INDONESIA ONE HEALTH UNIVERSITY NETWORK

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health

INDONESIA ONE HEALTH UNIVERSITY NETWORK

Pedoman Aplikasi

Soft Skill One Health

INDONESIA ONE HEALTH UNIVERSITY NETWORK

Bab:

Manajemen

Buku ini dapat diterbitkan berkat dukungan United States Agency for International Development (USAID). Opini yang tertulis dalam buku ini murni merupakan pendapat tim penulis dan tidak merefleksikan pandangan USAID ataupun pemerintah Amerika Serikat. USAID menjamin hak bebas royalti noneksklusif dan permanen untuk mereproduksi, mempublikasi, serta mempergunakan buku ini dalam bentuk apapun, juga memberikan wewenang bagi pihak lain dalam menggunakannya untuk kepentingan Pemerintah.

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Editor: Tim Indohun ISBN 978-602-72509-0-1

Diterbitkan oleh: Indohun National Coordinating Office Kampus Baru UI Depok Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia Gedung G Lantai 3 Ruang 316 Depok, Jawa Barat 16424 Telp./Fax.: 021 2930 2084 E-mail: [email protected] Website: www.indohun.org

INDOHUN


Contoh: Modul OH menjadi Paparan PowerPoint

Contoh Pemakaian Materi Dalam Mata Kuliah

Sub bab: Konsep dan Pengetahuan tentang One Health

Sub bab: Dasar-dasar Kesehatan Masyarakat

Sub Bab: Kolaborasi dan Kemitraan

Sub Bab: Komunikasi dan Informatika

Contoh Pemakaian Materi Dalam Pelatihan

Sub bab: Konsep dan Pengetahuan tentang One Health

Sub bab: Kesehatan Ekosistem

Sub Bab: Kepemimpinan

Sub Bab: Budaya, Kepercayaan, Nilai dan Etika

i

INDOHUN


Kata Pengantar Dalam rahmat Tuhan YME kami dapat menyelesaikan terjemaahan Buku Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health. Buku ini dirancang untuk meningkatkan kemampuan para ahli yang mempunyai keahlian yang mendalam di dalam displin ilmu mereka untuk bekerjasama lintas disiplin dalam rangka menjawab permasalahan yang kompleks terkait One Health. Terdapat tujuh bab yang akan membantu membangun keahlian, pengetahuan, dan kemampuan para peserta kursus untuk dapat secara efektif mencari jawaban terhadap permasalahan-permasalahan kesehatan masyarakat melebihi disiplin ilmunya, dan juga agar para peserta dapat berfungsi sebagai satu bagian yang menyatu dengan tim ahli yang bersifat multi-disiplin. Tujuh bab di dalam Buku Panduan Aplikasi SoftSkill One Health meliputi:  Kolaborasi dan Kemitraan  Komunikasi dan Informatika  Budaya, Kepercayaan, Nilai and Etika  Kepemimpinan  Manajemen  Kebijakan, Advokasi and Regulasi  Systems Thinking Buku ini dirancang oleh tim penyusun yang terdiri dari 33 ahli dari berbagai disiplin ilmu mulai dari ilmu kedokteran hewan, kedokteran, kesehatan masyakarat, ekologi, rancangan instruksional, meliputi lima negara termasuk Indonesia, Malaysia, Thailand, Vietnam, dan Amerika Serikat, yang telah bekerjasama selama hampir satu tahun untuk menyusun modul-modul One Health ini, tim penyusun terdiri dari: Dr. Abu Tholib Aman Mr. Irwin Fernandez Chavez Dr. Jeein Chung Dr. Ede Surya Darmawan Dr. Stanley Fenwick Ms. Louise Flynn Dr. Karin Hamilton Dr. Latiffah Hassan Dr. Douglas L. Hatch Dr. Raymond R. Hyatt Ms. Kimberly Kennedy

Dr. Nongyao Kasatpibal Dr. Sumalee Lirtmunlikaporn Dr. Roslaini Bin Abd. Majid Dr. Mohd Rizal Abdul Manaf Dr. Walasinee Moonarmart Dr. Saengduen Moonsom Ms. Pornthip Rujisatian Dr. Sarmin MP Dr. Pham Hong Ngan Dr. Felicia Nutter Dr. Mohd Sham Bin Othman

Dr. Pham Duc Phuc Dr. Trioso Purnawarman Dr. Jennifer Steele Dr. Agik Suprayogi Ms. Roberta Talmage Dr. Metawee Thongdee Dr. Kriangkrai Thongkorn Mr. Luu Quoc Toan Dr. Ronald Morales Vargas Dr. Le Thi Huong Dr. Le Thi Thanh Xuan

Buku ini berasal dari Modul One Health yang sudah diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, sehingga mudah untuk diajarkan kepada mahasiswa kesehatan di Indonesia. Materi yang dirancang dalam buku ini telah dirancang agar anda dapat menyesuaikan isinya terhadap lokasi spesifik anda (universitas, wilayah, negara, dll.). Sebagai contoh, anda mungkin ingin menyesuaikan praktek di lapangan terhadap fasilitas-fasilitas pelayanan kesehatan atau satwa liar di wilayah anda; atau mungkin anda ingin memfokuskan perhatian anda pada penyakit-penyakit zoonotic yang prevalensinya paling tinggi di wilayah anda. Jika anda mengajar mahasiswa S2 dan bukan mahasiswa S1, maka anda mungkin ingin menambahkan pekerjaan akademis ke dalam tugas dan bahan bacaan mahasiswa anda. Anda mungkin dapat memasukkan beberapa aspek dari modul One Health ini di matakuliah mahasiswa S1, anda dapat menggunakan materi-materi di dalam modul untuk digunakan dalam workshop untuk para ahli, atau anda dapat memodifikasi materi-materi tersebut untuk disampaikan kepada para pemangku kepentingan di masyarakat. Setiap bab dan materi telah dirancang agar dapat menyesuaikan dan menyelaraskan dengan rencana pemakaiannya. Berkreasilah dan jadikanlah materi ini berguna untuk anda. Salam Koordinator INDOHUN iii

iv

INDOHUN


Pendahuluan “One Health” merupakan aktivitas global yang penting berdasarkan konsep bahwa kesehatan manusia, hewan, dan lingkungan/ekosistem bersifat saling bergantung satu sama lain atau interdependen, dan tenaga profesional yang bekerja dalam area tersebut akan dapat memberikan pelayanan terbaik dengan saling berkolaborasi untuk mencapai pemahaman yang lebih baik mengenai semua faktor yang terlibat dalam penyebaran penyakit, kesehatan ekosistem, serta kemunculan patogen baru dan agen zoonotik, juga kontaminan dan toksin lingkungan yag dapat menyebabkan morbiditas dan mortalitas substansial, serta berdampak pada pertumbuhan sosioekonomik, termasuk pada negara berkembang. Buku Pedoman Aplikasi Hard Skill One Health dan Buku Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health dapat digunakan secara bersamaan ataupun individual oleh para pengajar. Buku ini terdiri dari masing-masing tujuh bab atau modul. Bab yang terdapat pada Buku Pedoman Aplikasi Hard Skill One Health yaitu Konsep dan Pengetahuan tentang One Health; Dasar-dasar Penyakit Menular; Manajemen Penyakit Menular; Epidemiologi dan Analisis Risiko; Dasar-dasar Kesehatan Masyarakat; Kesehatan Ekosistem; dan Perubahan Perilaku. Bab yang terdapat pada Buku Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health yaitu Kolaborasi dan Kemitraan; Komunikasi dan Informatika; Budaya, Kepercayaan, Nilai and Etika; Kepemimpinan; Manajemen; Kebijakan, Advokasi and Regulasi; dan Systems Thinking. Pemanfaatan buku ini disesuaikan dengan kebutuhan dari pengajar. Pemodifikasian susunan bab dapat dilakukan. Setiap bab memiliki bobot pengajaran yang berbeda, sehingga dapat diajarkan dalam beberapa sesi. Adapun tujuan yang ingin dicapai setelah mempelajari buku ini adalah untuk: Informasi lebih lanjut mengenai buku ini, hubungi: INDOHUN NCO Kampus Baru UI Depok Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia Gedung G Lantai 3 Ruang 316 Depok, Jawa Barat 16424 Telp./Fax.: 021 2930 2084 E-mail: [email protected] Website: www.indohun.org

 menambah pengetahuan dan meningkatkan kolaborasi lintas-sektor serta antarprofesi;  memberikan strategi praktis yang bermanfaat untuk investigasi lapangan wabah penyakit sekaligus menjadi paparan realistis bagi mahapeserta dan fakultas mengenai kemunculan penyakit infeksi, temasuk agen infeksi zoonotik, agen infeksi yang baru diidentifikasi yang mampu menyebabkan ancaman pandemi, kampanye peningkatan kesadaran publik dan manajemen penyakit, serta kesehatan ekosistem dan lingkungan; dan  meningkatkan kerja sama di kalangan petugas kesehatan pemerintah tingkat nasional, regional, serta kabupaten yang tertarik pada prinsip One Health, bersama dengan agen kesehatan multilateral (misalnya Badan Kesehatan Dunia/World Health Organization [WHO], Badan Makanan dan Pertanian Persatuan Bangsa-Bangsa/Food and Agriculture Organization of the United Nations [FAO], serta Badan Kesehatan Satwa Dunia/World Organisation for Animal Health [OIE]), juga lembaga swadaya masyarakat (LSM)/nongovernmental organizations (NGOs) dan pihak swasta. Keterangan berikut wajib dicantumkan oleh siapa saja yang hendak menduplikasi bahan atau isi rangkaian modul One Health: Modul Pendidikan One Health, Southeast Asia One Health Network (SEAOHUN), 2014. 1

INDOHUN


Bab 5

Bab 5: Manajemen

Deskripsi Modul dan Modul ini memberikan para mahasiswa sebuah pemahaman mengenai keahlianKeluaran Pembelajaran: keahlian yang dibutuhkan untuk mengelola sebuah inisiatif One Health, di dalamnya termasuk:  Merencanakan penentuan staf, budget, dan sumber daya.  Mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang dibutuhkan untuk memandu dan mendukung pelaksanaan harian inisiatif ini.  Mengelola dan memonitor inisiatif ini untuk memaksimalkan efektivitas aksiaksi One Health dan pencapaian dari outcome kesehatan yang diinginkan  Menyelesaikan masalah dan mengambil aksi korektif selama pelaksanaan inisiatif, juga mempelajari dan berbagi pasca proyek  Memastikan keselamatan dan kesehatan tim One Health. Target Pelajar:

Mahasiswa Program Sarjana; atau Mitra, Praktisi, dan Profesional One Health

Peta Pembelajaran   

 

 

 

 



 

Kompetensi Kompetensi #1 Memahami perbedaan antara mengelola dan memimpin dan pentingnya kedua hal tersebut dalam kesuksesan inisiatif One Health.

Tujuan Pembelajaran untuk Pembangunan Kompetensi Memahami perbedaan peran dari masing-masing skenario dalam inisiatif One Health melalui siklus sebuah proyek, termasuk di dalamnya:  Mengelola pembuatan prediksi dan memastikan terwujudnya hasil.  Memimpin pembuatan gangguan yang positif dan perubahan skala luas.

247

INDOHUN


Kompetensi #2

Tujuan Pembelajaran untuk Pembangunan Kompetensi

Membangun rencana kerja untuk memonitor dan mencapai perkembangan yang diinginkan.

Membuat rencana kerja yang dirancang untuk mencapai target dengan:  Mengidentifikasi aktivitas/tugas dan outcome secara jelas.  Menentukan staf, budget, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai hasil.  Membuat jadwal untuk memastikan aktivitas yang berurutan dan paralel terlaksana sehingga inisiatif selesai pada waktunya.  Memahami hubungan antara ruang lingkup, waktu, sumber daya, dan kualitas outcome dari sebuah proyek.

Kompetensi #3


Memastikan kebijakan, prosedur, dan sistem berjalan semestinya untuk memandu dan mendukung inisiatif One Health

Memahami peran kebijakan dan prosedur dalam inisiatif-inisiatif One Health.

Kompetensi #4


Mengawasi implementasi dan memonitor inisiatif One Health untuk memaksimalkan efektivitas aksi One Health dan pencapaian dari outcome kesehatan yang diinginkan

Mengelola dan memonitor sebuah inisiatif One Health untuk memastikan bahwa inisiatif tersebut:

Kompetensi #5 Mengatasi hambatan, menyelesaikan masalah dan mengambil aksi korektif selama pelaksanaan inisiatif One Health. Mengevaluasi dan memberikan pembelajaran pasca inisiatif.

Tujuan Pembelajaran untuk Pembangunan Kompetensi Memastikan inisiatif One Health memberikan hasil dengan cara:

Kompetensi #6 Memastikan keselamatan dan kesehatan tim One Health.

Tujuan Pembelajaran untuk Pembangunan Kompetensi Memastikan keselamatan dan kesehatan tim One Health dengan cara:

Mendefinisikan elemen-elemen untuk kebijakan dan prosedur yang “baik”.

 Mengikuti indikator-indikator.  Dijalankan sesuai budget  Tepat waktu  Mendapatkan hasil dan mencapai outcome  Menunjukkan keunggulan, kompetensi, dan profesionalisme.

 Mengidentifikasi dan mengatasi hambatan  Proaktif dalam menangani dan menyelesaikan masalah.  Menyesuaikan rencana dan mengambil aksi korektif dalam merespon perubahan dan/atau informasi baru

 Menyiapkan sebuah komunikasi dan rencana aksi untuk keadaan darurat tim One Health  Memonitor kesehatan fisik dan mental anggota tim One Health (seperti nutrisi, olahraga, tidur, masalah rumah tangga/keluarga untuk tim yang berkerja lembur atau jauh dari rumah).  Menyediakan mekanisme untuk mengurangi stres.  Menyediakan dukungan “pertolongan pegawai” selama dan setelah inisiatif.

248

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Gambaran Umum Waktu 60 Menit

Topik Pengantar Manajemen One Health

Alat & Materi  Komputer, proyektor LCD LCD, layar/dinding putih  Flipchart atau papan putih dan spidol  Modul PowerPoint  Kertas tempel (seperti Post-it®)  Panduan Mahasiswa

120 Menit Rencana Kerja: Kunci Sukses Manajemen One Health

 Komputer, proyektor LCD LCD, layar/dinding putih  Flipchart atau papan putih dan spidol  Modul PowerPoint  Kertas tempel (seperti Post-it®)  Panduan Mahasiswa

120 Menit Kebijakan dan Prosedur: Kunci untuk Memandu dan Mendukung Inisiatif One Health

 Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih  Flipchart atau papan putih dan spidol  Modul PowerPoint  Komputer dengan akses internet (untuk mahasiswa)  Panduan Mahasiswa

180 Menit Alat untuk Mengelola Inisiatif One Health

 Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih  Flipchart atau papan putih dan spidol  Modul PowerPoint  Panduan Mahasiswa

90 Menit

Memonitor Implementasi untuk  Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih Mencapai Target Outcome  Flipchart atau papan putih dan spidol  Modul PowerPoint  Kartu Simulasi Manajemen  Panduan Mahasiswa

120 Menit

Mengelola Keselamatan dan Kesehatan Tim

Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih Flipchart atau papan putih dan spidol Modul PowerPoint Video Panduan Mahasiswa

60 Menit

Refleksi Diri dan Evaluasi Pembelajaran

Panduan Mahasiswa

Referensi bagi Fasilitator 1. Goleman, D. (2011). HBR’s 10 Must Reads on Managing People. United States: Harvard Business School Publishing Company. Harvard Business Review. 2. Craig, J. C. (2012) Project Management Lite: Just Enough to Get the Job Done…Nothing More. North Charleston, SC: Create Space. 3. Kotter, J. P. (2008). A Force for Change: How Leadership Differs from Management. New York, New York: Free Press.

249

INDOHUN


Sub Bab: Pengantar Manajemen One Health Tujuan Pembelajaran:

Memahami perbedaan peran dari masing-masing skenario dalam inisiatif One Health melalui siklus sebuah proyek, termasuk di dalamnya:  Mengelola pembuatan prediksi dan memastikan terwujudnya hasil.  Memimpin pembuatan gangguan yang positif dan perubahan skala luas.

Tipe Pembelajaran:

Aktivitas Individu dan Kelompok Besar; Diskusi Kelompok Besar

Waktu:

60 Menit

Alat dan Materi:

 Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih  Flipchart atau papan putih dan spidol  Modul PowerPoint  Kertas tempel (seperti Post-it®)  Panduan Mahasiswa

Tugas Pra-kelas

 Menonton satu video dari seorang spesialis manajemen, John Kotter, di website yang tertera bawah.

Catatan untuk Fasilitator 10 Sebelum kelas, minta mahasiswa untuk menonton salah satu dari dua video Menit berikut ini di website Kotter International: www.kotterinternational.com/our-principles/change-leadership Pra-kerja

Pilihan Video 1:

Pilihan Video 2:

The Differences between Management and Leadership

The Key Differences between Leading and Managing

Minta mereka menuliskan aspek-aspek utama dari manajemen dan kepemimpinan yang mereka dapatkan dari video-video tersebut.

Kuliah

10 Gambaran Umum Modul Menit Berikan mahasiswa gambaran umum yang singkat tentang kompentensi dasar dan agenda modul ini. Kompetensi Dasar Modul Manajemen  Memahami perbedaan antara mengelola dan memimpin dan pentingnya kedua hal tersebut dalam kesuksesan inisiatif One Health.  Membangun rencana kerja untuk memonitor dan perkembangan yang diinginkan  Memastikan kebijakan, prosedur dan sistem berjalan semestinya untuk memandu dan mendukung inisiatif One Health.  Mengatasi hambatan, menyelesaikan masala,h dan mengambil aksi korektif selama pelaksanaan inisiatif One Health. Mengevaluasi dan menberikan pembelajaran pascainisiatif.  Memastikan keselamatan dan kesehatan tim One Health.

250

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Agenda Modul 60 Menit

Pengantar Manajemen One Health

120 Menit

Rencana Kerja: Kunci Sukses Manajemen One Health

120 Menit

Kebijakan dan Prosedur: Kunci untuk Memandu dan Mendukung Inisiatif One Health

180 Menit

Alat untuk Mengelola Inisiatif One Health

90 Menit

Memonitor Implementasi untuk Mencapai Target Outcome

120 Menit

Mengelola Keselamatan dan Kesehatan Tim

60 Menit

Refleksi Diri dan Evaluasi Pembelajaran

20 Pengantar Manajemen One Health Menit  Catatan: Tujuan dari sesi ini adalah memebrikan mahasiswa pengalaman angsung mengenai proses pembuatan rencana kerja. Jangan katakan pada kelas bahwa mereka akan menciptakan satu rencana kerja sampai akhir dari sesi ini.

Aktivitas Individu

Kelompok akan memulainya dengan memikirkan tentang pertanyaan-pertanyaan dasar yang setiap manajer harus tanyakan ketika merencanakan sebuah aktivitas. Beri kelas tugas berikut: Bayangkan bahwa profesor Anda meminta Anda untuk mengorganisasi sebuah simposium satu hari untuk seorang ilmuwan/ahli yang sedang berkunjung. Anda diminta mengundang setiap orang di departemen/jurusan dan para pemimpin universitas. Dalam Panduan Mahasiswa, tuliskan daftar semua hal yang Anda butuhkan untuk membuat acara ini sukses. Anda diberikan waktu 5 menit.

