ARIS Procesdocumentatie
Hogeschool van Amsterdam ARIS Procesdocumentatie
Proceshandboek voor Debiteurenadministratie HvA
ARIS processen rapportage
Datum opgeslagen: 08-11-2011
ARIS Procesdocumentatie
Documenthistorie
Datum
Eenheid
Activiteit
Besproken met:
Uitkomst
18-06-2011
AC
Richard Liefting
31-10-2011
AC
Vaststellen procesbeschrijving Beoordelen P&F
06-07-2011
AC
Bespreken proceseigenaar
Maarten Timmers
Procesbeschrijving vastgesteld Aanpassen om vast te stellen Handboek geaccordeerd
Geselecteerd model: In ARIS-groepsstructuur:
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Rob Albers
Debiteurenadministratie HvA \Main group\Gemeenschappelijke diensten\Processen\Ondersteunende processen (HvA + oud UvA)\Financieel management (HvA + oud UvA)\Debiteurenadministratie (HvA + oud UvA)
Pagina 2 van 27
ARIS Procesdocumentatie
Inhoudsopgave 1.
PROCES: DEBITEURENADMINISTRATIE HVA ..................................................................................................... 4 1.1
2.
PROCES: BEHEER DEBITEUREN MASTERDATA HVA...................................................................................... 7 2.1
3.
PROCESKETEN: AANMANEN HVA ........................................................................................................................... 20
PROCES: IN GANG ZETTEN INCASSOPROCEDURE HVA .............................................................................. 22 7.1
8.
PROCESKETEN: VERWERKEN STORNO'S HVA ........................................................................................................ 17
PROCES: AANMANEN HVA .................................................................................................................................... 19 6.1
7.
PROCESKETEN: MAKEN INCASSO-OPDRACHTEN HVA ............................................................................................ 14
PROCES: VERWERKEN STORNO'S HVA ............................................................................................................ 16 5.1
6.
PROCESKETEN: MAKEN VERKOOPFACTUUR HVA ................................................................................................... 11
PROCES: MAKEN INCASSO-OPDRACHTEN HVA ............................................................................................. 13 4.1
5.
PROCESKETEN: BEHEER DEBITEUREN MASTERDATA HVA ....................................................................................... 8
PROCES: MAKEN VERKOOPFACTUUR HVA ..................................................................................................... 10 3.1
4.
PROCESKETEN: DEBITEURENADMINISTRATIE HVA ................................................................................................... 5
PROCESKETEN: IN GANG ZETTEN INCASSOPROCEDURE HVA ................................................................................. 23
PROCES: AFBOEKEN VORDERING HVA ............................................................................................................ 25 8.1
PROCESKETEN: AFBOEKEN VORDERING HVA ........................................................................................................ 26
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Pagina 3 van 27
ARIS Procesdocumentatie
1.
Proces:
Bovenliggende modellen Doel
Beleid Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Debiteurenadministratie HvA • Financieel management Dit proces behelst alle processen die het ontstaan, de behandeling en afwikkeling van vorderingen zekerstellen. Deze vorderingen betreffen voornamelijk opbrengsten in het kader van verhuur, detachering, congressen, etc. De administratie van vorderingen wordt in SAP bijgehouden. N.v.t. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De debiteurenadministratie zorgt voor: * beheer van de stamgegevens debiteuren * dat vorderingen in SAP worden geboekt * dat contact wordt onderhouden met de debiteur indien deze vordering niet betaald * dat de aanmaanprocedure in SAP wordt uitgevoerd * dat de incassoprocedure wordt uitgevoerd * eventuele afboeking van de vordering of voorziening indien vordering oninbaar blijkt te zijn Domeinen, staven en diensten Budgethouders zorgen er voor: * dat opbrengsten worden doorgegeven via een compleet, ondertekend en volledig aangeleverde factuuropdracht * een onderbouwde goedkeuring van de afboeking van de vordering in geval van oninbaarheid dagelijks rkieft1 11/8/2011 10:49:06 AM
Pagina 4 van 27
ARIS Procesdocumentatie
1.1
Procesketen: Debiteurenadministratie HvA
Hogeschool van Amsterdam Debiteurenadministratie HvA
Beheer debit euren masterdata
Maken verkoopfactuur
1
Maken incassoopdrachten
Verwerken storno's
2 Aanmanen
In gang zetten incassoprocedure
3 Afboeken vordering
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Pagina 5 van 27
ARIS Procesdocumentatie
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Pagina 6 van 27
ARIS Procesdocumentatie
2.
