Nu zo n d e r CD!
m i n ox ve rsi e 11
| ja a rga n g 1 0 | n ove m b e r 2 0 1 1
Bij deze MINOX-Info treft u geen CD aan, tenzij u beschikt over individuele programmatuur. Wij bieden MINOX-gebruikers met een service-abonnement de mogelijkheid om de nieuwe versie automatisch te downloaden via internet. We merken dat onze gebruikers het bijzonder prettig vinden, om naast een nieuwe build, ook een nieuwe versie automatisch via het internet te downloaden en te installeren. En het is natuurlijk ook goed voor ons milieu!
i n fo
Inhoudsopgave Altijd goed luisteren
3
Automatisch installeren via internet
4
Installatie via internet
5
De nieuwe versie op CD
6
Activeren en deactiveren
7
BTW op grootboekniveau boeken Controle banksaldo
8 10
Geboekt in de verkeerde periode
11
Openstaande posten blokkeren
12
Voorstel debnr/crednr bij aanmaken
13
BTW-aangifte
14
Lekker kort
16
Doe meer met MINOX
20
Altijd goed luisteren |
Altijd goed luisteren Van onze ouders hebben we geleerd om altijd goed te luisteren. Dat hebben we ook nu weer gedaan. Deze versie is wederom tot stand gekomen met uw hulp. Veel van uw wensen hebben wij ingebouwd in de nieuwe versie van MINOX. Onze helpdesk kreeg onder andere de volgende vragen: “Ik heb per ongeluk een blad in een verkeerde periode geboekt. Is er een eenvoudige mogelijkheid om dit te corrigeren?” “Kan MINOX bij het verlaten van het bankboek controleren of mijn eindsaldo klopt?” “Bij de BTW-aangifte krijg ik de melding dat de bedragen niet in overeenstemming zijn. Wat moet ik nu doen?” “Als ik een nieuwe debiteur of crediteur aanmaak, kan MINOX dan automatisch het nieuwe debiteurenof crediteurennummer toewijzen?” “Als accountant vind ik het uit controle oogpunt gemakkelijk dat mijn cliënten de BTW altijd op grootboekniveau boeken, dus ook in het in- en verkoopboek. Kan dit in MINOX?” De nieuwe versie biedt u op deze en andere vragen het antwoord. In onze nieuwsbrief MINOX informeert heeft u kennis kunnen maken met een aantal vooraankondigingen. Wij ontvingen enthousiaste reacties van u. Vanaf nu kunt u er zelf mee aan de slag. Veel plezier met MINOX versie 11.
Ton Janssen Directeur
| Automatisch installeren via internet
Automatisch installeren via internet MINOX biedt de mogelijkheid om een nieuwe build automatisch via internet te installeren. Voorheen ontving u een nieuwe versie altijd op CD. Vanaf versie 11 bieden wij MINOX-gebruikers met een serviceabonnement ook de mogelijkheid om de nieuwe versie te downloaden via internet. De complete installatie hiervan verloopt automatisch en zal ongeveer 10 minuten in beslag nemen, afhankelijk van de snelheid van de internetverbinding, de PC en uw eventuele server. Belangrijk is wel dat u de laatste build van MINOX van versie 10 gebruikt. Uitsluitend met deze laatste build, te weten 101.2, bent u in staat om via internet de nieuwe versie 11 te downloaden en te installeren. In de titelbalk van het eerste inlogscherm van MINOX kunt u controleren welke build u in gebruik heeft. Heeft u van MINOX een oudere build dan 101.2, ga dan in een administratie naar Beheer -> Programmaupdate (via het internet). Kies voor de optie Controleren of er een update beschikbaar is. Het is altijd verstandig om een backup te maken van de administratie(s). Dit geldt dus ook voordat u de nieuwe versie gaat installeren. Zorg dat tijdens de installatie geen gebruikers in MINOX actief zijn. Wij adviseren u om alle programma’s af te sluiten voordat u met de installatie begint. In geval van Windows 7 dient u toestemming te verlenen om de MINOX-update te kunnen uitvoeren.
