Hogeschool van Amsterdam

ARIS Procesdocumentatie

Hogeschool van Amsterdam ARIS Procesdocumentatie

Proceshandboek voor Crediteurenadministratie

ARIS processen rapportage

Datum opgeslagen: 21-12-2011


Documenthistorie Datum

Eenheid

Activiteit

Besproken met:

Uitkomst

22-06-2011

AC / CA

Bespreken handboek voor vaststelling

Aldert Brilleman (doorgenomen de procesgangen) Maarten Timmers (handboek voor vaststelling) Rob Albers

Definitief Handboek crediteurenadministratie

18-10-2011

Geselecteerd model: In ARIS-groepsstructuur:


Crediteurenadministratie \Main group\Processen\Ondersteunende processen\Financieel management\Crediteurenadministratie

Pagina 2 van 26

Tekstueel aangepast


Inhoudsopgave 1.

PROCES: CREDITEURENADMINISTRATIE ...........................................................................................................4 1.1

2.

PROCES: BEHEER VAN CREDITEUREN-STAMGEGEVENS .............................................................................6 2.1

3.

PROCESKETEN: VERWERKEN GEAUTORISEERDE FACTUREN .................................................................................. 19

PROCES: BETAALBAARSTELLEN INKOMENDE FACTUREN........................................................................ 21 7.1

8.

PROCESKETEN: AUTORISEREN INKOMENDE FACTUREN .......................................................................................... 16

PROCES: VERWERKEN GEAUTORISEERDE FACTUREN .............................................................................. 18 6.1

7.

PROCESKETEN: VERWERKEN INKOMENDE FACTUREN ............................................................................................ 13

PROCES: AUTORISEREN INKOMENDE FACTUREN ........................................................................................ 15 5.1

6.

PROCESKETEN: BLOKKEREN EN DEBLOKKEREN CREDITEUREN .............................................................................. 10

PROCES: VERWERKEN INKOMENDE FACTUREN ........................................................................................... 12 4.1

5.

PROCESKETEN: BEHEER VAN CREDITEUREN-STAMGEGEVENS .................................................................................7

PROCES: BLOKKEREN EN DEBLOKKEREN CREDITEUREN ..........................................................................9 3.1

4.

PROCESKETEN: CREDITEURENADMINISTRATIE .........................................................................................................5

PROCESKETEN: BETAALBAARSTELLEN INKOMENDE FACTUREN .............................................................................. 22

PROCES: HANDMATIG BETAALBAARSTELLEN FACTUREN........................................................................ 24 8.1

PROCESKETEN: HANDMATIG BETAALBAARSTELLEN FACTUREN .............................................................................. 25


Pagina 3 van 26


1.

Proces:

Bovenliggende modellen Doel Beleid Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden

Crediteurenadministratie • Financieel management Dit proces behelst alle werkzaamheden in het kader van het vastleggen, verwerken tot en met het betaalbaar stellen van inkomende inkoopfacturen. N.v.t. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Crediteurenadministratie zorgt ervoor dat: * de stamgegevens van de crediteur (nauwkeurig) worden bijgehouden * alle facturen met SAP-bestelorder aan de order worden ‘gehangen’ * alle inkomende facturen zonder bestelorder worden geregistreerd en verstuurd naar de budgethouder ter goedkeuring. * de facturen op de juiste exploitatie- of balansrekening met kostenplaats of WBS element worden geboekt. Het Hoofd Financiële administratie zorgt voor: * het controleren en autoriseren van betaalopdrachten De Medewerker Cashmanagement zorgt voor: * het controleren en autoriseren van betaalopdrachten De Medewerker Grootboekadministratie zorgt voor: * het boeken van de bankafschriften met daarop de verwerkte betaalopdrachten

Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op


Domeinen, staven en diensten zorgen ervoor dat: * het bestelproces goed verloopt en de factuurvereisten in acht worden genomen (bijv. opnemen van factuuradres van de crediteurenadministratie) * elke ontvangen factuur wordt doorgestuurd naar de financiële administratie, eventueel al voorzien van paraaf van de budgethouder. * factuur goedgekeurd wordt door de budgethouder Dagelijks mlam1 6/22/2011 1:19:43 PM

Pagina 4 van 26


1.1

Procesketen: Crediteurenadministratie

Hogeschool van Amsterdam Crediteurenadministratie

1

2

Beheer van crediteurenstamgegevens

Blokkeren en deblokkeren crediteurenmasterdata

Verwerken inkomende facturen

3

Autoriseren inkomende facturen

4 Verwerken inkomende facturen

5 Betaalbaarstellen inkomende facturen

6 Handmatig betaalbaarstellen facturen


Pagina 5 van 26


2.

