ARIS Procesdocumentatie
Hogeschool van Amsterdam ARIS Procesdocumentatie
Proceshandboek voor Financieel beheer Vaste Activa HvA
ARIS processen rapportage
Datum opgeslagen: 21-12-2011
ARIS Procesdocumentatie
Documenthistorie Datum
Eenheid
Activiteit
Besproken met:
Uitkomst
22-08-2011 en 24-08-2011
AC HvA Grootboek
Bespreken met Teamleider en Hoofd Grootboek
Ali Atrari – Teamleider Maarten Timmers – Hoofd FA
Handboek voor definitieve vaststelling proceseigenaar
15-07-2011
AC HvA Grootboek
Vaststellen concept handboek
Oruc Unal – Mdw Grootboekadministratie
12-07-2011
AC HvA Grootboek
Bespreken subprocessen
Oruc Unal – Mdw Grootboekadministratie
Geen wijzigingen – Concept handboek voorleggen aan proceseigenaren Concept handboek voorgelegd ter controle Tekstueel aangepast
18-10-2011
Geselecteerd model: In ARIS-groepsstructuur:
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Rob Albers
Financieel beheer Vaste Activa HvA \Main group\Processen\Ondersteunende processen (HvA + oud UvA)\Financieel management (HvA + oud UvA)\Activamanagement (HvA + oud UvA)
Pagina 2 van 23
ARIS Procesdocumentatie
Inhoudsopgave 1.
PROCES: FINANCIEEL BEHEER VASTE ACTIVA HVA ......................................................................................4 1.1
2.
PROCES: BEHEER VAN ACTIVA-DATA HVA........................................................................................................6 2.1
3.
PROCESKETEN: AFSCHRIJVINGSRUN HVA ............................................................................................................. 16
PROCES: DESINVESTEREN/ DEACTIVEREN HVA ............................................................................................ 18 6.1
7.
PROCESKETEN: ACTIVEREN DOOR GROOTBOEK HVA............................................................................................ 13
PROCES: AFSCHRIJVINGSRUN HVA ................................................................................................................... 15 5.1
6.
PROCESKETEN: ACTIVEREN OBV INKOOP OF FACTUUR HVA .................................................................................. 10
PROCES: ACTIVEREN DOOR GROOTBOEK HVA ............................................................................................. 12 4.1
5.
PROCESKETEN: BEHEER VAN ACTIVA-DATA HVA .....................................................................................................7
PROCES: ACTIVEREN O.B.V. INKOOP OF FACTUUR HVA ..............................................................................9 3.1
4.
PROCESKETEN: FINANCIEEL BEHEER VASTE ACTIVA HVA .......................................................................................5
PROCESKETEN: DESINVESTERING OF DEACTIVEREN HVA ..................................................................................... 19
PROCES: AANSLUITEN VAN ACTIVA MET GROOTBOEK HVA .................................................................... 21 7.1
PROCESKETEN: AANSLUITEN VAN ACTIVA MET GROOTBOEK HVA (ZIE PROCES “MAANDAFSLUITING”) ................... 22
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 3 van 23
ARIS Procesdocumentatie
1.
