsmaterialen zijn eenvoud en ingetogenheid. De keuzes worden gemaakt met behoud van duurzame kwaliteit. Toetsing van dit uitgangspunt vindt plaats op basis van wat gebruikelijk is in het publieke domein. Getoetst wordt aan de gehanteerde normen voor ruimtegebruik, marktconformiteit van huurprijzen, exploitatielasten en inrichtingskoste n. De normen voor inrichtingskosten liggen op een niveau dat lager is dan de door Twijnstra & Gudde in mei 2004 uitgevoerde benchmark. UWV realiseert dit verlaagde kostenniveau door scherpe mantelovereenkomsten af te sluiten en maximaal gebruik te maken van het instrument van Europese aanbesteding.

4.5. Klantvriendelijkheid De klantvriendelijkheid van UWV-panden komt tot uiting in vindbaarheid, bereikbaarheid, toegankelijkheid en laagdrempeligheid. Inrichting en materiaalkeuze geven de klantzones een vriendelijk en uitnodigend karakter. De klantzones worden afgescheiden van de werkzones en zo ingericht dat de privacy van de klant gewaarborgd is.

5. Ontwikkeling huisvestingsbehoefte De huisvestingbehoefte wordt bepaald door de personele omvang en de gewenste structuur van het kantoren netwerk.


11

5.1. Ontwikkeling in personeelssterkte Met de totale personele krimp van UWV zijn circa 9.300 fte gemoeid, waarvan een deel al in 2003 en 2004 is gerealiseerd. De fte-ontwikkeling in de komende jaren geeft het volgende beeld: Fte ontwikkelingen FTE Ultimo standen

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

20.200

19.700

18.100

14.200

12.800

11.600

11.300

11.300

In Heerlen resteert in 2008 een additionele huisvestingbehoefte voor 278 fte. Het betreft 159 fte voor de centrale uitvoering O&O en 119 fte voor USZO. Dit aantal bouwt af naar 0 fte in 2011. Hierdoor is het aantal fte in 2008 nog niet gekrompen tot 12.000 maar tot 11.300 (afgerond).

De gepresenteerde cijfers zijn berekend op basis van de huidige kennis van de realisatie van het fusieproces en de efficiencytaakstelling, de effecten van te verwachten weten regelgeving op het werkaanbod en het verloop van de personele krimp. Veranderingen in deze factoren hebben direct invloed op de ontwikkeling van het aantal te huisvesten personeelsleden. Inspelen op veranderingen in de fte -ontwikkeling vereist een flexibele opstelling in het kader van huisvesting om verschillen tussen de feitelijke fte-ontwikkeling aan de ene kant en de meerjarige huurovereenkomsten aan de andere kant zoveel mogelijk te vermijden. De nieuwe kantoor concepten en (de daling van) de personeelsomvang bepalen het benodigde aantal vierkant meters van de UWV kantoororganisatie. Er bestaat een direct verband tussen de ontwikkeling van de personeelsomvang, het aantal panden en het aantal vierkante meters, dat nodig is voor de huisvesting van de medewerkers . Om bedrijfseconomische redenen moet zoveel mogelijk worden voorkomen dat er een surplus ontstaat aan vierkante meters of juist een tekort aan ruimte voor het aantal werknemers op dat moment. Daarom vindt er een continu proces plaats, waarin wordt afgewogen op welk moment, welk aantal m2 op welke plaats nodig zijn. Zoveel mogelijk wordt het aantal m2 in overeenstemming gebracht met de personeelsomvang. Het aantal vierkante meters in de eindsituatie wordt bepaald door de factor 22 m2 per fte of 20 m2 per werkplek. (Zie paragraaf 6.1 voor een overzicht van het aantal benodigde m2 op basis van de bepaalde norm.)

