IBM TRIRIGA változat 10 alváltozat 4.2. Alkalmazásadminisztrátori felhasználói kézikönyv

IBM TRIRIGA változat 10 alváltozat 4.2

Alkalmazásadminisztrátori felhasználói kézikönyv

Megjegyzés A kiadvány és a tárgyalt termék használatba vétele előtt olvassa el a “Nyilatkozatok” oldalszám: 25 szakasz tájékoztatását.

E kiadás az IBM TRIRIGA 10.4.2 változatára, továbbá minden ezt követő változatra és módosításra vonatkozik mindaddig, amíg újabb kiadások ezt másképp nem jelzik. © Szerzői jog IBM Corporation 2011, 2015. © Copyright IBM Corporation 2011, 2015.

Tartalom 1. fejezet IBM TRIRIGA adminisztrálása . 1 2. fejezet Biztonsági beállítások meghatározása. . . . . . . . . . . . 3 Jogosultságcsoportok létrehozása. Jogosultságcsoportok törlése . . Felhasználói licencek . . . . Jelszószabályok meghatározása .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

3 3 4 4

3. fejezet Rendszerinformációk beállítása 5 Rendszerfeladatok . . . . . . . . . . . Adatbázistáblák . . . . . . . . . . . . Felhasználói információk konfigurálása . . . . . Felhasználói profilok beállítása . . . . . . Kisegítő lehetőségekre vonatkozó követelmények beállítása . . . . . . . . . . . . . Kapcsolattartó szerepek . . . . . . . . Offline tartalom beállítása . . . . . . . . . E-mail címek beállítása a tartalomfeltöltéshez . . Űrlapok beállítása offline tartalomként . . . . Offline tartalom . . . . . . . . . . .

. . . .

. . . .

5 5 6 6

. . . . . .

. . . . . .

6 7 7 7 7 8

4. fejezet TRIRIGA testreszabása . . . . 9 Súgórekordok létrehozása . . . . . . . . . . . 9 Lista személyre szabása . . . . . . . . . . . 9 Osztályozások felvétele a hierarchiába . . . . . . . 10 Osztályozások . . . . . . . . . . . . . 10

5. fejezet Munka ütemezése . . . . . . 11 Külső levélkiszolgáló konfigurálása Naptárak létrehozása . . . . .

© Szerzői jog IBM 2011, 2015

. .

. .

. .

. .

. .

. .

. 11 . 11

Naptárak . . . . . Naptárkészletek létrehozása . Naptárkészletek . . .

. . .

. . .

. . .

. . .

. . .

. . .

. . .

. . .

. 12 . 12 . 12

6. fejezet Jelentéskészítés . . . . . . 15 Diagramsablonok létrehozása . . . Pénzügyi időszakok meghatározása. . CTQ listák nevének módosítása . . . Kibocsátási tényezők meghatározása . Egyesített XML jelentések feldolgozása Pénzügyi adatok feltöltése . . . . Energy Star minősítések meghatározása Küszöbértékek . . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

15 15 15 16 16 17 17 18

7. fejezet Kommunikáció a felhasználókkal . . . . . . . . . . . 19 Felhasználói üzenetek létrehozása . . . Felhasználói üzenetek. . . . . . Jóváhagyási folyamatok létrehozása . . Jóváhagyási sablonok létrehozása . . Jóváhagyási követelmények létrehozása Jóváhagyások . . . . . . . . Értesítések . . . . . . . . . . Értesítések létrehozása . . . . . Értesítési követelmények létrehozása . Címzettek hozzáadása az értesítésekhez Hírek . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

19 19 19 20 20 20 21 21 22 22 23

Nyilatkozatok . . . . . . . . . . . . 25 Adatvédelmi szempontok. Védjegyek . . . . .

. .

. .

. .

. .

. .

. .

. .

. .

. .

. 26 . 27

iii

iv

© Copyright IBM Corp. 2011, 2015

1. fejezet IBM TRIRIGA adminisztrálása A TRIRIGA telepítése után következik az adminisztráció. Az adminisztrációs feladatok körébe tartozik a biztonsági beállítások megadása, a konfigurálás és a testreszabás. Az adminisztráció mindenképpen szükséges, mielőtt a felhasználók megkezdik a munkát, mert előbb be kell állítani az alkalmazást.


1

2


2. fejezet Biztonsági beállítások meghatározása Adja meg a biztonsági beállításokat, hogy a felhasználók megfelelően hozzáférhessenek az alkalmazáshoz és használhassák azt. A feladatok közé tartozik a biztonsági csoportok létrehozása, a felhasználók hozzáadása a licencekhez és a jogosultságcsoportokhoz, valamint a jelszószabályok meghatározása.

Jogosultságcsoportok létrehozása A biztonsági hozzáférést a modul, az üzleti objektum, a lap vagy a szakasz szintjén határozhatja meg a rendszerben található összes objektumhoz. A Biztonságkezelő alkalmazásban adhatja meg a felhasználókra és a csoportokra vonatkozó biztonsági beállításokat. A biztonsági beállítások alapját a szervezet, a földrajzi elhelyezkedés, az üzleti objektum és a jelentések képezik.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Adminisztráció > Biztonságkezelő menüpontra, és válassza a Hozzáadás műveletet. 2. Nevezze el a jogosultságcsoportot, és adjon meg hozzá egyéb képességeket. 3. A Tagok lapon vegyen fel felhasználókat és csoportokat a jogosultságcsoportba. Alternatív megoldásként a Személykezelő alkalmazásban is hozzáadhat felhasználókat a csoport tagjaihoz. 4. Határozza meg a hozzáférés szintjét a jogosultságcsoporthoz a Hozzáférés lapon. Ha egy felhasználó több csoportban is benne van, akkor a legmegengedőbb szintet kapja meg. Például ha egy jogosultságcsoport nem ad hozzáférést a felhasználónak, egy másik pedig frissítési hozzáférést ad, akkor a felhasználónak frissítési hozzáférése van. a. Válasszon ki egy objektumot. b. Az Adathozzáférés szakaszban válassza ki az objektumhoz megadni kívánt jogosultságszintet. c. Az Alkalmazáshozzáférés szakaszban válassza ki az jogosultságcsoportnak megadni kívánt jogosultságszintet. d. Mentse el a megadott jogosultságszinteket. 5. Hozza létre és mentse el a jogosultságcsoportot.

Jogosultságcsoportok törlése A Biztonságkezelő alkalmazásban adhatja meg a felhasználókra és a csoportokra vonatkozó biztonsági beállításokat. A jogosultságcsoportokat és a felhasználókat a Biztonságkezelő alkalmazásban is törölheti.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Adminisztráció > Biztonságkezelő elemre. 2. Nyissa meg a törölni kívánt jogosultságcsoportot. 3. A Tagok lapon távolítsa el a felhasználókat és a csoportokat a jogosultságcsoportból. Alternatív megoldásként a felhasználókat eltávolíthatja a tagok csoportból a Személykezelő alkalmazásban is. 4. Mentse, majd zárja be a jogosultságcsoportot. 5. Jelölje be a jelölőnégyzetet a törlendő jogosultságcsoport mellett. 6. Kattintson az Eltávolítási művelet elemre. © Szerzői jog IBM 2011, 2015

3

Felhasználói licencek Hozzá kell adnia a felhasználókat a megvásárolt termékek licencéhez. Ezt az Eszközök > Adminisztráció > Licenckezelő alatt teheti meg. Egy felhasználó több licenchez is hozzárendelhető. Minden egyes felhasználónak érvényes licenccel kell rendelkeznie ahhoz, hogy hozzáférhessen az egyes alkalmazásokhoz. A licenceket az alkalmazás telepítése után, de még az alkalmazáskiszolgáló elindítása előtt kell elmenteni. A licenc mentési helye a telepítés gyökérkönyvtárának config mappája, például C:\Tririga\config\licenses. Minden egyes licenc egy-egy rekord, és a fájlnév megfelel a licenc hatálya alá eső terméknek. A Licenckezelőben kiválaszthatja, hogy melyik licenchez akar felhasználókat felvenni, majd a felhasználókat, akiket fel akar venni az adott licenchez. Személyre szabhatja a Felhasználó hozzáadása művelethez tartozó Licenckezelő lekérdezést. Ha az egyéni lekérdezést akarja futtatni az alapértelmezett lekérdezés helyett, akkor a Jelentéskezelő alkalmazásban nevezze el a lekérdezést Biztonsági licenc listának. A Személykezelő alkalmazásban láthatja az összes felhasználó listáját. A Licenckezelőben látható licencek szinkronizálva vannak a felhasználói profilokban látható licencekkel. Az egyik helyen végrehajtott módosítások automatikusan frissítésre kerülnek a másik helyen.

