Hoge Raad voor de Justitie Conseil supérieur de la Justice
AVIS SUR LE CONTRÔLE DE L’ADMINISTRATION DES PERSONNES PROTÉGÉES
ADVIES MET BETREKKING TOT DE CONTROLE OP HET BEWIND OVER BESCHERMDE PERSONEN
Approuvé par l’Assemblée générale, le 17 décembre 2014
Goedgekeurd door de Algemene Vergadering op 17 december 2014
INHOUDSTAFEL I.
INLEIDING ............................................................................................................................. 1 A. AANLEIDING VAN HET ADVIES ............................................................................................................. 1 1. Enkele belangrijke fraudegevallen .......................................................................................... 1 2. Een nieuwe wet ....................................................................................................................... 1 B. METHODE ...................................................................................................................................... 2
II.
ADVIES ................................................................................................................................. 3 A. AANBEVELINGEN OP HET GEBIED VAN SELECTIE EN AANWIJZING VAN DE BEWINDVOERDERS .......................... 3 1. Een verplichte opleiding voor « professionele » bewindvoerders.......................................... 4 2. Een draaiboek voor de «familiale» bewindvoerders .............................................................. 4 3. Het aantal dossiers dat gelijktijdig wordt beheerd door één bewindvoerder ........................ 5 B. AANBEVELINGEN OP HET GEBIED VAN ADMINISTRATIEVE OPVOLGING BINNEN DE VREDEGERECHTEN .............. 6 1. Aanduiding van referentiepersonen ter griffie ....................................................................... 6 2. Ontwikkeling van een geïnformatiseerd opvolgingsinstrument ............................................. 6 C. AANBEVELINGEN OP HET GEBIED VAN FINANCIËLE CONTROLE................................................................... 7
TABLE DES MATIERES I.
II.
INTRODUCTION .................................................................................................................... 1 A. MOTIFS DE L'AVIS............................................................................................................................. 1 1. Quelques cas de fraude importants ........................................................................................ 1 2. Une nouvelle loi....................................................................................................................... 1 B. MÉTHODE ...................................................................................................................................... 2 AVIS ..................................................................................................................................... 3 RECOMMANDATIONS EN MATIÈRE DE SÉLECTION ET DE DÉSIGNATION DES ADMINISTRATEURS ....................... 3 1. Une formation obligatoire pour les administrateurs « professionnels » ................................ 4 2. Un guide pour les administrateurs « familiaux » .................................................................... 4 3. Le nombre de dossiers gérés simultanément par un même administrateur .......................... 5 B. RECOMMANDATIONS EN MATIÈRE DE SUIVI ADMINISTRATIF AU SEIN DES JUSTICES DE PAIX ........................... 6 1. Désignation de personnes de référence au sein du greffe ..................................................... 6 2. Développement d’un instrument de suivi informatisé ........................................................... 6 C. RECOMMANDATIONS EN MATIÈRE DE CONTRÔLE FINANCIER .................................................................... 7 A.
Abréviations utilisées dans l’avis :
In het advies gebruikte afkortingen:
CSJ: Conseil supérieur de la Justice
HRJ: Hoge Raad voor de Justitie
CAER : Commission d’avis et d’enquête réunie
VAOC: Verenigde Advies- en Onderzoekcommissie
CAE : Commission d’avis et d’enquête
AOC: Advies- en Onderzoekscommissie
I.
INTRODUCTION A.
Motifs de l’avis
Deux éléments ont mené la CAER à constituer un groupe de travail qui a été chargé de l’évaluation du contrôle par les justices de paix de l’administration des personnes protégées, ainsi que de la formulation de propositions d’amélioration à cet égard. 1.
Quelques cas de fraude importants
I.
INLEIDING A.
Aanleiding van het advies
Twee elementen hebben ertoe geleid dat de VAOC een werkgroep heeft opgericht en gelast met de evaluatie van de controle door de vredegerechten op de bewinden over beschermde personen en met het formuleren van voorstellen ter verbetering ervan. 1.
Enkele belangrijke fraudegevallen
Quelques cas de fraude de grande ampleur, relatés en détail par les médias, ont donné lieu à des poursuites pénales du chef d’escroquerie à l’encontre de quelques administrateurs provisoires. Ces cas de fraude ont fait naître de sérieuses questions au sujet de l’effectivité du contrôle juridictionnel sur la gestion des administrateurs provisoires.
