IBM TRIRIGA Versie 10 Release 4.0. Contractbeheer voor onroerend goed Handboek voor de gebruiker

IBM TRIRIGA Versie 10 Release 4.0

Contractbeheer voor onroerend goed Handboek voor de gebruiker

Opmerking Lees eerst “Kennisgevingen” op pagina 51.

Deze publicatie heeft betrekking op versie 10, release 4, modificatie 0 van IBM TRIRIGA, en op alle volgende releases en modificaties daarvan, tenzij anders vermeld in een volgende uitgave. Controleer of de uitgave die u gebruikt, overeenkomt met de versie van het programma. De informatie in deze publicatie is onderhevig aan wijzigingen. Wijzigingen zullen in nieuwe uitgaven van deze publicatie worden opgenomen. Voor technische informatie en het aanvragen van publicaties kunt u zich wenden tot uw IBM-leverancier of IBM Nederland B.V. © Copyright IBM Nederland B.V. 2011, 2014. © Copyright IBM Corporation 2011, 2014.

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Contracten lease/eigendom onroerend goed beheren . . . . . . . 1 Hoofdstuk 2. Overzicht van contractbeheer . . . . . . . . . . . . 3 Processtromen voor contracten Contractrollen . . . . . . Toepassingsbeheerder . . Samenvatter vastgoed . . Manager vastgoedcontracten Manager leaseboekhouding Activamanager . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

3 4 4 4 5 5 6

Hoofdstuk 3. Contracten instellen. . . . 7 Velden en records instellen . . . . . . . Classificaties . . . . . . . . . . . Lijsten . . . . . . . . . . . . . Locaties . . . . . . . . . . . . . Contactpersonen . . . . . . . . . . Sjablonen instellen . . . . . . . . . . Sjablonen maken . . . . . . . . . Sjablonen bewerken . . . . . . . . Sjablonen wissen . . . . . . . . . Standaardwaarden voor lease instellen . . . Standaardwaarden voor leasesamenvattingen instellen . . . . . . . . . . . . Standaardwaarden voor leaseboekhouding instellen . . . . . . . . . . . . OSCRE-tools instellen . . . . . . . . . Overzicht van het OSCRE-proces . . . . Het eigenschappenbestand instellen . . . Beheerprocessen instellen . . . . . . . Toepassingsinstellingen configureren . . .

. . . . . . . . . .

. 7 . 7 . 8 . 9 . 9 . 10 . 10 . 10 . 11 . 11

.

. 11

. . . . . .

. . . . . .

11 12 12 14 14 15

Hoofdstuk 4. Leasesamenvattingen maken . . . . . . . . . . . . . . . 17 Leasesamenvattingsrecords . . . . . . . . Leasesamenvattingsrecords maken. . . . . . Standaardwaarden instellen voor de sectie Indexering. . . . . . . . . . . . . Standaardwaarden van de sectie Indexeringen overhevelen . . . . . . . . . . . . Leasesamenvattingsrecords maken door het verzenden van offline formulieren . . . . . . Leasesamenvattingsrecords maken door het verzenden van .xml-bestanden voor OSCRE . . Leasesamenvattingsrecords exporteren door het verzenden van .xml-bestanden voor OSCRE . Leasesamenvattingsrecords importeren door het verzenden van .xml-bestanden voor OSCRE .

. 17 . 18 . 18 . 18 . 19 . 19 . 20 . 20

Activumleaserecords . . . . . . Concepten van tabblad Boekhouding . Waarschijnlijke termijnen . . . . Waarschijnlijke opties . . . . . Aannames . . . . . . . . . Amortisatie . . . . . . . . Fiscale regelitems . . . . . . Lineaire berekeningen . . . . . Proces van leasesamenvatting naar vastgoedlease. . . . . . . . Vastgoedleaserecords maken. . . . . Leaserecords voor activa maken . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

24 24 25 25 25 27 27 28

. . .

. . .

. . .

. 28 . 29 . 29

Hoofdstuk 6. Overeenkomsten maken voor vastgoed in eigendom . . . . . . 31 Overeenkomstrecords voor vastgoed in eigendom 31 Maken van overeenkomstrecords voor vastgoed in eigendom . . . . . . . . . . . . . . . 32

Hoofdstuk 7. Contracten onderhouden Overzicht van contractonderhoud . . . . . . Onderhoud van contracten . . . . . . . Contractberichten . . . . . . . . . . Wijzigingen voor vastgoedgegevens aanvragen . Contractwijzigingen aanvragen voor activumlease Wijzigingen aanvragen voor leaseaannames . .

33 . . . .

33 33 34 35 36 . 36

Hoofdstuk 8. Betalingen beheren . . . 39 Facturen beheren . . . . . . . . . . . Vastgoedfacturen maken . . . . . . . . Activumfacturen maken . . . . . . . . Te betalen posten beheren . . . . . . . . Betalingen verwerken . . . . . . . . . Betalingen vrijgeven . . . . . . . . . Betalingen ongeldig maken . . . . . . . Betalingen stoppen . . . . . . . . . . Exploitatiekosten afstemmen. . . . . . . Indexeringen berekenen . . . . . . . . Rapporten over huurpercentage berekenen . . Te ontvangen posten beheren . . . . . . . Leasefacturen verwerken . . . . . . . . Leaseontvangsten verwerken . . . . . . Voorbeelden van betalingsaanpassingen . . . . Begindatum van een betalingsschema aanpassen Begin- en einddatum van een betalingsschema aanpassen . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

39 39 39 39 39 40 40 40 41 41 42 42 42 42 43 43

. 44

Hoofdstuk 9. Rapporten bekijken . . . 45 Home-portal . . . . . . . . Portal Mijn rapporten weergeven . Het tabblad Rapporten weergeven.

. . .

. . .

. . .

. . .

. . .

. 45 . 45 . 46

Hoofdstuk 5. Leases maken. . . . . . 23 Overzicht van het maken van leases . Records voor vastgoedleases. . . © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

. .

. .

. .

. .

. 23 . 23

iii

Hoofdstuk 10. Leaseaannames evalueren . . . . . . . . . . . . . 47 Overzicht van het proces voor aannamenreviews . Proces voor afzonderlijke lease . . . . . . Proces voor bulkaanmaak . . . . . . . Een afzonderlijk vastgoedleaserecord nakijken . . Meerdere vastgoedleaserecords controleren . . .

iv

© Copyright IBM Corp. 2011, 2014

. . . . .

47 47 48 49 49

Een afzonderlijk leaserecord voor een activum controleren . . . . . . . . . . . . Meerdere leaserecords voor activa controleren .

. .

. 50 . 50

Kennisgevingen . . . . . . . . . . . 51 Merken .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

. 52

Hoofdstuk 1. Contracten lease/eigendom onroerend goed beheren In de toepassing IBM® TRIRIGA Real Estate Manager kunt u vastgoedcontracten en activaleasecontracten beheren. U kunt contractdocumenten, voorwaarden, clausules, opties en financiële transacties onderbrengen in één centrale repository. De toepassing bevat automatische berichten en waarschuwingen over aanstaande vervaldatums voor leases en andere belangrijke datums. De toepassing geeft ook de vereiste acties en contractopties aan ter voorkoming van onnodige betalingen en kosten bij te late betaling. U kunt de functies van de toepassing ook gebruiken voor het maken van financiële rapporten, onderhouden van betalingsprocessen en het voldoen aan wettelijke vereisten voor de leaseboekhouding en -toewijzingen.


1

2


Hoofdstuk 2. Overzicht van contractbeheer U kunt de toepassingsprocessen aanpassen aan uw bedrijfsprocesstroom met de toepassing IBM TRIRIGA Real Estate Manager. Daarnaast kunt u de toepassingsrollen, formuliersjablonen en standaardinstellingen configureren en afstemmen op de vereisten voor uw vastgoedcontract en het beheer van activaleasecontracten.

Processtromen voor contracten Na de aankoop van vastgoed of lease van een activum kunt u beginnen met het vastleggen van het contract in de toepassing, het bijhouden van aanpassingen en het volgen van betalingen. Deze activiteiten omvatten de processen voor contractbeheer en leaseboekhouding die plaatsvinden nadat het planningsproces is beëindigd.

Lease Accounting

Portfolio Planning

Real Estate Transactions

Contract Creation

Contract Maintenance

Payment Processing

Figuur 1. Bedrijfsstroomdiagram voor de fasen van het proces voor contractbeheer

De eerste fase in het proces van vastgoedbeheer is het plannen van de strategieën en doelstellingen voor de vastgoedportfolio. De tweede fase bestaat uit het identificeren van de transactiescenario's uit de portfolio, het plannen van de vastgoedtransacties uit de scenario's en het verkrijgen of vrijgeven van de onroerende goederen. Na de planning bestaat de derde fase uit het vastleggen van de clausules, opties en voorwaarden voor de lease- of aankooptransacties door het maken van de bijbehorende records in de toepassing. De vierde fase omvat het bijhouden van contracten door de verzending en ontvangst van meldingen over komende actiedatums en de revisering van elk contract op basis van voorgestelde wijzigingen en aanpassingen. De laatste fase behelst onder meer het beheer van de geplande betalingen, eenmalige betalingen, doorgave van betalingen, betalingsaanpassingen, crediteuren en debiteuren. De eerste twee fasen betreffen de vastgoedplanning van transacties en projecten. Daarnaast wordt in de volgende drie fasen het contractbeheer en de leaseboekhouding van zowel vastgoedcontracten als activumleases uitgevoerd. De bedrijfsprocesstroom in uw organisatie komt mogelijk niet exact overeen met de bedrijfsprocesstroom of toepassingsprocesstroom die wordt gegenereerd door de toepassing IBM TRIRIGA. U kunt de processtromen aanpassen aan de standaarden en beleidsdefinities van uw organisatie met behulp van de gebouwfuncties van IBM TRIRIGA Application Platform.


3

Contractrollen Als u zich aanmeldt bij de toepassing, gaat u naar de homepage. De homepage is uw toegang tot de toepassing. Vanaf uw homepage kunt u uw Home-portal bekijken of het menusysteem gebruiken om de procesportals te openen die beschikbaar zijn voor uw rol. Gebruik de menubalk voor het openen van andere beschikbare portals. Het toepassingsprogramma kan bestaan uit een of meer portals, afhankelijk van uw rol. De instelling van de homepage voor IBM TRIRIGA wordt uitgevoerd in de sectie Standaardportal van uw profielrecord. Het uiterlijk van uw Home-portal of procesportals kan variëren, afhankelijk van uw rol in het bedrijf en uw beveiligings- en licentietoegang. Maar uw portals bevatten een combinatie van de componenten en sectietypen die in dit onderwerp worden beschreven. Op zijn beurt bestaat elke portal weer uit portalsecties. Elke portalsectie is bestemd voor een specifieke functie en bevat de informatie die van toepassing is op uw rol in het bedrijf. De portalsecties in uw portal worden door de toepassingsbeheerder geconfigureerd voor uw rol in het systeem.

Toepassingsbeheerder De toepassingsbeheerder is de gangbare gebruikersrol voor het instellen en configureren van de toepassing. De primaire verantwoordelijkheid van de toepassingsbeheerder is het beheren van de toepassing IBM TRIRIGA voor het bedrijf. Deze verantwoordelijkheid omvat het maken en beheren van licenties en beveiligingsgroepen, het instellen van gebruikerstoegang en het onderhouden van standaarden op systeemniveau en toepassingsniveau, zoals classificatie- en lijstwaarden. Als u zich aanmeldt met de rol Toepassingsbeheerder is de portal Toepassingsbeheerder uw Home-portal. De portal Toepassingsbeheerder bevat onder meer de volgende portalsecties: v Herinneringen – Toepassingsbeheerder v Laatst bezocht v Toepassingenbeheer v Licentie en beveiliging v Toepassingenbeheer - Tools

Samenvatter vastgoed De Samenvatter vastgoed of Manager samenvatter is de rol die meestal wordt gebruikt voor het samenvatten van de gegevens van een vastgoedcontract, voor gegevensinvoer in de toepassing. De primaire verantwoordelijkheid van de vastgoedsamenvatter is het samenvatten van de vastgoedleases voor het bedrijf. Andere verantwoordelijkheden zijn onder meer het interpreteren van de leasetaal, en het vertalen van die informatie in de toepassing. De taak van het samenvatten van leases kan ook worden uitgevoerd door een externe samenvatter. Wanneer u zich aanmeldt met de rol Vastgoedsamenvatter, is de homeportal de portal Vastgoedsamenvatter. Een voorbeeld van de portal Vastgoedsamenvatter bevat de volgende portalsecties:

4


v Gerelateerde koppelingen - Vastgoedsamenvatter v Leasesamenvattingen werk in uitvoering

Manager vastgoedcontracten De Manager vastgoedcontracten of Contractbeheerder is de rol die meestal wordt gebruikt voor het bewaken van de contractgegevens en -activiteiten voor vastgoedeigendommen. De primaire verantwoordelijkheid van de beheerder van vastgoedcontracten is het beheren van de vastgoedleases en overeenkomsten voor vastgoed in eigendom voor het bedrijf. Deze verantwoordelijkheid omvat ook het controleren of betalingen worden gedaan, opties worden uitgevoerd, en verlengingen worden beoordeeld. Andere verantwoordelijkheden zijn onder meer het interpreteren van de leasetaal, het controleren van gegevens van gebouwen, het samenvatten van leases, en het vertalen van die informatie voor de toepassing. De taak van het samenvatten van leases kan ook worden uitgevoerd door een externe samenvatter. Wanneer u zich aanmeldt met de rol Manager vastgoedcontracten, is de homeportal de portal Manager vastgoedcontracten. Een voorbeeld van de portal Manager vastgoedcontracten bevat de volgende portalsecties: v Herinneringen - Manager vastgoedcontracten v Prestatiecijfers - Manager vastgoedcontracten v v v v v