Jelszószabályok meghatározása A jelszószabályok határozzák meg a jelszavak viselkedését és használatát, például a lejáratukra vonatkozó követelményeket és a maximális hosszukat. A jelszószabályoknak aktív státuszúaknak kell lenniük, és akkor alkalmazza őket a rendszer, amikor a felhasználók legközelebb megpróbálják módosítani a jelszavukat. A Jelszóvisszaállítás kényszerítése alkalmazásban kézileg kényszerítheti a felhasználókat jelszavuk visszaállítására.

Mielőtt elkezdené Az IBM® TRIRIGA rendszer szervezetében történő telepítése előtt tervezze meg, hogy a felhasználói közösségnek milyen módon kell hozzáférnie a TRIRIGA alkalmazásokhoz. Az IBM TRIRIGA rendszer felhasználónevet és jelszót igényel az alkalmazásokhoz való hozzáférés megszerzéséhez. Ha egypontos bejelentkezést (SSO) kíván beállítani a felhasználói hozzáférés kezeléséhez a TRIRIGA alkalmazásokhoz, akkor tekintse meg az IBM TRIRIGA Application Platform 3. Egypontos bejelentkezés beállítása felhasználói kézikönyvet.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Rendszerbeállítás > Rendszer > Jelszóbeállítás menüpontra. 2. Adja meg a jelszószabályokhoz tartozó portált és alapértelmezett jogosultságcsoportot, valamint az esetleges további megszorításokat, amelyeket alkalmazni akar. 3. Mentse a jelszószabályokat.

4


3. fejezet Rendszerinformációk beállítása Az IBM TRIRIGA konfigurálása keretében megad bizonyos beállításokat az alkalmazásban, hogy a felhasználók használhassák azt. Beállíthat rendszerfeladatokat, felhasználói információkat, kapcsolattartó szerepeket és offline tartalom űrlapokat.

Rendszerfeladatok A rendszerfeladatokat a feladatütemezőben lehet meghatározni. A rendszerfeladatokat a megadott ütemezés szerint hajtja végre a rendszer a teljesítmény fenntartása érdekében. A rendszerfeladat-elemeket és a rendszerfeladat-ütemezéseket az Eszközök > Rendszerbeállítás > Feladatütemezés alatt határozhatja meg. A rendszerfeladat-elemek adatokat nyernek ki a forrásnaplókból és az üzleti objektumokból. Ezután eredményeket számítanak, naplóbejegyzéseket hoznak létre, és frissítik az üzleti objektumokat. Rendszerfeladat-elem Meghatározza a feladat típusát és hogy mely időszak adatait kell lementeni. Először hozza létre a rendszerfeladat-elemeket, majd vegye fel őket a rendszerfeladat-ütemezőbe. Rendszerfeladat-ütemező Megadja, hogy mikor kell futtatni a rendszerfeladat-elemeket. A rendszer kiszámítja az adatokat, és frissíti az üzleti objektumokat és a naplókat. A rendszerfeladat-ütemezésnek aktív státuszúnak kell lennie ahhoz, hogy futtassa. A rendszerfeladat-elemek létrehozása után hozzon létre rendszerfeladat-ütemezést. Adja meg az ütemezés részleteit, majd vegye fel bele a feladatelemeket. Miután meghatározta a rendszerfeladat-elemeket és aktiválta a rendszerfeladat-ütemezést, megtekintheti az ütemezett feladatok listáját. A Naplók szakaszban látható a rendszerfeladat-ütemezés egyes futtatásaihoz tartozó időpont és státusz. A naplóadatok összegzése a Mutatószámok szakaszban található. Az átlagos időtartam a teljes időtartam osztva a futtatások számával.

Adatbázistáblák Adminisztrátorként megjelenítheti, megváltoztathatja, megszüntetheti és létrehozhatja az adatbázistábla-indexeket az Adatbázistábla-kezelő eszközben. Ez az eszköz nem található meg az IBM TRIRIGA adminisztrátori konzolon. A megfelelő engedélyekkel kikeresheti az Adatbázistábla-kezelő eszközt, ha bejelentkezik az IBM TRIRIGA rendszerbe, majd kiválasztja az Eszközök > Rendszerbeállítás > Rendszer > Adatbázistábla-kezelő menüpontot. Az Adatbázistábla-kezelő a következő műveleteket támogatja az IBM TRIRIGA adatbázistáblákon: táblaindexek megjelenítése, táblaindexek megváltoztatása, táblaindexek megszüntetése és új táblaindexek létrehozása. Ezek a műveletek bármilyen IBM TRIRIGA táblán végrehajthatók. Microsoft SQL Server adatbázist használó környezetekben a Hézagos oszlopok megjelenítése, létrehozása és eltávolítása is támogatott. Ennek az eszköznek a teljes elérése csak azokra az adminisztrátor felhasználókra van korlátozva, akiknek teljes hozzáférésük van az IBM TRIRIGA adminisztrátor konzolhoz. © Szerzői jog IBM 2011, 2015

5

Azok az az adminisztrátor felhasználók, akiknek csak olvasási hozzáférése van az adminisztrátori konzolhoz, csak az indexeket és a Hézagos oszlopokat jelenítheti meg. Az összes többi felhasználónak nincs hozzáférése.

Adatbázistábla-szinkronizálás Amikor először nyitja meg az Adatbázistábla-kezelő eszközt, például egy új vagy frissítési telepítés után, szinkronizálni kell az adatbázistábla-indexeket és a Hézagos oszlopokat. A Táblakezelő szinkronizálása gombra kattintva elvégezheti az összes adatbázistábla-index és Hézagos oszlop szinkronizálását olyan rekordadatokba, amelyek lehetővé teszik a táblák kezelését. Amikor a gombra kattint, elindul a folyamat, amelynek futása több percig is eltarthat. Ez a szinkronizálási folyamat akkor hasznos, ha új üzleti objektumok kerülnek létrehozásra, és kezelni kívánja az új üzleti objektumokat meghatározó T_TABLE-t. A szinkronizálási folyamat elvégzése akkor is hasznos lehet, ha bármikor azt gyanítja, hogy az Adatbázistábla-kezelő rekordadatai nincsenek szinkronban az adatbázistábla-indexekkel vagy a Hézagos oszlopokkal.

Felhasználói információk konfigurálása Be kell állítania bizonyos információkat a felhasználókról, például a kapcsolattartói szerepeket, az e-mail címeket és offline tartalmat.

Felhasználói profilok beállítása Hozzáférhet a felhasználói profil rekordokhoz és megadhat olyan beállításokat, mint például az alapértelmezett kezdőlap, valamint a felhasználó nyelve és időzónája. A felhasználói profilokat a Portfolió > Személyek alkalmazásban érheti el. A felhasználók a Portfolió > Személyek > Saját profil alatt adhatják meg a saját beállításaikat.

Erről a feladatról Bármely listában felvehet, módosíthat vagy törölhet értékeket a Listakezelő alkalmazás Beállítások oldalán.

Eljárás 1. Lépjen a Portfolió > Személyek menüpontra, és válassza ki az alkalmazott típusát. 2. Válasszon ki egy alkalmazottrekordot és nyissa meg a portfolió beállításait. 3. Kattintson a Portfolió lapra, frissítse a rekordot, majd mentse azt. 4. Aktiválja a rekordot.

Kisegítő lehetőségekre vonatkozó követelmények beállítása A felhasználó profiljában megadhat a kisegítő lehetőségekre vonatkozó beállításokat, ha a felhasználó képernyőolvasókat igényel. Engedélyezheti a hatékony navigációt és módosíthatja a diagramok megjelenítésének módját.

Eljárás 1. Lépjen a Portfolió > Személyek > Alkalmazottak menüpontra, és kattintson a Profil lapra. 2. A Kisegítő lehetőségek szakaszban határozza meg a kisegítő lehetőségekre vonatkozó beállításokat.

