IBM TRIRIGA Versie 10 Release 4.0. Reserveringen beheren Handboek voor de gebruiker

IBM TRIRIGA Versie 10 Release 4.0

Reserveringen beheren Handboek voor de gebruiker

Opmerking Lees eerst “Kennisgevingen” op pagina 33.

Deze publicatie heeft betrekking op versie 10, release 4, modificatie 0 van IBM TRIRIGA, en op alle volgende releases en modificaties daarvan, tenzij anders vermeld in een volgende uitgave. Controleer of de uitgave die u gebruikt, overeenkomt met de versie van het programma. De informatie in deze publicatie is onderhevig aan wijzigingen. Wijzigingen zullen in nieuwe uitgaven van deze publicatie worden opgenomen. Voor technische informatie en het aanvragen van publicaties kunt u zich wenden tot uw IBM-leverancier of IBM Nederland B.V. © Copyright IBM Nederland B.V. 2011, 2014. © Copyright IBM Corporation 2011, 2014.

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Reserveringen en reserveerbare resources beheren . . . . 1 Hoofdstuk 2. Overzicht van reserveringsbeheer . . . . . . . . . . 3 Reserveringstypen . . . Reserveringsrollen . . . Toepassingsbeheerder . Request Central-rol . . Agent Contact Center . Reserveringscoördinator

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

3 4 5 5 6 6

Hoofdstuk 3. Reserveringen instellen . . 7 Reserveringsruimtegroepen . . . . . Toepassingsinstellingen configureren . . Reserveringskalenders instellen . . . . Werktaaksjablonen instellen . . . . . Afroepinkooporders instellen . . . . . Gebruiksrechten voor resources instellen . Voorraadartikelen instellen. . . . . . Activa instellen . . . . . . . . . Ruimten instellen . . . . . . . . Bulkupdates reserveringen instellen . . Reserveringgroepen instellen . . . . Reserveringsruimtegroepen instellen . . Downtime voor resources instellen . . Reserveringbeleid configureren . . . . Implementatie van gedefinieerde zoekactie reserveringsquery . . . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . voor . .

. . . . . . .

. 7 . 7 . 8 . 8 . 8 . 9 . 9 . 10 . 10 . 10 . 11 . 11 . 11 . 11

. . . . . . . een . . 12

Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en voertuigen reserveren . . . . . . . . 13 Reserveringen . . . . Reserveringen maken . . Terugkerende reserveringen Reserveringen aanvragen .

. . . .

© Copyright IBM Corp. 2011, 2014

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

13 15 16 17

Reserveringsvoorkeuren instellen . . . . . . Voorbeelden van het reserveren van resources in Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . Snel een vergaderruimte reserveren in Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . Kamers en services reserveren in Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . Werkruimte reserveren in Microsoft Outlook . Voorbeelden van het reserveren van resources in IBM TRIRIGA . . . . . . . . . . . . Algemene resources reserveren in IBM TRIRIGA Besloten resources reserveren in IBM TRIRIGA

. 17 . 18 . 18 . 18 . 21 . 22 22 23

Hoofdstuk 5. IBM TRIRIGA integreren met Microsoft Exchange . . . . . . . 25 Configuratie van Microsoft Exchange . . . . . Microsoft Exchange configureren . . . . . . Scripts genereren in IBM TRIRIGA voor Microsoft Exchange. . . . . . . . . . Ruimteresources met multibytetekens maken . IBM TRIRIGA configureren . . . . . . . . SMTP-poort configureren in Linux. . . . . TRIRIGA-addin voor reserveringen installeren in Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . Bewaakte modus: Installatie van de IBM TRIRIGA-addin voor reserveringen in Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . Een responsbestand maken voor een automatische installatie . . . . . . . . Onbewaakte modus: Installatie van de IBM TRIRIGA-addin voor reserveringen in Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . .

. 25 . 26 . . . .

26 27 27 28

. 29

. 29 . 30

. 31

Kennisgevingen . . . . . . . . . . . 33 Merken .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

. 34

iii

iv


Hoofdstuk 1. Reserveringen en reserveerbare resources beheren U gebruikt de toepassing IBM® TRIRIGA Workplace Reservation Manager voor het beheren van de reserveringen voor gemeenschappelijke ruimten zoals vergaderruimten en werkruimten, gemeenschappelijke apparatuur zoals projectors, en gemeenschappelijke voertuigen. U kunt een reservering aanvragen als zelfservicegebruiker, een reservering maken als helpdeskmedewerker en aanvragen verwerken als eventcentercoördinator. U kunt serviceproviders zoals cateringleveranciers, en werktaken zoals het inrichten of afbreken van een ruimte, of het afleveren en ophalen van apparatuur opnemen. Om flexibeler te kunnen werken bij het reserveren van ruimten kunt u de toepassing ook integreren met Microsoft Exchange en Microsoft Outlook.


1

2


Hoofdstuk 2. Overzicht van reserveringsbeheer Als u uw reserveringen en reserveerbare resources wilt beheren met de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager, moet u een goed begrip hebben van de reserveringstypen die worden gebruikt in uw bedrijf. U moet ook inzicht hebben in de toepassingsportals die beschikbaar zijn voor uw bedrijfsrol.

Reserveringstypen Er zijn een groot aantal classificatietypen voor reserveringsaanvragen, reserveringsklassen en reserveringsformulieren, van het configureren van de toepassing tot het maken van een reservering. In de reserveringsaanvraagklasse definieert u welke werktaken er voor een reservering worden gegenereerd. U definieert de ruimten waarvoor goedkeuring vereist is en welke rollen deze ruimten kunnen reserveren in de reserveringsklasse. Het reserveringsformulier bepaalt welke tabbladen, secties en velden vereist zijn voor de aanvraag of de resource.

aanvraagklassen voor reservering Tijdens de configuratie van reserveringen biedt de toepassing een aantal hoofdclassificaties voor reserveringsaanvragen om het werktaakproces te versnellen. Definieer het serviceplan voor elke aanvraagklasse. Vervolgens worden de werktaaksjablonen voor elk serviceplan gedefinieerd. De werktaaksjablonen bevatten de taakgegevens die worden toegepast bij het maken van werktaken voor een reservering. De volgende typen reserveringsaanvraagklassen zijn beschikbaar: Aanvraagklasse voor reservering

Beschrijving

Reservering vergaderruimte

Deze aanvraagklasse heeft betrekking op het maken van werktaaksjablonen voor het inrichten, afbreken of reinigen van een ruimte.

Reservering werkruimte

In tegenstelling tot de aanvraagklasse voor de vergaderruimte, heeft deze aanvraagklasse geen betrekking op het inrichten, afbreken of reinigen van een ruimte.

Activumreservering

Deze aanvraagklasse heeft betrekking op de werktaaksjablonen voor het afleveren en ophalen van apparatuur.

Voertuigreservering

Deze aanvraagklasse heeft betrekking op de werktaaksjablonen voor het afleveren en ophalen van voertuigen.

Reserveringsklassen Het formulier Ruimte wordt tijdens de configuratie van reserveringen gebruikt om de klasse van de reserveerbare ruimte te identificeren. De volgende typen reserveringsklassen zijn beschikbaar: Reserveringsklasse

Beschrijving

Privéruimte

Deze ruimte kan alleen door de reserveringscoördinator worden gereserveerd via het formulier Reservering conciërge.


3

Reserveringsklasse

Beschrijving

Aanvraagbare ruimte

Deze ruimte kan worden gereserveerd door elke willekeurige rol, maar voor de reservering is goedkeuring van de resource-eigenaar vereist.

Reserveerbare ruimte

Deze ruimte kan worden gereserveerd door elke willekeurige rol; er is geen goedkeuring van de resource-eigenaar vereist voor de reservering.

Reserveringsformulieren Het maken van een reservering houdt het invullen van verschillende soortgelijke formulieren in, maar elk formulier heeft specifiek betrekking op een specifieke aanvraag of resource. Afhankelijk van uw rol, zijn de volgende typen reserveringsformulieren beschikbaar: Formulier

Beschrijving

Aanvraag voor reservering Dit formulier is bestemd voor een specifiek zelfservicescenario. Als uw rol aanvragen moet indienen bij een reserveringscoördinator, kunt u een reservering aanvragen voor beschikbare vergaderruimten, werkruimten, apparatuur en voertuigen. Reservering conciërge

Dit formulier is bestemd voor het conciërge-scenario. Als u een privéruimte wilt reserveren, kunt u contact opnemen met de reserveringscoördinator. Vervolgens kan de reserveringscoördinator via dit formulier een reservering voor een privéruimte indienen.

Kamerreservering

Dit formulier is bestemd voor een veelgebruikt zelfservicescenario voor een groot aantal rollen. U selecteert een of meer ruimten voor de reservering. Als er een cateringof apparatuurleverancier wordt gekoppeld aan de vergaderruimte, kunt u een cateringof apparatuurbestelling toevoegen aan de ruimte- of kamerreservering.

Reservering apparatuur

Dit formulier is bestemd voor een veelgebruikt zelfservicescenario voor een groot aantal rollen. U selecteert een of meer apparatuuritems voor elke apparatuurbestelling.

Voertuigreservering

Dit formulier is bestemd voor een veelgebruikt zelfservicescenario voor een groot aantal rollen. U selecteert een of meer voertuigen voor elke voertuigbestelling.

Reserveringsrollen Als u zich aanmeldt bij de toepassing, gaat u naar de homepage. De homepage is uw toegang tot de toepassing. Vanaf uw homepage kunt u uw Home-portal bekijken of het menusysteem gebruiken om de procesportals te openen die beschikbaar zijn voor uw rol. Gebruik de menubalk voor het openen van andere beschikbare portals. Afhankelijk van uw rol kan uw toepassing bestaan uit een of meerdere portals. De instelling van de homepage voor IBM TRIRIGA wordt uitgevoerd in de sectie Standaardportal van uw profielrecord. Het uiterlijk van uw Home-portal of procesportals kan variëren, afhankelijk van uw rol in het bedrijf en uw beveiligings- en licentietoegang. Uw portals bevatten echter een combinatie van de componenten en sectietypen die hier worden beschreven.

4


Op zijn beurt bestaat elke portal weer uit portalsecties. Elke portalsectie is bestemd voor een specifieke functie en bevat de informatie die van toepassing is op uw rol in het bedrijf. De portalsecties in uw portal worden door de toepassingsbeheerder geconfigureerd voor uw rol in het systeem.