Gerelateerde koppelingen - Manager vastgoedcontracten Laatst bezocht Leaseverplichtingen Te vervallen leases Gebruikspercentage/vastgoedcontract

v Oppervlakte per persoon (ruimtegebruiksovereenkomst)

Manager leaseboekhouding De manager van de leaseboekhouding of leaseaccountant is de gebruikersrol die meestal wordt gebruikt voor het beheren van de boekhoudgegevens en activiteiten voor vastgoed- en activumleases. De primaire verantwoordelijkheid van de manager leaseboekhouding is het beheren van de Financial Accounting Standards Board (FASB)-gegevens en International Accounting Standards Board (IASB)-gegevens. Deze verantwoordelijkheid omvat ook het controleren of aannames worden beoordeeld, opties worden gepland, en verlengingen worden geëvalueerd Wanneer u zich aanmeldt met de rol Manager leaseboekhouding of Leaseaccountant, is uw homeportal de portal Beheer leaseboekhouding. Een voorbeeld van de portal Beheer leaseboekhouding bevat de volgende portalsecties: v Herinneringen - Beheer leaseboekhouding v Gerelateerde koppelingen - Beheer leaseboekhouding v v v v v

Laatst bezocht Achterstallige leaseaannames Mijn leasereviews Overzicht amortisatieschema 10K Financieel rapport

Hoofdstuk 2. Overzicht van contractbeheer

5

Activamanager De activamanager is de gebruikersrol die meestal wordt gebruikt voor het beheren van een gedefinieerde klasse van activa, zoals computerapparatuur, kantoorapparatuur, Point of Sale-apparatuur en meubilair. De primaire verantwoordelijkheid van de activabeheerder is het identificeren en inkopen van producten binnen de budgettaire voorwaarden en kwaliteitsnormen die door het bedrijf zijn opgesteld. Deze verantwoordelijkheid behelst onder meer het beheer van de totale kosten van de activaeigendommen en afschrijving, het beheren van overeenkomsten en garanties voor activaleases, en de zorg voor een goed onderhoud van de aangeschafte activa. Wanneer u zich aanmeldt met de rol Activabeheerder, is de homeportal de portal Activabeheer. Een voorbeeld van de portal Activabeheer bevat de volgende portalsecties: v Herinneringen – Activabeheer v Gerelateerde koppelingen - Activabeheer v Activumwaarde per specificatieklasse v Laatst bezocht v Snel zoeken (voorraad) v Snel zoeken (Geïnstalleerde/Toegewezen activa op type) v Mijn inkooporders

6


Hoofdstuk 3. Contracten instellen Voordat het contractproces begint, moet u bepaalde activiteiten uitvoeren om de toepassing voor te bereiden op uw vastgoedcontracten, activumleasecontracten, of beide. Deze configuratieactiviteiten zijn gericht op de afstemming van sjablonen, classificaties, lijsten, locaties en contactpersonen op uw organisatie. Deze activiteiten omvatten ook het vaststellen van standaardwaarden voor leasesamenvattingen en het configureren van waarden voor de OSCRE-interface (Open Standards Consortium for Real Estate).

Velden en records instellen Als u de toepassing gereed wilt maken voor uw vastgoed- of activumleasecontracten, moet u de classificaties, lijsten, locaties en contracten voor uw organisatie instellen.

Classificaties Classificaties zijn records die op een hiërarchische manier worden weergegeven. Als het veldtype een classificatie is, kan er een record in de classificatiehiërarchie worden gekozen als veldwaarde. Vastgoed- en activumleasecontracten hebben verschillende classificatievelden waarmee elk record kan worden beschreven. Een vastgoedlease bevat bijvoorbeeld de volgende classificaties: v Type oppervlakte v Clausulesectiecategorie v Clausuletype v Contractstatus v v v v v v v

Contracttype Kostenindex Verleend in lease Type kosten bij te late betaling Leaseklasse Type lease Onderhoudsprioriteit

v v v v v

Type optie Type organisatie Type doorvoer Type betaling Leveranciersclassificatie

v Verantwoordelijke partij v Rollen v Tijdzones v Jaar


7

De classificatie van het clausuletype bevat het veld Clausulecategorie. U kunt geen waarden wijzigen of nieuwe waarden toevoegen, omdat de veldwaarden worden gedefinieerd door de toepassingsbeheerder. Het veld kan de volgende waarden bevatten: v Vergoeding v Provisie v Medehuur v v v v v

Wanprestatie Reële markttariefwaarde Groene bepalingen Verzekering Verhuurdersrechten

v Juridisch en financieel v Overige v v v v v

Parkeren Pass-through Huurpercentage Huur Verantwoordelijkheden

v Rechten v Waarborgsom v Belasting v Huurdersrechten v Gebruik en beperkingen Het veld Clausulecategorie bepaalt de logica voor het al of niet afbeelden van bepaalde gegevens in het clausuleformulier. Als u een clausuletype toevoegt en de clausulecategorie instelt, worden de desbetreffende secties in het formulier afgebeeld of verborgen zonder dat er een wijziging in de werkstroom vereist is.

Lijsten De toepassing levert lijsten met vooraf gedefinieerde waarden voor veel velden van de vastgoed- en activumleasecontracten. Omdat deze lijsten geldige gegevens bevatten, kunt u de vereiste waarde selecteren in de lijst en hoeft u deze niet te typen. Deze methode verbetert de betrouwbaarheid van gegevens doordat de veldgegevens worden beperkt tot de goedgekeurde waarden in de lijst. De toepassing ondersteunt de volgende typen lijsten: v Lijsten met keuzerondjes, v Keuzelijsten met statische waarden, v Dynamische lijsten die worden afgeleid van waarden in de IBM TRIRIGA-database, en v Afhankelijke lijsten waarin de selectie in een lijst wordt gefilterd voordat deze wordt doorgegeven aan een andere lijst. Een vastgoedlease bevat bijvoorbeeld de volgende lijsten: v Type boekhouding v Berekeningsregel v Conversiegroep

8


v v v v v

Land Valuta Verantwoordelijkheid leaseservices Type notitie Type betalingsitem

v Betalingsmethode v Betalingsschema v Type planning

Locaties Elke locatie die wordt gebruikt in de toepassing moet worden gedefinieerd in de locatiehiërarchie. Met betrekking tot leasesamenvattingsrecords kunt u een locatie toevoegen aan de hiërarchie door te klikken op de actie Nieuwe locatie maken in de sectie Primair adres. De locatiehiërarchie bevat de volgende elementen: v Gebouw v v v v v

Externe winkellocatie Verdieping Perceel Locatiecategorie Onroerend goed

v Voorgestelde winkellocatie v Voorgestelde vestiging v v v v v v

Winkelcentrum Winkellocatie Ruimte Ruimtegroep Structuur Verticale schacht

Contactpersonen Elk vastgoedcontractrecord of activumleaserecord bevat informatie over de verschillende contactpersonen voor dit record. U kunt deze contactpersonen van tevoren definiëren, en vervolgens de contactpersonen selecteren wanneer u een contractrecord maakt of bijwerkt. Deze methode bevordert de betrouwbaarheid van gegevens omdat het de selectie van contactpersonen beperkt tot een vooraf gedefinieerde groep. U kunt uw gegevensinvoer ook beperken door gebruik te maken van de functies Automatisch aanvullen of Zoeken. Als u deze contactpersonen van tevoren wilt definiëren, geeft u de gegevens voor deze contactpersonen op in de toepassing People portal of the IBM TRIRIGA. De portal Personen bevat de volgende elementen: v Consultant v Werknemer v Externe contactpersoon

Hoofdstuk 3. Contracten instellen

9

Sjablonen instellen U kunt sjablonen gebruiken om op een snelle manier records te maken, het onnodig invoeren van gegevens te vermijden en de consistentie binnen een groot aantal records te behouden. U kunt bijvoorbeeld snel gegevens toevoegen die veelvuldig worden gebruikt in andere records, zoals interne contracten, clausules, voorwaarden en bepalingen. Bij het toepassen van de sjabloon worden de gegevens die in de sjabloon zijn ingevoerd, doorgevoerd in het nieuwe record.

Sjablonen maken U kunt sjablonen maken als basis om snel records te maken. Het proces voor het maken van een sjabloon is voor alle sjablonen gelijk. In het volgende voorbeeld wordt de sjabloon voor leaseclausules gebruikt: U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of vastgoedcontractmanager. De volgende sjablonen worden gebruikt bij het beheer van vastgoedcontracten: v Sjabloon voor leasesamenvattingen v Sjabloon voor leaseclausules v Optiesjabloon v Sjabloon voor overeenkomsten met betrekking tot onroerend goed in eigendom v Sjabloon voor vastgoedlease De volgende sjablonen worden gebruikt bij het beheer van activumleasecontracten: v Sjabloon voor activumleaseclausules v Sjabloon voor activumleases v Optiesjabloon 1. 2. 3. 4.

Kies Contracten > Instellen > Sjablonen > Leaseclausule. Klik op de actie Toevoegen. Geef de details op. Maak de sjabloon.

De tabbladen, secties en velden in de sjablonen weerspiegelen de structuur van de records die zij vertegenwoordigen. Als u sjablonen maakt als basis voor uw contractbeheerrecords, gebruikt u standaard IBM TRIRIGA-sjablonen als model. Met andere worden, in plaats van het bijwerken van een standaardsjabloon, kopieert u deze en maakt u een nieuwe sjabloon op basis van de oorspronkelijke sjabloon.

Sjablonen bewerken Wanneer u bezig bent met het maken en opslaan van uw sjablonen kunt u deze indien gewenst bijwerken. Het proces voor het bewerken van een sjabloon is voor alle sjablonen gelijk. In het volgende voorbeeld wordt de sjabloon voor leaseclausules gebruikt: U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of vastgoedcontractmanager. 1. Kies Contracten > Instellen > Sjablonen > Leaseclausule. 2. Klik op de link voor de leaseclausulesjabloon die u wilt bewerken. 3. Geef de details op. 4. Sla de sjabloon op.

10


Sjablonen wissen Wanneer u bezig bent met het maken en opslaan van uw sjablonen kunt u deze indien gewenst wissen. Het proces voor het wissen van een sjabloon is voor alle sjablonen gelijk. In het volgende voorbeeld wordt de sjabloon voor leaseclausules gebruikt: U moet u aanmelden als toepassingsbeheerder of vastgoedcontractmanager. 1. Kies Contracten > Instellen > Sjablonen > Leaseclausule. 2. Selecteer het vakje voor de leaseclausulesjabloon die u wilt wissen. 3. Verwijder de sjabloon.

Standaardwaarden voor lease instellen Veel van de parameters die worden gebruikt in diverse Berekeningen en vergelijkingen kunnen op een centrale plaats worden ingesteld voor de gehele toepassing. De standaardparameters voor de lease kunnen worden ingesteld in het record voor de toepassingsinstellingen.

Standaardwaarden voor leasesamenvattingen instellen Als u bepaalde acties in het leasesamenvattingsrecord wilt inschakelen, kunt u de standaardwaarden voor de leasesamenvatting instellen in het toepassingsinstellingenrecord. Deze standaardwaarden voor leasesamenvattingen omvatten het bovenliggende item voor een interne organisatie, externe organisatie en locatie. U moet zich aanmelden als toepassingsbeheerder. Het leasesamenvattingsrecord bevat de actie Nieuwe locatie maken in de sectie Primair adres en de actie Nieuwe organisatie maken in de secties Huurder, Huurbaas, Beheerbedrijf en Garantiegever. Deze acties vereisten de identificatie van het bovenliggende record in de hiërarchie en worden automatisch ingesteld op het bovenliggende record. 1. Kies Tools > Systeemconfiguratie > Algemeen > Toepassingsinstellingen. 2. Ga op het tabblad Algemeen naar de sectie Standaardinstellingen voor leasesamenvattingen. 3. Geef de instellingen op. 4. Sla het record op.

Standaardwaarden voor leaseboekhouding instellen Als u de invoer van informatie in de vastgoed- of activumlease wilt vereenvoudigen, kunt u de standaardwaarden voor de lease instellen in het toepassingsinstellingenrecord. Deze leasestandaardwaarden omvatten de review-aannames, leasegroei-aannames, huurcomponent-aannames, amortisatieperioden, tijdzone voor betalingsschema's en de financiële boekhoudstandaarden. U moet zich aanmelden als toepassingsbeheerder. U kunt de gegevens van de aannamenreview ook toepassen op het eerste auditlog voor aannames wanneer de vastgoedlease wordt gemaakt op basis van de voltooide leasesamenvatting. 1. Kies Tools > Systeemconfiguratie > Algemeen > Toepassingsinstellingen. Hoofdstuk 3. Contracten instellen

11

2. Op het tabblad Instellingen leaseboekhouding geeft u de instellingen op. 3. Sla het record op.

OSCRE-tools instellen Als u de leasesamenvattingstools voor OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) wilt gebruiken, moeten zowel uw server als de externe server worden geconfigureerd. De configuratie van het eigenschappenbestand, de beheerconsoleprocessen en het toepassingsinstellingenrecord worden meestal uitgevoerd door de toepassingsbeheerder.

