SEBEHODNOTÍCÍ ZPRÁVA Aplikace modelu CAF pro účely sebehodnocení a zlepšování organizace

SEBEHODNOTÍCÍ ZPRÁVA Aplikace modelu CAF pro účely sebehodnocení a zlepšování organizace prosinec 2005

KRAJSKÝ ÚŘAD KRAJE VYSOČINA

„Tento projekt je spoluﬁnancován Evropskou unií“

Za vá d ě n í m o d e r n í c h n á s t r o j ů ř í z e n í k valit y ve veřejné správě je nezbytnou s o u čá s t í j e j í h o n e u s t á l é h o z l e p š ová n í a e f e k t i v n í h o p l n ě n í ú ko l ů. Sy s t é m e m ř í z e n í k va l i t y j e i S p o l e č n ý h o d n o t í c í rá m e c (Co m m o n A s s e s m e n t Fra m e wo r k – CAF). V r o ce 2 0 0 5 p r o b ě h l n a K ra j s ké m úřadě k raje Vysočina již druhý c yk lus sebehodnocení pomocí této metody. Ta t o a k t i v i t a j e s o u čá s t í p r o j e k t u „ B u d ová n í roz voj ové h o p a r t n e r s t v í z a účelem posílení kapacit y při plánování a realizaci programů v k raji Vysočina“, podpořeného z opatření 3.3 Společného regionálního operačního programu.

„Tento projekt je spoluﬁnancován Evropskou unií“

A: Popis úřadu A. Základní informace Krajský úřad kraje Vysočina je jedním z orgánů kraje Vysočina. Činnosti krajského úřadu vymezuje zákon č. 129/2000 Sb., o krajích. Krajský úřad provádí svou činnost od roku 2001. Identifikační údaje Název: Adresa: Telefon: Fax: e-mail: Elektronická podatelna: Internetové stránky:

Krajský úřad kraje Vysočina Žižkova 57, Jihlava 587 33 564602251 564602422 [email protected] [email protected] www.kr-vysocina.cz

Údaje o vedení krajského úřadu: Ředitelka: Telefon: e-mail:

JUDr. Simeona Zikmundová 564 602 250 [email protected]

Odpovědné osoby za zavedení modelu CAF Ředitelka KrÚ: Vedoucí hodnotící skupiny: Členové hodnotící skupiny:

JUDr. Simeona Zikmundová Ing. Miroslav Březina Bc. Ivana Hanáková , Ing. E. Janoušková, Ing. P. Holý, Mgr. M. Kalivoda, Ing. O. Kameníková, Ing. Eva Návrátilová, Ing. Z. Navrkal, Ing. P. Pavlinec, Ing. I. Šmídová, M. Vostálová

2

:

B

Průběh aplikace modelu CAF

Hodnotící tým, vedoucí týmu, konzultantská organizace Vedoucím hodnotitelského týmu II. kola sebehodnocení zůstal (stejně jako při prvním kole hodnocení) Ing. Miroslav Březina, zástupce ředitelky krajského úřadu. Skupina hodnotitelů doznala pouze minimálních změn (změna 2 členů), bylo tedy možno využít zkušeností hodnotitelů z prvního kola hodnocení v roce 2004. Hodnotící tým se skládal z 11 členů – zaměstnanců úřadu, zastupujících různé úrovně řízení a činnosti úřadu. II. kolo sebehodnocení dle modelu CAF bylo realizováno v rámci projektu, ve kterém zvítězilo Vzdělávací centrum pro veřejnou správu ČR, o.p.s. (Benchmarking obcí s rozšířenou působností) společně s organizacemi MEPCO, s.r.o. (Realizace strategie kraje pomocí metody Balanced Scorecard) a CERT Kladno, s.r.o. (Návrh řešení a monitorování pomocí metody CAF v rámci projektu „Budování rozvojového partnerství za účelem posílení kapacity při plánování a realizaci programů v kraji Vysočina“. Vedení II. kola sebehodnocení dle modelu CAF zabezpečovala společnost CERT Kladno, s.r.o., resp. konzultanti Ing. Pavel Charvát, Ing. Miloslav Zdvihal a Ing. František Saifrt. V rámci tohoto projektu byla provedena analýza a školení hodnotícího týmu v rozsahu dvou dnů, příprava k hodnocení (říjen-listopad 2005) a samotné hodnocení ve dvou etapách – 1 den hodnocení výsledků a 1 den hodnocení předpokladů. Dalším výstupem z projektu je Sebehodnotící zpráva, obsahující návrh pro Akční plán (k Akčnímu plánu bylo provedeno jednodenní školení s workshopem) a Metodika hodnocení CAF Krajského úřadu Vysočina. Analýza I. kola hodnocení a školení týmu První schůzka (analýza) se uskutečnila hlavně k seznámení se s výsledky I. kola sebehodnocení z roku 2004 a se zpracovanými výstupy a úkoly z I. kola. Byly také definovány cíle a úkoly pro II. kolo hodnocení s tím, že předmětem aplikace sebehodnocení je opět krajský úřad (nikoliv kraj). Při dalším setkání byl proškolen hodnotitelský tým a zpracován harmonogram přípravy k provedení hodnocení. Školení mělo za úkol „oprášit“ model CAF, jeho metodiku a pojmy, panely hodnocení. Dále byly diskutovány praktické zkušenosti z předchozího hodnocení a část školení byla zaměřena na procesní model řízení úřadu a stanovení strategických cílů pro úřad. Příprava na hodnocení Před započtením II. kola hodnocení určil vedoucí týmu hodnotitele jednotlivých kritérií předpokladů a výsledků, zpravidla dvou až tříčlenné týmy. V průběhu přípravy k hodnocení měli tito hodnotitelé možnosti konzultací s externími konzultanty. Pro snazší pochopení a nalezení vztahů mezi kritérii výsledků a kritérii předpokladů byla zpracována a předána korelační tabulka vztahů předpokladů a výsledků rozpracovaná až na jednotlivé otázky. V rámci konzultací byly upraveny otázky modelu CAF tak, aby lépe vystihovaly smysl hodnocení v prostředí krajského úřadu a byl konzultován obsah těchto otázek s hodnotiteli. Do připravených checklistů doplňovali hodnotitelé komentář a relevantní podklady vztahující se k dané otázce, jejichž obsah konzultovali s externími konzultanty.

3

:

Vyplněné checklisty byly umístěny na serveru úřadu, aby je mohli ostatní členové hodnotícího týmu připomínkovat, popř. doplňovat. Checklisty se pak staly podkladem hodnotitelů pro obodování otázky. V rámci přípravy na hodnocení byly zpracovány další důležité podklady pro II. kolo hodnocení: - strategické cíle krajského úřadu - procesní mapa orientace úřadu a definovány klíčové procesy - produkty úřadu ve vztahu k příjemcům služeb a zainteresovaným stranám úřadu rozpracované po odborech. Je nutné sdělit, že tyto dokumenty nebylo možné vzhledem k časové tísni dotáhnout až do schválené finální verze, přesto hodnotitelé druhého kola sebehodnocení vycházeli z faktu, že strategické cíle a procesy existují. Výsledky spokojenosti v rámci kritéria 6 byly analyzovány (vzhledem k časové náročnosti) na vytipovaných odborech, které stanovily v matici svých produktů ty nejdůležitější ve vztahu k příjemcům služeb a zainteresovaným stranám úřadu. Další velmi diskutovaným tématem v průběhu přípravy podkladů byl vztah hranice činností krajského úřadu vs. kraje. Metodicky - bylo ponecháno na „citu“ hodnotitelů, kde si tuto hranici stanoví. Před dalším kolem hodnocení se jeví jako vhodné provést školení s vysvětlením podrobnějšího smyslu některých prvků metody CAF. Hodnocení Hodnocení jednotlivých kritérií po otázkách proběhlo ve dvou etapách. Nejdříve byla hodnocena kritéria výsledků a ve druhé etapě kritéria předpokladů. Obě hodnocení probíhala „hladce“ vzhledem k důkladné přípravě členů hodnotitelského týmu (příprava podkladů a připravené bodování otázek). Přidělování bodů se provádělo dle panelů hodnocení pro oblasti kritérií výsledků a předpokladů z rozsahu 0-5 bodů, v případě rozporů v hodnocení, tj. odchylky o 2 body, nastala řízená diskuse - dohadovací řízení a provedlo se druhé kolo bodování otázky. Body byly zaznamenávány do připraveného excelovského „programu“ a tím byly ihned k dispozici výstupy ve formě tabulek a grafů, porovnávající trendy prvního a druhého kola hodnocení. Každý hodnotitel přiděloval k otázce celé body, bodové hodnocení otázek bylo vypočteno jako aritmetický průměr bodů všech 11 členů týmu zaokrouhlený na jedno desetinné místo, stejně jako výsledek bodování subkritéria a kritéria (u kritéria je aritmetický průměr vypočten ze všech otázek, nikoliv subkritérií). Součástí výsledků u otázky, subkritéria a kritéria byl a je k dispozici i medián, minimální a maximální hodnota, rozpětí, směrodatná odchylka a variační koeficient.

4

:

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

1.1

2,0

Vysočina 04

5,0

2,9

2,7

Vysočina 05

2,1

1.2

Subkritérium 1.1

Kritérium 1 - Vedení

2,4

2,9

1.4 2,2

2,8

1

1.3

Vysočina 04

subkritérium Vysočina 05

1.2

5

1.4

COMMON ASSESMENT FRAMEWORK CHECKLIST

srovnání hodnocení CAF

2,3

2,7

1.3

PŘEDPOKLADY (KRITÉRIA 1, 2, 3, 4, 5)

C – Výsledky sebehodnocení

hodnota bodování

Byly vize a poslání rozpracovány do strategických Cíle KrÚ materiálů ( dlouho i střednědobých a provozních Koncepce, roční plány (krátkodobých) cílů a opatření – programů s termíny práce odborů a odpovědností) ?

1.1.3

6

Zákon 312/2002 Sb., pracovní řád, vnitřní předpisy

Byl stanoven morální kodex pracovníka úřadu nebo rovnocenná pravidla určující etiku přístupu a chování pracovníků úřadu?

1.1.2

vize

Byla vypracována vize úřadu a formulováno jeho poslání?

Podklady

1.1.1

otázky – „vlastní varianta“

2,8

1,9

2,7

Za základní etický kodex pracovníka úřad považuje ustanovení o povinnosti úředníka dle zákona č. 312/2002 Sb., který doplňuje některými ustanoveními v pracovním řádu a vnitřními předpisy. S těmito povinnostmi jsou seznamováni noví zaměstnanci, v rámci vstupního vzdělávání je jeden ze sedmi modulů zaměřen na etiku úředníka. Jsou upraveny dílčí oblasti jednání, např. pracovní oděv na pozici asistent/asistentka. Byl vytvořen a připomínkován první návrh strategických záměrů, cílů a měřitelných znaků k činnostem úřadu. Provozní cíle a opatření jsou zajišťovány formou úkolů na poradách VO, ročních plánů činností jednotlivých odborů, rozpočtem. Provádí se hodnocení úkolů formou kontroly plnění, hodnocení výsledků práce odborů se provádí jednou ročně. Za dlouhodobé úkoly

V březnu 2004 na společné pracovní poradě VO byl definován návrh vize. V květnu byla předložena k vyjádření radě kraje a k diskusi všem zaměstnancům úřadu. Konečná verze vize byla po zapracování připomínek přijata v listopadu 2004. S vizí byli seznámeni všichni zaměstnanci, RK i ZK. Byla zpracována komunikační strategie vize. Připravují se 2 aktivity z komunikační strategie.

body komentář předpoklady

předpoklady

kritérium

datum: 21.11.2005

podpis:

Člen týmu: Ing. Miroslav Březina, Ing. Petr Holý

KRITÉRIUM / subkritérium: 1/1.1Nasměrování organizace: vypracování a sdělování vize, poslání a strategických hodnot, cílů a programů


Jak efektivně jsou strategické materiály sdělovány a Projednání na každém vysvětlovány všem zaměstnancům úřadu a jiným odboru a účasti Ř Komunikační strategie zainteresovaným stranám?

1.1.6

7

Dochází k opakovanému přezkoumávání Připomínky k cílům stanovených strategických materiálů a jejich revizi a PRK aktualizaci, aby byly postiženy a vloženy do revidovaných materiálů skutečnosti změn vnějšího prostředí úřadu?

1.1.5

2,9

2,9

Spolupracovaly - při zpracování vize, poslání, zásad Připomínky k vizi, projekt 2,7 etického chování, při stanovení cílů příslušné Partnerství pro Vysočinu, zainteresované strany (zastupitelstvo, klienti, koncepce příjemci služeb (PS)…)?

1.1.4

Vize byla projednána se všemi pracovníky úřadu, je zveřejněna v dokumentech na intranetu. Byla zpracována komunikační strategie vize, připravují se

považujeme koncepce. Plány odborů jsou střednědobé úkoly. Je připraven plán vzdělávání a akční plán přípravy na čerpání fondů EU. Úřad se významně podílí na zpracování Programu rozvoje kraje (dále již PRK). Ten je rozpracován v daném roce programovým doplňkem a souborem aktivit. Jednotlivé odbory připravují koncepce, jako jsou například: optimalizace sítě škol, plán odpadového hospodářství, plán dopravní obslužnosti nebo územní plán vyššího územního celku. Do vytváření vize krajského úřadu jsou zapojeni VO, rada, připomínkování a projednávání se měli možnost účastnit všichni zaměstnanci úřadu. Na stanovování cílů se podíleli VO a VOD, externí poradce. Koncepce rozvoje kraje jsou zveřejněny, diskutovány v úřadě, zastupitelstvu, výborech, komisích, obcích, prostřednictvím uveřejnění na www je dána možnost připomínkování veřejností. Významnou aktivitou pro spolupráci s PS je projekt Partnerství pro Vysočinu. Vize úřadu je aktuální, do budoucna se předpokládá diskuse k potřebě změn. Plánována diskuse nad cíli úřadu se záměrem dokompletování sady cílů. Úřad se podílí na pravidelné aktualizaci a revizi základního dokumentu kraje – PRK. Proběhla aktualizace SWOT analýzy, projednává se aktualizace profilu.


1.2.1

Byly určeny hlavní i podpůrné procesy v úřadu, byly při tom identifikovány potřeby vnitřních (zaměstnanců) i vnějších – PS - zákazníků?

8

Cíle KrÚ, rámcová mapa 2,5 procesů SDZA Tabulka ProduktyprocesyZS

Podklady

Úřad má identifikovány dvě základní činnosti – přenesenou a samostatnou působnost. Byla zpracována první verze rámcové procesní mapy, vytvořena karta procesů. Je plánováno další dopracování procesní mapy a vytvoření procesních karet z ní vzešlých procesů. Jsou popsány a zmapovány dílčí procesy (např. objednávkový systém). Jsou vypracovány popisy jednotlivých pracovních pozic a k nim funkční náplně (SDZA). Organizační řád identifikuje jednotlivé činnosti na odborech. Byla zpracována tabulka PS k výstupům jednotlivých odborů. Většina kontaktů je prováděna



kritérium

předpoklady

podpis:

datum: 21.11.2005

k realizaci 2 aktivity z této strategie. Úřad klade velký důraz na přístup ke všem informacím na oficiálních webových stránkách, na intranetu mají zaměstnanci přístup ještě k dalším interním informacím. Nad zákonný rámec zveřejňujeme materiály pro jednání rady kraje. Materiály pro jednání zastupitelstva, PRK a koncepce jsou také zveřejňovány. Provozní cíle jsou vedeny v databázi úkolů odborů, provozní plány jsou projednávány po linii odborů a provozních porad. Strategické a provozní cíle jsou vedeny v databázi usnesení zastupitelstva a rady. Ve zpravodaji informuje kraj a krajský úřad PO a obce, jsou vydávány krajské noviny rozesílané všem domácnostem zdarma.


KRITÉRIUM / subkritérium: 1/1.2 Vypracování a uplatňování systému pro řízení organizace

vize web


Byla určena organizační struktura, vazby a návaznosti procesů tak, aby prospívaly při zajišťování potřeb úřadu a očekávání zainteresovaných stran?

Byla určená vhodná struktura řízení, funkcí, byly dostatečně určeny odpovědnosti a úrovně správní samostatnosti?

1.2.2

1.2.3

9

Organizační řád SDZA

Organizační řád

3,0

3,2

přes pověřené pracovníky. Struktura www je zaměřena na některé zákazníky: občany, podnikatele, novináře, obce, organizace kraje. Na www existuje možnost vyjádření zákazníků, analyzují se stížnosti a petice, organizují se ankety vnitřní i vnější. Zlepšuje se povědomí o orientaci na zákazníka. Zapojili jsme se do Benchmarkigové aktivity KrÚ týkající se hledání nejlepší praxe v poskytovaných službách. Úřad má definovanou a aktualizovanou strukturu viz aktualizace organizačního řádu, organizační struktura se přizpůsobuje požadavkům na poskytované služby i celospolečenské změny- jsou zohledňovány některé nové požadavky související se vstupem do EU. Organizační struktura je definována na základě vnitřních potřeb úřadu, především na základě potřeb VO. Se zainteresovanými stranami je diskutována, srovnávána je např. se strukturami jiných úřadů na poradách ředitelů. Úrovně managementu jsou definovány v organizačním řádu, na intranetu je dostupný systém organizace (SDZA), který definuje jednotlivé pozice v propojení s pracovními náplněmi a plány vzdělávání. Organizační struktura úřadu je stanovena ze zákona (odbory, oddělení, případně útvar), flexibilitu pro spolupráci mezi odbory umožňuje formalizovaná týmová práce. Na podporu plnění meziodborových úkolů existuje směrnice pro týmovou spolupráci.V rámci plánu vzdělávání jsou vytvořeny podmínky pro osvojování si prvků týmové spolupráce , nové možnosti nabídl i program Partnerství pro Vysočinu a získaná akreditace ke školení v projektovém řízení.


Byly brány při stanovení potřebných produktů a výstupů k PS - klientům v úvahu jejich potřeby a očekávání?

Byly pro hodnocení úrovně systému (způsobu zajištění) řízení zavedeny interní kontroly (interní systémové audity)?

1.2.5

1.2.6

10

Plán kontrol, plán interního auditu Mezinárodní projekt

Cíle KrÚ GP fondu Vysočiny

Byly vypracovány a schváleny měřitelné dlouhodobé Cíle KrÚ i krátkodobé cíle pro všechny úrovně v úřadu? KEVIS

1.2.4

3,3

2,9

2,5

Máme definované PS směrem k výstupům jednotlivých odborů. Zpětná vazba je získávána v komisích, výborech, anketách, diskusích na www, tiskových konferencích, na setkávání s různými profesními seskupeními – NNO, komory. Jsou příležitosti pro zlepšování v řízené komunikaci se zainteresovanými stranami. Vzniklé podněty jsou zpracovávány do podkladů pro jednání orgánů kraje. Krajská rada pro rozvoj lidských zdrojů umožňuje prezentaci názorů a jejich prosazování v orgánech kraje. Potřeby PS jsou zapracovávány do konkrétních výstupů . např. grantové programy. Mapují se potřeby PS pro zapracování do programových dokumentů pro plánovací období 2007-2013. Odbor interního auditu byl posílen o 2 pracovníky. OIA zpracovává na základě analýzy rizik plány auditů pro příslušný rok i plán strategický. Je zapojen i do

Byly zavedeny prvky finanční kontroly a existuje systém delegování pravomocí a zastupitelnosti. Byl vytvořen a připomínkován první návrh strategických záměrů, cílů a měřitelných znaků k činnostem úřadu. Cíle nebyly rozpracovány na úroveň odboru a konkrétního pracovníka. Provozní cíle a opatření jsou zajišťovány formou úkolů na poradách VO, ročních plánů činností jednotlivých odborů, rozpočtem. Provádí se hodnocení úkolů formou kontroly plnění, hodnocení výsledků práce odborů se provádí jednou ročně.Existuje centrální databáze úkolů z porad VO, usnesení RK a ZK, sleduje se a vyhodnocuje.


Jaké podmínky a podpora byly vybudovány pro týmovou práci a projektové řízení?

Jsou dlouhodobě a systematicky, široce využívány principy systémového řízení, například ISO, EFQM, CAF, TQM (nebo dalších)?

Je v úřadu zavedeno měření výkonnosti na

1.2.7

1.2.8

1.2.9

3,0

Cíle KrÚ

11

2,7

CAF, projekt Partnerství 2,9 pro Vysočinu

Vnitřní předpisy

mezinárodních projektů, které mají posílit postavení interního auditu v ČR, řídí se mezinárodními standardy pro interní audit, byly přezkoumány jeho postupy a srovnávány s ostatními KrÚ. Pravidla jsou ošetřena statutem interního auditu a ve směrnici o kontrolní činnosti. Je zaveden systém vnitřních a veřejnosprávních kontrol. Výstupy z veřejnosprávních kontrol jsou předkládány ve výroční zprávě radě, protokoly a zprávy z interního auditu jsou s vyhrazeným přístupem dostupné na intranetu. Existuje směrnice k pravidlům, kterými se řídí činnost pracovních týmů pro řešení úkolů přesahující působnost jednoho odboru nebo útvaru. Proběhlo školení vybraných osob pro týmovou práci, před přijetím směrnice probíhala spolupráce prostřednictvím jmenovaných pracovních skupin. Odbor RR v rámci přípravy kraje na fondy EU zajistil proškolení zpracovatelů projektů. Jedním s cílů Fondu Vysočiny je připravit žadatele na čerpání evropských fondů. V rámci projektu Partnerství pro Vysočinu získána akreditace k vzdělávacímu modulu Projektové řízení, možnost vzdělávání PS. Příklady dalších aktivit: „One Stop Shop“ a EUTEAM – vytvoření podmínek pro týmovou spolupráci. Úřad aplikuje 2. rokem model CAF, zapojili jsme se do benchmarkingové aktivity KrÚ, získali jsme podporu pro aplikaci modelu BALANCED SCORECARD, který bude realizován v roce 2006. Přihlásili jsme se k pracovní skupině pro procesní řízení v krajských úřadech, v rámci které jsou srovnávány přístupy a hledána nejlepší praxe.. Byl vytvořen a připomínkován první návrh


strategických záměrů, cílů a měřitelných znaků k činnostem úřadu. Při stanovení indikátorů byl zohledňován přístup dle modelu BSC, indikátory zatím nebyly stanoveny na úrovni odborů a konkrétních zaměstnanců. Zapojili jsme se do benchmarkingového projektu, jehož jedním z cílů je srovnávání v přístupech v rámci kritérií modelu CAF. Výkonnost vyhodnocujeme v rámci ročního hodnocení, u příspěvkových organizací se vyhodnocují dosažené roční výsledky dle schválených finančních plánů. Dalším nástrojem je plánování a vyhodnocování plnění rozpočtu kraje.

Je podporováno a uplatňováno vedení a řízení pracovníků podle osobního příkladu vedoucích?

Existuje osobní ochota k profesnímu růstu a změnám chování? Je podporována a zavedena možnost uplatňování "zpětné vazby" a formulování podnětů pro takový osobní růst a změnu?

1.3.1

1.3.2

otázky – „vlastní varianta“ 2,8

12

Hodnocení, sociologický 3,0 průzkum

Hodnotící archy, sociologický průzkum

Podklady

Zpětná vazba se dostává hodnoceným při pravidelném ročním hodnocení od vedoucích oddělení a odborů, ředitelky, rady. Výstupem z hodnocení jsou oblasti a doporučení pro osobní růst a zvyšování kvalifikace. Další informace, náměty a zpětná vazba jsou získávány ze sociologického průzkumu

Je kladen důraz na dodržování vnitřních předpisů a pravidel, včetně chování a jednání zaměstnanců, upozorňování na nedodržování zažité praxe – viz zápisy porad VO. V rámci sociologického průzkumu zjišťována úroveň vedení a řízení vedoucích zaměstnanců.


předpoklady

kritérium

datum: 21.11.2005

podpis:


KRITÉRIUM / subkritérium: 1/1.3 Motivování a podporování pracovníků v organizaci a vystupování jako vzor určité funkce

vhodných indikátorech výkonnosti úřadu (např. BSC, sledování úrovně znaků produktů a procesů, …)?