5.2. Ontwikkeling van het kantoren netwerk Voor huisvesting is niet alleen de ontwikkeling van de personeelssterkte van belang, maar ook de wijze waarop UWV organisatorisch en geografisch moet worden gestructureerd. In de vorige hoofdstukken zijn de gewenste FOBO/FO kantoren en vestigingsplaatsen aangegeven. De strategische keuze van dit FOBO/FO concept staat niet in de weg dat in de FOBO/FO vorming aanpassingen kunnen w orden aangebracht in het aantal vestigingen en/of de vestigingsplaatsen. Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV 2005 – 2008 versie: 0.4 november 2004

12

Vanuit huisvesting kunnen wijzigingen worden geïnitieerd indien de locale kantorensituatie daarom vraagt. Een voorbeeld is de FOBO Arnhem. Het meerjarenplan voorziet in een tijdelijke onderbrenging van een deel van het backoffice Arnhem in de locatie Nijmegen. De keuze hiertoe is gemaakt op basis van kosteneffectiviteit: het pand in Nijmegen heeft een overcapaciteit terwijl de mogelijkheden van huurafkoop of onderverhuur minimaal lijken. De wisselwerking tussen huisvesting en de organisatorische structuur zal ook plaatsvinden met betrekking tot de landelijke UWV diensten, waarvan de locatie kan worden bepaald mede aan de hand van onbenutte ruimte in bestaande UWV panden.

6. Planning 6.1. Meerjarenplanning vastgoed


13

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de huisvestingsbehoefte van UWV en de beschikbare m2. De huisvestingsbehoefte is gebaseerd op de norm van 22 m2 per fte , wat overeenkomt met 20 m2 per werkplek. Ontwikkeling huisvestingsbehoefte obv norm en beschikbare m2 (Ultimo standen)

2003

Behoefte obv norm Beschikbaar

444.000 542.000

Totaal surplus

98.000

2004

2005

2006

2007

2008

433.000 398.000 312.000 282.000 255.000 552.000 537.000 425.000 376.000 303.000 119.000 139.000 113.000

94.000

48.000

2009

2010

249.000 249.000 299.000 291.000 50.000

42.000

De in dit plan gestelde norm ligt veelal lager dan de norm die bij de voormalige UVI’s in bestaande panden werd gehanteerd. Doordat UWV zoveel mogelijk kiest voor hergebruik van bestaande panden, bestaat er een verschil tussen de nieuwe norm en het feitelijke m2 gebruik. Dit vertaalt zich in een surplus aan m2, dat door een actief afstootbeleid aanzienlijk wordt gereduceerd. Specificatie surplus (Ultimo standen) Totaal surplus Bestaande uit: Overbrugging bouw/terugbouw Bezettings- en normverliezen

2003 98.000

2004

2006

2007

2008

2009

2010

119.000 139.000 113.000

94.000

48.000

50.000

42.000

41.000 53.000

5.000 43.000

16.000 34.000

0 42.000

0 0

2005

65.000 103.000 54.000 36.000

70.000 43.000

Bovenstaande tabel geeft een nadere specificatie van het verschil tussen de huisvestingsbehoefte op basis van de norm van 22 m2 per fte en de feitelijk beschikbare m2. De regel ‘overbrugging bouw/terugbouw’ heeft betrekking op de overbrugging van perioden, waarin de nieuw te betrekken panden gebruiksklaar moeten worden gemaakt tegelijk met het terugbrengen van af te stoten panden in de oorspronkelijke staat. De regel ‘Bezetting- en normverliezen’ laat de consequentie zien van de normaanpassing van de voormalige UVI’s naar de norm van 22 m2 per fte. Tevens betreft het bezettingsverliezen, die in een pand ontstaan als gevolg van de krimp. UWV is voortdurend alert op mogelijkheden om dit surplus te beperken door panden leeg te maken en medewerkers in panden te huisvesten, die voor (her)gebruik in de eindsituatie in aanmerking komen.

6.2. Ontwikkeling in m2 Onderstaande tabel geeft een overzicht van de ontwikkelingen in m2 in de periode 2004 – 2010.


14

Ontwikkeling in huurcontracten 2004 - 2010 m2

Totaal

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

Nieuw aangehuurd / aan te huren Afloopcontract na kort verlengen Afstoten Afloopcontract