Enkele omvangrijke fraudegevallen, die hebben geleid tot strafrechtelijke vervolging van enkele bewindvoerders voor oplichting en die uitvoerig in de media aan bod kwamen, hebben ernstige vragen doen rijzen over de effectiviteit van de controle van het gerecht op het beheer door de voorlopige bewindvoerders
Lors du traitement de plaintes les CAE du CSJ ont également pu constater que dans certains cas, la manière de communiquer de la juridiction et des administrateurs envers la personne protégée et son entourage laisse à désirer, et que le contrôle de l’exécution de la mission des administrateurs n’est pas optimal. Il n’est généralement pas question de malveillance, mais celle-ci était toutefois bien présente dans les cas de fraude susmentionnés. La confiance en la Justice s’en est trouvée fortement ébranlée.
Bij de behandeling van klachten hebben de AOC’s van de HRJ in bepaalde gevallen ook kunnen vaststellen dat de communicatie door het gerecht en de bewindvoerders met de beschermde persoon en diens entourage te wensen overlaat en dat de controle op de uitvoering van de opdracht van de bewindvoerders niet optimaal is. Meestal is er geen kwaad opzet in het spel, maar in de hierboven vermelde fraudegevallen was dat wel het geval en werd het vertrouwen in Justitie ernstig geschaad.
2.
Une nouvelle loi
La loi du 18 juillet 19911 a organisé de manière très sommaire les compétences et les moyens de la justice de paix en matière de contrôle. Ceux-ci sont surtout issus de l’obligation de l’administrateur de transmettre un rapport initial, un rapport annuel et un rapport final au juge de paix, de même que de la compétence du juge de paix de mettre fin, même d’office, à la mission de l’administrateur (art. 488bis, c) et d) C. civ.).
2.
Een nieuwe wet
De wet van 18 juli 19912 regelde de controlebevoegdheden en –middelen van het vredegerecht heel summier. Ze werden vooral afgeleid uit de verplichting van de bewindvoerder om een beginverslag, een jaarlijks verslag en een eindverslag mee te delen aan de vrederechter en uit de bevoegdheid van de vrederechter om, zelfs ambtshalve, een einde te maken aan de opdracht van de bewindvoerder (artt. 488bis, c) en d), B.W.).
1
La loi du 18 juillet 1991 relative à la protection des biens des personnes totalement ou partiellement incapables d'en assumer la gestion en raison de leur état physique ou mental 2 Wet van 18 juli 1991 betreffende de bescherming van de goederen van personen die wegens hun lichaams- of geestestoestand geheel of gedeeltelijk onbekwaam zijn die te beheren
1
La loi du 17 mars 20133, entrée en vigueur le 1er septembre 2014, précise à présent explicitement que les rapports annuels de l’administrateur sont approuvés par le juge de paix (art. 499/14 C.civ.) et que le rapport final est suivi d’un procès-verbal constatant ou non la reddition des comptes, son approbation et la décharge donnée à l’administrateur (art. 499/17 C. civ.). La nouvelle loi contient également un certain nombre de précisions utiles, et confère au Roi la compétence de déterminer des modèles de rapports et de comptabilité simplifiée4.
De wet van 17 maart 20135, die in werking is getreden op 1 september 2014, bepaalt nu uitdrukkelijk dat de jaarlijkse verslagen van de bewindvoerder door de vrederechter worden goedgekeurd (art. 499/14 B.W.) en dat het eindverslag wordt gevolgd door een proces-verbaal waarin al dan niet wordt vastgesteld dat de rekening en verantwoording is gedaan, dat de rekening is goedgekeurd en dat de bewindvoerder kwijting is verleend (art. 499/17 B.W.). De nieuwe wet bevat een aantal nuttige verduidelijkingen en geeft de Koning de bevoegdheid om modellen van verslagen en van een vereenvoudigde boekhouding te bepalen6.
B. Méthode
B. Methode
Le groupe de travail a rencontré successivement des représentants de l’Union Royale des Juges de paix et de police, de l’Institut des experts-comptables et de l’OBFG et de l’OVB. Le groupe a également auditionné un expert technique qui est régulièrement désigné par des juges de paix pour effectuer des contrôles d’administrations.
De werkgroep heeft achtereenvolgens vertegenwoordigers ontmoet van het Koninklijk Verbond van Vrede- en Politierechters, van het Instituut van Accountants en Belastingsconsulenten en van de OVB en OBFG. Er werd ook een technisch adviseur gehoord die regelmatig door vrederechters wordt aangesteld om controles uit te voeren op bewinden.
