In deze MINOX-Info vindt u de beschrijving van de vernieuwingen van versie 6

m i n ox- u re n a d m i n i st r at i e

| ve r s i e 6 | s e p t e m b e r 2 0 1 1

In deze MINOX-Info vindt u de beschrijving van de vernieuwingen van versie 6. De nieuwe versie van MINOX-Urenadministratie kent vele nieuwe mogelijkheden. Het vertrouwde bedieningsgemak en de stabiele werking is gebleven!

i n fo

Voorwoord | 

Voorwoord MINOX-Urenadministratie wordt met name gebruikt door dienstverleners, zoals bijvoorbeeld accountants- en administratiekantoren. Op basis van de werkzaamheden worden de uren in rekening gebracht bij de cliënten. Er is een ontwikkeling gaande, dat sommige werkzaamheden zich meer en meer presenteren als een product. Neem bijvoorbeeld de verloningen. Afhankelijk van het aantal werknemers, dat verloond moet worden, wordt een tarief afgesproken. Dit tarief is dan niet meer afhankelijk van de werkelijke uren, die de diverse medewerkers van het accountantskantoor eraan besteden. Deze ontwikkeling geeft een nieuwe kijk op het verantwoorden en doorbelasten van uren en werkzaamheden. Niet “uurtje-factuurtje”, maar een combinatie met geleverde “producten” in de zin van verloningen, schattingsformulieren enz. Het antwoord van MINOX is: Doorbelastingen. In deze Info wordt diepgaand de werkwijze beschreven van de doorbelastingen. Versie 6 is wederom een nieuwe versie met veel vernieuwingen. Bovendien zal, door de meesten van u, deze nieuwe versie heel gemakkelijk via internet worden gedownload en geïnstalleerd.

Inhoudsopgave Voorwoord

3

De nieuwe versie van MINOX-Urenadministratie 4 De nieuwe versie op CD

6

Activeren en deactiveren

7

Doorbelastingen

8

Bijlage bij koppeling met declaraties

12

Overzichten

13

Vormgeving MINOX 

15

In het kort 

16

MINOX Software Vendelier 25-27 3905 PB VEENENDAAL Tel

(0318) 55 41 41

Fax

(0318) 55 51 15

E-mail [email protected] internet www.minox.nl Copyright © MINOX Software

 | De nieuwe versie van MINOX-urenadministratie

De nieuwe versie van MINOX-Urenadministratie Automatisch installeren via internet

MINOX biedt de mogelijkheid om een nieuwe build automatisch via internet te installeren. Daarentegen ontving u een nieuwe versie altijd op CD. Vanaf 2011 bieden wij MINOX-gebruikers met een service-abonnement ook de mogelijkheid om de nieuwe versie te downloaden via internet. De complete installatie hiervan verloopt automatisch en zal ongeveer 10 minuten in beslag nemen, afhankelijk van de snelheid van de internetverbinding, de PC en uw eventuele server. Belangrijk is wel dat u de laatste build van MINOX-Uren gebruikt. Uitsluitend met deze laatste build van versie 5 te weten 100.7, bent u in staat om via internet de nieuwe versie 6 te downloaden en te installeren. In de titelbalk van het eerste inlogscherm van MINOX kunt u controleren welke build u in gebruik heeft. Heeft u van MINOX-Urenadministratie een oudere build dan 100.7, ga dan in de administratie naar Beheer-> Programma-update (via het internet). Kies voor de optie Controleren of er een update beschikbaar is. Het is altijd verstandig om een backup te maken van de urenadministratie(s). Dit geldt dus ook voordat u de nieuwe versie gaat installeren. Zorg dat tijdens de installatie geen gebruikers in MINOX-Uren actief zijn. Wij adviseren u om alle programma’s af te sluiten voordat u met de installatie begint. In geval van Windows 7 dient u toestemming te verlenen om de MINOX-update te kunnen uitvoeren.

Nadat u door ons bent geïnformeerd dat voor u een nieuwe versie klaar staat, verschijnt bij het starten van MINOX-Urenadministratie het volgende dialoogscherm:

Logt u niet in met de gebruiker MINOX of behoort u niet tot de (supervisor-) groep 9999, dan wordt u wel geïnformeerd maar kunt u de nieuwe versie niet installeren. Afhankelijk van de toegangsrechten kan de nieuwe versie ook worden gedownload via Beheer-> Programma-update (via het internet).