Aktivitas Kelompok Besar

Setelah 5 menit, minta mahasiswa untuk membacakan daftar mereka kepada kelas dan memilih satu mahasiswa untuk menyalin setiap item pada selembar Post-it dan menempelkannya di atas flipchart atau papan putih. Lalu, minta kelompok tersebut menyusun item-item aksi dalam urutan yang harus mereka lengkapi. Kelompok harus mencapai konsensus mengenai urutan ini. Pada satu lembar Flipchart yang baru atau bagian baru dari papan putih, tulis ulang langkah-langkah dalam urutan yang telah ditentukan oleh mahasiswa. Lalu, minta mereka untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan tiap aktivitas. Catatlah respon mereka di samping tiap langkah. Sampaikan pada mahasiswa bahwa mereka baru saja menyelesaikan dasar rencana kerja, yaitu sebuah alat kunci dalam mengelola sebuah inisiatif One Health. Terakhir, tanyakan pertanyaan-pertanyaan tambahan yang harus mereka jawab untuk melengkapi rencana kerja ini. Cari jawaban seperti budget, jadwal, dan ruang lingkup (seperti berapa banyak orang, kualitasnya, dll.)

251

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health 

Segitiga Manajemen Proyek


Ceritakan pada mahasiswa bahwa daftar pertanyaan-pertanyaan yang mereka telah buat adalah dasar manajemen proyek, yang juga dikenal sebagai Segitiga Manajemen Proyek. Pendekatan ini menyeimbangkan ruang lingkup, sumber daya yang tersedia, jadwal dan kualitas outcome yang akan dijelaskan lebih detail nantinya.

Diskusi Kelompok Besar

20 Peran Manajer Menit Lihat kembali video-video pra-kerja tentang kepemimpinan versus manajemen dan adakan satu diskusi kelompok mengenai pertanyaan-pertanyaan berikut:  Apakah yang Anda rasakan adalah peran utama seorang manajer?  Dapatkah Anda membedakan kepemimpinan dari manajemen?  Apakah Anda memiliki pengalaman terkait hal ini?  Catatan: Untuk kelompok yang memiliki kemampuan dan pengalaman lebih lanjut, pertimbangkan untuk menanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini:  Pikirkan tentang dimana Anda menghabiskan kebanyakan waktu dan energi Anda: kepemimpinan atau manajemen?  Apakah itu sebuah keseimbangan yang tepat?  Menuru Anda, bagaimanakah keseimbangan yang paling efektif? Kesimpulan Untuk menyimpulkan sesi ini, ceritakan pada mahasiswa bahwa mereka akan mempelajari tentang Kepemimpinan dan Manajemen sepanjang modul pelatihan One Health ini. Modul ini akan membantu mereka mempelajari alat dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengelola inisiatif One Health secara efektif, sedangkan modul Kepemimpinan akan membahas keahlian, pengetahuan, dan perilaku kepemimpinan yang profesional One Health harus tunjukkan untuk bekerja secara efektif.

252

H b

g d d

INDOHUN


Latihan untuk Peserta Tujuan Pembelajaran:

Memahami perbedaan peran dari masing-masing skenario dalam inisiatif One Health melalui siklus sebuah proyek, termasuk di dalamnya:  Mengelola pembuatan prediksi dan memastikan terwujudnya hasil.  Memimpin pembuatan gangguan yang positif dan perubahan skala luas.

Pra – Kerja Sebelum sesi pertama dimulai, tonton salah satu video oleh John Kotter, seorang profesor Sekolah Bisnis Harvard yang telah telah membuat terobosan-terobosan mengenai perbedaan antara manajemen dan kepemimpinan. Pra-kerja

Pilihan Video 1:

Pilihan Video 2:

The Differences between Management and Leadership

The Key Differences between Leading and Managing

www.kotterinternational.com/our-principles/change-leadership Tugas Manajemen Pertama Bayangkan bahwa profesor Anda meminta Anda untuk mengadakan sebuah simposium satu hari untuk seorang ilmuan yang sedang berkunjung. Anda diminta mengundang setiap Aktivitas Individu orang di departemen/jurusan dan para pemimpin universitas. Tuliskan semua hal yang Anda butuhkan untuk membuat acara ini sukses. Anda diberikan waktu 5 menit. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Daftar Tugas dan Waktu Aktivitas Kelompok Besar

Langkah

Tugas

Waktu

Langkah

1.

6.

2.

7.

3.

8.

4.

9.

5.

10.

Tugas

253

INDOHUN





------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Peran Seorang Manajer Bagaimana menurut Anda?  Apakah yang Anda rasakan adalah peran utama seorang manajer?  Dapatkah Anda membedakan kepemimpinan dari manajemen? Diskusi Kelompok  Apakah Anda memiliki pengalaman terkait hal ini? Besar Catatan: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

254


INDOHUN

Sub Bab: Rencana Kerja: Kunci Sukses Manajemen Inisiatif One Health Tujuan Pembelajaran:

 Membuat rencana kerja yang dirancang untuk mencapai target dengan: - Mengidentifikasi aktivitas/tugas dan outcome secara jelas. - Menentukan staf, budget, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai hasil. - Membuat jadwal untuk memastikan aktivitas yang berurutan dan paralel terlaksana sehingga inisiatif selesai pada waktunya.  Memahami hubungan antara ruang lingkup, jadwal, sumber daya dan kualitas outcome proyek.

Tipe Pembelajaran:

Kuliah; Aktivitas Kelompok Kecil dan Besar

Waktu:

120 Menit

Alat dan Materi:

 Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih  Flipchart atau papan putih dan spidol  Modul PowerPoint  Kertas tempel (seperti Post-it®)  Panduan Mahasiswa

Rincian Catatan

Kuliah

10 Merancang Rencana Kerja Proyek Menit Buka sesi ini dengan menyampaikan kuliah singkat tentang merancang rencana kerja proyek. Berikan pendahulan berikut dan lalu rujuk ke presentasi Modul PowerPoint untuk catatan kuliah yang lengkap. Pada sesi ini, kita akan membuat sebuah rencana kerja proyek yang detail. Sebuah rencana kerja proyek terdiri atas asumsi dan keputusan perencanaan, memfasilitasi komunikasi antara pemegang kepentingan dan menjelaskan ruang lingkup yang telah disetujui, biaya dan garis besar penjadwalan. Sebuah rencana kerja proyek menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:  Mengapa? – Mengapa kita melakukan inisiatif ini?  Apa? – Apa pekerjaan yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan inisiatif ini dengan sukses? Apa produk/outcome utamanya?  Siapa? – Siapa yang akan terlibat dan apa tanggung jawab mereka dalam inisiatif ini? Bagaimana mereka terorganisasi?  Kapan? – Bagaimana jadwalnya dan kapan batu loncatan terpenuhi?  Dimana? – Dimana pelaksanaan inisiatif One Health ini dilakukan (misalnya lokasi)? Pertanyaan-pertanyaan ini sangat penting dalam mendefinisikan keterbatasan pada sebuah inisiatif, atau ruang lingkupnya, sumber daya dan jadwal dari sebuah proyek. Kombinasi dari elemen-elemen ini biasa disebut Segitiga Manajemen Proyek dan memahami hubungan antara elemen-elemen ini membantu manajer membuat pilihan dan pertimbangan yang lebih baik.

255

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Elemen kunci dari segitiga manajemen proyek adalah:  Jadwal: Merujuk kepada jumlah waktu yang tersedia untuk menyelesaikan proyek. Sumber Daya: Merujuk kepada orang, budget, bahan, dalan hal lain yang tersedia untuk menghasilkan produk inisiatif.  Ruang lingkup: Merujuk kepada apa yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk inisiatif. Elemen-elemen ini sering juga disebut sebagai “triple contraints” dari sebuah proyek. Perubahan dalam bagian manapun dalam segitiga ini berdampak pada bagian yang lain. Misalnya, peningkatan ruang lingkup berarti naiknya kebutuhan waktu dan biaya, atau sebuah jadwal yang ketat dapat berarti peningkatan biaya dan pengecilan ruang lingkup, atau budget yang ketat berarti peningkatan waktu kerja dan penyempitan ruang lingkup.

The Project Management Triangle 

Perkembangan menuju target outcome dan kualitas dapat diperiksa dengan menggunakan indikator-indikator. Indikator ini mengukur perubahan untuk dievaluasi sehingga mencapai sebuah hasil. Mereka dapat jadi kualitatif atau kuantitif.  Indikator kuantitatif mencakup kuantitas seperti indeks, rasio, atau persentase, dan angka-angka yang dapat dibandingkan, seperti berat dan tinggi badan.  Indikator kualitatif membutuhkan evaluasi subyektif. Walaupun beberapa data kualitatif kadang-kadang numerik, mereka tidak memiliki arti aritmatika langsung. Beberapa contoh di antara adalah nilai, pengurutan, dan perkembangan sesuai skala batu loncatan. 10 Merancang Rencana Kerja Proyek menit Baca tantangan berikut ini dengan lantang di kelas: Aktivitas Kelompok

Tantangan – Pertemuan Perencanaan Wabah Scrub Typhus Dekan Anda telah meminta Anda untuk mengumpulkan dengan cepat satu kelompok profesional One Health untuk mendiskusikan bagaimana merespon bahaya wabah scrub thypus (penyakit tsutsugamushi). Dekan Anda baru saja menghadiri konferensi dengan perwakilan-perwakilan dari Kementerian Kesehatan dan Departemen Ekologi dan Perlindungan Satwa Liar, yang mana mereka meminta bantuan dari kampus Anda dengan mengatakan bahwa mereka khawatir kemungkinan mewabahnya scrub thypus di wilayah utara. Dekan Anda akhirnya, setelah pertemuan, menemui Anda dengan mengatakan, “Anda harus bergerak cepat. Saya butuh tahu rencana kita untuk pengumpulan kelompok profesional One Health ini jika wabah scrub thypus muncul.”

256

H b

g d d


INDOHUN

10 Membangun sebuah Rencana Kerja untuk Mengadakan sebuah Pertemuan Menit dengan Profesional One Health  Catatan: Aktivitas ini dirancang untuk membahas perencanaan proyek kerja lewat sebuah tugas yang sederhana: merencanakan dan mengumpulkan pemegang kepentingan utuk sebuah pertemuan. Anda dapat menggantinya dengan aktivitas-aktivitas perencanaan kerja yang lebih rumit atau relevan jika Anda bekerja bersama profesional yang sudah berpengalaman 20 Dengan kelas, pikirkan bersama sebuah daftar orang yang butuh diundang Menit untuk pertemuan ini. Minta mahasiswa untuk menuliskan respon mereka dalam Panduan Mahasiswa mereka saat Anda mencatat informasi-informasi ke atas flipchart atau papan putih. 20 Lalu bagi kelas dalam kelompok-kelompok kecil dan minta setiap kelompok Menit menjawab pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dan catat jawaban mereka dalam Panduan Mahasiswa:  Aktivitas apa yang perlu dilakukan untuk mewujudkan pertemuan profesionalprofesional One Health? Tulis satu aktivitas per lembar Post-it® dan, ketika telah selesai, tempelkan di atas flipchart atau papan putih. Gunakan Post -it® dengan warna yang berbeda untuk setiap kelompok.  Aktivitas mana yang paling penting?  Apa indikator yang dapat digunakan untuk mengevaluasi perkembangan dari aktivitas-aktivitas penting tersebut? 15 Kumpulkan kembali kelompok dan beritahukan aktivitas-aktivitas yang telah Menit diidentifikasi oleh kelompok-kelompok kecil. Putuskan sebuah daftar yang sudah final, lalu kelompokkan dalam beberapa kategori. Minta mahasiswa kembali ke kelompok kecil mereka dan tambahkan tanggal mulai dan selesai untuk setiap aktivitas dari daftar yang sudah final yang telah dibuat bersama di kelas. Dalam kelompok besar, bandingkan jadwal untuk setiap aktivitas

257

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Contoh Dokumen Perencanaan Kerja Inisiatif: Target Outcome:

Langkah

1

Kategori

Aktivitas/ Tugas

Tanggal Tanggal Tanggung Mulai Selesai Jawab Individu

Undangan Membuat daftar undangan.

Hari ke-0

Hari ke-0

Mengkonfirmasi daftar kepada dekan.

Hari ke-1

Hari ke-1

Mengirim undangan.

Hari ke-2

Status Indikator

Potensi Risiko dan Ukuran Mitigasi

Bukti email Jadwal bentrok undangan para undangan; Politik antara undangan

2 3 4 10 Model RACI Menit Beri kuliah singkat pada mahasiswa mengenai model RACI: Kuliah

Sangat jarang setiap orang dalam satu tim punya pemahaman yang sama tentang siapa yang bertanggung jawab untuk apa. Diagram RACI adalah sebuah cara yang sederhana untuk menjelaskan peran dan tanggung jawab, untuk memastikan tidak ada yang terlewat. Diagram RACI juga mengeliminasi usaha-usaha serupa dan kebingungan dengan menetapkan kepemilikan yang jelas untuk setiap tugas. Pelaksana (Responsible). Yaitu orang yang mengerjakan sebuah pekerjaan. Harus ada paling tidak satu “R” untuk setiap tugas atau aktivitas. Penanggung Jawab (Accountable). Yaitu orang yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk sebuah pekerjaan atau keputusan yang dibuat. Orang ini punya otoritas untuk memberikan “ya” atau “tidak” dan punya hak penuh untuk sebuah aktivitas. Hanya ada satu “A” yang dapat ditunjuk untuk satu tugas atau aktivitas, dan otoritas ini harus disertai akuntabilitas. Beberapa tugas atau aktivitas mungkin tidak memiliki seorang “A”. Penasihat (Consulted). Yaitu orang yang harus menjadi tempat konsultasi sebelum sebuah keputusan dibuat dan/atau sebuah tugas atau aktivitas dilaksanakan. Bisa jadi ada sebanyak mungkin “C” yang dibutuhkan dalam setiap baris. Konsultasi melibatkan komunikasi dua-arah.

258


INDOHUN

Pelindung (Informed). Yaitu orang yang harus terinfokan ketika sebuah keputusan dibuat atau pekerjaan selesai. Bisa jadi ada sebanyak mungkin “I” yang dibutuhkan. Untuk “I” mungkin hanya diperlukan komunikasi satuarah. Memeriksa Analisis RACI Analisis Vertikal  Tidak ada kolom kosong  Terlalu banyak “R” atau “A”  Kualifikasi Analisis Horizontal  Tidak ada baris kosong  Tidak ada “R”  Terlalu banyak “R” atau “A”  Terlalu banyak “C”  Terlalu banyak “I” Sebuah Analisis RACI  Memperjelas peran individu, tanggung jawab dan pekerjaannya  Menetapkan ekspektasi  Menghilangkan duplikasi usaha  Meningkatkan komunikasi internal dan eksternal

Aktivitas Kelompok Besar

20 Bersama kelompok besar: Menit  Membuat sebuah diagram RACI untuk individu-individu yang terlibat dalam perencanaan kerja Pertemuan One Health. Gunakan diagram RACI dalam Panduan Mahasiswa sebagai arahan.  Lanjutkan membangun rencana kerja dan pertimbangkan sumber daya/ materi/alat yang dibutuhkan. 5 Menit Menyimpulkan Diskusi Lempar pertanyaan-pertanyaan berikut ini kepada kelas dan dapatkan dua sampai tiga respon untuk setiap pertanyaan:  Apa yang Anda pikirkan tentang membuat rencana proyek kerja untuk inisiatif One Health?  Apa yang Anda pikirkan tentang menggunakan analisis RACI untuk inisiatif One Health?

259

INDOHUN



 Membuat rencana kerja yang dirancang untuk mencapai target dengan: - Aktivitas/tugas dan keluaran yang terindentifikasi jelas. - Staf, budget dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai target - Jadwal untuk memastikan aktivitas yang berurutan atau paralel terlaksana sehingga inisiatif selesai tepat waktu.  Memahami hubungan antara ruang lingkup, jadwal, sumber daya dan kualitas proyek dan kualitas outcome.

Merancang Rencana Kerja Proyek Sebuah rencana kerja proyek menjawab pertanyaan-pertanyaan dasar berikut:  Mengapa? – Mengapa kita melakukan inisiatif ini? Kuliah

 Apa? – Apa pekerjaan yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan inisiatif ini dengan sukses? Apa produk/outcome utamanya?  Siapa? – Siapa yang akan terlibat dan apa tanggung jawab mereka dalam inisiatif ini? Bagaimana mereka terorganisasi?  Kapan? – Bagaimana jadwalnya dan kapan batu loncatan terpenuhi?  Dimana?–Dimana pelaksanaan inisiatif One Health ini dilakukan (misalnya lokasi) Pertanyaan-pertanyaan ini mendefinisikan ruang lingkup, sumberdaya, jadwal proyek dan kuliatas outcome (seperti aktivitas, pelayanan atau produk), juga disebut sebagai “Segitiga Manajemen Proyek”. Istilah kunci manajemen proyek adalah:  Jadwal – Jumlah waktu yang tersedia untuk menyelesaikan sebuah proyek  Sumber daya – Termasuk orang, alat dan bahan  Ruang lingkup – Apa yang harus dilakukan untuk mencapai outcome inisiatif.

Catatan Tambahan: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

260


INDOHUN

Merancang Rencana Kerja Proyek untuk Sebuah Pertemuan Tantangan – Perencanaan Pertemuan Wabah Scrub Typhus Dekan Anda telah meminta Anda untuk mengumpulkan satu kelompok profesional One Health untuk mendiskusikan bagaimana merespon ancaman wabah scrub thypus (penyakit tsutsugamushi). Dekan Anda baru saja menghadiri konferensi dengan perwakilan-perwakilan dari Kementerian Kesehatan dan Departemen Ekologi dan Perlindungan Satwa Liar yang mana mereka meminta bantuan dari kampus Anda dengan mengatakan bahwa mereka khawatir kemungkinan mewabahnya scrub thypus di wilayah utara. Pada akhir kelas, catat dalam tabel di halaman berikutnya keputusan-keputusan kelas tentang bagaimana merencanakan pertemuan ini. Ini termasuk pengisian setiap kolom. Catatan: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

261

INDOHUN


Dokumen Perencanaan Kerja Inisiatif: Rapat Perencanaan Respon terhadap Wabah Scrub Typhus Target Outcome Langkah Kategori

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

262

Aktivitas/Tugas

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai

Penanggung Jawab

Status Indikator

Potensi Risiko dan Ukuran Mitigasi


INDOHUN

263

INDOHUN


Model RACI

Kuliah

Sangat jarang seseorang dalam sebuah tim punya pemahaman yang sama tentang siapa yang bertanggung jawab pada apa. Bagan RACI adalah suatu cara yang sederhana untuk menjelaskan peran dan tanggung jawab, untuk memastikan bahwa tidak ada yang terlewat. Diagram RACI juga mengeliminasi usaha serupa dan kebingungan dengan menetapkan kepemilikan yang jelas untuk setiap tugas. Pelaksana (Responsible). Yaitu orang yang mengerjakan sebuah pekerjaan. Harus ada paling tidak satu “R” untuk setiap tugas atau aktivitas. Penanggung Jawab (Accountable). Yaitu orang yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk sebuah pekerjaan atau keputusan yang dibuat. Orang ini punya otoritas untuk memberikan “ya” atau “tidak” dan hsk penuh untuk sebuah aktivitas. Hanya ada satu “A” yang dapat ditunjuk untuk satu tugas atau aktivitas dan otoritas ini harus disertai akuntabilitas. Beberapa tugas atau aktivitas mungkin tidak memiliki seorang “A”. Penasihat (Consulted). Yaitu orang yang harus menjadi tempat konsultasi sebelum sebuah keputusan dibuat dan/atau sebuah tugas atau aktivitas dilaksanakan. Bisa jadi ada sebanyak mungkin “C” yang dibutuhkan dalam setiap baris. Konsultasi melibatkan komunikasi dua-arah. Pelindung (Informed). Yaitu orang yang harus terinfokan ketika sebuah keputusan dibuat atau pekerjaan selesai. Bisa jadi ada sebanyak mungkin “I” yang dibutuhkan. Untuk “I” mungkin hanya diperlukan komunikasi satu-arah. Memeriksa Analisis RACI Analisis Horizontal

Analisis Vertikal  Tidak ada kosong

kolom  Tida ada baris kosing

 Tidak ada “R”  Terlalu banyak “R”  Terlalu banyak “R” dan “A” dan “A”  Kualifikasi  Terlalu banyak “C”  Terlalu banyak “I”

Sebuah Analisis RACI:  Memperjelas peran individu, tanggung jawab dan pekerjaannya  Menetapkan ekspektasi  Menghilangkan duplikasi usaha  Meningkatkan komunikasi internal dan eksternal Pada halaman berikutnya, buat sebuah analisis RACI untuk individual dalam rencana kerja wabah scrub thypus. 264


INDOHUN

Analisis RACI Inisiatif: Merencanakan Pertemua untuk Merespon Wabah Scrub Thypus Peran Fungsional (daftar berdasarkan nama atau peran) Langkah

Kategori

Aktivitas/Tugas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Catatan dan Refleksi Apa yang Anda pikirkan tentang:  Membuat rencana proyek kerja untuk inisiatif One Health?  Menggunakan analisis RACI untuk inisiatif One Health? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------265

INDOHUN


Sub Bab: Kebijakan dan Prosedur: Kunci untuk Memandu dan Mendukung Insiatif One Health Tujuan Pembelajaran:

 Memahami peran kebijakan dan prosedur dalam inisiatif One Health  Mendefinisikan elemen-lemen dari kebijakan dan prosedur yang “baik”.

