Iets over reflectie Februari 2015

Iets over reflectie

Februari 2015

Inleiding Hoe vaak horen we niet 'werk hard en je zal slagen'. Terwijl hard werken zeker nodig is, is het niet voldoende zijn om uw doelen te bereiken. Ook mentaal zullen inspanningen nodig zijn. Hard werken is efficiënt en effectief als er slim wordt gewerkt. En slim werken is meer dan slim zijn. Vergelijk mentale training met lichamelijke training. Een trainingsprogramma om lenige spieren op te bouwen is niet voldoende. Je zal ook een gedrag moeten opbouwen om die oefeningen echt te doen. Het opbouwen van mentale spieren vereist evenzeer een oefenprogramma en bijhorend gedrag. Mentale training is zoiets als joggen met hersenen en gedrag. Dit soort mentale training noemen we hier REFLECTIE. En om de hardwerkers en de ‘echte’ ondernemers nu al gerust te stellen: heel veel tijd heb je er niet voor nodig als je het maar vaak en goed doet!

Definitie Reflectie  (Wikipedia - Onderwijs): reflectie is een manier om ervaringen te begrijpen en te analyseren en er betekenis aan te geven. Het is het proces waarbij informatie wordt omgezet in betekenis.  (Van Dale): overweging, bespiegeling ‘Experience is something you get just after you needed it’ (Anom.?)

Reflectie is een essentieel element bij elke strategie. Continu moeten activiteiten en reacties op activiteiten beoordeeld worden en verwerkt in de verdere uitwerking van de strategie. Gebeurt dat niet, dan is het gevaar groot dat andermans strategie het overneemt. Men werkt hard maar iemand anders zit aan het stuur… Binnen Lean heeft reflectie een bijzondere en een bijzonder belangrijke rol gekregen. Het zit ingewerkt in de PDCA-modus, maar evenzeer in de basisprincipes van ‘First build people, then cars‘ (principe 9), ‘Respect for People’ (principe 10) en ‘Make decisions slowly by consensus’ (principe 13) … In een maatschappij waar de groep veel meer aandacht en belang krijgt dan het individu (en Japanse of Aziatische culturen hebben dat veel meer dan onze westerse culturen), is reflectie een ingebakken houding. Reflectie is een fundament van en een sleutel voor teamwerk en focus.

Eerst gaan we twee belangrijke deelaspecten van reflectie bekijken: zelfkritiek en consensus zoeken (info-vergaring).

www.leankmo.be [email protected] Pagina 1 van 10

Iets over reflectie

Februari 2015

Zelfreflectie (Hansei) Denkers doen niets. Dat is inderdaad een gevaar. Denken moeten leiden tot verandering in gedrag. En de eerste wiens gedrag moet veranderen, ben jezelf. Je moet dus oefenen in het kijken naar jezelf. Dat noemen we zelfreflectie. ‘ Purposes are deduced from behavior, not from rhetoric or stated goals (Donella Meadows). Het behoort tot het Lean wereldje om met Japanse termen te goochelen. Dat geeft de dingen wat meer glans en status. Maar er is ook een voordeel: je moet elke keer weer goed definiëren waarover het gaat (wat we nogal eens nalaten als we ons gewone taaltje gebruiken):

Han Sei

= veranderen, vernieuwen, op zijn kop zetten = omkijken, terugblik, introspectie

Zelfreflectie is een meedogenloos zelfonderzoek over je eigen zwaktes, fouten, daden. En de kern is: meedogenloos. Durf te kijken naar uw eigen daden. En het gaat over u, niet over anderen. Zelfreflectie is (i) Erkennen dat je ver van volmaakt bent en dat je daardoor de oorzaak bent van verspilling, inzet, onnodig werk, gemiste groei … voor anderen. Zoek geen verontschuldigingen maar zoek bij jezelf naar de zwakke plekken in gedrag. Zoek ook naar commentaar die je gekregen hebt. Zoek uit wat er juist mee bedoeld wordt. (ii)

Opnemen van je eigen verantwoordelijkheid. Wat heb je niet gedaan zoals het zou kunnen gedaan zijn? Voel je verantwoordelijk. Besef dat je het team in de steek gelaten hebt, zelfs als het hoofdprobleem overduidelijk bij iemand anders ligt.