Proces:
Bovenliggende modellen Doel Beleid Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Financieel beheer Vaste Activa HvA
Een juiste, tijdige en volledige verwerking en waardering van materiële vaste activa op de balans. Richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RvJ); Investeringsprocedure 2002; memo vaste activa (2006) Administratief Centrum (AC), Domeinen, staven en diensten Administratief Centrum De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat: * wijzigingen worden doorgevoerd in de activadata en activagroepen. * controlelijsten en gewenste rapportages worden gedraaid. * grootboekmutaties ten behoeve van activering, deactiverering, afschrijving, en herwaardering worden verwerkt. De medewerker crediteurenadministratie zorgt ervoor dat: * facturen worden gekoppeld aan de bestelorder * facturen voor aanschaf vaste activa, maar zonder bestelorder, worden geboekt op de juiste balansrekening (binnen vaste activa) Domeinen, staven en diensten De aanvrager van vaste activa via SAP zorgt ervoor: * dat vaste activa als een actief zijn gecreëerd in de vaste activa-administratie De Medewerker inkoop zorgt ervoor dat: * aanschaffingen van een vast actief worden gecreëerd in de vaste activa-administratie indien nodig. De Controller zorgt ervoor dat: * analyses worden gemaakt van de aansluitingen. * verzoeken voor waardemutatie of desinvestering onder de € 5.000 worden getekend * de maandelijkse tussentijdse beoordeling van de MVA wordt gedaan. * activalijst ten behoeve van de herwaardering wordt beoordeeld. Bestuur en bestuursstaf De Directeur P&F zorgt ervoor dat: * verzoeken voor waardemutatie of desinvestering boven de € 5.000 worden getekend * besluit wordt genomen, indien activering van de kosten wel of niet gewenst is
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Dagelijks, maandelijks mlam1 8/31/2011 1:40:48 PM
Pagina 4 van 23
ARIS Procesdocumentatie
1.1
Procesketen: Financieel beheer Vaste Activa HvA
Ho ge sc h oo l va n A m s ter d a m Fin an cie e l b e he e r V a ste A ctiva HvA
Beh ee r v a n a cti v a d ata
1
Ac tiv ere n ob v ink oo p o f f ac tuu r
2 Ac tiv ere n d oo r Groo tb o e k
3
A fs c hrij v i ng sru n
De sin v e ste rin g o f D eac tiv ere n
4 Aa n sl uiti ng m a k en v an activ a m et gro otb o e k
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 5 van 23
ARIS Procesdocumentatie
2.
Proces: Beheer van activa-data HvA
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
• Financieel beheer Vaste Activa HvA Het beheren van de verschillende activa-data. * afschrijvingsrun * inventarisatie Financiële administratie Financiële administratie De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat: * activaklasse, kostenplaatsen of omschrijvingen etc. worden gewijzigd. Dagelijks / maandelijks mlam1 8/31/2011 1:40:43 PM
Pagina 6 van 23
ARIS Procesdocumentatie
2.1
Procesketen: Beheer van activa-data HvA Carries out & Sup ports
Carries out & Supp orts
..i. n a g r O
Medewerker grootboekadministratie
Afschrijv ingsrun
Wijziging n.a.v. boekingsrun
Af schrijvingsrun
Kostenplaats wordt gewijzigd
Wijziging in activa-data plaatsgevonden
Wijziging activeren nodig obv inventarisatie/ controle
Controleren gewenste wijziging in activa-data
Aanpassing activa
Aansluiten van activa met grootboek HvA
Kostenplaats veranderen
Activaklasse veranderen
Overige data wijzigen
Wijzigen kostenplaats MVA
Wijzigen activ aklasse MVA
Wijzigen overige data
MVA kostenplaats gewijzigd
MVA Grootboek rekening gewijzigd
Overige data gewijzigd
Archiveren onderliggende brondocumenten
Onderliggende brondocument gearchiv eerd
Wijziging nav af schrijvingsrun of controle
Wijziging nav afschrijvingsrun
Af schrijvingsrun
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 7 van 23
Activa juist nav controle
Aansluiten van activa met grootboek Hv A
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer van activa-data HvA Processtappen / objecten 1 Controleren gewenste wijziging in activa-data 2 3 4
Wijzigen kostenplaats MVA Wijzigen activaklasse MVA Wijzigen overige data
5
Archiveren onderliggende brondocumenten Wijziging n.a.v. afschrijvingsrun of controle
6
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Beschrijving / doel Controleren van de wijziging op aanvaardbaarheid die is aangegeven met behulp van onderliggende stukken of brondocumenten en bepalen wat gewijzigd zal worden in de activadata. In de activamodule zal een kostenplaats worden gewijzigd. In de activamodule zal een activaklasse worden gewijzigd. Andere wijzigingen dan de kostenplaats of het grootboekrekeningnummer, bijvoorbeeld de afschrijvingstermijn, restwaarde of omschrijving, kunnen worden gewijzigd in de activa-data. Het wijzigingsformulier en het brondocument worden gearchiveerd.
Pagina 8 van 23
ARIS Procesdocumentatie
3.
Proces: Activeren o.b.v. inkoop of factuur HvA
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
• Financieel beheer Vaste Activa HvA Activeren (op de balans zetten) van een aanschaffing en het systematisch alloceren van het af te schrijven bedrag van een actief over zijn gebruiksduur. RvJ Inkoopprocedure 2002, memo vaste activa (2006) Oplevering MVA. Domeinen en overige diensten Domeinen en overige diensten De (SAP) aanvrager zorgt ervoor dat: * een te verkrijgen actief via een ATB wordt aangevraagd De Medewerker Inkoop zorgt voor: * Het vastleggen van een vast actief bij de bestelling(via de ATB) De ontvanger goederen zorgt voor: * Het vastleggen van de goederenontvangst indien bestelling via ATB is vastgelegd.