Proces: Beheer debiteuren masterdata HvA
Bovenliggende modellen Doel
Beleid Trigger(s)
Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 08-11-2011
• Debiteurenadministratie HvA Het vastleggen van de debiteuren stamgegevens, zodat de verkoopfacturen en/of aanmaningen naar het goede adres worden gestuurd en van het juiste bankrekeningnummer wordt geïncasseerd. N.v.t. * een brief van de debiteur met een wijziging van stamgegevens * een ingetrokken automatische incasso (storno) * het ontbreken of wijziging van debiteuren stamgegevens bij de invoer van een verkooporder Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De debiteurenadministratie zorgt voor: * juiste vastlegging van de stamgegevens en beheer Domeinen, staven en diensten Budgethouders die factuuropdrachten aanleveren zorgen ervoor: * dat de juiste stamgegevens bekend worden gemaakt bij het aanleveren van de factuuropdrachten Binnen 3 werkdagen rkieft1 11/8/2011 11:51:49 AM
Pagina 7 van 27
ARIS Procesdocumentatie
2.1
Procesketen: Beheer debiteuren masterdata HvA
Organiz...
Carries out & Supports
Carries out & Supports Medewerker debiteurenadministratie
Maken verkoopf actuur
Debiteur onbekend of stamgegev ens onjuist
Carries out & Supports 2e Medewerker Debiteurenadministratie
Verwerken storno's
Verandering in stamgegev en nav storno
Debiteur gegev ens te wijzigen
Beoordelen soort mutatie
Sturings- of stamgegev ens onjuist
Aanleggen debiteur
Wijzigen debiteur
.
Sturings- of stamgegev ens bestaan niet
Sturings- of stamgegev ens aangelegd of ...
Beoordelen inv oeren bankgegev ens debiteur
Sturing- en/of stamgegev ens aangemaakt/ gewijzigd
Sturing- en/of stamgegev ens aangemaakt/ gewijzigd plus Bankgegev ens
Controleren ingev oerde mutatie
Opslaan ingev oerde nieuwe/gewijzigde stamgegev ens
Debiteuren stamgegev ens nieuw/ gewijzigd
Maken verkoopf actuur
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Pagina 8 van 27
Correct ingev oerde mutatie
Foutief ingev oerde mutatie
Bevestigen correct ingev oerde mutatie
Doorgeven f outief ingev oerde bankgegev ens debiteur
Mutatie correct ingev oerd
Foutief ingev oerde bankgegev ens...
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer debiteuren masterdata HvA Processtappen / objecten 1 Beoordelen soort mutatie 2 3
Aanleggen debiteur Wijzigen debiteur
4
Beoordelen invoeren bankgegevens debiteur Controleren ingevoerde mutatie Opslaan ingevoerde nieuwe/gewijzigde stamgegevens Doorgeven foutief ingevoerde bankgegevens debiteur Bevestigen correct ingevoerde mutatie
5 6
7 8
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Beschrijving / doel Medewerker zal eerst moeten beoordelen of debiteur al aanwezig is in SAP. Er wordt op diverse zoekgegevens(o.a. op naam, postcode, plaats) gekeken of debiteur in SAP bestaat. Nieuwe debiteuren worden in SAP vastgelegd. Wijzigingen van debiteuren worden in SAP vastgelegd en zijn beschikbaar na opslaan gegevens.
De mutaties in bankgegevens worden gecontroleerd op juistheid en volledigheid. Indien de mutatie geen betrekking heeft op bankgegevens kunnen de ingevoerde/gewijzigde gegevens door dezelfde medewerker worden opgeslagen. Aan de andere medewerker wordt doorgegeven indien de bankgegevens foutief zijn ingevoerd. Indien mutatie van de bankgegevens correct zijn ingevoerd, dan bevestigt de 2e medewerker de invoer.
