Informatie over: - de voortgang van de NUMERI Landelijke Leden- Registratie (LLR) - de ICT-kennis in de dienstenorganisatie

18

Informatie over: - de voortgang van de NUMERI Landelijke LedenRegistratie (LLR) - de ICT-kennis in de dienstenorganisatie

KDB 07.13

Datum 6 juni 2007

18

Informatie over de voortgang van de NUMERI Landelijke LedenRegistratie (LLR) en de ICT-kennis in de dienstenorganisatie

Pagina 2 van 18

…. Tel hen hoofdelijk en schrijf hen met naam en toenaam in, geordend naar geslacht en familie en ingedeeld naar de legerafdeling waartoe ze behoren. Numeri 1: 2b (NBV)

18


Pagina 3 van 18

18


Pagina 4 van 18

Inhoud 1

Inleiding

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11

Stand van zaken Numeri Wijziging in projectleiding Voortgang bouw Numeri Capaciteit in projectteam Extern onderzoek naar wenselijkheid en mogelijkheid voor uploaden Aanpassing in prioriteiten Administratieve Organisatie (AO) Pilot Gebruikersacceptatietest III Overleg Klankbordgroep Gebruikersvriendelijkheid & Implementatie Communicatie Financiële verantwoording

3

Kernpunten voortgang project Fusies, Federaties en Aanmerkingen d.d. 15 mei 2007 Inleiding: Harde cijfers per 15 mei 2007 Factoren die sterk van invloed zijn op de snelheid en mate van voortgang

3.1 3.2 3.3

6 7 7 7 8 8 8 9 9 9 9 10 10

11 11 11 12

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Eindrapportage Inrichting Dienstverlening LLR/DO voor Pilot Inleiding Werkprocesintegratie Aanpassingen WebSolutions Organisatorische inbedding Budget Pilot

13 13 13 13 14 14 14

Bijlage 1

Budgetoverzicht uitputting project LLR

15

5

ICT-kennis in de Dienstenorganisatie PKN

16

18


Pagina 5 van 18

18


1

Pagina 6 van 18

Inleiding

In de brief van 22 maart 2007 aan de Kleine Synode, welke als actualisering van de rapportage LLR was opgesteld, wordt in de laatste alinea gesproken over condities waaronder de data voor pilot en uitrol gehaald kunnen worden, namelijk de beschikbaarheid van de benodigde mensen. In de onderhavige rapportage vormt de stand van zaken rond de personeelsbezetting een prominent onderwerp, omdat de personele bezetting op een kritiek pad ligt. Het heeft zijn weerslag op het project Numeri, maar ook op het project Fusies, Federaties en Aanmerkingen en op het project dienstverlening LLR/Numeri. Uit de vele punten die bij het project Numeri genoemd worden blijkt opnieuw hoe enorm groot, intensief en dynamisch dit project is, zeker voor de Protestantse Kerk voor wie een dusdanig project uniek is. Numeri is door Ordina opgeleverd en dat was reden voor een feestje. We gaan wat het systeem betreft de kant op die we voor ogen hebben. Nu komt de gebruikersvriendelijkheid in beeld en gaan we de functionaliteiten die gebouwd zijn eenvoudig toegankelijk maken. Om bij de uitrol een systeem te kunnen leveren dat aan de eisen van de gebruikers voldoet is een uitstel van de beperkte uitrol nodig. Argument daarvoor is dat dan ook het financiële pakket goed werkt, de Sila interface helemaal is doorgetest en de gebruikersvriendelijkheid op een goed niveau is. Bovendien is het nodig om de capaciteit aan personeel welke nodig is voor de bouw en later de uitrol intern op te leiden, zodat het team op de benodigde sterkte komt. Het uitstel zal een half jaar zijn, omdat rekening gehouden moet worden met de actie kerkbalans die niet in gevaar mag komen. Fusies, Federaties en Aanmerkingen geeft harde cijfers over de behaalde resultaten. Een duidelijke voortgang ten opzichte van de vorige rapportage tekent zich af. Daarnaast ook zorgen die te maken hebben met de beschikbaarheid van het personeel. Het derde project, Inrichting Dienstverlening is in een afrondende fase gekomen. Vandaar dat van een eindrapportage gesproken wordt. De heer H. Bol blijft nog wel bij het project betrokken voor verdere begeleiding. Om het project verder vorm te kunnen geven en richting uitrol te gaan werken is een versterking van het team noodzakelijk, ook op het gebied van beheer van het systeem. Er is één applicatiebeheerder aangetrokken en begonnen, maar hier is op zeer korte termijn versterking bij nodig. De werving hiervoor is gestart. Voor het management betekent dit een aanpassing van de prioriteiten. De probleemgebieden zijn helder in beeld en we hebben de route die we moeten gaan in kaart gebracht. Daarbij staat de dienstverlening aan de gemeenten voorop. Haaije Feenstra algemeen directeur mei 2007

18


2

Pagina 7 van 18

Stand van zaken Numeri

2.1 Wijziging in projectleiding In augustus 2006 is de heer Berger aangetrokken als nieuwe projectleider voor het project LLR. Met verve heeft hij het project in de goede richting geduwd, met als resultaat dat de uitrol van het systeem in zicht lijkt te komen. Omdat het project nu in een andere fase komt is besloten dat een nieuwe kracht het managementgedeelte overneemt en dat de heer Berger op afstand het project leidt. Per 7 mei jl. is de heer George-Jan le Roy begonnen. De heer Berger zal de contacten naar buiten onderhouden, zoals die met de VKB en de gebruikersvereniging Baruch.