Jak jsou podporováni zaměstnanci úřadu, aby plněním svých cílů přispěli k plnění celkových cílů úřadu?

1.3.5

13

Osobní hodnocení – hodnotící archy Plány vzdělávání Statistika tisk. zpráv

Jak je zajištěno neustálé informování pracovníků Intranet, porady-zápisy úřadu o významných úkolech, skutečnostech, úrovni fungování úřadu, plnění strategických cílů?

1.3.4

hodnocení

Je zavedeno, že se do osobního chování promítá takové jednání, které je v souladu se stanovenými krátkodobými cíli a úkoly a vede k jejich splnění?

1.3.3

2,9

3,0

3,0

Systém vzdělávání pro vedoucí pracovníky je zaměřen na dovednosti v oblasti vedení a řízení, máme dobré zkušenosti se společnými výjezdními setkáváními VO, během nichž se vytváří prostor pro lepší získání zpětné vazby. Do hodnocení zaměstnanců se promítly klíčové hodnoty z přijaté vize úřadu. Většina úkolů a cílů se plní na základě přidělené odpovědnosti, sleduje a vyhodnocuje se přímým nadřízeným. Úřad si uvědomuje potřebu vnitřní komunikace. Základní systém je založen na hierarchickém předávání informací. Příklady: pravidelné porady VO – ved. oddělení (porada odboru, oddělení).Velký důraz je kladen na intranet, je propracován redakční systém zveřejňování dokumentů, je možné využívat databáze, existuje celá řada aplikací – např. docházka, objednávkový systém, autodoprava, Kevis, SDZA, ePusa, datový sklad, GIS, z kterých je možné čerpat informace. Pro sdělování informací a komunikaci se využívá možností aplikace Microsoft Outlook (např.: individuálně, diskusní skupiny). Systém vzdělávání napomáhá k posílení vnitřní komunikace (vstupní a průběžné vzdělávání zaměstnanců). Do systému hodnocení zaměstnanců zapracovány prvky hodnotící přínos zaměstnance k naplňování vize úřadu. Na systém hodnocení práce zaměstnanců navazuje systém vzdělávání. Vedoucí poskytují v případě potřeby morální podporu, odbornou pomoc, technickou podporu a podmínky k práci. Pro dostupnost školení jsou zpracovávány plány vzdělávání, do kterých se promítají potřeby úřadu i osobní představy zaměstnanců. Je praktikován systém


Jak jsou zaměstnanci vybízeni a podporováni pro předkládání zlepšujících návrhů a inovací a pro aktivní (vynalézavý, kreativní) přístup k provádění každodenní práce?

Jak je podporováno a řízeno důvěryhodné, čestné vnitřní prostředí úřadu, které vede ke vzájemné důvěře a respektu k práci i osobnostem kolegů?

Jak je zjišťováno a podporováno, aby se utvářela taková vnitřní kultura úřadu, která vede pracovníky

1.3.7

1.3.8

1.3.9

14

Sociologický průzkum

Porady- zápisy

Porady- zápisy

Jak jsou pracovníci úřadu motivováni, povzbuzováni Porady- zápisy Směrnice o týmové a podporováni přidělováním odpovědností za prováděné činnosti a za splnění přidělovaných úkolů spolupráci a cílů?

1.3.6

2,7

2,6

2,4

2,2

hodnocení zaměstnanců a ve vazbě na výsledky se stanovují osobní příplatky. Mimořádné odměny jsou poskytovány při plnění mimořádných úkolů (nad rámec pracovních povinností). Jsou uplatňovány motivační prvky – např. oceňování aktivity při poskytování TZ. Standardní systém je nastaven hierarchicky, včetně pověření k zastupování. Projektové řízení je podporováno směrnicí o týmové spolupráci. Zmocnění se spíše praktikuje na úrovni odborů, oddělení. Existuje velká míra pravomocí a odpovědnosti VO, zkušenosti v delegování pravomocí mezi odbory a odděleními se liší. Vedoucí nepřistupují formalizovaně k povzbuzování a podporování zaměstnanců v oblasti zlepšování, spíše se prakticky přistupuje k hledání inovací a zlepšování na odborech při řešení konkrétních problémů. Podobná zkušenost je i ve spolupráci mezi odbory. Konkrétní náměty vznášeny na poradách VO. Systematicky se povzbuzují některé aktivity – např. předávání tiskových zpráv, nejlepší jsou odměňováni. K povzbuzování a aktivitě jistě přispívají i podněty na www. Je uplatňováno finanční ohodnocení aktivity. Je snahou poukázat a ocenit na společných poradách VO dosažené úspěchy a přístupy. Je aplikován systém vzdělávání podporující nastavení dobrého pracovního prostředí a vztahů. K povzbuzování dochází i na společných akcích VO, odborů. Kolegiální prostředí pomáhá budovat – týmová práce a účast zaměstnanců v meziodborových týmech, významnou úlohu může sehrát i projekt CAF. Uplatňovaný model CAF by měl přispět k uvedeným potřebám. Existuje systém hodnocení zaměstnanců


Jaké zásady jsou přijaty pro to, aby bylo podle zásluhy uznáno úsilí týmů a aby bylo odměněno?

Jak je zajištěno, aby byly objektivně a přiměřeně k srovnatelným kategoriím naplňovány potřeby pracovníků úřadu a byla poskytována pomoc a opora pro řešení situací pracovníků, pokud je to třeba?

1.3.12

1.3.13

15

Organizační řád Vnitřní předpisy

Jak je zajištěna informovanost pracovníků úřadu k Směrnice o hodnocení úrovni indikátorů výkonnosti úřadu? Jaká je možnost zapojit se do diskuse o výkonnosti úřadu pro každého pracovníka?

1.3.11

Plány vzdělávání

Jaké principy přijal úřad k podporování a finančního zajištění výcviku a zlepšování?

1.3.10

úřadu k vyhledávání, plánování a uplatňování zlepšování?

2,8

2,8

1,9

3,3

v návaznosti na přijatou vizi úřadu, důležitý je plán vzdělávání. Prováděn pravidelný sociologický průzkum s možností sdělení námětů a připomínek. V osobních plánech vzdělávání je navržen výcvik zaměstnanců, získaná zpětná vazba při hodnocení ukazuje postup ve zlepšování. V rozpočtu kraje je zajištěno financování výcviku. SZDA umožňuje sdělování zkušeností a vytvoření databáze z absolvovaných vzdělávacích akcí. Byla navržena měřítka a metodika k porovnávání předpokladů k zajišťování výcviku. Návrh vize byl projednán za účasti všech pracovníků. Je plánováno projednání nových cílů úřadu, indikátorů(znaků) i metodik. Po jeho přijetí prezentace všem pracovníkům. Systém hodnocení je uplatňován jednou ročně (odbor, ředitelka, rada). Provádí se operativní kontrola úkolů, čtvrtletní hodnocení plánů. Spolupráce se zaměstnanci je intenzivnější při projednávání jejich výkonnosti v rámci odborů. Systém odměňování vychází z předpisů o odměňování ve veřejné správě . Osobní příplatky jsou přiznány na základě hodnocení, jsou vypláceny odměny při mimořádných příležitostech, je uplatňován systém veřejných pochval a oceňování práce týmů. Při plnění jednotlivých projektů umožněno individuální ocenění dle směrnice o zajištění týmové spolupráce. Dislokace pracovišť úřadu (3 místa + 4 odloučená pracoviště) komplikuje podmínky pro práci úřadu. Přizpůsobení se potřebám úřadu i pracovníkům umožňuje pohyblivá pracovní doba. Technickomateriální podmínky pro práci můžeme hodnotit jako


Jak úřad zajišťuje aktivní a pravidelné (opakované) vztahy s politickými orgány v příslušné výkonné a legislativní oblasti?

Do jaké míry a jak kvalitně je zajišťován a realizován princip partnerství s významnými zainteresovanými stranami (PS, klienty, vládními organizacemi, veřejnými orgány, občany, průmyslem, zájmovými skupinami)?

1.4.1

1.4.2

otázky – „vlastní varianta“ 3,1

16

Partnerství pro Vysočinu, 3,1 Mikroregiony, rada pro lidské zdroje, Den otevřených dveří

Setkání se starosty, tajemníky, poslanci, senátory, Komise na centrální i mezikrajské úrovni

Podklady

Úřad v samostatné působnosti plní úkoly politických orgánů – zastupitelstva, rady, výborů komisí. V rámci přenesené působnosti jsou mu svěřeny povinnosti zákonem, setkává se s představiteli centrální výkonné moci, jednotlivých ministerstev. V rámci metodické činnosti úřad organizuje různá setkání představitelů obcí, měst a krajů. Představitelé kraje se pravidelně setkávají s poslanci a senátory zvolenými za kraj. Zaměstnanci úřadu jsou členy nejrůznějších připomínkových komisí a výborů na centrální úrovni, mezikrajské i krajské úrovni. Dochází k pravidelnému setkávání s představiteli některých důležitých zainteresovaných stran – v komisích , výborech,na akcích pořádaných těmito stranami (NNO,komory, sdružení). Jsou organizovány setkání s cílem sjednotit pohled, postup, výklad , řešení určitých činností i získat informace. Důležitou aktivitou je přijatý projekt Partnerství pro Vysočinu, v rámci kterého probíhá v jednotlivých částech kraje setkání s PS. Aktivně se účastníme řady projektů jako partneři.


předpoklady

kritérium

datum: 21.11.2005

podpis:


KRITÉRIUM / subkritérium: 1/1.4 Řízení vztahů s politiky, příjemci služeb a produktů (PS a jinými zainteresovanými stranami (ZS).

velice dobré. Snaha o vytvoření podmínek pro zaměstnance (sociální výhody viz kritérium 3) se promítá i do příspěvku na dopravu, stravování, v určitých pracovních pozicích i na ošacení.


Jak jsou do určování záměrů a volby strategických cílů zapojovány politické a ostatní subjekty zainteresovaných stran? Do jaké míry jsou zapojovány do budování systému řízení úřadu?

Jak úřad usiluje o veřejné uznání, široké povědomí o dobrých přístupech, výkonech a výsledcích? Jak je budován image moderního výkonného a přístupného úřadu v povědomí zainteresovaných stran - hlavně PS, klientů a občanů kraje?

Jak jsou pro strategické záměry, produkty - služby úřadu využívány vně i uvnitř úřadu marketingové zásady a činnosti?

1.4.3

1.4.4

1.4.5

17

sociologický průzkum, ankety, dotazníky

Výsledky soutěží, Den otevřených dveří, tiskové zprávy a konference

Organizační struktura, Cíle KrÚ

2,9

3,0

2,6

Je běžnou praxí, že do návrhů a připomínkování koncepcí a strategií jsou zapojeni politické i další zainteresované strany. Tyto návrhy se zveřejňují k připomínkování i na www kraje, organizují se semináře. Zlepšila se komunikace směrem k PS díky novým projektům, evidujeme a shromaždujeme záměry a představy PS. Volené orgány ovlivňují management organizace schvalováním počtu pracovníků a tím nepřímo ovlivňují organizační strukturu. Úřad usiluje o vybudování dobré pověsti. Snaží se být maximálně otevřený, předávat co nejvíce informací, pořádá nejrůznější akce v rámci areálu úřadu (sponzorování akcí, dny otevřených dveří). Umožňujeme i třetím osobám využít prostor úřadu (kongresový sál). Úřad se zapojuje do nejrůznějších soutěží, snaží se vytvořit a vyhodnocovat marketingovou strategii, má zpracován jednotný vizuální styl. Vyhodnocuje ohlasy, zodpovídá otázky na www. Vydává noviny, zpravodaj, tiskové zprávy, pořádá tiskové konference, zpravuje rozsáhlé www stránky. Systémem grantových programů sleduje pokrytí potřeb PS v kraji Vysočina. Zapojuje se do nejrůznějších národních i mezinárodních projektů. Je aktivní v cíleném budování partnerství. Probíhají ankety a dotazníková šetření s cílem zmapovat potřeby a ohlasy vnitřních i vnějších zákazníků, jsou přijímány některé strategie na aktivizaci určitých cílových skupin – např. vyhledávání projektů pro čerpání fondů EU.


1.4.6

Jak a do jaké míry je zajištěno, že se úřad zúčastňuje činností profesních sdružení, zájmových skupin a dalších významných zainteresovaných stran?

18

porady ředitelů, porady VO krajů, komise, výbory, grantová podpora

2,9

Výrazné úsilí je věnováno zviditelnění kraje Vysočina podporou vytipovaných akcí v kraji. Jsou navázány kontakty na profesní sdružení – komory, NNO. Zástupci úřadu se účastní práce v nejrůznějších komisích a pracovních skupinách. Podporují se některé aktivity sdružení či zájmových skupin, např. sportovec roku, hudební slavnosti, festivaly. V rámci Fondu Vysočiny jsou vypisovány programy pro obce i zájmové skupiny, zástupci úřadu se angažují v odborných komisích asociace krajů, v odborných komisích veřejné zprávy, jsou organizována pravidelná setkání tajemníků.. Je navázána spolupráce s VŠE – fakultou managementu. Podepsaná smlouva o spolupráci s Dolním Rakouskem zakládá účast v pracovních skupinách. Podporujeme svazky měst a obcí, regionální agenturu a spolupráci s HK. V rámci společného NUTS II Jihovýchod spolupracujeme s Jihomoravským krajem.


2,2

Vysočina 04

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

5,0

2,1

2,4

Vysočina 05

2.1

1,7

2.2

Subkritérium 2.1 1,9

2,0

2

Vysočina 05

Vysočina 04

subkritérium

2.2

19

2.3



1,5

1,5

2.3

Kritérium 2 – Strategie a plánování

hodnota bodování

Jsou pravidelně shromažďovány informace o Datový sklad, databáze, 3,0 důležitých proměnlivých faktorech jako sociální vývoj, ekologický, ekonomický, demografický vývoj a vývoj právního prostředí?

2.1.3

20

výsledky průzkumů 2,8 veřejného mínění, výsledky anket ve zpravodaji pro starosty obcí, výsledky průzkumu mezi členy zastupitelstva kraje

Jsou systematicky shromažďovány informace o potřebách a očekáváních zainteresovaných stran prostřednictvím průzkumů (u občanů, zákazníků, zaměstnanců, občanských zájmových i profesních sdruženích, vlády ...)?

2.1.2

dokumentace k formulaci 1,7 vize, zprávy z průzkumů veřejného mínění tabulka produktyprocesyZS

Byly určeny všechny zainteresované strany (dále určeny významné zainteresované strany)? Je k dispozici dokument, v němž jsou uvedeny?

Podklady

2.1.1


Dokument typu ucelené komunikační strategie, která by popisovala zainteresované strany, neexistuje. Existuje a používá se speciální manuál pro komunikaci s médii. Rovněž provádíme v přibližně dvouletých cyklech průzkumy veřejného mínění, které nám pomáhají lépe zacilovat některé zainteresované strany. Byly definovány zainteresované strany (PS) dle jednotlivých odborů a činnosti. Pro vytvoření strategie bude zvažován přístup k jednotlivým zainteresovaným stranám. Provádíme pravidelné průzkumy veřejného mínění v přibližně dvouletých cyklech. U vybraných zainteresovaných stran dále provádíme cílené ad hoc průzkumy (např. průzkum spokojenosti členů zastupitelstva kraje se servisem zajišťovaným krajským úřadem). Veškeré komunikační prostředky nastavujeme tak, aby umožňovaly zpětnou vazbu od zainteresovaných skupin – například internetové stránky nabízejí diskusní skupiny pro veřejnost, každý druhý rok provádíme anketu mezi čtenáři zpravodaje apod. Existuje spolupráce s ČSÚ – kraj má k dispozici aktuální statistická data týkající se kraje i celé ČR. Existuje projekt vlastního datového skladu a tržiště – pro rozvoj a údržbu tohoto projektu je vymezena kapacita jednoho pracovníka na analytickém oddělení. Vytváříme vlastní databáze (SDZA, databáze o


předpoklady

kritérium

datum: 21.11.05

podpis:

Člen týmu:Mgr. Martin Kalivoda, Ing. Eva Navrátilová, Ing. Zdeněk Navrkal

KRITÉRIUM / subkritérium: 2/2.1 Shromažďování informací týkajících se současných a budoucích potřeb zainteresovaných stran


Vyhodnocuje se pravidelně (opakovaně) kvalita shromažďovaných informací a způsob jakým jsou získávány?

1,9

2.2.1

Jakým způsobem jsou do vypracování, přezkoumávání a aktualizování strategie a plánování zapojeny zainteresované strany, jak se rozhoduje o důležitosti (prioritách) jejich očekávání a potřeb?


21

Dokumentace k vizi, 2,9 internetové stránky kraje, průzkum veřejného mínění

Podklady

Kraj všechny strategie a plány (například program rozvoje kraje) zpravidla projednává s veřejností. V současné době běží projekt Partnerství, který je důležitým komunikačním prostředkem s místními zainteresovanými stranami, především co se týče stanovení rozvojových priorit kraje pro příští plánovací období EU 2007 až 2013. Občané mají zpravidla možnost vyjádřit se ke strategickým záměrům kraje prostřednictvím osobní účasti na veřejných projednáváních, písemně, stejně jako prostřednictvím internetu. Kraj pravidelně realizuje průzkumy veřejného mínění, které poskytují zpětnou vazbu, co se týče očekávání


předpoklady

kritérium

datum: 21.11.05

podpis:


KRITÉRIUM / subkritérium: 2/2.2 Vypracování, přezkoumání a aktualizování strategie a plánování

2.1.4

nebezpečných chemických látkách apod.) V případě provádění pravidelných průzkumů veřejného mínění jsou posbíraná data prověřována. Jinak k žádnému pravidelnému hodnocení jakosti informací nedochází. Při vytváření nových systémů zpracování informací vycházíme z analýzy potřeb úřadu, kterou využívá informatik pro údržbu a rozvoj IS. Ne ve všech případech vyhodnocuje odpovědná osoba validitu a aktuálnost dat. V některých případech není odpovědná osoba jmenována, procesní analýza je ve stádiu návrhu procesní mapy.


Jak se dbá o vyvážení úkolů a zdrojů, dlouhodobých internet, rozpočet kraje, a krátkodobých tlaků a požadavků zainteresovaných program rozvoje kraje, stran? dokumentace k Fondu Vysočiny

2.2.5

2.2.4

Jsou stanovovány strategické a operativní cíle podle rozpracované vize, poslání a vnitřních zásad úřadu, které jsou dále promítnuty do operativních plánů, úkolů a procesů? Vyhodnocuje se kvalita strategických a operativních plánů?

2.2.3

2,4

22

2,3

dokumentace k formulaci 1,0 vize, seznam úkolů

dokumentace k formulaci 1,8 vize, Cíle KrÚ

Do jaké míry se analyzují rizika, příležitosti a kritické databáze rizik, krizový faktory úspěchu při pravidelných hodnoceních plán kraje, program ovlivňujících faktorů, které ovlivňují prostředí rozvoje kraje fungování organizace (včetně politických změn)?

2.2.2

Takový postup je pouze plánován. Vzhledem k neexistenci definitivní verze strategických cílů nelze vyhodnocovat kvalitu strategických plánů. Prostřednictvím: - diskuse nad návrhem rozpočtu kraje, - prostřednictvím diskusních fór s účastí veřejnosti (setkání v rámci projektu Partnerství) - prostřednictvím aktualizace programu rozvoje kraje

Odbor interního auditu provedl dle zadání od ředitelky úřadu a ve spolupráci s jednotlivými vedoucími odborů podrobnou analýzu rizik, včetně kategorizace rizik a návrhů na eliminaci. Tato analýza bude pravidelně aktualizována v ročních cyklech. V souvislosti s péčí o regionální rozvoj krajský úřad provádí v rámci aktualizaci programu rozvoje kraje dlouhodobé a systematické analyzování silných a slabých stránek, příležitostí a ohrožení. K systematickému vyhodnocování rizik dochází rovněž v oblasti krizového řízení (krizové plány, havarijní plány, studie proveditelnosti monitorovacího a informačního systému na dálnici D1). Krajský úřad rovněž analyzuje kritické faktory úspěchu při ad hoc zadáních typu vyhodnocení pracovního programu mezi krajem Vysočina a Dolním Rakouskem apod. V současné chvíli probíhá diskuse ohledně stanovení strategických cílů v návaznosti na vizi. Byl přijata první verze, diskuse bude pokračovat.

občanů od rozvojových aktivit kraje.


Jak se posuzuje potřeba reorganizovat a zlepšit strategie a metody?

Provádí se pravidelné analýzy silných a slabých stránek úřadu (např. formou SWOT analýzy či diagnostikou TQM)?

2.2.7

2.2.8

dokumentace CAF, dokumentace k vizi krajského úřadu dokumentace CAF

databáze úkolů z porad vedoucích odborů, databáze usnesení zastupitelstva a rady kraje Cíle KrÚ

2.3.1

Uplatňují se strategie a plánuje se na základě dosažené dohody, určují se priority, stanovuje časový rámec a odpovídající organizační struktura?


23

Dokumentace 1,4 k formulaci vize, program rozvoje kraje, databáze úkolů z porad vedoucích odborů

Podklady

K systematickému uplatňování strategií dochází pouze v oblasti regionálního rozvoje (program rozvoje kraje). Co se týče vlastní strategie úřadu, zde je tento přístup pouze plánován.


předpoklady

kritérium

datum: 21.11.05

podpis:

3,0

2,0

1,7


KRITÉRIUM / subkritérium: 2/2.3 Uplatňování strategie a plánování v celé organizaci

Jak jsou hodnoceny existující úkoly, pokud jde o výsledky a závěry (dopady), jak se ověřuje stupeň plnění rozhodujících cílů na všech (relevantních) úrovních, a jak se v případě potřeby upravuje strategie a plány?

2.2.6

-

prostřednictvím diskuse nad alokací prostředků na jednotlivá opatření programu rozvoje kraje - prostřednictvím průzkumů veřejného mínění Systematicky a transparentně jsou vyhodnocovány úkoly zastupitelstva, rady kraje a ředitelky úřadu. Interní audit vyhodnocuje nezávisle stupeň dosažení cílů. Vyhodnocování úkolů na nižších úrovních je plně v kompetenci příslušných vedoucích. Ke zpětné vazbě a ověřování stupně dosažení cíle dochází na těchto nižších úrovních pouze příležitostně. V případě potřeby jsou upravování strategie a plány typu programu rozvoje kraje. Krajský úřad má navrženy cíle, které chce upravovat. Především prostřednictvím práce v týmu CAF a rovněž na úrovni vedoucích odborů v rámci diskuse ohledně vize krajského úřadu. Probíhá pravidelné hodnocení pomocí systému řízení CAF. Rovněž provádíme ad hoc analýzy na konkrétní témata.


Jak jsou připraveny a uplatňovány metody k měření výkonnosti všech úrovní řízení úřadu?

Jsou ustaveny a je podrobně sledovány orgány managementu úřadu (např. …)

2.3.4

2.3.5

24

zápisy z jednání zastupitelstva a rady kraje, databáze úkolů z porad vedoucích odborů

dokumentace odboru interního auditu

Jak se řídí a uplatňuje interní komunikace, aby se Zápisy z porad cíle, plány a úkoly rozšířily do povědomí pracovníků vedoucích odborů, organizace? zápisy z jednání zastupitelstva a rady kraje, intranet, internet

2.3.3

2,0

1,1

2,0

Dokumentace 1,2 k formulaci vize, seznam úkolů z porad vedoucích odborů Rámcová procesní mapa

Jak jsou rozpracovávány strategické a operativní cíle úřadu do plánů a úkolů a jak se dostávají do klíčových procesů?

