m i n ox ve rsi e 9.01
| ja a rga n g 8 | n ove m b e r 2 0 0 9
Voor u liggen de nieuwe Info en CD van MINOX versie 9.01. U zult zien en ervaren dat de nieuwe versie veel aantrekkelijke vernieuwingen en uitbreidingen kent. De knoppenbalk is gemoderniseerd, het lettertype en de achtergrondkleur van MINOX kunt u zelf instellen en u kunt een grafiek bekijken van de saldi van het grootboek, de debiteuren en crediteuren en van de verkoopstatistieken van de artikelen. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de vernieuwingen in versie 9.01. Kortom, een nieuwe versie van MINOX met nog meer mogelijkheden, maar qua bediening en werking even vertrouwd.
i n fo
Inhoudsopgave MINOX in een nieuw jasje
3
De nieuwe versie van MINOX
4
Activeren van MINOX
5
Elektronisch factureren
6
Grafieken
9
Onderhoud
11
Taken
12
Opvragen
15
Afdrukken
16
Vensters
19
MINOX-Meerdere magazijnen
20
MINOX-Batchnummers
21
Doe meer met MINOX
24
MINOX in een nieuw jasje |
MINOX in een nieuw jasje Was de vorige keer de Info in een nieuw jasje gestoken, nu is het de beurt aan het MINOX-pakket zelf. Nadat u de nieuwe versie op de vertrouwde manier snel en eenvoudig heeft geïnstalleerd, valt er op het eerste gezicht weinig op. En zo hoort het ook. MINOX blijft MINOX, rustig qua uitstraling, eenvoudig qua bediening, krachtig qua werking en compleet qua functionaliteit. Toch biedt de nieuwe versie 9.01 verrassend veel nieuwe mogelijkheden. U kunt bijvoorbeeld zelf MINOX in een nieuw jasje steken. Dit kan door een andere vormgeving te kiezen of door knoppen van de knoppenbalk te verplaatsen. Bij het verschijnen van een nieuwe versie wordt regelmatig aan ons gevraagd, wat de belangrijkste wijzigingen zijn. Wat ons dan opvalt, als we deze vraag proberen te beantwoorden, is dat wat door het ene bedrijf als heel belangrijk wordt ervaren, door een ander bedrijf wordt afgedaan met het ophalen van de schouders. En toch slagen we er met elke nieuwe versie weer in om alle gebruikers te verrassen met de nieuwe mogelijkheden van MINOX. Onlangs heeft Microsoft Windows 7 op de markt gebracht. U kunt met een gerust hart MINOX hierop installeren. Wel hebben we definitief afscheid genomen van Windows 98. Het blijkt dat dit inmiddels meer dan 10 jaar oude besturingssysteem zo goed als niet meer wordt gebruikt. De staatssecretaris van Financiën heeft besloten dat (elektronische) facturen voortaan “vormvrij” zijn. Ondernemers kunnen daardoor facturen bijvoorbeeld als PDF-document per e-mail versturen. Met MINOX was het versturen van een factuur per e-mail al mogelijk. De nieuwe versie maakt het nog gemakkelijker. Echt elektronisch factureren is het helaas nog niet. Nog steeds moet de ontvanger handmatig de factuur in zijn of haar boekhoudpakket intoetsen. Is er dan geen mogelijkheid om je factuur als elektronisch bericht te versturen? Ja, er zijn zeker mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan XML, UBL2, UN/CEFACT, XBRL-GL en EDIFACT. Maar helaas is er op dit moment geen eenduidige standaard. Vergelijk het met jaren geleden: als alleen u een faxapparaat zou hebben gehad, kon u toch geen fax verzenden. Niemand kon immers uw fax ontvangen. Vandaar dat we ons momenteel voor de elektronische factuur beperken tot het PDF-formaat per e-mail. Op het moment dat de standaard er is, zullen wij er voor zorgen, zoals u dat van ons mag verwachten, dat u de facturen ook echt elektronisch kunt verzenden. Wordt vervolgd!
Ton Janssen Directeur
| De nieuwe versie van MINOX
De nieuwe versie van MINOX
MINOX controleert automatisch of er een nieuwe stand (= build) van de programmatuur beschikbaar is. Deze functionaliteit kunt u aan– of uitzetten. Selecteer hiervoor in MINOX in een willekeurige administratie Beheer-> Programma-update (via het internet). Hier vindt u de instelling Automatisch controleren (van een nieuwe build). Naast de periodieke build verschijnt eenmaal per jaar een nieuwe versie van MINOX. Deze versie bevat veel nieuwe mogelijkheden en verbeteringen. Wacht daarom niet met het installeren: doe het direct!
