Instelling Commissie voor het Bank-, Financie- en Assurantiewezen
Onderwerp Circulaire PPB 2005/5 en D. 258 over de wijziging van circulaire PPB 2004/8 en D. 250 van de CBFA van 22 november 2004 over de waakzaamheidverplichtingen met betrekking tot de cliënteel en de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
Datum 12 juli 2005
Copyright and disclaimer Gelieve er nota van te nemen dat de inhoud van dit document onderworpen kan zijn aan rechten van intellectuele eigendom, die toebehoren aan bepaalde betrokkenen, en dat er u geen recht wordt verleend op die desbetreffende rechten. M&D Seminars wil u met dit document de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in dit document vervatte informatie bedoeld kan worden als een advies. Bijgevolg geeft M & D Seminars geen garanties dat de informatie die dit document bevat, foutloos is, zodat u dit document en de inhoud ervan op eigen risico gebruikt. M&D Seminars, noch enige van haar directieleden, aandeelhouders of bedienden zijn aansprakelijk voor bijzondere, indirecte, bijkomstige, afgeleide of bestraffende schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van dit document en van haar inhoud.
© M&D Seminars – 2005
M&D CONSULT BVBA HUBERT-FRERE-ORBANLAAN 47 – 9000 GENT TEL 09/224 31 46 – FAX 09/225 32 17 – E-mail:
[email protected] – www.mdseminars.be
Prudentieel beleid
Brussel, 12 juli 2005
Circulaire PPB 2005/5 en D. 258 van 12 juli 2005 van de CBFA over de wijziging van circulaire PPB 2004/8 en D. 250 van de CBFA van 22 november 2004 over de waakzaamheidsverplichtingen met betrekking tot de cliënteel en de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme 1. Inleiding Deze circulaire heeft tot doel de circulaire PPB 2004/8 en D. 250 van de CBFA van 22 november 2004 over de waakzaamheidsverplichtingen met betrekking tot de cliënteel en de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme aan te passen aan een aantal recente internationale en nationale ontwikkelingen. Ten eerste heeft het Bazelcomité voor het Banktoezicht in oktober 2004 een reeks aanbevelingen gepubliceerd over de « Consolidated Know-Your-Customer Risk Management », die in het verlengde liggen van de aanbevelingen die het Comité in oktober 2001 heeft uitgebracht inzake de « Customer due diligence for banks ». Beide documenten zijn beschikbaar op de website van de Bank voor Internationale Betalingen (http://www.bis.org). Via deze circulaire raadt de CBFA de kredietinstellingen aan om binnen de groep een aantal maatregelen te nemen om de risico’s die verband houden met de cliënteel adequaat te kunnen beheersen. Aangezien de beleggingsondernemingen en hun dochters en/of bijkantoren aan gelijksoortige risico’s zijn blootgesteld als de kredietinstellingen, richt de Commissie die aanbeveling ook tot de Belgische beleggingsondernemingen. In punt 2 van deze circulaire wordt uiteengezet welke maatregelen de CBFA terzake aanbeveelt. Ten tweede heeft de Financiële Actiegroep tegen Witwassen van Geld onlangs de lijst aangepast van de landen en gebieden die niet meewerken aan de witwasbestrijding. Als gevolg hiervan moet de lijst van niet-coöperatieve landen en gebieden die in de circulaire van 22 november 2004 is opgenomen, geschrapt worden. Voor een geactualiseerde lijst van de niet-coöperatieve landen en gebieden wordt verwezen naar de website van de Financiële Actiegroep. Ten derde heeft de Financiële Actiegroep beslist om de tegenmaatregelen ten aanzien van Nauru en Myanmar op te heffen, wat betekent dat er tegen geen enkel land of gebied nog tegenmaatregelen worden getroffen. Deze beslissing van de Financiële Actiegroep werd bevestigd door het koninklijk besluit van 16 maart 2005, dat in het Belgisch Staatsblad van 19 april 2005 gepubliceerd is. In dit koninklijk besluit wordt artikel 1 van het koninklijk besluit van 10 juni 2002 tot uitvoering van artikel 14ter van de wet van 11 januari 1993 opgeheven, waardoor de verruimde kennisgevingsplicht als bedoeld in artikel 14ter van de wet niet langer van toepassing is. Deze ontwikkeling noopt tot een aantal wijzigingen in het Belgische preventiebeleid.
