How to be Effective Assistant Manager

How to be Effective Assistant Manager

Introduction Situation Background

Your Presentation Title

1

07/11/2016

Kenapa harus belajar jadi Effective Assistant Manager? Manager Assistant Manager

Pilar untuk Masa Kini dan Masa Depan

Supervisor


2

07/11/2016

The New Era Information Technology Age https://www.youtube.com/watch?v=XB2g7-HgE_g INFORMATION & TECHNOLOGY IS KING ! !


3

07/11/2016

Apa Efek dari Information Technology Age terhadap pekerjaan kita? TECHNOLOGY MAKES PRODUCT & SERVICE CHEAPER & PROCESSES FASTER ! • Perkembangan teknologi datang lebih cepat ke Indonesia daripada yang kita kira • Banyak pekerjaan hilang dalam sekejap • Peran specialist akan sangat berbahaya dan akan sangat mudah tergantikan

VS VS Your Presentation Title

4

07/11/2016

Bagaimana dengan Furniture Business?


5

07/11/2016

Bagaimana kalau kita tidak berubah?


6

07/11/2016

Bagaimana cara sukses di jaman ini? • All Innovative Startup Companies started with problem to solve ! • Mulai jeli untuk mengamati dan menganalisa masalah di sekitar dan cari solusi untuk mengatasi masalah tersebut!

• Leave Apathy! • Adaptability is key!

Kunci utama untuk menjadi Effective Assistant Manager adalah tidak pernah berhenti belajar hal yang baru dan mengaplikasikannya dalam kehidupan sehari-hari Your Presentation Title

7

07/11/2016

Cara Berpikir (Mindset) dari Assistant Manager yang Efektif


8

07/11/2016

Apa bedanya cara pikir Supervisor dan Assistant Manager?


9

07/11/2016

Cara Pikir (Mindset) Supervisor Vs Assistant Manager Supervisor

Assistant Manager

• Still okay to only know the HOW

•

Need to understand the WHY, the LOGIC behind every decision and actions

• Berorientasi pada saat sekarang

•

Mulai berorientasi pada masa depan

• Fokus hanya pada monitoring dan hal-hal teknis

•

Mulai fokus pada manajemen dan improvement

• It is about me. Menggunakan kekuatan sendiri. Delegasi minimal, lebih banyak bekerja sendiri

•

It is about we. Berfokus pada kombinasi dari kekuatan team. Bekerja melalui orang lain, banyak melakukan delegasi untuk pekerjaan-pekerjaan rutin

•

Bekerja dengan proaktif dan go extra mile

• Masih dapat bekerja hanya sebatas job desc

•

Specialist turn Generalist

• Pure Specialist Your Presentation Title

10

07/11/2016

5 Destructive Mindset yang menghambat efektivitas • Saya ga peduli departemen lain, yang penting tahu kerjaan sendiri beres • Itu bukan kerjaan saya • Saya ikut aja apa kata Bos • Yang penting saya digaji, perusahaan mau jungkir balik apa gimana terserah • Saya bisa kerjain semuanya sendirian, ga perlu orang lain


11

07/11/2016

Enterpreneurial-minded Assistant Manager Assistant Manager sebagai Business Owner/CEO dari Subdivisi

• Maju tidaknya suatu bisnis tergantung dari visi, fokus dan kegigihan dari Business Owner/CEO • Waktu dan intensitas kerja tidak tergantung dari jam kerja melainkan goal yang ingin dicapai

• Memiliki rasa keingintahuan yang tinggi dan selalu belajar mengembangkan diri • Belajar menjadi Generalist instead of Specialist

• Business is Competition, apa relevansinya? • Competitive Advantage • If we don’t improve continuously, others will. We will always be compared to the highest benchmark. Your Presentation Title

12

07/11/2016

Assistant Manager sebagai Business Owner/CEO dari Subdivisi 1. Visi & Misi 2. System (KPI & SOP) 3. Team Management (Hiring, Managing, Developing, Firing) 4. Budget

OWNERSHIP is KEY !


