IBM TRIRIGA Verze 10 Vydání 4.2. Pronajatý a vlastněný majetek Správa smluv Uživatelská příručka IBM

IBM TRIRIGA Verze 10 Vydání 4.2

Pronajatý a vlastněný majetek Správa smluv Uživatelská příručka

IBM

Poznámka Před použitím těchto informací a produktu, který podporují, si přečtěte informace v části “Upozornění” na stránce 55.

Toto vydání se vztahuje k verzi 10, vydání 4, úpravě 2, produktu IBM TRIRIGA a ke všem následným vydáním a úpravám, pokud nebude v nových vydáních uvedeno jinak. © Copyright IBM Corporation 2011, 2015.

Obsah Kapitola 1. Správa smluv pro najatý a vlastní majetek . . . . . . . . . . ..

1

Kapitola 2. Přehled správy smluv . . ..

3

Průběh procesu smlouvy . . Role smlouvy . . . . . Administrátor aplikace . . Tvůrce realitních abstraktů Správce realitních smluv . Vedoucí účetní nájmu . . Správce aktiv . . . .

.. .. .. .. .. .. ..

3 3 4 4 4 5 5

Kapitola 3. Nastavení smluv . . . . ..

7

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

Fiskální položky . . . . . . . . Lineární výpočty . . . . . . . . Proces od abstraktu nájmu do nájmu realit. Vytváření záznamů nájmu realit. . . . . . Vytváření záznamů nájmu aktiv . . . . . .

. . . . .

.. .. .. .. ..

Kapitola 6. Vytvoření dohod o vlastněném majetku . . . . . . . .. Záznamy dohody o vlastněném majetku . . . . Vytváření záznamů dohody o vlastněném majetku .

.. ..

Kapitola 7. Údržba smluv . . . . . .. Nastavení polí a záznamů . . . . . Klasifikace . . . . . . . . Seznamy . . . . . . . . . Lokality . . . . . . . . . Kontakty . . . . . . . . . Nastavení šablon . . . . . . . Vytváření šablon . . . . . . Úprava šablon . . . . . . . Odstranění šablon . . . . . . Nastavení předvoleb . . . . . . Nastavení předvoleb abstraktu nájmu Nastavení předvoleb účtování nájmu Nastavení nástrojů standardu OSCRE . Přehled procesu standardu OSCRE . Nastavení souboru vlastností. . . Nastavení procesů administrátora . Nastavení aplikace. . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . .

.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..

Kapitola 4. Vytvoření abstraktů nájmu

17

Záznamy abstraktu nájmů . . . . . . . . .. Vytváření záznamů abstraktu nájmu . . . . . .. Nastavení výchozích hodnot pro sekci úprav indexu .. Naplnění výchozích hodnot pro sekci Úpravy indexu Vytváření záznamů abstraktu nájmu odesíláním formulářů offline . . . . . . . . . . . . . . .. Vytváření záznamů abstraktu nájmu odesíláním souborů .xml OSCRE . . . . . . . . . . . . .. Export záznamů abstraktu nájmů odesláním souborů ve formátu .xml dle standardu OSCRE . . . . .. Importování záznamů abstraktu nájmu odesláním souborů .xml OSCRE . . . . . . . . . ..

Kapitola 5. Vytváření nájmů . . . . .. Přehled vytvoření nájmu . . Záznamy nájmu realit . . Záznamy nájmu aktiv . . Koncepce karty Účtování. Pravděpodobné termíny Pravděpodobné volby . Hypotézy . . . . Amortizace . . . . © Copyright IBM Corp. 2011, 2015

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

7 7 8 9 9 9 9 10 10 11 11 11 12 12 14 14 15

.. .. .. .. .. .. .. ..

17 18 18 18 19 19 20

Přehled údržby smluv . . . . . . Údržba smluv . . . . . . . Oznámení smluv . . . . . . Požadování změn dat nemovitosti . . Požadování změn nájemních smluv aktiv Požadování změn hypotézy nájmu . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

.. .. .. .. .. ..

27 27 27 28 28

31 31 31

33 33 33 34 35 36 36

Kapitola 8. Správa plateb . . . . . ..

39

Správa faktur . . . . . . . . . . . . .. Vytváření faktur nemovitosti . . . . . . .. Vytváření faktur aktiv. . . . . . . . . .. Správa závazků . . . . . . . . . . . .. Zpracování plateb . . . . . . . . . . .. Vydávání plateb . . . . . . . . . . .. Anulování plateb . . . . . . . . . . .. Zastavení plateb . . . . . . . . . . .. Odsouhlasení provozních nákladů . . . . . .. Výpočet úprav indexu. . . . . . . . . .. Výpočet sestav procenta nájemného . . . . .. Správa pohledávek . . . . . . . . . . .. Zpracování faktur za nájem . . . . . . . .. Zpracování příjemek nájmu . . . . . . . .. Příklad správy plateb . . . . . . . . . . .. Výpočet dílčích plateb . . . . . . . . .. Výpočet dílčích plateb při generování platebních kalendářů pro fixní výpočty . . . . . . . .. Aktualizace platebních pokynů k poukázání na novou organizaci příjemce platby . . . . . . . .. Úprava počátečního data platebního kalendáře . .. Úprava počátečního a koncového data platebního kalendáře . . . . . . . . . . . . ..

39 39 39 39 39 40 40 40 41 41 42 42 42 43 43 43

Kapitola 9. Zobrazení sestav . . . ..

49

45 46 46 47

20

23 23 23 24 24 25 25 25 26

Domovský portál . . . . . Zobrazení portálu Moje sestavy . Zobrazení karty Sestavy . . .

. . .

. . .

. . .

. . .

. . .

. . .

.. .. ..

Kapitola 10. Přezkoumání hypotéz nájmu . . . . . . . . . . . . . .. Přehled procesu přezkoumání hypotéz . Zpracování jednotlivého nájmu . . Proces hromadného vytváření . .

. . .

. . .

. . .

. . .

.. .. ..

49 49 50

51 51 51 52

iii

Přezkoumání jednotlivého záznamu nájmu realit . Přezkoumání několika záznamů nájmu realit . . Revize jednotlivých záznamů nájmů aktiv. . . Revize několika záznamů nájmů aktiv . . . .

iv

© Copyright IBM Corp. 2011, 2015

. . . .

.. .. .. ..

52 53 53 54

Upozornění . . . . . . . . . . . .. Zásady ochrany osobních údajů . Ochranné známky . . . . .

. .

. .

. .

. .

. .

. .

.. ..

55 56 57

Kapitola 1. Správa smluv pro najatý a vlastní majetek V aplikaci produktu IBM® TRIRIGA Real Estate Manager můžete spravovat realitní smlouvy a nájemní smlouvy aktiv. Dokumentaci ke smlouvě, podmínky, klauzule, volby a finanční transakce můžete uložit do jednoho centrálního úložiště. Aplikace obsahuje automatizovaná oznámení a výstrahy pro nadcházející vypršení platnosti nájmu a ostatní kritická data. Aplikace také zobrazí požadované akce a volby smlouvy, abyste se vyhnuli přeplacení a poplatkům za zpoždění. Také použijete nástroje aplikace k vytvoření finančních sestav, údržbě platebních procesů a k uspokojení regulačních požadavků v účtování a přidělení nájmů.


1

2


Kapitola 2. Přehled správy smluv Pomocí aplikace IBM TRIRIGA Real Estate Manager můžete nakonfigurovat průběh procesu aplikace tak, aby vyhovoval průběhu obchodních procesů. Můžete také nakonfigurovat aplikační role, šablony formuláře a výchozí nastavení, aby vyhovovala potřebám realitní smlouvy a správě nájemních smluv aktiv.

Průběh procesu smlouvy Poté, co zakoupíte nemovitost nebo si pronajmete aktivum, můžete začít s dokumentováním smlouvy v aplikaci, se správou dodatků a se sledováním plateb. Tyto aktivity představují procesy správy smluv a účtování nájmu, které se vyskytnou po skončení procesu plánování.

Obrázek 1. Diagram obchodního toku pro fáze procesu správy smluv

První fází v procesu správy nemovitosti je plánování strategie a cílů realitního portfolia. Druhou fází je identifikace scénářů transakcí z portfolia, plánování realitních transakcí ze scénářů a získání nebo uvolnění majetku. Po plánování následuje třetí fáze, což je zdokumentování klauzulí, voleb a podmínek pro nájemní nebo kupní transakce pomocí vytvoření jejich záznamů v aplikaci. Čtvrtá fáze zahrnuje udržování smluv pomocí odeslání a přijmutí oznámení o nadcházejících datech a přezkoumání každé smlouvy pomocí navrhovaných změn a dodatků. Konečná fáze zahrnuje správu naplánovaných plateb, jednorázových plateb, převedených plateb, úprav plateb, účtu závazků a účtu pohledávek. První dvě fáze pokrývají realitní plánování transakcí a projektů. Zatímco další tři fáze pokrývají správu smlouvy a účtování nájmu realitních smluv a nájmů aktiv. Průběh obchodního procesu ve vaší organizaci nemusí přesně odpovídat průběhu obchodního procesu nebo průběhu procesu aplikace, který je dodán spolu s aplikací produktu IBM TRIRIGA. V nástrojích sestavení produktu IBM TRIRIGA Application Platform můžete upravit průběhy procesů, aby vyhovovaly standardům a zásadám vaší společnosti.

Role smlouvy Když se přihlásíte do aplikace, budete přesměrováni na vaši domovskou stránku. Domovská stránka představuje vstup do aplikace. Z domovské stránky můžete přezkoumat domovský portál, nebo můžete použít systém nabídky, abyste otevřeli portály zpracování, které jsou k dispozici pro vaši roli. Pomocí pruhu nabídky otevřete další dostupné portály. Na základě vaší role se aplikace může skládat z jednoho nebo z několika portálů.


3

Nastavení domovské stránky produktu IBM TRIRIGA provedete v sekci Výchozí portál v záznamu vašeho profilu. V závislosti na vaší roli ve společnosti a přístupu k licencím a k zabezpečení se domovský portál nebo portály zpracování mohou lišit. Avšak, portály obsahují kombinaci komponent a typů sekcí, které jsou popsány v této diskusi. Na oplátku se každý portál skládá z několika sekcí. Každá sekce portálu slouží specifické funkci a zobrazuje informace, které se vztahují na vaší obchodní roli. Sekce portálu, které se nacházejí ve vašem portálu, nakonfiguroval administrátor aplikace pro vaši roli v systému.

Administrátor aplikace Administrátor aplikace je role uživatele, která obvykle nastavuje a konfiguruje aplikaci. Primární zodpovědnost administrátora aplikace je správa aplikace IBM TRIRIGA pro společnost. Tato odpovědnost zahrnuje vytváření a správu licencí a skupin zabezpečení, nastavení uživatelských přístupů a udržování standardů na úrovni systému a aplikace, jako je klasifikace a hodnoty v seznamu. Když se přihlásíte jako Administrátor aplikace, vaším domovským portálem bude portál Administrátor aplikace. Příklad portálu Administrátor aplikace obsahuje následující sekce portálu: v Připomenutí - Administrátor aplikace v Naposledy navštívené v Administrace aplikací v Licence a zabezpečení v Administrace aplikací - Veřejné služby

Tvůrce realitních abstraktů Tvůrce realitních abstraktů nebo správce tvůrce přehledů je role uživatele, která obvykle shrnuje podrobnosti realitní smlouvy pro zadání dat do aplikace. Primární zodpovědnost tvůrce realitních abstraktů je shrnovat nebo tvořit přehledy nájmů realit pro společnost. Další povinnosti zahrnují interpretaci jazyka nájmu a překládání těchto informací do aplikace. Úlohu vytváření přehledu nájmu také může provést externí prostředek role tvůrce přehledů. Když se přihlásíte jako Tvůrce realitních abstraktů, vaším domovským portálem bude portál Tvůrce realitních abstraktů. Příklad portálu Tvůrce realitních abstraktů obsahuje následující sekce portálu: v Související odkazy - Tvůrce realitních abstraktů v Přehledy nájmů ve stavu Probíhá práce

Správce realitních smluv Správce realitních smluv nebo administrátor smlouvy je role uživatele, která obvykle monitoruje podrobnosti smlouvy a aktivity pro nemovitosti. Primární zodpovědnost správce realitních smluv je správa nájmů realit a dohod o vlastněném majetku pro společnost. Tato zodpovědnost zahrnuje ověření, že se provedou platby a volby, a že se vyhodnotí obnovení. Další povinnosti zahrnují interpretaci jazyka nájmu, kontrolu dat budovy, vytváření přehledu nájmů a překládání těchto informací do aplikace. Úlohu vytváření přehledu nájmu také může provést externí prostředek role tvůrce přehledů.

4


Když se přihlásíte jako Správce realitních smluv, vaším domovským portálem bude portál Správce realitních smluv. Příklad portálu Správce realitních smluv obsahuje následující sekce portálu: v v v v v v v v

Připomenutí - Správce realitních smluv Metriky výkonu - Správce realitních smluv Související odkazy - Správce realitních smluv Naposledy navštívené Závazky nájmu Vypršení nájmů Míra využití, Realitní smlouva Plocha na osobu (dohoda o užívání prostor)

Vedoucí účetní nájmu Vedoucí účetní nájmu nebo účetní nájmu je role uživatele, která obvykle spravuje podrobnosti účtování a aktivity pro nájmy realit a nájmy aktiv. Primární zodpovědnost vedoucího účetního nájmu je správa dat standardu FASB (Financial Accounting Standards Board) a dat standardu IASB (International Accounting Standards Board). Tato zodpovědnost zahrnuje ověření, že jsou hypotézy přezkoumány, volby naplánovány a obnovení vyhodnocena. Když se přihlásíte jako Vedoucí účetní nájmu nebo jako Účetní nájmu, vaším domovským portálem bude portál Vedoucí účetní nájmu. Příklad portálu Vedoucí účetní nájmu obsahuje následující sekce portálu: v Připomenutí - Vedoucí účetní nájmu v Související odkazy - Vedoucí účetní nájmu v Naposledy navštívené v Hypotézy nájmů s prošlým termínem v Moje přezkoumání nájmů v Souhrn plánu amortizace v Finanční sestava ve formátu 10K

Správce aktiv Správce aktiv je role uživatele, která obvykle spravuje definovanou třídu aktiv, jako je např. počítačové vybavení, vybavení kanceláře, vybavení místa prodeje a nábytek. Primární zodpovědnost správce aktiv je identifikování a pořizování produktů v rámci hospodářských omezení a kvalitativních standardů zavedených společností. Tato zodpovědnost zahrnuje správu celkových nákladů na vlastnictví a odpis aktiv, správu dohod o nájmech aktiv a záruk a zajištění, že budou zakoupená aktiva řádně udržována. Když se přihlásíte jako Správce aktiv, vaším domovským portálem bude portál Správce aktiv. Příklad portálu Správce aktiv obsahuje následující sekce portálu: v v v v v v

Připomenutí - Správce aktiv Související odkazy - Správce aktiv Hodnota aktiva podle třídy specifikace Naposledy navštívené Rychlé vyhledání (Zásoby) Rychlé vyhledání (instalovaná/přiřazená aktiva podle typu)

Kapitola 2. Přehled správy smluv

5

v Moje nákupní objednávky

6


Kapitola 3. Nastavení smluv Před spuštěním procesu smlouvy jsou nezbytné určité aktivity pro přípravu aplikace pro vaše realitní smlouvy, nájemní smlouvy aktiv nebo obojí. Tyto aktivity nastavení se zaměřují na přizpůsobení šablon, klasifikací, seznamů, lokalit a kontaktů pro vaši organizaci. Tyto aktivity také zahrnují zavedení předvoleb abstraktu nájmu a konfiguraci rozhraní standardu OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate).

