Wereldwijd de klok rond werken
6
IVORMATIE MAGAZINE DECEMBER 2015
Infrastructuur & Havens
We gaan terug in de tijd, naar 2009. Iv-Groep tekende toen voor het ontwerp van de zestien nieuwe sluisdeuren voor de uitbreiding van het Panamakanaal. Het Panamaproject mag met recht een gigantisch project genoemd worden. Niet alleen de sluisdeuren zelf zijn enorm qua afmetingen, ook het aantal medewerkers en het aantal betrokken landen is groot. Een omvangrijk en internationaal project als het Panamaproject betekent samenwerken in optima forma.
7
Wereldwijd werd expertise bij het project betrokken, van Europa tot Azië en Amerika. Zo’n groot, internationaal team heeft voordelen: zo kon over de hele wereld de klok rond worden gewerkt aan het project. Het brengt echter ook de nodige uitdagingen met zich mee. Een van de meest belangrijke was het bewaken van overzicht. Met de ingebruikname van de sluisdeuren in zicht, kijken projectleider Léon Tuunter en ontwerpleider Jeremy Augustijn terug op een lange, maar mooie periode van intensieve samenwerking, over de grenzen.
Grootschalige internationale samenwerking vraagt om overzicht Wereldwijd samenwerken In de hoogtijdagen van het Panamaproject werkten zo’n tachtig man aan het ontwerp van de sluisdeuren. De ontwerpperiode duurde ongeveer twee jaar. Wereldwijd werd aan het ontwerp gewerkt: op drie locaties van Iv-Groep in Nederland, in het Iv kantoor in Maleisië, maar ook in Oekraïne, Argentinië, Panama, Italië en twee locaties in de Verenigde Staten. De complete aanleg van de nieuwe sluizen in het Panamakanaal is in handen van GUCP, dat bestaat uit bedrijven uit Spanje, Italië en België. En uiteraard speelt Panama, het land waar alles zich afspeelt, een grote rol. Hoe werkt zoiets? Hectisch, zeggen Léon en Jeremy. Althans, in het begin. Jeremy was vanaf het begin in 2009 betrokken bij het project en sprong direct op een rijdende trein. De Panamese opdrachtgever had een erg strakke planning opgelegd en de benodigde acties moesten direct uitgevoerd worden. Jeremy en zijn team maakten lange werkdagen. Léon werd halverwege 2010 bij het project betrokken om het overzicht verder te bewaken. Omdat hij op dat moment nog geen rol binnen de hectiek van het lopende project had, kon hij het objectief bekijken. Hierdoor had hij de gelegenheid zich met de verdere organisatie van het project bezig te houden.
8
IVORMATIE MAGAZINE DECEMBER 2015
Uitbreiding van het Panamakanaal Het Panamakanaal uitbreidingsproject voorziet in de aanleg van een derde set sluizen naast de bestaande sluizencomplexen aan de Atlantische Oceaan en Stille Oceaan. Er zijn per complex drie sluiskamers achter elkaar aangelegd die schepen van zeeniveau naar het 27 meter hoger gelegen Gatún-meer brengen. De nieuwe sluizen zijn 60% breder en 40% langer dan de bestaande sluizen en bestaan elk uit drie schutkolken waartussen steeds dubbele deuren zijn geplaatst. Elk sluizencomplex bevat in totaal acht deuren. Iv-Groep startte in 2009, als onderdeel van het consortium CICP (een samenwerkingsverband met MWH Global en Tetra Tech), met het ontwerp van de sluisdeuren. De contacten met Tetra Tech vinden hun oorsprong echter in 2006. Iv werkte toen aan het aanbiedingsontwerp voor de nieuwe stormvloedkering in New Orleans en Tetra Tech werkte op dat moment voor een van de concurrerende consortia. Tetra Tech was overtuigd van de expertise van Iv op het gebied van staalconstructies en wilde Iv daarom graag als partner binnen het consortium voor het Panamaproject.