Le groupe de travail est arrivé à la conclusion que, bien qu'il soit impossible d'exclure la survenance d'un cas dommageable, la façon dont les administrations sont contrôlées par les justices de paix doit être améliorée, harmonisée et professionnalisée.
De werkgroep besloot dat, hoewel men nooit alle schadegevallen kan uitsluiten, de wijze waarop de bewinden worden gecontroleerd door de vredegerechten moet worden verbeterd, geharmoniseerd en geprofessionaliseerd.
Les dispositions de la nouvelle loi doivent servir de base à l’élaboration d’un système de gestion des risques performant et harmonisé. Cela implique toutefois que les acteurs et les organes de gestion concernés coopèrent en vue de la conception et de la mise en œuvre d’un tel système, que le Roi
De bepalingen van de nieuwe wet moeten de basis vormen voor het uitbouwen van een performant en geharmoniseerd risicobeheersysteem. Dat impliceert echter dat de betrokken actoren en beleidsorganen samenwerken om zo’n systeem te concipiëren en te implementeren, dat de Koning de
3
Loi du 17 mars 2013 réformant les régimes d'incapacité et instaurant un nouveau statut de protection conforme à la dignité humaine Moniteur belge, 2 septembre 2014, arrêtés royaux du 31 août 2014 (1) fixant les modalités de création, de tenue et de consultation du registre central des contrats de mandat en vue d’organiser une protection extrajudiciaire et du registre central des déclarations relatives à la désignation d’un administrateur ou d’une personne de confiance ; (2) déterminant la forme et le contenu du formulaire type de certificat médical circonstancié pris en exécution de l’article 1241, alinéas 2 et 3, du Code judiciaire ; (3) déterminant la forme et le contenu des modèles de rapports, de comptabilité simplifiée et de requête pris en exécution des articles 498/3, § 4, 499/6, alinéa 5, et 499/14, § 4, du Code civil et de l’article 1240, alinéa 8, du Code judiciaire. 5 Wet van 17 maart 2013 tot hervorming van de regelingen inzake onbekwaamheid en tot instelling van een nieuwe beschermingsstatus die strookt met de wenselijke waardigheid 6 Belgisch Staatsblad., 2 september 2014, koninklijke besluiten van 31 augustus 2014: (1) houdende vaststelling van de regels inzake oprichting, beheer en raadpleging van het centraal register van lastgevingsovereenkomsten met het oog op het regelen van een buitengerechtelijke bescherming en van het centraal register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een bewindvoerder of vertrouwenspersoon; (2) tot vaststelling van de inhoud en de vorm van het standaardformulier van omstandige geneeskundige verklaring ter uitvoering van artikel 1241, 2e en 3e lid, van het Gerechtelijk Wetboek; (3) tot vaststelling van de inhoud en de vorm van modellen van verslagen, van vereenvoudigde boekhouding en van verzoekschrift ter uitvoering van de artikelen 498/3, § 4, 499/6, 5e lid, en 499/14, § 4, van het Burgerlijk Wetboek en van het artikel 1240, 8e lid, van het Gerechtelijk Wetboek, bl. 65377. 4
2
prenne les mesures d’exécution appropriées et que les moyens nécessaires soient mis à disposition.
gepaste uitvoeringsmaatregelen neemt en dat de nodige middelen worden ter beschikking gesteld.
Les réformes récentes de l’ordre judiciaire ont non seulement modifié le paysage judiciaire en profondeur, mais ont également adapté la structure de gestion et les compétences sur le plan de la politique de qualité. Quelques modifications importantes ont également été apportées en ce qui concerne les juges de paix et les justices de paix, dont il convient de tenir compte dans le cadre de l’élaboration et de la mise en œuvre d’un nouveau système de contrôle des administrations.
De recente hervormingen van de rechterlijke orde hebben niet alleen het gerechtelijk landschap grondig hervormd, maar ook de beheersstructuur en de bevoegdheden op het gebied van kwaliteitsbeleid aangepast. Ook wat de vrederechters en vredegerechten betreft werden enkele belangrijke wijzigingen aangebracht waarmee rekening dient te worden gehouden bij het uitwerken en implementeren van een nieuw controlesysteem op de bewinden.