Nastavení polí a záznamů Chcete-li připravit aplikaci pro vaše realitní smlouvy nebo nájemní smlouvy aktiv, musíte nastavit klasifikace, seznamy, lokality a kontakty pro vaši organizaci.

Klasifikace Klasifikace jsou záznamy prezentované v hierarchickém stylu. Pokud je typem pole klasifikace, lze jako hodnotu pole vybrat záznam v hierarchii klasifikace. Nájemní smlouvy nemovitostí a aktiv mají několik polí klasifikací, která pomáhají popsat každý záznam. Nájem realit například zahrnuje následující klasifikace: v Typ plochy v v v v

Kategorie sekce klauzule Typ klauzule Stav smlouvy Typ smlouvy

v Cenový index v Udělený nájem v Typ poplatku za zpoždění v v v v

Třída nájmu Typ nájmu Priorita údržby Typ volby

v v v v v v v v

Typ organizace Typ převést Typ platby Hodnocení poskytovatele Zodpovědná strana Role Časová pásma Rok

Klasifikace typu klauzule obsahuje pole Kategorie klauzule. Protože hodnoty polí definuje administrátor aplikace, neměňte hodnoty, nebo nepřidávejte nové. Pole obsahuje následující hodnoty: v Příspěvek v Provize v Spolunájem © Copyright IBM Corp. 2011, 2015

7

v v v v v v v v v v v v

Výchozí Hodnota tržní sazby Zelené podmínky Pojištění Práva pronajímatele Právo a finance Ostatní Parkování Převést Nájemné v procentech Pronájem Povinnosti

v v v v

Práva Záruční vklad Daň Práva nájemce

v Použití a omezení Pole Kategorie klauzule používá na formulář klauzule logiku zobrazení a skrytí. Pokud přidáte typ klauzule a nastavíte kategorii klauzule, zobrazí nebo skryje formulář odpovídající sekce bez změny sledu prací.

Seznamy Aplikace poskytuje v nájemních smlouvách nemovitostí a aktiv seznamy předdefinovaných hodnot pro mnoho polí. Protože tyto seznamy obsahují platná data, můžete místo zápisu hodnoty vybrat požadovanou hodnotu ze seznamu. Tato metoda zlepšuje integritu dat omezením dat pole na schválené hodnoty v seznamu. Aplikace podporuje následující typy seznamů: v Seznamy přepínačů v Seznamy okének se seznamem statických hodnot v Dynamické seznamy odvozené z hodnot v databázi produktu IBM TRIRIGA v Závislé seznamy, ve kterých výběr z jednoho seznamu schválí filtr pro jiný seznam Nájem realit například zahrnuje následující seznamy: v Typ účtování v Pravidlo výpočtu v Skupina převodu v v v v v v v

Země Měna Odpovědnost služby nájmu Typ poznámky Typ položky platby Způsob platby Platební kalendář

v Typ plánu

8


Lokality Každá lokalita použitá v aplikaci musí být definována v hierarchii lokality. Pomocí záznamů abstraktu nájmu můžete přidat lokalitu do hierarchie klepnutím na akci Vytvořit novou lokalitu v sekci Primární adresa. Hierarchie lokality obsahuje následující prvky: v Budova v Lokalita externího maloobchodu v Podlaží v Pozemek v Kategorie lokality v Vlastnost v Lokalita chystaného maloobchodu v Chystané stanoviště v v v v

Nákupní středisko Lokalita maloobchodu Prostor Skupina prostoru

v Struktura v Svislá šachta

Kontakty Každý záznam realitní smlouvy nebo záznam nájmu aktiv zahrnuje informace o různých kontaktech pro tento záznam. Tyto kontakty můžete definovat předem, pak vybrat kontakty, když vytváříte nebo aktualizujete záznam smlouvy. Tato metoda zvyšuje integritu dat omezením výběru kontaktů na předdefinovanou sadu. Můžete také minimalizovat vaše zadávání dat využitím výhody automatického dokončování nebo vyhledávání. Chcete-li tyto kontakty definovat předem, zadejte jejich kontaktní informace do portálu Osoby aplikace IBM TRIRIGA. Prvky obsažené v portálu Osoby zahrnují: v Konzultant v Zaměstnanec v Externí kontakt

Nastavení šablon Šablony můžete použít k rychlému vytvoření záznamů, vyvarování se nadbytečnému zadávání dat a údržbě konzistence pro mnoho záznamů. Můžete například rychle přidat data obvykle opětovně používaná pro více záznamů, jako například vnitřní kontakty, klauzule, podmínky a kritéria. Při použití šablony jsou záznamy zadané do šablony replikovány do nového záznamu.

Vytváření šablon Šablony můžete vytvořit jako základ pro rychlé vytvoření záznamů. Proces sestavení šablony je podobný pro všechny šablony. Následující příklad používá šablonu klauzule o nájmu.

Než začnete Musíte se přihlásit jako Administrátor aplikace nebo Správce realitních smluv.

Kapitola 3. Nastavení smluv

9

Informace o této úloze Šablony použité ve správě realitních smluv zahrnují následující šablony: v v v v v

Šablona abstraktu nájmu Šablona klauzule o nájmu Šablona volby Šablona dohody o vlastněném majetku Šablona nájmu realit

Naopak šablony použité ve správě nájemních smluv aktiv zahrnují následující šablony: v Šablona klauzule o nájmu aktiv v Šablona nájmu aktiv v Šablona volby

Postup 1. Vyberte volbu Smlouvy > Nastavit > Šablony > Klauzule o nájmu. 2. Klepněte na akci Přidat. 3. Uve�te podrobnosti. 4. Vytvořte šablonu.

Jak pokračovat dále Karty, sekce a pole v šabloně odráží strukturu záznamů, které představují. Při sestavování šablon jako základu vašich záznamů správy smluv použijte jako model standardní šablony produktu IBM TRIRIGA. Jinými slovy místo aktualizace standardní šablony ji zkopírujte a vytvořte novou šablonu z původní.

Úprava šablon Při sestavování a ukládání šablon je můžete podle potřeby upravit. Proces úpravy šablony je podobný pro všechny šablony. Následující příklad používá šablonu klauzule o nájmu.


Postup 1. 2. 3. 4.

Vyberte volbu Smlouvy > Nastavit > Šablony > Klauzule o nájmu. Vyberte odkaz pro šablonu klauzule o nájmu, kterou chcete upravit. Uve�te podrobnosti. Uložte šablonu.

Odstranění šablon Při sestavování a ukládání šablon je můžete podle potřeby odstranit. Proces odstranění šablony je podobný pro všechny šablony. Následující příklad používá šablonu klauzule o nájmu.


10


Postup 1. Vyberte volbu Smlouvy > Nastavit > Šablony > Klauzule o nájmu. 2. Vyberte zaškrtávací políčko pro šablonu klauzule o nájmu, kterou chcete odstranit. 3. Odstraňte šablonu.

Nastavení předvoleb Mnoho parametrů použitých v různých výpočtech a porovnáních lze pro celou aplikaci nastavit v jednom místě. Tyto předvolené parametry nájmu lze nastavit v záznamu nastavení aplikace.

Nastavení předvoleb abstraktu nájmu Chcete-li povolit určité akce v záznamu abstraktu nájmu, můžete nastavit předvolby abstraktu nájmu v záznamu nastavení aplikace. Tyto předvolby abstraktu nájmu zahrnují nadřízení pro vnitřní organizaci, externí organizaci a lokalitu.

Než začnete Musíte se přihlásit jako administrátor aplikace.

Informace o této úloze Záznam abstraktu nájmu zahrnuje akci Vytvořit novou lokalitu v sekci Primární adresa a akci Vytvořit novou organizaci v sekcích Nájemce, Pronajímatel, Správní společnost a Ručitel. Tyto akce vyžadují identifikaci nadřízeného záznamu v hierarchii a automatickou předvolbu pro nadřízený záznam.

Postup 1. Vyberte volbu Nástroje > Nastavení systému > Obecné > Nastavení aplikace. 2. Na kartě Obecné přejděte do sekce Předvolby abstraktu nájmu. 3. Uve�te nastavení. 4. Uložte záznam.

Nastavení předvoleb účtování nájmu Chcete-li zjednodušit zadávání informací v nájmu realit nebo v nájmu aktiv, můžete nastavit předvolby nájmu v záznamu nastavení aplikace. Tato výchozí nastavení nájmu zahrnují hypotézy pro přezkoumání, hypotézy růstu nájmu, hypotézy komponent nájmu, amortizační období, časové pásmo platebního kalendáře a standard finančního účtování.


Informace o této úloze Můžete také použít informace o přezkoumání hypotézy pro počáteční protokol auditu hypotézy při vytvoření nájmu realit z dokončeného abstraktu nájmu.

Postup 1. Vyberte volbu Nástroje > Nastavení systému > Obecné > Nastavení aplikace. 2. Na kartě Nastavení účtování nájmu uve�te nastavení. 3. Uložte záznam. Kapitola 3. Nastavení smluv

11

Nastavení nástrojů standardu OSCRE Chcete-li použít nástroje abstraktu nájmu pro standard OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate), musí být nakonfigurován váš server i server jiného dodavatele. Konfiguraci souboru vlastností, procesy konzoly administrátora a záznam nastavení aplikace obvykle dokončuje administrátor aplikace.

Přehled procesu standardu OSCRE Obvykle dva aplikační servery odesílají a přijímají záznamy abstraktu nájmu pomocí komunikace ve standardu OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate). Předpokládejme například že jste pro vytvoření přehledu nájmů do jejich vlastního serveru zaměstnali organizaci tvůrce přehledů jiného dodavatele. Předpokládejme, že má jeho aplikační server název "Server tvůrce přehledů" a váš aplikační server má název "Server zákazníka". Následující přehled popisuje proces.

Konfigurace Po nakonfigurování je aplikace IBM TRIRIGA připravena podporovat všechny akce ve standardu OSCRE abstraktu nájmu: v Odeslat abstrakt nájmu v Přijmout abstrakt nájmu v Odmítnout abstrakt nájmu v Požadovat vyjasnění abstraktu nájmu v Poskytnout vyjasnění abstraktu nájmu

Tvůrce přehledů odesílá abstrakt nájmu Tvůrce přehledů vytváří záznam abstraktu nájmu na serveru IBM TRIRIGA nazvaném "Server tvůrce přehledů". Uloží záznam jako externí koncept, upraví záznam a odešle ho k přezkoumání. Záznam je schválen. Pak znovu otevře záznam abstraktu nájmu a odešle ho na příchozí e-mailový účet na váš "Server zákazníka". Na serveru "Server tvůrce přehledů" se aktualizuje záznam na stav Odeslaný a je odeslán e-mailem.

Obrázek 2. Diagram toku pro odeslání abstraktu nájmu pod standardem OSCRE

Přijmete abstrakt nájmu Přijmete záznam abstraktu nájmu ve stavu Přijatý na vašem serveru IBM TRIRIGA nazvaném "Server zákazníka". Můžete záznam otevřít a přijmout, odmítnout ho, nebo požadovat vyjasnění. v Pokud ho přijmete, aktualizuje se záznam na stav Přijatý. Záznam abstraktu nájmu můžete na vašem serveru "Server zákazníka" upravit a aktivovat. v Pokud ho odmítnete, aktualizuje se záznam na stav Odmítnutý.

12


v Pokud požadujete vyjasnění, aktualizuje se záznam na stav Nevyřízené vyjasnění.

Odešlete stav přehledu Váš "Server zákazníka" odešle stav záznamu do příchozí e-mailový účet serveru "Server tvůrce přehledů". v Pokud "Server tvůrce přehledů" přijme přijetí, aktualizuje se stav záznamu na Přijatý. v Pokud "Server tvůrce přehledů" přijme odmítnutí, aktualizuje se stav záznamu na Odmítnutý. v Pokud "Server tvůrce přehledů" přijme požadavek na vyjasnění, aktualizuje se stav záznamu na Požadováno vyjasnění.

Obrázek 3. Diagram toku pro odeslání přijetí pod standardem OSCRE

Tvůrce přehledů odesílá vyjasnění Když se tvůrce přehledů rozhodne poskytnout vyjasnění, znovu otevře záznam, pro který je požadování vyjasnění, podle potřeby ho aktualizuje a odešle záznam. Záznam se aktualizuje na stav Poskytnuté vyjasnění.

Obrázek 4. Diagram toku pro poskytnutí vyjasnění pod standardem OSCRE


13

Přijmete vyjasnění Když váš "Server zákazníka" přijme poskytnuté vyjasnění, aktualizuje se záznam na stav Poskytnuté vyjasnění. Můžete se rozhodnout ho přijmout, odmítnout ho, nebo znovu požadovat vyjasnění. Zpracování pomocí standardu OSCRE pro každý záznam abstraktu nájmu může mezi dvěma servery IBM TRIRIGA pokračovat, dokud se nerozhodnete o přijetí. Po přijetí záznamu abstraktu nájmu může být upraven nebo aktivován.