Infrastructuur & Havens
Projectkwaliteitsplan maakt verantwoordelijkheden helder In het begin was het project een lastig zoekplaatje, zegt Léon. Overzicht en structuur zijn een van de meest belangrijke succesfactoren van een dergelijk project. Om verantwoordelijkheden en prioriteiten helder te krijgen, is samen met partner MWH een projectkwaliteitsplan gemaakt. Iedere medewerker kreeg hierdoor meer eigen verantwoordelijkheid en duidelijkheid. Ook vonden meerdere toetsmomenten plaats: eerst een collegiale check, gevolgd door een review door Jeremy en ten slotte peer- en interdisciplinaire reviews door partners MWH of Tetra Tech. Parallel hieraan verrichte ACP ook nog regelmatig ‘over-theshoulder’ reviews, workshops waarbij ze de gelegenheid kregen de status van het ontwerp tegen het licht te houden. Iv-Groep presenteerde dan de huidige stand van zaken en gaf aan waar tegenaan werd gelopen. In eerste instantie kostte dit extra tijd, maar uiteindelijk bleek het een ontlasting voor het projectteam. Door het projectplan bleef de focus gericht op de eisen van de opdrachtgever. Een project van deze omvang kent altijd grijze gebieden, waarvan niet direct
duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Het is belangrijk om dit zoveel mogelijk af te bakenen, want het bevordert de voortgang en daarnaast is het ook nog risicovol om buiten je eigen scope te werken. Volgens het Panamese recht ben je verantwoordelijk voor alles wat je ontwerpt; of je er nu opdracht voor hebt of niet. Amerikaanse juristen hielden dan ook namens CICP in de gaten of alles binnen de scope bleef. Van de ene tijdzone naar de andere Aan het Panamaproject werd letterlijk over de hele wereld de klok rond gewerkt. Het voordeel van het tijdsverschil was dat Nederlandse medewerkers na een lange werkdag bepaalde vraagstukken konden doorzetten naar Amerikaanse, Panamese of Maleise collega’s en vice versa, zodat de werkzaamheden aan het project ’s nachts verder konden gaan. Jeremy: “De enige tijdzone die ontbrak, was Australië. Daar hebben we vanwege de capaciteitsvraag nog enige tijd mee onderhandeld, maar misschien was het beter dat dat niet doorging. Dan weet je echt niet meer welke datum het is.” Het wereldwijde werken had voordelen, vertelt Jeremy. 9
“Vanwege de strakke planning waren de deadlines soms moeilijk haalbaar. We hebben wel eens om twee uur ’s nachts in Nederland onze documenten geüpload, wat in onze tijdszone te laat was, maar in Panama waren we nog op tijd, omdat het daar nog een dag eerder was.” Even bij elkaar naar binnen lopen om te overleggen, is er bij zo’n internationaal project vaak niet bij. Om elkaar toch ‘live’ te spreken, dat werkt toch het prettigst, waren er regelmatig fysieke overlegmomenten met de verschillende partners. Met de Amerikaanse collega’s hield Iv-Groep daarnaast wekelijks een conference call. Ook was er structureel een collega van Iv-Groep in Panama aanwezig. In de eerste fase waren permanent twee collega’s in Panama. Later werd dit teruggeschroefd naar één medewerker. Ook tijdens de bouw van de sluisdeuren in Italië was een collega van Iv ter plaatse om de staalbouwer vanuit het ontwerpteam te ondersteunen. En nu de inbedrijfstellings- en testfase sinds begin dit jaar in Panama in volle gang is, zit er ook weer structureel een medewerker van Iv in Panama. Assisteren tijdens het testen en inbedrijfstellen is erg belangrijk, omdat je in deze fase tegen ongebruikelijke situaties aanloopt en door aanwezig te zijn kunnen zaken gelijk worden opgelost. Geconcludeerd kan worden dat ‘live’ communicatie of bellen het meest effectief is en de vaart erin houdt. E-mail is een handig communicatiemiddel, maar moet wel met mate ingezet worden. Eerst bellen en dan pas mailen, werd het devies. De hoeveelheid e-mails was binnen dit project werkelijk niet te overzien. Een project met grote culturele diversiteit De contracttaal van het Panamaproject is Engels, maar er wordt binnen GUPC ook veel Spaans gesproken, vanwege de vele Spaanse, Latijns-Amerikaanse en Italiaanse medewerkers. Binnen Iv-Groep werkten collega’s van verschillende afkomst aan het project mee: uit Nederland, Griekenland, Italië, Turkije, Spanje, Marokko, Maleisië, Oekraïne, de Antillen en Groot-Brittannië. Ook in Panama wonen en werken mensen met verschillende culturele achtergronden. Bij de bouw van het Panamakanaal, begin twintigste eeuw, waren bijvoorbeeld veel Chinese arbeiders betrokken. Zij zijn in Panama blijven wonen en hebben daar een gezin gesticht. Nog steeds zijn er dan ook veel Panamezen met een Chinese afkomst, merkte Jeremy op tijdens zijn verblijven in Panama. Overigens lag het ontwerp van de sluizen voor een groot deel buiten Panamese handen, maar zijn bij de bouw veel Panamezen betrokken. Volgens de Panamese wet moeten namelijk voor elke buitenlandse werknemer negen Panamezen worden ingehuurd. Dit, om de eigen arbeidsmarkt te beschermen.