6


Kisegítő lehetőségek mód engedélyezése Módosítja a diagramadatok megjelenítésének módját. Amikor nincs kiválasztva a kisegítő lehetőségek mód, akkor az adatok mutatószámdiagramokon jelennek meg. Amikor engedélyezi a kisegítő lehetőségek módot, akkor az adatok táblázatos formátumban jelennek meg, így a képernyőolvasót használó felhasználók számára is hozzáférhetőek. A felhasználók a Diagram jelentés megjelenítése hivatkozásra kattintva visszakapcsolhatnak a mutatószámdiagram formátumra. Navigáció kihagyásának engedélyezése Megjelenít egy Navigáció kihagyása hivatkozást az oldal vagy űrlap tetején. A Navigáció kihagyása lehetővé teszi, hogy a képernyőolvasót használó felhasználó közvetlenül az első tartalomterületre tudjon lépni a felhasználói felületen, ne kelljen előbb végigmennie az összes hivatkozáson és menüponton. 3. Mentse a profilrekordot.

Kapcsolattartó szerepek A kapcsolattartó szerepek a jóváhagyási és az értesítési folyamatokban használatosak. Egy személy több kapcsolattartó szereppel is rendelkezhet. Például egy személy lehet Jogi- és Szerződésadminisztrátor is. A kapcsolattartó szerepnek aktív státuszúnak kell lennie a használatához. A kapcsolattartó szerepekkel határozhatja meg, hogy mely szerepek szükségesek az üzleti objektumok létrehozásakor. Például egy bérletrekord létrehozásakor meg kell adnia egy személyt és egy kapcsolattartó szerepet a bérletrekord kapcsolattartójaként. Kétféleképpen határozhat meg kapcsolattartó szerepeket: az Eszközök > Rendszerbeállítás > Általános > Kapcsolattartó szerepek menüponttal. Vagy a kapcsolattartó személy megadása után a létrehozott rekord, például bérletrekord Kapcsolattartó részletei lapján adhatja meg a kapcsolattartó szerepet.

Offline tartalom beállítása Az offline tartalom olyan űrlapokat jelent, amelyeket a felhasználók offline módon töltenek ki, majd feltöltenek a rendszerbe. Offline tartalom útján sok információt begyűjthet különféle felhasználóktól anélkül, hogy mindenkinek be kellene jelentkeznie az IBM TRIRIGA termékbe. Az offline tartalom engedélyezéséhez e-mail címeket és űrlapokat kell beállítani.

E-mail címek beállítása a tartalomfeltöltéshez Be kell állítania minden olyan felhasználó e-mail címét, aki offline tartaloműrlapokat tölt fel a rendszerbe.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Rendszerbeállítás > Integráció > Rendszerkonfiguráció menüpontra, és válassza a Hozzáadás lehetőséget. 2. Adja meg minden egyes felhasználó nevét és e-mail címét, aki offline tartaloműrlapokat tölthet fel. 3. Mentse a vázlatot, majd aktiválja azt.

Űrlapok beállítása offline tartalomként Meg kell határoznia az offline tartalomként használt űrlapokat. Az űrlapok beállítása lehetővé teszi az adatok összegyűjtését, értelmezését és leválogatását.

3. fejezet Rendszerinformációk beállítása

7

Mielőtt elkezdené Microsoft Exchange 2007 használata esetén be kell állítania a Microsoft Exchange kiszolgálót az ügyfélhozzáféréshez az IMAP4 hitelesítési tulajdonságok meghatározásával az alapszintű hitelesítéshez.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Rendszerbeállítás > Integráció > Offline tartalom menüpontra, és válassza a Hozzáadás lehetőséget. 2. Adja meg az offline tartaloműrlap részleteit, például nevét és leírását. 3. Töltse fel az offline tartaloműrlapot. 4. Aktiválja az űrlapot.

Offline tartalom Offline tartalmat használva lehetősége van adatok rögzítésére egy űrlappal, majd amikor rendelkezésre áll kapcsolat, akkor feltöltheti az adatokat a rendszerre. A rendszer értelmezi az adatokat és frissíti az érintett rendszermezőket. Az offline tartalmat e-mailben küldik a felhasználók egy konfigurált e-mail címre. Offline tartalom használatával fenntarthatja azokat a naplóadatokat, amelyeket az ingatlanok környezeti fenntarthatóságát kezelő alkalmazások használnak számításokhoz, jelentéskészítéshez és mutatószám-elemzéshez. Offline tartalom létrehozásával meghatározhat ajánlati válaszokat, ingatlanbérleti kivonatokat és feladatszámlákat is külső forrásokból. Megnyithat egy offline tartalom űrlapot, letöltheti és kitöltheti az űrlapot, majd mellékletként elküldheti egy beállított e-mail címre.

8


4. fejezet TRIRIGA testreszabása Az alapértelmezett rekordok módosításával testreszabhatja a rekordokat. A rekordok testreszabásával az üzleti igényeihez szabhatja a TRIRIGA alkalmazást. Testreszabhatja a listákat és a rekordhierarchiát, valamint egyéni súgórekordokat hozhat létre.

Súgórekordok létrehozása Specializált súgórekordok létrehozásával testreszabhatja a rendszer súgóját a felhasználók számára.

Erről a feladatról Győződjön meg róla, hogy a súgó szövege, a témakörök címe és a kulcsszavak mind a súgórekordban megadott nyelven vannak írva. Önálló súgórekord szükséges minden egyes támogatott nyelvhez. Megjelenítheti csak a súgórekordban található szöveget, vagy pedig a teljes súgórekordot. A teljes súgórekord megjelenítése esetén a felhasználók láthatják a kapcsolódó témaköröket és a kapcsolódó dokumentumokat és keresést végezhetnek a súgótémakörökben. TRIRIGAWEB.properties fájl FULL_HELP_OBJECT tulajdonságában adhatja meg, hogy hogyan jelenjen meg a súgórekord.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Rendszerbeállítás > Rendszer > Súgó menüpontra, és válassza a Hozzáadás lehetőséget. 2. Adja meg a modul vagy alkalmazás nevét, amelyre a súgószöveg vonatkozik. Navigációs elemhez is létrehozhat súgórekordot, például az Alkalmazottak oldalhoz, ami akkor jelenik meg, amikor a Portfolió > Személyek > Alkalmazottak menüpontra kattint. Ha navigációs elemhez akar súgórekordot létrehozni, akkor a Kezelő lehetőséget adja meg az űrlap nevének, és győződjön meg róla, hogy a Modul/alkalmazás neve mezőben szereplő modul vagy üzleti objektum meg van határozva az elsődleges részletlekérdezésben. Az elsődleges részletlekérdezéseket a Jelentéskezelő alkalmazásban hozhatja létre. 3. Adja meg a súgószöveg és az esetleges kulcsszavak nyelvét. 4. Adjon meg témakört, ami a súgószöveg rövid leírásával szolgál. A felhasználót a témakört látják, amikor a kulcsszavakra keresnek. 5. Írja meg a súgószöveget. 6. Választható: Adjon meg esetleges kapcsolódó dokumentumokat vagy kapcsolódó súgótémaköröket a hivatkozáshoz a témakörre, illetve témakörből. 7. Hozza létre és mentse el a súgórekordot.

Lista személyre szabása Lehetősége van a felhasználói felületen megjelenő listák személyre szabására. Az adatok integritásának biztosítása érdekében a beviteli mezőknél korlátozhatja a felhasználók által választható értékek körét egy listára. A listák személyre szabása keretében létrehozhat új listát vagy módosíthat egy meglévőt az Eszközök > Adminisztráció > Listák alatt. Az alábbi típusú listákat szabhatja személyre: v Választógombos listák © Szerzői jog IBM 2011, 2015

9

v Statikus értékeket tartalmazó legördülő listák v Az adatbázisban szereplő értékekből származtatott dinamikus listák v Függő listák, ahol az egyik listából választott bejegyzés szűr egy másik listát A listák szűrhetők a hozzájuk tartozó modul alapján. Például a Projekt modul az alábbi listákkal rendelkezik: projekttípus (triProject Type), projekt üzleti objektum típusa (Project BO Type), projekt tranzakciótípusa (Transaction Project Type), fontosság (triSeverity) és munkamegrendelés típusa (triWorkOrderType).