2.2 Voortgang bouw Numeri Eind april was er reden voor een klein feestje. Ordina gaf aan gereed te zijn met de afgesproken werkzaamheden. De bouwer heeft hiertoe een Acceptatie en opleveringsdocument aangeboden, waarin ze de Protestantse Kerk in Nederland vraagt het systeem te accepteren zoals het nu is gebouwd. Voor de Protestantse Kerk in Nederland en Ordina is dit een belangrijk moment, omdat hiermee een lange periode van intensief samenwerken in een andere fase is gekomen. Het project is met ondertekening van dit document door de Protestantse Kerk in Nederland niet afgerond, want Ordina zal nog verder bouwen aan het systeem. Zo zijn daar de gebruikersinterface die de gebruikersvriendelijkheid moeten vergroten, de inrichting van het Financiële gedeelte en een aantal ‘toekomstige functionaliteiten’. We hebben er alle vertrouwen in dat met de bouw van deze drie onderdelen de gebruikers een systeem krijgen waarmee ze vrijwel alles kunnen doen wat ze in hun huidige systeem kunnen doen voor de kerkelijke administratie. Tevens biedt het systeem meer mogelijkheden voor de toekomst. Om de bouw van de gebruikersinterface direct zo goed mogelijk te laten zijn is aan Oracle gevraagd een second opinion te geven op het ontwerp dat door Ordina van deze interface is gemaakt. Tevens is de klankbordgroep gebruikersvriendelijkheid en implementatie nauw betrokken bij de ontwikkeling van de interface en is het ontwerp voorgelegd aan de gebruikers uit het veld in de Pilotgemeenten. De kosten voor de interface á € 245.000 zijn reeds opgenomen in het budget ‘gebruikersvriendelijkheid’. Van de inrichting van Oracle Financials is een apart project gemaakt. De protestantse gemeente Utrecht zal als model worden ingericht voor alle gemeenten in de Protestantse Kerk in Nederland die gebruik gaan maken van de financiële module van Oracle. Met de protestantse gemeente Utrecht zal nog extra gesproken worden over de scope van het project en de inzet van personeel. Voor de inrichting van Oracle Financials is extra budget nodig van € 50.000. In september 2007 zal een aangepaste projectbegroting worden overlegd. Om de acceptatie van Numeri te vergroten is een aantal functionaliteiten, welke later gebouwd zouden worden, in de planning naar voren gehaald. De naam ‘toekomstige functionaliteiten’ heeft daarop betrekking. Het kosten voor deze functionaliteiten á € 80.000 zijn nog niet opgenomen in het budget.

18


Pagina 8 van 18

De landelijke conversie, het overzetten van de bestanden vanuit de landelijke database naar het nieuwe LLR is gelukt. Dit betekent dat in de testomgeving nu alle leden van de Protestantse Kerken in Nederland zijn opgenomen.

2.3 Capaciteit in projectteam In juni vertrekken drie belangrijke spelers uit het projectteam, te weten de heren Bertil Prins, Arno Schippers en Ate Tienstra. De laatste is als vrijwilliger aan het project verbonden geweest en zal als voorzitter van de gebruikersvereniging Baruch het project blijven volgen. Met hun vertrek ontstaat er direct een tekort aan belangrijke kennis over het systeem en het project. Zij vormden vanaf het begin van het project het contact met de bouwers van het systeem. Ook voor Ordina (de bouwer van het systeem) ontstaat hiermee een probleem voor het kunnen opleveren van Numeri. Het zal tijd vragen dit gat te vullen. Omdat deze kennis en kundigheid binnen het project hard nodig zijn, maar ze niet binnen de SMRA of de dienstenorganisatie beschikbaar zijn, zal extern geworven moeten worden. Het is bekend dat verschillende medewerkers op zoek zijn naar een betrekking buiten de SMRA. Ook hier is het behoud en de overdracht van kennis belangrijk. Om het project verder vorm te kunnen geven en richting uitrol te gaan werken is een versterking van het team noodzakelijk, ook op het gebied van beheer van het systeem. Er is één applicatiebeheerder aangetrokken en begonnen, maar hierbij is op zeer korte termijn versterking nodig. De werving hiervoor is gestart.