Nadat u door ons bent geïnformeerd dat voor u een nieuwe versie klaar staat, verschijnt bij het starten van MINOX het volgende dialoogscherm
Logt u niet in met de gebruiker MINOX of behoort u niet tot de (supervisor-)groep 9999, dan wordt u wel geïnformeerd maar kunt u de nieuwe versie niet zelf installeren. Afhankelijk van de toegangsrechten kan de nieuwe versie ook worden gedownload via Beheer -> Programma-update (via het internet).
Installatie via internet |
Installatie via internet 1. Het is verstandig om, voordat u de installatie start, alle andere Windowsprogramma’s af te sluiten. 2. Zorg ervoor dat er geen andere gebruikers in MINOX actief zijn. Start MINOX en kies in het dialoogscherm: “Er is een upgrade beschikbaar van versie 10.01 build 101.2 naar 11.01 build 100.1.” (zie afbeelding vorige pagina) voor: Nu downloaden. 3. De installatiebestanden van de nieuwe versie worden gedownload via het internet. Als dit is afgerond, wordt automatisch het installatieprogramma gestart. Verschijnt dit dialoogscherm niet, dan staat het setup-programma waarschijnlijk in de taakbalk te knipperen. U ziet dan een dialoogscherm met MINOX-update. Kies voor Volgende. 4. De gebruikersovereenkomst van MINOX wordt nu getoond. Indien u hiermee akkoord gaat, kiest u voor OK. 5. Nadat MINOX is geïnstalleerd, klikt u op Voltooien om de installatie af te ronden. 6. Nu ziet u het scherm met Update van versie 10.01 naar 11.01. Kies nu voor Voltooien. De bestanden worden geconverteerd en in de originele MINOX-map geplaatst. 7. Als alles succesvol is verlopen, verschijnt de melding: Conversie is voltooid.
| De nieuwe versie op CD
De nieuwe versie op CD Heeft u ervoor gekozen om de CD te blijven ontvangen, of ontvangt u van ons automatisch een CD in verband met uw individuele programmatuur, dan kunt u de procedure volgen zoals hieronder is beschreven. De nieuwe versie 11 bevat veel nieuwe mogelijkheden en verbeteringen. Wacht daarom niet met het installeren: doe het direct!
Installatie vanaf CD
1. Zorg ervoor dat geen enkele gebruiker in MINOX actief is. Plaats de bijgesloten CD in het CDstation. Alleen als het installatieprogramma niet automatisch start, kiest u voor Start -> Uitvoeren. Type in: d:\setup <ENTER> (waarbij d = CD-Romstation). 2. Bevestig de keuze: Update uitvoeren van bestaande MINOX. Kies voor: Volgende. 3. Als (tijdelijke) doellocatie stelt het programma voor: C:\MINOXUPD. Dit is een map, die tijdelijk wordt aangemaakt en die na de installatie en de conversie automatisch wordt verwijderd. Wij adviseren u deze locatie niet te wijzigen. 4. Nu bent u klaar om de update te installeren. Kies voor Volgende om de installatie te starten. De installatie zal automatisch verlopen. 5. Nadat MINOX is geïnstalleerd, klikt u op Voltooien om de installatie af te ronden. 6. Nu ziet u het scherm met Update van versie 10.01 naar 11.01. Kies nu voor Voltooien. De bestanden worden geconverteerd en in de originele MINOX-map geplaatst. Als alles succesvol is verlopen, verschijnt de melding: Conversie is voltooid.
Activeren en deactiveren |
Activeren en deactiveren Om illegaal gebruik van onze software tegen te gaan, dient MINOX te worden geactiveerd. Het activeren kan per licentie uiteraard slechts éénmaal plaatsvinden. De eerste keer dat u versie 11 start, zal MINOX aan u vragen om via het internet de software te activeren. Als de PC of een werkstation, dat deel uit maakt van het netwerk waarop MINOX is geïnstalleerd, beschikt over een internetaansluiting, verloopt het activeren van MINOX versie 11 volledig automatisch. Heeft u op de PC geen internet-aansluiting dan kunt u MINOX ook telefonisch activeren via onze helpdesk. Indien activeren tijdelijk niet mogelijk is, omdat u bijvoorbeeld buiten kantooruren de nieuwe versie heeft geïnstalleerd en u niet over een internetaansluiting beschikt, dan kiest u voor Later. U kunt vervolgens gewoon met MINOX werken. De eerstvolgende keer dat u MINOX start, wordt weer aan u gevraagd om MINOX te activeren. Wacht hier overigens niet te lang mee.
