Aplikace modelu CAF 2006 za podpory procesního řízení
Ing. Vlastimil Pecka Ing. Zdeněk Havelka, PhD.
Cíle prezentace 1. Přiblížit důvody zavádění modelu CAF 2009 za podpory procesního řízení. 2. Shrnutí současného stavu. 3. Představení dalšího postupu prací.
2
Důvody zavádění 1. Inovace zavedeného systému CAF dle aktuální novelizace CAF 2009. 2. Podpora procesního řízení. Transparentní vymezení činností/procesů. Přehledný systém, kdo má co dělat a za co je zodpovědný.
3
Důvody zavádění • • • •
Rychlejší a efektivnější zaškolení nových zaměstnanců. Transparentní prostředí pro třetí subjekty. Zlepšení controllingu. Zvýšení image. 4
Základní princip procesního přístupu
Proces vstup
vznik přidané hodnoty (popsání činnosti)
výstup
Následující proces
Předcházející proces
měření
zdroje
Proces je definován jako soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících činností, který přeměňuje vstupy na výstupy.
5
Shrnutí současného stavu Krajský úřad má dobré předpoklady pro zavedení procesního řízení, protože řada již vykonávaných činností je v souladu se základními požadavky procesního řízení. Patří sem zejména tyto činnosti: • • • •
Řízení externí i interní dokumentace. Jednoznačně stanovená organizační struktura úřadu. Vydaný „Organizační řád úřadu“. Stanovené základní odpovědnosti a pravomoci prostřednictvím vydaných funkčních náplní ze dne 1.2.2011. • Zpřístupnění nezbytně nutných informací občanům prostřednictvím webových stránek úřadu. • Zavedení interního informačního systému, který je přístupný zaměstnancům úřadu. 6
Shrnutí současného stavu • Pravidelně konané porady vedení úřadu. • Poměrně dobrý systém vzdělávání zaměstnanců, který vychází ze zákonných požadavků na vzdělávání zaměstnanců ve veřejné správě. • Vyhovující zabezpečení IS včetně několikanásobného jištění na různě umístěných serverech.
7
Harmonogram prací 1. Sestavení „Mapy procesů“ verze 1.0 - termín červen 2011 - zajišťuje konzultant 2. Sestavení „Mapy procesů“ verze 1.5 - termín červenec-září 2011 - zajišťuje konzultant ve spolupráci s manažerem kvality 3. Sestavení „Mapy procesů“ verze 2.0 - termín říjen 2011 - zajišťuje konzultant ve spolupráci s manažerem kvality 8
Harmonogram prací 4. Sestavení „Mapy procesů“ verze 3.0 - termín listopad 2011 - zajišťuje konzultant 5. Úvodní školení pro vlastníky procesů - termín prosinec 2011-leden 2012 - zajišťuje konzultant, vedoucí projektu a manažer kvality 6. Vyplnění karet procesů - termín leden 2012-duben 2012 - zajišťují vlastníci procesů
9
Harmonogram prací 7. Zpracování „Příručky kvality“ - termín květen 2012 - zajišťuje konzultant ve spolupráci a manažerem kvality 8. Zkušební provoz - termín duben-říjen 2012 - zajišťuje manažer kvality s vlastníky procesů 9. Školení interních auditorů - termín říjen 2012 - zajišťuje manažer kvality s vedoucím projektu a konzultantem 10
Vlastník procesu • osoba mající jednoznačnou odpovědnost, že daný proces funguje správně a efektivně • zodpovídá za výsledky (stanovené metriky) v rámci procesu
11
Mapa procesů Mapa procesů je znázornění vzájemných vazeb mezi hlavními, řídícími, podpůrnými a outsourcingovými procesy. Je povinnou součástí Příručky kvality. Pro naši potřebu bude mít Mapa procesů formu tabulek, kde budou jednotlivé procesy nadefinovány. Jejich popis by měl mít logickou posloupnost a návaznost. Považuje se za vhodné, aby jednotlivé činnosti v rámci každého procesu byly rozfázovány. U každé činnosti je nutné si uvědomit, kdo jí provádí, kdo za ní odpovídá, kde o ní vznikají záznamy a kde probíhá monitorování a měření. Pro jednotlivé procesy je třeba stanovit adekvátní měřitelný ukazatel procesu. Ten má za úkol monitorovat, měřit a následně vyhodnocovat činnosti v určitém časovém úseku a následně je porovnávat s předchozím obdobím. Tímto způsobem lze sledovat trendy vývoje. Vhodně zvolený ukazatele pomáhá řídit a zlepšovat procesy.
12
Karta procesu
13
CAF na procesní bázi Projekt: Aplikace modelu CAF na Krajském úřadě Karlovarského kraje
CAF – kriteriální systém
Kritérium 5. PROCESY Kritérium sleduje způsob, jak organizace identifikuje, řídí, zlepšuje a rozvíjí své procesy. Cílem je podpořit plánování a strategii. K rozvoji procesů přispívají dva hlavní stimuly – inovace a nutnost vytvářet pro své zákazníky/občany a další zainteresované strany přidanou hodnotu.