Toepassingsbeheerder De toepassingsbeheerder is de gangbare gebruikersrol voor het instellen en configureren van de toepassing. De primaire verantwoordelijkheid van de toepassingsbeheerder is het beheren van de toepassing IBM TRIRIGA voor het bedrijf. Deze verantwoordelijkheid omvat het maken en beheren van licenties en beveiligingsgroepen, het instellen van gebruikerstoegang, en het onderhouden van standaarden op systeem- en toepassingsniveau, zoals classificatie- en lijstwaarden Als u zich aanmeldt met de rol Toepassingsbeheerder is de portal Toepassingsbeheerder uw Home-portal. De portal Toepassingsbeheerder bevat onder meer de volgende portalsecties: v Herinneringen – Toepassingsbeheerder v Laatst bezocht v Toepassingenbeheer v Licentie en beveiliging v Toepassingenbeheer - Tools

Request Central-rol De zelfserviceaanvrager is de gangbare gebruikersrol voor het verzenden en bewaken van aanvragen in de toepassing. De primaire verantwoordelijkheid van de zelfserviceaanvrager is het, indien nodig, verzenden van aanvragen met de toepassing IBM TRIRIGA. Deze verantwoordelijkheid omvat het opzoeken van de ruimten waarop serviceaanvragen betrekking hebben, het bekijken van de kalender voor het aanvragen van reserveringen en het controleren van de status van actieve aanvragen. In de toepassing is de rol Request Central afgestemd op de zelfserviceaanvrager. Als u zich aanmeldt met de rol Request Central is de portal Request Central uw Home-portal. De portal Request Central bevat onder meer de volgende portalsecties: v v v v v v v

Request Central Gerelateerde koppelingen - Request Central Laatst bezocht Herinneringen – Request Central Mijn actieve aanvragen Mijn kalender Mijn reserveringen

v Ruimte opzoeken

Hoofdstuk 2. Overzicht van reserveringsbeheer

5

Agent Contact Center Agent Contact Center is de gangbare gebruikersrol voor het aannemen van telefoontjes naar de helpdesk van werknemers en het invoeren van de gespreksgegevens in de toepassing. De primaire verantwoordelijkheid van de Contact Center-agent is het aannemen van telefoontjes naar de helpdesk van bedrijfsmedewerkers. Deze verantwoordelijkheid omvat onder andere het invoeren van gespreksgegevens in de toepassing IBM TRIRIGA, en het ondernemen van pogingen om het probleem op te lossen tijdens het gesprek, zodat het indienen van een serviceaanvraag kan worden vermeden. Andere verantwoordelijkheden zijn onder meer bellers op de hoogte houden van de status van de serviceaanvragen. Als u zich aanmeldt met de rol Agent Contact Center is de portal Contact Center uw Home-portal. De portal Contactcentrum bevat onder meer de volgende portalsecties: v Herinneringen – Contactcentrum v Gerelateerde koppelingen – Contactcentrum v Laatst bezocht v Follow-uptaken v Mijn gesprekken

Reserveringscoördinator De reserveringscoördinator is de gangbare gebruikersrol voor het beheren van de reserveerbare ruimten en de daaraan gerelateerde services in de toepassing. De primaire verantwoordelijkheid van de reserveringscoördinator is het beheren van een portfolio van reserveerbare ruimten in de toepassing IBM TRIRIGA. Deze verantwoordelijkheid houdt ook in het configureren van de typen reserveerbare ruimten, de indelingsopties en servicecontracten voor de ruimte en de controle op het afleveren en ophalen van catering- en apparatuurbestellingen. Andere verantwoordelijkheden zijn bijvoorbeeld het optreden als conciërge voor privéruimten, het aannemen van telefonische aanvragen voor reserveringen en het analyseren van gebruikscijfers voor het optimale gebruik van reserveerbare ruimte en apparatuur. Als u zich aanmeldt met de rol Reserveringscoördinator is de portal Reserveringscoördinator uw Home-portal. De portal Reserveringscoördinator bevat onder meer de volgende portalsecties: v Herinneringen - Reserveringscoördinator v Prestatiecijfers - Reserveringscoördinator v v v v v

6

Gerelateerde koppelingen - Reserveringscoördinator Mijn vergaderruimten Mijn hotelruimten Reservering - Kamergebruik Reservering - Apparatuurgebruik


Hoofdstuk 3. Reserveringen instellen Voordat het reserveringsproces begint, moeten bepaalde activiteiten worden uitgevoerd om de toepassing voor te bereiden voor uw kamerreserveringen, apparatuurreserveringen en voertuigreserveringen. Deze configuratieactiviteiten houden onder meer het aanpassen van de gegevens voor een reserveerbare ruimte in, bijvoorbeeld naam, indeling, reserveringstype, kalender, groep en kamerservice. Het reserveringstype bepaalt of de ruimte een privéruimte, een aanvraagbare of reserveerbare ruimte is. In de reserveringskalender zijn de werkuren en niet-werkevents voor de ruimte gedefinieerd. U definieert de leden die de ruimte kunnen beheren in de reserveringsgroep.

Reserveringsruimtegroepen Een reserveringsruimtegroep combineert twee of meer afzonderlijke ruimte. tot een grotere ruimte, die een grotere capaciteit kan hebben dan afzonderlijke ruimten. De volgende informatie heeft betrekking op reserveringsruimtegroepen: v Reserveringsruimtegroepen kunnen worden gebruikt voor losse reserveringen, niet voor een reeks van reserveringen. v Reserveringsruimtegroepen kunnen alleen worden gebruikt voor reserveringen die worden gemaakt in IBM TRIRIGA, niet voor reserveringen die worden gemaakt in Microsoft Outlook. v Reserveringsruimtegroepen zijn niet beschikbaar in IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher. v De ruimten die deel uitmaken van een reserveringsruimtegroep, worden afhankelijke ruimten genoemd. v Wanneer een reserveringsruimtegroep wordt geboekt voor een reservering, worden de afhankelijke ruimten ook geboekt. De afhankelijke ruimten worden beheerd door IBM TRIRIGA en zijn niet zichtbaar voor de persoon die de reservering maakt. v Wanneer een ruimte wordt geboekt die deel uitmaakt van een reserveringsruimtegroep, worden alle andere reserveringsruimtegroepen waar die ruimte deel van uitmaakt eveneens geboekt. De extra boekingen worden beheerd door IBM TRIRIGA en zijn niet zichtbaar voor de persoon die de reservering maakt. v Reserveringsruimtegroepen worden niet meegenomen in de gebruikscijfers. v Nadat een reserveringsruimtegroep is gemaakt, kan deze worden beheerd in de locatiehiërarchie of in het formulier Reserveringsruimtegroepen.

Toepassingsinstellingen configureren Gebruik uw toepasingsinstellingen om de serviceactiveringsduur, voorlopige boekingsduur, projectorspecificatieklassen op te geven. U kunt ook de kleuren opgeven die de kalenderweergaven moeten worden gebruikt voor afgewezen en afhankelijke resourcereserveringen. Als de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager wordt geïntegreerd met Microsoft Exchange, geef dan de eigenschappen van Microsoft Exchange op. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

7

1. Kies Tools > Systeemconfiguratie > Algemeen > Toepassingsinstellingen. 2. Geef op het tabblad Reserveringsinstellingen de instellingen op. 3. Sla het record op.

Reserveringskalenders instellen Gebruik reserveringskalenders om de werkuren en niet-werkevents voor uw reserveerbare resources op te geven. Nadat u de kalenders hebt geactiveerd, opent u elke reserveerbare resource om de bijbehorende kalender te selecteren. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. 1. Kies Tools > Systeemconfiguratie > Algemeen > Kalenders. 2. Klik op de actie Toevoegen en kies de optie Reserveringskalender. 3. Geef de details op. 4. Maak het concept. 5. Activeer het record.

Werktaaksjablonen instellen Gebruik uw werktaaksjablonen voor het opgeven van de taakgegevens die worden toegepast bij het maken van werktaken voor een reservering. De toepassing bevat een aantal belangrijke classificaties voor reserveringsaanvragen: vergaderruimte, werkruimte, activa en voertuigen. Definieer het serviceplan voor voor elke aanvraagklasse. Definieer vervolgens de werktaaksjablonen voor elk serviceplan. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. 1. Kies Tools > Beheer > Classificaties. 2. In de classificatiehiërarchie kiest u Aanvraagklasse > Reserveringen. 3. Open de aanvraagklasse voor de reservering. 4. 5. 6. 7.

Open het serviceplan. Voeg de werktaaksjabloon toe of wijzig deze. Geef de details op. Sla de sjabloon op.

Afroepinkooporders instellen Gebruik afroepinkooporders om de catering voor uw reserveerbare ruimten op te geven. Wanneer u de afroepinkooporders hebt geactiveerd, opent u elke reserveerbare ruimte om de bijbehorende cateringcontracten te selecteren. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. 1. Kies Contracten > Contracten > Afroepinkooporders. 2. Klik op de actie Toevoegen. 3. Geef de gegevens op, met inbegrip van de gegevens voor elk product en elke service. 4. Maak het concept. 5. Activeer het record.

8


Gebruiksrechten voor resources instellen Gebruik uw resourcemachtigingen om de functionele rol van elke gebruiker op te geven, plus de reserveerbare resources die elke rol op basis van deze machtigingen mag reserveren. Definieer de functionele rol voor elke persoon. Definieer de resourcespecificatie voor elke reserveerbare resource. Vervolgens definieert u voor elke resourcespecificatie de functionele rollen die beschikken over gebruiksrechten. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. 1. Kies Portfolio > Personen en selecteer vervolgens een type persoon. Het personentype kan werknemers, consultants of externe contactpersonen zijn. 2. Open het personenrecord. 3. Geef de functionele rol op. 4. Activeer het personenrecord. 5. Open het resourcerecord. Resource

Actie

Werkruimte

Kies Portfolio > Locaties > Ruimten. Open het ruimterecord. Controleer op het tabblad Reservering of de werkruimte voor het veld Type kamer is geselecteerd. Selecteer de ruimtestandaardspecificatie voor het veld Gebruiksrecht werkruimte. Open de gekoppelde specificatie voor de ruimtestandaard.

Apparatuuritem of voertuig

Kies Portfolio > Activa en selecteer vervolgens een activumtype. Open het activumrecord. Open de gekoppelde specificatie op het tabblad Algemeen.

6. Geef de gebruiksrechten op in het specificatierecord. 7. Activeer het specificatierecord. 8. Activeer het resourcerecord.

