Úvod do CAF vstupní workshop pro začátečníky Projekt: Aplikace modelu CAF na Krajském úřadě Karlovarského kraje
Obsah školení • • • •
Základní logika modelu CAF Architektura modelu – kritéria zlepšování Kvantifikace – bodování Strategie a akční plán
Základní logika modelu CAF
Co je to model CAF ?
Co je to model CAF ? • Common Assessment Framework tj. společný sebehodnotící rámec • Nástroj kontinuálního zlepšování organizace – Zlepšovací model – Zlepšovací proces
Co je třeba na Vašem úřadu zlepšit ?
Metodika zlepšování - SWOT • • • •
Silné stránky Slabé stránky Hrozby Příležitosti
Cesta zlepšování (B) Vize
(C) Strategie
(C) Jakým způsobem plánujete dosáhnout cíle ?
(A) Situace (A) Kde jste dnes?
(D) Co vám pomáhá a brání dostat se tam, kde chcete ? (D) Zdroje a omezení
(B) Kde chcete býť?
(E) Jak se dozvíme, že jsme tam, kde jsme chtěli být?
(E) KPI – Klíčové ukazatele výonnosti
Zlepšení – cíl definovaný měřítkem, hodnotou a termínem Cíle
Předpoklady
Měřítka Hodnoty Termíny
Artefakty Procesy Kompetence
Model CAF
Interní architektura modelu CAF kriteria zlepšování : kritéria výsledků a kritéria předpokladů
Kritérium 7. ZAMĚSTNANCI - výsledky
• Kritérium sleduje, jaké výsledky dosahuje organizace z hlediska kompetencí, motivace, spokojenosti a výkonnosti vlastních zaměstnanců.
Subkritérium 7.1. • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Doložte, jakých výsledků organizace dosahuje v úsilí plnit potřeby a očekávání zaměstnanců, pokud jde o výsledky měření spokojenosti zaměstnanců
Příklady pro hodnocení v rámci výsledků týkajících se spokojenosti zaměstnanců: 7.1.1. image a výkonností organizace 7.1.2. mírou informovanosti zaměstnanců 7.1.3. mírou zapojení zaměstnanců do procesů plánování a rozhodování při naplňování poslání a činností organizace Příklady pro hodnocení v rámci výsledků týkajících se spokojenosti zaměstnanců se systémem řízení: 7.1.4. schopnost vedení řídit organizaci (např. stanovování cílů, přidělování zdrojů) a komunikovat 7.1.5. oceňování individuálního i týmového úsilí 7.1.6. přístup vedení organizace k inovacím Příklady pro hodnocení v rámci výsledků týkajících se spokojenosti zaměstnanců s pracovními podmínkami: 7.1.7. pracovní atmosféra a kultura v organizaci (např. řešení konfliktů, stížností) 7.1.8. podmínky pro výkon práce (např. vybavení pracoviště) 7.1.9. péče o zaměstnance (např. pružná pracovní doba, vyvážený vztah mezi prací a soukromím zaměstnanců, péče o zdraví) 7.1.10. zabezpečení rovných příležitostí, spravedlivé zacházení a jednání se zaměstnanci Příklady pro hodnocení v rámci výsledků týkajících se spokojenosti zaměstnanců s rozvojem lidských zdrojů v organizaci: 7.1.1. spokojenost se schopností vedení organizace podporovat rozvoj lidských zdrojů a systematicky zvyšovat kvalifikaci zaměstnanců 7.1.12. spokojenost s kariérním růstem 7.1.13. spokojenost s řízením změn v organizaci 7.1.14. další vhodně zvolené příklady
Subkritérium 7.2. • • • • • • • • • • • • •
Doložte hodnoty ukazatelů výsledků organizace týkající se zaměstnanců
Příklady pro hodnocení: 7.2.1. úroveň absencí zaměstnanců 7.2.2. úroveň nemocnosti zaměstnanců 7.2.3. míra fluktuace zaměstnanců 7.2.4. počet stížností/podnětů zaměstnanců na organizaci 7.2.5. výsledky hodnocení výkonnosti zaměstnanců (např. hodnocení dle stanovené metodiky, výsledky kontrol, míra naplnění stanovených výkonnostních parametrů zaměstnanců) 7.2.6. výsledky týkající se rozvoje dovedností zaměstnanců (např. míra účasti a úspěšnosti v rámci vzdělávání, účelnost vynaložených nákladů na vzdělávání) 7.2.7. výsledky týkající se o schopnosti jednat se zákazníky/občany a reagovat na jejich potřeby (např. výsledky mystery shopping, počet stížností na jednání zaměstnanců 7.2.8. výsledky týkající se aktivní účasti zaměstnanců (např. míra návratnosti dotazníků při průzkumech prováděných mezi zaměstnanci, počet návrhů na inovace, aktivní účast v interních diskusních skupinách) 7.2.9. počet zjištěných případů střetů zájmů, podjatosti a korupce zaměstnanců 7.2.10. další vhodně zvolené příklady
Kritérium 1. VEDENÍ Vedení organizace definuje jednoznačný směr a jednotné prostředí, ve kterém organizace a její zaměstnanci působí a dosahují nejlepších výsledků. Vedení organizace orientuje organizaci určitým směrem, vypracovává poslání a vizi a formuluje hodnoty potřebné pro dlouhodobý úspěch. Motivuje a podporuje zaměstnance organizace, jde jim příkladem a chování vedení organizace je v souladu s vyjádřenými a předpokládanými hodnotami. Vedení organizace vypracovává, implementuje a monitoruje systém řízení organizace a přezkoumává výkonnost a výsledky. Odpovídá za zlepšování výkonnosti a prostřednictvím řízení změn se připravuje na budoucnost.