2.3.2

Existuje systém vertikální komunikace mezi jednotlivými úrovněmi samosprávných orgánů kraje i jednotlivými úrovněmi řízení krajského úřadu. V ad hoc případech jsou vytvářeny řešitelské týmy (směrnice o projektovém řízení). Je zpracován návrh procesní mapy a karty procesů. Interní komunikace se uplatňuje především pomocí porad, rovněž zde hraje roli intranet a elektronická pošta. Tento systém je však uzpůsoben především pro komunikaci o krátkodobých, operativních cílech a úkolech. Informace o dlouhodobých cílech (= koncepce) a plánech jsou k dispozici pomocí veřejných jednání (např. jednání zastupitelstva kraje), informačních materiálů kraje, internetu, intranetu apod. Takové metody nejsou systematicky aplikovány. Provádí se srovnávání výsledků činnosti (např. hospodárnost výběrových řízení). Rovněž řada auditů, analýz a zpráv odboru interního auditu šetří výkonnost. Využíváme neformální výměny informací pro srovnávání výkonnosti úřadu mezi kraji. Je plánováno rozložení plnění strategických cílů na jednotlivé odbory. Orgány managementu úřadu jsou ustaveny a pravidelně sledovány především pomocí pravidelného hodnocení práce úřadu radou kraje, pravidelných zpráv o práci krajského úřadu přednášených na jednáních zastupitelstva kraje, rovněž pomocí porad vedoucích odborů.


2,5

Vysočina 04

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

5,0

2,8

2,7

Vysočina 05

3.1

2,4

3.2


2,6

3

Vysočina 05

Vysočina 04

subkritérium

3.2


1,8

2,2

3.3

25

3.3


Kritérium 3 – Pracovníci (řízení lidských zdrojů)

hodnota bodování

Jak jsou vypracovávány a sdělovány, diskutovány zásady řízení lidských zdrojů, vycházející ze strategie a plánování úřadu?

Jsou pravidelně zkoumány současné a budoucí potřeby lidských zdrojů a bere se přitom v úvahu očekávání a potřeby zainteresovaných stran?

Je vypracovávány a odsouhlaseny jasné zásady

3.1.1

3.1.2

3.1.3


SDZA

26

Plány vzdělávání SDZA

Organizační řád

Podklady

2,5

2,8

2,8

Počet zaměstnanců zařazených do krajského úřadu stanovuje rada. Politika není formálně stanovena nebo vyhlášena, politika bude součástí strategie rozvoje úřadu. Politika řízení lidských zdrojů vychází ze schválené struktury pracovních míst. Struktura pracovních míst a její změny je schvalována statutárním orgánem. Jsou vypracovány popisy všech pracovních míst, které vymezují působnost daného pracovního místa, vazby, vztah podřízenosti a nadřízenosti. Základem pro popis pracovních míst a působností je Organizační řád. Pokud dochází ke změnám ve struktuře pracovních míst, děje se tak na základě identifikované změny působnosti úřadu (nová agenda, změna rozsahu působnosti). Potřeby LZ stanoví vedoucí odborů, systém přípravy je naplánován a připraven pro používání (zřízení pracovního místa, počet pracovních míst). Struktura pracovních míst se připravuje s předstihem na základě sběru informací o změnách právního i okolního prostředí, ve kterém úřad působí. Současné potřeby lidských zdrojů jsou promítnuty do plánů vzdělávání, které má každý zaměstnanec zpracován. Podkladem pro plány vzdělávání je pravidelné hodnocení pracovního výkonu zaměstnance v porovnání s očekávaným pracovním výkonem dle popisu pracovního místa. Politika rozvoje a získávání lidských zdrojů bude


předpoklady

kritérium

datum: 21.11.2005

podpis:

Člen týmu: Bc. Ivana Hanáková, Ing. Olga Kameníková

KRITÉRIUM / subkritérium: 3/3.1 plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování


Jak je zajišťován soulad plánovaných úkolů s rozmísťováním a rozvojem lidských zdrojů

3.1.6

27

Plány vzdělávání SDZA

Jak jsou zpracovávány popisy činností pro přijímané oznámení o vyhlášení pracovníky a plánovaný rozvoj? VŘ

3.1.5

Pracovní náplně KEVIS

Jak jsou přidělovány úkoly, odpovědnosti a pravomoci (např. prostřednictvím popisů činností)

3.1.4

úřadu obsahující objektivní kritéria pro přijímání, profesní růst, odměňování a jmenování do manažerských funkcí?

2,8

3,0

3,0

rozpracována v souvislosti se zpracováním strategie úřadu. Každé pracovní místo je definováno z hlediska stanovených požadavků na výkon práce (popis pracovního místa, pracovní náplně, stanovených kvalifikačních předpokladů). Z charakteru výkonu práce je odvozen plat (viz Katalog prací a kvalifikační předpoklady – Nařízení vlády č. 469 z 5. 8. 2002). Systém odměňování zaměstnanců je založen zákonem o platu č. 143/1992 Sb. a nařízením vlády č. 330 ze dne 2. 10. 2003 vydaným k jeho provedení. Platový systém tvoří čtyři složky, z nichž každá plní stimulační funkci. Proces výběrového řízení a vznik pracovního poměru i jmenování vedoucího úředníka musí respektovat zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů. Profesní růst zaměstnanců se děje na základě zpracovaného plánu vzdělávání a výsledků pravidelného hodnocení pracovního výkonu. Je obsaženo ve zpracovaných popisech pracovních míst a stanovených pracovních náplních. Organizační řád stanovuje vztahy mezi odbory a vedením úřadu. Nový zaměstnanec je vybírán dle charakteru pracovního místa, které má zastávat. Požadavky jsou formulovány ještě před zahájením výběrového řízení. Plánování a zadávání úkolů je v kompetenci vedoucího zaměstnance. Ten zadává úkol dle působnosti jednotlivého pracovního místa, která je definována jeho popisem a pracovní náplní zaměstnance. Pokud úkol přesahuje rámec jednoho pracovního místa, může vedoucí zaměstnanec sestavit tým. Systém vzdělávání umožňuje individuální přípravu zaměstnanců.


Jak jsou určovány řídicí a vůdcovské dovednosti požadované u řídicích pracovníků (k využití při získávání nových pracovníků úřadu)?

Jak jsou v celém úřadu zajišťovány dobré pracovní podmínky?

Je řízeno přijímání nových pracovníků podle zásad rovnocenné příležitosti při přijímání a rovné šance pro osobní rozvoj (např. bez ohledu na pohlaví, handicap, rasu a náboženské vyznání)?

3.1.7

3.1.8

3.1.9

28

Výběrová řízení

Sociologický průzkum Porady VO

3,0

2,9

3,0

U vedoucích úředníků jsou řídicí a vůdcovské předpoklady zjišťovány při výběrovém řízení pomocí psychotestů (např. 16 PF Sixteen Personality Factor Questionnaire). Vedoucí úředníci prohlubují svůj osobní rozvoj účastí na manažerském vzdělávání. Oboustranně je vyhodnocována zkušební doba. Pracovní podmínky souvisejí se zatím nedořešenou dostavbou krajského úřadu. Krajský úřad má 3 odloučená pracoviště v Jihlavě a 4 další pracoviště v budovách bývalých okresních úřadů. Průběžně je pečováno o dobré pracovní podmínky (např. sociální klima – ankety o spokojenosti s pracovními podmínkami, elektronické schránky na závady, pitný režim, zapůjčení děl z galerií, ventilátory, evaluační dotazníky, elektronický objednávkový systém). Vznik pracovního poměru respektuje Usnesení předsednictva České národní rady 2/1993 o vyhlášení Listiny základních práv a svobod (stejná práva všem bez rozdílu, čl. 3) a z hlediska rovnoměrného zastoupení pohlaví mezi úředníky i zákon č. 312/2002 Sb.; při výběrových řízeních je přihlíženo i k zájmu na získávání a udržování rovnoměrného zastoupení pohlaví mezi úředníky nebo na některém stupni řízení. Pravidelně pro zasedání zastupitelstva kraje jsou statutárnímu orgánu předkládány k těmto jednáním přehledy o rovnoměrném zastoupení úředníků z hlediska pohlaví a zaměstnanosti z jednotlivých okresů kraje, pohlaví a věku na všech stupních řízení. V souladu se zákonem č. 1/1991 o zaměstnanosti bylo vytipováno 15 pracovních míst vhodných pro obsazení zaměstnancem se změněnou pracovní schopností.


Jaká pozornost je věnována rovnováze osobního a pracovního života pracovníků úřadu?

3.1.11

Vnitřní předpisy

2,4

1,9

3.2.1

Podklady

Jak jsou zjišťovány současné osobnostní a odborné Hodnotící listy kompetence pracovníků úřadu odpovídajících úrovni organizačního zařazení, s ohledem na znalosti, dovednosti a postoje?


29

3,0

Potřeby jsou identifikovány v popisech pracovních míst, skutečné odborné způsobilosti jsou pravidelně hodnoceny. Pravidelné hodnocení pracovního výkonu zaměstnance je prováděno formou řízeného rozhovoru a záznamu do hodnotícího formuláře.Je vydána směrnice, upravující pravidla hodnocení zaměstnanců.


předpoklady

kritérium

datum: 21.11.2005

podpis:


KRITÉRIUM / subkritérium: 3/3.2 Identifikování, rozvíjení a využívání odborných způsobilostí pracovníků a přizpůsobování osobních, týmových a organizačních záměrů a cílů

Jaká pozornost je věnována osobním specifickým potřebám a zvláštnímu vybavení pro handicapované pracovníky úřadu?

3.1.10

Dostupnost zaměstnání je podporována příspěvkem na dopravu. Sídlo instituce je vybudováno s ohledem na handicapované osoby – plně bezbariérově. Další pracoviště jsou částečně bezbariérová. Recepční služby jsou zajišťovány externě. Je uplatňován rovný přístup ke všem zaměstnancům. Je poskytována podpora ze sociálního fondu (příspěvek na stravování, příspěvek na penzijní připojištění, příspěvek na dopravu dojíždějícím zaměstnancům, příspěvek na ošacení, odměny při životním výročí a prvním odchodu do starobního důchodu, vzdělávání zaměstnanců, jednorázová sociální výpomoc nebo bezúročná půjčka v případě mimořádné životní situace), je zajišťována závodní lékařská péče, zavedena pružná pracovní doba, odměna za práci nad rámec sjednaných pracovních povinností, jsou poskytovány volné vstupenky na kulturní akce, zajištěna možnost parkování v krytých garážích, možnost stravování v bufetu.


30

Vstupní vzdělávání Hodnotící zpráva

Je zavedeno podporování a napomáhání novým zaměstnancům (prostřednictvím např. coachingu, instruktáží)?

3.2.5

3.2.4

Jsou vypracovávány a schvalovány plány osobního Plány vzdělávání výcviku a plány rozvoje pro všechny pracovníky úřadu? Jsou v celé organizaci rozvíjeny dovednosti k vedení Plán vzdělávacích akcí (leadership skills)?

3.2.3


Je vypracováván, diskutován a sdělován plán výcviku, který vychází ze současných i budoucích organizačních a personálních potřeb (tvořený např. stanoveným i dobrovolným výcvikem)

3.2.2

3,0

2,8

2,7

2,9

Každý zaměstnanec má vypracován a průběžně aktualizován plán vzdělávaní, se kterým je seznámen. Zaměstnancům jsou nabízeny určité vzdělávací akce jako benefity (příprava na získání mezinárodně uznávaného certifikátu počítačové gramotnosti a umožnění složení testů, absolvování manažerských kurzů řadovými zaměstnanci). Návrhy plánů vzdělávání vypracovává personální oddělení ve spolupráci s vedoucími úředníky. Plány vzdělávaní schvaluje ředitelka. Pro vedoucí zaměstnance jsou připravovány adekvátní vzdělávací akce vysoce nad rámec základních požadavků zákona č. 312/2002 Sb. Zaměření těchto akcí je teorie řízení, řízení lidských zdrojů a soft skills. Noví zaměstnanci procházejí sérií výukových modulů v rámci vstupního vzdělávání: - veřejná správa ČR a krajské zřízení - základy veřejného práva a evropského správního práva - veřejná ekonomika a finance - etika úředníka - komunikace a management - informační technologie, - bezpečnost a ochrana zdraví při práci Během zkušební doby nového zaměstnance je využíván mentoring. (Na konci zkušební doby je prováděno hodnocení jak ze strany hodnotitele, tak hodnoceného zaměstnance). V souvislosti s potřebou byl modul Veřejná ekonomika a finance rozšířen o vzdělávací předmět Finanční kontrola ve veřejné správě.

Typ: faktorové hodnocení pracovního výkonu.


Je podporován interní i externí pohyb pracovníků úřadu?

Jsou rozvíjeny a propagovány moderní výcvikové metody (např. multimediální metody, výcvik on-thejob, e-learning - internetové vzdělávání)?

Jsou řízeny a sledovány obecné (globální) a individuální výcvikové plány?

3.2.6

3.2.7

3.2.8

31


intranet

3,0

3,0

2,2

Pracovní mobilita ve smyslu rotace na pracovních pozicích není praktikována, v jednotlivých případech byl uskutečněn krátkodobý pracovní pobyt. Z pohledu rovnoměrnosti zastoupení okresů a území kraje se mobilita sleduje a podporuje. Výběrová řízení jsou provázena reklamní kampaní v tisku regionálního i národního charakteru (v případě vedoucích pozic). Vyhlášená výběrová řízení jsou zveřejňována na úřední desce jak ve fyzické, tak elektronické podobě, dále na webových stránkách kraje Vysočina ve složce „volná pracovní místa“. Oznámení o vyhlášení výběrových řízení jsou rovněž zveřejňována v novinách Kraj Vysočina. Při plánování strategie výběrového řízení se posuzují vnitřní personální rezervy. (V případě veřejné správy má však na rozdíl od komerčního sektoru interní mobilita svá specifika.) Vzdělávání je nakupováno s ohledem na kvalitu nabídky vzdělávacího programu. Využití výukových metod je jedním z kritérií. Pokud jsou vzdělávací programy realizovány v budově sídla kraje Vysočina, probíhají v zasedacích místnostech a internetové učebně, která je vybavena 12 počítači s plným přístupem na intranet i internet. K dispozici je další potřebná audiovizuální technika. V souvislosti s účastí kraje Vysočina v projektu PHARE 2002 "Vzdělávací systém pro úředníky územně samosprávné celky" se podařilo obměnit technické vybavení a rozšířit její kapacitu na 15 pracovních míst. Byl zaveden Elearningový vzdělávací systém. Řízení vzdělávání podle zpracovaných plánů vzdělávání je v kompetenci příslušného vedoucího


Jak je sledována vydaná skutečnost z části rozpočtu Rozpočet určené na výcvik?

3.2.10

32

Plán vzdělávacích akcí

Jak jsou rozvíjeny a podporovány osobních dovedností a schopností v jednání se zákazníky (občany)?

3.2.9

3,5

3,0

zaměstnance. Personální oddělení zajišťuje v návaznosti na plány vzdělávání interní vzdělávací akce, případně doporučuje a přihlašuje zaměstnance na akce externí. Plnění plánů vzdělávaní sleduje a vyhodnocuje personální oddělení. Ze vzdělávacích akcí eviduje - zaměření akce - počty dnů, - školitel, cena..... Tam, kde je identifikována potřeba, je zahrnuto do plánu vzdělávání. (Realizace kurzů komunikace, o společenském chování, etiketě a protokolu, řízení konfliktů a zvládání stresů.) Součástí vstupního vzdělávání jsou moduly komunikace a etika veřejné správy. Jsou analyzovány potřeby jednotlivců pro rozvoj osobních dovedností (průběžné školení). Pravidelně se provádí sledování čerpání položky „Služby, školení, vzdělávání“ schváleného rozpočtu. Čerpání položky je monitorováno personálním oddělením z hlediska typů vzdělávání: - zvláštní odborná způsobilost - vzdělávání vedoucích úředníků - průběžné vzdělávání - ostatní vzdělávání Od roku 2005 bylo rozšířeno člení položky a zavedeny klasifikační kódy ORJ. Monitorování nákladů na vzdělávání jednotlivých zaměstnanců je prováděno pomocí krajského evidenčního informačního systému. Tento systém umožňuje evidovat absolvované vzdělávací akce – název školitele, název akce, cenu, počty dnů.


Jak jsou pracovníci úřadu zapojováni do vytváření Porady plánů a strategií, navrhování procesů a do zjišťování a zavádění zlepšovacích aktivit?

Jak se hledá shoda mezi vedoucími a ostatními pracovníky úřadu při stanovování cílů a určování způsobů měření jejich dosažení?

3.3.3

3.3.4

33

Intranet Sociologický průzkum

Jak se provádí aktivní dotazování pracovníků úřadu na jejich nápady a názory jak jsou pro to vypracovány a vyvíjeny vhodné mechanismy (postupy pro uplatňování zlepšovacích návrhů atd.)

3.3.2

intranet

Jak je podporována kultura otevřeného, nehierarchického dialogu a komunikace?

Podklady

3.3.1


2,0

2,3

2,6

2,4

Jsou budovány pracovní týmy uvnitř odborů pro řešení úkolů v působnosti odboru a týmy pro řešení úkolů přesahující rámec jednoho odboru. Vydána směrnice o pravidlech, kterými se řídí činnost pracovních týmů pro řešení úkolů přesahující působnost jednoho odboru nebo útvaru. Neformální výměny názorů na společenských akcích pořádaných na úrovni odborů nebo společně odbory. Každý zaměstnanec může požádat svého vedoucího o řešení svých pracovních i osobních záležitostí. Existuje evidence literatury na intranetu a zaměstnanec může požádat o zapůjčení. Na intranetu krajského úřadu je k dispozice diskusní fórum „Zápisy, poznámky, vzkazy“, anketa „Připomínky k práci úřadu“ na internetu. Proběhl sociologický průzkum. Návrhy (individuální, neformální skupinové) na zlepšování jsou komunikovány s vedoucím úředníkem. Pravidelně jsou pořádány porady vedoucích odborů a vnitroodborové porady. Pravidelně se konají porady vedení odboru a porady všech zaměstnanců odboru. K návrhu vize úřadu probíhala v několika kolech otevřená diskuse, do které se zapojili všichni zaměstnanci. Pro vkládání návrhů a připomínek bylo otevřeno elektronické diskusní fórum. Každá oblast je v kompetenci jednotlivého liniového manažera, který nese odpovědnost za plnění cíle. Úřad přechází od úkolování a částečně uplatňuje


předpoklady

kritérium

datum: 21.11.2005

podpis:


KRITÉRIUM / subkritérium: 3/3.3 Zapojení pracovníků rozvíjením dialogu a zmocnění


Organizují a provádějí se pravidelné průzkumy názorů zaměstnanců?

Jsou pracovníci úřadu přizváni k hodnocení svých nadřízených (např. 360° vyhodnocováním)?.

Jsou vedeny diskuse a konzultace se zástupci pracovníků úřadu (např. s ...).

3.3.5

3.3.6

3.3.7

34

Kolektivní smlouva

Sociologický průzkum

průzkumy

2,1

2,0

2,2

plnění krátkodobých cílů (MBO). Realizuji se průzkumy, provádějí se sondy spokojenosti (např. s centralizovaným vzděláváním, s jazykovým vzděláváním, vyhodnocení evaluačních dotazníků), proběhlo dotazníkové šetření týkající se informovanosti zaměstnanců ze strany VO, byl realizován sociologický průzkum, plánuje se jeho pravidelné opakování. Provedeno 360° hodnocení vedoucích odborů a ředitelky (individuální workshop) na úrovni VO. Výsledky hodnocení jsou zpracovány, projednány. K nadřízeným a vedení úřadu se měli možnost vyjádřit v rámci sociologického průzkumu. Odbory založeny a pracují. Byla uzavřena kolektivní smlouva. Odbory se účastní jednání se statutárním orgánem a zástupci zaměstnavatele v rozsahu, který jim náleží.


0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

4.1

2,4

Vysočina 04

5,0

2,9

2,8

Vysočina 05

2,6

4.2

Subkritérium 4.1

4.2

2,5

2,8

4.4 2,7

3,0

4.5 2,9

2,9

4.6 2,5

2,9

4.4

Vysočina 04

subkritérium Vysočina 05

4.3

4

35

4.5

4.6



2,7

3,0

4.3

Kritérium 4 – Partnerství a zdroje

hodnota bodování

Určilo vedení úřadu kdo jsou strategičtí partneři (EU, vláda, ministerstva, další kraje, fondy, komerční subjekty, krajem řízené organizace atd.), priority plnění jejich požadavků a očekávání a formy spolupráce/ uzavírání dohod ve stanovených termínech?

Jsou s určenými partnery uzavřené dohody?

Jsou stanoveny odpovědnosti za rozvoj procesu „Partnerství“ celkově i pro jednotlivé partnery/ projekty, jejich monitorování a vyhodnocení?

4.1.1

4.1.2

4.1.3


36

Přehled projektů podpořených ze SF, Účast na veletrzích, misích Pracovní skupiny

2,7

smlouvy o spolupráci 2,9 účast v pracovních skupinách krajů(příprava TOP, ROP ) projekt Partnerství; GP Fondu Vysočiny , metodická pomoc, stanoviska, kontrolní protokoly (SROP ) , EU tým, Pilotní projekt společnosti EKOKOM a.s. smlouvy o spolupráci, 3,0 smlouvy o poskytnutí podpory

Podklady

Spolupráce na mezinárodní úrovni – instituce EU, evropské regiony (A, I, F, GB, NL, S) Spolupráce na úrovni centrálních orgánů – ministerstva, SFDI, SFŽP, CzechInvest, AKČR, ERÚ. Spolupráce na regionální úrovni – obce a města, mikroregiony, regionální rozvojová agentura, instituce pověřené na úrovni ministerstev výkonem státní zprávy, neziskové organizace, příspěvkové organizace, spolupráce s ostatními KrÚ. Spolupracujeme s privátním sektorem – HK, AK, banky. Definována tabulka PS k výstupům jednotlivých odborů Realizujeme vztahy především formou konkrétních projektů, smlouvy je zastřešují formálně. Na mezinárodní úrovni máme uzavřeny smlouvy s regiony Dolní Rakousko a Sardinie. Na národní úrovni máme uzavřeny smlouvy s RRAV a AKČR, smlouvy o poskytnutí podpory z GP vyhlášených EU i ministerstvy Smlouvy o poskytnutí podpory z Fondu Vysočiny, … Smlouva o Pilotním projektu v oblasti třídění odpadů se společností Ekokom Zprostředkováváme informace o možnostech čerpání fin. prostředků EU, připomínkujeme TOP, ROP, zapojujeme se do programování pro období 20072013, jsou určeny konkrétní odpovědnosti za svěřené oblasti, účastníme se na veletrzích, pořádáme


předpoklady

kritérium

datum: 14.11.2005

podpis:

Člen týmu: Ing. Zdeněk Navrkal

KRITÉRIUM / subkritérium: 4/4.1 Rozvíjení a uplatňování klíčových partnerských vztahů


4.1.4

Jsou pro proces Partnerství a jednotlivé projekty stanovené cíle efektivnosti a účinnosti. Je zajištěno pravidelné monitorování stanovených cílů a jejich vyhodnocení na úrovni vlastníka procesu a vedení úřadu?

37

Kriteria projektů, kontrolní protokoly

Seznam garantů GP FV Monitoring - školení, semináře, pracovní porady pro obce Zpravodaj – měsíčník pro obce Analýza rizik Hodnocení VO Projekt Partnerství pro Vysočinu

2,9

obchodní mise a pomáháme při navazování vztahů mezi obchodními partnery z kraje Vysočina a obchodními partnery ze zahraničí. Na počátku roku 2004 byl přijat speciální pracovník na problematiku zahraničních vztahů. Partnerské vztahy s obcemi pečlivě udržujeme pomocí e-mailové pošty, obsílek, setkávání. Pro jejich informování jsme vytvořili nástroj – měsíčník Zpravodaj. Odpovědnost při řízení partnerských vztahů mají především odbor sekretariátu hejtmana a odbor regionálního rozvoje, ostatní dle konkrétních projektů Vztahy s obcemi monitorujeme na pravidelných setkáních RK a obcí kraje Vysočina. Zpětnou vazbou je pro nás například anketa v měsíčníku Zpravodaj, kterou následně vyhodnocujeme. Výsledky nám napomáhají lépe vyhovět potřebám starostů obcí. Výstupy konkrétních projektů prezentujeme ve výročních zprávách a projednáváme v RK. Monitorování a hodnocení procesů je součástí analýz rizik, které provádějí zaměstnanci na vedoucích funkcích. Monitorují se NNO, vytváří databáze kontaktů, předávají informace. V rámci programu Partnerství iniciujeme vytváření místních partnerství v kraji. Vztahy s obcemi monitorujeme na pravidelných setkáních RK a obcí kraje Vysočina. Zpětnou vazbou je pro nás například anketa v měsíčníku Zpravodaj, kterou následně vyhodnocujeme. Výsledky nám napomáhají lépe vyhovět potřebám starostů obcí. Výstupy konkrétních projektů prezentujeme ve výročních zprávách a projednáváme v RK.