Voorraadartikelen instellen Gebruik uw voorraadartikelen voor het maken van de reserveerbare activa wanneer de artikelen worden ontvangen naar de voorraad. Om de voorraad te configureren, definieert u de primaire locaties met de bijbehorende apparatuur en gebouwen. Definieer de opslagruimten voor elke primaire locatie. Voor elk voorraadartikel definieert u de apparatuurspecificatie, primaire locatie en opslagruimte. Vervolgens ontvangt u de artikelen en voegt u deze aan de voorraad toe om de activa te definiëren. Ten slotte opent u elk activum om het als reserveerbaar te definiëren. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of voorraadmanager. 1. Kies Voorraad > Voorraad beheren > Voorraadlocaties. Maak of open een primaire locatie in de hiërarchie van voorraadlocaties. Geef op het tabblad Servicelocaties de apparatuur en gebouwen op. Activeer het record. Maak of open een opslagruimte onder een primaire locatie in de hiërarchie van voorraadlocaties. 6. Activeer het record. 7. Kies Voorraad > Voorraad beheren > Items. 8. Klik op de actie Toevoegen. 2. 3. 4. 5.

Hoofdstuk 3. Reserveringen instellen

9

9. 10. 11. 12. 13.

Geef de apparatuurspecificatie, primaire locatie en opslagruimte op. Selecteer het reserveerbare activum in het veld Voorraadtype. Selecteer het aankruisvakje Activum maken bij ontvangst. Klik op de actie Bestelling/ontvangst. Selecteer de ontvangen voorraad in het veld Transactietype.

14. Controleer of het vakje Activum maken bij ontvangst nog steeds geselecteerd is. 15. Klik op de actie Posten. 16. 17. 18. 19.

Open elk activumrecord op het tabblad Activumgegevens. Selecteer het aankruisvakje Algemeen op het tabblad Reserveerbaar. Geef op het tabblad Reservering de gewenste details op. Activeer het record.

Activa instellen Op het tabblad Reservering van het formulier Activum kunt u de reserveringsgegevens voor het apparatuuritem, voertuig of een ander activum opgeven. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. 1. Kies Portfolio > Activa en selecteer vervolgens een activumtype. 2. Open het activumrecord. 3. Selecteer het aankruisvakje Algemeen op het tabblad Reserveerbaar. 4. Geef op het tabblad Reservering de gewenste details op. 5. Activeer het record.

Ruimten instellen Gebruik het tabblad Reservering van het formulier Ruimte om de naam van de kamer, de indeling van de kamer, het reserveringstype, de kamerservices en andere reserveringsgegevens voor de ruimte op te geven. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. 1. Kies Portfolio > Locaties > Ruimten. 2. Open het ruimterecord. 3. Selecteer het aankruisvakje Algemeen op het tabblad Reserveerbaar. 4. Geef op het tabblad Reservering de gewenste details op. 5. Activeer het record.

Bulkupdates reserveringen instellen Gebruik het proces voor bulkupdates om de reserveringsgegevens voor meerdere reserveerbare resources tegelijk bij te werken, zonder dat u het procesformulier hoeft te sluiten. Deze reserveerbare resources kunnen bestaan uit ruimten, apparatuur of voertuigen. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. 1. Kies Aanvragen > Instellen > Bulkupdate reservering. 2. Geef op het tabblad Kamers de gewenste gegevens op. 3. Selecteer de te reserveren kamers en klik op de actie Bijwerken.

10


4. Geef op het tabblad Activa de gewenste gegevens op. 5. Selecteer de te reserveren apparatuur of voertuigen en klik op de actie Bijwerken.

Reserveringgroepen instellen Gebruik uw reserveringsgroepen voor het opgeven van de ruimten die de groep beheert, plus de leden van de groep. Wanneer u de groepen hebt opgeslagen wordt voor elke reserveerbare ruimte de geselecteerde groep afgebeeld. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. 1. Kies Aanvragen > Instellen > reserveringsgroep. 2. Klik op de actie Toevoegen. 3. Geef de details op. 4. Maak het record.

Reserveringsruimtegroepen instellen Om een reserveringsruimtegroep te maken, moet u de reserveerbare ruimten opgeven die deel uitmaken van de reserveringsruimtegroep. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. 1. Selecteer in de locatiehiërarchie een gebouw plus een verdieping voor de reserveringsruimtegroep. 2. Selecteer in het menu Hiërarchie de opties Nieuw > Reserveringsruimtegroep. 3. Geef op het tabblad Algemeen de naam van de reserveringsruimtegroep op, kies Reserveerbaar en selecteer de ruimten voor de reserveringsruimtegroep. 4. Geef op het tabblad Reservering de details op en klik op Concept maken. 5. Klik op Activeren.

Downtime voor resources instellen Gebruik de resource-uitvaltijdrecords om op te geven welke resources offline worden gehaald en wat de reden en duur daarvan is. Nadat u de records hebt geactiveerd, kunt u de desbetreffende reserveringen wijzigen. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. 1. Kies Aanvragen > Reserveringen beheren. 2. In de portalsectie Gerelateerde koppelingen kiest u Beheer > Uitvaltijd resource. 3. Klik op de actie Toevoegen. 4. Geef de details op. 5. Maak het concept. 6. Activeer het record.

Reserveringbeleid configureren In uw reserveringsbeleid geeft u op hoever in de toekomst een set ruimten kan worden gereserveerd en welke gebruiker de toekomstige reserveringen kunnen maken. Een bedrijf kan bijvoorbeeld reserveringsbeleidsrecords gebruiken om vroege boekingen toe te staan voor geselecteerde beheerders of assistenten, voordat de ruimten beschikbaar komen voor boekingen door algemene gebruikers. Het Hoofdstuk 3. Reserveringen instellen

11

reserveringsbeleid kan ook worden gebruikt om specifieke kamers aan te wijzen voor bepaalde gebruikers, bijvoorbeeld om een groep kamers te laten gebruiken door een bepaald productteam. Als de in het beleid ingestelde periode eindigt, komen de kamers weer beschikbaar voor reservering door andere gebruikers. U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. Reserveringsbeleidsrecords voor een specifieke kamer kunnen geen overlappende reserveringstijden hebben. Alleen de opgegeven gebruikers kunnen binnen de in het beleid ingestelde periode reserveringen maken. In de sectie Beschikbare kamers, kunnen andere gebruikers wel de kamers zien waarvoor een reserveringsbeleid is ingesteld. Wanneer zij echter zo'n kamer proberen te boeken, wordt een bericht afgebeeld dat de kamer beperkt beschikbaar is. Als er geen gebruikers zijn opgegeven, zijn de kamers tijdens de beleidsperiode voor alle gebruikers beschikbaar. Reserveringsbeleid met de statussen Actief of Revisie in uitvoering zijn van kracht; reserveringsbeleid met de status Concept is niet van kracht. 1. Selecteer Aanvragen > Instellen > Reserveringsbeleid. 2. Klik op de actie Toevoegen. 3. Geef de details op. 4. Maak het record.

Implementatie van gedefinieerde zoekactie voor een reserveringsquery Het aantal resultaten van een reserveringsquery kan worden beperkt. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat de reserveringsquery moet stoppen als er 10 resultaten zijn verkregen. Door het aantal resultaten te beperken verkort u de benodigde tijd voor het uitvoeren van een reserveringsquery. Voor de configuratie van de gedefinieerde zoekactie voegt u aan het verwante bedrijfsobject en het formulier het veld triAvailabilityResultsLimitNU toe. Als de waarde van het veld triAvailabilityResultsLimitNU field nul of kleiner is, of als het veld niet aanwezig is, wordt de functie voor gedefinieerd zoeken niet geactiveerd. Het opgegeven aantal resultaten wordt in een willekeurige volgorde geretourneerd. 1. Voeg het veld triAvailabilityResultsLimitNU toe aan het contextuele bedrijfsobject van de reserveringsquery en publiceer het bedrijfsobject. 2. Voeg het veld triAvailabilityResultsLimitNU toe aan het formulier en publiceer het formulier. 3. Als u de resultaatset van een reserveringsquery wilt definiëren, geeft u het maximumaantal resultaten op in het veld op het formulier.

12


Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en voertuigen reserveren U kunt reserveringen plaatsen voor uzelf of voor iemand anders. Desgewenst kunt u iemand anders reserveringen voor u laten maken. Om tijd te besparen, kunt u uw voorkeuren voor betalingsmethode, vergaderruimten, werkruimten en voertuigen instellen.

Reserveringen Er zijn verschillende methoden van het maken van reserveringen, die afhankelijk zijn van uw rol. Deze rollen omvatten de Request Central-rol, Agent Contact Center, Reserveringscoördinator en Microsoft Outlook-gebruiker. Ongeacht welke methode u gebruikt, deze verschillende reserveringsmethoden activeren dezelfde set bedrijfsregels voor de boekingsstatus en werktaken.

processtroom voor maken van reserveringen

Outlook User (TRIRIGA Add-in)

Creating Reservations

Reservation Type?

Room (Location) Reservation

Food Service Order

Equipment Service Order

Food Service Order

Equipment Service Order

Equipment Reservation

Vehicle Reservation

Concierge (Private Rooms)

Concierge Reservation

Figuur 1. Stroomschema voor het maken van de verschillende typen reserveringen

Rollen en scenario's voor reserveringen Hoewel de diverse methoden voor het maken van reserveringen vergelijkbaar zijn, bestaan er verschillen tussen de portals en processen die worden gebruikt door de rollen voor reserveringen.


13

Rol

Scenario

Request Central-rol

Deze rol is vereist voor aanmelding bij de Request Central-portal. In dit zelfservice-scenario wordt de Request Central-rol gebruikt voor het maken van een reservering, het opgeven van de details en het verzenden van de reservering. De actieve aanvraag wordt zichtbaar voor alle Reserveringscoördinatoren die de reserveerbare ruimten in het gewenste gebouw beheren.

Agent Contact Center

Deze rol is vereist voor aanmelding bij de portal Agent contactcentrum en het verwerken van telefonische aanvragen voor het reserveren van niet-besloten ruimten. In dit helpdesk-scenario beantwoordt de agent van het Contact Center een telefoongesprek, maakt een reservering, geeft de gespreksgegevens op en dient de reservering voor de beller in.

Reserveringscoördinator

Deze rol is vereist voor aanmelding bij de portal Reserveringscoördinator. v In het eerste scenario worden online aanvragen voor reserveringen verwerkt. In dit aanvraagscenario ontvangt de Reserveringscoördinator een aanvraag, maakt een reservering, geeft de aanvraaggegevens op en dient de reservering voor de aanvrager in. v In het tweede scenario worden telefonische aanvragen voor het reserveren van besloten ruimten verwerkt. In dit conciërge-scenario beantwoordt de Reserveringscoördinator een telefoongesprek, maakt een reservering, geeft de gespreksgegevens op en dient de reservering voor de beller in.

Microsoft Outlook-gebruiker

Als de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager wordt geïntegreerd met Microsoft Exchange, opent deze gebruiker Microsoft Outlook. In dit zelfservice-scenario is de gebruiker verantwoordelijk voor het maken van een reservering, het opgeven van de details en het verzenden van de reservering.