2.4 Extern onderzoek naar wenselijkheid en mogelijkheid voor uploaden In de vergadering van de kleine synode van 24 november 2006 is toestemming gegeven tot het houden van een onderzoek naar de verschillende mogelijkheden en kosten van een tweezijdige interface met lokale pakketten (met name Scipio en Topsoft). Dit onderzoek is gedaan door Cap Gemini en is in concept gereed. Het concept rapport is op 16 mei jl. gepresenteerd en in het Projectoverleg van 21 mei jl. besproken. Er is echter meer tijd nodig om een aantal interessante uitkomsten te bespreken met de onderzoekers van Cap Gemini om conclusies te kunnen trekken. Het rapport wijst in een richting die een grote aanpassing in de structuur voorstaat, ook wat betreft de beveiligingsprofielen. Daarnaast zijn er door ons fundamentele vragen gesteld over architectuur en inrichting. Het onderzoek hiernaar heeft tijd nodig. Het rapport van Cap Gemini is te laat opgeleverd om een verantwoorde conclusie te kunnen trekken. Het rapport zal voor de vergadering van 28 september 2007 worden geagendeerd.

2.5 Aanpassing in prioriteiten Om bij de uitrol een systeem te kunnen leveren dat aan de eisen van de gebruikers voldoet, zodat ook het financiële pakket goed werkt, de Sila interface helemaal is doorgetest, en de gebruikersvriendelijkheid op een goed niveau is, en om de capaciteit aan personeel welke nodig is voor de bouw en later de uitrol intern op te leiden, zodat het team op de benodigde sterkte komt, is een uitstel van de beperkte uitrol nodig. Het uitstel zal een half jaar zijn, omdat rekening gehouden moet worden met de actie Kerkbalans die niet in gevaar mag komen.

18


Pagina 9 van 18

Ook is een nadere studie nodig naar de interface die het onderzoek van Cap Gemini voorstelt (zie punt 2.4). Wanneer besloten wordt deze interface te bouwen, zou dit namelijk kunnen betekenen dat de uitrol die gepland is een andere vorm krijgt, omdat gemeenten al gegevens kunnen ophalen en inlezen. De druk om in een korte tijd uit te rollen naar de gemeenten die tweezijdig muteren is dan weg.

2.6 Administratieve Organisatie (AO) Uit bovenstaande is duidelijk dat het van zeer groot belang is, zo snel mogelijk de kennis die aanwezig is bij de SMRA te borgen en een overzicht te krijgen van de processen. De meeste processen in leden- en bijdrageadministratie zijn reeds door een extern bureau uitgewerkt. Er is begonnen met het houden van interviews om de Administratieve Organisatie die al op papier staat, bij medewerkers te verifiëren op volledigheid en juistheid.

2.7 Pilot Begin mei zijn drie gemeenten enthousiast van start gegaan met de pilot die tot en met juni zal duren. Na een uitgebreide opleiding van de gebruikers wordt nu in het echt getest hoe het nieuwe systeem het doet. De hervormde gemeente van Huizen, de protestantse gemeente i.w. te Nederhorst den Berg en de protestantse gemeente van Utrecht hebben zich beschikbaar gesteld voor deze pilot. De 12 gemeenten die in eerste instantie ook mee zouden doen in de pilot kijken met de drie gemeenten mee en vormen op deze wijze ook een klankbord. Na een week van wennen moest helaas de pilot worden stilgelegd. Reden hiervoor is de SILA koppeling die niet goed werkt. De mutaties die worden doorgegeven komen niet goed in het systeem. De pilotgemeenten hebben deze pauze positief opgepakt en pakken de draad weer op als het probleem na een week is opgelost.

2.8 Gebruikersacceptatietest III Met een aantal testers wordt eind mei en begin juni een derde gebruikersacceptatietest gehouden. De punten die nog open stonden na de test in februari worden daarin intensief getest. Specifieke SMRA processen kunnen nog niet getest worden. Dit heeft onder anderen te maken met de SILA koppeling die nog niet gereed is en waar de te testen processen op gebaseerd zijn. Daarnaast speelt de beschikbaarheid en inzetbaarheid van SMRA personeel een rol.

2.9 Overleg Klankbordgroep Gebruikersvriendelijkheid & Implementatie De klankbordgroep G&I is uitgebreid met de testgroep. Deze groep is verdeeld in vijf werkgroepen om de betrokkenheid bij de ontwikkeling van gebruikersvriendelijkheid zo direct mogelijk te houden.

18


Pagina 10 van 18

De werkgroepen zijn: • Gebruikersinterface Zie hiervoor 1.4 voortgang bouw Numeri •

Ontwikkeling extra materiaal voor gebruiker Een “quick reference card” wordt ontwikkeld en een cursus over waar nu precies welke knoppen zitten in Numeri.

•

Look and feel schermopbouw in Numeri In overleg met Ordina wordt gekeken naar de opbouw van de schermen in Numeri. Wanneer aanpassing mogelijk is om de gebruikersvriendelijkheid te vergroten, wordt door Ordina een offerte opgesteld.

•

Enquête toekomstige gebruikers Onder alle toekomstige gebruikers is een enquête verspreid om de meest voorkomende, meest belangrijke en aantallen mutaties te inventariseren. De enquête is per post en via internet verspreid. Het aantal resultaten dat binnenkomt is bemoedigend. Op moment van schrijven zijn 200 ingevulde enquêtes ontvangen. De werkgroep verwerkt de enquêtes.