13

07/11/2016

Peran dan Tanggung Jawab dari Assistant Manager yang Efektif


14

07/11/2016

Peran & Tanggung Jawab Assistant Manager • Melakukan perencanaan kerja mingguan • Memastikan seluruh aktivitas operasional divisi yang dipimpin berjalan lancar • Mendukung Manager untuk mencapai Visi & Misi Divisi • Melakukan continuous improvement di sub divisinya • Mengembangkan bawahan untuk menjadi penerus


15

07/11/2016

Managing Yourself


16

07/11/2016

A Balanced Self Hidup yang tidak seimbang akan menyebabkan masalahmasalah yang seharusnya bisa dicegah dari awal.


17

07/11/2016

Managing your thoughts 1. All or Nothing Thinking 2. Mental Filter 3. Jumping to Conclusions 4. Emotional Reasoning 5. Labelling

6. Overgeneralizing 7. Disqualifying the Positive 8. Magnification & Minimisation

9. Should or Must 10. Personalisation Your Presentation Title

18

07/11/2016

Bagaimana cara mengelola pikiran kita? 1. Identifikasi pemikiran yang tidak rasional 2. Pertanyakan/Challenge pemikiran yang tidak rasional itu 3. Ubah dengan pemikiran yang rasional


19

07/11/2016

Manage your emotions e·mo·tion·al in·tel·li·gence noun the capacity to be aware of, control, and express one's emotions, and to handle interpersonal relationships judiciously and empathetically. "emotional intelligence is the key to both personal and professional success" Intelek dan Pengalaman saja tidak cukup!


20

07/11/2016

Emotional Intelligence (Daniel Goleman) 1)

Self-Awareness (Kesadaran Diri)

Kemampuan untuk mengenali dan mengerti mood, emosi dan efeknya terhadap orang lain 2) Self-Regulation (Pengendalian Diri) Kemampuan untuk mengontrol keinginan sesaat, untuk berpikir sebelum bertindak 3) Motivation (Motivasi) Keinginan untuk bekerja lebih daripada uang atau status dan melakukan yang terbaik. 4) Empathy (Empati) Kemampuan untuk memahami emosi orang lain dan memperlakukan orang lain sesuai dengan reaksi emosionalnya.

5) Social Skill (Kemampuan Sosial) Kemampuan untuk mengelola hubungan dan membangun jejaring. Kemampuan untuk menemukan persamaan dan membangun hubungan.


21

07/11/2016

Manage your time 1) Manfaatkan Calendar : Google Calendar 2) Prioritaskan 1 hal yang harus diselesaikan setiap harinya 3) Putuskan untuk : • • • •

Delete Delegate Defer Do


22

07/11/2016

Manage your Relationships


23

07/11/2016

Managing Your Team


24

07/11/2016

5 Prinsip Managing Team 1) Bangun team yang kompeten dan dapat dipercaya 2) Tetapkan target dan pengukuran untuk memonitor pekerjaan team 3) Terjemahkan target yang lebih tinggi menjadi target kecilkecil yang spesifik untuk bawahan langsung 4) Dukung team dalam proses mencapai target 5) Evaluasi hasil pencapaian target dan rencanakan perbaikan/peningkatan untuk kedepannya


25

07/11/2016

Bangun Team yang Kompeten dan Dapat Dipercaya 1) Mapping

Lakukan pemetaan SDM berdasarkan IQ, Skill dan Kepribadian dan kualifikasi posisi dan lihat apakah sudah “Right Man in the Right Place” 2) Hiring Lihat kompetensi + attitude + culture fit, job fit, boss fit

3) Aligning Selaraskan visi, misi, target kerja, ekspektasi 4) Developing Beritahu team anda bagaimana caranya mengembangkan potensinya dan ajarkan cara-cara kerja yang efektif 5) Terminating Hanya dilakukan bila proses pembinaan tidak berhasil dan perlu dilakukan


26

07/11/2016

Contoh Visi

“Improve Quality of Human Capital by acquiring, developing and retaining best talents”


“Searching and hiring talents that match with company needs timely and effectively”

27

07/11/2016

Tetapkan Misi/Target dan Pengukuran untuk memonitor pekerjaan team KPI (Key Performance Indicators) Misi : Rekrut SDM dengan cepat dan berkualitas baik

KPI : Average days of hire = 45 hari Customer feedback rating = 4.0 Design Database dan Dashboard !


