IBM TRIRIGA Versie 10 Release 4.0. Strategische faciliteitenplanning Handboek voor de gebruiker

IBM TRIRIGA Versie 10 Release 4.0

Strategische faciliteitenplanning Handboek voor de gebruiker

Opmerking Lees eerst “Kennisgevingen” op pagina 49.

Deze publicatie heeft betrekking op versie 10, release 4, modificatie 0 van IBM TRIRIGA, en op alle volgende releases en modificaties daarvan, tenzij anders vermeld in een volgende uitgave. Controleer of de uitgave die u gebruikt, overeenkomt met de versie van het programma. De informatie in deze publicatie is onderhevig aan wijzigingen. Wijzigingen zullen in nieuwe uitgaven van deze publicatie worden opgenomen. Voor technische informatie en het aanvragen van publicaties kunt u zich wenden tot uw IBM-leverancier of IBM Nederland B.V. © Copyright IBM Nederland B.V. 2011, 2014. © Copyright IBM Corporation 2011, 2014.

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Strategische faciliteitenplanning - overzicht . . . . . 1 Proces voor strategische faciliteitenplanning . . . Strategische faciliteitenplanning - rollen en portals . Business Unit Manager . . . . . . . . . Faciliteiten-executive. . . . . . . . . . Ruimteplanner. . . . . . . . . . . .

. . . . .

1 2 3 3 3

Hoofdstuk 2. De planningsomgeving instellen. . . . . . . . . . . . . . . 5 Voorbereiding van strategische faciliteiten . . . . 5 Vereiste portfolioconfiguratie . . . . . . . . 5 Niveau van gedetailleerdheid . . . . . . . . 5 Naamgeving . . . . . . . . . . . . . 6 Geografie . . . . . . . . . . . . . . 6 Locatie . . . . . . . . . . . . . . . 7 Gebouwen . . . . . . . . . . . . . . 7 Ruimte . . . . . . . . . . . . . . . 9 Organisatie . . . . . . . . . . . . . 10 Personen . . . . . . . . . . . . . . 10 De toepassing instellen . . . . . . . . . . 11 Overzicht toepassingsconfiguratie . . . . . . 11 Classificaties . . . . . . . . . . . . . 11 Classificatie gebouwklasse . . . . . . . 12 Classificatie behoefteparametercategorieën . . 12 Huidige classificatie van ruimteklasse . . . 12 Standaardspecificaties voor ruimten . . . . . 12 Planningsinstellingen . . . . . . . . . . 13 Planningsbeheer . . . . . . . . . . . . 14 Planningsperioden definiëren . . . . . . . 14 Planningsperioden . . . . . . . . . . 14 Planningsperioden en meldingen . . . . . 14 Configuratie voor planningsperioden definiëren . . . . . . . . . . . . . 15 Prognosestandaarden definiëren . . . . . . 15 Prognosestandaarden . . . . . . . . . 15 Prognosestandaarden wijzigen . . . . . . 16 Drempels . . . . . . . . . . . . . . 16 Schattingen van de verhuiskosten definiëren . . 17 Behoefteparameters definiëren . . . . . . . 17 Behoefteparameters . . . . . . . . . . 17 Headcount behoefteparameters definiëren . . 17 Niet-headcount behoefteparameters definiëren 18 Typen doelen toevoegen . . . . . . . . . 18 Planningsomgevingen definiëren . . . . . . . 18 Planningsomgevingen . . . . . . . . . . 18 Planningsgegevens . . . . . . . . . . . 19

© Copyright IBM Corp. 2011, 2014

Een planningsomgeving maken. . . . . . Het bereik instellen voor de planningsomgeving Contactpersonen configureren . . . . . . Vereisten voor het genereren van gegevens . . Planningsgegevens genereren . . . . . . Processen afbeelden en verbergen . . . . .

. 20 21 . 21 . 21 . 23 . 24

Hoofdstuk 3. Prognoses maken . . . . 25 Prognosegegevens . . . . . . . Onderzoeken voor ruimteprognoses . Prognoseonderzoeken uitvoeren . .

. . .

. . .

. . .

. . .

. 25 . 25 . 25

Hoofdstuk 4. Portfolioplanning . . . . 27 Portfolioplannen. . . . . . . . . . . . Een portfolioplan op bedrijfsniveau definiëren. . Een onderliggend portfolioplan definiëren . . . Doelen, doelstellingen en risico's opgeven voor een portfolioplan . . . . . . . . . . . . . Doelen, doelstellingen en risico's . . . . . Doelen toevoegen aan portfolioplannen . . . Doelstellingen toevoegen aan portfolioplannen Risico's toevoegen aan portfolioplannen . . .

. 27 . 27 . 28 . 28 . 28 . 29 29 . 30

Hoofdstuk 5. Ruimteplanning . . . . . 33 Een ruimteplan definiëren . . . . . Gegevens toevoegen aan een ruimteplan

. .

. .

. .

. 33 . 34

Hoofdstuk 6. Scenarioplanning . . . . 35 Scenario's voor ruimteplanning . . . . . . Analyse van vraag en aanbod . . . . . . Stapelplanning voor scenario . . . . . . Stapelplanning - overzicht . . . . . . Stapeltool . . . . . . . . . . . . Werkgebied voor stapelplan . . . . . . Parkeerterrein . . . . . . . . . . Ruimteklasse gebruikt voor nieuw aanbod (instelling) . . . . . . . . . . . . Scenario's evalueren en goedkeuren . . . . Scenario-evaluatie . . . . . . . . . Functie voor scenarioevaluatie . . . . . Scenario's evalueren . . . . . . . . Goedkeuring en implementatie van scenario's

. . . . . . .

. . . . . . .

35 36 38 38 39 43 43

. . . . . .

. . . . . .

44 45 45 45 47 48

Kennisgevingen . . . . . . . . . . . 49 Merken .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

. 50

iii

iv


Hoofdstuk 1. Strategische faciliteitenplanning - overzicht TRIRIGA Strategic Facility Planning verschaft geavanceerde planningsfuncties voor meer kennis over kernbedrijfsbehoeften, voor het vereenvoudigen van complexe planningsanalyse en voor het stroomlijnen van de implementatie van faciliteitenplannen. TRIRIGA Strategic Facility Planning helpt faciliteitenplanners bij het vergroten van de effectiviteit van alle typen faciliteitenplanning, met behulp van geavanceerde prestatieanalyses, visuele scenariovormgeving en een geautomatiseerde werkstroomengine. Om organisaties te helpen bij het leveren van effectieve strategieën, legt TRIRIGA Strategic Facility Planning de verschillen bloot tussen de bedrijfsvraag en de ruimtebeschikbaarheid; worden scenario's geanalyseerd, beoordeeld en voorgesteld; en worden handmatige en langdurige processen geautomatiseerd. De implementatie van de strategische faciliteitenplanning begint met het verzamelen en compileren van belangrijke activa-informatie over het bedrijf en de faciliteiten, waaronder de doelstellingen en toekomstige ruimtevereisten. TRIRIGA Strategic Facility Planning biedt een framework voor portfolioplanning, prognoses voor business units en vooraf gedefinieerde prestatiecijfers, voor het stroomlijnen van het begrip van de bedrijfsbehoeften en de gevolgen voor de prestaties van faciliteiten gedurende een bepaalde periode.

Proces voor strategische faciliteitenplanning Het TRIRIGA Strategic Facility Planning-proces is zowel een lineair begin-to-eind proces als een cyclisch proces voor doorlopende verbeteringen en strategische aanpassingen voor ruimtebeheer.

Stap één: De planningsomgeving instellen Als eerste stap voor het proces voor strategische faciliteitenplanning configureert u TRIRIGA Strategic Facility Planning voor uw organisatie en definieert u de planningsomgeving. Planningsomgevingen worden gebruikt voor het tot stand brengen van een basislijn voor de primaire bron van de planningsgegevens die worden gebruikt in het proces voor strategische faciliteitenplanning. Planningsomgevingen bevatten planningselementen en configuraties. Elke planningsomgeving kan worden gebruikt voor het beheren van de volgende gegevensgroepen: planningsjaar en planningsperioden, sleutelcontactpersonen en contactpersoonrollen, planningsbereik, planningsgegevens en prognosegegevens.

Stap twee: Prognoses Prognoseonderzoeken vergemakkelijken het proces van het verzamelen van prognosegegevens over elke organisatie. Organisaties worden gebruikt om de hiërarchische structuur van uw bedrijf te definiëren. Deze records voor prognoseonderzoeken worden automatisch gemaakt voor elke planningsorganisatie, wanneer u de actie Gegevens genereren kiest in een planningsomgeving. Informatie over de toekomst van elke organisatie wordt verkregen van de Business Unit Managers van de organisaties. Wanneer u © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

1

prognoseonderzoeken uitvoert en indient, kunnen de gegevens worden gebruikt om inzicht te krijgen in de wijzigingen voor een organisatie, met betrekking tot de vraag naar ruimte in de loop der tijd.

Stap drie: Ruimteplannen en scenario's evalueren Een ruimteplan verschaft een planner een omgeving om te werken met een set planningsgegevens, onder andere over vraag en aanbod, voor een set locaties. Ruimteplannen worden gemaakt binnen een portfolioplan. In een portfolioplan of subplan kunnen veel ruimteplannen aanwezig zijn. Ruimtescenario's geven de alternatieve voorgestelde oplossingen, wat-als oplossingen of mogelijke studies aan die worden overwogen voor een ruimteplan. Het bovenliggende ruimteplan bevat de algemene overzichtsgegevens van het plan, het bereik van de planning, gegevensaggregaties, algemene configuratiegegevens, vergelijkingsdoelen en doelstellingen. Het bovenliggende ruimteplan fungeert als een middel om scenario's te vergelijken en evalueren. Records voor een ruimtescenario worden gemaakt en beheerd binnen een ruimteplan. Ruimtescenario's worden gebruikt om te voldoen aan de vereiste om een ruimteplan of -record samen te stellen of om de opties te evalueren die betrekking hebben op niet-geplande gebeurtenissen. Het gehele proces kan worden gestart via normale planningscycli, strategische initiatieven, een reactie op een noodgeval of een bedrijfswijziging. Het proces voor ruimteplanning kan ook worden gebruikt voor het ontwikkelen van haalbaarheidsonderzoeken of noodplannen die niet de uitvoeringsfase bereiken. De evaluatiefase heeft onder andere betrekking op de evaluatie van de scenario's binnen een ruimteplan ten opzichte van de planningsdoelstellingen en ten opzichte van elkaar. De evaluatie en vergelijking kunt u gebruiken voor lopende iteratieve reviews of de definitieve evaluatie, voor het vaststellen en goedkeuren van het beste scenario om te implementeren. De evaluatie- en vergelijkingsstap is een belangrijk beslissingspunt voor het afronden van het proces voor faciliteitenplanning.

Stap vier: Implementatie en follow-up Na het voltooien van de evaluatiefase wordt een scenario gekozen en beoordeeld voor goedkeuring, waarna het ruimteplan zelf wordt ingediend voor goedkeuring. Eventuele aanvullende follow-up activiteiten voor het implementeren van een goedgekeurd ruimteplan wordt afgehandeld door andere resources en groepen in IBM® TRIRIGA.

Strategische faciliteitenplanning - rollen en portals Wanneer u zich aanmeldt bij TRIRIGA Strategic Facility Planning, wordt uw eigen homepage weergegeven. Uw homepage is uw startpunt voor de toepassing. Vanaf uw homepage kunt u uw homeportal bekijken of de menu's gebruiken om naar procesportals te gaan die voor uw rol beschikbaar zijn. Gebruik de menubalk voor het openen van andere beschikbare portals. Afhankelijk van uw rol kan uw toepassing bestaan uit een of meerdere portals. De TRIRIGA Strategic Facility Planning-homepage wordt ingesteld in de sectie Standaardportal van uw profielrecord. Uw homeportal of procesportals kunnen

2


variëren, afhankelijk van uw rol in het bedrijf en uw beveiligings- en licentietoegang. Uw portals bevatten echter een combinatie van de componenten en sectietypen die hier worden beschreven. Op zijn beurt bestaat elke portal weer uit portalsecties. Elke portalsectie heeft een specifieke functie en bevat de informatie die van toepassing is op uw rol in het bedrijf. De portalsecties in uw portal worden door de toepassingsbeheerder geconfigureerd voor uw rol in IBM TRIRIGA.

Business Unit Manager De Business Unit Manager is een contactpersoon voor een planningsorganisatie of business unit in het proces voor strategische faciliteitenplanning. De Business Unit Manager is de bron van prognosegegevens in het proces voor strategische faciliteitenplanning. Vergelijkbare rollen of alternatieve titels zijn Vice President, Directeur of Manager. Als u zich aanmeldt met de rol Business Unit Manager, is de portal Business Unit Manager uw Home-portal. Een voorbeeld van de portal voor een Business Unit Manager bevat de volgende portalsecties: v Herinneringen v Prestatiecijfers v Aanvragen

Faciliteiten-executive De faciliteiten-executive neemt beslissingen en werkt met de informatie in het proces voor strategische faciliteitenplanning. De faciliteiten-executive is met name geïnteresseerd in informatie van het proces voor strategische faciliteitenplanning en is betrokken bij het verlenen van goedkeuringen. Vergelijkbare rollen of alternatieve titels zijn Werkplekexecutive, Vice President werkruimteresources, VP vastgoed, VP gebouwbeheer en Directeur. Als u zich aanmeldt met de rol Faciliteiten-executive is de portal Faciliteiten-executive uw Home-portal. De portal Faciliteiten-executive bevat onder meer de volgende portalsecties: v v v v

Herinneringen Prestatiecijfers Gerelateerde koppelingen Faciliteitenlocaties

Ruimteplanner De ruimteplanner beschikt over de primaire rol voor werkplekplanning binnen het proces voor strategische faciliteitenplanning. De ruimteplanner is betrokken bij alle aspecten van het proces voor strategische faciliteitenplanning. Tot de vergelijkbare rollen of alternatieve titels behoren ruimtebeheer, strategische ruimteplanner, werkruimteconsultant of -strateeg, Customer Relationship Representative of manager. Als u zich aanmeldt met de rol van Ruimteplanner, is Ruimteplanner uw Home-portal. De portal Ruimteplanner bevat onder meer de volgende portalsecties: Hoofdstuk 1. Strategische faciliteitenplanning - overzicht

3

v v v v v

4

Herinneringen Prestatiecijfers Gerelateerde koppelingen Klanttevredenheid Bezettingsgraad


Hoofdstuk 2. De planningsomgeving instellen Als eerste stap voor het proces voor strategische faciliteitenplanning configureert u TRIRIGA Strategic Facility Planning voor uw organisatie en definieert u de planningsomgeving.

Voorbereiding van strategische faciliteiten Als u zich wilt voorbereiden op de strategische faciliteitenplanning, controleer dan of de portfolio op de juiste manier is geconfigureerd voor planning.

Vereiste portfolioconfiguratie U kunt TRIRIGA Strategic Facility Planning pas gebruiken als de portfoliogegevens zijn geconfigureerd door de toepassingsbeheerder. Naast de basisinformatie over de portfolio zijn de volgende instellingsactiviteiten van belang voor de strategische faciliteitenplanning: v Gebouwen koppelen aan plaatsen v Gebouwen en verdiepingen koppelen aan een eigendomsrecht (geleast of in eigendom) v Organisaties toewijzen aan elke ruimte v Huidige ruimteklassen koppelen aan elke ruimte v Ruimtestandaarden koppelen aan elke ruimteklasse v Personen koppelen aan ruimten, organisaties en functionele rollen v De locatiehiërarchie instellen

Niveau van gedetailleerdheid De TRIRIGA Strategic Facility Planning-configuratie biedt gebruikers flexibele niveaus van gedetailleerdheid voor gegevens of vereenvoudiging van processen om te voldoen aan de wensen en behoeften van een organisatie. Er zijn een aantal factoren van belang bij het afwegen van een eenvoudiger aanpak of het verzamelen van gedetailleerde gegevens. Hoewel het dagelijkse ruimtebeheer vaak plaatsvindt op een gedetailleerd niveau, moeten planningsgegevens over het algemeen op een hoger niveau worden samengevoegd om het planningsproces te vereenvoudigen of te voldoen aan de behoeften van organisatorische planning. Gedetailleerde gegevens betekenen meer gegevensinvoer en meer gecompliceerdheid. Op een hoger niveau zijn gegevens eenvoudiger te beheren en te gebruiken voor planning, maar gegeneraliseerde gegevens kunnen resulteren in oversimplificatie en onnauwkeurigheden, of leiden tot het over het hoofd zien van belangrijke overwegingen. Nauwkeurigheid en onzekerheid bij het maken van prognoses kunnen een goede voorspeller zijn voor de nauwkeurigheid en gedetailleerdheid die vereist is voor planningsgegevens. Het maken van prognoses brengt altijd enige mate van onnauwkeurigheid met zich mee. Als prognoses bijvoorbeeld een nauwkeurigheid van +/- 5% kunnen hebben, levert een hogere gedetailleerdheid om tot een algehele precisie van 1% te komen niet zoveel op.


