Minox Offline versie 16
Onze visie is u helpen succesvol te zijn. 1
Inhoudsopgave Aan het woord
3
Minox versie 16
4
Activeren van versie 16
5
Installatie via internet
6
Nieuwe look van Minox
7
E-mailadressen bij de debiteur
8
8/9
Verkooporderdocumenten per e-mail versturen
10/11
Instellingen voor sturen e-mail
12/13
Werkkostenregeling
14/15
Rekeningkaart BTW niet verdicht afdrukken
16
Elektronisch factureren (UBL)
17/18
Omschrijving openstaande post
19
Gereedmelden van verkooporders
20
Aanmaningen per e-mail versturen
Aan het woord: Onze nieuwe algemeen directeur Hessel Kuik De veranderende samenleving Onze samenleving verandert voortdurend. De scheiding
Betekent dat het einde van de offline versie? Nee, zeker niet.
tussen werk en privé vervaagt. We zijn gewend dat e-mails altijd
In deze Info leest u wederom de vele vernieuwingen die we
en overal bekeken kunnen worden. Communicatie gaat steeds
hebben doorgevoerd. Naast de al eerder genoemde digitale
sneller en wordt steeds vaker papierloos afgehandeld, in veel
documenten die u per e-mail kunt versturen (in PDF formaat),
gevallen zelfs geautomatiseerd. Bedrijven communiceren
nu ook de elektronische factuur (in UBL formaat), onverdichte
veel met elkaar via e-mail. Ook ten aanzien van financiële
BTW rekeningkaarten, de werkkostenregeling en natuurlijk de
documenten, zoals facturen.
nieuwe ‘look’ met het nieuwe logo.
In de nieuwe versie van Minox is hier veel aandacht
Deze nieuwe huisstijl treft u ook aan op onze vernieuwde
aan besteed. Naast het sturen van facturen per e-mail
website. Neem eens een kijkje op www.minox.nl. We hebben
(eventueel ook in UBL formaat), kunt u met versie 16 ook
video’s toegevoegd, maar ook blogs en tips (FAQ).
aanmaningen en verkooporderdocumenten, zoals offertes, opdrachtbevestigingen en afleverbonnen automatisch door
De visie van Minox is u helpen succesvol te zijn. Minox blijft
Minox laten e-mailen.
daarom continu doorontwikkelen om in te spelen op onze veranderende samenleving. Ons streven is om u te helpen
Van versie 12 naar versie 16. We maken een sprongetje.
om mee te gaan in deze veranderingen, zoals digitalisering
Als we geen versie 13 willen uitbrengen… dan maar in
en automatisering. Maar wel op een manier dat dingen
2016 naar versie 16!
makkelijker worden. U kunt op ons vertrouwen.
Vorig jaar berichtten wij u reeds over de stap die onze organisatie heeft genomen. Met nieuwe investeerders, waar ik ook bij hoor, zijn we in staat om de continuïteit van het product Minox en de organisatie Minox Software te garanderen. We groeien sterk, zowel qua omzet als qua mensen. U heeft ons zeker gehoord op de radio met de nieuwe generatie van Minox in de cloud. Met gepaste trots constateren we dat we voorop lopen met onze online administratieve software. Cloud software ontzorgt: wij regelen de hosting, back-ups en continue updates. De cloud maakt Scan & Herken mogelijk, evenals koppelingen tussen verschillende systemen en is ideaal voor de samenwerking tussen ondernemer en accountant.
Hessel Kuik
3
Minox versie 16 Minox Software biedt haar gebruikers met een service-abonnement de mogelijkheid om de nieuwe versie te downloaden via internet. De complete installatie hiervan verloopt automatisch en zal ongeveer 10 minuten in beslag nemen, afhankelijk van de snelheid van de internetverbinding, de PC en uw eventuele server. Het is altijd verstandig om een back-up te maken van de administratie(s). Dit geldt dus ook voordat u de nieuwe versie gaat installeren.
Zorg dat tijdens de installatie geen gebruikers in Minox actief zijn of inloggen Wij adviseren u om alle programma’s af te sluiten voordat u met de installatie begint. U dient aan Windows toestemming te verlenen om de Minox update te kunnen uitvoeren.