Nastavení souboru vlastností Pro standard OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) musí být nastaveno několik vlastností v souboru TRIRIGAWEB.properties. Tento soubor vlastností musíte nakonfigurovat před odesláním záznamů abstraktu nájmu nebo prvním použitím nástrojů abstraktu nájmu standardu OSCRE.

Než začnete Musíte být administrátor produktu IBM TRIRIGA.

Postup 1. nakonfigurujte následující vlastnosti souboru TRIRIGAWEB.properties na vašem serveru: Vlastnost

Popis

mail.smtp.host

Poštovní server protokolu SMTP.

mail.smtp.email .domain

Protokol IP poštovního serveru protokolu SMTP.

DATACONNECT _SLEEP_TIME

Doba čekání nástroje DataConnect před probuzením a kontrolou dalších úloh pro zpracování. Předvolba je 10 minut.

DC_HISTORY _RETENTION_DAYS

Stáří dokončených nebo zastaralých úloh, které nástroj DataConnect vymaže. Předvolba je 5 dní.

2. Nakonfigurujte stejné vlastnosti na serveru jiného dodavatele.

Nastavení procesů administrátora Pro standard OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) musí být nastaveno několik procesů. Tyto procesy musíte nakonfigurovat v konzole administrátora před odesláním záznamů abstraktu nájmu nebo prvním použitím nástrojů abstraktu nájmu standardu OSCRE.


Postup 1. Konzolu administrátora produktu IBM TRIRIGA použijte k nakonfigurování následujících procesů na vašem serveru: a. Nástroje .xml standardu OSCRE vyžadují spuštění agentů DataConnect a Incoming Mail. Pokud již nejsou spuštěni, spus�te je z konzoly administrátora. Tyto procesy můžete také nakonfigurovat v souboru TRIRIGAWEB.properties a spustit je automaticky. b. Pro podrobnější protokolování během zpracování .xml standardu OSCRE zapněte protokolování pro volby DataConnect, Incoming Mail, "Extract, Transform, and Load" (ETL) nebo kombinaci těchto voleb.

14


2. Nakonfigurujte stejný proces na serveru jiného dodavatele.

Nastavení aplikace Pro standard OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) musí být nastaveno několik nastavení e-mailu a aplikace. Tato nastavení musíte nakonfigurovat před odesláním záznamů abstraktu nájmu nebo prvním použitím nástrojů abstraktu nájmu standardu OSCRE.


Postup 1. Nakonfigurujte na vašem serveru následující nastavení: a. Nakonfigurujte adresu protokolu IP a platný účet příchozí pošty pro server. b. Vyberte e-mailovou adresu jako zdrojový nebo cílový systém, když odešlete konfigurace systému v záznamu konfigurace systému. Záznam můžete otevřít z volby Nástroje > Nastavení systému > Integrace > Konfigurace systému. c. Nakonfigurujte odpovídající skupiny uživatelů pro zahrnutí role Tvůrce přehledů nájmu realit produktu IBM TRIRIGA a role Správce tvůrce přehledů nájmu realit produktu IBM TRIRIGA. d. Nakonfigurujte oznámení abstraktu nájmu přijetí, poskytnutí vyjasnění, požadování vyjasnění, obdržení a odmítnutí pro specifické role uživatele. Tyto záznamy můžete otevřít a zrevidovat z volby Nástroje > Schválení & oznámení > Oznámení > Požadavky oznámení. e. Ověřte existenci záznamu obsahu transformace pro všechny procesy standardu OSCRE, jako například přijetí, odmítnutí, odeslání, požadování vyjasnění a poskytnutí vyjasnění. Tyto záznamy můžete otevřít z volby Nástroje > Veřejné služby dat > Import XML standardu OSCRE. f. Ověřte existenci všech souborů obsahu transformace pro všechny procesy standardu OSCRE v záznamu nastavení aplikace, jako například přijetí, odmítnutí, odeslání, požadování vyjasnění a poskytnutí vyjasnění. Záznam můžete otevřít z volby Nástroje > Nastavení systému > Obecné > Nastavení aplikace. Sekce Transformace abstraktu nájmu se nachází na kartě Obecné. 2. Nakonfigurujte stejné nastavení na serveru jiného dodavatele.


15

16


Kapitola 4. Vytvoření abstraktů nájmu Zatímco může digitální ukládání dat o nájmu provést aktualizace a dotazy efektivněji, může zadání úplného obsahu nájemní smlouvy také zabírat čas. Místo toho můžete vytvořit záznamy abstraktu nájmu pro shrnutí nájmů pomocí ručního zadání dat, souborů .xml standardu OSCRE nebo offline formulářů.

Záznamy abstraktu nájmů Chcete-li snížit čas potřebný pro zadávání nájemních smluv, můžete vytvořit přehled nebo shrnout jejich úplný obsah do záznamů abstraktu nájmu. Záznam abstraktu nájmu může obsahovat libovolné skutečné podrobností o nájmu na základě standardů vaší organizace.

Průběh procesu vytvoření smlouvy

Obrázek 5. Diagram průběhu vytváření abstraktů nájmu

Vytvoření abstraktu nájmu Jako tvůrce přehledů můžete zadat celou nájemní smlouvu a připojit ji jako soubor, nebo shrnout klíčové aspekty této nájemní smlouvy. Existuje několik způsobů zadávání dat: v Můžete zadat záznamy abstraktu nájmu do vašeho systému IBM TRIRIGA. v Tvůrce přehledů prodejce (v jiném systému IBM TRIRIGA) může zadat záznamy abstraktu nájmu, a pak vám je odeslat přes soubory .xml ve standardu OSCRE. v Tvůrce přehledů prodejce (mimo váš systém IBM TRIRIGA) zadává záznamy abstraktu nájmu pomocí offline formuláře, a pak vám formulář odešle. Na základě vzájemné dohody slouží záznam abstraktu nájmu jako formální záznam nájmu realit. Poté, co je záznam abstraktu nájmu aktivován, schválen a dokončen, vytvoří koncept nájmu realit, který je k dispozici pro další transakce. V důsledku toho může druhý záznam


17

rozdělit zabezpečení mezi externí a interní prostředky, které vytvářejí přehledy nájmu. Kromě těchto technik může být záznam abstraktu nájmu také vytvořen na základě dokončení projektu nájmu realit. Karty, sekce a pole v záznamu abstraktu nájmu mají stejný význam bez ohledu na metodu, která byla použita pro zadání jejich dat. Po zadání dat záznam abstraktu nájmu uložte, a pak teprve přejděte k další kartě.

Vytváření záznamů abstraktu nájmu Záznamy abstraktu nájmu můžete ručně vytvářet, abyste v nájemních smlouvách mohli shrnout klíčové podrobnosti.

Než začnete Musíte se přihlásit jako Tvůrce realitních abstraktů nebo Správce realitních smluv.

Postup 1. Přidejte abstrakt nájmu. Role

Akce

Tvůrce realitních abstraktů

V sekci portálu Přehledy nájmů ve stavu Probíhá práce klepněte na akci Přidat nový abstrakt.

Správce realitních smluv

Vyberte volbu Smlouvy > Nájmy. Sekci portálu Související odkazy Uzavření nájemních smluv klepněte na odkaz Abstrakty nájmu. Klepněte na akci Přidat.

2. Uve�te obecné podrobnosti. 3. Vytvořte koncept. 4. Uve�te podrobnosti pro klauzule, plány, účtování a jiné informace o nájmu. 5. Uložte záznam.

Nastavení výchozích hodnot pro sekci úprav indexu Hodnoty v sekci Úpravy indexu na kartě Nájem můžete nastavit jako výchozí hodnoty pro ostatní karty, které také mají tuto sekci.

Postup 1. 2. 3. 4.

Vyberte kartu Nájemné. U pole Typ úpravy nájmu vyberte volbu úpravy indexu. Zadejte hodnoty v sekci Úpravy indexu. Uložte záznam.

Výsledky Hodnoty v sekci Úpravy indexu na kartě Nájemné se nastaví jako výchozí hodnoty pro ostatní karty, které také mají tuto sekci.

Naplnění výchozích hodnot pro sekci Úpravy indexu Poté, co na kartě Nájemné nastavíte výchozí hodnoty sekce Úpravy indexu, můžete tuto sekci na jiných kartách naplnit hodnotami.

18


Než začnete Ověřte, že jsou na kartě Nájemné v sekci Úpravy indexu nastaveny výchozí hodnoty.

Postup 1. 2. 3. 4.

Klepněte na kartu, kde vytváříte klauzuli. Klepněte například na kartu Pojištění. Označte zaškrtávací políčko Zahrnuje úpravu indexu. Uve�te zbývající podrobnosti klauzule. Klepněte na akci Přidat klauzuli.

Výsledky Karta zobrazí novou klauzuli v sekci Klauzule. Například karta Pojištění zobrazí novou klauzuli v sekci Klauzule pojištění. Hodnoty sekce Úpravy indexu na kartě Nájemné také naplní hodnoty této sekce v nové klauzuli.

Vytváření záznamů abstraktu nájmu odesíláním formulářů offline V některých případech může být nejlepší volbou odeslat data nájmu jako přílohy e-mailu. Jako alternativu k přímému uvedení záznamů abstraktu nájmu můžete odeslat offline formuláře produktu Microsoft Excel na nakonfigurovanou příchozí e-mailovou adresu. Když dosáhne offline formulář cílovou aplikaci, data naplní nový záznam abstraktu nájmu.

Než začnete Musíte získat offline formulář Abstrakt nájmu realit a cílovou e-mailovou adresu od administrátora aplikace. Identifikátor nájmu (ID) záznamu abstraktu nájmu musí být jedinečný. Cílová aplikace odmítá jakýkoli importovaný záznam abstraktu nájmu s identifikátorem odpovídajícím záznamu abstraktu nájmu, který již je v databázi.

Postup 1. V produktu Microsoft Excel otevřete offline formulář Abstrakt nájmu realit pro záznam abstraktu nájmu. 2. V offline formuláři uve�te informace o nájmu. 3. Když je offline formulář dokončen, ověřte ve vaší aplikaci, že hodnota pole ID nájmu neexistuje. Pokud hodnota pole ID nájmu existuje, přezkoumejte ID. 4. Klepněte na akci Odeslat offline formulář e-mailem. 5. Ověřte, že předmětem e-mailu je FORMULÁŘ ABSTRAKTU NÁJMU.

Vytváření záznamů abstraktu nájmu odesíláním souborů .xml OSCRE V některých případech může být nejlepší volbou odeslat data nájmu z vaší zdrojové aplikace do cílové aplikace. Jako alternativu k uvedení záznamů abstraktu nájmu můžete mezi aplikacemi přenést soubory .xml standardu OSCRE.

Než začnete Musíte se přihlásit jako Tvůrce realitních abstraktů nebo Správce realitních smluv.


19

Postup 1. Přidejte abstrakt nájmu. Role

Akce

Tvůrce realitních abstraktů

V sekci portálu Přehledy nájmů ve stavu Probíhá práce klepněte na akci Přidat nový abstrakt.


Vyberte volbu Smlouvy > Nájmy. Sekci portálu Související odkazy Uzavření nájemních smluv klepněte na odkaz Abstrakty nájmu. Klepněte na akci Přidat.

2. Uve�te podrobnosti. 3. Klepněte na akci Vytvořit externí koncept. 4. Klepněte na akci Spustit abstrakt. Stav záznamu se změní na Probíhá. 5. Uve�te jakákoli ostatní data a klepněte na akci Odeslat pro přezkoumání. Stav záznamu se změní na Probíhá přezkoumání. 6. Když se stav záznamu změní na Schválený, otevřete záznam abstraktu nájmu. 7. Klepněte na akci Odeslat. Uve�te komentář, zdrojovou aplikaci a cílovou aplikaci. 8. Klepněte na akci Odeslat. Stav záznamu se změní na Odesláno.

Export záznamů abstraktu nájmů odesláním souborů ve formátu .xml dle standardu OSCRE Nástroj pro export souborů ve formátu .xml dle standardu OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) je alternativou ke klepnutí na akci Odeslat v záznamu abstraktu nájmu. Například možná budete chtít odeslat několik záznamů současně v jedné dávce poté, co budou odeslány k revizi a schváleny. Obvykle jsou záznamy abstraktu nájmů exportované dle standardu OSCRE přijaty přímo na server IBM TRIRIGA na jeho adresu příchozí pošty.

Než začnete Musíte se přihlásit jako administrátor aplikace. Kromě toho ověřte, že obchodní objekt abstraktu nájmu nezahrnuje pole s názvem, které by obsahovalo jakýkoli z následujících speciálních znaků: ~`!#$%&*()_+-={}|[]\:”;'<>?,./ Jinak, je-li přítomen speciální znak, tento proces nevygeneruje soubor ve formátu .xml dle standardu OSCRE. Je-li to nutné, revidujte obchodní objekt a znovu jej publikujte.

Postup 1. Vyberte volby Nástroje > Datové obslužné programy > Export ve formátu XML dle standardu OSCRE. 2. Klepněte na akci Přidat. 3. Uve�te podrobnosti. 4. Vytvořte záznam exportu. 5. Zpracujte záznam exportu.

Importování záznamů abstraktu nájmu odesláním souborů .xml OSCRE Nástroj importu souborů .xml pro standard OSCRE je alternativou k přijetí záznamu abstraktu nájmu pomocí e-mailu z jiného serveru. Záznam abstraktu nájmu může být například odeslán na jako příloha vaši e-mailovou adresu místo příchozí e-mailové adresy serveru IBM TRIRIGA. Později můžete přiložené soubory .xml načíst na server.

20



Postup 1. 2. 3. 4. 5.

Vyberte volbu Nástroje > Datové veřejné služby > Import XML standardu OSCRE. Klepněte na akci Přidat. Uve�te podrobnosti. Vytvořte záznam importu. Zpracujte záznam importu. Po zpracování záznamu importu zobrazí záznam jeden z následujících stavů:

Stav

Popis

Čeká se na proces DC

Označuje, že bylo zpracování Extrakce, Transformace a Načtení (ETL) úspěšné. Označuje také, že soubor .xml čeká na zpracování nástrojem DC (DataConnect) produktu IBM TRIRIGA.

DC, proces se dokončil

Označuje, že bylo zpracování DC (DataConnect) úspěšné a soubor .xml byl importován.