Congresstraat 12-14 | 1000 Brussel t +32 2 220 53 42 | f +32 2 220 54 93 | www.cbfa.be
- 2
Ten vierde neemt artikel 1 van het koninklijk besluit van 21 september 2004, dat in het Belgisch Staatsblad van 6 oktober 2004 verschenen is, de derivatenspecialisten op in het toepassingsgebied rationae persona van de wet van 11 januari 1993. Met deze wetswijziging wordt rekening gehouden in deze circulaire. Ten vijfde zijn de Belgische gemeentebesturen voortaan vrijgesteld van de verplichting om aan de houders van een elektronische identiteitskaart het aanvullende document af te leveren dat vroeger samen met de identiteitskaart werd overhandigd als bewijs van het adres. Dit heeft tot gevolg dat het tweede lid van artikel 44 van het reglement van 27 juli 2004 van de CBFA betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme vervalt. In die gevallen waarin het adres niet gecontroleerd kan worden aan de hand van de gegevens die opgeslagen zijn in de microchip van de elektronische identiteitskaart, moet de wijze waarop de financiële instellingen het adres kunnen controleren van cliënten die houder zijn van een elektronische identiteitskaart, herzien worden. In die gevallen acht de Commissie het aangewezen om in afwachting van de eventuele inwerkingtreding van artikel 8, § 3, lid 2, van het voornoemde reglement de bepalingen toe te passen van artikel 8, § 3, lid 1 en 3, ongeacht of de cliënt in België woont of in het buitenland. Ten slotte is ook de inleiding van circulaire PPB 2004/8 en D.250 van 22 november 2004 licht gewijzigd naar aanleiding van de laatste ontwikkelingen.
2. Wijzigingen in circulaire PPB 2004/8 en D. 250 van de CBFA van 22 november 2004 Deze circulaire brengt de volgende wijzigingen aan in de circulaire PPB 2004/8 en D. 250 van de CBFA van 22 november 2004 over de waakzaamheidsverplichtingen met betrekking tot de cliënteel en de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. 2.1. In de inleiding (pagina 1 van de circulaire van 22 november 2004) worden de eerste drie paragrafen vervangen door de volgende tekst : De voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor witwasoperaties is een snel evoluerend aandachtsgebied. Er werd dan ook reeds een lange weg afgelegd sinds de Commissie voor het Bank- en Financiewezen [1] hieromtrent op 3 mei 1999 een aantal circulaires, en de Controledienst voor de Verzekeringen [2] op 5 juli 2001 een mededeling uitbrachten. De normen en de aanbevelingen werden zowel op internationaal als op nationaal niveau verscherpt en verder uitgebreid zodat zij thans ook de preventie van terrorismefinanciering omvatten. Op prudentieel vlak wordt dit thema bovendien voortaan duidelijker dan in het verleden in de ruimere context geplaatst van een goede beheersing van het wettelijk risico en het reputatierisico. Om een goede beheersing van die risico’s te kunnen garanderen, moeten er waakzaamheidsverplichtingen worden nageleefd met betrekking tot de cliënteel. Wat de internationale prudentiële normen betreft, heeft het Bazelcomité voor het Banktoezicht in oktober 2001 een reeks aanbevelingen gepubliceerd inzake de « Customer due diligence for banks ». In februari 2003 heeft het Comité deze aanbevelingen herhaald en nader uitgewerkt in de « General Guide to account opening and customer identification ». In oktober 2004 ten slotte heeft het Comité 1
2
Circulaires D1 99/3, D4/EB/99/2 en D1/WB 99/1 van 3 mei 1999, respectievelijk gericht aan de kredietinstellingen, aan de beleggingsondernemingen en de vennootschappen voor beleggingsadvies, en aan de wisselkantoren. Mededeling D 200 van 5 juli 2001 aan de verzekeringsondernemingen die de groep van activiteiten “leven” beoefenen. Congresstraat 12-14 | 1000 Brussel t +32 2 220 53 42 | f +32 2 220 54 93 | www.cbfa.be