5

U kunt de volgende factoren overwegen om het gewenste niveau van gedetailleerdheid te bepalen: Locaties Identificeer gebouwen die buiten de scope van de planning vallen en sluit deze uit. Sommige bedrijven sluiten bijvoorbeeld parkeergarages, wachtcabines en recreatievoorzieningen uit tijdens de configuratie van de strategische faciliteitenplanning om de analyse te vereenvoudigen. Organisaties Bepaal welke planners en BU-contactpersonen verantwoordelijk zijn voor bedrijfsprognoses en BU-beslissingen en identificeer de processen die deze planners en BU-contactpersonen gebruiken om de juiste planning op organisatieniveau te bepalen. Strategische faciliteitenplanning voor een organisatie kan plaatsvinden op elk willekeurig verhoogd niveau in de organisatiehiërarchie en hoeft niet te worden gepland op het laagste niveau dat wordt gebruikt bij de toewijzing van ruimte of de organisatie van de toegewezen persoon. Een organisatiehiërarchie die bijvoorbeeld uit 10 niveaus bestaat, kan worden gepland op niveau drie, vier of vijf om de mate van gedetailleerdheid te verkrijgen die vereist is voor de planning, en tegelijkertijd een te grote gedetailleerdheid op lagere niveaus te voorkomen. Ruimteklassen Bepaal de mate van granulatie voor de planning die vereist is voor ruimteklassen. Het plannen van labruimte op een geconsolideerd niveau (niveau één) kan bijvoorbeeld voldoende planningsgedetailleerdheid bieden als de planning op lagere niveaus die de subklassen van het lab aangeven (niveau twee) maar weinig waarde toevoegt. Kantoorruimte kan worden gepland op niveau één met een doelstelling voor algehele densiteit en een schattingsstandaard. Het resultaat daarvan zou echter niet de mogelijkheid bieden om een schatting te maken voor ruimte die is gebaseerd op kantoorstandaarden, functionele rollen of mobiliteitsfactoren. Voor sommige bedrijven kan niveau één ideaal zijn, voor andere bedrijven kan niveau één resulteren in onnauwkeurige gegevens en slechte beslissingen.

Naamgeving Gebruik namen voor locaties, ruimteklassen, organisaties en geografieën die het element duidelijk en beknopt beschrijven, en zorg dat de belangrijkste onderscheidende kenmerken aan het begin van de naam staan. In TRIRIGA Strategic Facility Planning wordt een naam vaak gecombineerd met een andere naam om een element te beschrijven, bijvoorbeeld in het geval van een behoefteparameter die is gemaakt met IBM TRIRIGA.

Geografie Voordat u begint met het proces van de strategische faciliteitenplanning, moet u zeker weten dat de geografieën op de juiste manier zijn geconfigureerd voor de planning. TRIRIGA Strategic Facility Planning is gericht op plaatsen. Zorg dat de geografische hiërarchie alle plaatsen bevat die zijn opgenomen in elk planningsproces en in de bovenliggende geografie, en dat er een planningscontactpersoon is ingesteld voor elke planningsgeografie.

6


De geografieën moeten al voorkomen in de geografische hiërarchie voordat een gebruiker de geografie of scope kan instellen voor portfolioplannen of -subplannen. De geografische hiërarchie bevindt zich in de portal Portfolio. Tip: Als u een planning uitvoert voor gebieden waarin zich meer dan een plaats in meer dan een staat bevindt, definieert u een grootstedelijk gebied op landniveau. Als u bijvoorbeeld een planning uitvoert voor het stedelijke gebied van Philadelphia, definieert u \Geografie\North America\United States\Philadelphia Metropolitan Area in de geografische hiërarchie. Vervolgens stelt u de waarde van het veld Grootstedelijk gebied op het tabblad Algemeen van de plaatsrecords voor Philadelphia, PA, Camden, NJ en Wilmington, DE in op het Philadelphia Metropolitan Area.

Locatie TRIRIGA Strategic Facility Planning is gericht op gebouwen en verdiepingen voor planningsdoeleinden. De ruimte op verdiepingen is een essentieel onderdeel van het vastleggen van gegevens in het planningsproces. Als er geen ruimten zijn, wordt er geen vraag of aanbod vastgelegd. Er moeten locaties voorkomen in de locatiehiërarchie voordat een gebruiker de planningslocaties in portfolioplannen of subplannen kan instellen. De locatiehiërarchie is te bereiken via de menuoptie voor de Portfolio-portal. Opmerking: Gebruik namen die een beknopte beschrijving geven van het gebouw, de verdieping en de ruimte, en plaats de belangrijkste onderscheidende kenmerken aan het begin van de naam.

Gebouwen TRIRIGA Strategic Facility Planning gebruikt informatie uit gebouwrecords die moeten worden ingesteld als onderdeel van de portfolioconfiguratie.

Algemeen De inhoud van de volgende velden op het tabblad Algemeen van het gebouwrecord is belangrijk voor de strategische faciliteitenplanning: v De naam wordt gebruikt voor het identificeren van het gebouw v De afbeelding wordt weergegeven in het programma Stapelplanning Het eigendomsrecht (geleast of in eigendom) Milieutechnische gegevens worden gebruikt voor metingen in scenario's Kostenoverzichtsinformatie wordt gebruikt voor metingen in scenario's De maateenheden De locatiestatus wordt gebruikt voor het vaststellen van de datums dat het gebouw beschikbaar is tijdens de perioden waarop de strategische faciliteitenplanning wordt uitgevoerd v De sectie voor het primaire adres wordt gebruikt om de plaats te identificeren. Elk gebouw moet worden toergewezen aan een plaats voor strategische faciliteitenplanning v v v v v

Hoofdstuk 2. De planningsomgeving instellen

7

Contactgegevens De sectie Contactpersonen van het tabblad Contactgegevens bevat partijen in de strategische faciliteitenplanning en rollen voor verhuizingsbeheer, zoals werkplekexecutives, bedrijfsexecutives, werkplekplanners, business unit managers, planningsbeheerders en ruimteplanners.

Oppervlakteafmetingen De sectie Gebouwafmetingen van het tabblad Oppervlakteafmetingen bevat waarden voor bruto oppervlakte, verhuurbare oppervlakte en bruikbare oppervlakte die worden gebruikt bij de strategische faciliteitenplanning.

Contracten TRIRIGA Strategic Facility Planning moet gegevens over de lease- of eigendomstermijn voor elk gebouw bevatten. Bij de implementatie van IBM TRIRIGA Real Estate Manager is deze informatie te vinden in een link vanaf het tabblad Contracten voor het gebouw naar het vastgoedleaserecord. Met een TRIRIGA Real Estate Manager-licentie kan TRIRIGA Strategic Facility Planning meerdere leases opsplitsen en subleases afhandelen. Als u beschikt over een licentie voor TRIRIGA Real Estate Manager, bevat het tabblad Locaties voor een vastgoedlease de sectie Contractlocaties. Deze bevat een link naar een of meer ruimten (meestal een reeks vertrekken maar kunnen ook afzonderlijke kantoren of werkstations zijn), verdiepingen (gaat ervan uit dat alle ruimten zich op de verdieping bevinden), gebouwen (gaat ervan uit dat alle verdiepingen of ruimten zich binnen het gebouw bevinden) en eigenschappen (gaat ervan uit dat alle gebouwen, verdiepingen of ruimten zich binnen het onroerende goed bevinden). Als er verschillende leases zijn afgesloten voor het gebruik van ruimte op dezelfde verdieping, moet elke lease expliciet gekoppeld zijn aan aparte ruimterecords (in de sectie Contractlocaties), anders werkt TRIRIGA Strategic Facility Planning niet goed. Als er verschillende leases zijn afgesloten voor het gebruik van ruimte in hetzelfde gebouw op verschillende verdiepingen, moet elke lease expliciet gekoppeld zijn aan de desbetreffende verdiepingen. Bij de implementatie van TRIRIGA Real Estate Manager gebruikt IBM TRIRIGA velden in de vastgoedlease voor metingen in scenario's, bijvoorbeeld velden uit de sectie Kostenoverzicht, de sectie Milieutechnische gegevens en de sectie Eenheden.

Ruimtebeheer Met behulp van de velden in de sectie Instellingen ruimtebezetting op het tabblad Ruimtebeheer van een gebouw kunnen de globale instellingen voor de bezetting van de ruimte op het tabblad Instellingen ruimtebeheer van het record voor de toepassingsinstellingen worden overschrijven. Als u Bezettingsbeleid op gebouwniveau gebruiken selecteert, gebruikt IBM TRIRIGA de waarde van dit gebouw voor Primaire organisatie van personen gebruiken voor toewijzing bezetting in plaats van de systeembrede instelling met dezelfde naam in het record voor de toepassingsinstellingen. Selecteer Primaire organisatie van personen gebruiken voor toewijzing bezetting om aan te geven dat IBM TRIRIGA bezettingstoewijzingen moet maken of beheren

8


voor ruimten in het gebouw die zijn gebaseerd op de organisatie van de personen die zijn toegewezen aan de ruimten in dit gebouw. Laat Primaire organisatie van personen gebruiken voor toewijzing bezetting leeg om aan te geven dat de gebruiker handmatig bezettingstoewijzingen moet maken of beheren voor ruimten in het gebouw.

Ruimte TRIRIGA Strategic Facility Planning gebruikt informatie uit ruimterecords die moet worden ingesteld als onderdeel van de portfolioconfiguratie. Open de ruimterecords via Portfolio > Locaties > Ruimten.

Algemeen De volgende informatie op het tabblad Algemeen van het ruimterecord is belangrijk voor strategische faciliteitenplanning: v De naam wordt gebruikt om de ruimte aan te geven v De oppervlakte en maateenheid v De omgeslagen oppervlakte en maateenheid v De huidige ruimtegebruiksklasse v De capaciteit, d.w.z. de totale ontworpen capaciteit van de ruimte voordat er wijzigingen op worden aangebracht tijdens de planning. Capaciteit wordt bij de strategische faciliteitenplanning alleen gebruikt voor de bezettingscapaciteit. Als het type planningsmeting voor de ruimteklasse wordt ingesteld op oppervlakte of aantal, in plaats van bezetting, wordt de capaciteit niet gebruikt. v De bezettingsstatus van de organisatie, die wordt bepaald door de gegevens in IBM TRIRIGA v Het aantal personen (headcount) aan wie de ruimte is toegewezen als primaire locatie v Het aantal personen (headcount) aan wie de ruimte is toegewezen als secundaire locatie v Het aantal toegewezen werkplekken. Dit aantal is de totale capaciteit in werkplekken. Deze waarde is afkomstig uit de sectie Bezettingstoewijzingen op het tabblad Toewijzing als er geen personen zijn toegewezen aan de ruimte. Als er wel personen zijn toegewezen, wijst IBM TRIRIGA automatisch werkplekken toe op basis van het percentage bezette capaciteit (werkplekken). v Het percentage dat bezet is, wat overeenkomt met de toegewezen werkplekken gedeeld door de capaciteit v De resterende lege werkplekken, wat overeenkomt met de capaciteit in werkplekken minus de toegewezen werkplekken v De datum van ingebruikname v De werkelijke intrekkingsdatum Door de koppeling van personen aan ruimten worden de werkstromen die de regels voor de bezettingsstatus implementeren geactiveerd.

Details Op het tabblad Details voor een ruimterecord worden de personen afgebeeld voor wie deze ruimte hun primaire locatie of secundaire locatie is (Andere toegewezen locaties).


9

De koppeling van personen aan ruimte is vereist om de vraag vast te stellen wanneer het type planningsmeting van de ruimteklasse is ingesteld op Bezetting. Primaire en secundaire personen worden op dezelfde manier behandeld voor wat betreft bezetting (d.w.z. personen maken gebruik van één capaciteit ongeacht of ze primair of secundair zijn).

Toewijzing Op het tabblad Toewijzing voor een ruimterecord worden de organisaties afgebeeld die de ruimte in de sectie Bezettingstoewijzingen in gebruik hebben. Deze toewijzingen zijn essentieel voor het vaststellen van de vraag.

Bezettingsruimtegroepen U gebruikt bezettingsruimtegroepen om ruimten fysiek aan elkaar te koppelen ten behoeve van de bezetting tijdens het proces voor strategische faciliteitenplanning. U kunt ruimtegroepen definiëren en bekijken via Portfolio > Locaties > Ruimtegroepen.

Organisatie Organisatie wordt bij de strategische faciliteitenplanning primair gebruikt voor het genereren van planningsgegevens. Met behulp van organisatiegegevens kan IBM TRIRIGA vraaggegevens met betrekking tot personen en toewijzingen voor een organisatie op planningsniveau en de onderliggende plannen samenvoegen. De mate van gedetailleerdheid die wordt weergegeven in de organisatiehiërarchie moet overeenkomen met of verhoogd worden tot tot het niveau van de organisatorische gedetailleerdheid die u gebruikt voor planningsprocessen. De organisatiehiërarchie is te bereiken via het menu op het eerste niveau van de portal Portfolio.

Personen TRIRIGA Strategic Facility Planning kan alleen ruimten relateren aan organisaties en geografie als de persoonsrecords de ruimten aangeven die elke persoon in gebruik heeft. De pagina Personen is te bereiken via het menu op het eerste niveau van de portal Portfolio.

Algemeen De inhoud van de volgende velden op het tabblad Algemeen van het persoonsrecord is belangrijk voor de strategische faciliteitenplanning: v De naam v De functionele rol v Het toewijzingstype v Het organisatiepad van de primaire organisatie v Het locatiepad zorgt voor de koppeling met ruimten v De geografie Functionele rol en Type toewijzing zijn essentieel voor headcount behoefteparameters en het maken van prognoses. Als deze informatie buiten beschouwing blijft, worden alle personen gelijk behandeld voor wat betreft

10


ruimtestandaard (oppervlakte). Als er geen functionele rol wordt opgegeven, zou het toevoegen van één afdelingshoofd bijvoorbeeld hetzelfde oppervlaktevereiste opleveren als het toevoegen van één medewerker. Opmerking: Wees consistent in uw gebruik van Functionele rol en Type toewijzing. Als sommige persoonsrecords deze waarde wel bevatten en sommige niet, wordt het prognoseproces lastig en verwarrend.

Locaties en activa Op het tabblad Locaties & activa wijst u de primaire locatie en zoveel andere toegewezen locaties (secundair) als nodig toe. Als u verhuizingen inclusief apparatuur en activa als bureaus en computers plant, die zijn toegewezen aan een persoon, moeten deze verhuizingen gedefinieerd zijn op de pagina Activum en worden aangegeven op het tabblad Locaties & activa voor de persoon. Tip: U kunt personen ook toewijzen aan een ruimte of ze verwijderen uit een ruimte met behulp van IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher.

De toepassing instellen U kunt TRIRIGA Strategic Facility Planning pas gebruiken als de toepassing is geconfigureerd door de toepassingsbeheerder.

Overzicht toepassingsconfiguratie Voordat u gaat werken met TRIRIGA Strategic Facility Planning moet u controleren of de toepassing is geconfigureerd in overeenstemming met uw planningsbehoeften. De volgende instellingsactiviteiten zijn belangrijk voor de strategische faciliteitenplanning: v Controleer of wijzig de classificatie-instellingen die van invloed zijn op de strategische faciliteitenplanning. Geef bijvoorbeeld de juiste waarden op in de schattings- en factorvelden van de sectie Details voor de gebouwklasserecords. v Configureer waarden in het planningsprogramma die u wilt gebruiken voor de strategische faciliteitenplanning v Wijzig de plannings- en verhuisplanningsinstellingen die u wilt gebruiken voor de strategische faciliteitenplanning v Geef de juiste waarden op in de schattings- en factorvelden van de sectie Details voor de gebouwklasserecords. v Geef de gewenste waarden op in de sectie Kostenoverzicht van de gebouwrecords die deel uitmaken van de strategische faciliteitenplanning v Maak ruimtestandaardspecificaties v Maak behoefteparameters voor headcount en niet-headcount v Maak prognosestandaarden v Configureer sjablonen voor de planningsperioden v Definieer typen doelstellingen

Classificaties Classificaties bevatten gegevensvelden die worden gebruikt in TRIRIGA Strategic Facility Planning berekeningen.


11

Classificatie gebouwklasse Gebouwklasse is een classificatiestructuur of hiërarchie die wordt gebruikt voor de classificatie van een gebouw op basis van de functie daarvan. De classificatie van de gebouwklasse is een belangrijk element dat wordt gebruikt in de planningsfuncties van TRIRIGA Strategic Facility Planning. Bepaalde metingen in scenario's worden ondersteund door de waarden die zijn ingesteld voor gebouwklassen. De waarden die zijn opgehaald uit de gebouwklasse worden gebruikt als factoren om schattingen te berekenen voor voorgestelde locaties wanneer u verzoekt om meer aanbod van ruimte. Schattingen worden bijvoorbeeld opgehaald uit de gebouwklasse voor CO2-emissies/GSF, Energiegebruik/GSF, Jaarlijkse operationele kosten/RSF, Jaarlijkse leasekosten/RSF en Jaarlijkse kosten vaste activa/RSF. Ze worden gebruikt in combinatie met de voorgestelde oppervlakte van de nieuwe locatie om een schatting te berekenen. U kunt de classificatie van de gebouwklasse wijzigen via Tools > Classificaties > Gebouwklasse.