Osztályozások felvétele a hierarchiába Az osztályozási hierarchia használatával hozhat létre leszármazott rekordokat az osztályozás üzleti objektumokhoz. Az osztályozási hierarchia alatti hierarchia első szintje tartalmazza az osztályozás nevét. A továbbosztályozáshoz lehetősége van utód osztályozásokat felvenni ezen szint alá.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Adminisztráció > Osztályozások menüpontra. 2. A bal oldali navigációs panelen válassza ki az osztályozás típusát a listából, majd kattintson az Új gombra. 3. Adja meg az új osztályozásrekord részleteit. 4. Hozza létre az osztályozásrekordot.

Osztályozások Az osztályozások határozzák meg, hogy a rekordok hogyan viszonyulnak egymáshoz az osztályozási hierarchiában. Az osztályozási hierarchia használatával hozhatja létre és kezelheti az osztályozásokat. Az osztályozás egy rekordtípus. A lekérdezések, űrlapok és munkafolyamatok által használt adatmezőket tartalmaz. A gyökérosztályozást az osztályozás üzleti objektumok létrehozásakor kell meghatározni. Létrehozhat szülő és utód osztályozásokat a hierarchiában. Az üzleti objektumok gyökérosztályozását az Űrlapkészítőben kell létrehozni. A gyökérosztályozások utód osztályozásait pedig az Osztályozás alkalmazásban hozhatja létre.

10


5. fejezet Munka ütemezése Lehetősége van ütemezni a munkát naptárak és naptárkészletek létrehozásával, amelyek megmutatják a munkaidő vagy foglalások számára elérhető időt.

Külső levélkiszolgáló konfigurálása Külső levélkiszolgálót társíthat a TRIRIGA naptárhoz, hogy a felhasználók olyan naptárból is intézhessék és kezelhessék a foglalásokat, ami nem a TRIRIGA termékben van. A területrekord Naptár részletei lapjának Külső levélkiszolgáló részletei szakaszában határozhatja meg a külső levélkiszolgáló bejelentkezést a felhasználóhoz. Ezután pedig az Eszközök > Rendszerbeállítás > Általános > Külső levélkiszolgáló alatt adhatja meg a külső levélkiszolgáló részleteit. Például használhat Microsoft Exchange kiszolgálót, hogy lefoglaljon egy területet a TRIRIGA termékben, ami összehangolja a területhez tartozó naptáreseményeket egy Microsoft Outlook naptárral. Amikor egy Microsoft Outlook felhasználó foglalást intéz egy területen, akkor a foglalás megjelenik a TRIRIGA termékben és itt kezelhető. Ha egy Microsoft Exchange kiszolgáló be van állítva egy felhasználó Microsoft Outlook naptárához és a TRIRIGA termékben is, akkor a Microsoft Outlook felhasználóknak nem kell TRIRIGA fiókkal rendelkezniük. A Microsoft Outlook naptár felhasználójának nem kell TRIRIGA fiókkal rendelkeznie ahhoz, hogy lássa a TRIRIGA felhasználó által létrehozott foglalást a Microsoft Outlook naptárban. A Microsoft Exchange kiszolgáló kezeli a foglalásokat mindkét alkalmazás esetében.

Naptárak létrehozása Naptárak létrehozásával azonosíthatja a rendelkezésre álló időt, és munkaórákra vagy foglalásokra fordíthatja azt. A naptárakkal azonosíthatja, hogy az alkalmazottak mikor érhetőek el munkára. A foglalási naptárakkal meghatározhatja, hogy mikorra foglalhatók le adott területek.

Eljárás 1. Kattintson az Eszközök > Rendszerbeállítás > Általános > Naptárak menüpontra, válassza a Hozzáadás műveletet, és adja meg, hogy naptárat vagy foglalási naptárat akar létrehozni. 2. Nevezze el a naptárat, és adja meg az ütemezésre vonatkozó feltételezéseket és a munkaszüneti eseményeket. 3. Határozza meg a munkaidőt. Ehhez kattintson a Gyors hozzáadás lehetőségre, majd válassza a rekord ikont és adja meg, hogy mikor van munkaidő a héten. 4. Határozza meg a munkaszüneti eseményeket. Ehhez kattintson a Gyors hozzáadás lehetőségre, majd válassza a rekord ikont és adja meg, hogy mikor nem dolgoznak az alkalmazottak. 5. Hozza létre a vázlatot, majd aktiválja a naptárat.


11

Naptárak Naptárakkal határozhatja meg a munkaidőt a személyek, szervezetek, helyek, eszközök, alkalmazottak és területek számára. Tetszőleges üzleti objektumhoz társíthat naptárat, így összehangolhatja az eseményeket, tevékenységeket, javításokat, karbantartást, ideiglenes használatot és állásidőt. A naptárak kezdetben az Adatmodellező alkalmazásban jönnek létre az üzleti objektumok létrehozásakor. Meghatározhatja, hogy egy üzleti objektumhoz naptár is tartozik, melynek segítségével eseményeket ütemezhet az adott üzleti objektumhoz. A naptárak ezen kívül a GANTT funkcionalitáshoz és az elérhetőségi funkciókhoz használatosak. Ha ütemezési kivétel van egy személyhez, akkor lehetősége van specifikus naptár beállítására és társítására az adott személyhez. Például létrehozhat külön naptárat egy olyan személyhez, aki egyedi ütemezés szerint dolgozik a szokásos munkaidő helyett. Az ütemezett események aktív hivatkozásokként jelennek meg a naptárban. Az üzletiobjektum-rekordhoz ütemezett események az esemény kezdő dátumának napján jelennek meg a naptárban. A hivatkozásra kattintva nyithatja meg az eseményrekordot. A naptáresemények színekkel jelölve jelennek meg. Például a visszautasított foglalások vörössel szerepelnek a naptárban. A visszautasított foglalások színének módosításához kattintson az Eszközök > Rendszerbeállítás > Általános > Alkalmazásbeállítások menüpontra, válassza a Foglalás beállításai lehetőséget, és módosítsa a visszautasított foglalások színét. Az összes többi esemény alapértelmezett színét az Eszközök > Adminisztráció > Stíluskezelő menüpont alatt határozhatja meg az Űrlapstílusok, majd az Esemény lehetőséget választva.

Naptárkészletek létrehozása A naptárkészletek létrehozásához határozza meg a lekérdezéseket, amelyek a megadott feltételek alapján csoportosítják a naptárakat. Meghatározhat lekérdezéseket az elérhetőégi naptárakra vonatkozóan, amelyek a munkaidőt határozzák meg, valamint foglalási naptárakra vonatkozóan, amelyek a tárgyalási eseményeket határozzák meg.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Rendszerbeállítás > Általános > Naptárkészletek menüpontra, és válassza a Hozzáadás lehetőséget. 2. Adja meg a naptárkészlet nevét és leírását. 3. Adjon meg az elérhetőségi vagy a foglalási naptárakra vonatkozó lekérdezést. Válassza ki a lekérdezésbe befoglalni kívánt modult, üzleti objektumot és jelentést. 4. Választható: Vegyen fel előugró leírás oszlopokat a lekérdezésbe. Adja meg az oszlopcímkét, és válassza ki az adatforrást és -mezőt. 5. Mentse a naptárkészletet.

Naptárkészletek A naptárkészlet naptárak csoportja. Naptárkészlet létrehozásához határozzon meg egy olyan lekérdezést, ami az eredmények szerint csoportosítja a naptárakat. Minden egyes naptár tartalmaz egy elérhetőségtípust, ami meghatározza a naptárban található események kezelésének módját. Ha a státusz elérhetőre van állítva, akkor az elérhetőségtípus a munkaidőbeli eseményeket határozza meg. Ha a státusz foglaltra van állítva, akkor az elérhetőségtípus a tárgyalási eseményeket határozza meg. Egy erőforrás elérhetősége számos különféle módon meghatározható, például munkaidő, szünnap, offline karbantartási események stb.

12


Például a munkaidőn kívüli időszakok blokkolásához a rendszer a munkaidőt tartalmazó, “Elérhető” elérhetőségi típussal rendelkező naptárból származtatja a munkaidőn kívüli időszakokat. Ezután amikor a rendszer “Elérhető” naptárat tartalmazó naptárkészletet hoz létre, akkor megfordítja ezeket az időszakokat, hogy a munkaidőn kívüli időszakok legyenek láthatóak, illetve blokkolva a naptárban. Az erőforrás-elérhetőségi ellenőrzéseknél az “Elérhető” naptárat máshogy kezeli a rendszer, mint a tárgyalási eseményeseket tartalmazó “Foglalt” naptárat. Az “Elérhető” és a “Foglalt” naptárak naptárkészletekbe csoportosítása által lehetőség nyílik a munkaidőbeli és a tárgyalási események egyedi készletének meghatározására egy adott erőforráshoz.

