Instelling Moore Stephens Verschelden www.moorestephens.be
Onderwerp Het ene restaurantbezoek is het andere niet
Datum 13 augustus 2012
Copyright and disclaimer De inhoud van dit document kan onderworpen zijn aan rechten van intellectuele eigendom van bepaalde betrokkenen, Er wordt u geen recht verleend op deze rechten. M&D Seminars geeft u via dit document informatie, maar verstrekt geen advies. M&D Seminars garandeert niet dat de informatie in dit document foutloos is. U gebruikt de inhoud van dit document op eigen risico. M&D Seminars, noch een van haar directieleden, aandeelhouders of bedienden zijn aansprakelijk voor bijzondere, indirecte, bijkomstige, afgeleide of bestraffende schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook bij het gebruik van dit document en van de inhoud van dit document. © M&D Seminars – 2012
M&D SEMINARS Eikelstraat 38 | 9840 De Pinte | T 09 224 31 46 | F 09 225 32 17 |
[email protected] | www.mdseminars.be
Het ene restaurantbezoek is het andere niet Een aantal weken geleden was er in de pers enige ophef dat de belastingadministratie een verhoogde controle zou uitvoeren op de aftrek van restaurantkosten als beroepskosten. Maar daar hoeft u niet wakker van te liggen indien u reeds een onderscheid maakt tussen restaurantkosten voor uw beroep en voor privédoeleinden…. In de praktijk stellen we wel eens vast dat er nogal slordig wordt omgesprongen met de inbreng van restaurantbezoek als beroepskost. Niet alleen op het vlak van bewijsstukken wringt soms het schoentje maar het is vaak niet altijd duidelijk voor welke reden die kosten werden gemaakt. Dat kan nochtans interessant om weten zijn omdat bepaalde restaurantkosten voor 100% aftrekbaar zijn! Het zou zonde zijn om daarvan niet te genieten indien u daarvoor in aanmerking komt. Een reden voor ons om eens een overzicht te geven welke restaurantkosten geheel, voor slechts een deel of in het uitzonderlijke geval totaal niet aftrekbaar zijn. Algemene principes Restaurantkosten worden omschreven als de kosten voor maaltijden die worden opgediend in een restaurant, met inbegrip van de erbij geserveerde dranken (aperitieven, wijnen, bier, koffie, frisdranken, …) en rookwaren (sigaren, …). Het begrip “restaurant” wordt vrij ruim geïnterpreteerd als zijnde elke inrichting waar maaltijden worden bereid en verkocht om in die inrichting te worden verbruikt. Ook de kosten m.b.t. kleine maaltijden (spaghetti, lasagne, croque monsieur, …) die ter plaatse worden opgediend in cafés, … vallen onder het begrip “restaurantkosten”[1]. In principe zijn restaurantkosten slechts voor 69% aftrekbaar a rato van het beroepsmatige gedeelte[2]. Dat betekent dus dat 31% van de kost niet wordt aanvaard als beroepskost. Het is dus belangrijk dat u kunt aantonen dat de in aftrek gebrachte restaurantkosten verband houden met uw beroepswerkzaamheid. Bijgevolg zijn restaurantkosten gemaakt in de privésfeer logischerwijze niet aftrekbaar als beroepsuitgave. Restaurantkosten met een gemengd doel (nl. deels beroepsmatig en deels privé) moeten eerst worden opgesplitst en slechts het beroepsmatig gedeelte is in principe aftrekbaar voor 69%. Of restaurantkosten als beroepsmatig dan wel als privé dienen te worden beschouwd, is in de praktijk niet altijd even duidelijk en zorgt wel eens voor de nodige discussies tijdens belastingcontroles. Wat doet u immers indien uw partner mee aan tafel zit en zij rechtstreeks niets met uw bedrijf te maken heeft? De belastingcontroleur zal wellicht argumenteren dat dit privékosten