Toelichting installatie
De installatie verloopt uiterst eenvoudig. U wordt begeleid door een wizard, die de meeste vragen voor u al beantwoordt. Het is altijd verstandig om een backup te maken van de administratie(s). Dit geldt dus ook voordat u de nieuwe versie gaat installeren. Zorg dat tijdens de installatie geen gebruikers in MINOX actief zijn. Wij adviseren u om alle programma’s af te sluiten voordat u met de installatie begint. Windows Vistagebruikers dienen toestemming te verlenen om de MINOX-update te kunnen uitvoeren
Installatie 1. Zorg ervoor dat geen enkele gebruiker in MINOX actief is. Plaats de bijgesloten CD in het CD-station. Alleen als het installatieprogramma niet automatisch start, kiest u voor Start -> Uitvoeren.
Type in: d:\setup <ENTER> (waarbij d = CD-Romstation).
2. Bevestig de keuze: Update uitvoeren van bestaande MINOX.
Kies voor: Volgende.
3. Als (tijdelijke) doellocatie stelt het programma voor: C:\MINOXUPD. Dit is een map, die tijdelijk wordt aangemaakt en die na de installatie en de conversie automatisch wordt verwijderd. Wij adviseren u deze locatie niet te wijzigen. 4. Nu bent u klaar om de update te installeren. Kies voor Volgende om de installatie te starten. De installatie zal automatisch verlopen. 5. Nadat MINOX is geïnstalleerd, klikt u op Voltooien om de installatie af te ronden. 6. Nu ziet u het scherm met Update van versie 8.01 naar 9.01. Kies nu voor Voltooien. De bestanden worden geconverteerd en in de originele MINOX-map geplaatst. Als alles succesvol is verlopen, verschijnt de melding: Conversie is voltooid.
Activeren van MINOX |
Activeren van MINOX Om illegaal gebruik van onze software tegen te gaan, dient MINOX te worden geactiveerd. Het activeren kan per licentie uiteraard slechts éénmaal plaatsvinden. Het activeren van MINOX versie 9.01 verloopt volledig automatisch als de PC of een werkstation, dat deel uit maakt van het netwerk waarop MINOX is geïnstalleerd, beschikt over een internetaansluiting. De eerste keer dat u versie 9.01 start, zal MINOX aan u vragen om middels internet de software te activeren. Heeft u op de PC geen internet-aansluiting dan kunt u MINOX ook telefonisch activeren via onze helpdesk. Indien activeren tijdelijk niet mogelijk is, omdat u bijvoorbeeld buiten kantooruren de nieuwe versie heeft geïnstalleerd en u niet over een internetaansluiting beschikt, dan kiest u voor Later. U kunt vervolgens gewoon met MINOX werken. De eerstvolgende keer dat u MINOX start, wordt weer aan u gevraagd om MINOX te activeren. Wacht hier overigens niet te lang mee.
Deactiveren Wilt u MINOX op een nieuwe PC installeren, neem dan contact op met de helpdesk. Op de oude PC dient u namelijk eerst MINOX te deactiveren, voordat u het programma in gebruik kunt nemen op de nieuwe.
Conversie van administraties De eerste keer dat een administratie met versie 9.01 wordt geopend, kan deze worden geconverteerd. MINOX vraagt of de betreffende administratie geconverteerd mag worden. Daarbij heeft u de mogelijkheid om alle boekjaren van de betreffende administratie in een keer te converteren. Na de conversie wordt een administratie NIET meer herkend door MINOX versie 8.01 of ouder.