Deactiveren
Wilt u MINOX op een nieuwe PC installeren, neem dan vooraf contact op met de helpdesk. Op de oude PC dient u namelijk MINOX eerst te deactiveren, voordat u het programma in gebruik kunt nemen op de nieuwe PC.
Conversie van administraties
De eerste keer dat een administratie met versie 11 wordt geopend, zal deze automatisch worden geconverteerd. MINOX vraagt of de betreffende administratie geconverteerd mag worden. Daarbij heeft u de mogelijkheid om alle boekjaren in een keer te converteren.
| BTW op grootboekniveau boeken
BTW op grootboekniveau boeken Bij het in- en verkoopboek, boekt u nu de BTW in de regel van de debiteur en crediteur. De regel(s) daarna boekt u het grootboek, zonder een BTW-code. Het boeken van de BTW op grootboekniveau biedt controletechnisch voordelen. De nieuwe versie van MINOX biedt deze mogelijkheid. Het controleren of op de betreffende grootboekrekening de juiste BTW is geboekt, is een van de mogelijkheden om vast te stellen of er een correcte BTW-aangifte wordt of is gedaan. Is bijvoorbeeld de grootboekrekening 8000 (via de grondslagen) gekoppeld aan de categorie van de BTW-aangifte “Leveringen/diensten belast met 19%”, dan kan het handig zijn om de mutaties van deze rekening te controleren of consequent de juiste BTW-code is gebruikt. Dit vereist een andere manier van boeken. De BTW wordt dan niet meer geboekt in de regel bij de debiteur of crediteur, maar op grootboekniveau. De nieuwe versie van MINOX biedt twee methoden: de traditionele wijze, waarbij op de regel van de subadministratie (debiteur- of crediteur) de BTW wordt vermeld, of de nieuwe methode: BTW op grootboekniveau. Deze keuze kan alleen worden gemaakt als er nog geen boekingen zijn, bijvoorbeeld direct nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt.
Basisgegevens administratie
Bij Onderhoud -> Algemeen -> Basisgegevens administratie moet u in de tab BTW het veld “BTW op grootboek” aanvinken, als u kiest voor deze nieuwe methode. De wijze van boeken bij het in- en verkoopboek verandert dan. Het boeken van de BTW bij kas of bank is (en blijft) op grootboekniveau.
BTW-verschillen corrigeren (tot maximaal)
Als op de factuur meerdere regels vermeld staan, die u naar verschillende grootboekrekeningen boekt, dan kan
Factuur
er een (klein) verschil ontstaan in de BTW-boeking.
O mschrijv ing
Studieboek techniek
16,57 6%
Neem bijvoorbeeld een factuur, die u op twee
Studieboek commercie
16,57 6%
grootboekrekeningen wilt boeken. Het BTW-bedrag per
Bedrag
BTW
33,14
regel is 0,99. Door de afronding is het totale BTW-bedrag
BTW 6%
echter 1,99. MINOX constateert een verschil en kan dit
Totaal
1,99 35,13
corrigeren op het laatste BTW-bedrag. U bepaalt zelf tot welk bedrag u deze correctie toestaat. Is het verschil kleiner dan het bedrag dat u heeft ingegeven bij “BTW-verschil afboeken”, dan zal MINOX, zonder vraagstelling, dit verschil automatisch corrigeren. De waarde 0,00 betekent dat u nooit een automatische correctie wenst.