Systém ETL selhal

Označuje, že se zpracování ETL nezdařilo. Další informace najdete v protokolu serveru.


21

22


Kapitola 5. Vytváření nájmů Chcete-li, aby byly aktualizace a dotazy efektivnější, můžete digitálně ukládat data o nájmu vytvořením záznamů o nájmu. Můžete vytvořit záznamy nájmu realit skrz ruční zadání dat, nebo schválením a dokončením záznamů abstraktu nájmu. Mezitím můžete vytvořit záznamy nájmů aktiv skrz ruční zadání dat.

Přehled vytvoření nájmu Když vložíte a uložíte záznamy nájmu, záznamy se zobrazí jako formuláře nájmu, které jsou uspořádány do různých karet. Tyto formuláře obsahují formulář Nájem realit a formulář Nájem aktiv. Karty formuláře obsahují karty Klauzule, volby a podmínky a kartu Účtování.

Záznamy nájmu realit Chcete-li digitálně uložit data nájmu, můžete zadat obsah do záznamů nájmu. Záznam nájmu realit může obsahovat tolik dat skutečného nájmu, kolik chcete, na základě předvoleb a standardů vaší organizace.


Obrázek 6. Diagram toku pro vytvoření nájmu realit

Vytvoření nájmu realit Jako správce realitních smluv můžete uvést celou nájemní smlouvu a připojit ji jako soubor, nebo shrnout její klíčové aspekty. Můžete vložit záznamy nájmu realit do aplikace IBM TRIRIGA, nebo můžete schválit a dokončit záznam abstraktu nájmu, který již nachází v aplikaci. Na základě vzájemné dohody slouží záznam abstraktu nájmu jako formální záznam nájmu realit. Poté, co je záznam abstraktu nájmu aktivován, schválen a dokončen, vytvoří koncept


23

nájmu realit, který je k dispozici pro další transakce. V důsledku toho může druhý záznam rozdělit zabezpečení mezi externí a interní prostředky, které vytvářejí přehledy nájmu. Karty, sekce a pole v záznamu nájmu realit mají stejný význam bez ohledu na metodu, která se použije k určení jejich dat. Uložte záznam nájmu realit poté, co uvedete data, a předtím, než přejdete na další kartu.

Záznamy nájmu aktiv Chcete-li digitálně uložit data nájmu, můžete zadat obsah do záznamů nájmu. Záznam nájmu aktiv může na základě předvoleb a standardů vaší organizace obsahovat tolik skutečných podrobností nájmu, kolik chcete.


Obrázek 7. Diagram toku pro vytvoření nájmu aktiva

Vytvoření nájmu aktiva Jako správce nájemních smluv aktiv můžete uvést celou nájemní smlouvu a připojit ji jako soubor, nebo shrnout její klíčové aspekty. Záznamy nájmů aktiv můžete vložit do vaší aplikace IBM TRIRIGA. Po uvedení dat a před přechodem do další karty uložte záznam nájmu aktiv.

Koncepce karty Účtování Tuto kartu formuláře nájmu použijte k uvedení informací o standardech FASB (Financial Accounting Standards Board) a IASB (International Accounting Standards Board. Tyto informace zahrnují podrobnosti o účtování, výpůjční sazbu, hypotézy růstu, hypotézy komponent nájemného, a volbu pravděpodobného termínu. Tato karta také vypočítá pojetí specifické pro standard FASB typu "Kapitálové" nebo "Provozní" pro nájem. Formulář zobrazí tuto kartu pouze tehdy, máte-li přístup vedoucího účetního nájmu s licencí správce nemovitosti.

24


Pravděpodobné termíny Pravděpodobný termín je důležitá koncepce v rámci standardů účtování nájmu FABS (Financial Accounting Standards Board) a IASB (International Accounting Standards Board). Podle těchto standardů musí být platby amortizovány pro celý pravděpodobný termín nájmu. Tato amortizace pravděpodobného termínu vypočítá přesnější analýzu finančních dopadů pro nájmy v obchodním portfoliu. Pravděpodobný termín nájmu je vypočítaná doba trvání od počátečního data do koncového data pravděpodobného termínu nájmu. Výpočet je následující: v (Koncové datum – Počáteční datum) = Pravděpodobný termín (Doba trvání) v Počáteční datum představuje pole Datum začátku plnění. v Koncové pole představuje pole Datum vypršení platnosti pravděpodobného termínu.

Pravděpodobné volby Na základě smluvních nebo mimosmluvních obchodních důvodů, nebo kvůli neočekávaným ekonomickým podmínkám, budete možná muset změnit očekávanou dobu nájmu. Pokud se toto vyskytne, můžete klepnout na akci Přezkoumat hypotézy, abyste identifikovali “pravděpodobnou volbu”, nebo volbu nájmu, které se nejpravděpodobněji provede. Identifikovaná volba určí nové koncové datum pravděpodobného termínu. Seznam voleb se vyfiltruje, aby se zobrazily pouze aktivní výběry, a pouze platné výběry pole Typ volby se použijí k určení pravděpodobného termínu: volba obnovení, ukončení nebo nákupu. Když vyberete, aby se provedla “pravděpodobná volba”, aplikace nastaví nové Pravděpodobné datum vypršení platnosti termínu na základě následující logiky: v Pokud jste vybrali volbu nákupu, aplikace prodlouží amortizaci na Konec ekonomické životnosti jako Pravděpodobné datum vypršení platnosti termínu. v Pokud jste vybrali volbu obnovení, aplikace prodlouží amortizaci na Datum vypršení platnosti obnovení jako Pravděpodobné datum vypršení platnosti termínu. v Pokud jste vybrali volbu ukončení, aplikace prodlouží amortizaci na Pravděpodobné datum provedení ukončení jako Pravděpodobné datum vypršení platnosti termínu. v Pokud je pravděpodobné, že se neprovede žádná z voleb, aplikace použije základní datum vypršení platnosti nájmu jako Pravděpodobné datum vypršení platnosti termínu.

Hypotézy Modely hypotéz se používají ve výpočtech časových plánů amortizace, aby se prognózoval budoucí “nejlepší odhad” platebních závazků pro pravděpodobný termín nájmu. Společnosti mohou použít modely hypotéz, aby určily dopad nájmů na jejich finanční rozvahy. Standardy účtování nájmu FASB (Financial Accounting Standards Board) a IASB (International Accounting Standards Board) definují specifická pole a procesy pro hypotézy. Například jakákoliv změna libovolného typu hypotézy musí být zaznamenána v protokolu nebo v historickém záznamu. Pokud dojde k finančnímu auditu, můžete tyto protokoly poskytnout. Tento záznam se nazývá protokol auditu hypotézy. Hypotézy můžete rozdělit na několik hlavních kategorií, které všechny mají dopad na časové plány amortizace a generování finančních položek.

Přírůstková výpůjční sazba Výpůjční nebo diskontní sazba se použije k určení diskontu pro budoucí odhadované platby za nájem. Tato diskontní sazba se použije v čisté současné hodnotě, spolu s fixním nájemným za rok, aby se získala současná hodnota nájemného.

Kapitola 5. Vytváření nájmů

25

Hypotézy růstu v procentech Hypotézy růstu v procentech mají pravidla, aby se určilo, zda se hypotéze použije na nájem. Pokud se nepoužije hypotéza růstu, která je založena na indexu nebo na tržní hodnotě pronájmu, formulář skryje odpovídající pole. Pro hypotézu růstu indexu můžete použít libovolný index nákladů nebo cen, včetně následujících příkladů: v Index CPI (Consumer Price Index) měří průměrnou změnu za čas v cenách placených zákazníky na trhu se spotřebním zbožím a se službami. v Index CCI (Construction Cost Index) je indikátor obchodního cyklu, který ukazuje trend v nákladech, které vynaložil smluvní partner v konstrukčním procesu. v Index (Producer Price Index) měří průměrnou změnu za čas v prodejních cenách, které obdrží producenti za jejich produkci. Ceny zahrnuté v indexu PPI pocházejí z první komerční transakce pro mnoho produktů a pro některé služby.

Hypotézy komponent nájemného Hypotézy komponenty nájmu se zabývají hrubými nájmy, které kombinují komponenty nájmu a komponenty služeb do plateb za pronájem. Avšak, standard FASB-IASB vyžaduje rozpis nákladů na tyto komponenty platby. Tento rozpis umožňuje nájemci vyloučit komponenty související se službami z časového plánu amortizace (ve fiskálních položkách) a z finančních sestav nebo ze sestav odpovědností. U hrubých nájmu nájemce obvykle zaplatí jedinou částku, která obsahuje jak výdaje na nájemné, tak i provozní výdaje. Avšak, nájemce musí amortizovat pouze část pronájmu z částky, která je založena na základě rozpisu v procentech, jenž poskytl pronajímatel. Část plateb za služby se vyloučí z finančních výpočtů nájemného. Tyto hypotézy platí, pokud výběr Kategorie pronájmu obsahuje slovo "hrubý", jako je např. hrubá úplná služba nebo hrubá upravená. Pokud se nejedná o hrubý nájem, formulář skryje sekci Hypotézy komponenty nájmu.

Amortizace Amortizace je proces postupného splacení dluhu v průběhu času pomocí pravidelných naplánovaných plateb. Platby za nájem se amortizují pro pravděpodobný termín nájmu pomocí fixní metody. Standardy FASB (Financial Accounting Standards Board) a IASB (International Accounting Standards Board) vyžadují, aby nájemce určil současnou hodnotu odhadovaných pravděpodobných plateb za nájem. Existuje mnoho metod, které se používají v odpisovaných aktivech nebo nájmech. Společnosti obecně používají fixní metodu pro zaknihování nebo z finančních důvodů. Standardy FASB-IASB vyžadují, aby byly výdaje za pronájem “rozpoznány na fixním základu.” To znamená, že se každý měsíc musí rozpoznat stejná částka výdajů, bez ohledu na skutečnou platbu za nájemné během měsíce. Kartu Účtování můžete použít k amortizování za kratší (a) dobu nájmu nebo (b) ekonomickou životnost pronajaté nemovitosti. Tato amortizaci se může odrazit v ziscích a ztrátách (Z&Z) jako výdaje na odpis. Tato karta může také amortizovat závazek k placení nájmu pomocí metody amortizace dluhu a tuto amortizaci potom můžete odrazit v ziscích a ztrátách jako výdaje za zájem. Pokaždé, když účetní nájmu odešle hypotézu pro jediný nájem nebo několik nájmů (k hromadnému zpracování), aplikace provede dvě věci: v Nastaví pole Je zapotřebí přepočítání amortizace na hodnotu True (pravda).

26


v Spustí proces na pozadí, aby se vygeneroval nebo přepočítal časový plán amortizace pro každý nájem. Existují dva další způsoby, jak spustit amortizaci v aplikaci. v Klepněte na akci Aktivovat v nájmu realit nebo v nájmu aktiv, abyste vygenerovali časový plán amortizace. v Klepněte na akci Přezkoumat hypotézy, abyste přezkoumali pravděpodobný termín a hypotézy v nájmu realit nebo nájmu aktiv a vygenerovali časový plán amortizace. Nájem se může nacházet ve stavu Koncept, Probíhá revize nebo Aktivní.

Fiskální položky Fiskální položky sledují hodnoty časového plánu amortizace pro každé fiskální období. Tyto fiskální položky jsou vytvořeny nebo přepočítány na základě hodnot přímých nákladů, jednorázových plateb, částečných plateb, typů voleb nebo jiných hodnot. Aplikace použije následující obchodní pravidla, aby vytvořila nebo přepočítala fiskální položky: v Má-li nájem hodnotu Počáteční přímé náklady na kartě Účtování, hodnota se zahrne do fiskální položky pro první fiskální období. v Všechny jednorázové platby během pravděpodobného termínu se rovnoměrně rozprostřou napříč všemi fiskálním obdobími pravděpodobného termínu. v Všechny dílčí první a poslední platby se zahrnou do fiskálního období, kam náleží. Aplikace očekává, že Očekávané datum bude ve fiskálním období. v Pokud Kategorie nájmu obsahuje výraz "hrubá", komponenty nájmu a komponenty služby se oddělí na základě jejich hodnot ze sekce Hypotézy komponenty nájmu. v Pokud pravděpodobný termín zahrnuje pravděpodobnou volbu s výběrem nákupu nebo ukončení jako Typem volby, následující logika zaktualizuje fiskální položku. – Pokud jste vybrali volbu nákupu, rozprostřete nákupní cena rovnoměrně napříč životností nájmu. Cena se odrazí v sekci Ostatní závazky nájmu na fiskální položce. – Pokud jste vybrali volbu ukončení, sečtěte předpokládanou platbu plus pokutu a celkový součet rozprostřete rovnoměrně napříč životností nájmu. Celkový součet se odrazí v sekci Ostatní závazky nájmu na fiskální položce. v Nakonec, v nájmech účtu závazků sečtěte platby účtu závazků a odečtěte platby účtu pohledávek. V nájmech účtu pohledávek sečtěte platby účtu pohledávek a odečtěte platby účtu závazků. Mezitím se na finanční položce sníží hodnota závazku, hodnota aktiva a hodnota čistého podílu na nulu.

Lineární výpočty Hodnoty výdajů na nájem z několika fiskálních položek se sečtou, aby se získaly celkové výdaje na nájem na kartě Účtování. Tato celková hodnota se použije pro výpočet fixního nájemného za rok. Budoucí platby za nájem budou diskontovány o přírůstkovou výpůjční sazbu nájemce. Tato diskontní sazba se použije na čistou současnou hodnotu, spolu s fixním nájemným za rok, aby se vypočítala současná hodnota nájemného. Dle standardu GAAP (Generally Accepted Accounting Principles), který vychází ze standardu FASB, se jakékoli pobídky nájmu ke zhodnocení nájemcem vedou oddělené od hodnot výdajů za nájemné. Pobídky nájmu jsou během doby nájmu uznávány jako konstantní snížení výdajů za nájemné dle nájemce.