Overzicht van het OSCRE-proces Meestal bestaat er onderlinge communicatie tussen twee toepassingenservers bij het verzenden en ontvangen van leasesamenvattingsrecords op basis van de OSCRE-standaard Open Standards Consortium for Real Estate). Stel bijvoorbeeld dat u een externe organisatie in de arm hebt genomen om een samenvatting van leases te maken op hun eigen server. Stel dat hun toepassingenserver de naam "Server van samenvatter" en uw toepassingenserver de naam "Klantenserver" heeft. Het proces wordt beschreven in het volgende overzicht:

Configuratie Na de configuratie is de toepassing IBM TRIRIGA klaar voor het ondersteunen van alle acties met betrekking tot de OSCRE-standaard voor leasesamenvattingen. v v v v v

Leasesamenvatting verzenden Leasesamenvatting accepteren Leasesamenvatting afwijzen Toelichting op leasesamenvatting vragen Toelichting op leasesamenvatting verstrekken

Samenvatter verzendt de leasesamenvatting De samenvatter maakt een leasesamenvattingsrecord op de externe IBM TRIRIGA-server met de naam "Server van samenvatter". Ze slaan het record op als extern concept, wijzigen het record en verzenden het voor review. Het record wordt goedgekeurd. Vervolgens openen ze het leasesamenvattingsrecord opnieuw en verzenden het naar het account voor inkomende e-mail van uw "Klantenserver". Het record krijgt de status Verzonden op de "Server van samenvatter" en wordt per e-mail verzonden.

Abstractor

Customer

OSCRE: SendLeaseAbstract.xml Lease Abstract

Inbound email auto-creates Lease Abstract

Lease Abstract

Figuur 2. Stroomschema voor verzending van de leasesamenvatting volgens de OSCRE-standaard

12


U ontvangt de leasesamenvatting U ontvangt het leasesamenvattingsrecord met de status Ontvangen op uw IBM TRIRIGA-server met de naam "Klantenserver". U kunt het record openen en het accepteren, het afwijzen of verzoeken om een toelichting. v Als u het accepteert, krijgt het record de status Geaccepteerd. U kunt het leasesamenvattingsrecord wijzigen en activeren op uw "Klantenserver". v Als u het record afwijst, krijgt het de status Afgewezen. v Als u verzoekt om een toelichting, krijgt het record de status Wachtend op toelichting.

U verzendt het record met de status Samenvatting De "Klantenserver" stuurt de recordstatus naar het account voor inkomende e-mail van de "Server van samenvatter". v Als de "Server van samenvatter" een acceptatie ontvangt, krijgt het record de status Geaccepteerd. v Als de "Server van samenvatter" een afwijzing ontvangt, krijgt het record de status Afgewezen. v Als de "Server van samenvatter" een verzoek om toelichting ontvangt, krijgt het record de status Toelichting gevraagd.

Abstractor

Customer

Lease Abstract

Lease Abstract

Notification of Abstract Accepted

The Accept action auto-creates OSCRE AcceptLeaseAbstract.xml

Accept action

Figuur 3. Stroomschema voor verzending van een acceptatie volgens de OSCRE-standaard

Samenvatter verzendt de toelichting Als de samenvatter een toelichting besluit te verstrekken, openen zij het record voor het verzoek om toelichting opnieuw, werken het waar nodig bij en verzenden het record. Het record krijgt de status Toelichting verstrekt.


13

Abstractor

Customer

Lease Abstract

Lease Abstract

Provide Clarification action

The Provide Clarification action auto-creates OSCRE ProvideLeaseAbstract Clarification.xml

Notification of Clarification Provided

Figuur 4. Stroomschema voor verstrekking van toelichting volgens de OSCRE-standaard

U ontvangt de toelichting Als uw "Klantenserver" de verstrekte toelichting ontvangt, krijgt het record de status Toelichting verstrekt. U kunt besluiten het record te accepteren, af te wijzen of nogmaals om een toelichting te vragen. De OSCRE-verwerking voor elk leasesamenvattingsrecord tussen de twee IBM TRIRIGA-servers kan worden voortgezet totdat u besluit het record te accepteren. Wanneer het samenvattingsrecord is geaccepteerd, kan het worden gewijzigd of geactiveerd.

Het eigenschappenbestand instellen Er moeten verschillende eigenschappen in het bestand TRIRIGAWEB.properties worden geconfigureerd voor de OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate). U moet dit eigenschappenbestand configureren voordat u leasesamenvattingsrecords verzendt of de OSCRE-leasesamenvattingstools voor de eerste keer gebruikt. U moet een beheerder van IBM TRIRIGA zijn. 1. Configureer de volgende eigenschappen van het bestand TRIRIGAWEB.properties op de server: Eigenschap

Beschrijving

mail.smtp.host

De SMTP-server (simple mail transfer protocol) mail server.

mail.smtp.email .domain

Het Internet Protocol (IP) van de SMTP-mailserver.

DATACONNECT _SLEEP_TIME

De tijd die het DataConnect-tool wacht voordat het controleert of er nog meer taken moeten worden verwerkt. De standaardwaarde is 10 minuten.

DC_HISTORY _RETENTION_DAYS

De ouderdom van voltooide of verouderde taken die het DataConnect-tool verwijdert. De standaardwaarde is 5 dagen.

2. Configureer dezelfde eigenschappen op de externe server.

Beheerprocessen instellen Er moeten verschillende processen worden geconfigureerd voor OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate). U moet deze instellingen configureren in de

14


beheerdersconsole voordat u leasesamenvattingsrecords verzendt of de OSCRE-leasesamenvattingstools voor de eerste keer gebruikt. U moet een beheerder van IBM TRIRIGA zijn. 1. Gebruik de beheerdersconsole van IBM TRIRIGA om de volgende processen op uw server te configureren: a. U kunt de OSCRE .xml-tools alleen gebruiken als de DataConnect-agent en de agent voor inkomende post actief zijn. Als ze nog niet actief zijn, start u ze vanuit de beheerdersconsole. U kunt deze processen ook zo configureren in het bestand TRIRIGAWEB.properties dat ze automatisch worden gestart. b. Als u meer gedetailleerde logboekberichten wilt vastleggen tijdens de verwerking van het OSCRE .xml-bestand, schakelt u de logboekregistratie voor DataConnect, inkomende mail, "Extraheren, transformeren en laden" (ETL) of een combinatie van deze opties in. 2. Configureer dezelfde processen op de externe server.

Toepassingsinstellingen configureren Er moeten verschillende e-mailen toepassingsinstellingen worden geconfigureerd voor OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate). U moet deze instellingen configureren voordat u leasesamenvattingsrecords verzendt of de OSCRE-leasesamenvattingstools voor de eerste keer gebruikt. U moet een beheerder van IBM TRIRIGA zijn. 1. Configureer de volgende instellingen op uw server: a. Configureer het IP-adres (Internet Protocol) en een geldig account voor inkomende mail voor de server. b. Selecteer het e-mailadres als bron- of het doelsysteem bij het verzenden van een leasesamenvatting, in het systeemconfiguratierecord. U opent dit record via Tools > Systeemconfiguratie > Integratie > Systeemconfiguratie. c. Neem bij de configuratie van gebruikersgroepen indien nodig de rol IBM TRIRIGA Real Estate Lease Abstractor en IBM TRIRIGA Real Estate Lease Abstract Manager op. d. Configureer de leasesamenvattingsmeldingen voor Geaccepteerd, Toelichting verstrekt, Toelichting aangevraagd, Ontvangen en Afgewezen voor specifieke gebruikersrollen. U kunt deze records openen en wijzigen via Tools > Goedkeuringen & meldingen > Meldingen > Meldingsvereisten. e. Controleer of de transformatiecontentrecords bestaan voor alle OSCRE-processen, zoals Accepteren, Afwijzen, Verzenden, Toelichting aanvragen en Toelichting verstrekken. U kunt deze records maken of openen via Tools > Gegevensprogramma's > OSCRE XML-import. f. Controleer of alle transformatiecontentrecords voor alle OSCRE-processen, zoals Accepteren, Afwijzen, Verzenden, Toelichting aanvragen en Toelichting verstrekken, voorkomen in het instellingenrecord voor de toepassing. U opent dit record via Tools > Systeemconfiguratie > Algemeen > Toepassingsinstellingen. De sectie Transformatie leasesamenvattingen is te vinden op het tabblad Algemeen. 2. Configureer dezelfde instellingen op de externe server.


15

16


Hoofdstuk 4. Leasesamenvattingen maken Hoewel het digitaal opslaan van leasegegevens het aanbrengen van updates en uitvoeren van query's kan vergemakkelijken, kan het invoeren van de volledige inhoud van een leasecontract ook veel tijd in beslag nemen. In plaats daarvan kunt u leasesamenvattingsrecords voor het samenvatten van leases maken via de handmatige invoer van gegevens, .xml-bestanden voor OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) of offline formulieren.

Leasesamenvattingsrecords Om minder tijd te hoeven besteden aan het invoeren van leasecontracten, kunt u de volledige inhoud daarvan samenvatten in leasesamenvattingsrecords. Het leasesamenvattingsrecord kan net zoveel werkelijke leasegegevens bevatten als u wilt, gebaseerd op de voorkeuren en standaarden van uw organisatie.

Processtroom voor maken van contracten Asset or RE Lease

RE Lease

Lease Abstract

Contract Type?

Contract Creation

RE Owned

Lease

Approved Contract


Owned Property (Fee) Agreements

Figuur 5. Stroomschema voor het maken van de leasesamenvatting

Leasesamenvatting maken Als leasesamenvatter kunt u het volledige leasecontract opgeven en bijvoegen als bestand, of hoofdaspecten van het leasecontract samenvatten. Er zijn verschillende technieken voor het invoeren van gegevens: v U kunt leasesamenvattingsrecords invoeren in uw IBM TRIRIGA-systeem, v Een leverancierssamenvatter (in een ander IBM TRIRIGA-systeem) voert leasesamenvattingsrecords in, en stuurt deze naar u toe via .xml-bestanden voor OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate), v Een leverancierssamenvatter (buiten uw IBM TRIRIGA-systeem) geeft leasesamenvattingsrecords op in het offline formulier, en stuur het formulier per e-mail naar u toe. © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

17

Het leasesamenvattingsrecord dient, bij wederzijdse instemming, als formeel vastgoedleaserecord. Nadat het leasesamenvattingsrecord is geactiveerd, goedgekeurd en voltooid, wordt er automatisch een vastgoedleaseconcept gemaakt dat beschikbaar is voor verdere transacties. Als gevolg daarvan kan het tweede record zorgen voor scheiding van de beveiliging tussen uitbestede en interne resources die een samenvatting maken van leases. Naast het gebruik van deze technieken, kan er ook een leasesamenvattingsrecord worden gemaakt bij de voltooiing van een vastgoedleaseproject. De tabbladen, secties en velden in een leasesamenvattingsrecord hebben hetzelfde gewicht, ongeacht welke methode is gebruikt om de bijbehorende gegevens op te geven. Sla het leasesamenvattingsrecord op nadat u de gegevens hebt opgegeven en voordat u naar het volgende tabblad gaat.

Leasesamenvattingsrecords maken U kunt handmatig leasesamenvattingsrecords maken om de belangrijkste gegevens in leasecontracten samen te vatten. U dient zich aan te melden als Samenvatter vastgoed of Manager vastgoedcontracten. 1. Voeg de leasesamenvatting toe. Rol

Actie

Samenvatter vastgoed

In de portalsectie Leasesamenvattingen voor werk in uitvoering klikt u op de actie Nieuwe samenvatting toevoegen.

Manager vastgoedcontracten

Kies Contracten > Leases. Klik in de sectie Gerelateerde koppelingen - Contractleases op de koppeling Leasesamenvattingen. Klik op de actie Toevoegen.

2. Geef de algemene gegevens op. 3. Maak het concept. 4. Geef de gegevens op voor de leaseclausules, planningen, boekhouding, en overige informatie. 5. Sla het record op.

Standaardwaarden instellen voor de sectie Indexering U kunt de waarden in de sectie Indexeringen van het tabblad Huur instellen als de standaardwaarden voor andere tabbladen waarin deze sectie aanwezig is. 1. Selecteer het tabblad Huur. 2. Voor het veld Type leaseaanpassing selecteert u de optie voor indexering. 3. Geef de waarden op in de sectie Indexeringen. 4. Sla het record op. De waarden in de sectie Indexeringen van het tabblad Huur zijn hiermee ingesteld als de standaardwaarden voor andere tabbladen waarin deze sectie aanwezig is.

Standaardwaarden van de sectie Indexeringen overhevelen Na het instellen van de standaardwaarden in de sectie Indexeringen van het tabblad Huur, kunt u de waarden van deze sectie laten overhevelen naar andere tabbladen.

18


Controleer of de standaardwaarden van de sectie Indexeringen op het tabblad Huur zijn ingesteld. 1. Klik op het tabblad waarop u een clausule maakt. Klik bijvoorbeeld op het tabblad Verzekering. 2. Schakel het vakje Met indexering? in. 3. Geef de resterende clausulegegevens op. 4. Kies de actie Clausule toevoegen. De nieuwe clausule wordt op het tabblad weergegeven in de sectie Clausules. Voor het tabblad Verzekering wordt de nieuwe clausule bijvoorbeeld afgebeeld in de sectie Verzekeringsclausules. De waarden in de sectie Indexeringen van het tabblad Huur worden hierbij overgenomen in dezelfde sectie van de nieuwe clausule.