- 3
een aanvullend document gepubliceerd met als titel « Consolidated KYC Risk Management » [3], dat het toepassingsgebied van die aanbevelingen uitbreidt tot de bankgroepen. In de verzekeringssector heeft de International Association of Insurance Supervisors (IAIS) in oktober 2003 zijn « Insurance core principles and methodology » gepubliceerd. Basisprincipe nr. 28, dat toegelicht wordt in een interpretatieve nota, houdt in dat doeltreffende maatregelen moeten worden genomen ter voorkoming en ter opsporing van verrichtingen die verband houden met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme. Bovendien heeft de IAIS in oktober 2004 zijn « Guidance Paper n° 5 on Anti-Money Laundering and Combating the Financing of Terrorism » [4] grondig herzien en aangevuld. Wat specifiek de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme betreft, heeft de Financiële Actiegroep tegen het Witwassen van Geld (FAG), in aanvulling op haar “Veertig Aanbevelingen” die de basis vormen voor de witwasbestrijding, in 2001 en 2004 negen “Bijzondere Aanbevelingen tegen de financiering van het terrorisme” uitgebracht. In juni 2003 heeft de FAG haar veertig aanbevelingen herzien en verstrengd, hierbij tevens rekening houdend met de voormelde aanbevelingen van het Bazelcomité inzake de waakzaamheidsplicht ten aanzien van cliënten. Vervolgens heeft de Actiegroep in 2004, in samenwerking met het Internationaal Monetair Fonds en de Wereldbank, een nieuwe « Methodology for Assessing Compliance with the FATF 40 Recommendations and FATF 9 Special Recommendations » uitgewerkt, die geactualiseerd werd in 2005 [5]. Op Europees niveau hebben het Europees Parlement en de Raad op 4 december 2001 hun goedkeuring gehecht aan Richtlijn 2001/97/EG tot wijziging van Richtlijn 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld [6].
2.2. In de inhoudsopgave wordt een punt 17 toegevoegd, dat luidt als volgt : 17. Toepassing van coherente waakzaamheidsmaatregelen in groepen
2.3. In punt 1, « Bestemmelingen van de circulaire », wordt het volgende geschrapt : -
de cijfers “1.1.” aan het begin van de eerste paragraaf ; voetnoot nummer 5 over de derivatenspecialisten ; punten 1.2. en 1.3. van de circulaire.
2.4. In voetnoot 14 van de circulaire van 22 november 2004 wordt de volgende zin geschrapt : Momenteel komen de volgende 7 landen of gebieden voor op die lijst : 1. de Cook-eilanden, 2. Guatemala, 3. Indonesië, 4. Myanmar, 5. Nauru, 6. Nigeria, 7. de Filippijnen.
3
4 5
6
De documenten van het Bazelcomité zijn beschikbaar op de website van de Bank voor Internationale Betalingen : http://www.bis.org De documenten van de IAIS zijn beschikbaar op de website van de IAIS : http://www.iaisweb.org. De documenten van de FAG zijn beschikbaar op de website van de FAG : http://www.fatf-gafi.org PBEG L344 van 28 december 2001, p. 76 tot 81. Congresstraat 12-14 | 1000 Brussel t +32 2 220 53 42 | f +32 2 220 54 93 | www.cbfa.be
- 4
2.5. In punt 4.3.1.1., « Identiteitskaart en paspoort », worden de volgende wijzigingen aangebracht : -
De laatste drie alinea’s worden geschrapt. Het gaat om de alinea’s die respectievelijk als volgt beginnen: « Inmiddels is gebleken dat … », « In dat geval dient de onderneming haar cliënt te verzoeken … », en « Krachtens artikel 8, § 3, tweede lid van het reglement… »,
-
De geschrapte alinea’s worden vervangen door een nieuw lid dat luidt als volgt: Indien het adres van de cliënt niet gecontroleerd kan worden aan de hand van het bewijsstuk op basis waarvan zijn naam en zijn voornaam gecontroleerd konden worden, moet de adrescontrole verricht worden conform artikel 8, § 3 van het reglement (zie punt 4.3.3. hierna).