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Administratief Centrum(AC) De medewerker Crediteurenadministratie zorgt voor: * (indien aanschaf via ATB is gedaan) het koppelen van de factuur aan de bestelling * (indien van toepassing) het vastleggen van een vast actief bij boeken van de factuur Continu mlam1 8/31/2011 1:10:13 PM
Pagina 9 van 23
ARIS Procesdocumentatie
3.1
Procesketen: Activeren obv inkoop of factuur HvA
Carrie s out & Su ppo... ... a g r O
Carri es out & Supp orts
( SAP) Aanvrager
Carr ies out & Sup ports Medewer ker crediteur enadministra ite
Medewerkerinkoop
Carrie s ou t & Supports Carrie s o ut & Su pp... Ontvanger goederen
Medewerker grootboekadministr atie
Te bestellen actief
Be stelli ng gedaan bij leverancier
Aanmaken actief via invoer ATB
Ac tief aan gemaaktin ATB
Ontvangen verz oektotATB vooraankoop ac tief
Verkr ij gen go edkeuringATB
ATBgoedgekeur d
Geen goederen te activeren
Controleren voor te activer engoederen
Aanmaken bestelor der
Goeder enzijn geactiveeerd
Goederennog te activer en
Creëren vastactief
Activa gecreërd in SAP AM
Boekenbestelor der
Bestelorder geboekt
Factuu r ontvangenvoor aankoopactie f obvbestelorder
Wachten op ontvangstactief
Ac itef ontvangen zonder bestelor der
Actiefon vt a ngen obv bestelor der
Inontvangst nemenac itef
Boeken goederenontvangst in SAP
Ontvangen a ctiefgekoppeld aanbestelor der
Koppelenfactuur aanbestelli ng
Factuur ontvangenvoor aankoopactief zonder bestelorder
Factuur gekopp eld Register enfactuu r (metgoedk euring )
Boeken a f ctuur Factuur ger egistree rd
Afste mme n of aankoop als ac itefmoe t worden gebo ekt
Factuur geboekt en te betalen
n I for matie om aankoopte activeren
Vastac itef geactiveer d Beoordelenom aankoopte activeren
Afschr ij vingsr un
Aankoop niet activer en
Aankoopactive ren
Boeken a f ctuur Activeren door Gr ootboek
Faktuur kan wordenbetaald
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 10 van 23
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Activeren o.b.v. inkoop of factuur HvA Processtappen / objecten 1 Bestelling gedaan bij leverancier 2 Aanmaken actief via invoer ATB 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
15 16
Verkrijgen goedkeuring ATB Controleren voor te activeren goederen Aanmaken bestelorder Creëren vast actief Boeken bestelorder Wachten op ontvangst actief In ontvangst nemen actief Boeken goederenontvangst in SAP Koppelen factuur aan bestelling Registeren factuur (met goedkeuring) Boeken factuur Afstemmen of aankoop als actief moet worden geboekt Beoordelen om aankoop te activeren Boeken factuur
Beschrijving / doel Het te bestellen goed wordt rechtstreeks bij de leverancier gedaan zonder tussenkomst van Inkoop. Een ATB wordt aangemaakt in SAP en indien het te bestellen goed als een vast actief kan worden gekenmerkt, dan zal een actief moeten worden gecreëerd in de subadministratie vaste activa. Pas na verkrijgen van de goedkeuring wordt de ATB bij Inkoop aangeleverd. Hier wordt gekeken of te bestellen goederen in aanmerking komen om te worden geactiveerd. Soms kan medewerker Inkoop een verzoek ontvangen om namens de aanvrager een bestelorder in SAP aan te maken. In de vaste activa-administratie worden de stamgegevens van het actief vastgelegd. Na omzetten van de ATB in een bestelorder kan deze bij de leverancier worden geplaatst.
Indien goederen zijn ontvangen n.a.v. een bestelorder in SAP, moet de goederenontvangst in SAP worden geboekt. Als de factuur wordt ontvangen o.b.v. de aankoop via een bestelorder, dan wordt deze factuur gekoppeld aan deze bestelorder.