La mobilité accrue des magistrats et des membres des greffes des justices de paix, les responsabilités et les compétences du Collège des cours et tribunaux sur le plan de la qualité et du contrôle interne, de même que le rôle et les compétences des nouveaux présidents des juges de paix et juges aux tribunaux de police ainsi que des nouveaux greffiers en chef des arrondissements, constituent autant de facteurs qui doivent favoriser le développement d’un système de contrôle effectif et harmonisé.
De grotere mobiliteit van magistraten en leden van de griffie van de vredegerechten, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het College van de hoven en rechtbanken op het gebied van kwaliteit en interne controle en de nieuwe figuren en bevoegdheden van de voorzitters van de vrederechters en rechters in de politierechtbanken en van de hoofdgriffier van het arrondissement, zijn factoren die de ontwikkeling van een geharmoniseerd en effectief controlesysteem zouden moeten bevorderen.
Cet avis a pour objectif de dresser les grandes lignes d’un tel système de contrôle et de recommander des normes minimales. Il appartiendra aux acteurs concernés de développer et de mettre un système en œuvre.
Het advies heeft tot doel de grote lijnen te schetsen van een dergelijk controlesysteem en minimumstandaards aan te bevelen. Het is aan de betrokken actoren om een systeem te ontwikkelen en te implementeren.
II.
II.
AVIS
Le CSJ est d’avis que l’optimisation du contrôle des administrations doit avoir lieu en prenant des mesures à trois niveaux différents : 1. La sélection et la désignation des administrateurs; 2. Un suivi administratif adapté au sein des justices de paix ; 3. L’exécution de contrôles financiers. A. Recommandations en matière de sélection et de désignation des administrateurs Une condition essentielle à la bonne organisation de la surveillance des administrations est l’implication d’un nombre suffisant d’administrateurs (professionnels) compétents et fiables. Il convient que ceux-ci disposent d’une connaissance
ADVIES
De HRJ meent dat de optimalisering van de controle op de bewinden dient te gebeuren door maatregelen te nemen op drie niveaus : 1. De selectie en de aanwijzing van de bewindvoerders; 2. Een aangepaste administratieve opvolging binnen de vredegerechten; 3. Het uitvoeren van financiële controles. A. Aanbevelingen op het gebied van selectie en aanwijzing van de bewindvoerders Primaire voorwaarde voor een goede organisatie van het toezicht op de bewinden is de inschakeling van een voldoende aantal bekwame en betrouwbare (professionele) bewindvoerders. Zij dienen te beschikken over een grondige kennis van
3
approfondie des dispositions légales et bénéficient d’un encadrement administratif adapté.
de wettelijke regels en over een aangepaste administratieve omkadering.
L’article 497/1 du Code civil, inséré par l’article 69 de la loi du 17 mars 2013, permet au Roi de « subordonner l’exercice de la fonction d’administrateur à certaines conditions, notamment en limitant le nombre de personnes dont on peut être l’administrateur ».
Artikel 497/1 van het Burgerlijk Wetboek, ingevoegd door artikel 69 van de wet van 17 maart 2013, geeft de Koning de mogelijkheid om “de uitoefening van de functie van bewindvoerder afhankelijk te maken van bepaalde voorwaarden, onder meer door het aantal personen te beperken van wie men bewindvoerder kan zijn”.
1.
1.
Une formation obligatoire pour administrateurs « professionnels »
les
Een verplichte opleiding « professionele » bewindvoerders
voor
Le CSJ recommande que le Roi subordonne l’exercice régulier de la fonction d’administrateur à la condition de suivre une formation spécialisée, dont le programme serait établi par les organes représentatifs des juges de paix et les ordres.
De HRJ beveelt aan dat de Koning de regelmatige uitoefening van de functie van bewindvoerder afhankelijk maakt van het volgen van een gespecialiseerde opleiding waarvan het programma wordt bepaald door de representatieve organen van de vrederechters en de ordes.
Ce programme de formation devra donner l’assurance que les administrateurs connaissent non seulement les règles juridiques en matière d’incapacités, mais également les règles pertinentes en matière de droit social, de sécurité sociale et de droit fiscal. Cette formation ne peut être purement juridique. Ainsi, la mission d’assister la personne protégée ou de la représenter pour l’accomplissement d’actes en rapport avec la personne, prévue par la nouvelle loi, requiert également des aptitudes tournées vers la personne (empathie, communication, …) et une connaissance de base des maladies mentales. Un administrateur doit aussi avoir des connaissances spécifiques en matière de gestion et de comptabilité.
