ARIS Procesdocumentatie
Hogeschool van Amsterdam ARIS Procesdocumentatie
Proceshandboek voor Debiteurenadministratie HvA
ARIS processen rapportage
Datum opgeslagen: 21-12-2011
ARIS Procesdocumentatie
Documenthistorie Datum
Eenheid
Besproken met:
Uitkomst
06-07-2011
Maarten Timmers
18-10-2011
Rob Albers
Handboek vastgesteld door proceseigenaar Tekstueel aangepast
Geselecteerd model: In ARIS-groepsstructuur:
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Activiteit
Debiteurenadministratie HvA \Main group\Processen\Ondersteunende processen\Financieel management\Debiteurenadministratie
Pagina 2 van 26
ARIS Procesdocumentatie
Inhoudsopgave 1.
PROCES: DEBITEURENADMINISTRATIE HVA .....................................................................................................4 1.1
2.
PROCES: BEHEER DEBITEUREN MASTERDATA ...............................................................................................6 2.1
3.
PROCESKETEN: AANMANEN.................................................................................................................................... 19
PROCES: INCASSOPROCEDURE .......................................................................................................................... 21 7.1
8.
PROCESKETEN: STORNO'S ..................................................................................................................................... 16
PROCES: AANMANEN .............................................................................................................................................. 18 6.1
7.
PROCESKETEN: MAKEN INCASSO-OPDRACHTEN .................................................................................................... 13
PROCES: STORNO'S ................................................................................................................................................ 15 5.1
6.
PROCESKETEN: MAKEN VERKOOPFACTUUR ........................................................................................................... 10
PROCES: MAKEN INCASSO-OPDRACHTEN ...................................................................................................... 12 4.1
5.
PROCESKETEN: BEHEER DEBITEUREN MASTERDATA ................................................................................................7
PROCES: MAKEN VERKOOPFACTUUR.................................................................................................................9 3.1
4.
PROCESKETEN: DEBITEURENADMINISTRATIE HVA ...................................................................................................5
PROCESKETEN: INCASSOPROCEDURE .................................................................................................................... 22
PROCES: AFBOEKEN VORDERING ...................................................................................................................... 24 8.1
PROCESKETEN: AFBOEKEN VORDERING ................................................................................................................. 25
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 3 van 26
ARIS Procesdocumentatie
1.
Proces:
Bovenliggende modellen Doel
Beleid Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Debiteurenadministratie HvA • Financieel management Dit proces behelst alle processen die het ontstaan, de behandeling en afwikkeling van vorderingen zekerstellen. Deze vorderingen betreffen voornamelijk opbrengsten in het kader van verhuur, detachering, congressen, etc. De administratie van vorderingen wordt in SAP bijgehouden. N.v.t. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De debiteurenadministratie zorgt voor: * beheer van de stamgegevens debiteuren * dat vorderingen in SAP worden geboekt * dat contact wordt onderhouden met de debiteur indien deze vordering niet betaalt * dat de aanmaanprocedure in SAP wordt uitgevoerd * dat de incassoprocedure wordt uitgevoerd * eventuele afboeking van de vordering of voorziening indien vordering oninbaar blijkt te zijn Domeinen, staven en diensten Budgethouders zorgen er voor: * dat ‘verkopen’ worden doorgegeven via een compleet, ondertekend en volledig aangeleverde factuuropdracht * een onderbouwde goedkeuring van de afboeking van de vordering in geval van oninbaarheid dagelijks mlam1 7/6/2011 3:44:48 PM
Pagina 4 van 26
ARIS Procesdocumentatie
1.1
Procesketen: Debiteurenadministratie HvA
Hogeschool van Amsterdam Debiteurenadministrat ie HvA
Be heer de biteu ren ma ster dat a
Maken ve rko opfa ctu ur
1
M ak en n i cass oop drac hte n
Stor no's
2 Aa nm anen
Inc asso pro cedu re
3 Af boek en v ord ering
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 5 van 26
ARIS Procesdocumentatie
2.