5. fejezet Munka ütemezése

13

14


6. fejezet Jelentéskészítés Létrehozhat jelentéseket diagramsablonok használatával, jelentésbe foglalhat pénzügyi vagy fenntarthatósági adatokat, valamint meghatározhat küszöbértékeket a mutatószámok jelentéséhez. A jelentéstípusokat a Saját jelentések alatt találja.

Diagramsablonok létrehozása A diagramsablonok meghatározzák egy diagramtípus elrendezésének ábrázolását. Amikor a felhasználó kiválaszt egy diagramot, akkor a diagramsablon ábrázolja a diagramot.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Rendszerbeállítás > Általános > Diagramsablonok menüpontra, és válassza a Hozzáadás lehetőséget. 2. Adja meg a diagramsablon nevét és leírását. 3. Adja meg a diagram típusát. 4. Töltsön fel egy diagramsablon-fájlt. 5. Hozza létre a diagramsablont.

Pénzügyi időszakok meghatározása Meghatározhat pénzügyi éveket, pénzügyi negyedéveket, pénzügyi hónapokat vagy egyéni pénzügyi időszakokat. A pénzügyi időszakok az osztályozási rekordok egyik típusát képezik, ami azt jelenti, hogy hierarchiában léteznek és más rekordokhoz viszonyítva kell meghatározni őket. Például mielőtt pénzügyi negyedéveket hozna létre, létre kell hoznia a pénzügyi évet.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Adminisztráció > Osztályozások menüpontra. 2. A hierarchia panelen válassza a Pénzügyi időszakok lehetőséget. v Pénzügyi év meghatározásához válassza az Új > Pénzügyi év lehetőséget. v Pénzügyi negyedév meghatározásához válassza a pénzügyi év > Új > Pénzügyi negyedév lehetőséget. v Pénzügyi hónap meghatározásához válassza a pénzügyi év > pénzügyi negyedév > Új > Pénzügyi hónap lehetőséget. 3. Adja meg a pénzügyi időszak nevét és egyéb kötelező információit. Például a pénzügyi év neve lehet 2014, egy pénzügyi negyedév neve N1, egy pénzügyi hónap neve pedig 01. 4. Adja meg a sorrendet. A sorszám tetszőleges decimális számérték lehet, ami rendei az évek, negyedévek és hónapok listáját. Például megadhatja a 2036.1 értéket a 2036-os év 1. pénzügyi negyedévéhez. 5. Hozza létre a pénzügyi időszakot.

CTQ listák nevének módosítása Módosíthatja a Kritikus minőségjellemző (CTQ) listák nevét. Megteheti, hogy címkére módosítja a lista nevét.


15

Erről a feladatról A CTQ listák az ingatlankezelési projektekben használatosak. A tranzakciótervben meghatározhat CTQ felmérést, amely specifikus adatválaszokat kér. A felmérésben szereplő kérdések meghatározásakor a személy által választható adattípusok egyike a lista. Mivel a listák neve látható, a könnyebb érthetőség kedvéért célszerű lehet módosítani őket.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Alkalmazásbeállítás > Ingatlan > CTQ listák menüpontra, és válassza a Hozzáadás lehetőséget. 2. Adja meg a lista teljes nevét. Ennek a névnek meg kell egyeznie azzal, ami a lista neve a Listamenedzser alkalmazásban. 3. Adja meg a lista címkéjét, amit a felhasználók látnak a lista neve helyett. 4. Hozza létre a CTQ listát.

Kibocsátási tényezők meghatározása Az energiakibocsátás, a hulladékkibocsátás és az utazási kibocsátás kiértékelésével kiszámíthatja az ingatlanok környezeti fenntarthatóságát. Határozza meg az egyes kibocsátástípusokra vonatkozó információkat, hogy kiszámíthassa az adott kibocsátásnak a környezetre gyakorolt hatását. Például megadhatja a méréstípusokat és a hulladéktípusokat.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Alkalmazásbeállítás > Fenntarthatóság menüpontra, és válassza ki a meghatározni kívánt kibocsátási tényező típusát. Kattintson a Hozzáadás műveletre. 2. Adja meg a kibocsátási tényező részleteit. 3. Ha befejezte, akkor hozza létre a kibocsátási tényezőt.

Egyesített XML jelentések feldolgozása A Hely XML jelentése űrlap segítségével állíthat elő Egyesített XML jelentést. Az egyesített XML jelentéssel automatizálhatja az egyesített adatok lekérését és a jelentéskészítéshez szükséges XML rekordok előállítását.

Erről a feladatról Az Egyesített ingatlantulajdon profil (FRPP) az egyesített ingatlantulajdon készletre vonatkozó adatokat tartalmazó online rendszer. Az ügynökségek a szövetségi adatokról évente kötelesek XML fájl formájában jelentést küldeni, amelynek előírt formátumát a GSA Office of Government-wide Policy hivataltól beszerezhető legfrissebb “Guidance for Real Property Inventory Reporting” című dokumentum tartalmazza.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Rendszerbeállítás > Integráció > Átalakítási tartalom menüpontra, és válassza a Hozzáadás lehetőséget az átalakítási tartalom meghatározásához. 2. Adja meg, hogy mely helyek szerepeljenek a jelentésben. 3. Lépjen az Eszközök > Adat segédprogramok > Hely XML jelentés menüpontra, és válassza a Hozzáadás műveletet. 4. Adjon meg egy azonosítót és egy nevet, valamint az esetleges egyéb szükséges információkat. 5. Hozza létre, majd dolgozza fel a jelentés segédprogramot. 6. A jelentési eredmények eléréséhez válassza ki a jelentés segédprogram rekordot.

16


Pénzügyi adatok feltöltése A pénzügyi összefoglaló adatok rögzítését egy offline tartalom űrlapként beállított számolótábla letöltésével, majd feltöltésével rögzítheti.

Mielőtt elkezdené Határozza meg a pénzügyi időszakokat és a költségkód-struktúrát a szervezethez. Állítson be offline tartalom űrlapokat.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Dokumentumkezelő menüpontra, és nyissa meg a TRIRIGA\Cost Item mappát. 2. Töltse le a pénzügyi összefoglaló offline űrlapot. 3. Töltse ki az űrlapot, és mentse el a számítógépén. 4. Lépjen az Eszközök > Adat segédprogramok > Pénzügyi összefoglaló DTO menüpontra, és válassza a Hozzáadás műveletet. 5. Adja meg a pénzügyi összefoglaló nevét. Adja meg a tartalmat a pénzügyi összefoglaló offline űrlap feltöltésével. 6. Hozza létre a pénzügyi összefoglaló DTO-t.

Mi a következő lépés? Futtassa a cég ETL feladatelemét az adatok áthelyezéséhez a Pénzügyi összefoglaló rekordból az adatbázisba. Amikor készen áll a Pénzügyi összefoglaló DTO feldolgozására, akkor keresse meg azt a Pénzügyi összefoglaló DTO üzleti objektumban a Feladatkezelőben, és végezze el a szerkesztését, majd a feldolgozását. Az importálás akkor fejeződött be, amikor a Sorcikkek szakasz tetején megjelenik az összes talált elem száma. Hasonlítsa össze ezt a számot a számolótáblában található rekordok számával. Az importálás befejezése után az adatok készen állnak a feldolgozásra a Pénzügyi összefoglaló betöltése az offline állomásoztatási táblából Kanna átalakítási ETL feladatelem által. Az adatok a mutatószámokban addig nem jelennek meg, amíg az ETL feladatelem be nem fejeződik.

Energy Star minősítések meghatározása Adja meg az Energy Star minősítéshez tartozó fájlbeállításokat, hogy a lehetőségelemzési folyamat meghatározhassa az új Energy Star minősítést. Az Energy Star minősítést a jelenlegi Energy Star minősítésből és az energiafogyasztás csökkentésének mértékéből számítja ki a rendszer.