4
Activeren van versie 16 Om oneigenlijk gebruik van de software tegen te gaan, dient Minox te worden geactiveerd. Het activeren kan per licentie uiteraard slechts éénmaal plaatsvinden. De eerste keer dat u versie 16 start, zal Minox vragen om de software te activeren via het internet. Als uw PC deel uitmaakt van het netwerk waarop Minox is geïnstalleerd en beschikt over een internetaansluiting, verloopt het activeren van Minox versie 16 volledig automatisch. Heeft u op de PC geen internetaansluiting, dan kunt u Minox ook telefonisch activeren via onze helpdesk. Indien activeren tijdelijk niet mogelijk is, omdat u bijvoorbeeld buiten kantooruren de nieuwe versie heeft geïnstalleerd en u niet over een internetaansluiting beschikt, dan kiest u voor Later. U kunt vervolgens gewoon met Minox werken. De eerstvolgende keer dat u Minox start, wordt weer gevraagd om Minox te activeren.
Let op bij aanschaf van een nieuwe PC
Conversie van administraties
Wilt u Minox op een nieuwe PC installeren, neem dan vooraf
De eerste keer dat een administratie met versie 16 wordt
contact op met de helpdesk. Op de oude PC dient u namelijk
geopend, vraagt Minox of de betreffende administratie
Minox eerst te deactiveren, voordat u het programma in
geconverteerd mag worden. Daarbij heeft u de mogelijkheid
gebruik kunt nemen op de nieuwe PC.
om alle boekjaren in een keer te converteren. De conversie verloopt vervolgens geheel automatisch.
5
Installatie via internet Binnen enkele dagen verschijnt bij het starten van Minox het volgende dialoogscherm. Volg de onderstaande procedure, om de upgrade te installeren.
1. Start Minox en kies in het dialoogscherm (zie afbeelding voor: Nu downloaden. 2. De installatiebestanden van de nieuwe versie worden gedownload via het internet. Als dit is afgerond, wordt automatisch het installatieprogramma gestart. Verschijnt dit dialoogscherm niet, dan staat het setup programma waarschijnlijk in de taakbalk te knipperen. U ziet dan een dialoogscherm met Minox-update. Kies voor Volgende. 3. De gebruikersovereenkomst van Minox wordt nu getoond. Indien u hiermee akkoord gaat, kiest u voor OK. 4. Nadat Minox is geïnstalleerd, klikt u op Voltooien om de installatie af te ronden. 5. Nu ziet u het scherm met Update van versie 12.01 naar 16.01. Kies nu voor Voltooien. De bestanden worden geconverteerd en in de originele Minox map geplaatst. 6. Als alles succesvol is verlopen, verschijnt de melding: Conversie is voltooid. 7. U kunt nu op de normale wijze Minox starten. De wachtwoorden en rechten van de gebruikers zijn niet gewijzigd.
Als u niet inlogt als gebruiker Minox of u behoort niet tot de (supervisor) groep 9999, dan wordt u wel geïnformeerd maar kunt u de nieuwe versie niet zelf installeren. De nieuwe versie kan ook worden gedownload via Beheer > Programma-update (via internet).
6
Nieuwe look van Minox Minox is grondig onderhanden genomen. Dit heeft geresulteerd in een compleet nieuwe look. Modern, strak maar toch ook heel vertrouwd. De menustructuur is niet gewijzigd. Wat goed is, moet goed blijven!
De meeste ‘onderhuidse’ wijzigingen zullen niet opvallen. Wat u waarschijnlijk wel merkt, is dat Minox nog sneller en stabieler is geworden. Veel aandacht is besteed aan de mogelijkheid om uitgaande documenten te kunnen e-mailen. U kon de facturen al per mail verzenden. Nu kan dit ook met de aanmaningen, offertes, opdrachtbevestigingen, pakbonnen en afleverbonnen. U kunt per debiteur instellen welk document op welke wijze verzonden moeten worden: per post (dus op papier) of per e-mail. In de diverse hoofdstukken hierna, leest u hoe u dat kunt doen. De nieuwe versie van Minox is bovendien geoptimaliseerd voor Windows 10, volgens Microsoft het beste Windows ooit.