133.600 -42.600 -75.900 -256.500

0 0 0 0

32.800 0 0 -12.800

38.200 12.500 0 -700 -16.000 -10.000 -37.900 -114.000

37.500 -22.600 -11.800 -51.300

4.000 -16.400 -38.100 -22.700

0 -2.900 0 -1.800

8.600 0 0 -16.000

Totale mutatie

-241.400

0

20.000

-15.700 -112.200

-48.200

-73.200

-4.700

-7.400

De regel ‘Nieuw aangehuurd/aan te huren’ richt zich op onlangs aangehuurde en nog aan te huren panden. In drie onlangs aangehuurde panden (Almere, Groningen en Zwolle) zal in 2008 een surplus aan m2 ontstaan wanneer de personele krimp is gerealiseerd. In Almere wordt de mogelijkheid onderzocht om een deel van het pand in 2008 onder te verhuren of op een andere wijze in de vastgoedmarkt te brengen. In Groningen wordt het surplus benut door UWV activiteiten van elders , over te brengen naar Groningen, zodat een ander pand kan worden verlaten. Dit fenomeen zal zich in de nabije toekomst meer kunnen gaan voordoen. In Zwolle doet zich de mogelijkheid voor om minder m2 af te nemen dan aanvankelijk gecontracteerd. De regel ‘afloop contract na kort verlengen’ richt zich op die situaties waarin de huurovereenkomst afloopt en er een kortlopende huisvestingsbehoefte resteert, waardoor de overeenkomst voor een korte periode wordt verlengd. Deze situatie doet zich bijvoorbeeld voor als het nieuw te betrekken pand nog niet gebruiksklaar is of wanneer de personele krimp nog niet volledig gerealiseerd is. De regel ‘afstoten’, betekent dat er in een pand geen UWV activiteiten meer plaatsvinden. Wanneer een dergelijk pand niet meer nodig is, (ook niet om redenen van flexibiliteit, bijvoorbeeld om personele krimp op te vangen) wordt per situatie op basis van een bedrijfseconomische afweging gekozen voor afkoop, onderverhuur of uitdienen van de resterende duur van de huurovereenkomst.

6.3. Meerjarenplanning inrichtingsprojecten Bij de realisatie van de nieuwe (kantoren)organisatie, wordt een meerjarenplanning gehanteerd.


15

Op basis van deze planning moet de FoBo vorming in bestaande en incidenteel in nieuwe panden in 2008 zijn afgerond. Het onderstaande overzicht is een weergave van de planning van 2004 tot en met medio 2008. De balken in het overzicht geven aan wanneer met het project wordt gestart en wanneer het pand gebruiksklaar is. Onder gebruiksklaar verstaan wij dat het pand ingericht en operationeel is. Uit het overzicht blijkt, dat sommige projecten al zijn gestart en doorlopen in 2005 en verder. De verschillen in looptijd van de verschillende projecten worden veroorzaakt door de aard van de projecten. Het inrichten van een beschikbaar bestaand pand vergt bijvoorbeeld minder tijd dan de totale projectduur van een nog te bouwen pand. Het startmoment is in een dergelijk geval het moment van ondertekening van de huurovereenkomst, terwijl de feitelijke inrichting pas geruime tijd later van start kan gaan. In de 2e helft van 2006 zal een studie worden gedaan naar de projecten, die een startdatum hebben in 2007. Deze zijn in lichtblauw weergegeven. Op basis van de op dat moment bekende gegevens zullen de noodzaak, de omvang en planning opnieuw worden beoordeeld. Deze projecten zijn wel voorzien in de financiële planning.

Meerjarenplanning : peildatum 9 november 2004 Vestigingsplaats

locaties

2004 2005 2006 2007 2008 04 01 02 03 04 01 02 03 04 01 02 03 04 01 02

UWV Hoofdkantoor Amsterdam Front- & Backoffices

Aangehuurd

Alkmaar Amsterdam Almere Arnhem Breda Den Haag Dordrecht Eindhoven Groningen Hengelo Heerlen Leeuwarden Leiden Rotterdam (regio) Utrecht Venlo Zwolle Frontoffices Apeldoorn Assen Den Bosch Doetinchem Emmen Goes Haarlem Nijmegen Roermond Tilburg Klanten Contact Centra Assen Goes

Bestaand Bestaand Aangehuurd Bestaand Bestaand Bestaand Bestaand Bestaand Aangehuurd Bestaand Bestaand Bestaand Nog aan te huren Nog aan te huren Bestaand Bestaand Aangehuurd Bestaand Nog aan te huren Nog aan te huren Nog aan te huren Nog aan te huren Aangehuurd Bestaand Bestaand Bestaand Bestaand Bestaand Aangehuurd