Factuur wordt nu geboekt en kan wordt betaald. Beoordelen vanuit de factuur of er sprake is van een vast actief en als zodanig coderen bij de registratie -> budgethouder bepaalt of dit terecht is en als zodanig zal hij de factuur accorderen voor terechtheid kosten/vast actief en retourneren.
Als de aanschaf (op aangeven van de medewerker grootboekadministratie) moet worden geactiveerd, dan wordt deze (voorlopig) op een tussenrekening geboekt. Indien kosten niet moeten worden geactiveerd, dan kan de factuur worden geboekt in de kosten.
IC OPMERKING: Punt 4: Het bepalen van een vast actief ter bestelling dient te geschieden bij het aanmaken van de ATB en de ondertekening door de budgethouder (hij bepaalt wel of geen investering, i.v.m. budget)!!! Punt 5: geen directe bestelling door afdeling Inkoop, maar altijd via een (voldoende) ondertekende ATB. Punt 15: activering op basis van bestelling of vanuit de factuur, niet vanuit andere bronnen (zie 4.1)
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 11 van 23
ARIS Procesdocumentatie
4.
Proces: Activeren door Grootboek HvA
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
• Financieel beheer Vaste Activa HvA Het vastleggen van bedrijfsmiddelen die langer dan 1 jaar worden gebruikt. RvJ Investeringsprocedure 2002; memo vaste activa (2006) Oplevering MVA. Administratief Centrum (AC), Domeinen en overige diensten Administratief Centrum De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat: * maandelijks controle wordt uitgevoerd of aanschaffingen van vaste activa (juist) zijn geboekt en in de subadministratie zijn aangemaakt. * (indien de aanschaffingen in de exploitatie zijn geboekt) een correctievoorstel wordt gedaan om de geboekte kosten te activeren. * het voorstel van de eenheden m.b.t. activeren van projectkosten te beoordelen en uit te voeren Domeinen, staven en diensten: De controller zorgt ervoor dat: * het voorstel wordt beoordeeld om aanschaffingen van vaste activa over te boeken van de exploitatie naar de balans * bij het afsluiten van een project de kosten, die in aanmerking komen om te worden geactiveerd, in een voorstel worden aangeleverd.
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Bestuur en bestuurstaf: De Directeur Planning en Financiën zorgt voor: * besluit indien activering van de kosten wel of niet gewenst is Maandelijks mlam1 8/31/2011 1:14:02 PM
Pagina 12 van 23
ARIS Procesdocumentatie
4.1 C... ... t a z i n a g r O
Procesketen: Activeren door Grootboek HvA Carr ies out & Su pports
Carri es ou t & Su...
Carrie s o ut & Supp orts
Car ries o... Ca rries o... Carri es ou t & S...
C o n rt o lle r
M ed e we rk e r g ro o tb o e k a d min is tra it e
M e de we rk e r g ro o tboe k a d m in is rt a . .
Me d e we rk e r c r e di te ur en a d m n i i s tra tie
C on tro l e r
Bud g e th o ud e r
D irec te u r Pla n n n i g en Fin a n c ë i n
Ac tiv e re n o bv in k o o p o f fa c tu u r
Ontv a n gs t e n r e gis tr a ti e n i k o o p fa c tu u r Co n rt o le o p (m o ge l ij k e ) a c itv e r in g
Aa n k o o p a c ti v er e n
Go e d ke u re n en aa n g ev e n p ro e j c tko s te n
Co n tr ol e g ro o tbo e k re k en in ge n o p a a ns c h a vf a n n ie u w e a c it va
G e en b oe k in g e n g e v on de n v o o r c or rec ite
Fa c tu u r g o ed g e k eu rd
Bo e ke n i nk o o pfa c tu u r o p pr oe j c t/W BS
Boe k in g e n ge v o n de n v o o r c o rre c it e Afs l u ti e n v a n (d e e )l pr o e j ct
Fa c tu u rg e b o e k t o p p ro e j ct Ma k e n a c it ve rin g s v oo rs te l
Activ e ri n gs v o o rs te l g e ma a k t
Be oo rd e len ac tiv e rin g s v o o rs te l
M a k en a ctiv e rin g s v oo rs te l n i v e ste rin g s k o s te n
Activ e r n i gs v o or s te l g em aa k t