De nieuwe versie van MINOX-urenadministratie | 

Installatie via internet

1. Het is verstandig om, voordat u de installatie start, alle andere Windows programma’s af te sluiten. 2. Zorg ervoor dat er geen andere gebruikers in MINOX actief zijn. Start MINOX en kies in het dialoogscherm: “U werkt op dit moment met versie 5. Er is een nieuwe versie 6 beschikbaar” (zie afbeelding vorige pagina) voor: Nu downloaden. 3. De installatiebestanden van de nieuwe versie worden gedownload via het internet. Als dit is afgerond, wordt automatisch het installatieprogramma gestart. Verschijnt dit dialoog niet, dan staat het setup-programma waarschijnlijk in de taakbalk te knipperen. U ziet dan een dialoogscherm met ‘MINOX-Uren update’. Kies voor Volgende. 4. De gebruiksrechtovereenkomst MINOX-Uren wordt nu getoond. Indien u hiermee akkoord gaat, kiest u voor OK. 5. Nadat MINOX is geïnstalleerd, klikt u op Voltooien om de installatie af te ronden. 6. Nu ziet u het scherm met Update van versie 5.01 naar 6.01. Kies nu voor Voltooien. De bestanden worden geconverteerd en in de originele MINOX-map geplaatst. 7. Als alles succesvol is verlopen, verschijnt de melding: Conversie is voltooid.

 | De nieuwe versie op CD

Activeren en deactiveren | 

De nieuwe versie op CD

Activeren en deactiveren

CD in verband met uw individuele programmatuur, dan kunt u de procedure volgen zoals hieronder is be-

per licentie uiteraard slechts éénmaal plaatsvinden.

Heeft u gekozen om de nieuwe versie op CD te blijven ontvangen, of ontvangt u van ons automatisch een

Om illegaal gebruik van onze software tegen te gaan, dient MINOX te worden geactiveerd. Het activeren kan

schreven. De nieuwe versie 6 bevat veel nieuwe mogelijkheden en verbeteringen.

met het installeren: doe het direct!

Wacht daarom niet

Installatie vanaf CD

1. Zorg ervoor dat geen enkele gebruiker in MINOX-Uren actief is. Plaats de bijgesloten CD in het CDstation. Alleen als het installatieprogramma niet automatisch start, kiest u voor Start -> Uitvoeren. 2. Type in: d:\setup <ENTER> (waarbij d = CD-Romstation). 3. Bevestig de keuze: Update uitvoeren van bestaande MINOX. 4. Kies voor: Volgende. 5. Als (tijdelijke) doellocatie stelt het programma voor: C:\MINOXUPD. Dit is een map, die tijdelijk wordt aangemaakt en die na de installatie en de conversie automatisch wordt verwijderd. Wij adviseren u deze locatie niet te wijzigen. 6. Nu bent u klaar om de update te installeren. Kies voor Volgende om de installatie te starten. De installatie zal automatisch verlopen. 7. Nadat MINOX is geïnstalleerd, klikt u op Voltooien om de installatie af te ronden. 8. Nu ziet u het scherm met Update van versie 5.01 naar 6.01. Kies nu voor Voltooien. De bestanden worden geconverteerd en in de originele MINOX-map geplaatst. Als alles succesvol is verlopen, verschijnt de melding: Conversie is voltooid.

De eerste keer dat u versie 6 start, zal MINOX aan u vragen om via het internet de software te activeren. Als de PC of een werkstation, dat deel uit maakt van het netwerk waarop MINOX is geïnstalleerd, beschikt over een internetaansluiting, verloopt het activeren van MINOX versie 6 volledig automatisch. Heeft u op de PC geen internet-aansluiting dan kunt u MINOX ook telefonisch activeren via onze helpdesk. Indien activeren tijdelijk niet mogelijk is, omdat u bijvoorbeeld buiten kantooruren de nieuwe versie heeft geïnstalleerd en u niet over een internetaansluiting beschikt, dan kiest u voor Later. U kunt vervolgens gewoon met MINOX werken. De eerstvolgende keer dat u MINOX start, wordt weer aan u gevraagd om MINOX te activeren. Wacht hier overigens niet te lang mee.