BTW op grootboekniveau boeken |
In- en verkoopboek
De huidige methode van het boeken van een in- en verkoopfactuur is voortgekomen uit de praktijk. De reden om de BTW in de eerste regel bij de debiteur of crediteur te boeken is de snelheid van boeken, in combinatie met de controle op de BTW. Het factuurbedrag wordt ingetoetst en aan de hand van de ingestelde BTW-code bij de debiteur of crediteur, toont MINOX het BTW-bedrag. Als dit bedrag klopt, kan men zich concentreren op de tegenrekening(en). Heeft een factuur slechts één tegenboeking, dan zal het weinig verschil uitmaken of de BTW op de regel van sub- of op de grootboekrekening wordt geboekt. Wordt de factuur over meerdere grootboekrekeningen verdeeld, dan prefereert (uit oogpunt van snelheid) de huidige methode boven de nieuwe methode.
BTW op grootboek
Kiest u voor de nieuwe methode om bij de grootboekrekeningen de BTW te boeken, dan boekt u op dezelfde wijze eerst het factuurbedrag (inclusief BTW) bij de debiteur of crediteur, maar dan zonder een BTW-code. Daarna verschijnt automatisch de gekoppelde tegenrekening. Als deze grootboekrekening wordt bevestigd, vult MINOX automatisch het bedrag (exclusief BTW), de BTW-code en het BTW-bedrag in. Het komt in de praktijk voor, dat de BTW op de ontvangen factuur iets afwijkt van het totaal van de per regel berekende BTW. Als men het bedrag aanpast, dan kan MINOX het verschil automatisch corrigeren op het BTW-bedrag. U kunt zelf instellen hoe groot deze afwijking mag zijn (bijvoorbeeld 0,05).
Automatische journaalposten
De journaalposten, die MINOX automatisch genereert vanuit de facturering en de in- en verkooporderadministratie worden op dezelfde wijze geboekt als wanneer u dit handmatig zou doen. Als u gekozen heeft om de BTW op grootboekniveau te boeken, zal MINOX dit bij automatisch gegenereerde journaalposten ook doen.
Controle
Bij het opvragen en afdrukken van de grootboekmutaties is de controle, of BTW en de juiste BTW-code zijn geboekt, eenvoudig. Zo dient bijvoorbeeld bij een omzetrekening altijd dezelfde BTW-code gebruikt te zijn.
10 | Controle banksaldo
Controle banksaldo Als u de bank boekt, heeft u een visuele controle op het eindsaldo. Met versie 11 kan MINOX het eindsaldo ook “actief” bewaken. U toetst voordat u de bank gaat boeken het eindsaldo in. Bent u klaar met het boeken dan controleert MINOX of het ingetoetste saldo gelijk is aan het eindsaldo van het dagboekblad. Als dit saldo afwijkt, geeft MINOX een melding.
Basisgegevens dagboeken
U kunt voor de Kas- en Bankboeken aangeven of u wilt dat MINOX het saldo actief controleert. Plaats hiervoor bij het gewenste dagboek (Onderhoud -> Algemeen -> Dagboeken) in het veld “Controle eindsaldo” een vinkje. Het soort dagboek moet “Kas” of “Bank” zijn.
Controle eindsaldo
Heeft u deze optie aangevinkt, dan kunt u zowel bij het openen van een nieuw als een bestaand dagboekblad, in een dialoogscherm het eindsaldo intoetsen. Geeft u bij “Eindsaldo” een bedrag in, dan zal MINOX dit bedrag vergelijken met het eindsaldo van het blad op het moment dat u afsluit. Wijkt het saldo af, dan verschijnt er een dialoogscherm met het opgegeven eindsaldo en de afwijking. U bepaalt zelf of u nu wilt doorgaan met boeken of toch het dagboekblad wilt sluiten. Het ingetoetste eindsaldo heeft geen enkele invloed op de boekingen. Als u meerdere dagafschriften van de bank in één dagboekblad boekt, dan dient u het eindsaldo in te geven van het laatste dagafschrift. Mocht u tijdens het boeken besluiten om meer (of minder) dagafschriften te gaan boeken in hetzelfde dagboekblad dan kunt u met de button “Opgeven eindsaldo” (of Alt-L) het eindsaldo wijzigen. Deze button is alleen beschikbaar als bij de basisgegevens van het dagboek de optie “Controle eindsaldo” is aangevinkt.