6.4. Ontwikkeling Bedrijfsverzamelgebouwen Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV 2005 – 2008 versie: 0.4 november 2004

16

In lijn met het algemene beleid betreffende de samenwerking met de Suwi ketenpartners is de vorming van b edrijfsverzamelgebouwen (BVG) onderdeel van het huisvestingsbeleid. Per situatie wordt een bedrijfseconomische afweging gemaakt, die aan de beslissing om al dan niet in een BVG te participeren ten grondslag ligt. Momenteel werken WW casemanagers reeds in CWI locaties. In nieuwe vestigingen wordt de ontwikkeling en realisatie van BVG’en het eerst ter hand genomen. Hier is BVG vorming betrekkelijk eenvoudig en meest kosteneffectief te realiseren, omdat de BVG partners hetzelfde startmoment kennen en niet met bestaande huisvesting rekening hoeven te houden. Bedrijfsverzamelgebouwen zijn voorzien, dan wel in ontwikkeling in: -

Assen

-

Den Bosch

-

Emmen

-

Leiden

-

Roermond (gerealiseerd)

-

Zwolle

In Haarlem worden de mogelijkheden tot BVG vorming in een bestaand UWV-pand onderz ocht, vanzelfsprekend met inachtneming van de bedrijfseconomische belangen van UWV.

7. Financiën


17

In dit hoofdstuk staat de financiering van het beoogde resultaat van één hoofdkantoor, gecombineerde front- backoffices, zelfstandige frontoffices en twee klanten contact centra centraal. Er wordt ingegaan op de ontwikkelingen in de exploitatiekosten, een specificatie van de kosten volgens de gestandaardiseerd e NEN2632 methode, de inrichtingsinvesteringen en de financieringsmethodiek. Tevens wordt er aandacht besteed aan de financiële risico analyse van dit meerjarenbeleidplan. Alle gepresenteerde bedragen zijn inclusief BTW , prijspeil 2004 en niet geïndexeerd.

7.1. Investeren in huisvesting In onderstaande tabel wordt de ontwikkeling van de huisvestingskosten tot en met 2010 weergegeven. Exploitatiekosten (2003 - 2010) (bedragen x €1 mln)

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

Exploitatiekosten Afschrijvingen Eenmalige kosten

108,9 12,1 0,0

105,4 11,0 4,6

111,4 15,1 7,1

91,0 19,5 5,5

85,9 23,3 6,9

71,5 32,1 13,2

65,5 25,5 0,0

64,7 25,2 0,0

Totale kosten huisvesting

120,9

121,0

133,5

116,0

116,1

116,7

91,0

89,9

0,0

2,0

4,1

5,1

6,9

7,3

6,4

5,5

42,6 45,7 0,0

43,3 44,9 6,0

45,9 38,9 6,0

38,3 31,8 5,5

34,8 27,1 4,5

29,3 23,8 3,0

26,8 23,8 3,0

26,2 23,8 3,0

209,2

215,2

224,3

191,6

182,5

172,9

144,6

142,9

Rente Facilitaire kosten Facilitaire apparaat/ personeelskosten Huisvesting apparaat/ personeelskosten Totale kosten huisvesting en facilitair

Uit de tabel blijkt dat de huisvestingskosten na een piek in 2005 uitkomen op circa € 90 miljoen in 2010. Ten opzichte van 2003/2004 betekent dit een kostendaling van 25%. De daling wordt veroorzaakt door een forse afname van het aantal m2, van 550.000 m2 naar 300.000 m2. Hierdoor dalen de exploitatiekosten met circa 40%. Door de investeringen in de klanten werkzones stijgen echter de afschrijvingen en komt de totale kostendaling op 25% uit. Voor een compleet beeld is ook de verwachte ontwikkeling van de facilitaire kosten (o.a. schoonmaak/catering & beveiliging) weergegeven. Met inbegrip van deze kosten is de daling 33%. In deze bedragen zijn de kosten voor ICT niet inbegrepen, behoudens de kosten voor het bedrijfskabelnetwerk.