Subkritérium 5.1. •
Zvažte důkazy o tom, co organizace dělá pro soustavné identifikování, navrhování, řízení a zlepšování procesů.
• • • • • •
•
Příklady pro hodnocení: 5.1.1. soustavné identifikování, popisování a dokumentování klíčových procesů 5.1.2. identifikování vlastníků procesů a přidělování odpovědností 5.1.3. zapojování zaměstnanců a externích zainteresovaných stran do navrhování a rozvíjení klíčových procesů 5.1.4. přidělování zdrojů k procesům s přihlédnutím k jejich přínosu pro naplňování strategických cílů organizace 5.1.5. shromažďování, zaznamenávání a pochopení požadavků vyplývajících z právních předpisů a dalších pravidel relevantních k procesům organizace; analyzování a optimalizování těchto procesů s cílem odstranění nadbytečné administrativy 5.1.6. stanovování ukazatelů výkonnosti procesů orientovaných na zákazníka/občana 5.1.7. koordinování a synchronizování procesů 5.1.8. monitorování a hodnocení dopadů síťových služeb na procesy organizace (např. účinnost, kvalita, efektivnost) 5.1.9. zlepšování procesů na základě měření jejich účinnosti, efektivity a výsledků (výstupů a dopadů) a ve spolupráci s příslušnými zainteresovanými stranami 5.1.10. analyzování a hodnocení klíčových procesů, rizik a kritických faktorů úspěchu s ohledem na cíle organizace a na měnící se prostředí 5.1.11. identifikování, navrhování a provádění změn v procesech vedoucích k poskytování služeb na jednom místě
• •
5.1.12. 5.1.13.
• • • • •
(tzv. one-stop-shop)
měření a přezkoumávání efektivnosti procesu změn a využívání benchmarkingu s cílem dosažení jeho zlepšení další vhodně zvolené příklady
Makroprocesní model a kritéria CAF
CAF jako proces dosahování kvality
Výstup „procesu CAF“ Akční plán zlepšování
Z hlediska CAF je realizováno - Analýza stávající dokumentace CAF - Aplikace modelu CAF na Krajském úřadě Karlovarského kraje (výuková prezentace) - Manuál systémového auditu na bázi model CAF CZ 2009 - Strategie a plánování na bázi CAF - Angažovanost vedení v procesu CAF – manažerské shrnutí
Návrh inovace indikátorů 1. Klíčové indikátory výsledků – tyto indikátory říkají organizaci, zda jde při realizaci výkonů správným směrem. Jsou prezentovány v dlouhodobých cyklech a jsou složeným výsledkem indikátorů výkonnosti v jednotlivých oblastech. 2. Indikátory výkonnosti – jsou dílčí indikátory jednotlivých výstupů. Měří efektivitu a kvalitu jednotlivých činností zaměstnanců. Leží mezi klíčovými indikátory výkonnosti a klíčovými indikátory výsledků 3. Klíčové indikátory výkonnosti – jsou to indikátory měřící ty aspekty organizačních výkonů, které jsou pro dosahování úspěšných výsledků rozhodující. Tyto indikátory by měly být v jádru indikátorového systému. Zdroje : Výsledková kritéria CAF, měřítka procesů, krajský benchmarking
Návrh dalšího postupu Projekt bude realizován ve dvou větvích: 1. Znovuoživení systému kvality na bázi CAF 2. Důsledná procesní orientace V rámci první větve by měly být realizovány níže uvedené činnosti: - Sestavení týmu řízení kvality CAF (z procesních metodiků). - Rozdílové školení CAF 2009 CZ. - Sestavení sebehodnotící zprávy č. 1 (červen 2011) – redukce stávající hodnotící zprávy, omezení důkazů na klíčové dokumenty, možné měření zralosti klíčových dokumentů, rozlišení důkazů na procesy, dokumenty a kompetence.
Návrh dalšího postupu •Sestavení Akčního plánu č. 1 (červen 2011) na bázi PDCA cyklu ve vazbě na rozlišení důkazů na procesy, dokumenty a kompetence. •Sestavení procesní mapy (druhá větev projektu) – východisko pro aktualizaci sebehodnotící zprávy a akčního plánu (po sestavení procesní mapy – konec roku 2011). •Zavedení procesu Neustálého zlepšování na bázi CAF do procesní mapy a systému řízené dokumentace (2012) •Následná aktualizace sebehodnotící zprávy a akčního plánu na základě výstupů z druhé procesní větve projektu (jednodenní audit 2012)
Součinnost – vedoucí odborů -Sestavení týmu řízení kvality CAF (z procesních metodiků) – potřebné výkazy - Školení CAF 2009 CZ – délka trvání 1 den -Sestavení Akčního plánu č. 1 (červen 2011) na bázi PDCA cyklu ve vazbě na rozlišení důkazů na procesy, dokumenty a kompetence – případné náměty -Sestavení procesní mapy (druhá větev projektu) – návrh metrik procesů -Následná aktualizace sebehodnotící zprávy a akčního plánu na základě výstupů z druhé procesní větve projektu (jednodenní audit v roce 2012)
Děkuji za pozornost Zdeněk Havelka