Tipe Pembelajaran:

Pertanyaan Terfasilitasi; Riset Kelompok Kecil dan Laporan

Waktu:

120 Menit

Alat dan Materi:


Rincian Catatan


60 Definisi dan Pentingnya Kebijakan dan Prosedur Menit Pada sesi ini, Anda akan membantu kelas untuk menemukan mengapa kebijakan dan prosedur dibutuhkan dan nilai apa yang keduanya tawarkan untuk suatu inisiatif One Health. Arahkan mahasiswa Anda dengan pertanyaan-pertanyaan berikut dan poin-poin pada presentasi. Tuliskan jawaban-jawaban mereka pada flipchart atau papan putih. PERTANYAAN: Jika kebijakan adalah alat yang mengatur batasan-batasan dimana kita dapat beroperasi, nilai apa yang mereka bawa untuk:  Universitas?  Kementerian?  Inisiatif One Health?? JAWABAN YANG MUNGKIN: Kebijakan dan prosedur menyediakan sebuah kerangka kerja dimana keputusan dapat dibuat. Mereka membantu menstandardisasi praktik di lapangan, menguji dan meningkatkan pelayanan, dan mencapai pemahaman serta kerja sama yang lebih luas antar staf.  Suatu pernyataan tujuan  Suatu komitmen untuk kebijakan nasional  Skala waktu  Kewajiban-kewajiban untuk individu PERTANYAAN: Jika prosedur adalah rangkaian langkah atau aksi yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas spesifik dan dibutuhkan untuk diikuti oleh staf. Menurut Anda, apa yang prosedur berikan untuk inisiatif One Health? JAWABAN YANG MUNGKIN: Prosedur memperbolehkan manajer untuk mengarahkan operasi tanpa intervensi manajemen yang konstan; mereka juga membantu orang-orang untuk memahami peran dan tanggung jawab mereka, menciptakan konsistensi dan mengarahkan operasi hari ke hari.

266

INDOHUN


PERTANYAAN: Apa yang membuat kebijakan yang baik dan/atau apa yang membuat sebuah prosedur baik? Catat jawaban Anda pada Panduan Mahasiswa. JAWABAN YANG MUNGKIN: Sebuah kebijakan atau prosedur yang baik adalah yang:  Konsisten dengan kewajiban dan hukum  Mencerminkan misi, tujuan, dan nilai-nilai organisasi  Memasukkan mengapa suatu kebijakan dibutuhkan, apa yang harus diperhatikan, kapan dia berlaku dan siapa yang terpengaruhi  Berdasarkan fakta, bukan opini  Berorientasi masa depan dan proaktif  Sebuah arahan untuk membantu organisasi Anda dalam pembuatan keputusan Lihat bagian Catatan Ringkas Fasilitator pada bagian akhir sesi ini untuk bacaan awal mengenai kebijakan dan prosedur.

Aktivitas Kelompok Kecil


60 Aktivitas Kebijakan dan Prosedur Menit Bagi kelas Anda dalam dua kelompok. Satu kelompok akan fokus pada kebijakan dan yang lain pada prosedur.

Tugas Kelompok 1

Cari tahu satu kebijakan terkait kesehatan di sekolah Anda, lingkungan masyarakat atau negara. Rangkum dan gunakan checklist dari kelas untuk menguraikan mengapa Anda pikir hal itu adalah sebuah kebijakan yang baik atau mengapa sebaliknya. Bersiaplah untuk mendiskusikannya.

Tugas Kelompok 2

Cari tahu satu prosedur terkait kesehatan di sekolah Anda, lingkungan masyarakat atau negara. Rangkum dan gunakan checklist dari kelas untuk menguraikan mengapa Anda pikir itu adalah sebuah prosedur yang baik atau mengapa sebaliknya. Bersiaplah untuk mendiskusikannya.

20 Kesimpulan Menit Setelah setiap kelompok mendiskusikan temuan mereka, akhiri sesi ini dengan menanyakan:  Adakah revisi yang dibutuhkan untuk checklist kita mengenai apa yang membuat sebuah kebijakan/prosedur baik? Catatan: Perbaiki catatan flipchart/ papan putih untuk menunjukkan perubahan yang diusulkan mahasiswa.  Menurut Anda, bagaimana cara kebijakan/prosedur dapat bermanfaat bagi inisiatif One Health?  Ketika mengelola suatu inisiatif One Health, menurut Anda apa yang akan menjadi tantangan untuk membuat tim-tim mengikuti kebijakan/prosedur?

267

INDOHUN


Catatan Ringkas Fasilitator – Kebijakan dan Prosedur Diambil dari: Welling, Grant. Client Services Director, Pacific Crest Group. 2013. Are Your Policies and Procedures a Barrier to Growing Your Company? http://www.pcg-services.com/resources/policies-procedures-barrier-growing-company/

Suatu “Kebijakan” adalah sebuah tindakan yang telah ditentukan yang dibuat untuk memberikan arahan menuju strategi dan tujuan bisnis yang diterima bersama. Dengan kata lain, kebijakan adalah hubungan langsung antara visi organisasi dan pelaksanaan hariannya. Kebijakan mengenalkan aktivitas-aktivitas utama dan menyediakan strategi umum untuk pembuat keputusan tentang bagaimana menangani isu-isu yang terjadi. Ini dicapai dengan menyediakan pembaca dengan batasan-batasan dan sebuah alternatif pilihan yang dapat digunakan untuk menuntun proses pengambilan keputusan saat mereka mencoba mengatasi masalah-masalah. Kami cendrung bepikir kebijakan sebagai sebuah globe dimana batas-batas negara, samudra, rangkaian pegunungan dan fitur besar lainnya sangat mudah dikenali. Dengan konsep itu, mari kita bicarakan prosedur-prosedur berikutnya. Tujuan utama dari setiap prosedur adalah untuk menyediakan pembaca rencana aksi yang jelas dan mudah dipahami yang dibutuhkan untuk menjalankan atau mengimplementasi suatu kebijakan. Suatu prosedur yang tertulis dengan baik juga akan membantu menghilangkan kemungkinan kesalahpahaman dengan mengenalkan tanggung jawab pekerjaan dan batasan-batasan untuk pelaksana pekerjaan. Prosedur yang baik sebenarnya memperbolehkan manajer untuk mengontrol kejadian-kejadian lebih awal dan mencegah organisasi (dan para pekerja) membuat kesalahan yang yang merugikan secara finansial. Anda dapat memikirkan sebuah prosedur sebagai sebuah peta dimana detail perjalanan sudah disorot untuk mencegah seseorang tersesat atau ‘jalan-jalan’ di luar rute yang diperbolehkan oleh tim manajemen perusahaan. Perbedaan besar antara kebijakan dan prosedur adalah sebagai berikut:

Kebijakan

Prosedur

 Umum

 Mengenalkan aksi-aksi spesifik

 Menunjukkan peraturan perusahaan

 Menjelaskan kapan mengambil tindakan

 Menjelaskan mengapa mereka ada

 Menggambarkan alternatif-alternatif

 Menceritakan kapan aturan berlaku

 Menunjukkan aksi-aksi darurat

 Menggambarkan siapa saja yang tercakup

 Memasukkan peringatan dan larangan

 Menunjukkan bagaimana aturan ditegakkan

 Memberikan contoh

 Menggambarkan konsekuensi

 Menunjukkan cara melengkapi forumulir

 Umumnya digambarkan dalam kalimat atau  Biasanya ditulis dalam format ‘outline’ paragraf yang sederhana Kebijakan dan prosedur diperlukan ketika ada kebutuhan akan konsistensi dalam aktivitas operasional harian Anda. Kebijakan dan prosedur juga menyediakan kejelasan kepada pembaca ketika berurusan dengan isu-isu akuntabilitas atau aktivitas-aktivitas yang sangat penting bagi perusahaan, seperti, kesehatan dan keselamatan, tanggung jawab hukum, kewajiban yang mengikat atau isu-isu lain yang memiliki konsekuensi yang serius. Jika organisasi Anda sudah menetapkan kebijakan dan prosedur-prosedur, bagaimana Anda dapat menentukan apakah kebijakan dan prosedur tersebut memenuhi kebutuhan Anda? Beberapa tanda kritis bahwa kebijakan dan prosedur Anda butuh direview dan diperbaiki termasuk di dalamnya sebuah peningkatan jumlah kecelakaan, tingkat kegagalan yang tinggi atau biaya yang terlalu mahal. Para pekerja juga dapat memberikan petunjukpetunjuk penting bahwa kebijakan dan prosedur perusahaan Anda butuh ditinjau kembali. Petunjuk-petunjuk ini dapat memasukkan pertanyaan-pertanyaan staf tentang “pelaksanaan yang normal” atau sebuah perasaan tentang kebingungan yang umum dalam sebuah departemen atau divisi. Pegawai juga dapat menunjukkan ketidakkonsistenan dalam performa pekerjaan mereka dan mungkin saja peningkatan tingkat tekanan/stres

268


INDOHUN

yang dialami pekerja. Terakhir, pelanggan Anda juga dapat memberikan petunjuk tambahan dalam bentuk meningkatnya jumlah keluhan. Sekarang kita telah memiliki pemahaman yang lebih baik tentang kebijakan dan prosedur, ayo amati manfaatmanfaat besar yang mereka berikan. Pertama, pegawai disiapkan dengan informasi-informasi yang memberikan mereka kebebasan dalam mengerjakan pekerjaan mereka dan dalam mengambil keputusan dalam batasan yang telah didefinisikan. Kedua, pegawai memahami batasan-batasan dari pekerjaan mereka tanpa menggunakan pendekatan “coba-coba”. Ketiga, kebijakan dan prosedur memungkinkan pekerja untuk mengerti dengan jelas kewajiban individu dan tim. Terakhir, kebijakan dan prosedur yang tertulis jelas membuat manajer dapat mengontrol cukup sekali-sekali daripada “mendikte” staf mereka. Cukup mudah untuk melihat bahwa kebijakan dan prosedur yang tertulis jelas bermanfaat untuk perusahaan dan juga untuk para pegawai. Dari kacamata pegawai, arahan yang telah ada dalam kebijakan dan prosedur membuat pekerja berkerja dengan hormat dan bermatabat. Kebijakan menyediakan panduan tentang bagaimana menangani isu-isu dengan tepat dan juga mengetahui dengan jelas batasan-batasan pekerjaan mereka. Organisasi mendapatkan manfaat dengan memberikan manajer kebebasan untuk berkonsentrasi pada isu-isu strategis karena kebijakan dan prosedur sudah menyediakan panduan pelaksanaan harian.

269

INDOHUN


Latihan untuk Peserta Tujuan Pembelajaran:  Memahami peran kebijakan dan prosedur pada inisiatif-inisiatif One Health  Mendefinisikan elemen-elemen kebijakan dan prosedur yang baik. Definisi dan Pentingnya Kebijakan dan Prosedur


Gambar dari: my.civilservice.gov.uk

Jika kebijakan adalah alat yang mengatur batasan-batasan dimana kita dapat beroperasi, apa nilai yang kebijakan bawa untuk:  Universitas?  Kementerian?  Inisiatif-inisiatif One Health? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Prosedur adalah rangkaian langkah atau aksi yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas spesifik dan dibutuhkan agar diikuti oleh staf. Menurut Anda, apa yang prosedur berikan untuk inisiatif One Health? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Apa yang membuat sebuah kebijakan yang baik dan/atau apa yang membuat prosedur yang baik? Catat jawaban Anda di bawah : ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

270


INDOHUN

Kebijakan dan Prosedur One Health


Tugas Kelompok 1

Cari tahu satu kebijakan terkait kesehatan di sekolah Anda, lingkungan masyarakat atau negara. Rangkum dan gunakan checklicst dari kelas untuk menguraikan mengapa Anda pikir hal itu adalah sebuah kebijakan yang baik atau mengapa sebaliknya. Bersiaplah untuk mendiskusikannya.

Tugas Kelompok 2

Cari tahu satu prosedur terkait kesehatan di sekolah Anda, lingkungan masyarakat atau negara. Rangkum dan gunakan checklicst dari kelas untuk menguraikan mengapa Anda pikir itu adalah sebuah prosedur yang baik atau mengapa sebaliknya. Bersiaplah untuk mendiskusikannya.

Catatan: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pikirkan tentang…  Adakah revisi yang dibutuhkan untuk checklist kita mengenai apa yang membuat sebuah kebijakan/prosedur baik? Catatan: Perbaiki catatan flipchart/papan putih untuk Diskusi Kelompok menunjukkan perubahan yang diusulkan mahasiswa. Besar  Menurut Anda, bagaimana cara kebijakan/prosedur dapat bermanfaat bagi inisiatif One Health?  Ketika mengelola suatu inisiatif One Health, menurut Anda apa yang akan menjadi tantangan untuk membuat tim-tim mengikuti kebijakan/prosedur? Catatan: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

271

INDOHUN


Sub Bab: Alat untuk Mengelola Inisiatif One Health Tujuan Pembelajaran:

Memastikan inisiatif One Health memberikan hasil dengan cara:  Mengidentifikasi dan mengatasi hambatan.  Secara proaktif menangani dan menyelesaikan masalah  Menyesuaikan rencana dan memperbaiki aktivitas-aktivitas dalam merespon perubahan dan/atau informasi baru.

Tipe Pembelajaran:

Kuliah; Riset dan Presentasi Kelompok Kecil

Waktu:

180 Menit

Alat dan Materi:


Rincian Catatan 10 Pengantar ‘Six Sigma’ Menit Kuliah

Sesi ini meminta mahasiswa untuk mencari tahu tentang alat peningkatan kualitas Six Sigma untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi proyek. Kenalkan konsep Six Sigma kepada kelas. Gunakan pengantar berikut dan rujuk Modul PowerPoint untuk catatan kuliah lengkap dan Catatan Rungkas Fasilitator pada bagian akhir sesi untuk tambahan informasi mengenai konsep ini. Six Sigma adalah satu set alat dan teknik/strategi untuk meningkatkan kualitas proses. Proses Six Sigma bertujuan meningkatkan kualitas dari output proses dengan mengenali dan menghilangkan penyebab-penyebab kecacatan (error) dan meminimalisir keragaman dalam proses manufaktur dan bisnis. Six Sigma menggunakan satu set metode manajemen kualitas, termasuk metode statistik. Istilah Six Sigma berawal dari terminologi yang diasosiasikan dengan manufaktur, khususnya istilah-istilah yang diasosiasikan dengan pemodelan statistik dari proses-proses manufaktur. Kematangan dari proses manufaktur dapat dideskripsikan dengan sebuah pengurutan sigma yang mengindikasikan hasil atau presentase dari produk yang bebas-cacat yang dihasilkan. Sebuah proses Six Sigma adalah satu dimana 99,99966% dari produk yang dibuat diharapkan secara statistik bebas-cacat (3,4 cacat per sejuta).

272

INDOHUN


Pada dasar Six Sigma, terdapat proses DMAIC; Define (Definisikan), Measure (Ukur), Analyze (Analisis), Improve (Meningkatkan), Control (Kontrol).

Mahasiswa akan mempelajari lebih lanjut tentang six sigma dan proses peningkatan melalui penulusuram alat-alat pilihan untuk setiap fase dari proses DMAIC yang dapat dengan mudah diaplikasikan untuk inisiatif One Health.


60 Mempelajari Alat-Alat Manajemen Proyek Menit Tabel di bawah ini menyorot beberapa dasar Six Sigma yang sangat membantu dalam mengantisipasi atau menghadapi potensi masalah/hambatan dalam inisiatif One Health. Mendefinisikan Mengukur Menganalisis

1. Diagram Afinitas 2. Alur Proses 1. Histogram 2. Diagram Pareto 1. Analisis 5-Why 2. Diagram Sebab-Akibat 3. Fishbone (Tulang Ikan)

Meningkatkan Mengontrol

1. Brainstorming 2. Diagram Sistem 1. Proses CHECK

Berikan instruksi berikut kepada kelas:  Pilih satu alat dari daftar di atas yang terdengar menarik dan yang Anda ingin pelajari lebih. Individu yang memilih alat yang sama harus bekerja bersama. (Pastikan setiap alat ada yang memilih.)  Anda punya 60 menit untuk mencari tahu tentang alat tersebut dan menyiapkan presentasi 10 menit yang mengajarkan cara tersebut kepada kelas  Catatan: Jika koneksi internet tidak tersedia di kelas, mahasiswa butuh melengkapi bagian tugas ini di luar kelas. Lihat Catatan Ringkas Fasilitator setelah sesi ini sebagai bacaan umum mengenai alat yang dijelaskan di halaman sebelumnya. Bacaan ini akan membantu Anda untuk memastikan laporan akhir yang akurat.

273

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health 100 Berikan 10 menit untuk setiap kelompok untuk memberikan presentasi mereka Menit mengenai Alat Manajemen dan 5-10 menit untuk tanya jawab.

Peer Teaching 10 Untuk menyimpulkan modul ini, tanyakan pada kelas, “Bagaimana Anda melihat Menit penggunaan alat ini selama inisiatif One Health untuk pengelolaan proses yang lebih baik?” Catatan Ringkas Fasilitator – Alat Manajemen Diambil dari website Moresteam, www.moresteam.com. (Semua materi di bawah telah disalin kata per kata dari website Moresteam Process Improvement dan Lean Six Sigma Toolbox. Beberapa halaman web punya tautan yang sudah tidak aktif. “Kami” dalam materi berikut merujuk pada Moresteam).