7
E-mailadressen bij de debiteur Voor communicatie met uw klanten gebruikt u steeds meer het internet. Misschien stuurt u uw facturen al per e-mail met Minox.
Onderhoud > Debiteuren Nieuw is de tab E-mail. U ziet eerst het Algemene e-mailadres en daaronder het e-mailadres van de Debiteurgebonden contactpersoon. Deze e-mailadressen kunt u in dit tabblad niet aanpassen. Deze kunt u wijzigen in het tabblad Algemeen.
Aanmaningen per e-mail versturen Met versie 16 kunt u nu ook aanmaningen (automatisch) per e-mail versturen. Onder de algemene e-mailadressen vindt u -afhankelijk
In ons voorbeeld wordt:
van uw uitvoering- diverse documentsoorten. Hier vindt
De aanmaning gestuurd naar:
[email protected]
u de mogelijkheid om per debiteur in te stellen of u de
De factuur* naar:
[email protected]
aanmaning / herinnering op papier of per e-mail wilt
De opdrachtbevestiging* naar:
[email protected]
verzenden. De standaard waarde is ‘Papier’ (P), wat u nu
De afleverbon* naar:
[email protected]
gewend bent. Wilt u de aanmaning e-mailen, kies dan voor E van E-mail. Vervolgens kunt u achter dit veld een
* Alleen zichtbaar indien u over deze module beschikt.
afwijkend e-mailadres opgeven.
Het kan belangrijk zijn om per debiteur na te gaan waar een digitale aanmaning terecht moet komen. Dat ziet u nu direct. Vult u niets in, dan hanteert Minox het e-mailadres dat u heeft opgegeven in het tabblad Algemeen onder Debiteurgebonden contactpersoon. Is ook dit veld niet ingevuld, dan hanteert Minox het algemene e-mailadres (rechts naast het veld Zoeksleutel 1).
8
Onderhoud > Algemeen > Aanmaningsteksten De aanmaning, die per e-mail wordt verzonden, wordt als PDF-document bijgesloten. Net als op de factuur, kunt u ook op de aanmaning het bedrijfslogo vermelden. Dit doet u bij het tabblad E-mail. Per Taalcode kunt u een afbeelding (bijvoorbeeld het logo) koppelen aan deze aanmaning. Bij het veld Tekst bij E-mail kunt u de tekst van de e-mail zelf bepalen. Misschien ten overvloede vermelden we nog dat u hier geen logo of afbeelding kunt plaatsen.
Vul de noodzakelijke gegevens in bij Tekstnr. 1. Deze waarden gelden automatisch voor alle tekstnummers.
Afdrukken > Aanmaningen / Aanmaningen Pro Bij het afdrukken van een aanmaning (of herinnering) kunt u kiezen wat u wilt: naar scherm, op papier of afhankelijk van de instelling bij de debiteur. Kiest u voor de nieuwe mogelijkheid (instelling debiteur), dan wordt door Minox per debiteur de voorkeursinstelling gehanteerd. U zult dan een deel van de aanmaningen op papier krijgen, die u op de gebruikelijke wijze per post kunt versturen. Het andere deel wordt ‘automatisch’ door Minox per e-mail verzonden.
Aanmaning per e-mail verzenden? Kies dan bij Afdrukken naar voor Instelling debiteur.
9
Verkooporderdocumenten per e-mail versturen Een waardevolle uitbreiding in Minox is de mogelijkheid om alle verkooporderdocumenten digitaal te kunnen versturen. Dat betekent dat u offertes, opdrachtbevestigingen, pakbonnen en afleverbonnen als bijlage bij een e-mailbericht automatisch door Minox kunt laten verzenden.
Onderhoud > Debiteuren Per debiteur kunt u aangeven welke verkoopdocumenten per e-mail verstuurd moeten worden. Open de betreffende debiteur en ga naar het nieuwe tabblad E-mail.