2.6. Punt 4.3.3., « Controle van het adres », wordt als volgt gewijzigd : -
In het eerste lid :
wordt na de eerste zin, die eindigt met de woorden « niet op het bewijsstuk is vermeld », een nieuwe zin toegevoegd die luidt als volgt : Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een cliënt met woonplaats in het buitenland geïdentificeerd wordt aan de hand van zijn paspoort, wanneer een cliënt met woonplaats in België bij het aanknopen van een zakenrelatie in zijn woonplaats geïdentificeerd wordt aan de hand van zijn elektronische identiteitskaart of wanneer een cliënt met woonplaats in België op afstand geïdentificeerd wordt aan de hand van een kopie van zijn elektronische identiteitskaart.
worden in de daaropvolgende zin de woorden: In dat geval
vervangen door de woorden: In dergelijke of in andere gelijkaardige situaties
-
In het tweede lid worden de woorden: Zoals al aangegeven in punt 4.3.1. in fine moet de onderneming deze controle voor een cliënt met woonplaats in België verrichten
vervangen door de woorden: Voor een cliënt met woonplaats in België moet de onderneming deze controle verrichten
Congresstraat 12-14 | 1000 Brussel t +32 2 220 53 42 | f +32 2 220 54 93 | www.cbfa.be
- 5
-
In het derde lid
worden de woorden In afwachting daarvan kan de onderneming, voor personen die in het buitenland zijn gevestigd of die niet in het Rijksregister zijn ingeschreven
vervangen door de woorden : Voor cliënten met woonplaats in België die geïdentificeerd worden vóór die regel in werking kan treden en voor personen die in het buitenland zijn gevestigd of die niet in het Rijksregister zijn ingeschreven, kan de onderneming
wordt tussen de woorden « socialezekerheidskaart, » en « enz. », die in de eerste zin tussen haakjes vermeld staan, de volgende woorden ingevoegd : document uitgereikt door het gemeentebestuur als bewijs van het adres,
wordt aan het einde van het lid de volgende zin ingevoegd : Wanneer de cliënt een krediet of een lening aanvraagt en de kredietgever hiervoor de Centrale voor kredieten aan particulieren dient te raadplegen, wordt de bevestiging van het adres van de cliënt die langs deze weg is verkregen als gelijkwaardig beschouwd aan een bewijsstuk dat het mogelijk maakt het adres te controleren.
-
In de tweede zin van het vierde lid worden de volgende woorden geschrapt : die in het buitenland verblijft.
2.7. In voetnoot 18 van de circulaire van 22 november 2004 wordt het nummer aangepast van de voetnoot waarnaar verwezen wordt. De wijzigingen die in de circulaire zijn aangebracht hebben namelijk een invloed op de nummering van de voetnoten. 2.8. In punt 9.2.2., « Tweede-lijnstoezicht », wordt in de paragraaf die volgt op de tekst van artikel 14ter van de wet de volgende zin: De lijst van die landen wordt vastgesteld door artikel 1 van het koninklijk besluit van 10 juni 2002 [19]
vervangen door de volgende zinnen : In voorkomend geval wordt de lijst van die landen vastgesteld bij koninklijk besluit. Momenteel wordt geen enkel land of gebied door de Koning aangewezen met toepassing van artikel 14ter van de wet.
Congresstraat 12-14 | 1000 Brussel t +32 2 220 53 42 | f +32 2 220 54 93 | www.cbfa.be
- 6
Verder wordt voetnoot 19 van de circulaire van 22 november 2004 geschrapt. Deze voetnoot luidde als volgt: 19 Koninklijk besluit van 10 juni 2002 tot uitvoering van artikel 14ter van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en tot wijziging van het koninklijk besluit van 27 december 1994 betreffende de wisselkantoren en de valutahandel (B.S. van 29 juni 2002, p. 29458), als gewijzigd bij het koninklijk besluit van 15 december 2003 (B.S. van 30 december 2003, p. 62014). Op dit moment worden, conform de FAG-aanbevelingen terzake, tegenmaatregelen genomen tegen Nauru en Myanmar.
2.9. In de laatste paragraaf van punt 9.2.2. worden de woorden « de punten 1.2. en 1.3. » vervangen door de woorden « hoofdstuk 17 ». 2.10. In de eerste regel van de tweede paragraaf van punt 9.2.3.2. en aan het eind van die paragraaf wordt « kredietinstelling » vervangen door « instelling ». In de vijfde en laatste paragraaf van punt 9.2.3.2. wordt « kredietinstellingen » vervangen door « instellingen ». 2.11. In punt 15.1 worden de woorden « (Zie ook voetnoot 19 hierboven) » vervangen door de volgende zin : Momenteel wordt geen enkel land of gebied door de Koning aangewezen met toepassing van artikel 14ter van de wet.