28

07/11/2016

Contoh Dashboard MONTHLY TALENT ACQUISITION PROCESS - LEVEL 2 MAY VS JUNE BY DEPT PRCM SLCM SCOP MNFG IFST FINA HR MGMT TOTAL

% CHANGE

VACANT 5 1 1 7 2 0 2 0 18

6 1 1 1 2 1 2 0 14

APPLIED 131 373 501 488 0 0 297 0 1790

-22%


409 82 290 499 33 0 267 0 1580

-12%

SHORTLIST 23 11 2 6 11 0 18 0 71

41 12 27 31 16 0 109 0 236

232%

INVITED

HRM INTV

18 7 8 35 8 0 19 0 95

10 5 6 26 3 0 12 0 62

31 8 12 8 5 0 33 0 97

2%

23 7 9 5 3 0 21 0 68

10%

USER INTV 5 1 3 13 1 0 7 0 30

3 0 0 2 0 0 9 0 14

-53%

OFFER 2 0 0 10 1 0 1 0 14

-71%

0 0 0 4 0 0 0 0 4

HIRED 2 0 0 10 1 0 1 0 14

-71%

0 0 0 4 0 0 0 0 4

CDD POOL 3 0 1 0 2 0 3 0 9

2 2 1 0 0 0 1 0 6

-33%

29

07/11/2016

Contoh Database CANDIDATE INFORMATION NIK

REQUEST NO

NAME

APPLIED POSITION

DEPT

DEPT CLASS

DIVISION

SUBDIVISION

LV

LOC

REGION

MMR93163412

RR-IFST-025

AISYAH WARDANI

PERSONAL ASSISTANT MANAGER

IFST

SUPPORT

ASSET MAINTENANCE

MAINTENANCE

L3

FPA

BATAM

MMR 80163385

RR-MNFG-091

DIAN DWIJAYANTO

PRODUCTION ASSISTANT MANAGER

MNFG

COMMERCIAL

PRODUCTION OPERATIONAL

OPERATIONAL

L3

TAP

TANGERANG

MMR92163609

RR-IFST-139

DENY BAGUS PRASETYO

MACHINERY ASSISTANT MANAGER

IFST

SUPPORT

MACHINE MAINTENANCE

MAINTENANCE

L3

TAP

TANGERANG

MMR82163484

RR-IFST-139

RAHMATULLAH SIDIK

MACHINERY ASSISTANT MANAGER

IFST

SUPPORT

MACHINE MAINTENANCE

MAINTENANCE

L3

TAP

TANGERANG

MMR82163483

RR-PRCM-130

HEDY VINASWARA

PERSONAL ASSISTANT TO MANAGER

PRCM

COMMERCIAL

0

MARKETING

L3

IMJA

TANGERANG

MMR85163481

RR-MGMT-147

EVIS SUGIANTO

DATA ANALYST ASSISTANT MANAGER

MGMT

COMMERCIAL

0

MMR86163451

RR-MNFG-104

LUFTI HARTONO


MNFG

COMMERCIAL


MMR88163520

RR-SLCM-168

KASIM

ASSISTANT MANAGER SALES

SLCM

COMMERCIAL

WAREHOUSE OPERATIONAL

MMR89163522

RR-FINA-138

ANDREW

INTERNAL AUDIT ASSISTANT MANAGER

FINA

SUPPORT

MMRR86163590

RR-HR-197

AZLINA BARUS

HRP ASSISTANT MANAGER

HR

MMR92163534

RR-SLCM-186

PEBRIA LESTIANTI

QUALITY CONTROL ASSISTANT MANAGER

SLCM

MMR86163538

RR-MNFG-163

RIZKY WAHYU HANDOKO


MMR91163584

RR-IFST-155

DEDEN RUSTIANA

MMR94163553

RR-MNFG-170

NIASARI UTAMI RISKIE

MMR84163588

RR-SCOP-118

MMR90163624

RR-SLCM-169

L3

IMJA

TANGERANG

0 L3

TAP

TANGERANG

DEVELOPMENT & PROTOTYPE

L3

FPA

BATAM

ACCOUNTING

INTERNAL AUDIT

L3

TAP

TANGERANG

SUPPORT

HUMAN RESOURCE PERSONNEL

OPERATIONAL

L3

TAP

TANGERANG

COMMERCIAL

WAREHOUSE & QUALITY

QUALITY CONTROL

L3

TAP

TANGERANG

MNFG

COMMERCIAL



L3

FPA

BATAM

WEB PROGRAMMER

IFST

SUPPORT

0 L3

TAP

TANGERANG

PERSONAL ASSISTANT MANAGER

MNFG

COMMERCIAL


PRODUCTION