Leasesamenvattingsrecords maken door het verzenden van offline formulieren In sommige gevallen kunt u leasegegevens het beste verzenden via e-mailbijlagen. Als alternatief voor het rechtstreeks opgeven van leasesamenvattingsrecords, kunt u offline Microsoft Excel-formulieren per e-mail verzenden naar een geconfigureerd inkomend e-mailadres. Als het offline formulier de doeltoepassing bereikt, worden de gegevens opgenomen in een nieuw leasesamenvattingsrecord. U moet het offline formulier met de titel HTML voor samenvatting vastgoedlease en het e-mailadres dat als doeladres geldt opvragen bij de toepassingsbeheerder. Het lease-ID van een leasesamenvattingsrecord moet uniek zijn. Geïmporteerde leasesamenvattingsrecords die hetzelfde lease-ID hebben als een reeds in de database voorkomend leasesamenvattingsrecord worden afgewezen door de doeltoepassing. 1. In Microsoft Excel opent u het offline formulier HTML voor samenvatting vastgoedlease voor een leasesamenvattingsrecord. 2. Geef de leasegegevens op in het offline formulier. 3. Als het offline formulier is ingevuld, controleer dan in uw toepassing of de waarde voor het veld Lease-ID nog niet bestaat. Als de waarde voor het veld Lease-ID al bestaat, wijzig het ID dan. 4. Klik op de actie Offline formulier e-mailen. 5. Controleer of het onderwerp van de e-mail FORMULIER LEASESAMENVATTING is.

Leasesamenvattingsrecords maken door het verzenden van .xml-bestanden voor OSCRE In sommige gevallen kunt u leasegegevens het beste verzenden van uw brontoepassing naar de doeltoepassing. Als alternatief voor het rechtstreeks opgeven van leasesamenvattingsrecords, kunt u .xml-bestanden voor OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) verzenden van de ene naar de andere toepassing. U dient zich aan te melden als Samenvatter vastgoed of Manager vastgoedcontracten. 1. Voeg de leasesamenvatting toe.

Hoofdstuk 4. Leasesamenvattingen maken

19

Rol

Actie

Samenvatter vastgoed

In de portalsectie Leasesamenvattingen voor werk in uitvoering klikt u op de actie Nieuwe samenvatting toevoegen.


Kies Contracten > Leases. Klik in de sectie Gerelateerde koppelingen - Contractleases op de koppeling Leasesamenvattingen. Klik op de actie Toevoegen.

2. Geef de details op. 3. Klik op de actie Extern concept maken. 4. Klik op de actie Samenvatting starten. De status van het record wordt gewijzigd in In uitvoering. 5. Geef eventuele andere gegevens op en klik op de actie Indienen voor review. De status van het record wordt gewijzigd in Review in uitvoering. 6. Nadat de status van het record is gewijzigd in Goedgekeurd, opent u het leasesamenvattingsrecord. 7. Klik op de actie Verzenden. Geef het commentaar, de brontoepassing en de doeltoepassing op. 8. Klik op de actie Indienen. De status van het record wordt gewijzigd in Verzonden.

Leasesamenvattingsrecords exporteren door het verzenden van .xml-bestanden voor OSCRE De .xml-exportfunctie voor de OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) is een alternatief voor het klikken op de actie Verzenden voor een record van een leasesamenvatting. U wilt bijvoorbeeld verschillende records in een keer als batch verzenden, nadat deze zijn ingediend ter beoordeling en zijn goedgekeurd. Meestal worden records van leasesamenvattingen die zijn geëxporteerd via OSCRE rechtstreeks ontvangen op de IBM TRIRIGA-server via het adres voor inkomende mail. U moet zich aanmelden als toepassingsbeheerder. Daarnaast dient u te controleren of het bedrijfsobject van een leasesamenvatting geen veld bevat met een naam waarin een van de volgende speciale tekens voorkomen: ~`!#$%&*()_+-={}|[]\:”;'<>?,./ Als er een speciaal teken aanwezig is, genereert dit proces geen .xml-bestand voor OSCRE. Indien nodig wijzigt u het bedrijfsobject en publiceert u het opnieuw. 1. Kies Tools > Gegevensprogramma's > OSCRE XML-export. 2. Klik op de actie Toevoegen. 3. Geef de details op. 4. Maak het exportrecord. 5. Verwerk het exportrecord.

Leasesamenvattingsrecords importeren door het verzenden van .xml-bestanden voor OSCRE De .xml-functie voor importeren voor de Open Standards Consortium for Real Estate (OSCRE) is een alternatief voor het ontvangen van een leasesamenvattingsrecord via e-mail van een andere server. Een leasesamenvattingsrecord kan bijvoorbeeld als bijlage worden verzonden naar uw

20


e-mailadres, in plaats van naar het adres voor inkomende mail van de IBM TRIRIGA-server. U kunt het gekoppelde .xml-bestand later uploaden naar de server. U moet zich aanmelden als toepassingsbeheerder. 1. Selecteer Tools > Gegevensprogramma's > OSCRE XML-import. 2. Klik op de actie Toevoegen. 3. Geef de details op. 4. Maak het importrecord. 5. Verwerk het importrecord. Na het verwerken van het importrecord, ziet u een van de volgende statuswaarden voor het record: Status

Beschrijving

Wacht op DC-proces

Geeft aan dat de ETL-verwerking (extraheren, transformeren en laden) is geslaagd. Ook wordt hiermee aangegeven dat het .xml-bestand nog moeten worden verwerkt door de functie IBM TRIRIGA DataConnect (DC).

DC-proces voltooid

Geeft aan dat de DataConnect (DC)-verwerking is geslaagd en dat het .xml-bestand is geïmporteerd.

Extraheren, transformeren en laden mislukt

Geeft aan dat de ETL-verwerking is mislukt. Raadpleeg het serverlogboek voor meer informatie.

Hoofdstuk 4. Leasesamenvattingen maken

21

22


Hoofdstuk 5. Leases maken Als u updates en query's efficiënter wilt maken, kunt u leasegegevens digitaal opslaan door het maken van leaserecords. U kunt vastgoedleaserecords maken door middel van handmatige gegevensinvoer, of door het goedkeuren en invullen van leasesamenvattingsrecords. U kunt activumleaserecords maken door middel van handmatige invoer.

Overzicht van het maken van leases Tijdens het invoeren en opslaan van leaserecords, worden de records gepresenteerd als leaseformulieren en worden deze formulieren verdeeld over verschillende tabbladen. Tot deze formulieren behoren de formulieren Vastgoedlease en Activumlease. Tot de formuliertabbladen behoren de tabbladen Clausules, opties en voorwaarden en Boekhouding.

Records voor vastgoedleases Voor het digitaal opslaan van leasegegevens, kunt u de inhoud ervan opnemen in leaserecords. Het record voor een vastgoedlease kan net zoveel werkelijke leasegegevens bevatten als u wilt, gebaseerd op de voorkeuren en standaarden van uw organisatie.


RE Lease

Lease Abstract

Contract Type?

Contract Creation

RE Owned

Lease

Approved Contract



Figuur 6. Stroomschema voor het maken van de vastgoedlease

Vastgoedlease maken Als beheerder van vastgoedcontracten kunt u het gehele leasecontract opgeven en dit bijvoegen als een bestand of de hoofdaspecten ervan samenvatten. U kunt records voor vastgoedleases invoeren in uw IBM TRIRIGA-toepassing, of een al aanwezig record voor een leasesamenvatting goedkeuren en voltooien. © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

23

Het leasesamenvattingsrecord dient, bij wederzijdse instemming, als formeel vastgoedleaserecord. Nadat het leasesamenvattingsrecord is geactiveerd, goedgekeurd en voltooid, wordt er automatisch een vastgoedleaseconcept gemaakt dat beschikbaar is voor verdere transacties. Als gevolg daarvan kan het tweede record zorgen voor scheiding van de beveiliging tussen uitbestede en interne resources die een samenvatting maken van leases. De tabbladen, secties en velden in een record voor een vastgoedlease hebben hetzelfde gewicht, ongeacht de methode die is gebruikt om de bijbehorende gegevens op te geven. Sla het record voor een vastgoedlease op nadat u de gegevens hebt opgegeven en voordat u naar het volgende tabblad gaat.

Activumleaserecords Voor het digitaal opslaan van leasegegevens, kunt u de inhoud ervan opnemen in leaserecords. Het leaserecord voor een activum kan net zoveel werkelijke leasegegevens bevatten als u wilt, gebaseerd op de voorkeuren en standaarden van uw organisatie.


RE Lease

Contract Creation

Lease Abstract

Contract Type?

RE Owned

Lease

Approved Contract



Figuur 7. Stroomschema voor het maken van de activumlease

Activumlease maken Als beheerder van leasecontracten voor activa kunt u het volledige leasecontract opgeven en bijvoegen als bestand, of hoofdaspecten van het leasecontract samenvatten. U kunt leaserecords voor activa invoeren in uw IBM TRIRIGA-toepassing. Sla het leaserecord voor een activum op nadat u de gegevens hebt opgegeven en voordat u naar het volgende tabblad gaat.

Concepten van tabblad Boekhouding Gebruik dit tabblad van het leaseformulier voor het opgeven van FASB (Financial Accounting Standards Board)- en IASB (International Accounting Standards

24


Board)-informatie. Deze informatie omvat de boekhoudgegevens, het leentarief, de groei-aannames, de aannames voor de huurcomponent en de optie voor de waarschijnlijke termijn. Daarnaast kunt u op dit tabblad de FASB-behandeling van "Kapitaal" of "Operationeel" berekenen voor de lease. Dit tabblad van het formulier wordt alleen afgebeeld als u toegang hebt met de rol Manager leaseboekhouding en beschikt over de licentie Real Estate Manager.

Waarschijnlijke termijnen De waarschijnlijke termijn is een belangrijk concept binnen de standaarden voor leaseboekhouding van de FASB (Financial Accounting Standards Board) en IASB (International Accounting Standards Board). Volgens deze standaarden moeten betalingen worden afgeschreven voor de gehele waarschijnlijke looptijd van een lease. Deze amortisatie voor de waarschijnlijke termijn zorgt voor een nauwkeuriger berekende financiële impactanalyse voor de leases in de portfolio van een bedrijf. De waarschijnlijke termijn van de lease is een berekende looptijd vanaf de begindatum tot aan de einddatum van de waarschijnlijke termijn voor de lease. De berekening verloopt als volgt: v (Einddatum – begindatum) = waarschijnlijke termijn (duur) v De begindatum wordt vertegenwoordigd door het veld Aanvangsdatum. v De einddatum wordt vertegenwoordigd door het veld Einddatum waarschijnlijke termijn.

Waarschijnlijke opties Op basis van contractuele of niet-contractuele zakelijke redenen of onverwachte economische omstandigheden wordt u misschien gevraagd om de verwachte looptijd van de lease te wijzigen. Als dat gebeurt, kunt u de actie Aannames review kiezen, voor het identificeren van de “waarschijnlijk optie” of de leaseoptie die het meest waarschijnlijk wordt uitgevoerd. De aangegeven optie bepaalt de nieuwe einddatum voor de waarschijnlijke termijn. De lijst van opties wordt automatisch gefilterd zodat alleen actieve selecties en alleen geldige optietypen worden gebruikt voor het vaststellen van de waarschijnlijke termijn: verlenging, beëindiging of aankoop. Wanneer u de uit te voeren “waarschijnlijk optie” selecteert, stelt de toepassing een nieuwe Einddatum waarschijnlijke termijn in, op basis van de volgende logica: v Als u de aankoopoptie selecteert, verlengt de toepassing de amortisatie tot aan het Einde economische levensduur als de Einddatum waarschijnlijke termijn. v Als u de verlengingsoptie selecteert, verlengt de toepassing de amortisatie voor de Vervaldatum verlenging tot de Einddatum waarschijnlijke termijn. v Als u de beëindigingsoptie selecteert, verlengt de toepassing de amortisatie voor de uitvoeringsdatum van de waarschijnlijke beëindiging tot de Einddatum waarschijnlijke termijn. v Als geen van de opties naar verwachting worden uitgevoerd, gebruikt de toepassing de Vervaldatum van de basislease als de Einddatum waarschijnlijke termijn.

Aannames Aannamenmodellen worden gebruikt voor berekeningen van het amortisatieschema voor de prognose voor dit toekomstige “beste schatting” van de

Hoofdstuk 5. Leases maken

25

betalingsverplichtingen voor de waarschijnlijke looptijd van de lease. Bedrijven kunnen aannamenmodellen gebruiken voor het vaststellen van de gevolgen die leases hebben voor de balans. De boekhoudkundige standaarden voor leases van de FASB (Financial Accounting Standards Board) en de IASB (International Accounting Standards Board) geven definities aan voor specifieke velden en processen voor aannames. Alle wijzigingen voor elk type aanname moeten bijvoorbeeld worden vastgelegd in een logboek- of historierecord. Als een financiële audit plaatsvindt, kunnen dergelijke logs worden verschaft. Dit record wordt het Auditlog aannames genoemd. Aannames kunnen worden onderverdeeld in verschillende hoofdcategorieën, die allemaal van invloed zijn op amortisatieschema's en het genereren van financiële regelitems.

Incrementeel leentarief Het leentarief of kortingspercentage wordt gebruikt voor het vaststellen van de korting voor toekomstige geschatte leasebetalingen. Dit kortingspercentage wordt met de netto contante waarde in combinatie met de lineaire huur per jaar gebruikt voor het verkrijgen van de huidige waarde van de huur.