zijn. Ons inziens is het perfect verdedigbaar dat ook dat deel van de gemaakte kosten moet worden beschouwd als beroepsmatige restaurantkosten aangezien het in de meeste situaties een verrijking is en op z’n minst getuigt van enige vorm van elementaire beleefdheid dat u de partner van uw zakenrelatie mee uitnodigt en dus uw partner best ook mee gaat. Ook restaurantkosten gemaakt in het weekend zorgen wel eens voor discussie. Maar ook deze restaurantkosten zijn aftrekbaar in de mate dat u kan aantonen dat het restaurantbezoek binnen de beroepssfeer plaatsvindt. Zo hebben de meeste zelfstandigen in de loop van de week niet altijd tijd om op restaurant te gaan en dus nodigen zij hun zakenrelaties uit in het weekend! Naast het beroepsmatig doel van de restaurantkosten is het in de praktijk belangrijk dat de uitgave kan worden gestaafd met bewijsstukken. Zorg er dus voor dat u een “BTW-bonnetje” kunt voorleggen. Maar het gebeurt wel eens dat u geen bonnetje ontvangt en sommige inrichtingen (bvb. cafés) worden er van vrijgesteld om een BTW-bonnetje uit te reiken. In dat geval hoeft u nog niet te panikeren. Ook het kassaticket kan als voldoende bewijsmateriaal worden beschouwd, zeker indien blijkt dat de uitgave met uw kredietkaart werd betaald. In het uiterste geval kan de kost zelfs worden aangetoond aan de hand van de uittreksels van uw kredietkaart[3], zonder dat u een bonnetje of kassaticket kunt voorleggen. We zouden u sowieso aanraden om bij restaurantbezoek altijd uw bank- of kredietkaart te gebruiken (of met die van uw vennootschap als de kosten voor haar
bestemd zijn). Dit om betwistingen te vermijden. In bepaalde gevallen kan u zelfs een forfaitair bedrag in rekening brengen als beroepskost. Voor sommige beroepssectoren is dat zelfs gebruikelijk (bvb. advocaten en gerechtsdeurwaarders). Bovenstaande principes gelden eveneens voor terugbetaalde restaurantkosten aan personeelsleden. Tot slot maakt het niet uit of de restaurantkosten werden gemaakt:
• • • • •
in België of in het buitenland door en met buitenlandse zakenrelaties die u in België hebt uitgenodigd tijdens seminaries en studiedagen tijdens sportieve of culturele manifestaties …
Voor wat betreft maaltijden genuttigd tijdens medische congressen[4], geldt een bijzondere regeling waar we hier niet verder op ingaan. Sommige restaurantkosten zijn 100% aftrekbaar als beroepskost Het wordt wel eens over het hoofd gezien dat restaurantkosten ook volledig aftrekbaar kunnen zijn als kost. Echt veel gevallen bestaan er niet, maar het is toch de moeite om ze op te sommen. Zeker indien u hiervoor in aanmerking komt. Zo zijn volgende restaurantkosten volledig aftrekbaar:
• • • • •
deze gedaan door vertegenwoordigers in de voedingssector[5] deze waarvan de volledige kostprijs als voordeel van alle aard bij de verkrijger worden belast de op onverbloemde wijze doorgerekende restaurantkosten restaurantkosten die betrekking hebben op bepaalde personeelsaangelegenheden maaltijden in een bedrijfsrestaurant waarvoor de werknemer minstens 1,09 € heeft betaald
Deze uitzonderingen vergen wat meer uitleg: Restaurantkosten van vertegenwoordigers in de voedingssector Dergelijke restaurantkosten zijn volledig aftrekbaar op voorwaarde dat wordt bewezen dat ze noodzakelijk zijn bij het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid in het kader van een mogelijke of bestaande relatie van leverancier en klant. In deze uitzondering werd wettelijk voorzien aangezien het in de voedingssector niet ongebruikelijk is dat de degustatie van de verkochte producten plaatsvindt tijdens een maaltijd aangeboden aan potentiële of bestaande klanten[6]. Of de vertegenwoordiger als zelfstandige of als bediende voor de onderneming werkt, maakt niet uit. In de praktijk kan de uitzondering vooral worden toegepast voor restaurantkosten gemaakt door vertegenwoordigers die producten verkopen voor menselijke consumptie en die verbruikt kunnen worden tijdens een etentje met een (mogelijke) klant, zoals:
• • • • •
vis, vlees, groenten en fruit deegwaren worsten, bereide vleeswaren, ganzenleverpastei, andere pasteien, hammen, … koekjes en gebak koffie, thee, suiker
• •
bier, wijn, sterke dranken …
Restaurantkosten waarvan de volledige kostprijs als voordeel van alle aard wordt belast Restaurantkosten die volledig worden aangegeven als voordeel in natura bij de bedrijfsleider of het personeelslid in kwestie, zijn 100% aftrekbaar als beroepskost. U kunt dus gerust uw in de privésfeer gemaakte restaurantkosten laten betalen door uw vennootschap en deze volledig in aftrek brengen als kost op voorwaarde uiteraard dat u deze voor hetzelfde bedrag opneemt in uw aangifte personenbelasting. Een vennootschap laat deze privématige restaurantkosten best op een fiscale fiche zetten, zoniet riskeert zij de aanslag geheime commissielonen van 309% indien de bedrijfsleider of het personeelslid in kwestie het genoten voordeel “vergeet” in zijn of haar aangifte personenbelasting op te nemen. Restaurantkosten die op onverbloemde wijze worden doorgefactureerd Wanneer u als opdrachthouder uitgaven voor restaurantbezoek in kosten brengt, dan zijn deze volledig aftrekbaar op voorwaarde dat ze later via een factuur op onverbloemde wijze voor hetzelfde bedrag worden doorgerekend aan uw klant. Het is daarbij belangrijk dat de aard van dienst, de naam van het restaurant en de datum van het diner op de factuur worden vermeld en een fotokopie van de restaurantnota bij de factuur worden gevoegd[7]. Restaurantkosten die betrekking hebben op bepaalde personeelsaangelegenheden Restaurantkosten mogen volledig worden afgetrokken indien zij betrekking hebben op vriendschappelijke manifestaties die voor het geheel van de personeelsleden worden georganiseerd ter gelegenheid van: 1. 2. 3. 4. 5.
Sinterklaas Kerstmis Nieuwjaar een patroonsfeest (Sint-Elooi, …) de overhandiging van eretekens of de pensionering van personeelsleden
De restaurantkosten zijn - wat betreft de eerste vier hierboven genoemde gevallen - volledig aftrekbaar, op voorwaarde dat ze slechts eenmaal per jaar worden georganiseerd (zo stelt de fiscale administratie). Die beperking is niet van toepassing in geval van overhandiging van eretekens of bij de pensionering van één of meerdere personeelsleden. De fiscus stelt wel als voorwaarde dat de ingebrachte uitgaven een geringe waarde hebben per personeelslid en voor het volledige personeel moeten bestemd zijn[8]. De restaurantkosten m.b.t. een feestje dat enkel bestemd is voor de directie en/of de bestuurders van de vennootschap blijven beperkt aftrekbaar. Maaltijden verstrekt in een bedrijfsrestaurant Grotere ondernemingen hebben soms een eigen bedrijfsrestaurant waar alle personeelsleden gratis of tegen een bepaalde vergoeding een middagmaal kunnen nuttigen. Voor de onderneming zijn de kosten m.b.t. het aanbieden van dergelijke maaltijden volledig aftrekbaar indien de werknemer minstens 1,09 € per maaltijd betaalt. Betaalt de werknemer in kwestie niets of minder dan 1,09 €, dan zal de onderneming per genuttigde maaltijd 1,09 €, of 1,09 € verminderd met de persoonlijke bijdrage, als een verworpen uitgave moeten beschouwen. Boven deze grens van 1,09 € is elke kost m.b.t. de bereide maaltijden volledig aftrekbaar. Voormelde regels zijn eveneens van toepassing indien de onderneming een beroep doet op een traiteurdienst of