Erről a feladatról Az Enegy Star információkat az Egyesült Államok környezetvédelmi ügynökségétől (EPA) szerezheti be és az Adatintegrátor alkalmazással importálhatja. Az importált adateredmények megtekintéséhez kattintson az Eszközök > Alkalmazásbeállítás > Fenntarthatóság > Energy Star minősítések menüpontra.

6. fejezet Jelentéskészítés

17

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Adminisztráció > Adatintegrátor menüpontra. 2. Adja meg a fájlbeállításokat. Fájlbeállítások

Választás

Modul

triEnvironmental

Üzleti objektum

triEnvEnergyStarRating

Űrlap

triEnvEnergyStarRating

Importálási típus

Hozzáadás

Művelet

triCreate

Fájltípus

Tabulátorral elválasztott

3. Adja meg a fájl karakterkészletét 4. Tallózással keresse meg az Energy Star minősítés fájlt, és töltse fel. Amikor befejeződött az importálás, megjelenik egy értesítés a portál Értesítések szakaszában.

Küszöbértékek A küszöbértékek azonosítják, hogy hogyan kell értékelni a mutatószámokat. A mutatószámok a teljesítménykezelésben, az ingatlanok környezeti fenntarthatóságának értékelésében és a stratégiai létesítménytervezésben használatosak. Értékeket, tartományokat és színeket használhat a küszöbértékek meghatározásához. Beállíthat úgy küszöbértéket, hogy három tartományt támogasson - például alacsony, közepes és magas -, vagy úgy, hogy két tartományt - például alacsony és magas. Küszöbértékek meghatározásához kattintson az Eszközök > Rendszerbeállítás > Általános > Küszöbértékek menüpontra. Például tegyük fel, hogy személyenkénti költségvetési küszöbértékeket akar meghatározni. Három küszöbértéket határoz meg: költségvetés alatt, célérték és költségvetés felett. A költségvetés alatti küszöbértéket sárga szín jelzi és költségtartománya $0-$1200. A célérték küszöbértéket zöld szín jelzi és költségtartománya $1201-$1800. A költségvetés felett színe vörös és költségtartománya $1801-$2400.

18


7. fejezet Kommunikáció a felhasználókkal Lehetőség van felhasználói üzeneteket, jóváhagyásokat, értesítéseket és híreket küldeni a felhasználóknak. A jóváhagyások és az értesítések olyan riasztásokat hoznak létre, amelyeket aktiválódásuk után a rendszer automatikusan kiküld a megfelelő személyeknek. Aktiváló feltétel lehet például egy rekord státuszának megváltozása. A felhasználói üzenetek riasztják a hiba-, figyelmeztetés- vagy információs üzenetekkel rendelkező felhasználókat. A híreket személyek csoportjának lehet közzétenni.

Felhasználói üzenetek létrehozása A felhasználói üzenetek mint hibák, figyelmeztetések vagy információk jelennek meg a felhasználók számára. Felhasználói üzenetek meghatározásával rugalmasan kommunikálhat a felhasználókkal.

Erről a feladatról Minden egyes támogatott nyelven hozza létre a felhasználói üzeneteket. A felhasználói üzenetek a felhasználó nyelvén jelennek meg, ami a Saját profil rekordban van megadva.

Eljárás 1. Lépjen az Eszközök > Rendszerbeállítás > Általános > Felhasználói üzenetek menüpontra, és válassza a Hozzáadás lehetőséget. 2. Adja meg a felhasználói üzenet azonosítóját, nevét és nyelvét. 3. Adja meg a felhasználói üzenet szövegét. Felvehet legfeljebb kilenc paramétert az üzenetbe kapcsos zárójelekkel és számokkal. A futás során a rendszer behelyettesíti a paramétereket a rekordban található adatok alapján. A paramétereknek meg kell felelniük az üzenetet küldő munkafolyamatban meghatározott adatmezőknek. 4. Aktiválja a felhasználói üzenetet.

Felhasználói üzenetek A fixen beépített üzenetek alternatívájaként felhasználói üzeneteket is létrehozhat. A felhasználói üzenetek legfeljebb kilenc paramétert tartalmazhatnak, így változhat az üzenettartalom. Az Azonosító mező jelzi, hogy melyik felhasználói üzenetet akarja használni. A felhasználói üzenetek szövegbehelyettesítéssel biztosítják, hogy az üzenet az aktiváló műveletre jellemző. Ha egyszeres idézőjelet tartalmazó üzenetet akar megjeleníteni (például I’m {1}), akkor ahhoz, hogy ez megfelelően jelenjen meg, fel kell vennie még egy egyszeres idézőjelet (például I''m {1}). Ha több egyszeres idézőjelre van szüksége, akkor kétszer annyit írjon be, mint amennyit meg akar jeleníteni (például a " megjelenítéséhez ezt: '''').

Jóváhagyási folyamatok létrehozása Jóváhagyási folyamat beállításához határozzon meg jóváhagyási sablont, majd adja hozzá a sablont egy jóváhagyási követelményhez. Módosíthatja az alapértelmezett jóváhagyási sablonokat és követelményeket, valamint felvehet újakat.


19

Jóváhagyási sablonok létrehozása Csak a jóváhagyási sablonok létrehozása után határozhatja meg a jóváhagyási követelményeket. A jóváhagyási sablonokat adott típusú rekordokra, egy üzleti objektumra, vagy pedig több üzleti objektumra lehet alkalmazni.

Mielőtt elkezdené Határozzon meg kapcsolattartói szerepeket. Ha kapcsolattartói szerepet igénylő jóváhagyási sablont határoz meg, de egyetlen személy sincs megadva a szóban forgó kapcsolattartói szerepben, akkor a jóváhagyás kimarad.

Eljárás 1. Kattintson az Eszközök > Jóváhagyások és értesítések > Jóváhagyási sablonok menüpontra, és válassza a Hozzáadás lehetőséget. 2. Adja meg a jóváhagyási sablon részleteit, például az eszkalációs szabályt, kinek eszkalálódik a jóváhagyás, és milyen típusú felülvizsgálatra kerül sor a jóváhagyás visszautasítása esetén. 3. Határozza meg a jóváhagyási szabályokat a jóváhagyási sablonhoz. A jóváhagyási szabályokkal adhatja meg a szerep alapú jóváhagyási útválasztásra vonatkozó szabályokat. a. Adja meg a szükséges információkat. b. Kattintson a Sablon létrehozása műveletre. 4. Választható: Vegyen fel specifikus szerepeket vagy személyeket, akiknek a rendszer elküldi a jóváhagyásokat, valamint a szükséges felülvizsgálat típusát. Mentse a rekordot. 5. Kattintson a Létrehozás, majd a Mentés lehetőségre.

Jóváhagyási követelmények létrehozása Jóváhagyási követelményekkel köti a jóváhagyási sablonokat az üzleti objektumokhoz. A jóváhagyási követelményeknek aktív státuszúaknak kell lenniük ahhoz hogy használhassa őket. Ha egy üzleti objektumhoz vagy űrlaphoz több követelmény is tartozik, akkor a rendszer összevonja a követelményeket.

Mielőtt elkezdené Hozzon létre jóváhagyási sablont.

Eljárás 1. Kattintson az Eszközök > Jóváhagyások és értesítések > Jóváhagyási követelmények menüpontra, és válassza a Hozzáadás lehetőséget. 2. Adja meg a jóváhagyási követelmény részleteit, például a kapcsolódó üzleti objektumot és a használni kívánt jóváhagyási sablont. Ha csak kapcsolódó üzleti objektumot választ és nem ad meg űrlapot, akkor az üzleti objektumból származó összes összes rekord ezt a jóváhagyási követelményt használja. 3. Hozza létre a vázlatot, majd aktiválja a jóváhagyási követelményt.

Jóváhagyások Jóváhagyásokkal biztosíthatja, hogy a létrehozott rekordok megfeleljenek bizonyos üzleti követelményeknek. Jóváhagyások létrehozásával automatikusan eszkalálhatja a rekordokat a meghatározott jóváhagyóknak. Lehetősége van továbbá a jóváhagyások delegálására, a jóváhagyások feloldott műveleteinek ellenőrzésére, valamint kézi jóváhagyók hozzáadására.