Classificatie behoefteparametercategorieën Met de classificatie van de behoefteparametercategorieën worden de ruimtebehoefteparameters, zoals kantoormedewerkers, studenten in studentenhuizen, magazijnactiviteiten en serverrekken gegroepeerd.

Huidige classificatie van ruimteklasse De huidige classificatie van de ruimteklasse geeft aan hoe de ruimte geacht wordt te worden gebruikt. De ruimteklasse van een ruimte is een belangrijk element binnen de planningsfuncties. Voor de strategische faciliteitenplanning is het belangrijk dat het type planningsmeting en de standaard ruimtestandaard correct zijn opgegeven in de huidige classificatie van de ruimteklasse. Het type planningsmeting kan worden ingesteld op oppervlakte, aantal of bezetting. De standaard ruimtestandaard is een specificatie van de ruimte die de capaciteit en de gemiddelde oppervlakte omvat. De standaard ruimtestandaard geeft aan welke rollen er kunnen worden toegewezen aan de ruimte. De standaard ruimtestandaard moet worden ingesteld voor elke huidige classificatie van de ruimteklasse, anders is de strategische faciliteitenplanning niet nauwkeurig.

Standaardspecificaties voor ruimten De ruimtestandaard is een specificatie die de kenmerken van een ruimte definieert, inclusief capaciteit, gemiddelde oppervlakte en welke rollen er kunnen worden toegewezen. Er moet een specificatie voor een ruimtestandaard bestaan voor elke ruimteklasse. Specificaties in IBM TRIRIGA vertegenwoordigen een beschrijving van een item, maar niet een werkelijk item. Specificaties kunnen een groot aantal verschillende items voorstellen, zoals apparatuur, verbruiksartikelen, diensten, softwarelicenties, voertuigen en ruimtestandaarden. De pagina Specificatie bereikt u via Portfolio > Instellen > Specificatie. In de sectie Details van het tabblad Algemeen zijn de belangrijke velden die door TRIRIGA Strategic Facility Planning worden gebruikt Capaciteit en Gemiddelde

12


oppervlakte. Capaciteit wordt gebruikt als standaard capaciteitseenheden per ruimte. Gemiddelde oppervlakte wordt gebruikt als standaardoppervlakte per ruimte. U moet eerst specificaties voor een ruimtestandaard maken en vervolgens kunt u deze toewijzen aan ruimteklassen.

Planningsinstellingen IBM TRIRIGA vult nieuwe portfolioplannen vooraf in met waarden uit de planningsinstellingen die zijn geconfigureerd in de toepassingsinstellingen. De planningsinstellingen binnen de toepassingsinstellingen zijn de globale standaardinstellingen, die van toepassing zijn op IBM TRIRIGA als geheel. De waarden kunnen indien nodig worden gewijzigd op het niveau van het portfolioplan. Als u de waarden op het tabblad Planningsinstellingen wijzigt, kunnen gemachtigde gebruikers portfolioplannen selecteren en de bijgewerkte waarden daarnaartoe kopiëren. Stel de standaard planningsinstellingen voor IBM TRIRIGA in op het tabblad Planningsinstellingen dat u opent via Tools > Systeemconfiguratie > Algemeen > Toepassingsinstellingen. Als u beschikt over IBM TRIRIGA Real Estate Manager en leasecontracten voor vastgoed gebruikt voor de planning van aanbod, kunt u het vakje Leasecontracten voor vastgoed gebruiken voor planning aanbod selecteren. Als het vakje Leasecontracten voor vastgoed gebruiken voor planning aanbod is geselecteerd, zoekt TRIRIGA Strategic Facility Planning de leases voor elk gebouw op en worden de begin- en einddatums uit deze leases gebruikt. In dit scenario houdt IBM TRIRIGA alle leases bij die er voor een gebouw bestaan, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf aparte leases voor elke verdieping van een gebouw heeft. Als het vakje Leasecontracten voor vastgoed gebruiken voor planning aanbod is uitgeschakeld, gebruikt TRIRIGA Strategic Facility Planning het veld Eigendomsrecht in de sectie Details van het tabblad Algemeen van het gebouw om aan te geven of onroerend goed geleast of in eigendom is. IBM TRIRIGA gebruikt vervolgens de velden Ingebruikname en Werkelijke intrekking in de sectie Locatiestatus van het tabblad Algemeen van het gebouw als de begin- en einddatum voor beschikbaarheid van het gebouw voor de planning van aanbod. In dit scenario heeft TRIRIGA Strategic Facility Planning slechts één set begin- en einddatums dat kan worden gebruikt voor een gebouw. In het veld Ruimteklasse gebruikt voor nieuw aanbod geeft u de ruimteklasse op die moet worden gebruikt bij het aanvragen van meer aanbod tijdens de vraag- en aanbodanalyse of tijdens de stackplanning. In de sectie Details stelt u systeembrede standaardwaarden in voor de velden Geschatte kosten uitvaltijd bij verhuizing (per dag), Geschatte uitvaltijd bij verhuizing (dagen), Analysetermijn in jaren en Kortingspercentage. De waarden voor Geschatte kosten uitvaltijd bij verhuizing (per dag), Geschatte uitvaltijd bij verhuizing (dagen) en Geschatte kosten uitvaltijd bij verhuizing zijn per persoon en worden gebruikt als factoren voor het berekenen van de veranderingen in ruimtegebruik voor het scenario.IBM TRIRIGA gebruikt de velden Analysetermijn en Kortingspercentage als factoren voor het berekenen van de financiële cijfers voor het scenario. Hoofdstuk 2. De planningsomgeving instellen

13

Planningsbeheer Planningsbeheer is de primaire interface voor het beheren van de ruimteklassen, organisaties, plaatsen en gebouwen die deel uitmaken van het planningsproces. De instellingen in Planningsbeheer zijn globale instellingen, waarmee de waarden voor strategische faciliteitenplanning voor het gehele IBM TRIRIGA-systeem worden ingesteld. Planningsbeheer is alleen beschikbaar wanneer u bent aangemeld als systeembeheerder of ruimteplanner. Klik op Ruimte > Instellen > Strategische planning > Planningsbeheer om toegang te krijgen tot de functies van Planningsbeheer. De gegevens in Planningsbeheer waarmee de waarden voor strategische faciliteitenplanning worden gedefinieerd vindt u op de volgende tabbladen: v Ruimteklassen beheren v Organisaties beheren v Plaatsen beheren v Gebouwen beheren

Planningsperioden definiëren Definieer de planningsperiodeconfiguraties die voldoen aan de best practices van uw organisatie en maak hier steeds opnieuw gebruik van tijdens de strategische faciliteitenplanning.

Planningsperioden Planningsperioden zijn gedefinieerde tijdsintervallen die worden gebruikt voor alle planningsgegevens. Een belangrijk aspect van de planning is het begrip tijd. IBM TRIRIGA gebruikt planningsperioden om een set van benoemde tijdsintervallen te definiëren. Deze perioden zijn afgestemd op de fiscale perioden, zodat er voor alle planningsgegevens een dimensie op basis van tijd tot stand kan worden gebracht. Tip: Hoe meer planningsperioden er zijn, hoe meer gegevens er moeten worden gemaakt om de planningsfuncties te ondersteunen.

Planningsperioden en meldingen Het planningsjaar en de planningsperiode die zijn gedefinieerd voor het veld Configuratie planningsperiode in de sectie Algemeen, worden ingevuld op het tabblad Planningsperioden. U kunt er desgewenst voor kiezen om meldingen te verzenden, om te helpen bij de cyclische planning.

Regelitems voor planningsperiode Als planningsgegevens niet worden opgeslagen in de planningsomgeving, kunt u de waarde voor het veld Configuratie planningsperiode wijzigen en op Opslaan klikken. Door de waarde van het veld Configuratie planningsperiode te wijzigen, worden de waarden bijgewerkt op het tabblad Planningsperioden.

Meldingen Als hulp voor de cyclische planning kunt u TRIRIGA Strategic Facility Planning configureren om meldingen te verzenden voor regelitems voor de

14


planningsperiode. Door het vakje Melden te selecteren geeft u aan dat IBM TRIRIGA berichten moet verzenden naar alle werkruimteplanner-rollen die deel uitmaken van de planningsomgeving. Deze herinnering over de aanstaande periodewijziging wordt verzonden op de datum die wordt afgebeeld in de kolom Waarschuwingsdatum. Voor het wijzigen van de waarde in de kolom Waarschuwen binnen of de kolom Waarschuwingsdatum klikt u op het pictogram Gekoppeld record.

Configuratie voor planningsperioden definiëren Configuraties van planningsperioden vereenvoudigen de implementatie van planningsperioden door standaard tijdincrementen vast te stellen die worden vermeld in een plan. Meld u aan met de rol van systeembeheerder. Tip: Definieer de planningsperiodeconfiguraties die voldoen aan de behoeften van uw organisatie eenmalig en maak hier steeds opnieuw gebruik van tijdens de strategische faciliteitenplanning. 1. Klik op Ruimte > Instellen > Sjablonen voor planningsperiode. 2. Klik op Toevoegen. 3. Bekijk het formulier Configuratie planningsperiode. 4. Geef de naam van de configuratie voor de planningsperiode op in de sectie Algemeen. Gebruik een naam die de planningsperiode beschrijft. Voor een planningsperiode van bijvoorbeeld twee jaar, waarvan het eerste jaar in kwartalen is verdeeld, gebruikt u 2 jaar (KKKKJ), of voor een driejarige planningsperiode waarvan het eerste jaar in kwartalen is verdeeld, gebruikt u 3 jaar (KKKKJJ). 5. Als u de structuur van de planningsperiode wilt definiëren, klikt u op Toevoegen op de sectiebalk Periodeconfiguratie. Er wordt door IBM TRIRIGA een regel toegevoegd in de sectie Periodeconfiguratie. Het periodenummer geeft de volgorde in de planningsperiode aan. Selecteer het periodetype (de duur) van de periode in de lijst. Gebruik Kwartaal of Jaar als periodetype, en vermijd hiermee het grote aantal dimensies dat met de waarde Maand zou worden gemaakt. 6. Ga door met het toevoegen van perioden totdat de configuratie is voltooid. Telkens wanneer u klikt op Toevoegen, wordt door IBM TRIRIGA een regel toegevoegd, het periodenummer verhoogd en de waarde van de vorige regel ingevuld in het veld voor het periodetype. Als u een periode wilt verwijderen, selecteert u het vakje links naast de regel en klikt u op Verwijderen. 7. Klik op Concept maken. 8. Selecteer de gewenste actie. Klik op Activeren om de configuratie van de planningsperiode beschikbaar voor gebruik te maken in IBM TRIRIGA.

Prognosestandaarden definiëren Definieer prognosestandaarden die in het prognoseproces kunnen worden gebruikt om de ruimtestandaarden voor een set van behoefteparameters vast te stellen.

Prognosestandaarden Bij het maken van prognoses worden prognosestandaarden gebruikt om de ruimtestandaarden voor het gebruik van een set behoefteparameters vast te stellen. De gegevens die zich bevinden in de prognosestandaarden dienen ter vervanging van de globale configuratie van de behoefteparameters voor waarden waarin de ruimtestandaard voorkomt. Hoofdstuk 2. De planningsomgeving instellen

15

Deze prognosestandaarden worden toegepast op ruimteprognose-onderzoeken en op de bijbehorende regelitems. Ze worden gewoonlijk per organisatie geconfigureerd. Bedrijven die beschikken over verschillende ruimteklassestandaarden voor verschillende locales maken vaak gebruik van prognosestandaarden. Zo'n bedrijf zou prognosestandaarden vaststellen voor elke locale, bijvoorbeeld voor de Verenigde Staten, voor Europa en voor Asia Pacific.

Prognosestandaarden wijzigen U kunt de prognosestandaarden zo wijzigen dat de globale configuraties van de behoefteparameter voor specifieke locaties worden vervangen. U moet aangemeld zijn met de rol van ruimteplanner of systeembeheerder. 1. Klik op Ruimte > Instellen > Prognoseonderzoeken > Standaarden. IBM TRIRIGA beeldt de resultatenpagina Standaarden af. 2. Controleer de lijst van prognosestandaarden. Als u een prognosestandaard wilt toevoegen, klikt u op Toevoegen. Als u een bestaande prognosestandaard wilt wijzigen, klikt u op Naam. 3. Bekijk het formulier Prognosestandaard. 4. Als u een behoefteparameter wilt toevoegen aan de sectie Behoefteparameter headcount of de sectie Behoefteparameter niet-headcount, klikt u op de actie Behoefteparameter toevoegen op de respectievelijke sectiebalk. IBM TRIRIGA beeldt een lijst van behoefteparameters af. 5. Maak uw keuzes en klik op OK. Als de afgebeeld lijst niet de gewenste behoefteparameter bevat, klikt u op Toevoegen. IBM TRIRIGA opent het formulier Behoefteparameter headcount of het formulier Behoefteparameter niet-headcount. De standaardwaarden van de velden in een behoefteparameter kunnen worden gewijzigd in waarden die geschikt zijn voor deze specifieke prognosestandaard. 6. Klik op Maken. De prognosestandaard fungeert als vervangende waarde in de ruimteprognose.

Drempels Drempels bepalen hoe metrische gegevens worden gewaardeerd. IBM TRIRIGA biedt één drempel voor elke metrische berekening in een scenario. In TRIRIGA Strategic Facility Planning bepalen de waarden en bereiken de weergave van de drempelindicator in het vergelijkingsraster van het tabblad Scenario-evaluatie voor een ruimteplan. Drempels maken ook deel uit van de weergave van scorekaarten en metrische diagrammen in TRIRIGA Strategic Facility Planning-portals. Mogelijk wilt u de waarden van de standaarddrempels wijzigen in de standaarden van uw organisatie of aanvullende drempelwaarden vaststellen. Het is bijvoorbeeld aannemelijk dat uw bedrijf beschikt over verschillende standaarden voor sommige drempels voor verschillende landen. U wijzigt de details via Tools > Systeemconfiguratie > Algemeen > Drempels. Elke drempelwaarde geeft de planningscategorie aan en bevat waarden, bereiken en kleuren. Een drempel kan drie bereiken (bijvoorbeeld laag, gemiddeld en hoog) of twee bereiken (bijvoorbeeld laag en hoog) ondersteunen. Welke drempels u nodig hebt is afhankelijk van de weer te geven gegevens.

16


Schattingen van de verhuiskosten definiëren De schattingen van de verhuiskosten bieden waarden voor het berekenen van de kosten in de verplaatsingslijst van het stapeltool wanneer het gebouw waarvandaan u verhuist een nieuw aanbod of een prognosetoevoeging is, of wanneer de verhuiskosten niet worden verstrekt door het gebouw De instellingen voor de verhuizingsplanning zijn globale instellingen. De waarden op het tabblad Instellingen verhuizingsplanning zijn van toepassing op het gehele IBM TRIRIGA-systeem. Ze kunnen voor een specifiek gebouw worden vervangen op het tabblad Verhuizen van het record van dit gebouw. 1. Kies Tools > Systeemconfiguratie > Algemeen > Toepassingsinstellingen. 2. In de sectie Schatting verhuiskosten van het tabblad Instellingen verhuizingsplanning klikt u op Toevoegen om een nieuw record voor Schatting verhuiskosten te maken. 3. Geef de instellingen voor de schatting van de verhuiskosten op in de sectie Details en klik op Maken. Kies vervolgens Opslaan & sluiten om het record op te slaan. 4. Klik op Opslaan & sluiten om de wijzigingen van de toepassingsinstellingen op te slaan.

Behoefteparameters definiëren Definieer behoefteparameters om te bepalen hoe gegevens en berekeningen worden samengevoegd tijdens het uitvoeren van de prognose.

Behoefteparameters Met een behoefteparameter worden ruimteklasse, ruimtestandaard, functionele rol, type werknemer en vraagcategorie vastgelegd in één record dat inzicht biedt in de manier waarop ruimten worden geclassificeerd. Behoefteparameters worden gebruikt bij het voorspellen van capaciteit een grootte. Wanneer u gegevens genereert in een planningsomgeving maakt IBM TRIRIGA behoefteparameters die nog niet zijn gedefinieerd. Definieer de behoefteparameters die u verwacht te gebruiken tijdens het planningsproces. Behoefteparameters worden gebruikt als groeperingen voor de prognoseprocessen bij het verzamelen van gegevens en uitvoeren van berekeningen. Behoefteparameters worden gecategoriseerd als headcount of niet-headcount. Voorbeelden van behoefteparameters zijn kantoormedewerkers, hoeveelheid geproduceerde artikelen, opslag op magazijnpallets, studenten in een studentenhuis en het voldoen aan bepaalde hoeveelheid.

