How To Tentoo. How to Tentoo voor opdrachtgevers

How To Tentoo

How to Tentoo voor opdrachtgevers

Tentoo neemt u de administratie uit handen

Met Tentoo Payroll Services combineert u de voordelen van goed personeel met een efficiënte bedrijfsadministratie. Personeel in dienst nemen brengt een hele hoop papierwerk met zich mee. Terwijl u zich graag wilt concentreren op uw core business. U beslist wie voor u werkt, wanneer en voor welk loon. Wij zorgen ervoor dat uw personeelsadministratie tot in de puntjes geregeld wordt, zonder veel papierwerk voor u.

ZO EENVOUDIG IS HET: • Tentoo treedt op als de juridische werkgever voor uw medewerkers voor de duur van de opdracht. • Wij zorgen voor alle administratieve en juridische verplichtingen, zoals de noodzakelijke aangifte bij de RSZ (dimona), het contract, het loon en de sociale bijdragen… • U betaalt enkel de factuur.

WE SPREKEN UIT ERVARING • Tentoo Payroll Services behaalde als eerste uitzendkantoor een erkenning als Sociaal Bureau voor Kunstenaars. • Als pionier kunnen wij dan ook buigen op onze jarenlange ervaring binnen de artistieke sector. • Ondertussen behartigt Tentoo Payroll Services niet enkel de belangen van bedrijven uit de audiovisuele en culturele branche, maar zijn we op vrijwel alle terreinen als werkgever actief.

U HET WERK UIT HANDEN NEMEN De grootste brok van het administratieve werk nemen we u uit handen, maar natuurlijk weten we niet alles. U en uw medewerker moeten ons daarom op bepaalde tijdstippen informatie bezorgen over jullie samenwerking. Wat dat precies inhoudt, lichten we hier kort toe. Zo bent u voor u het weet opnieuw aan de slag.

Werken met Tentoo Stap 1

inschrijven op my.tentoo

Zodra wij alle gegevens van uw bedrijf hebben, krijgt u toegang tot uw persoonlijke my.tentoo account. Met my.tentoo beheert u alles op één plaats: inschrijvingen, aangiftes van werkdagen (dimona’s), contracten (werkbriefjes), facturen… INSCHRIJVEN VAN MEDEWERKERS Uw medewerker kan zichzelf vervolgens inschrijven via tentoo.be, of u kan dit voor hem doen via my.tentoo. U spreekt daarna met uw medewerker af wie welke administratieve taken verricht. U kan voor vaste personeelsleden ook een subaccount aanmaken op my.tentoo*.

STUUR DE ADMINISTRATIEVE DOCUMENTEN TERUG Medewerkers krijgen na de inschrijving meteen twee automatische e-mails: • Een welkomstmail met de intentieverklaring en verdere uitleg. • Een mail met logingegevens voor my.tentoo.

ENKEL OPSTARTEN NA EEN VOLLEDIG DOSSIER Enkel wanneer de inschrijving volledig is, kan de medewerker beginnen te werken. Tentoo-medewerkers staan doorlopend voor u klaar van maandag tot vrijdag, van 9u tot 17u, uitgezonderd op feestdagen. Buiten deze normale kantooruren kan de inschrijving niet afgewerkt worden.

JOBSTUDENTEN Om de inschrijving te vervolledigen, moet de ondertekende intentieverklaring en een kopie van de identiteitskaart aan ons worden terugbezorgd. Dat kan: via upload: op de inschrijfpagina zelf of achteraf via my.tentoo via mail: [email protected] per post: Tentoo Payroll Services, Ikaroslaan 14, 1930 Zaventem

Jobstudenten moeten een Verklaring op Eer en een geldig Studentenattest bezorgen. Indien van toepassing, moet het studentenstatuut duidelijk worden aangevinkt bij de inschrijving.

* Voor meer details kan u de handleiding my.tentoo raadplegen waarin alles stap voor stap wordt uitgelegd. Die vindt u terug in de welkomstmail of op my.tentoo onder “Info”.

Werken met Tentoo Stap 2

Geef werkdagen aan via Dimona’s

Elke werkdag moet ten minste één dag op voorhand worden aangegeven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) met een “dimona” (déclaration immédiate/ onmiddellijke aangifte). Dit is van groot belang: enkel op die manier is de werkdag aangegeven en is de medewerker verzekerd op de werkvloer. U hoeft enkel de dagen door te geven, de verdere details van de prestatie worden op het werkbriefje ingevuld (zie stap 3. Werkbriefje).