Proces od abstraktu nájmu do nájmu realit Když dokončený abstrakt nájmu vygeneruje nájem realit, mohou informace o standardu FASB (Financial Accounting Standards Board) nebo o standardu IASB (International Accounting Standards Board) chybět. Tyto informace jsou volitelné a nemusí být k dispozici


27

pro tvůrce přehledů nájmu nebo pro administrátora nájmu při započetí procesu. V těchto případech aplikace poskytne nezbytné výchozí informace. Pro volbu pravděpodobného termínu platí následující obchodní pravidla: v Pokud v abstraktu nájmu vyberete volbu pravděpodobného termínu, pak aplikace naplní pole Datum vypršení platnosti pravděpodobného termínu na základě tohoto výběru. v Pokud v abstraktu nájmu nevyberete volbu pravděpodobného termínu, pak aplikace načte hodnotu pole Datum vypršení platnosti nájmu, aby naplnila pole Datum vypršení platnosti pravděpodobného termínu. Pro informace o přezkoumání hypotézy a počáteční protokol auditu hypotézy, který se vygeneruje, když se vytvoří nájem realit, platí následující obchodní pravidla: v Má-li abstrakt nájmu data v libovolném poli hypotézy, aplikace mapuje tato data na nájem. – Aplikace také vytvoří počáteční protokol auditu hypotézy z těchto dat s polem Typ přezkoumání nastaveným na hodnotu "Ostatní". – Mezitím se pole Komentáře k přezkoumání nastaví na hodnotu "Protokol auditu hypotézy byl automaticky vytvořen z dat zadaných v abstraktu nájmu". v Nemá-li abstrakt nájmu data v libovolném poli hypotézy, pak aplikace mapuje data z nastavení aplikace na nájem. – Aplikace také vytvoří počáteční protokol auditu hypotézy z těchto dat s polem Typ přezkoumání nastaveným na hodnotu "Ostatní". – Mezitím se pole Komentáře k přezkoumání nastaví na hodnotu "Protokol auditu hypotézy byl automaticky vytvořen z nastavení aplikace, jelikož v abstraktu nájmu nebyla poskytnuta žádná data". – K nastavením aplikace můžete přistoupit výběrem volby Nástroje > Nastavení systému > Obecné > Nastavení aplikace a následným klepnutím na kartu Nastavení účtování nájmu.

Vytváření záznamů nájmu realit Chcete-li zadat data nájmu do záznamů nájmů, můžete ručně vytvořit záznamy nájmu realit.

Než začnete Musíte se přihlásit jako Správce realitních smluv.

Postup 1. Vyberte volbu Smlouvy > Nájmy. 2. V sekci portálu Související odkazy - Nájemní smlouvy vyberte volbu Realitní smlouvy > Nájmy. 3. Klepněte na akci Přidat. 4. Uve�te podrobnosti. 5. Klepněte na kartu Podrobnosti smlouvy. 6. Klepněte na roli Administrátor smlouvy. 7. V sekci Smlouva klepněte na akci Najít, vyberte název, klepněte na tlačítko OK a uložte roli. 8. Vytvořte koncept.

Vytváření záznamů nájmu aktiv Chcete-li zadat data nájmu do záznamů nájmů, můžete ručně vytvořit záznamy nájmů aktiv.

28


Než začnete Musíte se přihlásit jako Správce realitních smluv. Role Správce realitních smluv může vytvořit záznamy nájmů aktiv i záznamy nájmu realit.

Postup 1. Vyberte volbu Smlouvy > Nájmy. 2. V sekci portálu Související odkazy - Nájemní smlouvy vyberte volby Nájmy aktiv > Nájmy aktiv. 3. Klepněte na akci Přidat. 4. Uve�te podrobnosti. 5. Klepněte na kartu Podrobnosti smlouvy. 6. Klepněte na roli Administrátor smlouvy. 7. V sekci Smlouva klepněte na akci Najít, vyberte název, klepněte na tlačítko OK a uložte roli. 8. Vytvořte koncept.


29

30


Kapitola 6. Vytvoření dohod o vlastněném majetku Pro větší efektivitu aktualizací a dotazů můžete digitálně uložit data dohody o vlastnictví vytvořením záznamů dohody o vlastnictví. Záznamy dohody o vlastněném majetku můžete vytvořit manuálním zadáváním dat.

Záznamy dohody o vlastněném majetku Chcete-li digitálně uložit data dohody o vlastnictví, můžete zadat obsah do záznamů dohody o vlastnictví. Záznam dohody o vlastněném majetku může na základě předvoleb a standardů vaší organizace obsahovat tolik skutečných podrobností dohody, kolik chcete.


Obrázek 8. Diagram toku pro vytvoření dohody o vlastněném majetku

Vytvoření dohody o vlastněném majetku Jako správce realitních smluv můžete uvést celou dohodu o vlastněném majetku a připojit ji jako soubor, nebo shrnout její klíčové aspekty. Můžete vložit záznamy dohody o vlastněném majetku do vaší aplikace IBM TRIRIGA. Po uvedení dat a před přechodem do další karty uložte záznam dohody o vlastněném majetku.

Vytváření záznamů dohody o vlastněném majetku Chcete-li zadat data o vlastnictví do záznamů dohody o vlastnictví, můžete ručně vytvořit záznamy dohody o vlastněném majetku.

Než začnete Musíte se přihlásit jako Správce realitních smluv. © Copyright IBM Corp. 2011, 2015

31

Postup 1. Vyberte volbu Projekty > Nemovitost. 2. V sekci portálu Související odkazy - Nemovitost vyberte volbu Smlouvy > Dohody o poplatcích vztahující se na vlastněný majetek. 3. Klepněte na akci Přidat. 4. Uve�te podrobnosti. 5. Klepněte na kartu Podrobnosti smlouvy. 6. Klepněte na roli Administrátor smlouvy. 7. V sekci Smlouva klepněte na akci Najít, vyberte název, klepněte na tlačítko OK a uložte roli. 8. Vytvořte koncept.

32


Kapitola 7. Údržba smluv Chcete-li udržovat přesnost a efektivitu vašich smluv, můžete odesílat a přijímat oznámení o nadcházejících datech a revidovat každou smlouvu pomocí chystaných změn.

Přehled údržby smluv Celkový proces smlouvy se skládá z fází vytvoření smlouvy, údržby smlouvy a správy plateb. Fáze údržby smlouvy zahrnuje odesílání a přijímání oznámení o nadcházejících datech a přezkoumávání každé smlouvy pomocí chystaných požadavků na změny a dodatků. Pomocí těchto oznámení a požadavků na změny můžete udržovat přesnost a účinnost vašich smluv.

Údržba smluv Chcete-li zajistit přesnost vašich smluv, můžete každou smlouvu zkontrolovat v rámci chystaných požadavků na změny a úprav.

Průběh procesu údržby smluv

Obrázek 9. Diagram toku pro žádosti o změnu dat


33

Obrázek 10. Diagram toku pro žádosti o změnu hypotézy nájmu

Údržba realitních smluv V aplikaci zahrnuje údržba realitních smluv následující prvky: v Oznámení smluv, která lze odeslat na libovolný počet nadefinovaných rolí. v Požadavky na změny dat o realitách, které se odešlou na roli administrátora smluv. v Požadavky na změny hypotéz nájmů realit, které se odešlou na roli účetního nájmů. v Úpravy realitní smlouvy, které mohou být po těchto událostech nezbytné.

Údržba nájemních smluv aktiv V aplikaci zahrnuje údržba nájemních smluv aktiv následující prvky: v Oznámení smluv, která lze odeslat na libovolný počet nadefinovaných rolí. v Požadavky na změny dat o nájmu aktiv, které se odešlou na roli administrátora smluv. v Požadavky na změny hypotéz nájmů aktiv, které se odešlou na roli účetního nájmů. v Úpravy nájemní smlouvy aktiv, které mohou být po těchto událostech nezbytné.

Oznámení smluv Chcete-li zajistit efektivní aktualizaci nebo úpravu vašich smluv, můžete odesílat a přijímat oznámení o nadcházejících datech.

34


Průběh procesu údržby smluv

Obrázek 11. Diagram toku pro odesílání oznámení smluv

Vytváření oznámení smluv V aplikaci zahrnuje vytváření oznámení smluv následující prvky: v Použijte formulář Oznámení smlouvy k uvedení, kdy a komu se mají odeslat oznámení týkající se nájmu nebo dohody. Tento formulář můžete otevřít z vašeho nájmu v sekci Oznámení nájmu nebo z vaší dohody v sekci Oznámení smluv. v Nájmy: Aktivujete-li nájem, automaticky se naplánují a generují oznámení o vypršení nájmu, soudní oznámení, oznámení data voleb a připomínky voleb. v Nájmy a dohody: Můžete ručně vytvářet další oznámení.

Příjem oznámení smluv V aplikaci zahrnuje příjem oznámení smluv následující prvky: v Oznámení obdržíte na domovskou stránku. v Každé oznámení vyžaduje akci a často obsahuje eskalaci, pokud neodpovíte v uvedeném čase. v Po dokončení aktivity uvedené v oznámení se může provést úprava smlouvy.

Požadování změn dat nemovitosti Můžete vytvořit a odeslat požadavek pro změnu dat nájmu realit nebo dohody. Po schválení je požadavek na změnu odeslán administrátorovi smlouvy vybraného nájmu realit k přezkoumání. Po přezkoumání může být nezbytná oprava nebo dodatek nájmu nebo dohody.

Než začnete Musíte se přihlásit jako role Centrála požadavků nebo Správce realitních smluv.

Kapitola 7. Údržba smluv

35

Postup 1. Otevřete požadavek na změnu. Role

Akce

Role Centrála požadavků

V sekci portálu Centrály požadavků vyberte volbu Smlouva > Požadavek na změnu realitní smlouvy.


Vyberte volbu Požadavky > Moje požadavky. V sekci portálu Centrály požadavků vyberte volbu Smlouva > Požadavek na změnu realitní smlouvy.

2. Uve�te podrobnosti. 3. V sekci Obecné vyberte, zda je požadavek pro vás nebo pro někoho jiného. 4. V sekci Realitní smlouva klepněte na akci Najít, vyberte nájem a klepněte na tlačítko OK. 5. Vytvořte koncept. 6. Odešlete požadavek.

Požadování změn nájemních smluv aktiv Můžete vytvořit a odeslat požadavek na změnu nájemní smlouvy aktiva. Po schválení bude požadavek na změnu odeslán k přezkoumání administrátorovi vybraného nájmu aktiva. Po přezkoumání může být nezbytná revize nájmu.



Akce


V sekci portálu Centrály požadavků vyberte volbu Smlouva > Změna smlouvy.


Vyberte volbu Požadavky > Moje požadavky. V sekci portálu Centrály požadavků vyberte volbu Smlouva > Změna smlouvy.

2. Uve�te podrobnosti. 3. V sekci Obecné vyberte, zda je požadavek pro vás nebo pro někoho jiného. 4. V sekci Smlouva klepněte na akci Najít, vyberte nájem a klepněte na tlačítko OK. 5. Vytvořte koncept. 6. Odešlete požadavek.

Požadování změn hypotézy nájmu Můžete vytvořit a odeslat požadavek pro změnu hypotéz nájmu realit nebo nájmu aktiv. Po schválení je požadavek na změnu odeslán účetnímu nájmu nebo administrátorovi nájmu vybraného nájmu k přezkoumání. Po přezkoumání může být nezbytná oprava nebo dodatek nájmu.


36



Akce


V sekci portálu Centrály požadavků vyberte volbu Smlouva > Požadavek na změnu hypotézy nájmu.


Vyberte volbu Požadavky > Moje požadavky. V sekci portálu Centrály požadavků vyberte volbu Smlouva > Požadavek na změnu hypotézy nájmu.

2. Uve�te podrobnosti. 3. V sekci Obecné vyberte, zda je požadavek pro vás nebo pro někoho jiného. 4. V sekci Identifikovat nájmy pro aktualizaci klepněte na akci Najít, vyberte nájem a klepněte na tlačítko OK. 5. Vytvořte koncept. 6. Odešlete požadavek.

Kapitola 7. Údržba smluv

37

38


Kapitola 8. Správa plateb Chcete-li během doby životnosti vašich smluv spravovat různé formy plateb, můžete nastavit naplánované platby, jednorázové platby, převedené platby a úpravy plateb. Můžete také vytvořit "účty závazků" a "účty pohledávek".

Správa faktur Chcete-li specifikovat platby, které nájemce dluží pronajímateli, můžete pro realitní smlouvy nebo nájmy aktiv vytvořit faktury. Také můžete vytvořit tyto faktury pro "účty závazků" nebo "účty pohledávek".

Vytváření faktur nemovitosti Chcete-li zadat účtovací data do záznamů faktur, můžete ručně vytvořit záznamy faktur nemovitosti.


Postup 1. Vyberte volbu Smlouvy > Závazky > Faktury > Nemovitost. 2. Klepněte na akci Přidat. 3. Uve�te podrobnosti. 4. Vytvořte koncept.

Vytváření faktur aktiv Chcete-li zadat účtovací data do záznamů faktur, můžete ručně vytvořit záznamy faktur aktiv.

Než začnete Musíte se přihlásit jako Správce realitních smluv. Role Správce realitních smluv může vytvořit záznamy faktur aktiva i záznamy faktur nemovitosti.

Postup 1. 2. 3. 4.

Vyberte volbu Smlouvy > Závazky > Faktury > Aktivum. Klepněte na akci Přidat. Uve�te podrobnosti. Vytvořte koncept.

Správa závazků Jste-li nájemce, můžete spravovat závazky, které dlužíte (nebo musíte zaplatit) pronajímateli. Můžete zpracovávat platby, srovnávat výdaje a počítat úpravy. Tyto "účty závazků" se také nazývají "závazky".

Zpracování plateb Chcete-li zpracovat platby, můžete ručně vytvořit a vydat záznamy zpracování plateb. Po schválení vydaného záznamu se každá položka vybrané platby označí jako zaplacená. © Copyright IBM Corp. 2011, 2015

39


Informace o této úloze Aplikace přijme celou platbu, ne částečnou platbu, položky platby. Částečné hodnoty mohou vytvořit neočekávané výsledky.

Postup 1. Vyberte volby Smlouvy > Závazky > Platby > Zpracovat platby. 2. 3. 4. 5.

Klepněte na akci Přidat. Uve�te podrobnosti. Vytvořte koncept. Vydejte záznam.

Vydávání plateb Chcete-li vydat nebo uhradit platby, můžete ručně vytvořit a odeslat záznamy vydání plateb. Po schválení vydání platby se záznam vydání platby označí jako vydaný.


Postup 1. Vyberte volby Smlouvy > Závazky > Platby > Vydat. 2. Klepněte na akci Přidat. 3. 4. 5. 6.