Ac ti ve r n i g s v o o rs te l a k koo rd
Ac ti v er n i g sv o o r s tel n e i t a k k o o rd
Afs te m m e n a ctiv e rin g s v o o rs e tl
Ac it v e ri n g n ie t do e n
Activ e r in g v oo rl e gg e n
Vo o rleg g e n v a n a c it v er in g s v oo r s e tl
Be s u l i te n o m a c ti ve ri n gs v o o rs t e l u ti te v o e re n
Ac it ve r in g s v o o rs e tl
To e lic h it n g o m we l te a c it v e re n
Be ha n d e le n a c tiv e ring s v o o rs te l
To e lic h it n g o m n i e te t a c it v e re n
Ac ti v er in g s v oo r s te l b eh a n d e ld
C re ër e n a c it v a
Ac tie fn u mm e rs a a n g e ma a k t
Bijb o e k en Va s t a c it e f
Va s t a c tie f g e a ctiv e e rd
Do o rg ev e n a c it efn u m me r( s )
Afs c h rijv in g s ru n
Ac ti e fn u m m er (s ) o ntv an g e n
Ar ch i ve re n a c it ve ri n gs v o o rs t el e n a f c tu re n M VA
Fac tu re n e n a c itv e ring s v o o rs tel g ea rc h iv e e rd
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 13 van 23
Ac tiv e re n we l uitv o e re n
Ac tiv e r n i g ne i t u tiv o e rn
To e il c hte n o m a c tiv e rin g w e l u i t te v o e re n
Toe l ci h te n o m ac tiv e rin g n i e t u ti te v oe r e n
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Activeren door Grootboek HvA Processtappen / objecten 1 Goedkeuren en aangeven projectkosten 2 Controle grootboek-rekeningen op aanschaf van nieuwe activa 3 Boeken inkoopfactuur op project/WBS 4 Maken activerings-voorstel
5
Beoordelen activeringsvoorstel
6
Maken activeringsvoorstel investeringskosten
7
Afstemmen activeringsvoorstel
8
12 13
Voorleggen van activeringsvoorstel Besluiten om activeringsvoorstel uit te voeren Toelichten om activering wel uit te voeren Toelichten om activering niet uit te voeren Behandelen activeringsvoorstel Creëren activa
14
Bijboeken Vast actief
15
Doorgeven actiefnummer(s)
16
Archiveren activeringsvoorstel en facturen MVA
9 10 11
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Beschrijving / doel
Indien bij controle van tussenrekeningen/ kostensoorten blijkt dat aanschaffingen van activa in de exploitatie zijn opgenomen en moeten worden overgeboekt naar de balans, dan wordt dit in een voorstel gezet en aan de desbetreffende controller voorgelegd. Het voorstel op in de kosten opgenomen vaste activa over te boeken naar de balans wordt door de Controller beoordeeld. Indien akkoord, dan wordt voorstel goedgekeurd en teruggestuurd. Anders wordt met medewerker Grootboekadministratie het voorstel afgestemd. Sommige kosten die geboekt waren op een project kunnen als investeringskosten worden beschouwd. De controller maakt een overzicht van deze kosten en verzoekt de Grootboekadministratie om activering van deze kosten. Bij onduidelijkheden over het voorstel, kan er worden afgestemd tussen Controller en Grootboekadministratie. Uit afstemming kan blijken dat activering van de kosten niet nodig is. Als er een verschil van inzicht ontstaat om wel of niet te activeren, dan wordt dit voorgelegd aan Directeur Planning en Financiën. Directeur Planning & Financiën zal besluiten of activering wel of niet gaat plaatsvinden.
Actiefnummers worden aangelegd, zodat deze in de activa worden opgenomen. Het activeringsvoorstel voor investeringskosten wordt gekoppeld aan de actiefnummers die zijn aangelegd op verzoek van de controller. Hier worden de financiële gegevens aan de aangemaakte actiefnummers gekoppeld, zoals looptijd, investeringsbedrag. Indien activa is vastgelegd voor decentrale eenheden, dan wordt dit doorgegeven aan desbetreffende controllers. De facturen die ten grondslag liggen van het gecreëerde actief worden gekopieerd en samen met het activeringsvoorstel gearchiveerd.
Pagina 14 van 23
ARIS Procesdocumentatie
5.