18

Onderstaande grafiek geeft de ontwikkeling van de kosten weer. Hierin wordt zichtbaar, dat de afschrijvingen een groter onderdeel gaan vormen van de totale kosten.

Ontwikkeling exploitatiekosten huisvesting UWV 160 140

In mln €

120 100 80 60 40 20 0 2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

Periode Exploitatiekosten

Afschrijvingen

Eenmalige kosten


19

UWV kiest voor het specificeren van kosten volgens NEN 2632. Dit is een gestandaardiseerde methode voor het specificeren van kosten, die gebruikt wordt door de overheid en bedrijfsleven. Specificatie van de kosten volgens NEN2632 maakt het mogelijk vergelijkingen te maken met andere organisaties in het publieke domein met een overwegend administratieve achtergrond. Vergelijkingen met andere berekeningsmethoden van kosten zijn niet mogelijk. Bij het opstellen van de operationele projectplannen wordt dezelfde methode gebruikt. Zo wordt het mogelijk een nieuwe huurovereenkomst te toetsen op marktconformiteit. Het vergelijkingsmateriaal zal per project en per situatie worden verzameld. In het onderstaande overzicht zijn de huisvestingskosten gespecificeerd in 2004 en in 2010 conform NEN 2632.

Specificatie kosten conform NEN2632 Jaarplan 2004 vs 2010 (bedragen incl. btw)

In mln € 2004 2010

€ per m2 2004 2010

€ per m2 t.o.v. 2004 In mln € In %

Vaste kosten: Huur Service Parkeren Belasting Verzekering Afschr. inrichting & inventaris Afschr. BTW- compensatie Herstelverplichting (dotatie) Totaal vaste kosten Energie Onderhoud Totale Exploitatiekosten Eenmalige kosten Totale huisvestingskosten Gemiddeld aantal m2 Gemiddeld aantal Fte Per Fte (excl. eenmalig)

78,4 9,1 1,7 1,7 0,4 9,1 1,9 4,1

46,7 6,4 2,4 0,9 0,2 19,5 5,7 1,1

148 17 3 3 1 17 4 8

160 22 8 3 1 67 19 4

12,7 5,0 5,0 0,0 0,0 50,0 15,8 -3,8

6% 2% 2% 0% 0% 23% 7% -2%

106,4

83,0

200

285

84,7

39%

7,4 2,7

5,4 1,5

14 5

19 5

4,7 0,0

2% 0%

116,4

89,9

219

309

89,5

41%

4,6

0,0

121,0

89,9 531.388 19.932 5.841

291.452 11.288 7.967

-239.937 -8.644 2.126

-45% -43% 36%

Dit overzicht laat zien een daling zien van de vaste kosten, de totale exploitatiekosten en totale huisvestingskosten. Desondanks laat de tabel een toename van de gemiddelde kosten per m2 zien. Deze is als volgt te verklaren: 1. Het huidige niveau van afschrijvingen is relatief laag, aangezien er de afgelopen jaren niet of nauwelijks is geïnvesteerd in de panden in afwachting van de verwachte herhuisvestingbeweging. Hierdoor moet een kwalitatieve inhaalslag worden gemaakt, waarbij sterk verouderd vastgoed moet worden aangepast aan de huidige normen. Dit resulteert in hogere afschrijvingslasten. 2. Incidenteel worden nieuwe panden aangehuurd. Deze voldoen aan de huidige normen, maar hebben veelal een hogere huursom dan de huidige kwalitatief mindere (versnipperde) huisvesting.


20

3. Een bijkomend effect van het aanhuren van nieuwe panden is de BTW -compensatie aan de verhuurder. 4. Door de lagere norm in m2 per fte moeten de vaste inrichtingskosten over een kleiner aantal m2 per fte worden omgeslagen, hetgeen verhoudingsgewijs tot hogere kosten per m2 leidt.