Proces: Beheer debiteuren masterdata
Bovenliggende modellen Doel
Beleid Trigger(s)
Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
• Debiteurenadministratie HvA • Debiteurenadministratie met samenhang Het vastleggen van de debiteuren stamgegevens, zodat de verkoopfacturen en/of aanmaningen naar het goede adres worden gestuurd en van het juiste bankrekeningnummer wordt geïncasseerd. N.v.t. * een brief van de debiteur met een wijziging van stamgegevens * een ingetrokken automatische incasso (storno) * het ontbreken of wijziging van debiteuren stamgegevens bij de invoer van een verkooporder Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De debiteurenadministratie zorgt voor: * juiste vastlegging van de stamgegevens en beheer Domeinen, staven en diensten Budgethouders die factuuropdrachten aanleveren zorgen voor: * dat de juiste stamgegevens bekend worden gemaakt bij het aanleveren van de factuuropdrachten Binnen 3 werkdagen mlam1 7/6/2011 3:40:15 PM
Pagina 6 van 26
ARIS Procesdocumentatie
2.1
Procesketen: Beheer debiteuren masterdata Ca rries out & Supp orts
.. .z i n a rg O
Carri es out & Suppo rts Medewerker debiteurenadministratie
Maken verkoopf actuur
Debiteur onbekend of stamgegevens onjuist
Carrie s ou t & Su pports 2e Medewerker Debiteurenadministratie
Storno' s
Verandering in stamgegeven nav storno
Debiteur gegevens te wijzigen
Beoordelen soort mutatie
St urings- of stamgegevens bestaan niet
Sturings- of stamgegevens onjuist
Aanleggen debit eur
Wijzigen debit eur
St uring- en/of stamgegevens aangemaakt/ gewijzigd
Sturing- en/of stamgegev ens aangemaakt/ gewijzigd plus Bankgegev ens
.
Opslaan ingevoerde nieuwe/gewijzigde stamgegevens
Controleren ingevoerde mut atie
Ingevoerde mutatie gecontroleerd
Debiteuren stamgegevens nieuw/ gewijzigd
Maken verkoopf act uur
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 7 van 26
Bevestigen correct ingev oer de mutat ie
Doorgeven foutief ingev oerde bankgegev ens debiteur
Mutatie correct ingevoerd
Foutief ingev oerde bankgegevens. ..
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer debiteuren masterdata Processtappen / objecten 1 Beoordelen soort mutatie 2 3
Aanleggen debiteur Wijzigen debiteur
4 5
Controleren ingevoerde mutatie Opslaan ingevoerde nieuwe/gewijzigde stamgegevens Doorgeven foutief ingevoerde bankgegevens debiteur Bevestigen correct ingevoerde mutatie
6 7
Beschrijving / doel Medewerker zal eerst moeten beoordelen of debiteur al aanwezig is in SAP. Er wordt op diverse zoekgegevens(o.a. op naam, postcode, plaats) gekeken of debiteur in SAP bestaat. Nieuwe debiteuren worden in SAP vastgelegd. Wijzigingen van debiteuren worden in SAP vastgelegd en zijn beschikbaar na opslaan gegevens. De mutaties in bankgegevens worden gecontroleerd op juistheid. Indien de mutatie geen betrekking heeft op bankgegevens kan de ingevoerde/gewijzigde gegevens worden opgeslagen door dezelfde medewerker. Aan de andere medewerker wordt doorgegeven indien de bankgegevens foutief zijn ingevoerd. Indien mutatie van de bankgegevens correct zijn ingevoerd, dan bevestigt de 2e medewerker de invoer.
IC OPMERKING: bij het invoeren van een nieuwe debiteur wordt het bankgegeven niet gecontroleerd door een andere medewerker i.t.t. een mutatie -> aanpassen
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 8 van 26
ARIS Procesdocumentatie
3.