Proces: Afschrijvingsrun HvA
Bovenliggende modellen Doel
Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
• Financieel beheer Vaste Activa HvA Het maandelijks boeken van de afschrijvingskosten. De aanschafwaarde wordt verlaagd met de afschrijving (rekening houdend met de restwaarde), zodat de juiste boekwaarde in de administratie is opgenomen. Afschrijvingsmethoden van MVA: lineair Maandafsluiting Administratief Centrum (AC) Administratief Centrum De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat: * de maandelijkse afschrijvingsrun wordt gedraaid. * verzoeken om waardemutatie vaste activa juist worden verwerkt Domeinen, staven en diensten De budgethouder zorgt ervoor dat: * verzoeken tot waardemutatie worden ingediend en ondertekend indien waarde van een vast actief moet worden gemuteerd.
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
De controller/Directeur P&F zorgt ervoor dat: * verzoek tot waardemutatie wordt ondertekend Maandelijks mlam1 8/31/2011 1:21:35 PM
Pagina 15 van 23
ARIS Procesdocumentatie
5.1
Procesketen: Afschrijvingsrun HvA Carries o ut & Suppo rts
Carries out & Supp orts
... a zi n a g r O
Carries out & Supp orts
Directeur P&F
Medewerker grootboekadministra...
Carries out & Suppo rts
Controller
Carrie s ou t & Sup ports
Budgethouder
Ongeplande afschrijvingen
Activeren obv inkoop of f actuur
Indienen v erzoek waardemutatie
Activeren door Grootboek
Mutatie > € 5.000
Vast actief geactiv eerd
Vast actief geactiv eerd
Datum v olgens af sluitschema
Mutatie < € 5.000
Controleren en accorderen verzoek Controleren en accorder en verzoek Verzoek geaccordeerd
Verzoek geaccordeerd Beheer van activadata
Controleren en verwerken geaccordeerd v erzoek waardemutatie
Onderliggende brondocument gearchiveer d
Beoordelen of activ eringen corr ect zijn
Activeringen niet correct
Corrigreren v an activeringen
Activ eringen correct
Activ eringen in SAP gecorrigreerd
Name: Simuleren afschrijvingsrun MVA
Simulatierun goed gedr aaid
Draaien en boeken maandelijkse af schrijv ingsrun
Wijziging n.a.v. boekingsrun
Kostenplaats wordt gewijzigd
Beheer v an activadata
Beheer v an activadata
Maandelijkse af schrijvingsrun gedraaid en geboekt
Controleren af schrijv ingen op aanwezige activa
Controle af schrijv ingen uitgevoerd
Aansluiting m aken van activa met grootboek
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 16 van 23
Carries out & Supp orts
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Afschrijvingsrun HvA Processtappen / objecten 1 Indienen verzoek waardemutatie 2 3 4
5
Controleren en accorderen verzoek Controleren en accorderen verzoek Controleren en verwerken geaccordeerd verzoek waardemutatie Beoordelen of activeringen correct zijn
6
Corrigeren van activeringen
7
Simuleren afschrijvingsrun MVA
8
Draaien en boeken maandelijkse afschrijvingsrun Controleren afschrijvingen op aanwezige activa
9
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Beschrijving / doel Verzoek kan worden ingediend indien er een ongeplande (inhaal) afschrijving moet gebeuren. De budgethouder dient dit in en vraagt om akkoord. Voor dit verzoek is een formulier (Verzoek waardemutatie) beschikbaar. Directeur P&F moet verzoeken voor waardemutatie boven € 5.000.- accorderen. Controller kan verzoeken voor waardemutatie onder € 5.000.- accorderen.
Indien eerdere gemaakte activeringen niet juist in SAP staan, dan dienen deze eerst gecorrigeerd te worden. Als de gemaakte activeringen juist zijn in SAP, dan kan eerst een simulering afschrijvingsrun worden gemaakt. Indien eerdere gemaakte activeringen niet juist in SAP staan, dan worden deze eerst gecorrigeerd. Voordat de afschrijving definitief geboekt wordt, wordt eerst een afschrijvingsrun gesimuleerd. Daarbij wordt gekeken of alle boekingen doorgang zullen vinden naar het grootboek. Er kunnen kostenplaatsen of grootboekrekeningen geblokkeerd zijn. Tevens kunnen er nieuwe grootboekrekeningen zijn aangemaakt. Optredende fouten worden geanalyseerd en hersteld. Nadat de afschrijvingsrun is gesimuleerd en er uiteindelijk geen blokkades meer zijn, kan de afschrijvingsrun definitief worden doorgezet en de afschrijvingen worden geboekt. Er wordt gecontroleerd of op alle aanwezige activa daadwerkelijk een afschrijving heeft plaatsgevonden.