Aannames percentage groei De aannames voor het percentage groei werken met regels om vast te stellen of een aanname van toepassing is voor de lease. Wanneer een groei-aanname, die gebaseerd is op een index of markthuurwaarde, niet van toepassing is, wordt het bijbehorende veld niet afgebeeld op het formulier. Voor de aanname voor de indexgroei kunt u gebruikmaken van een willekeurige kosten- of prijsindex, waaronder de volgende voorbeelden: v De prijsindex van verbruiksgoederen (CPI) meet de gemiddelde wijziging in de loop der tijd van de prijzen die door consumenten worden betaald voor een markt van consumptiegoederen en services. v De constructiekostenindex (CCI) is een indicator die de trend aangeeft van de kosten die de contractant maakt voor het constructieproces. v De producentenprijsindex (PPI) meet de gemiddelde wijziging in de loop der tijd van de verkoopprijzen die worden ontvangen door producenten. De in de PPI opgenomen prijzen zijn afkomstig van de eerste transactie voor veel producten en sommige services.

Aannames huurcomponent De aannames voor de huurcomponent hebben betrekking op bruto leases waarin leasecomponenten en servicecomponenten samen de huurbetalingen bepalen. De FASB-IASB vereist echter een kostenuitsplitsing van deze betalingscomponenten. Deze uitsplitsing stelt de leasenemer in staat om servicecomponenten uit te sluiten van het amortisatieschema (in fiscale regelitems) en van financiële rapporten of aansprakelijkheidsrapporten. Voor bruto leases betaalt de huurder doorgaans een enkel bedrag waarin zowel de huur- als exploitatiekosten zijn opgenomen. De huurder hoeft echter alleen het huurgedeelte van het bedrag af te lossen, op basis van de procentuele uitsplitsing die wordt geleverd door de verhuurder. Het gedeelte van de betalingen voor services wordt uitgesloten van de financiële berekeningen voor de huur.

26


Deze aannames zijn van toepassing als de selectie van de Leasecategorie de term "bruto" bevat, bijvoorbeeld Volledige service bruto of Aangepast bruto. Als het niet een bruto lease betreft, wordt de sectie Aannames huurcomponent niet afgebeeld op het formulier.

Amortisatie Amortisatie is het proces van het afbetalen van een schuld, via regelmatige geplande betalingen. Leasebetalingen worden afgeschreven voor de waarschijnlijke looptijd van de lease, met behulp van de lineaire methode. De FASB (Financial Accounting Standards Board) en IASB (International Accounting Standards Board) vereisen dat de leasenemer de huidige waarde vaststelt van de geschatte waarschijnlijke leasebetalingen. Er zijn veel methoden in gebruik voor het afwaarderen van activa of leases. In het algemeen maken bedrijven om boekhoudkundige of financiële redenen gebruik van de lineaire methode. De FASB-IASB vereist dat huurkosten worden vastgesteld op een lineaire basis. Dit betekent dat voor elke maand hetzelfde bedrag aan kosten moet worden berekend, ongeacht de feitelijke huurbetaling gedurende de maand. Op het tabblad Boekhouding kunt u de afschrijving opgeven voor de kortere periode van de perioden voor de looptijd van de lease of de economische levensduur van het geleaste eigendom. Deze afschrijvingen kunnen in de winst- en verliesrekening worden opgenomen als afschrijvingskosten. Dit tabblad kunt u ook gebruiken voor het afschrijven van de verplichting tot betaling van huuraansprakelijkheid met de methode voor schuldaflossing, en deze aflossing in de winst- en verliesrekening opnemen als rentekosten. Wanneer de leaseaccountant een aanname indient voor een enkele lease of voor meerdere leases (bulkverwerking) doet de toepassing twee dingen: v Het veld Herberekening van amortisatie is nodig wordt ingesteld op Waar. v Een achtergrondproces wordt gestart voor het genereren of opnieuw berekenen van het amortisatieschema voor elke lease. Een amortisatie kan op twee andere manieren worden gestart in de toepassing. v Klik op de actie Activeren voor een vastgoedlease of activumlease, om een amortisatieschema te genereren. v Klik op de actie Aannames review voor het evalueren van de waarschijnlijke termijn en aannames voor een vastgoed- of activumlease, en voor het genereren van een amortisatieschema. De lease kan de status Concept, Revisie in uitvoering, of Actief hebben.

Fiscale regelitems Fiscale regelitems (FLI's) volgen de waarden van de amortisatieschema's voor elke fiscale periode. Deze FLI's worden gemaakt of opnieuw berekend afhankelijk van uw waarden voor directe kosten, eenmalige betalingen, gedeeltelijke betalingen, optietypen of andere waarden. De toepassing past de volgende bedrijfsregels toe voor het maken of opnieuw berekenen van fiscale regelitems: v Als een lease een waarde heeft voor Eerste directe kosten, op het tabblad Boekhouding, wordt deze waarde opgenomen in de FLI voor de eerste fiscale periode. v Elke eenmalige betaling binnen de waarschijnlijke termijn worden gelijkmatig verdeeld over alle fiscale perioden van de waarschijnlijke termijn. Hoofdstuk 5. Leases maken

27

v Alle gedeeltelijke eerste en gedeeltelijke laatste betalingen worden opgenomen in de fiscale periode waartoe ze behoren. De toepassing zoekt de Verwachte datum in de fiscale periode. v Als de Leasecategorie de term "bruto" bevat, worden de lease- en servicecomponenten gescheiden op basis van hun waarden in de sectie Aannames huurcomponent. v Als een waarschijnlijke termijn een waarschijnlijke optie bevat met een Optietype van aankoop of beëindiging, wordt de FLI bijgewerkt met behulp van de volgende logica. – Als de aankoopoptie is geselecteerd, wordt de aankoopprijs gelijkmatig verdeeld over de looptijd van de lease. De prijs wordt weergegeven onder de sectie Andere huurverplichtingen voor de fiscale regel (FLI). – Als de beëindigingsoptie is geselecteerd, wordt de som van de geraamde betaling en de boete gelijkmatig verdeeld over de levensduur van de lease. Dit totaal wordt weergegeven onder de sectie Andere huurverplichtingen voor de fiscale regel (FLI). v Ten slotte worden voor crediteurenleases, de debiteurenbetalingen afgetrokken van de crediteurenbetalingen. Voor debiteurenleases worden de crediteurenbetalingen afgetrokken van de debiteurenbetalingen. Intussen worden voor het fiscale regelitem de waarden voor aansprakelijkheid, activum en eigen vermogen altijd verlaagd tot nul.

Lineaire berekeningen De waarden voor de rentekosten van meerdere fiscale regelitems (FLI's) worden bij elkaar opgeteld voor het verkrijgen van de totale huurkosten op het tabblad Boekhouding. Deze totale waarde wordt gebruikt voor het berekenen van de lineaire huur per jaar. Toekomstige geschatte leasebetalingen worden verminderd met het incrementele leentarief voor de leasenemer. Dit kortingspercentage wordt toegepast op de huidige nettowaarde (NCW), samen met de lineaire huur per jaar, voor het berekenen van de huidige waarde van de huur. Voor de huidige GAAP-standaard (Generally Accepted Accounting Principles) van de FASB worden alle leasestimuleringen voor huurdersverbetering onafhankelijk behandeld van de verhuurkosten. Leasestimuleringen worden opgevat als reducties van de huurkosten door de leasenemer met een rechte lijn over de looptijd van de lease.

Proces van leasesamenvatting naar vastgoedlease Wanneer met een afgeronde leasesamenvatting een vastgoedlease wordt gegenereerd, is de FASB (Financial Accounting Standards Board)- of IASB (International Accounting Standards Board)-informatie mogelijk niet aanwezig. Deze informatie is optioneel en mogelijk niet beschikbaar voor de leasesamenvatter of leasebeheerder aan het begin van het proces. In deze gevallen levert de toepassing de vereiste standaardinformatie. De volgende bedrijfsregels zijn van toepassing voor de optie voor de waarschijnlijke termijn: v Als voor de leasesamenvatting een optie voor de waarschijnlijke termijn is geselecteerd, vult de toepassing het veld Einddatum waarschijnlijke termijn in op basis van die selectie. v Als er geen optie voor de waarschijnlijke termijn is geselecteerd voor de leasesamenvatting, haalt de toepassing de waarde voor Vervaldatum lease op, om deze in te vullen in het veld Einddatum waarschijnlijke termijn.

28


De volgende bedrijfsregels zijn van toepassing voor de gegevens van de aannamenreview en het eerste auditlog voor aannames dat wordt gegenereerd bij het maken van de vastgoedlease: v Als de leasesamenvatting gegevens heeft in een aannamenveld, koppelt de toepassing deze gegevens aan de lease. – De toepassing maakt op basis van deze gegevens ook een eerste auditlog voor aannames, waarbij het veld Type review wordt ingesteld op "Overige". – Intussen wordt het veld Commentaar review ingesteld op "Logboekrecord van de aannameaudit is automatisch gemaakt met behulp van de gegevens die zijn opgegeven voor de leasesamenvatting". v Als de leasesamenvatting geen gegevens heeft in de aannamenvelden, wijst de toepassing de gegevens van de toepassingsinstellingen toe aan de lease. – De toepassing maakt op basis van deze gegevens ook een eerste auditlog voor aannames, waarbij het veld Type review wordt ingesteld op "Overige". – Intussen wordt het veld Commentaar review ingesteld op "Auditlog voor aannames is automatisch gemaakt op basis van toepassingsinstellingen, aangezien er geen aannamegegevens beschikbaar zijn in de leasesamenvatting". – U krijgt toegang tot de toepassingsinstellingen door Tools > Systeemconfiguratie > Algemeen > Toepassingsinstellingen te selecteren en vervolgens het tabblad Instellingen leaseboekhouding te openen.

Vastgoedleaserecords maken Als u leasegegevens wilt opnemen in leaserecords, kunt u handmatig leaserecords voor vastgoed maken. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. 1. Kies Contracten > Leases. 2. Kies Vastgoedcontracten > Leases in de portalsectie Gerelateerde koppelingen – Contractleases. 3. Klik op de actie Toevoegen. 4. Geef de details op. 5. Klik op het tabbad Contactgegevens. 6. Klik op de rol Contractbeheerder. 7. In de sectie Contactpersoon klikt u op de actie Zoeken, selecteert u een naam, klikt u op OK en slaat u de rol op. 8. Maak het concept.

Leaserecords voor activa maken Als u leasegegevens wilt opnemen in leaserecords, kunt u handmatig leaserecords voor activa maken. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. De rol Manager vastgoedcontracten kan leaserecords maken voor zowel activa als vastgoed. 1. Kies Contracten > Leases. 2. In de portalsectie Gerelateerde koppelingen - Contractleases selecteert u Activumleases > Activumleases. 3. Klik op de actie Toevoegen. 4. Geef de details op. Hoofdstuk 5. Leases maken

29

5. Klik op het tabbad Contactgegevens. 6. Klik op de rol Contractbeheerder. 7. In de sectie Contactpersoon klikt u op de actie Zoeken, selecteert u een naam, klikt u op OK en slaat u de rol op. 8. Maak het concept.

30


Hoofdstuk 6. Overeenkomsten maken voor vastgoed in eigendom Als u updates en query's efficiënter wilt maken, kunt u gegevens van eigendomsovereenkomsten digitaal opslaan door records voor eigendomsovereenkomsten te maken. U kunt overeenkomstrecords voor vastgoed in eigendom maken door handmatig gegevens in te voeren.

Overeenkomstrecords voor vastgoed in eigendom Voor het digitaal opslaan van overeenkomstgegevens voor vastgoed, kunt u de inhoud ervan opnemen in overeenkomstrecords voor vastgoed. Het overeenkomstrecord voor vastgoed in eigendom kan net zoveel werkelijke overeenkomstgegevens bevatten als u wilt, gebaseerd op de voorkeuren en standaarden van uw organisatie.


RE Lease

Contract Type?

Contract Creation

RE Owned

Lease Abstract

Lease

Approved Contract



Figuur 8. Stroomschema voor het maken van de overeenkomst voor vastgoed in eigendom

Maken van overeenkomst voor vastgoed in eigendom Als beheerder van vastgoedcontracten kunt u de volledige overeenkomst voor vastgoed in eigendom opgeven en bijvoegen als een bestand, of hoofdaspecten van het leasecontract samenvatten. U kunt overeenkomstrecords voor vastgoed in eigendom invoeren in uw IBM TRIRIGA-toepassing. Sla het overeenkomstrecord voor vastgoed in eigendom op, nadat u de gegevens hebt opgegeven en voordat u naar het volgende tabblad gaat.


31

Maken van overeenkomstrecords voor vastgoed in eigendom Voor het invoeren van gegevens van eigendomsovereenkomsten kunt u handmatig overeenkomstrecords maken voor vastgoed in eigendom. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. 1. Kies Projecten > Vastgoed. 2. In de portalsectie Gerelateerde koppelingen - Vastgoed selecteert u Contracten > Overeenkomsten OG in eigendom (kosten). 3. Klik op de actie Toevoegen. 4. Geef de details op. 5. Klik op het tabbad Contactgegevens. 6. Klik op de rol Contractbeheerder. 7. In de sectie Contactpersoon klikt u op de actie Zoeken, selecteert u een naam, klikt u op OK en slaat u de rol op. 8. Maak het concept.

32


Hoofdstuk 7. Contracten onderhouden Voor het onderhouden van de nauwkeurigheid en efficiëntie van uw contracten, kunt u berichten verzenden en ontvangen over naderende datums, en elk contract reviseren via voorgestelde wijzigingen.

Overzicht van contractonderhoud Het algehele contractproces bestaat uit beheerfasen voor het maken van contracten, voor contractonderhoud en voor betalingen. De fase voor contractonderhoud bestaat uit het verzenden en ontvangen van berichten over naderende datums en het reviseren van elk contract via voorgestelde wijzigingsaanvragen en aanpassingen. Met deze berichten en wijzigingsaanvragen, kunt u de nauwkeurigheid en efficiëntie van uw contracten waarborgen.