Dit opleidingsprogramma dient te verzekeren dat de bewindvoerders niet alleen de juridische regels inzake onbekwaamheden kennen, maar ook de relevante regels op het gebied van sociaal recht, sociale zekerheid en fiscaal recht. Deze opleiding mag niet louter juridisch zijn. De opdracht om de beschermde persoon bij te staan of te vertegenwoordigen voor handelingen met betrekking tot de persoon, zoals voorzien door de nieuwe wet, vereist eveneens persoonsgerichte vaardigheden (empathie, communicatie,…) en een basiskennis van geestesziekten. Een bewindvoerder moet ook beschikken over bijzondere kennis op het gebied van beheer en boekhouding.
Dans l’attente (ou à défaut) d’une initiative du Roi, le CSJ recommande que les autorités ordinales et les représentants des juges de paix élaborent dès maintenant un tel programme de formation et que, dans la mesure du possible, seuls des personnes ayant suivi cette formation soient désignés.
In afwachting van (of bij gebrek aan) initiatief van de Koning, beveelt de HRJ aan dat de ordes en de vertegenwoordigers van de vrederechters nu reeds dergelijk opleidingsprogramma ontwikkelen en dat, in de mate van het mogelijke, alleen personen worden aangesteld die deze opleiding hebben gevolgd.
2.
2. Een draaiboek bewindvoerders
Un guide pour « familiaux »
les
administrateurs
Une formation obligatoire ne peut être imposée aux administrateurs occasionnels, appelés administrateurs « familiaux », auxquels la loi du 17
voor
de
«familiale»
Een verplichte opleiding kan niet worden opgelegd aan de occasionele bewindvoerders, « familiale » bewindvoerders genoemd, die volgens de wet van
4
mars 2013 préconise d’avoir préférentiellement (art. 496/3 B.W.).
recours
17 maart 2013 bij voorkeur dienen te worden aangesteld (art. 496/3 B.W.).
Pour ces administrateurs « familiaux », le CSJ recommande que, à l’initiative des présidents des juges de paix et de police, un guide soit établi, reprenant, à tout le moins, un aperçu des règles légales applicables en matière d’administration et des tâches qu’il leur incombe d’accomplir7.
Voor wat betreft deze “familiale” bewindvoerders beveelt de HRJ aan dat er op initiatief van de voorzitters van de vrede- en politierechters een gids wordt opgesteld met op zijn minst een overzicht van de wettelijke bewindsregels en de taken die zij dienen te vervullen8.
3.
Le nombre de dossiers gérés simultanément par un même administrateur
3. Het aantal dossiers dat gelijktijdig wordt beheerd door één bewindvoerder
Afin de rester familiarisé avec la matière et d’être à même de développer les aptitudes requises, l’administrateur professionnel doit gérer un nombre minimum de dossiers. Le juge de paix doit également faire en sorte que les administrations « rentables » et « moins rentables » soient réparties de manière équilibrée entre les administrateurs. Bien qu’une relation de confiance entre le juge de paix et l’administrateur soit nécessaire, le juge de paix doit veiller à ce que cette relation reste professionnelle et ne l’empêche pas d’exercer correctement son devoir de contrôle.
Om vertrouwd te blijven met de materie en de vereiste vaardigheden te kunnen ontwikkelen, dient de professionele bewindvoerder een minimum aantal bewinden te voeren. De vrederechter dient er ook over te waken dat de “rendabele” en “minder rendabele” bewinden evenwichtig worden verdeeld onder de bewindvoerders. Hoewel een vertrouwensrelatie dient te bestaan tussen de vrederechter en de bewindvoerder, dient de vrederechter ervoor te zorgen dat deze relatie professioneel blijft en een behoorlijke uitoefening van zijn toezichtsplicht niet belemmert.
Au-delà d’un certain nombre d’administrations, le cabinet de l’avocat concerné doit être doté d’une structure administrative adaptée (nombre suffisant de collaborateurs, secrétariat, et éventuellement un comptable).
Boven een bepaald aantal bewinden, dient het betrokken advocatenkantoor te beschikken over een aangepaste administratieve structuur (voldoende aantal medewerkers, secretariaat, eventueel een boekhouder).