Proces: Beheer van crediteuren-stamgegevens

Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden

Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus


• Crediteurenadministratie • Crediteurenadministratie met verbanden Een goed beheer van de crediteuren-stamgegevens. N.v.t. * correspondentie van de leverancier * factuur van een nieuwe leverancier Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Crediteurenadministratie zorgt voor: * de juiste en volledige vastlegging van de crediteuren-stamgegevens * de controle van de vastgelegde crediteuren-stamgegevens. Domeinen, staven en diensten * het doorgeven van wijzigingen in de stamgegevens op basis van brondocumenten. Dagelijks mlam1 6/22/2011 1:05:22 PM

Pagina 6 van 26


2.1

Procesketen: Beheer van crediteuren-stamgegevens Carries out & Supp orts

... i n a g r O

Carries out & Sup ports

Mdw Crediteu ren administratie

Ve rwerke n inkomende facturen

Brief van crediteur ontvangen

2e Mdw Crediteurenadministratie

Betaalbaarstellen inkomende facturen

Nieuwe crediteur of wijziging sta mgegeve ns

Cre diteu rgegevens aan passen

Overige informatie betreffende mutatie stamgegevens

Bepalen mutatie

Nieuwe crediteur aanmaken

Wijziging in gegevens crediteur

Opvoeren nieuwe crediteur

Wijzigen stam gegevens crediteur

Nieuwe crediteur opgevoerd

Stamgegeve ns gewijzigd

.

Doorgeve n van nieuwe crediteur of wijziging

Controleren ingevoerde mutatie

Nieuwe crediteur aangemaakt of gegevens gewijzigd

Verwerken inkomende facturen


Nieuwe credite ur aangemaakt of gegevens gewijzigd

Ingevoerde mutatie gecontroleerd


Bevestigen correct ingevoerde mutatie

Doorgeven foutief ingevoerde mutatie in stamgegevens crediteuren

Mutatie correc t ingevoerd

Foutie f ingevoerde mutatie doorgegeven

Pagina 7 van 26


Korte uitleg per processtap van proces: Beheer van crediteuren stamgegevens Processtappen / objecten 1 Bepalen mutatie

2

Opvoeren nieuwe crediteur

3

Wijzigen stamgegevens crediteur Doorgeven van nieuwe crediteur of wijziging

4

5 6 7

Controleren ingevoerde mutatie Bevestigen correct ingevoerde mutatie Doorgeven foutief ingevoerde mutatie in stamgegevens crediteuren

Beschrijving / doel Voordat er een mutatie in de stamgegevens plaatsvindt moet er gecontroleerd worden of de betreffende crediteur in SAP reeds bekend is. Indien dit het geval is, dienen de stamgegevens van de in SAP geregistreerde crediteur te worden gewijzigd. Indien de crediteur niet bekend is in SAP, dan wordt deze nieuw in SAP aangelegd. In SAP wordt een nieuwe crediteur aangelegd. Indien niet alle benodigde crediteurgegevens aanwezig zijn, wordt er geen nieuwe crediteur in het systeem aangelegd. 1) De mutatie wordt doorgegeven aan een tweede medewerker voor bevestigen van de mutatie in SAP. Om het proces van verwerken van inkomende facturen of het betaalbaar stellen van de facturen te bespoedigen kan de verwerking van de mutatie alvast aan collega's worden medegedeeld. De mutaties in bankgegevens worden gecontroleerd op volledigheid 2). De tweede Medewerker Crediteurenadministratie bevestigt in SAP de ingevoerde/gewijzigde stamgegevens.3) Indien stamgegevens niet correct in SAP zijn ingevoerd, dan zal dit worden doorgegeven aan de eerste Medewerker Crediteurenadministratie.

IC OPMERKING: 1) In SAP wijzigen van de betreffende stamgegevens op basis van een (niet manipuleerbaar) brondocument 2) en op juistheid 3) archiveren van de wijziging met het brondocument


Pagina 8 van 26


3.

Proces: Blokkeren en deblokkeren crediteuren




• Crediteurenadministratie • Crediteurenadministratie met verbanden Het tijdelijk of blijvend blokkeren van crediteuren, zodat geen betalingen aan deze crediteuren kunnen worden gedaan. N.v.t. * informatie leverancier of controller. * lijst met uitzonderingen bij aanmaken betaalbestand. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Crediteurenadministratie zorgt voor: * voldoende onderbouwing voor blokkeren en deblokkeren. Domeinen, staven en diensten zorgen voor: * het doorgeven van ontbrekende informatie zodat de crediteur weer gedeblokkeerd kan worden. Dagelijks mlam1 6/22/2011 1:06:42 PM

Pagina 9 van 26


3.1

Procesketen: Blokkeren en deblokkeren crediteuren Carri es ou t & Su pports

Carries o ut & S upports

...i t a z i n a g r O

Mdw Crediteurenadministratie


Crediteuren (de)blok keren nav betaaladvieslijst met uitzonderingen

Brief van crediteur ontvangen

Bepalen blokkeren of deblokkeren crediteur

Informatie controller

Crediteur moet geblokk eerd worden

Geen actie

Crediteur moet gedeblokkeerd worden

Blokkeren crediteur

Deblokkeren crediteur

Crediteur geblokk eerd

Crediteur gedeblokkeerd


Notitie mak en over (de)blokkering

Document gescand of notitie gemaakt


Pagina 10 van 26


Korte uitleg per processtap van proces: Blokkeren en deblokkeren crediteuren Processtappen / objecten 1 Bepalen blokkeren of deblokkeren crediteur 2 Blokkeren crediteur