Subkritérium 1.1. • • • • • • • • •
• • • •
Zvažte důkazy o tom, co vedení organizace dělá pro nasměrování organizace vypracováním poslání, vize a hodnot Příklady pro hodnocení: 1.1.1. formulování a rozvíjení poslání a vize organizace; 1.1.2. zapojování příslušných zainteresovaných stran, včetně zaměstnanců do formulování a rozvíjení poslání a vize organizace; 1.1.3. přenesení poslání a vize do strategických (dlouhodobých a střednědobých) cílů a operativních (konkrétních a krátkodobých) cílů a činností; 1.1.4. definování hodnot organizace a jejich prosazování v rámci organizace; 1.1.5. posilování vzájemné důvěry a respektu mezi vrcholovým vedením, manažery a zaměstnanci; 1.1.6. vytváření podmínek pro efektivní komunikaci umožňující seznámení všech zaměstnanců a dalších zainteresovaných stran organizace s posláním, vizí, hodnotami a strategickými a operativními cíli organizace; 1.1.7. pravidelné přezkoumávání poslání, vize a hodnot organizace; 1.1.8. zohledňování změn ve vnějším prostředí v rámci přezkumu poslání, vize a hodnot organizace; 1.1.9. řízení „konfliktu zájmů“ prostřednictvím identifikování potenciálních oblastí konfliktu zájmů a přijetím odpovídajících zásad. 1.1.10. další vhodně zvolené příklady
Subkritérium 1.2. • • • • • • • • • • • • • • • •
Zvažte důkazy o tom, co vedení organizace dělá pro vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn Příklady pro hodnocení: 1.2.1. rozvíjení procesů a organizační struktury organizace v souladu se strategií, plánováním, potřebami a očekáváními zainteresovaných stran 1.2.2. definování a zajištění vhodných forem a podmínek pro řízení organizace (úrovně, funkce, odpovědnost a kompetence) 1.2.3. vypracování a schválení měřitelných cílů a úkolů pro všechny úrovně řízení organizace 1.2.4. stanovování cílů pro výstupy činnosti organizace a pro jejich předpokládané dopady na zainteresované strany 1.2.5. formulace a přizpůsobování vlastní strategie e-Governmentu strategickým a operativním cílům organizace 1.2.6. vybudování manažerského informačního systému zahrnujícího interní audity tohoto systému 1.2.7. vytvoření podmínek pro projektovou a týmovou práci 1.2.8. dlouhodobé využívání přístupů TQM, např. modelu CAF nebo Modelu excelence EFQM 1.2.9. vytvoření a rozvíjení systému měřitelných strategických a operativních cílů a měření výkonnosti v organizaci (např. Balanced Scorecard, ISO 9001) 1.2.10. rozvíjení systémů managementu kvality jako jsou ISO 9001 a jiné druhy certifikací 1.2.11. identifikování a stanovení priorit pro realizaci potřebné změny týkající se návrhu organizační struktury a činností organizace 1.2.12. informování zaměstnanců a příslušných zainteresovaných stran o připravovaných změnách a jejich důvodech. 1.2.13. další vhodně zvolené příklady
Analýza EFQM - forma
Kritérium 1 ve firmě Č.
Kritérium
Požadavky modelu excelence
Použitá metoda
Jak dobře je prováděno?
Důkaz, příklad 10
1.1
1a
Jsou vize, poslání a hodnoty firmy jsou vedením vypracovány a sdělovány všem zaměstnancům firmy?
1.2
1a
Jsou vedoucími pracovníky soustavně stimulovány aktivity zaměstnanců na inovaci a zlepšování?