2.12. Tussen het einde van hoofdstuk 16 en de zin die aangeeft dat er een kopie van de circulaire verstuurd wordt aan de commissarissen, erkende revisoren, wordt een hoofdstuk 17 ingevoegd dat luidt als volgt: 17.Toepassing van coherente waakzaamheidsmaatregelen in groepen 17.1. Wetgeving en reglementering ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme die in het buitenland geldt voor bijkantoren en dochters van instellingen naar Belgisch recht 17.1.1. De bepalingen van de wet van 11 januari 1993 en van het reglement van de CBFA van 27 juli 2004 moeten niet worden toegepast in het buitenland door de bijkantoren en dochters van instellingen naar Belgisch recht die gevestigd zijn in een andere Lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Financiële Actiegroep, waar zij onderworpen zijn aan bepalingen die gelijkwaardig zijn aan de Belgische bepalingen. Toch mag niet uit het oog verloren worden dat de Belgische instellingen ook zelf geconfronteerd zullen worden met een reputatierisico indien hun in die landen gevestigde bijkantoren of dochters betrokken zouden raken bij verrichtingen die verband houden met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme. Voor een goede beheersing van het reputatierisico wordt deze Belgische instellingen dan ook aanbevolen zich ervan te vergewissen dat hun bijkantoren en dochters de terzake geldende lokale wetgeving en reglementering daadwerkelijk naleven 17.1.2. De bijkantoren en dochters van instellingen naar Belgisch recht die gevestigd zijn in andere Staten dan bedoeld in punt 17.1.1. zijn in de eerste plaats onderworpen aan de bepalingen van het lokale wettelijke en reglementaire kader. Bovendien moeten de Belgische instellingen voor hun bijkantoren en dochters die gevestigd zijn in andere Staten dan bedoeld in het vorige lid terzake strengere omkaderingsmaatregelen invoeren met het oog op een goede beheersing van het reputatierisico.
Congresstraat 12-14 | 1000 Brussel t +32 2 220 53 42 | f +32 2 220 54 93 | www.cbfa.be
- 7
In dat geval volstaat het niet dat hun bijkantoren en dochters de lokale wettelijke en reglementaire voorschriften ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme naleven. De Belgische instellingen moeten hen verplichten om een gelijkwaardige preventieregeling te hanteren als opgelegd door de Belgische wetgeving en reglementering, indien er nog geen dergelijke gelijkwaardige preventieregeling wordt toegepast krachtens de lokale wettelijke en reglementaire voorschriften. Deze preventieregeling heeft met name betrekking op : - de vereisten inzake identificatie van cliënten en economisch rechthebbenden, - het cliënt-acceptatiebeleid, - de specifieke omkadering van zakenrelaties en verrichtingen met cliënten die op afstand werden geïdentificeerd, - de waakzaamheidsplicht ten aanzien van zakenrelaties en verrichtingen, - de specifieke voorschriften voor geldoverschrijvingen en -overdrachten, - de verplichtingen inzake opleiding en sensibilisatie van het personeel, - de aanwijzing van een verantwoordelijke voor de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, - en, meer algemeen, de invoering van een passende administratieve organisatie en interne controle om te voorkomen dat het bijkantoor of de dochteronderneming betrokken zou raken bij witwasoperaties of financiering van terrorisme. Indien de lokale wetgeving zich zou verzetten tegen de toepassing van deze Belgische bepalingen, dient de Commissie hiervan in kennis te worden gesteld. 17.2.