3

Deblokkeren crediteur

4

Notitie maken over (de)blokkering


Beschrijving / doel Aan de hand van de ontvangen informatie zal worden bepaald of de crediteur geblokkeerd of gedeblokkeerd moet worden. Een crediteur kan o.a. worden geblokkeerd indien: * er lange tijd geen mutaties hebben plaatsgevonden bij de crediteur. In combinatie met het verwijderteken, is deze crediteur dan gekenmerkt voor archivering. Dat wil zeggen: fysieke verwijdering uit het SAP-systeem. Dit kan pas plaatsvinden indien alle gelinkte boekingen met betrekking tot de crediteur zijn gearchiveerd. * er een (juridisch) conflict bestaat tussen betreffende crediteur en de HvA. * de crediteur failliet is verklaard of er informatie is dat dit op korte termijn gaat gebeuren. Een crediteur wordt gedeblokkeerd indien: * de ontbrekende gegevens zijn ingevoerd. * een (juridisch) conflict met crediteur is opgelost. * andere redenen voor blokkeren van de crediteur zijn opgeheven. Brieven van leveranciers worden gekoppeld aan de leverancier. Indien er geen brief is, wordt een notitie gemaakt bij de crediteur in SAP.

Pagina 11 van 26


4.

Proces: Verwerken inkomende facturen

Bovenliggende modellen

Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden

• Bestellen met verbanden • Crediteurenadministratie • Crediteurenadministratie met verbanden • Grootboekadministratie met samenhang Het verwerken van alle inkomende facturen (van derden). Het onderliggende stuk zal een inkomende factuur, declaratie IB-47), aangifte belastingdienst zijn. N.v.t. * Inkomende factuur via interne of externe post Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) Factuuradres en -vereisten: Voor een vlotte administratieve verwerking moeten facturen gericht zijn aan: Hogeschool van Amsterdam t.a.v. Crediteurenadministratie Postbus 1025 1000 BA AMSTERDAM Iedere factuur moet daarnaast voorzien zijn van: - een referentienummer: een HvA-kostenplaats, een HvA-WBS-element of een HvAordernummer. - de contactpersoon: meestal betreft dit degene die de bestelling opgeeft. De Crediteurenadministratie zorgt voor: * het boeken van de inkoopfactuur indien deze matcht met bestelorder en goederenontvangst * het registreren van de inkoopfactuur (zonder SAP-ordernummer), waarbij factuur wordt voorzien van nummer, stempel en codering t.b.v. kostenplaats en -soort * het voorstellen van de kostensoort, zodat de kosten juist, tijdig en volledig in het grootboek terechtkomen * het doorsturen van de factuur naar de juiste budgethouder, nadat inkoopfactuur in SAP is geregistreerd. * het informeren van betrokkenen (inkoop, aanvrager) indien factuur niet overeenstemt met bestelorder (inclusief een marge) Domeinen, staven en diensten



De inkoper zorgt voor: * het doorgeven van de juiste inkoopgegevens die op de factuur vermeld moeten worden. Dagelijks mlam1 6/22/2011 1:09:31 PM

Pagina 12 van 26


4.1

Procesketen: Verwerken inkomende facturen

Carrie s ou t & Sup ports

Carr ies o ut & Su pports

... r O

M dw Cr edite uren adm inis tr atie

Via exter ne pos t ; ( Cr edit) F act uur o ntv angen

Via inte rne pos t: (Credit ) F actu ur ont vang en

Co ntr olere n fact uura dres en ink oopg egeve ns

I nv oere n/wijzigen c red it eur ensta mge geven s

V ia in ter ne p ost; G ereg ist re erde f actu ur o ntva ngen

F act uur adr es corr ect en in koopgeg evens com plee t

Nieuwe cre diteur aange maa kt of geg evens g ewijzigd

F actuu radr es incor re ct, ink oopge geve ns com ple et

Fa ctuur adr es cor rec t, inkoo pge geven s incom pleet

V ers tur en st andaar dbr ief over fout ief adr es

F actuur re tou r stur en in cl. t oe licht ingsbr ief

Standa ard br ie f f outief adr es ve rst uurd

F act uur incl. t oe licht ingsbr ief ge ret our neer d

(Door gaan m et) Regist re ren fac tuu r

Nieuwe cre diteur of wijziging stam ge geven s A ut or ise ren inkom en de f actu ren

F actuur hee ft g een bet rek king o p best elling in SA P

F actuur hee ft bet rekk in g op b est elling in SAP

I nvoe ren/ wijz ig en cr edite uren stam geg evens

Boeken fact uur m et best ellin g

F act uur ter ugg estu urd; an dere budg et houde r

F act uur mat cht niet m et bes telling

F act ure n opst ure n vo or g oed keur ing

Fa ctuur zo nder b este lor der op gest uur d

Autor isere n ink ome nde fact ure n

B eoor delen vers chil en e ventu eel ze lf co rr ig eren

F actuur m atcht m et best elling

Betaa lb aars tellen ink om ende fact ur en

Versch il zelf op gelost

O plossen ver schil Inkoop HvA

F act uur ter g oedk eur in g v er schil

F actu ur blokker en

.