Wilt u geen controle van een blad, omdat u bijvoorbeeld alleen maar wilt opvragen, dan kiest u voor de button “Annuleren” of de <Esc> toets. Bevestigt u het bedrag 0,00 dan zal MINOX bij het afsluiten hierop controleren.
Geboekt in de verkeerde periode | 11
Geboekt in de verkeerde periode Is het u wel eens overkomen, dat u een dagboekblad in de verkeerde periode heeft geboekt? MINOX kent een aantal controles, maar toch gaat het in de praktijk af en toe fout. In versie 11 biedt MINOX de mogelijkheid om de periode van een dagboekblad aan te passen.
Controle boekingsdatum
Bij elke mutatie controleert MINOX of de boekingsdatum binnen de periode valt. U heeft immers het aantal perioden gedefinieerd. Boekt u met een boekingsdatum 15-10-2011 en werkt u met 12 perioden (maanden), dan zal MINOX een melding geven als u niet in periode 10 boekt. In een dialoogscherm verschijnt de tekst: “De boekingsdatum valt buiten de boekingsperiode”. U kunt er voor kiezen om deze melding niet meer te tonen. Bij Beheer -> Instellingen kunt u zien of de controle bij u actief is. Als er een vink staat voor: “Controle boekingsdatum valt in boekingsperiode uitgeschakeld”, dan wordt u niet gewaarschuwd.
Periodenummer wijzigen van een dagboekblad
Constateert u achteraf dat een blad in een verkeerde periode is geboekt, dan kunt u dat snel verhelpen met de nieuwe versie. Deze optie krijgt u als u in het boekingsscherm in het veld dagboekbladnr. kiest voor F4. Selecteer het gewenste blad. Met de button “Wijzigen periode” kunt u de periode wijzigen. De periode mag natuurlijk niet geblokkeerd of afgesloten zijn. Bovendien moet u hiervoor wel de rechten hebben (zie Beheer -> Rechten -> Toegang in tab Boeken).
12 | Openstaande posten blokkeren
Openstaande posten blokkeren Bij zowel een debiteur als een crediteur kunt u een openstaande post blokkeren. U wilt bijvoorbeeld een factuur van een debiteur niet aanmanen of van een crediteur niet betalen. Ga bij Opvragen -> Debiteuren/Crediteuren naar de tab Openstaande posten en dubbelklik op de gewenste post. Vink het veld “Blokkeren” aan. U kunt bij het veld “Memo” een tekst invullen. Als u een post bij de debiteur blokkeert, zal het veld “Aantal aanmaningen” de waarde 99 weergeven. De regel met een geblokkeerde post zal in de lijst met alle openstaande posten op het beeldscherm in het rood worden weergegeven.
Openstaande postenlijst
Bij het afdrukken van de openstaande postenlijst kunt u in het dialoogscherm
De indicatie “B” of “99” van een
bij Opties aangeven of u ook de
geblokkeerde post wordt
geblokkeerde posten wilt afdrukken.
uitsluitend bij het soort overzicht
Kiest u hiervoor dan wordt bij crediteuren
“Uitgebreid” afgedrukt.
(achter het veld Vervaldatum) bij een geblokkeerde post een “B” afgedrukt. Bij debiteuren wordt in de kolom AM (aantal aanmaningen) de waarde “99” vermeld.
Debiteuren
Aanmaningen, Aanmaningen Pro en Incasso bieden de mogelijkheid om de geblokkeerde posten niet mee te nemen. Kiest u er voor om geblokkeerde posten toch mee te nemen in het voorstel van zowel Aanmaningen Pro als Incasso dan worden deze regels in het rood getoond. Bij Aanmaningen Pro kunt u in het tabblad Voorstel alle posten van een debiteur, die aan de selecties voldoen, opvragen. Per factuur toont MINOX nu ook de tekst, die u heeft ingetoetst bij ‘Memo’ (in het dialoogscherm onder openstaande posten).