•

Gebruikersacceptatiest Een aantal gebruikers testte in februari 2007 de toen opgeleverde functionaliteiten. Deze gebruikers vormen nu een werkgroep binnen de klankbordgroep en testen de functionaliteiten op hun werking en gebruikersvriendelijkheid.

2.10 Communicatie Numeri heeft sinds 1 april een eigen website, www.pkn.nl/numeri. Er zijn al veel reacties gekomen over deze website, die nog in opbouw is en in de komende maanden richting de uitrol voorzien zal worden van handreikingen en informatie voor de gemeenten om zich klaar te maken voor overschakeling op Numeri. Er wordt een brief aan alle gemeenten gestuurd waarin de stand van zaken van het project wordt doorgegeven en de kerkenraden attent worden gemaakt op de te nemen maatregelen om over te kunnen gaan op Numeri. 2.11 Financiële verantwoording In bijlage 1 vindt u het budgetoverzicht uitputting project LLR. Toelichting: ad 1. ad 8. ad 9.

ad10.

De bouwkosten en hosting vallen hoger uit. Reden is dat de hosting van de verschillende omgevingen van het systeem langer voortduurt. Het budget voor deze processen zal in de komende maanden worden aangesproken. Inhuur personeel: Om vaart in het project te houden is inhuur van extern personeel essentieel. Het budget voor deze post is reeds geheel verbruikt en zal nog verder op lopen zolang het team niet op sterkte is. Het budget zal nu aangesproken worden voor de interface rond gebruikersvriendelijkheid. Raming: € 245.000.

De gevolgen van de besluitvorming over het rapport inzake de koppelmogelijkheden tussen Numeri en locale softwarepakketten zijn nog niet in de budgetten verwerkt.

18


3

Pagina 11 van 18

Kernpunten voortgang project Fusies, Federaties en Aanmerkingen d.d. 15 mei 2007

3.1 Inleiding: Als vervolg op het synodebesluit van november 2006 en de daarop volgende opdracht van de directie dienstenorganisatie, heeft de SMRA vanaf 1 december 2006 prioriteit gegeven aan de verwerking van de bij de SMRA aangemelde fusies, federaties en aanmerkingen tot protestantse gemeenten in de landelijke ledenregistratie. In deze korte rapportage wordt verslag gedaan van de voortgang tot en met heden.

3.2 Harde cijfers per 15 mei 2007: Binnen de SMRA wordt gewerkt met de FFA-planning waarin de voortgang wordt geregistreerd met betrekking tot alle gemeenten die een verzoek tot verwerking van fusie, federatie of aanmerking hebben ingediend. In de FFA-planning zijn per heden 417 gemeenten opgenomen. In vergelijking met de rapportages van oktober 2005 en februari 2006 is dit een toename met respectievelijk 157 en 57 gemeenten. Voor 43 gemeenten is de verwerking volledig afgerond. Voor 22 gemeenten is de verwerking voorlopig uitgesteld omdat bijvoorbeeld de fusie pas in het najaar haar beslag zal krijgen. De in de onderstaande rapportage genoemde cijfers zijn exclusief de afgeronde gemeenten en de uitgestelde gemeenten. 178 gemeenten hebben nog niet gereageerd op het SMRA-verzoek m.b.t. de zogenaamde stratenlijst 1. Zolang deze reactie niet is ontvangen kan de SMRA het proces niet voortzetten. 174 gemeenten bevinden zich inmiddels in de volgende fase (85 aanmerkingen en 89 fusies). In deze fase worden dienstensets samengesteld, uitgezet onder fusiebegeleiders, fusiegesprekken gevoerd tussen gemeente en fusiebegeleider, gerapporteerd aan de SMRA door de fusiebegeleider en tenslotte de daadwerkelijke verwerking van de fusie, federatie of aanmerking. De cijfers op dit moment: • 77 dienstensets zijn in voorbereiding. Deze voorbereiding wordt in veel gevallen vertraagd door het ontbreken van de noodzakelijke officiële documenten vanuit gemeente en/of classis. • 97 dienstensets zijn verspreid onder fusiebegeleiders • 49 fusiegesprekken in gemeenten zijn gevoerd, voor 48 gemeenten zijn fusiegesprekken in voorbereiding. • De daadwerkelijke verwerking van 10 gemeenten staat ingepland voor de komende twee weken. • De daadwerkelijke verwerking van 19 gemeenten kan op korte termijn ingepland worden.