F act uur g eblokk eerd

F actuur op stu ren voo r goedk euring v er schil

F ac tuur obv best elorde r m et v er schil op gest uur d

Au tor isere n inko me nde fact uren


Pagina 13 van 26


Korte uitleg per processtap van proces: Verwerken inkomende facturen Processtappen / objecten 1 Controleren factuuradres en inkoopgegevens

2

Versturen standaardbrief over foutief adres

3

Factuur retour sturen incl. toelichtingsbrief

4

(Doorgaan met) Beoordelen factuur Boeken factuur met bestelnummer

5

Beschrijving / doel Voor verwerking wordt er gecontroleerd op factuuradres. Tevens dient de factuur voorzien te zijn van de inkoopgegevens zoals voorgeschreven in de opdracht die de leverancier heeft ontvangen. Dit betreft een bestelnummer(in geval van bestelorder), kostenplaats, wbs-element of contactpersoon. Bij een foutief factuuradres wordt een standaard brief naar de leverancier gestuurd met de melding dat de factuur naar een verkeerd adres is gestuurd. De factuur wordt echter wel geboekt en niet teruggestuurd. Als de inkoopgegevens niet op de factuur staan vermeld, wordt de originele factuur met begeleidende brief gestuurd naar de leverancier, met de vraag de ontbrekende inkoopgegevens op de factuur te vermelden. De factuur wordt niet geboekt. De factuur wordt beoordeeld op het wel of niet aanwezig zijn van een SAP-bestelnummer Er vindt een beoordeling plaats of de factuur overeenkomt met de bestelling zoals vastgelegd in SAP. Hierbij zijn er 3 mogelijkheden. 1. De factuur stemt overeen met de bestelling en er is een goederenontvangst geboekt. De factuur wordt direct geboekt en is na boeking gereed om te worden betaald. 2. De factuur komt niet overeen met de bestelling (meestal een aantal of prijsverschil van meer dan 5%). Het verschil moet eerst worden opgelost voordat factuur kan worden geboekt. Factuur wordt geblokkeerd. 3. Er is geen goederenontvangst gedaan. Aan de betreffende afdeling wordt een verzoek gedaan de goederenontvangst alsnog te doen.

6

Facturen opsturen voor goedkeuring

7

Beoordelen verschil en eventueel zelf corrigeren Factuur blokkeren Factuur opsturen voor goedkeuring verschil

8 9

Facturen, waarvoor geen bestelorder is aangelegd in SAP, worden geregistreerd in SAP zo snel mogelijk maar binnen 5 werkdagen. Er wordt een nummer genoteerd op factuur, stempel geplaatst, gecodeerd. en opgestuurd naar de budgethouder voor autorisatie. Er wordt geen kopie achtergehouden!! Bij een klein verschil (verschil valt binnen de marge van 5%) kan de factuur direct worden geboekt. Indien verschil groter is dan 5%, dan wordt budgethouder verzocht om factuur goed te keuren, eventueel vergezeld van een begeleidend schrijven.

IC OPMERKING: • route m.b.t.SAP- bestellingen aansluiten aan het bestelproces (incl. goederenontvangst) • tolerantiegrens bij factuurverwerking is 5%, dat kan bij grote factuurbedragen een onaanvaardbaar verschil opleveren -> bovengrens instellen, bv. € 100,-


Pagina 14 van 26


5.

Proces: Autoriseren inkomende facturen




• Crediteurenadministratie • Crediteurenadministratie met verbanden Factuur laten autoriseren door budgethouders. N.v.t. * geregistreerde factuur * factuur die niet overeenstemt met bestelorder Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Crediteurenadministratie(CA) zorgt voor: * het doorsturen van de factuur naar de juiste budgethouder. Domeinen,staven en diensten De budgethouder zorgt voor: * goed- of afkeuring van de factuur * bij goedkeuring retourneren van de factuur met handtekening voor akkoord * het informeren van de leverancier, de crediteurenadministratie(bij voorkeur door terugsturen factuur) of afdeling inkoop over afkeuring van de factuur. De leidinggevende van de budgethouder zorgt voor: * het nemen van een beslissing over het goed- of afkeuren van een factuur bij het uitblijven van een reactie van de budgethouder. Dagelijks mlam1 6/22/2011 1:16:27 PM

Pagina 15 van 26


5.1

Procesketen: Autoriseren inkomende facturen Carries ou t & Suppo rts

Carries ou t & Su pports

.. .i t za i n a g r O

Carries out & Su pports

Ca rries out ...