Proces: Maken verkoopfactuur
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
• Debiteurenadministratie HvA • Debiteurenadministratie met samenhang Het vastleggen van de vordering in de financiële administratie en het versturen van de factuur. N.v.t. Een verzoek tot facturatie. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De debiteurenadministratie zorgt voor: * het boeken en het versturen van de verkoopfactuur. Domeinen, staven en diensten Medewerkers van eenheden zorgen voor: * het aanleveren van alle gegevens in de factuuropdracht om de verkoopfactuur op te kunnen stellen. Binnen 5 werkdagen na ontvangst van het verzoek tot facturatie. mlam1 7/6/2011 3:42:24 PM •
Pagina 9 van 26
ARIS Procesdocumentatie
3.1
Procesketen: Maken verkoopfactuur Carrie s o ut & Suppo rts
... n a rg O
Car ries ou t...
Carr ies ou t & Su pports Medewer ker debiteuren administra tie
Budge tho uder
Beh oefte voor maken fac tu ur
Vul in e n ond ertek en factuur opdr ach ten s tu ur op
Fa ctu uropd rac ht ingevu ld
Controleren gegeven sv oor n i voer ver koopfactuur Behe er debiteur en master data
Debiteure n stamgege vens nie uw/ge wij zigd
Stor no's
Opdr acht o nderteken d voor aanmaak cred itno ta
Aan ma nen
Opd rach t onder tek end vo or aanmaak cr editn ota
De biteu r bes ta at
Deb ti eur onb ekend of stamgeg evens onju si t
Behe er debiteur en master data
Boeken en uitdraa e i n verk oopfactuur
Geboekte fac tu ur uitgedr aaid
Co ntr oleren gemaak te fac tuur
Ver koopfactuu r ne i t cor re ct
Verkoo pfa ctuur corr ect
Corr g i e ren v erkoop fac tuu r
(Ev entueel) toe voegen bijla ge( n) b ji ver koopfactuur
Ver koopfactuu r gecor rigeer d
Bijla gen toeg evoegd
.
Ve rstur en ver koopfactuur
Verko opfactuur ver stuu rd en wachten op betaling Bevestiging ver stuurde verko opfactuur
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 10 van 26
Carri es out & Sup ports
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Maken verkoopfactuur Processtappen / objecten 1 Vul in en onderteken factuuropdracht en stuur op 2 3 4 5 6 7
Controleren gegevens voor invoer verkoopfactuur Boeken en uitdraaien verkoopfactuur Controleren gemaakte factuur (Eventueel) toevoegen bijlage(n) bij verkoopfactuur Corrigeren verkoopfactuur Versturen verkoopfactuur
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Beschrijving / doel Indien eenheden facturen willen opstellen n.a.v. verleende diensten en/of verkochte goederen kan er een factuuropdracht (incl. evt bijlagen)worden ingevuld en ondertekend en opgestuurd naar de debiteurenadministratie. Als eerste wordt gecontroleerd of de (juiste) budgethouder heeft getekend. De stamgegevens worden gecontroleerd. Het boeken en het uitdraaien van de verkoopfactuur gebeurt achter elkaar. Door de boeking wordt de vordering vastgelegd in het grootboek. Factuur wordt gecontroleerd door een medewerker Debiteurenadministratie op juistheid en volledigheid. Indien nodig kan/kunnen er bijlage(n) worden toegevoegd aan een factuur.
Vanuit de debiteurenadministratie zal de verkoopfactuur worden verstuurd tenzij door de eenheid anders is aangegeven. De budgethouder kan worden geïnformeerd over het versturen van de verkoopfactuur indien wenselijk of op verzoek.
Pagina 11 van 26
ARIS Procesdocumentatie
4.