Le CSJ estime que le nombre maximum d’administrations pouvant être gérées simultanément par un même administrateur se situe entre 80 et 100. Un nombre d’administrations plus élevé génère un risque inacceptable et compromet l’approche personnalisée préconisée par le législateur. En revanche, pour permettre la spécialisation et pour permettre à l’administrateur professionnel d’amortir l’effort en formation, personnel et infrastructure, cette limite ne doit pas être trop peu élevée.
De HRJ meent dat het maximum aantal bewinden dat gelijktijdig door eenzelfde bewindvoerder kan worden beheerd zich tussen de 80 en 100 situeert. Een groter aantal bewinden per persoon creëert een onaanvaardbaar risico en brengt de door de wetgever gewilde gepersonaliseerde aanpak in gedrang. Om de bewindvoerder toe te laten zich te specialiseren en zijn opleidingskosten af te schrijven, mag deze limiet evenwel niet te laag zijn.
7
Art. 223 Loi du 17 mars 2013 : « Le Roi peut prévoir, après consultation des associations actives dans le domaine du bien-être des personnes protégées, la rédaction et la mise à disposition du public d'une brochure d'information sur l'utilité et le fonctionnement des mesures de protection extrajudiciaires et judiciaires visées par la présente loi. Le Roi peut notamment prévoir que cette brochure contiendra des modèles de rapports et des exemples de bonnes pratiques en matière d'administration de la personne et des biens des incapables majeurs ». 8 Art. 223 Wet van 17 maart 2013: “De Koning kan, nadat hij de verenigingen die actief zijn op het gebied van het welzijn van de beschermde personen heeft geraadpleegd, over het nut en de werking van de in deze wet bedoelde buitengerechtelijke en rechterlijke beschermingsmaatregelen een informatiebrochure opstellen en ter beschikking stellen van het publiek. De Koning kan onder meer bepalen dat die brochure modellen van verslagen en voorbeelden van goede praktijken inzake bewindvoering over de persoon en de goederen van de rechtsonbekwame meerderjarigen omvat”.
5
Le CSJ recommande qu’en application de l’article 497/1 du Code civil, le Roi limite à 100 le nombre de dossiers pouvant être gérés simultanément par un même administrateur. Dans l’attente ou à défaut d’une telle initiative du Roi, le CSJ recommande que les juges de paix appliquent d’ores et déjà cette limitation.
De HRJ beveelt aan dat de Koning, in toepassing van artikel 497/1 van het Burgerlijk Wetboek, het aantal dossiers dat gelijktijdig door een zelfde bewindvoerder kan worden beheerd, beperkt tot 100. In afwachting van of bij gebrek aan dergelijk initiatief van de Koning, beveelt de HRJ aan dat de vrederechters deze beperking nu al toepassen.
B. Recommandations en matière de suivi administratif au sein des justices de paix
B. Aanbevelingen administratieve vredegerechten
Une bonne organisation de la surveillance des administrations requiert également la mise en place, au niveau des greffes, de structures et d’instruments adaptés.
Een goede organisatie van het toezicht op de bewinden vereist ook de uitbouw van aangepaste structuren en instrumenten op het niveau van de griffies.
1.
Désignation de personnes de référence au sein du greffe
1.
op het opvolging
gebied van binnen de
Aanduiding van referentiepersonen ter griffie
Le contrôle sur les administrations a toujours lieu sous la responsabilité finale du juge de paix, dont celui-ci est investi personnellement et fonctionnellement par la loi. Les membres du greffe et les membres du personnel ont toutefois un rôle important à jouer en cette matière et doivent assister le juge de paix dans le contrôle des administrations.
Het toezicht op de bewinden gebeurt steeds onder de uiteindelijke verantwoordelijkheid van de vrederechter die door de wet persoonlijk en functioneel hiermee wordt gelast. De leden van de griffie en personeelsleden hebben echter een belangrijke rol te vervullen in deze materie en dienen de vrederechter bij te staan in de controle op de bewinden.
Le CSJ recommande qu’un ou plusieurs collaborateurs du greffe assurent le suivi administratif des administrations ainsi que la communication avec la personne protégée et les administrateurs. À cette fin, cette personne ou ces personnes doivent disposer des connaissances et aptitudes nécessaires, et doivent également bénéficier de la formation requise.