Pagina 9 van 27
ARIS Procesdocumentatie
3.
Proces: Maken verkoopfactuur HvA
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 08-11-2011
• Debiteurenadministratie HvA Het vastleggen van de vordering in de financiële administratie en het versturen van de factuur. N.v.t. Een verzoek tot facturatie. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De debiteurenadministratie zorgt voor: * het boeken en het versturen van de verkoopfactuur. Domeinen, staven en diensten Medewerkers van eenheden zorgen voor: * het aanleveren van alle gegevens in de factuuropdracht om de verkoopfactuur op te kunnen stellen. Binnen 5 werkdagen na ontvangst van het verzoek tot facturatie. rkieft1 11/8/2011 12:02:24 PM •
Pagina 10 van 27
ARIS Procesdocumentatie
3.1
Procesketen: Maken verkoopfactuur HvA Carries out & Supports
Carries out...
Organ...
Carries out & Supports
Medewerker debiteurenadministratie
Budgethouder
Behoefte voor maken factuur
Invullen, ondertekenen en versturen factuuropdracht Inlezen aanmeldingen in SAP-SA
Betaling collegeld door werkgever
Factuuropdracht ingevuld
Inlezen aanmeldingen in SAP-SA
Controleren gegevens voor invoer verkoopfactuur Beheer debiteuren masterdata
Debiteuren stamgegevens nieuw/ gewijzigd
Verwerken storno's
Factuuropdrach t voor creditnota ondertekend
Aanmanen
Factuuropdrach t voor creditnota ondertekend
Debiteur bestaat
Debiteur onbekend of stamgegevens onjuist
Beheer debiteuren masterdata
Boeken en uitdraaien verkoopfactuur
Geboekte factuur uitgedraaid
Controleren gemaakte factuur
Verkoopfactuur correct
Corrigeren verkoopfactuur
(Eventueel) toevoegen bijlage(n) bij verkoopfactuur
Verkoopfactuur gecorrigeerd
Bijlagen toegevoegd
.
Verkoopfactuur niet correct
Versturen verkoopfactuur
Verkoopfactuur verstuurd en wachten op betaling Bevestiging verstuurde verkoopfactuur
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Pagina 11 van 27
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Maken verkoopfactuur HvA Processtappen / objecten 1 Invullen, ondertekenen en versturen factuuropdracht 2 3 4 5 6 7
Controleren gegevens voor invoer verkoopfactuur Boeken en uitdraaien verkoopfactuur Controleren gemaakte factuur (Eventueel) toevoegen bijlage(n) bij verkoopfactuur Corrigeren verkoopfactuur Versturen verkoopfactuur
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Beschrijving / doel Indien eenheden facturen willen opstellen n.a.v. verleende diensten en/of verkochte goederen kan er een factuuropdracht (inclusief eventuele bijlagen) worden ingevuld, ondertekend en verstuurd naar de debiteurenadministratie. Als eerste wordt gecontroleerd of de (juiste) budgethouder heeft getekend. De stamgegevens worden gecontroleerd. Het boeken en het uitdraaien van de verkoopfactuur gebeurt achter elkaar. Door de boeking wordt de vordering vastgelegd in het grootboek. Factuur wordt gecontroleerd door een medewerker Debiteurenadministratie op juistheid en volledigheid. Indien nodig kan/kunnen er bijlage(n) worden toegevoegd aan een factuur. De medewerker Debiteurenadministratie corrigeert de verkoopfactuur. Vanuit de debiteurenadministratie zal de verkoopfactuur worden verstuurd tenzij door de eenheid anders is aangegeven. De budgethouder kan worden geïnformeerd over het versturen van de verkoopfactuur indien wenselijk of op verzoek.
Pagina 12 van 27
ARIS Procesdocumentatie
4.