L3

FPA

BATAM

NURUL MUFTI ALI

WAREHOUSE OPERATION ASSISTANT MANAGER

SCOP

COMMERCIAL



L3

TAP

TANGERANG

ADE CHANDRA

ASSISTANT MANAGER QUALITY

SLCM

COMMERCIAL

WAREHOUSE & QUALITY

WAREHOUSE & QUALITY

L3

FPA

BATAM


0

30

07/11/2016

Terjemahkan target yang lebih tinggi menjadi target kecil-kecil yang spesifik 1) Petakan dan Analisa Proses 2) Prioritaskan monitoring dan improvement pada proses yang paling crucial KEY PERFORMANCE INDICATOR Rata-rata Shortlist per Posisi Level 2 Up TGR Rata-rata efektifitas panggilan telepon Rata-rata Shortlist per Posisi Level 2 Up BTM Rata-rata efektifitas panggilan telepon


TARGET 5 95% 5 95%

MINGGU INI AKTUAL 2.5 95% 1.4 92%

% TERCAPAI 50% 100% 28% 97%

MINGGU LALU TARGET AKTUAL % TERCAPAI 5 1.2 24% 95% 95% 100% 5 1.2 25% 95% 91% 95%

31

07/11/2016

Dukung team dalam proses mencapai target 1) Berikan Arahan ◦ ◦ ◦

Ekspektasi hasil : Kualitas, Waktu, Biaya Masukan-masukan untuk cara kerja yang lebih efektif Bantu atasi “bottleneck”

2) Berikan Feedback ◦ ◦

Positive Feedback Negative Feedback

3) Berikan Motivasi • Komunikasikan mengapa target itu penting dan efeknya apa buat ybs • Komunikasikan alasan ybs adalah orang yg tepat untuk melakukan itu

4) Berikan Apresiasi/Teguran Your Presentation Title

32

07/11/2016

Evaluasi hasil pencapaian target dan rencanakan perbaikan/peningkatan untuk kedepannya Tanyakan 3 pertanyaan ini? 1) What didn’t work? (Apa yang tidak berhasil?) 2) Why it didn’t work? (Kenapa tidak berhasil?) 3) How are we going to change? (Gimana kita akan berubah?)


33

07/11/2016

Anda tidak sendirian! Delegate!


34

07/11/2016

Managing Your Boss


35

07/11/2016

Kenali atasan anda “Boss Juga Manusia” Bagaimana caranya mengenal boss? Sama seperti cara kita mengenal orang lain. • BERTANYA, bukan berasumsi • BERTUKAR PIKIRAN, bukan menebak pikiran • BELAJAR (Apa yang penting untuk dia, apa visinya, apa nilai-nilainya, apa yang membuat dia happy, apa yang membuat dia marah, apa kekuatannya, apa kelemahannya)


36

07/11/2016

Support Atasan anda “Your job is not to question the vision of your leader, but to find ways to make it happen” 1) Dapatkan kepercayaan atasan anda 2) Bangun hubungan dengan atasan anda 3) Ketahui Prioritas Atasan Anda 4) Hormati waktu atasan anda 5) Manfaatkan kekuatan atasan anda, lengkapi kelemahannya


37

07/11/2016

Dapatkan Kepercayaan Atasan • Mengelola hubungan itu sama seperti mengelola uang ◦ Kepercayaan adalah mata uangnya ◦ Janji yang ditepati, perkataan jujur adalah seperti pemasukan ◦ Janji yang tidak ditepati, kebohongan adalah seperti pengeluaran Kepercayaan harus ditabung!