Reservering maken Door het maken van een reservering worden de volgende bedrijfsregels geactiveerd: v Als u kamers toevoegt aan de reservering voordat u de reservering indient, wordt de boekingsstatus van elke toegevoegde kamer gewijzigd in Voorlopig. Als de toegevoegde ruimten nog steeds beschikbaar zijn nadat u de reservering hebt verzonden, wordt de boekingsstatus van elke toegevoegde ruimte gewijzigd van Voorlopig in Geaccepteerd. v Als er een inrichtingstijd en afbreektijd zijn ingesteld voor een kamerindeling, zijn deze tijden geblokkeerd als bezette perioden voorafgaand en na de reserveringsperiode. Er worden ook werktaken gemaakt voor het inrichten en afbreken van de ruimte. v Als u cateringservices bestelt, wordt er een inkooporder gemaakt. v Als u apparatuur reserveert of apparatuurservices bestelt, wordt de apparatuur gereserveerd voor dezelfde reserveringsperiode. Er worden ook werktaken gemaakt voor het afleveren en ophalen van apparatuur. v Als u voertuigen reserveert, worden de voertuigen gereserveerd voor dezelfde reserveringsperiode. Er worden ook werktaken gemaakt voor het afleveren en ophalen van voertuigen.

14


Reservering wijzigen Door het wijzigen van een reservering worden de volgende bedrijfsregels geactiveerd: v Als u kamers toevoegt aan de reservering voordat u de reservering indient, wordt de boekingsstatus van elke toegevoegde kamer gewijzigd in Voorlopig. Als de toegevoegde ruimten nog steeds beschikbaar zijn nadat u de reservering hebt verzonden, wordt de boekingsstatus van elke toegevoegde ruimte gewijzigd van Voorlopig in Geaccepteerd. v Als er een inrichtingstijd en afbreektijd zijn ingesteld voor een kamerindeling, zijn deze tijden geblokkeerd als bezette perioden voorafgaand en na de gewijzigde reserveringsperiode. De oorspronkelijke werktaken worden ook ingetrokken en er worden andere werktaken gemaakt voor het inrichten en afbreken van de ruimte. v Als u cateringservices bestelt, wordt het oorspronkelijke inkooporderrecord ingetrokken en wordt er een ander inkooporderrecord gemaakt. v Als u apparatuur reserveert of apparatuurservices bestelt, wordt de apparatuur gereserveerd voor de gewijzigde reserveringsperiode. De oorspronkelijke werktaken worden ook ingetrokken en er worden andere werktaken gemaakt voor het afleveren en ophalen van de apparatuur. v Als u voertuigen reserveert, worden de voertuigen gereserveerd voor de gewijzigde reserveringsperiode. De oorspronkelijke werktaken worden ook ingetrokken en er worden andere werktaken gemaakt voor het afleveren en ophalen van de voertuigen.

Reservering annuleren Door het annuleren van een reservering worden de volgende bedrijfsregels geactiveerd: v Als er een inrichtingstijd en afbreektijd zijn ingesteld voor een kamerindeling, worden de werktaken voor het inrichten en afbreken van de ruimte ingetrokken. v Als u cateringservices bestelt, wordt het inkooporderrecord ingetrokken. v Als u apparatuur of apparatuurservices annuleert, worden de werktaken voor het afleveren en ophalen van apparatuur ingetrokken. v Als u voertuigen annuleert, worden de werktaken voor het afleveren en ophalen van voertuigen ingetrokken.

Reserveringen maken Gebruik uw kalender om beschikbare vergaderruimten, werkruimten, apparatuur en voertuigen te reserveren. Als er een cateringof apparatuurleverancier wordt gekoppeld aan de vergaderruimte, kunt u een cateringof apparatuurbestelling toevoegen aan de ruimte- of kamerreservering. U dient zich aan te melden met de Request Central-rol, als Agent contactcentrum of Reserveringscoördinator. Als u een gebruiker van Microsoft Outlook bent, moet de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager worden geïntegreerd met Microsoft Exchange. 1. Maak de reservering.

Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en voertuigen reserveren

15

Rol

Actie

Request Central-rol

In de portalsectie Request Central kiest u Reserveringen > Mijn kalender. In de sectie Kalender selecteert u de dag waarvoor u de reservering wilt maken.

Agent Contact Center

Kies Aanvragen > Contactcentrum. Kies de actie Reservering maken in de sectie Kalender.

Reserveringscoördinator (aanvraagscenario)

Kies Aanvragen > Reserveringen beheren. Selecteer de aanvrager in de sectie Aangevraagd voor. In de sectie Kalender selecteert u de dag waarvoor u de reservering wilt maken.

Reserveringscoördinator (conciërgescenario)

Kies Aanvragen > Reserveringen beheren > Conciërge.

Microsoft Outlook-gebruiker

Wanneer het een nieuwe afspraak of vergadering betreft, selecteert u de optie IBM TRIRIGA Reserve.

2. Geef de details op. Sectie

Actie

Reservering voor

Selecteer de aanvrager die de reserveringsaanvraag indient, zoals uzelf of iemand anders. Als u de laatste optie selecteert, worden in het formulier de secties Aangevraagd voor en Aangevraagd door weergegeven. Het formulier bevat deze sectie Reservering voor als u door een andere gebruiker bent geselecteerd als reserveringsgemachtigde voor deze gebruiker.

Aangevraagd voor

Selecteer de naam van de indirecte aanvrager van de reservering.

Aangevraagd door

Selecteer de naam van de directe aanvrager van de reservering.

Reserveringsgegevens

Geef onderwerp, duur en herhaling voor de reservering op.

Zoekcriteria

Geef voor kamer- en conciërgereserveringen de criteria voor het zoeken naar de ruimte op.

Ophaallocatie selecteren

Geef voor apparatuur- en voertuigreserveringen de plaats, de vestiging en het gebouw op waar de apparatuur of het voertuig moet worden opgehaald.

3. Bekijk de beschikbare ruimten, apparatuuritems of voertuigen. 4. Voeg een of meer ruimten, apparatuuritems of voertuigen toe. 5. Sla de reservering op. 6. Verzend de reservering.

Terugkerende reserveringen Terugkerende reserveringen kunnen worden gemaakt voor ruimten, apparatuur en catering voor een reeks van vergaderingen. Als de geselecteerde ruimte niet voor elke herhaling van de reeks beschikbaar is, wordt de geselecteerde ruimte vastgehouden voor de beschikbare dagen, en worden de uitzonderingen afgebeeld. U kunt beschikbare alternatieve ruimten aan de uitzonderingen toewijzingen. U kunt handmatig een beschikbare ruimte toewijzen aan een uitzondering of IBM TRIRIGA automatisch beschikbare ruimten voor een of voor alle uitzonderingen laten toewijzen. Als voor de automatische toewijzing geen ruimten beschikbaar zijn op dezelfde verdieping als de vastgehouden ruimte, wordt de zoekactie uitgebreid

16


naar ruimten in hetzelfde gebouw. Als er in hetzelfde gebouw geen ruimten beschikbaar zijn, wordt de zoekactie uitgebreid naar ruimte op dezelfde locatie. Standaard worden en maximaal twee maanden voor de uitzonderingen afgebeeld. U kunt de zoekperiode wijzigen in het veld Duur uitzonderingscontrole op het tabblad Reserveringsinstellingen in het formulier Toepassingsinstellingen. 1. Selecteer in de Request Central-portal de optie Mijn kalender. 2. Selecteer in de sectie Kalender de dag waarop de terugkerende reservering start en klik op Maken. 3. Geef in de sectie Reserveringsgegevens van het formulier Kamerreserveringen het type reservering en een onderwerp op. 4. Klik op Herhaling. 5. Geef op het tabblad Herhaling de details van de herhaling op en kies Terugkeerpatroon opslaan. 6. Geef in de Zoekcriteria de gewenste criteria voor het zoeken van een ruimte op. 7. Selecteer een ruimte en kies Geselecteerde kamer(s) boeken. 8. Als de door u geselecteerde ruimte niet beschikbaar is voor alle herhalingen, wijs dan in de sectie Uitzonderingen alternatieve ruimte toe en klik op Toewijzingen accepteren. 9. Controleer de reserveringsgegevens en kies Indienen. Als er uitzonderingen zijn voor de terugkerende reservering, en als er catering of apparatuur voor de uitzonderingen verlangd wordt, kunt u die handmatig reserveren. Open elke uitzondering in de kalender en voeg de reserveringen voor catering en apparatuur toe.

Reserveringen aanvragen Als uw rol aanvragen moet indienen bij een reserveringscoördinator, kunt u een reservering aanvragen voor beschikbare vergaderruimten, werkruimten, apparatuur en voertuigen. U dient zich aan te melden met de Request Central-rol. 1. Ga naar de portalsectie Request Central. 2. Kies Reserveringen > Aanvraag voor reservering. 3. Geef de details op. 4. Maak het concept. 5. Verzend de aanvraag.

Reserveringsvoorkeuren instellen Om tijd te besparen, kunt u uw voorkeuren voor betalingsmethode, vergaderruimten, werkruimten, voertuigen en gemachtigden instellen in uw profielrecord. Als u kamers, apparatuur en voertuigen reserveert, worden deze voorkeursinstellingen standaard afgebeeld. Als u gemachtigden selecteert, kunnen deze personen reserveringen voor u boeken in hun agenda. U dient zich aan te melden met de Request Central-rol, als Agent contactcentrum of Reserveringscoördinator. 1. Klik op de link Welkom, Gebruikersnaam link. 2. Geef op het tabblad Voorkeuren uw voorkeuren op. 3. Sla het record op. Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en voertuigen reserveren

17

Voorbeelden van het reserveren van resources in Microsoft Outlook In Bedrijf ABC is IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager geïntegreerd met Microsoft Exchange en Microsoft Outlook. In Microsoft Outlook kunnen gebruikers afspraken maken en werken met IBM TRIRIGA-formulieren om bedrijfsresources te reserveren. Bedrijfsresources kunnen bestaan uit kamers, werkruimten, catering en apparatuur (bijvoorbeeld projectors) en videovergaderingen. Afhankelijk van hun IBM TRIRIGA-gebruikersrol kunnen gebruikers reserveringen voor algemene en besloten resources maken en beheren, voor zichzelf of voor andere medewerkers.

Snel een vergaderruimte reserveren in Microsoft Outlook Microsoft Outlook-gebruikers die op korte termijn een kamer moeten reserveren, kunnen snel een afspraak definiëren, deelnemers selecteren, de kamer reserveren en de gegevens van de reservering doorsturen naar de deelnemers. Doorgaans weten de gebruikers welke kamer zij willen reserveren en zijn er geen vereisten voor andere resources, zoals catering of apparatuur.