Pagina 17 van 23
ARIS Procesdocumentatie
6.
Proces: Desinvesteren/ Deactiveren HvA
Bovenliggende modellen Doel
Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
• Financieel beheer Vaste Activa HvA Het tijdig en juist verwerken van de desinvestering/deactivering in MVA zodat per eenheid juist inzicht is in de uitstaande MVA, en de juiste boekwaarde in de administratie is opgenomen. RvJ Investeringsprocedure 2002; memo vaste activa (2006) * vervreemding, looptijdverandering etc. * melding van definitief buitengebruikstelling. Administratief Centrum (AC) Administratief Centrum De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat: * conform deactiveringsvoorstel een actief wordt gedeactiveerd. Domeinen, staven en diensten De budgethouder zorgt ervoor dat: * verzoeken worden ingediend en ondertekend indien waarde van een vaste activa moet worden gemuteerd.
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
De controller/Directeur P&F zorgt ervoor dat: * verzoek wordt ondertekend Incidenteel. mlam1 8/31/2011 1:28:33 PM
Pagina 18 van 23
ARIS Procesdocumentatie
6.1
Procesketen: Desinvestering of Deactiveren HvA
Carri es out &... Carr ies out & Su... Carries out & Sup... .. i. n a g r O
Budgethouder
Carries out & Supp orts
Domei ncontroller
Directeur P&F
Desinvesteri ng < € 5.000
Desinvestering > € 5.000
Control eren en accordere n verzoek
Controleren en accorderen verzoek
Verzoek geaccordeerd
Verzoek geaccordeerd
Carries out & Supports Med ewerker grootb oekadmini strati e
Desi nvesteri ng vaste activa
Indienen verzoek desinvestering
Beleidsaanpassing Vaste activa
Control eren en verwerken geaccordeerd verzoek...
Loopti jd veranderen
Activa worden gedeactiveerd n.a.v. een control e/ i nventari sati e
Verzoek gecontrol eerd
Analyseren positie van te deacti veren activum
Verzamelen en v ersturen benodigde informati e
Benodigde informati e verzameld en v erstuurd
Boekwaarde > 0
Aanpassen afschri jvingstermij n voorversneld afschrijven MVA
Loopti jd aangepast voor versneld afschri jven
Boekwaarde = 0
Beoordel en hoe het activum zal worden verwijderd
Wel boeki ng op activum plaatsgevonden
Geen boeking op activum plaatsgevonden
Acti vumhard verwij deren en corri geren
Activum verwi jderd en gecorrigeerd
Markeren van acti vumvoor verwi jdering
Activu mvoor verwijderen gema rkeerd
Archi veren onderl iggende stukken
Ee rst wordt gedeacti veerd voordat afschrij vingsr u n wo rdt...
Afschrijvingsrun
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 19 van 23
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Desinvesteren/ Deactiveren HvA Processtappen / objecten 1 Indienen verzoek desinvestering
2 3 4
5 6 7
Controleren en accorderen verzoek Controleren en accorderen verzoek Controleren en verwerken geaccordeerd verzoek desinvestering Analyseren positie van te deactiveren activum Verzamelen en versturen benodigde informatie Beoordelen hoe het activum zal worden verwijderd
8
Aanpassen afschrijvingstermijn voor versneld afschrijven MVA
9
Activum hard verwijderen en corrigeren Markeren van activum voor verwijdering
10
11
Archiveren onderliggende stukken
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Beschrijving / doel Verzoek kan worden ingediend indien er een desinvestering/deactivering moet gebeuren. De budgethouder dient dit in met een onderbouwing en vraagt om akkoord. Voor dit verzoek is een formulier (Verzoek desinvesteren vaste activa) beschikbaar. Directeur P&F moet verzoeken voor desinvesteringen boven € 5.000.- accorderen Controller kan verzoeken voor desinvestering onder € 5.000.- accorderen.