Proces: Maken incasso-opdrachten HvA
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 08-11-2011
• Debiteurenadministratie HvA Het automatisch incasseren als de debiteur hiervoor toestemming heeft gegeven. N.v.t. * het deblokkeren van een automatisch incasso * een ontvangen machtiging Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De debiteurenadministratie zorgt voor: * machtigingen worden omgezet naar een incasso-opdracht * het door de Teamleider laten goedkeuren en versturen van de incasso-opdrachten naar de bank. Grootboekadministratie zorgt voor: * het inlezen van het bankafschrift om de incasso-ontvangst te verwerken * het doorsturen van lijst met storno's naar de debiteurenadministratie indien incasso niet goed is uitgevoerd. Maandelijks rkieft1 11/8/2011 12:11:04 PM
Pagina 13 van 27
ARIS Procesdocumentatie
4.1
Procesketen: Maken incasso-opdrachten HvA
Organiz...
Carries out & Supports
Carries out & Suppo... Carries out & Sup... Medewerker debiteurenadministratie
Verwerken storno's
Teamleider debiteurenadministratie
Carries out & Supports Medewerker grootboekadministratie
Kopie ontvangen machtiging
Verandering van openstaande vordering nav storno Aanmaken incassoopdracht(en) debiteuren
Incassobestand debiteuren aangemaakt
Goedkeuren en versturen incassoopdracht(en)
Goedgekeurde Incassoopdracht(en) verstuurd
Inlezen bankafschrift
.
Bankafschrift ingelezen
Doorsturen kopielijsten storno's
Verwerken ontvangst incasso
Kopielijsten storno's doorgestuurd
Ontvangst incasso verwerkt
Verwerken storno's
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Pagina 14 van 27
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Maken incasso-opdrachten HvA Processtappen / objecten 1 Aanmaken incasso-opdracht(en) debiteuren 2 Goedkeuren en versturen incasso-opdracht(en) 3 Inlezen bankafschrift 4
Verwerken ontvangst incasso
5
Doorsturen kopielijsten storno's
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Beschrijving / doel Voor het incasseren van vorderingen moet er eerst een incasso-opdracht in het elektronisch bankpakket worden aangemaakt. De Teamleider keurt de incasso-opdrachten goed en verstuurt deze naar de bank Indien er geen ontvangst komt van de incasso wordt dit d.m.v. een storno weergegeven. Deze storno wordt doorgegeven aan de debiteurenadministratie. Bij ontvangst van het incassobedrag wordt de vordering van de debiteur afgeboekt (waarna vereffening plaatsvindt).
Pagina 15 van 27
ARIS Procesdocumentatie
5.
Proces: Verwerken storno's HvA
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 08-11-2011
• Debiteurenadministratie HvA Dit proces heeft als doel de vorderingen alsnog te innen nadat het incasseren is mislukt. N.v.t. Lijst met storno’s van de bank Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De debiteurenadministratie zorgt voor: * de reden te achterhalen van het mislukken * dat bij een verkeerd bankrekeningnummer, geprobeerd wordt om de vordering te incasseren van het goede bankrekeningnummer * het doorgeven van ingetrokken incasso’s aan de budgethouder om achter de reden te komen * dat de stamgegevens indien nodig worden aangepast Domeinen, staven en diensten De opdrachtgever zorgt voor: * dat de reden van stornering wordt achterhaald en wordt doorgegeven aan de debiteurenadministratie. Bij gebeurtenis rkieft1 11/8/2011 12:11:06 PM
Pagina 16 van 27
ARIS Procesdocumentatie
5.1
Procesketen: Verwerken storno's HvA
Organi...
Carries ... Carries out & Supports
Carries out & Supports
Budgethouder
Medewerker debiteurenadministratie
Maken incassoopdrachten
Kopielijsten storno's doorgestuurd
Controleren en communiceren reden storno
Ontvangen reden storno incasso
Reden storno gecommuniceerd
Reden storno Incasso ontvangen
Controleren reden stornering incasso
Vordering is juist en zal betaald moeten worden
Openstaand bedrag wordt zelf betaald
Doorgeven te ondernemen actie
Vordering onjuist
Invullen en ondertekenen factuuropdracht voor creditnota
Factuuropdrach t voor creditnota ondertekend
Verandering in stamgegeven nav storno
Beheer debiteuren masterdata
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Verandering van openstaande vordering nav storno
Maken verkoopfactuur
Maken incassoopdrachten
Pagina 17 van 27
Carries out...