Onderhoud van contracten Om de nauwkeurigheid van uw contracten te handhaven, kunt u elk contract reviseren via voorgestelde wijzigingsaanvragen en aanpassingen.

Processtroom voor contractonderhoud

Notifications


Data Change Request

Lease Assumption Change Request

Adjust Contract

Figuur 9. Stroomschema voor het aanvragen van gegevenswijzigingen


33

Notifications


Data Change Request


Adjust Contract

Figuur 10. Stroomschema voor het aanvragen van wijzigingen voor leaseaannames

Onderhoud vastgoedcontracten In de toepassing bestaat het onderhoud voor vastgoedcontracten uit de volgende elementen: v Contractberichten die kunnen worden verzonden naar een willekeurig aantal gedefinieerde rollen. v Aanvragen voor wijzigingen van vastgoedgegevens die worden verzonden naar de rol Contractbeheerder. v Aanvragen voor wijzigingen van leaseaannames voor vastgoed, die worden verzonden naar de rol Leaseaccountant. v Aanpassingen voor het vastgoedcontract die nodig kunnen zijn na deze acties.

Contractonderhoud voor activumleases In de toepassing bestaat het onderhoud voor activumleases uit de volgende elementen: v Contractberichten die kunnen worden verzonden naar een willekeurig aantal gedefinieerde rollen. v Aanvragen voor wijzigingen van activumlease-gegevens die worden verzonden naar de rol Contractbeheerder. v Aanvragen voor wijzigingen van leaseaannames voor activumleases, die worden verzonden naar de rol Leaseaccountant. v Aanpassingen voor leasecontracten voor activa die nodig kunnen zijn na deze acties.

Contractberichten Voor het efficiënt bijwerken of aanpassen van uw contracten, kunt u berichten over naderende datums verzenden en ontvangen.

34


Processtroom voor contractonderhoud

Notifications


Data Change Request


Adjust Contract

Figuur 11. Stroomschema voor het verzenden van contractberichten

Contractberichten maken In de toepassing bestaat het maken van contractberichten uit de volgende elementen: v Gebruik het formulier Contractbericht om op te geven wanneer, en aan wie, berichten moeten worden verzonden over de lease of overeenkomst. U opent dit formulier vanuit de sectie Leaseberichten voor uw lease, of vanuit de sectie Contractberichten voor uw overeenkomst v Voor leases geldt dat, bij het activeren van een lease, de berichten over de vervaldatum van de lease, juridische kennisgevingen, optiedatums en optieherinneringen automatisch worden gepland en gegenereerd. v Voor leases en overeenkomsten kunt u handmatig andere berichten maken.

Contractberichten ontvangen In de toepassing bestaat het ontvangen van contractberichten uit de volgende elementen: v U ontvangt de berichten op uw homepage. v Elk bericht vraagt om een actie en zorgt vaak voor een escalatie als u niet reageert binnen de toegewezen tijd. v Na voltooiing van de activiteit die wordt aangegeven in het bericht, is mogelijk een aanpassing nodig voor het contract.

Wijzigingen voor vastgoedgegevens aanvragen U kunt een aanvraag voor een gegevenswijziging maken en indienen voor een vastgoedlease of -overeenkomst. Nadat de aanvraag is goedgekeurd, wordt de wijzigingsaanvraag voor review verzonden naar de contractbeheerder van de geselecteerde vastgoedlease of -overeenkomst. Na deze controle kan een revisie of aanpassing van de lease of overeenkomst nodig blijken. U dient zich aan te melden met de rol Request Central of als manager van vastgoedcontracten. 1. Open de wijzigingsaanvraag. Hoofdstuk 7. Contracten onderhouden

35

Rol

Actie

Request Central-rol

In de portalsectie Request Central, selecteert u Contract > Wijzigingsaanvraag vastgoedcontract.


Selecteer Aanvragen > Mijn aanvragen. In de portalsectie Request Central, selecteert u Contract > Wijzigingsaanvraag vastgoedcontract.

2. Geef de details op. 3. In de sectie Algemeen selecteert u of de aanvraag is bedoeld voor u of voor iemand anders. 4. In de sectie Vastgoedcontract klikt u op de actie Zoeken, selecteert u een lease, en klikt u op OK. 5. Maak het concept. 6. Verzend de aanvraag.

Contractwijzigingen aanvragen voor activumlease U kunt een aanvraag maken en indienen voor een contractwijziging voor een activumlease. Nadat de aanvraag is goedgekeurd, wordt de wijzigingsaanvraag verzonden naar de contractbeheerder van de geselecteerde activumlease voor de review. Na deze controle kan een revisie van de lease nodig blijken. U dient zich aan te melden met de rol Request Central of als manager van vastgoedcontracten. 1. Open de wijzigingsaanvraag. Rol

Actie

Request Central-rol

In de portalsectie Request Central, selecteert u Contract > Contractwijziging.


Selecteer Aanvragen > Mijn aanvragen. In de portalsectie Request Central, selecteert u Contract > Contractwijziging.

2. Geef de details op. 3. In de sectie Algemeen selecteert u of de aanvraag is bedoeld voor u of voor iemand anders. 4. In de sectie Contract klikt u op de actie Zoeken, selecteert u een lease, en klikt u op OK. 5. Maak het concept. 6. Verzend de aanvraag.

Wijzigingen aanvragen voor leaseaannames U kunt een aanvraag voor een wijziging van leaseaannames maken en indienen voor een vastgoed- of activumlease. Na goedkeuring wordt de wijzigingsaanvraag voor review verzonden naar de leaseaccountant of leasebeheerder van de geselecteerde lease. Na deze controle kan een revisie of aanpassing van de lease nodig blijken. U dient zich aan te melden met de rol Request Central of als manager van vastgoedcontracten. 1. Open de wijzigingsaanvraag.

36


Rol

Actie

Request Central-rol

In de portalsectie Request Central, kiest u Contract > Wijzigingsaanvraag leaseaanname.


Selecteer Aanvragen > Mijn aanvragen. In de portalsectie Request Central, kiest u Contract > Wijzigingsaanvraag leaseaanname.

2. Geef de details op. 3. In de sectie Algemeen selecteert u of de aanvraag is bedoeld voor u of voor iemand anders. 4. In de sectie Bij te werken lease(s) aangeven klikt u op de actie Zoeken, selecteert u een lease, en klikt u op OK. 5. Maak het concept. 6. Verzend de aanvraag.

Hoofdstuk 7. Contracten onderhouden

37

38


Hoofdstuk 8. Betalingen beheren Voor het beheer van de diverse vormen van betaling gedurende de levensduur van uw contracten, kunt u geplande betalingen, eenmalige betalingen, pass-through-betalingen en betalingsaanpassingen instellen. Verder kunt u facturen maken voor crediteuren en debiteuren.

Facturen beheren Voor het specificeren van de betalingen die een huurder of leasenemer verschuldigd is aan de verhuurder of leasegever, kunt u facturen maken voor vastgoedcontracten of activumleases. U kunt deze facturen ook maken voor crediteuren of debiteuren.

Vastgoedfacturen maken Als u factureringsgegevens wilt opnemen in factuurrecords, kunt u handmatig records voor vastgoedfacturen maken. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. 1. Selecteer Contracten > Te betalen posten > Facturen > Vastgoed. 2. Klik op de actie Toevoegen. 3. Geef de details op. 4. Maak het concept.

Activumfacturen maken Voor het opnemen van factureringsgegevens in factuurrecords, kunt u handmatig factuurrecords voor activa maken. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. Met de rol voor vastgoedcontractbeheer kunnen records worden gemaakt voor zowel activumfacturen als vastgoedfacturen. 1. Selecteer Contracten > Te betalen posten > Facturen > Activum. 2. Klik op de actie Toevoegen. 3. Geef de details op. 4. Maak het concept.

Te betalen posten beheren Als u de huurder of leasenemer bent, kunt u de verplichtingen beheren die u verschuldigd bent (of dient te betalen) aan de verhuurder of leasegever. U kunt betalingen verwerken, uitgaven afstemmen en aanpassingen berekenen. Deze crediteurenposten worden ook wel "te betalen posten" genoemd.

Betalingen verwerken Voor het verwerken van betalingen kunt u handmatig records voor het verwerken van betalingen maken en indienen. Nadat het ingediende record is goedgekeurd, wordt elk geselecteerd betalingsregelitem gemarkeerd als betaald. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

39

De toepassing accepteert de volledige betaling, niet een gedeeltelijke betaling, voor een betalingsregel. Gedeeltelijke waarden kunnen onverwachte resultaten tot gevolg hebben. 1. Selecteer Contracten > Te betalen posten > Betalingen > Betalingen verwerken. 2. Klik op de actie Toevoegen. 3. Geef de details op. 4. Maak het concept. 5. Geef het record uit.

Betalingen vrijgeven Voor het vrijgeven of uitbetalen van betalingen, kunt u handmatig records voor het vrijgeven van betalingen maken en indienen. Nadat de vrijgegeven betaling is goedgekeurd, wordt het record voor de betalingsvrijgave gemarkeerd als uitgegeven. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. 1. Selecteer Contracten > Te betalen posten > Betalingen > Vrijgeven. 2. 3. 4. 5. 6.

Klik op de actie Toevoegen. Geef de details op. Geef op het tabblad Facturen uw facturen op. Maak het concept. Geef het record uit.

Betalingen ongeldig maken Voor het ongeldig maken van betalingen kunt u handmatig records voor het ongeldig maken van betalingen maken en indienen. Nadat de ongeldig gemaakte betaling is goedgekeurd, wordt elke geselecteerde betalingsregel gemarkeerd als ongeldig. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. 1. Selecteer Contracten > Te betalen posten > Betalingen > Ongeldig. 2. Klik op de actie Toevoegen. 3. Geef de details op. 4. Maak het concept. 5. Maak de betaling ongeldig.

Betalingen stoppen Voor het stoppen van betalingen kunt u handmatig records voor het stoppen van betalingen maken en indienen. Nadat de gestopte betaling is goedgekeurd, wordt elke geselecteerde betalingsregel gemarkeerd als gestopt. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. 1. Selecteer Contracten > Te betalen posten > Betalingen > Stoppen. 2. 3. 4. 5.

40

Klik op de actie Toevoegen. Geef de details op. Maak het concept. Stop de betaling.


Exploitatiekosten afstemmen Voor het afstemmen van OPEX-kosten (exploitatiekosten) of CAM-kosten (kosten onderhoud gemeenschappelijke ruimten) kunt u records voor betalingsafstemming openen en indienen. Nadat het ingediende record is goedgekeurd, maakt de toepassing een eenmalige betaling voor het verschuldigde of te ontvangen bedrag. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. Als een lease een clausule bevat waarvoor het vakje Betalingsaudit mogelijk? is ingeschakeld, wordt de sectie Auditgegevens weergegeven voor de clausule. Wanneer de lease wordt geactiveerd, verzendt de toepassing de geplande berichten voor betalingsafstemming naar de contractbeheerder. De planning voor berichten is gebaseerd op het patroon van de Afstemmingsfrequentie en de datum voor Begin afstemming. Na het indienen van de afstemming kunt u de betalingsregelitems (PLI's) controleren die worden gemaakt op basis van de afstemming. Ga terug naar de lease. Op het tabblad Betalingen gaat u naar de sectie Betalingen en selecteert u het bijbehorende rapport Betalingen - Verwacht (debiteuren). Deze sectie bevat de betalingsregels van de afstemming en andere debiteurenitems. 1. Selecteer Contracten > Te betalen posten > Vastgoedtransacties > Mijn OPEX/CAM-afstemming. 2. Open een record. 3. Geef de details op. 4. Geef het record uit. U vindt de uitgegeven record door het selecteren van Contracten > Te betalen posten > Vastgoedtransacties > Alle geplande OPEX/CAM-afstemmingen.

Indexeringen berekenen Voor het berekenen van aanpassingen op basis van uw huidige kostenindex, zoals de consumentenprijsindex (CPI), kunt u records voor indexeringen openen en indienen. Nadat het uitgegeven record is goedgekeurd, maakt de toepassing een betalingsaanpassing voor de betrokken betalingsregelitems. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. Als een lease een clausule bevat waarvoor het vakje Met indexering? is ingeschakeld, wordt de sectie Indexeringen weergegeven voor de clausule. Wanneer de lease wordt geactiveerd, verzendt de toepassing de geplande berichten voor indexeringen verzonden naar de contractbeheerder. De planning voor berichten is gebaseerd op het patroon van de Aanpassingsfrequentie en de waarde voor de Eerste aanpassingsdatum. 1. Selecteer Contracten > Te betalen posten > Vastgoedtransacties > Mijn indexeringen. 2. Open een record. 3. Geef de details op. 4. Geef het record uit. U vindt de uitgegeven record door het selecteren van Contracten > Te betalen posten > Vastgoedtransacties > Alle geplande indexeringen.