4.1.7

38

Pro splnění cílů procesu „Partnerství“ je plánováno a přehled školení a 2,9 realizováno školení zaměstnanců kraje? seminářů, setkání pracovních skupin (př. garantů GP FV), jazykové kurzy – prezenční listiny prezentace zaměstnanců na pracovních poradách, školeních, seminářích projekt Partnerství pro Vysočinu Je plánována a realizována vzájemná výměna Projekt Partnerství pro 1,9 pracovníků mezi partnery? Vysočinu

2,9

4.1.6

Mise, veletrhy, Fond Vysočiny, semináře,…

Podporuje vedení úřadu uzavírání partnerských dohod s jinými organizacemi veřejného sektoru?

4.1.5

Monitorování a hodnocení procesů je součástí analýz rizik, které provádějí zaměstnanci na vedoucích funkcích. V rámci vyhlášených projektů, grantových schémat jsou definována obecná a specifická kritéria. Ta se hodnotí a zpětně kontrolují. Pořádáme mise podnikatelů do zahraničí, kde organizujeme schůzky s předem vytipovanými konkrétními partnery, kteří podnikají v dané oblasti. V zahraničí a v tuzemsku navštěvujeme veletrhy zaměřené na cestovní ruch, na možnosti podnikání… Fond Vysočiny též nástroj k učení čerpání financí dle stanovených pravidel. Jsme partnery v celé řadě projektů národních i mezinárodních. Pro vybrané zaměstnance zajišťujeme školení zvláštní odborné způsobilosti, jazykové kurzy, odborná školení. Rozvíjíme školicí aktivity pro prezentaci a komunikaci s médii, pro dodržování etiky a protokolárního vystupování. Vyhodnocení efektivnosti výcviku provádíme analýzou organizace akcí a vystupováním reprezentantů kraje. Je poskytováno vzdělávání v oblasti „partnerství“ zaměstnancům KrÚ, získali jsme i akreditaci pro vzdělávání dalších osob v rámci projektu Partnerství pro Vysočinu. Zahraniční výměny pracovníků jsme zatím nerealizovali. Připravuje se stáž v Bruselu (v rámci projektu Partnerství pro…) Existuje však pomoc mezi krajskými úřady, např. školení. Krátkodobé stáže (týdenní) pro výměnu zkušeností absolvovali někteří zaměstnanci (např. odbor informatiky, ředitelka úřadu, tisková mluvčí…).


4.2.4

Je úřad otevřen myšlenkám, námětům a stížnostem Výsledky průzkumu 3,0 zákazníků/ občanů, rozvíjí a využívá vhodných veřejného mínění, nástrojů? diskusní skupina internetu, dokumentace Fondu Vysočiny Je podporováno sdružování zákazníků/ občanů? Dokumentace projektu 2,3 Partnerství pro Vysočinu

39

2,9

4.2.3

Závěrečná zpráva z průzkumu veřejného mínění, seznam členů komisí a výborů

Jsou zákazníci/ občané aktivně zapojeni do výborů zastupitelstva, komisí rady a dalších iniciativních a poradních orgánů a jsou pro tento účel organizovány ankety nebo průzkumy veřejného mínění …?

3,1

Běží projekt Partnerství, jehož smyslem je podpořit komunitní plánování.

Funguje diskusní skupina na internetu, pracovníci krajského úřadu se zákazníky/veřejností přímo konzultují řadu chystaných kroků (např. návrhy nových grantových programů apod.).

Běží projekt Partnerství, jehož hlavním smyslem je zapojení zákazníků/občanů do procesu rozhodování, krajský úřad pořádá řadu akcí, seminářů a pracovních skupin se zapojením zákazníků/veřejnosti (např. dny otevřených dveří, setkání pracovníků a klientů vybraných příspěvkových organizací kraje – Srdce na dlani atd. Kraj provádí pravidelné průzkumy veřejného mínění, prostřednictvím kterých zjišťuje názory občanů. Veřejnost je zapojena do práce většiny týmů, které na krajském úřadě pracují. Je však třeba upozornit, že komise a výbory jsou především iniciativními orgány samosprávy.


4.2.2

Noviny Kraj Vysočina, zpravodaj pro starosty obcí průzkumy

Podklady

Vyzívá vedení úřadu zákazníky/ občany k zapojení do věcí veřejných?


4.2.1

předpoklady

kritérium

(příjemci služeb- produktů procesů krajského úřadu – občané kraje, obecní úřady, zastupitelstva, občanské skupiny, uživatelé ..) Člen týmu: Ing. Ivana Šmídová, Marie Vostálová podpis: datum: 21.11.2005

KRITÉRIUM / subkritérium: 4/4.2 Rozvíjení a uplatňování partnerství se zákazníky/ občany*

Dochází k výměně informací i zkušeností v rámci spolupráce na národ. i mezinár. projektech.


Je realizována aktivní informační politika úřadu směrem k občanským skupinám?

Je k zákazníkům/ občanům přistupováno individuálně z využitím vnitřního informačního systému?

Je zajištěna transparentnost rozhodování úřadu/odborů/oddělení/ zaměstnanců kraje?

4.2.5

4.2.6

4.2.7

40

Internetové stránky 3,3 kraje, noviny Kraj Vysočina, zpravodaj pro starosty obcí

2,6

Noviny Kraj Vysočina, 3,0 zpravodaj pro starosty obcí, internetové stránky kraje, informační a propagační materiály kraje

Kraj pořádá řadu setkání a seminářů pro jednotlivé občanské skupiny. Mezi nejdůležitější informační prostředky, pomocí který kraje realizuje aktivní informační politiku směrem k občanským skupinám patří noviny Kraj Vysočina, zpravodaj krajského úřadu a internetové stránky kraje. Kvalita všech těchto informačních prostředků je vysoká, což potvrzují mnohá ocenění. Vytváří se databáze NNO. Používáme jednotné značení budov a máme funkční recepci. Využíváme informační systém, u kanceláří je vyznačen název odboru, funkce, vizitka není s fotografií. Jmenovky byly vyrobeny, ale používáme je omezeně, pouze při úředních jednáních. Vzhledem k omezené kapacitě kanceláří probíhá v jedné kanceláři případně více současných jednání občan/úředník. Nemáme formálně stanoven kodex vystupování, nicméně dodržujeme obecné zásady komunikace s občany a zásady pro oblékání. Kontakty jsou veřejně přístupné na intranetu a internetu. Vydáváme dílčí Výroční zprávy. Podklady pro jednání RK i ZK uveřejňujeme na internetu, stejně tak zápisy z nich. Jsme nejotevřenějším úřadem, krajem. Vydáváme měsíčníky Zpravodaj a Kraj Vysočina. Pořádáme pravidelné tiskové konference, máme k dispozici denní monitoring tisku, vydáváme tiskové zprávy, které posíláme do redakcí a uveřejňujeme je na webové stránky. Pravidelně čtvrtletně monitorujeme množství tiskových zpráv a následně oceňujeme zaměstnance za snahu „prodat“ práci svoji či odboru. Získali jsme několik ocenění: „Zlatý erb“ „Zlatý středník“


Je zajištěno neustálé zvyšování odborné způsobilosti zaměstnanců úřadu?

Je zajištěno, že poznatky jsou sdíleny s partnery?

Využívá vedení úřadu poznatky z monitorování při strategickém řízení úřadu s přihlédnutí k současným a budoucím potřebám zainteresovaných stran?

Jsou zaměstnanci úřadu informováni o svých úkolech/cílech i dlouhodobých a jejich plnění?

Je zajišťován přístupu k příslušným informacím pro všechny zainteresované strany?

4.3.2

4.3.3

4.3.4

4.3.5


Ing. Ivana Šmídová

4.3.1

předpoklady

kritérium

Člen týmu:

KRITÉRIUM / subkritérium: 4/4.3 Řízení znalostí

41

Zápisy z porad odborů

Zpravodaj Krajské noviny Zápisy z porad (vedení, tajemníci, starostové, poslanci a senátoři, metodické porady atd.) Cíle krajského úřadu

datum: 21.11.2005

3,0

3,0

2,5

3,0

Každoročně se aktualizují vzdělávací plány. Úspěšně se aplikoval e-learning (správní řád, bezpečnost IT). Kraj Vysočina je od ledna 2003 akreditovanou vzdělávací institucí Ministerstva vnitra. Pololetně je sestavován katalog tzv. centralizovaných vzdělávacích akcí. Provádí se sběr a tvorba cíleně zaměřených datových výstupů pro PS. Plánuje se realizace možnosti přístupu k informacím na webových stránkách pro ty, kteří nemají možnost připojení na internet (alternativní předávání vybraných informací), současně kraj aktivně podporuje a financuje v rámci GP internet. Byla přijata první verze strategických cílů krajského úřadu. Náměty, připomínky a podněty vyplývající z monitorování spokojenosti zainteresovaných stran jsou hodnoceny v souvislosti s přijatými cíli. Všichni zaměstnanci mají přístup na intranet a internet, mají přístup k elektronické poště. Evidenční databáze včetně stanovených úkolů je zpracována informačním systémem KEVIS. Komunikace je možné vést všemi prostředky (písemně, elektronicky, osobně, telefonicky). Pro


Vzdělávací plány 2,9 Centrální vzdělávání zaměstnanců (pravidelně hodnoceno) Evaluační dotazníky

Podklady

podpis:

„Otevřeno“ „Eurocrest“


Povzbuzování vzájemné interní výměny informací v organizaci a se všemi příslušnými zainteresovanými stranami.

Je zajištěno, aby byly zpracovávány externě Datový sklad dostupné informace a aby byly využívány efektivněpro splnění cílů úřadu?

Jsou předkládány informace způsobem, který je pro Web, noviny, zpravodaj uživatele optimální?

4.3.8

4.3.9

4.3.10

42

GP fondu Vysočiny

Intranet

Jsou rozvíjeny interních kanálů pro šíření informací v celém úřadu?

4.3.7

Organizační řád

Je zajišťována správnost, spolehlivost a ochrana informací?

4.3.6

3,1

3,0

3,0

3,0

3,0

přístup na webové stránky kraje je stanoven plán a cíl pokrytí, dostupnosti (v místě a čase), sleduje a vyhodnocuje se dostupnost informací celkem , a podle skupin zainteresovaných stran. Vydává se měsíčník Krajské noviny, který je doručován do všech domácností v kraji Vysočina, měsíčník Zpravodaj, který je doručován všem obcím v kraji Vysočina. Spolehlivost a správnost informací je dána kompetentností pracovníků, kteří je poskytují a odpovídají za takto poskytnuté informace. Ochrana elektronických informací je zajištěna přístupovými právy. Ochrana osobních údajů je upravena vnitřním předpisem. Byly nasazeny nové systémy zpracovávající informace (např. Organizace (SDZA), aplikace interní GIS, ePUSA, KEVIS, Helpdesk, Registr nemovitostí). Stále je obsahově vylepšován intranet. Podporujeme zavádění internetu e-podatelen na obcích. Všechny podněty a připomínky jsou zpracovány a vyhodnocovány. Provádíme sběr a tvorbu informací zaměřené na konkrétní zainteresované strany. Vzniklo samostatné oddělení zabývající se analýzou dat. Byla úspěšně provedena první etapa výstavby datového skladu, který je budován pro efektivní využívání interních i externích informací pro plnění cílů krajského úřadu. Nabízíme dostatek možností – komunikačních kanálů pro přenos informací (písemně, elektronicky, osobně, telefonicky). V rámci úsilí o administrativní zjednodušení probíhá změna v řízení některých


Je zajišťování, aby znalosti zaměstnanců, kteří opouštějí organizaci, byly zachovány?

Jsou přidělovány finanční zdroje pro plnění strategických cílů?

Je zajištěna rozpočtová transparentnost?

4.4.2


Marie Vostálová

4.4.1

předpoklady

kritérium

Člen týmu:

KRITÉRIUM / subkritérium: 4/4.4 Řízení financí

4.3.11

Intranet a web Rozpočet

Intranet a web Rozpočet

Podklady

Pracovní řád

43

datum: 21.11.2005

3,3

2,6

Slaďování je dáno jednak rozpočtovým výhledem a dále rozpočtem na příslušný rok. Propojení finančního managementu se strategickými cíli je vždy projednáváno v příslušných orgánech kraje. Základní strategické a rozvojové cíle jsou podporovány také zacílením a finanční alokací v jednotlivých opatřeních Fondu Vysočiny. Za významné považujeme metodické vedení obcí regionu, dále zřizovaných příspěvkových organizací (např. vyžadujeme přísně vyrovnané finanční plány). Návrh rozpočtu je v zákonné lhůtě před projednáváním v zastupitelstvu kraje vždy zveřejňován na úřední desce a na webových stránkách kraje. Zveřejňován ja celkový navrhovaný rozpočet příjmů a výdajů


podpis:

3,0

procesů. Např. v oblasti sociální věcí se podařilo dosáhnout zjednodušení a větší efektivnosti činnosti psychologických poraden, byl nastaven nový, jednodušší způsob podání žádosti o umístění do domovů důchodců. Pro podání žádosti o dotace jsou přijímána transparentní pravidla s jednotnou metodikou. Při ukončení pracovního poměru zaměstnance je zabezpečeno rovněž potvrzení o předání veškerých datových informací, tyto činnosti jsou formalizovány v Pracovním řádu krajského úřadu při předávání a přebírání funkce, včetně písemných záznamů.


Je prováděno pravidelné vyhodnocení/ monitorování Intranet a web plnění rozpočtů? Rozpočet

4.4.4

44

Intranet a web Rozpočtový výhled

Je zlepšováno rozpočtové plánování?

4.4.3

3,4

3,2

rozdělený do jednotlivých kapitol na úrovni § rozpočtové skladby. Rozpočtové změny jsou také publikovány. V průběhu roku jsou na webových stránkách kraje pro veřejnost k dispozici aktuální měsíční údaje o čerpání rozpočtu příjmů a výdajů, včetně čerpání fondů a stavu jednotlivých rezerv v rozpočtu. Obdobně je zveřejňován závěrečný účet kraje a rozbory hospodaření za uplynulý rok včetně návrhu na rozdělení přebytku hospodaření za hodnocený rok. Hospodaření je popularizováno v novinách Kraje Vysočina. Kraj má sestaven rozpočtový výhled na dva roky dopředu, který je každoročně aktualizován. Je používán tradiční přístup ve financování veřejné správy, který je sestavován na úrovni předpokládaných běžných a kapitálových příjmů a ve výdajích na úrovni kapitol rovněž v členění na běžné a kapitálové. Je projednáván v zastupitelstvu kraje. Určitým prvkem inovace je Fond Vysočiny, který umožňuje alokovat finanční zdroje průběžně. Jednotlivé odbory navíc používají rozpočtování jednotlivých projektů a individuální nástroj pro podrobnější analytické sledování. Podrobné čerpání rozpočtu včetně fondů je sledováno měsíčně a je předkládáno příslušným orgánům kraje (rada, zastupitelstvo, finanční výbor, rozpočtová komise). Měsíčně jsou poskytovány údaje o čerpání rozpočtu kapitol rovněž jednotlivým odborům. Podle zákona o finanční kontrole je na úřadě v současné době kladen velký důraz na provádění předběžné kontroly při schvalování finančních operací. Provádíme


Je plánování a kontrola doprovázena analýzou ekonomické efektivnosti?

Jsou analyzována rizika finančního řízení?

4.4.7

4.4.8

45

Intranet a web Zpráva o výsledku přezkoumání hospodaření kraje Databáze rizik

Intranet a web Dokumenty odboru kontroly

Jsou delegovány pravomoci k finančním zdrojům na Intranet a web vlastníky procesů? Podpisové vzory

4.4.6

Zpráva o čerpání rozpočtu

Jsou plněny nákladové cíle – efektivnost?

4.4.5

3,0

2,1

2,9

2,0

průběžný monitoring provozních nákladů. Nejsou (až na výjimky) nastavena kritéria efektivnosti na centrální úrovni. Vedoucí odborů sledují vybrané položky a individuálně využívají vlastní kritéria. Při schvalování rozpočtu na příslušný rok svěřuje zastupitelstvo radě kraje pravomoc k provádění rozpočtových opatření do určité výše finančních prostředků. Vedoucí jednotlivých odborů mají stanoven limit prostředků, kterými mohou, v rámci svého schváleného rozpočtu, disponovat (pokud není zákonem stanoveno jinak). V souladu se zákonem o finanční kontrole je ředitelkou úřadu jmenován příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní. Pouze tito jsou oprávněni schvalovat finanční operace s tím, že odpovědnost každého z nich je dána výše uvedeným zákonem. Při žádosti o uvolnění prostředků do jednotlivých kapitol na konkrétní akce jsou většinou na požadavek orgánů kraje prováděny rozbory efektivnosti, přínosu a významu příslušné akce a jsou navrhovány různá variantní řešení s cílem dosáhnout optimálního stavu. Vhodné zadání pro vedoucí zaměstnance, kteří se v některých případech zabývají analýzou nákladů a výnosů v jimi sledovaných kriteriích, dále je to zadání pro odbor kontroly. Analýza rizik je prováděna pro konkrétní případy externí spolupracující firmou, vybíranou na základě výběrového řízení.. Snahou je rizika minimalizovat důsledným naplňováním zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Každoročně je prováděn přezkum hospodaření kraje do roku 2004 auditorskou firmou a od roku 2005


Jsou plánovány finanční zdroje k dlouhodobým cílům úřadu?

4.4.11

46

Intranet a web Návrh rozpočtu 2006

Je zajištěna transparentnost řízení a kontrol financí? Intranet a web Dokumenty interních auditů

4.4.10

Intranet a web Dokumenty interního auditu

Je řízeně zlepšováno finanční řízení?

4.4.9

3,0

2,6

2,5

Ministerstvem financí včetně kontroly účetnictví kraje. Rovněž se provádí kontroly ze strany kontrolních pracovníků kraje. Nutné je dbát na úroveň kontrolní činnosti u zřizovaných PO. Na úřade pracuje útvar interního auditu, jehož práci lze hodnotit velmi kladně. Vstupy a doporučení jsou aplikovány do finančního řízení. Probíhají průběžné kontroly na oběh dokladů a včasné zaúčtování finančních operací. Z hlediska rozpočtu zveřejňujeme informace o návrhu rozpočtu, jeho čerpání, rozbory hospodaření a závěrečný účet rovněž na intranetových stránkách kraje. Pro ekonomiky jednotlivých odborů je nainstalován účetní program GINIS s možností prohlížení aktuálního stavu čerpání rozpočtu na jejich kapitolách. Cílem je jednak možnost poskytování nejaktuálnějších informací odborům o stavu čerpání rozpočtu jejich kapitol a rovněž snaha o aktivnější přístup jednotlivých odborů při sledování čerpání jejich rozpočtů. Vedoucí odborů jsou seznamováni s protokoly finančních kontrol příspěvkových organizací i s výsledky interních auditů. Významnými plánovanými investicemi kraje jsou kapitálové výdaje pro zdravotnictví, školství, kulturu a dopravní infrastrukturu. Vytvářejí se předpoklady pro čerpání zdrojů EU – vznik EU týmů, sběr námětů a příprava projektů. Kraj vytváří strategickou rezervu rozpočtu k čerpání na dlouhodobé cíle.


Pomáhá infrastruktura při plnění strategických a dalších cílů?

Je sledován a implementován pokrok/ inovace infrastruktury?

4.5.2

4.5.3

Sociologický průzkum Benchmarking

Rozpočet

Podklady

4.6.1

předpoklady

kritérium


Jsou plněny cíle relativního/ plánovaného snižování nákladů?


Člen týmu:

47

Vnitřní předpisy

Podklady

KRITÉRIUM / subkritérium: 4/4.6 Řízení budov a peněžních prostředků

Jsou plánovány potřeby zdrojů - infrastruktury k dlouhodobým cílům úřadu?



4.5.1

předpoklady

kritérium

Člen týmu:

KRITÉRIUM / subkritérium: 4/4.5 Řízení technologie - infrastruktury datum: 21.11.2005

datum: 21.11.2005

Pro rok 2005 byly přijaty cíle krajského úřadu. Cíle byly stanoveny s perspektivy zákazníka, finanční stability, vnitřních procesů i lidských zdrojů. Sledujeme a vyhodnocujeme ekonomické ukazatele: náklady na zaměstnance dle druhu služeb (vzdělávání, telefonie, cestovní náhrady atd.), náklady na zaměstnance dle druhu nákladů (osobní, věcné, kapitálové), náklady na zaměstnance dle druhu energií (voda, plyn, elektřina), náklady na energie dle budov. Provádíme benchmarking v rámci krajských úřadů. Náměty a návrhy monitorovány na poradách, podpora účasti na odborných konferencích i mezinárodních projektech, nabídka nových aplikací

3,0

Jsou přijata vnitřní pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která upravují oblast nad rámec zákona o veřejných zakázkách. Opakovanými výběrovými řízeními byly dosaženy lepší podmínky v nákupu služeb a dodávek (např. mobilní telefony, kancelářský papír, úklidové služby, obnova autoparku).


podpis:

3,0

3,1

2,9


podpis:


Je zajišťováno hospodárné a nákladově efektivní údržby budov, kanceláří a zařízení?

Je zajišťováno hospodárné, nákladově efektivního a Zpráva auditu optimální využívání dopravních a energetických zdrojů?

Je zajišťována vhodná fyzická dostupnosti budov v souladu s potřebami a očekáváními zaměstnanců a zákazníků/občanů (např. dosažitelnost parkování nebo veřejná doprava)?

Je součástí strategického řízení úřadu také přímé/ smluvní řízení infrastruktury?

4.6.3

4.6.4

4.6.5

4.6.6

48

Výběrová řízení

Je plánována potřeba ve vazbě na strategické cíle a Rozpočet zajištěno nákladově hospodárného a efektivního Benchmarking využívání kancelářských prostředků a technických zařízení?

4.6.2

2,4

2,9

3,0

2,9

3,0

Plánování využití kancelářských prostředků a technických zařízení je dáno prostorovými možnostmi stávajícího sídla kraje a všech šesti dalších pracovišť krajského úřadu.. V zásadě mají zaměstnanci rovné podmínky v technickém vybavení, rozdíly jsou v úrovni pracovního prostředí, které se v důsledku nárůstu zaměstnanců mírně zhoršuje. Provádíme pravidelné hodnocení využívání kopírovací techniky, telefonování, spotřeby kancelářského materiálu. Proces hodnocení efektivnosti nákladů probíhá ad hoc v návaznosti na vzniklé změny. Úklidové služby, ostraha budov, služby recepce, odborné služby v oblasti PO a BOZP, provádění revizí elektrospotřebičů, technologií, úprava zeleně atd. jsou řešeny smluvně na základě výběrových řízení dodavatelů. Efektivnost je jedním z kritérií pro výběrová řízení dodavatele . Na základě provedeného auditu autoprovozu byla realizována opatření doporučená pro zlepšení zejména v oblasti sledování a vyhodnocování dat týkající se autoprovozu. Přístup do budov sídla kraje je denně od 7:00 do 17:00 hodin, pro zaměstnance je umožněn přístup od 7:00 do 19:00 hodin denně. Pro tělesně postižené občany je zajištěn bezbariérový přístup, dosažitelnost MHD je u všech pracovišť v Jihlavě v docházkové vzdálenosti od pracoviště krajského úřadu. Krajský úřad přijal rozhodnutí postupovat u všech pracovišť při řízení infrastruktury shodně, a to režimem smluvního zajištění služeb (úklid, ostraha, revize).