Deactiveren

Wilt u MINOX op een nieuwe PC installeren, neem dan vooraf contact op met de helpdesk. Op de oude PC dient u namelijk eerst MINOX te deactiveren, voordat u het programma in gebruik kunt nemen op de nieuwe PC.

Conversie van administraties

De eerste keer dat een urenadministratie met versie 6 wordt geopend, zal deze automatisch worden geconverteerd. MINOX vraagt of de betreffende administratie geconverteerd mag worden. Daarbij heeft u de mogelijkheid om alle boekjaren in een keer te converteren.

 | Doorbelastingen

Doorbelastingen | 

Doorbelastingen

Doorgevoerde wijzigingen

Inleiding

doorgevoerd. Al deze wijzigingen worden hierna uitgewerkt.

Accountants- en administratiekantoren bieden in toenemende mate een uitgebreider dienstenpakket aan. Met cliënten worden speciale tariefafspraken gemaakt voor bepaalde werkzaamheden. Voorbeelden van deze afspraken zijn verloningen, schattingsformulieren en telefonische consults. Maar ook voor het doen van de administratie of voor het maken van de balans, kunnen regelingen gelden. Ook hanteren kantoren verschotten. Verschotten zijn werkelijk gemaakte (additionele) kosten die een kantoor moet maken voor de uitvoering van een opdracht. De verschotten worden meestal (zonder toeslag) rechtstreeks doorbelast aan de cliënt, bijvoorbeeld inschrijvingskosten voor de Kamer van Koophandel. Ook worden kilometervergoedingen vaak gezien als verschotten. Met de functie Doorbelastingen biedt MINOX een oplossing voor bovengenoemde vraagstukken. We gaan er vanuit dat men een specifieke werksoort aanmaakt voor de activiteit. Vervolgens wordt een tarief in MINOX vastgelegd (voor de werksoort).

Hieronder vindt u een kort overzicht van alle programma’s waar de noodzakelijke wijzigingen zijn

• Onderhoud -> Algemeen -> Tarieven • Onderhoud -> Algemeen -> Werksoorten • Onderhoud -> Medewerkers • Taken -> Boeken • Taken -> Koppeling met declaraties • Afdrukken -> Mutaties -> Boekingsverslag • Afdrukken -> Mutaties -> Cliënten • Afdrukken -> Mutaties -> Medewerkers • Beheer -> Rechten -> Toegang

Tarieven

De doorbelastingen worden vastgelegd in het bestaande tarievenbestand (Onderhoud -> Algemeen -> Tarieven). Ook al is er geen prijsafspraak gemaakt met de cliënt, moet er een doorbelasting op werksoortniveau worden aangemaakt (bijvoorbeeld voor Verschotten). Uitsluitend bij de hier aangemaakte

Voor gebruik van de doorbelastingen zijn de volgende punten belangrijk: • De tariefafspraken zijn afhankelijk van de cliënt en de werksoort en onafhankelijk van de medewerker. • De uren van de medewerkers dienen altijd geregistreerd te worden, ook ingeval van de hierboven genoemde tariefafspraken. • Is er sprake van een speciale tariefafspraak dan vraagt MINOX automatisch om een aantal (aantal verloningen, aantal schattingsformulieren enz.). • Niet alle medewerkers dienen geconfronteerd te worden met de bovengenoemde ingave van het aantal. Bijvoorbeeld voor het verlonen zijn meerdere medewerkers van het accountantskantoor bezig. Slechts één geeft het aantal verloningen voor die cliënt in. • Bij de koppeling met declaraties worden de bedragen (tijd * uurtarief) van de urenmutaties vervangen door de tariefafspraak (aantal * tarief). • Voor de statistieken richt MINOX zich op de gerealiseerde uren van de medewerker. • Het mutatieoverzicht, zowel voor de cliënt als voor de medewerker biedt de mogelijkheid om ook het doorbelaste tarief af te drukken. • Het overzicht ‘Voorstel te declareren bedragen’ zal de doorbelaste bedragen hanteren.

doorbelastingen zal MINOX bij het boeken de mogelijkheid bieden om, naast de normale uren, het aantal (en tarief) van de doorbelasting in te kunnen geven. Deze afspraken staan los van de medewerker. Een doorbelasting maken we aan door bij de Medewerker in het veld ‘Tarief voor’ de code D in te toetsen. Doorbelastingen en prijsafspraken zijn voor alle of per Cliënt (A/N) maar altijd per Werksoort (N). De prijs van het tarief is per eenheid. Is het tarief niet bekend of is er geen vast tarief dan mag dit veld leeg blijven (0,00).