(iii)

Bedenk wat je kan doen om dit te verbeteren. Doe dat heel specifiek. Niet bijvoorbeeld: ik ga minder slordig zijn. Eerder bijvoorbeeld: mijn agenda gaat altijd daar op de bureau liggen en ik kijk die ’s morgens als eerste altijd in.

Er is geen verbetering als je niet ook een wijziging in je eigen gedrag hebt vastgelegd. Het is in ons eigen gedrag dat we de wereld zullen veranderen. Wees zo realistisch en zo concreet dat je tastbare, haalbare gedragsveranderingen aanpakt. Het doel is om continu deze zelfreflectie te doen. Je moet dus niet alles in één keer aanpakken. Pak dat aan wat je vandaag, deze week kan oppakken. Maar doe het. Train het. Topsporters kunnen hun eigen lichaam en prestaties erg kritisch en gedetailleerd bekijken. Een 100-meter loper zal de eerste stappen en zelfs het uit de blokken komen analyseren en verder detailleren. En dan er op beginnen te trainen. Zo ook moet zelfreflectie zijn.


Iets over reflectie

Februari 2015

De opbrengst hiervan is niet alleen mentale sterkte en inzicht in ons zelf. We zullen ook beter opmerkingen begrijpen van anderen over ons. Topatleten zullen blij zijn met elke info die ze krijgen over hun ‘fouten’. Maar omgekeerd zijn ze ook in staat om andermans prestatie te analyseren. Zelfreflectie zal onszelf vooruithelpen én zal ons beter coach maken. Daarom is zelfreflectie deel van het teamgebeuren. Door zelf heel kritisch te zijn op ons eigen gedrag zullen we gemakkelijker kritiek aanvaarden van het team. Hansei is slechts een deel van reflectie. Maar het is wel de meest leerzame. Door je eigen gedrag aan te pakken zal je de wereld veranderen. In het begin kan het je onzeker maken en zelfs je zelfvertrouwen aantasten. Doorbijten dan. Hansei is even nuttig bij succes als bij mislukking. Succes bestaat uit een groot deel geluk tijdens het maken van fouten. Analyseer dus ook bij succes uw eigen fouten in denken en gedrag. Leer eruit.

Zelfreflectie zal je denken veranderen. Daardoor zal je je gedrag bijsturen. Als je dat volhoudt zal je je gewoontes gewijzigd hebben. En daardoor zal je ‘anders’ zijn: je karakter is anders. En daardoor je toekomst.

Maar hansei is dus slechts één onderdeel van reflectie.


Iets over reflectie

Februari 2015

Consensusvorming of Nemawashi Reflectie is niet alleen naar jezelf te kijken. Het is ook nadenken over anderen, hoe ze denken en zich gedragen. Het is ook nadenken over dingen, processen, mechanismen en hoe die in elkaar zitten. Alleen heb je te weinig kennis van zaken om goed te kunnen denken over alles en nog wat. Hier past het verhaal van ‘De Olifant en de Zes Blinden’ (van Godfrey Saxe) ter illustratie. … Maar al te vaak varen allen, denk ik, alledag, Hun eigen koers, volkomen onwetend over wat de ander denken mag, En spreken zij allen van een olifant, die geen van hen ooit zag. … (het volledige gedicht vind je in bijlage)

Met consensusvorming of nemawashi proberen we de olifant te zien, zoals die is, in het volle besef dat we allen blinden zijn. Het is dus meer dan alleen informatie bij elkaar zoeken. Ne Mawasu

wortel er rond gaan

Nemawashi wortels uitgraven grond uitgraven zodat de wortels bloot komen te liggen en de boom kan verplant worden Het begrip Nemawashi is ruimer dan het hier beschreven wordt. Het wordt hier zo ver behandeld als nodig voor het aspect reflectie.

“When I was a boy of fourteen, my father was so ignorant I could hardly stand to have the old man around. But when I got to be twenty-one, I was astonished at how much the old man had learned in seven years.” – Mark Twain “Learn all you can from the mistakes of others. You won’t have time to make them all yourself.” – Alfred Sheinwold Nemawashi wordt heel vaak toegepast bij overleg over nieuwe ideeën en projecten. Vooraleer aan iets nieuws te beginnen gaat de betrokkene ‘informeel babbelen’ met www.leankmo.be [email protected] Pagina 4 van 10

Iets over reflectie

Februari 2015

beslissers, collega’s, kennisdragers en alle soorten van betrokkenen. In onze wereld omschrijven we dat nogal snel als lobbying. Maar dat is het zeker niet. Lobbyen is het verkopen van je idee en het oliën van het beslissingsproces. Nemawashi doe je in alle eerlijkheid: je hebt een voorstel en je wil horen wat anderen ervan denken in de hoop dat je je eigen voorstel kan verbeteren (dus niet erdoor duwen).