cont ac tpersoon Mdw Crediteurenadminist rat ie

B udgethouder

Verwerken ink omende f ac t uren

Verwerken inkomende f ac t uren

Fact uur obv best elorder met vers chil opges tuurd

Fac tuur zonder best elorder opgest uurd

Mandataris

Cont roleren fact uur

Fact uur niet voor budget houder

Fact uur retour AC, moet creditf ac t uur komen

Fac tuur correct

Terugst uren f act uur naar CA

Vragen leveranc ie r voor c redit nota en doors turen f ac tuur

Fact uur t eruggest uurd; andere budgethouder

Fact uur doorges tuurd in af wacht ing van c redit f ac tuur

Aut oriseren f ac tuur

Fact uur geaut oriseerd

V erwerk en ink omende f ac turen

Fact uur retourneren

Fac tuur geretourneerd

B eoordelen v erdere aut orisatie fact uur

Fac tuur geautoris eerd

Verwerken ink omende f act uren

Fac tuur onv oldoende geautoris eerd

Fac t uur doorst uren v oor aut orisatie

Fac t uur doorges t uurd

B eoordelen en aut oris eren fact uur

Fac tuur geautoris eerd


Pagina 16 van 26


Korte uitleg per processtap van proces: Autoriseren inkomende facturen Processtappen / objecten 1 Controleren factuur

Beschrijving / doel De budgethouder controleert de factuur op verschillende onderdelen: 1. de juiste kostenplaats/wbs-element en/of kostensoort;indien niet juist wordt de juiste kostenplaats/wbs-element en/of kostensoort vermeld. Indien nodig kan worden aangegeven dat het factuurbedrag ten laste van meerdere kostenplaatsen of wbs-elementen dient te worden gebracht 2. het gefactureerde is daadwerkelijk besteld 3. het juiste bedrag 4. het juiste aantal 5. de gefactureerde dienst, product of levering is ontvangen cq .uitgevoerd. Hij kan na de beoordeling beslissen: 1. Factuur autoriseren. De budgethouder keurt de factuur goed (zetten van een handtekening) indien aan bovenstaande punten is voldaan 2. Factuur terug naar AC: creditnota volgt. De budgethouder kiest hiervoor indien hij niet akkoord is met de hoogte van de factuur of de gefactureerde hoeveelheid. De budgethouder dient dan contact op te nemen met de leverancier om overeenkomst te verkrijgen dat de leverancier een creditnota zal versturen. 3. Factuur terug naar AC: ter correctie Een factuur kan om verschillende reden worden teruggestuurd naar het AC. De reden dient altijd in het notitieveld te worden vermeld. -factuur is voor een ander bestemd of onbekend: AC zal trachten alsnog de goede budgethouder te vinden. Als dit niet lukt wordt de factuur geretourneerd aan de leverancier.

2

Vragen leverancier voor creditnota en doorsturen factuur

3

Autoriseren factuur

4 5 6

Terugsturen factuur naar CA Factuur retourneren Beoordelen verdere autorisatie factuur Factuur doorsturen voor autorisatie Beoordelen en autoriseren factuur

7 8

Facturen die betrekking hebben op de inzet van personeel van derden dienen vergezeld te gaan van urenstaten die door of namens de budgethouder voor akkoord getekend zijn. De leverancier wordt gevraagd een creditfactuur op te sturen. Op de factuur wordt aangegeven dat een creditfactuur wordt verwacht. De factuur kan worden teruggestuurd als factuur onbekend is. De reden van terugsturen of blokkeren zal te allen tijde worden vermeld. De budgethouder vraagt om een credit nota voor het administratief afhandelen van de inkoopfactuur. De factuur is akkoord en mag betaald worden. De factuur wordt geaccordeerd en doorgestuurd voor verwerking.

Controleren of de ondertekening door de juiste budgethouder is geschied (aan de hand van het autorisatieregister) waarna de factuur kan worden geboekt. Indien factuur niet of niet voldoende is geautoriseerd (grenzen voor procuratie) wordt deze doorgestuurd naar de juiste persoon; dit wordt in SAP genoteerd. Zie 1 controleren factuur,

IC OPMERKING: • wat gebeurt er met de factuur als om een creditnota wordt gevraagd • punt 8:DOOR BUDGETHOUDER, NIET DE MANDATARIS (onbekend begrip)


Pagina 17 van 26


6.

Proces: Verwerken geautoriseerde facturen




• Crediteurenadministratie • Crediteurenadministratie met verbanden Dit deelproces heeft als doel het verwerken van geautoriseerde facturen van derden. N.v.t. geautoriseerde factuur (d.m.v. ondertekening budgethouder) Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Crediteurenadministratie zorgt voor: * de uiteindelijke verwerking van de factuur in SAP na goedkeuring van de budgethouder. Dagelijks mlam1 6/6/2011 3:03:48 PM

Pagina 18 van 26


6.1

Procesketen: Verwerken geautoriseerde facturen Carries o ut & Sup ports

.. . n e m e l le a n io t a z i n a g r O

Carries o ut & Sup po rts

Mdw Crediteurenadministratie

Autoriseren inkomende facturen

Factuur geautoriseerd

Beoordelen verdere verwerking factuur

Factuur zonder bestelorder staat geregistreerd

Factuur obv bestelorder staat geblokkeerd

Boeken inkoopfactuur

Deblokkeren inkoopfactuur

Buitenlandse crediteur

Inkoopfactuur geboekt en verwerkt

Blokkeren inkoopfactuur voor buitenlandse crediteur


Geblokkeerde inkoopfactuur buitenlandse crediteur

Handmatig betaalbaarstellen facturen


Pagina 19 van 26


Korte uitleg per processtap van proces: Verwerken geautoriseerde facturen Processtappen / objecten 1 Beoordelen verdere verwerking factuur 2 Boeken inkoopfactuur