Crediteuren
Bij het Betalingsvoorstel heeft u de keuze om geblokkeerde posten niet af te drukken. MINOXAutomatische betalingen (Taken -> Automatische betalingen) biedt de mogelijkheid om de geblokkeerde posten niet mee te nemen in het betalingsvoorstel.
Voorstel debiteuren- en crediteurennummer bij aanmaken | 13
Voorstel debiteuren- en crediteurennummer bij aanmaken Bijna iedereen die een debiteuren- en crediteurenadministratie bijhoudt, zal enthousiast zijn over deze nieuwe mogelijkheid. Bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur stelt MINOX in de nieuwe versie het eerst volgende (vrije) debiteuren- of crediteurennummer automatisch voor. De cursor blijft in het veld Debiteurennr. of Crediteurennr. staan. Gaat u akkoord met dit nummer dan geeft u <enter> (of
). U kunt het nummer ook overschrijven door direct een ander nummer in te toetsen. Het nieuwe nummer dat MINOX voorstelt, is het hoogste debiteuren- of crediteurennummer + 1. MINOX zal dus niet een vrij nummer tussen bestaande nummers hanteren.
Meerdere in- of verkoopdagboeken
Indien u meerdere in- of verkoopdagboeken gebruikt, zal MINOX het nummer niet automatisch invullen. Als u geen nummer invult en het veld Debiteurennr. of Crediteurennr. verlaat, zal MINOX vragen voor welk in- of verkoopdagboek u de relatie wilt aanmaken. U kiest een dagboek uit de keuzelijst. Vervolgens vult MINOX automatisch een debiteuren- of crediteurennummer in. Dit nummer kunt u wijzigen of bevestigen. Maakt u meerdere debiteuren of crediteuren achtereenvolgens aan, dan neemt MINOX aan dat u dit voor het zelfde dagboek wilt. Er volgt daarom niet elke keer een vraagstelling. Sluit u de debiteurenof crediteurenkaart, dan komt u terug in de lijst. Gaat u nu weer een nieuwe debiteur of crediteur aanmaken, dan zal MINOX opnieuw het dagboek vragen.
“Automatisch toekennen” aanzetten
Wilt u dat MINOX een voorstel doet, dan dient u eerst bij Onderhoud -> Algemeen -> Dagboeken in de tab Subadministratie het veld “Automatisch toekennen” aan te vinken. Heeft u bijvoorbeeld meerdere verkoopboeken, dan mag u ook één verkoopboek aanvinken. MINOX zal dan altijd een debiteurennummer voorstellen in dit verkoopdagboek.
14 | BTW-aangifte
BTW-aangifte Voordat de BTW-aangifte definitief wordt verwerkt, doet MINOX een controle. In principe wordt dezelfde check uitgevoerd als die van de Belastingdienst. De BTW-aangifte bestaat uit twee kolommen: Grondslag en Omzetbelasting. MINOX controleert of het bedrag Grondslag x BTW-percentage gelijk is aan het bedrag Omzetbelasting. In het onderstaande voorbeeld ziet u bij 1a Levering/diensten belast met 19% (zie afbeelding bij A) het Grondslagbedrag 96.569. MINOX totaliseert alle grondslagbedragen (zie afbeelding bij C) van de geselecteerde periode. De omzetbelasting moet dus zijn 19% van 96.569 = 18.348,11. In de kolom Omzetbelasting heeft MINOX berekend: 18.348. Dit is het totaal van de geselecteerde periode van grootboekrekening 1501 (zie afbeelding bij B).
BTW-aangifte | 15
De meest voorkomende fouten, zijn het gevolg van: Het niet invullen van alle grondslagen:
U besluit om een nieuwe opbrengstrekening toe te voegen aan uw grootboek, maar u vergeet deze te koppelen als grondslag aan de betreffende BTW-code.
Een foutieve boeking:
De verkoop van inventaris is zo’n voorbeeld. U boekt in het verkoopboek rechtstreeks op de grootboekrekening Inventaris. Omdat deze rekening niet voorkomt bij de grondslagen is uw BTWaangifte onjuist.