Per documentsoort kunt u kiezen voor het automatisch verzenden per e-mail. Per document kunt u het e-mailadres opgeven. Dit is niet verplicht. Vult u niets in, dan hanteert Minox het e-mailadres dat u heeft opgegeven in het tabblad Algemeen onder Debiteurgebonden contactpersoon. Is ook dit veld niet ingevuld, dan hanteert Minox het Algemene e-mailadres (rechts naast het veld Zoeksleutel 1).
In ons voorbeeld wordt: De aanmaning gestuurd naar:
[email protected] De factuur* naar:
[email protected] De opdrachtbevestiging* naar:
[email protected] De afleverbon* naar:
[email protected] * Alleen zichtbaar indien u over deze module beschikt.
10
Onderhoud > Algemeen > Basisgegevens administratie tab Formulieren Het document, dat per e-mail wordt verzonden, wordt als
Werkwijze
PDF-document bijgesloten. Net als op de factuur, kunt u het
Als alle instellingen goed staan, dan hoeft u daarna nergens
bedrijfslogo instellen.
meer aan te denken. Op de gebruikelijke manier maakt u
Klik op de button Wijzigen onder Lay-out verkoop. Bij het
bijvoorbeeld een offerte of een opdrachtbevestiging. Kiest
tabblad E-mail kan met de button Wijzigen een afbeelding
u bij het afsluiten bij het veld Afdrukken naar: Instelling
(bijvoorbeeld het logo) gekoppeld worden.
debiteur dan wordt automatisch de instelling van de debiteur
Bij het veld Tekst bij E-mail kunt u de tekst van de e-mail zelf
gehanteerd. De offerte of de opdrachtbevestiging wordt of op
bepalen. Afbeeldingen zijn hier niet mogelijk.
papier afgedrukt of per e-mail verzonden.
Afdrukken > Verkooporders Minox biedt de mogelijkheid om orderdocumenten in ‘een run’ af te drukken en te versturen. We zien in de praktijk vaak dat bijvoorbeeld van de orders, die zijn gereedgemeld (klaargezet voor verzending), op een vast tijdstip alle afleverbonnen worden geprint. Nu is het ook mogelijk om de afleverbon al eerder per e-mail aan (sommige) debiteuren te sturen. Kiest u voor bij Afdrukken voor Instelling debiteur dan worden de afleverbonnen op papier afgedrukt of als dit is opgegeven bij de debiteur per e-mail verzonden. Deze mogelijkheid is er voor alle orderdocumenten.
11
Instellingen voor sturen e-mail Voordat u aanmaningen, offertes, opdrachtbevestigingen, pakbonnen, afleverbonnen of facturen per e-mail kunt versturen, dient u dit eenmalig in Minox in te stellen.
Mailen via Outlook Standaard maakt Minox voor het verzenden van elektronische facturen gebruik van Microsoft Outlook. Hierdoor komen alle e-mail facturen automatisch in de map ‘Verzonden Items’. Wanneer u gebruik maakt van Outlook dan moet u met het volgende rekening houden: Alle e-mails worden verzonden met uw standaard e-mail account als afzender. Bij het aanmaken van elke PDF moet u één keer op OK klikken. Facturen die via Outlook worden gemaild, worden in Rich Text Format (afgekort RTF) verzonden. Wanneer een ontvanger geen gebruik maakt van Outlook, kan deze mogelijk een andere bijlage zien (Winmail.dat) dan de bijgevoegde PDF. Het bestand Winmail.dat is echter niet bruikbaar/leesbaar. Minox kan geen gebruik maken van de 64-bit versie van Microsoft Outlook.
12
PDF en E-mail instellingen – tab Algemeen Wilt u geen gebruik wilt maken van Microsoft Outlook
administratie tab Algemeen en Extra.
voor het versturen van e-mails dan gaat u naar Beheer
Het
> PDF en E-mail > tab Algemeen. Deze optie is in een
e-mails
netwerkuitvoering van Minox in eerste instantie alleen voor
‘Massa-mailing voorkomen’ worden uitgezet. Raadpleeg
de supervisorgroep toegankelijk.
hiervoor uw systeembeheerder.