Headcount behoefteparameters definiëren Headcount behoefteparameters worden gebruikt als groeperingen voor de prognoseprocessen bij het verzamelen van gegevens en uitvoeren van berekeningen met betrekking tot de headcount. Maak de functies van de headcount behoefteparameters beschikbaar en definieer nieuwe headcount behoefteparameters die u verwacht te gebruiken tijdens het planningsproces. Meld u aan met de rol van ruimteplanner of systeembeheerder. 1. Klik op Ruimte > Instellen > Prognoseonderzoeken > Vraag per headcount om de resultatenpagina Vraag per headcount te openen. 2. Klik op Toevoegen.


17

3. Gebruik het formulier Behoefteparameter headcount om de nieuwe headcount behoefteparameter te definiëren. 4. Klik op Maken.

Niet-headcount behoefteparameters definiëren Behoefteparameters worden gebruikt bij het maken van prognoses voor capaciteit en grootte. Maak de functies van de niet-headcount behoefteparameters beschikbaar en definieer nieuwe niet-headcount behoefteparameters die u verwacht te gebruiken tijdens het planningsproces. Meld u aan met de rol van ruimteplanner of systeembeheerder. 1. Klik op Ruimte > Instellen > Prognoseonderzoeken > Vraag per type om de resultatenpagina Vraag per type te openen. 2. Controleer de lijst van niet-headcount behoefteparameters. Klik op Toevoegen. 3. Gebruik het formulier Behoefteparameter niet-headcount om de nieuwe niet-headcount behoefteparameter te definiëren. 4. Klik op Maken.

Typen doelen toevoegen Portfolioplannen bevatten doelstellingen die afgestemd zijn op het niveau van het plan. In een doelstelling worden de doelen en de juiste drempelwaarden voor uw organisatie gedefinieerd. Meld u aan met de rol van beheerder. Opmerking: De meeste gebruikers hoeven niets toe te voegen aan de standaard doelstellingstypen. Het is waarschijnlijker dat u de drempelwaarden wilt wijzigen voor de doelstellingstypen die al zijn opgenomen in TRIRIGA Strategic Facility Planning. 1. Klik op Tools > Toepassingsconfiguratie > Strategische planning > Typen doelen. 2. Klik op Toevoegen om het formulier Typen doel te openen. 3. Vul het formulier Type doelstelling in en klik op Concept maken. 4. Klik op Activeren om het type doelstelling beschikbaar te maken.

Planningsomgevingen definiëren Stel een planningsomgeving in met daarin de planningselementen en configuraties die moeten worden gebruikt als primaire bron van planningsgegevens voor TRIRIGA Strategic Facility Planning.

Planningsomgevingen Planningsomgevingen bevatten de planningselementen en configuraties die de primaire bron zijn van de planningsgegevens die worden gebruikt door TRIRIGA Strategic Facility Planning. Een planningsomgeving is een op tijd gebaseerd(e), goedgekeurd(e) portfolio of ruimteplan met de planningsgegevens voor implementaties of toekomstgerichte cijfers. Met goedgekeurde scenario's kan de planningsomgeving worden aangepast aan nieuwe of bijgewerkte plannen. De planningsomgeving wordt soms ook het vastgelegde plan, het hoofdplan, het hoofdruimteplan of het vastgelegde ruimteplan genoemd.

18


U kunt planningsomgevingen configureren voor het beheren van de volgende gegevensgroepen: v Planningsjaar en planningsperioden v Sleutelcontactpersonen en contactpersoonrollen v Planningsbereik v Planningsgegevens v Prognosegegevens Doorgaans wordt een planningsomgeving eens per jaar opgebouwd, voor cyclische planning als onderdeel van een jaarlijkse budgetteringscyclus of bedrijfsplanningscyclus.

Planningsgegevens Wanneer u planningsgegevens genereert voor een planningsomgeving, verzamelt TRIRIGA Strategic Facility Planning informatie over vraag en aanbod, voor gebruik in ruimteplannen.

Tijd De tijd binnen planningsgegevens is gebaseerd op planningsperioden. Deze dimensie van de gegevens wordt gebaseerd op het al dan niet actief zijn van een gebouw of lease, voor de perioden die zijn gedefinieerd in de planningsomgeving. Wanneer TRIRIGA Strategic Facility Planning aanbodgegevens ontdekt, worden records met planningsgegevens alleen gemaakt voor de perioden die overlappen met de actieve datums van het gebouw of de lease. Als een gebouw bijvoorbeeld een intrekkingsdatum heeft aan het einden van 2013 en als de planningsomgeving is geconfigureerd voor 2012, 2013, 2014, 2015 en 2016, genereert TRIRIGA Strategic Facility Planning records met planningsgegevens (aanbod) voor dat gebouw alleen voor de jaren 2012 en 2013. TRIRIGA Strategic Facility Planning bepaalt op basis van de waarde voor het veld Eigendomsrecht of een ruimte wordt geleast of in eigendom is. Vaak bevatten vastgoedleases geen gegevens op ruimteniveau. Omdat deze gegevens niet expliciet aanwezig zijn, gebruikt IBM TRIRIGA de informatie op het tabblad Locaties van de vastgoedlease om te beginnen met het definiëren van aannamen. De items in de sectie Contractlocaties zijn tussenliggende links naar elk type locatie. Een enkele lease kan worden gekoppeld aan een of meer van de volgende typen locaties: v Ruimten v Verdiepingen, met inbegrip van alle ruimten op de verdieping v Gebouwen, met inbegrip van alle verdiepingen en ruimten in het gebouw v Onroerend goed, met inbegrip van alle gebouwen, verdiepingen en ruimten van het onroerend goed

Typen planningsmetingen Tijdens het verzamelen van ruimtegegevens per ruimteklasse stelt TRIRIGA Strategic Facility Planning verschillende typen gegevens samen, volgens het type planningsmeting van de ruimteklasse. De drie typen planningsmeting zijn bezetting, telling en oppervlakte.


19

Met de planningsmeting voor de bezetting worden ruimten beheerd in verhouding tot de totale capaciteit. Voor aanbodgegevens is deze waarde het totaal van de ruimtecapaciteit per verdieping en per ruimteklasse. Voor vraaggegevens is deze waarde het totaal van de ruimtegebruikers per verdieping, ruimteklasse en organisatie. Voor het weergeven van de vraag op basis van de bezetting legt TRIRIGA Strategic Facility Planning vast hoeveel personen behoren tot een organisatie (en de suborganisaties daarvan), die zijn gekoppeld aan ruimten van een bepaalde (sub-)ruimteklasse op een verdieping. Deze waarde wordt afgebeeld in het veld Aantal. Met de planningsmeting voor de telling worden ruimten beheerd in verhouding tot de totale hoeveelheid. Voor aanbodgegevens is deze waarde het aantal ruimten per verdieping en per ruimteklasse. Voor vraaggegevens is deze waarde het aantal ruimten per verdieping, ruimteklasse en organisatie. Voor het weergeven van de vraag op basis van de telling legt TRIRIGA Strategic Facility Planning vast hoeveel ruimten door een organisatie (en de suborganisaties daarvan) zijn toegewezen voor een (sub-)ruimteklasse op een verdieping. Deze waarde wordt afgebeeld in het veld Aantal. Met de planningsmeting voor de oppervlakte worden ruimten beheerd in verhouding tot de totale oppervlakte. Voor aanbodgegevens is deze waarde het totaal van de oppervlakte per verdieping en ruimteklasse. Voor vraaggegevens is deze waarde het totaal van de oppervlakte per verdieping, ruimteklasse en organisatie. Voor het weergeven van de vraag op basis van de oppervlakte legt TRIRIGA Strategic Facility Planning vast hoeveel ruimteoppervlak door een organisatie (en de suborganisaties daarvan) is toegewezen voor een (sub-)ruimteklasse op een verdieping. Deze waarde wordt afgebeeld in het veld Aantal.

Een planningsomgeving maken De planningsomgeving geeft de planningsperiode aan voor ruimteprognoses, het bereik van de locaties die moeten worden opgenomen in de prognoses en of de planningsomgeving de gegevens van de hoofdplanning verschaft voor de cijfers van IBM TRIRIGA Workplace Performance Management. U dient zich aan te melden met de rol van Ruimteplanner. Stel een per jaar een planningsomgeving voor cyclische planning in die samenvalt met een cyclus voor een jaarlijks budget of een bedrijfsplanning. 1. Selecteer Ruimte > Ruimte plannen > Planningsomgevingen. 2. Klik op Toevoegen om de planningsomgeving te maken. 3. Op het tabblad Algemeen kunt u de kenmerken van de nieuwe omgeving definiëren. a. Als de nieuwe planningsomgeving is gekoppeld aan een eerdere voor het veld planningsomgeving, klikt u op het pictogram Zoeken Vorige planningsomgeving. De geselecteerde vorige planningsomgeving wordt gebruikt voor historische gegevens. TRIRIGA Strategic Facility Planning biedt ondersteuning voor twee historieperiodes. b. In het veld Planningsjaar geeft u het jaar op waarop de nieuwe planningsomgeving betrekking heeft. Als u bijvoorbeeld begint met de

20


planning voor het fiscale jaar 2013, geeft u 2013 op. Als er een vorige planningsomgeving is, wordt het planningsjaar ingesteld op het daaropvolgende jaar. c. In het veld Configuratie planningsperiode klikt u op het pictogram Zoeken en selecteert u de gewenste configuratie voor de planningsperiode. d. Om de planningsomgeving in te stellen als het hoofdplan, dat als zodanig moet worden weergegeven in diagrammen met bedrijfsmetingen, in de portal en in het portfolioplan, selecteert u het vakje Hoofd. Slechts één plan kan het hoofdplan zijn. Als u het nieuwe plan definieert als het hoofdplan, wordt deze instelling automatisch ongedaan gemaakt voor het vorige hoofdplan. e. Selecteer valuta- en oppervlakte-eenheden voor de nieuwe planningsomgeving. 4. Klik op Concept maken.

Het bereik instellen voor de planningsomgeving Het standaardbereik van de planningsomgeving wordt ingesteld in Planningsbeheer. U kunt de planningsomgeving echter beperken tot een bepaalde set gebouwen. Klik op de sectiebalk voor Bereik op Gebouwen toevoegen, om de gebouwen te selecteren die u wilt toevoegen aan het bereik, of op Verwijderen om een gebouw te verwijderen uit de lijst.

Contactpersonen configureren Aangeven welke personen in kennis gesteld moeten worden van events in deze planningsomgeving, door de sleutelcontactpersonen en contactpersoonrollen. 1. Om een persoon toe te voegen, klikt u op het tabblad Contactpersonen van het formulier Planningsomgeving op Persoon toevoegen. a. Optioneel: Klik op Filters toepassen of Filters wissen om de lijst van personen uit te breiden of te beperken. b. Maak een keuze uit de lijst en klik op OK. De persoon wordt toegevoegd aan de lijst van contactpersonen voor de planningsomgeving. 2. Om de contactpersoonrol op te geven voor de persoon, klikt u op de naam van de persoon. a. In de sectie Rol van het formulier Rol contactpersoon selecteert u de rol van de persoon voor dit plan. U kunt ook Alle rollen selecteren vanuit de Gerelateerde rapporten. b. Klik op OK en daarna op Opslaan en sluiten.

Vereisten voor het genereren van gegevens Voordat u gegevens genereert voor een nieuwe planningsomgeving, moet de configuratie van de gegevens voldoen aan de vereisten voor het genereren van de juiste gegevens.


21

Type record

Vereisten

Gebouw

De plaats in het veld Geografische waardenlijst van de sectie Primair adres voor elk gebouwrecord, moet aanwezig zijn op het tabblad Plaatsen beheren in Planningsbeheer. Als een plaats niet aanwezig is op het tabblad Plaatsen beheren, worden de gebouwen in die plaats niet vastgelegd.

Ruimte

De waarde van het veld Huidige ruimtegebruiksklasse van elk ruimterecord, of een bovenliggende ruimteklasse in de classificatiehiërarchie voor Actuele ruimteklassen, moet aanwezig zijn op het tabblad Ruimteklassen beheren van Planningsbeheer. Ruimterecords met ruimteklassen op een hoger niveau in de classificatiehiërarchie voor Actuele ruimteklassen dan de ruimteklassen die worden vermeld op het tabblad Ruimteklassen beheren, worden niet vastgelegd. Elke organisatie die wordt vermeld in de sectie Bezettingstoewijzingen van het tabblad Toewijzing van elk ruimterecord, of de bovenliggende organisaties in de organisatiehiërarchie, moeten aanwezig zijn op het tabblad Organisaties beheren van Planningsbeheer. Ruimterecords met bezettingstoewijzingsorganisaties op een hoger niveau in de classificatiehiërarchie voor Organisaties dan de organisaties die worden vermeld op het tabblad Organisaties beheren, worden niet vastgelegd.

22


Type record

Vereisten

Personen

Het veld Locatiepad, in de sectie Primaire locatie van het tabblad Algemeen voor het Personen-record, en alle locaties die worden vermeld in de sectie Andere toegewezen locaties van het tabblad Locaties & Activa, bevatten een gebouwrecord op het tabblad Gebouwen beheren van Planningsbeheer. Personenrecords met gebouwen die niet aanwezig zijn op het tabblad Gebouwen beheren worden niet vastgelegd. Het veld Organisatiepad, in de sectie Primaire organisatie van het tabblad Algemeen van het Personen-record, bevat een organisatie op het tabblad Organisaties beheren van Planningsbeheer. Personenrecords met organisaties op een hoger niveau in de classificatiehiërarchie voor Organisaties dan de organisaties die worden vermeld op het tabblad Organisaties beheren, worden niet vastgelegd. Het veld Locatiepad, in de sectie Primaire locatie van het tabblad Algemeen voor het Personen-record, en alle locaties die worden vermeld in de sectie Andere toegewezen locaties van het tabblad Locaties & Activa voor elk personenrecord is een ruimterecord met voor de ruimteklasseplanning een een metingstype van Bezetting.

Actuele ruimteklasse

Het veld Standaardruimte standaard wordt geconfigureerd in elk record van een actuele ruimteklasse op het tabblad Ruimteklassen beheren van Planningsbeheer en in elke ruimteklasse met een lagere positie in de classificatiehiërarchie voor actuele ruimteklassen dan de ruimteklassen die worden vermeld op het tabblad Ruimteklassen beheren.

Planningsgegevens genereren De gegevens van de hoofdplanning is een momentopname van de huidige status van de vraag- en aanbodgegevens, die worden gebruikt in de toepassing voor ruimtebeheer. Voordat u gegevens genereert voor een planningsomgeving, controleert u of de configuratie van de gegevens voldoet aan de vereisten voor het genereren van de juiste gegevens. Wanneer u gegevens genereert voor een planningsomgeving, kunt u de huidige periode wijzigen voor de gegevens. Door de huidige periode te wijzigen voor de gegevens, kunt u de gegevens van de planningsomgeving verplaatsen van de ene omgeving naar de volgende.


23

Beperking: Als u de huidige periode wijzigt, kunt u niet meer terugkeren naar een eerder geselecteerde periode. U kunt de huidige periode alleen wijzigen in een periode binnen het planningsjaar. 1. Selecteer de actie Gegevens genereren op de actiebalk voor de planningsomgeving. 2. Optioneel: Wijzig de huidige periode. 3. Klik op Doorgaan. Tijdens het genereren van de gegevens, wordt de planningsomgeving vergrendeld met een alleen-lezenstatus van Bezig met verwerken. Afhankelijk van het detailniveau in de te verzamelen gegevens kan dit proces enkele uren in beslag nemen. Na het genereren van de gegevens kan de planningsomgeving weer worden aangepast en krijgt deze weer de voorgaande status. Het tabblad Prognose en de secties Samenvatting, Planningsgegevens, Leveringsoverzicht en Logboek voor vastleggen van gegevens worden nu voorzien van waarden. Selecteer de actie Processen afbeelden om de lijst van voltooide processen te bekijken. Klik op Opslaan en sluiten om de wijzigingen voor het record voor de planningsomgeving op te slaan.

Processen afbeelden en verbergen De acties Processen afbeelden en Processen verbergen worden gebruikt bij het oplossen van gegevensproblemen. De acties Processen afbeelden en Processen verbergen worden mogelijk niet weergegeven op de sectiebalk voor Samenvatting. De acties Processen afbeelden en Processen verbergen zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met de juiste beveiligingsmachtigingen. Als u op Processen afbeelden klikt, worden drie tabbladen toegevoegd aan de sectie Planningsgegevens. Dit zijn de tabbladen Actieve processen, Voltooide processen en Processen met uitzonderingen. TRIRIGA Strategic Facility Planning genereert de gegevens voor de planningsomgeving en beeldt informatie af over de actieve en voltooide processen en over de aangetroffen uitzonderingen. Gebruik de actie Processen afbeelden als hulpmiddel bij het genereren van gegevens. Als u op Processen verbergen klikt, worden de tabbladen Actieve processen, Voltooide processen en Processen met uitzonderingen niet meer weergegeven.

24


Hoofdstuk 3. Prognoses maken Prognoses is het proces van het analyseren van actuele en historische gegevens om toekomstige trends vast te stellen.