Hoofdstuk 8. Betalingen beheren

41

Rapporten over huurpercentage berekenen Voor het evalueren of opnieuw berekenen van rapporten die zijn gebaseerd op uw percentage huur, kunt u rapportrecords over huurpercentages openen en indienen. Nadat het uitgegeven record is goedgekeurd, maakt de toepassing een eenmalige betaling voor het bedrag dat is verschuldigd aan de verhuurder of leasegever. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. Als een lease een clausule bevat met een Clausuletype van percentage huur, worden voor de clausule diverse secties voor percentage huur weergegeven. Wanneer de lease wordt geactiveerd, genereert de toepassing rapportrecords voor het percentage huur. De rapportageplanning is gebaseerd op het patroon van de Rapportagefrequentie en de waarde voor Begindatum eerste rapportperiode. 1. Selecteer Contracten > Te betalen posten > Vastgoedtransacties > Mijn verkooprapporten. 2. Open een record. 3. Geef de details op. 4. Geef het record uit. U vindt de uitgegeven record door het selecteren van Contracten > Te betalen posten > Vastgoedtransacties > Alle geplande verkooprapporten.

Te ontvangen posten beheren Als u de verhuurder of leasegever bent, kunt u de verplichtingen die aan u verschuldigd zijn (of die u moet ontvangen) door een huurder of leasenemer beheren. U kunt leasefacturen en leaseontvangsten verwerken. Deze debiteurenposten worden ook wel "te ontvangen posten" genoemd.

Leasefacturen verwerken Voor het genereren en verwerken van leasefacturen voor debiteurenbetalingen van leases, kunt u handmatig records voor de verwerking van de facturen maken en indienen. Nadat het verwerkingsrecord is goedgekeurd, maakt de toepasing een concept-leasefactuur voor elke geselecteerd AR-lease. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. 1. 2. 3. 4. 5.

Selecteer Contracten > Te ontvangen posten > Leasefacturen genereren. Klik op de actie Toevoegen. Geef de details op. Maak het concept. Verwerk het record.

Leaseontvangsten verwerken Voor het genereren en verwerken van leaseontvangsten voor de debiteurenbetalingen van huurders of leasenemers, kunt u handmatig records voor het verwerken van ontvangsten maken en indienen. Nadat het verwerkingsrecord is goedgekeurd, wordt elk geselecteerd betalingsregelitem gemarkeerd als betaald. Telkens wanneer een ander verwerkingsrecord wordt uitgegeven voor hetzelfde contract, berekent de toepassing opnieuw het het actuele totaal van elke over- of onderbetaling. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten.

42


Als het werkelijke bedrag kleiner is dan het verwachte bedrag, verwerkt de toepassing het oorspronkelijke betalingsregelitem en wordt een tweede betalingsregelitem gemaakt. Het nieuwe betalingsregelitem bevat dezelfde vervaldatum en andere gegevens als in het oorspronkelijke betalingsregelitem. Het verwachte bedrag van de nieuwe betaling wordt echter ingesteld op het verschil tussen de werkelijke en verwachte bedragen van de oorspronkelijke betaling. 1. 2. 3. 4. 5.

Selecteer Contracten > Te ontvangen posten > Leaseontvangsten ontvangen. Klik op de actie Toevoegen. Geef de details op. Maak het concept. Geef het record uit.

Voorbeelden van betalingsaanpassingen In het Bedrijf ABC wordt IBM TRIRIGA Real Estate Manager gebruikt voor het beheer van vastgoedleases en het volgen van leasebetalingen. Gebruikers kunne betalingsschema's en betalingsregelitems aanpassen nadat een lease is geactiveerd and de betalingen zijn gepland.

Begindatum van een betalingsschema aanpassen Gebruikers van IBM TRIRIGA Real Estate Manager die een kleine wijziging in het betalingsschema voor een actieve lease moeten aanbrengen, zoals een wijziging van de begindatum, kunnen het schema aanpassen.

Achtergrond Paulina is manager vastgoedcontracten bij Bedrijf ABC. Ze beheert een vastgoedlease voor Leasenemer XYZ, met een looptijd van twee jaar, maandelijkse betaling en een maandbedrag van $1000 USD. Vanwege recente wijzigingen in het contract moet ze de begindatum van de betalingen wijzigen van 1 januari 2013 naar 1 januari 2014. De einddatum voor de betalingen blijft 31 december 2014.

Stap 1: Wijziging van de actieve vastgoedlease Paulina opent de toepassing IBM TRIRIGA Real Estate Manager en de actieve lease voor Leasenemer XYZ met de bijbehorende geplande betalingen en de actieve betalingsregelitems. Ze maakt de lease bewerkbaar.

Stap 2: Aanpassing van de betalingen Paulina opent het tabblad Betalingen en klikt op de actie Betalingen aanpassen. v Ze selecteert het betrokken betalingsschema. v Ze wijzigt de begindatum van 1 januari 2013 in 1 januari 2014. v v v v

Ze Ze Ze Ze

laat de einddatum ongewijzigd op 31 december 2014 staan. laat het maandbedrag op $1000 USD staan. geeft de reden van de aanpassing op. laat de Update-actie ingesteld op Betalingsschema's bijwerken of splitsen.

Stap 3: Verwerking van de aanpassing Wanneer Paulina klaar is, kiest ze de actie Aanpassing verwerken. De toepassing IBM TRIRIGA Real Estate Manager genereert de volgende twee betalingsschema's: Hoofdstuk 8. Betalingen beheren

43

v Eerste schema van 1 januari 2013 tot 31 december 2013 op $1000 USD. v Tweede schema van 1 januari 2014 tot 31 december 2014 op $1000 USD. De aangepaste betalingsregelitems worden are losgemaakt van het oorspronkelijke betalingsschema en aan het nieuwe schema gekoppeld.

Begin- en einddatum van een betalingsschema aanpassen Gebruikers van IBM TRIRIGA Real Estate Manager die een complexere wijziging van en actief leasebetalingsschema nodig hebben, bijvoorbeeld met meerdere datum- en betalingswijzigingen, kunnen het schema aanpassen. Complexere datumwijzigingen van het oorspronkelijke betalingsschema kunnen wel drie schema's genereren.

Achtergrond Paulina is manager vastgoedcontracten bij Bedrijf ABC. Ze beheert een vastgoedlease voor Leasenemer XYZ, met een looptijd van twee jaar, maandelijkse betaling en een maandbedrag van $1000 USD. Vanwege recente wijzigingen in het contract moet ze de begindatum van de betalingen wijzigen van 1 januari 2013 naar 1 juni 2013, en de einddatum voor de betalingen van 31 december 2014 naar 31 december 2013. Voor deze nieuwe periode moet zij tevens de maandelijkse betaling verhogen van $1000 naar $2000 USD.

Stap 1: Wijziging van de actieve vastgoedlease Paulina opent de toepassing IBM TRIRIGA Real Estate Manager en de actieve lease voor Leasenemer XYZ met de bijbehorende geplande betalingen en de actieve betalingsregelitems. Ze maakt de lease bewerkbaar.

Stap 2: Aanpassing van de betalingen Paulina opent het tabblad Betalingen en klikt op de actie Betalingen aanpassen. v Ze selecteert het betrokken betalingsschema. v Ze wijzigt de begindatum van 1 januari 2013 in 1 juni 2013. v Ze wijzigt de einddatum van 31 december 2014 in 31 december 2013. v Ze wijzigt het maandbedrag van $1000 in $2000 USD. v Ze geeft de reden van de aanpassing op. v Ze laat de Update-actie ingesteld op Betalingsschema's bijwerken of splitsen.

Stap 3: Verwerking van de aanpassing Wanneer Paulina klaar is, kiest ze de actie Aanpassing verwerken. De toepassing IBM TRIRIGA Real Estate Manager genereert de volgende drie betalingsschema's: v Eerste schema van 1 januari 2013 tot 31 mei 2013 op $1000 USD. v Tweede schema van 1 juni 2013 tot 31 december 2013 op $2000 USD. v Derde schema van 1 januari 2014 tot 31 december 2014 op $1000 USD. De aangepaste betalingsregelitems worden are losgemaakt van het oorspronkelijke betalingsschema en aan het nieuwe schema gekoppeld. Hoewel Paulina het derde schema niet hoeft te behouden, kiest ze ervoor deze niet te wissen voor het geval er in de toekomst nog een aanpassing nodig blijkt.

44


Hoofdstuk 9. Rapporten bekijken De verschillende soorten rapporten zijn toegankelijk op verschillende plaatsen in de toepassing. U vindt rapporten in de portal Home, in de portal Mijn rapporten of op het tabblad Rapporten van een record.

Home-portal U kunt verschillende soorten rapporten weergeven in de toepassing. U kunt bijvoorbeeld rapporten weergeven in de portal Home. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. Zoek het rapport op in de portal Home. Als u beschikt over beveiligingstoegang als manager van vastgoedcontracten, vindt u de volgende rapporten in de portal Home. v Leasesamenvatting – Samenvattingen voor review v v v v v

Leasesamenvattingen – Mijn samenvattingen Samenvatter leasesamenvattingsoverzicht Leases die binnen een jaar vervallen Mijn concept-vastgoedcontracten Mijn geleaste en eigen onroerend goed

v Mijn voorgesteld en concept-vastgoedcontracten v Mijn afgewezen vastgoedleases en overeenkomsten voor onroerend goed in eigendom

Portal Mijn rapporten weergeven U kunt verschillende soorten rapporten weergeven in de toepassing. U kunt bijvoorbeeld rapporten weergeven in de portal Mijn rapporten. Afhankelijk van het rapport moet u de queryparameters en promptwaarden opgeven om toegang te krijgen tot het rapport. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. Als u beschikt over beveiligingstoegang als manager van vastgoedcontracten, vindt u de volgende rapporten in de portal Mijn rapporten. v Historie crediteurenadministratie v Betalingsgegevens contract v Betalingsoverzicht contract v Overzicht contract v Details toekomstige huurverplichtingen v Kritieke leasedatums v v v v v

Regelitemmaster Lijst van leasesamenvattingen Optiemaster Portfolio-overzicht Ouderdom huurdersbetalingen

1. Ga naar de portal Mijn rapporten. © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

45

2. Klik op de tab Community. 3. Geef de titel van het rapport op in het filterveld Titel. U kunt gebruikmaken van extra filters om het rapport op te zoeken. 4. Klik op de actie Filters toepassen action. Het rapport wordt weergegeven in de lijst. 5. Klik op het pictogram Rapport uitvoeren naast het rapport. Afhankelijk van het report wordt het rapport geopend. Als het rapport niet wordt geopend, gaat u verder met de volgende stap. 6. Geef de queryparameters op en klik op de actie Indienen. 7. Geef de promptwaarden op en klik op OK. Het rapport wordt geopend.

Het tabblad Rapporten weergeven U kunt verschillende soorten rapporten weergeven in de toepassing. U kunt bijvoorbeeld rapporten weergeven op het tabblad Rapporten van een bepaald record. Afhankelijk van het record moet u de titel van het rapport selecteren of de gegevens in de rapportfilters opgeven om toegang te krijgen tot het rapport. U dient zich aan te melden als manager van vastgoedcontracten. Het record dat u opent kan een overeenkomst voor onroerend goed in eigendom, een betalingsafstemming, rapport percentage huur, betalingsverwerking, vastgoedfactuur of vastgoedleaserecord zijn. Als u beschikt over beveiligingstoegang als manager van vastgoedcontracten, vindt u de volgende rapporten op het tabblad Rapporten van het desbetreffende record: v v v v v v v

Betalingsoverzicht vastgoedcontract debiteuren (vastgoedcontract debiteuren) Samenvatting van onroerend goed in eigendom Record van onroerend goed in eigendom Factuur betalingsafstemming Percentage huur Vastgoedfactuur Record van vastgoedfactuur

v Factuuroverzicht vastgoed in bulk afdrukken v Samenvatting van vastgoedlease v Record van vastgoedlease 1. Open een record en bekijk het formulier. 2. Klik op de tab Rapporten. Afhankelijk van het record wordt het rapport geopend. Als het rapport niet wordt geopend, gaat u verder met de volgende stap. 3. Selecteer de rapporttitel. Afhankelijk van het record wordt het rapport geopend. Als het rapport niet wordt geopend, gaat u verder met de volgende stap. 4. Geef de gegevens in de rapportfilters op en klik op de actie Indienen. Het rapport wordt geopend.

46


Hoofdstuk 10. Leaseaannames evalueren U kunt de waarschijnlijke termijn en aannames bekijken voor een afzonderlijke lease of voor meerdere leases tegelijk. Deze leases kunnen bestaan uit vastgoedleases en activumleases.

Overzicht van het proces voor aannamenreviews Met het proces voor aannamenreviews kunt de waarschijnlijke termijn en aannames van een lease op regelmatige basis of incidenteel laten controleren. Ongeacht of de review volgens een planning wordt uitgevoerd of niet, kan de beheerder van de leaseboekhouding de waarschijnlijke termijnen en aannames controleren voor een afzonderlijke lease of voor meerdere leases. De beheerder van de leaseboekhouding is verantwoordelijk voor beoordeling van de waarschijnlijke termijn en aannames voor een lease, en voor de verwerking van de noodzakelijke wijzigingen voor deze methoden. Als een review noodzakelijke wijzigingen tot gevolg heeft, moet de beheerder van de leaseboekhouding het reviewtype, reviewcommentaar en andere reviewgegevens opgeven. In de toepassing worden deze gegevens automatisch vastgelegd, samen met de werkelijk gewijzigde waarden, voor historische en financiële audit-doeleinden. In andere gevallen leidt een review mogelijk niet tot een noodzakelijke wijziging van de waarschijnlijke termijn of de aannames. Desondanks, ongeacht of er resulterende wijzigingen zijn, worden alle reviews voor auditdoeleinden vastgelegd als logboekrecords.