Diagram Afinitas Diagram Afinitas digunakan untuk konsolidasi suatu jumlah informasi yang besar dalam pengelompokan ide-ide, yang mempunyai ‘daya tarik-menarik’ yang alami, misalnya, yang memiliki benang merah di antara mereka. Ini adalah alat yang bagus untuk digunakan ketika menyortir suara data pelanggan pada kategori-kategori isu yang luas. Diagram Afinitas dapat digunakan dengan sangat efektif untuk mengorganisasi ide-ide yang diambil dari latihan brainstorming dimana orang-orang dari departemen-departemen yang beragam dan tidak berkaitan mungkin berkumpul bersama menyelesaikan satu masalah yang kompleks. Dikerjakan sebagai Satu Tim Proses yang menarik adalah yang dilaksanakan dengan membawa semua anggota tim atau pemegang kepentingan yang terlibat dalam satu ruangan dan memperbolehkan mereka untuk menempelkan ‘sticky notes’ dengan ideide tunggal di atas papan putih/flipchart. Tidak perlu berusaha mengorganisasi ide-ide pada titik ini, sampai semua ide ada di papan dan terlihat oleh semua orang. Lalu, setiap orang berkumpul dan memindahkan ‘notes’ ke kategori terkait. Tidak diperbolehkan menyampaikan argumen dan justifikasi yang mematahkan. Arahan hari ini adalah menuruti perasaan daripada pikiran rasional, dan kecepatan daripada kehati-hatian. Sebuah Contoh dari Industri Perhotelan Informasi tentang kebutuhan/keinginan pelanggan terkait pelayanan dan kualitas ruangan dikumpulan dari berbagai sumber. Data sebelum taril-menarik ditunjukkan di bawah ini: Kamar bersih

‘Room Service’ tersedia

TV yang besar

Pengantaran ke kamar dapat dipercaya

Handuk yang bagus

Check out cepat

Cek in-cek out praktis

Kamar mandi baru

Penghangat/AC tidak berisik

Staf ramah

Pilihan pelayanan kamar baik

Tersedia kamar bebas asap rokok

Makanan segar dan panas

Kulkas kecil di kamar

Tidak kehilangan pemesanan

Perabot yang bagus

274

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Data yang sama setelah ‘tarik-menarik’: Kualitas Kamar

Check In/Out Kamar mandi baru

Kamar bersih

Pilihan pelayanan kamar baik

TV yang besar


Penghangat/AC tidak Berisik

Perabot yang bagus

Handuk yang bagus

TV yang besar


Check out cepat

Perabot yang bagus

Penghangat/AC tidak berisik

Kamar mandi baru

Pelayanan Kamar Pengantaran ke kamar dapat dipercaya Makanan segar dan panas Pelayanan kamar tersedia Pilihan pelayanan kamar baik

Tersedia kamar bebas asap rokok Membangun sebuah Diagram Afinitas adalah sebuah aktivitas tim. Idenya adalah untuk menggabungkan perspektif, opini, dan masukan dari sekelompok orang yang berpengetahuan tentang berbagai su. Proses penyusunan sebuah Diagram Afinitas paling efektif ketika tidak lebih dari enam peserta. Dampak terbesar dari diagram ini adalah bahwa dia memaksa anggota-anggota tim untuk bergerak keluar dari pendapat dan pola pikir yang terbentuk sebelumnya menuju solusi-solusi yang lebih intuitif dan tidak lazim. Sumber: Moresteam 2014. Affinity Diagram. Diakses dari https://www.moresteam.com/toolbox/afinitas-diagram.cfm Diagram Alur Proses Definisi Diagram Alur Proses ini menyediakan sebuah representasi visual dari langkah-langkah dalam sebuah proses. Diagram alur ini juga merujuk pada Pemetaan Proses atau Diagram Alur. Mengkonstruksi sebuah diagram alur sering menjadi satu dari beberapa aktivitas awal dari usaha peningkatan proses karena manfaat-manfaat berikut:  Memberikan setiap orang sebuah pemahaman yang jelas tentang proses ini  Membantu mengidentifikasi pelaksanaan yang tidak “menambah nilai”  Memfasilitas kerja sama dan komunikasi  Menjaga setiap orang tetap di “halaman” yang sama Ada banyak simbol yang digunakan untuk mengkonstruksi sebuah diagram alur; simbol-simbol yang lebih umum ditunjukkan di halaman berikutnya. Jika Anda mempunyai Microsoft Word atau Excel, Anda dapat mengakses sebuah galeri atau simbol-simbol dalam fungsi-fungsi Autoshape, bersamaan dengan sebuah deskripsi tentang kegunaan mereka. Langkah berikutnya adalah mengenal tiap langkah proses dan menghubungkannya bersama dengan panah-panah.

275

INDOHUN


Contoh Gambar di bawah ini adalah contoh diagram alur yang sangat sederhana untuk proses beranjak dari kasur di pagi hari. Anda dapat membuat sebuah diagram alur lebih berguna dengan menambahkan informasi di samping kotak-kotak. Diagram alur ini memberikan sebuah deskripsi yang lebih baik dari proses dimana Anda tahu bahwa ketika tombol ‘snooze’ dipencet tiga kali, tidak menghindarkan dari menunda lima menit setiap kalinya. Start

Alarm Rings

Ready to Get Up?

Delay

NO!

Hit Snooze Button

Yes Climb Out of Bed

Set for 5 Min.

Average 3 Times

Hal 276 buku biru gambar dibuku diperbesar

End

Untuk sebuah contoh diagram alur yang lebih detail, lihat Modul Proses Statistik dari ‘Toolbox’. Saat Anda membangun keahlian-keahlian membuat diagram alur Anda, cari feedback loops dan konsekuensi tidak langsungnya. Dengan cara itu, Anda akan bergerak menuju Diagram Sistem, yang mengidentifkasi hubungan timbal-balik antara aktivitas-aktivitas sebagai tambahan dari alur proses. Mengkonstruksi sebuah proses yang kompleks dalam sebuah aturan tim membutuhkan komunikasi untuk dapat membangun pemahaman tim. Petunjuk MoreSteam: Anda dapat menambahkan matriks untuk membantu mengevaluasi berapa nilai yang ditambahkan (atau dikurang) pada setiap langkah—waktu, biaya, kecacatan—dan menciptakan sebuah Value Added Flow Chart (Diagram Alur Penambahan Nilai) dengan melakukannya. Rangkuman Alat diagram alur proses dapat sangat membantu proyek peningkatan proses dengan meningkatkan pemahaman alur informasi, orang, dan sumber daya. Makin banyak data yang dapat terpetakan dalam rancangannya, makin banyak manfaat yang diberikan rancangan ini untuk usaha Anda. Sumber: Moresteam 2014. Process Flow Chart. Diakses dari https://www.moresteam.com/toolbox/process-flow-chart. cfm Histogram Deskripsi Histogram adalah gambar dari distribusi data yang dirancang untuk menunjukkan pemusatan, persebaran dan bentuk (frekuensi relatif ) dari data. Histogram dapat memberikan sebuah tampilan visual dari jumlah data yang besar yang sulit untuk dipahami dalam bentuk tabel. Histogram digunakan untuk memahami bagaimana outcome dari sebuah proses berkaitan dengan ekspektasi pelanggan (target dan spesifikasi), dan membantu menjawab pertanyaan: “Apakah proses ini mampu memenuhi kebutuhan pelanggan?”

276

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Contoh

Untuk memahami aplikasi dari histogram, perhatikan sebuah contoh sederhana: tinggi data dikumpulkan dari sebuah kelas pelatihan beranggotakan 50 orang, sebagaimana ditunjukkan pada tabel di bawah: Hanya ada 50 pengukuran, tapi sulit untuk menggambar konklusi khusus dari data ini tanpa analisis lebih lanjut. Sebuah histogram dapat dikonstruksi untuk memberikan informasi yang lebih bermanfaat. Gambar histogram memberikan rangkuman visual yang cepat dari data yang ada. Mudah untuk melihat ketinggian rata-rata sekitar 69 inci, dengan beberapa lebih pendek hari 66 inci dan sedikit yang lebih tinggi dari 72 inci. Distribusi frekuensi menceritakan banyak kemungkinan. Jika contoh ini representatif dari keseluruhan populasi pegawai (yang diambil secara random), dan jika sampel ini cukup luas, kita dapat mengambil kesimpulan bahwa kemungkinan menemukan pegawai yang tingginya lebih dari 73 inci atau di bawah 65 inci adalah kecil. Bentuk dari distribusi di samping ini, yang terlihat seperti bel, biasanya dalam ilmu sains dan industri disebut “Distribusi Normal”. Histogram di kanan ‘dilapisi’ oleh sebuah kurva distribusi normal.

Ada bentuk distribusi lainnya yang Anda mungkin temui:

Bagaimana Memulai Membuat Histogram Langkah pertama dalam mengkontruksi sebuah histogram adalah menentukan bagaimana proses diukur—data apa yang harusnya dikumpulkan. Data harus berupa data variabel, atau apa yang diukur pada skala yang kontinu seperti: volum, ukuran, berat, waktu, suhu.

277

INDOHUN


Pengingat MoreSteam: Pastikan metode pengukuran sudah dianalisis dan punya tingkat kesalahan pengukuran yang dapat diterima. Untuk membantu dalam hal ini, lihat Analisis Sitem Pengukuran dalam Toolbox. Berikutnya, kumpulkan data. Sebagai rumus sederhananya, lebih dari 50 data harus dikumpulkan untuk melihat pola yang berarti. Anda dapat menggunakan informasi historis sebagai baseline (jika metode pengukurannya sama persis), dan Anda mungkin ingin membandingkan sampel yang didapat dari shift dan periode yang berbeda. Sekarang setelah Anda mengumpulkan data, data ini harus dipindahkan dalam bentuk data tabular, seperti spreadsheet. Metode yang sering digunakan adalah menggunakan paket software statistik. Umumnya, semua menerima data yang disalin dari spreadsheet. Anda juga dapat menggunakan fungsi pembuatan diagram dari program spreadsheet Anda, tapi Anda mungkin perlu mengorganisasi data dan menghitung interval dalam diagram. Jika Anda memilih jalan ini, ikuti urutan berikut: 1. Hitung jumlah poin data (50 adalah contoh sampel “tinggi badan” kita). 2. Tentukan rentang dari sampel—perbedaan antara nilai yang tertinggi dan terendah (73,1–65, atau 8,1 inci dalam sampel kita). 3. Tentukan jumlah kelas interval. Anda dapat menggunakan salah satu dari dua metode sebagai panduan umum dalam menentukan jumlah interval:

a. Gunakan interval per sepuluh sebagai rumus sederhana.

b. Hitung akar kuadrat dari jumlah poin data dan genapkan ke angka bulat terdekat. Dalam kasus “tinggi badan” kita, akar kuadrat dari 50 adalah 7,07, atau 7 jika digenapkan. Anda mungkin ingin mencoba dengan jumlah interval berbeda. Jika ada terlalu banyak, distribusi akan melebar, dan histogram terlihat datar. Jika terlalu sedikit, distribusi akan terlihat sangat ketat. 4. Tentukan lebar tiap kelas interval dengan satu dari dua motede ini: o Lebar = Rentang/Jumlah Intervals = 8.1 / 10 = 0.81

o Bagi Sartndar Deviasi dengan tiga. Dalam kasus ini, data tinggi badan punya Standar Deviasi 1,85 yang

berarti ukuran kelas interval adalah 0,62 inci, dan oleh karena itu total 14 kelas interval (8,1 dibagi 0,62 lalu dibulatkan ke atas). Sehingga ada sedikit lebih banyak kelas interval dari rumus sederhana di atas.

Buat sebuah tabel dengan frekuensi relatif untuk setiap interval, yang menjadi sebuah histogram tabular. Setelah histogram jadi, Anda dapat menganalisis data tentang ekspektasi pelanggan (spesifikasi). Anda dapat melihat dari grafik berikut bahwa histogram pertama dari sebuah sampel proses masih dalam spesifikasi, sedangkan yang kedua punya bagian yang ada di luar spesfikasi. Histogram kedua punya persebaran yang terlalu banyak, atau variabilitas, untuk memenuhi ekspektasi pelanggan. Indikasinya adalah perlu usaha untuk membuat output lebih konsisten, jika tidak, akan ada catat data. Satu bentuk yang lebih canggih dari analisis ini adalah matriks Cp, yang tercakup dalam bagian Process Capability dari modul Statistical Process Control dalam Toolbox. Tingkatan dimana sebuah proses yang stabil terpusatkan dan dalam spesifikasi tertentu tercerminkan oleh sebuah matriks disebut Cpk, yang juga dibahas dalam modul Statistical Process Control pada Toolbox. Pengukuran Cpk membutuhkan kumpulan data untuk rentang waktu tertentu untuk menunjukkan kontrol stratistik, atau kestabilan. 278

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Rangkuman

Histogram adalah alat yang umum untuk memahami data dan karakteristik dari data. Mengetahui bagaimana membaca dengan benar grafik histogram dapat sangat membantu upaya peningkatan Umumnya pemakaian histogram juga membuatnya menjadi sebuah gambaran yang sangat baik dalam mempresentasikan data saat presentasi. Sumber: Moresteam 2014. Histogram. Diakses dari https://www.moresteam.com/toolbox/histogram.cfm Diagram Pareto Diberi nama dari seorang ekonom Italia, Vilfredo Pareto, Diagram Pareto adalah alat yang digunakan untuk mengurutkan/ranking berbagai kategori/penyebab dari sebuah masalah dengan menampilkannya sebagai batang dalam urutan yang menurun dari frekuensi atau jumlah dari kiri ke kanan. Diagram ini membantu menetapkan prioritas dengan membagi penyebab dalam ‘sedikit vital’ dan ‘banyak trivial’. Diagram ini punya dua sumbu vertikal—satu di kiri dan satunya di kanan. Sumbu yang kiri menunjukkan frekuensi yang sebenarnya, atau jumlah kejadian, dimana sumbu kanan menampilkan frekuensi persentase kumulatif yang menunjukkan konstribusi kumulatif dari skala 0 sampai 100% Diagram pada halaman berikutnya menunjukkan penyebab pengaduan pada sebuah hotel regional dalam kurun satu bulan.


Diagram ini mengindikasikan laporan waktu tunggu untuk pemesanan, kebersihan kamar dan pelayanan ruangan untuk 75% dari semua pengaduan pelanggan dalam bulan tersebut. Manajemen mungkin ingin berkonsentrasi untuk meningkatkan area-area ini terlebih dahulu. Bagaimanapun, perhatikan saat memilih item dengan prioritas tertinggi—waktu tunggu untuk pemesanan mungkin lama karena sistem pemesanan yang sudah lama dan menggantinya tidak mungkin dalam waktu dekat. Dalam hal ini, berfokus pada yang prioritas kedua tertinggi dapat jadi lebih baik. Kegunaan Lain Diagram Pareto Cara-cara lain menyusun diagram ini mungkin dengan mengurutkan berdasarkan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk isu tersebut, yaitu biaya untuk menyelesaikan isu atau waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Setiap pendekatan mungkin menghasilkan urutan yang berbeda; Anda harus memilih basis dari pilihan yang paling masuk akal dalam situasi bisnis Anda. 279

INDOHUN


Diagram Pareto dapat digunakan untuk mengurutkan penyebab-penyebab yang teridentifikasi dalam diagram Sebab-Akibat, atau mereka mungkin digunakan sebagai poin awal untuk menginisiasi sesi ‘brainstorming’ mengenai apa yang mungkin menjadi akar penyebab isu-isu ini. Dengan menentukan ‘bagian’ untuk setiap kategori, Diagram Pareto dapat memberikan masukan untuk wilayah masalah utama dan memandu tim peningkatan dalam langkah-langkah berikutnya yang akan diambil. Anda mungkin ingin mengonsultasi Project Priority Calculator sebagai sebuah acuan untuk memprioritaskan beberapa dimensi. Rangkuman Diagram Pareto mudah digunakan dan merupakan sebuah gambar yang sangat kuat dalam mengidentifikasi mayoritas masalah dimana sebuah proses dihasilkan. Menggunakan secara awal diagram dalam penyelesaian masalah adalah strategi yang efektif untuk mengurangi kompleksitas proyek. Sumber: Moresteam 2014. Pareto chart (Service Example). Diakses dari https://www.moresteam.com/toolbox/paretochart-service.cfm Analisis 5-Why Metode analisis 5-Why digunakan untuk menggerakkan gejala sebelumnya dan memahami akar sebenarnya dari sebuah masalah Dikatakan bahwa hanya dengan menanyakan “Mengapa” lima kali, berurutan, Anda dapat menggali sebuah masalah cukup dalam untuk memahami penyebab utamanya. Saat Anda di ‘mengapa’ yang keempat atau kelima, Anda akan sudah melihat dengan mantap pada praktik manajemen. Metode ini sangat erat kaitannya dengan diagram Sebab-Akibat (Tulang Ikan), dan dapat digunakan untuk melengkapi analisis yang penting untuk menyelesaikan diagram Sebab-Akibat. Ini adalah contoh nyata dari perusahaan produsen kebutuhan dapur: Gejala: Ada terlalu banyak pekerjaan dalam invetarisasi proses, dan kita serpertinya tidak punya bagian-bagian yang tepat. Why? Gejala: Proses pandangan tidak terduga, dan ruang pers tidak cukup cepat merespon. Why? Gejala: Butuh waktu terlalu lama untuk mereka menukar antarbagian, sehingga ukuran bidang terlalu besar dan sering salah bagian. Why? Gejala: Banyak dari mesin cetakan membuat beberapa bagian yang berbeda, dan harus dikonfigurasi ulang dalam ruang alat untuk tiap mesin yang memakan waktu selama 8 jam. Why? Gejala: Tim manajemen proyek orisinal memiliki kelebihan biaya yang banyak dalam membangun tempat kerja, sehingga mereka berhemat pada jumlah cetakan—mereka menjual cetakan yang telah banyak membantu dan ukuran lot yang kecil untuk ‘pekerjaan sedang diproses’ yang tinggi (yang tidak diukur oleh budget proyek mereka). Why? Sumber Penyebab: Manajemen perusahaan tidak memahami manufaktur ramping, dan tidak menetukan target proyek yang wajar ketika pabrik dibuka. Hampir benar secara universal bahwa saat Anda menanyakan mengapa lima kali, menunjukkan bahwa masalah bersumber diarimanajemen. 280


INDOHUN

Perspektif Historis Walaupun teknik menyelesaikan masalah dengan 5-Why sudah dipopulerkan oleh orang Jepang, konsep logis ini sudah ada cukup lama. Penjelasan di bawah ini adalah perkembangan yang umum dari tema orisinal dari Poor Richard’s Almanac oleh Benjamin Franklin. Analisis 5-Why Benjamin Franklin: Karena menginginkan satu paku satu sepatu lepas Karena menginginkan satu sepatu satu kuda hilang Karena menginginkan satu kuda kehilangan satu penunggang Karena menginginkan satu penunggang kehilangan satu pasukan Karena menginginkan satu pasukan satu pertarungan tidak dimenangkan Karena menginginkan satu pertarungan suatu perang mengalami kekalahan Karena menginginkan satu perang kehilangan kerajaan Dan semua karena satu paku sepatu kuda yang. Alat Hybrid Satu produsen kendaraan di Jepang menggunakan bentuk hibrida yang memasukkan sebuah diagram yang menjadi tren dan diagram Pareto untuk memandu cara pikir 5-Why untuk penyelesaian masalah tim. Di atas selembar kertas, bentuk ini menampilkan data sejarah, prioritas masalah, analisis akar penyebab, aksi korektif, dan verifikasi. Contoh dari diagram dapat ditunjukkan pada halaman berikutnya dengan contoh hipotetikal dari sebuah perusahaan perkakas.

281

INDOHUN


Rangkuman Analisis 5-Why lebih dari sekadar proses iteratif atau aktivitas menanyakan pertanyaan sederhana. Maksud dibalik suatu analisis 5-Why adalah untuk mendapatkan orang-orang yang tepat dalam mendiskusikan semua akar penyebab yang mungkin untuk kecacatan yang diberikan dalam sebuah proses. Seringkali tim-tim akan berhenti saat sebuah alasan untuk suatu kecacatan telah teridentifikasi. Konklusi ini sering tidak sampai mendapatkan akar penyebabnya. Satu pendekatan 5-Why yang disiplin akan mendorong tim untuk berpikir ‘outside the box’ dan mencapai satu akar penyebab dimana tim sebenarnya dapat membuat perbedaan yang positif untuk suatu masalah, daripada sekadar ‘mengobati’ gejala-gejala. Sumber: Moresteam 2014. 5-Why Analysis. Diakses dari https://www.moresteam.com/toolbox/5-why-analysis.cfm Diagram Fishbone (Tulang Ikan) Latar Belakang Diagram Sebab-Akibat, atau diagram Tulang Ikan pertama kali digunakan Kaoru Ishikawa dari Universitas Tokyo pada 1943, sehingga sering dirujuk sebagai “Diagram Ishikawa”. Diagram ini digunakan untuk mengidentifikasi semua akar penyebab yang mungkin menyebabkan satu masalah. Bagaimana Memulainya Alat ini paling efektif saat digunakan dalam tim atau kelompok: 1. Gunakan papan putih atau sebuah flipchart untuk memulai kegiatan. Anda dapat memilih untuk menggunakan kertas-tempel “Post-it” untuk menggerakan penyebab-penyebab ini saat Anda memutuskan kategorikategorinya. 2. Tuliskan masalah yang akan diselesaikan (EFEKnya) sedeskriptif mungkin pada satu sisi dari ruang kerja, lalu gambar “tulang punggung ikan”, sebagaimana ditunjukkan di bawah. Contoh yang kita pilih untuk mengilustrasikan alat ini adalah “Missed Free Throws” (orang yang kita kenal baru saja kalah dalam turnamen basket tiga-lawan-tiga outdoor karena lemparan bebas yang meleset).