Herstelverplichting UWV heeft een herstelverplichting bij het beëindigen van huurovereenkomsten. Dit houdt in dat locaties opgeleverd dienen te worden in “oorspronkelijke staat”. Gedurende de looptijd van de huurovereenkomst wordt een voorziening voor deze verplichting opgebouwd door een jaarlijkse dotatie. Indien er geen afspraken in de huurovereenkomst zijn opgenomen wordt uitgegaan van € 52 per m2 VVO. Op het moment dat een bestaand pand wordt opgeleverd aan de verhuurder, zal UWV de werkelijke herstelkosten zo laag mogelijk proberen te houden, onder andere door het maken van afspraken met de verhuurder dan wel een eventuele opvolgende huurder. Bij het afsluiten van nieuwe huurovereenkomsten is het uitgangspunt voor UWV om herstelverplichtingen zoveel mogelijk te beperken. UWV is erin geslaagd om in de huurovereenkomsten van Almere en Zwolle herstelverplichtingen uit te sluiten.

7.2. Nor men voor inrichtingsinvesteringen De inrichtingsinvesteringen zijn gebenchmarked door Twijnstra en Gudde. De uitkomst van deze benchmark is dat de inrichtingsinvestering meer dan € 100 per m2 VVO onder het niveau zit van wat gebruikelijk is in het publieke domein. In de onderstaande tabel wordt de norm voor inrichtingsinvesteringen per m2 VVO weergegeven, die tevens als maximum wordt gesteld. Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen het hoofdkantoor, gecombineerde front- en backoffice, frontoffice en klanten contact centrum. De bedragen zijn inclusief BTW.

Inrichtingsinvesteringen per m2 VVO Soorten

4 per m2 VVO

Hoofdkantoor

840,0

Fobo / Fo - nieuw Fobo / Fo - bestaand

840,0 480,0


21

Onderstaande tabel geeft een nadere specificatie van de door UWV gehanteerde normbedragen van € 840 en € 480 voor inrichtingsinvesteringen.

Inrichtingsinvesteringen per m2 VVO Soort Vaste inrichting (incl bedrijfskabelnetwerk) Inrichting restaurant / keuken Losse inrichting / meubilair Honoraria en projectmanagement Onvoorzien (circa 10%)

nieuw pand

4 bestaand pand

470,0 60,0 130,0 100,0 80,0

342,0 0,0 52,0 40,0 46,0

840,0

480,0

De inrichting van de nieuwe FoBo/Fo locaties zal zijn gebaseerd op de nieuwe UWV kantoorconcepten (zie hiervoor) en in beginsel plaatsvinden met nieuw meubilair. De hieraan verbonden investeringen zijn gemaximeerd op € 840 per m2 VVO inclusief BTW. De bestaande locaties zullen worden heringericht om de verhuizing van de medewerkers uit de af te stoten panden te accommoderen. Daarnaast zal, afhankelijk van de locale situatie , worden bezien op welke wijze zo veel mogelijk van de UWV kantoorconcepten kan worden gerealiseerd binnen een beperkt budget. De hieraan verbonden investeringen zijn gemaximeerd op € 480 euro per m2 VVO inclusief BTW. De totale investering vanaf 2004 bedraagt € 225 miljoen. In deze bedragen zijn de kosten voor ICT niet inbegrepen, behoudens de kosten voor het bedrijfskabelnetwerk.

7.3. Financiering In de liquiditeitsbehoefte van Huisvesting UWV kan worden voorzien door geld te ontrekken uit de UWV fondsen. Uitgangspunt is dat UWV een rentepercentage van 4% verschuldigd is over het gemiddelde geïnvesteerd bedrag per jaar. Hierbij wordt rekening gehouden met aflossingen, die gelijk zijn aan de afschrijvingen en met een investeringsperiode van 3 maanden vóór a ctivering.

7.4. Financiële risico’s Afkoop huurovereenkomsten In de berekening wordt ervan uitgegaan dat tussentijds aflopende huurovereenkomsten kunnen worden verlengd tot het moment dat de nieuwe locatie beschikbaar komt. Een reëel risico uit de Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV 2005 – 2008 versie: 0.4 november 2004

22

praktijk is dat de verhuurder bij kortdurende huur hogere huurtarieven vraagt of bij verlenging aandringt op een langere periode, waardoor de kosten bij een eventuele huurafkoop zullen toenemen. Ook verandering in vraag en aanbod op de vastgoedmarkt kan het a fkoopbedrag beïnvloeden. Bij een aantrekkende vraag stijgen de prijzen, maar kan UWV waarschijnlijk sneller en makkelijker panden overdragen aan een nieuwe huurder. De kosten van afkoop van huurovereenkomsten, die eerder dan de contractuele einddatum worden beëindigd zijn als volgt berekend:

Berekening afkoop huurcontracten % van de resterende contractuele verplichting Catergorie 1 2 3 4 5 6 7 8

< < < < < < < <

1 2 3 4 5 6 7 8

jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar

100,0% Eenmalige kosten 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30%

Besparing 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

Personele ontwikkeling De huisvestingoperatie is afgestemd op de ontwikkeling van de personeelssterkte, zoals hiervoor aangegeven. In het plan is enige flexibiliteit ingebouwd, met name door de mogelijkheid aflopende huurovereenkomsten kortstondig te verlengen of het moment van geplande afkoop/onderverhuur uit te stellen. Dit betekent uiteraard wel een kostenverhoging en is afhankelijk van de bereidwilligheid van de verhuurders van de betreffende panden. Grote en niet voorziene wijzigingen in de ontwikkeling van de personeelssterkte kunnen de grondslagen van het meerjarenbeleidplan aantasten, ondanks de hiervoor genoemde ingebouwde flexibiliteit.


23

8. Huisvestingsorganisatie Naar aanleiding van de evaluatie van de organisatie van huisvestingsactiviteiten begin 2004 is besloten om de discipline ‘huisvesting’ onder te brengen in een aparte organisatie. Voor deze organisatie is een aantal uitgangpunten vastgesteld. Naast deze uitgangspunten is het van wezenlijk belang dat huisvesting werkt vanuit een duidelijke visie op het gebied van governance. Deze twee onderwerpen worden hieronder verder uitgewerkt.

8.1. Uitgangspunten huisvestingsorganisatie Met betrekking tot de huisvestingorganisatie worden door UWV de volgende uitgangspunten gehanteerd: -

de Raad van Bestuur bestuurt op strategische hoofdlijnen het huisvestingsproces;

-

de directeur Huisvesting krijgt centrale verantwoordelijkheid over de huisvestingsorganisatie;

-

planning en uitvoering moeten integraal gebaseerd zijn op het geaccordeerde Meerjarenbeleidplan Huisvesting, het geaccordeerde Jaarplan Huisvesting en de geaccordeerde afzonderlijke huisvestingsbeslissingen;

-

er is centrale besluitvorming over bijvoorbeeld planning, inrichting en locatiekeuze onder leiding van de directeur Huisvesting. De kaders voor bouw en inrichting, kleur en vormgeving, locatie en uitstraling worden centraal bepaald;

-

de huisvestingsorganisatie werkt volgens een duidelijke prioritering;

-

toetsing van besluitvorming en het voorbereiden van de uitvoering moet worden gedaan door verschillende functies zodat er sprake is van scheiding van verantwoordelijkheden;

-

transparantie naar externe partijen is noodzakelijk. Het moet altijd duidelijk zijn wie namens UWV handelt;

-

optimale volgbaarheid en inzichtelijkheid van acties aan de hand van een vaststaand protocol;

-

medewerkers van de Directie Huisvesting zijn onafhankelijk, dat wil zeggen dat zij geen conflicterende belangen hebben in de vastgoedmarkt. Het uitgangpunt is daarom dat alle functies worden ingevuld door interne UWV-medewerkers. Indien dit niet mogelijk is, wordt selectief uitgeweken naar externen;

-

alle voorbereidingen, beslissingen, acties, correspondentie en dergelijke van de huisvestingsorganisatie zijn volgbaar, eenduidig en transparant terug te vinden in een centrale administratie.


24

8.2. Governance De huisvestingsoperatie vergt een duidelijke visie op het gebied van Governance. De gecentraliseerde huisvestingsorganisatie zal daartoe al haar acties transparant en inzichtelijk uitvoeren en verantwoorden. Daarbij is het van wezenlijk belang onder meer de Ondernemingsraad, de Raad van Advies, het primaire proces en SZW te betrekken in de beslissingen van deze huisvestingsoperatie en te werken binnen de kaders van het toetsingskader.


25

Colofon Uitgever

Raad van Bestuur UWV

Auteur

Directie Huisvesting

Datum

november 2004


26

Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV

Recommend Documents