Andere aspecten die rond nemawashi hangen:  status: want je zal ook met je oversten en de rest van de hiërarchie gaan praten zodat zij erkend worden in hun positie. Maar bedenk ook dat dit niet alleen status is. We gaan ervanuit dat deze mensen op deze positie zitten omdat ze ook een waardevolle inbreng kunnen geven vanuit hun ‘olifantshoek’.  gezichtsverlies: want je wil vermijden dat anderen zich ‘gepakt’ voelen met een voorstel waar ze niets van wisten op voorhand en toch recht van spreken hadden.  idee-vorming: door alle meningen bij elkaar te leggen krijg je veel meer zicht op de werkelijkheid  steun zoekend: natuurlijk kan je maar hulp krijgen als mensen weten waar je mee bezig bent. Soms is het zo simpel. In reflectie is Nemawashi de bron van vernieuwing in ons denken. Als we op onszelf bezig blijven, dan val je uiteindelijk stil. Informatie moet je nu eenmaal buiten jezelf gaan zoeken. De opbrengst van nemawashi is dan ook dat je veel bijkomende informatie krijgt: ben ik in de goede richting bezig, is er kans dat dit succesvol zal zijn, heb ik aan alles gedacht, heb ik alle mogelijke bronnen van informatie gevonden … Nemawashi is iets anders dan info vergaren, googelen of boeken lezen. Het is vooral te weten komen hoe anderen denken én waarom ze zo denken. Hansei (Zelfreflectie) en Nemawashi (consensusvorming) zijn essentiële voorwaarden om een waardevolle reflectie te kunnen doen. Het is input voor reflectie, maar het is geen reflectie. (Ook hansei niet dat door de vertaling ervan in zelfreflectie wel zo lijkt te zijn.) Terwijl je hansei op je eentje kunt en moet doen, is nemawashi verbonden met anderen. Je moet dus mensen kennen waar je al ‘eens een babbeltje’ kunt doen; mensen die je vertrouwt of hoogacht om hun mening en denkvermogen. Je moet het niet eens zijn met deze mensen maar ze moeten wel een groep vertegenwoordigen waarin je geïnteresseerd bent. De mensen waar je een babbeltje gaat mee maken zijn er opdat je de wereld vanuit hun oogpunt beter kan begrijpen. Dat moet dan ook hun competentie zijn. Dit is meer dan een netwerk van losse contacten. Het is minder en anders dan een kring van vrienden. Laat ons nu beginnen aan reflectie zelf.


Iets over reflectie

Februari 2015

Reflectie Nog even de algemene definitie herhalen: Reflectie  (Wikipedia - Onderwijs): reflectie is een manier om ervaringen te begrijpen en te analyseren en er betekenis aan te geven. Het is het proces waarbij informatie wordt omgezet in betekenis.  (Van Dale): overweging, bespiegeling

Stelt u een rivier voor met op de rivierbedding stenen waarop onze boot kan lek slaan.  Ofwel kunnen we het water hoger laten komen (of anders gezegd, meer werkkapitaal gebruiken om alles te laten draaien). 

Ofwel halen we de stenen één voor één uit het water en laten we het water (of het benodigde werkkapitaal) stap voor stap dalen.

De stenen zijn onze problemen, knelpunten … die we ervaren in ons werk (en in ons leven).

Reflectie is het bekijken van deze stenen vanop een veilige hoogte boven het water. Het is afstandelijk kijken op een moment dat we niet aan het roer staan. We hebben de tijd om het geheel rustig te bekijken. 

Reflectie is geen planning. Je kijkt - zo afstandelijk mogelijk – naar de wereld vanaf een rustige afstand. Je kijkt naar jezelf en naar de anderen. Maar je doet dat met je handen in je zakken. Want je probeert vooral te zien hoe het allemaal in elkaar steekt, niet hoe je het kan repareren of veranderen.



Reflectie is geen analyse. Je bent geen wetenschappelijke studie aan het doen. Je kijkt met de kennis die je hebt en probeert te begrijpen.



Reflectie is geen marathon, maar een frequente korte-duur training. Een keer of enkele keren per week ben je een half uurtje tot een uurtje in reflectie-modus. De rest van de tijd – dus 95% - ben je in actiemodus. Het is niet de bedoeling een boeddhistische monnik te worden.