| Elektronisch factureren
Elektronisch factureren Onlangs heeft staatssecretaris De Jager Van Financiën de regels versoepeld voor het versturen van de elektronische factuur. Dat betekent echter niet dat er geen regels meer zijn. De vereisten voor een elektronische factuur zijn: • De afnemer of leverancier dient akkoord te gaan met de wijze van factureren (elektronisch in plaats van papier). • Op de factuur dienen de wettelijk verplichte gegevens te staan. • De factuur moet authentiek en integer zijn. • De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. • Elektronisch factureren geldt alleen voor belaste prestaties die in Nederland plaatsvinden. Met MINOX kon u een factuur al per e-mail verzenden. De factuur werd automatisch in PDF-formaat als bijlage van het e-mailbericht verzonden. Deze werkwijze blijft gehandhaafd, waarbij met de nieuwe versie een aantal zaken veel gemakkelijker zijn gemaakt. Bij de debiteur geeft u (in de tab Verkoop) aan of u de factuur elektronisch of op papier (= standaard) verstuurt. Als u kiest voor een elektronische factuur dan kunt u een e-mailadres invullen, waarnaar de factuur wordt verzonden. Vult u hier niets in dan wordt het e-mailadres van de ‘debiteurgebonden contactpersoon’ gehanteerd. Is dit veld ook leeg dan wordt het algemene e-mailadres van de debiteur gebruikt. Er volgt een melding als bij de debiteur geen enkel e-mailadres is vermeld. Indien uw facturen op voorbedrukt briefpapier worden geprint dan heeft u de keuze om op de elektronische factuur de bedrijfsgegevens en/of uw logo door MINOX te laten vermelden. Bij Onderhoud -> Algemeen -> Basisgegevens administratie tab Formulieren kunt u deze optie bij Kopie/E-mail selecteren. Werkt u al met MINOX-Factuurhistorie, dan kent u deze mogelijkheid al voor het afdrukken of e-mailen van een (kopie)factuur.
TIP Indien u ervoor kiest om de factuur naar het scherm af te drukken, dan gaan alle facturen naar het scherm ongeacht de instelling bij de debiteur. Ook bij de keuze voor proeffacturen wordt er geen onderscheid gemaakt tussen een elektronische en papieren factuur. Immers, uitsluitend facturen met een factuurnummer worden verzonden; op papier of elektronisch.
Elektronisch factureren |
Werkwijze elektronische facturering
Op basis van de instelling bij de debiteur wordt de factuur bij de directe facturering, de periodieke- en de verkooporderfacturering afgedrukt of automatisch per e-mail verstuurd. Indien er sprake is van een elektronische factuur maar er is geen (geldig) e-mailadres bij de debiteur ingevuld, dan wordt de factuur alsnog geprint. Achteraf volgt een foutenlijst met vermelding van het debiteurennummer. MINOX gebruikt Microsoft-Outlook voor de verzending van de elektronische factuur. De e-mails (met bijlage), die MINOX verzendt, worden in Outlook op de gebruikelijke wijze gearchiveerd op het werkstation waar is gefactureerd.
Afdrukken -> Kopiefacturen
Dit afdrukprogramma is bedoeld om voor uw eigen archief de factuur nogmaals af te drukken. Hier wordt geen onderscheid gemaakt of het origineel een elektronische - of papieren factuur is geweest.
Factuurhistorie
Bij Opvragen -> Factuurhistorie is aan de keuze Scherm of Printer een extra optie toegevoegd: E-mail. Men kan alleen voor e-mail kiezen als er bij de debiteur een (geldig) e-mailadres is ingevuld. Bij Afdrukken -> Factuurhistorie is een optie toegevoegd: ‘Instelling debiteur hanteren’. Indien deze checkbox uit staat, dan worden alle facturen gewoon afgedrukt. Is de checkbox aangevinkt, dan volgt MINOX het gedrag van de facturering.
Grafieken |
Grafieken Een grafische weergave van de cijfers geeft sneller inzicht. De pieken in een grafiek, bijvoorbeeld bij de kosten en de opbrengsten, vertellen u in een oogopslag meer dan de bedragen in euro’s. Opent u bij het opvragen een grootboekrekening, debiteur of crediteur dan biedt MINOX u in het tabblad ‘Saldi’ nu de mogelijkheid om (met de button rechtsonder) een Grafiek te raadplegen.
MINOX biedt u zeven grafiektypen, te weten Kolommen, Kolommen gestapeld, Taartdiagram, Lijnen, Punten, Spinnenweb en Area. Afhankelijk van het type grafiek toont MINOX de cijfers van de periode en cumulatief. Een taartdiagram heeft de vorm van een cirkel. Elk ’taartstuk’ geeft het deel (in percentage) van het totaal weer. In tegenstelling tot de andere diagrammen kunnen de cijfers met een taartdiagram niet negatief worden getoond.