De HRJ beveelt aan dat de administratieve opvolging van de bewinden en de communicatie met de beschermde persoon en de bewindvoerders gebeuren door één of meerdere griffiemedewerkers. Deze persoon of personen dienen daartoe over de nodige kennis en vaardigheden te beschikken en de vereiste opleiding te krijgen.
2.
Développement d’un instrument de suivi informatisé
2.
Ontwikkeling van een geïnformatiseerd opvolgingsinstrument
L’administration est l’une des rares matières civiles dans laquelle il revient au juge, et non aux parties, de veiller au respect des délais légaux (particulièrement pour le dépôt des rapports annuels). Toutefois, ce suivi n’est pas chose évidente lorsqu’un certain nombre de dossiers s’accumulent au sein d’un même canton.
Het bewind is één van de zeldzame burgerlijke materies waarin de rechter, en niet de partijen, de wettelijke termijnen (in het bijzonder het neerleggen van het jaarlijks verslag) dient te bewaken. Zodra er binnen een kanton een bepaald aantal dossiers wordt bereikt, is deze opvolging echter niet evident.
Le non-respect par l’administrateur de certaines obligations, ou le fait qu’il s’en acquitte avec retard,
Het niet of niet tijdig nakomen van bepaalde verplichtingen door de bewindvoerder kan
6
peut pourtant constituer un indice sérieux de mauvaise gestion, voire même de fraude. Certaines évolutions au niveau du patrimoine de la personne protégée peuvent également constituer des indicateurs importants de l’existence de problèmes.
nochtans een ernstige aanwijzing zijn van wanbeheer of zelfs fraude. Ook bepaalde evoluties in het vermogen van de beschermde persoon kunnen een belangrijke indicatie zijn van het bestaan van problemen.
Le CSJ recommande le développement d’un outil informatique permettant d’assurer le suivi ponctuel du dépôt des rapports, et de veiller à ce que le dossier administratif soit soumis au juge de paix à chaque fois que la loi requiert une action (comme par exemple l’évaluation au terme de deux années) ou que certains « clignotants » se mettent en marche.
De HRJ beveelt aan dat een geïnformatiseerd instrument wordt ontwikkeld dat de stipte opvolging van de neerlegging van de verslagen verzekert en ervoor zorgt dat het administratief dossier wordt voorgelegd aan de vrederechter telkens wanneer de wet actie vereist (bv. de evaluatie na twee jaar) of bepaalde “knipperlichten” in werking treden.
Le SPF Justice, en collaboration avec les juges de paix et les greffiers, travaille au développement d’un tel outil informatique. L’outil en question devra notamment permettre un contrôle informatique des dossiers d’administrations, tant sur le plan vertical (contrôle de tous les dossiers relatifs à une même personne protégée) que transversal (contrôle de tous les dossiers gérés par un même administrateur). Le CSJ recommande que le ministre de la Justice, le SPF Justice et le Collège des cours et tribunaux soutiennent cette initiative et mettent à disposition les moyens nécessaires à sa mise au point et à sa réalisation et à la formation des juges de paix et des collaborateurs du greffe.
De FOD Justitie, in samenwerking met de vrederechters en de griffiers, ontwikkelt dergelijk geïnformatiseerd instrument. Het betrokken instrument zal onder meer toelaten een geïnformatiseerde controle uit te voeren van de bewinden, zowel verticaal (controle van alle dossiers met betrekking tot eenzelfde beschermde persoon), als transversaal (controle op alle dossiers beheerd door eenzelfde bewindvoerder). De HRJ beveelt aan dat de minister van Justitie, de FOD Justitie en het College van de hoven en rechtbanken dit initiatief ondersteunen en de middelen ter beschikking stellen voor ontwikkeling en realisatie ervan en de opleiding van vrederechters en griffiemedewerkers.
C.
Recommandations en matière de contrôle financier
C. Aanbevelingen op het gebied van financiële controle
Une bonne organisation de la surveillance des administrations requiert la mise en œuvre de contrôles financiers de la comptabilité des administrateurs.
Een goed georganiseerd toezicht op de bewinden vereist het uitvoeren van financiële controles op de boekhouding van de bewindvoerders.