Wanneer deactivering plaatsvindt, zal gekeken worden of het activum al volledig is afgeschreven of dat er nog een boekwaarde staat. A.d.h.v bijvoorbeeld een inventarisatie of een buitengebruikmelding, zal informatie m.b.t. te deactiveren activa worden verstuurd. Wanneer van een activum alleen stamgegevens zijn aangelegd en er nooit boekingen hebben plaatsgevonden, is het mogelijk om het activum hard te verwijderen. Zodra er wel op het activum geboekt is kan dit niet meer. Wel is het mogelijk om te "markeren voor verwijdering." Wanneer het activum nog een boekwaarde heeft en boekingen op het activum hebben plaatsgevonden, zal de looptijd aangepast worden om versneld af te schrijven. Dit kan worden aangegeven in SAP via het pad "desinvesteringen. " Wanneer nog geen boeking op het activum heeft plaatsgevonden het activum hard verwijderen. De optie 'activum verwijderen' wordt gemarkeerd in SAP, zodat de tegenboekingen tijdens de afschrijvingsrun geboekt zullen worden. Deze optie wordt gebruikt als boekingen op het actief hebben plaatsgevonden en de boekwaarde 0 is. De onderliggende bewijsstukken, bijvoorbeeld een verkoopakte, worden gescand en aan het activum gekoppeld.
Pagina 20 van 23
ARIS Procesdocumentatie
7.
Proces: Aansluiten van activa met grootboek HvA
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 21-12-2011
• Financieel beheer Vaste Activa HvA Controleren of de SAP module MVA aansluit met het grootboek en alles in de MVA is opgenomen. Einde van de maand Administratief Centrum (AC) Administratief Centrum (AC) De medewerker grootboekadministratie zorgt ervoor dat: * per bedrijf controlelijsten worden uitgedraaid * aansluiting wordt gemaakt met het grootboek * als MVA niet aansluit met het grootboek, de oorzaak van de afwijking wordt onderzocht en opgelost. De Teamleider Grootboekadministratie/ Controller/Medewerker verslaggeving zorgt ervoor dat: * de aansluiting van de vaste activa wordt gecontroleerd en eventuele correcties worden gemaakt. Maandelijks mlam1 8/31/2011 1:42:21 PM
Pagina 21 van 23
ARIS Procesdocumentatie
7.1
Procesketen: Aansluiten van activa met grootboek HvA (zie proces “Maandafsluiting”)
Carries o ut & S uppo rts
Carries out & Supp orts
.. .t n e m e l le a n o it a iz n a g r O
Medewerker grootboekadministra...
Ca rri es ou t & Su pports Teamleider grootboekadministra... Medewerker verslaggeving
Domeincontroller
Af schrijvingsrun
Maandelijkse af schrijvingsrun gedraaid en geboekt
Maandafsluting
Aansluit en controlelijst met grootboek
Beheer van activ adata
MVA sluit niet aan
MVA sluit aan
U itzoeken waarom MVA niet aansluit
Doorst uren aansluiting
Aanpassing activa
Aansluiting ontvangen
Analyseren activabestand en uitsluiting
Beheer van activ adata Activa juist nav controle
Maken herhalingaf schrijvingsrun Geen wijzigingen op MVA
Boeking in SAP v erwerkt
Archiv eren controlelijsten en onderliggende document en
Controlelijsten gearchiv eerd
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 22 van 23
Wel wijzigingen in MVA
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Aansluiten van activa met grootboek HvA Processtappen / objecten 1 Aansluiten controlelijst met grootboek 2 3 4 5 6
Uitzoeken waarom MVA niet aansluit Doorsturen aansluiting Analyseren activabestand en uitsluiting Maken herhalingafschrijvingsrun Archiveren controlelijsten en onderliggende documenten
Beschrijving / doel Tijdens het aansluiten worden de lijsten uit de SAP MVA-module aangesloten met het grootboek. Aansluiting vindt plaats op aanschafwaarde, cumulatieve afschrijving op de balans en afschrijvingskosten in de exploitatierekening. Er zal worden uitgezocht waarom de MVA niet aansluit. De controlelijst die is gebruikt voor de aansluiting wordt gearchiveerd, samen met de aansluiting zelf. De aansluiting wordt ontvangen en gecontroleerd. Er wordt nu een run gedraaid om te beoordelen of er aansluiting is. Ook wanneer er geen aansluiting is, wordt de controlelijst gearchiveerd. Daarmee kan worden achterhaald waar en waarom de MVA niet aansluit.
IC OPMERKING: Onderhavig deelproces wordt opgenomen bij het proces “Maandafsluiting”.
Datum opgeslagen: 21-12-2011
Pagina 23 van 23