3. Langkah berikutnya adalah untuk memutuskan bagaimana mengkategorikan penyebabnya. Ada dua metode dasar: A) dengan fungsi, atau B) dengan urutan proses. Pendekatan yang paling sering digunakan adalah mengelompokkan berdasarkan fungsi.

Dalam bidang manufaktur, kategori-kategori sering berupa: Mesin, Metode, Material, Pengukuran, Orang, dan Lingkungan. Dalam bidang pelayanan, Mesin dan Metode sering digantikan dengan Kebijakan (aturan keputusan tingkat tinggi) dan Prosedur (tugas spesifik).

Dalam kasus ini, kami akan menggunakan fungsi manufaktur sebagai titik awal, dikurangi pengukuran karena tidak ada keragaman yang dialami dari pengukuran (karena mudah untuk melihat apakah bola masuk ke dalam keranjang).

282


INDOHUN

4. Anda dapat melihat bahwa ini tidak cukup detail untuk mengidentifikasi akar penyebabnya. Biasanya ada banyak kontributor untuk sebuah masalah sehingga satu Diagram Tulang Ikan yang efektif akan punya banyak penyebab potensial yang didaftarkan dalam beberapa kategori dan sub-kategori. Sub-kategori yang detail dapat dihasilkan dari salah satu atau kedua sumber berikut:  Diskusi kelompok berdasarkan pengalaman sebelumnya  Data yang dikumpulkan dari lembar fakta/laporan serta sumber lain 5. Kegunaan Diagram Tulang Ikan bergantung pada tingkat perkembangan—bergerak dari gejala sebelumnya menuju akar penyebab yang benar, Anda mengkuantifikasi hubungan antara Akar Primer Sebab-Akibat. Anda dapat mengambil analisis ini ke tingkat yang lebih dalam dengan menggunakan Analisis Regresi untuk mengkuantifikasi hubungan, dan Eksperimen yang sudah dirancang untuk mengkuantifikasi penyebab. Saat Anda mengidentifikasi kontributor-kontributor primer dan harapannya juga mengkuantifikasi korelasi, tambahkan informasi tersebut pada diagram Anda secara langsung atau dengan catatan kaki. Diagram berikut ini punya lima kontributor penyebab akar primer yang disorot dengan warna kuning. Catatan “MC” (untuk Mathematical Correlation) yang ditempelkan pada tekanan udara mengindikasikan bahwa korelasi yang kuat sudah ditetapkan lewat analisis statistik data (makin rendah tekanan udara, makin kecil pantulan pinggir ring).

283

INDOHUN


Jika Anda pernah mencoba untuk menembakkan bola basket pada sebuah karnaval untuk memenangkan hadiah, Anda tahu bahwa operator selalu mengeraskan bola untuk mengurangi peluang Anda. Ambil sistem yang cocok buat Anda—Anda dapat melingkari daripada menandai dengan warna. Nomor prioritas dapat dipakai terus sampai matriks aksi korektif untuk membantu mengorganisasi dan menelusuri aksi peningkatan. 6. Setelah membuat diagram Anda pada flipchart atau papan putih, Anda dapat mereplikasinya menggunakan hampir semua program pemproses data/spreadsheet. (Microsoft Excel, Visio, IBM’s Lotus 1-2-3). Hirarki Tulang Ikan Menjorok (Indented Hierarchy Fishbone) Ada format lain untuk diagram Sebab-Akibat yang disebut “Hirarkti Tulang Ikan Menjorok”. Format ini mungkin lebih mudah digunakan karena dapat dieksekusi pada program yang memproses kata atau spreadsheet. Berikut ini adalah contoh Free Throw yang menggunakan metode ini: Efek: Masuk (Meleset) Free Throws Penyebab: Metode – Teknik Menembak

Material – Bola

Keseimbangan

Ukuran Bola

Tekukan Lutut

Tekanan Udara

Titik Target

Pegangan Bola

Posisi Tangan

Permukaan Bola

Gerakan setelah Tembakan

Lingkungan – Cuaca

Orang – Penembak (Erat hubungan dengan metode dalam contoh ini) Konsenstrasi Motivasi Latihan Pengkondisian Konsistensi (‘Ingatan Otot’)

Penyesuaian untuk Variabel Lain Mesin – Keranjang dan Papan Tembakan

Hembusan Angin / Matahari / Hujan

Tinggi ring

Outdoor vs Indoor

Kekakuan ring

Ukuran ring Kemiringan ring Stabilitas Papan Tembakan

Sumber: Guide to Quality Control, Dr. Kaoru Ishikawa

Rangkuman Terlepas dari semua hal ini, seseorang menggunakan Hirarki Fishbone berupa gambar maupun hirarki, alat proses peningkatan ini akan sangat membantu memahami faktor yang signifikan pengaruhnya dalam sebuah proses. Membuat diagram ini dengan tim lintas-fungsional tidak hanya akan membangun kepercayaan antara departemendepartemen tapi juga menumbuhkan pengetahuan baru dan memahami ‘pemain’ utama dalam prosesnya. Ketika menggunakan Diagram Tulang Ikan sebagai sebuah topik diskusi, pertemuan dapat lebih baik fokusnya pada peningkatan proses dan pengurangan kecacatan. Sumber: Moresteam 2014. Fishbone Diagram. Diakses dari https://www.moresteam.com/toolbox/fishbone-diagram.cfm

284

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Brainstorming Tujuan Brainstorming adalah proses yang tim-sentris yang digunakan untuk menghasilkan ideide baru dan harapannya kreatif untuk menyelesaikan sebuah masalah. Pondasi dari brainstorming adalah sebuah atmosfer penilaian tertutup—tidak ada kritikan—sehingga banya ide bergerak bebas dari para peserta. Banyak solusi untuk masalah-masalah kompleks datang dari ide-ide yang mungkin saja terkesan ‘gila’ pada awalnya, brainstorming ditujukan untuk mendorong pemikiran yang segar dan ide-ide ‘gila’.

Pondasi dari brainstorming adalah sebuah atmosfer penilaian tertutup—tidak ada kritikan—sehingga banya ide bergerak bebas dari para peserta. Banyak solusi untuk masalah-masalah kompleks datang dari ide-ide yang mungkin saja terkesan ‘gila’ pada awalnya, brainstorming ditujukan untuk mendorong pemikiran yang segar dan ide-ide ‘gila’. Aplikasi Sesi brainstorming ini dapat disusun sehingga setiap orang berpartisipasi bergiliran, atau dapat juga tidak terstruktur, dengan para peserta diberi kesempatan untuk berpartisipasi kapanpun. Sesi terstruktur punya dua keuntungan, yaitu mendorong partisipasi yang setara oleh semua dan tidak membolehkan seseorang mendominasi, tapi mungkin menghalangi banyak aliran bebas yang spontan dari ide-ide. Proses Terstruktur A. Setelah membentuk tim, masalah yang akan diselesaikan diberitahukan dan dituliskan untuk dilihat semua orang.  Gunakan flipchart atau papan putih  Pastikan masalah terdefinisi dengan jelas, dan setiap orang paham.  Kaji proses bagaimana sesi brainstorming akan dilaksanakan – aturan-aturan dasar. B. Bergerak mengitari ruangan, setiap anggota tim menawarkan satu ide.  Anggota-anggota tim bebas untuk mengatakan ‘pas’ (belum dapat menjawab) kapanpun  Tidak diperbolehkan adanya kritikan atas ide-ide yang disampaikan – TIDAK ADA C. Pemimpin tim atau seorang yang diminta mencatat ide-ide saat mereka muncul, pada flipchart atau papan putih.  Pastikan bahwa kata-kata dari pembicara tidak diparafrase atau disunting; ini dapat jadi bentuk ringan dari kritikan.  Verifikasi pada pemilik ide apa sudah tercatat dengan benar. D. Terus bergerak mengitari ruangan sampai tidak ada ide baru muncul. E. Kaji daftar ide untuk memastikan mereka tertulis dengan jelas, dan hilangkan ide-ide yang serupa. F. Kelompokkan dan gabungkan ide jika ada masukkan kategori umum yang dapat dipakai. Proses Tanpa Struktur Proses ini mengikuti gambaran seperti di atas dengan satu perbedaan—ide-ide dilempar oleh siapapun kapanpun, bukan dengan rotasi yang berurutan. Untuk informasi tambahan mengenai brainstorming dan proses dialog, Anda dapat menjadikan buku-buku di bawah ini sebagai referensi.

285

INDOHUN


The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization Peter Senge ISBN 0-385-26095-4 The Fifth Discipline Fieldbook: Strategies and Tools for Building a Learning Organization Senge, Kleiner, Roberts, Ross, Smith ISBN 0-385-47256-0 Rangkuman Brainstorming adalah alat yang fundamental dalam menyelesaikan masalah. Alat ini dapat membuat sebuah proyek bermula, tetap berjalan, dan menemukan solusi-solusi yang melengkapi proyek. Makin baik brainstorming yang seseorang dapatkan, makin baik penyelesaian masalah yang sebuah tim dapatkan. Solusi dan ide-ide untuk kesuksesan ada “di luar sana” dan sesi brainstorming memunculkan mereka. Sumber: Moresteam 2014. Brainstorming. Diakses dari https://www.moresteam.com/toolbox/brainstorming.cfm

Diagram Sistem Pendahuluan Dinamika Sistem adalah sebuah studi perilaku dari sistem yang kompleks—mencoba memahami jaring-jaring hubungan antara aktivitas-aktivitas dan untuk mengidentifikasi kaitan antara sebab dan akibat. Diagram Sistem adalah model yang digunakan untuk menyatakan secara visual gaya-gaya dinamis yang berperan pada komponenkomponen dari sebuah proses dan interaksi antara gaya-gaya ini. Diagram Sistem lebih dari sekadar diagram alur, di dalamnya termasuk feedback loops dan faktor-faktor yang mempengaruhi bagaimana keputusan dibuat, termasuk sikap, persepsi dan perilaku. Jika Anda akrab dengan istilah “lingkaran setan”, “spiral menurun”, “hukum konsekuensi yang tidak diinginkan”, atau “obat lebih buruk dari penyakit”, Anda berarti akrab dengan beberapa konsep dasar dari Dinamika Sistem. Diagram Sistem menyediakan bahasa umum untuk membantu organisasi-organisasi memikirkan isu-isu kompleks ini. Usaha untuk meningkatkan performa dari sistem-sistem kompleks tidak dapat dihindari, menyentuh banyak wilayah secara langsung dan tidak sehingga menjadi sangat penting untuk memahami potensi dari konsekuensi yang tidak diinginkan. Juga penting untuk memahami leverage points sesungguhnya untuk meningkatkan sebuah sistem, yang mungkin tidak akan begitu jelas. Latar Belakang Inisiatif Berpikir sistem berusaha untuk melebarkan perspektif organisasi dengan membawa organisasai dari satu fokus pada Kejadian (reaksi) kepada pengenalan Pola Perilaku, lalu memahami Sistem, dan akhirnya menguasai Model Mental yang membingkai perspektif dari orang-orang yang mengarahkan sistem dan menetukan performanya. Karakteristik Sistem yang Dinamis Saat Anda berusaha memahami Dinamika Sistem, tidak disangsikan lagi Anda akan menemukan fenomenafenomena berikut, banyak di antaranya yang mungkin sudah umum:  Seperti kata George E. P. Box: “Semua model adalah salah. Beberapa model adalah berguna.” Dinamika Sistem menekankan bahwa tidak ada satu jawaban tunggal. Sering ada pertukaran yang mengharuskan pilihan. Pilihan-pilihan ini mungkin dipengaruhi oleh sudut pandang tertentu.  Sebab dan akibat terpisah oleh lebih banyak waktu dan jarak daripada yang Anda pikirkan. Perlambatan waktu memperumit upaya untuk menghubungkan sebab dengan akibat—khususnya ketika ada sebab yang majemuk dan akibat yang majemuk pula.

286


INDOHUN

 Semakin Anda mencoba meningkatkan sistem, makin kuat penolakan untuk perubahan. Ini adalah hasil dari “balancing loops”—gaya-gaya yang bergerak berlawanan dengan perubahan.  Ada konsekuensi-konsekuensi yang tidak diinginkan dan akibat-akibat yang tidak langsung. Kadang-kadang mayoritas solusi yang ‘jelas’ membuat sebuah masalah semakin sulit.  Banyak hal yang mungkin memburuk sebelum membaik. Pertimbangkan sebuah perusahaan dengan aliran uang yang buruk yang kurang investasi dalam hal pabrik dan peralatannya. Singkatnya, mengejar investasi akan memperburuk aliran uang lebih jauh, walaupun pada jangka panjang dampaknya mungkin positif.  Reinforcing loops memperkuat perubahan kecil menjadi besar. Menciptakan Diagram Sistem adalah langkah pertama untuk membangun keahlian-keahlian berpikir sistem yang dibutuhkan untuk memahami dan mengelola fenomena kompleks ini. Contoh Cara terbaik untuk mendapatkan pemahaman tentang berpikir sistem adalah dengan mengkaji beberapa contoh nyata. Berikut salah satu contoh sebuah perbaikan yang malah menyerang balik—dengan parah. Sebuah pabrik kendaraan sedang menderita performa keuangan yang buruk sehingga meluncurkan program pengurangan biaya yang agresif yang ditujukan pada material yang dibeli. Basis pengadaan ditekan untuk menurunkan biaya secara signifikan, yang akibatnya mendorong aktivitas-aktivitas pengurangan biaya internal. Bagaimanapun, perubahan teknis ini diproses tanpa uji coba yang cukup. Target jangka pendek keuangan terpenuhi, tapi reliabilitas komponen memburuk, dan konsekuensi-konsekuensi tidak langsung jauh lebih besar daripada pengurangan biaya langsung dari yang terbayangkan. Kasus ini adalah sebuah contoh yang sempurna tentang kebutuhan untuk mengambil pendekatan berpikir sistem dalam memproses proyek peningkatan—untuk mengantisipasi kemungkinan konsekuensi-konsekuensi yang tidak diinginkan, dan menempatkan tpenanggulangan yang sesuai dalam sebuah basis proaktif. Diagram Sistem tersebut dapat dilihat di bawah ini:

1. Keuntungan pada satu pabrik kendaran besar menurun jauh dari ekspektasi. 2. Tekanan diberikan kepada basis pengadaan untuk mengurangi biaya dari material yang dibeli. Dalam kasus ini, remot kunci mobil jadi sasaran (kunci/buka jarak jauh). 3. Dampak jangka pendek dari inisiatif pengurangan biaya material tentu disukai, mengarahkan pada peningkatan margin keuntungan. (Reinforcing Loops)

287

INDOHUN


4. Bagaimanapun, karena terburu-buru untuk menekan biaya, perubahan teknis yang mengarah pada biaya material yang dipotong tidak ditindaklanjuti dengan uji coba ketahanan yang memadai. Kontak mesin diubah dari tembaga ke timah. Setelah selang waktu tertentu, ternyata 100% dari remot rusak. 5. Biaya garansi meningkat. (Balancing Loops) 6. Pelanggan mengalami kegagalan dari produk. (Berjalan buruk). 7. Masalah reliabilitas mempunyai dampak negatif pada persepsi pelanggan pada nilai produk. 8. Pendapatan terkena dampak yang parah karena sedikit pelanggan yang puas dengan nilai produk karena reliabilitas yang buruk (Balancing Loops) 9. Keuntungan berkurang karena dampak ganda: pemasukan berkurang ketika biaya garansi meningkat. Ini adalah kebalikan dari maksud aksi awal—konsekuensi yang tidak diinginkan yang malah menambah tekanan pada pengurangan biaya untuk meningkatkan keuntungan! Aplikasi Untuk menciptakan sebuah Diagram Sistem, ingat kembali pemahaman hirakri sistem—dengan tujuan berpindah dari mengelola kejadian (reaktif ) kepada mengelola sistem dan model mental (proaktif ). Sebagai contoh, kita akan menggunakan contoh penjualan dan keuntungan dari sebuah produsen manufaktur yang terjebak dalam sebuah ‘spiral menurun’ dari pengurangan harga untuk mempertahankan volume penjualan.

Events Patterns of Behavior Systems Mental Models

A. Langkah pertama adalah untuk mengidentifikasi kejadian-kejadian: - Penjualan di bawah harapan. - Keuntungan yang buruk. B. Lalu, lihat pola perilaku. Gambarkan indikator-indikator yang membantu menggambarkan masalah: C. Ketiga, identifikasi aktivitas-aktivitas yang terlibat, dan gambarkan hubungan-hubungan untuk menunjukkan gaya-gaya dan feedback loops, seperti diagram di bawah ini. Gunakan Analisis 5-Why dari Toolbox untuk membantu mengidentifikasi akar penyebab dari perilaku dan polanya.

288


INDOHUN

1. Pada tengah bulan, pendapatan jauh di bawah harapan.

2. Untuk mengganti hilangnya pendapatan dan memenuhi rencana penjualan, harga didiskon pada akhir bulan untuk memacu penjualan. 3. Pembeli menjadi terkondisikan untuk mengharapkan tawaran yang lebih baik di akhir bulan, sehingga mereka menunggu diskon akhir bulan dan tidak memesan di awal bulan, hal ini mempertahankan siklus turunnya penjualan di awal bulan.

4. Diskon harga menurunnya margin keuntungan.

5. Diskon harga pada akhir bulan menciptakan volume pengiriman yang tidak merata karena pemesanan membengkak di akhir bulan 6. Ada harga lebih yang harus dibayar pada akhir bulan karena volume pengiriman yang lebih besar, menyebabkan biaya logistik yang lebih besar.

7. Dengan margin keuntungan yang lebih rendah, tekanan pada pertumbuhan pendapatan meningkat untuk mengimbangi margin yang makin rendah dan mempertahankan batas bawah keuntungan.

8. Harapan meningkatnya pendapatan memperburuk masalah awalnya – sebuah “Lingkaran Setan.”

Catatan: Dalam diagram ini, semua feedback loops adalah reinforcing loops, yang memperkuat efek utama dari diskon harga—penyebab yang kuat untuk penurunan pendapatan.

D. Terakhir, periksa model mental (persepsi, sikap) yang melanggengkan keadaan sistem. Presiden Divisi – “Kita akan memenuhi target bulanan dengan cara apapun. Jika kita coba hentikan pola promosi harga kita, penjualan akan berkurang, dan saya akan mencari pekerjaan baru.” Wakil Presiden bidang Pemasaran – “Bonus saya berdasarkan pertumbuhan penjualan. Jika orang-orang logistik tidak dapat memenuhi budget mereka, itu masalah mereka.” Salesman – “Saya baru saja mendapat pesanan untuk bulan ini (kemarin lusa). Pesanan sudah ada, jadi tim logistik harus mengirim mereka supaya saya dapat mendapat komisi (yang hanya berdasarkan penjualan, terlepas dari biaya.)” Pelanggan – “Yang harus saya lakukan adalah untuk menunggu sampai harga turun di akhir bulan. Mereka melakukannya setiap waktu.”