Achtergrond Anita is een Microsoft Outlook-gebruiker die door haar manager is gevraagd om snel een kamer te vinden voor een urgente stafvergadering. Ze is bekend met de kamers in het gebouw aan de Grand Avenue en wil voor een uur de groene kamer reserveren.

Stap 1: De afspraak maken Anita opent Microsoft Outlook, opent een nieuwe afspraak en geeft het tijdstip van de vergadering op. In de Planningsassistent geeft zij de deelnemers op en voegt ze de groene kamer ook toe als een deelnemer. Het Microsoft Outlook-proces voor afspraken zoekt naar de beschikbaarheidsgegevens over de groene kamer in de IBM TRIRIGA-omgeving.

Stap 2: De kamer selecteren Anita controleert de beschikbaarheid om te zien wanneer de groene kamer beschikbaar is,. De beschikbaarheid van de kamer wordt weergegeven met een Gantt-diagram of als een grafische koppeling. Als de groene kamer beschikbaar is op het opgegeven tijdstip, selecteert zij de kamer. Als de groene kamer niet beschikbaar is, verschuift zij de balken voor de begin- en eindtijd naar een beschikbare periode en selecteert zij de kamer.

Stap 3: De afspraak verzenden Anita verzendt de uitnodiging voor de vergadering. Als er kosten zijn verbonden aan de kamer, geeft zij betalingsgegevens op voor de kosten waarna deze gegevens worden verzonden. Microsoft Outlook voegt de afspraak toe aan Anita's Microsoft Outlook-kalender en verzendt de uitnodigingen naar de deelnemers. TRIRIGA Workplace Reservation Manager maakt een reserveringsrecord in de IBM TRIRIGA-omgeving en voegt de reservering toe aan Anita's portal Mijn kalender. Ze hoeft hiervoor niet te werken met de IBM TRIRIGA-reservering. Ze kan verder werken met de afspraak in Microsoft Outlook.

Kamers en services reserveren in Microsoft Outlook Voor een vergadering van een internationale onderneming moeten mogelijk meerdere vergaderruimten op verschillende geografische locaties worden

18


gereserveerd. Voor elke locatie kunnen vereisten gelden voor andere bedrijfsresources, zoals catering en apparatuur voor de geselecteerde vergaderruimten. In Microsoft Outlook kunnen gemachtigde gebruikers de beschikbare resources opzoeken en reserveren, op basis van de opgegeven criteria op het IBM TRIRIGA-reserveringsformulier. De gebruikers zijn vaak niet bekend met de beschikbare ruimten en moeten de ruimten met elkaar kunnen vergelijken om een keuze te kunnen maken.

Achtergrond Anita is een gebruiker van Microsoft Outlook en wil een reservering maken voor twee kamers waarvoor catering en apparatuurservices vereist zijn. Ze wil voorbereidingen treffen voor een vergadering van vier uur voor de volgende week. De vergadering bestaat uit tien personen van het kantoor in Dallas en vijf personen van het kantoor in Amsterdam. Tijdens de vergadering moet op beide locaties apparatuur voor computerprojectie en een verzorgde maaltijd beschikbaar zijn, plus een inbelnummer en een videovergaderings-URL. Met de beheerdersrechten die de systeembeheerder heeft ingesteld voor Anita kan zij de afspraken bekijken en maken voor elke medewerker van de afdeling.

Stap 1: De afspraak maken Anita opent Microsoft Outlook om de planning te controleren van de personen die geacht worden de vergadering bij te wonen. Ze maakt een afspraak voor de vergadering en voegt een Microsoft Word-bestand van de agenda toe aan de afspraak.

Stap 2: Zoeken naar de ruimten Anita selecteert de IBM TRIRIGA-optie Reserveren om het formulier voor de IBM TRIRIGA-reservering te openen in de Microsoft Outlook-afspraak. Ze selecteert het hoofdbedrijfsgebouw in Dallas. Ze geeft een zoekactie op met daarin de criteria voor de vergaderruimte en de services: v Vergaderdatum, die wordt ingevuld op basis van de afspraak in Microsoft Outlook) v Tijdstip en duur van de vergadering v v v v v

Aantal deelnemers: 10 Kamerindeling: Ronde tafel Catering beschikbaar: Ja Netwerkverbinding: Ja Telefonische vergadering: Ja

v Videovergadering: Ja v Whiteboard: Ja

Stap 3: Zoekresultaten voor de ruimte bekijken Nadat Anita de criteria heeft opgegeven voor het kantoor in Dallas, bevatten de zoekresultaten drie kamers in de lijstweergave. Ze is bekend met de oranje vergaderruimte, maar ze controleert de andere twee kamers om te controleren of deze geschikt zijn voor de vergadering. Ze selecteert de groene vergaderruimte en bekijkt afbeeldingen van de kamer. Ze ziet een grafische weergave van de groene vergaderruimte op de plattegrond.

Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en voertuigen reserveren

19

Stap 4: De zoekresultaten voor de ruimte vergelijken Anita denkt dat de groene vergaderruimte mogelijk te klein is voor de vergadering, dus ze besluit ook te kijken naar de blauwe vergaderruimte. Om het nemen van een beslissing te vergemakkelijken, selecteert ze de vergelijkingsweergave waarin ze de kenmerken van alle drie ruimten tegelijk kan bekijken.

Stap 5: De ruimte voor de eerste locatie selecteren Anita besluit de oranje vergaderruimte te reserveren, omdat ze die het beste kent. Wanneer zij de oranje vergaderruimte boekt, wordt de ruimte voorlopig gereserveerd in TRIRIGA Workplace Reservation Manager terwijl ze de rest van de vergaderafspraak voltooit. De voorlopige reservering verhindert dat andere werknemers dezelfde kamer reserveren voor dezelfde periode. TRIRIGA Workplace Reservation Manager voegt de geselecteerde kamer ook toe aan de beschikbaarheidsweergave in Microsoft Outlook.

Stap 6: De ruimte voor de tweede locatie reserveren Anita zoekt, beoordeelt, vergelijkt en selecteert een kamer van het kantoor in Amsterdam. TRIRIGA Workplace Reservation Manager voegt de geselecteerde kamer toe aan de beschikbaarheidsweergave in Microsoft Outlook.

Stap 7: Resources toevoegen aan de eerste ruimte Anita merkt dat extra apparatuur nodig is voor de oranje vergaderruimte, omdat de computerprojector niet behoort tot de standaardapparatuur voor deze ruimte. Ze opent de view voor de apparatuurbestelling in de reservering voor de oranje kamer en selecteert een beschikbare projector. Ook heeft Anita catering nodig voor lunch en snacks in de oranje vergaderruimte. Ze opent de view voor de cateringbestelling waarin de beschikbare cateringopties worden aangegeven. Ze selecteert de cateraar en menu-items en controleert de servicetijden en -kosten.

Stap 8: Resources toevoegen aan de tweede ruimte Anita voegt een computerprojector en catering toe aan de reservering voor de kamer van het kantoor in Amsterdam. TRIRIGA Workplace Reservation Manager zorgt voor het beheer van de tijdzoneverschillen.

Stap 9: De afspraak verzenden Anita verzendt de Microsoft Outlook-uitnodiging. Ze controleert de kosten voor het gebruik van de kamer en de apparatuur, de cateringbestellingen en eventuele kosten vanwege een aangepaste kamerindeling. Ze geeft de rekeningcode op, om te gebruiken voor het betalen van de kosten. TRIRIGA Workplace Reservation Manager verwerkt als volgt de Microsoft Outlook-afspraak: v De status van voorlopige reservering van de resources wordt gewijzigd in permanent geaccepteerd. v De werktaken worden gemaakt voor het inrichten en weer afbreken van de ruimte. v De werktaken voor het afleveren en ophalen van apparatuur worden gemaakt. v De inkooporders voor de catering worden gemaakt.

20


Stap 10: Bevestigen van de reservering Op een vooraf gedefinieerd tijdstip vóór de vergadering, ontvangt Anita een e-mailaanvraag waarin haar wordt gevraagd te bevestigen dat de afspraak nog steeds geldig is. De e-mail bevat de acties waarmee zij rechtstreeks vanuit de e-mail kan reageren. Tot deze acties behoren knoppen voor het bevestigen of annuleren van de reservering. Anita bevestigt de reservering.

Stap 11: De kamers vrijgeven wanneer de vergadering vroegtijdig is beëindigd De vergadering duurt korter dan de geplande vier uur, waardoor Anita de reservering opent in Microsoft Outlook en op een knop voor de IBM TRIRIGA-reservering klikt, om de reservering vroegtijdig te beëindigen. Door vroegtijdig uit te checken komt de kamer vrij voor reservering door andere werknemers.

Stap 12: Het onderzoek ontvangen Nadat de vergadering is afgerond ontvangt Anita een tevredenheidsonderzoek, waarin haar mening wordt gevraagd over de reservering en het reserveringsproces.

Werkruimte reserveren in Microsoft Outlook Werknemers die naar een andere bedrijfslocatie reizen, moeten mogelijk een werkruimte reserveren voor gebruik op de andere locatie. In Microsoft Outlook kunnen gebruikers een beschikbare werkruimte opzoeken en reserveren, op basis van de criteria die zijn opgeven in het IBM TRIRIGA-reserveringsformulier.

Achtergrond Sam is van plan om naar het kantoor in Dallas te reizen vanwege een belangrijke vergadering in het gebouw op de Grand Avenue. Sam wil een werkruimte reserveren zodat hij tijdens zijn verblijf ook kan werken in het Grand Avenue-gebouw. Sam is ermee bekend dat werkruimten moeten worden gereserveerd en dat werknemers alleen werkruimten kunnen reserveren die in overeenstemming zijn met hun functionele rol.

Stap 1: De afspraak maken Sam opent de toepassing Microsoft Outlook en opent een nieuwe afspraak. Vervolgens geeft hij de gegevens van de afspraak op, samen met de datums waarop hij verwacht het gebouw aan de Grand Avenue te bezoeken.

Stap 2: Zoeken naar een werkruimte Sam opent het formulier voor de IBM TRIRIGA-reservering in de Microsoft Outlook-afspraak en geeft aan dat hij op zoek is naar een werkruimte.

Stap 3: De werkruimte selecteren Sam selecteert de locatie van het gebouw aan de Grand Avenue. Sam bekijkt de werkruimten die beschikbaar voor de aangegeven periode en zijn functionele rol. Sam selecteert en reserveert een werk ruimte. TRIRIGA Workplace Reservation Manager voegt de geselecteerde werkruimte toe aan de beschikbaarheidsview in Microsoft Outlook. Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en voertuigen reserveren

21

Stap 4: Inchecken voor de werkruimte De TRIRIGA-beheerder heeft de werkruimte die Sam heeft gereserveerd voorzien van de vereiste dat een gebruiker zich voor de begintijd van de reservering moet inchecken bij de werkruimte. Sam ontvangt voor aanvang van de reservering een e-mailherinnering over het incheckbeleid. Hij klikt op de link in de e-mail om de incheckactie te starten.