18


3.3

Pagina 12 van 18

Factoren die sterk van invloed zijn op de snelheid en mate van voortgang

Aanleveren noodzakelijke documenten door gemeenten: Een meerderheid van de gemeenten die de SMRA verzocht heeft de fusie, federatie of aanmerking tot protestantse gemeente te verwerken in de landelijke ledenregistratie blijft in gebreke ten aanzien van het tijdig en compleet aanleveren van de voor deze verwerking noodzakelijke documenten. Omdat de SMRA gehouden is de kerkorde correct na te leven zijn voor de verwerking van fusies, federaties en aanmerkingen classicale besluitvorming ten aanzien van ondermeer de gemeentegrenzen en het passeren van de notariële acte noodzakelijk. Het niet correct aanleveren van deze documenten vraagt extra inspanningen van de SMRA (en vaak ook van gemeente en classis) en brengt veel vertraging met zich mee. Om de correcte aanlevering van de noodzakelijke documenten te stimuleren is hierover nadere informatie geplaatst op de website SMRA. Formatie SMRA: Op verzoek van de SMRA is rond de jaarwisseling door de directie dienstenorganisatie een vijftal vrijwilligers beschikbaar gesteld voor het voeren van de fusiegesprekken ter plaatse. Deze personen waren en zijn zeer gemotiveerd om in het project aan de slag te gaan, maar beschikten in januari niet over de vereiste deskundigheid. Daarom is een introductie- en coachingstraject opgesteld. Dit heeft er toe geleid dat de nieuwe buitendienstmedewerkers vanaf begin februari beschikbaar zijn om zelfstandig de gesprekken in en met gemeenten te voeren. Vastgesteld moet wel worden dat daardoor het project vertraging heeft opgelopen. De slagkracht binnen het project FFA wordt negatief beïnvloed door de personele ontwikkelingen binnen de SMRA. Een aanzienlijk aantal medewerkers heeft in de afgelopen maanden de SMRA verlaten. Dit betekent dat vrijwel alle afdelingen binnen de SMRA een onderbezetting kennen. Om binnen deze beperkte mogelijkheden toch zo veel mogelijk resultaat te kunnen boeken ten aanzien van de bestaande dienstverlening SMRA (waaronder fusies, federaties en aanmerkingen) en anderzijds de ontwikkeling van Numeri en de opleiding van medewerkers voor Numeri te stimuleren, wordt meer dan maximale inzet en flexibiliteit van medewerkers gevraagd. Medio februari 2007 is in de “Notitie FFA” een inschatting gemaakt voor de noodzakelijke formatie om een aanzienlijk aantal verzoeken tot verwerking van fusies, federaties en aanmerkingen voor de conversie naar Numeri te kunnen verwerken. Voor de komende maanden is slechts ca. 25% van die gewenste formatie beschikbaar voor het project. Deze beperkte inzet zal zich doorvertalen in verminderde kwantitatieve resultaten. Vakantieperiode: Een ander reëel knelpunt voor de komende periode is het aanbreken van de vakantieperiode, zowel in gemeenten, als binnen de SMRA en onder fusiebegeleiders. Dit heeft tot gevolg dat het rendement van het project FFA in de komende maanden minder zal zijn.

18


4

Pagina 13 van 18

Eindrapportage Inrichting Dienstverlening LLR/DO voor Pilot

4.1 Inleiding Het project Implementatie Dienstverlening LLR was gedefinieerd tot aan de pilot LLR. Doelstelling van het project is geweest om de dienstverlening LLR tijdens de pilot mee te kunnen testen. Deze doelstelling is gerealiseerd, de Helpdesk is ingericht en er kan telefonisch besteld worden. Verdere verbeteringen als het bestelportaal voor het online kunnen plaatsen van bestellingen en de geautomatiseerde bestelling van printwerk bij het printbedrijf AddComm worden gedurende de pilot verder geoperationaliseerd. Het project heeft zich voornamelijk op drie aspecten gericht: 1. werkprocesintegratie LLR in de DO-werkprocessen 2. aanpassing van WebSolutions voor de dienstverlening LLR 3. organisatorische integratie van LLR medewerkers binnen de dienstenorganisatie

4.2 Werkprocesintegratie De werkprocessen voor de LLR dienstverlening hebben een grote overeenkomst met de werkprocessen binnen de dienstenorganisatie. De aansluiting op de nieuwe Service Desk heeft even voor wat oponthoud gezorgd omdat dit project iets later van start ging dan wenselijk was in verband met de planning voor de pilot. Uiteindelijk is deze vertraging opgelopen doordat de pilot twee maanden later begon. Het was voor de nieuwe Service Desk ook weer een voordeel dat de dienstverlening LLR als trekker kon fungeren. De Helpdesk en de Besteldesk zijn beide ingericht. Er is door de medewerkers van de dienstenorganisatie veel werk verricht om zich zodanig te verdiepen in de inhoud van de diensten dat deze integratie ook geslaagd is te noemen.

4.3 Aanpassingen WebSolutions In december en januari is WebSolutions van een upgrade voorzien waardoor de Helpdesk functionaliteit en de portaal mogelijkheden beschikbaar zijn gekomen. Allereerst is de Helpdesk ingericht en daarna de Besteldesk. Alle telefonische vragen, incidenten, klachten en aanvragen voor uitbreidingen kunnen nu geregistreerd worden en systematisch afgehandeld. Door vastlegging van alle telefoongesprekken is het tevens mogelijk beide processen te volgen en te managen. De bestellingen kunnen telefonisch doorgegeven worden. Aan het bestelportaal wordt nog gewerkt. De ontwikkeling daarvan is mede afhankelijk van de inpassing van de huisstijl. De komende weken komt hier meer duidelijkheid over en kan vervolgens na inrichting de gebruikerstest beginnen. De koppelingen met het LLR en met AddComm, het printhuis, staan voor de komende tijd in de planning.