Proces: Maken incasso-opdrachten
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
• Bank met samenhang • Debiteurenadministratie HvA • Debiteurenadministratie met samenhang Het automatisch incasseren als de debiteur hiervoor toestemming heeft gegeven. N.v.t. * het deblokkeren van een automatisch incasso * een ontvangen machtiging Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De debiteurenadministratie zorgt voor: * machtigingen worden omgezet naar een incasso-opdracht * het door de Teamleider laten goedkeuren en versturen van de incasso-opdrachten naar de bank. Grootboekadministratie zorgt voor: * het inlezen van het bankafschrift om de incasso-ontvangst te verwerken * het doorsturen van lijst met storno's naar de debiteurenadministratie indien incasso niet goed is uitgevoerd. Maandelijks mlam1 7/4/2011 4:17:10 PM
Pagina 12 van 26
ARIS Procesdocumentatie
4.1
Procesketen: Maken incasso-opdrachten Carrie s ou t & Suppo rts
... z i n a g r O
Carri es out & Supp o... Ca rrie s ou t & Su p... M edew er ker debi teur enadmi nistratie
Stor no' s
Teaml ei der d ebi te urena dmini strati e
Carries out & Supp orts Me dewer ker g rootboe kadmi nistratie
Kopi e ontvange n m achti ging
Verand eri ng van o pen staande vo rder i ng nav stor no Aan make n i ncassoo pdra cht(en) d ebi te uren
In casso bestand d ebi te uren aan gema akt
Goedk eure n en ver sturen i ncassoop drac ht( en)
Goedge keurd e Incassoop drac ht( en) vers tuu rd
Inl ezen ba nkafschr ift
Bankafschr i ft i ngel ezen
.
Kopi el ij sten storno' s door gestuur d
Stor no' s
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 13 van 26
Ver we rken ontvangst i ncass o
Ontvangst i ncass o ver werkt
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Maken incasso-opdrachten Processtappen / objecten 1 Aanmaken incasso-opdracht(en) debiteuren 2 Goedkeuren en versturen incasso-opdracht(en) 3 Inlezen bankafschrift 4
Verwerken ontvangst incasso
Beschrijving / doel Voor het incasseren van vorderingen moet er eerst een incasso-opdracht in het elektronisch bankpakket worden aangemaakt. De Teamleider keurt de incasso-opdrachten goed en verstuurt deze naar de bank Indien er geen ontvangst komt van de incasso wordt dit d.m.v. een storno weergegeven. Deze storno wordt doorgegeven aan de debiteurenadministratie. Bij ontvangst van het incassobedrag wordt de vordering van de debiteur afgeboekt (waarna vereffening plaatsvindt).
IC OPMERKING: er wordt nergens beschreven hoe de incasso-opdrachten tot stand komen (versturen, ontvangen en verwerken van een machtiging); de vraag is of in dit geval wel wordt gewerkt met machtiging, incasso-opdrachten en storno’s??)
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 14 van 26
ARIS Procesdocumentatie
5.
Proces: Storno's
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
• Bank met samenhang • Debiteurenadministratie HvA • Debiteurenadministratie met samenhang Dit proces heeft als doel de vorderingen alsnog te innen nadat het incasseren is mislukt. N.v.t. Lijst met storno’s van de bank Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De debiteurenadministratie zorgt voor: * de reden te achterhalen van het mislukken * dat bij een verkeerd bankrekeningnummer, de vordering nog een keer proberen te incasseren van het goede bankrekeningnummer * het doorgeven van ingetrokken incasso’s aan de budgethouder om achter de reden te komen * dat de stamgegevens indien nodig worden aangepast Domeinen, staven en diensten De opdrachtgever zorgt voor: * dat de reden van stornering wordt achterhaald en wordt doorgegeven aan de debiteurenadministratie. Bij gebeurtenis mlam1 7/4/2011 4:28:21 PM
Pagina 15 van 26
ARIS Procesdocumentatie
5.1
Procesketen: Storno's Carr ies ... Carri es out & Supp orts
... i n a g r O
Carri es out & Suppo rts
Bu dgethou der
Med ewerke r de biteur ena dminis tr atie
Ma ken incass oopdr achten
k opie lijst storno 's door gestuu rd
Con tr oler en red en storno
Red en storn o Incass o ontvang en
Contro e l r en re den storn ering incass o
Vor der ing is juist en zal betaald moeten wo rde n
Op enstaan d bedr ag wor dt ze lfb etaald
Doorg even te on dern emen a ctie
Vor de ring o njuist
Vu l n i en onder teken factuu ropd rac ht vo or make n cr ed tinota
Op dra cht onder te kend voo r aanma ak cr ed tinota
Ver an der ing in stamgege ven na v sto rno
Beh eer d ebiteure n mas te rda ta
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Ve rand ering va n ope nstaande v order ing nav storn o
Ma ken ver koo pfa ctuur
Mak en in casso op dra chten
Pagina 16 van 26
Carri es out...