Uve�te podrobnosti. Na kartě Faktury zadejte faktury. Vytvořte koncept. Vydejte záznam.

Anulování plateb Chcete-li anulovat platby, můžete ručně vytvořit a odeslat záznamy anulování plateb. Po schválení anulování platby se každá položka vybrané platby označí jako anulovaná.


Postup 1. Vyberte volby Smlouvy > Závazky > Platby > Anulovat. 2. 3. 4. 5.

Klepněte na akci Přidat. Uve�te podrobnosti. Vytvořte koncept. Anulujte platbu.

Zastavení plateb Chcete-li zastavit platby, můžete ručně vytvořit a odeslat záznamy zastavení plateb. Po schválení zastavení platby se každá položka vybrané platby označí jako zastavená.

40



Postup 1. 2. 3. 4. 5.

Vyberte volby Smlouvy > Závazky > Platby > Zastavit. Klepněte na akci Přidat. Uve�te podrobnosti. Vytvořte koncept. Zastavte platbu.

Odsouhlasení provozních nákladů Chcete-li odsouhlasit provozní náklady (OPEX) nebo náklady na údržbu společných prostor (CAM), můžete otevřít a odeslat záznamy odsouhlasení plateb. Po schválení vydaného záznamu aplikace vytvoří jednorázovou platbu pro splatnou částku nebo dluh.


Informace o této úloze Pokud nájem obsahuje klauzuli s označeným zaškrtávacím políčkem Auditovatelná platba, klauzule bude uvádět sekci Podrobnosti auditu. Když je nájem aktivován, aplikace odešle naplánovaná oznámení na administrátora smluv za účelem odsouhlasení plateb. Plán oznámení je založen na vzorci Frekvence odsouhlasení a datu Začátek odsouhlasení. Po vydání odsouhlasení si můžete prohlédnout položky plateb vytvořené z odsouhlasení. Vra�te se na nájem. Na kartě Platby přejděte do sekce Platby a vyberte související sestavu Platby - plánované (účet pohledávek). Tato sekce zobrazuje položky plateb z odsouhlasení a další položky účtu pohledávek.

Postup 1. Vyberte volby Smlouvy > Závazky > Realitní transakce > Moje odsouhlasení OPEX/CAM. 2. Otevřete záznam. 3. Uve�te podrobnosti. 4. Vydejte záznam. Vydaný záznam najdete, vyberete-li volby Smlouvy > Závazky > Realitní transakce > Všechna naplánovaná odsouhlasení OPEX/CAM.

Výpočet úprav indexu Chcete-li vypočítat úpravy založené na aktuálním indexu nákladů, jako je například index spotřebitelských cen (CPI), můžete otevřít a odeslat záznamy úprav indexu. Po schválení vydaného záznamu aplikace vytvoří úpravu platby pro ovlivněné položky platby.


Informace o této úloze Pokud nájem obsahuje klauzuli s označeným zaškrtávacím políčkem Zahrnuje úpravu indexu, klauzule bude uvádět sekci Úpravy indexu. Když je nájem aktivován, aplikace odešle Kapitola 8. Správa plateb

41

naplánovaná oznámení o úpravách indexu na administrátora smluv. Plán oznámení je založen na vzorci Frekvence úprav a hodnotě Datum první úpravy.

Postup 1. 2. 3. 4.

Vyberte volby Smlouvy > Závazky > Realitní transakce > Moje úpravy indexu. Otevřete záznam. Uve�te podrobnosti. Vydejte záznam. Vydaný záznam najdete, vyberete-li volby Smlouvy > Závazky > Realitní transakce > Všechny naplánované úpravy indexu.

Výpočet sestav procenta nájemného Chcete-li vyhodnotit nebo přepočítat sestavy založené na procentu nájemného, můžete otevřít a odeslat záznamy sestavy procenta nájemného. Po schválení vydaného záznamu aplikace vytvoří jednorázovou platbu pro částku splatnou pronajímateli.


Informace o této úloze Pokud nájem obsahuje klauzuli s polem Typ klauzule procenta nájemného, klauzule bude uvádět několik sekcí pro procento nájemného. Když je nájem aktivován, aplikace vygeneruje záznamy sestavy procenta nájemného. Plán vykazování je založen na vzorci Frekvence vykazování a hodnotě Počáteční datum prvního období vykazování.

Postup 1. Vyberte volby Smlouvy > Závazky > Realitní transakce > Moje vykazování prodeje. 2. Otevřete záznam. 3. Uve�te podrobnosti. 4. Vydejte záznam. Vydaný záznam najdete, vyberete-li volby Smlouvy > Závazky > Realitní transakce > Všechna naplánovaná vykazování prodeje .

Správa pohledávek Jste-li pronajímatel, můžete spravovat dlužné pohledávky nebo pohledávky, které bude hradit nájemce. Můžete zpracovávat příjemky a faktury za nájem. Tyto "účty pohledávek" se také nazývají "pohledávky".

Zpracování faktur za nájem Chcete-li generovat a zpracovávat faktury za nájem pro platby na účet pohledávek, můžete ručně vytvořit a odeslat záznamy zpracování faktur. Po schválení záznamu zpracování aplikace vytvoří koncept faktury za nájem pro každý vybraný nájem účtu pohledávek.


Postup 1. Vyberte volby Smlouvy > Pohledávky > Generovat faktury za nájem. 2. Klepněte na akci Přidat. 3. Uve�te podrobnosti.

42


4. Vytvořte koncept. 5. Zpracujte záznam.

Zpracování příjemek nájmu Chcete-li generovat a zpracovávat příjemky nájmu pro platby od nájemců na účtu pohledávek, můžete ručně vytvořit a odeslat záznamy zpracování příjemek. Po schválení záznamu zpracování se každá položka vybrané platby označí jako zaplacená. Pokaždé, když se přidá další záznam zpracování pro stejnou smlouvu, aplikace přepočítá aktuální součet přeplatků či nedoplatků.


Informace o této úloze Je-li aktuální částka menší než očekávaná částka, aplikace zpracuje původní položku platby a vytvoří druhou položku platby. Nová položka platby obsahuje stejné datum splatnosti a další podrobnosti z původní položky platby. Očekávaná částka nové platby je však nastavena jako rozdíl mezi skutečnou a očekávanou částkou z původní platby.

Postup 1. Vyberte volby Smlouvy > Pohledávky > Přijmout příjemky nájmu. 2. 3. 4. 5.

Klepněte na akci Přidat. Uve�te podrobnosti. Vytvořte koncept. Vydejte záznam.

Příklad správy plateb Ve společnosti ABC je produkt IBM TRIRIGA Real Estate Manager používán ke správě nájmů realit a ke sledování plateb nájemného. Uživatelé mohou upravit nebo změnit podrobnosti platebních kalendářů a položek plateb po aktivaci nájmu a naplánování jeho plateb.

Výpočet dílčích plateb Ve společnosti ABC je produkt IBM TRIRIGA Real Estate Manager používán ke správě nájmů realit a ke sledování plateb nájemného. Když musíte provést platbu za dílčí období, když se například počáteční a koncové datum nájmu neshoduje se začátek nebo koncem platebního období, uživatelé mohou uvést, jak se má vypočítat dílčí platba.

Přehled výpočtů dílčích plateb Můžete vypočítat částku dílčí platby pro jakoukoli z následujících frekvencí platby: v Měsíčně v Čtvrtletně, což funguje stejně jako Moderní čtvrtletí v Specifické, čtvrtletně (specifická lokalita), které má volby tradičního anglického čtvrtletí nebo tradičního skotského čtvrtletí v Pololetně v Ročně

Kapitola 8. Správa plateb

43

Chcete-li určit, jak se vypočítají dílčí platby, můžete vybrat základ poměrného rozdělení a metodu výpočtu, zda má být Denně, nebo Měsíčně-Denně. Volba Denně používá celkový počet dní, které jsou zahrnuté v platebním období, za které musíte zaplatit, a používá denní sazbu. Metoda Měsíčně-Denně vypočítá jakékoli dokončené měsíce pomocí měsíční sazby a pak přidá dodatečné dny pomocí denní sazby. Denní sazba je založená na roční částce vydělené pomocí základu poměrného rozdělení. Pokud jste vybrali základ poměrného rozdělení dne Skutečného čtvrtletí, denní sazba se vypočítá na základě částky pro čtvrtletí vydělené počtem dní ve čtvrtletí. Můžete také vybrat, zda je platba splatná první den období, poslední den období, nebo ve specifický den období, jako je např. 5. den období. Důležité: Pokud jako počáteční den období vyberete 29., 30., nebo 31. den měsíce, platební kalendáře se vygenerují s chybným počtem čtvrtletí roku, což bude mít za následek chybná data plateb a částky plateb, když aktivujete nájem. Například, pokud vyberete čtvrtletní frekvenci s počátečním datem platby 31.7.2013, koncovým datem platby 30.7.2013, počátečním datem období 31.7.2013, částku 1000 USD, která se má zaplatit každé čtvrtletí, základ poměrného rozdělení 365 a denní sazbu (4000 USD/365), neočekáváte dílčí platbu na konci. Avšak, když aktivujete nájem, vygenerují se následující čtvrtletí: v v v v

31.7.2013 - 30.10.2013 - Q1 --- 1000 USD 31.10.2013 - 30.1.2014 - Q2 ----- 1000 USD 31.1.2013 - 29.4.2014 - Q3 ----- 1000 USD 30.4.2014 - 29.7.2014 - Q4 ----- 1000 USD

v 30.7.2014 - 29.10.2014 - Q5 ----> To má za výsledek, že se objeví 30.7. (koncové datum platby) v pátém čtvrtletí s jedním dílčím dnem. Kromě toho to má také za následek platbu navíc s částkou 10.96 USD za dílčí den. V tomto případě činí celková suma 4010.96 USD oproti očekávané roční částce ve výši 4000 USD.

Ukázkové pozadí Pavlína je správce realitních smluv ve společnosti ABC. Spravuje nové nájmy realit pro nájemce XYZ, s dvouletou dobou nájmu, s čtvrtletní frekvencí plateb a čtvrtletní platbou ve výši 4000 USD. Chce přesně vygenerovat platební kalendáře v aplikaci IBM TRIRIGA. Společnost XYZ používá platební kalendář s tradičním čtvrtletím, kdy první čtvrtletí začíná 1. ledna, ale nový nájem začne 15. ledna. Musí zadat správné parametry platby, aby byla přesná vygenerovaná první položka dílčí platby.

Krok 1: Revidovat aktivní nájem realit Pavlína otevře aplikaci IBM TRIRIGA Real Estate Manager a otevře nebo vytvoří nájem pro nájemce XYZ. Podle potřeby reviduje nájem, aby jej bylo možné upravit.

Krok 2: Generovat platební kalendáře, včetně dílčí platby Na kartě Platby Pavlína klepne na volbu Generovat platební kalendáře. v v v v

44

Vyplní obecné informace o platebním kalendáři, který se má vygenerovat. V sekci Parametry platby nastaví Frekvenci na Čtvrtletně. Datum první platby nastaví na 15. ledna 2013. Počáteční datum období nastaví na 1. leden 2013.


v v v v v

Základ poměrného rozdělení nastaví na Základ 365 dní. Metodu výpočtu nastaví na Denně. Pro Částku na základ zadá splatnou částku za čtvrtletí ve výši 4000 USD. Termín platby nastaví na První den v měsíci. Jakmile zcela zadá všechny informace, klepne na volbu Generovat kalendář(e) a pak klepne na volbu Vytvořit kalendář(e).

Výsledky Nyní si může prohlédnout platební kalendáře, které byly vygenerovány na kartě Platby v záznamu nájmu. Generované platební kalendáře zahrnují dílčí platbu pro první čtvrtletí, které začíná 15. ledna, a tato platba je menší než platby za následná úplná čtvrtletí.

Výpočet dílčích plateb při generování platebních kalendářů pro fixní výpočty Uživatelé produktu IBM TRIRIGA Real Estate Manager, kteří potřebují vygenerovat platební kalendáře, jenž zahrnují dílčí platby na začátku nebo na konci nájmu, mohou určit, jak se vypočítá částka dílčí platby. Po vygenerování platebních kalendářů jakékoli změny dat nebo částek automaticky nespustí opětovný výpočet dílčích plateb.

Pozadí Pavlína je správce realitních smluv ve společnosti ABC. Spravuje nové nájmy realit pro nájemce XYZ, s dvouletou dobou nájmu, s měsíční frekvencí plateb a s celkovým nájemným ve výši 30 000 USD, to jest 1250 USD měsíčně. Chce přesně vygenerovat platební kalendáře v aplikaci IBM TRIRIGA. Začátek nového nájmu je 15. února 2015 a konec 14. února 2017.

Krok 1: Revidovat aktivní nájem realit Pavlína otevře aplikaci IBM TRIRIGA Real Estate Manager a otevře nebo vytvoří nájem pro nájemce XYZ. Podle potřeby reviduje nájem, aby jej bylo možné upravit.

Krok 2: Generovat platební kalendáře, včetně první a poslední dílčí platby Na kartě Platby Pavlína klepne na volbu Generovat platební kalendáře. v Vyplní obecné informace o platebním kalendáři, který se má vygenerovat. v v v v v v v v

V sekci Parametry platby nastaví Frekvenci na Měsíčně. Datum první platby nastaví na 15. února 2015. Počáteční datum období nastaví na 15. leden 2017. Základ poměrného rozdělení nastaví na Základ 365 dní. Metodu výpočtu nastaví na Denně. Pro Částku na základ zadá splatnou částku za čtvrtletí ve výši 1250 USD. Termín platby nastaví na První den v měsíci. Jakmile zcela zadá všechny informace, klepne na volbu Vytvořit kalendář(e).

Výsledky Nyní si může prohlédnout platební kalendáře, které byly vygenerovány na kartě Platby v záznamu nájmu. Platba za první měsíc je vypočítána na 15. února, a je tudíž menší než platby za následné celé měsíce. Konečná platba je také poměrně rozdělena pro konečný dílčí měsíc.

Kapitola 8. Správa plateb

45

Aktualizace platebních pokynů k poukázání na novou organizaci příjemce platby Uživatelé produktu IBM TRIRIGA Real Estate Manager možná budou muset změnit platební pokyny, aby poukázali platbu pro novou organizaci příjemce platby.