DIMONA VAN GROOT BELANG Enkel bij een correcte dimona-aangifte is de werkdag aangegeven en is uw medewerker verzekerd op de werkvloer.

HOE DOET U HET? • Spreek af wie de werkdagen aangeeft: de medewerker of u als opdrachtgever. De keuze staat u vrij. • U hoeft enkel de dagen door te geven, de verdere details van de prestatie worden op het werkbriefje ingevuld (zie verder). • Werkdagen doorgeven kan 24/7 via my.tentoo. • Binnen de kantooruren kunnen de werkdagen ook doorgemaild worden naar [email protected]

GEEN RETROACTIEVE DIMONA’S Het is bij wet verboden om dimona’s in het verleden aan te geven. Zorg er dus zeker voor dat de dimona’s in orde zijn vóór de werkdag begint.

Werken met Tentoo Stap 3

Leg afspraken vast in het werkbriefje

Na de dimona wordt het werkbriefje ingevuld. Het werkbriefje kan online worden ingevoerd via my.tentoo*. Wanneer u of uw medewerker het werkbriefje heeft ingevuld, keurt de andere partij het goed via my.tentoo. Het werkbriefje is een arbeidsovereenkomst op basis waarvan de loonberekening en de facturatie gebeurt. Duidelijke afspraken omtrent het loon, de onkosten .... tussen u en uw medewerker zijn dus belangrijk om een vlekkeloze verloning en facturatie te garanderen.

WELKE INFORMATIE MOET HET WERKBRIEFJE BEVATTEN? • • • •

De locatie van de opdracht Het loon (brutoloon of factuurbedrag, zie ook 3.1) De werkuren per dag Eventuele onkosten

* Voor meer details kan u de handleiding my.tentoo raadplegen waarin alles stap voor stap wordt uitgelegd. Die vindt u terug in de welkomstmail of op my.tentoo onder “Info”.

Werken met Tentoo Stap 4

Uitbetaling en facturatie

We verwerken het ingevulde werkbriefje meteen bij ontvangst. Uw medewerker wordt binnen de week na ontvangst door ons uitbetaald en u ontvangt van ons een factuur. Bedienden krijgen meteen het vakantiegeld erbij gestort. Artiesten en arbeiders krijgen dit bedrag pas het volgende vakantiejaar, rechtstreeks van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie. Tentoo zorgt ook voor alle sociale documenten.

HEEFT U NOG VRAGEN? Dan kan u steeds terecht bij onze klantendienst via [email protected] of op 02 725 70 00.

Belangrijke begrippen

Factuurbedrag versus brutoloon

Het is belangrijk om het juiste type bedrag te selecteren op het werkbriefje. Het factuurbedrag is de totale kost op de factuur, exclusief BTW. Die bestaat uit het brutoloon van de medewerker plus de patronale lasten plus de administratiekost voor Tentoo. DE BEREKENING VAN FACTUURBEDRAG NAAR BRUTOLOON GAAT ALS VOLGT:

Factuurbedrag excl. BTW

Totaalprijs voor de opdrachtgever.

min Administratiekost

Administratiekost van Tentoo.

min eventuele onkosten

Eventuele onkosten gerelateerd aan de opdracht. Die zijn vrij van sociale lasten en onbelast.

min Patronale lasten

Bijdragen aan de RSZ, vakantiegeld en het Sociaal fonds voor Uitzendkrachten.

= Bruto

Het loon van de medewerker, waarop hij of zij sociale bijdragen en belastingen betaalt.

 min RSZ

Bijdrage van 13,07% aan de Rijksdienst voor ­Sociale Zekerheid (opbouw pensioenen, werkloosheid, ziekteverzekering, gezinsbijslag, jaarlijkse vakantie, …)

min Bedrijfsvoorheffing

Een voorschot op de personenbelasting van de medewerker.

= Netto (+ eventuele onkosten)

Effectief gestort bedrag.

MAAK DUIDELIJKE AFSPRAKEN Duidelijke afspraken over het soort bedrag zijn belangrijk, om een correcte facturatie en verloning te garanderen. Het is altijd aan te raden om bij het goedkeuren van het werkbriefje elk gegeven te controleren.

Belangrijke begrippen

Onkosten op het werkbriefje

Al deze onkosten kunt u aangeven op het werkbriefje: MAALTIJDCHEQUES Indien alle personeelsleden in uw onderneming maaltijdcheques krijgen, dient ook uw medewerker voor elke gewerkte dag een maaltijdcheque te ontvangen. Hiertoe neemt u eenmalig even contact op met onze klantendienst om de nodige gegevens door te geven.