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Storno's Processtappen / objecten 1 Controleren reden storno
Beschrijving / doel Om verschillende redenen kunnen er storno's zijn: * (postbank)rekeningnummer fout of naam/nummer is onjuist Als een bedrag gestorneerd is vanwege een fout bankrekeningnummer of naam/nummer is onjuist moet het goede bankrekeningnummer of de juiste naam ingevoerd worden. * rekeningnummer bestaat niet meer De incasso moet stopgezet worden bij de stamgegevens en ook bij de openstaande vordering. Wel zal getracht worden het goede bankrekeningnummer te achterhalen. * saldo ontoereikend De opdrachtgever van de factuuropdracht zal aangeven bij de debiteur dat incasso niet mogelijk was.
2 3
4
Controleren reden stornering incasso Vul in en onderteken factuuropdracht voor maken creditnota Doorgeven te ondernemen actie
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Als is aangegeven (en is uitzocht) dat vordering (gedeeltelijk) onterecht is, dan maakt de budgethouder een verzoek aan tot het maken van een creditfactuur en ondertekent dit verzoek. Als reden bekend is van de storno, dan wordt de te ondernemen actie doorgegeven.
Pagina 17 van 26
ARIS Procesdocumentatie
6.
Proces: Aanmanen
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
• Debiteurenadministratie HvA • Debiteurenadministratie met samenhang Het innen van alle vorderingen, waarvan de betalingstermijn is verstreken. N.v.t. * 2-wekelijkse controle op langdurig openstaande posten * automatisch incasso die niet gelukt is. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De debiteurenadministratie zorgt voor: * naleving van de aanmaanprocedure * vastlegging van afspraken met debiteur in SAP. Dit gebeurt ook naar aanleiding van telefonisch aanmanen. Domeinen, staven en diensten Opdrachtgever zorgt er voor: * dat informatie over veranderingen in de afspraken met de debiteuren wordt doorgegeven aan de debiteurenadministratie. 2-wekelijks mlam1 7/4/2011 4:29:41 PM
Pagina 18 van 26
ARIS Procesdocumentatie
6.1
Procesketen: Aanmanen
Carrie s...
Carrie s ou t & Su ppo rts
.. . O
Carries out & Su pports
Me dew erk er de bi te ure na dm ini s tra tie
Budge h t o ud er
2-W e k eli jks e aa nma ne n op verstrijke n b eta lin g ste rmi jn
Vo rdering sta at no g op en
Aan mak en a an ma a nru n (2we k elijk s)
Aa n ma an run aa ng e ma ak t
Con rt o lere n a an ma a nli jst o p onju isthed en
O nju is theden gec on s a t tee rd
Aa n maanlij st go ed bev ond en
C o rrig ere n v o or ju is te s tan d
Sta rten aanm aa nro utin e
D e bite ur co rrec t
3 wek en n a fac tu urda tum
5 w ek e n na fac tuurd a u tm
7 weken n a factu u rd a tum
9 w ek en na fac tu urd atu m
V ers turen h erinn erin g
V ers ture n a a nm ani ng
Ve rstu re n i n ge b re k es tell ing
In form ere n o v er ve rvo l g
He rin nerin g v ers tu urd
Aa nm an ing v ers tuurd
In gebre ks tel ling v e rs tu urd
B rief on tva n ge n ov e rv erv ol g
B ep ale n v erv olg sta pp en
Co nta c t opne men
C on tac t o p ne m en me t debi teur ov er v ervo lgs tap pe n
B etaala fspraa k
Fa c u t ur on juis t cre d ite ren
Vorde rin g a fbo ek e n
V ul in en on d erte ke n fac tu uro pd ra ch t v oo r maken . .