Stap 5: Uitchecken van de werkruimte Zodra Sam klaar is met het gebruik van de werkruimte, opent hij de reservering in Microsoft Outlook om de uitcheckactie te selecteren. Als Sam zich niet uitcheckt, vindt het uitchecken plaats op de eindtijd van de reservering.

Voorbeelden van het reserveren van resources in IBM TRIRIGA In Bedrijf ABC is IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager geïntegreerd met Microsoft Exchange en Microsoft Outlook. Afhankelijk van hun gebruikersrol kunnen gebruikers reserveringen voor algemene en besloten resources maken en beheren, voor zichzelf of voor andere medewerkers. Bedrijfsresources kunnen bestaan uit kamers, werkruimten, catering, voertuigen en apparatuur (bijvoorbeeld projectors) en videovergaderingen.

Algemene resources reserveren in IBM TRIRIGA IBM TRIRIGA Request Central-gebruikers die algemene bedrijfsresources willen reserveren, kunnen deze resources reserveren met behulp van IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager. Met het reserveringsproces wordt een e-mailmelding met de reserveringsgegevens gegenereerd voor de persoon die de reservering plaatst.

Achtergrond Betty is administratief medewerker voor een business unit van Bedrijf ABC. Ze heeft voor een uur een vergaderruimte nodig voor het interviewen van een sollicitant.

Stap 1: De afspraak maken In de Request Central-portal in IBM TRIRIGA opent Betty haar Mijn kalender-portal, selecteert de vergaderdatum en kiest Maken.

Stap 2: Zoeken naar de ruimten Betty geeft de volgende informatie op voor de afspraak: v Reserveringstype: Locatie v Onderwerp: Interview met sollicitant v Begin- en einddatum en -tijd v Kamertype: Vergaderruimte v Kamerindeling: Vergadering

Stap 3: De kamer reserveren In de lijstweergave met de zoekresultaten worden drie kamers aangegeven. Betty geeft er de voorkeur aan sollicitatie gesprekken te voeren in de nabijheid van de

22


lift lobby, zodat ze naar de plattegrond gaat. Betty selecteert een vergaderruimte in de buurt van de lobby en reserveert deze kamer.

Stap 4: Een cateringbestelling toevoegen Betty leest het reserveringsoverzicht en besluit om een cateringbestelling toe te voegen aan de reservering. Cateringservices zijn beschikbaar voor de gereserveerde kamer. Ze selecteert de view voor de cateringbestelling, bestudeert de beschikbare menukaart, selecteert flessen water, slaat de cateringbestelling op en keert terug naar het reserveringsoverzicht.

Stap 5: De reservering indienen Betty verzendt de kamerreservering. Als er geschatte kosten zijn voor deze reservering, bestudeert Betty de kosten, geeft ze de te gebruiken creditcard-gegevens op en verzendt de betalingsinformatie. TRIRIGA Workplace Reservation Manager voegt de reservering toe aan Betty's portal Mijn kalender en verzendt een e-mail naar Betty met een bijgesloten iCalendar (iCal)-event. De .iCal-bijlage bevat de informatie van de IBM TRIRIGA-reservering. Wanneer Betty de bijlage opent en opslaat, wordt de reservering toegevoegd aan haar Microsoft Outlook-kalender.

Optioneel: Stap 6 Als de reservering moet worden gewijzigd of gewist, moeten deze wijzigingen worden aangebracht in de IBM TRIRIGA-omgeving.

Besloten resources reserveren in IBM TRIRIGA Besloten kamers kunnen alleen worden gereserveerd door IBM TRIRIGA Request Central Conciërge-gebruikers die eigenaar zijn van de kamers. Conciërge-gebruikers kunnen besloten resources reserveren namens andere medewerkers.

Achtergrond Kathy beheert een groep niet-gemeenschappelijke kamers in het gebouw North Carroll van Bedrijf ABC. Een executive van het bedrijf verzoekt Kathy om een privéruimte met apparatuurservices en catering te reserveren voor een terugkerende vergadering.

Stap 1: De afspraak maken Kathy opent het formulier Conciërge vanaf haar IBM TRIRIGA-homepage en geeft algemene informatie over de beller en de reserveringsgegevens op. Daarna opent zij de view Herhaling, geeft de informatie over de terugkerende vergadering op en slaat de herhaling op.

Stap 2: De kamer opzoeken Kathy geeft het North Carroll-gebouw op, samen met de criteria voor de vergaderruimte, die zijn gebaseerd op de wensen van de beller: v Aantal deelnemers: 5 v Kamerindeling: Ronde tafel v Catering beschikbaar: Ja Hoofdstuk 4. Kamers, apparatuur en voertuigen reserveren

23

v Netwerkverbinding: Ja v Videovergadering: Ja

Stap 3: De kamer selecteren Kathy selecteert en boekt een beschikbare besloten kamer uit de lijst van kamers waarvoor zij verantwoordelijk is. De kamer wordt voorlopig gereserveerd terwijl zij de reservering voltooit.

Stap 4: Een cateringbestelling toevoegen Kathy opent de view voor de cateringbestelling en selecteert de cateraar en menu-items en controleert de servicetijden en -kosten. Kathy slaat de cateringbestelling op en keert terug naar het reserveringsoverzicht.

Stap 5: De reservering indienen Kathy verzendt de reservering. Als er kosten van toepassing zijn voor de kamer, apparatuur of catering, geeft Kathy de rekeningcode van de beller op en verzendt ze deze betalingsgegevens. TRIRIGA Workplace Reservation Manager maakt een reserveringsrecord, wijzigt de resourcestatus in Geaccepteerd en genereert een e-mail voor de beller die de reservering heeft aangevraagd. De e-mail bevat een iCalendar (iCal)-event met de gegevens van de reservering. Wanneer de gebruiker de .iCal-bijlage opent in Microsoft Outlook, wordt de reservering toegevoegd aan de Microsoft Outlook-kalender van de gebruiker.

Stap 6: De reservering wijzigen Kathy ontvangt een verzoek om een projector voor de tweede vergadering van de reeks. In de IBM TRIRIGA-omgeving opent Kathy het formulier Conciërge, geeft de naam op van de persoon waarvoor de reservering is gemaakt, klikt op het tabblad Kalender en bekijkt een lijst van de reserveringen van de aanvrager. Kathy klikt met de rechtermuisknop op het reserveringsrecord voor de tweede vergadering in de reeks om dat record te openen. In het record voor de kamerreservering selecteert Kathy de view voor apparatuurbestellingen en vervolgens een beschikbare projector, waarna zij de apparatuurbestelling opslaat. Ze geeft voor de kosten van de projector de betalingsgegevens van de beller op waarna de reservering wordt opgeslagen. TRIRIGA Workplace Reservation Manager verzendt een e-mail met een .iCal-bijlage naar de beller die de reservering heeft aangevraagd.

24


Hoofdstuk 5. IBM TRIRIGA integreren met Microsoft Exchange Als u de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager wilt integreren met Microsoft Exchange, moet u verbindingen configureren in Microsoft Exchange en eigenschappen in IBM TRIRIGA.

Configuratie van Microsoft Exchange Als u mail wilt doorsturen van de ruimteresources voor Microsoft Exchange naar de IBM TRIRIGA-toepassingenserver, moeten er verschillende verbindingen worden geconfigureerd. Na de configuratie wordt de mail doorgezonden van de ruimteresources naar de ruimteresource-gemachtigden, naar het hubtransport voor de server en, uiteindelijk, naar de toepassingenserver.

Hubtransport voor de server Het hubtransport voor de Microsoft Exchange-server moet worden geconfigureerd. Nadat het hubtransport voor de server is geconfigureerd, stuurt de send-connector de mail van de mailcontactpersoon door naar de toepassingenserver van IBM TRIRIGA. De send-connector moet de volgende informatie bevatten: v De volledige domeinnaam (FQDN) met het voorkeurssubdomein, reserve.tririga.abc.tririga bevat bijvoorbeeld reserve.tririga; de IBM TRIRIGA-beheerder moet dit subdomein definiëren in de eigenschap TRIRIGA_RESERVE_SUB_DOMAIN van het bestand TRIRIGAWEB.properties. v De SMTP-adresruimte (Simple Mail Transfer Protocol) voor het voorkeurssubdomein, bijvoorbeeld *.reserve.tririga.abc.tririga. v De smart host voor e-mailroutering met het IP-adres van de IBM TRIRIGA-toepassingenserver die het SMTP-eindpunt uitvoert.

Mailcontactpersonen De Microsoft Exchange-mailbox moet worden geconfigureerd voor elke mailcontactpersoon. Nadat de mailbox van de contactpersoon is geconfigureerd, wordt de mail doorgezonden van de ruimteresource-gemachtigden naar het hubtransport voor de server. De mailcontactpersoon moet het e-mailadres opgeven dat overeenkomt met de SMTP-adresruimte (Simple Mail Transfer Protocol) van het hubtransport voor de server. Als u de geautomatiseerde procedure wilt gebruiken, kunt u Windows PowerShell-scripts genereren in IBM TRIRIGA voor Microsoft Exchange.

Gemachtigden voor ruimteresources De Microsoft Exchange-mailbox moet worden geconfigureerd voor elke ruimteresource-gemachtigde. Nadat de mailbox van een gemachtigde is geconfigureerd, kan de gemachtigde worden toegewezen aan een ruimteresource. Er is slechts één Microsoft Exchange-mailbox vereist om de gemachtigde toe te wijzen aan elke ruimteresource. Deze mailbox wordt gebruikt voor het veld Gebruikersnaam Exchange in de toepassingsinstellingen van IBM TRIRIGA.


25

Ruimteresources De Microsoft Exchange-mailbox moet worden geconfigureerd voor elke ruimteresource. Wanneer de resourcemailbox is geconfigureerd, kan de resource de toewijzing van een gemachtigde accepteren. Bij een toewijzing van gemachtigden wordt de beschikbaarheidsinformatie van de ruimteresource in Microsoft Exchange en een IBM TRIRIGA-ruimte gesynchroniseerd. De ruimteresource moet de volgende informatie bevatten: v De mailcontactpersoon voor het doorstuuradres. v De selectie om vergaderaanvragen door te sturen naar de mailbox van de gemachtigde. v De selectie om volledige toegangsmachtiging te verlenen aan de mailbox van de gemachtigde. Als u de geautomatiseerde procedure wilt gebruiken, kunt u Windows PowerShell-scripts genereren in IBM TRIRIGA voor Microsoft Exchange.