1,7

Vysočina 04

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

5,0

2,8

1,8

Vysočina 05

5.1

2,1

5.2


2,3

5

Vysočina 05

Vysočina 04

subkritérium

5.2


2,0

2,4

5.3

49

5.3


Kritérium 5 – Procesy (řízení procesů a změn)

hodnota bodování

Analyzování a hodnocení klíčových procesů při zohlednění dlouhodobých cílů organizace a jejího měnícího se prostředí. Identifikování vlastníků procesů a přidělování odpovědností těmto vlastníkům.

Zapojování zaměstnanců a externích zainteresovaných stran při navrhování a vývoji klíčových procesů.

Zajišťování, aby klíčové procesy podporovaly strategické dlouhodobé cíle. Přiřazování zdrojů k procesům na základě relativního významu jejich přínosu strategickým záměrům organizace.

5.1.2

5.1.4

5.1.5

5.1.6

5.1.3

Identifikování, popisování a dokumentování klíčových procesů (směrnice, vývojové diagramy, popisy činnosti).

5.1.1


50

vazba vize na strategické cíle rozhodnutí rady, schválení org. schéma, rozpočet

průzkumy v.m.

1,9

1,5

1,7

Rámcová procesní mapa 1,8 SDZA

Rámcová procesní mapa 1,7 Cíle KrÚ

Rámcová procesní mapa 2,0

Podklady

V rámci zpracované procesní mapy identifikováni vlastníci procesů. Matice procesního modelu a aktuální data SDZA je potřeba provázat. Do vývoje klíčových procesů jsou zaměstnanci zapojování prostřednictvím klasického systému předávání informací, nejvíce po linii vedoucí odboru – vedoucí oddělení – porady. Probíhají průzkumy veřejného mínění, jsou však spíše zaměřeny na minulost. S výstupy pracuje vedení kraje a vedení úřadu. Výstup po dokončení viz 5.1.2 Rozpočet kraje (a rozpočet Fondu Vysočiny především) respektuje strategické cíle kraje (PRK). Nicméně na úrovni úřadu jsou tyto záležitosti řešeny v rámci rozpočtu kapitoly krajský úřad ve smyslu strategických cílů „ad hoc“, nikoli v souvislosti se

Od roku 2004 je na KrÚ udržována aktuální databáze činností jednotlivých funkčních míst (SDZA) s vazbou na org. řád. V roce 2005 je vytvořeno základní schéma klíčových procesů a to bude dále komunikováno úřadem a u vybraných procesů dojde k detailnímu procesnímu zmapování. Klíčové procesy budou konfrontovány se strategickými cíli organizace (výjezdní porada VOS v lednu 06)


předpoklady

kritérium

datum: 21.11.2005

podpis:

Člen týmu: Ing. Eva Janoušková, Ing. Petr Pavlinec

KRITÉRIUM / subkritérium: 5/5.1 Identifikace, navrhování, řízení a zlepšování procesů


Neustálé optimalizování a nastavování procesů na základě jejich měřitelné účinnosti a efektivnosti.

výstupy interních auditů 1,7 (zejména audit vnitřního kontrolního systému 2004) Karty procesů

5.2.1

Zapojování zákazníků/občanů při navrhování a zlepšování služeb a produktů (např. pomocí dotazování, které služby nebo produkty jsou žádoucí a užitečné).


51

dotazníky, ankety a diskusní fórum na www kraje, průzkum veřejného mínění

Podklady

2,6

Krajský úřad organizuje nebo se zapojuje do projektů vznikajících z podnětu PS (např. zavádění standardů kvality v oblasti poskytování sociálních služeb, Komunitní plánování ). Na webových stránkách kraje probíhají veřejné diskuse se zapojením pracovníků úřadu a anketní otázky na vybraná témata. Periodicky probíhá průzkum veřejného mínění, který je


předpoklady

kritérium

datum: 21.11.2005

podpis:


KRITÉRIUM / subkritérium: 5/5.2 Rozvíjí a poskytují služby a produkty při zapojování zákazníků/občanů

5.1.7

strategickými cíli jako systémovým zdrojem (nejsou dosud k dispozici podrobně rozpracované). Lze konstatovat, že rozpočet pokrývá potřeby úřadu k jeho činnosti. Podle Zákona o finanční kontrole a vnitřních směrnic odpovídají za účelný, efektivní a hospodárný výkon veřejné správy vedoucí zaměstnanci a vedoucí orgánu veřejné správy na nejvyšší úrovni. Během interních auditů (zejména auditů výkonů) jsou v některých systémech identifikovány měřitelné ukazatele a jejich vývoj je sledován, v některých systémech je audit navrhuje zavést s větší či menší úspěšností, v některých systémech tato oblast chybí. To vyplývá zejména z obtížné přímé měřitelnosti výkonů veřejné správy, nicméně např. použití metod benchmarkingu nebo balance scorecard by procesu optimalizace určitou kvantifikaci umožňuje. Připravují se karty procesů s měřitelnými výstupy a provázaností na strategické cíle.


Zapojování zákazníků/občanů při navrhování a vývoji informačních zdrojů a kanálů.

Zajišťování vhodných a spolehlivých informací, pomoci a podpory pro zákazníky/občany.

Prosazování zpřístupnění organizace (např. pružné otevírací hodiny, poskytování dokumentů jak v papírové, tak v elektronické verzi).

Prosazování elektronické komunikace a interakce se BF WWW, externí zákazníky/občany. Zároveň ale ponechávání SDZA, ePOD,

5.2.4

5.2.5

5.2.6

5.2.7

52

WWW, detašovaná pracoviště.

3,3

2,8

dotazníky, ankety a 2,7 diskusní fórum na www kraje Standardní komunikační 3,1 kanály úřadu, el. podatelna

popisy vnitřních procesů 2,2 na intranetu a v interních auditech

Zpracování jasných a jednoduchých předpisů (právních norem) s využitím jednoduchého jazyka. Schopnost komunikovat v jazyce minorit.

5.2.3

pracovní skupiny, porady 2,9 se samosprávou, poslanci a senátory, komunitní plánování

Zapojování zákazníků/občanů a jiných zainteresovaných stran při zpracování norem týkajících se jakosti služeb, produktů a informací.

5.2.2

Vize úřadu je v oblasti otevřenosti a modernosti naplňována skupinou informačních služeb, zaměřených na PS. Jsou vydávány krajské noviny, Zpravodaj, předávání informací na poradách a setkáních s PS. Úřad prosazuje politiku „otevřeného úřadu“, poskytuje více informací, než předepisuje legislativa. Problém s fyzickou dostupností je řešen detašovanými pracovišti. viz také 5.2.5 a 5.2.6

Dochází ke znatelnému zlepšení v úsilí o zapojení PS– zvyšuje se počet a rozsah konzultačních a pracovních skupin se zapojením PS (např. pracovní skupina pro protidrogovou prevenci, pracovní skupina pro bezpečnost provozu na D1). Rovněž se zvyšuje frekvence setkání se starosty obcí, s poslanci a senátory – účast na těchto jednáních se neustále zvyšuje. Krajský úřad se stal zajímavým a vyhledávaným partnerem pro realizaci, organizaci i řešení projektů z nejrůznějších oblastí. V roce 2005 byl ustaven projektový tým pro optimalizaci vnitřních směrnic. V návaznosti na plánované změny v 5.1.1. se uvažuje o větším využití jednodušších nástrojů pro popis vnitřních procesů, např. flow-chartů. Uvažuje se také o zřízení procesního portálu, na který by se zavěšovaly flow-charty vzniklé během jednotlivých auditů. viz 5.2.1.

následně vyhodnocován.


vnitřní směrnice

VysocinaBezbarier

Neustálé monitorování externích tlaků pro změnu (např. nežádoucí trendy poruch, stoupající úrovně stížností) a externí tlaky vůči modernizaci a inovaci.

Provádění benchmarkingu, aby se iniciovalo zlepšování.

Vytvoření rovnováhy mezi přístupem shora dolů a zdola nahoru v případě změn v organizaci (tzn. že management projednává budoucí změny s pracovníky).

Analyzování rizik a identifikování kritických faktorů úspěchu.

5.3.1

5.3.2

5.3.3

5.3.4


53

Analýza rizik OIA

např. komunikace vize

projekt AKČR

viz. statistiky OSR

Podklady

3,1

1,9

3,3

2,1

Je vytvořena databáze rizik úřadu s ročním intervalem aktualizace. Rizika byla identifikována a rozdělena na úroveň „klíčová, hlavní, běžná“ podle stupně významnosti a pravděpodobnosti výskytu. Vedoucí odboru pracovali i s kompetencí k řízení riziku. Rizika, která nejsou v jejich kompetenci a jsou klíčová byla předána koordinátorovi k dalším opatřením.

Úřad je zapojen do benchmarkingové aktivity mezi krajskými úřady, probíhá ad hoc benchmarking dle aktuální potřeby, umožnili jsme benchmarking obcí III. v kraji. Komunikace probíhá tradičním směrem, spíše shora dolů, jsou snahy nalézt formu přímé komunikace včetně zpětné vazby.

Na úrovni ústředních orgánů státní správy stále běží reforma VS, jejíž součástí jsou některé projekty pro snížení administrativní zátěže a pro modernizaci VS


předpoklady

kritérium

datum: 21.11.2005

Stížnosti jsou řešeny klasickým postupem podle vnější a vnitřní legislativy.

podpis:

2,8


KRITÉRIUM / subkritérium: 5/5.3 Plánování a řízení modernizace a inovace

5.2.8

tradičních forem kontaktu, aby se vyšlo vstříc všem skupinám občanů. Rozvíjení systémů a postupů pro spolehlivý management vyřizování stížností.


Jednání se všemi partnery o otázkách plánovaných změn a změn jejich provádění, např. s představiteli asociací.

Poskytování zdrojů potřebných pro dokončení procesu změny.

Hodnocení a řízení procesů změn.

5.3.6

5.3.7

5.3.8

CAF

54

2,4

jednání AK ČR, 2,8 komunikace se samosprávou, pracovní skupiny PRK, mezikrajské porady vedoucích odborů, jednání ústř. org. st. spr. s příslušnými vedoucími úředníky. Týmová směrnice, 2,0 rozpočet kraje

Efektivní řízení procesu změn (např. s využitím interní audity, závěrečné 1,9 milníků, měřítek, řídicích skupin, zpráv z následných zprávy z projektových sledování). týmů

5.3.5

Možnost alokace zdrojů prostřednictvím fungování týmů podle směrnice o týmové spolupráci. Finanční alokace viz. rozpočet kraje. Probíhá druhé kolo sebehodnocení, výstupy budou podkladem pro akční plán úřadu.

Viz interní směrnice o projektovém řízení a vnější a vnitřní postupy pro interní audit (sledování plnění doporučení v rámci roční zprávy o výsledcích interních auditů a navíc pololetně + systém úkolů z porady VOS) Změny jsou na těchto úrovních komunikovány. Výstupem je sada strategických dokumentů PRK a resortní strategie


0,5

Vysočina 04

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

5,0

2,2

2,6

Vysočina 05

1,0

6.2

Subkritérium 6.1

6.1

Vysočina 05

Vysočina 04

subkritérium


0,7

2,4

6

55

6.2


Kritérium 6 – Zákazníci / občané – výsledky

VÝSLEDKY (KRITÉRIA 6, 7, 8, 9)

hodnota bodování

56

produktů (PS) zákazníků/občanů a dalších zainteresovaných stran(ZS) (mimo ZS v kriteriích 7 a 8 nebo 9) Člen týmu: Ing. Ivana Šmídová, Ing. Eva Navrátilová, Ing. Zdeněk Navrkal, podpis: datum: 7.11.2005 Mgr. Martin Kalivoda kritérium otázky – „vlastní varianta“ „Jak Váš odbor body Podklady komentář výsledky přispívá (má stanoven kvantifikovaný cíl a plní výsledky jej) k : 6.1.1 Výsledky týkající se celkové image organizace: Výsledky průzkumů veřejného 2,8 Úřad provádí pravidelné průzkumy veřejného mínění, Výsledkům týkající pohledu příjemců služeb mínění 2001, 2002, 2004 pomocí kterých zjišťuje mimo jiné názory občanů na rozvoj kraje a výsledky práce krajského úřadu. Tyto (PS)- (zákazník občan) a hmotných produktů na Počty negativních-pozitivních celkové image KÚ: výsledky ukazují rostoucí povědomí občanů o práci reakcí novinářů Počty negativně- neutrálně úřadu a zvyšující se identifikaci s krajem. Úřad sleduje 6.1.1 a celková úroveň spokojenosti s výkonností zpětnou vazbu od cílových skupin. Oblasti, kde pozitivně laděných reportáží organizace dochází ke znatelnému zlepšování názoru na práci v ČT (celkové úrovni spokojenosti PS s výkonností Rozsah realizované reklamy úřadu patří zahraniční spolupráce (rostoucí počet KÚ) na krajem sponzorovaných zahraničních kontaktů, rozsah a dopad grantových 6.1.1 b vlídnost a slušnost při jednáních akcích programů, systémových podpor a jiných dotačních 6.1.1 c citlivé reagování na podněty a vstřícné chování Počet a rozsah krajem titulů, rozsah a počet realizovaných akcí na krajské 6.1.1 d flexibilita a schopnost řešit jednotlivé situace pořádaných akcí pro veřejnost úrovni (společenských, stejně jako odborně 6.1.1 e otevřenost změnám Počet realizovaných zaměřených – např. krajská cvičení IZS, odborné konference a semináře v rámci projektů Partnerství 6.1.1 f hledání podnětů a shromažďování myšlenek pro zahraničních návštěv Počet zahraničních kontaktů pro Vysočinu, IQ TRAIN a další). Při všech aktivitách zlepšování

KRITÉRIUM / subkritérium: 6 / 6.1 Výsledky měření spokojenosti (z kladného pohledu – plnění nebo překračování) příjemců služeb resp. hmotných


dopad organizace na kvalitu života zákazníků/občanů pozitivnímu dopadu KÚ na kvalitu života PS zákazníků/občanů

Výsledky týkající se angažovanosti PS - úsilí o zapojení PS zákazníků/občanů do navrhování služeb nebo produktů a do procesu rozhodování.

6.1.1 g

6.1.2

57

Počet žádosti o partnerství 3,0 Počet projednanýchrealizovaných žádostí (materiály RK) Počty porad a metodických seminářů (tajemníci, poslanci a senátoři, starostové obcí) Zaměření a počet pracovních skupin s účastí veřejnosti Statistika zapojených účastníků v rámci projektu

Vyhodnocení spolupráce s partnerskými regiony Reakce účastníků seminářů a konferencí (evaluační dotazníky) Počty metodických porad s tajemníky obcí Výsledky koordinační práce úřadu při zvládání krizových stavů Výsledky průzkumu spokojenosti členů zastupitelstva kraje se službami poskytovanými krajským úřadem, Počty stížností zastupitelů kraje na práci úřadu Výsledky anket na www stránkách kraje

dáváme cílové skupině prostor pro zpětnou vazbu – doporučení pro zlepšení. Je obvyklé před formulováním výzvy ke GP obrátit se s žádostí o pomoc na klíčové aktéry v kraji tak, aby návrh GP odpovídal potřebám potenciálních příjemců podpory (cca 2/3 GP byly konzultovány s experty). V rámci projektu Partnerství pro Vysočinu jsou organizovány setkání občanů, kteří si sami definují své potřeby a dle nich se navrhuje ROP pro programovací období 2007 – 2013. Byla přijata první verze cílů krajského úřadu. Přestože ve všech případech není stanoven cíl z hlediska kvantifikace takovýchto výsledků, přijatá vize krajského úřadu dává základní předpoklady pro stanovené cíle nekvantifikovatelné (moderní instituce, profesionální a vstřícný výkon, otevřený a přívětivý úřad). Tyto přijaté předpoklady se promítají do stanovených krátkodobých cílů a úkolů. Hledání podnětů a shromažďování námětů je součástí kultury úřadu, veškeré podněty jsou automaticky přenášeny a pravidelně hodnoceny na poradách všech úrovní. Dochází ke znatelnému zlepšení v úsilí o zapojení PS– zvyšuje se počet a rozsah konzultačních a pracovních skupin se zapojením PS (např. pracovní skupina pro protidrogovou prevenci, pracovní skupina pro bezpečnost provozu na D1). Rovněž se zvyšuje frekvence setkání se starosty obcí, s poslanci a senátory – účast na těchto jednáních se neustále zvyšuje. Krajský úřad se stal zajímavým a vyhledávaným partnerem pro realizaci, organizaci i řešení projektů z nejrůznějších oblastí. PS se považují za „hodnotné“ partnery, neboť každá žádost je


lokalita budov (blízkost veřejné dopravy, parkovací možnosti, atd.)

Výsledky týkající se produktů a služeb

6.1.3 d

6.1.4

6.1.3 c

Výsledky týkající se dostupnosti produktů otevírací a čekací doby množství a kvalita použitelných, dostupných a transparentních informací úsilí zaměřené na administrativní zjednodušení a využívání jednoduchého jazyka

6.1.3 6.1.3 a 6.1.3 b

58

Výsledky průzkumů veřejného

Dokumenty odborů (výsledky realizovaných aktivit) www.partnerství-vysocina.cz www.iq-train.net Informační kampaně Publikační činnost Web – sledování přístupů (podle skupin) Sledování výpadků sítě Stanovena bezpečnostní politika ochrany dat Sledování ztráty dat (četnost/doba obnovy) Sledování Datový sklad

Partnerství pro Vysočinu (www.partnerství-vysocina.cz)

2,0

2,6

posuzována a analyzována. Krajský úřad organizuje nebo se zapojuje do projektů vznikajících z podnětu PS (např. zavádění standardů kvality v oblasti poskytování sociálních služeb, Komunitní plánování ). V rámci projektu Partnerství se uskutečnilo 4x15 setkání (v každé obci s rozšířenou působností 4 setkání), 1 konference, 3 vzdělávací semináře na téma Udržitelný Rozvoj, 20 setkání řídícího týmu projektu, bylo připraveno 5 vzdělávacích modulů . Komunikace je možné vést všemi prostředky (písemně, elektronicky, osobně, telefonicky). Pro přístup na webové stránky kraje je stanoven plán a cíl pokrytí, dostupnosti (v místě a čase), sleduje a vyhodnocuje se dostupnost informací celkem , a podle skupin PS. V rámci úsilí o administrativní zjednodušení probíhá změna v řízení některých procesů. Např. v oblasti sociální věcí se podařilo dosáhnout zjednodušení a větší efektivnosti činnosti psychologických poraden, byl nastaven nový, jednodušší způsob podání žádosti o umístění do domovů důchodců. Pro podání žádosti o dotace jsou přijímána transparentní pravidla s jednotnou metodikou. Provádí se sběr a tvorba cíleně zaměřených datových výstupů pro PS. Plánuje se realizace možnosti přístupu k informacím na webových stránkách pro PS, kteří nemají možnost připojení na internet (alternativní předávání vybraných informací), současně kraj aktivně podporuje a financuje v rámci GP internet. Nedostatkem pro dostupnost služeb je rozdělení pracovišť krajského úřadu na 3 místa v Jihlavě a tím ztížená orientace PS. Služby jsou dostupné, krajský úřad má dobré image.


jakost, spolehlivost, soulad s normami na jakost, mínění 2001, 2002, 2004 Evidence stížností práva uživatelů nebo občanů Intervence ombudsmana doba vyřizování Počet žalob proti rozhodnutí kvalitní rady poskytované zákazníkovi/občanovi. krajského úřadu Helpdesk Sociologický průzkum Způsob řešení a výsledky vyhlášených stavů krizových situací Výsledky hodnocení práce jednotlivých odborů radou kraje Výsledky provedených interních auditů Počet poděkování ze strany PS Rozbor vydaných rozhodnutí

Doba vyřizování podání správního řízení má stanoveny zákonné lhůty. Každé podání je z hlediska časové náročnosti vyřízení posuzováno samostatně a lhůta zpracování se řídí složitostí celého správního řízení. Podání učiněné mimo oblast správního řízení jsou vyřizována neprodleně. Jsou vedeny přehledy a rozbory vydaných správních rozhodnutí. Stagnuje (prvoinstanční) a zlepšuje se (druhoinstanční) index zrušených rozhodnutí.

59

Výsledky registrované nespokojenosti (z kladného pohledu – neplnění nebo i dílčího) příjemců služeb resp. hmotných produktů (PS) zákazníků/občanů a dalších zainteresovaných stran(ZS) (mimo ZS v kriteriích 7 a 8 nebo 9) Člen týmu: Ing. Ivana Šmídová, Ing. Eva Navrátilová, Ing. Zdeněk Navrkal, podpis: datum: 7.11.2005 Mgr. Martin Kalivoda kritérium otázky – „vlastní varianta“ „Jak Váš odbor přispívá body Podklady komentář výsledky (má stanoven kvantifikovaný cíl a plní jej) k : výsledky 6.2.1 Výsledkům registrované nespokojenosti týkající se Evidence 2,0 celkového obrazu organizace:

KRITÉRIUM / subkritérium: 6 / 6.2 Ukazatelů* měření orientovaných na zákazníka/občana

6.1.4 c

6.1.4 b

6.1.4 a


a) počet oprávněných stížností a celkový počet stížností

b) rozsah úsilí o zlepšení důvěry veřejnosti v organizaci a její služby a produkty

c) doba vyřizování stížností

d) počet intervencí od ombudsmana

e) doba zpracování žádostí a dalších úředních úkonů

f) rozsah výcviku zaměstnanců, zaměřeného na efektivní a přátelskou komunikaci a jednání se zákazníky/občany - PS

6.2.1

6.2.1

6.2.1

6.2.1

6.2.1

6.2.1

60

V roce 2004 bylo absolutně podáno více stížností než za rok 2003, nárůst je o 78 stížností, počet podání na jednu stížnost vykazuje příznivý trend, ale procento oprávněných stížností má nepříznivý trend. Přijata vize krajského úřadu, pokračování v úsilí vytváření otevřeného přívětivého úřadu, který vykonává profesionálně a vstřícně veřejnou správu. Doba vyřizování stížností je do 30 dnů. V odůvodněných případech je schvalováno prodloužení lhůty pro vyřízení. V roce 2004 byly evidovány 2 intervence ombudsmana a současně 15 dalších žádostí o součinnost, poskytnutí informace nebo spisového materiálu.V období do 30.9.2005 bylo evidováno 5 intervencí ombudsmana a 12 dalších žádostí o součinnost. Poskytnutá šetření a vyjádření byla přijata jako úplná. Při zpracování žádostí (písemných podání ve správním řízení) platí obecně dodržování zákonné lhůty. Žádosti podané elektronicky, písemně, osobně nebo telefonicky jsou vyřizovány neprodleně. Každý úředník je zařazen do vstupního vzdělávání, jehož součástí je výcvik v oblasti komunikace. Komunikační schopnosti jsou hodnoceny při pravidelném hodnocení zaměstnanců a jsou součástí vzdělávacích plánů. Byl realizován speciální výcvik pro vybrané skupiny (viz kriterium 7)


6.2.3 b.

6.2.3 a.

6.2.3

6.2.2 c.

6.2.2 b.

6.2.2 a.

6.2.2

61

uplatňování a rozsah využívání nových a inovačních způsobů jednání se zákazníky/občany - PS Výsledky týkající se produktů a služeb: Web Bezpečnostní audit IT dodržování zveřejněných norem pro služby (např. Evidence SSL práva občanů) Zápisy Škodní a počet kompenzací poskytovaných PS- občanům v likvidační skupiny důsledku pochybení organizace Cíle KrÚ 1,6

Evidence SSL 2,9 materiály RK evidence připomínek a námětů z webu zápisy z metodických porad a setkání Web – sledování přístupů (podle skupin) rozsah zapojení PS- zainteresovaných stran do navrhování a poskytování služeb a produktů a/nebo Sledování výpadků sítě Stanovena bezpečnostní do procesů navrhování rozhodovacích procesů politika ochrany dat Sledování ztráty dat (četnost/doba obnovy) návrhy – přijaté a zaznamenané Sledování Datový sklad

Výsledky týkající se angažovanosti PSzákazníků/občanů:

V této oblasti dochází k viditelnému zlepšení – stoupají počty ohlasů v diskusní skupině na internetu, stoupá účast na veřejných jednáních, stoupá počet a záběr pracovních a konzultačních skupin se zapojením PS, na konci roku 2004 byl nově proveden průzkum mezi členy zastupitelstva kraje šetřící jejich názor na kvalitu zázemí poskytovaného úřadem. Důvody , že návrhy nejsou realizovány nebo jen částečně, vyplývají ze schvalovacího procesu (lhůty pro předložení k projednání do RK) nebo jsou limitovány finančním objemem anebo nejsou v souladu s přijatými pravidly či prioritami kraje Definice a pojmenování významných skupin externích PS podle jednotlivých oblastí. Zapojení těchto PS do účasti na projektech (SROP 3.1, 3.2), jejich aktivní účast na vyhledávání spolupráce s kraje, využívání služeb krajského úřadu jako organizátora nebo zprostředkovatele. Vyhledávání a zpracování informací pro cílové skupiny, stanoven plán a cíl pro rozsah a pokrytí. V rámci přijatých cílů stanoveny ukazatele týkající se produktů a služeb. V roce 2004 bylo podáno 8 žalob proti rozhodnutí krajského úřadu. V pěti případech byla proti rozsudku podána úspěšná kasační stížnost. Soudní náklady jsou uplatněny jako škodní událost dle pojistné smlouvy. V období do 30.9.2005 byly podány 4 žaloby.