18


Pagina 14 van 18

4.4 Organisatorische inbedding Na de kadernotitie in januari is een aanvullende notitie verschenen waarin 3 nog niet belegde activiteiten alsnog zijn uitgezet. Daarmee zijn alle functies voor de dienstverlening LLR ingevoerd. Inmiddels werd besloten welke boventallige medewerk(st)ers op welke vacatures konden solliciteren. Alle boventalligen die een functie aangeboden hebben gekregen, zijn vervolgens geplaatst. Een zorg is dat juist de diverse teamleiders functies vanuit de dienstenorganisatie voor de medewerkers dienstverlening LLR vacant zijn. Alleen de teamleider Logistiek is niet vacant. Voor de ServiceDesk, ICT en LLR/IO geldt dit helaas wel. Hierdoor is er een grote druk komen te liggen bij de MT-leden van de Dienstenorganisatie die zo goed mogelijk hebben getracht dit probleem op te lossen.

4.5 Budget Het budget van twee ton is nog niet geheel uitgeput. Een aantal kosten die begroot stonden zijn nog niet gemaakt, maar is naar achteren geschoven. Deze komen nog wel, zodat het budget wel geheel besteed zal gaan worden.

4.6 Pilot Zoals de Engelsen zeggen, “the proof of the pudding is in the eating”, zo zal de pilot ook dienen om de dienstverlening ook daadwerkelijk uit te testen. Er zullen zeker verbeterpunten naar voren komen. Deze kunnen de komende tijd opgepakt gaan worden zodat er straks een professionele dienstverlening geleverd kan gaan worden. Belangrijk hierbij is wel dat de huidige vacatures voor teamleiders op korte termijn worden ingevuld.

18


Pagina 15 van 18

Bijlage 1 Budgetoverzicht uitputting project LLR (bedragen in hele euro’s) Projectrapportage LLR t/m april 2007 A.

B.

C.

D.

E.

Aangegane

Uitgaven

Totaal

Vrije

Verplichtingen Totaal overzicht

1.

Bouwkosten

Prognose

besteed budgetruimte

Budget

(=B + C)

(A-D)

1.759.240

373.180 1.409.092 1.782.272

23.032-

1.900.000

en

hosting (Ordina/MCX) 2. Licenties (Oracle)

540.000

258.483

281.517

540.000

0

540.000

3. Opleidingen

285.000

4.769

170.608

175.377

109.623

285.000

4. Projectmanagement

550.000

14.000

380.430

394.430

155.570

560.000

5. Communicatie

190.000

-

98.057

98.057

91.943

190.000

6. Overig

130.000

-

119.958

119.958

10.042

130.000

7. Onvoorzien

150.000

-

-

-

150.000

150.000

8. LLR Processen

120.000

120.000

-

120.000

-

120.000

9. Inhuur personeel

400.000

70.472

342.572

413.044

13.044-

500.000

Gebruikersvriendelijkheid

300.000

50.000

408

50.408

249.592

400.000

11. Voorziening Uitrol

515.000

-

-

-

515.000

515.000

12. Bouwrente

270.000

250.000

20.000

270.000

-

270.000

1.140.904 2.822.641 3.963.545

1.245.695

5.560.000

10.