Beschrijving / doel Als de geautoriseerde factuur terugkomt van de budgethouder, moet worden beoordeeld of de factuur kan worden geboekt of alleen moet worden gedeblokkeerd. De geregistreerde factuur kan nu worden geboekt. Er moet worden nagekeken of kostenplaats/wbs-element en/of kostensoort door de budgethouder zijn aangepast. Indien ze zijn aangepast een globale beoordeling uitvoeren op de juistheid en de gegevens in SAP aanpassen. Bij onduidelijkheden contact opnemen met de budgethouder en samen oplossen.

3

Deblokkeren inkoopfactuur

4

Blokkeren inkoopfactuur voor buitenlandse crediteur

De factuur was al geboekt maar geblokkeerd om dat de budgethouder de factuur (met SAPbestelnummer) aanvullend moest autoriseren. Met autorisatie van de budgethouder kan de factuur worden gedeblokkeerd, zodat deze in het betalingscircuit kan worden opgenomen . Indien het een geboekte inkoopfactuur van een buitenlandse crediteur is, dan moet deze (i.v.m. de betaling) vooralsnog worden geblokkeerd.


Pagina 20 van 26


7.

Proces: Betaalbaar stellen inkomende facturen


• Bank met samenhang • Crediteurenadministratie • Crediteurenadministratie met verbanden Het betaalbaar stellen van de goedgekeurde inkomende facturen. N.v.t. * geautoriseerde geboekte factuur Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Medewerker(s) Crediteurenadministratie zorgt voor: * het aanmaken van een betaalbestand van facturen die in aanmerking komen om te worden betaald * het inlezen van het betaalbestand, zodat deze doorgestuurd kan worden naar het Hoofd FA voor autorisatie * het tijdig opsturen van betaalspecificaties bij betalingen aan leveranciers waarbij meerdere facturen in één bedrag zijn overgemaakt. Het Hoofd Financiële administratie zorgt voor: * het (steekproefsgewijs) controleren en autoriseren van het betaalbestand De Medewerker Cashmanagement zorgt voor: * het (steekproefsgewijs) controleren van het geautoriseerde betaalbestand * het versturen van betaalbestand naar de bank De Medewerker Grootboekadministratie zorgt voor: * het boeken van de bankafschriften met daarop de verwerkte betaalopdrachten



Dagelijks mlam1 6/22/2011 1:18:43 PM

Pagina 21 van 26


7.1

Procesketen: Betaalbaar stellen inkomende facturen Carri es ou t & Sup ports

... rg O Ver werk en inko me nde f actu ren

Ver werk en inko me nde f actu ren

B lokker en en deb lokker en cr edite uren mast erda ta

Beh eer van cr edite uren stam geg evens

Carries out & Suppo rts

Carri es out ...

Mdw Cre diteur ena dm inist rat ie

Ander e M ede werke r( s) cr editeu ren

Carrie s out & Supports Hoo fd F inanciële adm inistr at ie

Carries o ut ... Ca rries o... M ede werke r Cashm ana gem ent UvA

M edewer ker groot boe kadm inistr atie

D age li jkse cont role bet alingen F act uur m at cht met be stelling

Inkoo pfac tuur geb oekt en ver wer kt

Uitdr aaien bet aaladv ies lijst

b et aaladvies li jst uit gedr aaid

De len be ta aladvieslijs t naar an dere med ewer ker( s)

Verd elen lijst ter cont role

Cre dit eur ged eblok keer d

Co ntr olere n bet aaladv ies li jst en m ark eren u itz onder ingen

( Delen) B e taalad vieslij st gecontr oleer d + u itz onder ingen gem ar keer d

Nieuwe c redit eur aangem aakt o f g egev ens gew ij z igd B epa len of uit zonde ring a angep ast dient te word en

Nie t aanpa ssen

Cred it eur en (d e)b lok ker en n av beta ala dvieslijs t m et uit zond eringe n

Blokker en en deb lokker en cr edite uren mast erda ta

Cr editeu rg egev ens a anpa ssen

B eheer v an c re dit eur enst amg egeve ns

Ink ome nde fa ctuu r blo kker en

Blokk ere n f actu ur

A anm aken bet aalbes tand F actuur geb lo kkeer d Betaalbe stan d a angem aak t

Bet aalbes tand u pload en n aar e le ctr onisch bank pakke t

Bet aalbes tand ge uploa d

Uit dr aaien en ver stu ren bet aalspe cificat ie

Cont roler en b eta albest and

Bet aalspec if act ie uit gedr aaid e n ver stu urd

Beta alo pdr acht niet g oed

Be taalbe stan d go ed

Ver wijdere n bet aalopdr acht (en )

A ut oriser en bet aalbest and in elekt ronisc h ba nkpak ket

Ver wijd erde be taa lop drac ht doo rge geven

Be taalbe stan d ge aut oriseer d

Be palen b eno digde 2e h and tek ening (au tom at is ch) C orr igere n ver wijd erd e bet aalopdr acht

.