PDF-printer installeren
BCC (tab Administratie)
Standaard maakt Crystal Reports (de rapportgenerator
U
in Minox) een PDF-bestand van de factuur. Als u de
uitgaande e-mail factuur wordt dan ook naar dit adres
optie [PDF-printer installeren] aanvinkt, zal de NOVA
gemaild. Dit is met name te adviseren wanneer u in
PDF-printer voortaan een PDF-bestand aanmaken.
de tab E-mail een provider hebt geselecteerd of een
Hierdoor hoeft u niet bij elk document (factuur of aanmaning)
SMTP-server hebt opgegeven. In dat geval worden e-mails niet
op OK te klikken. Nadat u heeft gekozen voor Opslaan, wordt
meer via Outlook verzonden en komen deze dus niet meer in
de NOVA printerdriver automatisch geïnstalleerd.
de map ‘Verzonden items’ terecht.
E-mail
Attachments
Hier kunt u uw eigen internetprovider uit een lijst kiezen of zelf
Hier kunt u meerdere bijlagen koppelen die met de
een SMTP-server opgeven. Wanneer u deze optie activeert,
PDF-factuur worden meegestuurd. U kunt deze optie gebruiken
dan worden e-mails niet meer via Outlook verzonden.
voor bijvoorbeeld aanvullende leveringsvoorwaarden of een
Als afzender van e-mails wordt de naam en het e-mailadres uit
nieuwsbrief.
de Minoxadministratie gehanteerd.
Uw eigen e-mailadres dient u in te vullen bij Onderhoud >
Deze vindt u bij Onderhoud > Algemeen > Basisgegevens
Algemeen > Basisgegevens administratie in de tab Extra.
is
kunt
mogelijk
dat
uw
tegenhoudt.
hier
twee
antivirussoftware
Mogelijk
BCC
moet
emailadressen
uitgaande de
ingeven.
optie
Elke
Deze instellingen zijn geldig voor alle administraties en alle documentsoorten (dus aanmaningen, offertes, opdrachtbevestigingen, pakbonnen, afleverbonnen en facturen). Stuurt u bijvoorbeeld de facturen al per e-mail dan hoeft u hier geen aanvullingen of wijzigingen uit te voeren.
13
Werkkostenregeling Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) voor alle
Minox stelt u in staat om snel inzicht te krijgen in de
werkgevers verplicht. Met deze regeling mogen bedrijven
zogenaamde vrije ruimte. De werkkosten, die geboekt
maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’)
worden op de verschillende grootboekrekeningen, kunnen
besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen
worden toegewezen aan de diverse soorten (bijvoorbeeld
aan werknemers. Daarnaast mogen bepaalde zaken onbelast
binnen forfait, gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen).
worden vergoed of verstrekt door gerichte vrijstellingen
Daarbij houdt Minox onder andere rekening met de BTW,
toe te passen. Over het bedrag boven de vrije ruimte dient
die normaal niet wordt meegenomen bij de bepaling van het
loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%
bedrijfsresultaat, maar nu wel bij het berekenen van de vrije
te worden betaald. De WKR vervangt het fiscale systeem
ruimte. In de rapportage wordt niet alleen de verwachte en
van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan de
de werkelijke loonsom getoond, maar ook die van het vorige
werknemer.
boekjaar, indien gewenst.
Bij Onderhoud > Algemeen > Werkkostenregeling legt u de diverse soorten vast met de connectie naar het grootboek. Ook wordt o.a. het percentage vastgelegd. Bij Soort kan men kiezen uit: Bij Soort kan men kiezen uit:
Bij “Soort = F” kunt u een voorstel Jaarbedrag “Fiscaal loon”
F:
Grondslag Fiscale loonsom
intoetsen. Vervolgens geeft u het Percentage ‘vrijstelling’ in
W:
Werkkosten (binnen forfait)
(1,2% voor 2015/2016).
G:
Gerichte vrijstellingen
Voor alle soorten geldt dezelfde methode van vastlegging
N:
Nihil waarderingen
van de grootboekrekeningen als bij de grondslagen van de
I:
Intermediaire kosten
BTW-codes.