Proces voor afzonderlijke lease De beheerder van de leaseboekhouding kan het formulier Auditlog aannames openen voor het controleren en bijwerken van de waarschijnlijke termijn en aannames voor een afzonderlijk leaserecord. Het volgende goedkeuringsproces is van toepassing op het proces voor review-aannames voor een afzonderlijke lease: v De beheerder van de leaseboekhouding kan het formulier Auditlog aannames openen met behulp van de actie Aannames review voor een afzonderlijk leaserecord. De actie Aannames review wordt afgebeeld als het leaserecord de status Concept, Revisie in uitvoering of Actief heeft. v Het formulier wordt vooraf ingevuld met de actuele gegevens van leaseaannames. De beheerder van de leaseboekhouding geeft de vereiste reviewinformatie op, werkt de waarschijnlijke termijn of aannames bij en dient het formulier in. v Na het indienen stuurt de toepassing het auditlog voor aannames door naar de opgegeven contactpersoon, mits er een goedkeuringsproces is geconfigureerd. Anders past de toepassing de wijzigingen voor het leaserecord toe zoals die zijn opgegeven door de beheerder van de leaseboekhouding. v Na goedkeuring past de toepassing de wijzigingen voor het leaserecord toe zoals die zijn opgegeven door de beheerder van de leaseboekhouding. In het auditlogrecord voor aannames worden de wijzigingen voor de waarschijnlijke termijn en aannames vastgelegd. Hierna wordt het auditlog voor aannames in het leaserecord opgeslagen op het tabblad Boekhouding. © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

47

v Bij afwijzing brengt de toepassing geen wijzigingen aan in het leaserecord. Het record van het auditlog voor aannames krijgt de status Geretourneerd. v Met de actie Reviseren kunt u het record bewerken en opnieuw indienen voor goedkeuring. De toepassing werkt met de volgende regels voor het opslaan van aannamenrecords in het auditlog voor de lease: v Een auditlog voor aannames kan niet worden gewijzigd nadat het is vastgelegd. Het logboek blijft alleen-lezen. v Een auditlog voor aannames kan niet handmatig worden toegevoegd buiten het proces voor reviewaannames. v Een auditlog voor aannames kan niet handmatig worden verwijderd. v Een eerste auditlog voor aannames wordt gegenereerd wanneer de vastgoedlease wordt gemaakt op basis van een voltooide leasesamenvatting.

Proces voor bulkaanmaak Niet alleen de beheerder van de leaseboekhouding, maar ook ander personeel kan een aanvraag indienen voor het evalueren van de waarschijnlijke termijn en aannames voor een of meer leases. Deze andere personeelsleden kunnen bestaan uit financiële directieleden, financiële managers en winkelmanagers. Nadat de aanvraag is ontvangen, kan de beheerder van de leaseboekhouding het formulier Bulkaanmaak van aanvragen review-aannames openen en meerdere leases bijwerken. Het volgende goedkeuringsproces is van toepassing op het proces voor review-aannames voor meerdere leases: v De beheerder van de leaseboekhouding kan het formulier Bulkaanmaak van aanvragen review-aannames openen vanaf verschillende locaties binnen de toepassing, waaronder het menu en de portal. U kunt dit formulier bijvoorbeeld openen via de link Leaseaannames bijwerken op de home-portal van de beheerder van de leaseboekhouding. v Het formulier wordt niet vooraf ingevuld met de actuele gegevens van leaseaannames. In plaats daarvan kan de leasebeheerder na het maken van het concept een wijzigingsaanvraag voor leaseaannames maken of selecteren. Vervolgens vult de toepassing het formulier in met de gegevens van de wijzigingsaanvraag. v De regels die gelden voor het bijwerken van een afzonderlijke lease gelden ook voor het in bulk bijwerken van meerdere leases. De beheerder van de leaseboekhouding geeft de vereiste reviewinformatie op, werkt de waarschijnlijke termijn of aannames bij en dient het formulier in. v Na het indienen stuurt de toepassing de review voor bulkaanmaak van de beheerder door naar de persoon die is opgegeven bij Aangevraagd voor, mits er een goedkeuringsproces is geconfigureerd. Anders past de toepassing de wijzigingen voor de leaserecords toe zoals die zijn opgegeven door de beheerder van de leaseboekhouding. v Na goedkeuring past de toepassing de wijzigingen voor de leaserecords toe zoals die zijn opgegeven door de beheerder van de leaseboekhouding. Hierna wordt voor elk leaserecord een auditlog voor aannames opgeslagen op het tabblad Boekhouding. v Bij afwijzing brengt de toepassing geen wijzigingen aan in de leaserecords. Het record voor de wijzigingsaanvraag krijgt de status Ingetrokken. Op dezelfde manier krijgt het reviewrecord voor bulkaanmaak de status Geretourneerd.

48


v Met de actie Reviseren kunt u het record bewerken en opnieuw indienen voor goedkeuring. De toepassing werkt met de volgende regels voor het opslaan van aannamenrecords in het auditlog voor de lease: v Een auditlog voor aannames kan niet worden gewijzigd nadat het is vastgelegd. Het logboek blijft alleen-lezen. v Een auditlog voor aannames kan niet handmatig worden toegevoegd buiten het proces voor reviewaannames. v Een auditlog voor aannames kan niet handmatig worden verwijderd. v Een eerste auditlog voor aannames wordt gegenereerd wanneer de vastgoedlease wordt gemaakt op basis van een voltooide leasesamenvatting.

Een afzonderlijk vastgoedleaserecord nakijken U kunt de waarschijnlijke termijn en aannames voor een afzonderlijke vastgoedlease nakijken en reviseren. Nadat de ingediende review is goedgekeurd, brengt de toepassing de wijzigingen aan in het leaserecord. Daarnaast wordt het auditlog voor aannames in het leaserecord opgeslagen op het tabblad Boekhouding. U dient zich aan te melden als beheerder van de leaseboekhouding. 1. Kies Contracten > Leases. 2. Kies Vastgoedcontracten > Leases in de portalsectie Gerelateerde koppelingen – Contractleases. 3. Open het record voor de vastgoedlease. 4. Klik op de actie Aannames review. 5. Geef het review type en uw commentaar op de review op. 6. Indien nodig, wijzigt u de gegevens voor de aannames en de waarschijnlijke termijn. 7. Verzend de review.

Meerdere vastgoedleaserecords controleren U kunt de waarschijnlijke termijnen en aannames voor meerdere vastgoedleases tegelijk controleren en reviseren. Nadat de ingediende review is goedgekeurd, brengt de toepassing de wijzigingen aan in elk leaserecord. Daarnaast wordt het auditlog voor aannames in elk leaserecord opgeslagen op het tabblad Boekhouding. U dient zich aan te melden als beheerder van de leaseboekhouding. 1. Klik in de portalsectie Gerelateerde koppelingen - Beheer leaseboekhouding op de koppeling Leaseaannames bijwerken. 2. Geef de details op. 3. Geef het review type en uw commentaar op de review op. 4. Indien nodig, wijzigt u de gegevens voor de aannames en de waarschijnlijke termijn. 5. Maak het concept. 6. Verzend de review. U vindt de ingediende review door terug te keren naar de portalsectie Gerelateerde Koppelingen – Beheer leaseboekhouding en de koppeling Leaseaannames review te kiezen. Hoofdstuk 10. Leaseaannames evalueren

49

Een afzonderlijk leaserecord voor een activum controleren U kunt de waarschijnlijke termijn en aannames bekijken en wijzigen voor een afzonderlijke activumlease. Nadat de ingediende review is goedgekeurd, brengt de toepassing de wijzigingen aan in het leaserecord. Daarnaast wordt het auditlog voor aannames in het leaserecord opgeslagen op het tabblad Boekhouding. U dient zich aan te melden als beheerder van de leaseboekhouding. 1. Kies Contracten > Leases. 2. In de portalsectie Gerelateerde koppelingen - Contractleases selecteert u Activumleases > Activumleases. 3. Open het leaserecord voor het activum. 4. Klik op de actie Aannames review. 5. Geef het review type en uw commentaar op de review op. 6. Indien nodig, wijzigt u de gegevens voor de aannames en de waarschijnlijke termijn. 7. Verzend de review.

Meerdere leaserecords voor activa controleren U kunt de waarschijnlijke termijn en aannames voor meerdere activumleases tegelijk controleren en reviseren. Nadat de ingediende review is goedgekeurd, brengt de toepassing de wijzigingen aan in elk leaserecord. Daarnaast wordt het auditlog voor aannames in elk leaserecord opgeslagen op het tabblad Boekhouding. U dient zich aan te melden als beheerder van de leaseboekhouding. 1. Klik in de portalsectie Gerelateerde koppelingen - Beheer leaseboekhouding op de koppeling Leaseaannames bijwerken. 2. Geef de details op. 3. Geef het review type en uw commentaar op de review op. 4. Indien nodig, wijzigt u de gegevens voor de aannames en de waarschijnlijke termijn. 5. Maak het concept. 6. Verzend de review. U vindt de ingediende review door terug te keren naar de portalsectie Gerelateerde Koppelingen – Beheer leaseboekhouding en de koppeling Leaseaannames review te kiezen.

50


Kennisgevingen Deze publicatie heeft betrekking op een gelicentieerd programma. Op gelicentieerde programma's rust auteursrecht. Zij blijven eigendom van IBM. Op gelicentieerde programma's zijn de Algemene voorwaarden en bepalingen van toepassing. Deze zijn verkrijgbaar bij uw IBM-leverancier. Verwijzing in deze publicatie naar producten (apparatuur en programmatuur) of diensten van IBM houdt niet in dat IBM deze ook zal uitbrengen in alle landen waar IBM werkzaam is. Neem contact op met uw IBM-vertegenwoordiger voor informatie over de producten en diensten die momenteel beschikbaar zijn in uw land. Verwijzing in deze publicatie naar producten of diensten van IBM houdt niet in dat uitsluitend IBM-producten of -diensten gebruikt kunnen worden. Functioneel gelijkwaardige producten of diensten kunnen in plaats daarvan worden gebruikt, mits dergelijke producten of diensten geen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten of andere rechten van IBM. De gebruiker is verantwoordelijk voor de samenwerking van IBM-producten of -diensten met producten of diensten van anderen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven door IBM. Mogelijk heeft IBM octrooien of octrooi-aanvragen met betrekking tot bepaalde in deze publicatie genoemde producten. Aan het feit dat deze publicatie aan u ter beschikking is gesteld, kan geen recht op licentie of ander recht worden ontleend. In deze publicatie kunnen technische onjuistheden en drukfouten staan. Mogelijk bevat deze publicatie verwijzingen naar producten die wel zijn geannonceerd maar op dit moment niet in uw land verkrijgbaar zijn, of naar producten die niet in uw land zijn geannonceerd. Verwijzing naar niet-geannonceerde producten houdt niet in dat IBM deze ook zal uitbrengen. IBM beslist op grond van zakelijke en technische overwegingen over de annoncering van een product. Informatie met betrekking tot niet door IBM gemaakte producten is afkomstig van de leveranciers van deze producten, hun gepubliceerde annonceringen of andere openbaar toegankelijke bronnen. IBM heeft deze producten niet getest en kan derhalve de prestaties, compatibiliteit en andere beweringen met betrekking tot niet door IBM gemaakte producten niet bevestigen. Vragen over de mogelijkheden van niet door IBM gemaakte producten moeten worden gericht aan de leveranciers van deze producten.

Online publicaties Met betrekking tot online versies van dit boek bent u gerechtigd: v de documentatie die zich op de gegevensdrager bevindt te kopiëren, te wijzigen en af te drukken voor gebruik binnen uw onderneming, mits u de auteursrechtenvermelding, alle waarschuwingen en andere verplichte verklaringen op elke kopie of gedeeltelijke kopie reproduceert; en v het oorspronkelijke, ongewijzigde exemplaar van de documentatie over te dragen bij overdracht van het betreffende IBM-product (machine of programma) dat u gerechtigd bent over te dragen. Bij overdracht dient u alle kopieën van de documentatie te vernietigen. © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

51

U bent verantwoordelijk voor de betaling van alle belastingen die voortvloeien uit deze autorisatie. ER WORDEN GEEN UITDRUKKELIJKE OF STILZWIJGENDE GARANTIES GEGEVEN, WAARONDER BEGREPEN DE GARANTIES VAN VERKOOPBAARHEID OF GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL. In bepaalde rechtsgebieden kunnen stilzwijgende garanties niet worden uitgesloten. In dat geval is de bovenstaande uitsluiting niet op u van toepassing. Niet-nakoming van de bovengenoemde voorwaarden houdt beëindiging in van deze autorisatie. Bij beëindiging van de autorisatie dient u de voor een machine leesbare documentatie te vernietigen.

Merken IBM, het IBM-logo en ibm.com zijn merken van International Business Machines Corp. die wereldwijd in een groot aantal rechtsgebieden zijn geregistreerd. Benamingen van andere producten en diensten kunnen merken zijn van IBM of van andere ondernemingen. Een bijgewerkte lijst met merken van IBM is beschikbaar op internet via “Copyright and trademark information” op www.ibm.com/legal/copytrade.shtml. Java™ en alle op Java gebaseerde merken en logo's zijn merken van Oracle en/of daaraan gelieerde ondernemingen. Linux is een merk van Linus Torvalds in de Verenigde Staten en/of andere landen. Microsoft, Windows, Windows NT en het Windows-logo zijn merken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. UNIX is een merk van The Open Group in de Verenigde Staten en/of andere landen. Benamingen van andere producten en diensten kunnen merken zijn van IBM of van andere ondernemingen.

52


Gedrukt in Nederland

IBM TRIRIGA Versie 10 Release 4.0. Contractbeheer voor onroerend goed Handboek voor de gebruiker

Recommend Documents