20


Valahányszor olyan esemény történik, ami jóváhagyást aktivál, megjelenik egy művelet elem az egyes felülvizsgálók kezdőlapján. A nem kötelező és a kötelező felülvizsgálóknak az alábbiakra van lehetőségük: jóváhagyás, visszaadás, igénylés tisztázása, újbóli hozzárendelés, eszkalálás. A felhasználóknak lehetőségük van delegálni a jóváhagyásokat a profil oldalukról, amennyiben nem érhetőek el. A meghatalmazásokat a Portfolió > Személyek > Saját profil > Saját értesítések > Jóváhagyási beállítások > Delegálási cél alatt lehet meghatározni. Valahányszor jóváhagyás szükséges, a rendszer ellenőrzi a jóváhagyási követelményeket és a legkorlátozóbb jóváhagyási követelmények használatával oldja fel az esetleges ütközéseket. Ha kíváncsi, hogy mely követelmények használatosak egy jóváhagyásban, nyissa meg a jóváhagyást az üzleti objektumban. Az Értesítések lapon láthatók a jóváhagyási felülvizsgálatok, válaszok és státuszváltozások. Lehetősége van kézi jóváhagyók hozzáadására is.

Értesítések Értesítések létrehozásával e-mailt küldhet a címzetteknek, valahányszor megváltozik egy rekord státusza. Például értesítést küldhet a feletteseknek, valahányszor kiadásra kerül egy beszerzési megrendelés. Ahhoz, hogy értesítéseket küldjön, előbb hozza létre az értesítés tartalmát, majd az értesítési követelményeket. A legtöbb üzleti objektumhoz létrehozhat értesítéseket. Ha egy üzleti objektum úgy van beállítva, hogy engedélyezi a státuszváltozási értesítéseket, akkor a hozzá tartozó rekordnak van Értesítések lapja, azon pedig Értesítés státuszváltozásról szakasz. Először az értesítés tartalmát kell létrehozni, ami megadja, hogy milyen üzenetet és mellékleteket kell kiküldeni értesítésként. Utána pedig az értesítési követelményeket kell létrehozni, amik meghatározzák az értesítés címzettjeit. Például tegyük fel, hogy létre kell hoznia egy folyamatot a beszerzési megrendelésekhez. Létrehozza az alábbi tartalmat az értesítéshez: Létrehozásra került egy 340 dolláros beszerzési megrendelés egy új nyomtató vásárlására vonatkozóan, és jóváhagyást igényel. Az értesítés tartalmához csatolja az általános feltételek és kikötések űrlapot, amely az összes beszerzési megrendelés tartozéka. Ezután létrehoz egy értesítési követelményt a beszerzési megrendelésekhez. Úgy határozza meg a követelményt, hogy mindazokat a beszerzési megrendeléseket, amelyek státuszában Vázlat -> Jóváhagyást igényel változás következett be, el kell küldeni a beszerzési megrendelést létrehozó személy felettesének. A felhasználók a profilrekordjukban kikapcsolhatják az értesítések fogadását. Valamint lehetőségük van feliratkozni annak a rekordnak az értesítéseire, amelyről ilyeneket akarnak kapni.

Értesítések létrehozása Lehetősége van értesítések létrehozására, hogy e-mailt küldjön a felhasználóknak, valahányszor megváltozik egy rekord státusza. Például értesítést küldhet a felettesnek, valahányszor kiadásra kerül egy beszerzési megrendelés.

Eljárás 1. Kattintson az Eszközök > Jóváhagyások és értesítések > Értesítés tartalma menüpontra, és válassza a Hozzáadás lehetőséget. 2. Adjon meg egy azonosítót és egy nevet. A használt elnevezési szabvány a modul, üzleti objektum vagy űrlap neve és egy sorozatszám azonosító. 3. Adja meg az értesítés tárgyát és tartalmát. 7. fejezet Kommunikáció a felhasználókkal

21

4. Választható: Ágyazzon jelentést az értesítésbe. 5. Választható: Ha eltérő űrlappal akarja megjeleníteni az értesítést, akkor e-mail űrlap felülbírálásként adja meg az űrlap részleteit. Ha az értesítéshez csatolt űrlap túl nagy vagy az értesítés szempontjából nem releváns szakaszokat tartalmaz, akkor használhat felülbírálási űrlapot. 6. Választható: Ha az értesítés minden egyes küldésekor el akarja küldeni ugyanazokat a mellékleteket, akkor az Értesítés mellékletei szakaszban adja meg a mellékletek listáját. A csatolt fájloknak HTML formátumúnak kell lenniük. Például csatolhat egy feltételek és kikötések dokumentumot az összes beszerzési megrendelés értesítéshez. 7. Adja meg az értesítéssel küldeni kívánt esetleges jelentéseket. 8. Aktiválja az értesítést.

Értesítési követelmények létrehozása Értesítési követelmények létrehozásával adja meg az értesítések üzleti objektumát és címzettjeit. A hivatkozott üzleti objektum határozza meg azt a rekordot, ami az értesítés tartalmának elküldését okozza a megadott címzetteknek.

Mielőtt elkezdené Hozza létre az értesítés tartalmát.

Erről a feladatról Ha nem is határoz meg címzetteket a státuszváltozási értesítésekhez, az értesítési követelmények megadják a rendelkezésre álló státuszokat az előfizetéshez, valamint az alkalmi státuszváltozási értesítéseket.

Eljárás 1. Kattintson az Eszközök > Jóváhagyások és értesítések > Értesítési követelmények menüpontra, és válassza a Hozzáadás lehetőséget. 2. A Hívó rekord szakaszban adja meg az értesítést aktiváló üzleti objektumot, űrlapot és üzleti objektum státuszt. v Ha csak egy hivatkozott üzleti objektumot választ, akkor az adott üzleti objektumból létrehozott összes rekord használja az értesítési követelményt. v Ha hivatkozott üzleti objektumot és hivatkozott űrlapot is választ, akkor csak az adott üzleti objektumból és űrlapból létrehozott rekordok használják az értesítési követelményt. 3. A Beállítások szakaszban adja meg az értesítés tartalmát. Az értesítések hat dinamikus szövegmezővel rendelkeznek, amelyek használhatók az üzenetben. Használhatja a szabványos értesítéstartalmat üzenetként vagy létrehozhat sajátot. 4. Határozzon meg egy adott személyt vagy szerepet, aki majd kapja az értesítés tartalmát. 5. Határozzon meg egy adott jogosultságcsoportot, aki majd kapja az értesítés tartalmát. 6. Aktiválja az értesítési követelményt.

Címzettek hozzáadása az értesítésekhez Vegyen fel címzetteket az értesítésekhez, amelyek akkor kerülnek elküldésre, amikor megváltozik egy rekord státusza. Miután meghatározta az értesítések címzettjeit az értesítési követelményekben, felvehet alkalmi személyt vagy szerepet, hogy értesítést kapjon egy adott rekordról.

22


Erről a feladatról Csak azok a státuszok szerepelnek a rendelkezésre álló státuszok listáján, amelyeknél meg vannak határozva értesítési követelmények az üzleti objektumhoz. Ha olyan státuszhoz akar értesítési követelményt felvenni, ami nem szerepel a felsorolásban, akkor hozzon létre értesítési követelményt az üzleti objektumhoz.

Eljárás 1. Nyissa meg annak az üzleti objektumnak a rekordját, amelyhez értesítést akar létrehozni, amikor megváltozik a rekord státusza. 2. Az Értesítések lap Státuszváltozási értesítések szakaszában vegyen fel egy státuszt. 3. Válassza ki az összes olyan státuszt, amelyhez értesítést akar küldeni a rekord esetén. 4. Válasszon ki egy státuszt a Státuszváltozási értesítések szakaszban, és adja meg az értesítés címzettjeit. 5. Mentse az üzletiobjektum-rekordot.

Hírek Hírek útján az egész cégben közzétehet információkat. Egy hír címsorból és szövegből áll, és tartalmazhat formázott szöveget, képet és forrás URL címet. A hír mindaddig megjelenik minden felhasználó portál kezdőlapján a Céges hírek szakaszban, amíg le nem jár. Híreket az Eszközök > Rendszerbeállítás > Általános > Hírek alatt lehet létrehozni.