Procedures en organisatie voor de beheersing van de risico’s in verband met de cliënteel in groepen
17.2.1. Gecoördineerde vaststelling en uitvoering van de procedures en beleidslijnen Wanneer een kredietinstelling of een beleggingsonderneming dochters en/of bijkantoren heeft opgericht in het buitenland, is het voor de goede en adequate beheersing van het wettelijk risico en het reputatierisico van cruciaal belang dat er binnen de “groep” die de Belgische instelling samen met haar dochters en bijkantoren vormt, op elkaar afgestemde waakzaamheidsnormen worden toegepast ten aanzien van de cliënteel. Elke aldus gedefinieerde groep dient dus een globaal programma uit te werken voor de beheersing van de risico’s die verband houden met de cliënteel en dient zich daarvoor te baseren op de specifieke beleidslijnen en procedures die door elke entiteit van de groep worden toegepast. Op het niveau van de entiteit geven die specifieke beleidslijnen en procedures uitvoering aan de normen die voor de gehele groep gelden en garanderen ze de doeltreffendheid van die normen, hoewel daarnaast ook rekening gehouden dient te worden met de lokale specifieke kenmerken of met de specifieke kenmerken van de uitgeoefende activiteiten. In het kader van dit globaal programma voor de beheersing van de risico’s in verband met de cliënteel acht de Commissie het raadzaam dat de Belgische kredietinstellingen en beleggingsondernemingen die dochters en/of bijkantoren hebben opgericht in het buitenland, een gecentraliseerd systeem invoeren om de vaststelling van de beleidslijnen en procedures voor de waakzaamheid ten aanzien van de cliënteel te coördineren op groepsniveau. Die gecoördineerde beleidslijnen en procedures moeten er in de eerste plaats voor zorgen dat de wetgevingen en reglementeringen die voor de verschillende entiteiten van de groep van toepassing zijn, met name op het vlak van de voorkoming van witwaspraktijken en de financiering van terrorisme, nageleefd worden. Daarnaast moeten ze echter ook bewerkstelligen dat de identificatie, controle en beperking van de wettelijke risico’s en reputatierisico’s in verband met de cliënteel op coherente wijze verlopen binnen de groep. Met het oog op de coherentie van de verschillende methodes voor de beheersing van de risico’s in verband met de cliënteel binnen de groep is het ook noodzakelijk dat de
Congresstraat 12-14 | 1000 Brussel t +32 2 220 53 42 | f +32 2 220 54 93 | www.cbfa.be
- 8
daadwerkelijke uitvoering van de beleidslijnen en procedures die door de verschillende entiteiten van de groep worden toegepast, gecoördineerd wordt op groepsniveau. Het globale programma voor de beheersing van de risico’s in verband met de cliënteel moet in het bijzonder beleidslijnen en procedures omvatten die betrekking hebben op: - de cliëntenidentificatie en het cliënt-acceptatiebeleid ; - het toezicht op de rekeningen en verrichtingen ; - de maatregelen inzake organisatie en controle die nodig zijn voor een daadwerkelijke risicobeheersing. 17.2.2. Cliëntenidentificatie en cliënt-acceptatiebeleid De regels die door de verschillende entiteiten van de groep worden toegepast voor de identificatie van de cliënten, voor de controle van hun identiteit en voor het bewaren van de gegevens en documenten die verband houden met de identificatie, moeten op elkaar worden afgestemd op groepsniveau, om te garanderen dat elke entiteit van de groep over alle informatie beschikt die vereist is om het cliënt-acceptatiebeleid coherent te kunnen toepassen en die informatie ook controleert. Hierbij dient ook rekening te worden gehouden met de specifieke wettelijke en reglementaire bepalingen die voor elk van de entiteiten van toepassing zijn en met de specifieke kenmerken van de uitgeoefende activiteiten. Het globale programma voor de beheersing van de risico’s in verband met de cliënteel van de groep moet ook duidelijk vermelden aan welke normen het cliënt-acceptatiebeleid en de cliënt-acceptatieprocedure van elk van de entiteiten van de groep moeten voldoen. Die normen moeten de groep met name in staat stellen te garanderen dat de risico’s die de cliënten kunnen inhouden, op coherente wijze beoordeeld worden, ongeacht met welke entiteit van de groep de cliënten een zakenrelatie wensen aan te gaan. Bijgevolg moeten die normen het onder andere ook mogelijk maken om op coherente wijze te bepalen welke categorieën van cliënten een groter risico kunnen inhouden dan de doorsnee cliënt. En ten slotte moeten de procedureregels die gehanteerd worden bij het onderzoek van de aanvragen en bij de beslissing om een relatie aan te knopen met cliënten, met behulp van die normen op elkaar kunnen worden afgestemd op groepsniveau, rekening houdend met het risiconiveau dat aan die cliënten is verbonden. 