Pozadí Pavlína je správce realitních smluv ve společnosti ABC. Spravuje nájmy realit pro nájemce XYZ, přičemž během nájmu se musí změnit příjemce platby. Pavlína musí změnit platební pokyny, aby poukázala na novou organizaci příjemce platby a aktualizovala budoucí platební kalendáře. Produkt IBM TRIRIGA Real Estate Manager poskytuje rychlý způsob, jak aktualizovat všechny platební pokyny pomocí jedné změny v záznamu nájmu.

Krok 1: Revidovat aktivní nájem realit Pavlína otevře aplikaci IBM TRIRIGA Real Estate Manager a otevře aktivní nájem nájemce XYZ. Reviduje nájem, aby jej bylo možné upravovat.

Krok 2: Přidat novou organizace poukázání Pavlína otevře kartu Platby záznamu nájmu. Na kartě Platební pokyny najde a vybere platební pokyny, které je třeba aktualizovat. Klepne na akci Aktualizovat platební pokyn. v Vybere platební pokyn, který se má změnit. v V poli Počáteční datum přidá datum, kdy má změna vstoupit v platnost. v V sekci Platební pokyn upraví podrobnosti, včetně organizace k poukázání, které vstoupí v platnost k novému počátečnímu datu. v Klepne na volbu Vytvořit platební pokyn a nový platební pokyn se objeví v sekci Nové platební pokyny.

Krok 3: Zpracování úpravy Až bude Pavlína hotová, klepne na akci Zpracovat platební pokyn. Aplikace IBM TRIRIGA Real Estate Manager aktualizuje ovlivněné platební kalendáře na nové platební pokyny. Tip: Pokud se nájem stále nachází ve stavu Koncept, sekce Nové platební pokyny se neobjeví. Platební pokyn můžete změnit přímo. Některé změny nejsou povolené a pokud zadáte chybné informace, musíte odstranit platební kalendář a znovu jej vytvořit se správnými informacemi.

Úprava počátečního data platebního kalendáře Uživatelé produktu IBM TRIRIGA Real Estate Manager, kteří potřebují provést menší změnu platebního kalendáře aktivního nájmu, například změnu počátečního data, mohou plán upravit.

Pozadí Pavlína je správce realitních smluv ve společnosti ABC. Spravuje nájmy realit pro nájemce XYZ, s dvouletou dobou nájmu, s měsíční frekvencí plateb a měsíční platbou 1000 USD. Kvůli nedávné změně smlouvy však musí aktualizovat počáteční datum plateb z 1. ledna 2013 na 1. ledna 2014. Datum ukončení plateb zůstane 31. prosince 2014.

46


Krok 1: Revidovat aktivní nájem realit Pavlína otevře aplikaci IBM TRIRIGA Real Estate Manager a otevře aktivní nájem nájemce XYZ s jeho naplánovanými platbami a aktivními položkami plateb. Reviduje nájem, aby jej bylo možné upravovat.

Krok 2: Úprava plateb Pavlína otevře kartu Platby a klepne na akci Upravit platby. v Vybere dotčený platební kalendář. v Změní počáteční datum z 1. ledna 2013 na 1. června 2014. v Datum ukončení platby ponechá 31. prosince 2014. v Zachová stejnou měsíční částku 1000 USD. v Zadá příčinu úpravy. v Anita zachová akci Aktualizovat nastavenou na Aktualizovat nebo rozdělit platební kalendáře.

Krok 3: Zpracování úpravy Když je Pavlína hotová, klepne na akci Zpracovat úpravu. Aplikace IBM TRIRIGA Real Estate Manager vygeneruje následující tří platební kalendáře: v První plán od 1. ledna 2013 do 31. května 2013 za 1000 USD. v Druhý plán od 1. ledna 2014 do 31. prosince 2014 za 1000 USD. Upravené položky plateb jsou odpojeny z původního platebního kalendáře a přidruženy k novému plánu.

Úprava počátečního a koncového data platebního kalendáře Uživatelé produktu IBM TRIRIGA Real Estate Manager, kteří vyžadují složitější změnu v platebním kalendáři aktivního nájmu, například více změn dat a plateb, mohou plán upravit. Složitější změny dat v původním platebním kalendáři mohou vygenerovat až tři plány.

Pozadí Pavlína je správce realitních smluv ve společnosti ABC. Spravuje nájmy realit pro nájemce XYZ, s dvouletou dobou nájmu, s měsíční frekvencí plateb a měsíční platbou 1000 USD. Kvůli nedávné změně smlouvy však musí aktualizovat počáteční datum plateb z 1. ledna 2013 na 1. června 2013, a koncové datum plateb ze 31. prosince 2014 na 31. prosince 2013. Pro toto nové období musí také zvýšit měsíční platbu z 1000 USD na 2000 USD.

Krok 1: Revidovat aktivní nájem realit Pavlína otevře aplikaci IBM TRIRIGA Real Estate Manager a otevře aktivní nájem nájemce XYZ s jeho naplánovanými platbami a aktivními položkami plateb. Reviduje nájem, aby jej bylo možné upravovat.

Krok 2: Úprava plateb Pavlína otevře kartu Platby a klepne na akci Upravit platby. v Vybere dotčený platební kalendář. v Změní počáteční datum z 1. ledna 2013 na 1. června 2013. v Změní koncové datum z 31. prosince 2014 na 31. prosince 2013. v Změní měsíční částku z 1000 USD na 2000 USD. Kapitola 8. Správa plateb

47

v Zadá příčinu úpravy. v Anita zachová akci Aktualizovat nastavenou na Aktualizovat nebo rozdělit platební kalendáře.

Krok 3: Zpracování úpravy Když je Pavlína hotová, klepne na akci Zpracovat úpravu. Aplikace IBM TRIRIGA Real Estate Manager vygeneruje následující tří platební kalendáře: v První plán od 1. ledna 2013 do 31. května 2013 za 1000 USD. v Druhý plán od 1. června 2013 do 31. prosince 2013 za 2000 USD. v Třetí plán od 1. ledna 2014 do 31. prosince 2014 za 1000 USD. Upravené položky plateb jsou odpojeny z původního platebního kalendáře a přidruženy k novému plánu. Ačkoli Pavlína nemusí zachovat třetí plán, zvolí jeho zachování pro případ další nezbytné úpravy v budoucnosti.

48


Kapitola 9. Zobrazení sestav Chcete-li pomocí vaší aplikace zobrazit různé formuláře sestav, můžete je najít na různých místech. Sestavy můžete najít v portálu Domů, v portálu Moje sestavy nebo na kartě Sestavy konkrétního záznamu.

Domovský portál Pomocí aplikace můžete zobrazit různé formuláře výkazů. Jedním místem, kde je můžete najít, je váš domovský portál. Musíte se přihlásit jako Správce realitních smluv. Z vašeho domovského portálu vyhledejte výkaz. V závislosti na vašem zabezpečeném přístupu jako Správce realitních smluv můžete ve vašem domovském portálu najít následující sestavy: v Abstrakt nájmu – Abstrakty k přezkoumání v Abstrakt nájmu – Moje abstrakty v Tvůrce přehledů souhrnného přehledu nájmů v Nájmy, které vyprší během roku v v v v

Moje realitní smlouvy ve stavu koncept Moje pronajaté a vlastněné nemovitosti Moje realitní smlouvy chystané a ve stavu koncept Moje odmítnuté nájmy realit a dohody o vlastněném majetku

Zobrazení portálu Moje sestavy Pomocí aplikace můžete zobrazit různé formuláře výkazů. Jedním místem, kde je můžete najít, je portál Moje sestavy. V závislosti na výkazu musíte pro přístup k výkazu uvést parametry dotazu a hodnoty výzvy k zadání.


Informace o této úloze V závislosti na vašem zabezpečeném přístupu jako Správce realitních smluv můžete v portálu Moje sestavy najít následující sestavy: v Historie účtů závazků v Podrobnosti smluvních plateb v Souhrn smluvních plateb v Souhrn smlouvy v Podrobnosti o budoucích závazcích k pronájmu v v v v v v

Kritická data nájmu Předloha položky Seznam přehledů nájmů Předloha volby Souhrn portfolia Stárnutí plateb nájemce


49

Postup 1. 2. 3. 4. 5.

Vyberte portál Moje sestavy. Klepněte na kartu Obec. Do filtru Nadpis uve�te nadpis výkazu. K vyhledání sestavy můžete použít další filtry. Klepněte na akci Použít filtry. Výkaz se zobrazí v seznamu. Klepněte na kartu Spustit výkaz vedle výkazu. V závislosti na výkazu se výkaz otevře. Pokud se výkaz neotevře, pokračujte s dalším krokem. 6. Uve�te parametry dotazu a klepněte na akci Odeslat. 7. Uve�te hodnoty výzvy k zadání a klepněte na tlačítko OK. Otevře se výkaz.

Zobrazení karty Sestavy Pomocí aplikace můžete zobrazit různé formuláře výkazů. Jedním místem, kde je můžete najít, je karta Sestavy konkrétního záznamu. V závislosti na záznamu musíte pro přístup k výkazu vybrat nadpis výkazu, nebo uvést data ve filtrech výkazu.


Informace o této úloze Záznam, který otevřete, může být dohoda o vlastněném majetku, odsouhlasení platby, výkaz procenta nájemného, zpracování platby, faktura nemovitosti nebo záznam nájmu realit. V závislosti na vašem zabezpečeném přístupu jako Správce realitních smluv můžete na kartě Sestavy souvisejícího záznamu najít následující sestavy: v Souhrn plateb realitní smlouvy na účtu pohledávek (Realitní smlouva účtu pohledávek) v Přehled vlastněného majetku v Záznam vlastněného majetku v Faktura za odsouhlasení platby v Pronájem v procentech v v v v

Faktura za nemovitost Záznam faktury za nemovitost Hromadný tisk souhrnu faktury za nemovitost Přehled nájmu realit

v Záznam nájmu realit

Postup 1. Otevřete konkrétní záznam a přezkoumejte formulář. 2. Klepněte na kartu Sestavy. V závislosti na záznamu se výkaz otevře. Pokud se výkaz neotevře, pokračujte s dalším krokem. 3. Vyberte nadpis výkazu. V závislosti na záznamu se výkaz otevře. Pokud se výkaz neotevře, pokračujte s dalším krokem. 4. Uve�te data do filtrů výkazu a klepněte na akci Odeslat. Otevře se výkaz.

50


Kapitola 10. Přezkoumání hypotéz nájmu Můžete přezkoumat pravděpodobný termín a hypotézy pro jednotlivý nájem nebo pro několik nájmů. Tyto nájmy mohou zahrnovat nájmy realit nebo nájmy aktiv.

Přehled procesu přezkoumání hypotéz Proces přezkoumání hypotéz může přezkoumat pravděpodobný termín a hypotézy nájmu pravidelně podle plánu a také podle potřeby nebo na vyžádání. A� už je přezkoumání pravidelně naplánováno, nebo není, vedoucí účetní nájmu může přezkoumat pravděpodobné termíny a hypotézy pro jednotlivý nájem nebo pro několik nájmů. Role vedoucího účetního nájmu je zodpovědná za přezkoumání pravděpodobného termínu a hypotéz v nájmu a za zpracování nezbytných změn pomocí jedné z metod. Pokud přezkoumání vyústí v nezbytné změny, vedoucí účetní nájmu musí uvést typ přezkoumání, komentáře k přezkoumání a ostatní data přezkoumání. Aplikace automaticky zaprotokoluje tato data společně se skutečnými změněnými hodnotami za účelem historického sledování a finančního auditování. V ostatních případech nemusí přezkoumání vyústit v nezbytnou změnu pravděpodobného termínu nebo hypotéz. Bez ohledu na to, zda vedoucí účetní nájmu zadá změny, nebo ne, všechna přezkoumání se zaznamenají jako záznamy protokolu pro účely auditování.

Zpracování jednotlivého nájmu Role vedoucího účetního nájmu může otevřít formulář Protokol auditu hypotéz, aby přezkoumala a aktualizovala pravděpodobný termín a hypotézy v jednotlivém záznamu nájmu. Následující proces schválení se vztahuje na proces přezkoumání hypotéz pro jeden nájem: v Vedoucí účetní nájmu otevře formulář Protokol auditu hypotéz pomocí akce Přezkoumat hypotézy v jednotlivém záznamu nájmu. Akce Přezkoumat hypotézy se zobrazí, je-li záznam nájmu ve stavu Koncept, Probíhá revize nebo Aktivní. v Formulář se předem naplní daty hypotézy aktuálního nájmu. Vedoucí účetní nájmu zadá požadované informace o přezkoumání, upraví pravděpodobný termín nebo hypotézy a odešle formulář. v Při odeslání aplikace přesměruje protokol auditu hypotézy od vedoucího účetního nájmu na uvedenou roli kontaktu, je-li nakonfigurován proces schválení. V opačném případě aplikace použije změny na záznam nájmu, jak byly zadány vedoucím účetním nájmu. v Při schválení aplikace použije změny na záznam nájmu, jak byly zadány vedoucím účetním nájmu. Záznam protokol auditu hypotézy zachytí změny v pravděpodobném termínu a hypotézách. V záznamu nájmu je pak uložen protokol auditu hypotézy na kartě Účtování. v V opačném případě, při odmítnutí, aplikace nepoužije žádné změny v záznamu nájmu. Záznam protokolu auditu hypotéz se změní na stav Vráceno. v Můžete použít akci Revidovat, abyste upravili záznam a opět ho odeslali ke schválení. Aplikace také vynutí následující pravidla, jsou-li v nájmu uloženy záznamy protokolů auditu hypotézy: v Protokol auditu hypotézy nesmí být pozměněn poté, co se zaprotokoluje. Protokol bude jen pro čtení. v Protokol auditu hypotézy nesmí být ručně přidán mimo proces přezkoumání hypotéz. © Copyright IBM Corp. 2011, 2015

51

v Protokol auditu hypotézy nesmí být ručně odebrán. v Při vytvoření nájmu realit z dokončeného abstraktu nájmu se vytvoří počáteční protokol auditu hypotézy.

