„Implementace aktualizovaného Modelu CAF“ Informování všech zaměstnanců úřadu o procesu implementace Modelu CAF Městský úřad Slaný
7.6.2011
Ing. Pavel Herink
Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 1
MODEL CAF – nástroj sebehodnocení Společný hodnotící rámec – MODEL CAF: Jednoduchý nástroj sebehodnocení vhodný pro organizace veřejného sektoru, vč. samosprávy Napomáhá využívat metod řízení kvality ke zlepšování výkonnosti a efektivnosti činnosti úřadů. Může být využit pro úřad, případně jeho část (obec vs. obecní úřad, odbor…), další zřízené organizace, zainteresované strany
2
MODEL CAF – nástroj sebehodnocení Nejedná se o byrokratický model, ale o způsob (strukturovaného) pohledu na řízení organizace, který odhaluje slabé a silné stránky řízení, na něž navazují plány / projekty pro zlepšování oblastí, které si úřad zvolí. Nejedná se ani o „personální audit“ Model CAF vychází z MODELu EFQM 3
MODEL CAF – proč se hodnotit? Najít slabá místa (ale i silné stránky) Zlepšit výkonnost úřadu Zlepšit image úřadu Zvýšit důvěryhodnost Zlepšovat služby ve vztahu k zákazníkům Najít vazby mezi předpoklady a výsledky činností úřadu / procesy Hledání „dobré praxe“ Stanovit programy zlepšování Měříme pokrok v činnostech a kvalitě v čase …
4
MODEL CAF – nástroj sebehodnocení (The Common Assessment Framework) (výsledek spolupráce ministrů EU odpovědných za veřejnou správu) JAK JE MODEL SESTAVEN ? Na provedení sebehodnocení devíti kritérií o Pět z nich se týká předpokladů pro dosahování výsledků o Čtyři kritéria se týkají samotných výsledků 5
MODEL CAF – nástroj sebehodnocení Jednotlivá kritéria se dělí na subkritéria a ty dále na jednotlivé otázky; celkem je 28 subkritérií a desítky (stovky) otázek, resp. příkladů. Kritérium
Subkritérium 1.1 Nasměrování organizace: vypracování a sdělování vize, poslání a hodnot 1.2 Vypracování a uplatňování systému řízení organizace
1. VEDENÍ
1.3 Motivování a podporování zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem 1.4 Řízení vztahů s politikya jinými zainteresovanými stranami
Otázky: 1.1.1 formulování a rozvíjení poslání a vize úřadu 1.1.2 zapojování příslušných zainteresovaných stran, vč. Zaměstnanců do formulování a rozvíjení poslání a vize úřadu 1.1.3 přenesení poslání a vize do strategických cílů a činností úřadu
6
MODEL CAF – nástroj sebehodnocení Úkolem PŘÍKLADŮ (otázek) je v jednotlivých subkritériích: objasňovat náplň subkritérií naznačovat, kterým oblastem je vhodné věnovat pozornost, aby bylo možno zjistit, jak úřad reaguje na celkovou otázku vyjádřenou v subkritériu. Význam příkladů je spíše návodný a důležitý pro pochopení daného subkritéria, vyhodnocení každého příkladu zvlášť je na rozhodnutí organizace.
7
Problémy při přípravě sebehodnocení CAF V průběhu přípravy na hodnocení mohou nastat situace, které je třeba vzít v úvahu a snažit se jim předejít. Jedná se např. o: Nepochopení smyslu otázek, nepochopení některých pojmů modelu CAF Neexistence důkazů - Činnosti „nějak“ probíhají, ale neexistuje důkaz. Téměř nic se neměří, pokud se měří, není jasné, zda jde o klíčové výsledky Neměří se spokojenost, přístup k udržitelnosti nebo ke kvalitě života Jakékoli srovnávání je vydáváno za benchmarking Tvrdí se, že popisovat procesy není třeba, vždyť „vše je v zákonech“
8
PŘÍPRAVNÝ TÝM Konzultace připravovaných oblastí (kritérií) s týmem, překládání jednotlivých otázek, aby lépe vystihovaly smysl hodnocení v prostředí úřadu Příprava relevantních podkladů pro hodnocení, zapisování komentářů do checklistů – umístit tak, aby bylo k dispozici všem k oponentuře, diskusi a doplnění „Obcházení“ úřadu / odborů / oddělení s cílem zajistit důkazy pro sebehodnocení = spolupráce se zaměstnanci úřadu / odborů …
9
Metodika sběru podkladů Je třeba vymezit oblasti získávání podkladů Formy zjišťování Dotazování Dotazníkové šetření Ankety Analýzy IT analýzy Evidence (připomínky, náměty, stížnosti) Benchmarking Zápisy, záznamy, důkazy, … 10
Metodika sběru podkladů Stanovení reprezentativních vzorků V případě, že nelze v celém rozsahu zajistit podklady (nebo by to bylo příliš nákladné), je třeba stanovit reprezentativní vzorek, na kterém se podklady budou zjišťovat (např. hlavní produkty úřadu a vymezení reprezentativního vzorku odborů, oddělení) 11
HODNOTÍCÍ TÝM Hodnotí na základě důkazů Navržení bodů jednotlivými hodnotiteli Provedení hodnocení: - kritéria VÝSLEDKY - kritéria PŘEDPOKLADY přidělování bodů jednotlivými členy hodnotícího týmu k otázkám (v případě rozporu– hledání konsensu)
12
ČINNOST HODNOTÍCÍHO TÝMUzprávy Zpracování Sebehodnotící Diskuse v rámci hodnocení k námětům na zlepšení Workshop – zvolení vhodné metody ke zpracování námětů na zlepšení Předání výsledků hodnocení vedení – určení zpracovatele Akčního plánu Zpracování akčního plánu – zpracování karet úkolů a přidělení vlastníků – realizátorů (vedení úřadu) Vyhodnocení (plnění) Akčního plánu (vedení úřadu)
13
Metodika sebehodnocení dle modelu CAF Akční plán Pracovní skupina v rámci workshopu rozdělí všechny náměty pro zlepšení do oblastí (lze např. využít metodu Afinitního diagramu). Náměty pro zlepšení se v této metodě zaznamenávají např. na lístky papíru, dále se stanoví významné oblasti a do nich přiřadí jednotlivé lístky s náměty. Při dalším „kontrolním kolečku“ se diskutuje správné přiřazení námětů do stanovených oblastí zlepšování. Vedení úřadu v další fázi určí priority navržených výstupů ve stanovaných oblastech a prioritní náměty zlepšování zpracuje do Akčního plánu.
14
MODEL CAF – nástroj sebehodnocení CERT Kladno, s. r. o. Huťská 275/3 272 01 Kladno Kontakt: tel.:312 645 007, 312 645 058 fax: 312 662 045, e-mail:
[email protected], www.cert.cz
Děkuji za pozornost 15