10 IVORMATIE MAGAZINE DECEMBER 2015
Met zo’n internationaal team ontkom je niet aan cultuurverschillen. De Amerikaanse collega’s moesten best wennen aan de Nederlandse mentaliteit van ‘what you see is what you get’. Dat werd gewaardeerd, maar het vertrouwen moest groeien. Ook de omgangsvormen verschilden per land. Léon beschrijft een boardmeeting in Panama, in de startfase. Onwetend nam hij alvast plaats aan tafel, die in een grote U-vorm was opgesteld. Dat bleek niet de bedoeling. Op de kop van de U moest ‘the board’ zitten, met in het midden de chairman. Aan de poten van de U was plaats voor de staf. “Een beetje hiërarchisch en formeel”, vindt Léon, maar met wat geven en nemen kom je een heel eind. Je moet een beetje wennen aan elkaar. De samenwerking en het vertrouwen groeit naarmate je verder in het project komt. Zeker als je altijd je afspraken nakomt. Of, als dat niet lukt, op tijd meldt dat het niet lukt.
Vertrouwen in elkaar moet groeien Het project zelf is de beste teambuilding Nu het einde in zicht is, overheerst bij Jeremy en Léon vooral een gevoel van trots. Het is ze gelukt, door met zijn allen keihard te werken. “Het hele team heeft zich uit de naad gewerkt”, zegt Léon. In het kader van teambuilding deden ze in de zes jaar dat het project duurde een aantal interne samenwerkingsevents. Vlotten bouwen met een man of vijftig bijvoorbeeld. Dat was goed voor het teamgevoel. Het project zelf vormde echter misschien wel de beste teambuilding én leerschool voor zowel het team als de organisatie. Beide zijn enorm gegroeid door het werken aan zo’n groot project, vindt Jeremy. Terugkijkend denkt hij dat je vooraf vooral heel goed ieders verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden vast moet leggen. Wie doet wat wanneer? Vervolgens kun je ingaan op wat precies je eindproduct is, wanneer je dat gaat leveren en wat je er allemaal voor nodig hebt. Af en toe moet je ook de rust nemen om zaken te overzien en je moet je niet gek laten maken. Het oude aannemersgezegde ‘als het niet gaat zoals het moet, dan moet het zoals het gaat’, geldt ook voor dit project.
Infrastructuur & Havens
Hoog bezoek in Panama
Bron: ANP/Koen van Weel
Begin dit jaar heeft Jeremy minister-president Mark Rutte mogen rondleiden bij de sluizen. Als het kanaal volgend jaar officieel wordt geopend zal er ook een delegatie van Iv-Groep aanwezig zijn. Wie weet varen we dan wel samen met koning Willem-Alexander door de nieuwe sluizen. Een mooie afsluiting van een groots project.
11
Een blik op het afgelopen jaar
19 januari 2015
12 april 2015
28 april 2015
Installatie van de eerste acht deuren in de nieuwe Pacifische sluis.
Iv geeft premier Mark Rutte een rondleiding door de bouwplaats van het nieuwe Panamakanaal tijdens de Amerika-top in Panama.
Installatie van de zestiende en laatste sluisdeur op haar plek in het kanaal.
12 IVORMATIE MAGAZINE DECEMBER 2015
Infrastructuur & Havens
Het is inmiddels alweer twee jaar geleden dat de eerste vier sluisdeuren aankwamen in Panama. Dinsdag 20 augustus 2013, om precies te zijn. De tijd vliegt! In de tussentijd heeft het Panamakanaal uitbreidingsproject grote sprongen gemaakt. Het afgelopen jaar stond in het teken van grote mijlpalen. Zo zijn de sluizen gevuld met water, is gestart met het testen van de sluisdeuren en zijn beide sluiscomplexen traditiegetrouw vernoemd naar het gebied waar ze zijn gebouwd: de Atlantische sluis heet Agua Clara en de Pacifische sluis Cocoli.
11 juni 2015
22 juni 2015
23 juni 2015
Vullen van de sluis aan de Atlantische kant met water uit het naastgelegen Gatúnmeer.
Vullen van de sluis aan de Pacifische kant met water uit het naastgelegen Miraflores meer.
Het begin van een spannende nieuwe periode voor Iv: er is gestart met het testen van de sluisdeuren.
13