Het spinnenweb is een combinatie van een lijn- en een taartdiagram. Het spinnenweb kan ook negatieve cijfers verwerken, zowel van de periode als cumulatief. Kiest u voor de grafiektype Kolommen, dan heeft u beter zicht op de cumulatieve cijfers door te kiezen voor de optie “Kolommen naast elkaar”. U kunt ook instellen dat de “Laatste kolom als lijn wordt weergegeven”.
Type
Toepassing
Mogelijkheden
Kolommen
Inzicht in het verloop en vergelijk van de perioden
3-D, X- en Y-grid
Kolommen gestapeld
Inzicht in het verloop en vergelijk van de perioden
3-D, X- en Y-grid
Taartdiagram
Perioden ten opzichte van elkaar
3-D
Lijnen
Inzicht in het verloop en vergelijk van de perioden
3-D, X- en Y-grid
Punten
Inzicht in het verloop en vergelijk van de perioden
3-D, X- en Y-grid
Spinnenweb
Inzicht in het verloop en vergelijk van de perioden
X-grid
Area
Inzicht in het verloop en vergelijk van de perioden
3-D, X- en Y-grid
Bijzonderheden
Geen van de bedragen mag negatief zijn.
10 | Grafieken
Grootboek
De grafieken zijn met name interessant voor de winst- en verliesrekeningen. Voor de presentatie van de omzetrekeningen kunt u met de button ‘+/-’ de cijfers positief weergeven. De taartdiagram toont (alleen) de ‘Periode’-kolom en vermeldt daarbij de percentages (afgerond in helen).
Debiteuren / Crediteuren
In de grafiek worden de in- of verkopen, betalingen en het saldo getoond. U ziet bijvoorbeeld bij de debiteur direct welke maanden (periode) veel en welke maanden weinig werd verkocht en hoe de ontwikkeling van het openstaande saldo is over de maanden heen. De taartdiagram toont de kolom ‘Inkopen‘ of ‘Verkopen’ en vermeldt daarbij de percentages.
Artikelen
In het tabblad Verkoopstatistieken toont MINOX de diverse grafiektypen. Van een artikel worden de kolommen ‘Verkopen’, ‘Inkopen’ en ‘Brutowinst’ per periode en cumulatief met elkaar vergeleken. De taartdiagram toont (alleen) de kolom ‘Verkopen‘ en vermeldt daarbij de percentages (afgerond in helen).
TIP +/- Met deze button kunt u negatieve cijfers veranderen in positieve getallen. Dat kan handig zijn als u de omzet in de taartdiagram wilt weergeven.
Onderhoud | 11
Onderhoud
Basisgegevens administratie Formulieren: lay-out verkoop
In de vorige eeuw werd veel gebruik gemaakt van acceptgirokaarten, al dan niet aangehecht aan de factuur. Ofschoon MINOX nog steeds de optie ondersteunt om acceptgirokaarten af te drukken, worden deze tegenwoordig nog maar weinig gehanteerd. Hiervoor is in de plaats gekomen de automatische incasso, ook wel (eenmalige - en doorlopende) machtigingen genoemd. Het voordeel van een machtiging is dat zowel de geïncasseerde (debiteur) als de incassant minder administratief werk heeft. Bent u in het bezit van MINOX-Incasso, dan is het in deze versie mogelijk om de bankrekening waarvan het bedrag wordt afgeschreven, op de factuur af te drukken. Bent u in het bezit van de verkooporderadministratie dan kan het nummer ook op de orderbevestiging worden vermeld. In de voet van de factuur (en/of orderbevestiging) wordt achter de titel van ‘Betaling’ de omschrijving van de betalingsconditie geprint en op de regel er onder de tekst “bankrekeningnr.” met het rekeningnummer van de debiteur. Daardoor zal de leveringsconditie niet meer worden afgedrukt. Houd bij het maken van de omschrijving van de betalingsconditie van de incasso, rekening met deze tweede regel.
Debiteuren / Crediteuren Taalcode (Pro-uitvoering)
De taalcode wordt gebruikt voor het aansturen van de gewenste talen in externe documenten zoals de aanmaning, in- en verkooporder en de in- en verkoopfactuur. De standaard taalcode is NL (Nederlands) De taalcode kan worden gewijzigd bij Onderhoud -> Relaties. De taalcode kan nu ook vanuit Onderhoud -> Debiteuren en Crediteuren worden gemuteerd. U vindt de taalcode in het tabblad Adres onder de landcode.