10 | Doorbelastingen

Doorbelastingen | 11

Werksoorten

Verschotten

het niet altijd gewenst dat

alleen het aantal en bedrag bij doorbelastingen. Wil men uitsluitend een bedrag intoetsen dan moet

elke medewerker wordt

het aantal 1 zijn.

Bij de doorbelastingen is

Verschotten kunnen worden doorbelast door bij het boeken geen uren (waarde 0,00) in te toetsen en

geconfronteerd met het aantal (en het tarief) van de door te belasten dienst. Bij Onderhoud -> Algemeen -> Werksoorten kan met het nieuwe veld ‘Altijd

Het aantal en het tarief van de doorbelastingen mag op de waarde 0,00 staan.

doorbelaste werksoorten

MINOX zal dan geen doorbelastingen, maar ook geen uren in rekening brengen.

tonen’ worden bepaald of er medewerkers zijn, die een doorbelasting van een werksoort niet mogen zien.

Medewerkers

Niet alle medewerkers dienen geconfronteerd te worden met de speciale ingave van het aantal. Bijvoorbeeld voor het verlonen zijn meerdere medewerkers van het accountantskantoor bezig. Slechts één geeft het aantal verloningen voor die cliënt in. Ook bij de medewerkers (Onderhoud -> Medewerkers) kennen we een nieuw veld: ‘Altijd doorbelaste werksoorten tonen’. Bij de waarde Nee, worden bij die medewerker alleen bij doorbelastingen de werksoorten getoond, die voor iedereen zichtbaar zijn. Staat bij de werksoort deze optie niet aan, dan moet bij de medewerker de waarde op Ja staan om de doorbelastingen te kunnen muteren.

Boeken

Bij het boeken kennen we twee extra kolommen: ‘Doorbelast aantal’ en ‘Doorbelast tarief’. Deze kolommen staan voor de kolom ‘Omschrijving’ en na de kolom ‘Bedrag’. Alleen als er een tarief is aangemaakt voor de werksoort, biedt MINOX de mogelijkheid om in de twee extra kolommen te muteren.

Toegangsrechten

Naast het uurtarief wordt ook het tarief van de doorbelasting getoond. Het uurtarief kan worden aangepast. Ook het doorbelaste tarief kan worden gewijzigd. Dit is echter wel afhankelijk van de rechten van de gebruiker. Als de gebruiker zijn of haar uurtarief niet mag zien dan wordt bij deze gebruiker ook het tarief van de doorbelastingen niet getoond. Worden de tarieven getoond, dan mogen deze ook gewijzigd worden. MINOX-Netwerk kent standaard de groep 900. Deze groep is bedoeld voor medewerkers, die alleen zijn of haar eigen uren intoetst. Gebruikers van deze groep zien de tarieven van de uren en de doorbelastingen niet. U kunt natuurlijk zelf groepen aanmaken en/of wijzigen. In de tab ‘Boeken uren’ bij Beheer -> Rechten -> Toegang kunt u voor de betreffende groep de diverse opties instellen.

Koppeling met declaraties

Indien bij het opbouwen van een voorstel, bij Taken -> Koppeling met declaraties, urenmutaties worden gevonden met een doorbelasting dan zal het aantal uren en het uurtarief worden vervangen door het aantal en de prijs van de doorbelasting. Dat betekent dat de uren van de medewerker(s) dan dus niet worden doorberekend en enkel het aantal * de prijsafspraak.

12 | Bijlage bij koppeling met declaraties

Overzichten | 13

Bijlage bij koppeling met declaraties

Bijlagen

verwerken een bijlage af te drukken. Op deze bijlage worden de uren per medewerker gespecificeerd.

bij Afdrukken -> Cliënt -> Bijlagen dezelfde opties als bij Koppeling met declaraties.