Iets over reflectie

Februari 2015

Reflectie steunt op Hansei en Nemawashi

Natuurlijk verbinden we de reflectie verbinden met ons werk, leven en wereld. Hier betekent dat de verbinding met Lean Denken.

Lean reflectie De basis van Lean reflectie is leren kijken naar gedrag! Lean is een strategie, gebouwd op continu verbeteren. En verbeteren is een synoniem voor gedragsverandering. Daarom moeten we heel goed worden in het begrijpen en sturen van gedrag. Dat van jezelf en dat van anderen. Het zijn niet de woorden die een mens maken of een gemeenschap beschrijven. Technologie is nooit het probleem. Het is steeds de mens errond. Dit zal een uitdaging zijn. We zijn veel meer getraind om te denken vanuit het hart. We zijn veel meer getraind om intenties (van ons en van anderen) belangrijk te maken. Terwijl het gedrag van mensen en interactie van mensen de essentie van het leven is. Wat maakt mijn leven: intentie of gedrag? Aandacht op gedragingen is essentieel in Lean denken. Gedrag kan objectief beschreven worden. Daarmee kunnen we werken aan gedrag. Het geeft de mogelijkheid om concreet te worden. We spreken niet over ondernemerschap bijvoorbeeld, maar wel over gedrag dat hieraan gekoppeld is. Bijvoorbeeld de werkpost wordt op orde gehouden; er zijn regelmatig voorstellen ter verbetering; problemen worden aangepakt; onoplosbare problemen worden tijdig aangemeld … Om concreet te zijn, moet je jezelf trainen om hierover gericht en zuiver over te denken. www.leankmo.be [email protected] Pagina 7 van 10

Iets over reflectie

Februari 2015

Concrete aanpak Omgeving  Zorg voor een vast moment in je agenda Indien mogelijk dagelijks maar op zijn minst wekelijks. Hou rekening met minimum 15’ (als het dagelijks is) en 60’ (als het wekelijks is)  Zorg dat je niet gestoord wordt (of kunt worden) op deze momenten  Leg je pc/tablet/iPhone … weg. Neem geen nota’s via één van die dingen. Ze zijn zo goed gemaakt dat ze je steeds in zoek-modus zetten en hier heb je reflectiemodus nodig  Zorg dat je een blaadje papier bij de hand hebt. Je moet geen verslag maken. Maar je moet iets hebben om bij de les te blijven: een tekening, een sleutelwoord …  Bouw routine op. Doe elke keer hetzelfde en doe het heel bewust. (Er komt een moment dat je het ‘vanzelf’ doet. Maar dat duurt wel even). Zo een routine kan zijn: dezelfde locatie (vrijdag ’s avonds, op je bureau) dezelfde inrichting (deur toe, bureau volledig leeg op 1 A4 + pen na) pc afgesloten, gsm op mute Inhoud  Begin met te kijken naar de vorige dag / week Wat is er gebeurd dat vragen/ergernis/verrassing/blijdschap/stress heeft opgeroepen?  Doe dit niet strikt analytisch Je leunt achterover en je overschouwt de dag of week. Wat komt dan quasi vanzelf naar boven?  Zorg dat je één of twee punten hebt om over na te denken Als je geluk hebt zijn er maar een paar punten waar je mee aan de slag gaat. Als je pech hebt, moet je al wat gaan kiezen. Graaf dan wat dieper in je zieltje: wat deed het meest pijn; wat stresseerde je het meest; wat woog het zwaarst: vreugde (en waarover ging het dan) of pijn (en waarover ging dat).  Focus nu op één punt Laat je gedachten hier wat rondtollen. Wat is het knelpunt juist? Hoe is het zo gekomen? Hoe zit dat knikkerspel er eigenlijk uit? Wie speelt er mee? Begrijp ik het probleem wel? Hoe kan ik ermee leven; kan ik ermee leven; wil ik ermee leven? … Vergeet hansei en nemawshi niet, als je vastzit.


