Představení výsledků projektu Implementace procesního modelu s využitím ADONIS na Městském úřadě Prostějov
Procesy Městského úřadu Prostějov • Identifikováno 923 procesů • Setříděno do 173 procesů – Jeden proces zobecňuje postupy z více procesů
• Pro popis vybráno 15 procesů • Popsáno 46 procesů v aplikaci ADONIS
Přehled procesů v organizačních jednotkách Analýza procesů městského úřadu zkratka
název odboru
OKS
Odbor kancelář starosty
16
8
OKT
Odbor kancelář tajemníka
27
4
FO
Finanční odbor
21
10
OD
Odbor dopravy
11
2
OOZ
Odbor občanských záležitostí
11
2
ORI
Odbor rozvoje a investic
6
3
OSSÚM
Odbor správy a údržby majetku města
17
8
OSV
Odbor sociálních věcí
12
2
OSZ
Odbor správy a zabezpečení
11
2
OŠKS
Odbor školství, kultury a sportu
9
1
OŽP
Odbor životního prostředí
10
1
OŽÚ
Odbor obecní živnostenský úřad
8
1
PM
Právník města
6
1
SÚ
Stavební úřad
8
1
173
46
popsáno
procesy
celkem
Zavedení procesního řízení Počáteční fáze
Dokumentace současného stavu
Analýza
Vytvoření cílové architektury
Implementace cílové architektury
Řízení projektu
Stávající model (IS-model)
Modelování
Cílový model (TO BE-model)
Ukončení projektu
Procesní mapa - přehled
Výběr procesů pro analýzy, optimalizaci…. Kritéria: a. vazba na strategii (cíle) a CSF (jaké jsou předpoklady a podmínky pro dosažení cíle) b. Náklady (resp. čas) c. Jinak („pohledem z okna“)
Výběr procesů procesy
1 2
3
4
Rozpočet – FO3 – tvorba rozpočtu, F06 Rozpočtové opatření, F04 a F05 nahrazuje Kontrola rozpočtu (pololetní, roční) KS6. Poskytování informací dle zák. č.106/1999 Sb
KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15 administrace jednání zastupitelstva nic
KS5. Řešení podání občanů, KS5.1. Podněty a petice, KS5.2. Stížnosti OSÚMM2. pronájem majetku, OSÚMM3. ukončení pronájmu, OSÚMM6. Prodej majetku
nic KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS15 administrace jednání zastupitelstva, FO12. Vymáhání pohledávek
5
OŠKS1. Veřejná finanční podpora
6
FO12. Vymáhání pohledávek
7
OSÚMM4. Zábory veřejného prostranství, OSÚMM4.1. Zábory veřejné zeleně, OSÚMM4.2. Zvláštní užívání komunikace
8 9 10
OSZ1. nakládání s přebytečným a neupotřebitelným majetkem KS2. Komplexní průzkum spokojenosti s místním společenstvím, KS3. Zjišťování spokojenosti občanů OKT2. Hodnocení zaměstnanců
12 13
OKT1. Právní předpisy města - tvorba, přezkum, změny FO19. Vyřizování a řešení pojistných a škodních událostí, FO20. řešení pojistných událostí vozidel - zrušit - sloučeno s 19 OKT9. Incident management
14
OSÚMM5. Pořizování majetku, OKT10. Tvorba smluv
15
ORI5. administrace dotací
11
volané procesy
celkem procesů a podprocesů: 25
KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15. administrace jednání zastupitelstva, F06 Rozpočtové opatření, FO2. Udělení pokuty KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady
nic KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady nic nic KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15 administrace jednání zastupitelstva FO22. vedení účetní agendy města nákup KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, KS15 administrace jednání zastupitelstva KS13. Vedení agendy rady, vedení města a zastupitelstva, KS14. administrace jednání rady, ORI3. realizace záměrů a projektů celkem vyvolaných procesů: 7 + 1 již zpracovaný a 2 vnější (výběrové řízení a nákup)
Úprava organizační struktury
Dokumentace • • • • • • • • • • • • •
strategické řídicí dokumenty strategické záznamy záznamy z kontrol a ověřování operativní řídicí dokumenty operativní záznamy vnitřní pracovní požadavky vnitřní sdělení požadavky a žádosti na produkt (převážně externí) pracovní dokumenty vyjádření úřadu externí vyjádření externí informace seznamy
Start procesu
Úprava aktivit
Úprava aktivit - popis
Úprava aktivit - dokumenty
Úprava aktivit – časy / náklady
Úprava rozhodování proměnná
přiřazení proměnné
Vazba následovník - popis
Vazba následovník - podrobnosti
Výpočtová analýza časy / náklady
Vyhodnocování procesů - BSC •
Finanční
perspektiva:
dosáhnout
ekonomických výsledků, které uspokojí zájmy zřizovatele organizace. •
Zákaznická
perspektiva:
poskytovat
produkty a služby, které umožní
ty
dosáhnout
stanovených finančních výsledků. •
Interní procesy: zajistit realizaci činností, které jsou kritické pro poskytování produktů a
služeb
zákazníkům
stanovených
zákaznickou perspektivou. •
Učení a růst: zajistit ty zdroje (hmotné a nehmotné), které jsou potřebné pro realizaci činností perspektivy interních procesů.