Een vergeten of foutieve BTW-code:
Bij een contante verkoop (in Kas/Bank) vergeet u de BTW-code te hanteren bij de grootboekrekening Omzet. Er is “Omzet laag” geboekt op een grootboekrekening die in de grondslagen van BTW-hoog staat.
Bedragen lijken niet in overeenstemming: Constateert MINOX een verschil dan verschijnt een melding. In dit dialoogscherm kunt u ervoor kiezen om een BTW-controleoverzicht af te drukken. MINOX controleert de administratie en de boekingen. Op dit overzicht zijn coderingen opgenomen, die mogelijke fouten aan het licht brengen.
16 | Lekker kort
Lekker kort Kredietbeperking
Hanteert u kredietbeperking, dan wordt het factuurbedrag verhoogd met een vergoeding (=kredietbeperking) die moet worden betaald als men de factuur pas na de gestelde periode voldoet. Bij het boeken in het kas- of bankboek van een betaling van de debiteur toont MINOX de openstaande post in het onderste deel van het scherm. Het bedrag kredietbeperking wordt afzonderlijk getoond. MINOX plaatst standaard het openstaande bedrag in de kolom Credit. Met de functietoets F12 kan dit bedrag worden verminderd met het bedrag kredietbeperking. Vervolgens kan men dit bedrag door MINOX automatisch laten afboeken.
Opvragen Debiteuren / Crediteuren
Opent u bij Opvragen een debiteur of crediteur dan kunt u direct van de betreffende debiteur resp. crediteur een Openstaande postenlijst afdrukken. Gebruik hiervoor de button ‘Afdr. Openstaande posten’ of Alt+r.
Kostensoorten / -plaatsen
Zowel bij het opvragen van de mutaties van Kostenplaatsen als van Kostensoorten kunnen nu ook de mutaties van vorige boekjaren worden getoond.
Factuurhistorie
Op de naam van de debiteur kan nu ook worden gesorteerd en gezocht. Sorteren kan door in de titelbalk op de “Naam” te klikken. Vervolgens kunt u een naam intoetsen, waarop MINOX gaat zoeken.
Automatische betalingen
Bij het dagboek Bank vermeldt u het bankrekeningnummer dat MINOX hanteert bij het automatisch betalen van crediteuren. Het komt voor dat u meerdere bankrekeningen heeft, van waaruit u betaalt. Om later na te kunnen gaan van welke rekening een post betaald is, vermeldt MINOX nu de dagboekcode in de omschrijving van de boeking.
Lekker kort | 17
Gereedmelden
Bij MINOX-Verkooporderadministratie kunnen orders automatisch worden gereedgemeld (Taken -> Verkooporders -> Gereedmelden). Nu worden ook artikelen zonder aantallen gereedgemeld.
Inkoopprijzen muteren
Wanneer in een inkooporder een afwijkende inkoopprijs is gehanteerd, wordt deze bij ontvangsten of bij het doorboeken altijd teruggeschreven in het veld “Inkoopprijs leverancier”. Dit is echter niet altijd gewenst. MINOX biedt u nu een mogelijkheid om deze mutatie niet terug te schijven. Bij Onderhoud -> Algemeen -> Basisgegevens administratie kan in de tab Inkoop het veld “Terugschrijven inkoopprijs” uitgevinkt worden. Dit heeft dan zowel betrekking op de inkooporderadministratie als op het boeken van voorraadontvangsten.
Export
De module MINOX-Export biedt nu de mogelijkheid om bij het exporteren van openstaande posten ook de NAW-gegevens van de debiteur of crediteur mee te nemen. Tevens kunnen de Extra artikelomschrijvingen van de artikelen worden geëxporteerd.