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Verwerken storno's HvA Processtappen / objecten 1 Controleren en communiceren reden storno
2 3 4 5
Ontvangen reden storno incasso Controleren reden stornering incasso Invullen en ondertekenen factuuropdracht voor creditnota Doorgeven te ondernemen actie
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Beschrijving / doel Om verschillende redenen kunnen er storno's zijn: * (postbank)rekeningnummer fout of naam/nummer is onjuist Als een bedrag gestorneerd is vanwege een fout bankrekeningnummer of naam/nummer is onjuist moet het goede bankrekeningnummer of de juiste naam ingevoerd worden. * rekeningnummer bestaat niet meer De incasso moet stopgezet worden bij de stamgegevens en ook bij de openstaande vordering. Wel zal getracht worden het goede bankrekeningnummer te achterhalen. * saldo ontoereikend De opdrachtgever van de factuuropdracht zal aangeven bij de debiteur dat incasso niet mogelijk was. De budgethouder controleert de reden van stornering van de incasso. Als is aangegeven (en is uitzocht) dat vordering (gedeeltelijk) onterecht is, dan maakt de budgethouder een verzoek aan tot het maken van een creditfactuur en ondertekent dit verzoek. Als reden bekend is van de storno, dan wordt de te ondernemen actie doorgegeven.
Pagina 18 van 27
ARIS Procesdocumentatie
6.
Proces: Aanmanen HvA
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 08-11-2011
• Debiteurenadministratie HvA Het innen van alle vorderingen, waarvan de betalingstermijn is verstreken. N.v.t. * 2-wekelijkse controle op langdurig openstaande posten * automatisch incasso die niet gelukt is. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De debiteurenadministratie zorgt voor: * naleving van de aanmaanprocedure * vastlegging van afspraken met debiteur in SAP. Dit gebeurt ook naar aanleiding van telefonisch aanmanen. Domeinen, staven en diensten De opdrachtgever zorgt er voor: * dat informatie over veranderingen in de afspraken met de debiteuren wordt doorgegeven aan de debiteurenadministratie. 2-wekelijks rkieft1 11/8/2011 10:39:46 AM
Pagina 19 van 27
ARIS Procesdocumentatie
6.1
Procesketen: Aanmanen HvA Carries out & Supports
O...
Carries...
Carries out & Supports
Medewerker debiteurenadministratie
B udgethouder
2-Wekelijkse aanmanen op verstrijken betalingstermijn
V ordering staat nog open
A anmaken aanmaanrun (2wekelijks)
A anmaanrun aangemaakt
Controleren aanmaanlijst op onjuistheden
Onjuistheden geconstateerd
A anmaanlijst goed bevonden
Corrigeren voor juiste stand
S tarten aanmaanroutine
Debiteur correct
3 weken na factuurdatum
5 weken na factuurdatum
7 weken na factuurdatum
9 weken na factuurdatum
V ersturen herinnering
V ersturen aanmaning
V ersturen ingebrekestelling
Informeren over vervolg
Herinnering verstuurd
A anmaning verstuurd
Ingebrekstelling verstuurd
B rief ontvangen over vervolg
B epalen vervolgstappen
Contact opnemen
Contact opnemen met debiteur over vervolgstappen
B etaalafspraak
Factuur onjuist crediteren
V ordering afboeken
Invullen en ondertekenen factuuropdracht voor creditnota
Ondertekenen van een verzoek tot afboeking
Factuuropdrach t voor creditnota ondertekend
Maken verkoopfactuur
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Pagina 20 van 27
V erzoek tot afboeking ondertekend
A fboeken vordering
Incasso afdwingen
In gang zetten incassoprocedure
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Aanmanen HvA Processtappen / objecten 1 Aanmaken aanmaanrun (2wekelijks) 2 Controleren aanmaanlijst op onjuistheden 3 Corrigeren voor juiste stand 4
Starten aanmaanroutine
5
Informeren over vervolg
6
Versturen herinnering