Alle
grootboekrekeningen
O:
Onbelaste kosten
hebben
een
specifieke
op
soort
die
betrekking
worden
vastgelegd.
Een grootboekrekening mag maar bij één soort worden vastgelegd. Houdt u hier rekening mee als u een groep grootboekrekeningen (van - t/m) intoetst.
Regels kunnen nu ook worden verwijderd (met de button: Verwijderen)
14
Werkkostenregeling kopiëren naar andere administraties Verwerkt u meerdere boekhoudingen, dan biedt Minox de mogelijkheid om alle gegevens van de werkkostenregeling van een administratie te kopiëren naar één of meerdere administraties. Dit doet u met de button Kopiëren naar admnr. Uiteraard dienen de rekeningschema’s gelijk te zijn.
BTW
Overzicht
De werkkosten dienen tegen factuurwaarde, dus inclusief
Bij Afdrukken > Grootboek > Werkkostenregeling kunt
BTW gehanteerd te worden. De methode van BTW-berekening
u een overzicht afdrukken, waarmee u inzicht krijgt in de
in Minox (zie Onderhoud > Algemeen > Basisgegevens
zogenaamde vrije ruimte. Bepalend voor deze vrije ruimte is
Administratie tab BTW) dient daarom ‘op grootboek’ te
de grondslag fiscale loonsom. Hierbij kunt u uitgaan van vorig
zijn. Op grootboekrekeningen, die gekoppeld zijn aan de
jaar, het huidig jaar of het door u ingetoetste fiscale jaarbedrag
werkkostenregeling, boekt u de bedragen inclusief BTW.
(voor dit jaar). Door middel van een koppeling met Excel kan
Indien van toepassing hanteert u de betreffende BTW-code.
op een snelle manier extracomptabel worden berekend wat
Op de grootboekrekening worden alle bedragen exclusief
het effect is om kosten van de ene soort aan een andere toe
BTW verwerkt. Voor de werkkostenregeling zal Minox de
te wijzen (bijvoorbeeld de cafetariaregeling).
bedragen inclusief BTW op het overzicht presenteren. U kunt de methode van BTW-berekening alleen bij het aanmaken van een nieuw boekjaar wijzigen.
15
Rekeningkaart BTW niet verdicht afdrukken Voor het boeken van BTW hanteert u BTW-codes. Deze
Bij controle (o.a. door de Belastingdienst) kan het wenselijk
BTW-codes zijn gekoppeld aan de grootboekrekeningen BTW.
zijn om de BTW-rekeningen onverdicht weer te geven. De
De bedragen worden getotaliseerd per dagboekblad en
nieuwe versie maakt dit mogelijk. Bij Opvragen > Grootboek
vervolgens op de betreffende BTW-rekeningen geboekt.
worden bij de BTW-rekeningen de journaalposten in de tab
Vraagt u de grootboekrekening BTW op, dan toont Minox het
Mutaties ongewijzigd, dus verdicht, getoond. Kiest u hier voor
totaal per blad met de omschrijving ‘Automatische boeking’.
de button Afdrukken rekeningkaart dan worden alle mutaties
Deze boekingsregel noemen we ‘verdicht’.
onverdicht weergegeven.
Afdrukken > Grootboek > Rekeningkaarten Ook hier is de optie om aan te vinken dat u de BTW-rekeningen onverdicht
wilt
afdrukken.
Naast
de
rekeningkaarten,
binnen de selectie, worden tevens alle grootrekeningen, die gekoppeld zijn aan een BTW-code, onverdicht geprint. U krijgt dus twee overzichten: de rekeningkaarten die u gewend bent EN de niet verdichte rekeningkaarten van de BTW-rekeningen. Deze nieuwe optie is niet beschikbaar bij Sortering op Documentnummer.
Wilt u alleen één BTW-rekening onverdicht afdrukken, kies dan voor Opvragen > Grootboek. Kies de betreffende BTW-rekening en klik op de button Afdrukken rekeningkaart.