Elektronische factuur
Factureert u met MINOX? Dan kunt u de factuur ook opslaan als PDF-bestand en deze automatisch per e-mail verzenden. Versie 11 biedt nu de mogelijkheid om in de tekst de contactpersoon op te nemen. Ook kunt u verwijzen naar het betreffende factuurnummer. In de tab Kopie / E-mail (Onderhoud -> Algemeen -> Basisgegevens administratie) kunt u in de tab Formulieren voor de Factuur bij “Tekst bij E-mail” door middel van het gebruik van de contactpersoon opnemen en met de bijgesloten factuur noemen.
18 | Lekker kort
Afdrukken Debiteuren / Crediteuren
Toegevoegd is het overzicht E-maillijst. Zoals elk overzicht, kan ook deze lijst worden geëxporteerd (bijvoorbeeld naar Excel).
Verkoopstatistieken
Zowel bij de statistiek “Artikel / Debiteur” als “Debiteur / Artikel” biedt MINOX nu de mogelijkheid om dit jaar te vergelijken met vorig jaar. Kiest u voor “Vergelijking met vorig boekjaar” dan wordt het soort overzicht automatisch als “Uitgebreid” afgedrukt. De selectie van de periode en/of factuurdatum heeft betrekking op dit jaar én vorig jaar. Kiest u voor 01-03-2011 t/m 31-05-2011 dan zal MINOX voor vorig jaar de datum 01-03-2010 t/m 31-05-2010 hanteren.
Lekker kort | 19
Vormgeving MINOX Bij Venster -> Vormgeving MINOX vindt u de mogelijkheid om de vormgeving van MINOX in enige mate aan te passen. De nieuwe versie biedt de mogelijk om ook het lettertype, binnen bepaalde grenzen, te wijzigen. Met de button Font selectie kunt u een ander lettertype en andere lettergrootte kiezen. Standaard hanteert MINOX als font MS Sans Serif met de grootte van 11. Wij adviseren niet te veel van deze waarden af te wijken. De titelvelden worden namelijk niet gewijzigd, uitsluitend de ‘mutatie’-velden. Met de button ´OK´ bevestigt u de wijziging, maar deze kan pas worden doorgevoerd nadat MINOX opnieuw wordt gestart. Met de button ´Standaard´ worden alle originele waarden teruggezet.
Als u wijzigingen aanbrengt aan de vormgeving heeft dit (bijvoorbeeld in een netwerksituatie) alleen invloed op uw eigen werkstation.
20 | Doe meer met MINOX
Doe meer met MINOX Veel reacties op ons TV-debuut
In september 2011 (met herhalingen in oktober) heeft u de mensen van MINOX Software kunnen zien op RTL in het ondernemersprogramma 2Getbusiness TV. Wij waarderen de leuke en spontane reacties van onze MINOX-gebruikers. Heeft u de uitzending gemist of wilt u deze nogmaals bekijken: ga dan naar onze website.
MINOX informeert
Naast deze MINOX-Info houden wij de MINOX-gebruikers ook op de hoogte met onze e-mailnieuwsbrief MINOX informeert. Heeft u deze nog niet van ons ontvangen of wilt u dat uw collega ook wordt geïnformeerd, bel ons of stuur een e-mail naar [email protected].
Bedrijfstrainingen
MINOX software kan -op maat- bedrijfstrainingen voor u verzorgen. Op uw kantoor en afgestemd op in Veenendaal.
Interesse in het bijwonen van een productpresentatie van een van de modules van MINOX? Regelmatig organiseren wij in Veenendaal bijeenkomsten, ook op individuele basis. Vraag vrijblijvend naar de mogelijkheden. Wilt u een speciale factuurlay-out of wilt u een bepaald overzicht? Wij bouwen een bepaald onderdeel van MINOX speciaal afgestemd op uw behoefte. Ook helpen wij u met de implementatie. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling Verkoop: 0318 - 55 41 41.
MINOX Software
Vendelier 25-27 | 3905 PB VEENENDAAL | Tel (0318) 55 41 41 | Fax (0318) 55 51 15 E-mail [email protected] | Internet www.minox.nl Copyright © MINOX Software
ontwerp & druk: JP Offset, Duiven, www.jp.nl
de wensen van u en uw medewerkers. Wilt u slechts een dagdeel, kom dan naar ons trainingscentrum
