beter ICT helpt de gemeente presteren Jeroen van der Hulst, Programmamanager Informatisering
Moet mee!
- 90% huishoudens heeft snel internet - 10,4 miljoen smartphones -9 miljoen mobieltjes -2013: 4 miljard geïnvesteerd in netwerken
Informatievoorziening en ICT • Goed ingerichte informatievoorziening en ICT is een kritische succesfactor voor een moderne gemeente. • ICT faciliteert: – – – –
(Digitale) dienstverlening en zorg Communicatie en interactie met burgers Efficiënt werken & samenwerken met partners Beschikken over actuele beleids- en sturingsinformatie
Organisatie & informatievoorziening Organisatie (mensen/processen)
Software/Apps
Data
Hardware ICT infrastructuur
Informatievoorziening
Informatiebeleid en uitvoering in Bloemendaal • Nu: Beleidsplan 2013-2015 richting+ uitvoeringsagenda Voortgangsrapportage • In Q3 2015: Nieuw plan 2016-2019 • Nu: volop bezig met inrichtingsactiviteiten • Motto: de informatievoorziening en de ICT inrichten voor een organisatie die: “niet naar de bekende weg vraagt, klantgericht is, zich niet voor de gek laat houden, weet waar ze het over heeft en haar zaken op orde heeft en niet meer uitgeeft dan nodig”
Inhoud beleidsplan • Informatiebeleidsplan 2013-2015 (in uitvoering) • Speerpunten: 1. Vervangen ICT hardware en realiseren gezamenlijke ICT infrastructuur en beheer met Heemstede: borgen kwaliteit 2. Inrichten ICT die een Zaakgerichte manier van werken mogelijk maakt; van groot belang voor dienstverlening maar ook voor bestuurlijke ‘zaken’ 3. Aansluiten op landelijke voorzieningen en ontwikkelingen: Basisregistratie(s ) personen, gebouwen en nu Grootschalige Topografie (BGT): landelijk digitaal loket, bekende gegevens hergebruiken (prefill); effectieve ketensamenwerking 4. Informatisering in verband met de drie decentralisaties in het sociaal domein: gegevensdeling vereist voor integrale dienstverlening.
Nieuwe hardware samen met Heemstede Wat ging hieraan vooraf: •Capgemini onderzoek (20 juni 2013 brief aan de raad): – Er komt veel op gemeenten af. Steeds moeilijker om de ontwikkelingen bij te houden en continuïteit te borgen; – Samenwerking met Heemstede biedt kansen: minder kwetsbaar, meer diepgang door specialisatie, tijd voor nieuwe ontwikkelingen (beveiliging); – Geldt voor de ICT infrastructuur, maar ook voor software – Kies voor een groeimodel
•In een verdere verkenning door beide gemeenten is dit uitgewerkt en getoetst:
Nieuwe hardware samen met Heemstede • Hardware is aan vervanging toe; • Planning: Nieuwe huisvesting nieuwe hardware; • Samen met Heemstede: belangrijke administraties nu al gezamenlijk, intentie om samenwerking te verdiepen, bundeling verlaagt kwetsbaarheid, verhoogt kwaliteit, ruimte voor nieuwe taken (beveiliging); • Cloud? Trend is meer software via internet en apps; komende vijf jaar ook eigen hardware nog noodzakelijk; • Up-to-date technologie, robuust en flexibel: – Twin data center: garandeert continuïteit – Verdere automatisering beheer: tijd voor nieuwe taken (beveiliging) – Betere service voor gebruikers: reset wachtwoord, toegang op tablets
• In begroting 2015 is investeringsvoorstel voor € 340.000,- opgenomen (totale kosten €675.000,-) • We besparen € 40.000,- op een eigen backup ruimte
Samenwerking beheer ICT infrastructuur • Gezamenlijke configuratie betekent gezamenlijk beheer: één team automatisering; • Lichte gemeenschappelijke regeling (vgl GBKZ en IASZ) met Heemstede als gastheergemeente: – Zakelijk verantwoord, juridisch/bestuurlijk passend; – Stabiele situatie in Heemstede: huisvesting en organisatorisch kan het direct worden ingepast; – Beide organisaties moeten volwaardig blijven, dus afspraken nodig over taakveld dat bij Bloemendaal komt
• Medewerkers Bloemendaal: gedetacheerd; • I-functie (beleid, functioneel beheer, gegevensbeheer): – Per gemeente in te vullen – Vooralsnog I beleid samenwerking alleen op projectbasis
Verdere stappen ivm GR • Raad wordt verzocht toestemming te geven aan colleges van B&W een GR aan te gaan • Verdere uitwerking en invulling: – Juridisch en zakelijke kanten: de regeling – Inhoudelijk: diensten, taken, organisatieopzet, formatie en kostenverrekening: Bedrijfsplan
• Externe kwartiermaker helpt bedrijfsplan opstellen en invoeren;
Harmonisatie en gezamenlijk beheer software • Gebruik van dezelfde software door beide gemeenten: – Beter en efficiënter beheer – Inkoopvoordeel – Is randvoorwaarde om ook taken samen uit te voeren
• Daarom wordt er samen opgetrokken bij vervanging of vernieuwing van software • Voorbeelden: – de gezamenlijke ontwikkeling van nieuwe digitale kaart (BGT ) – Systeem voor zaakgericht werken
Zaakgericht werken • Nu: informatie in documenten en als data in verschillende systemen geen samenhangend overzicht, geen voortgangsbewaking, gebrekkige informatie bij klantcontact • Gewenst: Werken op basis van zaken: b.v. aanvraag vergunning, melding maar ook: voorstel aan College alle documenten en data per zaak bij elkaar en per zaak ook procesgegevens zoals: behandelend ambtenaar, voortgang, termijnen etc. etc. • I.v.m. samenwerking aansluiten op aanpak Heemstede en gebruik van dezelfde software (Mozard): synergie bij inrichting, gebruik en beheer. • Status: besluitvorming, opzetten project en implementatieplan, aanschaf en invoering; eerst bij Publiekscentrum • Deel structurele meerkosten kan worden gedekt uit besparing op uit te faseren pakketten.
Verder traject Besluitvorming college 9 en 15 september • Commissie B&M: 9 oktober • Raad: 23 oktober • Aanbesteding Hardware: is gestart met voorbehoud bestuurlijke instemming; • Gemeenschappelijke regeling uitwerken • Kwartiermaker Team automatisering/opstellen bedrijfsplan: m.i.v. oktober • Implementatieplan Zaakgericht werken/Mozard: sept-november 2014
Op de hoogte blijven • Bij de voorjaars- en de najaarsnota wordt door de portefeuillehouder aan het college gerapporteerd over de voortgang van projecten • Dit betreft ook de hier besproken projecten • Deze informatie wordt gedeeld met de commissie bestuur en middelen
EINDE