• Keproaktifan anda menentukan bagaimana atasan anda melihat anda


38

07/11/2016

Bangun hubungan dengan atasan 1) 2) 3) 4) 5)

Berkomunikasi secara berkala Laporkan progress kerja secara berkala Beritahu masalah segera sebelum menjadi besar Beri masukan untuk improvement Tanyakan hal-hal yang di luar pekerjaan untuk mengenal lebih dalam

Leadership position oftentimes makes people feel isolated, if you build good relationship, you will stand out Your Presentation Title

39

07/11/2016

Ketahui Prioritas Atasan Anda


40

07/11/2016

Hormati waktu atasan anda • Persiapkan meeting dengan baik. Lakukan research terlebih dahulu • Selalu bawa sesuatu yang menambah nilai ke dalam meeting. Bicaralah • Tanya GOOD questions. Pikirkan jawabannya dulu sebelum bertanya, anda direkrut untuk membantu atasan menyelesaikan masalah, bukan untuk membiarkan atasan yang menyelesaikan semua masalah anda. • Jangan datang hanya dengan masalah, tapi coba datang dengan rekomendasi untuk alternative solusi. Itu menunjukkan usaha anda bahwa anda sudah coba memikirkannya dahulu • Bicara langsung ke poinnya, jangan bertele-tele.


41

07/11/2016

Manfaatkan kekuatan atasan anda, lengkapi kelemahannya • D – Dominance (Dominan) • Fokus pada hasil, kecepatan

• I – Influence (Intim) • Fokus pada hubungan, mempengaruhi orang lain

• S – Steadiness (Stabil) • Fokus pada kerjasama, kedamaian, dapat diandalkan

• C – Conscientiousness (Cermat) • Fokus pada kualitas, akurasi dan kompetensi

If you have 2 choices whether to adjust to your boss’ personality or ask your boss to adjust to yours’, always choose the first one Your Presentation Title

42

07/11/2016

Managing Your Peers


43

07/11/2016

Cara mengelola rekan kerja 1) Memberi nilai tambah kepada rekan kerja 2) Membantu melengkapi kekurangan rekan kerja 3) Berpikir win-win untuk organisasi 4) Berdebat secara logis, jangan ambil ke hati 5) Berikan masukan apa adanya yang membangun


44

07/11/2016

Memberi Nilai Tambah pada Rekan Kerja • Share knowledge (ilmu) • Bantu mereka mencapai target • Bantu cari solusi bersama untuk masalah-masalah yang mereka hadapi


45

07/11/2016

Membantu melengkapi kelemahan rekan kerja • Pelajari kekuatan dan kelemahan dari rekan kerja • Proaktif mengusulkan untuk membantu mereka dalam kelemahan mereka • Beritahu mereka bagaimana cara memperbaiki kelemahan mereka Give them fish first and teach them how to fish


46

07/11/2016

Berpikir win-win untuk organisasi • Hindari ego untuk memperjuangkan kepentingan pribadi atau kelompok. You are not always right • Pakai kata-kata, ”Kita sama-sama mau yang terbaik untuk organisasi ini, kamu ada usul apa? Mari kita cari solusi winwin.” • Pertahankan prinsip (memajukan organisasi), kompromikan cara (cara terbaik untuk memajukan perusahaan) Remember, great ideas won’t succeed if you spend more time debating it rather than implementing it


47

07/11/2016

Berdebat secara logis • Tanya “Logikanya bagaimana?” Apakah ada datanya?” • Respon dengan, “Logikanya ……., bagaimana menurut km?”; “Menurut data yang saya punya …… “ • Hindari kata-kata : 1. Saya merasa 2. Menurut pendapat saya 3. Kamu salah • Tantang diri untuk melihat dari berbagai sisi dan tantang kebenaran pemikiran sendiri • Bila tidak cukup data dan logika argument tidak kuat, harus fair untuk terima argument lawan bicara Your Presentation Title

48

07/11/2016

Berikan masukan apa adanya yang membangun • Pastikan motivasi dalam memberikan masukan adalah untuk membangun, bukan menjatuhkan • Sadari bahwa orang tidak selalu sadar akan kelemahannya. Meskipun sadar, belum tentu tahu cara memperbaikinya

• Beritahu rekan kerja, “Sebelum saya beri masukan, saya mau kamu tahu bahwa tidak ada maksud buruk dari saya sama sekali dan saya memberikan masukan karena saya peduli dengan kamu.” • Berikan keyakinan bahwa dia pasti bisa memperbaiki kelemahannya


49

07/11/2016

Conclusion How Everything Comes Together


50

07/11/2016

How to be Effective Assistant Manager

Recommend Documents