MINOX kent de mogelijkheid om bij Koppeling met declaraties zowel bij het voorstel, als bij het Een van de toepassingen van deze bijlage is een compleet inzicht geven in alle werkzaamheden per cliënt.

Zoals hiervoor beschreven kunt u nu ook achteraf de bijlage afdrukken. Dit afdrukprogramma biedt u

U kunt van meerdere data de bijlagen opvragen en printen. In dat geval zal MINOX per cliënt één bijlage produceren, ongeacht of deze bijlage bestaat uit meerdere declaratiesessies.

Op de declaratie wordt bijvoorbeeld bij ’comprimeercode 1’ slechts één regel vermeld (Voor u verrichte werkzaamheden in de periode …). De bijlage kan dan worden gezien als een specificatie. De voorschotten, op- en afboekingen werden in de vorige versies niet vermeld op de bijlage. U kunt de bijlage alleen afdrukken van de gedeclareerde mutaties, die u

Nieuw

verwerkt heeft (bij Koppeling met declaraties) met de nieuwe versie 6!

De nieuwe versie vermeldt alle boekingen, die betrekking hebben op de cliënt. Naast de uren per medewerker worden nu ook de voorschotten, op- en afboekingen op de bijlage afgedrukt. Afhankelijk van de wijze van vastleggen bij koppeling met declaraties worden de voorschotten, op- en afboekingen per werksoort of per verdichting (niveau 2 of 3) vermeld. De doorbelastingen (nieuw in versie 6) worden meegenomen op de bijlage. Ook hier geldt weer dat de uren en het uurtarief van de medewerker worden onderdrukt in geval van een doorbelasting. Het totaalbedrag van de bijlage van versie 6 komt nu overeen met het totaalbedrag van de declaratie van een cliënt. De doorbelastingen krijgen aan het eind van de regel het kenmerk “**” (twee sterren) mee.

Lay-out

De lay-out van de bijlage in versie 6 is enigszins gewijzigd. De volledige adresgegevens van de cliënt worden nu geprint.

Verwerkingsdatum

Gebruikers van MINOX-Urenadministratie gaven als wens aan om de bijlage ook achteraf te kunnen afdrukken. Om hieraan tegemoet te komen, dient MINOX een verwerkingsdatum van de bijlage op te slaan. Wij adviseren u om deze datum gelijk te houden aan de declaratiedatum in MINOX-Financieel. De optie om de bijlage nogmaals af te drukken vindt u bij Afdrukken -> Cliënt -> Bijlagen.

Boekingsverslag

Dit overzicht kunt u afdrukken door middel van Afdrukken -> Mutaties -> Boekingsverslag, maar ook vanuit Taken -> Boeken. U dient in dat geval in het urenblad in de eerste kolom (Cliëntnr.) te staan. De button “Afdrukken Boekingsverslag” verschijnt dan linksonder. In het dialoogscherm is de optie toegevoegd voor het afdrukken van de doorbelastingen. Het is afhankelijk van de toegangsrechten of de gebruiker de tarieven en doorbelastingen kan selecteren of afdrukken. Op het boekingsverslag print MINOX in het geval van een doorbelasting op het eind van de regel “**” (twee sterren). MINOX maakt een onderscheid bij het afdrukken van de totaaltelling van het aantal uren en het aantal doorbelastingen.

Boekingsverslag Cliënten

Het dialoogscherm bij Afdrukken -> Mutaties -> Cliënten is gewijzigd. Het overzicht biedt de meeste informatie indien u bij Sortering kiest voor de bovenste optie: “Cliënt -Werksoort -Medewerker”. Kiest u een andere sortering dan kunt u de gedeclareerde voorschotten, op– en afboekingen niet selecteren. Onder het kopje Sortering vindt u een nieuwe optie: Voorstel. MINOX biedt u hiermee een methode om snel een overzicht te produceren van wat gedeclareerd is of de positie van het onderhanden werk. Kiest u bijvoorbeeld voor Gedeclareerd, dan plaatst MINOX automatisch de ‘logische’ vinkjes bij Opties afdrukken. U mag bij Opties afdrukken natuurlijk ook zelf (andere) keuzes maken. Indien u het veld ‘Gedeclareerd’ samen met ‘Nog te declareren´ kiest, verspringt bij Voorstel de waarde op Geen.