Prognosegegevens Prognosegegevens zijn voorspelde gegevens die zijn gebaseerd op eerdere gegevens en gegevens van prognoseonderzoeken. Planningsgegevens vormen de informatie binnen IBM TRIRIGA in termen van vraag en aanbod. Aanbod is een aggregatie van dezelfde gegevens als voor Vraag, maar zonder een organisatie. Wanneer u gegevens genereert voor een planningsomgeving zoekt IBM TRIRIGA de deltawaarden in de vraag. Vervolgens worden naast de vraagrecords ook prognoserecords gemaakt. IBM TRIRIGA gebruikt de prognosegegevens om u te voorzien van een vraag-en-aanbod-diagram met een toekomstprognose.

Onderzoeken voor ruimteprognoses Met onderzoeken voor ruimteprognoses worden gegevens over ruimteprognoses verzameld voor planningsorganisaties. Wanneer gegevens worden gegenereerd voor een planningsomgeving, worden automatisch prognoseonderzoeken gemaakt voor elke planningsorganisatie. Elke planningsorganisatie heeft een prognoseonderzoek. TRIRIGA Strategic Facility Planning vult voor de primaire contactpersoon voor het prognoseonderzoek de persoon in die in elke organisatie is aangewezen als business unit manager-contactpersoon. Prognoseonderzoeken kunnen meerdere keren worden verzonden naar de contactpersoon voor planning van de organisatie. De planner kan ook ervoor kiezen om de onderzoeken uit te voeren met informatie die is verkregen van de manager van de business unit.

Prognoseonderzoeken uitvoeren De werkplekexecutive vult de prognoseonderzoeken in of verzendt deze, voor het verzamelen van de gegevens die nodig zijn voor de prognose van de toekomstige ruimtebehoeften. Prognoseonderzoeken worden gemaakt wanneer u de gegevens genereert voor een planningsomgeving. 1. Klik op Ruimte > Ruimteplan > Prognoseonderzoeken om de prognoseonderzoeken te bekijken die zijn gegenereerd met TRIRIGA Strategic Facility Planning. 2. Optioneel: U kunt ervoor kiezen om rechtstreeks te communiceren met de managers van business units en daarna het onderzoek uit te voeren. 3. Optioneel: Als u ervoor kiest om de prognoseonderzoeken te verzenden naar, en te laten voltooien door de managers van de business units, kunt u de vakjes selecteren voor de te verzenden prognoseonderzoeken en op Verzenden klikken; u kunt ook één prognoseonderzoek openen en bewerken en op Verzenden klikken. Vervolgens verzendt u het onderzoek in een offline formulier per e-mail of verzendt u een bericht naar de business unit manager om deze het onderzoek online te laten voltooien. 4. Klik op Opslaan om de wijzigingen voor het onderzoek op te slaan. © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

25

5. Klik op Indienen zodra het onderzoek is voltooid.

26


Hoofdstuk 4. Portfolioplanning Portfolioplanning heeft betrekking op het configureren van een plan voor de bedrijfsportfolio, op de portfolioplannen van een lager niveau die onderliggende plannen zijn van het bedrijfsplan, op ruimteplannen voor een portfolioplan of subplan en op scenario's voor een ruimteplan.

Portfolioplannen Een portfolioplan bevat de overzichtsgegevens voor het algehele plan. Een portfolioplan op ondernemingsniveau definieert de high-level doelen, doelstellingen, risico's en resources voor alle portfolioplannen op een lager niveau. Zodra een portfolioplan op ondernemingsniveau beschikbaar is, bestaat de volgende stap uit het maken van portfolioplannen op lagere niveaus. Portfolioplannen zijn hiërarchisch en u kunt zoveel niveaus ontwikkelen als nodig is voor het ondersteunen van uw ondernemingsdoelstellingen. Maak plannen en subplannen om de structuur van uw planning te definiëren. Een portfolioplan op een onderliggend niveau kan de doelen, doelstellingen, risico's en resources bevatten van het plan op ondernemingsniveau. U kunt ook doelen, doelstellingen en risico's toevoegen die specifiek van toepassing zijn voor een onderliggend plan. De rollen die kunnen bijdragen aan het portfolioplan op ondernemingsniveau maken deel uit van de directie, zoals de CEO, CXO, Werkplek-executive, Portfoliomanager vastgoed, Faciliteitenmanager, Milieumanager en Business Unit-executives. De rollen die bijdragen aan portfolioplannen op een onderliggend niveau zijn de faciliteitenmanager en de portfoliomanager voor vastgoed.

Een portfolioplan op bedrijfsniveau definiëren Een portfolioplan bevat de overzichtsgegevens voor het algehele plan. Een portfolioplan op ondernemingsniveau definieert de high-level doelen, doelstellingen, risico's en resources voor alle portfolioplannen op een lager niveau. Meld u aan met de rol van Ruimteplanner. 1. Klik op Ruimte > Ruimte plannen > Alle portfolioplannen. 2. Klik op Toevoegen om een portfolioplan te maken. 3. Vul het formulier Portfolioplan in. a. Geef op het tabblad Algemeen in de sectie Algemeen een uniek ID op voor het portfolioplan, in overeenstemming met de standaarden van uw organisatie. Als u geen ID opgeeft, genereert IBM TRIRIGA een ID. b. Geef een naam op die het bereik van het plan aangeeft, bijvoorbeeld Bedrijfsplan 2013. c. Het veld Geografie geeft aan welke plaatsen aanwezig zijn in het portfolioplan. Om dat dit portfolioplan van het hoogste niveau is, selecteert u het hoogste niveau waarvoor u de planning maakt. U kunt bijvoorbeeld Wereld selecteren. d. In de sectie Eenheden selecteert u de valuta, oppervlakte-eenheden, CO2-eenheden en energie-eenheden voor dit plan. Deze instellingen worden doorgegeven aan onderliggende plannen en bepalen de maateenheden voor de scenariometingen. © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

27

4. Klik op Concept maken. IBM TRIRIGA maakt het plan met een status van Concept, waarbij extra secties en tabbladen worden weergegeven.

Een onderliggend portfolioplan definiëren Zodra een portfolioplan op ondernemingsniveau beschikbaar is, bestaat de volgende stap uit het maken van portfolioplannen op lagere niveaus. Portfolioplannen zijn hiërarchisch en u kunt zoveel niveaus ontwikkelen als nodig is voor het ondersteunen van uw ondernemingsdoelstellingen. Een portfolioplan op een onderliggend niveau kan de doelen, doelstellingen, risico's en resources bevatten van het plan op ondernemingsniveau. U kunt ook extra doelen, doelstellingen en risico's toevoegen die specifiek van toepassing zijn voor een onderliggend plan. 1. Klik op Ruimte > Instellen > Strategische Planning > Planningsbeheer > Portfolioplannen, om Planningsbeheer te openen en het bovenliggende portfolioplan te selecteren. 2. Ga op het tabblad Algemeen naar het tabblad Portfolioplannen. Klik op Toevoegen. 3. Controleer het formulier Portfolioplan. a. Geef op het tabblad Algemeen in de sectie Algemeen een uniek ID op voor het portfolioplan, in overeenstemming met de standaarden van uw organisatie. Als u geen ID opgeeft, genereert IBM TRIRIGA een ID. b. Geef een naam op die het bereik van het plan aangeeft, bijvoorbeeld Europa, plan 2013. c. IBM TRIRIGA stelt het Bovenliggend portfolioplan in als het plan op bedrijfsniveau. Als dit plan een onderliggend item van een onderliggend plan is, vermeldt IBM TRIRIGA het direct bovenliggend plan. d. Het veld Geografie geeft aan welke plaatsen aanwezig zijn in het portfolioplan. Deze moet van een lager niveau zijn dan de geografie van het bovenliggend plan. e. De waarden in de sectie Eenheden worden vooraf ingevuld vanuit het bovenliggende portfolioplan. Desgewenst kunt u de valuta, oppervlakte-eenheden, CO2-eenheden en energie-eenheden wijzigen voor dit plan. Deze instellingen bepalen de maateenheden voor de scenariometingen. 4. Klik op Concept maken. IBM TRIRIGA maakt het plan met een status van Concept, waarbij extra secties en tabbladen worden weergegeven.

Doelen, doelstellingen en risico's opgeven voor een portfolioplan Door doelen, doelstellingen en risico's op te geven voor een portfolioplan, kunt u uw bedrijfsdoelstellingen en de doelen voor werkplekprestaties koppelen aan het proces voor planning en analyse.

Doelen, doelstellingen en risico's Doelen, doelstellingen en risico's hebben betrekking op de prestatie-indicatoren voor het gehele planningsproces en vormen de basis voor het evalueren van van scenario's en het nemen van beslissingen.

28


De informatie die in een portfolioplan is gedefinieerd voor de doelen, doelstellingen en risico's, wordt uiteindelijk gebruikt voor het maken van vergelijkingen. Drempels worden voor evaluatie toegewezen aan doelen, doelstellingen en risico's. In een plan op ondernemingsniveau definieert u de doelen, doelstellingen en risico's voor de gehele onderneming. TRIRIGA Strategic Facility Planning delegeert deze informatie naar onderliggende planniveaus. In een plan op onderliggend niveau bevat het tabblad Doelen & doelstellingen in eerste instantie de doelen, doelstellingen en risico's zoals overgenomen van het bovenliggende plan. Voeg geschikte doelen, doelstellingen en risico's toe aan het onderliggende plan. TRIRIGA Strategic Facility Planning delegeert deze informatie naar onderliggende planniveaus. Voeg lokale doelen, doelstellingen en risico's toe aan de onderliggende plannen op een lager niveau. De secties Plandoelstellingen, Doelstellingen en Risico's beschikken over de acties Toevoegen en Verwijderen. Klik op Toevoegen om waarden te maken die kunnen worden doorgegeven aan subplannen. Om een item te verwijderen uit een sectie selecteert u het vakje naast de naam ervan en klikt u op Verwijderen. Voor doelstellingen en risico's verwijdert TRIRIGA Strategic Facility Planning het item ook uit de plannen op een lager niveau, wanneer u de actie Opslaan kiest. Een doelstelling of risico dat is doorgegeven vanaf een bovenliggend niveau kan echter niet worden verwijderd uit een plan op een lager niveau. De doelstelling of het risico moet worden verwijderd op het niveau waarop het was toegevoegd.

Doelen toevoegen aan portfolioplannen Voeg doelen toe om uw doelen voor de werkplekprestaties te koppelen aan het proces voor planning en analyse. De doelen in de sectie Plandoelstellingen van het portfolioplan worden doorgegeven aan de portfolioplannen die worden vermeld in de sectie Sub-portfolioplannen van het tabblad Algemeen (onderliggende plannen van dit plan), zodra u de actie Opslaan kiest. Als u een plandoelstelling verwijdert, wordt deze niet verwijderd op onderliggende niveaus. In een plan op een onderliggend niveau kopieert IBM TRIRIGA uit het bovenliggende portfolioplan de plandoelstellingen. U kunt de doelwaarden wijzigen voor het plan. 1. Klik in de sectie Plandoelstellingen van het portfolioplan op Toevoegen. In de weergegeven lijst van plandoelstellingen vindt u de typen doelen die u hebt geconfigureerd in de toepassingsinstellingen. 2. Selecteer de toe te voegen doelen en klik op OK. 3. Optioneel: Voor het toevoegen van een doel dat niet wordt vermeld, klikt u op Toevoegen, vult u het formulier Type doelstelling in, klikt u op Concept maken en selecteert u Activeren om de doelstelling beschikbaar te maken. 4. Pas de doelwaarden voor dit portfolioplan aan, voor het afstemmen van de standaarddoelen voor deze specifieke planning. Als de drempelwaarde in een planningsdoelstelling blanco is, bevat de sectie Scenario-evaluatie voor het ruimteplan geen drempelindicator.

Doelstellingen toevoegen aan portfolioplannen Strategische doelstellingen voor portfolioplannen bepalen de prestatiedoelen, die worden gebruikt voor het evalueren van programma's, projecten of scenario's.

Hoofdstuk 4. Portfolioplanning

29

Strategische doelstellingen kunnen worden doorgegeven aan onderliggende portfolioplannen, die worden vermeld in de sectie Sub-portfolioplannen van het tabblad Algemeen. In een plan op een onderliggend niveau kopieert IBM TRIRIGA uit het bovenliggende plan de doelstellingen waarvoor is aangegeven dat ze moeten worden doorgegeven. In de sectie Doelstellingen kunt u doelstellingen toevoegen. 1. Klik in de sectie Doelstellingen van het portfolioplan op Toevoegen. 2. Vul het formulier Planningsdoelstelling in. In de sectie Doelstellingsgegevens hebben de velden de volgende betekenissen: v Categorie doelstelling - groepering van doelstellingen. Wordt gebruikt voor aggregatie op het hoogste niveau, tijdens evaluatie en analyse van prestatiecijfers. Het resultaat is de som van de beoordelingsscores voor de direct onderliggende plannen. Dit veld is standaard ingesteld op Strategisch. Strategische doelstellingen voor portfolioplannen kunnen worden gebruikt voor het instellen van prestatiedoelen, om te gebruiken voor het evalueren van programma's, projecten of scenario's. v Type doelstelling - subgroepering van doelstellingen binnen een categorie. Het resultaat is de som van de beoordelingsscores voor de direct onderliggende plannen. De standaardkeuzen zijn Klant, Milieutechnisch, Financieel, Operationeel, Portfolio en Regelgeving. v Doorgaveregel - geeft aan of deze planningsdoelstelling wordt doorgegeven aan onderliggende plannen. De mogelijke waarden zijn Alle en Geen doorgave. v Standaarddrempel - geeft de gewenste minimum- en maximumwaarden van acceptabele prestaties voor deze doelstelling. v Belangrijkheid - vergelijkbaar met een prioriteit of een wegingsfactor. Het belang bepaalt de relatieve classificatie van de doelstelling ten opzichte van andere doelstellingen. De mogelijke waarden zijn 1 – Laag, 3 – Gemiddeld en 5 – Hoog. De classificatie wordt gebruikt voor scores. v Belang - de belangrijkheidsclassificatie. 3. Klik op Maken om de planningsdoelstelling toe te voegen aan de sectie Doelstellingen. 4. Klik op Opslaan om de doelstelling door te geven aan subplannen, zoals aangegeven met de waarde voor Doorgaveregel.

Risico's toevoegen aan portfolioplannen In IBM TRIRIGA worden risico-items en risicoreviews beheerd binnen de context van een portfolioplan. Met deze methode wordt de planning en evaluatie van risico's toegevoegd aan het begin van de evaluatieprocessen. Met deze toevoeging wordt een risico herkend en geëvalueerd als onderdeel van het proces voor aanbeveling en goedkeuring. De items in de sectie Risico's kunnen worden doorgegeven aan onderliggende plannen van dit plan. Voor een plan op een onderliggend niveau kopieert IBM TRIRIGA vanuit het bovenliggende plan de risico's waarvoor is aangegeven dat ze moeten worden doorgegeven. In de sectie Risico's kunt u risico's toevoegen. 1. Klik in de sectie Risico's van het portfolioplan op Toevoegen. 2. Vul het formulier Planningsrisico in. In de sectie Risicogegevens hebben de velden de volgende betekenissen: v Risicocategorie - groepering van doelstellingen van de risicoplanning. Dit veld is standaard ingesteld op Strategisch.

30


v Risicotype - geeft een subgroepering aan van items van een risicoplanning binnen een risicocategorie. De aggregatie van het risicotype is de som van de beoordelingsscores voor de direct onderliggende plannen van het risicotype. De standaardkeuzen zijn Klant, Milieutechnisch, Financieel, Operationeel, Portfolio en Regelgeving. v Doorgaveregel - geeft aan of dit risico wordt doorgegeven aan onderliggende portfolioplannen. De mogelijke waarden zijn Alle en Geen doorgave. v Standaarddrempel - geeft de gewenste minimum- en maximumwaarden van acceptabele prestaties voor deze doelstelling. v Belangrijkheid - vergelijkbaar met een prioriteit of een wegingsfactor. Het belang bepaalt de relatieve classificatie van de doelstelling ten opzichte van andere doelstellingen. De mogelijke waarden zijn 1 – Laag, 3 – Gemiddeld en 5 – Hoog. De classificatie wordt gebruikt voor scores. v Belang - de belangrijkheidsclassificatie. 3. Klik op Maken om het risico toe te voegen aan de sectie Risico's. 4. Klik op Opslaan om het risico door te geven aan subplannen, zoals aangegeven met de waarde voor Doorgaveregel.

Hoofdstuk 4. Portfolioplanning

31

32


Hoofdstuk 5. Ruimteplanning Een ruimteplan verschaft een planner een omgeving om te werken met een set planningsgegevens, bijvoorbeeld met betrekking tot vraag en aanbod, voor een set locaties. In een portfolioplan of subplan kunnen veel ruimteplannen aanwezig zijn. Na het definiëren van uw portfolioplannen via de hiërarchie van plannen en subplannen, bestaat de volgende stap uit het maken van ruimteplannen. Hoewel ruimteplannen op elk niveau van een portfolioplan kunnen worden gemaakt, worden ze doorgaans alleen gekoppeld aan portfolioplannen op het laagste niveau. In een portfolioplan van het laagste niveau wordt de geografie ingesteld en wordt doorgaans de ruimteplanning ingesteld. Het ruimteplan is de container voor scenario's. Elk ruimteplan is de gegevensbron voor alle scenario's die erin worden gemaakt, waardoor planners in staat zijn om scenario's met elkaar te vergelijken. De gegevensbron voor een ruimteplan bestaat uit de gegevens die zijn gegenereerd op basis van een planningsomgeving.