V e rwijder de bet aalopdr acht g eco rr ige erd in SA P

Betaalbesta nd < € 10K

B etaalbesta nd > € 10K

A ut oma tisch ver stu ren bet aalbes tand naar ba nk

Cont ro ler en bet aalbest and re guliere b eta li ng en

Be taalbe stan d ver st uurd naa r ba nk

Bet aalbes tand re guliere b eta li ng en ge cont roleer d

Autorist ere n e n ver stu ren bet aalbest and n aar ban k

Bet aalbes tand ver stu urd naa r ba nk

B et aalbest and zicht baar op ban kaf schr if t

B o eken b ankaf schr if t

B ankaf schr ift geb oekt


Pagina 22 van 26


Korte uitleg per processtap van proces: Betaalbaarstellen inkomende facturen Processtappen / objecten 1 Uitdraaien betaaladvieslijst 2

Verdelen lijst ter controle

3

Controleren betaaladvieslijst en markeren uitzonderingen

4

Bepalen of uitzondering aangepast dient te worden

5 6

Blokkeren factuur Aanmaken betaalbestand

7

Betaalbestand uploaden naar electronisch bankpakket Uitdraaien en versturen betaalspecificatie

8

9

Controleren betaalbestand

10

Autoriseren betaalbestand in elektronisch bankpakket Verwijderen betaalopdracht(en) Bepalen benodigde 2e handtekening (automatisch)

11 12

13

Corrigeren verwijderde betaalopdracht

14

Automatisch versturen betaalbestand naar bank Controleren betaalbestand reguliere betalingen

15

16 17

Autoriseren en versturen betaalbestand naar bank Boeken bankafschrift


Beschrijving / doel Een betaaladvieslijst wordt uitgedraaid om te zien welke inkoopfacturen in aanmerking komen om te worden betaald. De lijst (tezamen met de bijbehorende facturen) wordt verdeeld over andere medewerkers van de crediteurenadministratie. De factuurbedragen worden nauwlettend gecontroleerd met de bedragen op de betaaladvieslijst alsmede ook de bankrekeningen. Uitzonderingen worden op de lijst gemarkeerd als uitzonderingen. De uitzonderingen kunnen bestaan uit: * geblokkeerde crediteuren waar nog een factuur van openstaat. * stamgegevens van de crediteur zijn niet compleet en dienen nog aangevuld te worden * factuur is (tijdelijk) geblokkeerd voor betaling. Alle uitzonderingen worden gecontroleerd. Bij alle uitzonderingen wordt een notitie gemaakt in SAP, zodat het altijd zichtbaar is dat een controle is gedaan. Factuur kan (tijdelijk) worden geblokkeerd voor betaling. Bij het aanmaken van het betaalbestand: * zal een boeking plaatsvinden in het grootboek. Op de crediteurenkaart zal zichtbaar zijn dat de betaling onderweg is. De tegenboeking staat op de grootboekrekening "betalingen onderweg" * wordt deze door het SAP-batchprogramma in de afgesproken directory geplaatst. De omschrijving is uniek * worden bij meerdere betalingen aan één crediteur betaalspecificaties aangemaakt.

Als er meer dan drie betalingen naar één leverancier overgemaakt moeten worden, worden deze betalingen verzameld en in één bedrag overgemaakt aan de leverancier. Voor de leverancier is het niet duidelijk uit welke facturen deze betaling bestaat. Daarom wordt een betaalspecificatie gemaakt. De specificaties worden per e-mail pas verstuurd naar de leverancier als is doorgegeven dat de betaling is verzonden aan de bank. Er wordt (steekproefsgewijs) gecontroleerd of de factuurbedragen in het betaalbestand overeenkomen met de bedragen in de betaaladvieslijst. Tevens wordt gekeken of (m.n. grote) bedragen niet te vroeg worden betaald. Het betaalbestand wordt geautoriseerd in het electronisch bankpakket. Betaalopdrachten worden verwijderd door Hoofd Financiële administratie in het betaalpakket. Door betaalpakket wordt bepaald of een 2e handtekening vereist is. Indien betaalbestand onder de € 10.000,- blijft, dan is er geen 2e handtekening nodig. Boven de € 10.000,- is automatisch een tweede handtekening benodigd voordat het bestand naar de bank kan worden verstuurd Het betaalbestand wordt na akkoord automatisch naar de bank verstuurd.. In SAP moet de status van de desbetreffende inkoopfactuur worden gecorrigeerd als de bijbehorende betaalopdracht is geblokkeerd. De inkoopfactuur moet als “open” komen te staan en kan worden geblokkeerd of weer met de volgende betalingsrun meegaan.