Iets over reflectie

Februari 2015

 Leer een onderwerp van alle kanten bekijken. Neem dit letterlijk, als het kan. Anders, stel u andere betrokkenen voor en zorg dat je hun standpunt hierin begrijpt.  Leer naar gedrag te kijken van mensen (ook jezelf) in verband met dit onderwerp Het zijn niet de woorden die het belangrijkste zeggen. Het zijn de gedragingen van mensen. Leer ernaar te kijken. Leer begrijpen dat verandering altijd gedragsverandering is.  Verplaats je blik van vorige week naar volgende week en maand(en) Eerst leer je de stiel met te kijken naar hoe het geweest is. Aan de hand van die ervaring zal je gedrag kunnen voorspellen en beïnvloeden. Dan kan je gaan reflecteren hoe je het gaat doen en hoe het uitgepakt heeft. Noot: begin hier pas aan als je al wat ervaring hebt met je reflectie over vorige week. Overhaast het niet.  Sluit de reflectie af met een besluit (of enkele besluiten) Besluiten zijn afspraken met jezelf rond je eigen gedrag: ik ga dit doen! Maak het niet te groot. Morgen of volgende week heb je weer een reflectie. Geen nood aan grote dingen; wel aan een stap elke week. Leer begrijpen dat het gedrag van anderen veranderen automatisch betekent dat jouw gedrag verandert. Dus, als je anderen wil veranderen, zal je moeten beginnen met je eigen gedrag. (Voorbeeld over eigen en andermans gedrag. Je wil dat een direct report sneller zijn verantwoordelijkheid opneemt bij problemen. o Dan zal je zelf eerst moeten naar jezelf kijken: waar bemoei je je mee, waar laat je iemand vrij … o Waar je je sowieso gaat mee bemoeien, daar moet je ook geen ondernemerschap verwachten. Daar wil je een goede uitvoerder. Gedraag je dan ook zo: zeg duidelijk wat er moet gebeuren, controleer dat gedetailleerd en doe zelf ook wat. o Waar je je niet mee wilt bemoeien, moet je wel heel correct meegeven hoe en waarover je wilt dat er gerapporteerd wordt. Het opnemen van verantwoordelijkheid door je direct report is zoiets als stijldansen: je voetwerk is afgesproken en getraind met je partner. Jij leidt de dans. Of met andere woorden, jouw gedrag is bepalend. Het veranderingsproces start met jezelf!)

Besluit Reflectie is de basis van Lean. Train het! www.leankmo.be [email protected] Pagina 9 van 10

Iets over reflectie

Februari 2015

Bijlage: De Blinde Mannen en de Olifant – John Godfrey Saxe (1816-1887) Er waren eens zes man uit Hindoestaan, het opdoen van kennis zeer gezind Ze gingen op zoek naar de olifant (ook al waren zij allen blind) met onderzoek zouden zij oordelen naar bevind. De eerste liep naar de olifant maar kwam opeens ten val tegen de brede en stevige flank en verklaarde meteen aan al: 'loof de heer, maar de olifant is als een wal.' De tweede voelde aan een slagtand en riep: 'hé, maar neen, mijn heer, wat is immers zo rond en scherp? Voor mij is duidelijk maar al te zeer. Dit wonder van een olifant is als een speer. Nu kwam ook de derde naderbij, greep bij toeval, als ware het een stang, de kronkelende slurf, en sloeg terstond een toon aan van belang: 'Aha,' sprak hij, 'de olifant lijkt erg op een slang.' Nu stak de vierde gretig zijn handen uit, en voelde aan de knie, 'Waar dit beest nog het meest op lijkt is wel duidelijk,' meende die; 'Er kan geen twijfel over zijn het is een boom die ik hier voor mij zie.' De vijfde raakte toevallig aan het oor en zei: 'zelfs als de blik niet tot het daglicht reikt, Is zonneklaar wat ik hier heb; wat ik voel is zonder twijfelen geijkt, Is dat dit wonder van een olifant op een waaier lijkt.' Nauwelijks nog had de zesde overwogen waar hij eens beginnen zou, of hij voelde al de slingerende staart, zwaaiend gaf deze hem een douw, 'Ik zie het al,' zei de man, 'de olifant is als een touw.' En aldus zetten de zes uit Hindoestaan zich aan een debat, met luide stem en onverveerd, ieder zei er het zijne van en liet zich door de ander onbekeerd, Allen waren weliswaar ten deel in het gelijk, samen echter hadden zij het verkeerd. MORAAL: Maar al te vaak varen allen, denk ik, alledag, Hun eigen koers, volkomen onwetend over wat de ander denken mag, En spreken zij allen van een olifant, die geen van hen ooit zag.


Iets over reflectie Februari 2015

Recommend Documents