289

INDOHUN


Rangkuman Peningkatan proses bukanlah sebuah pekerjaan linier dan mekanis. Peningkatan proses mau tidak mau pasti “kacau” dikarenakan sikap dan perilaku orang-orang yang mengarahkan kapabilitas dari banyak proses. Berpikir sistem dapat berkontribusi untuk sebuah pemahaman tentang hubungan pada akar “kekacauan” yang menyebabkan perbaikan terhadap konsekuensi-konsekuensi yang tidak diinginkan lainnya. Kami sangat merekomendasikan buku-buku berikut untuk bacaan lebih lanjut. Khususnya, The Fifth Discipline Fieldbook, yang menawarkan banyak contoh nyata yang sangat membantu:  The Fifth Discipline – The Art and Practice of The Learning Organization. Peter M. Senge, ISBN 0-385-26095-4  The Fifth Discipline Fieldbook - Strategies and Tools for Building a Learning Organization. Senge, Ross, Smith, Roberts, Kleiner, ISBN 0-385-47256-0 Sumber: Moresteam 2014. Systems Diagrams. Diakses dari https://www.moresteam.com/toolbox/brainstorming.cfm

Proses CHECK Proses CHECK dibuat untuk memberi para pengawas dan personil ruang mesin pabrik sebuah alat sederhana untuk mengevaluasi kesesuaian proses. Langkah-langkah dalam proses ini adalah sebagai berikut: Perbaikan Sebelum mengumpulkan data dan menjalankan riset mendalam untuk menentukan penyebab utama dari ketidakstabilan proses, adalah penting untuk melakukan verifikasi bahwa operasi terlaksana berdasarkan spesfikasi dan standar. Kita menamainya “Mencari Jendela yang Terbuka”. Jika ruangan dingin, lalu sebelum Anda melakukan analisis yang canggih untuk menentukan kapabilitas insulasi dari dinding, langkah pertama adalah untuk mencari jendela yang terbuka dan menutupnya, lalu memastikan perapian dinyalakan. Proses CHECK ini bertindak sebagai pemandu untuk memastikan dasar-dasar dilaksanakansecara konsisten pada setiap perubahan. Urusan Rumah Tangga Verifikasi tempat bekerja yang bersih dan teratur: - Apakah tempat bekerja cukup cahaya? - Konfirmasi bahwa tidak ada ancaman keselamatan atau ergonomic. Jika operator berjuang untuk mengerjakan operasionalnya, ini tidak akan terlaksana dengan konsisten. Peralatan Verifikasi bahwa semua alat dalam kondisi kerja yang cocok dan dikalibrasi: - Adakah program Perawatan Preventif (PM) terdokumentasi, dan apakah pengecekan PM dilakukan pada jadwalnya? - Jika output dari sebuah mesin digambarkan dalam diagram, apa yang diindikasikan diagram tersebut?

290


INDOHUN

Muatan Verifikasi bahwa proses dilakukan sesuai prosedur untuk memastikan kecacatan tidak dilanjutkan ke langkah berikutnya dalam proses: - Adakah cara untuk mengidentifikasi kecacatan? - Adakah cara untuk menghentikan produksi atau sebaliknya mengkoreksi sebuah kecacatan sebelum melanjutkannya ke langkah berikutnya? Kerjakan terus! Buat proses CHECK bagian dari rutinitas harian Anda: - Secara kontinu verifikasi operasi setiap giliran dengan menggunakan proses CHECK. PERHATIAN KONSISTEN ADALAH KUNCI KESUKSESAN. Rangkuman Proses CHECK adalah sebuah sistem sederhana untuk pegawai dan pengawas. Suatu spesifikasi dibuat atau terstandardisasi lintas giliran, untuk acuan setiap giliran mengkalibrasi pada awal giliran baru. Ketika analisis diselesaikan pada proses kalibrasi ini, keragaman yang tercipta oleh perilaku giliran yang berbeda akan turun. Perlakuan ini meningkatkan kemampuan tim untuk mendapatkan data yang lebih kuat dari sistem dan representasi yang lebih akurat akan perbedaan-perbedaan dalam proses jika ada. Sumber: Moresteam 2014. CHECK Process. Diakses dari https://www.moresteam.com/toolbox/check-process.cfm

291

INDOHUN



Memastikan inisiatif One Health memberikan hasil dengan cara:  Mengidentifikasi dan mengatasi hambatan.  Secara proaktif menangani dan menyelesaikan masalah  Menyesuaikan rencana dan memperbaiki aktivitas-aktivitas dalam merespon perubahan dan/atau informasi baru.

Pengenalan to Six Sigma

Kuliah

Six Sigma adalah satu alat dan teknik/strategi untuk meningkatkan kualitas proses. Proses Six Sigma bertujuan meningkatkan kualitas output proses dengan mengidentifikasi dan menghilangkan penyebab kecacatan (error) dan meminimalisir keragaman dalam proses manufaktur dan bisnis. Dasar dari Six Sigma adalah proses DMAIC (Define/ Mendefinisikan, Measure/Mengukur, Analyze/Menganalisis, Improve/Meningkatkan, Control/Mengontrol):

Catatan: -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Alat Six Sigma


Dari daftar di bawah, pilih satu alat 1. Diagram Afinitas yang terdengar menarik dan yang Anda Mendefinisikan 2. Alur Proses ingin pelajari lebih. Anda dan kelompok 1. Histogram diberikan waktu 60 menit untuk Mengukur 2. Bagan Pareto mencari tahu tentang alat tersebut dan mempersiapkan presentasi 10 menit untuk 1. Analisis 5-Why mengajarkan alat tersebut kepada kelas. Menganalisis 2. Diagram Sebab-Akibat

Meningkatkan Mengontrol

292

3. Tulang Ikan 1. Brainstorming 2. Diagram Sistem 1. Proses CHECK

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Catatan:

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Catatan dari Presentasi Kelompok      









 



 



 

W



 

Why Why



Why



Why















Catatan: -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

293

INDOHUN


Sub Bab: Memonitor Implementasi untuk Mencapai Target Outcome Tujuan Pembelajaran:

Mengelola dan memonitor sebuah inisiatif One Health untuk memastikan inisiatif:  Mengikuti inidikator  Mencapai hasil dan memenuhi target outcome.  Menunjukkan keunggulan, kompetensi dan profesionalisme.  Dilaksanakan dalam rangkaian budget.  Tepat waktu.

Tipe Pembelajaran:

Simulasi; Diskusi Kelompok Besar

Waktu:

90 Menit

Alat dan Materi:

 Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih  Flipchart atau papan putih dan spidol  Modul PowerPoint  Handout – Management Simulation Cards  Panduan Mahasiswa

Rincian Catatan

Tugas Individu

30 Mengelola Sebuah Simulasi Proyek One Health Menit Sesi ini menantang mahasiswa-mahasiswa untuk secara proaktif menyesuaikan rencana kerja ketika dihadapkan dengan tantangan-tantangan umum yang terkait manajemen seperti pengurangan budget, hilangnya orang penting dalam tim atau sumber daya lain, atau penyingkatan waktu, ketika mengelola inisiatif One Helalth. Sampaikan pada mahasiswa bahwa ini adalah waktunya untuk mempelajari bagaimana mengelola proyek One Health ketika perubahan dibuat untuk budget, sumber daya, jadwal atau ruang lingkup proyek. Minta mereka kembali ke bagian “Rencana Kerja: Kunci Sukses Manajemen Inisiatif One Health” dari Panduan Mahasiswa mereka. Minta mahasiswa mengkaji rencana kerja yang telah mereka buat dalam sesi sebelumnya. 20 Lalu, untuk setiap langkah, minta mereka mengisi kolum untuk: Menit  Status Indikator


294

 Potensi Risiko dan Ukuran Mitigasi Dalam kelas, minta setiap mahasiswa untuk menceritakan satu risiko dan rencana mitigasi untuk risiko ini. Setelah seorang mahasiswa mempresentasikan sebuah risiko, tanya jika ada yang mengidentifikasi risiko yang sama. Jika iya, minta mahasiswa tersebut menceritakan rencana mitigasinya.



INDOHUN

25 Sampaikan pada mahasiswa bahwa Anda akan memberikan sebuah hambatan Menit yang akan membuat mereka menilai dampak dari perubahan ini (besar atau kecil) pada sebuah proyek. Minta kelompok menghitung sampai tiga (1-2-3) sehingga ada tiga jenis kelompok. Tetapkan hambatan berikut untuk setiap kelompok:  Waktu yang lebih singkat  Uang yang lebih sedikit  Orang yang lebih sedikit Kelas akan diberikan 20 menit untuk merencanakan bagaimana mereka menyesuaikan proyek mereka untuk mengakomodasi hambatan yang diberikan. Setiap kelompok punya 5 menit untuk mendiskusikan rencana mereka.


15 Kesimpulan Menit Dalam kelompok besar, tutup aktivitas dengan meyorot pelajaran yang didapatkan tentang bagaimana menangani perubahan untuk budget, sumber daya, jadwal atau ruang lingkup proyek. Simpulkan dengan menunjukkan lelucon seorang Dilbert dalam slide PowerPoint atau dalam handout.

Kartun Dilbert oleh Scott Adams


295

INDOHUN


Latihan untuk Peserta Tujuan Pembelajaran: Mengelola dan memonitor sebuah inisiatif One Health untuk memastikan inisiatif ini:

 Mengikuti indikator.  Mencapai hasil dan memenuhi target outcome.  Menunjukkan keunggulan, kompetensi dan profesionalisme.  Beroperasi dalam budget.  Tepat waktu. Status Indikator dan Ukuran Mitigasi

Tugas Individu

Kembali ke rencana kerja yang Anda sudah buat sebelumnya dalam kelas ini untuk merencakan sebuah pertemuan untuk merespon sebuah wabah scrub thypus. Untuk setiap langkah, isi kolom-kolom ini untuk:  Status Indikator  Potensi Risiko dan Ukuran Mitigasi

Menanggapi Hambatan dan Tantangan untuk Rencana Kerja

Tugas Kelompok Kecil

Hambatan:

Anda punya 30 menit untuk merencanakan bagaimana Anda akan menyesuaikan rencana kerja proyek Anda yang diberikan hambatan dalam kartu. Persiapkan laporan untuk 5 menit yang akan diceritakan pada seluruh kelas. Catatan: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

296


INDOHUN

Sub Bab: Mengelola Keselamatan dan Kesehatan Tim Tujuan Pembelajaran:

Memastikan keselamatan dan kesehatan tim One Health dengan:  Menyiapkan sebuah rencana komunikasi dan aksi dalam keadaan darurat untuk tim One Health.  Memonitor kesehatan fisik dan mental anggota-anggota tim (seperti nutrisi, olahraga, tidur, isu keluarga/rumah tangga untuk tim yang bekerja lembur atau jauh dari rumah).  Menyediakan mekanisme mengurangi stres  Menyediakan dukungan “pertolongan pegawai”selama dan setelah inisiatif.

Tipe Pembelajaran:

Brainstorming Kelompok; Aktivitas dan Penilaian Individu

Waktu:

120 Menit

Alat dan Materi:

 Komputer, proyektor LCD, layar/dinding putih  Flipchart atau papan putih dan spidol  Modul PowerPoint  Klip Video – Karyn Buxman: Funny Stress Management Techniques  Panduan Mahasiswa

Tugas Pra-kelas:

 Melengkapi Catatan Stres Harian

Catatan untuk Fasilitator Catatan Stres Harian Berikan instruksi berikut kepada kelas. Keterangan ini juga ada pada Panduan Mahasiswa. Pra-kerja

Catatan Stres Harian adalah sebuah diari yang merekam kapan Anda merasa tertekan dengan maksud meningkatkan kesadaran Anda soal apa yang menyebabkan Anda tertekan. Untuk dua atau tiga hari sebelum kelas ini, catat sebagian atau semua aktivitas yang membuat ketegangan pada energi dan waktu Anda, menimbulkan kemarahan atau kekhawatiran, atau yang mendorong sebuah respon fisik yang negatif. Juga catat reaksi Anda untuk kejadian-kejadian yang penuh tekanan ini. Ketika Anda sudah melengkapi catatan harian untuk beberapa hari, kaji catatan tersebut dan kenali dua atau tiga kejadian yang menekan atau aktivitas yang Anda ubah atau hilangkan. Ada yang bilang, kesadaran adalah setengahnya pergulatan. Ketika Anda menelusuri kejadian-kejadian yang terjadi dalam satu hari dan menemukan pola yang mana Anda menemukan diri Anda lebih stres, Anda dapat mulai mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk pola-pola yang merusak tersebut.

297

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Catatan Stres Harian Nama:______________________________ Tanggal:____________________ Waktu

Tempat

Sumber Stres

Tingkat Tekanan*

Strategi Mengatasi

*Tingkat tekanan: 1 = Ringan 2 = Menengah 3 = Kuat 4 = Intens

Sumber utama stres hari ini: ______________________________ Pengukuran bagaimana Anda mengelola stres hari ini: --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------20 Perencanaan Manajemen untuk Keadaan Darurat menit Berikan mahasiswa-mahasiswa pendahuluan untuk sesi ini: Brainstorming Kelompok Besar

Keadaan darurat terjadi di saat-saat tidak terduga; oleh karena itu persiapan adalah kuncinya. Fokus dari sesi ini adalah rencana komunikasi darurat. Rencana-rencana ini membuat seorang manajer memimpin tim One Health secara efektif dan efisien di saat genting. Tanyakan pada kelas, “Apa yang harusnya termasuk dalam sebuah rencana komunikasi darurat?” Jawaban yang mungkin termasuk:  Peran dan tanggung jawab yang ditunjuk, termasuk pengambil keputusan primer/koordinator dalam keadaan darurat dan cadangan  Kontak darurat (seperti polisi , pemadam kebakaran, dokter)  Daftar kontak semua personil  Daftar email/nomor telepon  Rencana evakuasi pegawai  Website dan/atau nomor telepon/pesan suara untuk rencana mengirim pesan saat darurat  Sistem untuk menghitung semua personil  Rencana komunikasi kepada pemegang kepentingan, termasuk klien, badanbadan pengatur, dll.  Rencana komunikasi media  Latihan dan booklet/brosur/kartu rangkuman

298

INDOHUN


Aktivitas Individu

Pengukuran Individu

10 Minta mahasiswa meciptakan checklist rencana darurat mereka sendiri dalam Menit Panduan Mahasiswa mereka. 60 Kaji pentingnya manajemen stres selama intervensi One Health, lalu kenalkan Menit empat pengukuran stres yang dapat digunakan oleh satu tim One Health. Mahasiswa akan melengkapi setiap pengukuruan stres ini dalam Panduan Mahasiswa mereka. Penjelasan berikut juga terdapat dalam Panduan Mahasiswa, jadi fasilitator dapat meminta mereka untuk membacanya bersama-sama. Manajemen Stres dalam Situasi Darurat Keadaan darurat menyebabkan stres! Juga tenggat waktu yang ketat, bekerja terlampau keras, dan ancaman kemunculan pandemik! Menjaga tim agar tetap sehat adalah peran penting manajemen. Inisiatif-inisiatif One Health mungkin melibatkan bekerja dalam budaya-budaya yang berbeda, jauh dari keluarga dan teman, bekerja untuk tenggat waktu yang ketat, mencari jawaban untuk masalahmasalah yang belum satu orangpun mendefinisikannya. Setiap dari kegiatan ini dapat menyebabkan stres. Penting bagi manajer One Health untuk membantu anggota-anggota tim mengenali tanda-tanda stres dan membangun cara-cara untuk secara efektif mengelola stres. Untuk membantu sebuah tim mengelola stres, manajer butuh mengenalinya terlebih dahulu. Stres muncul dengan cara yang berbeda pada tiap orang (misalnya, beberapa orang akan kehilangan berat badan sedangkan yang lain akan bertambah berat badan, beberapa akan tidur terlalu lama dan yang lain insomnia, dan lainnya) Situasi yang sama dapat menghasilkan sebuah respon yang sangat berbeda pada tiap orang tergantung persepsi individu pada pengalaman tersebut. Oleh karena ini, mengukur stres dapat menjadi kompleks dan menantang. Ayo lihat empat pengukuran yang Anda dapat meminta orang lain untuk melakukannya. Empat pengukuran itu dan deskripsinya bersumber dari: Weber University n.d. Self-Assessment. Diambil dari http://faculty.weber.edu/molpin/ healthclasses/1110/bookchapters/selfassessmentchapter.htm. Keempat pengukuran ini mengukur stres dari beragam perspektif: indikator fisiologi stres, persepsi tentang stres, sumber stres. Menilai stres adalah sebuah proses yang kompleks dan menantang. Setiap pengukuran adalah satu bagian puzzle. Ketika diletakkan bersama, bagian-bagian ini akan membentuk sebuah gambar yang utuh. Pengukuran #1: Pengukuran Stres Fisiologis Pengukuran fisiologis dari tekanan yang bertambah dapat dilihat dari naiknya detak jantung dan naiknya laju pernafasan. Untuk rata-rata detak jantung orang dewasa adalah sekitar 70 sampai 80 kali per menit. Rata-rata laju pernafasan adalah sekitar 12 sampai 16 kali bernafas per menit. Laju jantung atau pernafasan yang lebih cepat dapat menjadi indikator dari tingkat stres yang meningkat walaupun tidak diinginkan.

299

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Detak Jantung ______ detak per menit Pola Pernafasan _______ Perut _______Dada _______ Keduanya Laju Pernafasan ______ kali per menit Seberapa Rendah 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tinggi tertekan Anda? Detak Jantung saat Istirahat Periksa detak jantung Anda setelah Anda duduk atau relaksasi untuk beberapa waktu. Dibutuhkan sebuah jam tangan atau jam dinding dengan lengan detik (atau yang digital). Pertama, temukan detak jantung Anda. Detak radial ada di pergelangan tangan di sisi jempol atau detak nadi ada di leher tepat di bawah rahang. Selama 60 detik, hitung jumlah detak yang Anda rasakan. Tulis angka ini di baris pertama Tabel Pengukuran Stres. Pola Pernafasan Berikutnya, cari sebuah kursi yang punya ‘punggung’. Duduk sehingga punggung Anda tegak lurus bersandarkan kursi. Letakkan satu tangan di perut Anda dengan telapak menutup pusar. Letakkan tangan yang lain di bagian atas dada Anda dengan telapak tangan di sisi atas jantung. Untuk satu atau dua menit, cobalah peka dengan pernafasan Anda. Mana yang sepertinya lebih banyak bergerak? Apakah tangan yang di perut atau yang di dada? Atau apakah jumlah gerakan keduanya sama? Coba teknik kedua berikut untuk melihat apakah Anda mendapatkan hasil yang sama. Buang nafas Anda. Hitung sampai tiga saat Anda menghirup nafas dalamdalam. Sekarang, tahan. Apakah bahu Anda naik? Apakah Anda merasakan udara mengisi sisi atas paru-paru Anda? Jika begitu, Anda mungkin cenderung bernafas dengan dada. Jika Anda bernafas dengan perut, Anda akan merasakan bagian perut Anda mengembang, sabuk Anda mengencang, dan kepenuhan di sisi bawah paru-paru dan dada Anda. Catat hasilnya pada Tabel Stres Anda. Laju Pernafasan Sekarang, untuk sekitar satu menit, pekalah pada pernafasan Anda sekali lagi. Kali ini, hanya menghitung berapa banyak pernafasan alami dalam satu menit. Pastikan Anda sedapat mungkin bernafas dengan normal dan alami. Setiap satu siklus menghirup dan mengembuskan dihitung sekali bernafas. Jumlah bernafas adalah laju pernafasan Anda. Catat laju pernafasan Anda per menitnya ke dalam tabel Pengukuran Stres Anda. Bagaimana perasaan Anda? Sekarang, pikirkan tentang bagaimana perasaan Anda saat ini dan lingkari angka dari 1 sampai 10, dengan 1 berarti bebas stres sampai 10 yang berarti stres berat.