12 | Taken
Taken Boeken Eenmalige debiteuren/crediteuren Tijdens het afboeken in het Kas- en bankboek kunt u zoeken naar het factuurnummer of -bedrag van de debiteuren of crediteuren (met F4 - cb, cf, db en df). Bij de eenmalige debiteuren en crediteuren wordt nu de naam getoond, die tijdens de facturering of het (handmatig) boeken is meegegeven. Doordat hiermee de openstaande post direct wordt gevonden, kan het afboeken aanzienlijk worden versneld.
Automatische betalingen
Bij de crediteur kunt u een Memo invullen. Deze memo kunt u nu in de tab Betalingsvoorstel raadplegen. U ziet in de onderste balk, waar ook de totaal bedragen worden getoond, een button ‘Zoom memo’. Deze knop wordt uitsluitend getoond bij de crediteuren, waar een memo is ingevuld. Om te voorkomen dat het doorlopen van het betalingsvoorstel onrustig wordt, zal de memo niet automatisch worden getoond, ook al is dit bij de basisgegevens van de crediteur zo ingesteld.
Incasso
Op de opdrachtbevestiging en de factuur biedt MINOX nu de mogelijkheid om het bankrekeningnummer van de debiteur, waarvan het bedrag wordt afgeschreven, af te drukken. Zie de beschrijving bij Onderhoud -> Algemeen -> Basisgegevens administratie. Bij de debiteur kan een Memo worden ingevuld. De memo kan nu in de tab Incassovoorstel worden geraadpleegd. In de onderste balk, waar ook de totaalbedragen worden getoond, is de button ‘Zoom memo’ toegevoegd. Deze knop wordt uitsluitend getoond bij die debiteuren, waar een memo is ingevuld.
Taken | 13
In- en Verkooporderadministratie Indien de module MINOX-Inkooporderadministratie actief is, is nu een faciliteit toegevoegd waarbij de verkooporderadministratie automatisch de inkooporder(s) kan aanmaken. Bij het opslaan en/of verwerken van de verkooporder kunt u aanvinken of van de betreffende order een inkooporder gemaakt moet worden. Bij Onderhoud -> Algemeen -> Basisgegevens administratie tab Inkoop kunt u aanvinken u of hiervan gebruik wilt maken. Heeft u bij de verkooporder een verzendadres ingevuld, dan kan dit adres gehanteerd worden als afleveradres voor de inkooporder. Natuurlijk kan uw eigen adres ook als afleveradres worden gehandhaafd. De hoofdleverancier van het artikel bepaalt waar de inkooporder wordt geplaatst. Een verkooporder met bijvoorbeeld vijf regels, waarbij drie verschillende hoofdleveranciers zijn gekoppeld aan de artikelen, genereert dus drie inkooporders. De inkoopprijs wordt bepaald door de instelling bij Onderhoud -> Algemeen -> Basisgegevens administratie tab Inkoop bij het veld ‘Prijs te hanteren op inkooporder’ Regels met een omschrijving (zonder artikelcode) in de verkooporder, die direct onder het artikel staan, worden meegenomen in de inkooporder van de betreffende leverancier. Indien de verkooporder begint met een of meerdere omschijvingsregels of omschrijvingen die los staan van het artikel (door een lege regel) worden niet meegenomen. Zo heeft u de vrijheid om zelf te bepalen welke teksten van de verkooporders relevant zijn op de inkooporder. Is er al een inkooporder vanuit de verkooporder genereerd, dan is bij het afsluiten van de verkooporder de tekst zichtbaar: ‘Inkooporder is reeds aanwezig!’. Wilt u van deze verkooporder nog een keer de inkooporder aanmaken, dan is dit -na een waarschuwing- wel mogelijk. Inkooporders worden aangemaakt met de status Order. U kunt de order(s) printen door deze bij Taken -> Inkooporders -> Orders (of Ctrl+9) te openen en te verwerken of te kiezen voor Afdrukken -> Inkooporders. Uiteraard kunt u op de gebruikelijke manier de (aangemaakte) inkooporder handmatig wijzigen.