Le CSJ recommande que les contrôles financiers aient lieu en trois phases:
De HRJ beveelt aan dat de financiële controles worden uitgevoerd in drie fases:
1. Contrôle de première ligne par un collaborateur du greffe (cf. ci-dessus) qui veille à la remise des rapports dans les délais, vérifie si les rapports sont formellement complets et établis conformément au modèle prescrit. Le cas échéant, il prend contact avec l’administrateur concerné, pour poser certaines questions ou obtenir des pièces complémentaires ;
1. Eerstelijns controle door een griffiemedewerker (zie hierboven), die toeziet op de stipte inlevering van de verslagen, controleert of de verslagen formeel volledig zijn en zijn opgesteld volgens het voorgeschreven model. Desgevallend, neemt hij contact met de bewindvoerder om bepaalde vragen te stellen of bijkomende stukken te bekomen;
7
2. Contrôle de deuxième ligne par le juge de paix qui, après examen préalable par le collaborateur du greffe, reçoit les dossiers pour approbation et pour prendre une ordonnance d’octroi d’une rémunération et d’une indemnité, ainsi qu’à chaque fois que des questions spécifiques ou des anomalies se font jour ;
2. Tweedelijns controle door de vrederechter die de dossiers, na voorafgaand nazicht door de griffiemedewerker, ontvangt voor goedkeuring en het nemen van een beschikking tot toekenning van beheersloon en kostenvergoeding, alsmede telkens wanneer specifieke vragen of anomalieën rijzen;
3. Le cas échéant, un contrôle de troisième ligne, par un expert technique désigné à cette fin par le juge de paix.
3. Eventueel, een derdelijns controle door een technisch adviseur, daartoe aangesteld door de vrederechter.
Le CSJ est d’avis qu’un contrôle externe par un expert technique doit avoir lieu :
De HRJ is van oordeel dat een externe controle door een technisch adviseur dient te gebeuren:
-
lorsqu’il existe des indices sérieux de manquements dans la gestion d’une administration, ou lorsque la complexité des comptes le justifie (cf. art. 499/14, §2, al. 6, C. civ.);
-
indien er ernstige aanwijzingen zijn van tekortkomingen in het beheer van een bewind of wanneer de complexiteit van de rekeningen dit rechtvaardigt (cf. art. 499/14, §2, 6de lid, B.W.);
-
par coups de sonde, selon des objectifs et des critères préalablement définis (consistance du patrimoine, périodicité, le nombre d’administrations gérées par l’administrateur, …).
-
steekproefsgewijs volgens vooraf vastgestelde doelstellingen en criteria (omvang vermogen, periodiciteit, het aantal bewinden beheerd door de bewindvoerder, …).
Les experts techniques doivent effectuer les contrôles sur la base d’un cahier des charges. Un modèle de cahier des charges doit être établi à l’initiative du Collège des cours et tribunaux, en concertation avec les organes représentatifs des juges de paix et des experts.
De controles door de technische adviseurs dienen te gebeuren op basis van een lastenboek. Een model van lastenboek dient te worden opgesteld op initiatief van het College van de hoven en rechtbanken, in overleg met de representatieve organen van de vrederechters en de adviseurs.
L’expert technique doit en tout cas vérifier si la comptabilité est tenue correctement, si elle est fiable et si elle couvre l’ensemble des opérations. Le contrôle a pour objet de vérifier l’exhaustivité des opérations sur la base du livre-journal, des pièces justificatives des dépenses et des extraits bancaires, de manière à permettre d’identifier la contrepartie de chaque opération.
De technisch adviseur dient in elk geval na te gaan of de boekhouding correct wordt gevoerd, waarheidsgetrouw is en alle operaties bevat. De controle gaat de volledigheid van de operaties na op basis van het dagboek, de bewijsstukken van uitgaven en de bankuittreksels, zodat de tegenpartij van iedere operatie kan worden geïdentificeerd.
8
CONSIDERATION FINALE
SLOTBESCHOUWING
Le CSJ est convaincu que la mise en œuvre de ces recommandations mènera de manière effective à un meilleur contrôle des administrations, tout en renforçant la confiance du citoyen en la Justice.
De HRJ is ervan overtuigd dat de verwezenlijking van deze aanbevelingen effectief zal bijdragen tot een betere controle op de bewinden en meer vertrouwen in de Justitie.
Le CSJ est d’ailleurs disposé à collaborer à la mise en œuvre des recommandations sur le terrain, et évaluera le suivi de cette mise en œuvre ainsi que la plus-value que celle-ci apportera.
De HRJ is trouwens bereid om mee te werken aan de verwezenlijking van de aanbevelingen op het terrein en zal de opvolging en de meerwaarde ervan beoordelen.
--- --- ---
--- --- ---
9