17.2.3. Toezicht op de rekeningen en verrichtingen Om de risico’s op coherente wijze te kunnen beheersen in de groep is het ook van belang dat alle entiteiten van de groep eenzelfde of een gelijkwaardig niveau van waakzaamheid hanteren bij het toezicht op de rekeningen en verrichtingen van de cliënten, en dat de regels die zij in dit verband toepassen, op elkaar afgestemd zijn op groepsniveau. Het globale programma voor de beheersing van de risico’s in verband met de cliënteel van de groep moet dus de normen vastleggen die vereist zijn opdat elke entiteit een geschikt toezichtssysteem zou kunnen inrichten. Voor elke entiteit van de groep moeten er procedures en beleidslijnen worden vastgesteld die uitvoering zullen geven aan die normen. De normen moeten betrekking hebben op de basisregels van het toezichtssysteem, de voornaamste risicocriteria waarop het toezicht gesteund is en de procedureregels voor de analyse van de opgespoorde atypische verrichtingen en voor het gevolg dat op basis van die analyse gegeven dient te worden aan die verrichtingen. 17.2.4. Maatregelen inzake organisatie en controle die nodig zijn voor een goede risicobeheersing Het globale programma voor de beheersing van de risico’s in verband met de cliënteel van de groep moet ten slotte ook de normen vastleggen die de verschillende entiteiten van de groep in staat moeten stellen op elkaar afgestemde maatregelen in te voeren om te garanderen dat de risico’s die verband houden met de cliënteel goed beheerst worden.
Congresstraat 12-14 | 1000 Brussel t +32 2 220 53 42 | f +32 2 220 54 93 | www.cbfa.be
- 9
Deze maatregelen omvatten met name : de invoering van een passende organisatie, waarbij met name het beginsel van scheiding van functies in acht wordt genomen en onder meer rekening wordt gehouden met de verplichte toepassing van circulaire D1 2001/13 over de compliance-functie die op 18 december 2001 verstuurd werd naar de kredietinstellingen en met circulaire D1/EB/2002/6 van 14 november 2002 aan de beleggingsondernemingen, over hun interne controle en over de interne auditfunctie en de compliance-functie, de opleiding en sensibilisatie van het personeel, de invoering van passende interne controleprocedures, de effectieve opneming in het toepassingsgebied van de interne audit van de beheersing van de risico’s in verband met de cliënteel, de wijze waarop het orgaan belast met de effectieve leiding effectief toezicht moet houden op de beheersing van de risico’s in verband met de cliënteel. In die context beveelt de Commissie de Belgische kredietinstellingen en beleggingsondernemingen met dochters of bijkantoren in het buitenland ook aan om zich ervan te verzekeren, indien nodig door controles die hun departement “interne audit” ter plaatse uitoefent, dat die dochters en bijkantoren effectief over de vereiste administratieve organisatie en interne controle beschikken om zich te conformeren aan de lokale wetgeving ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en aan de verschillende voornoemde normen die vastgelegd zijn in het globale programma voor de beheersing van de risico’s in verband met de cliënteel van de groep.
3. Verspreiding van de wijzigingen die door deze circulaire worden ingevoerd De gecoördineerde versie van de circulaire PPB 2004/8 en D. 250 van de CBFA van 22 november 2004 over de waakzaamheidsverplichtingen met betrekking tot de cliënteel en de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, die aangepast is aan de wijzigingen die in deze circulaire worden beschreven, is beschikbaar op onze website (www.cbfa.be). Wij raden u aan deze gecoördineerde versie te gebruiken. We onderstrepen dat de wijzigingen die door deze circulaire worden ingevoerd, een invloed hebben op de nummering van de voetnoten. In de gecoördineerde versie van de circulaire is die nummering dus ook aangepast. Wij sturen een kopie van deze circulaire aan uw commissaris(sen), erkende revisor(en). Hoogachtend, De Voorzitter,
E. Wymeersch.
Congresstraat 12-14 | 1000 Brussel t +32 2 220 53 42 | f +32 2 220 54 93 | www.cbfa.be