Een ruimteplan definiëren Ruimteplan verschaffen een planner een omgeving om te werken met een set planningsgegevens, onder andere over vraag en aanbod, voor een set locaties. Portfolioplannen en een actieve planningsomgeving moeten aanwezig zijn om ruimteplannen te kunnen maken. 1. Ga op het tabblad Algemeen van het portfolioplan of subplan naar het tabblad Ruimteplannen. Klik op Toevoegen. 2. Controleer het formulier Portfolioplan. a. Geef op het tabblad Algemeen in de sectie Algemeen een uniek ID op voor het ruimteplan, in overeenstemming met de standaarden van uw organisatie. Als u geen ID opgeeft, genereert IBM TRIRIGA een ID. b. Geef een naam op die het bereik van het plan aangeeft, bijvoorbeeld Limburg, ruimteoptimalisatie 2013. en selecteer de planningsperiode met de c. Klik op het pictogram Zoeken planningsgegevens voor dit ruimteplan. d. IBM TRIRIGA vult vooraf de primaire contactpersoon in, met de gegevens van de persoon die het formulier maakt. Om de primaire contactpersoon te en selecteert u de persoon wijzigen, klikt u op het pictogram Zoeken die optreedt als primaire contactpersoon voor dit ruimteplan. e. In de sectie Eenheden selecteert u de valuta, oppervlakte-eenheden, CO2-eenheden en energie-eenheden voor dit plan. 3. Klik op Concept maken. IBM TRIRIGA maakt het ruimteplan met een status van Concept, waarbij extra secties en tabbladen worden weergegeven. 4. Klik op Opslaan & sluiten.


33

Gegevens toevoegen aan een ruimteplan De gegevens die worden toegevoegd aan een ruimteplan geven aan welke plaatsen, gebouwen en leases worden opgenomen vanuit de planningsomgeving. Deze taak verschaft de werkelijke gegevens voor het ruimteplan. De gegevens in het ruimteplan worden gebruikt voor alle scenario's in het ruimteplan. Let op: IBM TRIRIGA verplaatst de gegevens niet automatisch van de planningsomgeving naar het ruimteplan. In de sectie Leveringsoverzicht dient u op te geven welke gegevens moeten worden opgenomen in het ruimteplan. 1. Op het tabblad Algemeen voor het ruimteplan klikt u op de sectiebalk van de sectie Leveringsoverzicht op Toevoegen. 2. Optioneel: Voor het maken van prognoses selecteert u op het formulier Planningsgegevens genereren het vakje Inclusief prognosegegevens. Omdat alle prognosegegevens worden gedefinieerd op plaatsniveau, kunt u geen gebouwen of leases selecteren nadat u deze optie selecteert. IBM TRIRIGA verwijdert de sectie Leveringsoverzicht uit het venster Planningsgegevens genereren. De plaatsen worden aangegeven in de sectie Plaatsen. IBM TRIRIGA voegt prognosegegevens toe voor alle plaatsen in de sectie Plaatsen, vanuit het portfolioplan dat is aangegeven op het tabblad Algemeen van het ruimteplan en tevens alle eerder afgebeelde gebouwen en leases. Nadat u besluit om prognoses te doen, wordt het gehele aanbod voor die plaatsen verwerkt in het ruimteplan en de bijbehorende scenario's, zodat de planner met het gehele aanbod kan werken om te voldoen aan de prognose. 3. Optioneel: Als u niet werkt met prognoses, wilt u mogelijk gebouwen of leases toevoegen aan of verwijderen uit de planningsgegevens voor het ruimteplan. U kunt dit doen door te klikken op Toevoegen of Verwijderen. Standaard worden in de sectie Leveringsoverzicht de gebouwen en leases van de planningsomgeving afgebeeld, voor de plaatsen die zijn aangegeven in de sectie Plaatsen. Beperking: In de volgende scenario's bent u mogelijk niet in staat om de records voor leveringsoverzichten te verwijderen: Als wordt gewerkt met prognoses (en plaatsrecords aanwezig zijn) en u probeert om gebouwen of leases te verwijderen zonder ook het plaatsrecord te verwijderen. In IBM TRIRIGA wordt dan het volgende bericht afgebeeld: Enkele geselecteerde items van het leveringsoverzicht kunnen niet worden verwijderd omdat prognosegegevens zijn toegevoegd voor de plaats. U moet deze prognosegegevens wissen voordat u deze items kunt verwijderen, of selecteer alleen items waarvoor geen prognosegegevens aanwezig zijn voor de plaats. v Als met de stapelfunctie wijzigingen zijn aangebracht in het leveringsoverzicht van een of meer scenario's. In IBM TRIRIGA wordt dan het volgende bericht afgebeeld: Enkele geselecteerde items van het leveringsoverzicht kunnen niet worden verwijderd omdat wijzigingen zijn aangebracht in de scenario's voor deze items. U moet de wijzigingen in die scenario's ongedaan maken voordat u deze items kunt verwijderen, of selecteer alleen items die niet zijn gewijzigd. v

34


Hoofdstuk 6. Scenarioplanning In het proces voor ruimteplanning voldoen scenario's aan het vereiste om een ruimteplan of -record samen te stellen of om de opties te evalueren die betrekking hebben op niet-geplande gebeurtenissen. Het proces kan worden gestart via normale planningscycli, strategische initiatieven, een reactie op een noodgeval of een bedrijfswijziging. Het proces voor ruimteplanning kan ook worden gebruikt voor het ontwikkelen van haalbaarheidsonderzoeken of noodplannen die niet de uitvoeringsfase bereiken.

Scenario's voor ruimteplanning Scenario's geven de alternatieve voorgestelde oplossingen, wat-als oplossingen of mogelijke studies aan die worden overwogen voor een ruimteplan. Het ruimteplan waaraan een scenario is gekoppeld, dat bovenliggend ruimteplan wordt genoemd, bevat de algemene overzichtsgegevens van het plan, de scope van de planning, gegevensaggregaties, algemene configuratiegegevens, vergelijkingsdoelen en doelstellingen. Het bovenliggende ruimteplan wordt gebruikt voor het vergelijken en evalueren van de scenario's die het bevat. IBM TRIRIGA maakt twee mogelijke scenario's voor alle ruimteplannen, het scenario Plandoelstellingen en het scenario Status quo. Het scenario Plandoelstellingen bevat alle plandoelstellingen die tot stand zijn gebracht voor het ruimteplan. Doelstellingen en risico's uit het ruimteplan worden doorgegeven aan het scenario Plandoelstellingen, waarin u een rangorde aan kunt brengen. Planningsgegevens worden niet rechtstreeks aan dit scenario gekoppeld. Het wordt gebruikt om een set van ideale resultaten te verstrekken waarmee u in het hulpprogramma voor scenariovergelijking andere scenario's kunt vergelijken. Het Status quo-scenario vertegenwoordigt de status van de gegevens op het moment dat het ruimteplan werd gemaakt, waardoor ze de basislijngegevens voor het ruimteplan vormen. Dit scenario wordt nooit gewijzigd. Bij het maken van scenario's en aanbrengen van wijzigingen, wordt het Status Quo-scenario gebruikt om de wijzigingen te bekijken die zijn aangebracht vanaf het moment dat het planningsproces voor dit ruimteplan werd gestart. Als u bezig bent met het vergelijken van scenario's heeft het scenario Plandoelstellingen het rangnummer -1 en het scenario Status Quo het rangnummer 0. Het rangnummer geeft de locatie van het scenario aan in het raster voor scenariovergelijking. Het scenario Plandoelstellingen wordt weergegeven als eerste item in het raster voor scenariovergelijking en het scenario Status Quo als tweede item. IBM TRIRIGA kopieert de planningsgegevens uit het ruimteplan automatisch naar een nieuw scenario om een geïsoleerde versie van de gegevens samen te stellen die gereed is voor analyses en bewerkingen. Door de gegevens van het ruimteplan te kopiëren wordt ervoor gezorgd dat alle scenario's hetzelfde beginpunt hebben, hetgeen van essentieel belang is om scenario's met elkaar te kunnen vergelijken.


35

De planningsgegevens voor een scenario vormen de basis voor alle planningsfuncties in het scenario. Deze planningsgegevens weerspiegelen alle wijzigingen van vraag en aanbod. Alle functies in het ruimteplan werken met deze planningsgegevens.

Analyse van vraag en aanbod In ruimteplanning is de analyse van vraag en aanbod een analyse van de overeenkomsten en verschillen gedurende een bepaalde periode met betrekking tot de vraag naar bedrijfsruimte en het aanbod van gebouwen of ruimten in de huidige of geplande portfolio. Vastgoedbeslissingen kunnen betrekking hebben op het leasen of aanschaffen van een gebouw, het beëindigen van een lease of de verkoop van een gebouw. Te veel of te weinig ruimte leidt tot hogere kosten, zowel investerings- als operationele kosten, en een productiviteitsimpact voor de kernactiviteiten. Vastgoedbeslissingen en de daaropvolgende transacties vereisen doorgaans een lange doorlooptijd. Door de behoeften en doelstellingen van business units (vraag) te vergelijken met de beschikbare faciliteiten (aanbod) krijgt u inzicht in de toekomstige portfoliobehoeften. Tijdens de vraag- en aanbodanalyse gebruikt u de prognosegegevens voor de ruimtevereisten van de organisatie om vast te stellen of de geplande ruimtevoorraad passend is voor de bedrijfsvereisten op het gebied van kwantiteit, kwaliteit, type en timing. Tot de invoer voor het proces behoren de volgende gegevens: v Locatieoppervlakte en capaciteitsprognose v Door organisatie vereiste oppervlakte en capaciteitsprognose v Standaarden voor gebouwbeheer v Bereik van de analyse (planningsperiode, geografieën, organisaties, typen ruimteklassen, locaties) v Historische capaciteitsvereisten van de organisatie v Historische capaciteitsvereisten van de locatie Tot de uitvoer behoren de voorgestelde wijzigingen voor locatieoppervlakte en capaciteit, hetgeen betrekking kan hebben op het intrekken van een locatie, verlengen van een lease of het verwerven of bouwen van een locatie.

Analysetool voor aanbod en vraag De analysetool voor aanbod en vraag kunt u openen via het tabblad Analyse voor het scenario. De analysefunctie voor vraag en aanbod betreft een diagram dat rechtstreeks is ingebed binnen het scenario. Het diagram biedt een gecombineerde weergave van de planningsgegevens voor aanbod en vraag gedurende een bepaalde periode. De aanbodgegevens worden afgebeeld in een gestapeld staafdiagram, waarin de oppervlakte verticaal is gestapeld, op basis van het gebouw of de lease. De vraaggegevens worden weergegeven in een lijndiagram waarin de staven overlapt worden. In dit diagram ziet u hoe het aanbod van ruimte of oppervlakte zich verhoudt tot de vraag van een organisatie.

36


Met deze tool kunt u interactief scenario-opties analyseren, om de prognose van de vraag van het bedrijf in overeenstemming te brengen met het ruimteaanbod in de portfolio, voor de aangegeven planningsperioden. De grafische tool voor analyse is nuttig voor de volgende taken: v Visueel herkennen van verschillen tussen vraag en aanbod waarvoor planningsacties nodig zijn, om te voldoen aan de vraag of om het gebruik van de portfolio te verbeteren. v Analyseren van 'wat-als'-acties aan de aanbodzijde voor opties van leasecontracten, uitbreidingen met nieuwe gebouwen of voor portfolioconsolidaties. v Onderzoek de gevolgen van wijzigingen aan de vraagzijde, om aan te sluiten op het aanbod of om verschillen op te heffen.

Aanbod toevoegen en verwijderen U kunt nieuw aanbod toevoegen door te klikken op Aanbod toevoegen in de sectie Leveringsoverzicht van het tabblad Analyse voor het scenario. Als u de gebouwclassificatie in de aanboddefinitie selecteert, vult IBM TRIRIGA de overige velden van de sectie Details in, met de waarden van de standaard voor de gebouwclassificatie. Deze waarden worden gebruikt in metingen voor evaluatie van scenario's. U kunt deze waarden aanpassen om een bepaalde plaats of type gebouw beter te omschrijven. IBM TRIRIGA werkt met stapsgewijze regels om de totale oppervlakte in de sectie Leveringsspecificatie onder te verdelen in Bruikbaar, Verhuurbaar en Bruto. Als de totale oppervlakte bijvoorbeeld 10.000 is, en de bruikbaarheidsfactor is ingesteld op 0,25, de verhuurbaarheidsfactor op 0,35 en de bruteringsfactor op 0,20: Toewijsbare oppervlakte * (1 + bruikbaarheidsfactor) = Bruikbare oppervlakte 10.000 * 1,25 = 12.500 Bruikbare oppervlakte * (1 + Verhuurbaarheidsfactor) = Verhuurbare oppervlakte 12.500 * 1,35 = 16.875 Verhuurbare oppervlakte * (1 + Bruteringsfactor) = Bruto oppervlakte 16.875 * 1,20 = 20.250 In de sectie Eenheden vult IBM TRIRIGA de waarden voor Oppervlakte-eenheden, Valuta, Maateenheid CO2-rapportage en Maateenheid energierapportage in volgens de sectie Eenheden voor het scenario. Als u een toegevoegd aanbod wilt verwijderen nadat er organisaties zijn opgenomen in het toegevoegde aanbod, verwijdert IBM TRIRIGA het toegevoegde aanbod niet. U moet wijzigingen opnieuw instellen in het stapelplan voordat u een toegevoegd aanbod kunt verwijderen.

Actie ondernemen Het doel van de functie Actie ondernemen is het leveren van een methode om de implicaties van het wijzigen van een bestaand aanbod te bestuderen. Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van het feit of u werkt met een gebouw dat geleast of in eigendom is. Voor een geleast gebouw zijn de opties Verlengen en Beëindigen beschikbaar. Voor een gebouw in eigendom vult IBM TRIRIGA in het veld Actie de waarde Hoofdstuk 6. Scenarioplanning

37

Verkopen in. Met de functie Verlengen verlengt u tevens het lease-aanbodblok in het stapelplan voor de richtperioden die deel uitmaken van de verlenging. Met de acties Beëindigen of Verkopen verwijdert u ook het aanbodblok uit het stapelplan in de richtperioden na de beëindigings- of verkoopdatum. Eventuele vraagblokken die zich bevonden in het aanbodblok, worden gemarkeerd met het pictogram 'overbezetting'. Als gevolg van een actie werkt TRIRIGA Strategic Facility Planning het leveringsoverzicht bij en wordt de wijziging van het aanbod toegevoegd aan de vraag- en aanbodgrafiek. In TRIRIGA Strategic Facility Planning wordt ook een regelitem toegevoegd aan de sectie Aanvragen vastgoedacties. U kunt ook een actie annuleren als u het regelitem wilt verwijderen uit de sectie Aanvragen vastgoedacties.

Stapelplanning voor scenario De stapelplanning voor het scenario werkt met een grafische weergave waarin vraag en aanbod elkaar overlappen om te zien of een ruimte passend is of tekortschiet voor een groep locaties. Stapelplanning voor het scenario vindt doorgaans plaats op verdiepingsniveau.