300

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Pengukuran #2 – Gejala Fisiologis Pengukuran Stres

Seberapa sering Anda menemukan diri Anda mengalami masalah seperti sakit kepala, masalah tidur, keram otot yang tidak dapat dijelaskan, nyeri rahang, kemarahan dan frustasi yang tidak terkontrol? Gunakan tabel di bawah ini, ukur frekuensi saat Anda mengalami gejala-gejala umum dari stres. Gejala

Frekuensi Gejala Hampir sepanjang hari, setiap hari

Setiap Satu-dua 2–3 kali per Malam atau Kali Sehari minggu Siang

Sekali Sebulan

Tidak Pernah

Sakit kepala Otot yang tegang, pegal di leher dan punggung Kelelahan Was-was, kekhawatiran, ketakutan Susah untuk tidur Mudah tersinggung Insomnia kemarahan/ kebencian Kebosanan, depresi Makan terlalu banyak atau terlalu sedikit Diare, keram, gas lambung, konstipasi Gelisah, gatal, gemetar

301

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Pengukuran #3 – Perceived Stress Scale (Skala Stres yang Dirasakan) Satu ukuran yang lebih tepat untuk tingkat stres pribadi dapat ditentukan dengan menggunakan beragam instrumen yang telah dirancang untuk membantu mengukur tingkat stres individu. Yang pertama disebut Perceived Stress Scale( PSS). PSS adalah instrumen pengukuran stres yang klasik. Cara ini pertama kali dibangun pada 1983, dan tetap jadi pilihan yang populer untuk membantu kita memahami bagaimana situasi yang berbeda mempengaruhi perasaan kita dan stres yang kita alami. Pertanyaan-pertanyaan dalam skala ini menanyakan tentang perasaan dan pikiran Anda selama bulan lalu. Dalam setiap kasus, Anda akan diminta mengindikasikan berapa sering Anda merasa dan berpikir dengan cara tertentu. Walaupun beberapa pertanyaan mirip, ada perbedaan di antara mereka dan Anda harusnya menghadapi setiap pertanyaan sebagai pertanyaan yang berbeda. Pendekatan yang terbaik adalah menjawab dengan cepat. Yaitu, jangan mencoba menghitung berapa kali Anda merasakan dengan cara tertentu, melainkan indikasikan alternatif-alternatif sebagai sebuah estimasi yang masuk akal. Untuk setiap pertanyaan, pilih dari pilihan-pilihan berikut: 0 – tidak pernah 1 – hampir tidak pernah 2 - kadang 3 – cukup sering 4 – sangat sering ____ 1. Bulan lalu, seberapa sering Anda telah kecewa karena sesuatu terjadi secara tidak terduga?

302

____

2.

Bulan lalu, seberapa sering Anda merasakan bahwa Anda tidak dapat mengontrol hal-hal penting dalam hidup Anda?

____

3.

Bulan lalu, seberapa sering Anda merasa gugup dan tertekan?

____

4.

Bulan lalu, seberapa sering Anda merasa percaya diri tentang keahlian Anda untuk mengangani masalah-masalah personal Anda?

____

5.

Bulan lalu, seberapa sering Anda merasa hal-hal berjalan sesuai keinginan Anda?

____

6.

Bulan lalu, seberapa sering Anda menemukan bahwa Anda tidak dapat menyelesaikan semua yang Anda harusnya selesaikan?

____

7.

Bulan lalu, seberapa sering Anda dapat mengontrol kejengkelan dalam hidup Anda?

____

8.

Bulan lalu, seberapa sering Anda ‘memenangkan’ banyak hal?

____

9.

Bulan lalu, seberapa sering Anda menjadi marah karena hal-hal yang terjadi di luar kontrol Anda?

____

10. Bulan lalu, seberapa sering Anda merasa kesulitan bertumpuk sangat tinggi sehingga Anda tidak dapat mengatasinya?


INDOHUN

Menetukan nilai PSS Anda: Anda dapat menentukan nilai PSS Anda dengan cara:  Balik penilaian untuk pertanyaan 4, 5, 7 and 8. Pada keempat pertanyaan ini, nilai akan menjadi: 0 = 4, 1 = 3, 2 = 2, 3 = 1, 4 = 0.  Tambahkan nilai untuk setiap item dan dapatkan totalnya. Total nilai saya adalah ______.  Nilai individu pada PSS dapat bervariasi dari 0 sampai 40 dengan nilai yang lebih tinggi mengindikasikan stres yang dirasakan lebih tinggi. Perceived Stress Scale menarik dan penting karena persepsi Anda tentang apa yang terjadi dalam hidup Anda adalah yang paling penting. Pertimbangkan ide dimana dua asiswa John dan Dani mungkin menjalani kejadian-kejadian dan pengalaman yang sama dalam hidup mereka selama bulan lalu. Tergantung persepsi mereka, total nilai John dapat saja tergolong stres rendah sedangkan Dan tergolong stres tinggi. Pertimbangkan perkataan Ralph Waldo Emerson, “Tidak ada yang dapat membawa kedamaian selain dirimu.”

Pengukuran #4 – Catatan Stres Harian (lengkapi sebagai pekerjaan rumah) Sebagaimana Anda tahu dari tugas rumah, sebuah Catatan Stres Harian adalah sebuah diari untuk mencatat kapan Anda meraka tertekan untuk meningkatkan kesadaran tentang apa yang menyebabkan Anda stres. Untuk beberapa hari, Anda catat sebagian atau semua aktivitas yang meberi ketegangan pada energi dan waktu Anda, menimbulkan kemarahan atau kekhawatiran, atau yang mendorong sebuah respon fisik yang negatif. Catatan Stres Harian dapat menyadarkan dalam menolong Anda tentang pemicu stres Anda sepanjang hari. Apa pola yang Anda temukan? Apakah Anda menyadari bahwa tingkat stres Anda meningkat setiap kali Anda pulang dan teman sekamar Anda telah menghabiskan makanan Anda? Apakah Anda menyadari bahwa harihari Anda seperti terisi oleh tekanan, dan hari-hari dimana Anda merasa sedikit sekali dapat mengatasi sumber stres adalah hari-hari dimana Anda begadang dengan teman-teman Anda? Selama dua minggu ke depan, coba strategi-strategi yang berbeda untuk membatasi paparanAnda pada penyebab stres ini.

303

INDOHUN

Penjelasan Kelompok Besar

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health 30 Saat menutup sesi, masukkan poin-poin berikut: Menit  Pengukuran adalah langkah penting pertama dalam membangun sebuah rencana untuk mengurangi dan mengelola stres.  Stres dapat memicu perubahan fisiologis seperti meningkatnya detak jantung dan laju pernafasan.  Gejala-gejala stres termasuk sakit kepala, keram otot, insomnia, dan pertanda lainnya.  Persepsi adalah kunci saat kita mengukur stres. Situasi yang sama dapat memunculkan sebuah respon stres yang sangat berbeda pada individu yang berbeda karena persepsi dan pengalaman individu  Frekuensi dari paparan pada penyebab stres dan kerumitan yang berbeda dapat jadi cara lain mengukur stres.  Untuk suatu gambaran yang seimbang stres dalam hidup Anda, pertimbangkan semua dimensi kesehatan, fisik, mental, spiritual dan sosial.  Sebuah catatan stres harian dapat menjadi alat yang sangat berharga untuk meningkatkan kesadaran Anda tentang stres dalam hidup Anda  Tidak ada survei atau alat yang dapat mengatakan keseluruhan gambaran saat mengukur tingkat stres. Pertimbangkan hasil dari semua pengukuran untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai tingkat stres pribadi Anda. Setelah mengkaji poin-poin utama, fasilitasi sebuah diskusi mengenai pertanyaanpertanyaan berikut:  Bagaimana melengkapi pengukuran-pengukuran tadi membantu Anda menjadi lebih sadar apa yang menyebabkan stres?  Mengetahui penyebab-penyebab stres, apa aksi yang Anda akan ceritakan pada kelompok tentang mengelola stres?  Apa penyebab-penyebab stres potensial selama insiatif One Health?  Apa yang manajer inisiatif One Health dapat lakukan untuk membantu anggota timnya menjadi sadar mengenai kapan mereka mugkin mengalami tekanan yang kuat?  Bagaimana manajer inisiatif One Health dapat mendukung individu anggota tim dalam mengelola stres mereka?  Bagaimana anggota-anggota tim One Health mendukung satu sama lain? Video Kesimpulan Minta mahasiswa untuk mengikuti instruksi dalam video berikut, yang menunjukkan beberapa riset terkini mengenai penangan stres!  Klip Video – Karyn Buxman: Funny Stress Management Techniques http://www.youtube.com/watch?v=ybnzd4zu8xs

304


INDOHUN

Catatan Ringkas Fasilitator – Tipe-Tipe Stres

Diambil dari: http://www.mindtools.com/pages/article/albrecht-stress.htm

Empat Tipe Stres Albrecht Mengelola Tekanan Umum Empat Tipe Umum Stres Dr. Karl Albrecht, seorang konsultan manajemen dan pembicara dalam konferensi yang berdomosili di California, adalah seorang pionir dalam perkembangan pelatihan pengurangan stres untuk pelaku bisnis. Dia mendefinisikan empat tipe umum stres dalam bukunya yang pertama kali terbit tahun 1979, Stress and the Manager. Empat tipe umum stres versi Albrecht itu adalah:

1. Stres Waktu

2. Stres Antisipasi

3. Stres Situasional

4. Stres Pertemuan

Ayo kita lihat pada setiap tipe stres ini secara mendetail, dan mendiskusikan bagaimana Anda dapat mengidentifikasi dan berurusan dengan masing-masingnya. 1. Stres Waktu Anda mengalami stres waktu ketika Anda khawatir tentang waktu, atau kekurangan waktu. Anda khawatir tentang sejumlah hal yang Anda harus lakukan, dan Anda takut bahwa Anda akan gagal mendapatkan sesuatu yang penting. Anda merasa terjerat, tidak bahagia, atau tidak ada harapan. Contoh-contoh umum dari stres waktu termasuk tentang tenggat waktu atau buru-buru untuk menghindari terlambat untuk sebuah rapat.

Mengelola Stres Waktu Stres waktu adalah satu dari tipe-tipe stres yang sangat umum yang kita alami hari ini. Adalah penting untuk mempelajari bagaimana mengelola tipe stres ini jika Anda ingin bekerja secara produktif dalam sebuah organsisasi yang sibuk Pertama, pelajari keahlian-keahlian majamenen waktu yang baik. Ini dapat termasuk menggunakan To-Do List atau, jika mengelola banyak proyek bersamaan, Program Aksi. Lalu, pastikan bahwa bahwa waktu yang cukup diperuntukkan untuk prioritas yang penting. Sayangnya, mudah sekali kita ‘tertangkap’ oleh tugas-tugas yang sepertinya mendesak namun sebenarnya punya dampak kecil untuk keseluruhan tujuan. Ini dapat mengakibatkan individu yang lelah atau mereka telah bekerja seharian tapi tidak menyelesaikan apapun yang berarti. Tugas-tugas yang penting biasanya yang akan membantu kita mencapai tujuan, dan mengerjakan proyekproyek ini adalah penggunaan waktu yang lebih baik. Artikel “The Urgent/Important Matrix” menjelaskan bagaimana menyeimbangkan tugas-tugas mendesak dan penting, dan artikel kami mengenai prioritas akan membantu Anda untuk memisahkan tugas-trugas yang Anda butuh fokus dan tugas yang dapat ditunda untuk nanti Jika Anda sering merasa Anda tidak punya cukup waktu untuk melengkapi semua tugas-tugas Anda, pelajari bagaimana ‘menciptakan’ waktu dalam hari Anda. Ini mungkin berarti datang lebih awal dan pulang lebih

305

INDOHUN


akhir, sehingga Anda punya waktu lebih banyak untuk fokus. Anda harusnya juga menggunakan waktu puncak produktivitas Anda untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas yang paling penting—karena Anda bekerja lebih efisien, ini membantu Anda untuk menyelesaikan lebih banyak dengan waktu yang Anda punya. Sebagai contoh, jika Anda adalah ‘orang pagi’, jadwalkan tugas-tugas yang butuh konsentrasi terbesar pada waktu ini. Artikel kami “Is This a Morning Task?” membantu Anda mempelajari bagaimana memprioritaskan tugas-tugas Anda dan menjadwal mereka untuk waktu paling produktif Anda. Anda dapat juga menyisakan tugas-tugas yang kurang penting, seperti memeriksa email, untuk waktu-waktu ketika tingkat energi Anda turun. Juga, pastikan Anda sopan dan asertif dalam mengatakan “tidak” untuk tugas yang Anda tidak punya kapasitas melakukannya. 2. Stres Antisipasi Stres antisipasi menggambarkan stres yang Anda alami saat memikirkan masa depan. Kadang-kadang, stres ini dapat terfokus pada kejadian spesifik, seperti presentasi mendatang yang Anda akan berikan. Bagaimanapun, stres antisipasi dapat juga menjadi kabur dan tidak terdefinisi, seperti sebuah keseluruhan perasaan takut tentang masa depan, atau sebuah kekhawatiran bahwa “sesuatu buruk akan terjadi”.

Mengelola Stres Antisipasi Karena stres antisipasi adalah berdasarkan masa depan, mulailah dengan mengakui bahwa kejadian yang Anda takutkan tidak harus terjadi seperti bayangan Anda. Gunakan teknik visualisasi positif untuk mengimajinasikan situasi yang berjalan dengan lancar. Riset menunjukkan bahwa pikiran Anda sering tidak dapat membedakan, pada suatu tingkat saraf dasar, antara sebuah situasi yang Anda telah visualisasi akan berjalan dengan baik berulang kali dan yang sebenarnya terjadi. Teknik-teknik lain—seperti meditasi—akan membantu Anda untuk membangun fokus dan kemampuan untuk berkonsentrasi pada apa yang terjadi saat ini, daripada masa depan yang terbayangkan. Pertimbangkan untuk mengkhususkan beberapa waktu setiap hari—walau hanya untuk lima menit—untuk bermeditasi. Stres antisipasi dapat jadi hasil dari kurangnya kepercayaan diri. Sebagai contoh, Anda mungkin menekankan pada presentasi yang akan Anda berikan minggu depan, karena Anda takut presentasi Anda akan tidak menarik. Sering kali, menyelesaikan ketakutan pribadi langsung mengurangi stres Anda. Dalam contoh ini, jika Anda mengalokasikan waktu lebih untuk berlatih dan bersiap untuk pertanyaan yang sulit, Anda akan sangat mungkin merasa lebih siap untuk kejadian tersebut. Terakhir, pelajari bagaimana mengatasi ketakutan atas kegagalan: dengan membuat rencana-rencana kemungkinan dan menganalisis semua outcome yang mungkin, Anda akan mendapatkan pandangan yang lebih jelas tentang apa yang dapat terjadi di masa depan. Ini dapat membantu menghilangkan ketakutan Anda pada kegagalan dan memberikan Anda perasaan ‘mengontrol’ yang lebih besar untuk banyak kejadian. 3. Stres Situational Anda mengalami stres situasional ketika Anda dalam keadaan yang menakutkan yang Anda tidak punya kontrol atasnya. Ini dapat terjadi pada keadaan darurat. Lebih umumnya, bagaimanapun, adalah situasi yang melibatkan konflik, atau sebuah kehilangan dari status atau penerimaan dari kelompok Anda. Sebagai contoh, dipecat atau membuat kesalahan besar di depan tim Anda adalah contoh-contoh kejadian yang dapat menyebabkan stres situasional.

306


INDOHUN

Mengelola Stres Situasional Stres situasional sering muncul mendadak. Anda mungkin terjebak dalam sebuah situasi yang Anda sepenuhnya gagal antisipasi. Untuk mengelola stres situasional lebih baik, pelajari cara untuk lebih sadar diri. Ini berarti menyadari tanda-tanda fisik atau emosional yang tubuh Anda tunjukkan saat Anda dalam keadaan tertekan. Sebagai contoh, bayangkan bahwa pertemuan yang Anda ada di dalamnya tiba-tiba berubah menjadi pertarungan adu suara antara anggota-anggota tim. Respon otomatis Anda adalah merasakan luapan kegelisahan. Perut Anda melilit dan merasa kembung. Anda menarik diri dan, jika seseorang menanyakan masukan Anda, Anda mempunyai kesulitan untuk mengetahui apa yang akan Anda katakan. Sadar akan pertanda-pertanda fisik dan emosional ini ketika mereka terjadi akan membantu Anda memulai mengelola situasi ini. Konflik adalah sebuah sumber utama dari stres situasional. Pelajari keahlian resolusi konflik yang efektif, sehingga Anda sangat siap untuk menangani stres saat konflik ketika ia terjadi. Juga penting untuk mempelajari bagamana mengelola konflik dalam pertemuan-pertemuan, karena menyelesaikan konflik kelompok dapat jadi berbeda dari menyelesaikan isu-isu individu. Setiap orang bereaksi terhadap stres situasional dengan cara yang berbeda, dan adalah penting untuk Anda memahami gejala-gejala fisik dan emosional dari stres ini sehingga Anda dapat menanganinya dengan tepat. Sebagai contoh, jika kecenderungan alami Anda adalah untuk menarik diri secara emosional, lalu pelajari bagaimana berpikir dan mengkomunikasikan lebih baik selama situasi-situasi seperti ini. Jika respon alami Anda adalah untuk marah dan berteriak, lalu pelajari bagaimana mengelola emosi Anda. 4. Stres Pertemuan Stres Pertemuan ada di sekitar kita. Anda merasakan stres pertemuan ini ketika Anda khawatir tentang berinteraksi dengan orang atau kelompok tertentu—Anda mungkin tidak menyukai mereka, atau Anda mungkin berpikir mereka tidak dapa ditebak. Stres pertemuan juga terjadi jika peran Anda melibatkan banyak interaksi personal dengan pelanggan atau klien, khususnya jika kelompok-kelompok itu dalam keadaan tertekan. Sebagai contoh, dokter dan pekerja sosial mempunya tingkat stres pertemuan yang tinggi karena orang-orang yang secara rutin bekerja dengan mereka tidak merasa baik atau dalam keadaan kecewa yang mendalam. Tipe stres ini juga terjadi dari “kontak berlebihan” ketika Anda merasa dikuasai atau lelah dari berinteraksi dengan terlalu banyak orang.

Mengelola Stres Pertemuan Karena stres pertemuan berfokus seluruhnya pada orang, Anda akan mengelola tipe stres ini lebih baik dengan menggunakan people skills Anda. Untuk mencari tahu seberapa baik people skills Anda, lakukan kuis dan temukan wilayah-wilayah yang Anda butuh kembangkan. Sebuah awal yang baik adalah untuk membangun kecerdasan emosional yang lebih baik. Kecerdasan emosional adalah kemampuan untuk mengenali emosi, keinginan, dan kebutuhan diri Anda dan orang lain. Ini adalah keahlian yang penting dalam berinteraksi dengan orang lain dan dalam membangun hubungan yang baik. Juga penting untuk mengetahui kapan Anda akan mencapai batas Anda untuk berinteraksi hari itu. Setiap orang punya gejala yang berbeda untuk stres pertemuan, tapi satu hal yang umum adalah kita secara psikologis menarik diri dari orang lain dan bekerja secara mekanis. Gejala umum lainnya adalah menjadi kaku, dingin, atau impersonal dengan orang lain dalam berinteraksi. Ketika Anda mulai mengalami gejala-gejala ini, lakukan apa saja yang Anda dapat untuk rehat. Jalan kaki, minum air, atau latihan bernafas dalam. Empati adalah keahlian yang berharga untuk mengatasi tipe stres ini, karena memperbolehkan Anda untuk melihat situasi dari perspektif orang lain. Ini memberi Anda pemahaman yang lebih luas dan membantu Anda 307

INDOHUN


untuk menyusun komunikasi Anda sehingga Anda dapat menanggapi perasaan, keinganan, dan kebutuhan orang lain. Catatan 1: Kekakuan dan kekosongan juga dapat jadi gejala kelelahan. Jika Anda seorang yang antusias, pekerja keras, dan berkomitmen, pastikan Anda memonitor diri Anda untuk ini, dan pastikan Anda mengambil aksi untuk menghindarinya. Catatan 2: Teknik-teknik yang disebutkan dalam artikel ini ditujukan untuk membantu Anda mengelola dan mengatasi stres. Bagaimanapun, stres dapat menyebabkan masalah kesehatan yang parah dan harus ditangani dengan serius. Anda harus menemui profesional kesehatan yang berkualifikasi jika Anda pikir bahwa tingkat stres Anda sedang mempengaruhi kesehatan Anda. Poin Kunci Dr. Karl Albrecht memuat modul tentang empat tipe umum stres dalam bukunya, Stress and the Manager, tahun 1979. Empat tipe umum stres tersebut adalah: Stres Waktu Stres Antisipasi Stres Situasional Stres Pertemuan Karena setiap orang mengalami gejala-gejala fisik dan emosional yang berberbeda-beda, adalah penting untuk memahami bagaimana Anda merespon masing-masingnya. Ketika Anda dapat mengenal tipe stres yang Anda sedang alami, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk mengelolanya secara lebih efektif.