14 | Overzichten

Vormgeving MINOX | 15

Doorbelastingen

Vormgeving MINOX

wilt afdrukken, alleen de ´doorbelastingen´ of beiden. Het printen van de uren en uurtarieven geeft u

Bij Venster -> Vormgeving MINOX vindt u de mogelijkheid om de vormgeving van MINOX in enige mate

inzicht in de productiviteit van de medewerkers. Daarentegen zal het afdrukken van de doorbelastingen

aan te passen. De nieuwe versie biedt de mogelijk om ook het lettertype, binnen bepaalde grenzen, te

u informeren over de opbrengst per cliënt.

wijzigen.

Om het overzicht goed leesbaar te houden (zeker als u kiest voor zowel nog te declareren als gedeclareerd)

Met de button Font selectie kunt u een ander lettertype en andere lettergrootte kiezen. Standaard

plaatst MINOX een markering (*) bij:

hanteert MINOX als font MS Sans Serif met de grootte van 11. Wij adviseren niet te veel van deze waarden

Bij Opties (rechts van Sortering) kunt u zelf bepalen of u de ´verantwoorde uren´ van de medewerkers

Gedeclareerd

* (een ster)

af te wijken. De titelvelden worden namelijk niet gewijzigd, uitsluitend de ‘mutatie’-velden.

Doorbelastingen ** (twee sterren)

Met de button ´OK´ bevestigt u de wijzigingen, maar deze kunnen pas worden doorgevoerd nadat

*** (drie sterren)

MINOX opnieuw wordt gestart. Met de button ´Standaard´ worden alle originele waarden teruggezet.

Voorschotten

Op– en afboeken **** (vier sterren) Kiest u voor de optie Alleen totalen afdrukken dan zal de kolom ´Tarief / DB´ (uurtarief en tarief doorbelasting) leeg zijn.

Mutaties Medewerkers

Aan het dialoogscherm bij Afdrukken -> Mutaties -> Medewerkers is de optie toegevoegd om de doorbelastingen af te drukken. Deze optie is alleen beschikbaar als de gebruiker het recht hiervoor heeft (zie eerder beschreven Toegangsrechten).

Als u wijzigingen aanbrengt aan de vormgeving heeft dit (bijvoorbeeld in een netwerksituatie) alleen invloed op uw PC.

16 | In het kort

Koppeling met declaraties

In de tab ´Voorstel´ kennen we een nieuwe button ´Toevoegen cliënt´. De werkwijze kan bij Koppeling met declaraties gewijzigd worden in bijvoorbeeld cliënt na cliënt toevoegen. De optie om een cliënt te verwijderen, bestond al (met de button: ´Verwijder regel´). Hiermee is het programma nog flexibeler geworden. Heeft u bij het ´Voorstel´ een cliënt geopend, dan ziet u (in niveau 2 en 3) de button ´Opvr. op-/afboeken´. Deze nieuwe knop biedt inzicht in de bedragen die u reeds heeft op– en afgeboekt.

Geen CD meer van MINOX

De kans is groot dat u de nieuwe versie van MINOX niet meer vanaf CD installeert, maar vanaf internet (de cloud). Dit zijn nieuwe ontwikkelingen om sneller, efficiënter en gemakkelijker over te stappen op de nieuwe versie van MINOX. Maar wat moet u doen als uw systeem het opeens begeeft? Of wanneer u nieuwe hardware aanschaft? Heel eenvoudig: u belt ons! Wij zorgen er voor dat u snel weer verder kunt. Bijvoorbeeld door u een link te sturen waarmee u uw complete software kunt downloaden.

Snel implementeren van voorschotten, verschotten en doorbelastingen

In een hoog tempo biedt MINOX-Urenadministratie u vele nieuwe mogelijkheden. Mogelijkheden waarmee u efficiënter kunt werken en meer informatie kunt opvragen. Maar hoe moet u uw eigen urenadministratie inrichten voor een optimale werking? MINOX Software kan naast het voor u verzorgen van bedrijfstrainingen, u ook helpen met de inrichting van uw administratie. Onze mensen komen uit de praktijk. Zij kunnen u, in een korte tijd, veel implementatiewerk uit handen nemen. Voor meer informatie kunt u met ons contact opnemen: 0318 - 55 41 41.