16
Elektronisch factureren (UBL) Met Minox kunt u de factuur per e-mail verzenden. De factuur wordt dan als PDF bijgesloten. Dit noemen we digitaal factureren. Met versie 16 kunt u behalve digitaal ook elektronisch factureren. Een elektronische factuur is opgemaakt in een bestandsformaat dat rechtstreeks leesbaar is door geschikte software.
Wat is het verschil tussen een digitale en een elektronische factuur? Zowel bij een digitale als bij een elektronische factuur stuurt Minox een e-mail. Bij de digitale variant is de bijlage bij de e-mail de factuur in PDF-formaat. Dit is de keuze E (= E-mail) in het veld Type factuur in de tab E-mail van Onderhoud > Debiteuren. Deze variant ondersteunt Minox al jaren. Nieuw is de elektronische variant waarbij, behalve de PDF ook een UBL-bestand wordt bijgesloten. De debiteur ontvangt dan een e-mail met twee bijlagen. De PDF is een leesbaar document. Deze wordt door Minox ook gebruikt om aan de boeking te koppelen.
In versie 12 stond het veld Type factuur in de tab Verkoop.
17
UBL UBL is een formaat dat door ´herken´-software wordt gebruikt om de factuur te herkennen en automatisch te boeken. De nieuwe generatie van Minox Online heeft deze ‘herken’-software ingebouwd. Minox Offline heeft dit herkenningsmechanisme (nog) niet.
De linker afbeelding is een voorbeeld van een elektronisch
De rechter afbeelding is een voorbeeld van een PDF-factuur.
factuur.
Facturen sturen naar meerdere personen (niet van toepassing bij gebruik van Outlook; zie pagina 14) Wilt u de factuur naar meerdere personen sturen, dan kunt u met de nieuwe versie meerdere e-mailadressen in het veld E-mail factuur intoetsen, gescheiden door een , (komma). Bijvoorbeeld:
[email protected],
[email protected],
[email protected]. Ook kunt u nu een lang e-mailadres hanteren (max. 250 tekens).
18
Omschrijving openstaande post Opvragen > Debiteuren / Crediteuren De omschrijving die u intoetst bij het boeken van het in- en verkoopboek bij crediteuren en debiteuren wordt nu ook getoond bij het opvragen van de openstaande posten. Misschien moet u het venster groter maken om ook de rechter kolommen (Omschrijving en Memo) te kunnen zien. Met de button Kolommen bepaalt u welke kolommen voor u belangrijk zijn om te zien.
Als u dubbelklikt op een regel, kunt u de extra gegevens van de openstaande post muteren, zoals het veld Memo en Blokkeren. Deze optie wordt veel gebruikt om bijvoorbeeld de afspraak met de debiteur over de betaling vast te leggen.
Eenmalige debiteuren / crediteuren U kent misschien de zogenaamde eenmalige debiteur of
dient er (minimaal) één debiteur of crediteur in de
crediteur. Bij het gebruik van een eenmalige debiteur wordt
stamgegevens te worden aangemaakt. Minox herkent een
bij het factureren (in een apart dialoogvenster) automatisch
eenmalige debiteur of crediteur als het veld Naam met een
gevraagd om de ingave van NAW-gegevens. Om gebruik te
spatie begint.
kunnen maken van eenmalige debiteuren of crediteuren,
Omdat de adresgegevens van een eenmalige debiteur niet worden vastgehouden, is het niet mogelijk deze debiteuren een aanmaning te sturen.
19
Gereedmelden van verkooporders Als een verkooporder wordt geleverd, zal Minox bij het gereedmelden voorstellen om voor alle regels de kolom Geleverd te vullen (met dezelfde aantallen als de kolom Aantal). Dit is niet altijd gewenst. Bij Onderhoud > Algemeen > Basisgegevens Administratie, kan nu in de tab Verkoop worden aangevinkt: Geleverd aantal niet automatisch vullen.
20
Email
Contact
Algemeen:
[email protected]
Telefoon: 0318 - 55 41 41
Support:
[email protected]
Verkoop:
[email protected]
Onder voorbehoud van druk- en zetfouten. Voor de gevolgen van druk- en zetfouten wordt geen aansprakelijkheid aanvaard.
Copyrights©: Minox Software
20