308

INDOHUN



Memastikan keselamatan dan kesehatan tim One Health dengan cara:  Menyiapkan sebuah komunikasi dan rencana aksi untuk keadaan darurat untuk tim One Health  Memonitor kesehatan fisik dan mental anggota tim One Health (seperti nutrisi, olahraga, tidur, masalah rumah tangga/keluarga untuk tim yang berkerja lembur atau jauh dari rumah).  Menyediakan mekanisme untuk mengurangi stress..  Menyediakan dukungan “pertolongan pegawai” selama dan setelah inisiatif.

Pra-kerja

Catatan Stres Harian PEKERJAAN RUMAH – (Catatan Stres Harian akan dikirimkan via email atau didiskusikan di kelas sebelumnya.) Catatan Stres Harian adalah sebuah diari yang merekam kapan Anda merasa tertekan dengan maksud meningkatkan kesadaran Anda soal apa yang menyebabkan Anda tertekan. Untuk dua atau tiga hari sebelum kelas ini, catat sebagian atau semua aktivitas yang membuat ketegangan pada energi dan waktu Anda, menimbulkan kemarahan atau kekhawatiran, atau yang mendorong sebuah respon fisik yang negatif. Juga catat reaksi Anda untuk kejadian-kejadian yang penuh tekanan ini. Ketika Anda sudah melengkapi catatan harian untuk beberapa hari, kaji catatan tersebut dan kenali dua atau tiga kejadian yang menekan atau aktivitas yang Anda ubah atau hilangkan. Ada yang bilang, kesadaran adalah setengahnya pergulatan. Ketika Anda menelusuri kejadian-kejadian yang terjadi dalam satu hari dan menemukan pola yang mana Anda menemukan diri Anda lebih stres, Anda dapat mulai mengambil langkahlangkah penyesuaian untuk pola-pola yang merusak tersebut. Catatan Stres Harian Nama:______________________________ Tanggal:_____________________ Waktu

Tempat

Sumber Stres

Tingkat Tekanan*

Strategi Mengatasi

*Tingkat tekanan: 1 = Ringan 2 = Menengah 3 = Kuat 4 = Intens

Sumber utama stress hari ini: _______________________________________________ Pengukuran bagaimana Anda mengelola stress hari ini: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------309

INDOHUN


Aksi dan Rencana Komunikasi saat Darurat

Brainstorming Kelompok Besar

Keadaan darurat terjadi ketika mereka tidak terduga; oleh karena itu persiapan adalah kuncinya. Fokus dari sesi ini adalah rencana komunikasi darurat. Rencana-rencana ini membuat manajer memimpin tim One Health secara efektif dan efisien saat genting. Apa yang harusnya termasuk dalam sebuah rencana komunikasi darurat?

Catatan: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Stres Keadaan darurat menyebabkan stres! Juga tenggat waktu yang ketat, bekerja terlampau keras, dan ancaman kemunculan pandemik! Menjaga tim agar tetap sehat adalah peran penting manajemen. Inisiatif-inisiatif One Health mungkin melibatkan bekerja dalam budaya-budaya yang berbeda, jauh dari keluarga dan teman, bekerja untuk tenggat waktu yang ketat, mencari jawaban untuk masalah-masalah yang belum satu orangpun mendefinisikannya. Setiap dari kegiatan ini dapat menyebabkan stres. Penting bagi manajer One Health untuk membantu anggota-anggota tim mengenali tanda-tanda stres dan membangun cara-cara untuk secara efektif mengelola stres. Untuk membantu sebuah tim mengelola stres, manajer butuh mengenalinya terlebih dahulu. Stres muncul dengan cara yang berbeda pada tiap orang (misalnya, beberapa orang akan kehilangan berat badan sedangkan yang lain akan bertambah berat badan, beberapa akan tidur terlalu lama dan yang lain insomnia, dan lainnya) Situasi yang sama dapat menghasilkan sebuah respon yang sangat berbeda pada tiap orang tergantung persepsi individu pada pengalaman tersebut. Oleh karena ini, mengukur stres dapat menjadi kompleks dan menantang. Ayo lihat empat pengukuran yang Anda dapat meminta orang lain untuk melakukannya. Empat pengukuran itu dan deskripsinya di ambil dari: Weber University n.d. Self-Assessment. Diambil dari http://faculty.weber.edu/molpin/healthclasses/1110/bookchapters/ selfassessmentchapter.htm. Keempat pengukuran ini mengukur stres dari beragam perspektif: indikator fisiologi stres, persepsi tentang stres, sumber stres. Menilai stres adalah sebuah proses yang kompleks dan menantang. Setiap pengukuran adalah satu bagian puzzle. Ketika diletakkan bersama, bagian-bagian ini akan membentuk sebuah gambar yang utuh.

310

INDOHUN

Pedoman Aplikasi Soft Skill One Health Pengukuran #1: Pengukuran Stres Fisiologis

Pengukuran fisiologis dari tekanan yang bertambah dapat dilihat dari naiknya detak jantung dan naiknya laju pernafasan. Untuk rata-rata detak jantung orang dewasa adalah sekitar 70 sampai 80 kali per menit. Rata-rata laju pernafasan adalah sekitar 12 sampai 16 kali bernafas per menit. Laju jantung atau pernafasan yang lebih cepat dapat menjadi indikator dari tingkat stres yang meningkat walaupun tidak diinginkan. Detak Jantung

______ detak per menit

Pola Pernafasan

_______ Perut _______Dada _______ Keduanya

Laju Pernafasan

______ kali per menit

Seberapa tertekan Anda? Rendah 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tinggi Detak Jantung saat Istirahat Periksa detak jantung Anda setelah Anda duduk atau relaksasi untuk beberapa waktu. Dibutuhkan sebuah jam tangan atau jam dinding dengan lengan detik (atau yang digital). Pertama, temukan detak jantung Anda. Detak radial ada di pergelangan tangan di sisi jempol atau detak nadi ada di leher tepat di bawah rahang. Selama 60 detik, hitung jumlah detak yang Anda rasakan. Tulis angka ini di baris pertama Tabel Pengukuran Stres. Pola Pernafasan Berikutnya, cari sebuah kursi yang punya ‘punggung’. Duduk sehingga punggung Anda tegak lurus bersandarkan kursi. Letakkan satu tangan di perut Anda dengan telapak menutup pusar. Letakkan tangan yang lain di bagian atas dada Anda dengan telapak tangan di sisi atas jantung. Untuk satu atau dua menit, cobalah peka dengan pernafasan Anda. Mana yang sepertinya lebih banyak bergerak? Apakah tangan yang di perut atau yang di dada? Atau apakah jumlah gerakan keduanya sama? Coba teknik kedua berikut untuk melihat apakah Anda mendapatkan hasil yang sama. Buang nafas Anda. Hitung sampai tiga saat Anda menghirup nafas dalam-dalam. Sekarang, tahan. Apakah bahu Anda naik? Apakah Anda merasakan udara mengisi sisi atas paru-paru Anda? Jika begitu, Anda mungkin cenderung bernafas dengan dada. Jika Anda bernafas dengan perut, Anda akan merasakan bagian perut Anda mengembang, sabuk Anda mengencang, dan kepenuhan di sisi bawah paru-paru dan dada Anda. Catat hasilnya pada Tabel Stres Anda. Laju Pernafasan Sekarang, untuk sekitar satu menit, pekalah pada pernafasan Anda sekali lagi. Kali ini, hanya menghitung berapa banyak pernafasan alami dalam satu menit. Pastikan Anda sedapat mungkin bernafas dengan normal dan alami. Setiap satu siklus menghirup dan mengembuskan dihitung sekali bernafas. Jumlah bernafas adalah laju pernafasan Anda. Catat laju pernafasan Anda per menitnya ke dalam tabel Pengukuran Stres Anda. Bagaimana perasaan Anda? Sekarang, pikirkan tentang bagaimana perasaan Anda saat ini dan lingkari angka dari 1 sampai 10, dengan 1 berarti bebas stres sampai 10 yang berarti stres berat. Pengukuran #2 – Gejala Fisiologis Pengukuran Stres Seberapa sering Anda menemukan diri Anda mengalami masalah seperti sakit kepala, masalah tidur, keram otot yang tidak dapat dijelaskan, nyeri rahang, kemarahan dan frustasi yang tidak terkontrol? Gunakan tabel di bawah ini, ukur frekuensi saat Anda mengalami gejala-gejala umum dari stres.

311

INDOHUN


Gejala

Frekuensi Gejala Hampir sepanjang hari, setiap hari

Setiap Satu-dua 2–3 kali per Malam atau Kali Sehari minggu Siang

Sekali Sebulan

Tidak Pernah

Sakit kepala Otot yang tegang, pegal di leher dan punggung Kelelahan Was-was, kekhawatiran, ketakutan Susah untuk tidur Mudah tersinggung Insomnia kemarahan/ kebencian Kebosanan, depresi Makan terlalu banyak atau terlalu sedikit Diare, keram, gas lambung, konstipasi Gelisah, gatal, gemetar Pengukuran #3 – Perceived Stress Scale (Skala Stres yang Dirasakan) Satu ukuran yang lebih tepat untuk tingkat stres pribadi dapat ditentukan dengan menggunakan beragam instrumen yang telah didesain untuk membantu mengukur tingkat stres individu. Yang pertama disebut Perceived Stress Scale (PSS). PSS adalah instrumen pengukuran stres yang klasik. Cara ini pertama kali dibangun pada 1983, dan tetap jadi pilihan yang populer untuk membantu kita memahami bagaimana situasi yang berbeda mempengaruhi perasaan kita dan stres yang kita alami. Pertanyaan-pertanyaan dalam skala ini menanyakan tentang perasaan dan pikiran Anda selama bulan lalu. Dalam setiap kasus, Anda akan diminta mengindikasikan berapa sering Anda merasa dan berpikir dengan cara tertentu. Walaupun beberapa pertanyaan mirip, ada perbedaan di antara mereka dan Anda harusnya menghadapi setiap pertanyaan sebagai pertanyaan yang berbeda. Pendekatan yang terbaik adalah menjawab dengan cepat. Yaitu, jangan mencoba menghitung berapa kali Anda merasakan dengan cara tertentu, melainkan indikasikan alternatif-alternatif sebagai sebuah estimasi yang masuk akal.

312


INDOHUN

Untuk setiap pertanyaan, pilih dari pilihan-pilihan berikut: 0 – tidak pernah 1 – hampir tidak pernah 2 - kadang 3 – cukup sering 4 – sangat sering ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____

1. 2.

Bulan lalu, seberapa sering Anda telah kecewa karena sesuatu terjadi secara tidak terduga? Bulan lalu, seberapa sering Anda merasakan bahwa Anda tidak dapat mengontrol hal-hal penting dalam hidup Anda? 3. Bulan lalu, seberapa sering Anda merasa gugup dan tertekan? 4. Bulan lalu, seberapa sering Anda merasa percaya diri tentang keahlian Anda untuk menangani masalah-masalah personal Anda? 5. Bulan lalu, seberapa sering Anda merasa hal-hal berjalan sesuai keinginan Anda? 6. Bulan lalu, seberapa sering Anda menemukan bahwa Anda tidak dapat menyelesaikan semua yang Anda harusnya selesaikan? 7. Bulan lalu, seberapa sering Anda dapat mengontrol kejengkelan dalam hidup Anda? 8. Bulan lalu, seberapa sering Anda ‘memenangkan’ banyak hal? 9. Bulan lalu, seberapa sering Anda menjadi marah karena hal-hal yang terjadi di luar kontrol Anda? 10. Bulan lalu, seberapa sering Anda merasa kesulitan bertumpuk sangat tinggi sehingga Anda tidak dapat mengatasinya?

Menentukan nilai PSS Anda: Anda dapat menentukan nilai PSS Anda dengan cara:  Balik penilaian untuk pertanyaan 4, 5, 7 and 8. Pada keempat pertanyaan ini, nilai akan menjadi: 0 = 4, 1 = 3, 2 = 2, 3 = 1, 4 = 0.  Tambahkan nilai untuk setiap item dan dapatkan totalnya. Total nilai saya adalah ______.  Nilai individu pada PSS dapat bervariasi dari 0 sampai 40 dengan nilai yang lebih tinggi mengindikasikan stress yang dirasakan lebih tinggi. Nilai di rentang 0 sampai 13 tergolong stres rendah. Nilai di rentang 14 sampai 26 tergolong stres menengah. Nilai di rentang 27 sampai 40 tergolong stres tinggi. Perceived Stress Scale menarik dan penting karena persepsi Anda tentang apa yang terjadi dalam hidup Anda adalah yang paling penting.Pertimbangkan ide dimana dua siswa John dan Dan mungkin menjalani kejadian-kejadian dan pengalaman yang sama dalam hidup mereka selama bulan lalu. Tergantung persepsi mereka, total nilai John dapat saja tergolong stres rendah sedangkan Dan tergolong stres tinggi. Pertimbangkan perkataan Ralph Waldo Emerson, “Tidak ada yang dapat membawa kedamaian selain dirimu.” Catatan: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

313

INDOHUN


Sub Bab: Refleksi Diri dan Evaluasi Pembelajaran Tujuan Pembelajaran:

 Untuk merefleksikan pembelajaran dalam Modul Manajemen  Untuk mendapatkan umpan balik mengenai kelebihan modul dan saran untuk perbaikan yang mungkin dapat dilakukan

Tipe Pembelajaran:

Penilaian Individu; Umpan balik Kelompok

Waktu:

60 menit

Alat dan Materi:

Panduan Mahasiswa

Rincian Catatan

Memahami perbedaan antara mengelola dan memimpin dan pentingnya masing-masing untuk inisiatif One Health yang sukses Membuat rencana kerja untuk merencanakan dan memonitor perkembangan. Memastikan kebijakan, prosedur dan sistem pada tempatnya untuk memandu dan mendukung inisiatif. Mengawasi implementasi dan memonitor inisiatif ini untuk memaksimalkan efektivitas aksi-aksi One Health dan outcome kesehatan yang diinginkan. Mengatasi hambatan, menyelesaikan masalah dan mengaplikasikan aksi korektif selama inisiatif-inisiatif One Health, dan mengevaluasi dan berbagi hasil pembelajaran pasca inisiatif. Memastikan keselamatan dan kesehatan tim One Health.

314

Mengevaluasi/ menciptakan

Bagaimana Anda menilai diri Anda untuk kompetensi Modul Manajemen ini:

Mengaplikasikan

Minta mahasiswa-mahasiswa Anda melengkapi pengukuran pembelajaran berikut ini dalam Panduan Mahasiswa mereka.

Memahami

Pengukuran Pembelajaran Individual


INDOHUN

Tuliskan dua sampai tiga hal yang Anda pelajari dari sesi ini. Pikirkan tentang::  Hal baru apa yang Anda pelajari dari modul ini?  Apakah pelajaran pada modul ini meyebabkan Anda mengubah keyakinan yang Anda pegang sebelumnya?  Hal apa yang masih Anda ragukan? Apakah Anda masih memiliki pertanyaan-pertanyaan yang perlu dijawab?  Hal apakah yang menurut Anda menarik/apakah yang menarik minat Anda untuk dipelajari lebih lanjut?  Adakah perilaku baru yang Anda ketahui dari kelas ini yang ingin Anda coba?  Topik apa yang ingin Anda bagikan dengan orang lain di luar kelas ini? 10 Mintalah mahasiswa mendiskusikan hal-hal berikut dalam kelompok kecil: Menit  Apa Inti pelajaran yang mereka peroleh dari modul? Diskusi Kelompok Kecil

 Bagaimana mereka berencana menerapkan konsep, pengetahuan, keterampilan yang mereka peroleh dari modul? 10 Ajukan pertanyaan: Menit  Elemen apa yang mereka suka/rasakan sebagai kelebihan dari modul?

Umpan balik Kelompok

 Apakah hal yang Anda sarankan untuk diperbaiki?  Adakah komentar tambahan?

Referensi untuk Peserta 1. Goleman, D. (2011). HBR’s 10 Must Reads on Managing People. United States: Harvard Business School Publishing Company. Harvard Business Review. 2. Craig, J. C. (2012). Project Management Lite: Just Enough to Get the Job Done…Nothing More. North Charleston, SC: Create Space. 3. Kotter, J. P. (2008). A Force for Change: How Leadership Differs from Management. New York, New York: Free Press. 4. Lunenburg, Fred. “Leadership versus Management: A Key Distinction – At Least in Theory,” International Journal of Management, Business and Administration, Volume 14, Number 1, 2011. 5. MindTools, “Birkinshaw’s Four Dimensions of Change Management: Developing an Appropriate Management Model.” Tersedia gratis online di www.mindtools.com. 6. Schweikhart, Sharon A., and Dembe, Allard, “The Applicability of Lean and Six Sigma Techniques to 7. Clinical and Translational Research,” J Investig Med. 2009 October; 57(7): 748-755. “Stress at Work,” www.helpguide. org.

315

INDOHUN



 Merefleksi pembelajaran dari Modul Manajemen.  Untuk mendapatkan umpan balik mengenai kelebihan modul dan saran untuk perbaikan yang mungkin dapat dilakukan.

Mengevaluasi/ menciptakan

Bagaimana Anda menilai diri Anda untuk kompetensi Modul Manajemen ini:

Mengaplikasikan

Pengukuran Pembelajaran Individual

Memahami

Pengukuran Pribadi

Memahami perbedaan antara mengelola dan memimpin dan pentingnya masing-masing untuk inisiatif One Health yang sukses Membuat rencana kerja untuk merencanakan dan memonitor perkembangan. Memastikan kebijakan, prosedur dan sistem pada tempatnya untuk memandu dan mendukung inisiatif. Mengawasi implementasi dan memonitor inisiatif ini untuk memaksimalkan efektivitas aksi-aksi One Health dan keluaran kesehatan yang diinginkan. Mengatasi hambatan, menyelesaikan masalah dan mengaplikasikan aksi korektif selama inisiatif-inisiatif One Health. Mengevaluasi dan berbagi hasil pembelajaran pasca inisiatif. Memastikan keselamatan dan kesehatan tim One Health. Tuliskan dua sampai tiga hal yang Anda pelajari dari sesi ini. Pikirkan tentang:

 Hal baru apa yang Anda pelajari dari modul ini?  Apakah pelajaran pada modul ini meyebabkan Anda mengubah keyakinan yang Anda pegang sebelumnya?  Hal apa yang masih Anda ragukan? Apakah Anda masih memiliki pertanyaan-pertanyaan yang perlu dijawab?

 Hal apakah yang menurut Anda menarik/apakah yang menarik minat Anda untuk dipelajari lebih lanjut?  Adakah perilaku baru yang Anda ketahui dari kelas ini yang ingin Anda coba?  Topik apa yang ingin Anda bagikan dengan orang lain di luar kelas ini?

316


INDOHUN

Catatan: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------317

Menceritakan Pembelajaran Dalam sebuah kelompok kecil, ceritakan:  Pembelajaran utama buat Anda dari modul ini. Diskusi Kelompok  Bagaimana Anda akan mengaplikasikan konsep, pengetahuan, keahlian-keahlian yang Kecil Anda dapatkan dari modul ini Catatan: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

INDONESIA ONE HEALTH UNIVERSITY NETWORK

Recommend Documents