Totaal

5.209.240

18


5

Pagina 16 van 18

ICT-kennis in de Dienstenorganisatie PKN

In de kleine synode van 24 november 2006 is het Projectplan LLR Implementatie d.d. 30 oktober 2006 vastgesteld. Naar aanleiding van de bespreking van dit rapport én de rapportages van een commissie van onderzoek Landelijke Ledenregistratie (KDB 06.21) en de Commissie van Rapport Kerkrent-meesterlijk en Diaconaal Beheer d.d. 14 november 2006, is onder meer besloten “het bestuur en de directie van de dienstenorganisatie op te dragen een notitie op te (doen) stellen waarin wordt aangegeven op welke wijze voorzien wordt in het waarborgen van een adequaat niveau van ICT-kennis in de dienstenorganisatie”. In het rapport van de Commissie van Rapport wordt daarover gezegd dat een moderne, op dienstverlening gerichte organisatie in deze tijden niet zonder eigen ICT-expertise kan. Wel stelt zij dat deze kan worden uitbesteed “in een langdurige relatie met externe bureaus”. In het kader van bovenstaande wordt het volgende voorgelegd. Eind 2005 is door het managementteam van de dienstenorganisatie een beleidsrapport ICT, gedateerd 14 december 2005, besproken en vastgesteld. In dit rapport is een (strategische) beleidsvisie voor de dienstenorganisatie uitgewerkt. De reden voor het ontwikkelen van deze ICT-visie was dat de dienstenorganisatie een start wilde maken met het verder professionaliseren van de dienstverlening met gebruikmaking van meer ICTfunctionaliteit. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een vorm van dienstverleningsregistratie om doelgroepen gerichter te benaderen. Of, het digitaal raadplegen en/of accorderen van documenten gekoppeld aan het geautomatiseerd volgen van diverse werkprocessen, het verkrijgen van een verbeterd zicht op de vraag van bepaalde doelgroepen die vervolgens leiden tot betere afstemming van het aanbod, en tenslotte een zeer transparante wijze van werken waarmee kennisdeling onder zowel de collega-medewerkers als belanghebbenden wordt gerealiseerd. Door dit alles kan in de toekomst efficiënter worden gewerkt en op inzichtelijke wijze verantwoording worden afgelegd over geleverde producten, de dienstverlening en gemaakte inspanningen in menskracht en geld. Randvoorwaarden om deze centrale doelen/thema’s te bereiken zijn (aldus de beleidsnota): eenheid van registratie, dus geen twee verschillende systemen gebruiken voor hetzelfde doel, locatieonafhankelijk en webbased werken, verdere uniformering van werkwijzen, meer gebruiksvriendelijkheid en een flexibele inrichting van systemen, het gebruik van internet voor het aanbieden van diensten (E-Commerce), rapportages afgestemd op de categorie medewerker (niet iedereen mag of behoeft over alle informatie te beschikken) én de ontwikkeling van ter zake doende toegankelijke management- en sturingsinformatie. Gedacht wordt ook aan het introduceren van prestatie-indicatoren voor de dienstenorganisatie. De dienstenorganisatie maakt gebruik van een groot aantal kleinere afzonderlijke applicaties (die op zichzelf staan, goed worden onderhouden en niet bedrijfskritisch van aard zijn), met daarnaast één grote geïntegreerde ERP-bedrijfsapplicatie: WebSolutions. In 2006 is uit onderzoek gebleken dat het op korte termijn vervangen van deze ERP niet noodzakelijk en wenselijk is. Het huidige pakket wordt goed onderhouden, wordt regelmatig ge-updated en het vervangen door een nieuwe ERP leidt tot een aanzienlijke desinvestering die in ieder geval op dit moment niet opweegt tegen de mogelijk te

18


Pagina 17 van 18

bereiken voordelen. De bestaande functionaliteit sluit goed aan bij hetgeen in de dienstenorganisatie benodigd is en de in de beleidsvisie omschreven gewenste aanvullende functionaliteit kan door leverancier AllSolutions worden geleverd. De discussie met ICCO over het in de toekomst eventueel gezamenlijk gebruiken van dezelfde ERP (ICCO gaat in 2007 gebruikmaken van MS Dynamics) is om deze redenen op termijn geschoven. Te zijner tijd zal gelijktijdig ook kunnen worden bezien of het pakket dat gebruikt gaat worden voor de nieuwe ledenregistratie, t.w. Oracle eBusiness suite, zich in voldoende mate leent voor toepassing in de dienstenorganisatie Op dit moment zijn daarbij vragen te stellen. Voor de uitvoering van de dienstverlening nieuwe ledenregistratie is besloten gebruik te maken van nieuw aangekochte modules van WebSolutions (portal-, bestel- en ordermodule met interfaces naar Oracle). In het rapport “Groeien met de riemen die je hebt” wordt de gemeenteadviseur nieuwe stijl als “spil van de dienstverlening” gekenschetst. Een zo goed mogelijke facilitaire ondersteuning van deze functie is daarom geboden, dit mede in verband met het wegvallen van de negen regionale dienstencentra. In 2007 zal in het Protestants Landelijk Dienstencentrum gestart worden met de inrichting van een centrale servicedesk, zoals geadviseerd in de beleidsnota ICT december 2005. In deze servicedesk zal ook de helpdesk voor de nieuwe ledenregistratie worden opgenomen. Tevens zullen de gemeenteadviseurs nieuwe stijl op ondersteuning vanuit deze servicedesk mogen rekenen. Alle aanvragen om informatie, adviezen, ondersteuning en bestellingen die bij dit “call center” binnenkomen, worden centraal en op uniforme wijze geregistreerd en op een dusdanige wijze dat daaraan management- en sturingsinformatie is te ontlenen. Met behulp van een kwalitatief goede bemensing van deze servicedesk én een adequate ICTen telefonieondersteuning zal de bereikbaarheid (en daardoor het imago), de kwaliteit van de dienstverlening van de dienstenorganisatie en de bewaking op de uitvoering van deze e dienstverlening sterk worden verbeterd. Alle 1 lijns klantcontacten van de dienstenorganisatie zullen op termijn naar de servicedesk worden overgebracht. Het opheffen van de regionale dienstencentra, het vanuit huis werken van de gemeenteadviseurs nieuwe stijl, de inrichting van flexwerkplekken zowel thuis als in het Protestants Landelijk Dienstencentrum én in de overige drie nog in te richten steunpunten, noodzaken al met al tot een vrij forse aanpassing van de bestaande ICT. In de lopende projecten “Telefonie en data” en “Tele- en flexwerken” worden voorstellen ontwikkeld die voor de gemeenteadviseurs een met alle andere medewerkers PLD vergelijkbare werkwijze mogelijk maken, voor zowel in de thuissituatie als wanneer de gemeenteadviseur onderweg of op bezoek bij een klant/relatie is. Onderzocht wordt de noodzaak om data en spraak te combineren (Voice over IP) hetgeen vervanging van de bestaande telefooncentrale tot gevolg heeft. Uitbreiding naar een zgn. call centerfunctionaliteit voor de servicedesk is zondermeer noodzakelijk. Thuiswerkers en gemeenteadviseurs dienen, ook al worden de werkzaamheden niet “op kantoor” uitgevoerd, als onlosmakelijk van de nieuwe organisatie te worden gezien en dientengevolge volledig bereikbaar te zijn én de beschikking te verkrijgen over de volledige kantoorautomatisering. Het binnen de gehele dienstenorganisatie kunnen onderling uitwisselen en/of delen van bestanden is daarbij voorwaarde. Feitelijk betekent dit dat de in het verleden decentraal en regionaal opgezette ICT-ondersteuning moet worden heringericht naar centraal en vanuit het PLD beschikbaar gesteld.