7
Versturen aanmaning
8
Versturen ingebrekestelling
9
Bepalen vervolgstappen
10
Contact opnemen met debiteur over vervolgstappen Invullen en ondertekenen factuuropdracht voor creditnota Ondertekenen van een verzoek tot afboeking
11 12
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Beschrijving / doel Een medewerker Debiteurenadministratie maakt een aanmaanrun aan in SAP. Een medewerker Debiteurenadministratie controleert de aanmaanlijst voordat er aanmaningen worden verstuurd. Betaalafspraken tussen budgethouder en debiteuren worden ook vastgelegd in SAP. Er kan een nieuwe aanmaanrun worden gedraaid of een losse aanmaanrun. Afhankelijk van de aanmaancodering wordt bepaald welke actie bij iedere openstaande vordering nodig is Indien er na 2 weken na de derde brief nog steeds niet is betaald, wordt de budgethouder geïnformeerd over de status en gevraagd om te bepalen wat de vervolgstappen zijn. De eerste aanmaning is een vriendelijk verzoek aan de debiteur of hij het verschuldigde bedrag wil overmaken. De tweede aanmaning herinnert de debiteur eraan dat de bedrag moet worden betaald en dat dit de tweede aanmaning is. Nu wordt er dwingend aangegeven dat er een incassobureau kan worden ingeschakeld indien er nog steeds in gebreke wordt gebleven. De budgethouder kan er nog voor kiezen om contact op te nemen met de debiteur om te zien of betaling alsnog nog kan plaatsvinden, anders wordt de incassoprocedure opgestart. De budgethouder neemt contact op met de debiteur over de te nemen vervolgstappen. Als is aangegeven (en is uitzocht) dat vordering (gedeeltelijk) onterecht is, dan maakt de budgethouder een verzoek aan tot het maken van een creditfactuur en ondertekent dit verzoek. De budgethouder ondertekend een verzoek tot afboeking van de vordering.
Pagina 21 van 27
ARIS Procesdocumentatie
7.
Proces: In gang zetten incassoprocedure HvA
Bovenliggende modellen Doel Beleid
Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 08-11-2011
• Debiteurenadministratie HvA Het alsnog innen van vorderingen die drie keer schriftelijk zijn aangemaand door het uit handen te geven van de vordering aan een incassobureau. Bij een vordering ter incasso bij het incassobureau dient rekening te worden gehouden met het volgende: Debiteuren onderhoudt de correspondentie. Terugkoppeling over de voortgang vindt plaats via Debiteuren. Eventuele kosten voor decentrale eenheid. De budgethouder heeft akkoord gegeven voor het inschakelen van een incassobureau. Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Teamleider debiteurenadministratie zorgt er voor: * dat een incassodossier wordt overhandigd aan het incassobureau * dat de budgethouder op de hoogte worden gehouden over de voortgang. Inschakelen incassobureau Een incassobureau kan op verzoek van een decentrale eenheid worden ingeschakeld. Het inschakelen van een incassobureau valt onder de verantwoordelijkheid van de Debiteurenadministratie. per gebeurtenis rkieft1 11/8/2011 10:59:43 AM
Pagina 22 van 27
ARIS Procesdocumentatie
7.1
Procesketen: In gang zetten incassoprocedure HvA
Organiza...
Carries out ... Carries out ...
Carries out & Supports
Carries o...
Budgethouder Teamleider debiteurenadministr...
Incassobureau
Teamleider debiteurenadministratie
Aanmanen
Opdracht ontvangen om incasso af te dwingen
Incasso afdwingen
Start incassoprocedure
Overdragen aan incassobureau
Aan incassobureau overgedragen
Uitvoeren incasso procedure
Incassoprocedu re uitgevoerd
Communiceren uitkomsten incassoprocedur e
Niet inbare vordering na incassoprocedure
Vordering geincasseerd
Beoordelen vordering
Vordering beoordeeld
Bepalen en bespreken vervolgstappen
.