14 | Taken
Consolidatie
De nieuwe versie biedt een oplossing om met behulp van de module MINOX-Uitwerking kolommenbalans rekening-courantmutaties van moeder- en dochterbedrijven te elimineren. Indien u in het bezit bent van deze aanvullende module dan kunt u vanuit het consolideren met behulp van een button de geconsolideerde administratie inlezen en bewerken in Uitwerking kolommenbalans. Met ’Verwijzingen’ kunt u bijvoorbeeld de rekening-courantrekeningen aangeven. Ook kunt u VJP-boekingen maken, die binnen de kolommenbalans direct worden verwerkt. De VJP’s en de verwijzingen kunt u eventueel opslaan en daarna verwerken in een van de geconsolideerde administraties. Uiteraard dienen alle gebruikte grootboekrekeningen van de VJP’s hierin wel aanwezig te zijn.
Uitwerking kolommenbalans
Met de button ‘Kolommen’ kunt u aanvinken dat u bij de W&V en de Eindbalans in plaats van alleen het saldo, de kolommen ‘Debet’ en ‘Credit’ apart wilt zien.
Opties -> Aanmaken nieuw boekjaar
Er blijkt met name bij accountantskantoren vaak een ‘eigen procedure’ voor het aanmaken van een nieuw boekjaar te bestaan. Vanaf nu worden bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar de instellingen bewaard zoals die de laatste keer door de gebruiker zijn gehanteerd. Kiest men niet voor het overnemen van de saldi van (alle) balansrekeningen, dan heeft men nu de optie om wel de saldi van kas en bankrekeningen over te nemen. Met deze laatste keuze wordt alleen het eindsaldo van alle kas- en bankrekeningen overgenomen, die als dagboek zijn aangemaakt.
Opvragen | 15
Opvragen Opent u het Grootboek, dan ziet u eerst een lijst met alle grootboekrekeningen. Hieraan is nu de kolom ‘Saldi’ toegevoegd. Per grootboekrekening ziet u direct het cumulatieve totaal (van alle geboekte perioden). Opent u een grootboekrekening, dan biedt MINOX u in het tabblad ‘Saldi’ nu de mogelijkheid om een grafiek (met de button rechtsonder) te raadplegen. Van de salditotalen wordt het verloop van de perioden getoond. De mogelijkheden van de grafieken zijn elders beschreven. In de tab Mutaties kunt u nu ook oude boekjaren raadplegen. Onder in het scherm kunt u met de button bij ‘Boekjaar’ kiezen uit de aanwezige boekjaren. Hiermee kunt u dus snel de boekingen van de voorliggende boekjaren bekijken, zonder van boekjaar te wisselen. Als u wilt bladeren in het grootboek, blijft MINOX de mutaties van het gekozen (vorig) boekjaar tonen. U kunt bladeren door de muis te plaatsen in het veld grootboekrek.nr. (bovenin). Met F7 bladert u achteruit met F8 vooruit. Alle andere tabbladen van het grootboek blijven betrekking hebben op het boekjaar dat u oorspronkelijk hebt geopend. Opvragen debiteuren en crediteuren vermelden ook in de lijst de extra kolom Saldi. U ziet dan direct het openstaande bedrag. Ook hier biedt MINOX in het tabblad ‘Saldi’ de mogelijkheid om een grafiek op te bouwen van de inkopen / verkopen, betalingen en de saldi. In het tabblad ‘Verkoophistorie’ is nu de mogelijkheid om de kolom ‘Leverdatum’ toe te voegen. Met de button ‘Kolommen’ komt u in het dialoogscherm waar u een keuze kunt maken uit diverse velden, waarbij nu ook het veld ‘Leverdatum’ beschikbaar is.
16 | Afdrukken
Afdrukken Grootboek
BTW-aangifte
Nieuw is de keuze Aangifte-historie (uitgebreid). De verkorte weergave kende u al van de vorige versies. De uitgebreide variant is qua presentatie gelijk aan de BTW-opstelling. Echter, de BTW-opstelling gaat uit van de actuele gegevens van de gekozen periode, terwijl de uitgebreide Aangifte-historie zich baseert op de BTW-aangifte, die u met MINOX heeft gemaakt. Heeft u met MINOX geen definitieve BTW-aangifte gemaakt, dan zijn er geen historische gegevens beschikbaar.
Rekeningkaarten
De kolom ‘factuurnummer’ wordt nu ook vermeld. Als u rekeningkaarten of -overzichten wilt afdrukken, kunt u kiezen het venster niet te sluiten na het afdrukken. Dit is handig als u de grootboekrekeningen in gedeelten print.
Rekeningkaarten Debiteuren / Crediteuren
Als u rekeningkaarten of -overzichten wilt afdrukken, kunt u kiezen het venster niet te sluiten na het afdrukken.