7. fejezet Kommunikáció a felhasználókkal

23

24


Nyilatkozatok Ezek az információk az Egyesült Államokban forgalmazott termékekre és szolgáltatásokra vonatkoznak. Elképzelhető, hogy a dokumentumban tárgyalt termékeket, szolgáltatásokat vagy lehetőségeket az IBM más országokban nem forgalmazza. Az adott országokban rendelkezésre álló termékekről és szolgáltatásokról az IBM helyi képviseletei szolgálnak felvilágosítással. Az IBM termékeire, programjaira vagy szolgáltatásaira vonatkozó utalások sem állítani, sem sugallni nem kívánják, hogy az adott helyzetben csak az adott IBM termék, program vagy szolgáltatás alkalmazható. Minden olyan működésében azonos termék, program vagy szolgáltatás alkalmazható, amely nem sérti az IBM szellemi tulajdonjogát. A nem IBM termékek, programok és szolgáltatások működésének megítélése és ellenőrzése azonban a felhasználó felelőssége. A dokumentum tartalmával kapcsolatban az IBM bejegyzett vagy bejegyzés alatt álló szabadalmakkal rendelkezhet. Jelen dokumentum nem ad semmiféle jogos licencet e szabadalmakhoz. A licenckérelmeket írásban a következő címre küldheti: IBM Director of Licensing IBM Corporation North Castle Drive Armonk, NY 10504-1785 U.S.A. Ha duplabyte-os (DBCS) információkkal kapcsolatban van szüksége licencre, akkor lépjen kapcsolatban az országában az IBM szellemi tulajdon osztállyal, vagy írjon a következő címre: Intellectual Property Licensing Legal and Intellectual Property Law IBM Japan Ltd. 19-21, Nihonbashi-Hakozakicho, Chuo-ku Tokyo 103-8510, Japan A következő bekezdés nem vonatkozik az Egyesült Királyságra, valamint azokra az országokra, amelyeknek jogi szabályozása ellentétes a bekezdés tartalmával: AZ INTERNATIONAL BUSINESS MACHINES CORPORATION A KIADVÁNYT "JELENLEGI FORMÁJÁBAN", BÁRMIFÉLE KIFEJEZETT VAGY VÉLELMEZETT GARANCIA NÉLKÜL ADJA KÖZRE, IDEÉRTVE, DE NEM KIZÁRÓLAG A JOGSÉRTÉS KIZÁRÁSÁRA, A KERESKEDELMI ÉRTÉKESÍTHETŐSÉGRE ÉS BIZONYOS CÉLRA VALÓ ALKALMASSÁGRA VONATKOZÓ VÉLELMEZETT GARANCIÁT. Bizonyos államok nem engedélyezik egyes tranzakciók kifejezett vagy vélelmezett garanciáinak kizárását, így elképzelhető, hogy az előző bekezdés Önre nem vonatkozik. Jelen dokumentum tartalmazhat technikai pontatlanságokat és sajtóhibákat. A kiadványban leírt információk bizonyos időnként módosításra kerülnek; a módosításokat a kiadvány új kiadásai tartalmazzák. Az IBM mindennemű értesítés nélkül fejlesztheti és/vagy módosíthatja a kiadványban tárgyalt termékeket és/vagy programokat. A kiadványban a nem az IBM által üzemeltetett webhelyek megjelenése csak kényelmi célokat szolgál, és semmilyen módon nem jelenti ezen webhelyek előnyben részesítését © Szerzői jog IBM 2011, 2015

25

másokhoz képest. Az ilyen webhelyeken található anyagok nem képezik az adott IBM termék dokumentációjának részét, így ezek felhasználása csak saját felelősségre történhet. Az IBM belátása szerint bármilyen formában felhasználhatja és továbbadhatja a felhasználóktól származó információkat anélkül, hogy a felhasználó felé ebből bármilyen kötelezettsége származna. A programlicenc azon birtokosai, akik (i) a függetlenül létrehozott programok vagy más programok (beleértve ezt a programot is) közti információcsere, illetve (ii) a kicserélt információk kölcsönös használata céljából szeretnének információkhoz jutni, a következő címre írjanak: IBM Corporation 2Z4A/101 11400 Burnet Road Austin, TX 78758 U.S.A. Az ilyen információk bizonyos feltételek és kikötések mellett állnak rendelkezésre, ideértve azokat az eseteket is, amikor ez díjfizetéssel jár. Az IBM a dokumentumban tárgyalt licencprogramokat és a hozzájuk tartozó licenc anyagokat IBM Vásárlói megállapodás, IBM Nemzetközi programlicenc szerződés vagy a felek azonos tartalmú megállapodása alapján biztosítja. A nem IBM termékekre vonatkozó információk a termékek szállítóitól, illetve azok publikált dokumentációiból, valamint egyéb nyilvánosan hozzáférhető forrásokból származnak. Az IBM nem tesztelte ezeket a termékeket, így a más gyártótól származó termékek esetében nem tudja megerősíteni a teljesítményre és kompatibilitásra vonatkozó, valamint az egyéb állítások pontosságát. A nem IBM termékekkel kapcsolatos kérdéseivel forduljon az adott termék szállítóihoz. Az IBM jövőbeli tevékenységére vagy szándékaira vonatkozó állításokat az IBM mindennemű értesítés nélkül módosíthatja, azok csak célokat jelentenek. Az információk között példaként napi üzleti tevékenységekhez kapcsolódó jelentések és adatok lehetnek. A valóságot a lehető legjobban megközelítő illusztráláshoz a példákban egyének, vállalatok, márkák és termékek nevei szerepelnek. Minden ilyen név a képzelet szüleménye, és valódi üzleti vállalkozások neveivel és címeivel való bármilyen hasonlóságuk teljes egészében a véletlen műve.

Adatvédelmi szempontok Az IBM szoftvertermékek a szoftverszolgáltatási megoldásokat is ideértve (gyűjtőnéven "Szoftverajánlatok") cookie-k és egyéb technikák segítségével adatokat gyűjthetnek a termék felhasználásáról a felhasználói élmény javítása, személyre szabott interakció nyújtása és további célok érdekében. A Szoftverajánlatok számos esetben nem gyűjtenek személyes azonosításra alkalmas információkat. Egyes Szoftverajánlatok lehetővé tehetik személyes azonosításra alkalmas információk gyűjtését is. Ha jelen Szoftverajánlat személyes azonosításra alkalmas információk gyűjtésére használ cookie-kat, akkor a cookie-knak az adott ajánlatban való használatáról az alábbiakban tájékozódhat. Jelen Szoftverajánlat nem használ cookie-kat vagy más technikákat személyes azonosításra alkalmas információk gyűjtésére.

26


Ha jelen Szoftverajánlat konfigurációja lehetővé teszi önnek, mint vásárlónak, hogy cookie-k vagy egyéb technikák révén személyes azonosításra alkalmas információkat gyűjtsön a végfelhasználóktól, akkor kérjen jogi tanácsot az ilyen adatok gyűjtésére vonatkozó jogszabályok tekintetében, például a nyilatkozatra és beleegyezésre vonatkozó esetleges követelményekről. Az e célra használható különféle technikákról, például a cookie-król további információkat az IBM adatvédelmi oldalán (http://www.ibm.com/privacy/hu/hu/), az IBM online adatvédelmi tájékoztató (http://www.ibm.com/privacy/details/hu/hu/) "Cookie-k, webjelzők és egyéb technológiák" című szakaszában, illetve az "IBM Software Products and Software-as-a-Service Privacy Statement" című dokumentumban (http://www.ibm.com/ software/info/product-privacy/) talál.

Védjegyek Az IBM, az IBM logó és az ibm.com az International Business Machines Corporationnek a világ számos országában regisztrált védjegye. Más termékek és szolgáltatások neve is az IBM vagy más vállalatok védjegye lehet. A jelenlegi IBM védjegyek felsorolása a “Copyright and trademark information” oldalon tekinthető meg a www.ibm.com/legal/copytrade.shtml címen. A Java™, valamint minden Java-alapú jelzés és logó az Oracle és/vagy társvállalatainak védjegye vagy bejegyzett védjegye. A Linux Linus Torvalds védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban. A Microsoft, a Windows, a Windows NT és a Windows logó a Microsoft Corporation védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban. A UNIX a The Open Group bejegyzett védjegye az Egyesült Államokban és más országokban. Más termékek és szolgáltatások neve is az IBM vagy más vállalatok védjegye lehet.

Nyilatkozatok

27

28


Nyomtatva Dániában

IBM TRIRIGA változat 10 alváltozat 4.2. Alkalmazásadminisztrátori felhasználói kézikönyv

Recommend Documents