6.2.3 c.

rozsah úsilí vynaloženého na zlepšení dostupnosti, přesnosti a transparentnosti informací.

62

Informační politika je uplatňovány prostřednictvím: - měsíčníku Krajské noviny (215000 ks výtisků) - měsíčníku Zpravodaj (1700 ks výtisků) - tiskové zprávy - tiskové konference - metodické porady - vzdělávání úředníků veřejné správy (vstupní vzdělávání, správní řád) - web - propagační tištěné materiály


0,5

Vysočina 04

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

5,0

1,8

1,6

Vysočina 05

0,8

7.2

Subkritérium 7.1

7.1

Vysočina 05

Vysočina 04

subkritérium

63

7.2



0,6

1,7

7

Kritérium 7 – Pracovníci - výsledky

hodnota bodování

s celkovou výkonností úřadu

7.1.1 b

64

s celkovou image úřadu ot. č. 8 a 26 položené v (pověst a prezentace úřadu mezi občany a ostatními Sociologickém průzkumu úřady) zaměstnanců 2005 (viz příloha – průzkum 2005)

7.1.1 a

evidence

Výsledky týkající se celkové spokojenosti: Souhrnné výsledky týkající se spokojenosti pracovníků úřadu s úřadem

7.1.1

2,0

body výsledky

otázky – KÚ Vysočina

kritérium výsledky

Podklady

podpis:


KRITÉRIUM / subkritérium: 7/7.1 Výsledky spokojenosti lidí a měření motivace

V sebehodnotící zprávě realizované v roce 2004 bylo kritériám 7.1.1 a-e) vnímáno z pohledu externích ukazatelů. V sebehodnotící zprávě, která je prováděna jako druhá v pořadí se navazuje na tento pohled a doplňuje se o vnímání daných subkritérií pracovníky úřadu. Na základě dosažených výsledků v oblasti veřejné správy byl úřad oceněn v několika oblastech – Zlatý erb, Otevřeno, Zlatý středník, Eurocest. Webové stránky kraje Vysočina získaly ocenění od Otevřené společnosti. V rámci sociologického průzkumu se zaměstnanci vyjadřovali ke spokojenosti s respektováním spolupráce a otevřeností/průhledností, ke spokojenosti se zpětnou vazbou, která je získávána na základě vykonané práce. Trendy v počtu stížností jsou nadále příznivé, stoupá počet ocenění. Neexistuje však transparentní systém umožňující sledování výkonu organizace ze strany zákazníka (např. průchod podání a časy v jednotlivých uzlech workflow). Výkonnost ze strany zaměstnanců nebyla hodnocena. V instituci, která má charakter veřenoprávní korporace je k ní přistupováno jako k neměřitelnému faktoru.

komentář

datum: 10.11.2005


s úrovní sounáležitosti s úřadem a s jeho posláním (s mírou loajality zaměstnanců s úřadem a jeho posláním)

Výsledky týkající se spokojenosti s managementem a se systémy managementu:

s vrcholovým vedením a se střední úrovní vedení Pravidelné porady VO, úřadu (např. se schopností vést úřad a komunikovat) interní porady odborů, (ředitelka, zástupce ředitelky, vedoucí odborů?) oddělení, Sociologický průzkum zaměstnanců 2005 č. 7.

7.1.1 e

7.1.2

7.1.2 a

65

Veřejná (interní) diskuse k vizi

se vztahy úřadu s občany a společností (s úrovní otevřenosti, komunikace, respektováním, dostupností)

7.1.1 d

průzkum

s významem přínosů úřadu pro společnost (vnímání úřadu pracovníky, jak je užitečný pro obce a zainteresované strany)

7.1.1 c

1,5 Probíhají pravidelné porady vedoucích odborů s ředitelku úřadu, kterých se účastní i představitelé samosprávy. V rámci odborů jsou realizovány interní porady kam je zvána ředitelka úřadu, p. hejtman a další zástupci samosprávy. V sociologickém průzkumu se pracovníci vyjadřovali ke spokojenosti s podporou, které se jim dostává od přímého nadřízeného/vedoucího.

V roce 2002 byl učiněn průzkum veřejného mínění, který byl znovu realizován v roce 2004 (viz příloha – průzkum). Z pohledu pracovníků nebyl význam přínosů úřadu pro společnost veřejně hodnocen. Občané pravidelně projevují zájem o den otevřených dveří (cca 1000 návštěvníků). V roce 2005 jich bylo 1600. Zájem o práci samosprávy byl sledován i v průzkumu veřejného mínění. Kraj se prezentuje na veletrzích. Vztahy úřadu s občany a společností nebyly pracovníky hodnoceny. Proběhlo několik vnitroúřadových anket, do kterých se zapojilo cca 60 % zaměstnanců. V několika etapách a na všech úrovních probíhala otevřená interní diskuse k vizi úřadu. Byli osloveni všichni pracovníci.


s přístupem organizace ke změnám a k modernizaci Intranet (s přístupem vedení úřadu ke změnám a k Databáze rizik modernizaci (management inovací a změn))

Výsledky týkající se spokojenosti s pracovními podmínkami: (Výsledky týkající se spokojenosti pracovníků úřadu s pracovními podmínkami)

7.1.2 d

7.1.3

66

Vnitřní připomínkové řízení ke směrnicím. Ankety na Intranetu (noviny, bufet, pokladna…)

s navrhováním procesů organizace (se způsobem navrhování a postupem zavádění procesů do činnosti úřadu)

7.1.2 c

Hodnotící archy Stanovení cílů a následné hodnocení pracovníků ve zkušební době

se schopností domluvit se na úkolech, se systémem hodnocení pracovníků, oceňováním, stanovováním cílů a hodnocením výkonnosti, odměňováním jednotlivců a týmů za jejich úsilí (se způsobem zadávání a komunikace úkolů, se systémem hodnocení pracovníků, oceňováním, vymezením krátkodobých cílů a s hodnocením výkonnosti pracovníků úřadu, odměňováním jednotlivců a týmů za jejich úsilí)

7.1.2 b

1,6

Pravidelné roční hodnocení zaměstnanců prováděné k 30. 6. 2005 již proběhlo na upravených listech hodnocení. Kritéria hodnocení byla upravena v souvislosti s hodnotami vize úřadu. Novým pracovníkům jsou stanovovány cíle na zkušební dobu, s kterými jsou seznámeni. Současně je jim přidělen mentor. Na konci zkušební doby je prováděno hodnocení pracovníka hodnotitelem a (zpravidla je to VO, příp. ved.odd.), ale také hodnocení ze strany zaměstnance. Nadále se pracuje se systém SDZA, který je udržován v živé podobě. VO jsou zapojeni do vnitřního připomínkového řízení a ještě před vydáním se vyjadřují k vnitřním předpisům. Zaměstnanci se účastní anket zveřejňovaných na Intranetu. Byl vypracován první návrh rámcové procesní mapy. Využívání moderních technologií je nadále rozšiřováno. Na intranetu jsou zřizovány další elektronické systémy, nově: Rozpočet, Datový sklad, Helpdesk, apod. Modernost je jedna z klíčových hodnot vize úřadu. Přístup ke změnám a inovacím je u VO hodnocen v pravidelném ročním hodnocení, u nichž je hodnotitelem ředitelka úřadu. Zavádí se moderní prvky řízení organizace – řízení rizik, řízení procesů, přijetí vize.


s možnostmi rekreace (s možnostmi rekreace a relaxace) s přístupem k sociálním otázkám a otázkám životního prostředí (s přístupem k sociálním výhodám, příspěvkům a otázkám životního prostředí ?) se zajištěním stejných příležitostí a s čestným jednáním v rámci úřadu

7.1.3 c

7.1.3 f

7.1.3 e

s flexibilitou pracovní doby a možností sladit práci s rodinným životem a osobními záležitostmi

s pracovní atmosférou a vnitřní kulturou úřadu (s pracovním ovzduším a vnitřní kulturou úřadu (s vstřícností, kolegialitou, komunikací a spoluprácí odborů, oddělení, kolegů))

7.1.3 b

7.1.3 d

s uspořádáním pracoviště

7.1.3 a

67

Služební notebooky. Pružná pracovní doba.

Sociologický průzkum zaměstnanců 2005 ot. č. 24 a 25.

Vnitřní předpisy

Sociologický průzkum ot.č. 13 a 14.

Sociologický průzkum zaměstnanců 2005 ot.č. 27.

Bylo provedeno hodnocení v sociologickém průzkumu, kde se pracovníci vyjadřovali ke spokojenosti s rovnými příležitostmi můžu a žen a ke spokojenosti s respektováním člověka a jeho. Nadále je zachována pružná pracovní doba a čtyřtýdenní pracovní cyklus. Vedoucím pracovníkům byly zakoupeny mobilní telefony umožňující dálkový přístup do sítě.

Každý z pracovníků má možnost se vyjádřit a uspořádat pracoviště dle svých představ a potřeb, prostřednictvím VO požádat o příslušné vybavení (např. byla snížena hlučnost PC – výměna větráků). K zázemí pracoviště se pracovníci vyjadřují v rámci hodnocení zkušební doby zaměstnancem. V rámci sociologického průzkumu bylo hodnocena spokojenost s vybavením potřebným pro svoji práci. V rámci úřadu probíhá otevřená komunikace. Každý zaměstnanec se může vyjádřit ke všem otázkám, a to prostřednictvím svého přímého nadřízeného. K pracovní atmosféře a spolupráci uvnitř odboru a oddělení se pracovníci vyjadřují v rámci hodnocení zkušební doby zaměstnancem. K otázce spokojenosti se spolupráci a atmosférou v oddělení a odboru, kde pracují se vyjádřili zaměstnanci v sociologickém průzkumu . Úřad nemá vlastní rekreační zařízení ani nepřispívá na soukromé rekreace zaměstnanců. Zaměstnavatel poskytuje svým zaměstnancům příspěvek na stravování, dopravu, penzijní připojištění a příspěvek na ošacení.


68

Evaluační dotazník – hodnocení spokojenosti účastníků, výstup zavěšován na Intranet – všem přístupný. Každoroční anketa spokojenosti s realizací centralizovaného vzdělávání.

se řízením lidských zdrojů (např. s výcvikem a příležitostmi profesního růstu)

7.1.4 a

7.1.4

se způsobem, jakým úřad řeší problémy pracovníků Otevřená komunikace (se způsobem, jakým úřad přistupuje k osobním napříč strukturou. problémům pracovníků úřadu) Výsledky týkající se motivace a spokojenosti s profesním růstem a rozvojem dovedností:

7.1.3 g 1,7 Kraj Vysočina se v lednu 2003 stal akreditovanou vzdělávací institucí Ministerstva vnitra ČR a současně s tím získal akreditaci vzdělávacího programu „Vstupní vzdělávání“ – vyhodnoceno (počet realizovaných kurzů 27, počet účastníků 414). Další akreditované programy, které kraj předložil k akreditačnímu řízení byly programy průběžného vzdělávání, např. Zákon o obcích a předpisy související, Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, Veřejné zakázky, aj. Na základě dobrých zkušeností byla MV předložena žádost o obnovení akreditace instituce a programu „Vstupní vzdělávání“, kterým vypršela 3 roční lhůta vymezená zákonem. Kraji Vysočina i programu „Vstupní vzdělávání“ bylo obnovení uděleno. Pololetně je sestavován katalog tzv. centralizovaných vzdělávacích akcí. V roce 2004 jich bylo 11 s celkovým počtem 464 účastníků, v I. pololetí 2005 jich bylo 15 s celkovým počtem 1102 účastníků. Spokojenost s externími i interními vzdělávacími akcemi vyjadřují pracovníci v evaluačních dotaznících, které jsou vyhodnocovány a výsledky jsou zavěšovány na Intranet , jsou přístupné všem pracovníkům. Každoročně je prováděna anketa spokojenosti s realizací centralizovaného vzdělávání.

Otevřenost je nejen prezentována ve vizi úřadu, ale je prosazována i napříč vnitřní strukturou.


se znalostmi cílů úřadu mezi pracovníky úřadu (se způsobem seznamování a předávání informací týkajících se cílů a jejich plnění v rámci úřadu)

s ochotou přijímat změny (s ochotou úřadu přijímat změny při motivaci a stimulování a při profesním rozvoji dovedností pracovníků) s ochotou vyvíjet při zvláštních příležitostech obzvláštní úsilí (jak jsou motivování a oceňováni pracovníci úřadu, zapojí-li se do aktivit úřadu nad rámec běžných pracovních činností)

Výsledky týkající se spokojenosti:

se zapojováním do rozhodovacích procesů (s možností vyjádřit vlastní názor v rozhodovacích procesech (naslouchání pracovníkům úřadu))

7.1.4 c

7.1.4 d

7.1.5

7.1.5 a

7.1.4 e

s motivováním pracovníků

7.1.4 b

69

Individuální setkání a diskuse nad problémy. Hodnocení

Nasazení při mimořádných událostech pohotovost zaměstnanců (povodně, stavy nebezpečí)

Prezentace vize, cíle jednotlivých odborů zveřejňovány na Intranetu, Kevis (úkoly z porad VO…) Ústní pohovory hodnotitele a hodnoceného.

Vnitřní předpisy, jazykové kurzy, vzdělávací akce, zahraniční služební cesty.

1,1 Probíhají individuální setkání a diskuse na problémy. Naslouchání názorů druhým je hodnoceno v pravidelném hodnocení zaměstnanců.

V případech zajišťování mimořádných úkolů nad rámec pracovních povinností jsou pracovníci odměněni vyplacením mimořádných odměn. Osobní příplatek je vázán na pravidelné hodnocení, které obsahuje i posouzení zapojení se do aktivit nad rámec běžných pracovních povinností.

Součástí ústního pohovoru hodnotitele a hodnoceného je hodnocena ochota přijímat změny.

Pracovníkům je přispíváno na dopravu, penzijní připojištění a na stravování. Účastní se jazykových kurzů, interních a externích vzdělávacích akcí, podporující zvyšování jejich kvalifikace a osobní růst. 45 zaměstnancům je zajištěna příprava na složení mezinárodně uznávaného řidičáku počítačové gramotnosti. Podporovány jsou účasti na zahraničních služebních cestách. Proběhla prezentace a ztotožnění s cíli obsaženými ve vizi úřadu. Cíle jednotlivých odborů jsou zveřejněny na Intranetu. V evidenci Kevis jsou vedeny úkoly z porad VO.


se zavedenými způsoby možností k diskusím a Zápisy z porad, dialogu připomínkové řízení. (s možností zapojení se do diskusí a dialogů v rámci úřadu)

7.1.5 c

úrovní fluktuace pracovníků

počtem stížností, případů pasivního odporu apod. (stížnosti ZS na pracovníky, interní pracovní spory)

Výsledky související s výkonností:

7.2.1 b

7.2.1 c

7.2.2

Evidence

Evidence

70

úrovní absencí a nemocnosti

7.2.1 a

Evidence

Výsledky související se spokojeností (úřadu) s:

7.2.1

1,5

1,8

body výsledky

otázky – KÚ Vysočina


Podklady

podpis:


KRITÉRIUM / subkritérium: 7/7.2 Ukazatele výsledků organizace ve vztahu k zaměstnancům

se zapojováním do zlepšovacích aktivit Evaluační dotazník, (s možností podávat náměty a impulzy ke zlepšení a hodnocení zaměstnanců podílet se na jejich realizaci) (pravidelné + ve zkušební době)

7.1.5 b

Počty výběrových řízení realizovaných podle zákona č. 312/2002 Sb., jsou evidovány a fluktuace je sledována v pravidelných intervalech a rozborována podle typu ukončení pracovního poměru. Stížnosti podávané externími činiteli za celý úřad sleduje a eviduje odbor kontroly. Výsledky jsou evidovány a analyzovány.

Procento pracovní neschopnosti v roce 2004 bylo 3,30% k 30. 6. 2005 je 5,645% Lze konstatovat, že za rok 2004 nastal oproti roku 2003 pokles, ale za I. pol. roku 2005 nemocnost oproti minulým obdobím vzrostla

komentář

datum: 10.11.2005

Své názory a náměty pracovníci vyjadřují v interních anketách a otevřených diskusích. Přístup ke změnám a inovacím je u pracovníkům hodnocen v pravidelném hodnocení. Noví pracovníci se vyjadřují v hodnocení zpracovávaném po uplynutí zkušební doby. Náměty na změny vznášeny na poradě VO – viz. zápisy V rámci úřadu je uplatňován horizontální i vertikální směr komunikace. Každý pracovník má přístup ke svému vedoucímu i vedení úřadu.


výsledky vycházející z individuálních indikátorů výkonnosti jednotlivce (výsledky plnění plánů vzdělávání)

Výsledky týkající se rozvoje dovednosti:

míra zapojování a dosažené výsledky při výcvikových činnostech (jaká je iniciativa pracovníků úřadu při rozvoji dovedností; jaké jsou dosahované výsledky při výcvikových činnostech) využívání rozpočtu určeného pro výcvik

7.2.2 d

7.2.3

7.2.3 a

7.2.3 b

vztah mezi výkonností jednotlivce a jakostí služeb a produktů

7.2.2 c

71

Sledování čerpání dle odborů a dle položek.

Evaluační dotazník, hodnocení zaměstnanců.

Hodnocení zaměstnanců, Plány vzdělávání

evidence

výsledky hodnocení nebo oceňování (např. profesní Hodnocení zaměstnanců Plány vzdělávání ocenění) (výsledky posloupnosti pravidelného hodnocení pracovníků úřadu)

7.2.2 b

Cíle KrÚ

úroveň produktivity

7.2.2 a

2,2

Čerpání položky vzdělávání je sledováno dle odborů a dle vnitřních ORJ. Přehled čerpání je v aktualizován a zveřejněn.

V září 2004 bylo zahájeno jazykové vzdělávání pro školní rok 2004/2005, do kterého bylo zařazeno 116. V roce 2005/2006 je zařazeno 95 pracovníků.

Byla přijata 1.varianta cílů úřadu. Byly shromážděny některé měřené indikátory.. Bylo splněno 80 % úkolů akčního plánu u prvního kola hodnocení, v rámci benchmarkingu mezi KrÚ byl vypracováván návrh indikátorů vztahujících se k činnosti úřadu. Již čtvrtým rokem probíhá pravidelné hodnocení zaměstnanců, jehož interval byl v roce 2003 upraven na roční. V roce 2005 došlo k upravení kritérií hodnocení v souladu s vizí úřadu. Výstup z hodnocení jde dvěma směry, a to směrem k aktualizaci plánu vzdělávání zaměstnance a k úpravě (směrem dolů, nahoru) či zachování osobního příplatku. Návrh na osobní hodnocení zohledňuje hodnocení práce zaměstnance, vyhodnocuje se počet zrušených rozhodnutí. Z pravidelného hodnocení zaměstnanců vychází vývoj zaměstnance v časových intervalech. Plněním plánů vzdělávání je sledováno získávání, prohlubování znalostí, schopností a dovedností pracovníků či zvyšování jejich kvalifikace.


využívání informačních technik pracovníky úřadu (využívání IT, internet, HW, SW, multimediálních technik pracovníky úřadu)

důkaz o schopnosti jednat se zákazníky (občany) regionu a reagovat na jejich potřeby

rotace pracovníků uvnitř úřadu (mobilita)

Výsledky týkající se motivace a angažovanosti:

7.2.3 c

7.2.3 d

7.2.3 e

7.2.4

72

Fond Vysočiny, dotazy na webu z vnějšího prostředí; informace na www o možnostech využití podpor, stížnosti na úřad, na úředníky, vyhodnocování žádostí o informace Sociologický průzkum

E-learningový kurzy, Intranet.

1,5

Systém zastupování v době nepřítomnosti je uplatňován. Každý pracovník má zástupce, který ho zastupuje v době nepřítomnosti (dovolená, služební cesta, nemoc). Pracovník uvádí svého zastupujícího v žádosti o povolení dovolené a v e-mailové poště. K možnosti rotace se pracovníci vyjadřovali v sociologickém průzkumu v otázce č. 31.

Práce s IT je v úřadě na vysoké úrovni. Každý pracovník má svůj počítač s přístupem na Intranet i Internet. Jedním z modulů vzdělávacího programu „Vstupní vzdělávání“ je předmět Informační a komunikačních technologie v rámci, kterého jsou zaměstnanci seznamováni nejen s prvky IT, ale také s vnitřními aplikacemi, které úřad využívá. Do činnosti úřadu byl zaveden program elektronického vzdělávání Edoceo, proběhlo jeho pilotní ověření na E-lernigovém kurzu Správní řád, dále Kurz Bezpečnost v IT . Fond Vysočiny a vyhlašované granty v rámci tohoto fondu se snaží reagovat na potřeby zákazníků. Vyhodnocují se připomínky a podává vysvětlení v internetové diskusi.


účast pracovníků úřadu v interních diskusních „Setkávání odborů“ skupinách, na setkáních s vyšším vedením nebo na s hejtmanem, ředitelkou. setkáních všech pracovníků atd.

ochota akceptovat změny (ochota pracovníků úřadu akceptovat potřebné (požadované) změny)

7.2.4 e

Evidence

73

Vnitřní předpisy, koncerty, vernisáže, výstavy, „setkávání odborů“.

7.2.4 d

7.2.4 c

účast pracovníků úřadu v činnostech a programech zlepšování (např. zlepšovacích návrzích) (účast pracovníků úřadu v programech zlepšování „vyhlášených“ úřadem) účast na společenských událostech, využívání FKSP, rekreačních zařízení apod. (jaká je míra využívání benefitů poskytovaných zaměstnancům úřadem)

7.2.4 b

Evaluační dotazník, sondy spokojenosti, sociologický průzkum, dotazníkové šetření k jazykovému vzdělávání. Zápisy z porad

míra odezvy na průzkumy pracovníků (míra zapojování pracovníků do anket, průzkumů)

7.2.4 a

K řešení konkrétních úkolů se využívá týmové spolupráce, jednotlivé náměty na zlepšení či změnu vznášeny na poradě VO, realizují se doporučení závěrů IA – viz. auditní zprávy a porady VO Sociální fond je čerpán plošně všemi zaměstnanci v rámci nastavených pravidel. Největšími položkami jsou příspěvek na dopravu, penzijní připojištění a příspěvek na stravování. V roce 2005 byl poskytnut také příspěvek na ošacení. Jsou pořádány společenské akce, které jsou mimo jiné určeny pro setkávání zaměstnanců kraje i veřejnosti (dny otevřených dveří, vernisáže, Vánoce, koncerty kraje Vysočina, apod.) Jednotlivé týmy používají interní diskusní skupiny sestavené ke konkrétním cílům. Vedení úřadu a zástupci samosprávy jsou zváni na porady odborů, kterých se příležitostně účastní. Noví zaměstnanci se ve zkušební době setkávají s ředitelkou úřadu a hejtmanem kraje. Pracovníci se bezproblémově přizpůsobují organizačním a technickým změnám v situacích, v kterých je to třeba. Výpověď ze strany zaměstnance byla od roku 2001 do 1. 10 2005 podána 5 pracovníky.