Crediteuren
Bij het afdrukken van het Betalingsvoorstel kan nu gekozen worden voor het vermelden van de bedragen in de oorspronkelijke (vreemde) valuta in plaats van de boekhoudvaluta.
18 | Afdrukken
Verkooporders Overzicht orders
Op het overzicht kwam de factuurkorting alleen
tot
uitdrukking
indien
werd
gekozen voor het afdrukken inclusief de detailregels. Kiest men bij de nieuwe versie bij dit overzicht niet voor de optie ‘Detailregels’, dan is nu de factuurkorting verwerkt in het orderbedrag. Dat laatste was bij de voorgaande versies niet het geval. Tevens is de optie toegevoegd om een selectie te maken om geblokkeerde, niet geblokkeerde of alle orders af te drukken.
Voorraad Historie en In de tijd
Met het voorraadoverzicht “Historie” kunt u alle goederentransacties van een bepaalde periode afdrukken. Dit specifieke overzicht wordt ook veel gebruikt om achteraf de voorraad per balansdatum, bijvoorbeeld per 30 juni, op te vragen. De nieuwe versie biedt u nu de mogelijkheid om de detailsregels te onderdrukken. Deze optie is ook nieuw bij het voorraadoverzicht “In de tijd”. Dit overzicht geeft inzicht of u in de toekomst artikelen ‘tekort’ komt. Het gaat uit van reserveringen voor toekomstige leveringen aan uw debiteuren en houdt rekening met bestellingen, die u reeds gedaan heeft bij uw leveranciers.
Vensters | 19
Vensters Vormgeving MINOX
De achtergrondkleur en de lettertypes in MINOX kunt u nu per gebruiker vrij instellen. Om goed inzicht te krijgen in het uiterlijk is het raadzaam om bijvoorbeeld bij Opvragen -> Grootboek de tab Mutaties zichtbaar te maken. Met de button ’Voorbeeld’ ziet u direct het resultaat. Het is normaal dat het beeldscherm even zal ‘knipperen’ om de waarden in te stellen. Wilt u de standaard instelling weer terug, kies dan voor ‘Geen speciaal uiterlijk’.
Knoppenbalk
Niet alleen het uiterlijk van de knoppenbalk en de iconen is gewijzigd, ook kunt u nu (een gedeelte van) de knoppenbalk op elke gewenste plek in het scherm plaatsen. Met Indeling van de knoppenbalk herstellen heeft u weer de standaard knoppenbalk van MINOX.
20 | MINOX-Meerdere magazijnen
Nieuw
Module MINOX-Meerdere magazijnen en MINOX-Batchnummers Aan de lijst van aanvullende modules zijn twee modules toegevoegd. In het kort wordt hieronder de werking toegelicht.
MINOX-Meerdere magazijnen
Bedrijven, die artikelen hebben ondergebracht in meerdere magazijnen, maar ook bijvoorbeeld in de auto’s van vertegenwoordigers of monteurs, kunnen de voorraad hiervan nu eenvoudig in MINOX registreren. Deze module, als aanvulling op MINOX-Voorraadadministratie, kan snel in gebruik worden genomen door eerst het ‘Hoofdmagazijn’ te definiëren. MINOX plaatst dan automatisch de voorraad van alle artikelen in het ‘Hoofdmagazijn’. Bij het maken van de in- en verkooporder of de (directe) factuur wordt om het magazijn gevraagd. MINOX toont de voorraadpositie van het artikel in alle magazijnen, waarna snel een keuze gemaakt kan worden.
Basisgegevens artikelen
Vooraf kan per artikel worden aangegeven of het artikel in meerdere magazijnen wordt geplaatst. Ook kunt u aangeven dat het artikel altijd in een vast magazijn ligt. Dit versnelt de orderinvoer aanzienlijk.
Opvragen
Bij het opvraagscherm heeft u per artikel direct inzicht in de voorraadpositie per magazijn. Dit kan ook door het opvragen van de artikelen. Bij Taken -> Voorraad -> Magazijnen kan de voorraad van een artikel worden overgeboekt van het ene naar het andere magazijn. In het dialoog bij het afdrukken van de voorraadoverzichten ‘Historie’ en ‘In de tijd’ is een extra optie toegevoegd: “Specificaties per magazijn afdrukken”. Hiermee wordt de goederenstroom per magazijn weergegeven. Ook kan de module worden gecombineerd met MINOX-Samengestelde artikelen. De componenten worden automatisch afgeboekt van het voorgedefinieerde magazijn. De introductieprijs van de module MINOX-Meerdere magazijnen bedraagt EUR 500,-.