Proces hromadného vytváření Nejenom role vedoucího účetního nájmu, ale i ostatní zaměstnanci mohou odeslat požadavek na přezkoumání pravděpodobného termínu a hypotéz pro jeden nebo více nájmů. Tito ostatní zaměstnanci mohou být vedoucí finančního oddělení, finanční ředitelé a vedoucí obchodu. Po přijetí požadavku může vedoucí účetní nájmu otevřít formulář Požadavek na hromadné vytvoření přezkoumání hypotéz, aby aktualizoval více nájmů. Následující proces schválení se vztahuje na proces přezkoumání hypotéz pro více nájmů: v Vedoucí účetní nájmu otevře formulář Požadavek na hromadné vytvoření přezkoumání hypotéz z jednoho z několika míst v aplikaci, včetně nabídky a portálu. Například tento formulář můžete otevřít pomocí odkazu Aktualizovat hypotézy nájmu v domovském portálu vedoucího účetního nájmu. v Formulář se předem nenaplní daty hypotézy aktuálního nájmu. Místo toho, po vytvoření konceptu, vedoucí účetní nájmu můžete zadat nebo vybrat existující požadavek na změnu hypotézy nájmu. Aplikace poté naplní formulář daty požadavku na změnu. v Pro hromadnou aktualizaci více nájmů platí stejná pravidla jako pro aktualizaci jednotlivých nájmů. Vedoucí účetní nájmu zadá požadované informace o přezkoumání, upraví pravděpodobný termín nebo hypotézy a odešle formulář. v Při odeslání aplikace přesměruje hromadné vytvoření přezkoumání od vedoucího účetního nájmu na osobu Požadováno pro, je-li nakonfigurován proces schválení. V opačném případě aplikace použije změny na záznamy nájmu, jak byly zadány vedoucím účetním nájmu. v Při schválení aplikace použije změny na záznamy nájmu, jak byly zadány vedoucím účetním nájmu. V každém záznamu nájmu je pak uložen protokol auditu hypotézy na kartě Účtování. v V opačném případě, při odmítnutí, aplikace nepoužije žádné změny v záznamech nájmu. Stav záznamu požadavku na změnu se změní na Neaktivní. Podobně se stav záznamu hromadného vytvoření přezkoumání změní na Vráceno. v Můžete použít akci Revidovat, abyste upravili záznam a opět ho odeslali ke schválení. Aplikace také vynutí následující pravidla, jsou-li v nájmu uloženy záznamy protokolů auditu hypotézy: v Protokol auditu hypotézy nesmí být pozměněn poté, co se zaprotokoluje. Protokol bude jen pro čtení. v Protokol auditu hypotézy nesmí být ručně přidán mimo proces přezkoumání hypotéz. v Protokol auditu hypotézy nesmí být ručně odebrán. v Při vytvoření nájmu realit z dokončeného abstraktu nájmu se vytvoří počáteční protokol auditu hypotézy.

Přezkoumání jednotlivého záznamu nájmu realit Můžete přezkoumat a revidovat pravděpodobný termín a hypotézy pro jednotlivý nájem realit. Po schválení odeslané revize aplikace použije změny na záznam nájmu. Kromě toho je pro záznam nájmu uložen protokol auditu hypotézy na kartě Účtování.

Než začnete Musíte se přihlásit jako vedoucí účetní nájmu.

52


Postup 1. Vyberte volbu Smlouvy > Nájmy. 2. V sekci portálu Související odkazy - Nájemní smlouvy vyberte volbu Realitní smlouvy > Nájmy. 3. Otevřete záznam nájmu realit. 4. Klepněte na akci Přezkoumat hypotézu. 5. Uve�te typ revize a komentáře k revizi. 6. Je-li to nutné, upravte podrobnosti hypotéz a pravděpodobný termín. 7. Odešlete revizi.

Přezkoumání několika záznamů nájmu realit Můžete přezkoumat a revidovat pravděpodobné termíny a hypotézy pro několik nájmů realit současně. Po schválení odeslané revize aplikace použije změny na každý záznam nájmu. Kromě toho je pro každý záznam nájmu uložen protokol auditu hypotézy na kartě Účtování.


Postup 1. V sekci portálu Související odkazy - Vedoucí účetní nájmu klepněte na odkaz Aktualizovat hypotézy nájmů. 2. Uve�te podrobnosti. 3. Uve�te typ revize a komentáře k revizi. 4. Je-li to nutné, upravte podrobnosti hypotéz a pravděpodobný termín. 5. Vytvořte koncept. 6. Odešlete revizi. Vrátíte-li se do sekce portálu Související odkazy - Vedoucí účetní nájmu a klepnete-li na odkaz Přezkoumat hypotézy nájmů, najdete zde odeslanou revizi.

Revize jednotlivých záznamů nájmů aktiv Můžete zkontrolovat a revidovat pravděpodobný termín a hypotézy pro jednotlivé nájmy aktiv. Po schválení odeslané revize aplikace použije změny na záznam nájmu. Kromě toho je pro záznam nájmu uložen protokol auditu hypotézy na kartě Účtování.


Postup 1. Vyberte volbu Smlouvy > Nájmy. 2. V sekci portálu Související odkazy - Nájemní smlouvy vyberte volby Nájmy aktiv > Nájmy aktiv. 3. Otevřete záznam nájmu aktiv. 4. Klepněte na akci Přezkoumat hypotézu. 5. Uve�te typ revize a komentáře k revizi. 6. Je-li to nutné, upravte podrobnosti hypotéz a pravděpodobný termín. 7. Odešlete revizi.

Kapitola 10. Přezkoumání hypotéz nájmu

53

Revize několika záznamů nájmů aktiv Můžete zkontrolovat a revidovat pravděpodobné termíny a hypotézy pro několik nájmů aktiv současně. Po schválení odeslané revize aplikace použije změny na každý záznam nájmu. Kromě toho je pro každý záznam nájmu uložen protokol auditu hypotézy na kartě Účtování.


Postup 1. V sekci portálu Související odkazy - Vedoucí účetní nájmu klepněte na odkaz Aktualizovat hypotézy nájmů. 2. Uve�te podrobnosti. 3. Uve�te typ revize a komentáře k revizi. 4. Je-li to nutné, upravte podrobnosti hypotéz a pravděpodobný termín. 5. Vytvořte koncept. 6. Odešlete revizi. Vrátíte-li se do sekce portálu Související odkazy - Vedoucí účetní nájmu a klepnete-li na odkaz Přezkoumat hypotézy nájmů, najdete zde odeslanou revizi.

54


Upozornění Tyto informace jsou určeny pro produkty a služby nabízené ve Spojených státech. IBM nemusí produkty, služby nebo funkce popsané v tomto dokumentu nabízet v jiných zemích. Informace o produktech a službách, které jsou momentálně ve Vaší zemi dostupné, můžete získat od obchodního zástupce IBM pro Vaši oblast. Žádný z odkazů na produkty, programové vybavení nebo služby IBM neznamená, ani z něj nelze vyvozovat, že smí být použit pouze uvedený produkt, program nebo služba IBM. Použít lze jakýkoli funkčně ekvivalentní produkt, program či službu neporušující práva IBM k duševnímu vlastnictví. Za vyhodnocení a ověření operací libovolného produktu, programu či služby od jiného výrobce však odpovídá uživatel. IBM může mít patenty nebo podané žádosti o patent, které zahrnují předmět tohoto dokumentu. Vlastnictví tohoto dokumentu Vám nedává žádná práva k těmto patentům. Písemné dotazy ohledně licencí můžete zaslat na adresu: IBM Director of Licensing IBM Corporation North Castle Drive Armonk, NY 10504-1785 U.S.A. Pokud máte zájem o licenci v zemi s dvoubajtovou znakovou sadou (DBCS), kontaktujte IBM Intellectual Property Department ve vaší zemi nebo zašlete písemné dotazy na adresu: Intellectual Property Licensing Legal and Intellectual Property Law IBM Japan Ltd. 19-21, Nihonbashi-Hakozakicho, Chuo-ku Tokyo 103-8510, Japan Následující odstavec se netýká Velké Británie nebo kterékoliv jiné země, kde taková opatření odporují místním právním předpisům: SPOLEČNOST INTERNATIONAL BUSINESS MACHINES CORPORATION TUTO PUBLIKACI POSKYTUJE TAK, JAK JE (AS-IS), BEZ JAKÝCHKOLIV ZÁRUK, VYJÁDŘENÝCH VÝSLOVNĚ NEBO VYPLÝVAJÍCÍCH Z OKOLNOSTÍ, VČETNĚ, A TO ZEJMÉNA, ZÁRUK NEPORUŠENÍ PRÁV TŘETÍCH STRAN, PRODEJNOSTI NEBO VHODNOSTI PRO URČITÝ ÚČEL VYPLÝVAJÍCÍCH Z OKOLNOSTÍ. Právní řády některých zemí nepřipouštějí vyloučení záruk vyjádřených výslovně nebo vyplývajících z okolností v určitých transakcích, a proto se na vás výše uvedené omezení nemusí vztahovat. Tato publikace může obsahovat technické nepřesnosti nebo typografické chyby. Informace zde uvedené jsou pravidelně aktualizovány a v nových vydáních této publikace již budou tyto změny zahrnuty. IBM má právo kdykoliv bez upozornění zdokonalovat nebo měnit produkt(y) a program(y) popsané v této publikaci. Jakékoliv odkazy v této publikaci na webové stránky jiných společností jsou poskytovány pouze pro pohodlí uživatele a nemohou být žádným způsobem vykládány jako doporučení těchto webových stránek ze strany IBM. Materiály obsažené na takovýchto webových stránkách nejsou součástí materiálů k tomuto produktu IBM a tyto webové stránky mohou být používány pouze na vlastní nebezpečí.


55

IBM může, pokud to považuje za vhodné, používat nebo distribuovat libovolné informace, které jí poskytnete, aniž by tím vznikl jakýkoliv závazek IBM vůči Vám. Držitelé licence na tento program, kteří si přejí mít přístup i k informacím o programu za účelem (i) výměny informací mezi nezávisle vytvořenými programy a jinými programy (včetně tohoto) a (ii) vzájemného použití sdílených informací, mohou kontaktovat: IBM Corporation 2Z4A/101 11400 Burnet Road Austin, TX 78758 U.S.A. Informace tohoto typu mohou být dostupné za určitých podmínek. V některých případech připadá v úvahu zaplacení poplatku. IBM poskytuje licencovaný program popsaný v tomto dokumentu a veškeré dostupné licencované materiály na základě podmínek uvedených ve smlouvě IBM Customer Agreement, v Mezinárodní licenční smlouvě na programy IBM International Program License Agreement nebo v jiné ekvivalentní smlouvě. Informace týkající se produktů jiných společností byly získány od dodavatelů těchto produktů, z jejich tištěných materiálů nebo z jiných veřejně dostupných zdrojů. IBM tyto produkty netestovala a nemůže potvrdit jejich přesnost, kompatibilitu nebo jiná tvrzení, která se k těmto produktům vztahují. Otázky týkající se možností produktů jiných společností adresujte dodavatelům těchto produktů. Všechna prohlášení týkající se budoucího směru vývoje nebo záměrů IBM se mohou změnit nebo mohou být zrušena bez předchozího upozornění a představují pouze cíle a záměry. Tyto informace obsahují příklady údajů a sestav používaných v každodenních obchodních operacích. Z důvodu zajištění co největší názornosti obsahují uvedené příklady jména osob, společností, názvy značek a produktů. Všechna tato jména jsou fiktivní a jakákoliv podobnost se jmény a adresami používanými skutečnými obchodními podniky je čistě náhodná.

Zásady ochrany osobních údajů Softwarové produkty IBM, včetně řešení SaaS (software as a service solution) ("Nabídky softwaru"), mohou využívat soubory cookie nebo jiné technologie ke shromaž�ování informací o užívání produktů s cílem zlepšit pracovní zkušenosti koncového uživatele, lépe přizpůsobit interakce s koncovým uživatelem nebo pro jiné účely. Nabídky softwaru shromaž�ují v mnoha případech údaje, z nichž nelze určit totožnost. Některé z našich Nabídek softwaru vám mohou pomoci umožnit shromaž�ování údajů, z nichž lze určit totožnost. Používá-li tato Nabídka softwaru soubory cookie ke sběru údajů, z nichž lze určit totožnost, naleznete níže specifické informace o užívání souborů cookie touto nabídkou. Tato Nabídka softwaru nevyužívá soubory cookie nebo jiné technologie ke shromaž�ování údajů, z nichž lze určit totožnost. Jestliže konfigurace implementované pro tuto Nabídku softwaru vám - jako zákazníkovi poskytují schopnost shromaž�ovat od koncových uživatelů údaje, z nichž lze určit totožnost, prostřednictvím souborů cookie a jiných technologií, jste povinni vyhledat právní poradu ohledně právních předpisů, jež se vztahují na takový sběr dat, včetně veškerých požadavků týkajících se oznamování a vyžádání souhlasu.

56


Informace o užívání různých technologií, včetně souborů cookie, pro tyto účely najdete v dokumentu IBM Privacy Policy na adrese http://www.ibm.com/privacy a v dokumentu IBM Online Privacy Statement na adrese http://www.ibm.com/privacy/details v části nazvané "Cookies, Web Beacons and Other Technologies" a v dokumentu "IBM Software Products and Software-as-a-Service Privacy Statement" na adrese http://www.ibm.com/software/info/ product-privacy/.

Ochranné známky IBM, logo IBM a ibm.com jsou ochranné známky nebo registrované ochranné známky společnosti International Business Machines Corp, registrované v mnoha jurisdikcích po celém světě. Ostatní názvy produktů a služeb mohou být ochrannými známkami IBM a ostatních společností. Aktuální seznam ochranných známek IBM je k dispozici na webu “Copyright and trademark information” na adrese www.ibm.com/legal/copytrade.shtml. Java™ a všechny ochranné známky a loga založené na termínu Java jsou ochranné známky společnosti Oracle a jejích příbuzných společností. Linux je ochrannou známkou společnosti Linus Torvalds ve Spojených Státech a případně v dalších jiných zemích. Microsoft, Windows, Windows NT, a logo Windows jsou ochranné známky společnosti Microsoft Corporation ve Spojených státech a případně v dalších jiných zemích. UNIX je registrovaná ochranná známka společnosti The Open Group ve Spojených státech a jiných zemích. Ostatní názvy produktů a služeb mohou být ochrannými známkami IBM a ostatních společností.

Upozornění

57

58


IBM®

Vytištěno v Dánsku společností IBM Danmark A/S.

IBM TRIRIGA Verze 10 Vydání 4.2. Pronajatý a vlastněný majetek Správa smluv Uživatelská příručka IBM

Recommend Documents