gespecialiseerde firma voor de bereiding van de maaltijden. Indien in het bedrijfsrestaurant maaltijden worden verstrekt aan de klanten of personen die geen deel uitmaken van de onderneming, dan zijn de kosten verbonden aan deze maaltijden slechts voor 69% aftrekbaar. Overdreven restaurantkosten In die fiscale wet[9] staat ook vermeld dat beroepskosten niet aftrekbaar zijn voor zover ze op onredelijke wijze de beroepsbehoeften overtreffen. In de praktijk is het voor de fiscale administratie niet zo eenvoudig om deze bepaling toe te passen aangezien de fiscus geen opportuniteitsoordeel mag vellen over de kosten die u maakt om uw beroepswerkzaamheid uit te oefenen. Daarenboven betreft het hier een uitzondering en dient dit dus strikt te worden beoordeeld. Alleen in echt flagrante gevallen zal deze bepaling kunnen worden toegepast. De fiscus geeft zelf volgende voorbeelden van overdreven restaurantkosten:
• •
een verzekeringsagent met aangegeven belastbare inkomsten van 2.500 € brengt voor 750 € restaurantkosten in rekening een antiquair met ontvangsten voor 10.000 € brengt voor 2.500 € restaurantkosten in aftrek
De boodschap is (ook) hier: blijf redelijk. Ongetwijfeld beseft u ook wel dat u moeilijk een restaurantbonnetje in kosten kan brengen van 1.000 € indien een contract voor u slechts een omzet van 2.000 € zal genereren. Maar dan nog kun je hierover discussiëren. Misschien wil je die klant wel op die manier overtuigen voor een verdere samenwerking … U voelt al aan dat we ons hier in een grijze zone bevinden en dat het niet eenvoudig is om te stellen wat nu wel en niet door de beugel kan. Hou beroepsmatig- en privématig restaurantbezoek strikt gescheiden Zeer recent heeft de fiscus nog eens benadrukt[10] dat door de vennootschap ten laste genomen restaurantkosten die louter een privékarakter hebben, als een voordeel in natura moeten worden behandeld. Dit betekent dus dat dergelijke restaurantkosten zeker in kosten mogen worden geboekt op voorwaarde dat er in dat geval een fiscale fiche wordt opgesteld a rato van het privégedeelte of dat voor hetzelfde bedrag een voordeel moet worden aangegeven in de aangifte personenbelasting. In de praktijk raden we aan om uw restaurantkosten zoveel mogelijk met een bank- of kredietkaart te betalen. Hebt u bvb. enkel een kredietkaart op naam van de vennootschap, dan raden we u aan om spontaan de kosten voor uw privématig restaurantbezoek op uw rekening courant te boeken. Hou eventueel alle restaurantnota’s bij, dus ook die n.a.v. privé bezoeken. N.a.v. een controle zal u op die manier uw belastingcontroleur gemakkelijker kunnen overtuigen dat de in aftrek gebrachte restaurantkosten wel degelijk een beroepsmatig karakter hebben.
Auteurs: Bart Vermoesen en Marc Ottevaere
[1] Com.IB’92 n° 53/132
[2] Artikel 53, 8°bis WIB’92 [3] Zie arrest Hof van Beroep Luik dd. 6 mei 2010 [4] Zie circulaire dd. 29 mei 2008 & dd. 09 maart 2010 [5] Zie artikel 53,8°bis WIB’92 [6] Com.IB’92 n° 53/134 [7] Vraag n° 199 van de heer Laverge dd. 21 april 1989, Vraag n° 180 van de heer van Weddingen dd. 28 december 1999 [8] Com.IB’92 n° 53/142.1 [9] Artikel 53, 10° WIB’92 [10] Zie addendum aan de circulaire n° 421/605.074 dd. 1/12/2010 en het addendum van 23/12/2011