1.3
1a
Je hodnocena úroveň vedení na základě získávání kritických podnětů od zaměstnanců?
1.4
1b
Je zdokonalování systému řízení a organizace společnosti na všech úrovních systematicky podporováno vedením firmy?
1.5
1c
Je zajištěno, že vedoucí pracovníci se cíleně věnují odpovídajícím způsobem klíčovým zákazníkům?
1.8
1d, s.3
Motivují a podporují manažeři ostatní zaměstnance firmy? Umožňují jim vyjadřovat se k chodu firmy a reagují na získané podněty?
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Kritérium 1 ve firmě – analytický formulář
Pojmy • • • • • • • •
Kritérium, sukritérium Cíl, hodnota, měřítko Důkaz – artefakt, proces, kompetence Vize a mise Strategie Výstup /Výsledek Akční plán Projekt
CAF jako proces zlepšování
CAF jako proces dosahování kvality
Smysl CAFu – strukturované zlepšování ! Analýza
Název projektu: Aplikace modelu CAF 2006, reg. č.: CZ.1.04/4.1.00/42.00003
Zlepšovací plán
Název projektu: Aplikace modelu CAF 2006, reg. č.: CZ.1.04/4.1.00/42.00003
Tvorba hodnoty Vize
Proces artefakt
Kompetence
Systémový model procesů úřadu
Základní artefakty modelu CAF
Sebehodnotící zpráva
Sebehodnotící zpráva Kú Kk
Akční plán zlepšování přílad Konice
Akční plán zlepšování příklad Moravská Třebová
Akční plán zlepšování příklad Jablunkov
Akční plán Kú Kk – projektová karta
Cyklus PDCA
Nástroj PDCA – Demingův zlepšovací cyklus •
•
•
•
Plan – plánuj !– co chceme změnit (výstupy) – proč to chceme změnit (výsledky, včetně ukazatelů měření) – jak to chceme změnit – plán zlepšování Do – realizuj ! - realizace plánu včetně kontroly cílových ukazatelů Check - ověř ! – ověření, zda výstup produkuje očekávané výsledky Act – uveď do chodu ! – standardizovat postup a trvale zakotvit do architektury organizace tak, aby byly trvale vyloučeny předcházející nežádoucí stavy
Hoshin Kanri v Toyotě – strukturované zlepšování pomocí PDCA
Hoshin Kanri – formulář zlepšování
Hoshin Kanri – akční plány zlepšování na různých úrovních organizace
Způsoby hodnocení
Klasické bodové hodnocení předpoklady
Klasické bodové hodnocení výsledky
Bodové hodnocení s jemným rozlišením - předpoklady
Bodové hodnocení s jemným rozlišením - výsledky
Varianty bodového hodnocení
Výsledky sebehodnocení
Vývojový diagram pro hodnocení výsledků 1
Vývojový diagram pro hodnocení výsledků 2
Benchlearning
Hodnotící zpráva – adekvátní hodnocení ?
Účelnost metody CAF – zlepšování výsledků – pozitivní dopady !
Akční plán – postup realizace
Slabé stránky I. 1.1. Vize není dokončena. 1.2. Není zpracován strategický plán úřadu, absence týmové předprojektové přípravy,nedostatečný přenos informací o změnách na úřadě směrem k zaměstnancům. 1.3. Není zaveden systém porad na odborech a ŠPV, není zaveden systém motivace a odměňování zaměstnanců. Absence bonusu věrnosti úřadu. 1.4. V rámci vrcholového vedení nejsou rozděleny gesce politiků, neaktuální základní organizační norma.
Slabé stránky II. 1.3. - zavést motivační systém peněžního i nepeněžního odměňování zaměstnanců, - zavést systém porad na odborech a ŠPV - aplikovat bonus věrnosti úřadu do pravidel čerpání sociálního fondu 1.4. - zpracovat novou základní organizační normu v souladu s aktuálními potřebami organizace (včetně rozdělení gescí uvolněných politiků a způsobu řízení komisí radou města a výborů zastupitelstva města) - seznámit členy ZM s náplní činností jednotlivých odborů MěÚ
Návrhy aktivit do akčního plánu zlepšování (východisko ve slabých stránkách) 1.1. - vytvořit oficiální verzi vize, schválit radou města a zveřejnit na webu, 1.2. - rozšířit vnitřní předpis o administraci projektu o předprojektovou přípravu, - nedostatečný přenos informací o změnách směrem k zaměstnancům zlepšit intenzivnější e-mailovou komunikací, - vytvořit vlastní portál na webu, - zpracovat strategický plán úřadu