MINOX-Batchnummers | 21
MINOX-Batchnummers
Steeds meer bedrijven en overheidsinstellingen moeten zowel de herkomst als de bestemming van een batch, serie of partij kunnen verantwoorden. Met deze nieuwe module worden alle batches per artikel geregistreerd. Bekende voorbeelden zijn vloerbedekking, behang maar ook voedingsmiddelen met een houdbaarheidsdatum. Voor chemicaliën en geneesmiddelen is het verplicht om de herkomst en bestemming te registreren om daarmee een bepaalde partij te kunnen achterhalen. Vragen zoals: “Welke klanten hebben drie maanden geleden dezelfde batch gehad? Wanneer en bij wie hebben wij deze partij ingekocht?”, kunnen met MINOX-Batchnummers in combinatie met MINOX-Factuurhistorie snel en eenvoudig worden beantwoord. Dezelfde module kan ook worden ingezet voor het vastleggen van serienummers. Bijvoorbeeld voor computers of consumentenelektronica om te beoordelen (bij reparaties en gebreken) of de garantietermijn reeds is verstreken. MINOX-Batchnummers is flexibel van opzet en biedt de mogelijkheid om snel een batch aan te maken tijdens de goederenontvangst. U houdt altijd overzicht over de artikelen, die u op voorraad heeft. Daarbij wordt per batch zowel de technische- als de economische voorraad bijgehouden. Opvragen Voorraad toont automatisch van de artikelen met batches uitgebreide informatie. Ook bij het opvragen van het artikel kunt u de voorraadposities raadplegen. De batchcode kan worden afgedrukt op de inkoopdocumenten (inkooporder en -factuur) en de verkoopdocumenten (pakbon, afleverbon en factuur). U kunt MINOX-Batchnummers nu aanschaffen voor de introductieprijs van slechts EUR 250,-.
“Een nieuwe versie van MINOX met nog meer mogelijkheden, maar qua bediening en werking even vertrouwd.”
i n fo
24 | Doe meer met MINOX
Doe meer met MINOX Factureert u nog niet met MINOX?
Weet u wel dat de meest logische uitbreiding op uw MINOX-pakket u tijd bespaart en informatie oplevert? De factuur wordt snel, foutloos en representatief met MINOX gemaakt. De journaalposten worden automatisch geboekt. Zowel bij de debiteur als bij het artikel kunt u de historie van alle verkopen opvragen. De statistieken geven u inzicht in de brutowinst per debiteur en per artikel. Vraag een demopakket aan.
Koppeling met Intrastat van het CBS
Moet u elke maand uw export doorgeven aan het CBS? Toetst u nu handmatig uw gegevens in Instrastat in? Informeer naar de mogelijkheden voor een koppeling vanuit MINOX. Het bespaart u veel tijd en
MINOX-Netwerk
Steeds meer bedrijven maken gebruik van een netwerk, waarop de aanwezige PC’s zijn aangesloten. Elke gebruiker kan dan op zijn of haar eigen PC met MINOX werken. Daarvoor heeft u dan wel MINOXNetwerk nodig. MINOX-Netwerk wordt geleverd inclusief MINOX-Wachtwoorden, waarmee u naast de wachtwoorden ook de toegangsrechten kunt definiëren.
Alle genoemde prijzen zijn in euro’s en zijn exclusief BTW. Wijzigingen en drukfouten voorbehouden. Op de uitvoeringen en modules is het service-abonnement van toepassing. Vraag vrijblijvend een demoversie en/of een offerte bij ons aan. Wilt u een individuele training? Wij leren u hoe u snel met een bepaald onderdeel kunt werken. Ook helpen wij u met het opzetten van de administratie. Vraag naar de aantrekkelijke opleidingsmogelijkheden. U kunt de afdeling Verkoop bereiken op: 0318 - 55 41 41.
MINOX Software
Vendelier 25-27 | 3905 PB VEENENDAAL | Tel (0318) 55 41 41 | Fax (0318) 55 51 15 E-mail
[email protected] | Internet www.minox.nl Copyright © MINOX Software
ontwerp & druk: JP tamminga duiven 026 311 63 00
werk.