18


Pagina 18 van 18

Onderzocht wordt momenteel op welke wijze dit het beste z’n beslag kan krijgen. Als gevolg van al deze veranderingen dient ook de bestaande ICT-infrastructuur te worden aangepast. Internetlijnen en netwerkverbindingen moeten worden verbeterd, centrale opslag van data, een flexibele inzet van servers en het streven naar een reductie in het aantal door gedeeltelijke toepassing van virtualisatie, het vergroten van de electrische voeding, het vervangen van de noodstroomvoorziening en het uitbreiden van de koeling (o.a. in de centrale serverruimte) en tenslotte ook het treffen van maatregelen ter voorkoming van en beheersing van calamiteiten vormen onderdeel van een onlangs opgesteld ICT-masterplan. De in dit plan uitgewerkte projecten hebben grotendeels betrekking op het jaar 2007. Ook voor de jaren daarna worden nieuwe projecten voorzien zoals het in WebSolutions integreren van de nu nog afzonderlijke donateursmodule, het opzetten van een systeem van documenten postregistratie (incl. archieffunctie en digitalisatie van de factuurafhandeling), het implementeren van Exchange 2007, Office 2007 en Vista, het opnieuw upgraden van de bestaande ERP WebSolutions en het verder intensiveren van de ICT-samenwerking met ICCO. Bij de voorbereiding en het implementeren van alle hier bovengenoemde ICT-projecten is (specifieke) deskundigheid noodzakelijk die deels in de eigen organisatie aanwezig is maar ook vaak moet worden ingekocht. Ook bij het uitvoeren van reguliere beheerswerkzaamheden valt soms aan het inhuren van op een deelterrein gerichte specifieke deskundigheid niet te ontkomen. Voor enkele lopende projecten, zoals de inrichting van de dienstverlening nieuwe ledenregistratie én het ontwerpen van een cursusmodule ten behoeve van het onlangs opgerichte Protestants Centrum voor Toerusting en Educatie, wordt gebruik gemaakt van de ontwerpdeskundigheid van AllSolutions. Daar waar leveranciers echter onvoldoende (objectief) presteren, zullen externe consultants moeten worden ingeschakeld. Met een aantal consultancybureaus is de laatste jaren goede ervaring opgedaan. Hun bekendheid met de DO-automatisering werkt ook vaak voordelig uit. Het volledig insourcen van deze deskundigheid is echter zeer kostbaar en het garandeert in de regel onvoldoende dat de dan in de dienstenorganisatie aanwezige kennis voldoende up to date wordt gehouden. Van project tot project wordt derhalve steeds bezien met welke resources het beste tot projectuitvoer kan worden gekomen. Desalniettemin is het noodzakelijk dat de medewerkers dienstenorganisatie, die belast zijn met automatiserings- en informatiseringswerkzaamheden, door middel van cursussen en seminars de ontwikkelingen in de markt en (nieuwe) systemen permanent blijven volgen. De uitrol van de nieuwe ledenregistratie valt straks ook onder verantwoordelijkheid van de dienstenorganisatie. De vele lopende en nog te starten projecten alsmede de toekomstige ICT-samenwerking met ICCO stelt hoge eisen stelt aan het team automatisering en informatisering (TAI). Gewerkt wordt aan het versterken van de onderdelen management, informatisering, applicatie- en netwerkbeheer. De teamleider ICT is verantwoordelijk voor de (strategische) beleidsvoorbereiding en heeft kennis en ervaring op het gebied van projectontwikkeling, van informatiesystemen en de inpassing daarvan in een technische structuur. Bij het vervullen van deze momenteel vacante functie zal rekening worden gehouden met de eisen die aan een goede en professionele ICT-ondersteuning kunnen worden gesteld.

Informatie over: - de voortgang van de NUMERI Landelijke Leden- Registratie (LLR) - de ICT-kennis in de dienstenorganisatie

Recommend Documents