On de rteken e en o nd e rbo uw d v erz oe k to t afboek n i g v ord erin g
Op d rac ht onde rte k en d voo r aa nm aak cre di tn ota
M ak e n verk oop fac tuu r
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 19 van 26
On de rtekend en o nd e rbo uw d v erz oe k to t afboek n i g
Afboe ke n vordering
Inc ass o a fdw n i g en
In ca s sop roc ed ure
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Aanmanen Processtappen / objecten 1 Aanmaken aanmaanrun (2wekelijks) 2 Controleren aanmaanlijst op onjuistheden 3 Corrigeren voor juiste stand 4
Starten aanmaanroutine
5
Informeren over vervolg
6
Versturen herinnering
7
Versturen aanmaning
8
Versturen ingebrekestelling
9
Bepalen vervolgstappen
10
Contact opnemen met debiteur over vervolgstappen Vul in en onderteken factuuropdracht voor maken creditnota Onderteken een onderbouwd verzoek tot afboeking vordering
11
12
Beschrijving / doel Er wordt eerst een aanmaanrun aangemaakt in SAP De aanmaanlijst wordt eerst gecontroleerd op ???? alvorens er aanmaningen worden verstuurd. Betaalafspraken tussen budgethouder en debiteuren worden ook vastgelegd in SAP. Er kan een nieuwe aanmaanrun worden gedraaid of een losse aanmaanrun. Afhankelijk van de aanmaancodering wordt bepaald welke actie bij iedere openstaande vordering nodig is Indien er na 2 weken na de derde brief nog steeds niet is betaald, wordt de budgethouder geïnformeerd over de status en gevraagd om te bepalen wat de vervolgstappen zijn. De eerste aanmaning is een vriendelijk verzoek aan de debiteur of bedrag kan worden overgemaakt. De tweede aanmaning herinnert de debiteur eraan dat de bedrag moet worden betaald en dat dit de tweede aanmaning is. Nu wordt er dwingend aangegeven dat er een incassobureau kan worden ingeschakeld indien er nog steeds in gebreke wordt gebleven. De budgethouder kan er nog voor kiezen om contact op te nemen met de debiteur om te zien of betaling alsnog nog kan plaatsvinden, anders wordt de incassoprocedure opgestart
Als is aangegeven (en is uitzocht) dat vordering (gedeeltelijk) onterecht is, dan maakt de budgethouder een verzoek aan tot het maken van een creditfactuur en ondertekent dit verzoek.
IC OPMERKING: Voortgang m.b.t. de verschillende fases van aanmanen (per code) wordt niet vermeld, ook het archiveren van de aanmaanlijsten wordt niet beschreven.
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 20 van 26
ARIS Procesdocumentatie
7.
Proces: Incassoprocedure
Bovenliggende modellen Doel Beleid
Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
• Debiteurenadministratie HvA • Debiteurenadministratie met samenhang Het alsnog innen van vorderingen die drie keer schriftelijk zijn aangemaand door het uit handen te geven van de vordering aan een incassobureau. Bij een vordering ter incasso bij het incassobureau dient rekening te worden gehouden met het volgende: * De Debiteurenadministratie AC onderhoudt de correspondentie met het incassobureau. * Terugkoppeling over de voortgang van de openstaande vordering met decentrale eenheden vindt plaats via de Debiteurenadministratie AC. De decentrale eenheid blijft verantwoordelijk voor de openstaande vordering. * Eventuele kosten die voortvloeien uit een incassoprocedure en eventuele gemaakte kosten door de deurwaarder zijn voor rekening van de decentrale eenheid. De budgethouder heeft akkoord gegeven voor het inschakelen van een incassobureau. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Teamleider debiteurenadministratie zorgt er voor: * dat een incassodossier wordt overhandigd aan het incassobureau * dat de budgethouder op de hoogte worden gehouden over de voortgang. Inschakelen incassobureau Een incassobureau kan op verzoek van een decentrale eenheid worden ingeschakeld. Het inschakelen van een incassobureau valt onder de verantwoordelijkheid van de debiteurenadministratie AC.
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
per gebeurtenis mlam1 7/4/2011 4:38:35 PM
Pagina 21 van 26
ARIS Procesdocumentatie
7.1
Procesketen: Incassoprocedure
Carri es out ... Carri es out ... .. . a zi n a g r O
Carri es ou t & Sup ports
Carrie s o...