Juridische procedure
Starten juridische procedure
Vordering alsnog geïncasseerd
Schuldbewaking
Vordering niet inbaar
Afboeken vordering
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Pagina 23 van 27
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: In gang zetten incassoprocedure HvA Processtappen / objecten 1 Opdracht ontvangen om incasso af te dwingen 2 Overdragen aan incassobureau
3 4 5 6 7
Uitvoeren incasso procedure Communiceren uitkomsten incassoprocedure Beoordelen vordering Bepalen en bespreken vervolgstappen Starten juridische procedure
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Beschrijving / doel De opdrachtgever heeft aangegeven welke stappen moet worden ondernomen richting debiteur voor het incasseren van de vordering. Door middel van een formulier met daarop de gegevens (factuuradres, bedrag en telefoonnummer) van de dubieuze debiteur, wordt de vordering overgedragen aan een incassobureau. Het incassobureau voeren de incassoprocedure uit. Na afloop van de incassoprocedure communiceert het incassobureau de uitkomsten van de incassoprocedure met de Teamleider van de Debiteurenadministratie. Aan de hand van de bevindingen beoordeelt de budgethouder de vordering om te kunnen bepalen wat het vervolg wordt om de vordering alsnog te kunnen innen. De budgethouder en de teamleider Debiteurenadministratie bespreken wat het vervolgtraject wordt. Indien er aanwijzingen zijn dat het innen van de vordering kan lukken via een juridische procedure dan wordt hiertoe overgegaan. De uitkomst kan zijn dat vordering alsnog wordt geïncasseerd of vordering wordt overgedragen aan schuldbewaking of toch moet worden afgeboekt.
Pagina 24 van 27
ARIS Procesdocumentatie
8.
Proces: Afboeken vordering HvA
Bovenliggende modellen Doel Beleid Trigger(s) Uitvoeringseenheid Verantwoordelijkheden
• Debiteurenadministratie HvA Het afboeken van vorderingen die definitief geheel of gedeeltelijk oninbaar zijn. Procuratieregeling HvA Oninbare vordering na inschakeling incassobureau en/of na juridische procedure Het Administratief Centrum (AC), onderdeel Debiteurenadministratie van de afdeling Financiële administratie Administratief Centrum (AC) De Teamleider debiteurenadministratie zorgt er voor: * dat een vordering wordt afgeboekt indien dit door incassobureau is aangegeven * dat de vordering ook ten laste van de voorziening wordt geboekt indien voor de vordering al eerder een voorziening was getroffen * dat de budgethouder wordt gevraagd om het afboeken van de vordering te accorderen * dat aan de Directeur P&F goedkeuring wordt gevraagd om de vordering af te boeken indien een vordering boven € 1.000 moet worden afgeboekt. Eenheden en/of Directeur P&F De mandataris zorgt er voor: * dat afboeking van de vordering wordt goedgekeurd.
Termijn van afhandeling Laatste wijziging door Laatste wijziging op Opmerkingen model: Opmerkingen model Modelstatus
Datum opgeslagen: 08-11-2011
per gebeurtenis rkieft1 11/8/2011 12:15:23 PM
Pagina 25 van 27
ARIS Procesdocumentatie
8.1
Procesketen: Afboeken vordering HvA
Organiz...
Carries out & Supports
Carries out & Supports Teamleider debiteurenadministratie
In gang zetten incassoprocedure
Vordering niet inbaar
Aanmanen
Verzoek tot afboeking ondertekend
Bepalen afboeking vordering
Voorstel afboeken Vordering
Vordering staat in voorziening
Maken boeking voor afboeking voorziening
Afboeking vordering van voorziening
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Pagina 26 van 27
ARIS Procesdocumentatie
Korte uitleg per processtap van proces: Afboeken vordering HvA Processtappen / objecten 1 Bepalen afboeking vordering
2
Beschrijving / doel Afboeking van de vordering geschiedt op basis van een voldoende onderbouwd verzoek van de budgethouder. Afboeking kan in het stadium van aanmanen en op aangeven van het incassobureau.
Maken boeking voor afboeking voorziening
Datum opgeslagen: 08-11-2011
Pagina 27 van 27