Er wordt een selectie gemaakt van een aantal betaalopdrachten (boven € 100.000,--) die worden gecontroleerd door een medewerker Cashmanagement. De betaalopdracht wordt gecontroleerd a.d.h.v. de inkoopfactuur. De Medewerker Cashmanagement plaatst de tweede handtekening en zo wordt het geautoriseerde betaalbestand verstuurd richting de bank via het telebankierpakket. Medewerker Grootboek boekt het bankafschrift bij ontvangst, waarmee de betalingen zijn afgerond (zie proces Bank).

Pagina 23 van 26


8.

Proces: Handmatig betaalbaar stellen facturen


• Crediteurenadministratie Het betalen van facturen die niet via een betaalbestand kunnen betaald, zoals buitenlandse crediteuren en spoedbetalingen. * Spoedbetaling * Inkoopfacturen van buitenlandse crediteuren Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Crediteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Medewerker(s) Crediteurenadministratie zorgt voor: * het eventueel boeken van een factuur die in aanmerking komen om te worden betaald * het blokkeren van de factuur in SAP die handmatig wordt betaald * het invoeren van de betaalopdracht in betaalpakket van de bank Het Hoofd Financiële administratie zorgt voor: * het controleren en autoriseren van de betaalopdrachten. De Medewerker Cashmanagement zorgt voor: * het (steekproefsgewijs) controleren van de geautoriseerde betaalopdrachten.



De Medewerker Grootboekadministratie zorgt voor: * het boeken van de bankafschriften met daarop de verwerkte betaalopdrachten Dagelijks mlam1 6/22/2011 1:19:38 PM

Pagina 24 van 26


8.1

Procesketen: Handmatig betaalbaar stellen facturen

Ca rrie s o ut &... Ca rries out & Suppo rts Car ries ou t &... Ca rrie s o ut &... Ca rrie s o ut & Su... ... n o ti a zi n a g r O

Mdw Crediteurenadminis trat e i

S poedbetaling met aut orisat ie budget houder

Hoof d Financiële administ ratie

Medewerk er Cashmanagement Uv A

Mdw Grootboek administratie

Cont role ren op boek ing

Bet aling niet geboekt als fac tuur

Reeds geboekt

Boeken als factuur

Spoedbet aling geboekt als fac tuur

Blok keren v oor aut omat ische betaling

Fac turen geblok keerd voor betaling

Geblokkeerde ink oopfact uur buit enlands e credit eur

I nvoeren betaalopdracht en in bet aalpak ket

Ingev oerde betaalopdracht en

Doorgev en handmatig t e betalen via betaalpakket Brondocument at ie doorgeven om te betale n

Cont roleren en autoriseren bet aalopdrac hten in betaalpakket

Betaalopdracht en geaut oriseerd

B epalen benodigde 2e handt ekening (aut omat isch)

Betaalbestand < € 10K

B et aalbestand > € 10K

Automatisc h vers turen bet aalbes tand naar bank

Controleren en aut oriseren betaalopdracht

Betaalbest and vers tuurd naar bank

Bet aalopdrac ht gecontroleerd

Verst uren bet aalopdracht en naar bank

Betaalopdrachten verst uurd naar bank

Bet alingen zic htbaar op bank af schrift

Boeken bank af schrif t en veref f enen

Bet alingen geboekt en vereff end


Pagina 25 van 26


Korte uitleg per processtap van proces: Handmatig betaalbaar stellen facturen Processtappen / objecten 1 Controleren op boeking

Beschrijving / doel Indien een verzoek voor een handmatige betaling binnenkomt, zal eerst moeten worden gecontroleerd wat er hiervan in SAP is geboekt.

2 3

Boeken als factuur Blokkeren voor automatische betaling Invoeren betaalopdrachten in betaalpakket Doorgeven handmatig te betalen via betaalpakket

De brondocumentatie van het verzoek wordt in SAP geboekt als inkoopfactuur. Na inboeken wordt de inkoopfactuur geblokkeerd, zodat deze niet op een betaaladvieslijst komt bij het betaalbaar stellen van inkomende facturen. De medewerker Crediteurenadministratie voert de betaalopdrachten in het elektronisch betaalpakket van de bank. Indien betaalopdrachten klaar staan in het betaalpakket, wordt dit doorgegeven aan Hoofd Financiële administratie.

Controleren en autoriseren betaalopdrachten in betaalpakket Bepalen benodigde 2e handtekening (automatisch)

Na controle wordt betaalopdracht geautoriseerd.

4 5

6

7

8 9 10 11

Automatisch versturen betaalbestand naar bank Controleren en autoriseren betaalopdracht Versturen betaalopdrachten naar bank Boeken bankafschrift en vereffenen


Door betaalpakket wordt bepaald of een 2e handtekening vereist is. Indien betaalbestand onder de € 10.000,- blijft, dan is er geen 2e handtekening nodig. Boven de € 10.000,- is automatisch een tweede handtekening benodigd voordat het bestand naar de bank kan worden verstuurd Het betaalbestand wordt na akkoord automatisch naar de bank verstuurd..

Het bankafschrift wordt geboekt en de betaling wordt met de geblokkeerde inkoopfactuur vereffend.

Pagina 26 van 26

Hogeschool van Amsterdam

Recommend Documents