Budge thou der T eam leider debiteur enad minist r. ..
I ncass obur eau
T eamleide r d ebite uren adm inis tr atie
Aanm anen
Inca sso afdwing en
Opd rach t on tvang en o m n i ca sso a f t e dwing en
Star t inc asso pro cedur e
Over dr agen aan inca ssob ure au
Aan inca ssob ure au ove rge drag en
Uitvoe ren in cass o p ro cedur e
Niet inbar e vo rder ing na incas sopr ocedu re
Vo rder ing gein cassee rd
Beoor delen v ord ering
J ur idische pro cedu re
Sta rte n jur d i si che pro cedu re
.
Vo rde ring alsnog ge ïnc asseer d
Sc huldb ewaking
Vor dering niet inb aar
Afboe ken vo rder ing
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 22 van 26
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Incassoprocedure Processtappen / objecten 1 Opdracht ontvangen om incasso af te dwingen 2 Overdragen aan incassobureau
3 4
Uitvoeren incasso procedure Beoordelen vordering
5
Starten juridische procedure
Beschrijving / doel De opdrachtgever (= budgethouder) heeft aangegeven welke stappen moet worden ondernomen richting debiteur voor het incasseren van de vordering. Door middel van een formulier met daarop de gegevens (factuuradres, bedrag en telefoonnummer) van de dubieuze debiteur, wordt de vordering overgedragen aan een incassobureau. Aan de hand van de bevindingen kan worden bepaald wat het vervolg wordt om de vordering alsnog te innen. Indien er aanwijzingen zijn dat het innen van de vordering kan lukken via een juridische procedure dan wordt hiertoe overgegaan. De uitkomst kan zijn dat vordering alsnog wordt geïncasseerd of vordering wordt overgedragen aan schuldbewaking of toch moet worden afgeboekt.
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 23 van 26
ARIS Procesdocumentatie
8.
Proces: Afboeken vordering
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
• Debiteurenadministratie HvA Het afboeken van vorderingen die definitief geheel of gedeeltelijk oninbaar zijn. Procuratieregeling HvA Oninbare vordering na inschakeling incassobureau en/of na juridische procedure Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Teamleider debiteurenadministratie zorgt er voor: * dat een vordering wordt afgeboekt indien dit door incassobureau is aangegeven * dat de vordering ook t.l.v. de voorziening wordt geboekt indien de vordering al eerder was voorzien * dat de budgethouder wordt gevraagd om ondertekening voor afboeking vordering * dat goedkeuring afboeking aan dir. P&F wordt gevraagd indien vordering boven € 1000 moet worden afgeboekt. Eenheden en/of directeur P&F De mandataris zorgt er voor: * dat afboeking van de vordering wordt goedgekeurd.
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
per gebeurtenis mlam1 7/4/2011 4:52:22 PM
Pagina 24 van 26
ARIS Procesdocumentatie
8.1
Procesketen: Afboeken vordering Carrie s ou t & Supp orts
... zi n a g r O
Carries out & Suppo rts T eam leide r debit eure nadm inistr atie
I ncass opro cedur e
Aa nma nen
Vor dering niet inbaa r
On dert eken d en o nde rbo uwd verzoek tot af boeking
Bepalen af boe kin g v or dering
Voors tel af boeke n Vor dering
Vor dering sta at in v oorz e i nin g
Ma ken boeking voor a fb oeking vo orz e inn i g
Af boeking vor der n i g va n voo rzien n ig
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 25 van 26
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Afboeken vordering Processtappen / objecten 1 Bepalen afboeking vordering
2
Beschrijving / doel Afboeking van de vordering geschiedt op verzoek van de budgethouder dat voldoende onderbouwd moet worden. Afboeking kan in het stadium van aanmanen en op aangeven van het incassobureau,
Maken boeking voor afboeking voorziening
IC OPMERKING: Het akkoord voor afboeking dient afhankelijk van het bedrag geaccordeerd te worden door budgethouder of directeur P&F; verder is het van belang dat het ‘dossier’ van de debiteur met alle documentatie wordt gearchiveerd en dat alle partijen worden geïnformeerd.
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 26 van 26