Pracovníci se zapojují do všech realizovaných anket a průzkumů. Do sociologického průzkumu se zapojilo 60% zaměstnanců. Do vyhodnocení spokojenosti s jazykovým vzděláváním se zapojilo 81 zaměstnanců.


7.2.4 f

ochota vyvíjet při zvláštních příležitostech obzvláštní Povodně. úsilí (ochota pracovníků úřadu vyvíjet obzvláštní úsilí, pokud to úřad (nebo ZS) potřebuje)

74

V rámci mimořádných událostí a stavu ohrožení se zaměstnanci zapojují do jejich řešení a stabilizování (př. povodně, stav nebezpeční na vodní hrázi Mostiště).


0,5

Vysočina 04

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

5,0

0,9

1,7

Vysočina 05

0,1

8.2

Subkritérium 8.1

8.1

Vysočina 05

Vysočina 04

subkritérium


0,3

1,4

8

75

8.2


Kritérium 8 – Vliv na společnost - výsledky

hodnota bodování


Dopad na místní, národní a mezinárodní ekonomiku a společnost (Jaké činnosti úřad nabízí s dopadem na místní, národní ekonomiku a společnost?)

8.1.1

Dotace pro MSP, Projekty přeshraniční spolupráce. Počet zaměstnanců. Projekt SROP- 3.3 Partnerství pro Vysočinu.

Podklady

Ing. Eva Janoušková, Ing. Petr Pavlinec


Člen týmu:

KRITÉRIUM / subkritérium: 8/ 8.1 Výsledky v oblasti sociální

76

2,0

Vyhlašované dotační tituly pro malé a střední podnikání v rámci Fondu Vysočiny fakticky podporují rozvoj místní ekonomiky – zejména prostřednictvím tzv. přírůstových aktivit (podpory výzkumu, vývoje, inovace a certifikace ISO). V rámci FV bylo v těchto programech podpořeno celkem 119 žádostí (období 2004/2005) a rozděleno tak celkem 14 534 577 Kč. V rámci Společného regionálního operačního programu se kraj stal příjemcem finančních prostředků z ERDF a to ve dvou grantových schématech v rámci opatření 1. 1. – podpora malého a středního podnikání (rozdělená podpora 12 644 000 Kč) a podpora drobného podnikání v ekonomicky slabých regionech (rozdělená podpora 6 214 896 Kč). Krajský úřad je také významným regionálním (místním zaměstnavatelem). Zaměstnává k 1. 10. 2005 380 zaměstnanců. Významným nástrojem pro podporu místní (regionální politiky) zejména z pohledu zajištění nebo zvýšení absorpční kapacity finančních zdrojů z Evropské unie v následujícím programovacím období je projekt Partnerství pro Vysočinu, realizovaný v rámci opatření 3.3 Společného regionálního operačního programu. Cílem projektu Partnerství pro Vysočinu je připravit subjekty v kraji (obce, podnikatele, zemědělce, NNO, mikroregiony a další) na čerpání z evropských fondů v období let 2007–2013. Tato příprava spočívá v zásadě ve třech oblastech – ve vytvoření regionálního operačního programu, ve školení a vzdělávání zájemců v problematice evropských fondů a projektového řízení a v podpoře tvorby konkrétních projektů, na nichž se dohodnou místní partnerství. Kraj inicioval proces zakládání místních partnerství, tj. neformálních

body komentář výsledky

podpis: datum: 10.11.2005


8.1.2

Kvalita a četnost vztahů s místními a společenskými partnery Kvalita a četnost vztahů s místními a sociálními partnery.

Projekt SROP- 3.3 Partnerství pro Vysočinu. Metodická činnost. Koordinace na úrovni NNO. Fond Vysočiny – podpořené projekty.

77

2,5

pracovních skupin na místní úrovni, jež několikrát v průběhu roku svolal ke kulatým stolům. V těchto pracovních skupinách vznikly za odborného metodického vedení tzv. místní operační plány, tj. seznamy změn, jejichž prostřednictvím by se dané místo a subjekty v něm dále rozvíjely a pro jejichž realizaci je třeba získat finanční zdroje. Aby bylo co nejvíce aktivních subjektů v kraji schopno psát a úspěšně řídit projekty, připravil kraj v rámci tohoto projektu systém praktického vzdělávání v oblasti projektového řízení pro potenciální žadatele a další informační podporu v podobě seminářů o aktuálním dění a změnách na poli evropských fondů. Součástí projektu je i finanční podpora pro zpracování dobrých nápadů, formulovaných při práci místních partnerství, do finálních podob projektů, které bude možno předložit okamžitě po zahájení čerpání v roce 2007. Více informací na www.partnerstvi-vysocina.cz. Projekty přeshraniční spolupráce jsou zaměřeny na rozvoj oblastí, které byly v minulosti považovány za méně ekonomický rozvinuté a které disponují velkým potenciálem ekonomického i sociálně-kulturního rozvoje. Kromě projektů, do kterých je kraj zapojen v rámci přeshraniční spolupráce a které vyhlašuje EU (Interreg III A a Interreg III C), jsou uzavírány dvoustranné konkrétní dohody (s Dolní Rakouskem, krajem Champane ve Francii apod.). Témata spolupráce jsou diskutována s politickou reprezentací kraje a odborníky z krajského úřadu. Kvantitativní údaje viz také soubor alokace finančních zdrojů z EU. Projekt SROP 3.3 Partnerství pro Vysočinu viz 8.1.1. Metodická činnost v přenesené působnosti je v současné době předmětem systémového auditu. Metodická činnost probíhá těmito formami: porady pro vedoucí dotčených odborů z obcí III. a II. typu (včetně pravidelných porad pro tajemníky), pořádání metodických dnů, metodické vzory, telefonické konzultace, osobní konzultace, stanoviska, předávání a transformace metodických materiálů ústředních orgánů státní správy, semináře a školení, pravidelné publikování metodických aktualit ve Zpravodaji.


Etické chování organizace Etické chování? úřadu

Zapojení se do společenství, v němž organizace působí, prostřednictvím podpory (finanční nebo jiné) místních a společenských činností (sociálních, ve vztahu k životnímu prostředí, atd.).

Podpora sociálně znevýhodněných (např. předávání pracovních zkušeností a poskytování pracovních míst).

8.1.3

8.1.4

8.1.5

Srdce na dlani. Setkání a výměna zkušeností. Vysočina bez bariér. Fond Vysočiny.

Fond Vysočiny. Počty specifických dotačních titulů systémové podpory. Vlastní a partnerské projekty ze SF a ESF.

Počet zaměstnanců proškolených v oblasti etiky. Evidence stížností

78

1,5

2,3

0,9

Základním školením etiky procházejí v rámci vstupního vzdělávání všichni noví zaměstnanci. Vstupního vzdělávání - modul Etika úředníka se zúčastnilo v roce 2004 - 48 úředníků krajského úřadu, v roce 2005 je přihlášeno k dnešnímu dni 36 úředníků (ukončilo 32, 4 úředníci budou absolvovat tento modul v prosinci 05) Je evidován počet stížností a oprávněných stížností na zaměstnance . Z ESF čerpá kraj Vysočina finanční prostředky v rámci grantových schémat v Operačním programu Rozvoj lidských zdrojů. Jde o programy Adaptabilní školy počáteční vzdělávání a Adaptabilní školy další vzdělávání, dále program Vzdělávání zadavatele a poskytovatelů v oblasti standardů kvality sociálních služeb v rezidenčních službách v kraji Vysočina. Celkový objem schválené dotace je v těchto třech programech 24 265 223 Kč. Z ERDF je čerpáno v rámci Společného regionálního programu na projekt Rekonstrukce silice v úseku Jihlava-Třebíč Kč 190 863 021 z celkových nákladů projektu 254 484 028 Kč. Na projekt Krajské páteřní optické vysokokapacitní sítě ROWANet je z celkových nákladů projektu 29 100 000 Kč hrazeno z ERDF 13 095 000 Kč. Ve Fondu Vysočiny bylo za rok 2005 podpořeno 1048 žádostí v celkovém objemu Kč 71 764 303 rozdělené podpory, v roce 2004 bylo podpořeno 1005 žádostí, objem rozdělené podpory činil 67 739 381 Kč. Fond Vysočiny podporuje aktivity, vycházející prioritně z Programu rozvoje kraje . Každým rokem organizace odbor sociálních věcí ve spolupráci s odborem hejtmana akci Srdce na dlani, na které se setkávají s ukázkami své činnosti neziskové organizace a příspěvkové organizace z regionu. Mezi prezentujícími na jedné straně a účastníky akce na straně druhé vzniká dialog, předávání zkušeností, navazování kontaktů a mezi občany se obecně zvyšuje povědomí o problémech sociálně, tělesně a duševně handicapovaných spoluobčanů. V roce 2004 bylo v programu Vysočina bez bariér uspokojeno celkem 37 žádostí a rozděleno bylo 3 997 000 Kč.


Rozsah podpory vůči rozvojovým projektům třetího světa.

Povědomí lidí o vlivech úřadu na kvalitu života občanů.

Rozsah podpory pro společenskou angažovanost jak občanů, tak pracovníků.

Druh pozornosti věnované úřadu sdělovacími prostředky. („Pověst“ úřadu v médiích)

8.1.6

8.1.7

8.1.8

8.1.9

Tisková mluvčí – monitoring tisku.

Poskytování zázemí, organizační a technické podpory. Metodická pomoc.

Fond Vysočiny. Výsledky monitoringu tisku. Průzkum veřejného mínění.

79

2,3

1,5

1,4

0,2

Úřad zastupuje navenek tisková mluvčí, vedoucí zaměstnanci jsou vybaveni (formou školení a formou „komunikačního manuálu) základními dovednostmi při komunikaci s medii. Všichni zaměstnanci jsou také motivováni k uveřejňování tiskových zpráv na webových stránkách kraje. Tyto stránky patří k velmi pozitivně hodnoceným jak odbornou veřejností (titul Otevřeno, titul Zlatý erb 2003,první místo v Infolize v roce 2005 ) tak laickou veřejností. Samospráva se nepřetržitě snaží zveřejňovat více informací, než jí ukládá zákon (např. zápisy z jednání Rady kraje). Viz také 8.1.7.

Povědomí o vlivu úřadu na kvalitu života výrazným způsobem ovlivňují novináři a není možné bez zpětné vazby určit, jaký tento mediální obraz je. Částečně lze usuzovat, že novináři s cílem zvýšit čtivost svých periodik budou uveřejňovat články o negativních a „skandálnějších“ záležitostech, téměř nikdy nelze oddělit činnost úřadu od samosprávy. Většina občanů to (i z těchto důvodů) vnímá úplně stejně. Na objednávku samosprávy byl proveden kvantitativní průzkum názorů občanů kraje Vysočina na fungování samosprávy - provedla agentura Sten Mark v roce 2004.. Pravidelně je také hodnocena spokojenost místních samospráv s obsahem měsíčního periodika Zpravodaj, který vydává krajský úřad. Kraj Vysočina se snaží povědomí o vlivech úřadu na život občanů zvýšit vydáváním měsíčních bezplatných krajských novin. Informují o dění a aktivitách v kraji v jednotlivých oblastech života. Krajský úřad poskytuje zájemcům z řad nepodnikatelských i podnikatelských subjektů zázemí pro pořádání akcí. V bezplatném režimu funguje na základě „záštit“ jednotlivých členů Rady kraje, na komerčním základě funguje pronájem na tržních principech. Metodická pomoc viz. 8.1.1. Úřad je zapojen do návrhu indikátorů Místní agenda 21 pro měření kvality života v kraji. Od února 2004 realizujeme projekt Zdravý kraj Vysočina (viz také 8.1.11)

Umožněny stáže zemím s rozvíjející se ekonomikou, předávání informací.


Program na ochranu zdraví před riziky a nehodami

8.1.11

Program „Zdravý podnik“. Počty úrazů.

2,0

vstup do EU – team. 2,1 Nová oddělení zavedená v souvislosti s čerpáním prostředků. Transformace pr. formy zřizovaných organizací.

Hospodářská správa.

8.2.1

Začlenění zásad udržitelného rozvoje do procesu rozhodování (úspory energie, využívání obnovitelných

Podklady

Ing. Eva Janoušková, Ing. Petr Pavlinec

kritérium otázky – „vlastní varianta“ výsledk y

Člen týmu:

datum: 10.11.2005

Pro zachycení a implementaci změn souvisejících se vstupem ČR do EU byl vytvořen tzv. EU tým, skládá se ze šesti úředníků, kteří reprezentují odbory školství, mládeže a sportu, informatiky, lesního a vodního hospodářství, dopravy a silničního hospodářství a dva zástupce z odboru regionálního rozvoje. Jednání tohoto týmu je věnována pozornost ze strany vedení úřadu i samosprávy. V současné době se úřad připravuje na příští programovací období, ve kterém by kromě tématických operačních programů měla být možnost čerpat finanční prostředky z regionálních operačních programů. Tím se zvyšuje pravděpodobnost pozitivně reagovat na společenské změny a priority jednotlivých regionů. Stejně jako v ostatních krajích probíhá i v kraji Vysočina záměr transformace zřizovaných příspěvkových organizací v oblasti zdravotnictví na obchodní společnosti. Tento proces schválilo zastupitelstvo kraje na svém jednání 18. 10. 2005. Krajský úřad se zapojil v roce 2004 do akce „Zdravý podnik“. Z celkového počtu zaměstnanců na základě dotazníků absolvovalo 115 zaměstnanců preventivní vyšetření, zaměstnanci s negativními výsledky byli odesláni k dalšímu vyšetření. Někteří zájemci využili také možnost konzultace svých problémů v poradně pro poruchy příjmu potravy a v psychologické poradně. Za celou dobu existence úřadu vznikl pouze 1 pracovní úraz v roce 2004. Úřad připravuje koncepci BESIP v kraji.

80

0,2

body komentář výsledk y

podpi s:

KRITÉRIUM / subkritérium: 8/ 8.2 Výsledky v oblasti životního prostředí

Míra zavádění společenských změn do vlastních funkcí úřadu (reakce úřadu na vývoj společnosti)

8.1.10


zdrojů energie, celkové využívání energie, atd.) Snižování množství odpadů a obalů.

Využívání recyklovaných materiálů.

Propagování takových druhů dopravy mezi zaměstnanci, které jsou šetrné k životnímu prostředí (např. veřejná doprava, společné používání vozidel a jízdní kola).

Úroveň shody s normami pro životní prostředí, hygiena. (Úroveň shody s normami (požadavky legislativy) pro životní prostředí).

Snaha snižovat škodlivé činnosti nebo škody způsobené organizací a zajišťovat ochranu a bezpečnost občanů.

8.2.2

8.2.3

8.2.4

8.2.5

8.2.6

dokument „Riziko

kontroly ČIŽP www.kr-vysocina.cz www.ceu.cz/EIA/SEA www.env.cz/IPPC

81

1,6

Audit v oblasti 1,0 autoprovozu (ekonomická kritéria, atd., viz soubor „shrnutivysledkuanalyzya utoprovozu.doc“) Neuspokojené žádanky na automobil – donucení k použití veř. dopravy. Směrnice 8/2002 o 1,7 separaci odpadů

Snižování PET obalů, 1,0 sledování nákladů na tisk a kopírování. Množství produkovaných odpadů v souvislosti s dopravou… Recykl. materiály na 0,7 obaly, atd. Tonery…

OŽP vykonává agendy zaměřené na snižování škodlivých činností (krajská koncepce snižování emisí, EIA, SEA – neřídí se správním řízením – nelze se odvolat ani zrušit; IPPC-pouze 1odvolání od r. 2003 (ze zák.IPPC agenda) pravidelná zasedání Bezpečnostní komise rady

KrÚ – evidence produkce vytříděných odpadů (lze kvantifikovat kg/zaměstnanec) XI – XII 2005 - příprava zlepšení třídění využ. složek KO – cíl a řešení v dodatku č.2 Smlouvy se společností Ekokom pro rok 2006 pouze 1pokuta ČIŽP +nápravné opatření - OM

V červnu 2005 byl odborem interního auditu proveden audit autoprovozu. Audit nastavil základní metriky efektivnosti využití služebních vozidel i jiných druhů dopravy. Díky tomuto auditu vznikly podmínky pro hledání způsobů dopravy, které by byly šetrnější k životnímu prostředí. Je na managementu úřadu, jak se s výsledky tohoto auditu bude pracovat do budoucna.

Recyklované materiály se tam kde je to možné nakupují a používají.

Sleduje se a eviduje množství vyprodukovaného odpadu podle druhu, ke snižování množství odpadu nejsou přijata žádná motivační opatření. V roce 2006 se připravuje zlepšení podmínek pro třídění odpadu .


Opatření ke snižování hluku. (Opatření ke snižování hluku (interně)).

Zohledňování ochrany životního prostředí a přírody v procesu rozhodování (např. konstrukce budov). (Zohledňování ochrany životního prostředí a přírody při realizaci z iniciativy úřadu (např. stavba další budovy)).

8.2.7

8.2.8

možného ohrožení zdraví zaměstnance“ Výsledky oddělení mimořádných situací GP Fondu Vysočiny ochrana a bezpečnost občanů – opatření školení BOZP Katalog rizik

82

0,0

-

Zpracován katalog rizik se zaměřením na zaměstnance, bude aktualizováno zaměření – na odbory

GP: Protidrogová prevence a léčba, Prevence kriminality, Bezpečná silnice,… zákaz kouření v budovách, bezbariérový přístup částečně(mimo budovy v nájmu) pravidelně, povinné školení BOZP pro všechny zaměstnance


1,1

Vysočina 04

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

5,0

0,9

1,9

Vysočina 05

1,0

9.2

Subkritérium 9.1

9.1

Vysočina 05

Vysočina 04

subkritérium


1,0

1,6

9

83

9.2


Kritérium 9 – Klíčové výsledky činností a výkonnosti

hodnota bodování

Ing. Miroslav Březina, Ing. Petr Holý

V jakém rozsahu jsou dosahovány záměry ve vztahu k poskytovaným produktům a službám a důsledek? V jakém rozsahu je doložitelné celkové hodnocení a plnění všech strategických cílů s dopady mimo KÚ Vysočina uvedených v dokumentu „Strategické cíle KÚ Vysočina“ z pohledu celého Úřad (zlepšování systému řízení) i hlavních procesů?

9.1.1a

Podklady

84

-Strategické cíle pro období 2005 a dále -Vyhodnocení všech strategických cílů za stanovené období -Zápis obsahující opatření k nápravě/ preventivní opatření 9.1.1 b Jak se projevuje zlepšená kvality poskytovaných -Strategické cíle pro služeb nebo produktů ve vztahů k plnění cílů? období 2005 a dále V jakém rozsahu je doložitelné hodnocení a plnění -Vyhodnocení strategických cílů uvedených v dokumentu strategických cílů ve „Strategické cíle KÚ Vysočina“ ve vztahu vztahu k poskytovaným k poskytovaným službám a hmotným produktům a službám a hmotným všem identifikovaným příjemcům uvedených produktům za stanovené z pohledu celého Úřadu (zlepšování systému řízení) i období hlavních procesů? -Zápis obsahující opatření k nápravě/ preventivní opatření

Externí výsledky dosahování cílů:

9.1.1

kritérium otázky – KÚ Vysočina výsledky

Člen týmu:

2,0

body výsledky

podpis:

Cíle zaměřené na zákazníka jsou součástí t cílů KrÚ . Dostupné výsledky jsou uvedeny v tabulce. Převážná většina cílů ve vztahu k poskytovaným službám a hmotným produktům

Byla vypracována a přijata 1. verze cílů KrÚ. Plánováno je další dopracování (leden 06). Cíle byly stanoveny s perspektivy zákazníka, finanční stability, vnitřních procesů i lidských zdrojů. Výsledky za rok 2003,2004 nejsou pro některé stanovené cíle k dispozici (neměřilo se), pro rok 2005 budou až po vyhodnocení celého roku.

komentář

datum:10.11.2005

KRITÉRIUM / subkritérium: 9 / 9.1 Dosahování strategických cílů v roce a v návaznosti na předchozí období (hodnocení pozitivních trendů)


Zpráva auditora, podklady OK, plán auditů, databáze úkolů z porad VO

Zpráva o kontrolní činnosti, zpráva ex.auditora, zprávy vnitřních auditů, kontrolní protokoly

9.1.1 d Účinnost V jakém rozsahu je doložitelné hodnocení a plnění strategických cílů uvedených v dokumentu „Strategické cíle KÚ Vysočina“ ve vztahu k plánovaným zdrojům z pohledu celého Úřad (zlepšování systému řízení) i hlavních procesů?

9.1.1 e výsledky kontrol a auditů Dosažení plánovaných výsledků v oblasti kontrol ekonomických auditů a správních agend

85

Viz pravidla RK, směrnice o přezkušování účet. dokladů…, materiály RK – rozbor hospodaření, analýza hospodaření nemocnic, Analýza organizací sociálních služeb

9.1.1 c nákladová efektivnost (výsledky dosažené při nejnižších možných nákladech) V jakém rozsahu je doložitelné hodnocení a plnění strategických cílů uvedených v dokumentu „Strategické cíle KÚ Vysočina“ ve vztahu k nákladovým cílům z pohledu celého Úřad (zlepšování systému řízení) i hlavních procesů?

Výrok externího auditora byl v roce 2003 i 2004 „bez výhrad“ Evidujeme počet následných veřejnoprávních kontrol a počet zjištěných nedostatků za období 2003,2004,2005. V rámci plánů auditů byl v roce 2004 provedeny audity dle přílohy Plán interních auditů. Doporučení auditů bylo promítnuto do operativních cílů – viz zápisy porad VO. Výstupy kontrolní výboru při kontrole veřejných zakázek v roce 2004 neprokázaly neúčelnost. Úřad si každoročně objednává externí audit, který opakovaně konstatoval výrok bez výhrad. V 90 % kontrol na výkon státní správy byly závěry kontrol bez výhrad. Máme sumarizovány výsledky vnitřních kontrol a zprávy auditů. Jsou dostupné na intranetu pro RK a vedení úřadu.

Jsou přijata vnitřní pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která upravují oblast nad rámec zákona o veřejných zakázkách. Je zavedena a uplatňována řídicí finanční kontrola na všech úrovních. Opakovanými výběrovými řízeními byly dosaženy lepší podmínky v nákupu služeb ( např. mobilní telefony), byly akceptovány doporučení interních auditů v oblasti autoprovozu, byly zpracovány analýzy a vyhodnocuje se efektivnost PO v oblasti zařízení sociálních služeb, SÚS, nemocnic, síťě středního školství. Byla přijata konkrétní opatření ke změně (platy, počet zaměstnanců a počet zařízení). Při nákupech je využívána forma elektronické aukce i v PO (sociální služby, zdravotnictví)


9.1.2

Interní výsledky dosahování cílů:

86

1,8

Úřad se zapojil do benchmarkingového projektu v rámci krajských úřadů, výstup- přijaté indikátory pro porovnání dosahovaných výsledků a hledání nejlepší praxe. Benchmarking je prováděn i příležitostně podle požadavků, např. z porad ředitelů krajských úřadů. Např. byl porovnáván rozsah a využití vozového parku, vybavenost mobil. telefony. Kraj je zapojen do benchmarkingového projektu na porovnávání činnosti zařízení sociálních služeb, které zřizuje.

9.1.1 g Výsledky činnosti benchmarkingu Odpovídá zapojení do benchmarkingových projektů plánovaným záměrům?

Zápis zpracovní schůzky, úkoly, výsledky z individuálních benchmarkingů.

Úřad se pravidelně účastní soutěže Zlatý erb, kde získal ocenění v národním i mezinárodním kole, ocenění získal i za vydávané krajské noviny. Opět úřad nominován na cenu soutěže Otevřeno(cena získána již v roce 2004) za poskytování informací v rámci úřadů veřejné správy, získal 1. místo v soutěži Infoliga. V rámci soutěže TOP Region oceněn projekt Partnerství pro Vysočinu jako výsledek hlasování veřejnosti a výběru odborné poroty, získal i 5 akreditací u Ministerstva vnitra ke vzdělávání v rámci tohoto programu, Internetová prezentace turistické nabídky www.region-vysocina.cz získala v roce 2004 na festivalu TOUR REGION FILM v Karlových Varech (5. – 9.10.2004) druhé místo v kategorii multimedia v konkurenci 77 přihlášených webových stránek a CDROMů.