Vize, mise, strategie • Mise - krátký text, určený zaměstnancům a externím pracovníkům podniku, který stanovuje oblast podnikání a vztahy k partnerům společnosti • Vize – textově definované cíle pro období, na které je strategie zpracována • Strategie -představuje časově a věcně provázaný soubor změn (projektů), jejichž úspěšná realizace povede k dosažení dlouhodobých cílů
Cíl a produkt Cíl: • Zvyšovat kvalitu života občanů • Zvyšovat kvalitu veřejných služeb Tedy: Dělat správné věci správně Produkt: • Rozvoj daného regionu • Poskytnutá veřejná služba
Optimalizace • Kvalita (zahrnuje dostupnost časovou i místní, spolehlivost – např. počet zrušených rozhodnutí….) • Výkonnost • Náklady • Spokojenost občanů
Vazba cíle, CSF, KPI a zodpovědnosti za dosažení cíle – filosofický pohled • Cíl: snížení počtu mimořádných událostí (zároveň je to dílčí cíl pro snížení nákladů) • Důvod pro cíl: loni bylo 10 mimořádných událostí • CSF – jaké jsou předpoklady a podmínky pro dosažení cíle: školení, vyhodnocení rizik na pracovištích, shoda vybavení pracoviště s bezpečnostními předpisy (únikové východy, prostupnost únikových cest, značení…), přiřazením CSF k „nasekaným“ procesům mi dá jejich důležitost, a zároveň mi přiřadí procesy k cíli. • Cílová hodnota: 3 / rok • měřítko (pro procesy BOZP): např. počet neshod zjištěných auditem, • Program k dosažení cíle: (vychází z analýzy důvodů mimořádných událostí v předchozích letech, respektuje novou legislativu….) • Program 1 (zajištění něčeho) – zodpovídá person1 • Program2 (zavedení nového pracovního postupu…) - zodpovídá person2
Návrh dalšího postupu – Identifikovat produkty jednotlivých procesů a na základě této identifikace provést revizi dekompozice procesů (odstranění duplicit…., zjištění možných mezer v identifikaci procesů). Striktně držet procesní pohled na rozdělení procesů na rozdíl od stávajícího organizačního pohledu (je možné identifikovat přiřazení procesů k jednotlivým organizačním strukturám). – Dopracovat detailní popis všech zatím nezpracovaných procesů (vč. revize dokumentů a komponent IS/IT, doporučujeme doplnění i dalších údajů – např. kvalifikačních předpokladů pro výkon jednotlivých rolí, resp. nutných znalostí pro výkon jednotlivých činností - aktivit). Doplnit stávající popisy procesů. – Identifikovat cíle, jež mají jednotlivé procesy podporovat (přičemž jednotlivé procesy mohou identifikované cíle podporovat jen částečně) – Nastavit metriky jednotlivých procesů (tedy učinit další krok k procesně řízenému úřadu)
Automatizace – Úprava procesů: např. pokyny k sestavení rozpočtu – detailizovat (tvorba dokumentu, schválení dokumentu, zaslání dokumentu, příjem dokumentu, zadání úkolu, schválení splnění zadání, sumarizace podkladů, zaslání podkladů zpět…..) – Převod do prostředí SharePoint (ručně / automaticky)
Výsledky • 46 popsaných procesů v modelovacím nástroji ADONIS • Procesní model v modelovacím nástroji ADONIS (kompletní přehled 173 procesů) • Model dokumentace (cca 300 dokumentů) • Organizační struktura včetně rolí • 15 koordinátorů schopných popisovat procesy
Kontakt • Ing. Jiří Markov CSc. •
[email protected]