Stapelplanning - overzicht Stapelplanning voor scenario's wordt voornamelijk uitgevoerd door de ruimteplanner. De grafische informatieviews zijn nuttig voor de visuele weergave van alternatieven of voor het interactief maken van 'wat-als'-scenarioplannen met de directie en met teams voor werkplekbeheer. Ruimteaanbod is de voorraad van bestaande en geplande ruimte. De ruimtevraag bestaat uit de geraamde ruimtebehoeften van de business units, die zijn gebaseerd op zakelijke doelstellingen en behoefteparameters uit het ruimteprognoseproces. Door vraag en aanbod met elkaar te vergelijken, wordt een grafisch beeld gekregen van de passende en ontbrekende items. De passende items kunnen worden verbeterd en de ontbrekende items kunnen worden beperkt door organisaties opnieuw te verdelen over locaties, als eerste stap voor de ruimteplanning op macro-niveau. Stapelen vindt doorgaans plaats op afdelingsniveau en op het niveau van de ruimteclassificatie. De gegevens die worden geaggregeerd kunnen bestaan uit oppervlaktetotalen, tellingen van de ruimtecapaciteit of personen per type. De geaggregeerde informatie bevat geen gegevens over afzonderlijke ruimten, activa of personen. Stapelplanning is een interactieve grafische gebruikersinterface die vergelijkbaar is met een horizontal staafdiagram met de volgende mogelijkheden: v Uitvouwen en samenvouwen van vensters en tabbladen, voor flexibele weergave en snelle navigatie. v Inzoomen op en formaat wijzigen van gebouwstapels, om eenvoudig verschillende gebouwformaten af te beelden in één view v Analyses op basis van capaciteit en oppervlakte v Gegevens voor de verhuisvolgorde opslaan voor de implementatie van de verhuisplanning

38


Werkplekplanners maken en analyseren de stapelplannen van het scenario voor een focusperiode die is gekozen uit de planningsperioden die zijn gedefinieerd voor de planningsomgeving. Bij het maken van het scenario selecteert u de locaties en de focusperiode. In de tool voor stapelplannen worden zowel het aanbod (geselecteerde locaties) als de vraag (de werkelijke situatie of de prognosegegevens voor de focusperiode). Werkplekplanners hebben te maken met een grote hoeveelheid aan informatie. De grafische tool voor stapelplanning verwerkt die informatie tot een opmaak die makkelijk te begrijpen en te bewerken is. Tot de invoer voor het proces behoren de volgende gegevens: v De prognose van de oppervlakte/capaciteit voor voorgestelde locatie v De door de organisatie vereiste prognose van de oppervlakte/capaciteit v Het bereik van de analyse (planningsperiode, geografieën, organisaties, typen ruimteklassen, locaties) v De beschikbare definities van de verhuistypen (met geschatte kosten per headcount, oppervlakte, etc.) De uitvoer bevat de volgende informatie: v De voorgestelde verhuizingen v De voorgestelde wijzigingen voor het type ruimteklasse van de locatie v De totale geschatte verhuiskosten voor het scenario v De voorgestelde verhuisvolgorden Vraag bestaat uit benodigde oppervlakte of capaciteit. Aanbod is de toewijsbare oppervlakte of capaciteit. Capaciteit is de headcount per locatie. De tool voor stapelplanning kunt u openen via het tabblad Stapelen voor het scenario. Het doel van stapelplanning is om ervoor te zorgen dat de vraag wordt verdeeld over verschillende locaties, binnen de capaciteit van elke locatie voor de geselecteerde planningsperiode. Waarschuwing: De tool voor stapelplanning slaat wijzigingen tijdelijk op in het geheugen. Als u op de actiebalk voor het scenario de actie Opslaan kiest, slaat IBM TRIRIGA de wijzigingen voor de stapelplanning permanent op. Totdat u Opslaan kiest, kunt u uw wijzigingen ongedaan maken. Door op te slaan, legt IBM TRIRIGA de wijzigingen permanent vast in de database.

Stapeltool In de stapeltool worden gegevens over vraag en aanbod grafisch weergegeven. De doelstelling van de planner bestaat uit het verplaatsen van vraaghoeveelheden, zoals headcount, ruimtetellingen en oppervlakte, door de organisatieblokken opnieuw te rangschikken binnen de gebouwen of verdiepingen en het parkeerterrein, om zo goed mogelijk te voldoen aan de doelen en doelstellingen van het scenario.

Focusperiode De focusperiode voor de functie voor stapelplanning kunt u instellen in de sectie Parameters. U kunt deze wijzigen tenzij er opgeslagen stapelverplaatsingen zijn. Als er opgeslagen verhuizingen zijn, kiest u eerst de actie Wijzigingen opnieuw instellen om de verhuizingen terug te draaien, waarna u de focusperiode kunt wijzigen. Bij het verhuizen van blokken naar andere verdiepingen, houdt IBM Hoofdstuk 6. Scenarioplanning

39

TRIRIGA de verhuizingen bij als wijzigingen. Met de actie Wijzigingen opnieuw instellen zet u de blokken weer terug op de plak van vóór de wijzigingen.

Reeksen De tool voor stapelplanning biedt de mogelijkheid om de reeks van verhuizingen te volgen terwijl de planner de organisatieblokken opnieuw indeelt in het stapelplan. IBM TRIRIGA legt elke verhuizing op het tabblad Verplaatsingslijst vast met sequentiële groeps- en volgnummers, hetgeen de verhuisplanner waardevolle informatie verschaft voor het plannen van gefaseerde verhuizingen. Om de reeksfunctie in te schakelen voor het stapelplan, selecteert u het vakje Verhuizingen volgen in de sectie Parameters op het tabblad Stapelen. Als u een reeks blokverplaatsingen wilt samenbrengen in een enkele groep, om een omvangrijker verhuizingsproject te simuleren, selecteert u het vakje Groeperen van reeksen inschakelen. IBM TRIRIGA biedt het veld Reeksgroep #, voor het aangeven van een groep. Met elke volgende opslagbewerking worden verhuizingen overgebracht naar de Verplaatsingslijst met het actuele reeksgroepnummer. De bedoeling van het vastleggen van verplaatsingsstappen tijdens een sessie voor scenarioplanning is het vastleggen van gegevens voor het evalueren van de kosten van de scenario-implementatie, het compileren van meetgegevens en het instellen van plannen voor verhuizingsprojecten. Budgettaire schattingen van de verhuiskosten, de projectduur en het verhuizingsverloop kunnen allemaal worden vastgelegd. Omdat scenarioverplaatsingen een verhuizing simuleren, zijn gegevens beschikbaar over oppervlakte en verhuisde personen, verhuisde ruimteklassen en gewijzigde ruimteklassen (omwerking van ruimte). Op basis van deze gegevens berekent IBM TRIRIGA de budgettaire kosten, tijdsbalken, verhuizingsreeksen of -fasering en andere statistieken, op een niveau dat in overeenstemming is met het planningsniveau. Voor complexe ruimteplannen maakt u eerst handmatig scenario's voor stapelplannen, om vast te stellen wat de beste toekomstige oplossing is op basis van afmetingen en belending. Vervolgens maakt u een vastgelegde reeksverhuizing in het stapelplan, waarbij u het einddoel in gedachten houdt. In een te eenvoudige voorstelling van een omvangrijk proces voor reeksverhuizingen wordt leegstaande ruimte gemaakt en aangevuld, waardoor leegstaande ruimte ontstaat voor de volgende aanvulling. Dit is vergelijkbaar met de stappen die de ruimteplanner uitvoert bij het plannen van een scenario. Een leegstaande ruimte ontstaat door het toevoegen van een gebouw of door het inkrimpen van organisaties om ruimte vrij te maken. Vervolgens wordt de leegstaande ruimte opnieuw ingedeeld en in gebruik genomen, waardoor een andere leegstaande ruimte ontstaat die kan worden aangevuld. Dit proces herhaalt zich totdat de ruimteplanner alle ruimten heeft opgevuld, in overeenstemming met de behoeften van de organisatie of de strategische planning. In een ideale situatie houdt de ruimteplanner leegstaande ruimte over die kan worden afgestoten (bijvoorbeeld vanwege een leasebeëindiging) of gesubleast.

Aanbod toevoegen Als u aanbod moet toevoegen, selecteert u de actie Aanbod toevoegen op de balk van de sectie Parameters. Het doel van de actie Aanbod toevoegen is het leveren van een mechanisme voor het verhogen van het aanbod. Met Aanbod toevoegen

40


simuleert u de aanschaf van een nieuw geleast gebouw of een gebouw in eigendom (aanbod). Nadat het aanbod is toegevoegd, wordt het in de stapel aangegeven als lege gebouwen of verdiepingen die beschikbaar zijn om blokken in te plaatsen, wanneer de begin- en einddatums overlappen met de focusperiode. Het aanbod wordt in de tool voor stapelplanning afgebeeld op een nieuw tabblad en wordt ingedeeld en behandeld als een gebouw.

Selecteren en plaatsen Om organisatieblokken te verhuizen, selecteert u de te verplaatsen organisatie door te klikken op het gekleurde blok op het niveau van de verdieping of de ruimteklasse. IBM TRIRIGA accentueert de geselecteerde organisatie. Om meerdere organisaties te selecteren, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u extra organisaties selecteert. U kunt hiervoor ook op de rechtermuisknop klikken en werken met het voorgrondmenu. Om de geselecteerde organisaties te verhuizen naar een andere verdieping, klikt u met de rechtermuisknop op de Verhuizen naar-verdieping en selecteert u de actie Plaatsen in het voorgrondmenu. IBM TRIRIGA verhuist de blokken naar de nieuwe verdieping. Wanneer u organisatieblokken selecteert om deze te verhuizen naar een andere verdieping, of om deze op te nemen in prognoseverwijderingen voor dezelfde organisatie en hetzelfde type planningsmeting voor de ruimteklasse, zijn de volgende resultaten mogelijk: v Wanneer de organisatie aanwezig is op de nieuwe verdieping, werkt IBM TRIRIGA de hoeveelheid en de oppervlakte bij. v Als de organisatie nog niet aanwezig is op de nieuwe verdieping, maakt IBM TRIRIGA deze op basis van het type planningsmeting. v Als de verdieping nog niet bestaat, maakt IBM TRIRIGA een verdieping op basis van het type planningsmeting. v Als het organisatieblok een blok met prognosetoevoegingen is, plaatst u het op een verdieping in dezelfde plaats. U kunt een verhuizing ongedaan maken met de acties Ongedaan maken of Alles ongedaan maken in het menu Bewerken. U kunt verhuizingen ongedaan maken tot het moment dat u permanent opslaat.

Gedeeltelijk selecteren Met de actie Gedeeltelijk selecteren kunt u een deel van een organisatieblok verhuizen. Om deze actie te activeren, klikt u met de rechtermuisknop op een organisatieblok op het niveau van de ruimteklasse en selecteert u de actie Gedeeltelijk selecteren in het voorgrondmenu. De schaal geeft de beschikbare capaciteit aan van het geselecteerde blok. Verschuif de schaal naar het te verhuizen aantal capaciteitseenheden. Klik op Selecteren om de huidige selectieset aan te geven. Klik op Selecteren (toevoegen) om het geselecteerde aantal toe te voegen aan de huidige selectieset.

Permanent opslaan Om uw aanpassingen permanent op te slaan, selecteert u de actie Opslaan, bovenin het formulier Ruimtescenario. Hoofdstuk 6. Scenarioplanning

41

Bij het permanent opslaan worden de volgende acties uitgevoerd: Gegevens IBM TRIRIGA schrijft de bewerkingen voor de databasegegevens die zijn aangebracht in de tool voor stapelplanning van de vorige permanente opslagbewerking naar de huidige opslagbewerking. Zichtbare elementen Na het voltooien van de opslagbewerking vernieuwt IBM TRIRIGA het stapelplan en worden de gegevens verwijderd op tabbladen van het onderste deelvenster met informatie. Cijfers IBM TRIRIGA berekent opnieuw de betrokken scenariocijfers en vernieuwt alle items in de sectie Vraagoverzicht van het tabblad Analyse voor het scenario. Verplaatsingslijst Als Verhuizingen volgen is ingeschakeld, maakt IBM TRIRIGA verplaatsingslijsten in de volgorde waarmee u de verplaatsingen hebt aangebracht in de stapeltool. Als deze functie is ingeschakeld, worden ook de reeksgroeperingen afgebeeld. De resultaten worden afgebeeld op het tabblad Verplaatsingslijst van het tabblad Stapelen. Lijst van wijzigingen IBM TRIRIGA maakt wijzigingslijsten voor alle verplaatsingen die worden uitgevoerd in de tool voor verplaatsingen. De resultaten hiervan worden afgebeeld op het tabblad Wijzigingen van het tabblad Stapelen. De wijzigingslijsten bevatten waardevolle informatie die vereist is voor de evaluatiecijfers van het scenario.

Verplaatsingslijst De verplaatsingslijsten bevatten waardevolle informatie, zoals de oppervlakte en de geschatte kosten van elke verplaatsingsstap. Verhuisontwerpers en planners gebruiken de gegevens om werkzaamheden uit te voeren op basis van het goedgekeurde scenario van het voltooide ruimteplan. De items van de verplaatsingslijst in de stapelplanning zijn voor de verhuisplanner beschikbaar in Verhuisontwerper, wanneer het scenario wordt aanbevolen en goedgekeurd en wanneer het ruimteplan wordt voltooid. De verhuistypen hebben verhuisitems voor de verhuistypen voor personen en kamerfuncties. De verhuisplanner kan op basis van deze informatie verplaatsingsregelitems maken voor personen en kamerfuncties. De gegevens bieden ook informatie voor de cijfers voor scenarioevaluatie, bijvoorbeeld voor financiële meetgegevens zoals implementatiekosten, NCW, ROI en IOV en voor operationele meetgegevens zoals verplaatste oppervlakte, veranderingen in ruimtegebruik en verplaatste personen.

Prestatiecijfers voor stapelplanning Stapelplanning verschaft feedback over de prestaties en efficiëntie van het scenario, in views met sleutelcijfers voor de bezettingsgraad en gebruiksdichtheid. IBM TRIRIGA beeldt deze gegevens af in tabbladen van het tabblad Stapelen. De kleuren rood, geel en groen worden weergegeven op basis van vooraf gedefinieerde drempelwaarden.

42


Werkgebied voor stapelplan De tool voor stapelplannen bevat twee identieke werkgebiedvensters. In deze werkvensters worden de bron-aanvraagblokken en de doel-aanbodblokken tegelijkertijd weergegeven. Elk gebouw of geleaste oppervlakte in het scenario wordt vertegenwoordigd door een tabblad bovenin elk werkgebiedvenster. Selecteer een tabblad om de stapel te bekijken voor het gebouw of de lease. U kunt hetzelfde gebouw selecteren voor de twee deelvensters of twee verschillende gebouwen. Binnen elk werkgebied voor een stapelplan: v Gebouwen worden links weergeven met een verticale grijze balk. Als er een afbeelding is voor het gebouw, wordt deze afgebeeld op deze balk. v Verdiepingen worden weergegeven met horizontale grijze balken. De lengte van de balk is afhankelijk van de oppervlakte van de verdieping. Verdiepingen worden van boven naar beneden afgebeeld; verdieping drie boven verdieping twee, boven verdieping één. v Organisaties worden weergegeven met gekleurde balken binnen een verdieping, waarbij de oppervlakten zich verhouden tot de omvang van de verdieping. Visueel wordt aangegeven of er te veel toegewezen ruimte is op elke verdieping. v Ruimteklassen worden met balken weergegeven onder de balk voor een verdieping. Organisaties worden in balken voor ruimteklassen weergegeven met gekleurde balken. Als u een verdieping, organisatie of ruimte wilt selecteren, klikt u op de gekleurde balk die het blok voorstelt. Houd de Ctrl-toets vast en klik om meerdere blokken te selecteren. Als u de geselecteerde blokken op een bepaalde plaats wilt neerzetten, klikt u met de rechtermuisknop op de balk die de nieuwe verdieping, organisatie of ruimte voorstelt en kiest u Plaatsen.

Parkeerterrein De tabbladen van Parkeerterrein bevatten de deltawaarden die zijn gegenereerd op basis van de prognosegegevens voor de stapelplanning. Wanneer het scenario prognosegegevens bevat, genereert het systeem toevoegingen en verwijderingen in een focusperiode, wanneer die periode positieve (voorspelde toevoegingen) of negatieve (voorspelde verwijderingen) deltawaarden heeft ten opzichte van de eerste periode. De deltawaarden worden ingesteld in items van onderzoeken voor de planningsomgeving, voor de organisatie en per focusperiode. In het scenario worden de deltawaarden door TRIRIGA Strategic Facility Planning per plaats aangebracht op de tabbladen voor parkeerterreinen. Het werkgebied van het stapelplan bevat een tabblad voor elke plaats met voorspelde deltawaarden. De deltawaarden worden in de functie voor stapelplanning op een vergelijkbare manier aangegeven als gebouwen (of leases) en gebruikers werken er op dezelfde manier mee als met gebouwen. Toegevoegde prognoses vertegenwoordigen nieuwe vereisten die de werkplekplanner dient te verplaatsen van het parkeerterrein naar de gebouwen of verdiepingen. Elke ruimteklasse in de lade heeft een hoeveelheid van nul en de organisatieblokken weerspiegelen de deltahoeveelheden uit de prognosegegevens. De lade heeft een pictogram voor overschreden toewijzingen. Wanneer alle blokken zijn verplaatst uit een lade en zijn toegewezen in de stapel, verwijderd IBM TRIRIGA het pictogram voor overschreden toewijzingen.

Hoofdstuk 6. Scenarioplanning

43

Prognoseverwijderingen vertegenwoordigen items die de werkplekplanner dient te verwijderen uit de gebouwen of verdiepingen. Elke ruimteklasse in de lade heeft een hoeveelheid die de negatieve deltahoeveelheden uit de prognosegegevens aangeven. De lade heeft een pictogram voor overschreden toewijzingen. Wanneer alle blokken zijn verplaatst van de stapel naar de lade, wordt het pictogram voor overschreden toewijzingen verwijderd.

Ruimteklasse gebruikt voor nieuw aanbod (instelling) De instelling van Ruimteklasse gebruikt voor nieuw aanbod geeft aan welke ruimteklasse door IBM TRIRIGA wordt gebruikt wanneer u een nieuw aanbod maakt binnen een ruimteplanscenario. Hoewel dit veld configureerbaar is, is het niet de bedoeling dat gebruikers deze waarde wijzigen.