9.1.1 f výsledy účasti v soutěžích a cenách za kvalitu Zadání úkolu, tiskové Dosažení plánovaných výsledků v soutěžích a cenách zprávy, ocenění za kvalitu.


Rozpočet na rok 2003,2004,2005 Průzkum zaměstnanců

Vnitřní předpisy

9.1.2 b Předložte důkaz o schopnosti plnění a vzájemné vyrovnání potřeb všech ZS (podmínky a zajištění zdrojů pro angažovanost ZS)

9.1.2 c Předložte úspěšný důkaz zlepšování a inovování strategií, struktury a/nebo procesů organizace

87

Průzkum zaměstnanců, směrnice o hodnocení zaměstnanců

9.1.2 a Jak se angažují ZS v organizaci při plnění stanovených cílů?

Proběhlo šetření spokojenosti zaměstnanců –zapojilo se 60 % zaměstnanců. Hodnocení zaměstnanců- do hodnotících archů promítnuty klíčová slova vize. Konají se pravidelné porady VO a odborů - ukládána osobní odpovědnost za plnění krátkodobých i dlouhodobých cílů úřadu Jsou zajištěny finanční zdroje na krytí činnosti úřadu . Rozpočet kapitoly krajský úřad je součástí veřejně dostupných informací na intranetu a internetu. Index průměrného platu 2004/2003 je 1.016, byla podepsána kolektivní smlouva. V rámci sociologického průzkumu byla dána možnost vyjádřit své náměty či připomínky, které byly vyhodnoceny. Zaměření a tvorba některých GP FV je konzultována se PS. Zástupci PS jsou členy řídícího týmu projektu Partnerství pro Vysočinu a mají přímý vliv na plán aktivit projektu. Pro kvalitnější zacílení podpory do cestovního ruchu proběhlo šetření profilu návštěvníka Vysočiny (na 10 místech v kraji bylo v minulém roce posbíráno 1800 dotazníků, které se vyhodnocují). Jsou přezkoumávány a aktualizovány vnitřní předpisy přehled aktualizovaných předpisů je uveden na intranetu. Dle nových požadavků přizpůsobována i struktura úřadů. Probíhá průběžná aktualizace procesů- př. objednávkový systém, docházkový systém, autoprovoz, spisová služba. V rámci kvalitní přípravy procesu aktualizace strategie kraje byl sestaven Řídící tým pro aktualizaci programové části jehož členové jsou zástupci odborů úřadu i zástupci PS (AK, HK, NNO, SOV), kteří se podílí na formulaci a zapracování připomínek.


9.1.2 d Předložte důkaz o lepším využívání technologie (při řízení interních poznatků a/nebo při interní a externí komunikaci a síťovém informačním propojení) při naplňování stanovených cílů

intranet

88

Nasazeny nové systémy – Organizace (SDZA), aplikace interní GIS, ePUSA, KEVIS, Helpdesk, Registr nemovitostí. Stále je obsahově vylepšován intranet. Úspěšně se aplikoval e-learning na proškolení a prozkoušení zaměstnanců (správní řád, bezpečnost IT). Na turistickém webu Vysočiny (www.regionvysocina.cz) jsou některé služby rozšířeny využitím GIS (interaktivní mapy). V současné době 560 zástupců PS a veřejnosti pravidelně získává mailem informace o chystaných akcích. Pro proces zkvalitnění strategického plánování a přípravy na příští programovací období EU byly vytvořeny nové www stránky (www.partenrstvivysociny.cz), vytvořen nový databázový nástroj na porovnávání strategií v kraji (www.parterstvi.nszm.ecn.cz) a vytvořeny společné stránky (www.kr-vysocina.cz/www/finance) s dostupnými finančními zdroji pro potenciální žadatele z kraje. Na úvodní www stránce kraje byly vytvořeny samostatné oborové rubriky pro kulturu a památky, mládež a sport, aj.


Ing. Ivana Šmídová, Marie Vostálová

kritérium otázky – KÚ Vysočina výsledky

Člen týmu: Podklady

KRITÉRIUM / subkritérium: 9 / 9.2 Finanční výkonnost

89

9.1.2 e Předložte důkazy o (zvýšeném) plnění požadavků ZS, Intranet, sociologický občanů, uživatelů překračující standardy jakosti průzkum Předložení důkazů o zlepšujícím se systému řízení, který byl iniciován požadavky ZS (stanoven vedením úřadu)

body výsledky

podpis:

komentář

datum:

Aplikováno 2. kolo sebehodnocení dle modelu CAF Poskytování informací - fungující redakční systém pro zveřejňování dokumentů, nadstandardní zveřejňování informací z jednání RK – oceněno cenou Otevřeno a Indfoliga, databáze usnesení RK a ZK, databáze úkolů z porad VO, z analýzy námětů a připomínek ze sociologického průzkumu návrženy 2 opatření k realizaci, navrženy indikátory Místní agenda 21 pro měření kvality života v kraji. Databáze projektových záměrů PS a občanů kraje je využívána při formulaci nových programů podpory (GP FV a GS SROP). Kontakty jsou obesílány informacemi o možnostech čerpání. Od února 2004 realizujeme projekt Zdravý kraj Vysočina jako řádný člen NSZM ČR (přihlásili jsme se k plnění Agendy 21 a NEHAP).


90

Inventarizační zápisy + inventurní soupisy + dokladová inventura

9.2.1 b Jak jsou plněny a vyrovnávány finanční záměry? Míra plnění finančních záměrů (míra zadluženosti, podíl provozních výdajů ke zdrojům, hodnota majetku, …)

Intranet a webové stránky

Intranet a web - dokumenty EO – rozpočty – čerpání rozpočtu

Míra hospodaření (šetření):

9.2.1 a Do jaké míry jsou plněny plánované finanční rozpočty? Míra plnění výdajové a příjmové části rozpočtu celkem a po kapitolách. Úpravy rozpočtu v průběhu období.

9.2.1

0,9

Plnění rozpočtu je každý měsíc předkládáno do RK, na každé zasedání ZK a na jednání finančního výboru a rozpočtové komise. Čerpání kapitol je projednáváno rovněž s jednotlivými odbory, a tím dochází ke kontrole hospodaření dle schváleného rozpočtu. Čerpání rozpočtu dle kapitol a čerpání grantových programů Fondu Vysočiny, čerpání zvláštních účtů zřízených k financování projektů a grantových schémat spolufinancovaných z prostředků EU. Kontrola plnění se provádí pravidelným měsíčním hodnocením. Plnění jednotlivých kapitol rozpočtu i příjmové části rozpočtu jsou pravidelně prováděna rozpočtovými opatřeními (dále jen RO). Tato RO jsou schvalována RK a ZK (v roce 2003 bylo provedeno celkem 261 RO, v roce 2004 celkem 319 RO a do konce října roku 2005 celkem 260 RO). Majetek ve vlastnictví kraje je každoročně inventarizován podle zákona 563/1991 Sb. o účetnictví. V současné době nemá kraj otevřen žádný bankovní úvěr a přijatou finanční výpomoc.


Nejvýznamnějším zdrojem rozpočtu kraje jsou státní dotace a daňové příjmy. Menší objem představují tzv. vlastní nedaňové příjmy (odvody zřizovaných příspěvkových organizací, příjmy z pronájmu majetku zřizovaným PO, příjmy z úroků a z vlastní činnosti). Dále pak kapitálové příjmy (příjmy z prodeje pozemků, ostatních nemovitostí a dlouhodobého movitého majetku).

Program GINIS, Čerpání rozpočtu – plnění příjmů

91

Koncem roku je s jednotlivými správci kapitol vedeno jednání s výhledem a čerpáním do konce roku, aby prostředky byly co nejefektivněji využity.

Program GINIS, pozice správce rozpočtu seznam rozp. opatření

9.2.1 d Jaká byly využita opatření pro efektivní využívání operativních finančních prostředků (aby se zabránilo překračování úvěrových limitů nebo nevyužívání zdrojů 9.2.1 e rozsah činností tvořící příjmy? (příjmy ze SR, daňové příjmy, nedaňové příjmy, kapitálové příjmy,…)

Podle zákona o finanční kontrole klademe velký důraz na provádění předběžné, průběžné a následné kontroly při schvalování finančních operací a provádíme průběžný monitoring výdajů jakékoli změny týkající se přesunu rozpočtových prostředků mezi příjmy a výdaji. Dále jsou prováděny změny finančních vztahů příspěvkovým organizacím a obcím.

Intranet a web Usnesení RK, ZK Přehled pověření ke kontrole a přezkušování účetních dokladů Analytika k rozpočtu Bankovní spojení na obce seznam rozp.opatření GINIS

9.2.1 c Jak jsou plněny a vyrovnávány finanční zájmy všech ZS? (dotace na opravy a údržbu majetku kraje, podíl mzdových nákladů z rozpočtu, objem rozpočtu vyčleněný na dotace a příspěvky na provoz zřizovaných příspěvkových organizace, dotace obcím, příspěvky neziskovým subjektům,…)


Intranet a web Dokumenty interního auditu Zápisy ze zasedání finančního a kontrolního výboru

9.2.1 g opatření pro obezřetný a riziko si uvědomující finanční management (+finanční a kontrolní komise) (výsledky analýzy rizik a příčin jejich vzniku, , plnění přijatých opatření kontrol, SW podpora, controlingové aktivity a porady, míra pojištění majetku kraje).

92

Intranet a web Dokumenty EO: závěrečné účty – rozbor hospodaření – zpráva auditora Dokumenty interního auditu Dokumenty odboru kontroly

9.2.1 f četnost a výsledky finančních auditů a kontrol (interní a externí) (výrok auditora, výsledek kontroly FÚ, NKÚ, finančního a kontrolního výboru zastupitelstva, míra plnění plánu kontrol)

Každoročně je prováděno přezkoumání hospodaření, dříve nezávislým auditorem , od roku 2005 již povinně Ministerstvem financí. Při přezkoumání hospodaření do roku 2004 nebyly shledány nedostatky v plnění rozpočtu kraje a vedení účetnictví. Úřad prošel i kontrolou NKÚ bez výhrad a kontrolou FÚ s vyčísleným penálem ve výši 169 456,- Kč za porušení rozpočtové kázně. Míra plnění plánu kontrol v roce 2003 na 99,95%, v roce 2004 na 99,97% a v 1. pololetí roku 2005 na 98,51%. Nižší procento plnění v 1. pololetí je z důvodu dokončení kontrol počátkem 2. pololetí roku 2005. Systém řízení rizik na Krajském úřadě kraje Vysočina má přispět ke včasnému identifikování a následnému přijímání účinných opatření k předcházení vzniku významných rizik. Systém řízení rizik využívá elektronické databáze umístěné na intranetu úřadu. Jsou do něj zapojeny všechny odbory krajského úřadu. Pravidelně probíhá školení o možných rizicích.


D

Závěr

Celkové hodnocení všech 9 kritérií je uvedeno v následující tabulce a vyjádřeno též v grafickém pojetí, včetně komentáře. Tabulka hodnocení CAF v letech 2004 a 2005

Kritérium Vysočina 05 Vysočina 04

1 2,8 2,2

2 2,0 1,9

3 2,6 2,3

4 2,9 2,5

5 2,3 2,0

6 2,4 0,7

7 1,7 0,6

8 1,4 0,3

9 1,6 1,0

Grafické vyjádření II. kola hodnocení CAF na Krajském úřadě Vysočina v porovnání s dvěmi kraji ČR a EU.

SROVNÁNÍ VÝSLEDKŮ CAF

5,0

4,0

Hodnocení

3,0

2,0

1,0

0,0

1

2

Vysočina 04

3

Vysočina 05

4

5

EU

6

KrÚ 1

93

7

KrÚ 2

8

9

Vysočina 04

Vysočina 05

1

1

5,0

5,0

4,0

9

2

4,0

9

3,0 2,0

2,0

1,0

8

2

3,0

3

1,0

8

0,0

3

0,0

7

4

6

7

4

5

6

5

EU

1 5,0

9

2

4,0 3,0 2,0

8

3

1,0 0,0

7

4

6

5

KrÚ 2

1

1 5,0

5,0

9

4,0

9

2

4,0

2,0

2,0 1,0

8

1,0

8

3

3

0,0

0,0

7

7

4 KrÚ 1

6

2

3,0

3,0

4

6

5

5

Komentář k výsledkům hodnocení: Hodnoty k výsledkům kritéria byly vypočteny jako průměry ze všech hodnocení (tedy na úrovni jednotlivých požadavků subkritérií), ne jen jako průměry z hodnot subkritérií. Obecně platí, že hodnocení poskytlo vyšší průměrné výsledky, než hodnocení za rok 2004 - podle očekávání. a) největší zvýšení průměrného hodnocení bylo dosaženo u kritéria 6 – tedy ve výsledcích, které se vztahovaly na uspokojování požadavků interních a externích zákazníků (z 0,7 na 2,4; takovou změnu lze považovat za principiální) b) nejmenší pokrok ukazuje kritérium 2 – strategie a plánování (z 1,9 na 2,0)

94

c) platí, že významné změny vykázala skupina kritérií výsledků; u předpokladů není zlepšení tak výrazné, i když jejich absolutní hodnoty jsou vyšší než u kritérií výsledků. d) z pohledu absolutních hodnot vykazuje nejnižší průměrný výsledek kritérium 8 – společnost výsledky. Průměrné výsledky vztahující se k životnímu prostředí jsou velmi nízké. Výsledky ale neukazují na závažné problémy s dopady úřadu do životního prostředí, ale spíše na to, že s tímto aspektem, který je v CAF považovaný za významný – se systémově téměř nepracuje. e) v několika případech (např. v kritériu 5) se stalo, že hodnocení roku 2005 bylo nižší než v roce 2004. Z takového příkladu je patrné, že musí existovat jistá opatrnost při interpretaci výsledků; v tomto případě to totiž neznamená, že úroveň v procesní orientaci na úřadě se oproti roku 2004 zhoršila, ale paradoxně lepší pochopení zásad procesní orientace v roce 2005 vedlo k tomu, že byly získány objektivnější údaje. f) Ve srovnání s informacemi, které byly zveřejněny na internetovském serveru platí, že zatímco u tam uveřejněných výsledků je průměrný rozdíl mezi subkritérii výsledků a předpokladů přibližně 0,5 bodu, v hodnocení úřadu je tento „schodek“ 1,3 bodu (podobné rozdíly platí obecně i u jiných srovnatelných úřadů) g) v některých případech se stalo, že pro hodnocení subkritérií muselo dojít k „dohadovacímu řízení“ v rámci týmu. To naznačilo, že je velmi obtížné objektivně hodnotit úroveň úřadu, který je ve svých činnostech (procesech) tak rozmanitý je třeba poskytnout větší prostor pro vyjádření k hodnocení nejen členům hodnotícího týmu, ale nejméně i všem vedoucím odborů a oddělení. To si ovšem vyžaduje plošné a poměrně hluboké seznámení se smyslem požadavků CAF v poměrně širokém okruhu pracovníků úřadu; mimo to je třeba na prostudování těchto připomínek po přípravě podkladů a argumentů poskytnout těmto „zainteresovaným stranám“ dostatečný časový prostor (nejméně dva týdny) stejně je třeba, aby se hodnocení hodnotícího týmu poskytl větší časový prostor; to proto, že v některých případech bylo zřejmé, že vysvětlení podstaty hodnocení (a rozsahu hodnocené oblasti, kdy se někdy až příliš volně směšovala hodnocení k úřadu a hodnocení ke „kraji“) vedlo k jinému náhledu a přehodnocení otázek i u několika členů hodnotícího týmu. Po ukončení bodování otázek každého subkritéria modelu CAF hledal hodnotící tým silné a slabé stránky – s náměty pro zlepšení z těchto diskusí se dále pracovalo v rámci školení a workshopu k akčnímu plánu úřadu, který měl za cíl nalézt oblasti zlepšování. Členové hodnotícího týmu v rámci workshopu, kdy se využívalo metody Afinitního diagramu, rozdělili všechny náměty pro zlepšení do 8 oblastí. Náměty pro zlepšení byly napsány na lístky papíru, ve spolupráci s externími konzultanty stanovili členové týmu významné oblasti a do nich přiřadili jednotlivé lístky s náměty. Při dalším „kontrolním kolečku“ bylo ještě diskutováno správné přiřazení námětů do stanovených oblastí zlepšování. Výstupem práce týmu byly tyto oblasti: - lidské zdroje - procesy - vnitřní tok informací (např. pošta, atd.) - metody řízení (CAF, ISO, BSC, atd.) - strategie, strategické cíle - dokumenty (dokumentované postupy, metodiky, předpoklady) - komunikace - metriky

95

Rozpracované oblasti zahrnující jednotlivé náměty pro zlepšení z II. kola sebehodnocení jsou součástí Přílohy č. 1 Sebehodnotící zprávy. Vedení úřadu v další fázi určí priority navržených výstupů ve stanovaných oblastech a prioritní náměty zlepšování zpracuje do akčního plánu úřadu. Příklad jedné karty akčního plánu, ze kterých bude složen, je v Příloze č. 2 Sebehodnotící zprávy.

96

Příloha č. 1 - Oblasti s náměty pro zlepšení z provedeného II. kola sebehodnocení pro Akční plán Náměty pro akční plán jsou rozděleny do osmi oblastí: Oblast – LIDSKÉ ZDROJE -

zvýšit třídění využitelných odpadů na KrÚ zvyšovat environmentální povědomí a jeho praktikování v „rozhodování“ rozvíjet osobní dovednosti a schopnosti pro jednání se zákazníky, ZS a partnery definovat vhodné indikátory efektivnosti vzdělávání, vytvořit časový prostor pro strategické řízení zajistit vzdělávání v procesním řízení zvýšit manažerské dovednosti v oblasti nových metod (CAF, ISO, atd.) a couchování aplikovat projektové řízení – vedení týmu a řízení procesů zpracovat etický kodex pracovníka úřadu zainteresovat zaměstnance na výkonnosti úřadu podpořit motivaci pracovníků zaváděním nových forem stimulace zajistit dostatečnou informovanost zpracovatelů o smyslu a účelu zjišťování dat, motivovat zpracovatele

Oblast – PROCESY -

dokončit procesní analýzu s cílem definovat rámcovou procesní mapu (ŘP, H, podpůrné procesy) organizace popsat jednotlivé procesy – karty procesů – a provázat je na strategické cíle, určení vlastníků procesů

Oblast – VNITŘNÍ TOK INFORMACÍ - tok pošty v rámci úřadu a dalších dokumentů Oblast – METODY ŘÍZENÍ (CAF, ISO, atd.) -

exaktnější formulování otázek dotazníku exaktnější vyhodnocování pro další hodnocení získat informace z oblasti etiky provázat výsledky a předpoklady

Oblast – STRATEGICE, STRATEGICKÉ CÍLE -

dopracovat strategické cíle a cíle obecně (včetně environmentálních) a stanovit interval a způsob vyhodnocování na všech úrovních vypracovat a vyhlásit politiky řízení lidských zdrojů jako součást strategie úřadu promyšleně zapojit samosprávu do strategického řízení úřadu vytvořit přehledný , hierarchický systém strategických dokumentů provázat cíle s rozpočtem definovat poslání orientovat se na projektové řízení, zvolit preferovanou projektovou metodiku a aplikovat ji v projektovém řízení

97

-

provázat strategické cíle a procesy s navazujícími cíli (procesů a odborů) rozvíjet a zavést metody finančního řízení, zlepšit efektivnost managementu finančních zdrojů v dalších obdobích pokračovat v metodách zlepšování – CAF, aplikace ISO, BSC zvýšit třídění využitelných odpadů vznikajících na KrÚ

Oblast - DOKUMENTY (dokumentované postupy, metodiky, předpoklady) -

doplnění strategických dokumentů o odpovědnosti za oblast strategického řízení, řízení procesů a změn, aktualizace dokumentace zpracovat příručku jakosti zpracovat komunikační strategii

Oblast – KOMUNIKACE -

sdělovat vizi a poslání, strategické cíle všem zaměstnancům i dalším PS vytvořit vhodný prostor a způsob pro připomínky zaměstnanců (zajistit zpětné vazby), přezkoumat systém otevřenosti vůči novým myšlenkám, námětům a stížnostem, vytvořit prostor pro předkládání návrhů inovací a zlepšování zvýšit vhodným vzděláváním povědomí o CAFu a dalších metodách kvality na úřadě zpracovat komunikační strategii úřadu (s ohledem na plnění strategického plánu) vůči zaměstnancům, politikům a PS při dalším zavádění sociologického průzkumu dopracovat a přesněji specifikovat a rozšířit otázky dotazníku, informovat zaměstnance o výsledku zvýšit informovanost zaměstnanců a PS o výsledcích plnění cílů informovat novináře,vysvětlovat vztah kraj vs. úřad definovat PS, zákazníky, skupiny, partnery s ohledem na poskytované služby a procesy, vytvořit aktivní informační politiku se PS, připravit vhodnou metodiku a nástroje k získání zpětné vazby od PS s ohledem na strategické cíle.

Oblast - METRIKY -

definovat PS, zákazníky, skupiny, partnery s ohledem na poskytované služby a procesy, stanovit měřitelné cílové hodnoty a ty pravidelně vyhodnocovat a analyzovat rozvíjet benchmarking v rámci činnosti úřadu i PO Zavést systém hodnocení jakosti strategických materiálů, systém vyhodnocování plnění strategických cílů Definovat finanční výkonnosti, aplikovat finanční řízení a posuzování efektivnosti Promítnout rozměr ŽP do nakupování, výběrových řízení a kvality poskytovaných služeb Definovat metodiky monitorování cílů a postupy získávání informací od PS Definovat měřítka dobré správy majetku kraje

98

Příloha č. 2 – Příklad Karty Akčního plánu A

Název zlepšované činnosti:

Zlepšení procesní orientace úřadu

B

Kritérium modelu CAF:

Kritérium 5 – Procesy (řízení procesů a změn)

C

Vlastník činnosti:

D

Zástupce ředitelky úřadu

E Klasifikace Vysoká priority

Datum plného rozšíření:

31.3.2006

F Současný stav: ke druhému kolu hodnocení:

2,3 bodů

Popis zlepšované činnosti: G PŘÍSTUP Stanovení procesů nezbytných pro činnosti úřadu umožní soustředění se na zásadně důležité činnosti, které se do procesů mohou sdružit; pomocí metrik bude možné efektivitu těchto činností - profilových pro úřad - sledovat a měřit, stanovovat cíle k tomu, aby výstupy a přínosy z procesů splnily představy vedení úřadu (na úrovni procesů se plní strategie a cíle úřadu). Do

H ROZŠÍŘENÍ 1. Stanovit ve spolupráci s vedoucími odborů (oddělení) řídicí, realizační a podpůrné procesy 2. Určit jejich vlastníky a přidělit jim potřebné odpovědnosti, pravomoci a nechat jim prostor pro požadování zdrojů (zdroje lidské, infrastrukturní, informace, čas, vybavení ...) 3. Určit neopominutelné zákazníky procesů (externí i interní)

...

Odpovídá ...

Splněno (termín) ...

4. Zjistit jejich požadavky na procesy a jejich výstupy 5. Vlastníci (spolu s vedením nebo nadřízenou úrovní) stanoví na základě těchto požadavků vhodné metriky 6. Vedení určí cíle na procesy 7. Vedení zavede systém pravidelného reportingu o výkonnosti (plnění cílů procesu, úrovně produktů) jim svěřených procesů 8. Určit opatření pro případ nevhodných trendů nebo neplnění cílů či záměrů vedení Nástrojem pro popis prostředí, metrika a cílů procesů může být Karta procesů I

VÝSLEDKY (Měření rozšíření)

Poznámky (opatření v případě neplnění):

J

CELKOVÉ VYHODNOCENÍ ZLEPŠOVANÉ ČINNOSTI (zhodnocení účinnosti)

99

SEBEHODNOTÍCÍ ZPRÁVA Aplikace modelu CAF pro účely sebehodnocení a zlepšování organizace

Recommend Documents