KILOMETERVERGOEDING Voor woon-werkverplaatsingen of beroepsverplaatsingen met de auto bestaat de kilometervergoeding. Die is maximum € 0,15 per kilometer voor woon-werkverkeer, en maximum € 0,3461 per kilometer voor werk-werkverkeer.

MATERIAALKOSTEN Medewerkers kunnen de kosten recupereren voor het materiaal dat zij moeten aankopen om de opdracht uit te voeren. Hiertoe moet er een duidelijk verband zijn met de prestatie, en moeten de aankooptickets worden bijgevoegd bij het werkbriefje (dit kan ook digitaal).

TICKETS OPENBAAR VERVOER Trein-, tram- of buskaartjes dienen mee te worden gestuurd met het werkbriefje om te worden vergoed. Dit kan ook digitaal.

BEDRIJFSWAGEN U kan ook een bedrijfswagen ter beschikking te stellen van uw medewerker. Hiertoe neemt u even contact op met de klantendienst om alle gegevens van de wagen door te geven voor de registratie, en vanaf dan kan ook dit op het werkbriefje worden aangegeven.

TELEFOONREKENING Indien de gedetailleerde factuur wordt meegestuurd met het werkbriefje, kan de medewerker zijn telefoniekosten recupereren. Prepaidkaarten kunnen niet worden ingebracht als onkosten.

KOSTEN INBEGREPEN, OF NIET? Voor elk type onkosten kan u aangeven op het werkbriefje of deze onkostenvergoeding inbegrepen is in het factuurbedrag, of daar boven op moet worden aangerekend.

Belangrijke begrippen

Jobstudent versus werkstudent

Jobstudenten Jobstudenten kunnen 50 dagen per kalenderjaar werken onder een voordeeltarief. Ze genieten van een voordelige solidariteitsbijdrage en staan zelf enkel 2,71% af op hun brutoloon.

Werkstudenten Werkstudenten zijn studenten die meer dan 50 dagen werken. Het loon van een werkstudent wordt belast zoals dat van een gewone bediende, en dit vanaf de 51ste werkdag.

FORMALITEITEN JOBSTUDENT Het is belangrijk om bij de inschrijving duidelijk aan te vinken dat het een jobstudent betreft en om het geldige Studentenattest met het dagensaldo door te sturen. Geen student meer? Breng dan de klantendienst op de hoogte zodat de uitbetaling correct verder verloopt. Voor meer info, zie ook http://www.tentoo.be/downloads. html, “Jobstudenten”.

Tastbare voordelen voor opdrachtgevers en medewerkers

DE VOORDELEN VOOR OPDRACHTGEVERS • Tentoo treedt op als juridische werkgever voor al uw tijdelijke medewerkers • Tentoo neemt de sociaalrechtelijke risico’s van u over • Tentoo verzekert uw medewerkers volledig tegen arbeidsongevallen • Tentoo voert alle personeelsadministratie voor u • Tentoo houdt u op de hoogte van relevante wijzigingen in de wetgeving • Tentoo staat voor u klaar met sociaaljuridisch advies • Tentoo zorgt voor minimaal papierwerk verbonden aan de tewerkstelling; alles kan elektronisch gebeuren via my.tentoo of via e-mail

DE VOORDELEN VOOR MEDEWERKERS • Zij hoeven geen zelfstandigenstatuut aan te nemen, maar kunnen even flexibel werken • Zij genieten een volledige sociale bescherming (ziektedagen, invaliditeit, gezinsbijslag, betaalde feestdagen, klein verlet…) • Zij bouwen ook rechten op in het werkloosheids- en pensioenstelsel • Zij worden snel uitbetaald • Zij hebben één werkgever en één centraal sociaal dossier • Zij hebben een minimale administratieve last • Zij krijgen via my.tentoo een persoonlijke database met toegang tot sociale documenten, werkoverzichten, ...

Uw online dossier: 24/7 toegang tot uw online dossier via my.tentoo.be

Contacteer onze klantendienst [email protected] +32 (0)2 725 70 00

Hoofdkantoor Ikaroslaan 14, 1930 Zaventem Tel: 0032 (0)2 725 70 00 Fax: 0032 (0)2 725 70 80 www.tentoo.be

Uitzendvergunningen VG 418/BUP B.AB05.016 W.INT.205 BTW BE 0462 803 529