Microsoft Exchange configureren Als u de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager wilt integreren met Microsoft Exchange, moet u de instellingen opgeven voor de send-connector, mailcontactpersoon en gemachtigden voor ruimteresources van Microsoft Exchange. U moet een beheerder van Microsoft Exchange zijn. 1. Configureer het hubtransport voor de server zodanig dat de send-connector is ingesteld om de mail van de mailcontactpersoon door te sturen naar de toepassingenserver van IBM TRIRIGA. 2. Voor elke mailcontactpersoon moet u de mailbox zo configureren dat de mail wordt doorgestuurd van de ruimteresource-gemachtigden naar het hubtransport voor de server. 3. Voor elke ruimteresource-gemachtigde moet u de mailbox zo configureren dat de gemachtigde kan worden toegewezen aan een ruimteresource. 4. Voor elke ruimteresource moet u de mailbox configureren en de gemachtigde toewijzen, zodat de beschikbaarheidsinformatie met betrekking tot de Microsoft Exchange-ruimte en de IBM TRIRIGA-ruimten wordt gesynchroniseerd.

Scripts genereren in IBM TRIRIGA voor Microsoft Exchange Als u een groot aantal reserveerbare ruimten toevoegt aan, bijwerkt in of verwijdert uit IBM TRIRIGA, kan het configureren van de overeenkomende ruimteresources in Microsoft Exchange veel tijd in beslag nemen. Als u de overdracht van de ruimtewijzigingen wilt vereenvoudigen kunt u de Windows PowerShell-scripts genereren voor het maken, bijwerken of verwijderen van de overeenkomende ruimteresources in Microsoft Exchange. U moet zich aanmelden bij IBM TRIRIGA als toepassingsbeheerder of reserveringscoördinator. 1. Kies Aanvragen > Instellen > Exchange-resourcebeheerder. 2. Selecteer de reserveerbare ruimten die u wilt toevoegen, bijwerken of verwijderen.

26


Sectie

Actie

Exchange-ruimten

Selecteer de reserveerbare ruimten die u als ruimteresource wilt toevoegen of bijwerken in Microsoft Exchange. Als u geen reserveerbare ruimten selecteert, worden alle ruimten automatisch opgenomen.

Verwijderde Exchange-ruimten

Selecteer de reserveerbare ruimten die u als ruimteresource wilt verwijderen uit Microsoft Exchange.

3. Genereer in de sectie Algemeen het scriptbestand waarmee ruimteresources worden gemaakt, verwijderd of bijgewerkt. 4. Klik op het pictogram om het scriptbestand te downloaden. Wanneer u het scriptbestand hebt gedownload, moet de beheerder van Microsoft Exchange het scriptbestand verwerken om de overeenkomende ruimteresources te maken, bij te werken of te verwijderen.

Ruimteresources met multibytetekens maken U kunt een Windows PowerShell-script genereren om een ruimteresource te maken in Microsoft Exchange. Als de naam en overeenkomende mailboxnaam van de ruimteresource echter multibytetekens bevatten, genereert het script "create" een parserfout in de Exchange Management Shell. U kunt deze fout verhelpen door het scriptbestand te converteren naar de indeling UTF-8. U moet een beheerder van Microsoft Exchange zijn. 1. Open het script "create" van Windows PowerShell in een editor zoals Microsoft Notepad. 2. Ga naar Bestand > Opslaan als. Stel de bestandsindeling in op UTF-8. 3. Sla het scriptbestand op en overschrijf hierbij het bestaand scriptbestand. 4. Voer het scriptbestand nogmaals uit in de Exchange Management Shell. Hoewel de multibytetekens als vraagtekens worden afgebeeld, wordt het script correct uitgevoerd.

IBM TRIRIGA configureren Als u de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager wilt integreren met Microsoft Exchange, moet u de waarden voor het IBM TRIRIGA-domein, -subdomein en de SMTP-eigenschappen opgeven. U moet een beheerder van IBM TRIRIGA zijn. 1. Controleer of de inkomende SMTP-directory bestaat en het IBM TRIRIGA-proces schrijftoegang heeft tot de directory. Besturingssysteem

Voorbeelddirectory

Windows

C:\tririga\install\userfiles\smtp\in\

UNIX

/tririga/install/userfiles/smtp/in/

2. Configureer de volgende eigenschappen van het bestand TRIRIGAWEB.properties: Eigenschap

Beschrijving

TRIRIGA_RESERVE _SUB_DOMAIN

Het subdomein voor de Microsoft Exchange-server, bijvoorbeeld reserve.tririga.

Hoofdstuk 5. IBM TRIRIGA integreren met Microsoft Exchange

27

Eigenschap

Beschrijving

EXCHANGE_DOMAIN

Het domein voor de Microsoft Exchange-server, bijvoorbeeld abc.tririga.

TRIRIGA_RESERVE _SMTP_ROOT

De SMTP-hoofddirectory die wordt gemaakt wanneer de SMTP-agent voor Reserve wordt gestart. Een Windows-directory kan bijvoorbeeld C:\tririga\install\ userfiles\smtp\in\ zijn. Een UNIX-directory kan bijvoorbeeld /tririga/install/userfiles/smtp/in/ zijn.

TRIRIGA_RESERVE _OUTLOOK_TAB_LABEL

Het label dat wordt afgebeeld wanneer een gebruiker een verbinding tot stand brengt tussen de Microsoft Outlook-client en de IBM TRIRIGA-toepassingenserver.

SMTP_CLIENT_TIMEOUT

De timeout van het SMTP-eindpunt in minuten.

SMTP_KEEP_EMAIL

De vlag die bepaalt of de e-mail na de SMTP-verwerking moet worden bewaard. Met de waarde Y (ja) wordt de e-mail bewaard. Met de waarde N (nee) wordt de e-mail verwijderd.

SMTP_PORT

Het poortnummer dat de SMTP-agent voor Reserve gebruikt voor inkomend SMTP-verkeer, bijvoorbeeld 25,

3. Start de toepassingenserver en start de SMTP-agent voor Reserve vanuit de beheerdersconsole van IBM TRIRIGA. Wanneer u het bestand TRIRIGAWEB.properties hebt geconfigureerd, maakt de beheerder van Microsoft Exchange de ruimteresources met gebruik van deze eigenschappen. Wanneer de ruimteresources zijn gemaakt, wijzig dan niet meer het domein, het subdomein en de SMTP-waarden in het bestand TRIRIGAWEB.properties. Als u deze waarden wijzigt nadat de ruimteresources zijn gemaakt, kan dit onverwachte resultaten opleveren.

SMTP-poort configureren in Linux Rootgebruikers in Linux hebben niet de mogelijkheid om een bind uit te voeren tussen poortverkeer en poorten met het nummer 1024 en daaronder. De SMTP-poorteigenschap (Simple Mail Transfer Protocol) in het bestand TRIRIGAWEB.properties heeft echter standaard de waarde 25 voor de poort. Als u Linux uitvoert, moet u de reserve SMTP-agent configureren voor het luisteren naar een aangepaste poort in plaats van naar de standaardpoort 25. U moet een beheerder van IBM TRIRIGA zijn. Voer de opdrachten in de onderstaande procedure uit als rootgebruiker. 1. Werk uw firewall voor het openen van een hogere poort dan poort 1024 bij door de volgende regels toe te voegen aan het bestand /.../sysconfig/ iptables: -A OUTPUT -p tcp -s serverIP -d 0/0 --dport Port_Above_1024 -m state --state ESTABLISHED -j ACCEPT -A INPUT -s 0/0 -d serverIP -m state --state NEW,ESTABLISHED -p tcp --dport Port_Above_1024 -i eth0 -j ACCEPT

2. Start de firewall opnieuw: /.../init.d/iptables restart

3. Open poort 25 voor doorzending: /sbin/iptables -A FORWARD -p tcp --destination-port 25 -j ACCEPT;

4. Zend poort 25 door naar uw aangepaste poort, die een hoger nummer heeft dan 1024: /sbin/iptables -t nat -A PREROUTING -j REDIRECT -p tcp --destination-port 25 --to-port Port_Above_1024

28


5. Om te controleren of poort 25 wordt doorgestuurd, start u de toepassingenserver IBM TRIRIGA, zodat deze een bind uitvoert met uw aangepaste poort, en voer een telnet-opdracht uit: telnet uwServer 25

6. Als u geen succesbericht ontvangt, stuur poort 25 dan door aan een andere aangepaste poort (stap 4). Door deze taak wordt de poort niet permanent geconfigureerd. Als de Linux-server opnieuw wordt gestart of de IP-tabellenservice opnieuw wordt ingesteld als gevolg van een firewallwijziging, wordt de configuratie verwijderd. Als u de poort opnieuw wilt configureren, moet u poort 25 nogmaals doorzenden aan uw aangepaste poort (stap 4).

TRIRIGA-addin voor reserveringen installeren in Microsoft Outlook De reserveringsfuncties in de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager kunnen worden geïnstalleerd als IBM TRIRIGA-addin voor reserveringen voor Microsoft Outlook als bewaakte of als automatische installatie.

Bewaakte modus: Installatie van de IBM TRIRIGA-addin voor reserveringen in Microsoft Outlook Als u de reserveringsfuncties in de reserveringstoepassing IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager wilt gebruiken, kunt u de IBM TRIRIGA-addin installeren voor Microsoft Outlook. Wanneer de addin is geïnstalleerd, kunt u beschikbare vergaderruimten, werkruimten, apparatuur en voertuigen reserveren. Bekijk de IBM TRIRIGA Support Matrix (https://www.ibm.com/developerworks/ mydeveloperworks/wiki's/home?lang=en#/wiki/IBM+TRIRIGA1/pagina/ Support+Matrix) om te controleren of uw versie van Microsoft Outlook de vereiste software bevat. De juiste vereisten zijn ook te vinden in het installatieprogramma. De toepassingenserver IBM TRIRIGA en de addin-client voor reserveringen IBM TRIRIGA moeten dezelfde versie hebben. Als IBM TRIRIGA wordt uitgevoerd op Oracle WebLogic Server, moet de beheerder van IBM TRIRIGA het bestand config.xml configureren met het element <enforce-valid-basic-auth-credentials>. Het bestand config.xml bevindt zich standaard in de directory weblogic_install_path/user_projects/domains/ domain_name/config/. Het element <enforce-valid-basic-auth-credentials> moet binnen het element <security-configuration> worden toegevoegd, waarbij het element <enforce-valid-basic-auth-credentials> wordt ingesteld op 'false' (onwaar). Vervolgens moeten alle servers in het domein opnieuw worden gestart. 1. Sluit alle vensters van Microsoft Outlook. 2. Download het installatiebestand IBM TRIRIGA .exe. 3. Installeer de reserverings-addin IBM TRIRIGA en vereisten voor Microsoft Outlook. a. Voer het installatiebestand van het type .exe uit voor IBM TRIRIGA uit. b. Volg de instructies voor de installatie. c. Als het installatieprogramma ontdekt dat vereiste software voor Microsoft Outlook ontbreekt, installeert u de juiste vereiste software vanaf de IBM TRIRIGA Support Matrix (https://www.ibm.com/developerworks/


29

community/wikis/home?lang=en#/wiki/IBM+TRIRIGA1/page/ Support+Matrix), en start u het installatiebestand van het type .exe voor IBM TRIRIGA opnieuw. 4. Configureer de Microsoft Exchange-server met de servergegevens voor de toepassing IBM TRIRIGA. a. Open Microsoft Outlook, selecteer het profiel voor dit account en kies OK. b. Meld u aan bij de Microsoft Exchange-server. c. De IBM TRIRIGA-opties openen. Versie

Actie

Microsoft Outlook 2007

Kies Extra > Opties. Selecteer de tab IBM TRIRIGA.