Hoe werkt de instelling voor Ruimteklasse gebruikt voor nieuw aanbod TRIRIGA Strategic Facility Planning bevat een configureerbare instelling genaamd Ruimteklasse gebruikt voor nieuw aanbod. Het veld is in de Toepassingsinstellingen aanwezig op het tabblad Planningsinstellingen. De standaardwaarde voor het classificatierecord is Uitbreiding. Met deze optie kunt u de ruimteklasse aangeven die door IBM TRIRIGA wordt gebruikt wanneer u een nieuw aanbod maakt binnen een ruimteplanscenario. Standaard is deze optie vooraf geconfigureerd als \Classificaties\Actuele ruimteklasse\Uitbreiding. De classificatie kan worden ingesteld op elke ruimteklasse, maar deze klasse wordt gebruikt voor het vertegenwoordigen van ruimte die niet is geconfigureerd. Deze instelling is bedoeld om te worden gebruikt voor een plan of scenario voor het verplaatsen van vraag naar een nieuw gebouw dat wordt voorgesteld, maar waarvoor nog geen specifieke configuraties zijn vastgesteld. Het nieuwe gebouw wordt bijvoorbeeld wordt mogelijk voorgesteld met een oppervlakte van 10.000 square feet. Het gebouw wordt gemaakt als nieuw aanbod, waarbij voor de verdiepingen een oppervlakte wordt aangegeven. IBM TRIRIGA behandeld het nieuwe gebouw vervolgens als een oppervlakte aan open ruimte. Het is aan de strategische planner om met behulp van de stapelfunctie blokken in de ruimte te plaatsen totdat deze vol is. De ruimteklasse Uitbreiding maakt het voor het systeem mogelijk om te werken met deze nieuwe ruimte, die wel is ingeschat maar niet is gedefinieerd. De structuur van de planningsgegevens die in het scenario wordt gebruikt voor het vertegenwoordigen van de stapel, bestaat uit vier hoofdtypen: Aanbodgebouwen Een set gebouwen binnen het scenario die overlapt met de focusperiode van het scenario. Aanbodverdiepingen Een set verdiepingen binnen een aanbodgebouw. Aanbodcategorieën Een set ruimteklassen die de beschikbare ruimten vertegenwoordigen, samen met de bijbehorende oppervlakte en capaciteit van een verdieping. Vraagblokken Een set ruimteklassen die de bezette ruimten vertegenwoordigen, samen met de bijbehorende oppervlakte en capaciteit van een verdieping.

44


Wanneer nieuw aanbod wordt toegevoegd aan het scenario, maakt IBM TRIRIGA een nieuw aanbodgebouw en -verdiepingen, op basis van de informatie die is opgegeven in het venster voor het nieuwe aanbod. IBM TRIRIGA maakt ook voor elke verdieping een aanbodrecord, op basis van de oppervlakte die in het venster is aangegeven en de ruimteklasse die is gebaseerd op de toepassingsinstelling voor Nieuw aanbod. Ervan uitgaande dat het nieuwe aanbod overlapt met de focusperiode van het scenario, worden het nieuwe aanbodgebouw en de verdiepingen in de stapel weergegeven naast de overige gebouwen. De bedoeling is dat de gebruiker vraagblokken van andere gebouwen en verdiepingen rechtstreeks naar de nieuwe verdiepingen sleept, waardoor nieuwe aanbodcategorieën worden gemaakt voor ruimteklassen die niet aanwezig zijn op de nieuwe verdieping, samen met de bijbehorende vraagblokken voor het opvullen van de verdiepingen.

Scenario's evalueren en goedkeuren Nadat u scenario's hebt gedefinieerd, kunt u ze naast elkaar vergelijken voordat u een scenario ter goedkeuring aanbeveelt.

Scenario-evaluatie Tijdens de evaluatiefase van het proces voor strategische faciliteitenplanning vergelijken planners de scenario's ten opzichte van de planningsdoelen en doelstellingen en worden de verschillende scenario's ook onderling vergeleken. De evaluatie en vergelijking van scenario's kunt u gebruiken voor lopende iteratieve reviews of voor de definitieve evaluatie, voor het aanbevelen en goedkeuren van het beste scenario om te implementeren. Dit belangrijke beslissingspunt vormt de afronding van het proces voor faciliteitenplanning. Gebruik de functie voor scenarioevaluatie om te beslissen wat het beste scenario is om te implementeren. Baseer vergelijkingen op uitgebalanceerde scorekaartdoelstellingen en evaluatiecriteria. Tot de evaluatiefuncties behoren de volgende opties: v Uitvouwen of samenvouwen van criteria en details in een vergelijkingsmatrix waarin de scenario's naast elkaar worden weergegeven v Vergelijken van de scenarioverschillen ten opzichte van de bedrijfsdoelstellingen, status quo of ten opzichte van andere scenario's v Inzoomen op nadere scenariogegevens of rapporten v Goedkeuringen doorsturen en melden, om de beslissing af te ronden Zodra een of meer scenario's worden beschouwd als gereed voor evaluatie, kunnen de scenario's worden geanalyseerd en beoordeeld en kan het goedgekeurde scenario worden ingediend voor goedkeuring.

Functie voor scenarioevaluatie Met de functie voor scenarioevaluatie kunt u scenario's vergelijken met eerder gedefinieerde of gecategoriseerde planningsdoelen, doelstellingen en risico's en met andere scenario's. Voor toegang tot de evaluatiefunctie opent u het ruimteplan en selecteert u het tabblad Scenarioevaluatie. In TRIRIGA Strategic Facility Planning worden de scenario's naast elkaar afgebeeld in een evaluatietabel. Hoofdstuk 6. Scenarioplanning

45

Tip: De functie voor scenarioevaluatie beeldt alleen scenariometingen af voor plandoelen die zijn gedefinieerd voor het ruimteplan. Als u de items wilt wijzigen die worden weergegeven in de secties Milieu, Financieel, Operationeel en Portfolio, past u het ruimteplan aan.

Scenarioevaluatie (sectie) De sectie Scenarioevaluatie bevat de evaluatietabel. Voor de scenario's die worden afgebeeld in de sectie Scenario's is de vlag Opnemen in vergelijking ingesteld. In het linker deelvenster worden de evaluatiecategorieën aangegeven (doelstellingen, risico's, milieu, financieel, operationeel en portfolio). In het rechter deelvenster worden de scenario's aangegeven; elk scenario wordt verticaal weergegeven met uitgelijnde categorieën.

Drempel/Waarde/Delta De groene, gele en rode pictogrammen dienen als een indicator van hoe de waarde zich verhoudt tot de drempelinstellingen voor het item. Het getal in de kolom Waarde is de waarde die wordt gebruikt voor de drempelberekening. De waarde in de kolom Delta is het verschil tussen de waarde in dit scenario en de waarde die in het scenario is geselecteerd als vergelijkingsbasis. IBM TRIRIGA biedt een drempel voor elk standaard scenariomeetgegeven in de sectie Scenarioevaluatie. Wanneer een evaluatiecategorie wordt samengevouwen, geeft IBM TRIRIGA de waarden weer van de eerste rij voor die categorie. Voor doelstellingen vermenigvuldigt IBM TRIRIGA de Belangrijkheid voor elk regelitem met de Evaluatieclassificatie, om een score te berekenen. De scores worden bij elkaar opgeteld en gedeeld door het totaal van de waarden voor de Belangrijkheid. Bijvoorbeeld: Doelstellingsitem A: Evaluatieclassificatie A * Belangrijkheid A = score A Doelstellingsitem B: Evaluatieclassificatie B * Belangrijkheid B = score B Doelstellingsitem C: Evaluatieclassificatie C * Belangrijkheid C = score C Waarde = (score A + score B + score C) / (Belangrijkheid A + Belangrijkheid B + Belangrijkheid C) Voor risico's vermenigvuldigt IBM TRIRIGA Risicowaarschijnlijkheid voor elk regelitem met de Evaluatieclassificatie en de Belangrijkheid, om een score te berekenen. De scores worden bij elkaar opgeteld en gedeeld door het totaal van de waarden voor de Belangrijkheid. Bijvoorbeeld: Risico-item A: Risicowaarschijnlijkheid A * Evaluatieclassificatie A * Belangrijkheid A = score A Risico-item B: Risicowaarschijnlijkheid B *

46


Evaluatieclassificatie B * Belangrijkheid B = score B Risico-item C: Risicowaarschijnlijkheid C * Evaluatieclassificatie C * Belangrijkheid C = score C Waarde = (score A + score B + score C) / (Belangrijkheid A + Belangrijkheid B + Belangrijkheid C) Tip: De drempelindicator geeft aan of een drempel is gedefinieerd voor het item.

Selecteer het scenario om mee te vergelijken De keuzerondjes onder de namen van de scenario's geven het scenario aan waarmee alle andere scenario's worden vergeleken. Om dit scenario te wijzigen klikt u op het keuzerondje. TRIRIGA Strategic Facility Planning berekent de deltawaarden in verhouding tot het geselecteerde scenario.

Scenario's (sectie) In de sectie Scenario's vindt u de scenario's binnen het ruimteplan. Met het veld Reeks stelt u de volgorde in waarmee IBM TRIRIGA de scenario's weergeeft in de sectie Scenarioevaluatie. Als u de waarden wijzigt, klikt u op de actiebalk van Ruimteplan op Opslaan, waardoor TRIRIGA Strategic Facility Planning de evaluatietabel opnieuw afbeeldt. Selecteer het keuzerondje Opnemen in vergelijking om een scenario op te nemen in de sectie Scenarioevaluatie. Als u een instelling wijzigt, klikt u op de actiebalk van Ruimteplan op Opslaan, zodat TRIRIGA Strategic Facility Planning de evaluatietabel bijwerkt.

Scenario's evalueren U kunt scenario's vergelijken met het 'status-quo'-scenario, de cijfers voor de plandoelstellingen die zijn ingesteld voor het ruimteplan, en met de andere ruimtescenario's. Op basis van deze vergelijking kunt u de best mogelijke beslissing nemen met betrekking tot het aanbevelen van een bepaald scenario. Bij de controle kunt u alle of alleen bepaalde scenario's in de vergelijking opnemen door het selectievakje voor elk scenario in de sectie Scenario's van het formulier in te schakelen. Ook kunt u de volgorde instellen op basis waarvan de scenario's worden afgebeeld. U kunt klikken op een keuzerondje in elke kolom in de formuliersectie Scenario-evaluatie om te zien hoe de getallen voor elk scenario overeenkomen of verschillen, met inbegrip van de deltawaarden voor elke optie zoals gebaseerd op de kolom waarop de focus ligt. 1. Op het tabblad Scenario-evaluatie in het ruimteplanrecord vouwt u de secties Financieel en Operationeel uit om de resultaten van de ruimteplandoelen te vergelijken met de overeenkomende waarden in elk ruimtescenario. De waardering van de doelstellingen wordt niet weerspiegeld in de scenario-evaluatie in het ruimteplanrecord. Klik op elk record in de sectie Scenario's om de waarderingstotalen van de doelstellingen voor elk scenario te controleren. 2. Bekijk welk scenario het beste overeenkomt met de doelstellingen van het ruimteplan, en vergelijk de resultaten van de scenario's met elkaar.

Hoofdstuk 6. Scenarioplanning

47

3. Als u het scenario hebt gevonden dat het beste overeenkomt met uw doelstellingen, selecteert u het bijbehorende keuzerondje en klikt u op Scenario aanbevelen. 4. Klik op Indienen in het formulier Ruimteplan. Door het indienen van het ruimteplan wordt het evaluatieproces van TRIRIGA Strategic Facility Planning voortgezet. Het ruimteplan gaat naar de business unit manager, executives of iemand anders die deze gegevens beoordeelt en de vereist goedkeuring verleent.

Goedkeuring en implementatie van scenario's Het proces voor strategische faciliteitenplanning is voor de ruimteplanner voltooid na het aanbevelen van een ruimtescenario en het indien van het record voor het ruimteplan. Het ruimteplan wordt daarna onderworpen aan het proces voor controle en goedkeuring door het management. Na goedkeuring van het scenario wordt de volgende stap in het proces uitgevoerd door de rollen voor managers van vastgoed en faciliteiten. De verantwoordelijke rol is afhankelijk van de acties in het scenario dat wordt aanbevolen in het goedgekeurde ruimteplan. Deze acties kunnen bestaan uit het verlengen of beëindigen van leases, kopen of verkopen van vastgoed, verplaatsing van vastgoed of activa of het ontslaan of aannemen van personeel.

48


Kennisgevingen Deze publicatie heeft betrekking op een gelicentieerd programma. Op gelicentieerde programma's rust auteursrecht. Zij blijven eigendom van IBM. Op gelicentieerde programma's zijn de Algemene voorwaarden en bepalingen van toepassing. Deze zijn verkrijgbaar bij uw IBM-leverancier. Verwijzing in deze publicatie naar producten (apparatuur en programmatuur) of diensten van IBM houdt niet in dat IBM deze ook zal uitbrengen in alle landen waar IBM werkzaam is. Neem contact op met uw IBM-vertegenwoordiger voor informatie over de producten en diensten die momenteel beschikbaar zijn in uw land. Verwijzing in deze publicatie naar producten of diensten van IBM houdt niet in dat uitsluitend IBM-producten of -diensten gebruikt kunnen worden. Functioneel gelijkwaardige producten of diensten kunnen in plaats daarvan worden gebruikt, mits dergelijke producten of diensten geen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten of andere rechten van IBM. De gebruiker is verantwoordelijk voor de samenwerking van IBM-producten of -diensten met producten of diensten van anderen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven door IBM. Mogelijk heeft IBM octrooien of octrooi-aanvragen met betrekking tot bepaalde in deze publicatie genoemde producten. Aan het feit dat deze publicatie aan u ter beschikking is gesteld, kan geen recht op licentie of ander recht worden ontleend. In deze publicatie kunnen technische onjuistheden en drukfouten staan. Mogelijk bevat deze publicatie verwijzingen naar producten die wel zijn geannonceerd maar op dit moment niet in uw land verkrijgbaar zijn, of naar producten die niet in uw land zijn geannonceerd. Verwijzing naar niet-geannonceerde producten houdt niet in dat IBM deze ook zal uitbrengen. IBM beslist op grond van zakelijke en technische overwegingen over de annoncering van een product. Informatie met betrekking tot niet door IBM gemaakte producten is afkomstig van de leveranciers van deze producten, hun gepubliceerde annonceringen of andere openbaar toegankelijke bronnen. IBM heeft deze producten niet getest en kan derhalve de prestaties, compatibiliteit en andere beweringen met betrekking tot niet door IBM gemaakte producten niet bevestigen. Vragen over de mogelijkheden van niet door IBM gemaakte producten moeten worden gericht aan de leveranciers van deze producten.

Online publicaties Met betrekking tot online versies van dit boek bent u gerechtigd: v de documentatie die zich op de gegevensdrager bevindt te kopiëren, te wijzigen en af te drukken voor gebruik binnen uw onderneming, mits u de auteursrechtenvermelding, alle waarschuwingen en andere verplichte verklaringen op elke kopie of gedeeltelijke kopie reproduceert; en v het oorspronkelijke, ongewijzigde exemplaar van de documentatie over te dragen bij overdracht van het betreffende IBM-product (machine of programma) dat u gerechtigd bent over te dragen. Bij overdracht dient u alle kopieën van de documentatie te vernietigen. © Copyright IBM Corp. 2011, 2014

49

U bent verantwoordelijk voor de betaling van alle belastingen die voortvloeien uit deze autorisatie. ER WORDEN GEEN UITDRUKKELIJKE OF STILZWIJGENDE GARANTIES GEGEVEN, WAARONDER BEGREPEN DE GARANTIES VAN VERKOOPBAARHEID OF GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL. In bepaalde rechtsgebieden kunnen stilzwijgende garanties niet worden uitgesloten. In dat geval is de bovenstaande uitsluiting niet op u van toepassing. Niet-nakoming van de bovengenoemde voorwaarden houdt beëindiging in van deze autorisatie. Bij beëindiging van de autorisatie dient u de voor een machine leesbare documentatie te vernietigen.

Merken IBM, het IBM-logo en ibm.com zijn merken van International Business Machines Corp. die wereldwijd in een groot aantal rechtsgebieden zijn geregistreerd. Benamingen van andere producten en diensten kunnen merken zijn van IBM of van andere ondernemingen. Een bijgewerkte lijst met merken van IBM is beschikbaar op internet via “Copyright and trademark information” op www.ibm.com/legal/copytrade.shtml. Java™ en alle op Java gebaseerde merken en logo's zijn merken van Oracle en/of daaraan gelieerde ondernemingen. Linux is een merk van Linus Torvalds in de Verenigde Staten en/of andere landen. Microsoft, Windows, Windows NT en het Windows-logo zijn merken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. UNIX is een merk van The Open Group in de Verenigde Staten en/of andere landen. Benamingen van andere producten en diensten kunnen merken zijn van IBM of van andere ondernemingen.

50


Gedrukt in Nederland

IBM TRIRIGA Versie 10 Release 4.0. Strategische faciliteitenplanning Handboek voor de gebruiker

Recommend Documents