Kies Bestand > Opties. Selecteer de addin IBM TRIRIGA in de sectie voor addins en start de opties.

d. Geef de URL op naar de toepassingenserver IBM TRIRIGA. e. Geef voor IBM TRIRIGA de gebruikersnaam en het wachtwoord voor dit account op en klik op OK. Controleer of Microsoft Outlook en uw IBM TRIRIGA-profiel zijn ingesteld op dezelfde tijdzone en dezelfde taal.

Een responsbestand maken voor een automatische installatie Voor de automatische installatie van de reserveringsfuncties in de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager als add-in voor Microsoft Outlook is een responsbestand vereist. De eigenschappen die u opgeeft in het responsbestand, vormen de invoer die een gebruiker zou opgeven bij een bewaakte installatie. Een automatische installatie kan worden gebruik bij de implementatie op een groot aantal systemen, of bij een installatie op afstand. 1. Maak een responsbestand met de naam install.properties. U kunt ook het voorbeeldresponsbestand gebruiken. 2. Wijzig in het bestand waar nodig de waarden voor elke respons. 3. Laad het installatieprogramma van de Microsoft Outlook-addin en het responsbestand. 4. Gebruik een softwaredistributieprogramma voor de addin-toepassing. U kunt in het volgende responsbestand de waarden aanpassen voor uw installatie. #Indicatie voor acceptatie van de licentieovereenkomst #---------------------------------------------------LICENSE_ACCEPTED=TRUE #Installatiemap kiezen #--------------------USER_INSTALL_DIR=C:\\installPath #Installatie #-------fileOverwrite_C\:\\installPath\\_IBM\ TRIRIGA\ Reserve\ Outlook\ Addin_installation\\Change\ IBM\ TRIRIGA\ Reserve\ Outlook\ Addin\ Installation.lax=Yes -fileOverwrite_C\:\\installPath\\_IBM\ TRIRIGA\ Reserve\ Outlook\ Addin_installation\\resource\\iawin64_x64.dll=Yes -fileOverwrite_C\:\\installPath\\_IBM\ TRIRIGA\ Reserve\ Outlook\ Addin_installation\\resource\\remove.exe=Yes -fileOverwrite_C\:\\installPath\\resources\\ge64_TririgaReserve.png=Yes -fileOverwrite_C\:\\installPath\\resources\\ge64_tririgareserve.ico=Yes

30


Onbewaakte modus: Installatie van de IBM TRIRIGA-addin voor reserveringen in Microsoft Outlook De reserveringsfuncties in de toepassing IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager kunnen automatisch worden geïnstalleerd als IBM TRIRIGA-addin voor reserveringen voor Microsoft Outlook. De automatische installatie is geïntegreerd met het installatieprogramma van IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager via een opdrachtprompt en een responsbestand. Bekijk de IBM TRIRIGA Support Matrix (https://www.ibm.com/developerworks/ mydeveloperworks/wiki's/home?lang=en#/wiki/IBM+TRIRIGA1/pagina/ Support+Matrix) om te controleren of uw versie van Microsoft Outlook de vereiste software bevat. De toepassingenserver IBM TRIRIGA en de addin-client voor reserveringen IBM TRIRIGA moeten dezelfde versie hebben. Als IBM TRIRIGA wordt uitgevoerd op Oracle WebLogic Server, moet de beheerder van IBM TRIRIGA het bestand config.xml configureren met het element <enforce-valid-basic-auth-credentials>. Het bestand config.xml bevindt zich standaard in de directory weblogic_install_path/user_projects/domains/ domain_name/config/. Het element <enforce-valid-basic-auth-credentials> moet binnen het element <security-configuration> worden toegevoegd, waarbij het element <enforce-valid-basic-auth-credentials> wordt ingesteld op 'false' (onwaar). Vervolgens moeten alle servers in het domein opnieuw worden gestart. Maak een responsbestand met de naam install.properties. 1. Sluit alle vensters van Microsoft Outlook. 2. Download het installatiebestand IBM TRIRIGA .exe. 3. Start de automatische installatie met de opdracht install.exe -i silent -f install.properties op een opdrachtregel. 4. Configureer de Microsoft Exchange-server met de servergegevens voor de toepassing IBM TRIRIGA. a. Open Microsoft Outlook, selecteer het profiel voor dit account en kies OK. b. Meld u aan bij de Microsoft Exchange-server. c. De IBM TRIRIGA-opties openen. Versie

Actie


Kies Extra > Opties. Selecteer de tab IBM TRIRIGA.


Kies Bestand > Opties. Selecteer de addin IBM TRIRIGA in de sectie voor addins en start de opties.

d. Geef de URL op naar de toepassingenserver IBM TRIRIGA. e. Geef voor IBM TRIRIGA de gebruikersnaam en het wachtwoord voor dit account op en klik op OK. Controleer of Microsoft Outlook en uw IBM TRIRIGA-profiel zijn ingesteld op dezelfde tijdzone en dezelfde taal. Opmerking: Als u een automatische installatie van de reserverings-plugin wilt verwijderen, gebruikt u het Microsoft Windows-configuratiescherm.


31

32


Kennisgevingen Deze publicatie heeft betrekking op een gelicentieerd programma. Op gelicentieerde programma's rust auteursrecht. Zij blijven eigendom van IBM. Op gelicentieerde programma's zijn de Algemene voorwaarden en bepalingen van toepassing. Deze zijn verkrijgbaar bij uw IBM-leverancier. Verwijzing in deze publicatie naar producten (apparatuur en programmatuur) of diensten van IBM houdt niet in dat IBM deze ook zal uitbrengen in alle landen waar IBM werkzaam is. Neem contact op met uw IBM-vertegenwoordiger voor informatie over de producten en diensten die momenteel beschikbaar zijn in uw land. Verwijzing in deze publicatie naar producten of diensten van IBM houdt niet in dat uitsluitend IBM-producten of -diensten gebruikt kunnen worden. Functioneel gelijkwaardige producten of diensten kunnen in plaats daarvan worden gebruikt, mits dergelijke producten of diensten geen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten of andere rechten van IBM. De gebruiker is verantwoordelijk voor de samenwerking van IBM-producten of -diensten met producten of diensten van anderen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven door IBM. Mogelijk heeft IBM octrooien of octrooi-aanvragen met betrekking tot bepaalde in deze publicatie genoemde producten. Aan het feit dat deze publicatie aan u ter beschikking is gesteld, kan geen recht op licentie of ander recht worden ontleend. In deze publicatie kunnen technische onjuistheden en drukfouten staan. Mogelijk bevat deze publicatie verwijzingen naar producten die wel zijn geannonceerd maar op dit moment niet in uw land verkrijgbaar zijn, of naar producten die niet in uw land zijn geannonceerd. Verwijzing naar niet-geannonceerde producten houdt niet in dat IBM deze ook zal uitbrengen. IBM beslist op grond van zakelijke en technische overwegingen over de annoncering van een product. Informatie met betrekking tot niet door IBM gemaakte producten is afkomstig van de leveranciers van deze producten, hun gepubliceerde annonceringen of andere openbaar toegankelijke bronnen. IBM heeft deze producten niet getest en kan derhalve de prestaties, compatibiliteit en andere beweringen met betrekking tot niet door IBM gemaakte producten niet bevestigen. Vragen over de mogelijkheden van niet door IBM gemaakte producten moeten worden gericht aan de leveranciers van deze producten.

Online publicaties Met betrekking tot online versies van dit boek bent u gerechtigd: v de documentatie die zich op de gegevensdrager bevindt te kopiëren, te wijzigen en af te drukken voor gebruik binnen uw onderneming, mits u de auteursrechtenvermelding, alle waarschuwingen en andere verplichte verklaringen op elke kopie of gedeeltelijke kopie reproduceert; en v het oorspronkelijke, ongewijzigde exemplaar van de documentatie over te dragen bij overdracht van het betreffende IBM-product (machine of programma) dat u gerechtigd bent over te dragen. Bij overdracht dient u alle kopieën van de documentatie te vernietigen. © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

33

U bent verantwoordelijk voor de betaling van alle belastingen die voortvloeien uit deze autorisatie. ER WORDEN GEEN UITDRUKKELIJKE OF STILZWIJGENDE GARANTIES GEGEVEN, WAARONDER BEGREPEN DE GARANTIES VAN VERKOOPBAARHEID OF GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL. In bepaalde rechtsgebieden kunnen stilzwijgende garanties niet worden uitgesloten. In dat geval is de bovenstaande uitsluiting niet op u van toepassing. Niet-nakoming van de bovengenoemde voorwaarden houdt beëindiging in van deze autorisatie. Bij beëindiging van de autorisatie dient u de voor een machine leesbare documentatie te vernietigen.

Merken IBM, het IBM-logo en ibm.com zijn merken van International Business Machines Corp. die wereldwijd in een groot aantal rechtsgebieden zijn geregistreerd. Benamingen van andere producten en diensten kunnen merken zijn van IBM of van andere ondernemingen. Een bijgewerkte lijst met merken van IBM is beschikbaar op internet via “Copyright and trademark information” op www.ibm.com/legal/copytrade.shtml. Java™ en alle op Java gebaseerde merken en logo's zijn merken van Oracle en/of daaraan gelieerde ondernemingen. Linux is een merk van Linus Torvalds in de Verenigde Staten en/of andere landen. Microsoft, Windows, Windows NT en het Windows-logo zijn merken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. UNIX is een merk van The Open Group in de Verenigde Staten en/of andere landen. Benamingen van andere producten en diensten kunnen merken zijn van IBM of van andere ondernemingen.

34


Gedrukt in Nederland

IBM TRIRIGA Versie 10 Release 4.0. Reserveringen beheren Handboek voor de gebruiker

Recommend Documents